SYARAT DAN PERATURAN GRADUAN

MENYERTAI MAJLIS KONVOKESYEN UTM

(terjemahan dokumen: “Rules and Guidelines for Graduates to Attend UTM

Convocation Ceremony”)

(Diperakukan oleh Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti, Bil.15/2011 pada 4

Julai 2011, dan dilaporkan di Mesyuarat Senat pada 6 Julai 2011)

Versi: MK 47-2011

Dikeluarkan oleh:

Bahagian Pengurusan Akademik

Pejabat Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) Universiti Teknologi Malaysia

Terjemahan oleh:

Sekolah Pendidikan Professional dan Pendidikan Berterusan (SPACE) Universiti Teknologi Malaysia

SENARAI SEMAK Sila tandakan (√) pada senarai semak di bawah dan pastikan tindakan tersebut telah diambil sebelum menyertai majlis konvokesyen.

√ TINDAKAN

CATATAN

Telah membayar yuran majlis konvokesyen berdasarkan kaedah pembayaran dan amaun yang dinyatakan dalam surat jemputan graduan (Sila bawa resit pembayaran sewaktu pengambilan jubah majlis konvokesyen)

Telah membayar dan melengkapkan seperti berikut:

Yuran pengajian dan yuran tertunggak kepada UTM

Memulangkan buku perpustakaan

Melengkapkan borang kajian pengesanan graduan (dalam tempoh yang dikehendaki)

** Ijazah akan ditahan sekiranya perkara di atas tidak dilengkapkan

Telah menyediakan pakaian yang dikehendaki bagi menghadiri majlis konvokesyen

Telah memaklumkan ibu bapa / pelawat berkenaan tatacara pemakaian yang dikehendaki bagi menghadiri majlis konvokesyen

Membawa borang kajian pengesanan graduan yang telah dicetak sewaktu mengambil ijazah (sekiranya berkenaan)

Meletakkan pelekat kenderaan di bahagian kanan cermin kereta pada sesi raptai dan majlis konvokesyen

Memberi kad jemputan kepada ibu bapa / pelawat sebelum pendaftaran majlis konvokesyen

MAKLUMAT PENTING

1. Sesi raptai

a) Sesi raptai akan diadakan pada tarikh dan masa yang dinyatakan dalam surat jemputan graduan.

b) Para graduan diwajibkan menghadiri sesi raptai bagi memastikan kelangsungan majlis penyampaian.

c) Pakaian graduan sewaktu sesi raptai perlulah kemas dan sesuai dengan majlis. Graduan lelaki dimestikan berambut pendek.

d) Graduan tidak dibenarkan memakai jeans, selipar dan kemeja-T sewaktu menghadiri sesi raptai.

e) Graduan mesti menasihatkan ibu bapa / pelawat supaya berpakaian kemas bagi menghadiri majlis formal universiti.

2. Majlis konvokesyen

a) Majlis konvokesyen akan diadakan pada tarikh dan masa yang dinyatakan dalam surat jemputan graduan.

b) Pendaftaran konvokesyen

i. Tarikh, masa, dan tempat Seperti yang dimaklumkan dalam jadual penganugerahan

ii. Dokumen yang diperlukan

Surat jemputan graduan

MyKad / Pasport

iii. Syarat-syarat pendaftaran

Graduan tidak dibenarkan membuat pendaftaran dan menyertai majlis sekiranya tidak menunjukkan surat jemputan graduan / MyKad / passport.

Graduan perlu mengenakan pakaian konvokesyen yang lengkap sebelum dibenarkan membuat pendaftaran.

c) Pihak universiti berhak menghalang graduan yang tidak membuat pendaftaran untuk

menghadiri majlis konvokesyen.

d) Kad slide dengan nombor baris akan diberi kepada graduan sewaktu pendaftaran bagi memudahkan sesi perakan graduan. Sila ikut arahan petugas konvokesyen.

e) Graduan akan beratur di laluan pejalan kaki di antara Student Union Building (SUB) dan the Bangunan Canseleri Sultan Ibrahim berdasarkan program dan nombor yang telah diberi.

f) Graduan yang lewat membuat pendaftaran berdasarkan sesi konvokesyen, atau tidak mematuhi tatacara pakaian tidak dibenarkan menyertai majlis konvokesyen.

g) Sewaktu majlis konvokesyen, graduan diminta supaya menghormati majlis.

h) Graduan dinasihatkan supaya tidak membawa barang peribadi seperti kamera, telefon bimbit, pager, dan lain-lain ke dalam Dewan Sultan Iskandar, UTM Johor Bahru.

i) Graduan yang memerlukan pertolongan khas (contoh: mengandung, kurang upaya atau terlibat dalam kemalangan) perlu memaklumkan kepada pihak universiti satu hari sebelum sesi raptai.

j) Graduan tidak dibenarkan meninggalkan dewan sewaktu majlis berlangsung.

k) Graduan dikehendaki mengikuti segala garis panduan di atas sebelum dibenarkan menyertai majlis konvokesyen.

A. SYARAT-SYARAT MENGHADIRI KONVOKESYEN DAN YURAN

1. Pengesahan kehadiran ke majlis konvokesyen mesti dibuat secara atas talian melalui laman web konvokesyen http://konvo.utmspace.edu.my

2. Yuran konvokesyen adalah seperti dinyatakan dalam surat jemputan graduan.

3. Graduan yang tidak menghadiri majlis konvokesyen dikehendaki membayar yuran konvokesyen seperti dinyatakan dalam surat jemputan graduan sewaktu pengambilan ijazah.

4. Bayaran konvokesyen wajib dibuat dalam tempoh yang dikehendaki.

5. Graduan dikehendaki menunjukkan satu salinan borang kajian pengesanan graduan kepada Bahagian Pengurusan Akademik, Pejabat Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa), sebelum tarikh yang dikehendaki dalam surat jemputan.

6. Graduan tidak dibenarkan menghantar wakil untuk menghadiri majlis konvokesyen.

7. Graduan yang tidak menghadiri majlis konvokesyen tidak akan dijemput ke majlis konvokesyen pada masa depan. Ijazah graduan akan diberi selepas hari terakhir majlis konvokesyen.

B. TATACARA PEMAKAIAN

1. Pakaian graduan sewaktu sesi raptai mestilah sesuai dengan majlis. Graduan lelaki dikehendaki berambut pendek.

2. Pakaian dan keterampilan graduan lelaki

a. Graduan HANYA DIBENARKAN memakai

i. Lounge suit,

- Baju putih berlengan Panjang - Seluar hitam - Kot / blazer hitam - Stoking dan kasut formal hitam - Tali leher berwarna gelap

atau

ii. Baju kebangsaan

- Baju melayu cekak musang hutam - Samping hitam - Set butang lengkap - Stoking dan kasut formal hitam

b. Graduan lelaki Sikh hanya dibenarkan memakai turban hitam.

c. Graduan tidak dibenarkan memakai:

i. Bow tie,

ii. Subang atau tindikan,

iii. Gelang atau bangle,

iv. Jeans,

v. T-shirt,

vi. Mewarnakan rambut dan berambut panjang (menyentuh kolar)

vii. Memakai sandal, kasut sukan, dan lain-lain kasut yang tidak bersesuaian dengan

majlis formal.

3. Pakaian dan keterampilan graduan wanita

a. Graduan HANYA DIBENARKAN memakai

i. Baju kurung

ii. Jubah / gaun panjang / pakaian panjang

iii. Skirt panjang dengan baju berlengan panjang

b. Hanya graduan wanita Sikh yang dibenarkan memakai pakaian Punjabi.

c. Panjang skirt / gaun / pakaian mesti mencapai pergelangan kaki.

d. Pakaian mesti menutup badan sehingga ke leher graduan.

e. Lengan baju mesti mencapai sehingga pergelangan tangan.

f. Kasut mestilah bertutup, bertumit, dan sesuai dengan majlis formal.

g. Graduan tidak dibenarkan memakai:

i. Baju berlengan pendek / gaun / dress,

ii. Skirt / gaun / dress bercelah,

iii. Pakaian telus / lutsinar atau dress yang tidak sesuai,

iv. Seluar,

v. Sandal, kasut sukan, dan lain-lain kasut yang tidak bersesuaian dengan majlis formal,

vi. Lebih daripada sepasang subang,

vii. Tindikan pada muka,

viii. Mewarnakan rambut,

ix. Memakai pakaian yang menutup muka.

4. Pakaian nasional yang tidak mematuhi garis panduan di atas adalah tidak dibenarkan sama sekali.

5. Satu set pakaian konvokesyen akan diperuntukan oleh pihak universiti.

PERINGATAN

PIHAK UNIVERSITI BERHAK MENGHALANG GRADUAN DARI MENYERTAI MAJLIS SEKIRANYA MEREKA TIDAK MEMATUHI SYARAT TATACARA PEMAKAIAN MAJLIS KONVOKESYEN

6. Set pakaian konvokesyen

Setiap graduan perlu mengambil set pakaian seperti berikut:

Penganugerahan Pakaian konvokesyen Jalur di atas lengan jubah / mortarboard

1. Ijazah kedoktoran Jubah Bonet

2 jalur

2. Ijazah sarjana Jubah Mortarboard

1 jalur 1 jalur

3. Diploma pasca ijazah / Diploma Pendidikan

Jubah Mortarboard

1 jalur

4. Ijazah sarjana muda

Jubah Mortarboard

1 jalur

5. Diploma Jubah Mortarboard

-

7. Identiti fakulti Warna lapel (pascaijazah dan graduan) Setiap fakulti / sekolah mempunyai warna lapel seperti berikut:

Fakulti

Warna lapel

1. Alam Bina Dark purple

2. Kejuruteraan Awam Moss green

3. Kejuruteraan Elektrik Dark yellow

4. Kejuruteraan Kimia Black

5. Geoinformasi dan Harta Tanah Blue

6. Kejuruteraan Mekanikal Dark red

7. Pendidikan Dark green

8. Pengurusan Yellowish brown

9. Sains Turquoise

10. Komputeran Pink

11. Biosains dan Kejuruteraan Perubatan White

12. Kejuruteraan Petroleum dan Sumber Asli Green and black

13. Tamadun Islam Emerald green

Sekolah

Warna lapel

1. Pengajian Siswazah Fuschia

2. Advanced Informatics Light Orange

3. International Business Red

4. UTM Perdana School of Science, Technology and Innovation Policy

Light green

5. UTM Razak School of Engineering and Advanced Technology Grey

6. Malaysia-Japan International Institute of Technology Bronze

7. Language Academy Crimson Flare

8. Peminjaman pakaian konvokesyen

a. Surat jemputan konvokesyen mesti dibawa bersama sewaktu peminjaman set pakaian konvokesyen. Sila bawa resit pembayaran dan tunjukkan bukti sekiranya diperlukan.

b. Graduan dikehendaki supaya meminjam pakaian konvokesyen awal sebelum sesi raptai. Sila rujuk jadual pengambilan dan pemulangan pakaian konvokesyen bagi maklumat lanjut.

c. Graduan boleh menghantar wakil untuk mengambil pakaian konvokesyen dengan menunjukkan borang kebenaran wakil. Wakil mesti menunjukkan borang tersebut serta satu salinan surat jemputan dan slip bank sewaktu pengambilan jubah.

d. Walau bagaimanapun, wakil hanya dibenarkan mengambil dua set pakaian konvokesyen, termasuk pakaian diri sendiri pada sesuatu masa.

9. Tempoh peminjaman pakaian konvokesyen

a. Set pakaian konvokesyen mesti dipulangkan selepas majlis konvokesyen, atau dalam tempoh yang dikehendaki. Sila rujuk jadual pengambilan dan pemulangan pakaian konvokesyen bagi maklumat lanjut.

10. Penalti bagi pemulangan lewat pakaian konvokesyen

a. Penalti sebanyak RM 5.00 (Lima Ringgit Malaysia) sehari akan dikenakan sekiranya graduan gagal memulangkan pakaian konvokesyen dalam tempoh yang dikehendaki. Kegagalan membayar penalti akan menyebabkan ijazah graduan ditahan sehinggalah graduan melangsaikan penalti. Sila pastikan bahawa setiap transaksi peminjaman, pemulangan dan pembayaran disertakan dengan resit.

11. Pemindaan / Kehilangan / Kerosakan pakaian konvokesyen

a. Graduan tidak dibenarkan meminda (contoh: menjahit lengan atau menukar panjang jubah) pakaian konvokesyen UTM. Sebarang pemindaan terhadap jubah tanpa kebenaran dari pihak universiti akan dikenalkan penalti.

b. Jumlah minima penalty bagi sebarang pemindaan adalah RM 50 (Lima Puluh Ringgit Malaysia). Walau bagaimanapun, penalti yang dikenakan mungkin lebih tinggi berdasarkan pemindaan dan kerosakan yang dibuat. Graduan dikehendaki melangsaikan semua penalti sebelum mengambil ijazah.

c. Berikut merupakan kos terhadap kerosakan atau kehilangan pakaian konvokesyen:

Anugerah

Jubah

Bonet /

Mortarboard

Lapel

Jumlah

1. Ijazah kedoktoran

1,000.00 300.00 250.00 1,550.00

2. Ijazah sarjana 800.00 150.00 250.00 1,200.00

3. Ijazah sarjana muda

700.00 120.00 250.00 1,070.00

4. Ijazah lanjutan 700.00 150.00 250.00 1,100.00

5. Diploma 700.00 120.00 - 820.00

Penalti tertakluk kepada perubahan.

12. Graduan ijazah kedoktoran digalakkan membeli satu set pakaian konvokesyen. Sila hubungi Sekretariat konvokesyen bagi maklumat lanjut.

C. IBU BAPA / PELAWAT & KAD JEMPUTAN

1. Setiap graduan akan diberi dua (2) kad jemputan bagi dua (2) pelawat. Kad jemputan adalah seperti dilampirkan.

2. Ibu bapa / pelawat dikehendaki berada di dewan sebelum 7.30 pagi (sesi pagi) dan 1.30 petang (sesi petang).

3. Ibu bapa / pelawat dinasihatkan supaya makan sarapan pagi atau makan tengah hari sebelum memasuki dewan. Sesi konvokesyen merupakan sesi yang mengambil masa yang panjang.

4. Ibu bapa / pelawat dikehendaki berpakaian formal seperti berikut:

a. Pelawat lelaki

i. Pakaian kebangsaan ii. Lounge suit

iii. Pakaian formal iv. Pelawat tidak dibenarkan memakai jeans dan t-shirt.

b. Pelawat wanita

i. Pakaian kebangsaan

ii. Pakaian formal dan kemas iii. Pelawat tidak dibenarkan memakai gaun atau skirt pendek (sebelum siku), blaus

tanpa lengan, t-shirt, dan seluar.

5. Ibu bapa / pelawat diminta supaya menghormati majlis dan tidak meninggalkan dewan sewaktu majlis konvokesyen.

6. Ibu bapa / pelawat yang tidak mempunyai kad jemputan tidak dibenarkan memasuki dewan.

7. Pelawat di bawah umur duabelas (12) tahun tidak dibenarkan memasuki dewan.

D. KENDERAAN GRADUAN

1. Setiap graduan akan diberi satu (1) pelekat kenderaan.

2. Graduan dikehendaki meletakkan pelekat kenderaan pada bahagian kanan cermin kereta sewaktu sesi raptai dan majlis konvokesyen. Hanya kereta berpelekat yang dibenarkan memasuki kampus.

3. Kenderaan mesti diletakkan di tempat meletak kenderaan yang ditetapkan oleh pihak universiti. Sila ikut arahan yang diberi oleh pihak penguatkuasan universiti.

E. PENEMPAHAN GAMBAR GRADUAN

1. Sesi mengambil gambar sewaktu majlis konvokesyen akan diadakan di Dewan Sultan Iskandar.

2. Sila maklumkan alamat graduan kepada kaunter Kelab Fotokreatif sewaktu pengambilan jubah atau selepas sesi raptai.

3. Bagi maklumat lanjut, sila hubungi Kelab Fotokreatif atau Pejabat Hal Ehwal Mahasiswa.

4. Graduan serta ibu bapa / pelawat tidak dibenarkan mengambil gambar sewaktu sesi konvokesyen berlangsung. Graduan dikehendaki memaklumkan perkara ini kepada ibu bapa / pelawat masing – masing.

F. MAKLUMAT PENGAMBILAN IJAZAH / DIPLOMA

1. Pengambilan ijazah / anugerah

a. Graduan akan dimaklumkan berkenaan proses pengambilan ijazah / diploma sebelum memasuki dewan.

b. Sekiranya graduan mengambil ijazah / diploma di Bahagian Pengurusan Akademik, Pejabat Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa), Aras 4, Bangunan Canseleri Sultan Ibrahim, sila bawa atau pulangkan bahan berikut:

i. Memulangkan pakaian konvokesyen

ii. Membawa satu salinan slip pengesahan borang kajian pengesanan graduan (sekiranya berkenaan)

iii. Membawa MyKad / Pasport / Kad matrik (graduan yang tidak membawa MyKad / Pasport / Kad matrik tidak dibenarkan mengambil ijazah / diploma)

iv. Memberi resit pemulangan pakaian konvokesyen

v. Memberi satu salinan resit yuran konvokesyen (sekiranya berkenaan)

c. Sekiranya graduan menghantar wakil untuk mengambil ijazah / diploma, sila bawa atau pulangkan bahan berikut:

i. Borang kebenaran wakil mengambil ijazah / diploma bagi pihak graduan,

ii. Memberi satu salinan MyKad / Pasport / Kad matrik graduan,

iii. Memberi satu salinan MyKad / Pasport / Kad matrik wakil,

iv. Memberi resit pemulangan pakaian konvokesyen,

v. Membawa satu salinan slip pengesahan borang kajian pengesanan graduan (sekiranya berkenaan)

vi. Memberi satu salinan resit yuran konvokesyen (sekiranya berkenaan)

Catatan: Ijazah / diploma tidak akan diberi kepada wakil sekiranya (i) dan (ii) tidak disertakan.

d. Ijazah / diploma akan dipost sekiranya syarat berikut dipatuhi:

i. Mengisi borang kebenaran mengepos ijazah / diploma,

ii. Borang mesti dihantar satu (1) minggu selepas majlis konvokesyen.

iii. Graduan sepenuh masa

- Kos pengeposan sebanyak RM 10 (Sepuluh Ringgit Malaysia) akan

ditanggung oleh graduan. Bayaran dalam bentuk wang pos atau pemindahan tunai mesti dibuat kepaa Bendahari UTM. Cek tidak diterima.

- Borang berserta bayaran mesti diserahkan kepada Bahagian Pengurusan Akademik, Pejabat Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa), UTM Johor Bahru.

iv. Graduan separuh masa

- Kos pengeposan sebanyak RM 10 (Sepuluh Ringgit Malaysia) akan ditanggung oleh graduan. Bayaran dalam bentuk wang pos atau pemindahan tunai mesti dibuat kepaa SPACE UTM. Cek tidak diterima.

- Borang berserta bayaran mesti diserahkan kepada UTMSPACE Johor Bahru.

e. Sila hantar slip pengesahan borang kajian pengesanan graduan.

f. Graduan yang tidak menghadiri majlis konvokesyen akan dikenakan yuran yang sama dengan graduan lain sewaktu pengambilan ijazah / diploma, seperti yang dinyatakan dalam surat jemputan.

g. Ijazah / diploma yang tidak dituntut akan disimpan oleh pihak Universiti. Walau bagaimanapun, pihak universiti tidak bertanggungjawab terhadap sebarang kehilangan dan kerosakan ijazah / diploma tersebut.

2. Penahanan ijazah / diploma Ijazah / diploma tidak akan diberi kepada graduan sekiranya mereka tidak

a. Membayar yuran konvokesyen dan / atau b. Memulangkan pakaian konvokesyen UTM dan / atau c. Melangsaikan yuran pengajian atau yuran tertunggak kepada pihak universiti dan / atau d. Memulangkan buku perpustakaan dan / atau e. Melengkapkan borang kajian pengesanan graduan.

Sekiranya bayaran atau pemulangan telah dibuat, sila bawa surat sebagai bukti.

G. KAJIAN PENGESANAN GRADUAN

1. Kementerian Pendidikan Tinggi menjalankan Kajian Pengesanan Graduan bagi memastikan kualiti perkhidmatan dan penyampaian sistem pendidikan tinggi di negara ini. Justeru, semua graduan dikehendaki mengisi borang dalam talian dalam laman web http://graduan.moe.gov.my.

2. Graduan yang tidak menghadiri majlis konvokesyen dikehendaki mengepos slip pengesahan kajian pengesanan graduan beserta borang pengeposan ijazah / diploma Sekiranya wakil mengambil ijazah / diploma, slip tersebut perlu diberi sewaktu pengambilan ijazah / diploma.

3. Ijazah / diploma akan ditahan sekiranya graduan tidak melengkapkan borang kajian dalam talian.

4. Sistem tersebut boleh dicapai tiga (3) minggu sebelum tarikh konvokesyen, dan akan ditutup satu (1) minggu selepas majlis konvokesyen.

5. Sebarang maklum balas berkenaan kajian pengesanan graduan boleh dikemukakan kepada Bahagian Pengurusan Akademik, Pejabat Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa).

6. Graduan mesti membawa slip pengesahan sewaktu pengambilan ijazah / diploma.

HAL-HAL LAIN

1. Sila bawa garis panduan ini sebagai rujukan sewaktu sesi raptai dan majlis konvokesyen.

2. Maklumat berkenaan atau borang haruslah dikemukakan dalam tempoh berkenaan ke

Bahagian Pengurusan Akademik Pejabat Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) Universiti Teknologi Malaysia 81310 Johor Bahru (u/p: Sekretariat Konvokesyen UTM)

3. Graduan boleh melayari laman web www.utm.my/convocation

4. Pihak universiti berhak meminda kandungan garis panduan ini tanpa memaklumkan kepada

pihak graduan.

TERIMA KASIH