MANUAL eLETTER v1.0

MANUAL PENGGUNA

SISTEM PENGURUSAN SURAT-MENYURAT (eLETTERS)

UNIVERSITI MALAYSIA PAHANG

Pejabat Naib Canselor Jabatan Pendaftar

Pusat Teknologi Maklumat & Komunikasi PTMK

OGOS 2009

MANUAL eLETTER v1.0

1.0 MENGAKSES SISTEM

Semua staf yang telah dipilih oleh Ketua Jabatan diberikan Kata

Nama dan Kata Laluan untuk mengakses eLetters. Maklumat asas

akan digunakan bagi tujuan pendaftaran dan pengesahan seperti

Rajah 1.

Rajah 1

Berikut merupakan maklumat yang dapat diakses melalui aplikasi

ini:

Senarai Surat Masuk Senarai surat masuk mengikut PTJ

Senarai Surat Keluar Senarai surat keluar mengikut PTJ

Daftar Surat Masuk Daftar masuk bagi semua yang

diterima

Daftar Surat Keluar Daftar keluar bagi semua yang

dihantar

Laporan Statistik secara data berjadual dan

graf mengikut bulan/tahun

Carian Carian rekod surat

MANUAL eLETTER v1.0

Aplikasi eLetter dapat diakses melalui

http://apps-cfm.ump.edu.my/eletter seperti Rajah 2.

Rajah 2

Pengguna perlu login menggunakan Kata Nama dan Kata

Laluan yang diberikan bagi log masuk seperti Rajah 3.

Rajah 3

Masukkan

Kata Nama dan

Kata Laluan

MANUAL eLETTER v1.0

Kata laluan yang diberikan perlu ditukar sebaik sahaja kali pertama

mengakses sistem seperti Rajah 4. Pengguna adalah

bertanggungjawab untuk memastikan kerahsiaan dan

keselamatan Kata Nama dan Kata Laluan sepanjang masa

bagi mengelakkan penyalahgunaan.

Rajah 4

Klik Link

Tukar Kata

Laluan

Masukkan Kata

Laluan Baru

MANUAL eLETTER v1.0

Skrin seperti Rajah 5 dipaparkan setelah berjaya mengakses sistem.

Rajah 5

2.0 SENARAI SURAT MASUK/KELUAR

Senarai surat berfungsi untuk memaparkan keseluruhan surat yang diterima oleh PTJ berkenaan. Status bagi setiap surat terdiri daripada:

• Semakan Ketua Jabatan • Edaran • Simpanan Pejabat • Belum Ambil Tindakan • Telah Ambil Tindakan • Surat Dihantar • Surat Masuk • Surat Keluar

2.1 Semakan Ketua Jabatan

) Semakan Ketua Jabatan bermaksud surat tersebut

berada dalam semakan/perhatian Ketua Jabatan

dan belum dicatat apa-apa tindakan yang perlu

dibuat.

2.2 Edaran

) Edaran bermaksud surat tersebut telah diambil

tindakan dan telah dibuat edaran sama ada

MANUAL eLETTER v1.0

edaran secara staf dalaman atau lain-lain PTJ

yang berkenaan.

2.3 Simpanan Pejabat

) Simpanan Pejabat bermaksud surat tersebut telah

dimasukkan ke dalam fail simpanan setelah proses

tindakan diambil

2.4 Belum Ambil Tindakan

) Belum Ambil Tindakan bermaksud surat yang

dihantar kepada individu atau PTJ berkaitan,

namun tindakan belum lagi dibuat/dilaksanakan.

2.5 Telah Ambil Tindakan

) Telah Ambil Tindakan bermaksud surat yang

dihantar kepada individu atau PTJ berkaitan dan

tindakan telah dibuat/dilaksanakan.

2.6 Telah Dihantar

) Telah Dihantar bermaksud surat tersebut telah

dihantar sama ada secara faks, memo, emel dan

sebagainya.

2.7 Surat Masuk

) Surat masuk bermaksud surat tersebut diterima

daripada individu, lain-lain PTJ, agensi luar dan

sebagainya dan direkodkan status surat masuk.

2.8 Surat Keluar

) Surat keluar bermaksud surat tersebut dikeluarkan kepada individu, PTJ lain, agensi dan sebagainya.

**Bagi PTJ yang menerima surat berkenaan, ianya

akan direkod sebagai surat masuk.

MANUAL eLETTER v1.0

3.0 PENDAFTARAN SURAT MASUK/SURAT KELUAR

� Surat Masuk

Maklumat yang diperlukan dalam Proses Pendaftaran

Surat Masuk adalah seperti berikut:

• Tajuk/Perkara

• Daripada

• Keterangan Ringkas

• Catatan

• No. Fail/Rujukan

• Tarikh Terima (dd/mm/yyyy)

• Fail Berkaitan

• Tarikh Difailkan (dd/mm/yyyy)

• Status (rujuk perkara 2.0)

• Dimasukkan oleh (maklumat individu yang merekod

surat)

RAJAH 6

MANUAL eLETTER v1.0

� Surat Keluar

Maklumat yang diperlukan dalam Proses Pendaftaran

Surat Keluar adalah seperti berikut:

• Tajuk/Perkara

• Keterangan Ringkas

• Catatan

• No. Fail/Rujukan

• Tarikh Dihantar (dd/mm/yyyy)

• Fail Berkaitan

• Tarikh Difailkan (dd/mm/yyyy)

• Status (rujuk perkara 2.0)

• Dimasukkan oleh (maklumat individu yang merekod

surat)

RAJAH 7

MANUAL eLETTER v1.0

4.0 LAPORAN

Terdapat dua (2) jenis laporan yang disediakan, iaitu:

� Surat Masuk mengikut bulan-tahun � Surat Keluar mengikut bulan-tahun

Kesemua laporan ini digambarkan secara data berjadual dan graf (bar chart) seperti Rajah 8

RAJAH 8

MANUAL eLETTER v1.0

5.0 CARIAN Carian memberi kemudahan kepada staf yang menguruskan urusan

surat-menyurat dalam menjejak lokasi surat disimpan dalam elektronik. Carian boleh dibuat melalui:

• Tajuk Surat; atau • Daripada ; atau • Tarikh Surat Diterima ; atau • Tarikh Dikeluarkan ; atau • No. Rujukan

MANUAL eLETTER v1.0

6.0 PENGUBAHSUAIAN DATA MASUKAN Data yang dimasukkan/didaftarkan tidak boleh diubahsuai (edit)) /dihapuskan (delete) oleh individu lain melainkan individu yang berkenaan sahaja. Ini bertujuan untuk mengurangkan risiko kehilangan dan pengubahsuaian dalam transaksi.

Secara umumnya, bagi staf yang bertanggungjawab terhadap surat-surat masuk/keluar jabatan di mana ianya didaftarkan oleh staf berkenaan, maka surat tersebut dibenarkan oleh individu lain (PTJ sama) membuat proses Edaran Dalama/Luar PTJ sahaja. Ini memastikan transaksi boleh lagi berlaku sekiranya staf berkenaan bercuti/luar pejabat pada keadaan yang memerlukannya surat itu dibuat edaran. Klik pada icon seperti Rajah 10 Edit

Delete

Rajah 10

MANUAL eLETTER v1.0

7.0 MUAT NAIK DOKUMEN

Bagi surat yang didaftarkan secara surat masuk/surat keluar, dokumen digital (setelah diimbas–scan) boleh dikepilkan bersama seperti Rajah 11 Klik pada icon

Rajah 11

MANUAL eLETTER v1.0

8.0 EDARAN SURAT

Edaran surat boleh diedarkan secara:

• Staf Dalaman PTJ • Lai-lain PTJ

Pada bahagian senarai masuk dan senarai keluar, anda akan dapati pada bahagian tindakan tercatat ”Edaran Dalam | Luar” seperti di Rajah 12

Rajah 12

Disediakan oleh: Wan Azlee Bin Hj. Wan Abdullah Ketua Bahagian Aplikasi & Pembangunan Sistem Pusat Teknologi Maklumat & Komunikasi Universiti Malaysia Pahang

Dengan Kerjasama:

Cik Nooraziah Binti Abdul Ghaffar

Pn. Fairuz Zeehan Binti Jalaluddin

Pejabat Naib Canselor