prosedur pelantikan secara kontrak pensyarah, …reg.upm.edu.my/eiso/portal/dok_huraian...

SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

PEJABAT PENDAFTAR

Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/P004

Halaman: 1/12

No. Semakan: 09 10

No. Isu: 02

PROSEDUR PELANTIKAN SECARA KONTRAK PENSYARAH, GURU BAHASA

DAN GARIS PANDUAN LANTIKAN SECARA KONTRAK UNTUK

PERKHIDMATAN AKADEMIK (GPKPA)

Tarikh: 24/04/2018 19/06/2020

Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

1.0 TUJUAN SKOP

Prosedur ini disediakan bagi tujuan menerangkan cara pelantikan Staf Kontrak Pensyarah, Guru Bahasa dan Skim Perkhidmatan Dalaman Akademik UPM di Universiti Putra Malaysia. Prosedur ini merangkumi semua proses permohonan jawatan, saringan, pemilihan, penawaran dan penerimaan Staf Kontrak Pensyarah, Guru Bahasa dan Skim Perkhidmatan Dalaman Akademik UPM di Universiti Putra Malaysia.

2.0 SKOP TANGGUNGJAWAB

Naib Canselor, Wakil Pengurusan dan Timbalan Wakil Pengurusan bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat perlu mematuhi prosedur ini.

3.0 TANGGUNGJAWAB DOKUMEN RUJUKAN

Kod Dokumen Tajuk Dokumen

P.U. (A) 1 Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat

dan Penamatan Perkhidmatan) 2012

SOK/BUM/GP03/SARINGAN Garis Panduan Membuat Saringan

SOK/BUM/GP03/LAPOR DIRI Garis Panduan Lapor Diri

- Maklumat Skim Perkhidmatan 1 Julai 2016

Pekeliling JPA

Pekeliling Perkhidmatan

Bil. 8 Tahun 2002

Senarai Kelayakan yang Diiktiraf oleh Kerajaan yang Perlu Digunakan dalam Urusan Pelantikan ke dalam Perkhidmatan Awam


Bil. 1 Tahun 2008

Senarai Tambahan Kelayakan yang Diiktiraf oleh Kerajaan yang Perlu Digunakan dalam Urusan Pelantikan ke dalam Perkhidmatan Awam

Pekeliling Perkhidmatan Bil. 2 Tahun 2008

Dasar dan Prosedur Pelantikan Secara Kontrak (Contract of Service)


Bil. 20 Tahun 2009

Bayaran Insentif Pegawai Kesihatan Awam

Pekeliling Perkhidmatan Bil. 15 Tahun 2010

Perubahan Perbekalan Kenaikan Pangkat Skim Perkhidmatan Pensyarah Universiti, Pensyarah Perubatan, Pensyarah Pergigian dan Pensyarah UiTM


Bil. 8 Tahun 2010

Bayaran Insentif Akademik Pensyarah Perubatan di Institusi

Pengajian Tinggi Awam

Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 36 Tahun 2013

- Penambahbaikan Jadual Gaji Minimum - Maksimum Gred 1 Hingga Gred 54 di bawah Sistem Saraan


PEJABAT PENDAFTAR


Halaman: 2/12

No. Semakan: 09 10

No. Isu: 02




Tarikh: 24/04/2018 19/06/2020



Malaysia


Rasionalisasi Skim Perkhidmatan bagi Perkhidmatan Awam Persekutuan di awah Sistem Saraan Malaysia


Pindaan Skim Perkhidmatan Pensyarah Perubatan dan Pensyarah Pergigian

Surat Pekeliling JPA

Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 2004

Pindaan Kadar Imbuhan Tetap Perumahan

Surat Pekeliling Perkhidmatan

Bil. 9 Tahun 2005

Pindaan Imbuhan Tetap Khidmat Awam Gred 41 dan 42 serta Gred

44


Pemanjangan Bantuan Sara Hidup


Bil. 8 Tahun 2007

Pengiktirafan Kelayakan Ijazah Sarjana dan/atau Ph.D bagi Maksud Lantikan ke dalam Perkhidmatan Awam


Pindaan Kadar Imbuhan Tetap Perumahan


Bayaran Insentif Perkhidmatan Kritikal


Penurunan Kuasa Menimbang Pelantikan Secara Kontrak oleh

Institusi Pengajian Tinggi Awam


Bil. 14 Tahun 2008

Pelanjutan Had Umur Maksimum Pelantikan Secara Kontrak bagi Pegawai Warganegara (Bukan Pesara) dan Bukan Warganegara


- Pindaan Kadar Bayaran Insentif Pakar

- Pindaan : Lampiran C8, Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 2002 adalah dipinda


Pengiktirafan Kelayakan Ijazah Sarjana dan/atau Ijazah Doktor Falsafah (Ph.D) bagi Maksud Pelantikan ke Perkhidmatan Awam


Pindaan Kepada Lampiran A – Senarai Skim- Skim Perkhidmatan yang Memperuntukan Syarat Lantikan di Peringkat Ijazah Sarjana dan/atau Ijazah Doktor Falsafah (Ph.D)


Pindaan Syarat Pemberian Opsyen Skim Perkhidmatan Pensyarah Perubatan dan Pensyarah Pergigian di Bawah Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 15 Tahun 2012


Pindaan Syarat Pemberian Opsyen Skim Perkhidmatan Pensyarah Perubatan Dan Pensyarah Pergigian di bawah Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 15 Tahun 2012

Surat Pekeliling

Perkhidmatan Bilangan 1

Tahun 2014

- Perubahan Penetapan Gaji Permulaan Berikutan dan Penambahbaikan Skim Perkhidmatan Tahun 2013

- Penambahbaikan Jadual Gaji Minimum - Maksimum di bawah Sistem Saraan Malaysia


PEJABAT PENDAFTAR


Halaman: 3/12

No. Semakan: 09 10

No. Isu: 02




Tarikh: 24/04/2018 19/06/2020



Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 2 Tahun 2016

Penambahbaikan Kemudahan bagi Pegawai Lantikan Kontrak (Contract Of Service) dalam Perkhidmatan Awam


Kelayakan Sijil Matrikulasi Kementerian Pendidikan Malaysia bagi Tujuan Pelantikan ke dalam Perkhidmatan Awam

4.0 DOKUMEN RUJUKAN TERMINOLOGI DAN SINGKATAN

JPA : Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia

JKP : Jawatankuasa Pemilih

JPU : Jawatankuasa Pengurusan Universiti

KPM : Kementerian Pendidikan Malaysia

KBPSM : Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia

KP TNC (P/I) : Ketua Pentadbiran, Pejabat Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan/ Inovasi)

KPTJ : Ketua Pusat Tanggungjawab

LPU : Lembaga Pengarah Universiti

PT (P/O) PEND : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Pejabat Pendaftar

PT (P/O) TNC (P/I) : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Pejabat Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan/ Inovasi)

PT (P/O) PTJ : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Pusat Tanggungjawab

PTJ : Pusat Tanggungjawab

SU JKP : Setiausaha Mesyuarat Jawatankuasa Pemilih (Guru/Profesor/Penyelidik)

SPDA : Skim Perkhidmatan Dalaman Akademik UPM

UPM : Universiti Putra Malaysia

WP : Wakil Pengurusan


PEJABAT PENDAFTAR


Halaman: 4/12

No. Semakan: 09 10

No. Isu: 02




Tarikh: 24/04/2018 19/06/2020


6.0 5.0 PROSES TERPERINCI

Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen

Rujukan

KPTJ

5.2

Kenalpasti keperluan jawatan berdasarkan kekosongan, keperluan semasa dan maklumat berikut: (a) Jenis Skim Perkhidmatan; (b) Nama dan Gred Jawatan; (c) Bilangan jawatan; (d) Kategori jawatan; (e) Bidang/Pengkhususan; (f) Penempatan; dan (g) Tempoh pelantikan yang diperlukan; dan (h) Jenis Peruntukan (Pengurusan/Tabung

Amanah).

Minit Mesyuarat JKP/LPU

KPTJ

5.3 (a) Kenalpasti syarat pelantikan merujuk Skim Perkhidmatan JPA yang berkuatkuasa, Pekeliling Perkhidmatan Bil. 2 Tahun 2008 – Dasar dan Prosedur Pelantikan Secara Kontrak (Contract of Service), Skim Perkhidmatan Dalaman Akademik UPM, Pekeliling Pendaftar Bil. 1 Tahun 2012 – Garis Panduan Lantikan Secara Kontrak Untuk Perkhidmatan Akademik (GPKPA) dan Garis Panduan Lantikan Secara Kontrak Untuk Pegawai Eksekutif (GPKPPE) dan Garis Panduan Membuat Saringan (SOK/BUM/GP03/SARINGAN).

(b) Buat proses pemilihan calon yang berkelayakan.

(c) Menyemak dan melengkapkan dokumen berikut:

(i) Borang Permohonan Jawatan Kumpulan Pengurusan dan Profesional (SOK/BUM/BR03/ JAWATAN 01);

(ii) Borang Permohonan Felo Pasca Doktoral Application Form of Post-Doctoral Fellow (PU/PY/BR41/PERSONELR&D);

(iii) Borang Permohonan Felo Perunding Application Form of Consultant Fellow (PU/PY/BR42/PERSONELR&D);

(iv) Senarai Semak Permohonan Pelantikan Baharu/Pembaharuan Perkhidmatan (Tetap/ Kontrak) (SOK/BUM/SS03/TENAGA AKADEMIK);

Pekeliling Perkhidmatan Bil.

2 Tahun 2008 - Dasar dan

Prosedur Pelantikan Secara

Kontrak (Contract

of Service)

Garis Panduan Membuat Saringan

(SOK/BUM/GP03/SARINGAN)


Bilangan 2 Tahun 2016

Penambahbaikan Kemudahan Bagi Pegawai Lantikan Kontrak (Contract of Services) Dan Perkhidmatan

Awam

5.1 Mula

5.2 Kenalpasti Keperluan Jawatan

5.3 Laksanakan Proses Pemilihan Calon

A


PEJABAT PENDAFTAR


Halaman: 5/12

No. Semakan: 09 10

No. Isu: 02




Tarikh: 24/04/2018 19/06/2020



Rujukan

(v) Senarai Semak Permohonan Lantikan Secara Kontrak Perkhidmatan Akademik Dalaman Pelantikan Baharu/ Pembaharuan Perkhidmatan (SOK/BUM/SS03/TENAGA AKADEMIK DALAMAN);

(vi) Borang Laporan Nilaian Prestasi Tahunan Tenaga Akademik (SOK/BUM/BR03/LNPTA) (bagi Pembaharuan Perkhidmatan) kecuali bagi Skim Perkhidmatan Dalaman Akademik (SPDA);

(vii) Key Performance Indicator (KPI) dan Curriculum Vitae (CV); dan

(viii) Ringkasan Penyelidikan, Penerbitan dan Penyeliaan Pelajar (format boleh didapati di laman web SPK).

(d) Pastikan Laporan Penilaian Prestasi Tahunan melebihi 80% bagi tiga (3) tahun terakhir sebelum permohonan (bagi pembaharuan perkhidmatan).

(e) Hantar nama lima (5) orang penilai luar yang masih sah tempoh pelantikan (untuk menilai calon bukan Profesor memohon jawatan Profesor).

(f) Hantar permohonan pembaharuan perkhidmatan ke Pejabat Pendaftar dalam tempoh enam (6) bulan sebelum tarikh tamat tempoh kontrak semasa.

5.4

(a) Jika ya, ikut langkah 5.6. (b) Jika tidak, ikut langkah 5.5.

5.5 (a) Jika ya, ikut langkah 5.7 (b) Jika tidak, ikut langkah 5.9.

PT(P/O) PTJ

5.6 Majukan permohonan ke Pejabat Pendaftar bagi jawatan SPDA (Pembantu Pengajar).

5.4 SPDA Pembantu Pengajar

Tidak

Ya

Tidak

B Ya

5.6 Majukan

Permohonan ke Pejabat Pendaftar

5.5 DA (Pasca Doktoral, Felo Penyelidikan

dan Felo Perundingan)?

A

c


PEJABAT PENDAFTAR


Halaman: 6/12

No. Semakan: 09 10

No. Isu: 02




Tarikh: 24/04/2018 19/06/2020



Rujukan

KPTJ

5.7 Majukan Permohonan ke Pejabat Timbalan Naib Cancelor (Penyelidikan dan Inovasi) bagi jawatan:

(a) Felo Perunding;

(b) Felo Penyelidik; dan

(c) Pasca Doktoral.

5.8 Terima permohonan baharu/pembaharuan perkhidmatan dari PTJ. Semak dan pastikan semua dokumen lengkap.

5.9 (a) Jika ya, ikut langkah 5.11. (b) Jika tidak, ikut langkah 5.10

PT(P/O)

TNC (P/I) 5.10 (a) Maklumkan kepada PTJ untuk melengkapkan

dokumen dalam tempoh 14 hari bekerja dari tarikh permohonan dikembalikan.

(b) Ulang semula langkah 5.9.

PT(P/O)

TNC (P/I) 5.11 Sediakan senarai calon bagi jawatan Felo

Perunding, Felo Penyelidik dan Pasca Doktoral untuk dibawa ke Mesyuarat JKP (Penyelidikan).

PT (P/O)

TNC (P/I) 5.12 Majukan Permohonan ke Pejabat Pendaftar bagi

jawatan: (a) Profesor; (b) Profesor Madya; (c) Pensyarah;

(d) Guru Bahasa; (e) Sarjana Tamu; Pengajar Khas (f) Tenaga Pelawat; (g) Kursi; dan (h) Tenaga Adjung. (i) Felo Pengajar; (j) Profesor Pelawat; (k) Felo Perunding; (l) Profesor Adjung; dan (m) Kursi

5.7 Majukan kepada Urusetia Jawatankuasa Pemilih Yang

Berkenaan

5.8 Terima Permohonan Baharu/Pembaharuan Perkhidmatan dari PTJ

C

5.9 Lengkap

Tidak

5.10 PTJ Lengkapkan Dokumen

Ya

5.11 Laksanakan Mesyuarat JKP (Penyelidikan)

5.12 Majukan Permohonan ke Pejabat Pendaftar

B

D


PEJABAT PENDAFTAR


Halaman: 7/12

No. Semakan: 09 10

No. Isu: 02




Tarikh: 24/04/2018 19/06/2020



Rujukan

KPTJ

PT(P/O) PEND 5.13 Terima permohonan baharu/pembaharuan perkhidmatan dari PTJ. Semak dan pastikan semua dokumen lengkap.

PT(P/O) PEND

5.14

5.15

(a) Jika ya, ikut langkah 5.16. (b) Jika tidak, ikut langkah 5.15.

(a) Maklumkan kepada PTJ untuk melengkapkan dokumen dalam tempoh 14 hari bekerja dari tarikh permohonan dikembalikan.

(b) Ulang semula langkah 5.14.

5.16 (a) Jika ya, ikut langkah 5.17 (b) Jika tidak, ikut langkah 5.18

PT(P/O) PEND/ PT(P/O)

TNC(P/I)/ PT(P/O)

TNC(JINM)

5.17 (a) Hantar Borang Penilaian (OPR/BUM/BR03/ LAPORAN 01) kepada lima (5) orang Penilai Luar.

(b) Dapatkan sekurang-kurangnya tiga (3) laporan dari penilai luar untuk pertimbangan JKP (Profesor) sebelum permohonan dibawa ke mesyuarat JKP Profesor (bagi jawatan Profesor).

PT (P/O) PEND 5.18 (a) Sediakan senarai calon bagi Jawatan Profesor Madya, Pensyarah, Guru Bahasa, Pengajar Khas, Sarjana Tamu, Tenaga Pelawat dan Tenaga Adjung Felo Pengajar, Profesor Pelawat, Felo Perunding dan Profesor Adjung untuk dibawa ke Mesyuarat JKP (Guru).

(b) Aturkan mesyuarat JKP (Guru) dan maklumkan kepada ahli JKP (Guru) selewat-lewatnya lima (5) hari sebelum tarikh mesyuarat kecuali jika ada penambahan calon selain dari fakulti tersenarai.

5.13 Terima Permohonan Baharu/Lanjutan dari PTJ

5.14 Lengkap

Tidak

5.15 PTJ Lengkapkan Dokumen

Ya

5.17 Dapatkan Laporan Penilai Luar

5.18 Laksanakan Mesyuarat JKP

(Guru/Profesor)

5.16 Bukan Profesor kepada

Profesor?

Ya

Tidak

D

E


PEJABAT PENDAFTAR


Halaman: 8/12

No. Semakan: 09 10

No. Isu: 02




Tarikh: 24/04/2018 19/06/2020



Rujukan

(c) Edarkan fail mesyuarat kepada ahli JKP (Guru) selewat-lewatnya tiga (3) hari bekerja

sebelum tarikh mesyuarat kecuali jika ada penambahan atau perubahan calon, dokumen diedarkan sehari sebelum atau semasa mesyuarat.

(d) Sediakan senarai calon bagi Jawatan

Profesor dan Kursi untuk dibawa ke

Mesyuarat JKP (Profesor).

(e ) Sediakan Catatan Keputusan Mesyuarat

JKP(Guru)(SOK/BUM/BR03/KEPUTUSAN JKP)

dan minit mesyuarat untuk JKP (Profesor),

JKP (Penyelidikan) dan JKP Fakulti.

KP TNC (P/I)/ KP TNC (JINM) KB

5.19 Sediakan Kertas Cadangan untuk mendapatkan kelulusan kecuali bagi jawatan Pembantu Pengajar: (a) Naib Canselor bagi keputusan yang

diperakukan oleh JKP (Guru, Penyelidikan); dan

(b) LPU bagi keputusan yang diperakukan oleh JKP (Profesor).

Minit Mesyuarat JKP/LPU

PT(P/O) PEND

5.20

5.21

(a) Jika ya, ikut langkah 5.22. (b) Jika tidak, ikut langkah 5.21. (a) Keluarkan surat makluman kepada calon tidak

berjaya. (b) Proses tamat.

PT(P/O) PEND 5.22 Keluarkan surat tawaran kepada calon yang berjaya.

5.23 (a) Jika ya, ikut langkah 5.24. (b) Jika tidak, proses tamat.

5.24 (a) Jika ya, ikut langkah 5.25. (b) Jika tidak, ikut langkah 5.27.

5.19 Dapatkan Kelulusan Perakuan Mesyuarat Naib

Canselor/LPU

5.20 Lulus?

Ya

5.22 Keluarkan Surat Tawaran

5.23 Terima Tawaran?

5.24 Penangguhan ?

5.21 Maklumkan keputusan

kepada calon

E

Tidak

F

Tidak

Ya

H G

Ya


PEJABAT PENDAFTAR


Halaman: 9/12

No. Semakan: 09 10

No. Isu: 02




Tarikh: 24/04/2018 19/06/2020



Rujukan

PT(P/O) PEND

5.25

Dapatkan kelulusan penangguhan daripada Ketua PTJ/ Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia

PT(P/O) PEND 5.26 Keluarkan keputusan penangguhan kepada pemohon.

5.27 (a) Jika ya, ikut langkah 5.29. (b) Jika tidak, ikut langkah 5.28.

PT(P/O) PEND

6.28 Hantar dokumen berkaitan ke Pusat Antarabangsa (Putra International) untuk permohonan visa dan pass.

Calon/ PT (P/O) PTJ

6.29 Lapor diri di PTJ berkaitan dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh surat tawaran dikeluarkan dengan merujuk kepada Garis Panduan Lapor Diri (SOK/BUM/GP03/ LAPOR DIRI).

Garis Panduan Lapor Diri

(SOK/BUM/GP03/ LAPORDIRI)

PT(P/O) PEND

6.30 (a) Sahkan lapor diri calon dengan merujuk kepada Garis Panduan Lapor Diri.

(b) Jika tiada permohonan penangguhan atau calon tidak melapor diri selepas tempoh yang ditetapkan, tawaran pelantikan adalah terbatal.

Tidak

5.25 Dapatkan Keputusan Penangguhan

5.26 Maklumkan Keputusan

5.27 Warganegara?

5.28 Proses Permohonan Visa dan Pass

5.29 Lapor Diri di PTJ

5.30 Sahkan Lapor Diri di Pejabat Pendaftar

F

5.31 Tamat

Ya

G

H


PEJABAT PENDAFTAR


Halaman: 10/12

No. Semakan: 09 10

No. Isu: 02




Tarikh: 24/04/2018 19/06/2020


7.0 6.0 REKOD

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod

Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail

Tanggungjawab Menyelenggara

Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus

1. UPM/No. Staf Fail Peribadi Pegawai (No. Staf)

Salinan Surat Tawaran

Borang Permohonan Kumpulan Pengurusan dan Profesional (SOK/BUM/BR03/JAWATAN 01)

Senarai Semak Permohonan Tenaga Akademik Skim JPA Pelantikan Baharu/Pembaharuan Perkhidmatan (Tetap/Kontrak) (SOK/BUM/SS03/TENAGA AKADEMIK JPA)

Pemberitahuan Alamat Mengikut Akta Badan-badan Berkanun (Tatatertib dan Surat) 2000 (Akta 605) (SOK/BUM/BR03/ALAMAT) yang telah dilengkapkan

Borang Perakuan Untuk Ditandatangani Oleh Penjawat Awam Berkenaan Dengan Akta Rahsia Rasmi, 1972 (SOK/BUM/BR03/AKUAN/02) yang telah dilengkapkan

Surat Penerimaan Lantikan (SOK/BUM/BR03/LANTIKAN) yang telah dilengkapkan

Borang Pemeriksaan Kesihatan (SOK/BUM/BR03/PK) yang telah dilengkapkan

Borang Maklumat Mengenai Pegawai Lantikan Baharu (SOK/BUM/BR03/MAKLUMAT) yang telah dilengkapkan

PT (P/O) PEND Pegawai Rekod Jabatan, Pegawai

Tadbir Jabatan dan Pembantu Tadbir Rekod Jabatan,

Pembantu Tadbir Jabatan.

Bilik Fail

20 tahun setelah

Bersara Wajib

Bersara Pilihan

Meninggal dunia

Bertukar tempat kerja

Nota : Rekod

Perkhidmatan disimpan kekal.

Ketua Pengarah

Arkib Negara

Malaysia


PEJABAT PENDAFTAR


Halaman: 11/12

No. Semakan: 09 10

No. Isu: 02




Tarikh: 24/04/2018 19/06/2020



Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail


Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus

Borang Pengambilan dan Perancangan Tugas Pegawai Akademik (SOK/BUM/BR03/TUGAS)

Borang Cadangan Indeks Prestasi Utama Jawatan Akademik (Kontrak) (SOK/BUM/BR03/KPI)

Laporan Nilaian Prestasi Tenaga Akademik (SOK/BUM/BR03/LNPTA)

8.0 SEJARAH SEMAKAN

No. Isu

No. Semakan

No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia dan

Disemak

Dilulus/ diluluskan

semula

Tarikh Kuatkuasa

02

00

-

Keluaran Pertama untuk satu

persijilan

KB

WP

03/01/2011

02

01

SOK-BUM

6/2011

Mesyuarat Pengurusan

Pejabat Pendaftar Kali Ke-229

KB,

Pengurusan Sumber Manusia

WP

22/08/2011

02

02

SOK-BUM 06/2012


Pejabat Pendaftar kali Ke-232

KB,


WP

05/06/2012

02

03

SOK-BUM 12/2012



KB,


WP

30/11/2012

02

04

SOK-BUM 08/2013

Mesyuarat Pengurusan Pejabat

Pendaftar Secara Edaran 8/11/2013

KB, Pengurusan

Sumber Manusia

WP

15/11/2013


PEJABAT PENDAFTAR


Halaman: 12/12

No. Semakan: 09 10

No. Isu: 02




Tarikh: 24/04/2018 19/06/2020


02

05

SOK

(BUM) 2/2015



KB, Pengurusan

Sumber Manusia

WP

05/06/2015

02

06

SOK(BUM)

2/2015


Pejabat Pendaftar Secara Edaran 17/6/2016

TPKD

TWP

01/07/2016

02

07

SOK(BUM)

5/2016



TPKD PP

TWP PP

13/01/2017

02

08

SOK(BUM)

1/2017



TPKD PP

TWP PP

13/10/2017

02 09 SOK(BUM) 1/2018

Mesyuarat Pengurusan Pejabat Pendaftar Secara Edaran

/04/2018

TPKD PP

TWP PP

24/04/2018

SUPPORT HUMAN RESOURCES MANAGEMENT

REGISTRAR OFFICE

Document Code: UPM/SOK/BUM/P004

Page: 1/10

Review No.: 10

Issue No.: 02

CONTRACT OF SERVICE PROCEDURES OF LECTURER, LANGUAGE TEACHER,

AND CONTRACT OF SERVICE GUIDELINES FOR ACADEMIC SERVICES

(GPKPA)

Date: 19/06/2020

Printed documents are “UNCONTROLLED DOCUMENTS” In case of any dispute, the Bahasa Melayu version shall be used as the correct interpretation

1.0 SCOPE

This procedure includes all processes of post application, screening, selection, offering and acceptance of Contract Staff Lecturer, Language Teacher, and UPM Academic Internal Services Scheme at Universiti Putra Malaysia.

2.0 RESPONSIBILITY

Vice Chancellor, Management Representative and Deputy Management Representative are responsible to ensure that this procedure is implemented. Those who are involved need to follow this procedure.

3.0 REFERENCE DOCUMENT

Document Code Title of Document

P.U. (A) 1

Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan

Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan) 2012

SOK/BUM/GP03/SARINGAN Guideline for Screening

SOK/BUM/GP03/LAPOR DIRI Guideline for Report for Duty

- Service Scheme Information, 1 July 2016

Pekeliling JPA

Service Circulars No. 8, 2002

Senarai Kelayakan yang Diiktiraf oleh Kerajaan yang Perlu

Digunakan dalam Urusan Pelantikan ke dalam Perkhidmatan

Awam

Service Circulars Bill. 1 of 2008

Senarai Tambahan Kelayakan yang Diiktiraf oleh Kerajaan

yang Perlu Digunakan dalam Urusan Pelantikan ke dalam

Perkhidmatan Awam

Service Circulars Bill. 2 of 2008 Policy and Procedure of Contract Appointment (Contract of

Service)

Service Circulars Bill. 20 of 2009 Bayaran Insentif Pegawai Kesihatan Awam

Service Circulars Bill. 15, 2010 Perubahan Perbekalan Kenaikan Pangkat Skim Perkhidmatan

Pensyarah Universiti, Pensyarah Perubatan, Pensyarah

Pergigian dan Pensyarah UiTM

Service Circulars Bill. 8, 2010 Bayaran Insentif Akademik Pensyarah Perubatan di


Service Circular No. 36 of 2013 - Penambahbaikan Jadual Gaji Minimum

- Maksimum Gred 1 Hingga Gred 54 di bawah Sistem Saraan

Malaysia


REGISTRAR OFFICE


Page: 2/10

Review No.: 10

Issue No.: 02



(GPKPA)

Date: 19/06/2020



Service Circular Number 1 Year 2016 Rasionalisasi Skim Perkhidmatan bagi Perkhidmatan Awam

Persekutuan di Bawah Sistem Saraan Malaysia

Service Circular No. 13 of 2016 Pindaan Skim Perkhidmatan Pensyarah Perubatan dan

Pensyarah Pergigian


Service Circular Letter No. 4 of 2004 Pindaan Kadar Imbuhan Tetap Perumahan

Service Circular Letter No. 9, 2005 Pindaan Imbuhan Tetap Khidmat Awam Gred 41 dan 42

serta Gred 44

Service Circular Letter No. 7, 2006 Pemanjangan Bantuan Sara Hidup

Service Circular Letter No. 8, 2007 Pengiktirafan Kelayakan Ijazah Sarjana dan/atau Ph.D

bagi Maksud Lantikan ke dalam Perkhidmatan Awam

Service Circular Letter No. 16, 2007 Pindaan Kadar Imbuhan Tetap Perumahan

Service Circular Letter No. 17, 2007 Bayaran Insentif Perkhidmatan Kritikal

Service Circular Letter No. 3 of 2008 Penurunan Kuasa Menimbang Pelantikan Secara Kontrak oleh


Service Circular Letter No. 14 of 2008 Pelanjutan Had Umur Maksimum Pelantikan Secara Kontrak

bagi Pegawai Warganegara (Bukan Pesara) dan Bukan

Warganegara

Service Circular Letter No. 18, 2008 - Pindaan Kadar Bayaran Insentif Pakar

- Pindaan : Lampiran C8, Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4

Tahun 2002 adalah dipinda

Service Circular Letter No. 13 of 2009 Pengiktirafan Kelayakan Ijazah Sarjana dan/atau Ijazah Doktor

Falsafah (Ph.D) bagi Maksud Pelantikan ke Perkhidmatan

Awam

Service Circular Letter No. 7 of 2010 Pindaan Kepada Lampiran A – Senarai Skim – Skim

Perkhidmatan yang Memperuntukan Syarat Lantikan di

Peringkat Ijazah Sarjana dan/atau Ijazah Doktor Falsafah (Ph.D)

Service Circular Letter No. 1 of 2013 Pindaan Syarat Pemberian Opsyen Skim Perkhidmatan

Pensyarah Perubatan dan Pensyarah Pergigian di Bawah


Service Circular Letter No. 1st of 2013 Pindaan Syarat Pemberian Opsyen Skim Perkhidmatan

Pensyarah Perubatan Dan Pensyarah Pergigian di bawah



REGISTRAR OFFICE


Page: 3/10

Review No.: 10

Issue No.: 02



(GPKPA)

Date: 19/06/2020



Service Circular Letter Number 1 Year

2014

Perubahan Penetapan Gaji Permulaan Berikutan dan

Penambahbaikan Skim Perkhidmatan Tahun 2013 dan

Penambahbaikan Jadual Gaji Minimum - Maksimum di bawah

Sistem Saraan Malaysia


2016

Penambahbaikan Kemudahan bagi Pegawai Lantikan Kontrak

(Contract Of Service) dalam Perkhidmatan Awam


2016

Kelayakan Sijil Matrikulasi Kementerian Pendidikan Malaysia

bagi Tujuan Pelantikan ke dalam Perkhidmatan Awam

4.0 TERMINOLOGIES AND ACRONYMS

JPA : Public Service Department

JKP : Selection Committee

JPU : University Management Committee

KPM : Ministry of Education

KBPSM : Head of Human Resource Management Division

KP TNC (P/I) : Head of Office the Deputy Vice Chancellor (Research & Innovation)

KPTJ : Head of Responsibility Centre

LPU : University Board of Directors

PT (P/O) PEND : Administrative Assistant of Registrar Office

PT (P/O) TNC (P/I) : Administrative Assistant of Office the Deputy Vice Chancellor (Research & Innovation)

PT (P/O) PTJ : Administrative Assistant of Responsibility Centre

PTJ : Responsibility Centre

SU JKP : Secretary of Selection Committee Meeting (Teacher/ Professor/Research)

SPDA : UPM Academic Internal Services Scheme

UPM : Universiti Putra Malaysia

WP : Management Representative

https://tncpi.upm.edu.my/about_us/staff_directory/office_of_the_deputy_vice_chancellor_research_innovation-2741





REGISTRAR OFFICE


Page: 4/10

Review No.: 10

Issue No.: 02



(GPKPA)

Date: 19/06/2020


5.0 DETAILED PROCESSES

Responsibility Flow chart Details Record/ Reference

documents

KPTJ

5.2

Identifying post needs based on vacancies, current needs and the following information: (a) Types of Services Scheme; (b) Name and Grade of Post; (c) Number of post; (d) Post category; (e) Field/Major; (f) Placement; and (g) Appointment duration that is required; and (h) Allocation Types (Management/Trust Fund).

Minutes of meeting JKP/LPU

KPTJ

5.3 (a) Identifying appointment condition based on effective JPA Services Scheme, Services Circular No. 2 Year 2008 - Dasar dan Prosedur Pelantikan Secara Kontrak (Contract of Service), Skim Perkhidmatan Dalaman Akademik UPM, Pekeliling Pendaftar Bil. 1 Tahun 2012 – Garis Panduan Lantikan Secara Kontrak Untuk Perkhidmatan Akademik (GPKPA) dan Garis Panduan Lantikan Secara Kontrak Untuk Pegawai Eksekutif (GPKPPE) dan Garis Panduan Membuat Saringan (SOK/BUM/GP03/SARINGAN).

(b) Do selection process for qualified candidates. (c) Reviewing and completing the following

documents:

(i) Application Form of Management and Professional Group Post (SOK/BUM/ BR03/ JAWATAN 01);

(ii) Application Form of Post-Doctoral Fellow (PU/PY/BR41/PERSONELR&D);

(iii) Checklist of New Appointment Application/Renewal of Services (Permanent/Contract) (SOK/BUM/ SS03/TENAGA AKADEMIK);

(iv) Checklist of New Appointment Application/Renewal for Internal Academic Service (Contract) (SOK/BUM/ SS03/TENAGA AKADEMIK DALAMAN);

(v) Appointment Form and Task Planning of Academic Officer (SOK/BUM/BR03/ TUGAS);

Service Circular Nol.

2 Year 2008 - Pol icy and Procedure of

Contract Appointment

(Contract of Service)

Screening Guidelines

(SOK/BUM/GP03/ SARINGAN)

Services Circular

Letter Number 2 Year

2016

Penambahbaikan Kemudahan Bagi Pegawai Lantikan Kontrak (Contract of Services) Dan Perkhidmatan

Awam

5.1 Start

5.2 Identify Post Needs

5.3 Implement Candidate Selection

Process

A


REGISTRAR OFFICE


Page: 5/10

Review No.: 10

Issue No.: 02



(GPKPA)

Date: 19/06/2020



documents

(vi) Yearly Valuation Report Form for Academic Staff (SOK/BUM/BR03/LNPTA) (for Renewal of Services) except for UPM Internal Academic Services Scheme (SPDA);

(vii) Key Performance Indicator (KPI) and Curriculum Vitae (CV); and

(viii) Summary of Research, Publication and Student Supervision (format can be retrieved at SPK website).

(d) Ensure Yearly Evaluation Report is over 80% for the last three (3) years before application (for renewal of services).

(e) Send the names of five (5) external assessors who are still under validated term of appointment (to evaluate non-Professor candidate applying for post of Professor).

(f) Send renewal of services to Registrar Office within six (6) months before expiry date of current contract.

5.4

(a) If yes, follow step 5.6. (b) If no, follow step 5.5.

5.5 (a) If yes, follow step 5.7 (b) If no, follow step 5.9.

PT(P/O) PTJ

5.6 Forward Application to Registrar Office for SPDA post (Teaching Assistant).

5.4 SPDA Teaching Assistant

No

B

Yes

5.6 Forward Application to

Registrar Office

5.5 DA (Post-doctoral,

Research Fellow and

Consultation Fellow)?

?

A

Yes

No

C


REGISTRAR OFFICE


Page: 6/10

Review No.: 10

Issue No.: 02



(GPKPA)

Date: 19/06/2020



documents

KPTJ

5.7 Forward application to Office of Deputy Vice

Chancellor (Research and Innovation) for posts:

(a) Research Fellow; and

(b) Post-Doctoral.

PT(P/O)

TNC (P/I) 5.8 Accept new application/renewal of services from

PTJ. Check and make sure all documents are completed.

5.9 (a) If yes, follow step 5.11. (b) If no, follow step 5.10

PT(P/O) TNC (P/I)

5.10 (a) Inform PTJ to complete the documents within 14 working days from application return date.

(b) Repeat step 5.9.

PT (P/O)

TNC (P/I) 5.11 Prepare candidate list for Research Fellow, and

Post-Doctoral posts to be brought to JKP Meeting (Research).

KPTJ

5.12 Forward Application to Registrar Office for posts: (a) Professor; (b) Associate Professor; (c) Lecturer;

(d) Language Teacher; (e) Teaching Fellow; (f) Visiting Professor; (g) Consultation Fellow; (h) Adjung Professor; and (i) Kursi

5.7 Forward to the Concerned Elector Committee

5.8 Accept New Application/Renewal of

Services from PTJ

5.9 Completed

No

5.10 PTJ completes documents

Yes

5.11 Conduct JKP Meeting (Research)

5.12 Forward Application to Registrar Office

C

B

D


REGISTRAR OFFICE


Page: 7/10

Review No.: 10

Issue No.: 02



(GPKPA)

Date: 19/06/2020



documents

PT(P/O) PEND 5.13 Accept new application/renewal of services from PTJ. Check and make sure all documents are completed.

PT(P/O) PEND

5.14

5.15


(a) Inform PTJ to complete the documents within 14 working days from application return date.

(b) Repeat step 5.14.

6.16 (a) If yes, follow step 5.17 (b) If no, follow step 5.18

PT(P/O) PEND/ PT(P/O)

TNC(P/I)/ PT(P/O)

TNC(JINM)

6.17 (a) Send Evaluation Form (OPR/BUM/BR03/ LAPORAN 01) to five (5) External Assessors.

(b) Get at least three (3) reports from external assessors before the application to be brought to JKP Professor meeting (for post of Professor).

PT(P/O) PEND 5.18 (a) Prepare list of candidates for Associate Professor, Lecturer, Language Teacher, Teaching Fellow, Visiting Professor, Consultation Fellow and Adjung Professor to be brought to JKP Meeting (Teacher).

(b) Organize JKP Meeting (Teacher) and inform JKP members (Teacher) at least five (5) days before meeting date except if there is any addition of candidate aside from listed faculties.

(c) Prepare list of candidates for Professor and Kursi posts to be brought to JKP Meeting (Professor).

(d) Prepare JKP Meeting Results’ Note (Teacher) (SOK/BUM/BR03/KEPUTUSAN JKP) and minutes of meetings for JKP (Professor), JKP (Research) and JKP Faculty.

5.13 Accept new application/ extension from PTJ

5.14 Completed?

No

5.15 PTJ completes documents

Yes

5.17 Get External Assesor’s Report

5.18 Conduct JKP Meeting (Teacher/Professor)

5.16 Non-professor to professor?

Yes

No

D

E


REGISTRAR OFFICE


Page: 8/10

Review No.: 10

Issue No.: 02



(GPKPA)

Date: 19/06/2020



documents

KP TNC (P/I)/ KP TNC (JINM)

KB

5.19 Prepare proposal to get approval except for Teaching Assistant post: (a) Vice Chancellor for approved result by JKP

(Teacher, Research); and (b) LPU for approved result by JKP (Professor).

Minutes of meetings JKP/LPU

5.20


PT(P/O) PEND 5.21 (a) Issue notification letter to unsuccessful

candidates. (a) (b) Process ends.

PT(P/O) PEND 5.22 Issue offer letter to successful candidates.

5.23 (a) If yes, follow step 5.24. (b) If no, process ends.

5.24 (a) If yes, follow step 5.25. (b) If no, follow step 5.27.

5.19 Get Approval of Vice Chancellor Declaration

Meeting/LPU

5.20 Approved?

Yes

5.22 Issue Offer Letter

5.23 Accept offer?

No

5.24 Postponement?

Yes

No

5.21 Inform results to

candidates

Yes

No

G

H

F

E


REGISTRAR OFFICE


Page: 9/10

Review No.: 10

Issue No.: 02



(GPKPA)

Date: 19/06/2020



documents

PT(P/O) PEND

5.25

Get approval of postponement from Head of PTJ/ Head of Human Resource Management Division.

PT(P/O) PEND 5.26 Issue result of postponement to applicants.

5.27 (a) If yes, follow step 5.29. (b) If no, follow step 5.28.

PT(P/O) PEND

5.28 Send related documents to Putra International for visa and pass applications.

Candidate/ PT (P/O) PTJ

5.29 Report for duty at designated PTJ within one (1) month from the date of issued offer letter by referring to the Report for Duty Guidelines (SOK/BUM/GP03/ LAPOR DIRI).

Report for Duty

Guidelines (SOK/BUM/GP03/

LAPORDIRI)

PT(P/O) PEND

5.30 (a) Verify candidate reporting for duty by referring to the report for Duty Guidelines.

(b) If there is no postponement application or candidate does not report for duty after the given time period, offer of appointment is considered void.

No

5.25 Get Postponement Result

5.26 Inform Result

5.27 Citizen?

5.28 Process Visa and Pass applications

5.29 Report for Duty at PTJ

5.30 Verify Reporting for Duty at Registrar Office

5.31 End

Yes

F

H

G


REGISTRAR OFFICE


Page: 10/10

Review No.: 10

Issue No.: 02



(GPKPA)

Date: 19/06/2020


6.0 RECORD

No File Codes, Title of Files and Record List

Responsibility of Collecting

and Filing

Responsibility of

Maintenance

Place and Storage Duration

Authority to

Dispose

1. UPM/Staff No. Officer Personal File (Staff No.)

Copy of Offer Letter

Application Form of Management and Professional Group (SOK/BUM/BR03/JAWATAN 01)

Application Checklist of Academic Staff JPA Scheme for new appointment/ Renewal of Services (Permanent/Contract) (SOK/BUM/SS03/TENAGA AKADEMIK JPA)

Notification of Address According to Act of Statutory Bodies (Discipline and Letter) 2000 (605 Act) (SOK/BUM/BR03/ALAMAT) that has been completed.

Declaration Form to be signed by Civil Servants related to Official Secret Act, 1972 (SOK/BUM/BR03/AKUAN/02) that has been completed.

Acceptance of Appointment Letter (SOK/BUM/BR03/LANTIKAN) that has been completed

Medical examination Form (SOK/BUM/BR03/PK) that has been completed.

Information Form about Newly Appointed Officer (SOK/BUM/BR03/MAKLUMAT) that has been completed.

Intake Form and Planning Task of Academic Officer (SOK/BUM/BR03/TUGAS)

Index Suggestion Form on Academic Post Main Achievement Achievement (Contract) (SOK/BUM/BR03/KPI)

Evaluation Report of Academic Staff Achievement (SOK/BUM/BR03/LNPTA)

PT (P/O) PEND

Administrative Officer of

Record Department

and Administrative

Assistant of Record

Department

File Room

20 years after

Compulsory Retirement

Retired Options

Died

Changed Workplace

Notes :

Service record saved

permanent.

Head Director

of Arkib

Negara Malaysia


PEJABAT PENDAFTAR KOD DOKUMEN: UPM/SOK/BUM/P006

Halaman: 1/13

No. Semakan: 03 04

No. Isu: 02

PROSEDUR PENGURUSAN CUTI Tarikh: 04/03/2019 19/06/2020


1.0 TUJUAN SKOP Prosedur ini disediakan bagi tujuan menerangkan tatacara proses pengurusan cuti pekerja. Prosedur ini merangkumi semua permohonan, penerimaan dan kelulusan Cuti yang merangkumi kategori berikut: i. Cuti Kerana Perkhidmatan (CKP) ii. Cuti Atas Sebab Perubatan (CSP) iii. Cuti Tidak Berekod (CTB), dan iv. Cuti-cuti Lain (CCL) Cuti Kerana Perkhidmatan (CKP), Cuti Atas Sebab Perubatan (CSP), Cuti Tidak Berekod (CTB), dan Cuti-cuti Lain (CCL).

2.0 SKOP TANGGUNGJAWAB

Naib Canselor, Wakil Pengurusan dan Timbalan Wakil Pengurusan bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat perlu mematuhi prosedur ini.

3.0 TANGGUNGJAWAB DOKUMEN RUJUKAN


Perintah-Perintah Am (Bab C) Cuti

Perintah-Perintah Am (Bab G) Waktu Bekerja dan Lebih Masa

- e-Panduan Kemudahan Cuti

Pekeliling JPA

Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 7 Tahun 2003 dan Bilangan 18 2008

Pemberian Wang Gantian Cuti Rehat (GCR) dan Peningkatan Maksimum cuti Rehat dan Cuti Rehat Khas yang Boleh Dikumpul Untuk Pemberian Wang Gantian Cuti Rehat (GCR) Kepada 150 Hari


Pemberian Wang Gantian Cuti Rehat (GCR) kepada Pegawai Yang Memilih Skim Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (KWSP)


Pindaan Peraturan Berkaitan Sijil Sakit Swasta Untuk Tujuan Kemudahan Cuti Sakit


Bilangan 15 Tahun 2014 Kemudahan Cuti Menjaga Anak


Kadar Kelayakan Kemudahan Cuti Rehat Tahunan Bagi Pegawai Perkhidmatan Awam



Halaman: 2/13

No. Semakan: 03 04

No. Isu: 02




Dasar Baharu Cuti Tanpa Gaji Bagi Pegawai Yang Mengikuti Pasangan Mereka Bertugas atau Berkursus di Dalam atau di Luar Negeri


Kemudahan Cuti Kuarantin


Kemudahan Cuti Umrah


Penambahbaikan Waktu Bekerja Berperingkat (WBB) Di Universiti Putra Malaysia


Pelaksanaan Kebenaran Pulang Awal Satu Jam Kepada Pegawai Wanita Mengandung


Kemudahan Cuti Bersalin Pegawai Perkhidmatan Awam



Cuti Tidak Berekod Bagi Pegawai-Pegawai Kerajaan Yang Dipilih Untuk Mengambil Bahagian Dalam Sukan-Sukan Perwakilan


Penjelasan Mengenai Perkara Perkhidmatan Dalam Melaksanakan Pemberian Kemudahan Cuti Menjaga Anak


Kebenaran Gantian Cuti Rehat Melebihi 150 Hari Digunakan Sebagai Cuti Rehat Pada Tahun Persaraan

Surat Edaran JPA

Surat Edaran: JPA(S)223/8/3 Klt.15 (9) bth 21 Oktober 2010

Penambahbaikan Dasar Mengenai Penerimaan Sijil Sakit Yang Dikeluarkan Oleh Hospital/Klinik Di Singapura.

http://www.jpa.gov.my/docs/se/2010/se22102010.pdf



Halaman: 3/13

No. Semakan: 03 04

No. Isu: 02



4.0 5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN

CB : Cuti Bersalin

CCL : Cuti-Cuti Lain

CK : Cuti Kerantina

CKP : Cuti Kerana Perkhidmatan

CMA : Cuti Menjaga Anak

CR : Cuti Rehat

CS : Cuti Sakit

CSG : Cuti Separuh Gaji

CSP : Cuti Atas Sebab Perubatan

CTB : Cuti Tidak Berekod

CTG : Cuti Tanpa Gaji

CTGMP : Cuti Tanpa Gaji Mengikut Pasangan Bertugas/Berkursus di Dalam atau di Luar Negeri

CTKB : Cuti Tibi, Kusta dan Barah

eCuti : Sistem Permohonan Cuti online

e-IHRAMS : Sistem Bersepadu Pengurusan Sumber Manusia (Integrated Human Resource Management Systems)

KB : Ketua Bahagian

KJ : Ketua Jabatan

KPTJ : Ketua Pusat Tanggungjawab

PEND : Pendaftar

PT : Pegawai Tadbir

PT PTJ : Pegawai Tadbir (Pusat Tanggungjawab)

PT(P/O) : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi)

PTJ : Pusat Tanggungjawab

PYM : Pegawai yang Melaksana /Kerani Cuti

TBK : Tibi, Barah dan Kusta



Halaman: 4/13

No. Semakan: 03 04

No. Isu: 02



5.0 6.0 PROSES TERPERINCI

Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/

Dokumen Rujukan

(A) CUTI ATAS SEBAB PERKHIDMATAN

PT(P/O) / PT 5.2 (a) Kenal pasti kategori proses permohonan cuti. (b) Pastikan data/maklumat pekerja adalah aktif.

PT(P/O) / PT 5.3 Laksanakan urusan cuti kerana perkhidmatan di bawah merujuk kepada Perintah Am Bab C, Pekeliling Perkhidmatan dan surat Pekeliling yang berkuat kuasa.

1. Cuti Rehat

(a) Laksanakan pemohonan cuti rehat secara atas talian

melalui sistem eCuti mengikut tempoh yang ditetapkan.

(b) Laksanakan sokongan dan kelulusan melalui sistem eCuti dan pekerja mula bercuti.

(c) Jika pekerja ingin membatalkan cuti perlu dilakukan sebelum mendapat sokongan dan kelulusan pegawai, jika telah mendapat sokongan dan kelulusan pegawai masukkan ulasan dan rujuk PYM PTJ.

(d) PYM semak rekod kehadiran pada tarikh yang dimohon dan lakukan proses pembatalan.

(e) Lakukan pindaan cuti berdasarkan permohonan pekerja.

(f) Semak dan kemaskini rekod cuti pekerja setiap tahun.

2. Cuti Tanpa Gaji (CTG)

(a) Laksanakan pemohonan CTG secara atas (b) talian melalui sistem eCuti mengikut tempoh yang

ditetapkan. (c) Laksanakan sokongan melalui sistem eCuti (d) Jana memo bagi mendapat sokongan dan kelulusan

kuasa tertentu. (e) Masukkan tarikh kelulusan dan cetak surat

pemakluman kepada pekerja. (f) Cetak penyata pemberhentian dari sistem (g) e-IHRAMS untuk diserahkan kepada Pejabat Bursar. (h) Pastikan pekerja yang tamat dari bercuti

menghantar Borang Melapor Diri Bertugas Semula (SOK/BUM/BR01/B-CUTI 10).

3. Cuti Separuh Gaji (CSG)

(a) Laksanakan pemohonan CSG melalui sistem eCuti

setelah mendapat perakuan Pegawai Perubatan untuk dimuat naik ke dalam sistem eCuti.

(b) Laksanakan sokongan melalui sistem eCuti Jana memo bagi mendapat sokongan dan kelulusan kuasa tertentu .

Perintah Am Bab C, Pekeliling

Perkhidmatan dan surat Pekeliling

Sistem eCuti

Sistem eCuti Sistem

e-IHRAMS

SOK/BUM/BR01/ B-CUTI 10

Sistem eCuti

A

5.1 Mula

5.2 Kenal Pasti Kategori Cuti

5.3 Laksana urusan Cuti Atas Sebab Perkhidmatan



Halaman: 5/13

No. Semakan: 03 04

No. Isu: 02




Dokumen Rujukan

PT(P/O) / PT (a) Masukkan tarikh kelulusan dan cetak surat pemakluman kepada pekerja.

(b) Cetak penyata pemberhentian dari Sistem (c) e-IHRAMS untuk diserahkan kepada Pejabat Bursar. (d) Pastikan pekerja yang tamat dari bercuti


Sistem

e-IHRAMS


PT(P/O) / PT 5.4 (a) Laksanakan pemohonan bawa baki cuti rehat dan GCR melalui sistem eCuti mengikut tempoh yang ditetapkan.

(b) Laksanakan pengesahan melalui sistem eCuti . (c) Benarkan bawa baki cuti rehat dan pengumpulan

GCR yang telah disahkan oleh Ketua Jabatan/PTJ mengikut tempoh yang ditetapkan.

(d) Sekiranya melepasi tempoh sistem akan (e) memproses bawa baki cuti rehat sahaja secara

automatik

Sistem eCuti

5.4 Laksana permohonan bawa baki Cuti Rehat dan

Ganjaran Cuti Rehat (GCR)

A

5.5 Tamat



Halaman: 6/13

No. Semakan: 03 04

No. Isu: 02




Dokumen Rujukan

(B) CUTI ATAS SEBAB PERUBATAN


PT(P/O) / PT 5.3 Laksanakan urusan Cuti Atas Sebab Perubatan di bawah merujuk kepada Perintah Am Bab C, Pekeliling Perkhidmatan dan surat Pekeliling yang berkuat kuasa. 1. Cuti Sakit

(a) Terima sijil cuti sakit daripada pekerja yang telah

mendapat kelulusan pegawai . (b) Rekodkan cuti sakit dan no. siri melalui sistem eCuti. (c) Pastikan cuti sakit swasta tidak melebihi 15 hari, jika

melebihi dapatkan pengesahan dari pegawai perubatan yang diiktiraf.

(d) Pastikan maklumat/rekod yang dimasukkan adalah tepat.

2. Cuti Sakit 90 Hari Kedua

(a) Terima surat/sijil cuti sakit yang melebihi 90 hari kedua daripada PTJ bagi mendapatkan kelulusan kuasa tertentu.

(b) Semak hirarki pegawai bagi tujuan penyediaan kertas untuk kelulusan kuasa tertentu.

(c) Rekodkan cuti sakit dan no. siri melalui sistem eCuti. (d) Maklumkan kelulusan cuti kepada pekerja.

3. Cuti Sakit Lanjutan

(a) Terima cuti sakit dan semak rekod cuti yang telah diambil.

(b) Rekodkan cuti sakit dan no. siri melalui sistem eCuti dan keluarkan penyata separuh gaji.

(c) Kemukakan ke Seksyen Perubatan dan Perhubungan Pekerja bagi tujuan penyediaan dokumen untuk dibawa pertimbangan Jawatankuasa Lembaga Perubatan (JKLP).

(d) Dapatkan keputusan kelulusan JKLP. 4. Cuti Bersalin

(a) Terima perakuan bersalin daripada pegawai 10 hari berkerja daripada tarikh bersalin.

(b) Masukkan tarikh bersalin, no.siri perakuan bersalin, hospital pekerja bersalin dan bilangan cuti dalam sistem eCuti.

(c) Sekiranya pekerja ingin memulakan cuti bersalin awal, masukkan tarikh jangkaan bersalin dan bilangan hari bercuti yang akan diambil.



Sistem eCuti

Sistem eCuti

Keputusan

Kelulusan JK LP

Sistem eCuti

5.1 Mula


A

5.3 Laksana urusan cuti Atas Sebab

Perubatan



Halaman: 7/13

No. Semakan: 03 04

No. Isu: 02




Dokumen Rujukan

PT(P/O) / PT

5. Cuti Tibi, Barah dan Kusta (TBK)

(a) Terima permohonan pekerja bagi kes cuti TBK (b) Semak kelayakan bagi tujuan penyediaan kertas

pertimbangan untuk kelulusan kuasa-kuasa tertentu.

(c) Input maklumat kelulusan dan tarikh mengikut jenis cuti.

(d) Maklumkan kelulusan cuti kepada pekerja. (e) Pastikan pekerja yang tamat dari bercuti



A

5.4 Tamat



Halaman: 8/13

No. Semakan: 03 04

No. Isu: 02




Dokumen Rujukan

(C) CUTI TIDAK BEREKOD (CTB)


PT(P/O) / PT 5.3 Laksanakan urusan cuti kerana perkhidmatan di bawah merujuk kepada Perintah Am Bab C, Pekeliling Perkhidmatan dan surat Pekeliling yang berkuat kuasa. 1. Cuti Gantian

(a) Laksanakan pemohonan cuti gantian melalui sistem eCuti.

(b) Semak sama ada jumlah jam layak untuk CTB bagi kategori Cuti Gantian.

(c) Sokong dan lulus Cuti Gantian melalui sistem eCuti. (d) Sekiranya sistem tidak berfungsi, isi permohonan

menggunakan borang cuti dan rekod semula dengan menyatakan ulasan melalui sistem eCuti.

2. Cuti Tak Berekod Isteri Bersalin

(a) Laksanakan pemohonan CTB Isteri Bersalin melalui sistem eCuti.

(b) Masukkan tarikh isteri mula bersalin, sistem automatik menetapkan 7 hari CTB dan muat naik surat akuan bersalin isteri.

(c) Sokong dan lulus CTB Isteri Bersalin melalui sistem eCuti.

(d) Sekiranya sistem tidak berfungsi, isi permohonan menggunakan borang cuti dan rekod semula dengan menyatakan ulasan melalui sistem.

3. Cuti Tak Berekod Mengambil Bahagian Dalam Olahraga/Sukan

(a) Laksanakan pemohonan CTB Olahraga/Sukan

melalui sistem eCuti. (b) Sekiranya pekerja memerlukan CTB Olahraga/Sukan

melebihi 30 hari dalam setahun, majukan surat ke Pejabat Pendaftar bagi mendapatkan sokongan dan kelulusan kuasa tertentu.

(c) Sekiranya sistem tidak berfungsi, isi permohonan menggunakan borang cuti dan rekod semula dengan menyatakan ulasan melalui sistem eCuti.

4. Cuti Tak Berekod Tugas Khas Perubatan

(a) Laksanakan pemohonan CTB Tugas Khas Perubatan melalui sistem eCuti.

(b) Muat naik senarai tugas dalam sistem eCuti (c) Sokong dan lulus CTB Tugas Khas Perubatan melalui

sistem eCuti.



Sistem eCuti

5.1 Mula


A

5.3 Laksana urusan Cuti Kerana

Perkhidmatan



Halaman: 9/13

No. Semakan: 03 04

No. Isu: 02




Dokumen Rujukan

(d) Sekiranya sistem tidak berfungsi, isi permohonan


5.Cuti Tanpa Rekod Kematian Ahli Keluarga Terdekat

(a) Laksanakan pemohonan CTB kematian ahli keluarga terdekat melalui sistem eCuti.

(b) Masukkan tarikh kematian dan sistem secara auto menetapkan 3 hari CTB dan muat naik surat kematian ahli keluarga terdekat.

(c) Sokong dan lulus CTB kematian ahli keluarga terdekat melalui sistem eCuti.

(d) Sekiranya sistem tidak berfungsi, isi permohonan menggunakan borang cuti dan rekod semula dengan menyatakan ulasan melalui sistem eCuti.

6. Cuti Tanpa Rekod Mengambil Peperiksaan

(a) Laksanakan pemohonan CTB bagi menduduki peperiksaan melalui sistem eCuti.

(b) Muat naik jadual peperiksaan dalam sistem eCuti. (c) Pastikan pegawai bercuti pada hari peperiksaan

sahaja. (d) Sekiranya sistem tidak berfungsi, isi permohonan


7. Cuti Tanpa Rekod Lain-Lain

(a) Laksanakan pemohonan CTB lain-lain melalui sistem eCuti.

(b) Pastikan dokumen yang berkaitan dimuat naik mengikut keperluan CTB.

(c) Sokong dan lulus CTB melalui sistem eCuti. (d) Sekiranya sistem tidak berfungsi, isi permohonan


Sistem eCuti.

Sistem eCuti.

Sistem eCuti.

Sistem eCuti.

A

5.4 Tamat



Halaman: 10/13

No. Semakan: 03 04

No. Isu: 02




Dokumen Rujukan

(D) CUTI-CUTI LAIN

PT(P/O) / PT

PT(P/O) / PT

5.2 5.3

(c) Kenal pasti kategori proses permohonan cuti. (d) Pastikan data/maklumat pekerja adalah aktif.

Laksanakan Cuti-Cuti Lain di bawah merujuk kepada Perintah Am Bab C, Pekeliling Perkhidmatan dan surat Pekeliling yang berkuat kuasa. 1. Cuti Haji (a) Laksanakan pemohonan cuti haji melalui sistem eCuti. (b) Pastikan hanya pekerja tetap sahaja yang melakukan

permohonan cuti haji. (c) Masukkan tarikh untuk mulakan cuti haji dan muat

naik jadual penerbangan. (d) Jana memo untuk mendapatkan kelulusan daripada

kuasa tertentu. (e) Masukkan tarikh kelulusan dalam sistem eCuti dan

cetak surat untuk dimaklumkan kepada pekerja. 2. Cuti Menjaga Anak (CTGMA)

(a) Terima Borang Permohonan Kemudahan Cuti Menjaga

Anak (CMA) (SOK/BUM/BR01/B-CUTI 21) (b) Semak kelayakan dan sediakan sediakan memo bagi

mendapat sokongan dan kelulusan kuasa tertentu. (c) Masukkan tarikh kelulusan melalui sistem

e-IHRAMS dan cetak surat pemakluman kepada pekerja.

(d) Cetak penyata pemberhentian dari sistem e-IHRAMS untuk diserahkan kepada Bursar.

(e) Pastikan pekerja yang tamat dari bercuti menghantar Borang Melapor Diri Bertugas Semula (SOK/BUM/BR01/B-CUTI 10)

3. CTG Mengikut Pasangan Bertugas/ Berkursus di Dalam

atau di Luar Negeri (CTGMP) (a) Terima Borang Permohonan Cuti Tanpa Gaji/ Lanjutan

Cuti Tanpa Gaji Bagi Pegawai Yang Mengikut Pasangan Bertugas Atau Berkursus Didalam Atau Di Luar Negeri (SOK/BUM/BR01/B-CUTI 15).

(b) Semak kelayakan dan sediakan memo bagi mendapat sokongan dan kelulusan kuasa tertentu.

(c) Masukkan tarikh kelulusan melalui sistem e-IHRAMS dan cetak surat pemakluman kepada pekerja.

(d) Cetak penyata pemberhentian dari sistem e-IHRAMS untuk diserahkan kepada Pejabat Bursar.

(e) Pastikan pekerja yang tamat dari bercuti menghantar Borang Melapor Diri Bertugas Semula (SOK/BUM/BR01/B-CUTI 10).



Sistem eCuti


Sistem e-IHRAMS


SOK/BUM/BR01/B-CUTI 15

Sistem e-IHRAMS

SOK/BUM/BR01/B-CUTI 10

5.1 Mula


A

5.3 Laksana Cuti-cuti Lain



Halaman: 11/13

No. Semakan: 03 04

No. Isu: 02




Dokumen Rujukan

4. CR Selepas Berkursus Lebih 12 (Dua Belas) Bulan (a) Laksanakan permohonan melalui cuti tanpa rekod dan

nyatakan ulasan mengambil baki cuti rehat sebanyak beberapa hari.

(b) Semak rekod pekerja berkursus/cuti belajar melalui sistem e-IHRAMS.

(c) Semak baki cuti pekerja yang disimpan sebelum berkursus melebihi 12 bulan

(d) Pastikan ada baki cuti, maksimum 7 hari dan rekodkan kegunaan cuti bagi urusan perpindahan selepas lapor diri dalam sistem eCuti.

(e) Klik butang pengesahan semakan untuk tujuan sokongan dan kelulusan.

Sistem e-IHRAMS

Sistem eCuti.

A

5.4 Tamat



Halaman: 12/13

No. Semakan: 03 04

No. Isu: 02



6.0 7.0 REKOD


Tanggungjawab Mengumpul dan

Memfail


Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus

1.

UPM.PEND. 500-8/1 (No. Staf) atau UPM.PEND. 500-8/2 (No. Staf) Fail Pegawai (jika berkaitan)

Surat-surat berkaitan

Penyata pemberhentian gaji

Borang Melapor Diri Bertugas Semula (SOK/BUM/BR01/B-CUTI 10) Jika berkaitan

Borang Permohonan Kemudahan Cuti Menjaga Anak (SOK/BUM/BR01/B-CUTI 21)

Borang Permohonan Cuti Tanpa Gaji/ Lanjutan Cuti Tanpa Gaji Bagi Pegawai Yang Mengikut Pasangan Bertugas Atau Berkursus Didalam Atau Di Luar Negeri (SOK/BUM/BR01/B-CUTI 15)

PT (P/O)

KS

Bilik Rekod Fail Pejabat Pendaftar

20 tahun selepas tarikh

berpencen

Pendaftar

Arkib

2.

Sistem e-IHRAMS (Modul Cuti)

P/T (P/O)

KS

Pusat Data

UPM

Arkib

3.

Sistem eCuti

P/T (P/O)

KS

Pusat Data

UPM

Arkib

4.

Sistem Perakam Waktu

P/T (P/O)

KS

Pusat Data

UPM

Arkib



Halaman: 13/13

No. Semakan: 03 04

No. Isu: 02



8.0 SEJARAH SEMAKAN

No. Isu No.

Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat

Disedia dan disemak

Dilulus/ Diluluskan

semula

Tarikh Kuatkuasa

02 00 Keseluruhan Keluaran Pertama untuk

satu persijilan

KB Pengurusan Sumber Manusia

WP 15/02/2011

02 01 SOK (BUM)

3/2011 Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses


WP 18/11/2012

02 02 SOK (BUM)

3/2012

Mesyuarat Pengurusan Pejabat Pendaftar kali

Ke-231


WP 09/05/2012

02 03 SOK (BUM)

2/2019

Mesyuarat Pengurusan Pejabat Pendaftar secara

edaran bertarikh 27/02/2019

TPKD TWP 04/03/2019


REGISTRAR OFFICE

DOCUMENT CODE: UPM/SOK/BUM/P006

Page: 1/12

Review No: 03

Issue No. : 02

LEAVE MANAGEMENT PROCEDURE Date: 19/06/2020

Printed documents are “UNCONTROLLED DOCUMENTS”

In case of any dispute, the Bahasa Melayu version shall be used as the correct interpretation

1.0 SCOPE This procedure includes application, receiving and authorizing leave in the following leave for service purposes (CKP), leave for medical grounds (CSP), unrecorded leave (CTB), and Other types of leave (CCL).

2.0 RESPONSIBILITY Vice chancellor, Wakil Pengurusan and Timbalan Wakil Pengurusan are responsible for the implementation of this procedure. All parties involved must adhere to this procedure.

3.0 REFERENCE DOCUMENT


General Orders (Chapter C) Leave

General Orders (Chapter G) Working Hours and Overtime

- e-Panduan Kemudahan Cuti

JPA Circular

Service Circular No. 7 of 2003 and Number 18 of 2008

Pemberian Wang Gantian Cuti Rehat (GCR) dan Peningkatan Maksimum cuti Rehat dan Cuti Rehat Khas yang Boleh Dikumpul Untuk Pemberian Wang Gantian Cuti Rehat (GCR) Kepada 150 Hari

Service Circular No. 5 of 2004

Pemberian Wang Gantian Cuti Rehat (GCR) kepada Pegawai Yang Memilih Employee Provident Fund (EPF)

Service Circular No. 2 2006 Pindaan Peraturan Berkaitan Sijil Sakit Swasta Untuk Tujuan Kemudahan Cuti Sakit


Leave for nursing baby


Kadar Kelayakan Kemudahan Cuti Rehat Tahunan Bagi Pegawai Perkhidmatan Awam

Service Circulars Number 5 of 2016

Dasar Baharu Cuti Tanpa Gaji Bagi Pegawai Yang Mengikuti Pasangan Mereka Bertugas atau Berkursus di Dalam atau di Luar Negeri


Quarantine Leave

Service Circular Number 3 Year 2017

Umrah Leave


REGISTRAR OFFICE


Page: 2/12

Review No: 03

Issue No. : 02





Penambahbaikan Waktu Bekerja Berperingkat (WBB) Di Universiti Putra Malaysia

Service Circular No. 11 of 2017 Maternity Leave for Civil Service Officer

Service Circular No. 5 of 2017 Pelaksanaan Kebenaran Pulang Awal Satu Jam Kepada Pegawai Wanita Mengandung

JPA Circular Letter

Service Circular Letter No. 11 of 1980

Cuti Tidak Berekod Bagi Pegawai-Pegawai Kerajaan Yang Dipilih Untuk Mengambil Bahagian Dalam Sukan-Sukan Perwakilan

Service Circular Letter Number 14 Year 2007

Penjelasan Mengenai Perkara Perkhidmatan Dalam Melaksanakan Pemberian Kemudahan Cuti Menjaga Anak

Service Circular Letter Number 2 of 2017

Kebenaran Gantian Cuti Rehat Melebihi 150 Hari Digunakan Sebagai Cuti Rehat Pada Tahun Persaraan

JPA Distributed Letter

Distributed Letter: JPA(S)223/8/3 Klt.15 (9) dated of October 21st 2010

Penambahbaikan Dasar Mengenai Penerimaan Sijil Sakit Yang Dikeluarkan Oleh Hospital/Klinik Di Singapura.

http://www.jpa.gov.my/docs/se/2010/se22102010.pdf


REGISTRAR OFFICE


Page: 3/12

Review No: 03

Issue No. : 02




4.0 TERMINOLOGY AND ACRONYM

CB : Maternity Leave

CCL : Others Leave

CK : Quarantine Leave

CKP : Leave for services purposes

CMA : Leave for nursing baby

CR : Annual Leave

CS : Medical leave

CSG : Half pay Leave

CSP : Leave for Medical grounds

CTB : Unrecorded Leave

CTG : Unpaid Leave

CTGMP : Unpaid leave for Following spouse who is serving/attending a course within or outside country

CTKB : Tuberculosis, leprosy and cancer leave

eCuti : Online Leave Application System

e-IHRAMS : Integrated Human Resource Management Systems

KB : Head of Division

KJ : Head of Department

KS : Head of Section

KPTJ : Head, Centre of Responsibility

PEND : Registrar

PT : Administrative Officer

PT PTJ : Administrative Officer (Centre of Responsibility)

PT(P/O) : Administrative Assistant (Clerical/Operation)

PTJ : Centre of Responsibility

PYM : Executing Officer for Leave/ Clerk

TBK : Tuberculosis, leprosy and cancer


REGISTRAR OFFICE


Page: 4/12

Review No: 03

Issue No. : 02




5.0 PROCESS IN DETAIL

Responsibility Flowchart Details Record/

References

(A) LEAVE FOR SERVICE PURPOSES

PT(P/O) / PT 5.2 (a) Identify category of leave application process. (b) Ensure data/staff information is active.

PT(P/O) / PT 5.3 Complete leave for services below based on Perintah Am Bab C, Pekeliling Perkhidmatan and surat Pekeliling that is in force.

1. Annual Leave (a) Complete leave application online using eCuti

system following the given time frame. (b) Complete the approval and permission in

sistem eCuti and staff can take leave. (c) If staff wants to cancel leave, it has to be done

before the approval and permission support is given by officer. If leave has been approved, write comment and referred to PYM PTJ.

(d) PYM check attendance record on the application date and do the cancellation process.

(e) Make leave application amendment based on staff application.

(f) Check and update staff leave record every year.

2. Leave Without Pay (CTG)

(a) Complete CTG application online using eCuti

system following the given time frame. (b) Complete leave support using eCuti System.

Create Generate memo to get support and approval from relevant authority.

(c) Key in approval date and print out letter of announcement for staff.

(d) Key in and print out dismissal letter from e-IHRAMS to be sent to Bursary office. (e) Make sure staff that has their leave ended to

submit Borang Melapor Diri Bertugas Semula (SOK/BUM/BR01/B-CUTI 10).

1. Half Day Leave (CSG)

(a) Complete CSG application using eCuti system

after getting recommendatory certification from Medical Officer to be uploaded to eCuti system.

(b) Complete approval using eCuti system. Create memo to get support and approval from relevant authority.

General Order Chapter C, Service

Circulars and Circular Letter

eCuti System

eCuti System

e-IHRAMS System


eCuti System

A

5.1 Start

5.2 Identify leave category

5.3 Complete leave application in

service


REGISTRAR OFFICE


Page: 5/12

Review No: 03

Issue No. : 02




Responsibilty Flowchart Details Record/

References

(c) Key in approval date and print out inform letter letter of announcement for staff.

(d) Key in and print out dismissal letter from e-IHRAMS to be sent to Bursary office.

(e) Make sure staff that has their leave ended submit Borang Melapor Diri Bertugas Semula (SOK/BUM/BR01/B-CUTI 10).

e-IHRAMS System

SOK/BUM/BR01/

B-CUTI 10

PT(P/O) / PT 5.4 (a) Complete application to bring leave forward and GCR through eCuti system within the given time frame.

(b) Compelete validation through eCuti system. (c) Allow to bring leave forward and GCR

accumulation that has been approved by Ketua Jabatan/PTJ within the given time frame.

(d) If pass the given time frame, system will process leave forward automatically.

eCuti System

A

5.4 Complete application to bring forward leave and

GCR

5.5 End


REGISTRAR OFFICE


Page: 6/12

Review No: 03

Issue No. : 02




Responsibilty Flow chart Details Record/

References

(B) LEAVE FOR MEDICAL

PT(P/O) / PT 5.2 (a) Identify category of leave application process. (b) Ensure data/information of staff is active.

PT(P/O) / PT 5.3 Complete leave application because of medical reasons by referring to Perintah Am Bab C, Pekeliling Perkhidmatan and surat Pekeliling that is in force. 1. Medical Leave

(a) Receive medical certificate from staff that has

been approved by officer. (b) Record medical leave and serial number through

eCuti System. (c) Ensure medical leave given by private

clinic/hospital is not more that 15 days. If exceed, get validation from certified medical officer.

(d) Ensure that all information/record keyed in is correct.

2. Medical Leave after the First 90 days

(a) Receive letter/medical certificate that exceed

the first 90 days from PTJ to get approval from relevant authority.

(b) Check hierarchy of officers for the purpose of preparing document for the approval of relevant authority.

(c) Record medical leave and serial number through eCuti system.

(d) Inform staff on the approval of leave. 3. Extended Medical Leave

(a) Receive dan check record of leave that has been taken.

(b) Record leave and serial number through eCuti system and print out half paid statement.

(c) Submit to Seksyen Perubatan dan Perhubungan Pekerja for the purpose of document preparation to get consideration from Jawatankuasa Lembaga Perubatan (JKLP).

(d) Get the result of approval from JKLP. 4. Maternity Leave

(a) Receive givng birth delivery certificate from officer 10 working days from date of delivery.

(b) Key in delivery date, serial number of delivery certificate, hospital where staff has given birth and number of leave in eCuti system.

(c) If staff wants to take early maternity leave, key in expected due date and the number of leave that will be taken.


Perkhidmatan and surat Pekeliling

eCuti System

eCuti System

eCuti System

result of approval

from JKLP.

eCuti System

5.1 Start


A

5.3 Complete leave application because

of medical


REGISTRAR OFFICE


Page: 7/12

Review No: 03

Issue No. : 02





References

PT(P/O) / PT

5. Tibi, Cancer and Leprosy Leave (TBK)

(a) Receive staff application for TBK leave case. (b) Check eligibility for the purpose of preparing

documents for consideration and approval from relevant authority.

(c) Key in approval information and date according to type of leave.

(d) Inform staff on the approval of leave. (e) Ensure staff send in submit Borang Melapor Diri

Bertugas Semula (SOK/BUM/BR01/B-CUTI 10) after leave has ended.


A

5.4 End


REGISTRAR OFFICE


Page: 8/12

Review No: 03

Issue No. : 02





References

(C) UNRECORDED LEAVE

PT(P/O) / PT 5.2 (a) Identify category of leave application process. (b) Ensure staff data/information is active.

PT(P/O) / PT 5.3 Complete the following paid leave for services in accordance to Perintah Am Bab C, Pekeliling Perkhidmatan and Pekeliling letter that is in force. 1. Replacement Leave

(a) Complete replacement leave application through eCuti system.

(b) Check total hours entitlement for CTB in the replacement leave category.

(c) Support and approve replacement leave through eCuti system.

(d) If system is not working, fill in application using leave form and record leave application with reason in eCuti system.

2. Unrecorded Leave – Paternity leave

(a) Complete CTB under Paternity leave application through eCuti system.

(b) Key in delivery date, and upload wife’s delivery declaration letter. System will automatically confirmed 7 days CTB leave.

(c) Support and approve paternity leave through eCuti system.

(d) If sytem is not working, fill in leave form and record leave application in eCuti system with reason in eCuti system.

3. Unrecorded Leave – Participate in Sports

(a) Complete CTB application under sports through eCuti system.

(b) If staff need more than 30 days in one year of CTB under Sport, submit letter to Registrar Office to get support and approval from relevant authority.

(c) If system is not working, fill in leave form and record leave application in eCuti system with reason in eCuti system.

4. Unrecorded Leave- Special Medical Task

(a) Complete CTB under Special Medical task application through eCuti system.

(b) Upload list of tasks in ecuti system.


Perkhidmatan and Surat Pekeliling

eCuti System

eCuti System

eCuti System

eCuti System

5.1 start


A

5.3 Complete paid leave application


REGISTRAR OFFICE


Page: 9/12

Review No: 03

Issue No. : 02





References

(c) Support and approve CTB under Special Medical Task through eCuti system.

(d) If system is not working, fill in leave form and record leave application in eCuti system with reason in eCuti system.

5. Unrecorded Leave – Death of Immediate Family Members

(a) Complete CTB application under Death of Immediate family member through eCuti system.

(b) Key in date of death and system will autimatically generate 3 days of CTB and upload death certificate of the immediate family.

(c) Support and approve CTB under death of immediate family member through eCuti system.


6. Unrecorded Leave – Taking Examination

(a) Complete CTB application under taking examination through eCuti system.

(b) Upload examination schedule in eCuti system. (c) Ensure staff take leave on the day of

examination only. (d) If system is not working, fill in leave form and

record leave application in eCuti system with reason in eCuti system.

7. Unrecorded Leave – Others

(a) Complete CTB application under others through eCuti system.

(b) Ensure relevant documents are uploaded according to CTB needs.

(c) Support and approve CTB through eCuti system.


eCuti System

eCuti System

eCuti System

A

5.4 End


REGISTRAR OFFICE


Page: 10/12

Review No: 03

Issue No. : 02





References

(D) OTHER TYPES OF LEAVE

PT(P/O) / PT

PT(P/O) / PT

5.2 5.3

(c) Identify category of leave application process. (d) Ensure staff data/information is active.

Complete other leave in accordance to Perintah Am Bab C, Pekeliling Perkhidmatan and surat Pekeliling that is in force. 1. Pilgrimage Hajj Leave (a) Complete pilgrimage leave application through

eCuti system. (b) Ensure only confirmed staff is applicable to apply

for pilgrimage leave. (c) Key in start date for pilgrimage and upload flight

schedule. (d) Generate memo to get approval from relevant

authority. (e) Key in approval date in eCuti system and print

out approval letter to inform to staff. 2. Childcare Leave (CTGMA)

(a) Receive form of Permohonan Kemudahan Cuti

Menjaga Anak (CMA) (SOK/BUM/BR01/B-CUTI 21)

(b) Check eligibility and prepare memo to get support and approval of relevant authority.

(c) Key in approval date through e-IHRAMS system and print out letter of announcement for staff.

(d) Print out statement of suspention from e-IHRAMS to be given to Bursary.

(e) Ensure staff submit Borang Melapor Diri Bertugas Semula (SOK/BUM/BR01/B-CUTI 10) after leave has ended.

3. Unpaid Leave for Following Spouse Who is

Serving/Attending A Course Within or Outside Country (CTGMP)

(a) Receive Borang Permohonan Cuti Tanpa Gaji/

Lanjutan Cuti Tanpa Gaji Bagi Pegawai Yang Mengikut Pasangan Bertugas Atau Berkursus Didalam Atau Di Luar Negeri (SOK/BUM/BR01/B-CUTI 15).

(b) Check eligibility and prepare memo to get support and approval of relevant authority.

(c) Key in approval date through e-IHRAMS system and print out of announcement for staff.

(f) Print out statement of suspention from e-IHRAMS to be given to Bursary.

(g) Ensure staff submit Borang Melapor Diri Bertugas Semula (SOK/BUM/BR01/B-CUTI 10) after leave has ended.


Perkhidmatan and surat Pekeliling

eCuti System


e-IHRAMS System



e-IHRAMS System

SOK/BUM/BR01/

B-CUTI 10

5.1 Start


A

5.3 Complete other leave


REGISTRAR OFFICE


Page: 11/12

Review No: 03

Issue No. : 02





References

4. CR After Attending Course More Than 12 Months (a) Complete application under unrecorded leave and

state the amount of leave to be taken. (b) Check record of staff taking course/ study leave

using e-IHRAMS system. (c) Check staff leave balance that has been saved

before going to attend course more than 12 months.

(d) Ensure there are maximum balance of 7 days of leave and record leave for transfer purposes in eCuti system after staff has report for duty.

(e) Click validation button for the purpose of getting support and approval.

e-IHRAMS System

eCuti System

A

5.4 End


REGISTRAR OFFICE


Page: 12/12

Review No: 03

Issue No. : 02




6.0 RECORD

No Code of File, Title of File and Record Checklist

Responsibility to Collate and

File

Responsibility to Maintain/

Organise

Place and Duration of Record Keeping

Authority to Dispose

1.

UPM.PEND. 500-8/1 (No. Staf) or UPM.PEND. 500-8/2 (No. Staf) Fail Pegawai (jika berkaitan)

Related Letters

Statement of Pay Termination

Borang Melapor Diri Bertugas Semula Re Reporting For Duty Form (SOK/BUM/BR01/B-CUTI 10)

Borang Permohonan Kemudahan Cuti Menjaga Anak Child Care Leave Facility Application Form (SOK/BUM/BR01/B-CUTI 21)

Borang Permohonan Cuti Tanpa Gaji/ Lanjutan Cuti Tanpa Gaji Bagi Pegawai Yang Mengikut Pasangan Bertugas Atau Berkursus Didalam Atau Di Luar Negeri Unpaid Leave/ Prolonged Unpaid Leave Form for Staff Who Follow their Spouses to Work or Attend Courses Locally or Abroad (SOK/BUM/BR01/B-CUTI 15)

PT (P/O)

KS

File Record

Room Registrar

Office

20 years after

Retired dated

Head

Director of National

Archive of Malaysia

2.

e-IHRAMS System (Leave Module)

P/T (P/O)

KS

UPM Data

Centre

Head Director of

National Archive of Malaysia

3.

eCuti System

P/T (P/O)

KS

UPM Data

Centre

Head Director of


4.

Clock in System

P/T (P/O)

KS

UPM Data

Centre

Head Director of


NO. SEMAKAN REVIEW NO. : 02 03 NO. ISU ISSUE NO. : 02 TARIKH KUATKUASA EFFECTIVE DATE : 20/12/2019 19/06/2020

SOKONGAN SUPPORT PENGURUSAN SUMBER MANUSIA HUMAN RESOURCE MANAGEMENT

PEJABAT PENDAFTAR REGISTRAR OFFICE

Kod Dokumen Document Code : SOK/BUM/BR01/B-Cuti 16

PENGESAHAN SIJIL CUTI SAKIT/PERAKUAN BERSALIN/‘TIME SLIP’ MEDICAL CERTIFICATE VERIFICATION/BIRTH VALIDATION/TIME SLIP

Dengan ini saya mengesahkan bahawa permohonan Herewith I confirmed that this application

Cuti Sakit/Cuti Bersalin/’Time Slip’ Medical leave/Maternity leave/Time slip bertarikh dated ………………… hingga until ……………

yang bernombor siri with serial no ……………………. Adalah Is :

Diperakui dan diluluskan Certified and approved ; Tidak diluluskan Not approved

Tarikh Date :………………… Tandatangan dan Cap Signature and stamp : ………………….……………………

(Ketua PTJ/Pegawai Pelulus) Head of PTJ/Authorised Approval Officer Peraturan Rules : Ketua Jabatan perlu mengesahkan sijil sakit yang diterima dan dikeluarkan oleh seorang pegawai perubatan Kerajaan atau oleh sebuah Lembaga Perubatan

(Perintah Am Bab F) atau oleh seorang ahli Panel Doktor yang diluluskan oleh Kerajaan.

Head of department needs to verify Medical certificate that was issued by government medical officer or any medical board (General Order, Chapter F) or by

panel doctor approved by government.

Pegawai perlu mengemukakan sijil Cuti Sakit kepada Ketua PTJ/Pegawai Pelulus dalam tempoh 3 hari bekerja selepas pegawai kembali bertugas. Officer needs to submit Medical certificate to Head of PTJ/Authorised Approval Officer within 3 working days after returning back for duty.

Pegawai perlu mengemukakan Perakuan Bersalin kepada Ketua PTJ/Pegawai Pelulus dalam tempoh 7 hari bekerja daripada tarikh bersalin dikeluarkan.

Officer needs to submit birth validation to Head of PTJ/Authorised approval officer within 7 working days from the issued delivery date.

SILA TAMPALKAN SIJIL CUTI SAKIT DISINI

PLEASE ATTACH MEDICAL CERTIFICATE HERE

Ulasan (jika ada) Remarks (if any) : ___________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________

Sila nyatakan ulasan sekiranya sijil Cuti Sakit/Perakuan Bersalin tidak dapat dikemukakan kepada Ketua PTJ/Pegawai Pelulus dalam tempoh 3 hari bekerja selepas kembali bertugas (Cuti Sakit) dan 7 hari bekerja (Perakuan Bersalin) daripada tarikh bersalin dikeluarkan oleh Pegawai Perubatan. State reason if medical certificate cannot be submitted to Head of PTJ/Authorised approval officer within 3 working days after returning back for duty (Medical Leave) State reason if birth validation cannot be submitted to Head of PTJ/Authorised approval officer within 7 working days from the delivery date issued by Medical Officer.

NO. SEMAKAN REVIEW NO. : 01 02 NO. ISU ISSUE NO. : 02

TARIKH KUATKUASA EFFECTIVE DATE : 20/12/2019 19/06/2020 1

Lampiran A Appendix A

PARA I Akuan Pegawai Yang Menyerah Tugas Declaration of Officer Handing Over Duty

Adalah saya I ,_____________________________________________________ yang memegang jawatan

who is holding the position of________________________________________________________

dan bertugas di Fakulti/Jabatan/Pusat/Bahagian and working at

Faculty/Department/Centre/Division__________________________________________________mulai

from____________________hingga until ________________________bersama-sama ini menyertakan

Nota Serah Tugas sepertimana diarahkan melalui Surat Pekeliling Perkhidmatan UPM Bil. 1/2000 bertarikh

21 Jun 2000 hereby enclose Handing Over Duty Note as instructed in UPM Service Circular Letter

No.1/2000 dated 21 June 2000.

Diserahkan oleh Submitted by :-

Tandatangan Signature :_______________________

Nama Name :_____________________________________ Tarikh Date : _______________

(Pegawai yang menyerahkan tugas Officer handing over duties)

_____________________________________________________________________________________

PARA II Akuan Ketua Jabatan/Penyelia Declaration by Head of Department/Supervisor

Adalah saya I ,__________________________________________ yang memegang jawatan who holds the

position of ___________________________________________________ mengesahkan bahawa saya

telah menerima Nota Serah Tugas dari Tuan/Puan/Encik/Cik verify that I have received the Handing Over

Duty Note from Mr./Mrs/Miss__________________________________________________________pada

tarikh on the date_______________.

Saya telah menyemak Nota Serah Tugas tersebut dan saya dapati I have checked the Handing Over Duty

Note and find that :-

* (a) Semua kenyataan dan butir-butir yang terkandung di dalamnya (pada lampiran B, C dan D) adalah

betul dan mencukupi serta memuaskan All statement and details in it (Appendix B, C and D) are

true, sufficient and satisfactory.

SOKONGAN SUPPORT PENGURUSAN SUMBER MANUSIA HUMAN RESOURCES MANAGEMENT


Kod Dokumen Document Code : SOK/BUM/BR03/SERAH TUGAS

NOTA SERAH TUGAS HANDING OVER OF DUTY NOTE



* (b) Nota Serah Tugas itu tidak lengkap/tidak semua kenyataan dan butir-butir yang terkandung di

dalamnya (pada lampiran B, C dan D) adalah betul dan mencukupi serta memuaskan oleh kerana

perkara-perkara seperti yang saya nyatakan di dalam lampiran berkembar The Handing Over Duty

Note is incomplete/not all statement and details in it (Appendix B, C and D) are true, sufficient and

satisfactory due to matters that I have stated in the accompanying appendix).

Tandatangan Signature :________________________

Nama Name :_____________________________________ Tarikh Date : _______________

(Ketua Jabatan/Penyelia Head of Department/Supervisor) * (Potong mana yang tidak berkenaan Cross whichever is not related). ________________________________________________________________________________ PARA III Akuan Pegawai Pengganti Declaration of Replacement Officer Adalah saya I,____________________________________________________________ yang mengambil

alih tugas jawatan who have taken over the post________________________________________ dan

bertugas di and working at _____________________________________________ mulai tarikh beginning

______________________ mengaku telah menerima satu (1) salinan Nota Serah Tugas jawatan tersebut

confirm that I have received one (1) copy of the said Handing Over Duty Note. Saya juga mengaku

menerima perkara-perkara seperti yang disenaraikan di dalam Nota Serah Tugas itu. I have also received

all the things listed in the Handing Over Duty Note.

Diterima oleh Received by :- Tandatangan Signature : _________________________

Nama Name : ______________________________________ Tarikh Date : _______________

(Pegawai yang mengambilalih tugas Replacement Officer)

Tandatangan Signature : _________________________

Nama Name : ______________________________________ Tarikh Date : _______________

(Ketua Jabatan/Penyelia Head of Department/Supervisor)



PARA IV Jadual Tugas Yang Sebenar Actual Job Schedule

(Gunakan lampiran jika ruang tidak mencukupi Please use attachment if space is insufficient



_______________________________________________________________________________________ PARA V PERTUKARAN PENEMPATAN TEMPAT BERTUGAS CHANGE OF JOB PLACEMENT Pendaftar Registrar Universiti Putra Malaysia 43400 UPM SERDANG

(U/P: Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia Head of Human Resource Management Division PENGESAHAN LAPOR DIRI REPORT FOR DUTY CONFIRMATION NAMA NAME :_______________________________________________ NO. STAF STAFF NO. :_______________________________________________ JAWATAN POSITION :_______________________________________________ JABATAN ASAL PREVIOUS DEPARTMENT :_______________________________________________ JABATAN BAHARU NEW DEPARTMENT :_______________________________________________ Adalah disahkan pegawai yang tersebut di atas telah melapor diri bertugas pada It is hereby confirmed

that the above-mentioned officer has reported for duty on_____________________

……………………………………………………………… (Tandatangan dan Cap Ketua Jabatan) Signature and Head of Department Stamp



Lampiran B Appendix B

KEDUDUKAN TERAKHIR TUGAS-TUGAS YANG BELUM SELESAI FINAL STATUS OF UNFINISHED WORK

Tugas-Tugas Yang Belum Selesai Unfinished Work

Kedudukan Sekarang Current Status

Tindakan Susulan Yang Diperlukan Follow-up Action

Needed

Rujukan Fail/Pegawai/Jabatan Yang

Berkaitan Reference of Related File/Officer/Relevant

Department

Catatan Notes



Lampiran C Appendix C

SENARAI HARTA BENDA/PERALATAN PEJABAT (JIKA ADA) LIST OF ASSET/OFFICE EQUIPMENT (IF ANY)

HARTABENDA/PERALATAN ASSET/EQUIPMENT

NO SIRI/TAGGING SERIAL NO*

BILANGAN NUMBER

RUJUKAN NO FAIL FILE NUMBER

REFERENCE

* Jika berkenaan



Lampiran D Appendix D

1. KEDUDUKAN KEWANGAN/AKAUN DAN LAIN-LAIN FINANCIAL STANDING/ACCOUNT AND OTHERS (Hanya perlu disediakan oleh pegawai-pegawai yang berkaitan sahaja. Pegawai yang berkenaan

hendaklah menyenaraikan dokumen yang diserahkan di bawah ini To be prepared only by relevant officers. The relevant officer must list down the documents handed in below

2. HAL-HAL LAIN ANY OTHER MATTER (Gunakan Lampiran jika perlu Use attachment if necessary)


* Potong mana yang tidak berkenaan Cross whichever is not related.



Kod Dokumen Document Code : SOK/BUM/BR03/PENERIMAAN LANTIKAN

BORANG PENERIMAAN LANTIKAN ACCEPTANCE OF APPOINTMENT FORM

Tarikh Date :......................................

Pendaftar Registrar Universiti Putra Malaysia 43400 UPM Serdang SELANGOR

Tuan Sir :

SURAT PENERIMAAN LANTIKAN ACCEPTANCE OF APPOINTMENT

Saya terima/tidak terima *lantikan ke jawatan I hereby accept / decline* for the post of

__________________________________________________________ di atas syarat-syarat yang terkandung di dalam surat tuan Bilangan according to the conditions stipulated in your letter Number_________________________ yang bertarikh dated______________________. 2. Saya akan melaporkan diri mula bertugas bagi jawatan yang ditawarkan itu mulai I will report for

duty for the designated post commencing____________________________________.

Tandatangan Signature : __________________________ No. K/P/No. Pasport I/C/Passport No. :______________________________________

Nama Name : _______________________________________________________

Alamat Address : _______________________________________________________

_______________________________________________________

________________________________________________________



PEJABAT PENDAFTAR REGISTRAR OFFICE Kod Dokumen Document Code : SOK/BUM/BR03/ALAMAT

BORANG PEMBERITAHUAN ALAMAT MENGIKUT AKTA BADAN-BADAN BERKANUN (TATATERTIB DAN SURCAJ) 2000 (AKTA 605)

NOTIFICATION OF CURRENT ADDRESS IN ACCORDANCE WITH THE STATUTORY BODY (DISCIPLINARY AND SURCHARGE) ACT 2000 (ACT 605)

Pendaftar Registrar Universiti Putra Malaysia 43400 UPM SELANGOR

Alamat saya bagi maksud yang tersebut di atas adalah seperti berikut:

For the above mentioned purpose, my address is ;

______________________________________________

______________________________________________

______________________________________________

______________________________________________

Pemberitahuan ini dengan sendirinya membatalkan pemberitahuan saya yang terdahulu (jika ada)

With this latest information, my previous address is void (if any. Tandatangan Signature : _____________________________ Tarikh Date : _____________

Nama Name : ________________________________________________________________

No. Fail/Kakitangan Pekerja File/Staff No:_________________________________________

Jawatan Position:_____________________________________________________________

Jabatan Department :__________________________________________________________



PEJABAT PENDAFTAR REGISTRAR OFFICE Kod Dokumen: SOK/BUM/BR03/ BORANG PENGESAHAN Document Code: SOK/BUM/BR03/CONFIRMATION FORM

BORANG PENGESAHAN LAPOR DIRI REPORT FOR DUTY CONFIRMATION FORM

Tarikh Date: ...............................

Pendaftar Registrar Universiti Putra Malaysia 43400 UPM Serdang SELANGOR

PENGESAHAN LAPOR DIRI MULA BERTUGAS REPORT FOR DUTY CONFIRMATION :

Nama Name :

_______________________________________________________

Jawatan Position :

________________________________________________________

Jabatan Department :

________________________________________________________

Dengan ini disahkan bahawa Herewith I confirmed that :- Pegawai yang tersebut di atas telah melaporkan diri untuk mula bertugas di Jabatan ini, mulai The abovenamed officer has reported for duty at this Department commencing from :

.................................................................

………………………………..................... (Tandatangan /Cap Jabatan)

(Signature/Department stamp)

Dekan/Ketua Jabatan/Pengarah (Dean/Head of Department/Director)

UNTUK KEGUNAAN PEJABAT PENDAFTAR

FOR REGISTRAR OFFICE USE

(Cap Jabatan)

(Department stamp)



PEJABAT PENDAFTAR REGISTRAR OFFICE Kod Dokumen Document Code : SOK/BUM/BR03/AKUAN SUMPAH

BORANG AKUAN SUMPAH OATH DECLARATION FORMS

Saya (I) __________________________________________________________________ ((HURUF BESAR) (CAPITAL LETTERS))

Kad Pengenalan bernombor Identity card number ______________________________________ dengan sesungguhnya dan dengan sebenarnya mengaku bahawa indeed and in actual truth admit that :

1. Saya tidak pernah disabitkan atas tuduhan jenayah atau ditahan di bawah Undang-undang Darurat;

I have never been convicted of criminal charges or arrested under Laws of Emergency; 2. Saya tidak pernah dipecat atau digantung daripada atau diwartakan keluar dari perkhidmatan mana-

mana Kerajaan atau Majikan; I have never been fired or suspended from or gazetted off any services by any Government or Employer ;

3. Saya bukan seorang penagih dadah atau bekas seorang penagih dadah;

I am not a drug addict or a former drug addict; 4. Saya pernah/tidak pernah* meletakkan jawatan Kerajaan Persekutuan* /Negeri*/Badan Berkanun*;

I have / have not* resigned from Federal Government* /State*/Statutory Bodies*; 5. Saya pernah memegang jawatan I have held a position __________________________________

Di Jabatan at Department_____________________________________________________

bagi tempoh selama for a duration of ________________________bulan/tahun month(s)/year(s

6. Pada masa ini saya bebas daripada segala tuntutan hutang atau apa-apa perjanjian hutang sama ada

sebagai Peminjam atau Penjamin; Currently I am free from any debt claims or any debt agreement either as Borrower or Guarantor;

7. Saya telah dilahirkan pada I was born on __________ haribulan (tarikh/date) __________(bulan

/month) __________(tahun/year)

Dan saya membuat akuan ini dengan kepercayaan bahawa apa-apa yang tersebut di dalamnya adalah benar, serta menurut Akta Akuan Berkanun, 1960. And I make this declaration with the believe that anything mentioned in it is the truth, and according Statutory Declaration Act, 1960.


* Potong mana yang tidak berkenaan Cross whichever is not related.

Diperbuat dengan sebenar-benarnya diakui oleh yang tersebut

namanya di atas iaitu

Made with actual truth approved by the abovename which is

_____________________________________________________

____________________________________________________

di at________________________________________________

dalam Negeri in the State of ____________________________

pada on __________ haribulan(tarikh/date) __________(bulan /month) __________(tahun/year)

) ) ) ) ) ) ) ) ) ) ) ) ) )

__________________________

Di hadapan saya In front of me,

__________________________

(Tandatangan Yang Dipertua Mahkamah Seksyen, Majestret

atau Pesuruhjaya Sumpah) (Signature of Yang Dipertua of

Session Court, Magistrate or Commissioner of Oath)





Kod Dokumen Document Code : SOK/BUM/BR03/PENSYARAH SAMBILAN

BORANG PERMOHONAN PENSYARAH SAMBILAN APPLICATION FORM FOR PART-TIME LECTURER

Jabatan Department : ____________________________________________________

Fakulti Faculty : ____________________________________________________

Tahun/ Semester Year/Semester : ____________________________________________________

1. MAKLUMAT PEMOHON PERSONAL DETAILS

Nama Penuh Full Name :

_________________________________________________________

Alamat Surat-menyurat

Correspondence Address

:

_________________________________________________________

_________________________________________________________

_________________________________________________________

No. Kad Pengenalan I/C No. :

_________________________________________________________

Tarikh dan Tempat Lahir

Date of birth & Place of birth :

_________________________________________________________

No. Telefon Telephone No. :

___________ (H/P) (Telefon Bimbit /Mobile) ____________ (R) (Rumah/Home)

Emel Email : _______________________________________________________

Taraf Perkahwinan

Marital Status :

____________________ Jantina Gender : ________________

Untuk Kegunaan Pejabat For Office Use

Dipersetujui/Tidak Dipersetujui Accepted/Not Accepted* Jam/Minggu Hours/Week :

Subjek Subject :

Bayaran Payment:

GAMBAR

PASSPORT

PASSPORT SIZED

PHOTO



2. PENDIDIKAN EDUCATION

Lulus Bahasa Malaysia peringkat SPM/MCE Passed Malay Language at SPM/MCE level :

Tahun Year_________________ Gred Grade: _______________

Kelulusan Profesional dan lain-lain (jika ada) Professional qualification and others (If any) :

______________________________________________

Bil.

No. Universiti / Institusi

University/ Institution Tarikh Kurnia Date of

Conferment Kelulusan

Qualification

1.

2.

3.

4.

3. PEKERJAAN (SEKARANG) CURRENT EMPLOYMENT

Jawatan sekarang

Current position : __________________________________ Tarikh Lantikan : __________

Appointment Date

Nama dan Alamat Majikan

Employer’s name and

address

: ____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

4. PENGESAHAN MAJIKAN VERIFICATION FROM THE EMPLOYER

Pengesahan dan sokongan dari majikan Verification and support by the employer:

i) Saya sahkan maklumat yang diberikan adalah benar I hereby clarify that the information is true.

ii) Saya menyokong/ tidak menyokong permohonan sebagai Pensyarah Sambilan di Fakulti ini.

I support/do not support this application as part-time lecturer at this faculty.

iii) Keterangan lain Other statements:

Tandatangan Signature: ________________________________

Nama Pegawai dan Cop Name and stamp:

Tarikh Date : ______________________



5. PENGALAMAN BEKERJA WORKING EXPERIENCE

i) Pengalaman memberi Syarahan di UPM (jika ada) Teaching experience in UPM (if any)

Bil.

No. Nama dan Kod Kursus Course name and code

Tarikh/Tempoh Date/Duration

1.

2.

3.

4.

ii) Pengalaman memberi Syarahan di tempat lain (jika ada) Teaching experience in other places (if any)

Bil.

No. Nama dan Kod Kursus Course name and code

Tarikh/Tempoh Date/Duration

1.

2.

3.

4.

Kebolehan memberi Syarahan syarahan dalam Bahasa Melayu Able to deliver lecture in Malay Language :

Ya Yes/ Tidak No*

Bila boleh memberi Syarahan Masa syarahan yang sesuai Applicable time (hari day/masa time) :

________________________________________________

Bidang boleh memberi Syarahan Bidang syarahan yang berkaitan Related field to teach :

__________________________________

6. PEMILIKAN KENDERAAN VEHICLE OWNERSHIP

Kenderaan yang dimiliki Vehicle owned

: _________________________ No. Pendaftaran : _________________ Plat No.

Buatan / Jenis Made/ Model

: _________________________

Kuasa (C.C) : ______________________ Power C.C

Saya mengesahkan segala maklumat yang diberikan di atas adalah benar I hereby declare all the information given

above is true.

Tandatangan pemohon Applicant's Signature :________________________ Tarikh Date: ________________



I. ULASAN KETUA JABATAN HEAD OF DEPARTMENT COMMENT

Permohonan ini menepati kehendak Jabatan This application fulfills the Department requirements:

______________________________________________

Permohonan diperlukan untuk memberi syarahan dalam kursus This application is needed to teach for a course :

Nama dan Kod Kursus Course name and code: _______________________________________________

Pada (hari ) On the day

: a. __________________________ Masa Time: ___________________________

b. ___________________________ Masa Time : ___________________________

Daripada From : __________________________________ Hingga To : ___________________________

Nama Pensyarah UPM yang mengajar kursus ini sekarang Name of UPM lecturer who are currently teaching the course : ___________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________

Bilangan tenaga pengajar yang terlibat adalah Number of instructors involved are :-

i) Pensyarah Lecturer : ______________________________ orang people

ii) Tutor Tutor : _______________________________ orang people

iii) Penunjukajar Sambilan Part-time demonstrator : _______________________________ orang people

Bilangan pelajar yang mengambil subjek ini No of students taking this subject

: _______________________________ orang people

Disahkan oleh Verified by : ___________________________________________

Tandatangan Ketua Jabatan Signature of Head of Department

:

___________________________________________

Nama Name : ___________________________________________

Jawatan Position : ______________________________________

Tarikh Date: : _______________________

PERHATIAN ATTENTION : Jika had masa syarahan melebihi kadar maksimum yang telah ditetapkan, sila sertakan justifikasi untuk tindakan pihak Fakulti If lecturing hours exceed the stipulated maximum rate, please specify justification for faculty further action



II. ULASAN DEKAN DEAN COMMENT

Permohonan ini adalah selaras dengan keperluan kursus itu. This application is in accordance with the requirements of the course. Disokong / Tidak Disokong Support/Do not support * Tandatangan Signature : _____________________________

Nama Name : _______________________________________________________

Jawatan Position : ______________________________________________________

Tarikh Date : _______________

PENTING IMPORTANT : a) Maklumat-maklumat yang dikehendaki hendaklah diberi dengan lengkap dan jelas Information given should

be complete and clear

b) Hanya satu salinan sijil-sijil yang perlu dilampirkan untuk mengesahkan keterangan-keterangan yang

dinyatakan Attach only 1 copy of each certificates to validate the stated information.

c) Borang permohonan hendaklah disampaikan kepada PEJABAT AM JABATAN DI FAKULTI YANG BERKENAAN. Application form needs to be submitted to DEPARTMENT GENERAL OFFICE OF THE RELATED FACULTY




Kod Dokumen Document Code : SOK/BUM/BR03/IKRAR

BORANG IKRAR PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA MALAYSIAN PUBLIC SERVICE OATH TAKING FORM

Saya I...................................................................................... yang telah dilantik berkhidmat dengan

Kerajaan Malaysia (Universiti Putra Malaysia) mulai daripada who have been appointed to be in the service

of the Malaysian Government (Universiti Putra Malaysia) starting from ................................................

membuat ikrar di sini bahawa semasa dan selagi saya berkhidmat dengan Universiti Putra Malaysia, saya

akan patuh dan mengamalkan Teras-teras Perkhidmatan seperti yang terkandung di bawah semasa

menjalankan tugas-tugas. Ke arah ini saya akan:-

I will pledge here that while and for as long as I am service with Universiti Putra Malaysia, I will adhere to

shall obey and practice the Core of Services as listed below while performing my duties. I will :-

(1) Berazam meninggikan mutu perkhidmatan Strives to elevate the quality of services.

(2) Bekerja dengan penuh tanggungjawab Work with full responsibilities.

(3) Berusaha mengikis sikap mementingkan diri sendiri Make an effort to be selfless.

(4) Berkhidmat dengan penuh muhibbah dan kemesraan Work in harmony and peace.

(5) Bekerja ke arah memajukan pemikiran rakyat dan pembangunan negara. Work towards producing

forward thinking citizens and the development of the country.

(6) Bekerjasama dalam membenteras kelemahan dan musuh-musuh negara. Cooperate in combating

weaknesses and enemies of the country.

(7) Berpegang teguh kepada ajaran agama Uphold my belief in religion.

Tandatangan Pegawai/Pekerja Signature of officer/staff

................................................

Tandatangan Di hadapan Ketua Jabatan Signed in the presence of Head of Department

..................................................

(Tandatangan/Cop Jabatan) (Signature/Department Stamp)

Dekan/Ketua Jabatan/Pengarah (Dean/Head of Department/Director)

Tarikh Date.........................................

prosedur pelantikan secara kontrak pensyarah, …reg.upm.edu.my/eiso/portal/dok_huraian...

Documents