Unit 4:

Unit 5:Plan work

FUNGSI PLAN TINDAKAN KERJAMembuat keputusan amat penting bagi mengambil tindakan yang bijak oleh seorang penyelia atau pengurus bagi menentukkan alternatif-alternatif tindakan bagi membuat keputusan. Kerja ini merupakan sebahagian dari tanggungjawab penting sebagai penyelia.

FUNGSI PLAN TINDAKAN KERJAMereka ini mesti mampu membuat keputusan yang positif demi kebaikkan organisasi serta berupaya menetukan bagaimana untuk dirancang, bagaimana mengendalikan kerja , bagaimana mengawal selia mengikut inventory dan kawalan kewangan mengikut kemampuan organisasi.

FUNGSI PLAN TINDAKAN KERJABanyak daripada masa seorang penyelia dihabiskan dalam mengumpul maklumat dan membuat penilaian maklumat. Cara ini penting bagi mempastikan tindakan membuat keputusan dapat memberi ganjaran yang produktif kepada organisasi.

ANALISA KERJA (Analyze work)Sebagai seorang penyelia, harus memandang kehadapan kerana ia merupakan benda yang amat penting di dalam merenung jangkaan permintaan samaada produktivi atau perkhidmatan perlu dipertingkatkan atau menukar strategi demi kemajuan organisasi yang diterjui. Jangkaan (Forecasting) ialah satu pintasan masa hadapan apa yang difikirkan akan berlaku.

JANGKAAN PERMINTAAN

Pada hakikatnya , ramalan jangkaan permintaan bagi masa hadapan tidak tentu mencapai 100% betul, tetapi didalam organisasi ramalan jangkaan cukup penting diamalkan oleh kumpulan professional. JANGKAAN PERMINTAAN

JANGKAAN PERMINTAANDidalam organisasi kerja-kerja pembuatan, sebagai contohnya, bahagian personal (bahagian sumber manusia) boleh mendapatkan bilangan keperluan pekerja dan kepakaran /kemahiran rnengikut keperluan produktiviti yang disasarkan oleh bahagian pengeluaran

JANGKAAN PERMINTAANbahagian Pembelian (purchasing) boleh mendapatkan kontrak bahan mentah dan komponen mesin sementara bahagian kewangan (finance) boleh membuat estimate pendapatan organisasi hasil dari jualan produk selepas pelepasan cukai dan membuat peruntukkan yang diperlukan dari masa kesemasa . Amnya berteraskan objektif keperluan dan kepentingan organisasi.

:ANALISA KERJA (Analyze work)Fungsi plan tindakan kerja dilakukan oleh mereka di dalam kumpulan yang terbabit dan bertanggungjawab menghasilkan produktiviti atau menyediakan perkhidmatan yang ditawarkan organisasi kepada orang ramai, plan tindakan kerja pada umumnya dilakukan oleh individu atau kumpulan vang diberikan tanggunjawab oleh organisasi merangka plan induk (master schedule)KENALPASTT KESELURUHAN KERJA-KERJA YANG AKAN DILAKUKAN

Samb:Penyelia seharus faham dengan tindakan dan keputusan yang harus diambilnya demi menjana sesebuah organisasi, department atau sebuah bengkel di mana penyelia harus mempastikan fungsi plan tindakan kerja dapat dilaksanakan dengan jayanya serta baik dalam penghasilan produktif.

Samb:Bayangkan kehidupan sebuah keluarga yang terbentuk ia juga merupakan dari kumpulan perancang dan kumpulan pengendalian kerja serta kumpulan kawalan kewangan , dan kumpulan penilaian. Jikalau di dalam sebuah organisasi setiap kumpulan diwakili oleh kakitangan yang berbeza tetapi sebaliknya didalam system kekeluargaan , ibu dan bapa adalah kuasa yang menjanakan peranan bagi ketiga kumpulan tersebut.

Samb:Setiap ahli dalam keluarga mempunyai rol masing-masing, umpamanya seorang bapa keluar bekerja mendapatkan sumber pendapatan buat keluarganya, hasil daripada pendapatan beliau tersebut akan diagih-agihkan mengikut keperluan seperti membayar wang sewaan rumah, membayar bayaran api dan air serta wang keperluan dapur yang diserahkan kepada isteri

Samb:Manakala isteri akan mempastikan mencukupi untuk menyediakan makan/minum mereka sekeluarga untuk tempoh sebulan perbelanjaan. Mereka juga akan membuat penilaian supaya pendapatan yang diperolehi dapat disimpan untuk masa hadapan terutama apabila mereka memperolehi cahaya mata. Dengan urusan yang bijak serta teliti maka tidak dinafikan kehidupan mereka dari hari ke bulan dan tahun akan meningkat.

Samb: Cuba anda bayangkan disebalik kes diatas, apabila sebuah keluarga tidak menguruskan plan tindakan masa hadapan . hasil pendapatan yang ada si suami tidak berjimat cermat contohnya sisuami akan habiskan tanpa kawalan seperti berjudi, bersosial dan sebagainya . Manakala si isteri pula tidak menyelia barangan dapur sehingga peruntukkan dapur telah dihabiskan dengan membeli barang-barang mewah seperti pakaian ,alat perhiasan diri dengan cara berhutang pula.

Samb:Sistem keluarga ini akan hancur dan jika perkara ini berterusan ,mungkin anak-anak mereka akan menjadi mangsa diatas tiadanya perancangan pengendalian yang bijak, dan tiada sistem kawalan serta sistem penilaian, seharusnya mereka harus melihat penggunaan berpusat kepada kemampuan keupayaan sosial Ekonomi Status (S.E.S)

ALIRAN PLAN TINDAKAN SEBUAH ORGANISASI (perform analysis)

perancangan Kerja (plan Works)pengendalian Kerja (organize works)Kawalan perbelanjaan (Controling Budget)penilaian Kerja (Evaluate work)

Samb:Perancangan kerja adalah satu penumpuan diberikan bagi mempastikan ramalan yang difikirkan (forecasting) mencapai malamat atau objektif sesebuah organisasi.Seorang Pengarah bagi sebuah organisasi besar atau seorang penyelia bagi satu projek perlu mengadakqn mesyuarat atau perbincangan dengan ahli dibawahnya.

Pengurusan mesyuarat berkualiti) supaya satu-satu perancangan dapat mempastikan memberi imbangan kepada ketidaktentuan dan perubahan menghasilkan tindakan yang ekonomik

Apa Yang Dirancang.Pada peringkat awal secara umunnya terdapat 5 perkara utama yang perlu dirancang oleh seorang penyelia :

Bahan BahanPekerjaPeralatanWangMasa

Bahan BahanPenyelia harus tahu : Apakah jenis bahan yang diperlukan dan untuk apa ia diperlukan.Bolehkah bahan diganti dengan bahan yang lain.Berapa banyak diperlukan.Bilakah ia diperlukan.Dari mana ia boleh didapati.Bagaimana cara mendapatkan, melalui telefon, pesanan L.O. / pergi ke kedai pengedar.Bagaimana cara membelinya tunai, kredit atau local order.Berapa harganya dan adakah ini termasuk kos penghantaran.Bagaimana dan dimana bahan ini akan disimpan,dan lain lain.

Pekerja

Apakah jenis pekerja yang diperlukan, mahir, separuh mahir atau tidak mahir.Bilangan pekerja diperlukan bagi tiap tiap kerja dan kemahirannya.Apakah pekerja yang ada sudah cukup atau perlu ditambah.Taraf pekerjaan / kontrak atau pengambilan terus.Berapakah kadar upah yang akan dibayar.Bilakah pekerja perlu dipanggil untuk mula berkerja.

PERALATAN

Apakah peralatan yang diperlukan untuk melaksanakan kerja / projek.Bilakah peralatan ini diperlukan.Perolehan peralatan ini secara membeli, menyewa atau sewapajak.Berapa lama diperlukan, sepanjang tempoh projek atau kerja tertentu sahaja.Siapa pula yang akan mengendalikannya dan lain lain.

WANG

Berapa yang diperlukan untuk membeli bahan, alat dan bayaran gaji pekerja.

Dari mana ia boleh didapati , simpanan sendiri, modal pusingan atau pinjaman bank.

Berapa banyak yang diperlukan serta faedah yang akan dikenakan.

Bagaiamana cara membayarnya balik.

Samb:Berapa banyak yang dikeluarkan setiap bulan dan untuk apa.

Berapa banyak wang masuk dan dari mana.

Berapa lamakah masa antara setiap satu bayaran kemajuan

Apa kesannya jika kelawatan dalam penerimaan wang kemajuan dan yang lain.

MASATempoh masa untuk menyiapkan keseluruhan projek.Tempoh masa untuk menyiapkan satu projek.Tempoh masa bagi seorang pekerja menyiapkan satu satu tugas.Tempoh masa bagi alat dan loji digunakan dan bilakah ia diperlukan.

Samb:Bilakah bahan atau alat perlu dipesan dan tempoh masa diambil untuk pesanan sampai ketapak projek.Bolehkah masa masa diatas diubah untuk menyesuaikan kedaan.Kalau boleh bagaimana caranya.

PERANGAN KERJA (ldentify work)Perancangan kerja atau boleh juga dipanggil strategi operasi ialah langkah pengawal di mana seorang penyelia harus menyediakan , memastikan tindakan yang diputuskan mampu menguntungkan organisasi.

Samb:Tanpa perancangan pastinya sebuah organisasi tidak dapat bertahan lama atau sesuatu kerja akan terbengkalai akibat dari perancangan yang tidak mengambil kira :

Keperluan alatan dan keperluan bahan-bahanTenaga kerja mengikut keperluan dan kemahiran pekerja.Kawalan kos pemberbelanjaanMasa penyiapan kerja

FAKTOR-FAKTOR PERANCANGAN KERJA (Pembinaan Strategi)Pengurus atau penyelia mesti aturkan strategi bagi membantu organisasi setkan hala-tuju dan corak pengurusan yang harus diamalkan. Jelasnya strategi ialah plan induk, bagaimana sesebuah organisasi mampu membina misi mengikut objektif yang dibina tercapai walaupun terdapat ketidaktentuan dan perubahan berlaku dari masa kesemasa.

MENYEDIAKAN BAHAN-BAHAN / PERALATAN & PERKHIDMATAN YANG DIPERLUKAN (Tabulate the requirement of workspace )

Dalam perancangan kerja, penyelia mesti boleh mengariskan bahan-bahan yang akan digunakan, peralatan dan bentuk perkhimatan yang diperlukan mengikut inventrory organisasi. Contohnya bahan mentah yang digunakan 5 manufacturing atau jenis transport yang perlu disediakan sebagai pengakutan..

Samb:Mengenalpastikan bahan-bahan yang digunakan terdapat di dalam pasaran tempatan atau perlu diimport serta berkualiti dan kos untuk bahan tersebut jika ada ketidaktentuan masih mampu diadakan.

MENENTUKAN LOKASI DAN FASILITI SETEMPAT (Tabulate the requirerment of workspace)

Untuk menyediakan tempat perkhidmatan atau kilang seumpamanya ,penyelia harus dapat menentukan lokasi yang sesuai,strategi pemasaran seperti jumlah penduduk sekeliling ,kemudahan awam dan fasiliti seperi bekalan elektrik dan air mudah didapati.

Samb:Contohnya :Katakan untuk membuka sebuah bengkel membaikki unit peti sejuk dan air- conditioning , dapatkan statistik dan dari sampel yang diperolehi dapatlah kita mengetahui samada lokasi tersebuat sesuaii atau tidak, contohnya penduduk setempat tidak mempunyai peti sejuk dan air-conditioning mencapai 90% dan yang mempunyai peti sejuk dan air-conditioning hanya 10% sahaja maka tidak praktikal sebuah bengkel dibangunkan lokasi tersebut.

Samb:Begitu juga dalam perkhidmatan pemasangan air-conditioning , anda harus menentukan dengan bijak lokasi tempat unit dipasangkan, unit luaran dan unit dalaman hendaklah dipasangkan agar kos pemasangan dan kerja dapat disiapkan dengan mudah dan ekonomik.

5.3: KENALPASTI PROSES (ldentify processes)

Dilihat dari aspek guna tenaga, keperluan dan stok sedia ada ,supply dan demand permintaan bagi sesuatu kerja. Seorang penyelia berupaya memastikan kaedah-kaedah menghasilkan kerja harus berpandukan kemampuan dan kapasiti untuk menyiapkan kerja.1: MERANCANG KEUPAYAAN SESUATU KERJA (identify the job to be perform)

Samb:

Kenalpasti sumber bahan dan alatan boleh diperolehi , pekerja yang ada memang mempunyai latihan dan kemahiran terlatih dalam sesuatu tugasan kerja.

2: PENYUSUNAN PERALATAN MESIN / PERABOTMelakukan penyusunan peralatan dalam sebuah bengkel umpamanya terutamanya bengkel yang saiznya , harus berpandukan akta keselamatan dan kesihatan yang telah ditetapkan. Penyusunan yang rapi dapat memudahkan pekerja bergerak dan melakukan tugasan dengan baik dan selamat.

Samb:Tapak mesin perlu ditandakan dengan cat kuning, begitu juga kedudukan alat pemadan api. Tentukan kemudahan pelanggan dititik beratkan , contohnya bilik menunggu untuk pelanggan berselesa sambil menunggu keretanya siap diperbaiki kerosakan. Pastikan tandas senantiasa bersih, fail stok inventory disusun dengan baik serta mudah dicari jika perlu.

3: MENENTUKAN AGIHAN KERJA DAN JUMLAH JAM SETIAP PEKERJA

Penyelia mesti bijak mengatur dan menggunakan pekerja mengikut keupayaan, skill dan minat seseorang. Perubahan pekerja bekerja mestilah mengikut tahap produktiviti yang menjadi sasaran organisasi.Berikan tanggungjawab yang sesuai mengikut jenis kerja, dan kalau kalau berlaku permintaan pengeluaran hasil bertambah, pastikan pekerja diberi ganjaran setimpal iaitu bayaran overtime atau cuti gantian yang mana mereka mahukan.

Jika pertimbangan kurang , maka berlakulah apa yang dikatakan pekerja malas, curi tulang yang kemudian membawa tanggapan perbezaan kerja dengan pendapatan yang diterima. Apabila ini berlaku, lama-kelamaan pekerja akan melanggar displin diri dan menjurus kepada kemerosotan hasil pengeluaran.

5.3.2 :SET PLAN INDUK PROJEK YANG HENDAK DIJALANKAN (Decide processes)

Membuat plan induk berteraskan produktiviti atau projek yang hendak Dilaksanakan.Cara ini penyelia dapat meningkatkan produktiviti atau projek yang dijalankan . jika perlu paparkan plan lnduk ditempat-tempat dimana-mana setiap individu dalam organisasi faham dan maklum aktiviti yang sedang dan akan dilaksanakan siap dengan tempoh tarikh sesuatu projek perlu dimulakan dan disiapkan.

5. 5 : PERANCANGAN KERJA MEMENUHI 4 FUNGSI

5.5.1. Memberi imbangan kepada kepada ketidaktentuanDalam menjalankan melaksanaksan projek terdapat kemungkinan perubahan atau sesuatu perkara yang tidak terduga akan berlaku. Seorang ketua atau penyelia harus tetap mempunyai perancangan kedua.

Samb:(contingency management) dengan memberi arahan terbaharu, umpamanya masalah pekerja berhenti atau bahan didapati tiada dalam stok inventori atau mungkin pinjaman bank lambat diperolehi. Penyelia harus cekap dan tenang tanpa menunjukkan rasa kecewa baik kepada pekerja mahu pun kliennya.

5.5.2: Menumpukan perhatian kepada Objektif

Perancangan yang dibina harus ditumpukan berpandu kepada pencapaian objektif, setiap pekerja mesti mengetahui objektif yang ingin dicapai. Ini secara tidak langsung akan menolong para pekerja untuk menghubungkan kerja yang mereka lakukan itu dengan pencapaian hasil kerja.

6 objektif perlu dicapai dalam perancangan kerja

perlaksanaan kerja dengan lancarMengunakan kaedah yang paling ekonomikpenggunaan sumber bahan, pekerja, dan alat dengan efisien.Menyiapkan kerja dengan kos dan masa yang paling minima.Memenuhi keperluan kualiti.Menyediakan tempat kerja yang selamat dan selesa.

5.5.3: Menghasilkan Tindakan- tindakan yang ekonomikPerancangan yang ditentukan belum pasti memberi jaminan 100% namun keputusan hasil dari keputusan dibuat tanpa perancangan . Kawalan pengeluaran belanja ,kos dapat dikawal dan ini dapat menjamin perlaksanaan sesuatu projek dijalankan dengan licin dan teratur

5.5.4: Membolehkan pengawalan yang efektifPengawalan melibatkan pengukuran dan penilaian kepada keseluruhan projek yang dilaksanakan dan dibandingkan dengan piawaian standard yang telah ditetapkan seperti perancangan proses.Matlamat fungsi terakhir ini dapat menentukan samaada sesuatu kerja telah dilaksanakan dalam tempoh siap atau lewat atau terlalu cepat .

Samb:penilaian juga mengambil aspek mutu kerja dilaksanakan . Tanpa perancangan tidak mungkn penilaian dapat jawapan yang positif baik bagi organisasi mahu pun klien.

PENGENDALIAN KERJA ( Organise Works ) Satu peringkat kerja diagih-agihkan mengikut keupayaan dan sasaran yang telah ditetapkan berpandukan inventory , keupayaan,guna-tenaga dan standard yang ditetapkan. Peringkat ini berlakulah apa yang dikatakan delegasi kerja dari orang bahagian atas organisasi kepada Penyelia

penyelia akan mengadakan mungkin satu mesyuarat kecil atau Cuma satu perbincangan singkat atau taklimat pagi sebelum pekerja ini bergerak kedestinasi masing-masing mengikut arahan yang diberikan baik secara verbal mahu pun bertulis.

LANGKAH-LANGKAH PENGENDALIAN KERJA Lakukan Pemusatan Operasilaitu pengagihan operasi kerja. Penyelia yang cekap akan mengendalikan kerja berpandukan plan pemusatan operasi. Dengan pengendalian secara pusatan seorang penyelia boleh mengagihkan operasi kerja mengikut susun-atur kerja dari peringkat awal,umpamanya dari persiapan kerja hingga keperingkat penilaian kerja.

LANGKAH-LANGKAH PENGENDALIAN KERJA Kendalian Fungsi, Produktiviti, Per khidmatan mengikut keperluan.(analisa kerja) Menentukan setiap pekerja mempunyai fungsi masing-masing dan dikawal selia oleh seorang penyelia,bahagian produktiviti dan perkhidmatan juga diagihkan-agih,disusun atur supaya setiap satu berfungsi mengikut keperluan organisasi dan inventory yang ditetapkan

LANGKAH-LANGKAH PENGENDALIAN KERJA Establishkan kerja mengikut tugasan yang diberikan. Kerja-kerja yang ditugaskan perlu dilaksanakan dengan sempurna dan mengikut peraturan dan aturcara kerja yang dikendalikan berpandukan plan tindakan lnduk. Delegasi kerja biarlah mengikut kemahiran yang ada ,bukan mengikut suka-suka sahaja.

LANGKAH-LANGKAH PENGENDALIAN KERJA Bina tanggungjawab bagi setiap aktiviti yang dirancangkan. Penyelia yang diberikan task pada sesuatu tugasan,mestilah bertanggungjawab dan kerja setiap aktiviti bagi pekerja individu atau berkumpulan mestilah dapat disiapkan mengikut perancangan yang ditetapkan.

LANGKAH-LANGKAH PENGENDALIAN KERJA Aturkan rangkaian bagi pembekal bahan /alat dan tenaga kerja. Keseimbangan alat/bahan dan tenaga pekerja adalah perkara utama yang mesti diambilkira. Tenaga kerja yang berlebihan berbanding dengan kemampuan menyediakan bahan dan peralatan yang mencukupi akan berakhir dengan kerugian dan begitu juga sebaliknya.

LANGKAH-LANGKAH PENGENDALIAN KERJA Kenalpasti sumber rujukan- Establishkan polisi selenggaraan selepas perkhidmatan jika ada. Kerja servicing atau pemasangan,contohnya pemasangan Unit Air Conditioning selepas siap pemasangan dan seterusnya pengesahan kepada Unit,pihak Organisasi mesti mempastikan polisi selenggaraan ditawarkan kepada penguna. Polisi selenggaraan akan mengeratkan perhubungan organisasi dengan penguna dan memberi keuntungan organisasi bagi jangka panjang.

LANGKAH-LANGKAH PENGENDALIAN KERJA Pastikan kerja mengikut Akta Keselamatan dan Kesihatan.

LANGKAH-LANGKAH PENGENDALIAN KERJA Yakin,Bangga Diri mampu menyempurnakan kerja seperti dirangkakan. Sebagai sebahagian daripada anggota sebuah organisasi,sesaorang mesti berkeyakinan pada dirinya dan mempunyai kebanggan diri untuk menyempurnakan kerja demi kemajuan organisasi.

LANGKAH-LANGKAH PENGENDALIAN KERJA Terdapat sebahagian daripada anggota pekerja sesebuah organisasi hilang rasa yakin diri dan iktizam yang amat rendah disebabkan Penyelia yang diamanahkan oleh satu organisasi tidak mempunyai daya yakin diri , Penyelia jenis ini bertindak secara lazier- faire iaitu satu bentuk pengurusan menyerahkan tanggungjawab 100% kepada pekerjanya tanpa panduan dan kawalan dan pada akhirnya Syarikat bangkrap atau jelasnya merundung jatuh.