BAB 1 PENDAHULUAN

1.1

PENGENALAN

Latihan industri atau latihan praktik merupakan kewajipan kepada semua pelajar di universiti.Universiti Teknologi Mara (UiTM) juga tidak terkecuali dalam memberi latihan dan pendedahan awal kepada para pelajarnya dalam menempuhi dunia pekerjaan yang sebenar apabila telah tamat belajar kelak.Latihan industri memberi peluang kepada para pelajar untuk menggunakan kebolehan dan pengetahuan yang telah mereka pelajari ketika di universiti untuk digunakan di dalam dunia pekerjaan yang sebenar.Latihan industri yang bersesuaian dengan bidang yang pelajar ceburi ketika di universiti dapat membantu pelajar untuk lebih cekap dalam bidang mereka dan pelajar dapat mempelajari sesuatu yang baru ketika menjalani latihan industri di organisasi yang telah mereka pilih. Kebiasaannya para pelajar akan ditempatkan di bahagian yang bersesuaian dengan bidang mereka pelajari di universiti. Kemampuan untuk menjalani latihan praktikal dengan sempurna adalah bergantung kepada pelajar itu sendiri namun latihan praktikal yang dijalankan sebenarnya adalah untuk melatih para pelajar cara bekerja yan sebenar dan cara mereka berkomunikasi dengan kakitangan dan rakan sekerja sepanjang mereka menjalani latihan praktikal ini. Pemahaman kepada konsep latihan industri itu sendiri adalah penting kepada para pelajar.1

Latihan Industri merupakan permulaan yang baik kepada pelajar kerana pelajar diberi pendedahan awal kepada pekerjaan sebenar samada di sektor kerajaan ataupun sektor swasta.Para pelajar dapat memahami suasana kerja yang sebenar, keperluan yang perlu mereka ada untuk bekerja dan sebagainya. Dengan cara ini pelajar dapat mempersiapkan diri mereka dengan lebih baik untuk menghadapi dunia pekerjaan sebenar apabila mereka tamat pengajian kelak.Latihan industri biasanya melibatkan beberapa bulan dan latihan industri yang telah saya jalani adalah selama enam minggu.Dalam tempoh masa yang telah ditetapkan ini, para pelajar perlu menimba sebanyak mungkin ilmu untuk kegunaan pada masa hadapan.Hasil daripada latihan praktikal ini, para pelajar perlu manfaatkannya dengan sebaik mungkin.

Tujuan latihan industri ini adalah untuk mendedahkan pelajar dengan suasana sebenar ketika bekerja. Pelajar akan dapat menggunakan teori-teori dan kebolehan yang telah mereka pelajari di universiti untuk digunakan di persekitaran kerja yang sebenar. Latihan industri juga memberi tunjuk ajar kepada pelajar untuk menyiapkan diri untuk berhadapan dengan cabaran-cabaran baru di dunia pekerjaan kelak.

2

1.2

OBJEKTIF LATIHAN INDUSTRI

Bagi memastikan tujuan sebenar latihan industri ini tercapai, pihak fakulti telah menggariskan beberapa objektif untuk para pelajar yang menjalani latihan industri ini.Latihan industri yang diwajibkan kepada semua pelajar UITM mempunyai objektif tertentu kepada pelajar-pelajarnya. Antara objektif latihan industri ini ialah: i. Untuk menyediakan pengalaman bekerja secara professional kepada bakal graduan dengan menyediakan persekitaran bekerja yang sebenar dengan tugasan yang lebih spesifik dengan bidang yang diceburi. ii. Untuk menarik minat kerjaya yang akan diceburi oleh pelajar apabila mereka telah tamat pengajian nanti. iii. Untuk mendorong pelajar menggunakan pengetahuan dan kebolehan

yangdiperolehi di universiti untuk digunakan di dalam persekitaran kerja yang sebenar yang boleh memberi kebaikan kepada organisasi. iv. Untuk membantu pelajar meningkat tahap keyakinan dan kebolehan untuk bekerja apabila telah tamat pengajian kelak. v. Untuk menghasilkan graduan dalam bidang Teknologi Maklumat yang berpengetahuan tinggi, serba boleh, berdaya saing dan inovatif. vi. Untuk melatih dan menyediakan para pelajar dengan pengetahuan dan kebolehan yang diperlukan dalam persekitaran kerja sebenar terutamanya dalam bidang Teknologi Maklumat.

3

1.3

OBJEKTIF LAPORAN LATIHAN INDUSTRI

i.

Memberi peluang kepada pelajar untuk memahami aliran organisasi yang diduduki dan projek yang telah dijalankan.

ii.

Untuk menerangkan keseluruhan projek dan tugasan yang telah dilakukan oleh pelajar

iii.

Untuk memastikan pelatih memahami aktiviti organisasi, visi, misi, perisian dan perkakasan yang digunakan di sepanjang latihan industri.

iv.

Merekod segala maklumat dan rangka kerja yang digunakan untuk tujuan pembangunan projek

v.

Menjadi rujukan kepada individu lain yang ingin membangunkan sistem yang hampir sama pada masa hadapan.

vi.

Menjadi rujukan untuk proses penyelenggaraan dan menaik taraf sistem pada masa hadapan.

4

BAB 2 LATARBELAKANG ORGANISASI

2.1

PENGENALAN ORGANISASI

Penubuhan Bandar Kota Bharu yang membawa kepada wujudnya pada Majlis Perbandaran Kota Bharu Bandar Raya Islam seperti yang ada hari ini telah diistiharkan secara rasminya oleh Ke Bawah Duli Mulia Al-Marhum Sultan Muhammad ke ll pada tahun 1844.Kota Bharu hanya ditawarkan sebagai sebuah Bandar pada tahun 1939 di bawah Seksyen 5, Kelantan Land Code 1938 dan ditadbir oleh Majlis Bandaran Kota Bharu. Majlis Perbandaran Kota Bharu Bandar Raya Islam (MPKB-BRI) merupakan sebuah organisasi penting di negeri Kelantan terutamanya di ibu negeri Kelantan iaitu Kota Bharu.MPKB-BRI ini diterajui oleh ketua majlis yang dikenali sebagai Yang Dipertua (YDP) dan pegawai kanan iaitu Setiausaha Majlis.Bagi memastikan segala dasar yang diputuskan oleh majlis dapat dilaksanakan dengan berkesan, pentadbiran Majlis Perbandaran Kota Bharu dibahagi kepada tujuh sektor utama. Di bawah sektor itu terdapat dua puluh satu jabatan dan lima puluh lapan bahagian. Setiap sektor diketuai oleh seorang Pengarah Sektor manakala setiap jabatan diketuai oleh seorang Ketua Jabatan.Setiap jabatan pula dibahagikan kepada beberapa bahagian tertentu seperti bahagian teknologi maklumat.

5

Majlis Perbandaran Kota Bharu adalah organisasi Majlis Kerajaan Negeri yang menjalankan operasi di sekitar Bandar Kota Bharu yang meliputi 65 sekyen. Keluasan kawasan pentadbirannya ialah 115.64 kilometer persegi yang merangkumi kawasan dari pantai Cahaya Bulan ke Pantai Sabak di sebelah utara, kawasan yang bersempadan dengan kawasan Batu 5, Jalan Pasir Mas dan Jalan Kuala Krai ke jambatan Pasir Tumboh di sebelah selatan, Sungai Pengkalan Datu dan Wakaf Stan di sebelah timur dan disebelah barat Sungai Kelantan. Kawasan Majlis Perbandaran Kota Bharu adalah merupakan nodus pembangunan bagi negeri Kelantan dengan terletaknya Bandar Kota Bharu sebagai pusat pentadbiran, perdagangan dan kewangan.Manakala Pengkalan Chepa sebagai pusat perindustrian dan kubang Kerian sebagai Pusat Institusi.

2.1.1 OBJEKTIF MPKB-BRI

Antara objektif diperkenalkan oleh MPKB ialah: i. Memperkemaskan jentera pentadbiran majlis supaya menjadi pihak berkuasa tempatan yang melaksanakan segala tindakan berasaskan perancangan yang teratur dan tersusun. ii. Mempertingkatkan perkhidmatan perbandaran dengan memberi penekanan kepada aspek kebersihan dan keindahan bandar juga adalah perlu bagi menghasilkan mutu dan prestasi yang berkualiti terhadap rakyat kelantan khususnya.6

iii.

Mempertingkat program pembangunan insan untuk melahirkan wargakota yang berwibawa seterusnya menyumbang ke arah pembangunan fizikal dan rohani selaras dengan Kota Bharu Bandar Raya Islam.

iv.

Mengutamakan dan menggalakkan penglibatan masyarakat di dalam aktiviti dan program pembangunan majlis.

v.

Mempertingkatkan

langkah-langkah

pembasmian

aktiviti

maksiat

dan

kemungkaran dalam kawasan majlis adalah langkah yang terbaik bagi menghasilkan rakyak yang berkualiti dari segi agama,maruah dan bangsa.

2.1.2 VISI MPKB-BRI

Majlis Perbandaran Kota Bharu Bandar Raya Islam sebagai sebuah organisasi yang unggul akan membangun dan memajukan bandar Kota Bharu sebagai sebuah bandaraya Islam yang bersih, indah dan berdikari berteraskan dasar Membangun Bersama Islam.

2.1.3 MISI MPKB-BRI

Membawa

kemakmuran

dan

kesejahteraan

hidup

kepada

warga

kota

dan

mempertingkatkan kemajuan sosio-ekonomi serta memberi sumbangan yang besar kepada pertumbuhan ekonomi bandar Kota Bharu khasnya dan negeri Kelantan amnya.

7

2.2

BAHAGIAN TEKNOLOGI MAKLUMAT MPKB-BRI

Majlis

Perbandaran

Kota

Bharu

Bandar

Raya

Islam

(MPKB-BRI)

mula

memperkenalkan penggunaan teknologi maklumat dalam pengurusannya semenjak tahun 1988.Pihak Majlis mula memperkenalkan penggunaan teknologi terkini dan terbaru bertujuan untuk bergerak selari dengan perubahan arus semasa.Bermula dari situ, maka terbentuklah bahagian Teknologi Maklumat di bawah Jabatan Khidmat Pengurusansebagai usaha untuk meningkatkan perkhidmatan dan juga pengurusan di MPKB-BRI.

Bahagian Teknologi Maklumat MPKB-BRI terdiri daripada sembilan staf iaitu seorang Penolong Pengarah Teknologi Maklumat, empat Penolong Pegawai Teknologi Maklumat, seorang juruteknik, seorang operator computer, seorang pembantu tadbir dan juga seorang pembantu am pejabat. Bahagian Teknologi Maklumat ini menyediakan perkhidmatan seperti pengurusan sistem-sistem yang terdapat di MPKB-BRI, penyelenggaraan dan sebagainya yang melibatkan bidang teknologi maklumat. Antara yang di pantau dibawah bahagian ini adalah laman web rasmi MPKB-BRI, sistem eSMS

8

2.2.1 OBJEKTIF BAHAGIAN TEKNOLOGI MAKLUMAT MPKB-BRI

Antara objektif utama di bahagian teknologi maklumat di MPKB-BRI ini ialah:

i. ii. iii. iv. v.

Mewujudkan integrasi sistem. Infrastruktur ICT yang kompetitif dan selamat. Data yang tepat, terkini dan boleh dipercayai. Personel IT yang berkualiti dan berdaya saing. Perkhidmatan yang mesra sentiasa tersedia.

2.2.2 MISI BAHAGIAN TEKNOLOGI MAKLUMAT MPKB-BRI

Mengoptimumkan penggunaan ICT dalam pengurusan supaya lebih cekap dan berkesan.Menjana perkhidmatan terbaik bagi pihak pengurusan mahupun wargakota.

2.2.3 VISI BAHAGIAN TEKNOLOGI MAKLUMAT MPKB-BRI

Sebagai rakan strategik pengurusan dalam membuat perancangan dan keputusan berlandaskan maklumat dan teknologi.

9

2.3

CARTA ORGANISASI BAHAGIAN TEKNOLOGI MAKLUMAT MPKB-BRI

BAHAGIAN TEKNOLOGI MAKLUMAT

KHAIRULZANI BIN SAID(KETUA PENOLONG PENGARAH TEKNOLOGI MAKLUMAT)

UNIT PEMBANGUNAN SISTEM

MOHD HAZLIE BIN SALIM (PEN. PEG. TEK. MAKLUMAT F29)

SANUSI BIN MUKHTAR (PEN. PEG. TEK. MAKLUMAT F29)

MOHD NURUL IMAN BIN YUNUS (PEN. PEG. TEK. MAKLUMAT F29)

MOHD HAZLIE BIN SALIM (PEN. PEG. TEK. MAKLUMAT F29)

UNIT PENYELENGGARAAN

UNIT PENTADBIRAN

YUSRAN BIN MUHAMMAD (JURUTEKNIK KOMPUTER FT17)

SUHAIMI BIN MOHAMAD NOR (PEMBANTU TADBIR N22)

ARUSH BIN ABDULLAH (OPERATOR KOMPUTER F17)

ROSDI BIN YUSOF (PEMBANTU AM PEJABAT N1)

Rajah 2.1: Carta Organisasi Bahagian Teknologi Maklumat10

BAB 3 PROJEK: SISTEM PENERIMAAN SURAT (SPS)

3.1

PENGENALAN

Sistem Penerimaan Surat (SPS) ini dibangunkan bertujuan untuk memudahkan pengurusan keluar masuk surat ke Bahagian Teknologi Maklumat Majlis Perbandaran Kota Bharu Bandaraya Islam. Sistem Penerimaan Surat ini berasaskan aplikasi web dengan menggunakan PHP sebagai bahasa pengaturcaraan dan MySQL sebagai pangkalan data sistem. Sistem ini dibahagikan kepada sembilan modul. Modul yang terdapat dalam sistem ini ialah Pendaftaran Pengguna, Surat Masuk, Peti Masuk, Peti Keluar, Balas Surat, Carian, Laporan, Daftar Fail dan Bantuan sistem. Dengan adanya sistem sebegini, ia sedikit sebanyak akan mempercepatkan lagi masa untuk membuat carian surat, pemantauan dan penyediaan laporan kemasukan dan keluar surat. Modul-modul yang dibangunkan ialah modul Peti Keluar, modul Balas Surat, modul Laporan, modul Carian dan juga modul Daftar Fail. Rujuk LampiranA(a).

11

3.2

OBJEKTIF PROJEK i. Memantau kemasukan surat dan tindakan yang diambil terhadap surat. Pengguna sistem boleh mencetak laporan surat masuk dan keluar. ii. Memudahkan kakitangan di Bahagian Teknologi Maklumat memantau kemasukan surat di bahagian mereka. iii. Mengoptimumkan penggunaan teknologi dalam urusan seharian.

3.3

SKOP PROJEK

Skop sistem SPS ini adalah adalah kemasukan surat di Bahagian Teknologi Maklumat MPKB-BRI sahaja. Hanya kakitangan Bahagian Teknologi Maklumat yang boleh menggunakan sistem ini. Pengguna boleh terus membuat surat balasan melalui sistem ini. 3.4 PENYATAAN MASALAH

Sebelum ini, pengendalian surat di Bahagian Teknologi Maklumat MPKB-BRI dilakukan secara manual yang mana, surat yang masuk ataupun keluar daripada fail tidak didaftarkan secara rasmi. Surat yang masuk akan terus disimpan di dalam fail. Masalah yang dihadapi adalah untuk mencari semula surat-surat yang pernah masuk ke bahagian ini akan mengambil sedikit masa dan juga untuk mengetahui status-status surat tersebut samada sudah diambil tindakan ataupun sebaliknya. Pengguna juga tidak tahu surat mana yang telah dibalas, surat rosak dan sebagainya. Cara manual ini menyebabkan berlakunya pembaziran masa terutama dalam pencarian semula surat yang telah disimpan di dalam fail.12

3.5

KAEDAH/METODOLOGI

Kaedah ataupun metodologi yang digunakan dalam projek ini ialah kaedah SDLC iaitu System Development Life Cycle yang mana menggunakan kaedah plan, analysis, design dan implementation iaitu rancang, analisa, merekabentuk dan

mengaplikasikannya. Kaedah pertama ialah dengan merancang dengan teliti apa yang ingin dilakukan berdasarkan permasalahan yang telah diberikan. Kaedah yang kedua ialah dengan menganalisa masalah-masalah tersebut diikuti dengan menganalisa perkakasan dan juga perisian yang digunakan dalam menyiapkan projek.Kaedah yang ketiga dengan mereka bentuk antara muka sistem dengan menggunakan perisian yang telah dipilih iaitu Macromedia Dreamweaver 8, WampServer 2.1, MySQL, Adobe Photoshop CS3 dan juga Adobe Flash CS3.Kaedah yang terakhir iaitu mengaplikasi. Dengan menggunakan teori-teori dan penyataan masalah yang dihadapi, kaedah untuk mengurangkan masalah ini akan digunakan di dalam sistem yang akan dibangunkan ini. Carta alir bagi keseluruhan sistem ini rujuk pada LampiranA(b) dan jadual bagi pangkalan data sistem SPS rujuk pada Lampiran A(c).

13

3.6

PERKAKASAN DAN PERISIAN

Untuk membangunkan Sistem Penerimaan Surat (SPS) ini, beberapa perkakasan dan perisian tertentu diperlukan.Perkakasan dan perisian yang bersesuaian diperlukan untuk membolehkan sistem ini dibangunkan dengan sempurna dan cepat. Perisian memainkan peranan penting dalam proses pembangunan sistem. Perkakasan yang diperlukan untuk membangunkan sistem SPS ini ialah: Perkakasan: 1. Komputer riba Jenama Model Prosessor Memori Cakera Keras : : : : : Acer Aspire 4935 Intel Core 2 Duo@2.0GHz 3GB 250GB SATA HDD

2. External hard disk Transcend 640GB 3. Pendrive Apancer 4GB

Perisian: Sistem Operasi Aplikasi Sistem : Microsoft Windows Seven Ultimate Dream Edition : Macromedia Dreamweaver 8, Apache, WampServer 2.1, MySQL, Mozilla Firefox. Aplikasi Lain : Microsoft Office 2010 Professional, Adobe Photoshop CS3, Adobe Flash CS3.

14

3.7

MODUL-MODUL YANG DIBANGUNKAN

Sistem Penerimaan Surat (SPS) MPKB ini mempunyai sembilan modul utama. Modulmodul yang terdapat di dalam SPS ini ialah Pendaftaran Pengguna, Surat Masuk, Peti Masuk, Peti Keluar, Daftar Fail, Laporan, Carian dan Bantuan. Sistem ini dibangunkan di dalam kumpulan dan modul-modul telah dibahagikan diantara ahli kumpulan.Modulmodul yang dibangunkan di dalam SPS ini ialah modul Peti Keluar, Balas Surat, Daftar Fail, Laporan dan Carian.

3.7.1 MODUL PETI KELUAR Modul Peti Keluar mempunyai maklumat berkaitan surat yang telah diambil tindakan. Di dalam modul ini, pengguna boleh melihat maklumat surat seperti pengirim, penerima, perkara surat, tarikh surat dan sebagainya. Semua surat yang telah diambil tindakan di Peti Masuk akan ke Peti Keluar. Dalam modul ini, pengguna boleh mengemaskini dan hapus maklumat surat. Status maklumat surat yang telah dibalas adalah berwarna hijau, manakala surat rosak akan berwarna merah. Surat yang berstatus selain dibalas dan rosak akan berwarna kuning. Ini bertujuan untuk memudahkan pengguna sistem SPS ini mengenal pasti surat mana yang perlu di beri perhatian dan sebagainya.

15

Rajah 3.1: Antaramuka modul PETI KELUAR

3.7.2 MODUL BALAS SURAT Modul Balas Surat dibangunkan untuk memudahkan pengguna untuk membalas surat yang telah didaftar masuk. Modul ini melibatkan status maklumat surat di dalam Peti Masuk dan Peti Keluar yang belum di balas. Semua surat yang belum dibalas akan dipaparkan di dalam modul ini. Modul ini memaparkan maklumat yang sama di modul Peti Masuk dan Peti Keluar tetapi di modul ini pengguna hanya boleh membalas surat. Segala maklumat surat yang dipilih oleh pengguna akan dipaparkan ke borang balasan secara automatik. Pengguna hanya perlu memasukkan kandungan surat yang ingin dibalas dan memasukkan beberapa maklumat tambahan sebelum tekan cetak untuk cetak16

surat secara automatik. Format surat telah disediakan secara automatik oleh sistem ini. Ini akan menjimatkan masa untuk menyediakan format surat. Beberapa konfigurasi di pelayan web diperlukan untuk memastikan cetakan surat yang kemas. Contoh surat balas disediakan di LampiranB(a).

Rajah 3.2: Antaramuka modul BALAS SURAT

17

Rajah 3.3: Antaramuka borang balas surat.

18

3.7.3 MODUL DAFTAR FAIL Modul pendaftaran fail ini merupakan antara modul yang penting dalam sistem ini. Pengguna yang daftar surat di dalam sistem ini perlu memilih fail sebelum mendaftar surat baru. Penggunaan fail ini penting untuk membantu kakitangan di Bahagian Teknologi Maklumat mendapatkan balik surat yang telah disimpan dengan lebih cepat dan sistematik. Pendaftaran fail ini diwujudkan untuk membolehkan pengguna menambah fail baru ke dalam sistem. Buat masa kini, hanya fungsi tambah fail sahaja yang diperkenalkan di dalam sistem SPS ini. Fail yang telah didaftar sudah tidak boleh dikemaskini dan padam. Antara maklumat yang perlu dimasukkan ketika mendaftar fail baru ialah no fail, perkara dan catatan. Maklumat fail yang telah didaftarkan akan dimasukkan secara automatik ke modul lain yang melibatkan penggunaan maklumat fail seperti di modul surat masuk dan carian.

19

Rajah 3.4: Antaramuka DAFTAR FAIL

20

3.7.4 MODUL LAPORAN Modul LAPORAN Sistem Penerimaan Surat ini dibangunkan bertujuan untuk memudahkan pengguna sistem mencetak maklumat surat masuk dan surat keluar. Dalam modul ini, terdapat dua bahagian laporan iaitu laporan bagi peti masuk dan laporan bagi peti keluar. Kedua-dua laporan ini melipatkan maklumat surat di dalam pangkalan data yang telah disediakan. Contoh laporan rujuk LampiranB(b).

Rajah 3.5: Antaramuka LAPORAN

21

3.7.5 MODUL CARIAN Modul carian sistem SPS ini membolehkan pengguna mencari surat yang dikehendaki dengan cepat. Sistem carian yang dibangunkan di dalam sistem ini dibangunkan untuk mempercepatkan urusan seperti kemaskini surat, hapus surat dan rujukan. Dalam modul carian ini, pengguna boleh membuat carian berdasarkan perkara surat atau fail. Carian yang dilakukan pada carian perkara adalah bersifat wildcard dimana pengguna hanya perlu memasukkan carian tanpa perlu memasukkan keseluruhan ayat perkara surat tersebut. Sebagai contoh, jika pengguna ingin mencari perkara yang berkaitan dengan BAYARAN, pengguna hanya perlu menaip perkataan BAYARAN sahaja dan tekan butang carian. Ini menjimatkan masa dan memudahkan pengguna membuat carian surat yang dikehendaki.

Rajah 3.6: Antaramuka modul Carian Perkara

22

Rajah 3.7: Antaramuka modul Carian Fail

3.8

KEPENTINGAN PROJEK

Kepentingan utama sistem ini ialah untuk memudahkan kakitangan di Bahagian Teknologi Maklumat MPKB-BRI memantau pergerakan keluar masuk surat di jabatan ini. Sistem ini juga membolehkan urusan-urusan berkaitan surat samada surat yang masuk ataupun yang keluar diuruskan dengan lebih sistematik dan efisyen. Modul Balas Surat dan Carian yang terdapat pada sistem SPS ini juga membantu menjimatkan masa pengurusan surat. Ini akan meningkatkan lagi mutu kerja staf-staf dan juga MPKB-BRI itu sendiri.

23

BAB 4

PERBINCANGAN

4.1

KEKUATAN DAN KELEMAHAN SISTEM

4.1.1

KEKUATAN SISTEM

Sistem yang dibangunkan ini lebih sistematik dan efisyen berbanding menggunakan cara manual yang melibatkan sedikit masa dan tenaga. Sistem ini juga lebih selamat kerana hanya kakitangan yang mempunyai kebenaran sahaja boleh menggunakannya dan untuk mendaftar juga memerlukan kebenaran dari pihak yang mempunyai hak. Sistem ini juga bersifat mesra pengguna yang mana pengguna baru boleh memahami cara menggunakannya dengan mudah dengan adanya modul bantuan yang disediakan sekiranya pengguna mempunyai masalah berkaitan cara penggunaan sistem. Penyediaan fungsi yang sistematik dan mudah serta menjimatkan masa seperti adanya modul carian dan balas surat pada sistem SPS ini menguatkan lagi kemampuan sistem ini untuk diguna pada masa akan datang.

24

4.1.2

KELEMAHAN SISTEM

Setiap sistem yang dibangunkan biasanya akan mempunyai kelemahan tertentu. Tidak ketinggalan juga pada sistem SPS ini.Sistem ini dibangunkan dalam masa yang singkat dan kesuntukan masa menyebabkan beberapa kelemahan yang ketara yang terdapat pada sistem ini. Antara kelemahan sistem ini ialah, di modul Daftar Fail, pengguna tidak dapat membuat kemaskini fail atau padam fail. Kelemahan lain adalah pada modul Carian dan Laporan. Buat masa sekarang, sistem SPS ini hanya boleh membuat carian berdasarkan perkara dan fail sahaja manakala laporan hanya untuk peti masuk dan peti keluar.Pengguna tidak dapat membuat carian atau laporan yang lebih terperinci.Sistem ini juga tidak dilengkapi dengan modul semakan pengguna yang mengguna sistem. Dalam modul cetak surat juga terdapat beberapa perkara yang perlu diperbaiki seperti kandungan surat balas dan tarikh surat.

25

4.2

KESIMPULAN

Tempoh selama enam minggu di Majlis Perbandaran Kota Bharu Bandar Raya Islam banyak membantu saya melengkapkan diri untuk menempuh dunia pekerjaan yang sebenar.Selama saya di tempat latihan industri ini, banyak perkara telah saya pelajari terutamanya dalam bidang pengaturcaraan dan pembangunan sistem. Pengalaman yang diperolehi di latihan industri adalah penting kepada saya dan pelatih yang lain untuk digunakan dalam persekitaran kerja yang sebenar. Sistem SPS yang telah dibangunkan ini diharap dapat digunakan di bahagian Teknologi Maklumat MPKB-BRI ini walaupun masih terdapat kelemahan tertentu yang perlu diperbaiki pada masa akan datang. Kesimpulannya, latihan industri ini adalah penting kepada semua bakal graduan untuk menyiapkan diri dari segi mental dan fizikal, untuk mendidik pelajar supaya lebih berdisiplin dan lebih berfikiran terbuka tentang suasana kerja yang sebenar. Segala pengalaman yang diperolehi di tempat latihan industri ini perlu digunakan sepenuhnya untuk menghasilkan mutu kerja yang lebih berkualiti pada masa akan datang.

4.3

CADANGAN

Sistem SPS ini masih mempunyai beberapa kelemahan yang perlu diperbaiki dan diperkemaskan pada masa akan datang. Cadangan saya, penyelia perlu memberi

peluang kepada pelatih lain untuk mengemaskini sistem yang telah dibangunkan ini supaya ia lebih berkualiti dan sistematik untuk digunakan.26

LAMPIRAN A

LampiranA(a): CARTA ALIR MODUL

MULA

BERJAYA MASUKLOG MASUK

GAGAL MASUK

PETI KELUAR

KEMASKINI DATA

HAPUS SURAT

BALAS SURAT

BALAS

CETAK SURAT

DAFTAR FAIL

PAPAR SURAT MASUK

PAPAR SURAT KELUAR

LAPORAN

LAPORAN MASUK

LAPORAN KELUAR

CARIAN

CARIAN SURAT

CARIAN FAIL

TAMAT

27

LampiranA(b): CARTA ALIR SISTEM SPS

MULA

BERJAYA MASUKLOG MASUK

GAGAL MASUK

SURAT MASUK

TAMBAH SURAT

PETI MASUK

KEMASKINI DATA

HAPUS SURAT

PETI KELUAR

KEMASKINI DATA

HAPUS SURAT

BALAS SURAT

BALAS

CETAK SURAT

DAFTAR FAIL

PAPAR SURAT MASUK

PAPAR SURAT KELUAR

LAPORAN

LAPORAN MASUK

LAPORAN KELUAR

CARIAN

CARIAN SURAT

CARIAN FAIL

PENGGUNA

DAFTAR PENGGUNA

BANTUAN TAMAT 28

Lampiran A(c): JADUAL PANGKALAN DATA SISTEM

Jadual 1: User.frm

Jadual 2: Suratdb.frm

29

Jadual 3: Fail.frm

Jadual 4: Suratbalas.frm

30

LAMPIRAN B

LampiranB(a): CONTOH SURAT BALAS

31

LampiranB(b): CONTOH LAPORAN

32