slaid sesi selari perisytiharan harta hrmis

SUBMODUL PERISYTIHARAN HARTA HRMIS

SESI PERBINCANGAN SELARIHOTEL RENAISSANCE, KOTA BHARU, KELANTAN

11 HINGGA 13 JULAI 20101

1. STATUS PELAKSANAAN SUMODUL PERISYTIHARAN HARTA

3. PERKARA PERBINCANGAN

4. RUJUKAN

2

SKOP PEMBENTANGAN

PERKARA PERBINCANGAN

BIL ISU / MASALAH ULASAN

1 Adakah perlu untuk no. rujukan fail peribadidalam HRMIS yang dipapar secara automatikditukar kepada no. rujukan sedia ada sepertifail yang telah diwujudkan secara manual

No. rujukan yang disediakan adalahmerujuk kepada no. fail peribadipegawai (Submodul ProfilPerkhidmatan). Sekiranya agensimempunyai fail khusus untukperisytiharan harta, maka norujukan fail berkenaan boleh diubahmengikut kesesuaian dan keperluanagensi. Ini adalah untukmemudahkan rujukan masahadapan dengan menggunakan no.rujukan yang sama.

3



2 Terdapat kesukaran bagi Pemilik Kompetensimelupuskan harta (bagi harta yang diisytiharmelalui kaedah manual sebelum HRMISdiperkenalkan)

Jika Pemilik Kompetensi hendakmelupuskan harta yangdiisytiharkan (bagi harta yangdiisytihar melalui kaedah manualsebelum HRMIS diperkenalkan)Pemilik Kompetensi perlu isytihardahulu harta tersebut dalam HRMISkerana maklumat bagi hartatersebut belum dimasukkan kedalam HRMIS. Setelah hartatersebut diambil maklum, PemilikKompetensi bolehlah membuatpelupusan harta melalui HRMIS

4



3 Keperluan mengisytiharkan harta bagipegawai dan pasangan yang masing-masingberkhidmat dengan kerajaan.

Keperluan berdasarkan Peraturan10, Peraturan-Peraturan PegawaiAwam (Kelakuan Dan Tatatertib)1993. Setiap pegawai perlumengisytiharkan harta sendiri,isteri/suami (pasangan) dan anakmasing-masing.

Ini adalah kerana Ketua Jabatanmasing-masing perlu ambil maklumbagi maklumat harta pegawainya.

5



4 Bagi pegawai yang telah mengisytiharkanharta secara manual, maklumat tarikh mulaatau tarikh tamat bayar dan bayaranansuran bulanan tidakdicatatkan/disertakan. Sukar untukmemasukkan maklumat melalui datasejarah.

Maklumat yang diperlukan untukdimasukkan melalui data sejarahadalah 3 item sahaja iaitu tarikhdiambil maklum, no. rujukan dantarikh surat pemaklumandikeluarkan.

Pegawai adalah digalakkanmengisytiharkan harta melaluiHRMIS dari semasa ke semasa.

6



5 Komitmen dan kesedaran Ketua Jabatandalam memastikan pegawainyamelaksanakan perisytiharan harta melaluiHRMIS

Tugas kawalan dan pengawasantatatertib termasuk perisyharanharta adalah di bawahtanggungjawab Ketua Jabatan(Peraturan 3C, Peraturan-PeraturanPegawai Awam (Kelakuan danTatatertib)

7



6 Pengemaskinian maklumat harta sangatterperinci dan menyukarkan pegawai untukmembuat pengisytiharan harta

Format borang yang terdapat dalamHRMIS adalah berdasarkan formatperisytiharan harta yang dikeluarkanmelalui Pekeliling Perkhidmatan Bil.3 Tahun 2002.

8



7 ASB, insurans dan pinjaman PTPTN yangdibayar bulanan dan bukan melaluipotongan gaji perlu dikategorikan dalamsimpanan atau saham?

Bagi perisytiharan wang tunai samaada kategori ASB / Insurans / Saham/ PTPTN perlu isytiharkan jumlahsemua untuk kali pertama, jika adaperubahan (tambah atau lupus)apabila simpanan berubah sebanyak6 bulan emolumen (gaji dan elaun)atau RM10,000 yang manaterendah.

9



8 Mohon agar diberi peranan untukmenghapuskan maklumat harta bagi PemilikKompetensi yang bermasalah

Peranan tersebut telah diberikankepada Aset Admin untukmenghapuskan perisytiharan hartayang telah diambil maklum.

10



9 Mohon beri makluman jenis-jenis sahamyang perlu diisytiharkan atau tidak perludiisytiharkan.

Semua jenis saham hendalahdiisytiharkan. Jika berlakuperubahan nilai saham lebih 6 bulanemolumen atau RM10,000 maka,perlu diisytihar semula sebagaiharta tambahan.

11



10 Pegawai yang telah mengisytiharkan hartasecara manual dan masih berada dalamtempoh yang sah perlu pengisytiharkanharta berkenaan melalui HRMIS

Pegawai adalah digalakkan untukmengisytiharkan semula hartanyamelalui HRMIS. Ini adalah keranaKPI dinilai berdasarkan penggunaansubmodul ini (melalui proses) danbukannya melalui data sejarah.

Tempoh 5 tahun perisytiharan hartapegawai masih sah tetapi pihak urussetia perlu mengemaskini maklumattersebut melalui data sejarah. Olehyang demikian, dicadangkan agarpegawai mengisytiharkan hartamelalui HRMIS agar rekodpengemaskinian harta adalah yangterkini. 12



11 Submodul Perisytiharan Harta HRMISdijadikan subjek penting (wajib) semasakursus induksi umum bagi pegawai yangbaru dilantik ke perkhidmatan awam.

Bagi kursus induksi, PerisytiharanHarta adalah salah satu subjekdalam Peraturan-Peraturan PegawaiAwam (Kelakuan dan Tatatertib)1993 dan termsuk juga pekeliling /surat pekeliling yang berkaitan.

Submodul Perisytiharan HartaHRMIS merupakan kaedahmengisytiharkan harta melaluisistem tanpa perlu mengisi borangsecara manual.

13



12 Keluarkan surat peringatan / amaran kepadaPemilik Kompetensi untuk mengisytiharkanharta.

Notifikasi peringatan telahdisediakan dalam HRMIS bagipegawai yang telah mengisytiharkanharta melalui HRMIS. Notifikasiperingatan ini akan dihantar kepadaPemilik Kompetensi sebulansebelum cukup tempoh 5 tahunperisytiharan yang telah dilakukanmelalui HRMIS. Bagi pegawai baru,urus setia perlu memantau statustersebut melalui laporan senaraipegawai yang belummengisytiharkan harta.

14



13 Mohon JPA meletakkan shortcut jenis-jenisharta yang perlu diisytihar kerana timbul isukekeliruan tentang jenis harta yang perludiisytihar oleh Pemilik Kompetensi

Rujukan:

1) Pekeliling Perkhidmatan Bil. 3Tahun 2002 – Pemilikan danPerisytiharan Harta OlehPegawai Awam

2) Surat Pekeliling PerkhidmatanBil. 8 Tahun 2008 – PelaksanaanModul Pengurusan RekodPeribadi – SubmodulPerisytiharan Harta

3) Surat Edaran JPA bertarikh 29Mac 2010 – Penetapan Harta Dibawah Subpperaturan 10(8)Peraturan-Peraturan PegawaiAwam (Kelakuan dan Tatatertib)1993 15



14 Penyediaan aliran kerja (workflow) bagiAsset Approver perlu ada bagi memudahkanurusan daripada Urus Setia Harta kepadaApprover

Workflow daripada Asset Approvertelah disediakan namun adapermintaan agar ia disediakansecara user selection (agar tindakanboleh diambil sekiranya AssetApprover bertukar keluar, AssetSecretariat boleh menghantarperisytiharan harta PemilikKompetensi kepada pegawai yangmenanggung kerja.

16



15 Sekiranya berlaku penghantaran transaksiberulang, transaksi yang sama tidak bolehdihapuskan dalam peti simpanan

Transaksi berulang berlakudisebabkan Pemilik Kompetensimenekan butang ‘Hantar’ berulangkali. Sehubungan dengan itu, sistemtelah ditambahbaik denganmemaparkan mesej ‘penghantaransedang dilakukan, sila tunggu’.

17



16 Tindakan penyelesaian masalah /penerangan dengan kadar segera olehPemilik Modul JPA.

Pemilik Modul JPA juga terlibatdengan peluasan modul/submodulHRMIS di agensi kerajaan. Oleh yangdemikian, Pemilik Modul tidakberada di pejabat sepanjang masa.

Sehubungan dengan itu, sebarangpermasalahan bolehlah dimajukankepada [email protected] Pemilik Modul akan cubamenyelesaikan masalah / logberdasarkan first come first serve.

18

mailto:[email protected]�



17 Apabila maklumat harta dihantar,dicadangkan agar maklumat tersebutdipaparkan juga sebagai makluman kepadaPemilik Kompetensi agar tidak berlakupenghantaran berulang kali.

Apabila maklumat harta telahdihantar, Pemilik Kompetensi bolehmemantau status perisytiharanharta di menu ‘Papar StatusPerisytiharan Harta’

19



18 Data yang telah ditarik dari sistem SISPENtidak boleh dipadankan dan maklumat yangdipaprkan adalah tidak lengkap dan tidakboleh dikemaskini

Data di SISPEN adalah tidak lengkapsepertimana dalam HRMIS.Sehubungan dengan itu,dinasihatkan agar maklumat-maklumat yang diperlukandilengkapkan ke dalam HRMIS

20



19 Bagi pegawai yang melapor diri darikementerian / jabatan / agensi yang lain,adakah pegawai tersebut masih perlumembuat perisytiharan harta lagimemandangkan di tempat lama, beliautelah membuat perisytiharan harta danadakah setiap kali pertambahan harta,perisytiharan perlu dilakukan

Merujuk kepada PekelilingPerkhidmatan Bilangan 3 Tahun2002. Pegawai perlu mengisytiharharta apabila:

i) Dilantik ke dalam perkhidmatanawam

ii) Dikehendaki oleh kerajaan

iii) Memperolehi harta tambahan

iv) Melupuskan harta

21



20 Pengemaskinian semula selepas menerimastatus ‘memerlukan maklumat tambahan’ –tidak dapat dikemaskini dan dihantar semulake urus setia

Pengemaskinian hendaklah di buatdi menu ‘Papar Status PerisytiharanHarta’. Klik pada hyperlink hartayang berstatus ‘memerlukanmaklumat tambahan’. Seterusnyakemas kini maklumat berdasarkankeperluan urus setia dankemudiannya klik ‘Hantar’.

22



21 Peranan urus setia harta bagi membolehkanmemasukkan maklumat harta yang telahdihantar secara manual.

Peranan Asset Admin bolehmemasukkan dan mengemas kinimaklumat harta yang dihantarsecara manual

23



22 Pengguna tidak ada kesedaran untuk isytiharharta kecuali untuk tujuan kenaikan pangkat

Tugas kawalan dan pengawasantatatertib termasuk perisytiharanharta adalah di bawahtanggungjawab Ketua Jabatan.Pegawai boleh dituduh melanggarperaturan perisytiharan hartasepertimana yang terkandungdalam Pekeliling PerkhidmatanBilangan 3 Tahun 2002 serta ingkarperintah kerana melanggarPeraturan 4(2)(i) atau Peraturan 10,Peraturan-Peraturan Pegawai Awam(Kelakuan Dan Tatatertib) 1993

24



23 Maklumat yang telah dimasukkan akanhilang apabila berlaku gangguan talian

Sekiranya Pemilik Kompetensibelum klik butang ‘Simpan’ makamaklumat harta yang dimasukkanakan hilang.

25



24 Pemilik Kompetensi masih keliru denganmaklumat simpanan dan kaedahperisytiharan harta

Sesi latihan kepada wakil agensitelah dilaksanakan oleh JPA sejak2008 dan masih berterusansehingga kini. Buku panduan turutdisertakan. Agensi yang telah hadirmenjalani latihanbertanggungjawab untukmemberikan latihan kepada PemilikKompetensi di agensi masing-masing

26



25 Pemilik Kompetensi yang telah bertukarkeluar (putus sandang) tidak dapatmengemaskini harta selagi tidak diambilmaklum oleh Ketua Jabatan yang terdahulu

Isu yang melibatkan aliran kerjatelah dibincangkan dalamMesyuarat Aliran Kerja, JPA.Penyelesaian bagi isu-isu ini masihdalam penambahbaikan.

27



26 Adakah perlu kenderaan bermotor yangberharga kurang daripada RM4,000diisytiharkan?

Harta tersebut perlu diisytiharkan.Kenderaan bermotor perludiisytiharkan walaupun harganyaRM500.00. Rujuk Surat Edaran JPAbertarikh 29 Mac 2010 para 4‘Dengan berkuat kuasanyaP.U.(B)104/2010, semua pegawaiawam adalah diwajibkanmengisytiharkan apa-apa jeniskenderaan bermotor kepada KetuaJabatan masing-masing. Kegagalanpegawai awam mengisytiharkankenderaan bermotor yangdimilikinya adalah merupakansuatu kesalahan dan bolehdikenakan tindakan tatatertib’

28



27 Bagaimana Pemilik Kompetensi hendakmengisytihar harta sekiranya beliau memilikiperniagaan sebelum berkhidmat dalamperkhidmatan awam (contohnya perniagaanikan keli)

Perniagaan (contohnya ikan keli)yang tidak didaftarkan (Sdn. Bhd. /Enterprise) adalah dianggap sebagaikerja sampingan. Sekiranyaperniagaan tersebut didaftarkansebagai syarikat contohnya ‘NilaiIkan Keli Sdn. Bhd.’ maka pegawaihanya boleh memegang sahamsyarikat sebanyak 5% sahaja dantidak boleh menguruskan syarikattersebut.

29



28 Pemilik Kompetensi mempunyai 10 ekartanah. Kemudian beliau menjual 2 ekarsahaja tanah tersebut. Jadi, bagaimanakahpelupusan harta perlu dilakukan? Adakahperlu lupus rekod 10 ekar tanahkemudiannya isytihar semula 8 ekar tanahtersebut? Maklumat yang diisytihar semulaadalah sama. Bolehkan Pemilik Kompetensimengemas kini harta bagi maklumat tanahyang telah diambil maklum?

Pemilik kompetensi perlumengisytihar harta lupus bagi 10ekar tanah berkenaan kemudiannyaisytihar semula baki 8 ekar tanahtersebut. Pada masa ini, sistembelum menyediakan mekanismekemas kini harta yang telah diambilmaklum

30



29 Pemilik Kompetensi yang mempunyaibinatang ternakan. Contohnya pada bulanini, beliau memlihara 50 ekor lembu. Padabulan berikutnya menjual 5 ekor lembu.Kemudiannya lahir pula 3 ekor anak lembu.

Aktiviti memelihara binatangternakan adalah kerja sampingan.Oleh yang demikian harta tersebuttidak perlu diisytiharkan kecualipegawai tersebut menjual ternakantersebut dan hasil jualan melebihiRM10,000 atau 6 bulan emolumen,maka pendapat tersebut perludiisytihar kepada Ketua Jabatan.

31



30 Pegawai yang berkhidmat di bawah BadanBerkanun mempunyai masalah untukmengisytiharkan harta melalui HRMISkerana proses kelulusan perisytiharan hartaadalah melalui Jawatankuasa Tatatertib yangmungkin bersidang setahun sekali. Dikuatirisekiranya harta yang diisytihar tidak diambilmaklum pada tahun 2010, KPI agensi akanmerosot.

JPA melalui Mesyuarat KajianSemula KPI HRMIS 2010 denganPemilik Proses pada 7 Jun 2010telah bersetuju agar BadanBerkanun dikecualikan daripada KPIPerisytiharan Harta melalui HRMIS

32

33

RUJUKAN

Peraturan 10, Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan Dan Tatatertib) 1993

Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 3 Tahun 2002 – Pemilikan dan Perisytiharan HartaOleh Pegawai Awam

Surat Edaran JPA bertarikh 28 November 2003 – Kewajipan Mengisytiharkan HartaOleh pegawai Awam Di Bawah Peraturan 10, Peraturan-Peraturan Pegawai Awam(Kelakuan Dan Tatatertib) 1993

Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 8 Tahun 2008 – Pelaksanaan ModulPengurusan Rekod Peribadi – Submodul Perisytiharan Harta

Surat Edaran JPA bertarikh 29 Julai 2009 – Pematuhan Kepada Arahan Di Perenggan9, Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 3 Tahun 2002 Mengenai Pemilikan DanPerisytiharan Harta Oleh Pegawai Awam

Surat Edaran JPA bertarikh 29 Mac 2010 – Penetapan Harta Di Bawah SubPeraturan10(8) Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan Dan Tatatertib) 1993

4.

3.

2.

1.

5.

6.

SEKIAN

TERIMA KASIH

34

slaid sesi selari perisytiharan harta hrmis

Documents