TATA ADMINISTRASI DAN ACARA DALAM PELAKSANAAN KEGIATAN FORMAL DI KOMISARIAT, KOORDINATOR KOMISARIAT DAN LPP

1. PELAKSANAAN PELANTIKAN PENGURUS KOMISARIAT/KORKOM/LPP

A. Kelengkapan Administrasi 1. Surat Pengantar (ditandatangani Pengurus Demisioner dengan disertai stempel dan

ditujukan kepada Ketua Umum HMI Cabang Malang U.P. Kabid PAO). 2. Surat Permohonan SK/Pengesahan (ditandatangani Formatur terpilih dengan tidak

disertai stempel dan ditujukan pada Ketua Umum HMI Cabang Malang U.P. Kabid. PAO)

3. Surat Permohonan Pelantikan (ditandatangani Formatuer terpilih dengan tidak disertai stempel dan ditujukan pada Ketua Umum HMI Cabang Malang)

4. Surat Keputusan Formatuer dan Mide Formatuer tentang susunan personalia pengurus komisariat (ditandatangani Formatuer dan Mide Formatuer dengan tidak disertai stempel)

5. Hasil ketetapan-ketetapan RAK/MUSKOM yang ditandatangani presidium sidang, terdiri dari: a. Agenda acara dan Tata tertib RAK/MUSKOM b. Presidium/pimpinan Sidang RAK/MUSKOM c. Pengesahan laporan pertanggungjawaban pengurus dan pernyataan demisioner d. Hasil-hasil sidang komisi (internal, eksternal dan rekomendasi) e. Tata tertib pemilihan Ketua Umum/Formateur dan Mide Formateur f. Ketua Umum/Formateur dan Mide Formateur g. Nama-nama anggota Majelis Pengawas dan Konsultasi Pengurus Komisariat

(MPKPK) 6. Curriculum Vitae (biodata) dan surat pernyataan kesediaan untuk menjadi pengurus

Komisariat/ Korkom.

B. Susunan Acara Pelantikan 1. Pembukaan 2. Pembacaan Ayat Suci Al Quran 3. Menyanyikan lagu Indonesia Raya, Hymne HMI dan Mars KOHATI 4. Pelantikan Pengurus 5. Serah terima jabatan 6. Laporan Ketua panitia (apabila dalam kegiatan tersebut menggunakan kepanitiaan) 7. Sambutan-sambutan:

a. Ketua Umum Demisoner HMI Cabang Malang Komisariat .... b. Ketua Umum HMI Cabang Malang Komisariat .... c. Ketua Umum HMI Cabang Malang Koordinator Komisariat .... d. Ketua Umum HMI Cabang Malang.

8. Doa dan Penutup

Keterangan: Selambat-lambatnya 15 (lima belas) hari setelah pelaksanaan Muskom/RAK kepengurusan baru

harus sudah terbentuk dan dilantik oleh Pengurus HMI Cabang Malang. Seluruh kelengkapan adminisitrasi dikirimkan ke kantor Cabang paling lambat 3 (tiga) hari sebelum

pelaksanaan Pelantikan Pengurus dilaksanakan. Bila ada stadium general pada acara pelantikan, maka dilaksanakan setelah acara pembukaan

selesai. Ketika kelengkapan administrasi kurang dan terlambat dikirimkan ke Cabang sesuai dengan jangka

waktu yang telah ditetapkan maka pelaksanaan pelantikan harus diundurkan.

2. PELAKSANAAN LATIHAN KADER I (BASIC TRAINING)/LAKSUS LPP

A. Kelengkapan Administrasi 1. Surat Pemberitahuan (ditujukan kepada Ketua Umum HMI Cabang Malang) 2. Surat Permohonan Membuka Acara (ditujukan kepada Ketua Umum HMI Cabang

Malang) 3. Surat Permohonan Pelantikan (ditujukan kepada Ketua Umum HMI Cabang

Malang) 4. Surat Permohonan Menutup Acara (ditujukan kepada Ketua Umum HMI Cabang

Malang) 5. Surat Permohonan MOT/Pengelola Pelatihan (ditujukan kepada Ketua BPL HMI

Cabang Malang)

B. Susunan Acara Pembukaan Latihan Kader I/Laksus LPP

1. Pembukaan 2. Pembacaan Ayat Suci Al Quran 3. Menyanyikan lagu Indonesia Raya, Hymne HMI dan Mars KOHATI 4. Laporan Ketua Panitia 5. Sambutan-sambutan:

a. Ketua Umum HMI Cabang Malang Komisariat ..... b. Ketua Umum HMI Cabang Malang Koordinator Komisariat .... c. Ketua Umum HMI Cabang Malang (sekaligus membuka kegiatan)

6. Penyerahan berkas acara Pelatihan dari SC ke MOT 7. Doa dan Penutup

Penutupan Latihan Kader I/Laksus LPP

1. Pembukaan 2. Pembacaan Ayat Suci Al Quran 3. Menyanyikan lagu Indonesia Raya, Hymne HMI dan Mars KOHATI 4. Pembacaan SK Kelulusan Peserta LK I oleh MOT 5. Pembacaan Ikrar Pelantikan 6. Penyerahan berkas acara Pelatihan dari MOT ke SC 7. Laporan Ketua Panitia 8. Sambutan-sambutan:

a. Ketua Umum HMI Cabang Malang Komisariat ..... b. Ketua Umum HMI Cabang Malang Koordinator Komisariat .... c. Ketua Umum HMI Cabang Malang (sekaligus menutup kegiatan)

9. Doa dan Penutup

C. Sertifikat Untuk pengajuan sertifikat LK atau sertifikat Laksus berlaku ketentuan seperti dibawah ini: 1. Menyertakan surat pengajuan pengesahan sertifikat (ditandatangani oleh Pengurus

Komisariat/LPP dan ditujukan kepada Ketua Umum HMI Cabang Malang). 2. Batas waktu pengajuan sertifikat maksimal 1 (satu) bulan pasca pelaksanaan

kegiatan. 3. Sertifikat ditandatangani oleh Ketua Pelaksana, Ketua Umum Komisariat/Direktur LPP

dan Ketua Umum HMI Cabang Malang. Keterangan: Seluruh kelengkapan administrasi dikirimkan ke kantor HMI Cabang Malang selambat-lambatnya 3 (tiga)

hari sebelum pelaksanaan LK I (Basic Training), serta dilampirkan agenda acara.

Surat permohonan MOT/Pengelola Pelatihan yang ditujukan kepada Ketua BPL disertai dengan SK Komisariat tentang Penetapan Panitia (OC) dan dikirimkan selambat-lambatnya 2 (dua) minggu sebelum pelaksanaan kegiatan.

Bila ada stadium general pada acara LK I, maka dilaksanakan setelah acara pembukaan selesai.

3. PELAKSANAAN MUSYKOM/RAK/MUSLEM

A. Kelengkapan Administrasi

1. Surat Pemberitahuan (ditujukan kepada Ketua Umum HMI Cabang Malang). 2. Surat Permohonan Membuka Acara (ditujukan kepada Ketua Umum HMI Cabang

Malang). 3. Surat Permohonan Menutup Acara (ditujukan kepada Ketua Umum HMI Cabang

Malang).

B. Susunan Acara MUSYKOM/RAK/MUSLEM Pembukaan

1. Pembukaan 2. Pembacaan Ayat Suci Al Quran 3. Menyanyikan lagu Indonesia Raya, Hymne HMI dan Mars KOHATI 4. Laporan Ketua panitia 5. Sambutan-sambutan:

a. Ketua Umum HMI Cabang Malang Komisariat .... b. Ketua Umum HMI Cabang Malang Koordinator Komisariat .... c. Ketua Umum HMI Cabang Malang (sekaligus membuka kegiatan).

6. Doa dan Penutup.

Penutupan 1. Pembukaan 2. Pembacaan Ayat Suci Al Quran 3. Menyanyikan lagu Indonesia Raya, Hymne HMI dan Mars KOHATI 4. Laporan Ketua panitia 5. Sambutan-sambutan:

a. Ketua Umum Demisioner HMI Cabang Malang Komisariat .... b. Ketua Umum HMI Cabang Malang Komisariat .... c. Ketua Umum HMI Cabang Malang Koordinator Komisariat .... d. Ketua Umum HMI Cabang Malang (sekaligus menutup kegiatan).

6. Doa dan Penutup. Keterangan: Seluruh kelengkapan admisitrasi dikirimkan ke kantor HMI Cabang Malang selambat-lambatnya 2 (dua) hari

sebelum acara dilaksanakan serta dilampirkan agenda acara. Bila ada stadium general pada acara MUSYKOM/RAK, maka dilaksanakan setelah acara pembukaan selesai.

HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN

1. Tempat/Gedung Pemilihan gedung/tempat pelaksanaan acara sangat bergantung pada jenis acara yang akan dilaksanakan, karena ini berhubungan dengan layout, pengaturan kursi serta dekorasi ruangan sehingga akan berdampak pada efektivitas pelaksanaan kegiatan. Untuk memaksimalkan kegiatan, maka tempat pelatihan hendaknya memakai tempat duduk/kursi (tidak lesehan).

2. Pengatur Acara/Master of Ceremony (MC) dan Pengisi Acara Kesuksesan setiap acara formal maupun nonformal ditentukan oleh pengatur acara (MC) yang

memandu berjalannya acara tersebut, maka dari itu pemahaman MC terhadap acara yang sedang berlangsung mutlak untuk diketahui. Hendaknya pengurus lewat bidang administrasi kesekretariatan (sekretaris umum) melakukan briefing memberikan pemahaman terlebih dahulu kepada MC ataupun pengisi acara yang lainnya sehingga ketika pelaksanaan bisa berlangsung dengan lancar dan khidmat.

Pembaca Ayat Suci Al Quran hendaknya dibarengi oleh pembaca terjemah (saritilawah) serta

menyesuaikan antara kegiatan yang berlangsung dan tema kegiatan dengan Ayat yang dibaca, sehingga ada sinkronisasi antara teks yang dibaca dengan konteks kegiatan yang dilaksanakan.

Dirigen yang memimpin lagu Indonesia Raya dan Hymne HMI dan Mars Kohati harus hafal lagu dan hymne yang dibawakan serta mampu mengatur dengan baik ritme nada dan intonasinya sehingga tercipta orkestrasi yang tepat dan khidmat. Posisi dirigen juga hendaknya berada pada tempat yang mampu dilihat oleh semua audiens/hadirin.

3. Sambutan Dalam menyusun manual acara hendaknya memperhatikan penempatan orang yang akan memberikan sambutan. Dalam setiap acara urutan memberikan sambutan dimulai dari posisi struktur yang paling bawah sampah keatas. Misal: Sambutan Ketua Umum Komisariat Sambutan Ketua Umum Koordinator Komisariat Sambutan Ketua Umum Cabang s/d Sambutan Ketua Umum PB Dalam hal ketika sebuah kegiatan ada kepanitiaan, maka ketua panitia tidak memberikan sambutan tetapi melaporkan kegiatan yang sedang atau akan dilaksanakan.

4. Sapaan Ketika memberikan sapaan maka penyebutan dimulai dari posisi yang paling tinggi sampai paling bawah secara struktural. Misal: Kepada yang terhormat Ketua Umum HMI Cabang Malang, kepada yang terhormat Ketua Umum HMI Korkom UMM (sampai terus kepada struktur yang paling rendah). Misal: Kepada yang terhormat Wali Kota Malang, kepada yang terhormat Ketua Umum HMI Cabang Malang, kepada yang terhormat Ketua Umum Korkom di lingkungan HMI Cabang Malang (sampai terus kepada struktur yang paling rendah).

5. Penempatan Atribut Organisasi Penempatan bendera merah putih dan bendera HMI hendaklah sesuai dengan aturan konstitusional

yang berlaku. Untuk bendera merah putih diletakan di sebelah kanan dan bendera HMI diletakan di sebelah kiri.

Dalam setiap agenda-agenda formal hendaklah atribut organisasi (bendera, muts dan gordon) menjadi bagian yang harus ada dalam pelaksanaannya.