tatacara perakaunan peruntukan khas...

PERUNTUKAN KHAS

SEKOLAH KLUSTER

KECEMERLANGAN, KPM

OBJEKTIF

Memberi kefahaman kepada sekolah berkaitantatacara mengakaunkan Peruntukan KhasSekolah Kluster Kecemerlangan (SKK), KPM.

Membantu sekolah meningkatkankecemerlangan pengurusan kewangan danperakaunan Kumpulan Wang Sekolah.

Latar Belakang

Peruntukan dan Perbelanjaan

Agihan Peruntukan

Terimaan dan Bayaran

Perolehan

Pelaksanaan Program SKK

Penyelenggaraan Buku Tunai dan Akaun Subsidiari

Pindah Peruntukan

Baki/Lebihan Peruntukan

Penyediaan Laporan Prestasi

KANDUNGAN

SKK ditakrifkan sebagai sekolah yang

cemerlang dalam kelompoknya yang dapat

melahirkan murid yang holistik dalam aspek

akademik, kokurikulum, sahsiah serta

penampilan diri. Sekolah ini juga mempunyai

kebitaraan (niche area) yang menggambarkan

watak sekolah.

LATAR BELAKANG

Bagi tujuan mencapai matlamat kecemerlangan

sekolah, Kerajaan telah meluluskan Peruntukan

Khas SKK bagi membiayai aktiviti kebitaraan

akademik dan kebitaraan kokurikulum untuk

dibangunkan menjadi watak sekolah.

Seterusnya melonjakkan kebitaraan tersebut

sehingga mencapai ke peringkat antarabangsa.

LATAR BELAKANG (Samb.)

Perbendaharaan telah meluluskan Peruntukan

Khas SKK berdasarkan kepada kewangan

semasa. Peruntukan Khas ini diturunkan kepada

SKK di bawah Objek Sebagai (OS) 42000 –

Pemberian Dalam Negeri bagi tujuan memberi

kelonggaran dan kemudahan menguruskan

perbelanjaan.

PERUNTUKAN DAN PERBELANJAAN

Peruntukan Khas ini boleh digunakan bagi

membiayai program/aktiviti kebitaraan sekolah

seperti berikut:

i. Aktiviti/Jurulatih/Perkembangan Staf

ii. Harta Modal/Inventori

iii. Ubahsuai/Penyelenggaraan

iv. Program Antarabangsa

PERUNTUKAN DAN PERBELANJAAN (Samb.)

Peruntukan Khas Kluster di bawah OS42000 akandikreditkan terus ke akaun bank Kumpulan Wang Kerajaan (KWK) sekolah masing-masing melaluiElectronic Fund Transfer (EFT) oleh BPSBPSK.

Aktiviti kebitaraan dan perbelanjaan hanya bolehdilaksanakan bermula dari tarikh peruntukan dikreditke dalam akaun bank KWK sekolah masing-masingbagi mengelak perbelanjaan tanpa peruntukan.

Keperluan peruntukan lain yang bukan berkaitanSKK adalah kekal di bawah Ketua PTJ masing-masing.

PERUNTUKAN DAN PERBELANJAAN (Samb.)

AGIHAN PERUNTUKAN

Sekolah Kluster Kecemerlangan akan menerima

Peruntukan Khas berdasarkan klasifikasi berikut:

Klasifikasi Peruntukan

i. Aktiviti/Jurulatih/Perkembangan Staf

ii. Harta Modal/Inventori

iii. Ubahsuai/Penyelenggaraan

iv. Program Antarabangsa

Resit Rasmi Pejabat (RP.01) – dikeluarkan atas nama“Pengarah Bahagian Pengurusan Sekolah BerasramaPenuh dan Sekolah Kecemerlangan” dan ditandatanganioleh PGB atau pegawai lain yang diberi kuasamenandatangani resit tersebut. Resit hendaklah diserahkankepada BPSBPSK untuk tujuan rekod.

Terimaan hendaklah dicatat pada Resit Rasmi Pejabatsebagai “Peruntukan Khas – Sekolah KlusterKecemerlangan”

Terimaan melalui EFT – Tarikh resit adalah mengikut tarikhPenyata Bank diterima. Terimaan melalui cek - tarikhhendaklah mengikut tarikh cek diterima.

TERIMAAN

Pastikan tiada caj bank dikenakan terhadaptransaksi ini.

Diakaunkan ke Buku Tunai KWK di bawah lajurPelbagai dan menyelenggara empat (4) Akaun Subsidiari berdasar kepadaperuntukan telah dimasukkan ke akaun bank KWK sekolah.

TERIMAAN (Samb.)

Setiap Resit Rasmi Pejabat yang dikeluarkan termasuk yang dibatalkan hendaklah direkod dalam Buku Tunai pada hari yang sama.

Pengeluaran Resit Rasmi Pejabat (RP01) hendaklah dikendalikan oleh dua orang pegawai. Pegawai yang diberi kebenaran menerima wang hendaklah menulis resit dengan menggunakan karbon dua muka dan ditandatangan oleh pegawai lain.

TERIMAAN (Samb.)

SMK ABC

2011

Pengarah Bahagian Pengurusan Sekolah Berasrama Penuh dan Sekolah Kecemerlangan

Peruntukan Khas - SBT 500,000 00

500,000 00

Lima ratus ribu sahaja

1070111233222

8/4/2011 Hasanah

CONTOH RESIT PEJABAT (RP01)

Pengurus Sekolah perlu memastikan pembayaran dibuat mengikut Arahan Perbendaharaan, Surat Pekeliling Perbendaharaan dan Peraturan Kewangan yang sedang berkuatkuasa.

- Memastikan semua perbelanjaan yang dilakukan

tidak melebihi peruntukan yang diluluskan; dan

- Mengakaunkan semua perbelanjaan mengikut

Butiran Perbelanjaan yang ditetapkan.

BAYARAN

Baucar bayaran bernilai kurang RM10,000 hendaklah diperakukan oleh dua (2) orang pegawai yang diberi kuasa:

i) Perakuan I (Ketua Pemb. Tadbir/Guru Pen. Kanan)

- penyemak dan pengesah

ii) Perakuan II (Pengurus Sekolah)

- pelulus

BAYARAN

Baucar bayaran bernilai RM10,000 dan ke atas hendaklah diperakukan oleh tiga (3) orang pegawai yang diberi kuasa:

i) Perakuan I (Ketua Pemb Tadbir/Guru Pen. Kanan)

- penyemak dan pengesah

ii) Perakuan II (Guru Penolong Kanan)

iii) Perakuan III (Pengurus Sekolah) - pelulus

BAYARAN

Setiap baucar bayaran mestilah disertakan dengan dokumen sokongan yang asal iaitu bil/invois, pesanan sekolah, nota minta atau satu penyataan yang telah diperakui seperti kertas kerja terperinci dan satu salinan photostat cek bayaran.

Bayaran tidak boleh dibuat atas nama pegawai kerajaan kecuali berkenaan dengan gaji, pendahuluan dan pinjaman atau tuntutan persendirian yang lain (AP 99(b).

BAYARAN

PEROLEHAN BEKALAN/PERKHIDMATAN/KERJA

Semua Perolehan hendaklah mematuhi peraturan perolehan

kerajaan yang berkuatkuasa samada perolehan secara

terus, sebutharga atau tender.

Garis Panduan Perolehan yang dikeluarkan oleh Bahagian

Perolehan dan Pengurusan Aset (BPPA) hendaklah

digunapakai bagi semua perolehan.

.

PEROLEHAN BEKALAN/PERKHIDMATAN/KERJA (Samb.)

Perolehan Bekalan/Perkhidmatan yang melebihi RM 500,000 akan

diuruskan oleh BPPA. Perolehan Kerja melebihi RM 500,000 akan

diuruskan oleh Bahagian Pembangunan (BP).

Permohonan perolehan harta modal bukan ICT hendaklah

dikemukakan terus kepada Bahagian Perolehan dan Pengurusan

Aset (BPPA) untuk kelulusan Pegawai Pengawal.

PEROLEHAN BEKALAN/PERKHIDMATAN/KERJA (Samb.)

Permohonan perolehan harta modal ICT hendaklah dikemukakan

kepada Jawatankuasa Pemandu ICT (JPICT-JPN) untuk kelulusan

teknikal. Selepas mendapat kelulusan teknikal, barulah dihantar ke

Unit Perolehan Aset, BPSBPSK untuk diselaraskan.

Seterusnya BPSBPSK akan mengemukakan kelulusan JPICT yang

diperolehi kepada Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset (BPPA)

untuk kelulusan Pegawai Pengawal.

CARTA ALIR PERMOHONAN

HARTA MODAL ICT (samb)

MOHON KELULUSAN TEKNIKAL JPICT/JPN

LULUS. MAJUKAN KEPADA UNIT PEROLEHAN ASET

BPSBPSK

BPSBPSK AKAN SELARASKAN UNTUK KELULUSAN PEGAWAI

PENGAWAL

Perolehan Kerja/Harta Modal ICT dan bukan ICT yang

menggunakan Peruntukan Khas SKK dikecualikan

daripada mendapat kelulusan Ketua Pusat

Tanggungjawab masing-masing dan tidak terikat dengan

had amaun RM10,000 bagi setiap item seperti yang

dinyatakan di dalam TPKPKWS (Bab 6 – Perolehan).

Sebarang pengecualian hendaklah dipohon terus

kepada BPPA atau BPM untuk tujuan kelulusan.

PEROLEHAN KERJA/HARTA MODAL

ICT/BUKAN ICT

Mematuhi peraturan perolehan kerajaan sedia ada –(Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil 5 Tahun 2009 bertarikh 24 Februari 2009).

Perolehan kurang RM 20,000 – Pembelian Terus.

Perolehan RM 20,000 hingga RM 500,000 – SebutHarga.

Perolehan melebihi RM 500,000 – Tender.

PEROLEHAN BEKALAN/PERKHIDMATAN

Setiap perolehan hendaklah menggunakan Pesanan Sekolah (DKS 005) terus kepada pembekal.

Hanya Pengurus Sekolah sahaja boleh menandatangan Pesanan Sekolah.

Borang Pesanan Sekolah hendaklah diisi dalam 3 salinan. Salinan Asal (Kuning) dan salinan kedua (merah jambu) diserah kepada pembekal. Salinan ketiga ditinggalkan dalam buku pesanan sekolah untuk rujuan dan pengauditan.


Salinan asal hendaklah dikembalikan kepada sekolah apabila bekalan/perkhidmatan dibekalkan dengan sempurna untuk tujuan bayaran.

Pengurus Sekolah hendaklah memastikan perakuan mengenai mutu daripada pembekal dipenuhi dalam ruang salinan asal yang dikembalikan dengan tandatangan dan cop pembekal serta ditarikhkan.


Pengurus Sekolah hendaklah memastikan pegawai memperakui barang-barang yang dipesan telah diterima. Barang-barang yang diterima hendaklah didaftarkan dan disimpan melainkan barang untuk kegunaan terus seperti bahan mentah masakan.

Sebagai kawalan dalaman Pengurus Sekolah tidak dibenarkan memperakui penerimaan barang-barang dalam pesanan sekolah.

Sekiranya senarai barang yang dipesan melebihi ruangan dalam borang pesanan, lampiran berasingan boleh digunakan dengan diperakukan oleh Pengurus Sekolah.


Perbelanjaan bertugas rasmi luar negara hendaklahmenggunakan peruntukan yang diluluskan di bawahklasifikasi Program Antarabangsa.

Permohonan bagi bertugas rasmi ke lyar negarahendaklah dikemukakan kepada Pengarah BPSBPSK untuk disemak dan disokong selewat-lewatnya 60 harisebelum tarikh perjalanan. Permohonan yang telahlengkap akan dihantar Bahagian Kewangan bagikelulusan Pegawai Pengawal.

BERTUGAS RASMI KE LUAR NEGARA

Bayaran berkaitan Jurulatih/Konsultan/Fasilitator darikalangan pegawai awam/pegawai swasta/syarikatswasta dan pesara kerajaan adalah tertakluk kepadaperkara berikut:

i) PP Bil 2 Tahun 2005 (Peraturan Mengenai Kadar-

Kadar Dan Syarat-syarat Bayaran Sagu Hati

Kepada Pensyarah/Penceramah dan Fasilitator

Sambilan).

BAYARAN ELAUN JURULATIH/

KONSULTAN/PENCERAMAH/FASILITATOR

ii) SPP Bil 19 Tahun 2002 (Tatacara Perolehan

Perkhidmatan Pengendalian Kursus dan Latihan)

iii) SPK Bil 12 Tahun 2008 (Pelaksanaan Kadar

Bayaran Jurulatih Kebitaraan (Niche Area) Bagi

Sekolah Kecemerlangan, KPM.



(Samb,)

Pengurus Sekolah hendaklah menghantarpermohonan yang lengkap beserta dokumen-dokumen seperti Senarai Semak kepada BPSBPSKsekurang-kurangnya 40 hari sebelum tarikhpelaksanaan program.

Sebarang pengecualian daripada peraturan yangtelah ditetapkan hendaklah mendapat kelulusanPegawai Pengawal atau Perbendaharaan Malaysiamelalui Bahagian Kewangan, KPM.



Semua Terimaan dan Bayaran hendaklah diakaunkan ke dalam Buku Tunai Kumpulan Wang Kerajaan (KWK) di bawah lajur ‘Pelbagai.’

Menyelenggara Akaun Subsidiari bagi setiap Klasifikasi Peruntukan.

PENYELENGGARAAN BUKU

TUNAI KWK

Akaun Subsidiari

Peruntukan

di Buku Tunai

Akaun Subsidiari

(Klasifikasi peruntukan-

Bidang Kebitaraan)

Pelbagai

Aktiviti/Jurulatih/Perkembangan Staf –

(Kebitaraan Matematik)

Harta Modal/Inventori –


Ubahsuai/Penyelenggaraan -


Program Antarabangsa –


Rekod urusniaga dengan tepat menggunakan dakwat kekal.

Catatan mestilah berturutan mengikut tarikh urusniaga.

Catatan urusniaga tidak boleh berselang baris.

Kesilapan catatan tidak boleh dipadam/ ditampal.

TATACARA PENYELENGGARAAN

BUKU TUNAI & AKAUN SUBSIDIARI

Sentiasa dikemaskini sebaik sahaja berlaku urusniaga. Catatan terimaan mengikut turutan tarikh resit. Catatan bayaran berdasarkan baucar bayaran disedia dan nombor cek dicatatkan sebaik sahaja cek dikeluarkan.

Pengurus Sekolah hendaklah mengesahkan setiap urusniaga dengan menurunkan tandatangan ringkas pada ruangan tandatangan ringkas.

PENYELENGGARAAN BUKU TUNAI

& AKAUN SUBSIDIARI (Samb.)

Catatan dalam Buku Tunai hendaklah dibuat dengan cermat dan berhati-hati. Sebarang kesilapan, catatan yang salah tidak boleh dipadam/dipinda tetapi hendaklah dipotong dengan satu garisan dan catatan yang betul ditulis semula dibahagian atas angka dan ditandatangan ringkas oleh Pengurus Sekolah.

Sekiranya catatan memerlukan lebih dari satu muka surat, jumlahkan semua terimaan dan bayaran dan pindahkan ke muka surat berikutnya.



Pada akhir setiap bulan Buku Tunai hendaklah diimbangkan tanpa menunggu penyata bank. Baki akhir bulan berkenaan akan menjadi baki awal bagi bulan berikutnya.

Buku Tunai yang telah diimbang perlu ditandatangan beserta tarikh oleh penyedia dan pengesah.

Catatan di Buku Tunai dan Akaun Subsidiari akan diguna untuk Penyediaan Penyata Akaun Tahunan Sekolah.



Semua transaksi hendaklah menggunakan dokumen kewangan seperti yang ditetapkan dalam Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (TPKPKWS) dan juga arahan penggunaan dokumen kewangan baru seperti surat arahan KP.AK.SEK/500-5/1/JLD 1(20) bertarikh 28 Julai 2010.

Semua rekod dan daftar yang ditetapkan dalam TPKPKWS hendaklah disenggara dan dikemas kini dengan sempurna.

DOKUMEN KEWANGAN

PINDAH PERUNTUKAN

Semua perbelanjaan hendaklah mengikut permohonan asal yangtelah diluluskan oleh Panel Penilai.

Jika keadaan amat memerlukan, SKK dibenarkan untuk membuatperuntukan antara klasifikasi peruntukan dengan mengisi borangPindah Peruntukan.

Borang Pindah Peruntukan (Lampiran A) hendaklah dikemukakanbersama dokumen sokongan untuk kelulusan Pengarah BPSBPSK.

PINDAH PERUNTUKAN

Tindakan sebelum pindah peruntukan;

i. Kemaskini buku tunai dan semua rekod subsidiari.

i. Pastikan baki butiran yang hendak dikurangkanmencukupi bagi membiayai perbelanjaan sehinggahujung tahun.

Peruntukan yang diluluskan hendaklah digunakan dalam tahun semasa.

Sekiranya terdapat baki peruntukan, jumlah tersebut dibenarkan untuk dibawa ke tahun berikutnya.

Kelulusan peruntukan tahun semasa adalah peruntukan tahun semasa ditolak baki tahun sebelumnya.

BAKI/LEBIHAN PERUNTUKAN

SKK hendaklah menghantar Laporan Prestasi Perbelanjaan Bulanankepada BPSBPSK untuk diselaraskan sebelum 10hb bulan berikutnya.

LAPORAN PRESTASI

PERBELANJAAN BULANAN

MULAI TAHUN 2018, SKK TIDAK

PERLU LAGI MENGHANTAR LAPORAN

PRESTASI PERBELANJAAN BULANAN

KE BPSBPSK

Semua urusniaga mestilah menggunakan dokumen kewangan seperti yang ditetapkan dalam Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan KWS.

Semua rekod dan daftar yang ditetapkan dalam TPKPKWS hendaklah disenggara dan dikemas kini dengan sempurna.

Semua dokumen hendaklah disimpan selamat bagi tujuan pengauditan oleh Bahagian Audit Sekolah.

Bahagian BPSBPSK, Bahagian Kewangan dan Bahagian Akaun KPM akan membuat pemantauan dari masa kesemasa.

PENUTUP

SEKIAN TERIMA KASIH…

tatacara perakaunan peruntukan khas...

Documents