SURAT MENYURAT

Surat merupakan suatu instrumen konvensional yang terbukti masih efisien dan efektif untuk berkomunikasi.

SURAT MENYURAT

Surat Rasmi sahaja Surat lain tidak berkenaan

SURAT MENYURAT HENDAKLAH JELAS

Surat menyurat antara Jabatan dan antara Jabatan dengan orang ramai hendaklah jelas, terang dan tidak mengelirukan.

Surat di atas Kertas Rasmi Kerajaan

Muka pertama surat-surat rasmi hendaklah ditaip di atas kertas yang mempunyai nama dan alamat jabatan.

Kepala Surat

Memulakan Surat rasmi

Surat-surat rasmi yang ditujukan kepada orang ramai hanya perlukan dengan perkataan ‘Tuan’ atau .’Puan’ sahaja

Bentuk permulaan berikut boleh digunakan ‘Saya diarah memaklumkan….’ ‘Berhubung dengan perkara di atas’….

•Bentuk permulaan berikut boleh digunakan

•‘Saya diarah memaklumkan….’

•“Saya dengan sukacitanya diarah……”

• ‘Berhubung dengan perkara di atas’….

BENTUK SURAT

1. JELAS

Surat menyurat sangat mustahak dibuat dengan jelas supaya terang maksudnya dan tidak mengelirukan

KEPALA SURATMUKA PERTAMA

Menyenangkan mengelamatkan surat balasan, atau mengetahui letaknya

jabatan

SALAMAN

Surat rasmi dimulakan dengan perkataan’Tuan’ atau ‘Puan’ sahaja dan dengan bentuk pembukaan rencana surat yang difikirkan sesuai.

Surat hendaklah diakhiri dengan “Saya yang menurut perintah”

NOMBOR RUJUKAN

Mustahak bagi mengesan surat-surat dan untuk mengambil tindakan lanjut yang diperlukan

TAJUK

Surat diberi tajuk supaya jawapan yang diterima kelak akan mempunyai tajuk yang sama

Tajuk itu hendaklah membayangkan kandungan surat yang berkenaan.

Contoh Surat

NOMBOR PERENGGAN DAN LAMPIRAN

Semua perenggan surat, melainkan perenggan pertama, hendaklah diberi nombor yang berurutan.

Nomborkan tiap-tiap muka surat jika lebih dari satu

SATU PERKARA sahaja

Tiap-tiap surat hendaklah dihadkan kepada satu perkara sahaja.

KIRIMAN SURATKE JABATAN LAIN

Dialamatkan kepada Ketua Jabatan mengikut gelaran rasmi jawatan.

Pengarah,

Maktab Perguruan Tengku Ampuan Afzan,

KM 10 Jalan Padang Tengku,

27200 Kuala Lipis.

Jika kandungan surat perlu ditujukan kepada pegawai tertentu boleh dialamatkan untuk perhatian

Pengarah,

Maktab Perguruan Tengku Ampuan Afzan,

KM 10 Jalan Padang Tengku,

27200 Kuala Lipis

“u.p: En Baharuddin binAbdullah”

ORANG RAMAI atau PERSEORANGAN

Hendaklah ditulis dengan jelas nama dan alamat penerima pada

surat dan sampul surat berkenaan

Sebutkan pangkat gelaran kebesaran jika ada.

Mengakhiri surat rasmi

‘Saya yang menurut perintah’

ABDUL RAHMAN MUHAMMADKetua Pengarah Perkhidmatan Awam

Malaysia 8

Mengakhiri surat rasmi

‘Saya yang menurut perintah’

ABDUL WAHAB ALI

b.p Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam

Malaysia

MELAYANI SURAT YANG DITERIMA

Surat yang diterima perlu diberi perhatian segera dan sekiranya memerlukan jawapan diberi balasan dalam kadar yang singkat

Kelewatan mengambil tindakan membayangkan ketidakcekapan jabatan tersebut

PENYERAHAN SURAT

Surat yang diterima dari luar patut diberi kepada pegawai yang bertanggungjawab pada hari surat diterima.

Surat yang diterima terlebih dahulu dicop atau ditulis tarikh terima dan dimasukkan ke dalam fail berkenaa

SURAT YANG MENGANDUNGI WANG/ BARANG BEHARGA

Surat yang mengandungi wang atau barang –barang berharga hendaklah didaftarkan mengikut peraturan dalam Arahan Perkhidmatan 71 tentang surat-surat demikian.

SEKIAN

TERIMA KASIH