prosedur penyelenggaraan kenderaan … prosedur... · kenderaan ke jkr kew. pa-16 sijil teb kew....

KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA PEJABAT KESIHATAN KOTA TINGGI, JOHOR

PROSEDUR PENYELENGGARAAN KENDERAAN JABATAN

NO KELUARAN : 04

NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S05 NO PINDAAN : 01

TARIKH KUATKUASA : 14 OGOS 2014

PROSEDUR PENYELENGGARAAN

KENDERAAN JABATAN

NAMA TANDATANGAN

DISEDIAKAN OLEH

Hairil bin Zaini Pembantu Tadbir N17

Cetakkan Komputer

DISEMAK OLEH Dr Fazilahton Binti Rajulin Pegawai Perubatan UD54 Ketua Pengawal Dokumen

Cetakkan Komputer

DILULUSKAN OLEH

Dr Hjh Hanihaselah bt Mohd Salleh Pakar Perubatan Keluarga UD54 Wakil Pengurusan

Cetakkan Komputer

NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S05

Page | 2 MS ISO 9001:2008

Prosedur Penyelenggaran Kenderaan Jabatan

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini menerangkan proses penyenggaraan kenderaan yang baru diterima sehingga dilupuskan dan agar dapat diselenggarakan dengan lebih sempurna dan teratur sepertimana kehendak jabatan. .

2.0 SKOP

Dasar ini terpakai bagi pengurusan rekod meliputi pewujudan, penggunaan, penyelenggaraan dan pelupusan di Pejabat Kesihatan Kota Tinggi

3.0 RUJUKAN

3.1 Manual Kualiti Pejabat Kesihatan Kota Tinggi JOH-PKKT – MK – 01 3.2 Surat Pekeliling Kementerian Kesihatan Bil. 2 Tahun 1993

3.3 Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 6 Tahun 1999. 3.4 Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007

3.5 Prosedur Kawalan Perkhidmatan Yang Tidak Mematuhi Keperluan

4.0 TERMINOLOGI

4.1 Lembaga Pemeriksa Jawatankuasa yang dilantik untuk memeriksa kenderaan

4.2 TEB Sijil Tidak Ekonomik untuk dibaiki

4.3 Buku Log Rekod Penggunaan Kenderaan

4.4 PKD Pegawai Kesihatan Daerah

4.5 PPT Penolong Pegawai Tadbir

4.6 PT W Pembantu Tadbir Kewangan

4.7 PT N Pembantu Tadbir

4.8 PA Pegawai Aset

4.9 Pemandu Pemandu

4.10 PYMK Pegawai Yang Menjaga Kenderaan

4.11 JKNJ Jabatan Kesihatan Negeri Johor

4.12 KKM Kementerian Kesihatan Malaysia

4.13 TPA Tatacara Pengurusan Aset

4.14 Jabatan Kerja Raya


Page | 3 MS ISO 9001:2008


5.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN TANGGUNGJAWAB

5.1 Kenalpasti kenderaan yang memerlukan penyelenggaraan dan pembaikan dengan membuat pemeriksaan secara am. RujukBorang Jadual Penyelenggaran Kenderaan (Jadual 1)

PYMK / Pemandu Kenderaan

5.2 Isi borang KEW PA-9 berkenaan keperluan penyelenggaraan untuk kelulusan PKD


5.3 Jika permohonan tidak diluluskan ,kembali ke proses 5.1, dan jika permohonan diluluskan kenalpasti pembekal berdasarkan sebutharga (rujuk prosedur perolehan bekalan)

PYMK

5.4 Isi buku log kenderaan berkenaan dan tandatangan pegawai


5.5 Lakukan proses perolehan perkhidmatan seperti didalam prosedur perolehan

PYMK/ PPT/ PT W / PT N

5.6 Failkan dokumen-dokumen yang di atas di dalam fail kenderaan yang berkaitan.

PTW

5.7 Catatkan maklumat penyelenggaraan ke dalam DaftarPenyelenggaraan Harta Modal Kew. PA – 14 (Rujuk Lampiran ) dan Kew. PA – 2 (Rujuk Lampiran 7) serta KEW PA-6

PTW


Page | 4 MS ISO 9001:2008


5.9 Cadangkan pelupusan kenderaan seperti berikut:

5.9.1 Semak senarai kenderaan yang telah melebihi 7 tahun dan lakukan proses pelupusan mengikut keutamaan.

5.9.2 Maklumkan kepada PKD jika ada kenderaan yang perlu dilupuskan.

5.9.3 Buat permohonan pemeriksaan kenderaan bagi tujuan TEB ke JKR Mekanikal.

5.9.4 Terima maklumbalas dari JKR untuk buat pemeriksaan.

5.9.5 Buat Pemeriksaan kenderaan bersama JKR. dan dapatkan Perakuan Pelupusan menggunakan borang Kew. PA – 16

5.9.6 Terima Sijil TEB dari JKR.

PYMK

5.10 Buat urusan mengenai Lembaga Pemeriksa Kenderaan iaitu:

5.10.1

Lantik Lembaga Pemeriksa dan surat panggilan menggunakan Kew. PA – 15

5.10.2 Sediakan dokumen untuk laporan lembaga pemeriksa

PYMK Ketua Uni t/ PYMK

5.11 Buat pemeriksaan untuk pengesahan pelupusan kenderaan.

5.11.1

Bawa Lembaga Pemeriksa dan tunjukkan kenderaan yang hendak dilupuskan.

5.11.2 Sediakan dokumen Kew. PA–17 untuk ulasan/laporan Lembaga Pemeriksa

5.11.3 Majukan dokumen kepada JKN. 4 salinan Laporan Lembaga Pemeriksaan 3 salinan SIJIL TEB bersama salinan Kad Pendaftaran

5.11.4 Mohon kelulusan pelupusan kenderaan

Ketua Unit/ PYMK / Lembaga Pemeriksa Ketua Unit / PYMK


Page | 5 MS ISO 9001:2008


5.12 Terima surat kelulusan (Rujuk Lampiran 14). 5.12.2 Buat urusan pelupusan menggunakan kaedah pelupusan sebagaimana yang diluluskan

a) Edar atau maklumkan tawaran kepada agensi-agensi berkenaan

b) Buka sebutharga (Rujuk Prosedur Perolehan)sekiranya berkaitan.

c) Terima deposit daripada penerima sekiranya melalui kaedah jualan atau lelongan awam.

5.12.3 a) Maklumkan kepada yang berjaya b) Keluarkan resit bayaran c) Sediakan surat penyerahan dan d) Borang JPJ (Tukar Hak Milik) 5.12.4 Sahkan semua dokumen.

Ketua Unit / PYMK PT W PYMK / PT W PT N

5.13 Majukan dokumen pelupusan ke KKM melalui JKN a) surat kelulusan pelupusan kenderaan b) Resit bayaran c) Sijil Pelupusan (Kew. PA – 19) (Rujuk Lampiran 15)

Ketua Unit / PYMK

5.14 Catat surat kelulusan di Kew PA – 2 dan simpan rekod di fail kenderaan berkenaan dan fail kenderaan am serta tandatangan pegawai.


Page | 6 MS ISO 9001:2008


6.0 CARTA ALIRAN

Mengenalpasti kenderaan yang memerlukan

penyelenggaraan & Pembaikan

Kelulusan

Kenalpasti Pembekal (Berdasarkan Sebutharga)

Permohonan Kelulusan kepada PKD (KEW PA – 9)

Lakukan Proses Perolehan Perkhidmatan

Rekod Dalam Buku Log Kenderaan & Tandatangan

Perakuan pembayaran kepada pembekal

Failkan Dokumen dalam fail kenderaan yang

berkaitan

Rekod dalam KEW PA-14 / KEW PA-2 /

KEW PA-6

Pemandu

PYMK / PKD

PKD

PYMK

PTW / PPT

Pemandu

PTW/ PPT

PYMK / PTW/ PPT

PYMK / PTW/ PPT

-

YA

TIDAK


Page | 7 MS ISO 9001:2008


7.0 REKOD KUALITI

BIL. REKOD TEMPOH PENYIMPANAN LOKASI

1. 2.

3.

4.

5. 6.

7.

8.

9.

10. 11. 12. 13.

14.

15.

Kew. PA-13 Borang Jadual Penyelenggaraan Kenderaan Jadual 1 Borang PKKTA 02/2/08 Borang Keperluan Penyelenggaraan Kew PA -6 Kew. PA-14 Kew. PA-2 Buku Log Permohonan Pemeriksaan Kenderaan ke JKR Kew. PA-16 Sijil TEB Kew. PA-15 Kew. PA-17 Surat Kelulusan Pelupusan Kew. PA-19

Sehingga Lupus Sehingga Lupus 3 tahun Sehingga Lupus Sehingga Lupus Sehingga Lupus Sehingga Lupus Sehingga Lupus Sehingga Lupus Sehingga Lupus Sehingga Lupus Sehingga Lupus Sehingga Lupus Sehingga Lupus Sehingga Lupus

Pejabat Pentadbiran Pejabat Pentadbiran Pejabat Pentadbiran Pejabat Pentadbiran Pejabat Pentadbiran Pejabat Pentadbiran Pejabat Pentadbiran Pejabat Pentadbiran Pejabat Pentadbiran Pejabat Pentadbiran Pejabat Pentadbiran Pejabat Pentadbiran Pejabat Pentadbiran Pejabat Pentadbiran Pejabat Pentadbiran


Page | 8 MS ISO 9001:2008


8.0 INPUT

8.1 SUMBER MANUSIA 8.1.1 Pegawai Kesihatan Daerah 8.1.2 Penolong Pegawai Perubatan

8.1.3 Penolong Pegawai Tadbir 8.1.4 Pembantu Tadbir N / W 8.1.5 Pembantu Operasi 8.1.6 Pemandu 8.1.7 Pekerja Awam 8.2 DATA / MAKLUMAT 8.2.1 Rekod Senarai peralatan 8.3 PERALATAN 8.3.1 Komputer 8.3.2 Riso 8.3.3 Kenderaan

9.0 OBJEKTIF PROSES

9.1 OBJEKTIF KESELURUHAN Memastikan semua kenderaan jabatan dapat diselenggara dengan

Lebih sempurna dan teratur.

9.2 9.2.1 9.2.2

OBJEKTIF SUB PROSES 90% kenderaan jabatan menjalani penyelenggaraan rutin setiap 5000km-6000km selepas penyelenggaraan terakhir 100% penggunaan kad minyak direkodkan dalam buku log kenderaan

10.0 KLAUSA YANG BERKAITAN

4.2.4 Kawalan Rekod 6.3 Infrastruktur 7.6 Kawalan keatas Peralatan dan Pengukuran


Page | 9 MS ISO 9001:2008


REKOD PINDAAN

Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen terkawal ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di dalam Rekod Pindaan

TARIKH

HALAMAN DIPINDAAN

BUTIR-BUTIR PINDAAN DILULUSKAN NO KELUARAN

NO PINDAAN

M/S

01.03.2012 03 00 Keseluruhan Perubahan Keseluruhan

Muka Surat Berdasarkan Keperluan Pengawal Dokumen

Cetakkan

Komputer

01.01.2014

04

00

Keseluruhan

Perubahan / Penambahbaikan format Dokumen mengikut keperluan yang lebih mudah Terdapat 50% pemegang prosedur telah bertukar dan terdapat cadangan pindaan dilakukan Terdapat perubahan sasaran dan KPI yang ditetapkan oleh JKNJ / KKM.

Cetakkan

Komputer

14.08.2014

04

01

8

100% penggunaan kad minyak direkodkan dalam buku log kenderaan

Cetakkan

Komputer

prosedur penyelenggaraan kenderaan … prosedur... · kenderaan ke jkr kew. pa-16 sijil teb kew....

Documents