projek ini melibatkan proses kerja di...

Projek ini melibatkan proses kerja di Unit Perolehan yang diterajui oleh Jabatan Pembangunan Sumber. Unit Perolehan merupakan unit yang bertanggungjawab untuk melaksanakan proses pembelian bahan yang terdiri daripada bahanbahan seperti berikut :

BukuKertas Seminar / PersidanganBahan AVPeta dan Fotograf UdaraCarta dan lain-lain yang berkaitan

Projek ini melibatkan proses kerja di Unit Perolehan yang diterajui oleh Jabatan Pembangunan Sumber. Unit Perolehan merupakan unit yang bertanggungjawab untuk melaksanakan proses pembelian bahan yang terdiri daripada bahanbahan seperti berikut :

BukuKertas Seminar / PersidanganBahan AVPeta dan Fotograf UdaraCarta dan lain-lain yang berkaitan

Antara aktiviti utama yang dikendalikan di Unit Perolehan adalah :

Pesanan BahanPenerimaan BahanPembayaran InvoisAksesan Bahan

Antara aktiviti utama yang dikendalikan di Unit Perolehanadalah :

Pesanan BahanPenerimaan BahanPembayaran InvoisAksesan Bahan

PESANAN bahan bermaksud :- Terima cadangan pembelian dari pencadang, menyemak judul cadangan, dan membuat pesanan jika bahan masih belum terdapat di dalam koleksi Perpustakaan.

PESANANPESANAN bahanbahan bermaksudbermaksud ::-- TerimaTerima cadangancadangan pembelianpembelian daridari pencadangpencadang, , menyemakmenyemak juduljudul cadangancadangan, dan , dan membuatmembuat pesananpesanan jikajika bahanbahan masihmasih belumbelum terdapatterdapat didi dalamdalam koleksikoleksi PerpustakaanPerpustakaan..

PENERIMAAN bahan bermaksud :- Menerima bahan yang dipesan melalui pembekal dengan menyemak kuantiti dan kualiti bekalan serta membuat proses penerimaan melalui sistem INFOLAN2.

PENERIMAANPENERIMAAN bahanbahan bermaksudbermaksud ::-- MenerimaMenerima bahanbahan yang yang dipesandipesan melaluimelalui pembekalpembekal dengandengan menyemakmenyemak kuantitikuantiti dan dan kualitikualiti bekalanbekalan sertaserta membuatmembuat prosesproses penerimaanpenerimaan melaluimelalui sistemsistem INFOLAN2.INFOLAN2.

PEMBAYARAN bermaksud :- Membuat proses pembayaran kepada pembekal berdasarkan invois melalui Bendahari UTM.

PEMBAYARANPEMBAYARAN bermaksudbermaksud ::-- MembuatMembuat prosesproses pembayaranpembayaran kepadakepada pembekalpembekal berdasarkanberdasarkan invoisinvois melaluimelalui BendahariBendahari UTM.UTM.

AKSESAN bahan bermaksud :- Proses akhir di Unit Perolehan yang melibatkan aktiviti meyempurnakan hakmilik bahan sebagai koleksi Perpustakaan sebelun dihantar untuk proses mengkatalog di Unit Pengurusan Teknikal.

AKSESANAKSESAN bahanbahan bermaksudbermaksud ::-- ProsesProses akhirakhir didi Unit Unit PerolehanPerolehan yang yang melibatkanmelibatkan aktivitiaktiviti meyempurnakanmeyempurnakan hakmilikhakmilik bahanbahan sebagaisebagai koleksikoleksi PerpustakaanPerpustakaan sebelunsebelun dihantardihantar untukuntuk prosesproses mengkatalogmengkatalog didi Unit Unit PengurusanPengurusan TeknikalTeknikal. .

Sebagai salah satu proses utama yang mengalami masalah yang agak kritikal dalam melaksanakan proses kerja di Unit ini, proses penerimaan telah dipilihn untuk dibuat penambahbaikan bagi melancarkan proses kerja yang sedia ada.

SebagaiSebagai salahsalah satusatu prosesproses utamautama yang yang mengalamimengalami masalahmasalah yang yang agakagak kritikalkritikal dalamdalam melaksanakanmelaksanakan prosesproses kerjakerja didi Unit Unit iniini, , prosesproses penerimaanpenerimaan telahtelah dipilihndipilihn untukuntuk dibuatdibuat penambahbaikanpenambahbaikan bagibagi melancarkanmelancarkan prosesproses kerjakerja yang yang sediasedia adaada. .

Di dalam melaksanakan proses penerimaan bahan, aktiviti-aktiviti berikut merupakan proses utama di bahagian ini.

- Membuka kotak penghantaran.- Menyusun/mengambil bahan di rak mengikut senarai di invois. - Membuat proses penerimaan di sistem INFOLAN2. - Menampal barkod di bahan.- Mencatat maklumat penerimaan di P.O dan bahan. - Menyusun kembali bahan di rak untuk proses selanjutnya.

DiDi dalamdalam melaksanakanmelaksanakan prosesproses penerimaanpenerimaan bahanbahan, , aktivitiaktiviti--aktivitiaktiviti berikutberikut merupakanmerupakan prosesproses utamautama didi bahagianbahagian iniini..

-- MembukaMembuka kotakkotak penghantaranpenghantaran..-- Menyusun/mengambilMenyusun/mengambil bahanbahan didi rakrak mengikutmengikut senaraisenarai didi invoisinvois..-- MembuatMembuat prosesproses penerimaanpenerimaan didi sistemsistem INFOLAN2.INFOLAN2.-- MenampalMenampal barkodbarkod didi bahanbahan..-- MencatatMencatat maklumatmaklumat penerimaanpenerimaan didi P.O P.O dan dan bahanbahan..-- MenyusunMenyusun kembalikembali bahanbahan didi rakrak untukuntuk prosesproses selanjutnyaselanjutnya..

Aktiviti ini telah dilihat sebagai antara faktor penyumbang kepada kelambatan proses penerimaan bahan yang secara langsung memberi kesan kepada masalah back-log di bahagian penerimaan yang turut melibatkan pemprosesan invois pembekal yang melebihi tempoh yang telah ditetapkan.

Oleh itu, masalah di bahagian penerimaan ini telah mendapat perhatian untuk dikenalpasti sebagai projek utama kumpulan ini.

AktivitiAktiviti iniini telahtelah dilihatdilihat sebagaisebagai antaraantara faktorfaktor penyumbangpenyumbang kepadakepada kelambatankelambatan prosesproses penerimaanpenerimaan bahanbahan yang yang secarasecara langsunglangsung memberimemberi kesankesan kepadakepada masalahmasalah backback--log log didi bahagianbahagian penerimaanpenerimaan yang yang turutturut melibatkanmelibatkan pemprosesanpemprosesan invoisinvois pembekalpembekal yang yang melebihimelebihi tempohtempoh yang yang telahtelah ditetapkanditetapkan..

OlehOleh ituitu, , masalahmasalah didi bahagianbahagian penerimaanpenerimaan iniini telahtelah mendapatmendapat perhatianperhatian untukuntuk dikenalpastidikenalpasti sebagaisebagai projekprojek utamautama kumpulankumpulan iniini..

PengenalanPengenalan

KumpulanKumpulan

PerancanganPerancangan PerlaksanaanPerlaksanaanProjekProjek

KitaranKitaran P.D.C.AP.D.C.ACartaCarta PerbatuanPerbatuan ProjekProjekMatrikMatrik AgihanAgihan TugasTugas AhliAhliKumpulanKumpulan

BAHAGIAN1

PLANPLAN

DODO

ACTIONACTION

CHECKCHECK

• Tentukan topik• Definisi masalah• Kenalpasti status semasa• Analisi & verifikasi• Menentukan tindakanpembetulan

• Melatih staf untuk melaksanatindakan pembetulan

• Melaksana tindakanpembetulan

• Menilai keputusan• Mengesahkan keberkesanan

• Melakukan stadardisasi/penyeragaman

HALIM HASLINA NORIZAN ROHANA ROHAYU SALAMIAH ZALEHA ZUBAIDAH

TERLIBAT

PETUNJUK :-

TIDAK TERLIBATMEMBANTU

13 Penyeragaman

16

ACTION Projek akan datang/

Persembahan

14 Analisa faedah

15 Pemantauan

Pelaksanaan cadangan

10 CHECK

Kumpul data (selepas)

12

11 Analisa data (selepas)

Analisa Punca

6 Sasaran/matlamat

Menilai pencapaian

7 Cadangan penyelesaian

8 Persembahan Pengurusan

9 DO

1

PLAN

Penubuhan

2 Kenalpasti masalah

3 Memilih masalah

4 Kumpul & analisa data

5

NO AKTIVITI AHLI KUMPULAN

BagiBagi memastikanmemastikan projekprojek dapatdapat dilaksanakandilaksanakan dengandengan lancarlancar sertaserta tidaktidak memberimemberi kesankesan kepadakepada jadualjadual kerjakerja harianharian, ,

kekerapankekerapan perjumpaanperjumpaan ahliahli hanyahanya padapada peringkatperingkat awalawal sahajasahaja, , iaituiaitu didi peringkatperingkat perancanganperancangan. .

PadaPada peringkatperingkat PerlaksanaanPerlaksanaan, , SemakanSemakan dan dan TindakanTindakan, , perjumpaanperjumpaan ahliahli adalahadalah mengikutmengikut keperluankeperluan atauatau sekiranyasekiranya

terdapatterdapat isuisu pentingpenting yang yang perluperlu mendapatmendapat persetujuanpersetujuan bersamabersama ahliahli kumpulankumpulan..

JumlahJumlah kehadirankehadiran setiapsetiap ahliahli jugajuga tidaktidak mencapaimencapai 100% 100% tetapitetapi tidaktidak kurangkurang daripadadaripada 90% 90% daripadadaripada jumlahjumlah bilanganbilangan

perjumpaanperjumpaan yang yang telahtelah ditetapkanditetapkan. . PerkaraPerkara iniini disebabkandisebabkan terdapatterdapat sebilangansebilangan ahliahli yang yang terlibatterlibat dengandengan kursuskursus, , cuticuti rehatrehat, ,

aktivitiaktiviti lain lain didi PSZ PSZ sertaserta lainlain--lain lain perkaraperkara yang yang tidaktidak dapatdapat dielakkandielakkan..

SesiSesi perjumpaanperjumpaan tidaktidak hanyahanya terhadterhad kepadakepada perjumpaanperjumpaan secarasecara langsunglangsung dengandengan semuasemua ahliahli

kumpulankumpulan, , tetapitetapi jugajuga turutturut menggunakanmenggunakan saluransaluranee--melmel untukuntuk berkomunikasiberkomunikasi..

AhliAhli kumpulankumpulan jugajuga telahtelah diberidiberi peluangpeluang untukuntuk mengikutmengikut Program Program KesedaranKesedaran KIK yang KIK yang dianjurkandianjurkan

oleholeh pihakpihak pengurusanpengurusan PSZ PSZ padapada 8 8 –– 9hb. Mac 2006.9hb. Mac 2006.

NAMA KUMPULAN : SMART TARGET [UNIT PEROLEHAN (BUKU)] BULAN : SEPTEMBER

16

ACTION

P ro jek akan datang/ P ersembahan

RANCANG

13P enyeragaman

15P emantauan

LAKSA NA

9

Carta Perbatuan (Gantt Chart) Projek ICC PSZ

14Analisa faedah

CHECK


12

DEC

11Analisa data (selepas)

6Sasaran/ matlamat

M enilai pencapaian

7Cadangan penyelesaian

8P ersembahan P engurusan

DO P elaksanaan cadangan

10

4Kumpul & analisa data

5Analisa P unca

SEP OCT NOV

1

PLAN

P enubuhan

2Kenalpasti masalah

3M emilih masalah

APR MAY JUNNO AKTIVITI FEB MARBULAN

JUL AUG

FASA FASA PERTAMAPERTAMA


KumpulanKumpulanPerancanganPerancangan

PerlaksanaanPerlaksanaan

ProjekProjekKitaranKitaran P.D.C.AP.D.C.ACartaCarta PerbatuanPerbatuan ProjekProjekMatrikMatrik AgihanAgihan TugasTugas AhliAhli KumpulanKumpulan

PemilihanPemilihan MasalahMasalah / / ProjekProjekKumpulanKumpulan

PenyenaraianPenyenaraian MasalahMasalah ––BrainstormingBrainstormingDefinisiDefinisi MasalahMasalah

BAHAGIAN1

PENCARIAN BUKU SEGERA SUKAR DIKESAN.BORANG SENARAI PENGHANTARAN

BAHAN KE UNIT PENGURUSAN TEKNIKAL LEWAT / TIDAK DIPULANGKAN.

SLIP PESANAN SEGERA - HILANG.

AKTIVITI MEMPROSES PENERIMAAN BAHAN LAMBAT.

TIADA RUANG / BILIK BERKUNCI BAGI BAHAN YANG BELUM DIPROSES.

MENGURANGKAN PENERIMAAN BORANG MULTIPLE LCN.

SUSUNATUR RUANG KERJA UNIT PEROLEHAN – TIDAK TERATUR.

MAKLUMAN KEPADA PENCADANG – MENGISIH PO.

Senarai Masalah/Isu Tahap kritikal

1. PENCARIAN BUKU SEGERA SUKAR DIKESAN. 2

2. SLIP PESANAN SEGERA - HILANG. 2

3. SUSUNATUR RUANG KERJA UNIT PEROLEHAN – TIDAK TERATUR. 4

4. BORANG SENARAI PENGHANTARAN BAHAN KE UNIT PENGURUSAN TEKNIKAL LEWAT / TIDAK DIPULANGKAN.

6

5. TIADA RUANG / BILIK BERKUNCI BAGI BAHAN YANG BELUM DIPROSES. 8

6. MENGURANGKAN PENERIMAAN BORANG MULTIPLE LCN. 7

7. AKTIVITI MEMPROSES PENERIMAAN BAHAN LAMBAT. 10

8. MAKLUMAN KEPADA PENCADANG – MENGISIH PO. 5

Skala tahap kritikal / keupayaan :

1 1 5 5 1010

Tidak kritikal / Rendah keupayaan Sangat kritikal / Tinggi keupayaan

AKTIVITI MEMPROSES PENERIMAAN BAHAN LAMBAT.

TIADA RUANG / BILIK BERKUNCI BAGI BAHAN YANG BELUM DIPROSES.

MENGURANGKAN PENERIMAAN BORANG MULTIPLE LCN.

BORANG SENARAI PENGHANTARAN BAHAN KE UNIT PENGURUSAN TEKNIKAL LEWAT / TIDAK DIPULANGKAN.

PEMBERAT X 5 X 4 X 3 X 2 X 1

JUMLAHKRITERIA Berkaitan dengan proses kerja utama

Berkaitan perkhidmat -an kepada pengguna

Dalam keupayaan kumpulan

Mudah mengumpul data

Kos dapat dinilai / diukurMASALAH

Aktiviti memproses penerimaaan bahan lambat

10 x 5 = 50

10 x 4= 40

10 x 3= 30

10 x 2= 20

10 x 1= 10 150150

Tiada ruang/bilik berkunci bagi bahan yang belum diproses

10 x 5 = 50

4 x 4= 16

4 x 3= 12

1 x 2= 2

4 x 1= 4 84

Mengurangkan penerimaan borang multiple LCN

10 x 5 = 50

7 x 4= 28

7 x 3= 21

7 x 2= 14

7 x 1= 7 120

Borang senarai penghantaran bahan ke Unit Pengurusan Teknikal lewat / tidak dipulangkan

7 x 5 = 35

7 x 4= 28

7 x 3= 21

7 x 2= 14

7 x 1= 7

105

11 2 3 44 5 6 77 8 9 1010

Tidak setuju Kurang setuju Setuju Sangat setuju

Mempermudahkan serta mempercepatkan proses penerimaan bahan serta proses kerja lain yang mempunyai kaitan di antara satu sama lain.

Memproses pembayaran invois dalam jangkamasa 1 bulan dari tarikh terima.

BULANTEMPOH PEMBAYARAN INVOIS (HARI)

JUMLAH INVOIS1 – 7 8 – 14 15 – 21 22 – 30 > 30

JAN 0 0 0 0 0 0

FEB 4 10 12 10 48 84

MAC 4 25 41 18 24 112

APR 3 5 8 39 52 107

MEI 5 0 4 26 58 93

JUN 5 6 8 32 89 140

JUM21 46 73 125

271 536265

%3.92 8.58 13.62 23.32

50.56 10049.44

Sumber : Laporan Pencapaian Objektif Kualiti Unit Perolehan (Buku) Jan-Jun 2006

BahagianBahagian PenerimaanPenerimaanUnit Unit PerolehanPerolehan ((BukuBuku))

AktivitiAktiviti memprosesmemprosespenerimaanpenerimaanbahanbahan lambatlambat

MelibatkanMelibatkan prosesprosescatatancatatan dan dan semakansemakanyang yang banyakbanyak padapadabahanbahan dan dan didi modulmodulpenerimaanpenerimaan

MenyemakMenyemak hargaharga, , fizikalfizikal bahanbahan, , dokumendokumen bayaranbayaran, , kadarkadar matawangmatawang & PO& PO

MenginputMenginput maklumatmaklumat penerimaanpenerimaan didisistemsistem ADVACQ ADVACQ –– modulmodul penerimaanpenerimaan dan invoicing.dan invoicing.

SemasaSemasa membuatmembuat prosesprosespenerimaanpenerimaan bahanbahan yang yang

melibatkanmelibatkan aktivitiaktivitimencatatmencatat didi bahanbahan dan dan penerimaanpenerimaan didi AdvAcqAdvAcq





PemilihanPemilihan

MasalahMasalah

/ / ProjekProjek

KumpulanKumpulanPenyenaraianPenyenaraian MasalahMasalah –– BrainstormingBrainstormingDefinisiDefinisi MasalahMasalah

PengumpulanPengumpulan & & MenganalisisMenganalisis DataDataLatarbelakangLatarbelakang MasalahMasalahPenetapanPenetapan SasaranSasaran ProjekProjekAnalisaAnalisa PuncaPunca MasalahMasalah ::

Rajah IshikawaRajah IshikawaAnalisaAnalisa Rajah IshikawaRajah IshikawaPengesahanPengesahan SebabSebab Yang Paling Yang Paling MungkinMungkin

BAHAGIAN1

Terlalu banyak semakan dan catatan :keselarasan harga di invois dan PO.mencatat maklumat harga, tarikh terima pesanandan tarikh invois pada PO.mencatat LCN, harga dan lokasi di buku.

PO perlu diisih dan difailkan mengikut urutannombor pesanan.Membuat fotokopi invois penerbit.

Setiap invois yang diproses untuk tujuanpenerimaan perlu melalui banyak prosessemakan yang melambatkan proses tersebut.

AKIBAT

KESIMPULAN

Aktiviti memproses penerimaan bahan lambat.Memerlukan ruang penyimpanan fail yang luas.Penggunaan kertas mencetak yang tinggi.

MASALAHMASALAH

KESAN

BULANBULANSTAFSTAF

ROHAYUROHAYU ASRIASRI ROHANAROHANA JUMLAHJUMLAH PURATAPURATA

JUNJUN 229 356 448 1033 344

JULJUL 376 490 330 1196 398

OGOSOGOS 376 368 506 1250 416

SEPTSEPT 236 293 283 812 270

OKTOKT 361 358 298 1017 339

JUMLAHJUMLAH 1578 1865 1865 5308 353.4

PURATAPURATA 315.6 371 373 353.4

JADUAL 1 : Jumlah penerimaan (naskhah) dari bulan Jun – Okt 2005.

Purata jumlah penerimaan SEBULAN = 353.4 naskhah sebulan bagi setiap staf.

BULANBULANSTAFSTAF


JUN/HARIJUN/HARI 41 29 66 136 45.3

JUL/HARIJUL/HARI 50 42 52 144 48

OGOS/HARIOGOS/HARI 57 47 51 155 51.7

SEPT/HARISEPT/HARI 29 23 31 83 27.7

OKT/HARIOKT/HARI 42 48 58 148 49.3

JUMLAHJUMLAH 219 189 258 666 44.4

PURATAPURATA 43.8 37.8 51.6 44.4


Maksimum nilai purata untuk proses penerimaan bagi :• Purata jumlah penerimaan SEHARI = 44.4 naskhah sehari bagi setiap staf.• Purata jumlah penerimaan SEJAM = 5.6 naskhah sejam bagi setiap staf.• Purata masa memproses SENASKHAH = 10.7 minit senaskhah bagi setiap staf.

PurataPurata

masamasa memprosesmemproses

SENASKHAH SENASKHAH = = 10.7 10.7 minitminit

senaskhahsenaskhah

bagibagi setiapsetiap

stafstaf

merangkumimerangkumi aktivitiaktiviti

1 1 ––

5.5.

Membuat catatanpada bahan.• Lokasi.• LCN.• Harga

Menyemak invois dan bahan adalah selari serta fizikal yang diterima bahan.• Jumlah (n) diinvois = jumlah naskhah

yang dibekalkan.• Rosak / koyak.• Mukasurat.

MembuatMembuat catatancatatan padapada PO.PO.• Harga.• Tarikh terima invois.• Tarikh proses terima

bahan.• Kuantiti.• No. invois.Menampal barkod

pada mukasuratjudul.

2

4

3

5

Mencari bahan mengikut senarai di invois pembekal, susun di troli.• Rak buku.• Kotak.

1

BULANBULANSTAFSTAF


JUN/HARIJUN/HARI 1 5 3 9 3

JUL/HARIJUL/HARI 4 15 9 28 9.3

OGOS/HARIOGOS/HARI 2 9 9 20 6.7

SEPT/HARISEPT/HARI 1 5 5 11 3.7

OKT/HARIOKT/HARI 3 4 5 12 4

JUMLAHJUMLAH 11 38 31 80 5.3

PURATAPURATA 0.2 7.6 6.2 5.3


Minimum nilai purata untuk proses penerimaan bagi :• Purata jumlah penerimaan SEHARI = 5.3 naskhah sehari bagi setiap staf.• Purata jumlah penerimaan SEJAM = 0.7 naskhah sejam bagi setiap staf.• Purata masa memproses SENASKHAH = 1 jam 15 minit senaskhah bagi setiap staf.

Membuat catatanpada bahan.

Menyemak invois dan bahan adalah selari serta fizikal yang diterima bahan.

MembuatMembuat catatancatatanpadapada PO.PO.

Menampal barkodpada mukasuratjudul.

2

4

3

5

Mencari bahan mengikut senarai di invois pembekal, susun di troli.

1

Purata

masa

memproses

SENASKHAH

= 1jam 15minit senaskhah

bagi

setiap

stafmelibatkan

kerja-kerja

berikut

:

Sumber

: -Statistik

Bulanan

StafBahagian

Penerimaan.

Taklimat

Mengaji

Menghadiri

seminar

Aktiviti

dalaman

PSZ

Berurusan

dengan

pembekal

Menyediakan

statistik

bulanan

Menyediakan

surat

kepada

pembekal

Buka

kotak

dan susun

bahan

di

rak

Mencari

bahan

mengikut

senarai

di

invois

FEB MAC

MEI JUN

OGODIS

APR

JUL

OKTSEPT OGO

NOV

SEP

DIS

JUL

OKT

FEB

MEI

MAC

JUNAPR

JAN

NOV

MempercepatkanMempercepatkan

sertaserta

memudahkanmemudahkan prosesproses

penerimaanpenerimaan

bahanbahan..

KENAPASebahagian penambahbaikan yang dilakukan

melibatkan

pihak

ketiga

–

JBA.Kesan daripada proses penambahbaikantidak

dapat

dilihat

dalam

jangka

masapendek.

INIMUMINIMUMMM

MAKSIMUMAKSIMU MM

Dalam masa hari 44.4 naskhah bahan diprosesDalam jam 5.6 naskhah bahan diproses

bulan 739.2 naskhah bahan diproses5.6 n X 6 j X 22 h = 739.2 n/sebulan

739.2 92.4++831.6 / 2== 541

naskhahsebulan

++ 30%415.8== ++ 127.4

540.5==Dalam masa hari 5.3 naskhah bahan diprosesDalam jam 0.7 naskhah bahan diproses

bulan 92.4 naskhah bahan diproses0.7 n X 6 j X 22 h = 92.4 n/ sebulan

KAEDAHKAEDAHKAEDAH

MANUSIAMANUSIAMANUSIA MESINMESINMESIN

AKTIVITIMEMPROSESPENERIMAAN

BAHANLAMBAT

AKTIVITIAKTIVITIMEMPROSESMEMPROSESPENERIMAANPENERIMAAN

BAHANBAHANLAMBATLAMBAT

PERSEKITARANPERSEKITARANPERSEKITARAN

Urusan dgn pembekal

Kesilapan pembekal

Bahan rosak

Bahan salah bekal

Invois silap Gangguanrakan

Kurang staf

SikapKerap cuti

Cuai

PAR

Pemb. Perp.Kurangrak

Tiada pencetak(terimaan)

Fotokopi kerap rosak

Mesin kira(tidak sesuai)

1 mesin 1 PSZ

Keselamatan bahanyg belum diproses

Tidak kondusif

Kebersihan

Ruang terhad

Penyimpananbahan

Tempat kerja sempit

Proses copy-to-follow

Invois bermasalahKeluarkanPO dari fail

Catatandi buku

Buka kotak(bahan baru)

Catatandi PO

Harga

LCNLokasi

HargaKuantiti

Tarikh terima

Tarikh invois

Memproses statistikPenerimaan- secara manual(><1 minggu)

MANUSIAMANUSIA

MESINMESIN

PUNCA YANG PALING MUNGKINPUNCA YANG PALING MUNGKIN CATATANCATATAN

Kesilapan pembekal X X

Berurusan dengan pembekal XX

Gangguan rakan XX

Kekurangan staf

Sikap XX

Mesin kira tidak sesuai. XX

Tiada pencetak di bahagian penerimaan XX

Fotokopi kerap rosak XX

Kekurangan rak untuk menyusun bahan

PERSEKITARANPERSEKITARAN

PUNCA YANG PALING MUNGKINPUNCA YANG PALING MUNGKIN CATATANCATATAN

Proses copy-to-follow X X

Invois bermasalah XX

Mengeluarkan PO dari fail

Membuka kotak pesanan XX

Membuat catatan di PO

Membuat catatan di buku X X

Memproses statistik penerimaan (><1 minggu)

Keselamatan bahan yang belum diproses X X

Tidak kondusif XX

Kebersihan XX

Ruang kerja yang terhad dan sempit

KAEDAHKAEDAH

FAKTORFAKTOR PUNCA YANG PALING MUNGKINPUNCA YANG PALING MUNGKIN

PUNCA YANG PALING MUNGKINPUNCA YANG PALING MUNGKIN

Kekurangan staf

Kekurangan rak untuk menyusun bahan

Mengeluarkan PO dari fail


Memproses statistik penerimaan (1 minggu)

Ruang kerja yang terhad dan sempit

KAEDAHKAEDAH

MANUSIAMANUSIA

MESINMESIN

PERSEKITARANPERSEKITARAN

KAEDAHKAEDAHKAEDAH

MANUSIAMANUSIAMANUSIA MESINMESINMESIN

AKTIVITIPROSES

PENERIMAANBAHANLAMBAT

AKTIVITIAKTIVITIPROSESPROSES

PENERIMAANPENERIMAANBAHANBAHANLAMBATLAMBAT

PERSEKITARANPERSEKITARANPERSEKITARAN

Kurang stafPAR

Pemb. Perp.Kurangrak

Fotokopi kerap rosak

1 mesin 1 PSZ

Ruang terhad

Penyimpananbahan

Tempat kerja sempit

KeluarkanPO dari fail Catatan

di PO

HargaKuantiti

Tarikh terima

Tarikh invoisMemproses statistikPenerimaan- secara manual(><1 minggu)

PUNCA MASALAHPUNCA MASALAH PEMERHATIANPEMERHATIAN CATATANCATATAN

MANUSIAMANUSIAKekurangan staf

BAHANBAHANKekurangan rak untuk

menyusun bahan

KAEDAHKAEDAHMengeluarkan PO dari fail


Memproses statistikpenerimaan (><1 minggu)

PERSEKITARANPERSEKITARANRuang kerja yang terhad

dan sempit

Pengisian kekosongan jawatan perlumengikut prosedur dan mengambil masayang agak lama.

Faktor ruang yang terhad tidakmembolehkan penambahan rak dilakukan.

Kaedah penyusunan boleh diubahsuai.

Aktiviti mencatat boleh disesuaikan.

Laporan statistik melalui sistem perludikemaskini oleh pihak pembekal sistem.

Memerlukan peruntukkan untukmelaksanakan pembesaran ruang dan melibatkan prosedur tertentu.

Diluar keupayaankumpulan


DalamDalam

keupayaankeupayaan

kumpulankumpulan


5308 5308

25

5308

10616 10641

0

1000

2000

3000

4000

5000

6000

1 2 30

2000

4000

6000

8000

10000

12000

PUNCA MASALAH KEKERAPAN KUMULATIF

PUNCA MASALAHPUNCA MASALAH JUMLAHJUMLAH KUMULATKUMULAT PERATUSPERATUS % KUMULAT% KUMULATMengeluarkanMengeluarkan P.O P.O daridari failfail 5308 5308 49.9 49.9MembuatMembuat catatancatatan didi P.OP.O 5308 10616 49.9 99.8MemprosesMemproses statistikstatistik penerimaanpenerimaan (>< 1 (>< 1 mingguminggu)) 25 10641 0.2 100

JUMLAHJUMLAH 10641 100

KEK

ERA

PA

NK

UM

ULA

TIF

KEK

ERA

PA

N

11 22 33

MengeluarkanMengeluarkan P.O P.O daridari failfail MembuatMembuat catatancatatan didi P.OP.O MemprosesMemproses statistikstatistik penerimaanpenerimaan (>< 1 (>< 1 mingguminggu))PETUNJUKPETUNJUKPETUNJUK

100%100%

BAHAGIAN1PengenalanPengenalan




PemilihanPemilihan

MasalahMasalah

/ / ProjekProjek

KumpulanKumpulanPenyenaraianPenyenaraian MasalahMasalah –– BrainstormingBrainstormingDefinisiDefinisi MasalahMasalah

PengumpulanPengumpulan

& & MenganalisisMenganalisis

DataDataLatarbelakangLatarbelakang MasalahMasalahPenetapanPenetapan SasaranSasaran ProjekProjekAnalisaAnalisa PuncaPunca MasalahMasalah ::

Rajah IshikawaRajah IshikawaAnalisaAnalisa Rajah IshikawaRajah IshikawaPengesahanPengesahan SebabSebab Yang Paling Yang Paling MungkinMungkin

CadanganCadangan PenyelesaianPenyelesaian –– AnalisaAnalisa dan dan PemilihanPemilihan

CadanganCadangan

PerlaksanaanPerlaksanaan CadanganCadangan PenyelesaianPenyelesaianLangkahLangkah PerlaksanaanPerlaksanaan

MENGELUARKAN P.O MENGELUARKAN P.O DARI FAILDARI FAIL

Paparan cetakan pada PO yang sedia ada diubahsuai pada dengan menambah medan FUND NAME, mengemaskini bahagian FOR OFFICE USE ONLY untuk mengurangkan aktiviti mencatat, dan proses isihan PO dikelaskan mengikut pembekal serta difailkan menurut urutan nombor pesanan.

MengemaskiniMengemaskini paparanpaparan cetakancetakan PO.PO.PESANAN PESANAN -- CONSIDCONSIDPO PO difaildifail berdasarkanberdasarkan kelompokkelompok pembekalpembekal mengikutmengikut urutanurutan nombornombor pesananpesanan..PESANAN PESANAN –– DESIDDESIDPO PO dikepilkandikepilkan bersamabersama invoisinvois pembekalpembekal dan dan diletakkandiletakkan dalamdalam kotakkotak invoisinvois untukuntuk dibuatdibuat prosesproses penerimaanpenerimaan..

• TugasTugas membuatmembuat catatancatatan didi PO PO semasasemasa prosesproses penerimaanpenerimaandilakukandilakukan dapatdapat dikurangkandikurangkan..•• MemudahkanMemudahkan prosesproses penerimaanpenerimaan bahanbahan yang yang tidaktidak lengkaplengkap bilanganbilangan naskhahnaskhah (copy(copy--toto-- follow).follow).•• TugasTugas mengisihmengisih PO PO oleholeh jurutaipjurutaip lebihlebih mudahmudah dan dan cepatcepat –– hanyahanya perluperlu asingkanasingkan PO PO mengikutmengikut pembekalpembekal dan status dan status pesananpesanan (sama (sama adaada DESID DESID atauatau CONSID).CONSID).•• PembantuPembantu penerimaanpenerimaan lebihlebih mudahmudah untukuntuk mengesanmengesan PO PO didi fail fail berdasarkanberdasarkan invoisinvois pembekalpembekal yang yang diterimaditerima..•• TidakTidak perluperlu menyemakmenyemak fail fail pesananpesanan untukuntuk mendapatkanmendapatkan PO, PO, tugastugas pencarianpencarian tiadatiada, , menjimatkanmenjimatkan masamasa –– PESANAN DESID.PESANAN DESID.

ROHAYU ZUBAIDAH

Pesanan DESID adalah pesanan bahan yang dibuat kepada pembekal berdasarkan contoh bahan yang telah dihantar untuk semakan Pustakawan. Bahan yang akan dipesan akan disusun dirak bahan nota hantaran atau (D.O) sementara menunggu pesanan rasmi diinput ke dalam sistem INFOLAN2 dan invois dihantar oleh pembekal.

Pesanan CONSID pula adalah pesanan bahan yang dibuat hasil cadangan pencadang dari katalog penerbit atau borang cadangan pembelian. Bahan biasanya akan dibekalkan oleh pembekal setelah mendapat bekalan dari penerbit. Invois akan dihantar bersama-sama dengan bahan yang dipesan.

Pesanan CONSID pula adalah pesanan bahan yang dibuat hasil cadangan pencadang dari katalog penerbit atau borang cadangan pembelian. Bahan biasanya akan dibekalkan oleh pembekal setelah mendapat bekalan dari penerbit. Invois akan dihantar bersama-sama dengan bahan yang dipesan.

Purchase Order @ P.O (Arahan Pesanan) merupakan pesanan rasmi yang dikeluarkan oleh pihak PSZ kepada pembekal. Maklumat yang terkandung di dalam sehelai P.O terdiri daripada judul bahan, pengarang, ISBN, maklumat imprin, no. rujukan pesanan, tarikh pesanan, maklumat pembekal serta maklumat kuantiti dan peruntukkan pesanan mengikut fakulti/jabatan.P.O dihasilkan melalui proses penjanaan laporan di sistem secara sistematik dengan format yang standard.

Memperbaiki format laporan yang dihasilkan melalui telnet 161.139.39.230 dengan menambahkan paparan medan yang dapat membantu mempercepatkan penyediaan statistik.

Mengemaskini medan pada hasil laporan statitistik yang dijanamelalui telnet 161.139.39.230. atau melalui perisian Cognos.

• Mengurangkan tempoh penyediaan perangkaan penerimaanyang mengambil masa ><1 minggu.• Data asas yang dihasilkan daripada laporan ini dapat dimanupulasikan untuk menghasilkan perangkaan yang pelbagai dan lebih relevan dengan proses penerimaan bahan.

MEMPROSES STATISTIK MEMPROSES STATISTIK PENERIMAAN (>< 1 MINGGU)PENERIMAAN (>< 1 MINGGU)

HASLINA

Mengemaskini data maklumat yang dipaparkan pada paparan ‘Invoice Detail’ dan menghasilkan cetakan bagi maklumat yang dipaparkan untuk menjimatkan masa membuat catatan dan penghasilan salinan PO.

MempertingkatkanMempertingkatkan fungsifungsi modulmodul AdvAcqAdvAcq dengandengan keupayaankeupayaanmencetakmencetak maklumatmaklumat pesananpesanan dan dan penerimaanpenerimaan secarasecara terusterus daridaripaparanpaparan modulmodul..

•• SebahagianSebahagian besarbesar prosesproses mencatatmencatat didi PO PO dapatdapat dihapuskandihapuskandengandengan terpaparnyaterpaparnya maklumatmaklumat pesananpesanan dan dan penerimaanpenerimaan yang yang lengkaplengkap padapada cetakancetakan yang yang dihasilkandihasilkan..•• TugasTugas penghasilanpenghasilan statistikstatistik lebihlebih mudahmudah dan dan cepatcepat..•• MengurangkanMengurangkan dokumendokumen yang yang perluperlu dihantardihantar keke pihakpihak BendahariBendahari untukuntuk urusanurusan permohonanpermohonan pembayaranpembayaran kepadakepada pembekalpembekal..

MEMBUAT CATATAN DI P.O MEMBUAT CATATAN DI P.O

ROHANA

SSEMASAEMASAITUASIITUASI

AKemaskini butiran PSZ – selaraspenggunaan bahasa

B

Kemaskini paparannombor rujukanpesanan

C

E

D

Paparan maklumatpesanan dikemaskini.

Medan FUND NAME dipaparkan dalam POuntuk mengurangk ancatatan manual.

Kemaskini butiranarahan pesanankepada pembekal

Cetakan maklumat‘copy-to- follow’ diPO. PPENAMBAHBAIKANENAMBAHBAIKAN

ELANELAN

35000

3500135002

PO PELBAGAIPEMBEKAL

35000

3500135002

FAILPESANANBAHAN

35000|37000

PO disusun mengikut secara urutan no.

pesanan.

PO disusun mengikut secara urutan no.

pesanan.

PO difailkan urutan no. pesanan tanpa diisih mengikut pembekal

dalam satu fail mengikut siri nombor

pesanan.

PO difailkan urutan no. pesanan tanpa diisih mengikut pembekal

dalam satu fail mengikut siri nombor

pesanan.

Pembantu Perpustakaan bahagian penerimaan mengambil PO berdasarkan invois

yang diterima dari pembekal.

Pembantu Perpustakaan bahagian penerimaan mengambil PO berdasarkan invois

yang diterima dari pembekal.

37001|39000

39001|42000


PO SUKAR DAN LAMBAT DIKESAN DALAM FAILPO SUKAR DAN LAMBAT DIKESAN DALAM FAILPO SUKAR DAN LAMBAT DIKESAN DALAM FAILAAAKIBATKIBAT

35000|37000

37001|39000

39001|42000

BDC

YUHA

NIJ

INVOIS BADANCEMERLANGSDN. BHD.


PO

PO

PO

INVOIS

INVOIS

PO disusun mengikut

nombor pesanan

PO disusun mengikut

nombor pesanan

PO disusunmengikut

pembekal danurutan nombor

pesanan

PO disusunmengikut

pembekal danurutan nombor

pesanan

PO dikepilkan bersama

invois

PO dikepilkan bersama

invois

PPENAMBAHBAIKANENAMBAHBAIKANELANELAN

Hasil daripada proses run report di telnet : 161.139.39.230 RF 759 – Vendor Activity Report HasilHasil daripadadaripada prosesproses run report run report didi telnet : telnet : 161.139.39.230 RF 759 161.139.39.230 RF 759 –– Vendor Activity ReportVendor Activity Report

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1.1. Vendor codeVendor code2.2. PO numberPO number3.3. Ordered dateOrdered date4.4. Ordered copiesOrdered copies5.5. Unit PriceUnit Price6.6. Currency codeCurrency code7.7. Received copiesReceived copies8.8. Received dateReceived date9.9. Outstanding claimsOutstanding claims10.10. ConditionConditionMAKLUMAT KURANG MAKLUMAT KURANG LENGKAP !!!LENGKAP !!!

PENGHASILAN STATISTIK DI BAHAGIAN PENERIMAAN MENGAMBIL MASA SELAMA 1 MINGGU UNTUK DISIAPKAN !!!


15.05.05

RM 333.66

25.05.05KL 05050510.04.05

1

JIKA PESAN 2n, TERIMA 1n SAHAJACopy to follow – 1n/KL

JIKA PESANAN UNTUK PELBAGAI LOKASIFSB – 2n – RM 667.32PPD – 1n – RM 333.66BATC – 1n – RM 333.66

LANGKAH 1 LANGKAH 2LANGKAH 3

LANGKAH 4

LANGKAH 5LANGKAH 5

DATADATA--DATA PERLU DITABULASIDATA PERLU DITABULASISECARA MANUAL DAN SECARA MANUAL DAN

BERPERINGKATBERPERINGKAT

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17

Medan yang lebih relevan dengan statistikbulanan.Hasil statistik boleh diubahsuai mengikutkeperluan.Lebih cepat dan menjimatkan masa.

SATU DATA STATISTIK DAPAT DIMANUPULASIKAN UNTUK

MENGHASILKAN LAPORAN YANG PELBAGAI MENGENAI PENERIMAAN

BAHAN.

SATU DATA STATISTIK DAPAT SATU DATA STATISTIK DAPAT DIMANUPULASIKAN UNTUK DIMANUPULASIKAN UNTUK

MENGHASILKAN LAPORAN YANG MENGHASILKAN LAPORAN YANG PELBAGAI MENGENAI PENERIMAAN PELBAGAI MENGENAI PENERIMAAN

BAHAN.BAHAN.

PPENAMBAHBAIKANENAMBAHBAIKANELANELAN

Advance Acquisition @ AdvAcq merupakan salah satu modul di dalam sistem INFOLAN2 yang digunakan di Unit Perolehan untuk tujuan perolehan bahan.Modul ini mengandungi fungsi untuk membuat pesanan, penerimaan, penginboisan, pembayaran dan penjanaan laporan.

Maklumat yang lebihlengkap bagi setiapbutiran invoispembekaldipaparkan dalamsatu helaian kertassahaja.

Hanya Satu salinan Invoice Detail Menggantikan set salinan PO

Sebahagian besar aktiviti mencatat di PO dapat dikurangkan.

1. PO # 2. REQ. # 3. QTY 4. NETT AMT. 5. ISBN1. PO # 2. REQ. # 3. QTY 4. NETT AMT. 5. ISBNBAGI SETIAP INVOIS DIRINGKASKAN DALAM BAGI SETIAP INVOIS DIRINGKASKAN DALAM 1 INVOICE DETAIL. 1 INVOICE DETAIL.

BORANGPERMOHONANPEMBAYARAN(SMW)

INVOIS PEMBEKAL

INVOIS PENERBIT

1 SALINAN INVOICE DETAILS

BORANGPERMOHONANPEMBAYARAN(SMW)

INVOIS PEMBEKAL

INVOIS PENERBIT

SALINAN PO BAGISETIAP NO.PESANAN

P

E

R

U

B

A

H

A

N

Memperbaiki proses pesanan bahan secara keseluruhan, merangkumi :proses pesanan yang menggunakan status DESID dan CONSID.hanya pesanan yang boleh/berupaya dibekalkan SAHAJA oleh pembekal akandihantar ke PSZ.

Memperbaiki aliran kerja yang lebih sistematik dan memudahkan aksesan semula rekodpesanan.

sistem memfail rekod pesanan (PO) lebih tersusun dan mudah.kesan langsung dari sistem memfail yang sistematik, memudah dan mempercepataktiviti aksesan semula PO oleh Pembantu Perpustakaan bahagian Penerimaan.

Menjimatkan penggunaan kertas bagi tujuan :mencetak PO.dokumen yang perlu dihantar ke Bendahari untuk proses pembayaran.

Menjimatkan masa untuk proses kerja berikut :penyediaan statistik bulanan di bahagian penerimaan.proses penerimaan bahan secara menyeluruh.

BAHAGIAN2

PerlaksanaanPerlaksanaan CadanganCadanganCartaCarta PerancanganPerancanganPerlaksanaanPerlaksanaanLangkahLangkah PerlaksanaanPerlaksanaan

NAMA KUMPULAN : SMART TARGET [UNIT PEROLEHAN (BUKU)] BULAN : DISEMBER

APR MAY JUNNO AKTIVITI FEB MARBULAN

JUL AUG SEP OCT NOV

1

PLAN

P enubuhan

2Kenalpasti masalah

3M emilih masalah


5Analisa P unca

6Sasaran/ matlamat

M enilai pencapaian



DO P elaksanaan cadangan

10

9


14Analisa faedah

CHECK


12

DEC


LAKSANA

16

ACTION

P ro jek akan datang/ P ersembahan

RANCANG

13P enyeragaman

15P emantauan

FASA FASA KEDUAKEDUA

NAMA KUMPULAN : SMART TARGET [UNIT PEROLEHAN (BUKU)] BULAN : MEI

RANCANG LAKSANA


NO AKTIVITIBULAN 2006 / 2007

JUL AUG SEPT OCT NOV DEC JAN FEB MAC APR MAY

1

PLAN

P enubuhan

2Kenalpasti masalah

3M emilih masalah


5Analisa P unca

6Sasaran/ matlamat



9DO P elaksanaan cadangan

10 CHECK



12M enilai pencapaian

13ACTION

P enyeragaman

14Analisa faedah

15P emantauan

16P ro jek akan datang/

P ersembahan

FASA KEFASA KE--22

TINDAKAN :TINDAKAN :

MembuatMembuat permohonanpermohonan melaluimelalui S.A.M.A S.A.M.A untukuntuk mengemaskinimengemaskiniantaramukaantaramuka Purchase Order (P.O) Purchase Order (P.O) supayasupaya kelihatankelihatan lebihlebih ringkasringkasdan dan informatifinformatif untukuntuk rujukanrujukan stafstaf bahagianbahagian penerimaanpenerimaan..

MenyemakMenyemak semulasemula kaedahkaedah memfailmemfail Purchase Order (P.O) Purchase Order (P.O) bagibagiduadua jenisjenis kaedahkaedah pesananpesanan kepadakepada pembekalpembekal, , iaituiaitu pesananpesanan DESID DESID dan CONSID. dan CONSID.

CADANGAN PENYELESAIAN : MODUL 1CADANGAN PENYELESAIAN : MODUL 1

oo KEMASKINI ANTARAMUKA DAN KAEDAH MEMFAIL KEMASKINI ANTARAMUKA DAN KAEDAH MEMFAIL PURCHASE ORDER (P.O).PURCHASE ORDER (P.O).

TEMPOH PERLAKSANAAN :TEMPOH PERLAKSANAAN :

OktoberOktober 2006 2006 –– April 2007.April 2007.

BERJAYA DILAKSANAKAN ! ! ! BERJAYA DILAKSANAKAN ! ! !

PAPARAN ANTARAMUKA PAPARAN ANTARAMUKA P.O YANG LEBIH P.O YANG LEBIH

RINGKAS RINGKAS DAN KEMAS DAN KEMAS

AKTIVITI CATATAN AKTIVITI CATATAN PADA P.O PADA P.O BERJAYA BERJAYA

DIKURANGKAN !!! DIKURANGKAN !!!

15.05.05

RM 333.66

25.05.05KL 05050510.04.05

1

JIKA PESAN 2n, TERIMA 1n SAHAJACopy to follow – 1n/KL

JIKA PESANAN UNTUK PELBAGAI LOKASIFSB – 2n – RM 667.32PPD – 1n – RM 333.66BATC – 1n – RM 333.66

DIKEMASKINI & DIRINGKASKAN

• TIDAK PERLU membuatCatatan FUND NAME, BIL.NASKHAH dan HARGA serta catatanCOPY-TO-FOLLOW.

• Salinan kedua PO perludifailkan jika terdapatpesanan yang tidaklengkap bilangan naskhah.

KEMASKINI ANTARAMUKA P.OKEMASKINI ANTARAMUKA P.O

PaparanPaparan P.O yang P.O yang lebihlebih kemaskemas dan dan teraturteratur, , sertaserta mudahmudah dibacadibaca oleholeh stafstaf dan dan pembekalpembekal. .

MengurangkanMengurangkan aktivitiaktiviti catatancatatan padapada P.O P.O oleholeh stafstaf bahagianbahagian penerimaanpenerimaan. . TIDAK PERLUTIDAK PERLU lagilagi mencatatmencatat ::

Fund nameFund nameBilBil. . naskhahnaskhahHargaHarga bagibagi setiapsetiap naskhah/lokasinaskhah/lokasiCatatanCatatan copycopy--toto--follow follow TarikhTarikhNo. No. invoisinvois


PO BADANCEMERLANGSDN. BHD.

30107

3012730145

PO dikelompokkan mengikut pembekal dan diisihkan secara urutan

no. pesanan.

PO PO dikelompokkandikelompokkan mengikutmengikut pembekalpembekal dan dan diisihkandiisihkan secarasecara urutanurutan

no. no. pesananpesanan. .

PO dikepilkan bersama dengan invois pembekal mengikut no. pesanan yang disenaraikan di

dalam invois pembekal.

PO PO dikepilkandikepilkan bersamabersama dengandengan invoisinvois pembekalpembekal mengikutmengikut no. no. pesananpesanan yang yang disenaraikandisenaraikan didi

dalamdalam invoisinvois pembekalpembekal..

Pembantu Perpustakaan bahagian penerimaan

mengambil PO yang telah dikepilkan dan

dimasukkan ke dalam kotak invois pembekal

untuk dibuat proses penerimaan.

PembantuPembantu PerpustakaanPerpustakaan bahagianbahagian penerimaanpenerimaan

mengambilmengambil PO yang PO yang telahtelah dikepilkandikepilkan dan dan

dimasukkandimasukkan keke dalamdalam kotakkotak invoisinvois pembekalpembekal

untukuntuk dibuatdibuat prosesproses penerimaanpenerimaan..

30107

3012730145



KOTAK INVOIS PEMBEKAL

PO

PO

PO

INVOIS

INVOIS

BAGI PESANAN YANG BELUM PASTI DAPAT DIBEKALKAN, BAGI PESANAN YANG BELUM PASTI DAPAT DIBEKALKAN, P.O DICETAK SELEPAS BAHAN DAN INVOIS DIBEKALKAN P.O DICETAK SELEPAS BAHAN DAN INVOIS DIBEKALKAN

KE PSZ.KE PSZ.




PO

PO

PO

INVOIS

INVOIS

InvoisInvois pembekalpembekal disisipkandisisipkan bersamabersama P.O dan P.O dan diletakkandiletakkan didi dalamdalam kotakkotak invoisinvois..

BahanBahan diambildiambil daridari rakrak berdasarkanberdasarkan senaraisenarai yang yang terdapatterdapat padapada invoisinvois pembekalpembekal..

ProsesProses penerimaanpenerimaan dilakukandilakukan didi modulmodul AdvAcqAdvAcq merangkumimerangkumi aktivitiaktiviti menyemakmenyemak fizikalfizikal bahanbahan dan dan invoisinvois pembekalpembekal..

BahanBahan dibuatdibuat prosesproses aksesanaksesan, , disenaraikandisenaraikan dan dan disusundisusun didi trolitroli sebelumsebelum dihantardihantar keke Unit Unit PengurusanPengurusan TeknikalTeknikal..

3010730127

30145

PO BADANCEMERLANGSDN. BHD.

3010730127

30145

PESANANBADANCEMERLANGSDN. BHD.

BDC

YUHA

NIJ

PO dikelompokkan mengikut pembekal dan diisihkan secara urutan

no. pesanan.

PO PO dikelompokkandikelompokkan mengikutmengikut pembekalpembekal dan dan diisihkandiisihkan secarasecara urutanurutan

no. no. pesananpesanan. .

PO difailkan mengikut pembekal dan urutan no.

pesanan.

PO PO difailkandifailkan mengikutmengikut pembekalpembekal dan dan urutanurutan no. no.

pesananpesanan..

Pembantu Perpustakaan bahagian penerimaan

mengambil PO berdasarkan invois yang diterima dari pembekal.

PembantuPembantu PerpustakaanPerpustakaan bahagianbahagian penerimaanpenerimaan

mengambilmengambil PO PO berdasarkanberdasarkan invoisinvois yang yang diterimaditerima daridari pembekalpembekal..

BAGI PESANAN YANG TELAH DIHANTAR DAN DIPILIH BAGI PESANAN YANG TELAH DIHANTAR DAN DIPILIH UNTUK PEMBELIAN, P.O DICETAK SELEPAS BAHAN DAN UNTUK PEMBELIAN, P.O DICETAK SELEPAS BAHAN DAN

INVOIS DIBEKALKAN KE PSZ.INVOIS DIBEKALKAN KE PSZ.




INVOISYUHA

INVOISNIJUYON

BDC

YUHA

NIJ BahanBahan diambildiambil daridari

rakrak berdasarkanberdasarkan senaraisenarai yang yang terdapatterdapat padapada invoisinvois pembekalpembekal..

ProsesProses penerimaanpenerimaan dilakukandilakukan didi modulmodul AdvAcqAdvAcq merangkumimerangkumi aktivitiaktiviti menyemakmenyemak fizikalfizikal bahanbahan dan dan invoisinvois pembekalpembekal..

BahanBahan dibuatdibuat prosesproses aksesanaksesan, , disenaraikandisenaraikan dan dan disusundisusun didi trolitroli sebelumsebelum dihantardihantar keke Unit Unit PengurusanPengurusan TeknikalTeknikal..

InvoisInvois pembekalpembekal diambildiambil daridari KotakKotak InvoisInvois PembekalPembekal..

P.O P.O diambildiambil daridari fail fail pembekalpembekal berdasarkanberdasarkan senaraisenarai bahanbahan didi invoisinvois pembekalpembekal..

KEMASKINI KAEDAH MEMFAIL P.OKEMASKINI KAEDAH MEMFAIL P.O

P.O PESANAN P.O PESANAN --DESID :DESID :--SenaraiSenarai maklumatmaklumat pesananpesanan dihantardihantar melaluimelalui ee-- melmel kepadakepada pembekalpembekal..

-- HanyaHanya pesananpesanan yang yang dibekalkandibekalkan sahajasahaja dibuatdibuat cetakancetakan P.O.P.O.

-- TIADA LAGITIADA LAGI prosesproses pencarianpencarian P.O P.O didi fail fail pembekalpembekal..

-- BilBil. . helaianhelaian P.O yang P.O yang dicetakdicetak dapatdapat dikawaldikawal. . 1 1 salinansalinan kepadakepada BendahariBendahari..1 1 salinansalinan kepadakepada pencadangpencadang..1 1 salinansalinan fail fail perolehanperolehan..

KEMASKINI KAEDAH MEMFAIL P.OKEMASKINI KAEDAH MEMFAIL P.O

P.O PESANAN P.O PESANAN --CONSID :CONSID :-- BilBil. . helaianhelaian P.O yang P.O yang dicetakdicetak dapatdapat dikawaldikawal. .

1 1 salinansalinan kepadakepada BendahariBendahari..1 1 salinansalinan kepadakepada pencadangpencadang..1 1 salinansalinan fail fail perolehanperolehan..

--MaklumatMaklumat pesananpesanan (P.O) (P.O) rasmirasmi dihantardihantar kepadakepada pembekalpembekal melaluimelalui ee--melmel sahajasahaja..

-- SusunanSusunan P.O yang P.O yang dicetakdicetak untukuntuk kegunaankegunaan pembayaranpembayaran dan dan maklumanmakluman kepadakepadapencadangpencadang difailkandifailkan mengikutmengikut fail fail pembekalpembekal –– lebihlebih mudahmudah dikesandikesanuntukuntuk tujuantujuan penerimaanpenerimaan..

BAHAGIAN3

MenilaiMenilai KeberkesananKeberkesananPerlaksanaanPerlaksanaan CadanganCadanganPenyelesaianPenyelesaian

Rajah Pareto Rajah Pareto SebelumSebelum dan dan SelepasSelepas

PURATA PENCAPAIAN :-• 9193 n / 7 bulan

= 1313.3 n sebulan.• 1313.3 n / 2 org = 656.7 n @ 657 n seorang.

SUMBER : PERANGKAAN BULANAN STAF UNIT PEROLEHAN.

NAMANAMABULAN 2007BULAN 2007

JUMLAHJUMLAHJANJAN FEBFEB MACMAC APRAPR MEIMEI JUNJUN JULAIJULAI

ROHAYUROHAYU653653

6536531212 7979

KAMISAHKAMISAH325325 598598 639639 786786 10481048 764764

4160416088 4747 11 8585 1212 8080 77 9292 1010 105105 1414 7676

SITI SITI ZALEHAZALEHA

806806 553553 608608 479479 573573 660660 70170143804380

22 9999 44 112112 1010 135135 99 7878 1010 8282 55 190190 1616 6868

JUMLAHJUMLAH

1414 178178 1212 159159 1111 220220 2121 158158 1717 174174 1515 295295 3030 144144 1717 190190

14591459 878878 12061206 11181118 13591359 17081708 1465146591939193729.5729.5 439439 603603 559559 679.5679.5 854854 732.5732.5

SasaranSasaran PeningkatanPeningkatan PenerimaanPenerimaan KeseluruhanKeseluruhan ::•• SemasaSemasa ((puratapurata) = 353 ) = 353 naskhahnaskhah sebulansebulan..•• SasaranSasaran ((puratapurata) = 541 ) = 541 naskhahnaskhah sebulansebulan..•• PencapaianPencapaian ((puratapurata) = 657 ) = 657 naskhahnaskhah sebulansebulan..

PeratusPeratus pencapaianpencapaian sebenarsebenar berbandingberbanding sasaransasaran ((puratapurata) :) :

= 657 = 657 –– 541 541 541541

PERATUS PENCAPAIAN SEBENAR :PERATUS PENCAPAIAN SEBENAR := 657 = 657 –– 353353

353353

= = 86% @ 86% @ PeningkatanPeningkatan !!!!!!

x 100

x 100 = 21%

SetiapSetiap stafstaf BERUPAYABERUPAYA memprosesmemproses bahanbahan mengikutmengikut kiraankiraan berikutberikut ::

PurataPurata penerimaanpenerimaan 353.4 353.4 n n sebulansebulan..

MaksimumMaksimum ::•• PurataPurata 44.4 n 44.4 n seharisehari..•• PurataPurata 5.6 n 5.6 n sejamsejam..•• PurataPurata 10.7 10.7 minitminit setiapsetiap naskhahnaskhah..

Minimum :Minimum :•• PurataPurata 5.3 n 5.3 n seharisehari..•• PurataPurata 0.7 n 0.7 n sejamsejam..•• PurataPurata 1 jam 15 1 jam 15 minitminit setiapsetiap naskhahnaskhah..

SetiapSetiap stafstaf PERLU PERLU memprosesmemproses bahanbahan mengikutmengikut kiraankiraan berikutberikut ::

PurataPurata penerimaanpenerimaan 541 n 541 n sebulansebulan..

MaksimumMaksimum ::•• PurataPurata 57.7 n 57.7 n seharisehari..•• PurataPurata 7.2 n 7.2 n sejamsejam..•• PurataPurata 8.3 8.3 minitminit setiapsetiap naskhahnaskhah..

Minimum :Minimum :•• PurataPurata 6.9 n 6.9 n seharisehari..•• PurataPurata 0.9 n 0.9 n sejamsejam..•• PurataPurata 1 jam 11 1 jam 11 minitminit setiapsetiap naskhahnaskhah..

SetiapSetiap stafstaf BERJAYA BERJAYA memprosesmemproses bahanbahan mengikutmengikut kiraankiraan berikutberikut ::

PurataPurata penerimaanpenerimaan 657 n 657 n sebulansebulan..

MaksimumMaksimum ::•• PurataPurata 94.7 n 94.7 n seharisehari..•• PurataPurata 11.9 n 11.9 n sejamsejam..•• PurataPurata 5 5 minitminit setiapsetiap naskhahnaskhah..

Minimum :Minimum :•• PurataPurata 8.6 n 8.6 n seharisehari..•• PurataPurata 1.1 n 1.1 n sejamsejam..•• PurataPurata 54.5 54.5 minitminit setiapsetiap naskhahnaskhah..

PURATA PENERIMAAN BAHAN (NASKHAH)

8.66.95.3

94.957.744.4

657541

353.4

0200

400600

800

SEBELUM SASARAN SELEPAS

PENERIMAAN

BILA

NGAN

(N)

MINIMA MAKSIMA PENCAPAIAN

MATLAMAT : MENINGKATKAN JUMLAH PENERIMAAN BULANAN.MATLAMAT : MATLAMAT : MENINGKATKAN MENINGKATKAN JUMLAH PENERIMAAN BULANAN.JUMLAH PENERIMAAN BULANAN.

PENERIMAAN KESELURUHAN : PENERIMAAN KESELURUHAN : MENINGKAT 86%MENINGKAT 86%

PURATA PENERIMAAN SEHARI (MAKSIMUM) : PURATA PENERIMAAN SEHARI (MAKSIMUM) : MENINGKAT 113.7%MENINGKAT 113.7%94.9 94.9 –– 44.4 44.4

44.444.4

PURATA PENERIMAAN SEHARI (MINIMUM) : PURATA PENERIMAAN SEHARI (MINIMUM) : MENINGKAT 62.3%MENINGKAT 62.3%5.3 5.3 –– 8.6 8.6

5.35.3

x 100 = 113.7 %x 100 = 113.7 %

x 100 = 62.3 %x 100 = 62.3 %

PURATA PENERIMAAN BAHAN (NASKHAH/JAM)

1.10.90.7

11.9

7.25.6

02468

101214

SEBELUM SASARAN SELEPAS

PENERIMAAN

BILA

NGAN

(N/J

)

NASKHAH/JAM (MIN) NASKHAH/JAM (MAKS)

MATLAMAT : MENINGKATKAN BILANGAN NASKHAH PENERIMAAN DALAM TEMPOH 1 JAM.

MATLAMAT : MATLAMAT : MENINGKATKANMENINGKATKAN BILANGAN NASKHAH BILANGAN NASKHAH PENERIMAAN DALAM TEMPOH 1 JAM.PENERIMAAN DALAM TEMPOH 1 JAM.

PURATA PENERIMAAN SEHARI (MAKSIMUM) : PURATA PENERIMAAN SEHARI (MAKSIMUM) : MENINGKAT 113%MENINGKAT 113%11.9 11.9 –– 5.6 5.6

5.65.6

PURATA PENERIMAAN SEHARI (MINIMUM) : PURATA PENERIMAAN SEHARI (MINIMUM) : MENINGKAT 57%MENINGKAT 57%1.1 1.1 –– 0.7 0.7

0.70.7

x 100 = 113%x 100 = 113%

x 100 = 57 %x 100 = 57 %

PURATA PENERIMAAN BAHAN (MINIT/NASKHAH)

10.7 8.3 5

54.561

75

0

20

40

60

80

SEBELUM SASARAN SELEPASPENERIMAAN

BILA

NGAN

(M/N

)

MINIT/NASKHAH (MIN) MINIT/NASKHAH (MAKS)

MATLAMAT : MENGURANGKAN JANGKAMASA PURATA MEMPROSES 1 NASKHAH BAHAN.

MATLAMAT : MATLAMAT : MENGURANGKANMENGURANGKAN JANGKAMASA PURATA MEMPROSES 1 JANGKAMASA PURATA MEMPROSES 1 NASKHAH BAHAN.NASKHAH BAHAN.

PURATA J/MASA MEMPROSES 1n (MAKSIMUM) : PURATA J/MASA MEMPROSES 1n (MAKSIMUM) : PENURUNAN 27.3%PENURUNAN 27.3%54.5 54.5 –– 75 75

7575

PURATA PENERIMAAN SEHARI (MINIMUM) : PURATA PENERIMAAN SEHARI (MINIMUM) : PENURUNAN 53.3%PENURUNAN 53.3%5.0 5.0 –– 10.7 10.7

10.710.7

x 100 = x 100 = –– 27.3%27.3%

x 100 = x 100 = –– 53.3 %53.3 %

PURATA PENERIMAAN BAHAN (MINIT/NASKHAH)

10.75

54.5

75

01020304050607080

SEBELUM SELEPASPENERIMAAN

BILA

NGAN

(M/N

)

MINIT/NASKHAH (MAKSIMA) MINIT/NASKHAH (MINIMA)

JangkamasaJangkamasa MemprosesMemproses PenerimaanPenerimaan MaksimumMaksimum DalamDalam SehariSehari

PurataPurata selepasselepas –– PurataPurata sebelumsebelum / / PurataPurata SebelumSebelum x 100x 100= 1 jam = 1 jam –– 1 jam 15 1 jam 15 minitminit= 54.5 = 54.5 minitminit –– 75 75 minitminit= = –– 20.5 minit/75 20.5 minit/75 minitminit x 100x 100= 27.3%.= 27.3%.

27.3%

JangkamasaJangkamasa MemprosesMemproses PenerimaanPenerimaan Minimum Minimum DalamDalam SehariSehari

PurataPurata selepasselepas –– PurataPurata sebelumsebelum / / PurataPurata SebelumSebelum x 100x 100= 5 = 5 minitminit –– 10.7 10.7 minitminit= = –– 5.7 minit/10.7 5.7 minit/10.7 minitminit x x 100100= 53.3%.= 53.3%.

53.3%

SetiapSetiap naskhahnaskhah bahanbahan, , PALING PALING

CEPATCEPAT dapatdapat diprosesdiproses dalamdalam

masamasa 10.7 10.7 minitminit..

SelepasSelepas prosesproses penambahbaikanpenambahbaikan , , PALING CEPATPALING CEPAT setiapsetiap naskhahnaskhah dapatdapat diprosesdiproses adalahadalah dalamdalam masamasa 5 5 minitminit..

PALING LAMBAT PALING LAMBAT setiapsetiap naskhahnaskhah dapatdapat diprosesdiproses

adalahadalah dalamdalam masamasa1 jam 15 1 jam 15 minitminit..

54.5 54.5 minitminit adalahadalah masamasa PALING LAMBATPALING LAMBAT setiapsetiap

naskhahnaskhah diprosesdiproses selepasselepas prosesproses

penerimaanpenerimaan dikemaskinidikemaskini..

BUTIRANBUTIRANBULAN (2006)BULAN (2006)

JUMLAHJUMLAH PURATAPURATAJUNJUN JULAIJULAI OGOSOGOS SEPTSEPT OKTOKT

JUMLAHJUMLAH 10331033 11961196 12501250 812812 10171017 53085308 1059.6 / 31059.6 / 3PURATAPURATA 344344 398398 416416 270270 339339 1767 / 51767 / 5 353.4353.4


JUMLAHJUMLAH PURATAPURATAJANJAN FEBFEB MACMAC APRAPR MEIMEI JUNJUN JULAIJULAI

JUMLAHJUMLAH 1459 878 1206 1118 1359 1708 1465 9193 1313.3 / 2PURATAPURATA 729.5 439 603 559 679.5 854 732.5 4596.5 / 7 656.7

DalamDalam sebulansebulan 2 2 orangorang stafstaf penerimaanpenerimaan mampumampu memprosesmemproses penerimaanpenerimaan bahanbahan dengandengan jumlahjumlah puratapurata 656.7 @ 657 656.7 @ 657 naskhahnaskhah..

PurataPurata 353.4 @ 354 353.4 @ 354 naskhahnaskhah sahajasahaja mampumampu diprosesdiproses untukuntuk penerimaanpenerimaan bahanbahan dalamdalam masamasa sebulansebulan..


BUTIRANBUTIRAN BULAN (2006)BULAN (2006) JUMLAHJUMLAH PURATAPURATAJUNJUN JULAIJULAI OGOSOGOS SEPTSEPT OKTOKT

JUMLAHJUMLAH 136136 144144 155155 8383 148148 666666 133.2 / 3133.2 / 3PURATAPURATA 45.345.3 4848 51.751.7 27.727.7 49.349.3 222 / 5222 / 5 44.444.4



JUMLAHJUMLAH 178178 159159 220220 158158 174174 295295 144144 1328 1328 189.6 / 2189.6 / 2PURATAPURATA 8989 79.579.5 110110 7979 8787 147.5147.5 7272 664 / 7664 / 7 94.994.9

PurataPurata penerimaanpenerimaan maksimamaksima dalamdalam seharisehari dengandengan jumlahjumlah 2 2 orangorang stafstaf penerimaanpenerimaan adalahadalah 94.9 @ 95 94.9 @ 95 naskhahnaskhah seharisehari..

DenganDengan jumlahjumlah 3 3 orangorang stafstaf penerimaanpenerimaan, , puratapurata penerimaanpenerimaan maksimamaksima seharisehari adalahadalah 44.4 44.4 naskhahnaskhah sahajasahaja..



JUMLAHJUMLAH PURATAPURATAJUNJUN JULAIJULAI OGOSOGOS SEPTSEPT OKTOKT

JUMLAHJUMLAH 99 2828 2020 1111 1212 8080 16 / 316 / 3PURATAPURATA 33 9.39.3 6.76.7 3.73.7 44 26.7 / 526.7 / 5 5.35.3



JUMLAHJUMLAH 1414 1212 1111 2121 1717 1515 3030 120120 17.1 / 217.1 / 2PURATAPURATA 77 66 5.55.5 10.510.5 8.58.5 7.57.5 1515 60 / 760 / 7 8.68.6

PurataPurata minima minima penerimaanpenerimaan dalamdalam seharisehari dengandengan jumlahjumlah 2 2 orangorang stafstaf penerimaanpenerimaan adalahadalah 8.6 @ 9 8.6 @ 9 naskhahnaskhah seharisehari..

DenganDengan jumlahjumlah 3 3 orangorang stafstaf penerimaanpenerimaan, , puratapurata penerimaanpenerimaan minima minima seharisehari adalahadalah 5.3 5.3 naskhahnaskhah sahajasahaja..


PUNCA MASALAHPUNCA MASALAH JUMLAHJUMLAH KUMULATKUMULAT PERATUSPERATUS % KUMULAT% KUMULATMengeluarkanMengeluarkan P.O P.O daridari failfail 5262 5262 83 83MembuatMembuat catatancatatan didi P.OP.O 1052 6314 16.6 99.6MemprosesMemproses statistikstatistik penerimaanpenerimaan (>< 1 (>< 1 mingguminggu)) 24 6338 0.4 100


PengiraanPengiraan data data membuatmembuat catatancatatan didi P.OP.O1/5 x 5262 = 1052.41/5 x 5262 = 1052.4

HargaHarga..

TarikhTarikh terimaterima invoisinvois..

TarikhTarikh prosesproses terimaterima bahanbahan..

KuantitiKuantiti..

No. No. invoisinvois..

SEBELUMSEBELUM

PUNCA MASALAHPUNCA MASALAH JUMLAHJUMLAH KUMULATKUMULAT PERATUSPERATUS % KUMULAT% KUMULATMengeluarkanMengeluarkan P.O P.O daridari failfail 5308 5308 49.9 49.9MembuatMembuat catatancatatan didi P.OP.O 5308 10616 49.9 99.8MemprosesMemproses statistikstatistik penerimaanpenerimaan (>< 1 (>< 1 mingguminggu)) 25 10641 0.2 100


SELEPASSELEPAS

5308 5308

25

5308

10616 10641

0

1000

2000

3000

4000

5000

6000

1 2 30

2000

4000

6000

8000

10000

12000


RAJAH PARETO : ANALISIS PUNCA MASALAH SEBELUM

100%100%

KEK

ERA

PA

NK

EKER

AP

AN

KEK

ERA

PA

NK

EKER

AP

AN

KU

MU

LATI

FK

UM

ULA

TIF

11 22 33


5262

1052

24

5262

6314 6338

0

1000

2000

3000

4000

5000

6000

1 2 30

2000

4000

6000

8000

10000

12000


11 22 33


RAJAH PARETO : ANALISIS PUNCA MASALAH SELEPAS

KEK

ERA

PA

NK

EKER

AP

AN

KEK

ERA

PA

NK

EKER

AP

AN

KU

MU

LATI

FK

UM

ULA

TIF

100%100%

40.4%40.4%

PengiraanPengiraan PenurunanPenurunanPeratusPeratus PuncaPunca MasalahMasalah ::--

JumlahJumlah selepasselepas –– JumlahJumlah sebelumsebelum

JumlahJumlah sebelumsebelumx 100x 100

6338 6338 –– 1064110641

1064110641x 100x 100

x 100x 100–– 43034303

1064110641

= 40.4 %= 40.4 %

SasaranSasaran asalasal iaituiaitu 30%.30%.

BERJAYA BERJAYA mencapaimencapai lebihlebih 10.4%10.4% daridari sasaransasaran asalasal 30%.30%.

10641

6314

0

2000

4000

6000

8000

10000

12000

JUML

AH P

ENER

IMAA

N

SEBELUM SELEPAS

TEMPOH

CARTA PENURUNAN PUNCA MASALAH AKTIVITI MEMPROSES PENERIMAAN BAHAN LAMBAT

PUNCA MASALAH

TANPA KOS !!!TANPA KOS !!!GUNATENAGA SEDIA ADA !!!GUNATENAGA SEDIA ADA !!!

KERJA > SISTEMATIK !!!KERJA > SISTEMATIK !!!YA, KAMI BERJAYA!!!YA, KAMI BERJAYA!!!

PUNCA MASALAHPUNCA MASALAH PEMERHATIANPEMERHATIAN CATATANCATATAN

MANUSIAMANUSIAKekurangan staf

BAHANBAHANKekurangan rak untuk

menyusun bahan

KAEDAHKAEDAHMengeluarkan PO dari fail


Memproses statistikpenerimaan (><1 minggu)

PERSEKITARANPERSEKITARANRuang kerja yang terhad

dan sempit

Pengisian kekosongan jawatan perlumengikut prosedur dan mengambil masayang agak lama.

Faktor ruang yang terhad tidakmembolehkan penambahan rak dilakukan.

Kaedah penyusunan boleh diubahsuai.

Aktiviti mencatat boleh disesuaikan.

Laporan statistik melalui sistem perludikemaskini oleh pihak pembekal sistem.

Memerlukan peruntukkan untukmelaksanakan pembesaran ruang dan melibatkan prosedur tertentu.



DalamDalam

keupayaankeupayaan

kumpulankumpulan


ANALISIS PUNCA MASALAHANALISIS PUNCA MASALAHMengeluarkanMengeluarkan PO PO daridari fail.fail.MembuatMembuat catatancatatan didi PO.PO.MemprosesMemproses statistikstatistik penerimaanpenerimaan (>< 1 (>< 1 mingguminggu).).

DaripadaDaripada 3 3 puncapunca masalahmasalah yang yang telahtelah dikenalpastidikenalpasti padapada fasafasa pertamapertama projekprojek iniini, , hanyahanya 2 2 puncapunca masalahmasalah sahajasahaja yang yang dapatdapat dinilaidinilai dan dan dianalisadianalisa, , iaituiaitu ::

MengeluarkanMengeluarkan PO PO daridari fail.fail.MembuatMembuat catatancatatan didi PO.PO.

PuncaPunca masalahmasalah keke--3 3 tidaktidak dapatdapat dinilaidinilai keranakerana iaia dirangkumidirangkumi padapada CadanganCadangan PenyelesaianPenyelesaian ModulModul 2 & 3 yang 2 & 3 yang dibatalkandibatalkan perlaksanaannyaperlaksanaannya..

OlehOleh ituitu, , penilaianpenilaian dan dan analisaanalisa yang yang dilakukandilakukan akanakan melibatkanmelibatkan daridari aspekaspek koskos, , masamasa dan dan kuantitikuantiti sahajasahaja..

BAHAGIAN3

MenilaiMenilai

KeberkesananKeberkesanan


CadanganCadangan

PenyelesaianPenyelesaianRajah Pareto Rajah Pareto SebelumSebelum dan dan SelepasSelepas

TindakanTindakan PembetulanPembetulan dan dan UbahsuaiUbahsuai

PengasinganPengasingan rakrak bahanbahan DO dan DO dan pesananpesanan terusterus..

BahanBahan yang yang dihantardihantar sebagaisebagai ‘‘BOOKS ON APPROVALBOOKS ON APPROVAL’’ diasingkandiasingkan susunansusunan didi rakrak mengikutmengikut namanama stafstaf pesananpesanan yang yang menguruskanmenguruskan pesananpesanan bahanbahan berkenaanberkenaan..

BagiBagi memastikanmemastikan prosesproses kerjakerja didi Unit Unit PerolehanPerolehan berjalanberjalan lancarlancar, , pembatalanpembatalan perlaksanaanperlaksanaan cadangancadangan penyelesaianpenyelesaian modulmodul 2 & 3 2 & 3 telahtelah

diubahsuaidiubahsuai kepadakepada aktivitiaktiviti berikutberikut yang yang memberimemberi kesankesan secarasecara langsunglangsung dan dan tidaktidak langsunglangsung kepadakepada projekprojek iniini..

PengasinganPengasingan invoisinvois SEGERA dan BIASA.SEGERA dan BIASA.

InvoisInvois yang yang telahtelah diterimaditerima diasingkandiasingkan mengikutmengikut status status pesananpesanan, , berdasarkanberdasarkan warnawarna kertaskertas senaraisenarai pesananpesanan..

PenghantaranPenghantaran P.O P.O melaluimelalui ee--melmel kepadakepada pembekalpembekal..

P.O P.O dicetakdicetak mengikutmengikut keperluankeperluan sahajasahaja..

PenggunaanPenggunaan pencetakpencetak laser.laser.

P.O P.O dicetakdicetak tidaktidak lagilagi dicetakdicetak padapada pencetakpencetak dot dot matrikmatrik..

PengasinganPengasingan rakrak bahanbahan D.O dan D.O dan pesananpesanan terusterus..

•• PengesananPengesanan bahanbahan pesananpesanan DESID dan CONSID DESID dan CONSID menjadimenjadi lebihlebih mudahmudah. . MemberiMemberi kesankesan kepadakepada prosesproses pencarianpencarian P.O yang P.O yang lebihlebih cepatcepat dan dan mudahmudah didi fail fail pembekalpembekal..

•• PengasinganPengasingan susunansusunan bahanbahan D.O D.O didi rakrak mengikutmengikut namanama stafstaf lebihlebih memudahkanmemudahkan pengesananpengesanan masalahmasalah dan dan pengurusanpengurusan P.O yang P.O yang lebihlebih sistematiksistematik..

PengasinganPengasingan invoisinvois SEGERA dan BIASA.SEGERA dan BIASA.

•• InvoisInvois yang yang telahtelah diasingkandiasingkan mengikutmengikut kotakkotak invoisinvois segerasegera dan dan invoisinvois biasabiasa mempercepatkanmempercepatkan lagilagi prosesproses penerimaanpenerimaan khususnyakhususnya bagibagi bahanbahan yang yang perluperlu diprosesdiproses segerasegera..

PenghantaranPenghantaran P.O P.O melaluimelalui ee--melmel kepadakepada pembekalpembekal..

•• P.O P.O PesananPesanan DESID DESID hanyahanya dicetakdicetak jikajika bahanbahan dapatdapat dibekalkandibekalkan oleholeh pembekalpembekal. . MaklumanMakluman pesananpesanan dihantardihantar melaluimelalui ee--melmel supayasupaya lebihlebih cepatcepat sampaisampai dan dan menjimatkanmenjimatkan koskos penghantaranpenghantaran melaluimelalui pos. pos.

•• P.O P.O PesananPesanan CONSID CONSID dicetakdicetak selepasselepas disahkandisahkan pesananpesanan oleholeh PustakawanPustakawan. P.O . P.O diisihdiisih mengikutmengikut pembekalpembekal dan dan disusundisusun mengikutmengikut urutanurutan nombornombor pesananpesanan didi dalamdalam setiapsetiap fail fail pembekalpembekal agar agar mudahmudah diaksesdiakses semasasemasa prosesproses penerimaanpenerimaan..

•• PenjimatanPenjimatan kertaskertas untukuntuk mencetakmencetak P.O.P.O.

PenggunaanPenggunaan pencetakpencetak laser.laser.

•• CetakanCetakan P.O P.O didi pencetakpencetak laser laser lebihlebih cepatcepat dan dan membantumembantu prosesproses isihanisihan secarasecara otomatikotomatik..

•• MasaMasa dapatdapat dijimatkandijimatkan bagibagi prosesproses isihanisihan dan dan masamasa menunggumenunggu untukuntuk mencetakmencetak yang yang lebihlebih cepatcepat sertaserta kualitikualiti cetakancetakan yang yang lebihlebih kemaskemas..

BAHAGIAN4

TindakanTindakan PenyeragamanPenyeragamanCadanganCadangan PenyeragamanPenyeragamanMemantauMemantau TindakanTindakanPenyeragamanPenyeragaman

AKTIVITIAKTIVITI TINDAKANTINDAKAN CATATANCATATAN STATUSSTATUSPenemuan

kaedah

kemaskini

antaramuka

P.O dan kaedah

memfail

P.O.

Jun 2006.Jun 2006.

-

Permohonan

melalui

S.A.M.A bertarikh

12.04.2006 telah

dikemukakan

untuk

mengemaskini

antara

muka

P.O.-

Aktiviti

melabel

dan penyeragaman

proses

kerja

jurutaip

dan pembantu

perpustakaan

bahagian

penerimaan.

-

Siap

dilaksanakan.

Membuat

persembahan

pengurusan.

7hb. Sept. 2006.7hb. Sept. 2006.

-

Ketua

Pustakawan, Ketua-Ketua

Jabatan

dan Ketua

Kumpulan

ICC PSZ.-Siap

dilaksanakan.8hb. Sept. 2006.

Perlaksanaan

cadangan

penyelesaian

bagi

Modul

1.

MulaiMulai

OktOkt. 2006.. 2006.

-

Penggunaan

antaramuka

baru

pada

P.O yang dihantar

kepada

pembekal.-

Perlaksanaan

sistem

memfail

P.O yang lebih

sistematik

dan mudah

dikesan.

-

Siap

dilaksanakan.Sehingga

Mei

2007 masih

dilaksanakan.

Membuat

permohonan

penyeragaman

proses

bagi

perlaksanaan

lengkap

proses

penyelesaian

Modul

1.Mac 2007.Mac 2007.

-Permohonan

kepada

Ketua

Jabatan

Pembangunan

Sumber

pada

14.05.2007.-

Siap

dilaksanakan.Surat

kelulusan

penyeragaman

diterima

pada

14.05.2007.

Membuat

persembahan

akhir

pengurusan

kepada

Ketua


Jabatan

dan Ketua

Kumpulan

ICC PSZ. Jun 2007.Jun 2007.

-

Ketua


Jabatan, Penyelaras

ICC PSZ dan Ketua-ketua

Kumpulan

ICC PSZ.

-

Siap

dilaksanakan.

JADUAL PENYERAGAMAN JADUAL PENYERAGAMAN

BAHAGIAN4

TindakanTindakan

PenyeragamanPenyeragamanCadanganCadangan PenyeragamanPenyeragamanMemantauMemantau TindakanTindakan PenyeragamanPenyeragaman

KesukaranKesukaran dan dan MasalahMasalah yang yang DihadapiDihadapi SemasaSemasa MenjalankanMenjalankanProjekProjek dan Cara dan Cara MengatasinyaMengatasinya

RombakanRombakan stafstaf didi dalamdalam Unit Unit PerolehanPerolehandan dan perubahanperubahan prosesproses kerjakerja pengiraanpengiraan statistikstatistik

bulananbulanan didi bahagianbahagian penerimaanpenerimaan..

PencapaianPencapaian statistikstatistik bulananbulanan yang yang tidaktidak seimbangseimbang untukuntuk dianalisadianalisa –– data yang data yang dikumpuldikumpul tidaktidak dapatdapat mengukurmengukur dengandengan tepattepat keupayaankeupayaan sebenarsebenar prosesproses penerimaanpenerimaan..

PenjanaanPenjanaan statistikstatistik daridari sistemsistem gagalgagal membantumembantu prosesproses pengiraanpengiraan data data penerimaanpenerimaan dan dan menyebabkanmenyebabkan pengiraanpengiraan statistikstatistik secarasecara manual manual terpaksaterpaksa dilaksanakandilaksanakan bagibagi data data OktOkt. . –– Dis. 2006 yang Dis. 2006 yang dilakukandilakukan padapada Jan. 2007.Jan. 2007.

MenyemakMenyemak semulasemula dan dan membuatmembuat pengubahsuaianpengubahsuaian keke atasatas ModulModul CadanganCadangan PenyelesaianPenyelesaian 2 dan 3 yang 2 dan 3 yang tidaktidak dapatdapat diatasidiatasi melaluimelalui penambahbaikanpenambahbaikan didi modulmodul AdvAcqAdvAcq..

MemberiMemberi kesankesan kepadakepada FASA TINDAKAN yang FASA TINDAKAN yang terpaksaterpaksa dilaksanakandilaksanakan serentakserentak bagibagi memastikanmemastikan projekprojek tidaktidak terusterus tertangguhtertangguh dan dan dalamdalam masamasa yang sama yang sama tidaktidak menggangumenggangu hasilhasil yang yang telahtelah ditetapkanditetapkan. .

JadualJadual perlaksanaanperlaksanaan projekprojek terpaksaterpaksa dilanjutkandilanjutkan untukuntuk melihatmelihat pencapaianpencapaian hasilhasil sasaransasaran yang yang lebihlebih tepattepat dan dan konsistenkonsisten..

RANCANG LAKSANA

13ACTION

P enyeragaman

14Analisa faedah

15P emantauan


P ersembahan

JUL OGOS SEPTMAC APR MEI JUNNO AKTIVITIBULAN 2006 / 2007

NOV DIS JAN FEB

10 CHECK






FEB MAC APR MEINO AKTIVITIBULAN 2006 / 2007

JUL AUG SEPT OKT NOV DEC JAN

FEB JAN

OGOSOGOS

AktivitiAktiviti berikutberikut dilanjutkandilanjutkan hinggahingga pertengahanpertengahan 2007 2007 untukuntuk mendapatkanmendapatkan hasilhasil yang yang lebihlebih tepattepat..•• PerlaksanaanPerlaksanaan cadangancadangan..•• KumpulKumpul data.data.

MemastikanMemastikan piawaianpiawaian prosesproses penerimaanpenerimaan adalahadalah seragamseragam untukuntuk hasilhasil yang yang tepattepat melaluimelalui tindakantindakan penganalisaanpenganalisaan data data statistikstatistik yang yang lebihlebih relevanrelevan. .

MencariMencari kaedahkaedah penyelesaianpenyelesaian barubaru yang yang dapatdapat membantumembantu mempercepatkanmempercepatkan prosesproses penerimaanpenerimaan bahanbahan . .

MelaksanakanMelaksanakan 5 5 prosesproses terakhirterakhir secarasecara serentakserentak untukuntuk mengelakkanmengelakkan projekprojek tertangguhtertangguh lebihlebih lama.lama.•• AnalisisAnalisis data.data.•• MenilaiMenilai pencapaianpencapaian..•• PenyeragamanPenyeragaman..•• AnalisisAnalisis faedahfaedah..•• PemantauanPemantauan. .

BAHAGIAN4

TindakanTindakan


KesukaranKesukaran

dan dan MasalahMasalah

yang yang DihadapiDihadapi

SemasaSemasa

MenjalankanMenjalankan

ProjekProjek

dan Cara dan Cara MengatasinyaMengatasinya

FaedahFaedah--faedahfaedah daripadadaripada ProjekProjekyang yang DilaksanakanDilaksanakan

FaedahFaedah KetaraKetaraFaedahFaedah TidakTidak KetaraKetara

PeningkatanPeningkatan statistikstatistik bulananbulanan penerimaanpenerimaan bahanbahan..

PenguranganPengurangan aktivitiaktiviti pencarianpencarian P.O P.O difaildifail..P.O P.O disusundisusun dengandengan lebihlebih sistematiksistematik mengikutmengikut

fail fail pembekalpembekal..JumlahJumlah P.O yang P.O yang perluperlu dicetakdicetak hanyahanya sedikitsedikit ––

pesananpesanan CONSID CONSID sahajasahaja..

PenguranganPengurangan aktivitiaktiviti catatancatatan padapada P.O P.O semasasemasa prosesproses penerimaanpenerimaan..

ProsesProses kerjakerja didi peringkatperingkat jurutaipjurutaip menjadimenjadi lebihlebih cekapcekap, , mudahmudah dan dan tepattepat ::

SemuaSemua maklumatmaklumat pesananpesanan dihantardihantar melaluimelaluiee--melmel sahajasahaja..

KerjaKerja--kerjakerja memfailmemfail P.O P.O berkuranganberkurangan..

PemprosesanPemprosesan invoisinvois pesananpesanan segerasegera lebihlebih cekapcekapdan dan cepatcepat..

InvoisInvois pesananpesanan segerasegera diasingkandiasingkan daripadadaripadainvoisinvois pesananpesanan biasabiasa..

InvoisInvois pesananpesanan segerasegera dimasukkandimasukkan didi dalamdalamkotakkotak InvoisInvois SegeraSegera..

ProsesProses penghantaranpenghantaran maklumatmaklumat pesananpesanan kepadakepada pembekalpembekal lebihlebih cepatcepat, , menjimatkanmenjimatkan koskos penghantaranpenghantaran melaluimelalui pos pos sertaserta mengurangkanmengurangkanrisikorisiko maklumatmaklumat pesananpesanan tidaktidak sampaisampai keke pihakpihak pembekalpembekal. .

PenjimatanPenjimatan kertaskertas dan dan masamasa menunggumenunggu untukuntuk mencetakmencetak P.O.P.O.

Secara keseluruhan, dianggarkan purata penjimatan kos mencetak P.O adalah sebanyak 25%.

- Sebelum : 4 salinan P.O dicetak.- Selepas : 3 salinan P.O dicetak. - 1/4 @ 25% jumlah keseluruhan kertas yang digunakan untuk mencetak P.O berjaya dijimatkan apabila salinan P.O rujukan pembekal tidak perlu lagi dicetak kerana P.O kini dihantar melalui e-mel.

Secara purata, 53.3% masa memproses penerimaan bahan dapat dijimatkan bagi penerimaan maksima. Manakala 27.3% masa memproses penerimaan yang paling minima dapat diperbaiki melalui proses penambahbaikan yang telah dilakukan.

SecaraSecara keseluruhankeseluruhan, , dianggarkandianggarkan puratapurata penjimatanpenjimatan koskos mencetakmencetak P.O P.O adalahadalah sebanyaksebanyak 25%.25%.

-- SebelumSebelum : 4 : 4 salinansalinan P.O P.O dicetakdicetak..-- SelepasSelepas : 3 : 3 salinansalinan P.O P.O dicetakdicetak. . -- 1/4 @ 25% 1/4 @ 25% jumlahjumlah keseluruhankeseluruhan kertaskertas yang yang digunakandigunakan untukuntuk mencetakmencetak P.O P.O berjayaberjaya dijimatkandijimatkan apabilaapabila salinansalinan P.O P.O rujukanrujukan pembekalpembekal tidaktidak perluperlu lagilagi dicetakdicetak keranakerana P.O P.O kinikini dihantardihantar melaluimelalui ee--melmel. .

SecaraSecara puratapurata, 53.3% , 53.3% masamasa memprosesmemproses penerimaanpenerimaan bahanbahan dapatdapat dijimatkandijimatkan bagibagi penerimaanpenerimaan maksimamaksima. . ManakalaManakala 27.3% 27.3% masamasa memprosesmemproses penerimaanpenerimaan yang paling minima yang paling minima dapatdapat diperbaikidiperbaiki melaluimelalui prosesproses penambahbaikanpenambahbaikan yang yang telahtelah dilakukandilakukan..

BAHAGIAN4

TindakanTindakan


KesukaranKesukaran



SemasaSemasa


ProjekProjek

dan Cara dan Cara MengatasinyaMengatasinyaFaedahFaedah--faedahfaedah

daripadadaripada

ProjekProjek

yang yang DilaksanakanDilaksanakanFaedahFaedah KetaraKetaraFaedahFaedah TidakTidak KetaraKetara

PenilaianPenilaian KumpulanKumpulanCartaCarta

oo oo

oooo

KERJASAMAKERJASAMA MINATMINAT KEYAKINANKEYAKINAN KREATIVITIKREATIVITI KERELAANKERELAAN

5 5 88HASLINAHASLINA

5 5 88

5 5 88

5 5 88

5 5 88

5 5 88

5 5 99

5 5 99

HALIMHALIM

NORIZANNORIZAN

ROHANAROHANA

ROHAYUROHAYU

SALAMIAHSALAMIAH

ZALEHAZALEHA

ZUBAIDAHZUBAIDAH

3 3 99

3 3 99

3 3 99

3 3 88

3 3 88

3 3 88

3 3 88

3 3 88 3 3 88

3 3 99

3 3 99

3 3 99

3 3 99

3 3 99

3 3 99

3 3 99

3 3 88

3 3 88

3 3 88

3 3 88

3 3 88

3 3 99

3 3 99

3 3 99

3 3 77

3 3 77

3 3 77

3 3 77

3 3 77

3 3 77

3 3 77

3 3 77

1 1 -- 22 3 3 -- 44 5 5 -- 66 7 7 -- 88 9 9 -- 1010

SANGAT LEMAH LEMAH SEDERHANA BAIK SANGAT BAIK

SKALA SKALA PETUNJUKPETUNJUK

SEBELUM SELEPAS

5

3

3

3

3

8.8

8.4

8.3

7

8.4

0

2

4

6

8

10KERJASAMA

MINAT

KEYAKINANKREATIVITI

KERELAAN

SEBELUM SELEPAS

CARTA RADAR : PENILAIAN KUMPULAN SEBELUM DAN SELEPASCARTA RADAR : PENILAIAN KUMPULAN SEBELUM DAN SELEPAS

1 1 -- 22 3 3 -- 44 5 5 -- 66 7 7 -- 88 9 9 -- 1010

SANGAT LEMAHSANGAT LEMAH LEMAHLEMAH SEDERHANASEDERHANA BAIKBAIK SANGAT BAIKSANGAT BAIKSKALA SKALA

PENCAPAIAN :-SEBELUM – Antara 2 – 5.SELEPAS – Antara 7 – 8.8.

PENCAPAIAN KESELURUHAN

BERADA DI TAHAP BAIK!!!

SECARA PURATA SKALA BAGI SETIAP ELEMEN ADALAH SEPERTI BERIKUT :

KERJASAMA - 8.3MINAT - 8.4KEYAKINAN - 8.8KREATIVITI - 8.4KERELAAN - 7.0

BERSETUJU proses KIK banyak memberi pengetahuan dan meningkat proses pembelajaran dengan lebih jelas. BERSETUJUBERSETUJU prosesproses KIK KIK banyakbanyak memberimemberi pengetahuanpengetahuan dan dan meningkatmeningkat prosesproses pembelajaranpembelajaran dengandengan lebihlebih jelasjelas..100%100%100%

BERSETUJU proses KIK berguna di dalam meningkatkan mutu kerja.

12.5% pula berpendapat masalah yang berlaku di Unit boleh di atasi melalui perbincangan dan cadangan dari staf dan boleh dilaksanakan serta-merta tanpa perlu melalui proses KIK.

BERSETUJUBERSETUJU prosesproses KIK KIK bergunaberguna didi dalamdalam meningkatkanmeningkatkan mutumutu kerjakerja..

12.5%12.5% pula pula berpendapatberpendapat masalahmasalah yang yang berlakuberlaku didi Unit Unit bolehboleh didi atasiatasi melaluimelalui perbincanganperbincangan dan dan cadangancadangan daridari stafstaf dan dan bolehboleh dilaksanakandilaksanakan sertaserta--mertamerta tanpatanpa perluperlu melaluimelalui prosesproses KIK.KIK.

87.5%87.5%87.5%

TIDAK BERSEDIA untuk terus menyertai projek baru yang dikendalikan melalui proses KIK. TIDAK BERSEDIATIDAK BERSEDIA untukuntuk terusterus menyertaimenyertai projekprojek barubaru yang yang dikendalikandikendalikan melaluimelalui prosesproses KIK.KIK.75%75%75%

• Menambah pengetahuan dalam pengucapan awam.• Cara persembahan projek secara berkumpulan.• Mempelajari perisian baru – MovieMaker• Kaedah persembahan yang lebih menarik.• Memahami tanggungjawab kerja secara berkumpulan.• Menimba pengalaman baru dan idea yang menarik.• Melaksanakan kerja dengan lebih teratur.• Memahami peranan dan tanggungjawab untuk mengetuai sesebuah kumpulan.• Lebih memahami penggunaan perisian asas dengan lebih mendalam.• Proses percambahan idea yang berterusan.• Membentuk arah tuju yang sama.• Kaedah pengumpulan data lebih sistematik.• Mengumpulkan idea staf dari semua diperingkat.

•• MenambahMenambah pengetahuanpengetahuan dalamdalam pengucapanpengucapan awamawam..•• Cara Cara persembahanpersembahan projekprojek secarasecara berkumpulanberkumpulan..•• MempelajariMempelajari perisianperisian barubaru –– MovieMakerMovieMaker•• KaedahKaedah persembahanpersembahan yang yang lebihlebih menarikmenarik..•• MemahamiMemahami tanggungjawabtanggungjawab kerjakerja secarasecara berkumpulanberkumpulan..•• MenimbaMenimba pengalamanpengalaman barubaru dan idea yang dan idea yang menarikmenarik..•• MelaksanakanMelaksanakan kerjakerja dengandengan lebihlebih teraturteratur..•• MemahamiMemahami perananperanan dan dan tanggungjawabtanggungjawab untukuntuk mengetuaimengetuai sesebuahsesebuah kumpulankumpulan..•• LebihLebih memahamimemahami penggunaanpenggunaan perisianperisian asasasas dengandengan lebihlebih mendalammendalam..•• ProsesProses percambahanpercambahan idea yang idea yang berterusanberterusan..•• MembentukMembentuk araharah tujutuju yang yang samasama..•• KaedahKaedah pengumpulanpengumpulan data data lebihlebih sistematiksistematik..•• MengumpulkanMengumpulkan idea idea stafstaf daridari semuasemua diperingkatdiperingkat..

• Mengganggu tugas harian.• Kekerapan perjumpaan akan mengambil masa yang lama.• Mengambil masa yang lama untuk menyiapkan projek.• Masalah yang berlaku di Unit sentiasa mendapat perhatian untuk diselesaikan tanpa perlu melalui proses KIK yang mengambil masa yang agak panjang. • Masalah yang dikaji mestilah sesuai dengan perlaksanaannya melalui proses KIK supaya jangkasama yang diperuntukkan berbaloi dengan hasil yang diperolehi.

•• MenggangguMengganggu tugastugas harianharian..•• KekerapanKekerapan perjumpaanperjumpaan akanakan mengambilmengambil masamasa yang lama.yang lama.•• MengambilMengambil masamasa yang lama yang lama untukuntuk menyiapkanmenyiapkan projekprojek..•• MasalahMasalah yang yang berlakuberlaku didi Unit Unit sentiasasentiasa mendapatmendapat perhatianperhatian untukuntuk diselesaikandiselesaikan tanpatanpa perluperlu melaluimelalui prosesproses KIK yang KIK yang mengambilmengambil masamasa yang yang agakagak panjangpanjang..•• MasalahMasalah yang yang dikajidikaji mestilahmestilah sesuaisesuai dengandengan perlaksanaannyaperlaksanaannya melaluimelalui prosesproses KIK KIK supayasupaya jangkasamajangkasama yang yang diperuntukkandiperuntukkan berbaloiberbaloi dengandengan hasilhasil yang yang diperolehidiperolehi..

Perkara baru yang dipelajari melalui penglibatan di dalam KIKPerkaraPerkara barubaru yang yang dipelajaridipelajari melaluimelalui penglibatanpenglibatan didi dalamdalam KIKKIK

Faktor-faktor ketidaksediaan staf untuk terus terlibat dengan KIKFaktorFaktor--faktorfaktor ketidaksediaanketidaksediaan stafstaf untukuntuk terusterus terlibatterlibat dengandengan KIKKIK

PaparanPaparan PO PO tidaktidak dilengkapidilengkapi dengandenganmaklumatmaklumat pesananpesanan yang yang lengkaplengkap..•• BanyakBanyak catatancatatan perluperlu dibuatdibuat

semasasemasa prosesproses penerimaanpenerimaan bahanbahan..

SistemSistem memfailmemfail POPOmelambatkanmelambatkan prosesproses aksesanaksesansemulasemula PO PO untukuntuk prosesprosespenerimaanpenerimaan oleholeh pembantupembantuperpustakaanperpustakaan..•• PO PO pesananpesanan CONSID CONSID

disusundisusun dan dan difailkandifailkan mengikutmengikut urutanurutanno. no. pesananpesanan..

MaklumatMaklumat pesananpesanan yang yang dipaparkandipaparkan didi PO PO lebihlebihkomprehensifkomprehensif dan dan bergunabergunauntukuntuk kegunaankegunaan prosesprosespenerimaanpenerimaan bahanbahan..

SistemSistem memfailmemfail PO PO dilebihdilebih tersusuntersusun dan dan mudahmudah diaksesdiakses semulasemula untukuntuk prosesprosespenerimaanpenerimaan bahanbahan..•• PO PO pesananpesanan CONSID CONSID dikelompokkandikelompokkan

mengikutmengikut pembekalpembekal dan dan disusundisusun secarasecara urutanurutan nombornombor dan dan difailkandifailkan..

•• PO PO pesananpesanan DESID DESID dikepilkandikepilkan bersamabersama invoisinvois pembekalpembekal dan dan diletakkandiletakkan didi dalamdalam kotakkotak invoisinvois untukuntuk diprosesdiproses..

P.O P.O bagibagi pesananpesanan CONSID CONSID perluperlu dicetakdicetak dan dan dihantardihantarsecarasecara pos pos kepadakepada pembekalpembekal.. P.O P.O dihantardihantar melaluimelalui ee--melmel dalamdalam

format Microsoft Word format Microsoft Word kepadakepadapembekalpembekal. . PenjimatanPenjimatan koskospenghantaranpenghantaran..

ProjekProjek iniini merupakanmerupakan satusatu usahausaha penambahbaikanpenambahbaikan prosesproses kerjakerja sediasedia adaada secarasecara berterusanberterusan..

WalauWalau pun pun sebahagiansebahagian daripadadaripada cadangancadangan penyelesaianpenyelesaian yang yang telahtelah dirangkadirangka tidaktidak dapatdapat dilaksanakandilaksanakan sepenuhnyasepenuhnya, , kaedahkaedah penyelesaianpenyelesaian yang yang digunapakaidigunapakai untukuntuk menjayakanmenjayakan projekprojek iniini telahtelah memberimemberi impakimpak yang yang menjangkauimenjangkaui sasaransasaran kumpulankumpulan

iniini, , sertaserta berjayaberjaya meningkatkanmeningkatkan

86%86%puratapurata hasilhasil kerjakerja penerimaanpenerimaan bahanbahan..

…… DAN JUGA DAN JUGA KamiKami BERJAYABERJAYA mengatasimengatasi masalahmasalah penerimaanpenerimaan melebihimelebihi sasaransasaran iaituiaitu ::

40.4%40.4%penurunanpenurunan puncapunca masalahmasalah yang yang telahtelah dikenalpastidikenalpasti !!!!!!

BAHAGIAN4

TindakanTindakan


KesukaranKesukaran



SemasaSemasa


ProjekProjek


daripadadaripada

ProjekProjek


PenilaianPenilaian

KumpulanKumpulanCartaCarta

RancanganRancangan MasaMasa HadapanHadapanProjekProjek AkanAkan DatangDatangCartaCarta PerancanganPerancangan ProjekProjek

RANCANG

NO AKTIVITIBULAN 2008 / 2009

JUL AUG SEPT OCT NOV DEC JAN FEB MAC APR MAY

1

PLAN

P enubuhan

2Kenalpasti masalah

3M emilih masalah


5Analisa P unca

6Sasaran/ matlamat




10 CHECK




13ACTION

P enyeragaman

14Analisa faedah

15P emantauan


P ersembahan

BAHAGIAN4

TindakanTindakan


KesukaranKesukaran



SemasaSemasa


ProjekProjek


daripadadaripada

ProjekProjek


PenilaianPenilaian

KumpulanKumpulanCartaCarta

RancanganRancangan

MasaMasa

HadapanHadapanProjekProjek AkanAkan DatangDatangCartaCarta PerancanganPerancangan ProjekProjek

PenutupPenutup dan dan PenghargaanPenghargaan

TerimaTerima

KasihKasih

KerjasamaKerjasama daripadadaripada pihakpihak pengurusanpengurusan PSZ yang PSZ yang telahtelahmemberimemberi peluangpeluang dan dan kepercayaankepercayaan kepadakepada kumpulankumpulan iniinimelaksanakanmelaksanakan projekprojek..

FasilitatorFasilitator yang yang bertanggungjawabbertanggungjawab membimbingmembimbing ahliahlikumpulankumpulan iniini melaksanakanmelaksanakan projekprojek dengandengan jayanyajayanya..

SemuaSemua wargawarga kerjakerja Unit Unit PerolehanPerolehan yang yang terlibatterlibat dengandenganperlaksanaanperlaksanaan perojekperojek iniini..

StafStaf daridari JabatanJabatan PembangunanPembangunan AutomasiAutomasi yang yang turutturutmembantumembantu kejayaankejayaan projekprojek iniini..

KumpulanKumpulan--kumpulankumpulan KIK PSZ yang KIK PSZ yang turutturut memberimemberi sokongansokongankepadakepada kejayaankejayaan projekprojek iniini..

projek ini melibatkan proses kerja di...

Documents