topik 7 perancangan pengurusan kejohanan olahraga

� PENGENALAN

Untuk mencapai objektif dan tujuan dalam melaksanakan sesuatu kejohanan olahraga yang dikehendaki, aspek perancangan merupakan aspek yang amat perlu diberi perhatian. Perancangan kejohanan olahraga mempunyai beberapa langkah yang perlu dilaksanakan dari fasa prapelaksanaan hingga ke tahap pelaksanaan. Pihak pengurusan dan ahli jawatankuasa yang dibentuk akan berbincang untuk membuat pendokumentasian serta membentuk hala tuju perjalanan kejohanan yang dirancang. Pada peringkat awal prapelaksanaan dasar dan objektif program kejohanan olahraga perlu diputuskan. Pada peringkat ini juga segala urusan pelantikan jawatankuasa peringkat induk perlu dilakukan.

TTooppiikk

77

� Perancangan Pengurusan Kejohanan Olahraga

HASIL PEMBELAJARAN

Pada akhir topik ini, anda seharusnya dapat:

1. Menyatakan perkara yang dilakukan dalam proses merancang kejohanan olahraga;

2. Menyenaraikan peranan dan tanggungjawab setiap jawatankuasa induk dan jawatankuasa kecil yang dibentuk; dan

3. Menghuraikan bentuk mesyuarat perancangan yang dilakukandalam mengelola kejohanan olahraga.

TOPIK 7 PERANCANGAN PENGURUSAN KEJOHANAN OLAHRAGA � 141

Terdapat beberapa pertimbangan dan langkah yang kebiasaannya perlu dilakukan oleh jawatankuasa bagi melicinkan lagi sesuatu pertandingan sukan antaranya ialah menetapkan tarikh, membuat rujukan, menyimpan maklumat pasukan yang dijangka mengambil bahagian dan menghantar makluman awal.

PERANCANGAN KEJOHANAN

Kejohanan olahraga perlu dirancang dengan kemas dan teliti bagi memastikan kejohanan olahraga dapat dilaksanakan dengan berkesan. Sebelum menganjurkan kejohanan olahraga, langkah pertama ialah membentuk jawatankuasa dan memanggil mesyuarat perancangan. Antara perancangan dan persiapan awal yang perlu dilaksanakan oleh jawatankuasa induk ialah memikirkan konsep, objektif kertas kerja kejohanan olahraga dan menyenaraikan segala keperluan urusan surat-menyurat kepada pihak terlibat. Dalam perancangan kejohanan olahraga, langkah dan mekanisme secara terperinci harus diambil bagi menjayakan sesuatu kejohanan. Ini termasuklah memikirkan masalah yang mungkin timbul dan cara menyelesaikannya sewaktu menganjurkan kejohanan. Kesimpulannya perancangan sesuatu kejohanan harus dirancang dengan teliti dan cermat agar tidak berlaku pembaziran. Banyak tenaga, kewangan dan idea harus dicurahkan untuk menjayakan sesuatu kejohanan olahraga. Namun, jika kejohanan ini pernah dilaksanakan sebelum ini kita boleh mengkaji pengelolaan kejohanan yang telah diadakan untuk dijadikan panduan dan teladan. Oleh itu laporan mesyuarat post-mortem merupakan rujukan yang amat penting. Laporan post-mortem yang baik akan mendedahkan faktor kejayaan, kegagalan dan cadangan memperbaikinya.

7.1.1 Membentuk Jawatankuasa

Ahli Jawatankuasa induk dan kecil dilantik oleh pihak penganjur kejohanan olahraga. Pengesahan pelantikan akan dibuat dalam mesyuarat pertama. Perancangan kejohanan olahraga terdiri daripada dua bentuk jawatankuasa iaitu jawatankuasa induk dan jawatankuasa kecil. Dalam topik ini kita akan membincangkan tugas dan tanggungjawab jawatankuasa induk dan jawatankuasa kecil. Tugas jawatankuasa induk ialah untuk menyusun dan merancang serta menubuhkan jawatankuasa kecil bagi menguruskan perjalanan kejohanan yang dirancang. Setiap jawatankuasa memainkan peranan dalam bidang tugas masing-masing. Ahli jawatankuasa pengelola biasanya menjadi pengerusi

7.1

� TOPIK 7 PERANCANGAN PENGURUSAN KEJOHANAN OLAHRAGA 142

jawatankuasa kecil yang ditubuhkan. Rajah 7.1 adalah struktur jawatankuasa induk.

Rajah 7.1: Struktur jawatankuasa induk Struktur jawatankuasa kecil terdiri daripada:

(a) Pengerusi

(b) Setiausaha

(c) Ahli-ahli (bilangan mengikut keperluan)

7.1.2 Bidang Tugas dan Tanggungjawab Ahli-ahli Jawatankuasa

Adalah lebih baik sekiranya pihak jawatankuasa induk menyediakan senarai tugas untuk menjadi rujukan kepada setiap ahli jawatankuasa. Senarai tugas ini perlu dicetak dan diedarkan kepada semua jawatankuasa supaya pegawai yang terlibat dapat memahami tugas yang dipertanggungjawabkan kepada mereka. Contoh bidang tugas tersebut disenaraikan di bawah: (a) PPengarah

(i) Bertanggungjawab dalam menguruskan pentadbiran, kewangan dan aktiviti.


(ii) Memastikan arahan daripada penasihat program dapat dijalankan.

(iii) Memberi arahan yang tepat dan jelas kepada jawatankuasa dalam melaksanakan tugas atau aktiviti.

(iv) Menjadi orang tengah dalam mengemukakan cadangan atau usul ahli kepada pihak yang berkenaan.

(v) Bertanggungjawab menentukan hala tuju kejohanan olahraga. (b) TTimbalan Pengarah

(i) Membantu pengarah dalam melicinkan pelaksanaan aktiviti.

(ii) Memangku tugas pengarah semasa ketiadaannya. (c) PPengerusi Projek

(i) Menyelaras dan menguruskan semua aktiviti yang berkaitan dengan pelaksanaan kejohanan.

(ii) Mengadakan taklimat kepada pegawai atau pihak pengurusan tentang aktiviti.

(iii) Bertanggungjawab menyusun jadual acara kejohanan.

(iv) Menentukan peraturan am dan undang-undang kejohanan.

(v) Mempengerusikan jawatankuasa teknik. (d) SSetiausaha

(i) Bertanggungjawab kepada pengarah dalam bidang pengurusan dan pentadbiran.

(ii) Mengumpul semua maklumat seperti merekodkan semua fail untuk rujukan.

(iii) Bertanggungjawab untuk hadir setiap mesyuarat dalam pelaksanaan program.

(iv) Menguruskan urusan surat-menyurat kepada pihak yang berkenaan.

(v) Memanggil ahli jawatankuasa untuk bermesyuarat.

(vi) Menyedia dan mengedarkan catatan minit mesyuarat dan surat pekeliling kepada yang berkenaan.

(vii) Bersama pengerusi menentukan tempat, masa, tarikh dan agenda mesyuarat.

(viii) Mewujudkan rasa kekitaan dan kerja berkelompok dalam kalangan ahli jawatankuasa.


(ix) Menyediakan kertas kerja yang diperlukan oleh program.

(x) Menyusun dan menyediakan tempat dan kemudahan mesyuarat. (e) PPenolong Setiausaha

(i) Membantu setiausaha dalam melicinkan pelaksanaan aktiviti.

(ii) Memangku tugas setiausaha semasa ketiadaannya. (f) BBendahari

(i) Bertanggungjawab kepada pengarah dalam bidang pengurusan pentadbiran kewangan.

(ii) Menyedia dan menyimpan buku akaun untuk kejohanan.

(iii) Menerima dan menyimpan cek-cek dan wang tunai milik kejohanan.

(iv) Menyimpan semua resit, baucar, buku rekod wang keluar-masuk dan lain-lain yang berkaitan dengan pengurusan kewangan.

(v) Menjaga dan menguruskan harta benda bagi kejohanan dengan baik.

(vi) Menyediakan laporan wang masuk dan keluar setiap kali mesyuarat.

(vii) Memberi pandangan dalam usaha untuk menyelesaikan masalah kewangan bagi pelaksanaan kejohanan.

(viii) Menandatangani cek-cek bersama pengarah atau setiausaha atau kedua-duanya sekali.

(g) PPenolong Bendahari

(i) Menjalankan tugas-tugas bendahari sewaktu ketiadaan bendahari.

(ii) Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh pengarah dari semasa ke semasa.

(h) UUrus Setia

(i) Merupakan tempat rujukan jawatankuasa kecil sekiranya terdapat kekeliruan.

(ii) Memastikan kejohanan olahraga berjalan dengan lancar.

(iii) Urus setia dipengerusi oleh setiausaha jawatankuasa induk.

(iv) Setiap pengerusi ahli jawatankuasa menjadi ahli urus setia.


Jadual 7.1 menunjukkan beberapa jawatankuasa yang terlibat dalam kejohanan olahraga berserta dengan perincian tugas-tugas mereka.

Jadual 7.1: Jawatankuasa-jawatankuasa yang Terlibat dalam Kejohanan Olahraga dan Perincian Tugas-tugas

Bil Jawatankuasa Perincian Tugas-tugas

1. JJawatankuasa Kewangan

� Menerima anggaran perbelanjaan daripada jawatankuasa kecil lain untuk dimajukan kepada jawatankuasa pusat.

� Segala permohonan perbelanjaan perlu diluluskan oleh jawatankuasa pusat terlebih dahulu.

� Membuat pesanan barangan dan perkhidmatan mengikut keperluan.

� Menyediakan surat tawaran (LO) dan baucar bagi urusan pentadbiran dan pengurusan kejohanan.

� Bertanggungjawab untuk menyimpan resit bayaran yang terlibat dan kunci kira-kira dalam kejohanan olahraga.

� Mengawal dan menyelia segala perbelanjaan perjalanan kejohanan olahraga.

2. JJawatankuasa Teknikal Alatan

� Membentuk satu jawatankuasa kecil.

� Menyediakan alatan dan membantu jawatankuasa pertandingan memeriksa alatan dan memastikan mengikut spesifikasi.

� Menyediakan tempat pertandingan padang dan gelanggang.

� Menempah tempat pertandingan.

� Menyediakan segala keperluan berkaitan teknikal bagi melicinkan pelaksanaan program.

� Mengemas kini alatan dan mengawal pergerakan alatan.

� Bertanggungjawab terhadap peralatan yang digunakan semasa sesuatu aktiviti atau projek dilaksanakan.

� Menyedia dan menghantar anggaran perbelanjaan kepada ahli Jawatankuasa Kewangan.


� Membantu dan menyediakan senarai nama pembantu untuk:

(i) Jawatankuasa Peralatan

(ii) Jawatankuasa Kemudahan

(iii) Jawatankuasa Pertandingan

3. JJawatankuasa Teknik Pertandingan


� Memastikan keadaan padang dalam bentuk yang sempurna, lengkap dan sedia untuk digunakan.

� Memberi taklimat kepada pembantu pertandingan, peralatan dan kemudahan.

� Mengedar serta mendapat borang penyertaan daripada pasukan-pasukan yang bertanding.

� Mengadakan undian bagi lorong atau acara yang bertanding.

� Meneliti syarat penyertaan serta memberi pengesahan penyertaan bagi pasukan-pasukan yang bertanding.

� Memastikan gelanggang yang dibina mengikut ukuran yang betul.

� Memastikan alatan yang digunakan mengikut spesifikasi.

� Menyimpan dan merekodkan keputusan pertandingan.

4. JJawatankuasa Teknik Kepegawaian

� Mendapat dan menyusun senarai pegawai, petugas, pembantu, ahli jawatankuasa dan peserta.

� Mendapat pengesahan penyertaan para pengadil, pegawai, referi yang berkenaan.

� Memastikan pegawai diberi kemudahan seperti minuman dan makanan.

� Bertanggungjawab dengan jawatankuasa lain dalam merancang atau menetapkan masa bagi pertandingan.

5. JJawatankuasa Buku Program


� Mereka bentuk kulit luar buku program.


� Mendapatkan bahan dan perkara yang perlu dimasukkan atau dimuatkan di dalam buku program daripada ahli jawatankuasa kecil lain.

� Mencadangkan harga-harga iklan serta bekerjasama dengan Jawatankuasa Promosi untuk mendapat iklan-iklan untuk dimuatkan di dalam buku program.

� Mendapatkan senarai nama ahli jawatankuasa serta para pegawai daripada ahli jawatankuasa yang terlibat untuk dimasukkan di dalam buku program.

� Mendapatkan atur cara majlis daripada Jawatankuasa Atur Cara yang terlibat untuk dimasukkan di dalam buku program.

� Mendapat jadual acara daripada Jawatankuasa Teknikal yang terlibat untuk dimasukkan di dalam buku program.

� Mendapatkan kata-kata aluan daripada VIP. Perkara ini perlu dirujuk kepada Jawatankuasa Protokol untuk dimuatkan dalam buku program.

� Menyusun buku program untuk dicetak dan memastikan buku siap dicetak tepat pada masanya.

� Menyedia dan mengedarkan buku program sebelum dan semasa kejohanan.

� Menyediakan dan menghantar laporan kewangan kepada Jawatankuasa Kewangan.

6. JJawatankuasa Atur Cara

� Bekerjasama dengan Jawatankuasa Protokol bagi menyediakan atur cara pembukaan dengan menentukan: (i) Protokol (ii) Masa (iii) Tempat duduk (iv) Cara masuk para peserta perbarisan (v) Muzik atau perbarisan (vi) Persembahan

� Bekerjasama dengan Jawatankuasa Teknikal dalam menyusun jadual pertandingan atau atur cara majlis mengikut kesesuaian sepanjang sesuatu aktiviti atau projek berlangsung.


� Bekerjasama dengan Jawatankuasa Teknikal dalam menyediakan atur cara bagi penyampaian hadiah.

� Menguruskan keseluruhan pelaksanaan atur cara kejohanan serta bekerjasama dengan Jawatankuasa Buku Program dan mengedarkan buku program kepada semua yang hadir.

7. JJawatankuasa Protokol


� Memastikan para peserta telah bersedia lebih awal ketika acara perasmian atau penutup.

� Menyenaraikan atau menentukan tetamu jemputan atau VIP yang akan hadir.

� Menyediakan roset untuk jemputan yang bersesuaian.

� Menyediakan dan menentukan jadual latihan bagi upacara pembukaan dan upacara penutup.

� Menyediakan teks ucapan tetamu kehormat untuk majlis perasmian atau penutup.

� Menyediakan naskhah bacaan ikrar kejohanan.

� Melantik dan melatih pembaca ikrar kejohanan.

� Menyediakan teks bacaan doa.

� Melantik dan melatih pembaca doa.

� Membantu Jawatankuasa Hadiah dan Cenderamata dalam menyediakan keperluan-keperluan berkaitan dengan penyampaian hadiah seperti cara penyampaian dilakukan, muzik yang bersesuaian dan lain-lain.

� Menyediakan peralatan-peralatan yang diperlukan untuk upacara pembukaan atau penutup kejohanan seperti:

i) Tiang bendera ii) Bendera pasukan iii)Papan tanda pasukan

� Menjaga kawalan peserta ketika upacara perasmian dan penutup.

� Menyediakan anggaran perbelanjaan untuk dihantar dan dipertimbangkan kepada Jawatankuasa Kewangan.


8. JJawatankuasa Jemputan

� Merangka surat atau kad jemputan ke kejohanan olahraga serta menghantarnya untuk dicetak.

� Menulis dan menghantar kad jemputan kepada tetamu kehormat dan jemputan khas.

� Menjemput dan mendapatkan senarai tetamu kehormat dan jemputan khas yang sepatutnya hadir pada hari penyampaian hadiah.

� Mengedarkan senarai nama jemputan khas kepada Jawatankuasa Hadiah, Buku Program dan Sambutan.

� Menyedia dan menghantar anggaran perbelanjaan.

9. JJawatankuasa Sambutan

� Menyelia susun atur kerusi bagi jemputan atau tetamu kehormat di dalam astaka.

� Menyediakan prosedur menyambut tetamu khas dan jemputan.

� Menyediakan acara sambutan kedatangan tetamu kehormat, jemputan khas dan segala persiapan untuk keperluan sambutan.

� Menyambut para jemputan, hadirin dan peserta serta mengarahkan mereka ke tempat duduk yang sepatutnya.

10. JJawatankuasa Perbarisan

� Menyediakan peserta untuk perbarisan.

� Menyediakan dan memantau pasukan seragam yang menyertai perbarisan semasa acara pembukaan kejohanan.

� Melantik dan melatih pembawa bendera dan papan tanda bagi setiap pasukan yang bertanding.

� Menentukan tempat untuk permulaan perarakan perbarisan.

� Menentukan jumlah peserta perbarisan untuk setiap pasukan.

11. JJawatankuasa Pengacaraan

� Bertanggungjawab mendapatkan Pengacara Majlis atau lebih dikenali sebagai Master of Ceremony bagi setiap acara pembukaan, penutup dan sepanjang kejohanan.

� Melatih dan menyediakan teks pengacara majlis.


� Mendapatkan senarai pemenang dan penyampai hadiah daripada Jawatankuasa Hadiah untuk kemudahan pengacara majlis mengumumkan pemenang.

� Membuat pengumuman yang berkaitan.

12. JJawatankuasa Promosi/ Publisiti


� Merancang bentuk dan konsep hebahan yang boleh menarik minat peserta.

� Menghebah serta mempromosikan butiran berkaitan dengan kejohanan olahraga melalui:

i) Poster-poster ii) Kain rentang iii)Iklan-iklan iv) Media cetak dan media elektronik

� Mendapatkan penaja bagi keperluan promosi, pengiklanan dan hebahan mengenai sesuatu kejohanan.

� Menyediakan maklumat mengenai kejohanan secara ringkas untuk promosi. Maklumat perlu terdiri daripada:

i) Jadual pertandingan ii) Atur cara kejohanan iii)Peta tempat berlangsung

� Menjemput wartawan untuk membuat liputan.

� Menyedia dan menghantar anggaran perbelanjaan kepada Jawatankuasa Kewangan.

13. JJawatankuasa Hiasan Astaka

� Merangka pelan tempat duduk di astaka untuk jemputan khas, pegawai peserta dan jemputan.

� Menghubungi pihak berkenaan untuk peminjaman alatan yang diperlukan seperti kerusi, bunga dan lain-lain.

� Menyusun dan menghiasi astaka.


14. JJawatankuasa Khemah Peserta

� Merangka pelan-pelan kedudukan khemah.

� Menempah atau menghubungi pihak berkenaan untuk mendapat alatan seperti kerusi-kerusi dan


peralatan yang berkaitan.

� Menyusun dan memastikan keceriaan khemah.


15. JJawatankuasa Audio dan Visual

� Memastikan peralatan audio dan visual berkeadaan baik dan sentiasa boleh digunakan sepanjang kejohanan.

� Menyediakan peralatan audio dan visual sepanjang kejohanan terutama ketika perasmian dan penutup.

� Menyediakan anggaran perbelanjaan kepada Jawatankuasa Kewangan.

16. JJawatankuasa Persiapan/ Keceriaan


� Memastikan perjalanan program lancar.

� Menghubungi pihak berkenaan untuk peminjaman alat yang diperlukan.

� Bekerjasama dengan Jawatankuasa Kebersihan bagi memastikan tapak program sentiasa bersih serta selesa.

� Membuat back-drop untuk pentas bersesuaian dengan sesuatu projek atau aktiviti.

� Melantik petugas untuk menjaga keceriaan.

� Menyediakan anggaran perbelanjaan untuk dimajukan kepada Jawatankuasa Kewangan.

17. JJawatankuasa Kebersihan

� Memastikan keadaan padang yang akan digunakan dalam keadaan bersih sebelum, semasa dan selepas kejohanan.

� Menghubungi pihak berkenaan untuk peminjaman alat yang diperlukan.

� Menghubungi pihak berkenaan untuk perkhidmatan memungut sampah.

� Melantik para petugas untuk menjaga kebersihan padang sebelum, semasa dan selepas kejohanan.

18. JJawatankuasa Pendaftaran dan Peserta


� Menguruskan pendaftaran peserta dan memastikan tiada kesilapan teknikal berlaku dalam proses pendaftaran.


� Membantu Jawatankuasa Teknikal peserta mendaftar mengikut syarat dan peraturan.

� Mengurus, menerima pendaftaran peserta seterusnya memasukkan nama peserta ke dalam borang teknikal.

� Bertanggungjawab sepenuhnya terhadap peserta sepanjang sesuatu projek atau aktiviti itu berlangsung.

19. JJawatankuasa Disiplin dan Keselamatan


� Memastikan keselamatan sepanjang kejohanan terjamin.

� Memastikan setiap acara yang dijalankan selamat dan berjalan lancar.

� Menentukan kawasan tempat letak kereta atau bas peserta.

� Membuat pelekat kereta bagi kenderaan para tetamu khas, jemputan, pegawai kejohanan dan petugas.

20. JJawatankuasa Bantu Mula

� Membawa beberapa unit kelengkapan perubatan seperti „first aid‰.

� Menentukan tempat untuk dijadikan kawasan rawatan bantu mula.

� Mendapat serta menyediakan khidmat.

i) Pegawai perubatan

ii)Anggota-anggota Persatuan Bulan Sabit Merah (PBSM) atau St. John Ambulans

iii)Menyediakan pengangkutan kecemasan untuk kecederaan serius

� Menyediakan dan menghantar anggaran perbelanjaan kepada Jawatankuasa Kewangan.

21. JJawatankuasa Hadiah dan Cenderamata


� Sentiasa berurusan dengan ahli Jawatankuasa Teknikal, Pertandingan dan jawatankuasa lain dalam menyediakan hadiah dan cenderamata.

� Merancang jenis hadiah atau cenderamata yang akan diberi bersesuaian dengan sesuatu acara.

� Merekodkan pemenang piala pusingan bagi


urusan mengesan piala pusingan.

� Mendapatkan hadiah iringan dan piala-piala pusingan serta menentukan piala-piala tersebut dihias dan digilap.

� Menentukan hadiah iringan dan piala-piala tersebut mencukupi.

� Menyediakan cenderamata untuk jemputan khas.

� Menguruskan penempahan hadiah kepada para peserta dan cenderamata kepada jemputan khas.

� Menetapkan atau merancang belanjawan hadiah mengikut pengklasifikasian sesuatu projek atau aktiviti.

� Memastikan semua hadiah telah tersedia selewat-lewatnya dua minggu sebelum tarikh kejohanan.

� Menyenaraikan senarai peralatan dan keperluan bagi acara penyampaian hadiah dan memaklumkan kepada jawatankuasa yang terlibat.

� Menyusun hadiah dan cenderamata bagi memudahkan acara penyampaian hadiah.

� Mengurus dan mendapatkan senarai pemenang dari Jawatankuasa Pertandingan.

� Menyusun nama penyampai hadiah berserta pengiring yang berkaitan dengan atur cara penyampaian hadiah mengikut acara.

� Menyediakan keperluan-keperluan yang berkaitan dengan penyampaian hadiah seperti cara penyampaian dilakukan, muzik yang bersesuaian dan lain-lain.

� Menaip dan menyediakan sijil penyertaan dan kemenangan kepada ahli jawatankuasa, pegawai pembantu, petugas dan peserta.

22. JJawatankuasa Jamuan/ Makanan


� Mencadangkan tarikh jamuan serta mendapatkan jumlah kehadiran jemputan daripada Jawatankuasa Protokol.

� Menentukan susunan tempat duduk jamuan.


� Menyediakan tempat jamuan serta peralatan-peralatan yang berkaitan.

� Menghias tempat jamuan.

� Menyediakan belanjawan dan jenis makanan atau hidangan ringan yang perlu disediakan bagi jawatankuasa sepanjang program berlangsung.

� Mendapatkan pembekal makanan jika perlu yang boleh menawarkan harga yang berpatutan untuk keperluan makanan dan minuman.

� Membuat penempahan dan memaklumkan jenis makanan serta jumlahnya.

� Bertugas menyediakan hidangan jamuan makanan kepada pihak-pihak yang berkaitan dan memastikan tiada petugas yang ketinggalan.

� Melayan tetamu yang makan dan membahagikan makanan dengan sebaik mungkin.

� Memastikan kebersihan tempat makan.

� Mengemaskan dan membersihkan tempat makan, makanan yang berlebihan dan sebagainya.

� Menyediakan bekas makanan dan minuman serta plastik sampah.

� Menyediakan anggaran perbelanjaan kepada Jawatankuasa Kewangan.

23. JJawatankuasa Pengangkutan


� Memastikan keperluan pengangkutan sepanjang sesuatu program yang berlangsung telah mencukupi bagi keperluan persiapan, urus setia, peserta dan sebagainya.

� Membuat tempahan kenderaan sama ada bas atau van untuk kegunaan sebelum, semasa dan selepas sesuatu aktiviti atau projek dijalankan.

� Membuat penjadualan perjalanan bas untuk kegunaan serta rujukan pegawai yang terlibat bagi kegunaan pemandu, urus setia dan peserta.

� Sentiasa mengingatkan pemandu tentang jadual dan keperluan pengangkutan dengan mengambil kira rasional logik perjalanan dan kebajikan


pemandu seperti kemampuan, masa rehat dan kebajikan mereka.

24. JJawatankuasa Fotografi


� Memastikan peralatan rakaman dan penggambaran semasa acara pembukaan, sepanjang acara dan penutup kejohanan sentiasa dalam keadaan baik.

� Bekerjasama dengan pihak jabatan penyiaran menerusi saluran media cetak mahupun elektronik.

� Menyedia kamera atau video bagi merakamkan acara yang dipertandingkan dan majlis perasmian dan penutup.

� Menjadualkan jurukamera yang bertugas sepanjang kejohanan olahraga berlangsung.

� Memaklumkan kepada wartawan (press) tentang sesuatu program yang dilangsungkan.

� Menyediakan dan menghantar anggaran perbelanjaan kepada Jawatankuasa Kewangan.

25. JJawatankuasa Alatan


� Membuat persediaan dan menyiapkan tempat dan segala keperluan seminggu sebelum sesuatu acara diadakan.

� Memastikan peralatan dan persiapan yang telah dibuat dapat digunakan.

� Sekiranya berlaku sebarang keadaan di luar jangkaan, jawatankuasa ini perlu mengambil tindakan serta-merta untuk mengatasi masalah tersebut.

� Bertanggungjawab terhadap peralatan yang telah digunakan.

� Memastikan segala peralatan dibawa dan dipulangkan dalam keadaan baik dan pada kuantiti yang sama.

� Mengagihkan peralatan mengikut sesuatu acara yang terjadual.

26. JJawatankuasa Persembahan


� Bekerjasama dengan Jawatankuasa Protokol dan


Atur Cara bagi merancang atau menetapkan masa bagi setiap persembahan.

� Merancang jenis, bentuk atau konsep persembahan.

� Membuat persembahan berdasarkan, bentuk atau konsep persembahan yang telah dipersetujui.

� Memastikan setiap persembahan dilaksanakan dalam suasana ceria dan gembira.

27. JJawatankuasa Tugas-tugas Khas


� Mengenal pasti tugas-tugas atau kerja-kerja yang di luar perancangan.

� Membantu jawatankuasa lain membuat persediaan sekiranya diperlukan.

� Sentiasa bersedia di kawasan aktiviti sepanjang sesuatu aktiviti berlangsung.

� Membuat laporan berkenaan tugas-tugas yang telah dilaksanakan.

28. JJawatankuasa Penginapan

� Mengumpulkan maklumat bilangan peserta dan pegawai yang memerlukan penginapan.

� Menyelia dan memastikan penginapan yang disediakan bersesuaian dengan umur dan pangkat.

� Memastikan kemudahan penginapan seperti tilam, bantal dan lain-lain dalam keadaan bersih.

� Memastikan keadaan alat elektrik dan air di tempat penginapan boleh berfungsi contohnya kipas, lampu dan paip.

� Bekerjasama dengan Jawatankuasa Keselamatan untuk memantau keselamatan tempat penginapan.

� Membuat tempahan hotel bagi tetamu kehormat, jemputan khas dan pegawai.


PERANCANGAN KEJOHANAN OLAHRAGA

Beberapa langkah yang perlu dipertimbangkan dan dilaksanakan dengan teliti dalam proses merancang kejohanan olahraga. Antaranya ialah objektif pertandingan, bilangan penyertaan, tempoh pertandingan peralatan dan sifat aktiviti. Kesemua perkara ini perlu dibincang dan diputuskan dalam mesyuarat Jawatankuasa Induk. (a) OObjektif Pertandingan Objektif pertandingan perlulah dibincangkan dalam merancang hala tuju

kejohanan. Contohnya sekiranya objektif untuk mencungkil bakat dalam kalangan pelajar sekolah Muar. Penyertaan perlu daripada kalangan pelajar sekolah sekitar daerah Muar. Objektif menjadikan kejohanan olahraga yang hendak dianjurkan lebih berfokus.

(b) BBilangan Penyertaan Sebagai penganjur kita perlu menetapkan bilangan penyertaan yang

dikehendaki. Sekiranya bilangan penyertaan banyak diterima maka semakin banyak acara saringannya. Oleh yang demikian, masa kejohanan perlu dipanjangkan dan bilangan pegawai yang bertugas serta kos pengendalian juga turut ditambahkan. Namun penyertaan yang kurang akan menyebabkan acara yang dipertandingkan kurang mencabar dan hilang kemeriahannya.

(c) TTempoh Pertandingan Tempoh pertandingan perlu ditetapkan agar tidak terlalu pendek dan

terlalu padat. Acara yang terlalu padat akan menyebabkan pelajar tidak dapat menunjukkan prestasi sebenar atau baik dalam kejohanan kerana terlalu letih. Malah, tempoh pertandingan yang terlalu panjang pula akan melibatkan kos perbelanjaan yang tinggi.

7.2

1. Nyatakan tugas dan tanggungjawab Jawatankuasa Teknik pertandingan.

2. Dalam merancang kejohanan olahraga terdapat dua jenis

jawatankuasa yang perlu dibentuk. Nyatakan kedua-dua jawatankuasa tersebut.

3. Nyatakan tugas dan tanggungjawab Pengerusi Projek.

SEMAK KENDIRI 7.1


(d) PPeralatan dan Kemudahan Pihak penganjur juga perlu melihat kemampuannya dalam menyediakan

alatan atau kemudahan mengikut spesifikasi yang ditetapkan sebelum menganjurkan kejohanan olahraga. Sekiranya peralatan tidak mencukupi, pihak penganjur perlu memikirkan sama ada hendak membeli, menyewa atau meminjam peralatan. Begitu juga dengan kemudahan yang diperlukan di bawah kawalan pihak penganjur. Mereka perlu tahu sama ada ia mencukupi atau mereka terpaksa meminjam daripada luar.

Kesemua perkara di atas perlu dibincangkan dalam satu mesyuarat yang dihadiri oleh Jawatankuasa Induk

7.2.1 Mesyuarat Perancangan

Mesyuarat membawa makna aktiviti perundingan dalam membincang sesuatu isu yang tersurat dan tersirat bagi mencapai satu keputusan. Mesyuarat bertujuan untuk mengumpul idea dan menyatukan fikiran bagi membina keputusan. Mesyuarat perancang bagi kejohanan olahraga perlu diadakan bagi memastikan perjalanan sesuatu pertandingan acara olahraga dapat dilaksanakan dengan lancar. Bermula dengan mesyuarat Jawatankuasa Induk Tertinggi meluluskan sesuatu program itu dilaksanakan dan mengesahkan pelantikan Ahli Jawatankuasa Induk. Terdapat beberapa siri mesyuarat perancangan yang perlu diadakan dalam melaksanakan kejohanan olahraga. Kekerapan mesyuarat bergantung pada keupayaan ahli jawatankuasa menyelesaikan masalahnya. Antara contoh siri mesyuarat ialah:

(a) Mesyuarat pelantikan Jawatankuasa Perancangan menentukan dasar kejohanan olahraga dan pembinaan kertas kerja.

(b) Mesyuarat pemurnian kertas kerja.

(c) Mesyuarat pelantikan ahli jawatankuasa pelaksanaan program.

(d) Mesyuarat sebelum pelaksanaan program.

(e) Mesyuarat pendaftaran peserta.


7.2.2 Langkah Penting Sebelum Pelaksanaan Kejohanan

Terdapat beberapa langkah penting yang perlu diambil tindakan oleh Jawatankuasa Induk dalam merancang kejohanan olahraga: (a) LLangkah 1: Menetapkan Tarikh Pertandingan Untuk pertandingan di peringkat sekolah tarikh kejohanan olahraga telah

dimasukkan ke dalam takwim bagi mengelak pertindihan aktiviti. Bagi kejohanan olahraga peringkat daerah biasanya tarikh dimasukkan dalam takwim tahunan. Namun bagi kejohanan olahraga yang dirancang bukan di peringkat Majlis Sukan Sekolah-sekolah, penganjur perlu memikirkan untuk menetapkan masa yang sesuai. Untuk menetapkan tarikh yang sesuai faktor yang harus kita fikirkan ialah pastikan tarikh itu tidak bersamaan dengan pesta permainan lain. Selain daripada faktor persekitaran contohnya jika kejohanan ini melibatkan pelajar sekolah, pastikan tarikh itu tidak bersamaan atau berhampiran dengan peperiksaan besar. Faktor cuaca juga perlu diambil kira contohnya ketika bulan November, Disember dan Januari adalah dirasakan tidak sesuai untuk membuat acara sukan khususnya di negeri pantai timur Semenanjung Malaysia.

(b) LLangkah 2: Rujukan Pihak penganjur perlu merujuk kepada laporan post-mortem kejohanan

olahraga lepas. Dengan adanya laporan post-mortem ini kita boleh mempelajari faktor kekuatan dan kelemahan dalam kejohanan olahraga sebelum ini. Dengan mengkaji laporan post-mortem lepas cadangan penambahbaikkan kejohanan olahraga lepas dapat dilaksanakan. Selain daripada laporan post-mortem ini pihak penganjur juga perlu menyimpan dan mencari nombor telefon dan alamat persatuan atau individu yang selalu menghantar pasukan dalam kejohanan-kejohanan lepas dan pasukan yang dijangka berpotensi untuk mengambil bahagian buat kali pertama. Bagi peringkat Majlis Sukan Sekolah Daerah biasanya nombor telefon pengetua, guru besar, setiausaha sukan boleh didapati daripada setiausaha Majlis Sukan Sekolah-sekolah atau unit data di Pejabat Pendidikan Daerah.

(c) LLangkah 3: Menghubungi Pihak Pengurusan Pasukan Pihak penganjur perlu memaklumkan terlebih dahulu hasrat untuk

mengadakan kejohanan olahraga. Langkah ini bagi memudah dan melicinkan pengurusan latihan, pemilihan peserta pihak yang mengambil bahagian dalam kejohanan. Pihak penganjur boleh memberitahu hasrat ini dengan cara menelefon atau menghantar surat pemberitahuan. Untuk


kejohanan Majlis Sukan Sekolah-sekolah, biasanya sekolah-sekolah atau daerah telah menerima takwim di peringkat awal.

(d) Langkah 4: Menghubungi Individu atau Persatuan untuk Mendapatkan

Bantuan Pegawai Pihak penganjur perlu memaklumkan terlebih dahulu hasrat untuk

mengadakan kejohanan olahraga. Langkah ini bagi memudah dan melicinkan proses persediaan bagi pengurusan atau individu yang dilantik menjadi pegawai dalam kejohanan yang dianjurkan. Pihak penganjur boleh memberitahu hasrat ini dengan cara menelefon atau menghantar surat pemberitahuan.

� Langkah pertama sebelum menganjurkan kejohanan olahraga ialah

membentuk jawatankuasa dan memanggil mesyuarat perancangan. � Antara faktor perancangan dan persiapan awal yang perlu dilaksanakan oleh

Jawatankuasa Induk ialah memikirkan konsep, objektif kertas kerja kejohanan olahraga dan menyenaraikan segala keperluan urusan surat-menyurat ke pihak terlibat.

� Pengelola kejohanan olahraga perlu mengkaji sejarah pengelolaan kejohanan

terdahulu untuk dijadikan panduan dan teladan. � Dalam merancang kejohanan olahraga terdapat dua jawatankuasa yang perlu

dibentuk iaitu Jawatankuasa Induk dan Jawatankuasa Kecil.

1. Dalam merancang kejohanan olahraga terdapat beberapa perkara yang harus difikirkan dan diputuskan oleh Jawatankuasa Induk. Huraikan perkara-perkara tersebut.

2. Definisikan mesyuarat dengan ringkas. 3. Terdapat beberapa langkah penting yang perlu diambil tindakan

oleh Jawatankuasa Induk dalam merancang kejohanan olahraga. Nyatakan langkah-langkah tersebut.

4. Nyatakan tujuan mesyuarat diadakan.

SEMAK KENDIRI 7.2


� Tugas Jawatankuasa Induk ialah menyusun dan merancang serta menubuhkan Jawatankuasa Kecil bagi menguruskan perjalanan kejohanan yang dirancang.

� Ahli Jawatankuasa Pengelola biasanya akan menjadi Pengerusi Jawatankuasa

Kecil yang ditubuhkan. � Senarai tugas ini perlu dicetak dan diedarkan kepada semua jawatankuasa

supaya pegawai yang terlibat dapat memahami dengan tugas yang dipertanggungjawabkan kepada mereka.

� Langkah yang perlu dipertimbang dan dilaksanakan dengan teliti dalam

proses merancang kejohanan olahraga ialah objektif pertandingan, bilangan penyertaan, tempoh pertandingan, peralatan dan sifat aktiviti.

� Objektif pertandingan perlu dibincangkan dalam merancang hala tuju

kejohanan. � Tempoh pertandingan perlu ditetapkan agar tidak terlalu pendek yang

menyebabkan acara terlalu padat. � Pihak penganjur perlu melihat kemampuan mereka dalam menyediakan

alatan atau kemudahan mengikut spesifikasi yang ditetapkan sebelum menganjurkan kejohanan olahraga.

� Mesyuarat bermakna aktiviti perundingan dalam membincang sesuatu isu

yang tersurat dan tersirat bagi mencapai satu keputusan. � Mesyuarat bertujuan untuk mengumpul idea dan menyatukan fikiran bagi

membina keputusan.


Bendahari

Jawatankuasa Pengangkutan

Jawatankuasa Sambutan

Jawatankuasa Teknik Pertandingan

Jawatankuasa Alatan

Jawatankuasa Atur cara

Jawatankuasa Audio dan Visual

Jawatankuasa Bantu Mula

Jawatankuasa Buku Program

Jawatankuasa Disiplin dan Keselamatan

Jawatankuasa Fotografi

Jawatankuasa Hadiah dan Cenderamata

Jawatankuasa Hiasan Astaka

Jawatankuasa induk

Jawatankuasa Jamuan/Makanan

Jawatankuasa Jemputan

Jawatankuasa Kebersihan

Jawatankuasa kecil

Jawatankuasa Kewangan

Jawatankuasa Khemah Peserta

Jawatankuasa Pendaftaran dan Peserta

Jawatankuasa Pengacaraan

Jawatankuasa Penginapan

Jawatankuasa Perbarisan

Jawatankuasa Persembahan

Jawatankuasa Persiapan/Keceriaan

Jawatankuasa Promosi/Publisiti

Jawatankuasa Protokol

Jawatankuasa Teknik Kepegawaian

Jawatankuasa Teknikal Alatan

Jawatankuasa tugas-tugas khas

Kejohanan olahraga

Laporan post-mortem

Mesyuarat perancang

Objektif pertandingan

Pengarah

Pengerusi Projek

Perancangan kejohanan

Post-mortem

Setiausaha

Timbalan Pengarah

Timbalan Setiausaha

Urus setia


Bennet, D. (1992). Sports facts athletic sports. London: Franklin Watts.

Clarke, R., & Boyle, R. (1978). Successful track and field. Iowa, (IA): Walliam C. Brown.

Kesatuan Olahraga Amatur Malaysia. (2003). Undang-undang kejohanan olahraga 3.

Mohd Salleh Aman. (2006). Pengurusan sukan aplikasinya di Malaysia. Kuala Lumpur: Penerbit UM

Ten, H. (1996). Manual olahraga. Kuala Lumpur: Junjuara.

Teng, B. T. (1994). Gerko: Panduan pengajaran olahraga. Shah Alam: Fajar Bakti

Wee, E. H. (2002). Panduan pengajaran olahraga: Kepegawaian dan kejurulatihan. Karisma.

topik 7 perancangan pengurusan kejohanan olahraga

Documents