program studi ilmu perpustakaan fakultas adab...

PEMELIHARAAN DAN PEYUSUTAN ARSIP DINAMISINAKTIF DI UNIT PUSAT ARSIP KEMENTERIAN ENERGI

DAN SUMBER DAYA MINERAL

SKRIPSI

Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh

Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)

Oleh :

ILHAM CAHYARIDANIM : 11140251000014

PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAANFAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA

UIN SYARIF HIDAYATULLAHJAKARTA 1440 H / 2019 M

i

ABSTRAK

Ilham Cahyarida (NIM 11140251000014). Pemeliharaan dan PenyusutanArsip Dinamis Inaktif di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi danSumber Daya Mineral. Di bawah bimbingan Nurul Hayati, M.Hum.Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan HumanioraUniversitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta 2018.

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui proses pemeliharaan danpenyusutan arsip dinamis inaktif serta mengetahui upaya yang dilakukan UnitPusat Arsip Kementerian ESDM untuk mengatasi hambatan pemeliharaan danpenyusutan arsip. Jenis penelitian ini adalah deskriptif dengan pendekatankualitatif. Teknik yang digunakan dalam pengumpulan data adalah : observasi,wawancara, dan dokumentasi. Sedangkan teknik analisis data meliputi : reduksidata, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Hasil penelitian inimenunjukkan bahwa Unit Pusat Arsip Kementerian ESDM telah melakukanusaha-usaha pemeliharaan arsip dan juga penjagaan ruangan arsip sepertifumigasi, menjaga suhu udara, penggantian boks-boks, dll. Serta dalammelakukan penyusutan arsip terdapat 3 kegiatan yaitu pemindahan,pemusnahan, dan penyerahan arsip. Kendala-kendala yang muncul dalamkegiatan pemeliharaan dan penyusutan arsip yaitu kurangnya tenaga SDM,kurangnya sarana dan prasarana, kurangnya kesadaran terhadap pentingnyaarsip bagi organisasi. Maka dari itu sangat disarankan untuk mengusulkanperekrutan tenaga professional kearsipan, mengusulkan penambahan dana gunamembeli mesin pencacah arsip serta peralatan dan perlengkapan yangdibutuhkan, mengawal setiap usulan yang telah dilakukan agar usulan tersebutdipenuhi oleh pihak yang berwenang.

Kata Kunci : Pemeliharaan Arsip, Penyusutan Arsip, Arsip Dinamis Inaktif.

ii

ABSTRACT

Ilham Cahyarida (NIM 11140251000014). Inactive Dynamic ArchiveMaintennance and Depreation at the Ministry of Energy and MineralResources Archive Central Unit.Under the Guidance of Nurul Hayati,M.Hum.Program Study Library Science Faculty of Adab and HumanitiesSyarif Hidayatullah State Islamic University Jakarta 2018.

The purpose of this research is to find out the process of dynamic inactivemaintenance and shrinkage of the archives as well as knowing the efforts madeby the Central Ministry of Energy and Mineral Resources Archive Unit toovercome the barriers to maintaining and shrinking archives. This type ofresearch is descriptive with a qualitative approach. The techniques used in datacollection are: observation, interviews, and documentation. While data analysistechniques include: data reduction, data presentation, and conclusion drawing.The results of this study indicate that the Ministry of Energy and MineralResources Central Archive Unit has carried out efforts to maintain archives aswell as guard the archives such as fumigation, maintaining air temperature,replacing boxes, etc. As well as in shrinking the archive there are 3 activities,namely the transfer, destruction, and submission of archives. Constraints thatarise in the maintenance and shrinkage activities of the archive are lack ofhuman resources, lack of facilities and infrastructure, lack of awareness of theimportance of archives for the organization. Therefore it is stronglyrecommended to propose the recruitment of archival professionals, proposeadditional funds to buy the archives and the equipment and equipment needed,guarding every proposal made so that the proposal is met by the authorities

Keywords: Archive Maintenance, Archive Depreciation, Inactive DynamicArchive.

iii

KATA PENGANTAR

Puji syukur atas kehadirat Allah Swt. yang telah melimpahkan rahmat

dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Salawat

beserta salam semoga dilimpahkan kepada junjungan kita Nabi Muhammad

Saw., beserta keluarga, para sahabat, dan para pengikutnya hingga akhir hayat.

Terwujudnya skripsi ini tidak terlepas dari bantuan dan bimbingan dari

berbagai pihak. Oleh karena itu, penulis ingin menyampaikan terimakasih yang

tidak terhingga kepada beberapa pihak yang telah membantu dalam penyusunan

skripsi yang telah berhasil diselesaikan ini. Dalam penyusunan skripsi ini,

penulis mendapatkan tambahan semangat dan motivasi serta bimbingan hingga

akhirnya skripsi ini dapat selesai dengan baik. Oleh karena itu penulis ingin

mengucapkan terimaksih kepada:

1. Bapak Prof. Dr. Dede Rosyada, M.A selaku Rektor UIN Syarif

Hidayatullah Jakarta.

2. Bapak Prof. Dr. Sukron Kamil, M.Ag selaku Dekan Fakultas Adab dan

Humaniora.

3. Bapak Pungki Purnomo, MLIS, selaku Ketua Program Studi Ilmu

Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora.

4. Bapak Mukmin Suprayogi, M.Si, selaku Sekretaris Program Studi Ilmu

Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora.

iv

5. Ibu Nurul Hayati, M.Hum selaku Dosen Pembimbing Skripsi yang telah

berkenan menyisihkan waktunya di tengah kesibukannya untuk membantu,

mengarahkan, dan menuntun saya untuk dapat menyelesaikan skripsi ini.

6. Seluruh Dosen Jurusan Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora

yang telah memberikan ilmu pengetahuan yang bermanfaat baik dibidang

akademis, sosial, serta keagamaan.

7. Seluruh pihak Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya

Mineral terutama kepada Bapak Tukiran Heru Susanto, Ibu Eny

Nurwiyanty, Ibu Eka Runie, dan Bapak Agus yang telah membantu selama

penulis melaksanakan penelitian dan memberikan informasi kepada

penulis.

8. Keluarga tercinta, terutama Ayahanda Matsari dan Ibunda Ida Kurniyanti

yang telah mendidik, mencurahkan segala kasih sayang, memberikan

bantuan moril dan materil kepada penulis dengan penuh kasih sayang,

kesabaran, do’a, nasihat, perhatian, dan semangat yang selalu mereka

berikan untuk mendorong penulis menyelesaikan skripsi ini. Serta kedua

saudara kandung penulis yaitu Iman Setiadi dan Muhammad Rizki

Ramadhan yang tiada hentinya memberikan motivasi, semangat, dukungan

moral serta material kepada penulis.

9. Terima kasih kepada para sahabat penulis Stefanus Setyo Budi, Dicky

Firmansyah, Yudho Umarsono, Ari Mayendra Zalman, yang telah

v

memberikan motivasi untuk menyelesaikan skripsi ini dan selalu

memberikan semangat tanpa kata lelah.

10. Tak lupa kepada seluruh teman-teman Jurusan Ilmu Perpustakaan UIN

Syarif Hidayatullah Jakarta angkatan tahun 2014, khusnya kelas A Arya

Rangga Putra, Madani Rahmatulloh, M. Yahya Kurniawan, Fikri Marulloh,

Bachrul Fauzi, terima kasih banyak atas bantuan dan juga semangat kepada

penulis yang sama-sama berjuang untuk menyelesaikan kuliah S1.

11. Teman-teman KKN LENSA yang memberikan banyak keceriaan dan

pengalaman selama pelaksanaan KKN.

12. Dan terima kasih untuk semua pihak yang telah membantu penulis dalam

menyelesaikan tugas akhir ini yang tidak dapat diucapkan satu persatu.

Hanya do’a dan ucapan terima kasih yang dapat penulis sampaikan semoga

Allah SWT yang membalas semua kebaikan kalian.

Saya menyadari bahwa skripsi ini masih memiliki banyak keterbatasan

dan kekurangan. Oleh sebab itu, saya mengharapkan saran dan kritik untuk

kesempurnaan laporan ini. Semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi saya

khususnya dan bagi pembaca umumnya.

Jakarta, November 2018

Penulis

vi

DAFTAR ISI

ABSTRAK ..........................................................................................................i

ABSTRACT........................................................................................................ii

KATA PENGANTAR.......................................................................................iii

DAFTAR ISI......................................................................................................vi

DAFTAR TABEL .............................................................................................ix

DAFTAR GAMBAR..........................................................................................x

BAB I PENDAHULUAN...................................................................................1

A. Latar Belakang..................................................................................................... 1

B. Pembatasan dan Perumusan Masalah................................................................5

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian........................................................................... 6

D. Definisi Istilah...................................................................................................... 7

E. Sistematika Penulisan .........................................................................................8

BAB II TINJAUAN LITERATUR.................................................................10

A. Unit Kearsipan...................................................................................................10

1. Definisi Pusat Arsip .......................................................................................10

2. Fungsi Unit Kearsipan ...................................................................................11

B. Arsip ..................................................................................................................11

1. Definisi Arsip Dinamis dan Arsip Dinamis Inaktif ..........................................13

2. Penilaian Arsip...............................................................................................14

3. Nilai Guna Arsip.............................................................................................15

4. Manajemen Arsip..........................................................................................16

5. Daur Hidup Arsip...........................................................................................18

C. Pemeliharaan Arsip...........................................................................................20

1. Definisi Pemeliharaan Arsip ..........................................................................20

2. Tujuan dan Fungsi Pemeliharaan Arsip.........................................................21

3. Faktor-Faktor Perusak Arsip..........................................................................23

D. Penyusutan Arsip ..............................................................................................26

vii

1. Pengertian Penyusutan Arsip........................................................................26

2. Jadwal Retensi Arsip (JRA) ............................................................................27

3. Tahapan Penyusutan Arsip ...........................................................................29

4. Pemindahan Arsip .........................................................................................31

5. Pemusnahan Arsip ........................................................................................33

6. Penyerahan Arsip ..........................................................................................35

E. Penelitian Terdahulu.........................................................................................36

BAB III METODE PENELITIAN .................................................................40

A. Jenis dan Pendekatan Penelitian ......................................................................40

B. Kriteria Informan...............................................................................................41

C. Indikator Penelitian...........................................................................................43

D. Teknik Pengumpulan Data ................................................................................43

E. Teknik Pengolahan dan Analisis Data ...............................................................46

F. Tempat dan Jadwal Penelitian ..........................................................................47

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN................................49

A. Profil Objek Penelitian ......................................................................................49

1. Sejarah Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral....49

2. Visi, Misi, dan Tujuan Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber DayaMineral.............................................................................................................50

3. Struktur Organisasi Biro Umum Unit Pusat Arsip Kementerian Energi danSumber Daya Mineral ......................................................................................51

4. Pedoman Kearsipan Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral ..........55

B. Hasil Penelitian..................................................................................................55

1. Pemeliharaan dan Penyusutan Arsip Dinamis Inaktif di Unit Pusat ArsipKementerian Energi dan Sumber Daya Mineral ..............................................55

2. Upaya Unit Pusat Arsip dalam Mengatasi Hambatan Pemeliharaan danPenyusutan Arsip .............................................................................................67

C. Pembahasan......................................................................................................71

1. Pemeliharaan dan Penyusutan Arsip Dinamis Inaktif di Unit Pusat ArsipKementerian Energi dan Sumber Daya Mineral ..............................................71

2. Upaya Unit Pusat Arsip Kementerian ESDM dalam Mengatasi HambatanPemeliharaan dan Penyusutan Arsip................................................................81

viii

BAB V PENUTUP............................................................................................84

A. Kesimpulan ...........................................................................................................84

B. Saran .................................................................................................................85

DAFTAR PUSTAKA.......................................................................................86

LAMPIRAN-LAMPIRAN

BIODATA PENULIS

ix

DAFTAR TABEL

Tabel 1Daftar Nama Informan ......................................................................................42Tabel 2Jadwal Penelitian ..............................................................................................47

x

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 Siklus Hidup Arsip.......................................................................................19Gambar 2 Struktur Organisasi ......................................................................................52

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Pada era modern ini perkembangan ilmu pengetahuan dan

teknologi sangatlah pesat dan berpengaruh terhadap kemajuan dari suatu

lembaga. Mereka bersaing secara ketat untuk meningkatkan

profesionalisme di lembaga masing-masing. Untuk memajukan

perkembangan suatu lembaga maka terciptalah berbagai kegiatan yang

ada, hasil kegiatan dari suatu lembaga tidak pernah lepas dari catatan

yang disebut juga sebagai arsip.

Arsip tercipta seiring dengan kegiatan dan juga tindakan yang

dilakukan oleh lembaga. Tindakan tersebut pada umumnya berkaitan

dengan fungsi, kegiatan, dan juga transaksi. Fungsi yang dimaksud yaitu

mencakup seluruh tanggung jawab yang dibebankan pada suatu

lembaga untuk menyelesaikan beberapa tujuan yang dilandasi dalam

pendirian lembaga yang bersangkutan.1

Keberadaan arsip merupakan aspek yang sangat penting bagi

suatu lembaga, oleh karena itu pemerintah memberlakukan Undang-

Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 pasal 1 nomor 2

tentang kearsipan yang menyebutkan bahwasanya arsip adalah kegiatan

1Budi Martono, Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital dalam Manajemen Kearsipan(Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1994), 2.

2

atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan

perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan

diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga

pendidikan perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan,

dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,

berbangsa, dan bernegara.2

Dari penjelasan tersebut keberadaan arsip merupakan sesuatu

yang sangat penting karena menyimpan suatu rekaman kegiatan ataupun

peristiwa yang disimpan dan kelak akan dibutuhkan dimasa sekarang

ataupun yang akan datang. Hal tersebut pun seiring dengan membuat

catatan dalam segala hal termasuk salah satunya didalam melakukan

transaksi, karena manusia cenderung memiliki sifat lupa yang

merupakan sifat alamiah dari seorang manusia. Oleh karena itu terdapat

penggalan ayat al-Qur’an yang menjelaskan tentang pentingnya

membuat catatan di dalam surat al-Baqarah ayat 282 yang berbunyi :

بالعدل وال يأب كاتب أن يكتب كما علمه الله فـليكتب وليملل الذي عليه احلق

Artinya : “Hai orang-orang yang beriman, apabila kamu bermu'amalah

tidak secara tunai untuk waktu yang ditentukan, hendaklah kamu

2ANRI, “Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan”(2009).

3

menuliskannya. Dan hendaklah seorang penulis di antara kamu

menuliskannya dengan benar. Dan janganlah penulis enggan

menuliskannya sebagaimana Allah mengajarkannya, maka hendaklah ia

menulis, dan hendaklah orang yang berhutang itu mengimlakkan (apa

yang akan ditulis itu)”

Dalam tafsir Ibnu Katsir, melalui ayat di atas Allah

memerintahkan kita senantiasa untuk selalu membuat catatan dalam

segala hal untuk menghilangkan keraguan dimasa yang akan datang.3

Dengan demikian, maka keberadaan arsip merupakan suatu hal yang

sangat penting karena Allah telah menganjurkan kita untuk senantiasa

selalu membuat catatan dalam segala hal karena catatan tersebut

merupakan suatu kebenaran dan untuk menghindari adanya keraguan

kelak di masa yang akan datang.

Berdasarkan kegunaan dan juga fungsinya arsip dibedakan

menjadi 2 yaitu : arsip dinamis dan juga arsip statis. Arsip dinamis

merupakan arsip yang digunakan secara langsung didalam kegiatan

pencipta arsip dan yang disimpan dalam jangka waktu tertentu.

Sedangkan arsip statis merupakan arsip yang dihasilkan oleh pencipta

arsip dikarenakan arsip tersebut memiliki nilai guna sejarah, sudah habis

masa retensinya, dan juga memiliki keterangan dipermanenkan yang

3Learn Quran, “Learn Quran Tafsir,” 9 April 2018, https://tafsir.learn-quran.co/id#.

4

telah diveifikasi secara langsung ataupun tidak langsung oleh Arsip

Nasional Republik Indonesia atau lembaga kearsipan.4

Didalam kegiatan yang dilakukan oleh unit pusat arsip (Record

Center) terdapat kegiatan yang dinamakan dengan pemeliharaan dan

juga penyusutan yang dilakukan oleh unit pusat arsip tersebut.

Pemeliharaan arsip merupakan suatu kegiatan pengamanan arsip agar

dapat terawat dengan baik guna mencegah kemungkinan adanya

kerusakan dan juga kehilangan arsip. Serta pemeliharaan arsip yaitu

suatu usaha mempertahanakan kondisi fisik arsip agar tetap terjaga

dengan baik dan mengadakan perbaikan pada arsip yang telah rusak

agar informasinya tetap terpelihara dan juga terjaga.5 Sedangkan

penyusutan arsip merupakan suatu usaha untuk mengurangi jumlah

arsip yang telah tercipta, artinya yaitu menetapkan mana arsip yang

berhak dipindahkan dan juga arsip yang harus dimusnahkan.6

Penyusutan arsip bertujuan untuk mengurangi jumlah dan nilai guna

arsip yang ada di unit kerja dan juga unit kearsipan.7

Berdasarkan uraian di atas dan juga observasi awal yang

dilakukan oleh penulis di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan

4Achmad Syarif Rahmaji, “Peran Akuisisi Arsip Statis BUMN Terhadap Khazanah Arsip StatisBUMN di Indonesia,” anri Jurnal Kearsipan, Vol. 11 (2016): 2,5Aldona Gusda dan Elva Rahmah, “Pemeliharaan dan Perawatan Arsip Statis di Kantor ArsipKabupaten Pesisir Selatan,” Jurnal Ilmu Perpustakaan dan Kearsipan, Vol. 2, No. 1 (2013): 485,6Sudjono, Dkk, Penilaian dan Penyusutan Arsip (Jakarta: Universitas Terbuka, 2007), 6.7Iftah Annisa Fitri dan Marlini, “Penyusutan dan Nilai Guna Arsip di Unit Kearsipan DinasPrasarana Jalan, Tata Ruang dan Permukiman Sumatera Barat,” Jurnal Ilmu InformasiPerpustakaan dan Kearsipan, Vol. 2, No. 1 (2013): 324,

5

Sumber Daya Mineral yang berlokasi di Jalan Milena II No. 6 Pondok

Ranji, Ciputat Timur, Tangerang Selatan, Banten 15412 telah

melakukan kegiatan pemeliharaan arsip secara rutin dengan melakukan

fumigasi dan juga menjaga suhu ruangan arsip dengan suhu 22-25° C

dan dengan kelembapan 45-55%. Serta didalam penyusutan arsip disana

sudah adanya JRA (jadwal retensi arsip) yang memudahkan para

arsiparis disana didalam melakukan kegiatan penyusutan. Namun

didalam melakukan kegiatan tersebut masih banyak hambatan atau

kendala yang dihadapi diantaranya ketersediaan alat yang digunakan

untuk melakukan pemeliharaan dan juga penyusutan sehingga ketika

melakukan kegiatan pemusnahan arsip disana dibantu pihak ketiga

untuk melakukannya.

Berdasarkan hal diatas maka penulis tertarik untuk mengkaji

lebih dalam lagi mengenai pemeliharaan dan penyusutan arsip di Unit

Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral. Sehingga

penulis memilih topik penelitian yang berjudul “Pemeliharaan dan

Penyusutan Arsip Dinamis Inaktif di Unit Pusat Arsip Kementerian

Energi dan Sumber Daya Mineral”

B. Pembatasan dan Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, maka penulis memberikan

pembatasan masalah menjadi :

6

1. Proses pemeliharaan dan penyusutan arsip dinamis inaktif di Unit

Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral.

2. .Upaya Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya

Mineral dalam mengatasi hambatan ketika melakukan proses

pemeliharaan arsip dan penyusutan arrsip.

Dari pembatasan masalah di atas, maka masalah yang dapat

dikaji dalam penelitian ini dapat dirumuskan sebagai berikut :

1. Bagaimana proses pemeliharaan dan penyusutan arsip dinamis

inaktif di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya

Mineral?

2. Bagaimana upaya Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber

Daya Mineral dalam mengatasi hambatan ketika melakukan proses

pemeliharaan dan penyusutan arsip?

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian

Adapun tujuan dari penelitian ini ditujukan untuk menjawab hal-

hal sebagai berikut yaitu:

1. Untuk mengetahui proses pemeliharaan dan penyusutan arsip

dinamis inaktif di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber

Daya Mineral.

2. Untuk mengetahui upaya yang dilakukan Unit Pusat Arsip

Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral dalam mengatasi

7

kendala ketika melakukan proses pemeliharaan dan penyusutan

arsip.

Berdasarkan tujuan tersebut, maka hasil penelitian ini dapat

bermanfaat untuk hal-hal sebagai berikut :

1. Penelitian ini diharapkan dapat memperkaya kajian mengenai

pemeliharaan dan penyusutan di Unit Pusat Arsip Kementerian

Energi dan Sumber Daya Mineral.

2. Hasil penelitian ini juga dapat menjadi hasil karya akademik yang

dapat menjadi rujukan ilmiah dan tersimpan di Institutional

Repository UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

3. Bagi peneliti sendiri penelitian ini bermanfaat untuk menambah

pengetahuan dan pengalaman dalam hal karya tulis, dapat

meningkatkan kemampuan sebagai seorang sarjana jurusan ilmu

perpustakaan, dan secara tidak langsung dapat meningkatkan

kemampuan pribadi peneliti.

D. Definisi Istilah

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk

dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan

komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,

pemerintahan daerah, lembaga pendidikan perusahaan, organisasi

politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam

pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

8

Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung di dalam

kegiatan pencipta arsip dan yang disimpan dalam jangka waktu tertentu.

Arsip dinamis inaktif adalah arsip dinamis yang jarang digunakan

namun harus tetap dipertahankan demi keperluan rujukan ataupun

memenuhi persyaratan retensi sesuai dengan ketentuan undang-undang.

Pemeliharaan arsip merupakan suatu kegiatan pengamanan arsip agar

dapat terawat dengan baik guna mencegah kemungkinan adanya

kerusakan dan juga kehilangan arsip.

Penyusutan arsip merupakan suatu usaha untuk mengurangi jumlah

arsip yang telah tercipta, artinya yaitu menetapkan mana arsip yang

berhak dipindahkan dan juga arsip yang harus dimusnahkan.

E. Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan dalam penelitian ini dapat dideskripsikan

sebagai berikut :

Bab I Pendahuluan

Pada bab ini berisikan latar belakang, tujuan dan manfaat

penelitian, perumusan dan pembatasan masalah, metode

penelitian serta sistematika penulisan.

Bab II Tinjauan Literatur

9

Pada bab ini memuat tentang hal yang akan diteliti yaitu,

unit kearsipan, arsip, arsip dinamis inaktif, pemeliharaan

arsip, dan penyusutan arsip.

Bab III Metode Penelitian

Pada bab ini membahas mengenai metode penelitian

yang digunakan yaitu terdiri dari jenis dan pendekatan

penelitian, sumber data, kriteria informan, teknik

pengumpulan data, teknik pengolahan dan analisis data,

serta jadwal penelitian.

Bab IV Hasil Penelitian dan Pembahasan

Pada bab ini membahas tentang profil Unit Pusat Arsip

Kementerian ESDM, hasil penelitian, dan pembahasan.

Bab V Penutup

Pada bab ini merupakan bab akhir dari penelitian, yang

meliputi: penarikan kesimpulan dan beberapa

rekomendasi berupa saran-saran dari peneliti setelah

melakukan penelitian di Unit Pusat Arsip Kementerian

ESDM.

10

BAB II

TINJAUAN LITERATUR

A. Unit Kearsipan

1. Definisi Pusat Arsip

Menurut Basir Barthos pada hakikatnya setiap lembaga

negara ataupun badan pemerintahan memiliki satu bagian arsip yang

tugasnya mengelola bagian arsip dinamis. Disamping mengarahkan

dan mengendalikan arsip aktif ruang lingkup tugas bagian arsip juga

menyimpan dan mengelola arsip-arsip inaktif yang berasal dari unit-

unit pengolah (satuan kerja) dalam lingkungan lembaga negara dan

juga badan pemerintahan masing-masing.8

Unit pusat arsip merupakan suatu gedung/fasilitas yang

dirancang dan dibangun secara khusus untuk menyimpan dan

memberikan layanan arsip inaktif bagi kepentingan manajemen

instansi atau perusahaan dengan cara cepat, tepat dan biaya yang

murah.9 Dalam pengertian lain disebutkan juga bahwa pusat arsip

merupakan tempat penyimpanan arsip inaktif sebagai fasilitas yang

didesain untuk arsip inaktif.10 Sedangkan menurut Undang-Undang

Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 unit kearsipan adalah

8Basir Barthos, Manajemen Kearsipan : untuk Lembaga Negara, Swasta, dan PerguruanTinggi, Ed. 1 (Jakarta: Bumi Aksara, 2007), 69.9Sudjono, Manajemen Arsip Inaktif (Jakarta: Universitas Terbuka, 2014), 1.21.10Betty R. Ricks, Ann J. Swafford, dan Kay F. Gow, Information and Image Management: aRecords System Approach (USA: South-Western, 1992), 147.

11

satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung

jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.

Dari beberapa pengertian di atas dapat ditarik kesimpulan

bahwa unit pusat arsip merupakan sebuah tempat penyimpanan arsip

yang di desain secara khusus untuk menyimpan dan memberikan

layanan arsip inaktif serta mempunyai tugas dan tanggung jawab

dalam penyelenggaraan kearsipan.

2. Fungsi Unit Kearsipan

Fungsi dari unit kearsipan sebagaimana yang dimaksud dalam

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 pasal 17

ayat (1) yaitu:11

a. Pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah di lingkungannya.

b. Pengolahan arsip dan penyajian arsip menjadi informasi.

c. Pemusnahan arsip di lingkungan lembaganya.

d. Penyerahan arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada

lembaga kearsipan.

e. Pembinaan dan pengevaluasian dalam rangka penyelenggaraan

kearsipan di lingkungannya.

B. Arsip

Arsip berasal dari bahasa Yunani yaitu archive yang berarti

permulaan, jabatan, fungsi, dan kuasa hukum. Kemudian berkembang

11ANRI, Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.

12

dan berubah menjadi arche yang artinya dokumen. Selanjutnya

berkembang dan berubah kembali menjadi archeion yang berarti balai

kota. Sedangkan menurut bahasa Inggris arsip adalah archives yang

artinya dokumen atau tempat.12

Menurut NARA (National Archives and Records

Administration), arsip merupakan semua buku, kertas, peta, foto,

material yang dapat terbaca oleh mesin, terlepas dari bentuk fisik atau

karakteristiknya, dibuat atau diterima oleh agensi dari pemerintah

Amerika Serikat di bawah undang-undang Federal atau sehubungan

dengan transaksi bisnis publik yang dilestarikan oleh agensi tersebut

yang sah sebagai bukti organsisasi, fungsi, kebijakan, keputusan,

prosedur, operasi, atau kegiatan lain dari pemerintah atau karena nilai

informasi data didalamnya.13

Menurut Kennedy arsip merupakan sebuah informasi terekam

yang dibuat serta diterima oleh badan korporasi/lembaga atau perorangan

didalam melakukan transaksi kegiatan sebagai bukti dari aktivitas

tersebut.14

Sedangkan menurut undang-undang Republik Indonesia nomor

43 tahun 2009 tentang kearsipan, arsip merupakan rekaman kegiatan atau

12Agnes Dwi Kurnia, “Studi Pengelolaan Arsip Dinamis di Kantor Kecamatan SookoKabupaten Ponorogo,” Jurnal Administrasi Perkantoran, Vol 4, N0. 3 (2016): 2.13NARA (National Archives and Records Administration), “Federal Enterprise ArchitectureRecords Management Profile,” Desember 2005, 6.14Jay Kennedy dan Cherryl Schauder, Records Management : A Guide to Corporates RecordsKeeping, 2nd ed. (Australia: Longman Australia, 1998), 8.

13

peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan

teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat diterima oleh lembaga

negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,

organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam

pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.15

Dari beberapa pengertian di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa

arsip merupakan sebuah rekaman kegiatan dari berbagai macam bentuk

media yang dibuat serta diterima oleh badan korporasi/organisasi

maupun lembaga lainnya sebagai alat bukti dari aktivitas tersebut. Arsip

sendiri berdasarkan fungsi dan juga kegunaannya dapat dibagi menjadi 2

yaitu arsip statis dan juga arsip dinamis

1. Definisi Arsip Dinamis dan Arsip Dinamis Inaktif

Arsip statis merupakan arsip yang sudah tidak dipergunakan

secara langsung dalam kegiatan sehari-hari, sedangkan arsip dinamis

yaitu arsip yang masih digunakan dalam kegiatan perkantoran sehari-

hari secara langsung.16 Dalam definisi lain disebutkan bahwa arsip

dinamis merupakan seluruh arsip yang masih berada di berbagai

kantor pemerintah, swasta, atau organisasi kemasyarakatan, dll

15ANRI, Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.16Mutiawatul Wardah, “Pengelolaan Arsip Dinamis,” UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta,LIBRIA, Vol, 8 No. 1 (2016): 52.

14

karena masih dipergunakan secara langsung didalam pelaksanaan,

perencanaan, serta kegiatan administrasi lainnya.17

Arsip dinamis sendiri terbagi menjadi 3 yaitu arsip vital, arsip

aktif, dan juga arsip inaktif. Berdasarkan Undang-Undang Republik

Indonesia No. 43 Tahun 2009 tentang kearsipan dijelaskan bahwa:18

a. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan

persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip,

tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan.

b. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi

dan/atau terus-menerus.

c. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah

menurun.

2. Penilaian Arsip

Penilaian arsip merupakan satu proses untuk menentukan

nilai guna arsip dan kemudian menentukan musnah atau permanen

berdasarkan nilai guna yang dimiliki oleh setiap jenis arsip,

penilaiaian tersebut akan mengetahui nilai guna dan umur

17Sri Hastuti Pudji Rahayu, “Pengelolaan Arsip Dinamis dalam Meningkatkan Sistem InformasiManajemen di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Banjarnegara,” EconomicEducation Analysis Journal, Vol, 3 No. 3 (Desember 2014): 588.18ANRI, Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.

15

penyimpanan arsip yang nantinya akan dijadikanm standar untuk

melakukan penyusutan.19

Penilaian arsip menurut keputusan Ketua ANRI No. 07 tahun

2001 tentang Pedoman Penilaian Arsip Bagi Instansi Pemerintah,

Badan Usaha dan Swasta adalah proses menentukan jangka waktu

simpan dan nasib akhir dilihat dari aspek fungsi dan substansi

informasinya serta karakteristik fisik/nilai intrinsiknya yang

dilakukan melalui langkah-langkah teknis pengaturan secara

sistematis dalam unit-unit informasi.20

3. Nilai Guna Arsip

Menurut The Liang Gie arsip mempunyai 6 nilai yang

disingkat dengan ALFRED , yaitu:21

a. Nilai administrasi (administrasi value)

b. Nilai hukum (legal value)

c. Nilai keuangan (fiscal value)

d. Nilai penelitian (research value)

e. Nilai pendidikan (education value)

f. Nilai dokumentasi (documentary value)

19Nita Rahmayati dan Ismiyati, “Pengelolaan Arsip Inaktif dalam Upaya Mendukung LayananInformasi di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Purwerejo,” Semarang Vol. 5(2016): 334.20ANRI, “Keputusan Kepala ANRI Nomor 07 Tahun 2001 Tentang Pedoman Penliaian ArsipBagi Instansi Pemerintah, Badan Usaha dan Swasta,” Pub. L. No. Nomor 07 Tahun 2001 (t.t.).21The Liang Gie, Kamus Administrasi Perkantoran (Jakarta: Gramedia, 2001), 217.

16

Sedangkan menurut Basir Barthos dalam bukunya yang

berjudul manajemen kearsipan arsip mempunyai 8 nilai kegunaan

yang meliputi:22

a. Nilai kegunaan administrasi

b. Nilai kegunaan dokumentasi

c. Nilai kegunaan hokum

d. Nilai kegunaan fiskal

e. Nilai kegunaan perorangan

f. Nilai kegunaan pemeriksaan

g. Nilai kegunaan penunjang

h. Nilai kegunaan penelitian atau sejarah

4. Manajemen Arsip

Manajemen arsip atau Records Management adalah suatu seni

pengendalian dokumen seperti pengendalian penggunaannya,

perlindungan, pemeliharaan serta penyimpanan arsip. Tidak hanya

terpaku dalam sistem arsipnya saja, tetapi penataan sumber daya

manusia yang bekerja didalam dunia kearsipan.23 Manajemen

kearsipan juga mengandung arti sebagai suatu rangkaian kegiatan di

dalam mengelola seluruh unsur baik yang digunakan maupun yang

22Barthos, Manajemen Kearsipan : untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi ,215.23Ririn Amalia, “Manajemen Kearsipan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi JawaTimur,” Jurnal Administrasi Perkantoran, V0l 1, No 3 (2013): 4.

17

terlibat di dalam proses pengurusan arsip. Manajemen kearsipan

dilaksanakan berdasarkan pada fungsi-fungsi manajemen yaitu:24

a. Aktivitas-aktivitas dari perencanaan kearsipan

b. Pengorganisasian bidang kearsipan

c. Penyusunan staf bagian kearsipan

d. Pengarahan kerja dan pegawai kearsipan, dan pengawasan

terhadap kegiatan pokok (operasional) kearsipan

Dalam definisi lain disebutkan bahwa manajemen kearsipan

merupakan suatu proses dalam perencanaan, pengarahan,

pengawasan, pelatihan, pengorganisasian, pengembangan serta

aktivitas manajerial lainnya yang ditujukan untuk berbagai kegiatan

seperti penciptaan, pemeliharaan, penggunaan dan penyusutan arsip

agar tercapainya sebuah dokumentasi yang baik dan sesuai dengan

kebijakan dan manajemen organisasi yang efektif dan efisien.25

Sedangkan menurut NARA (National Archives and Records

Administration) manajemen arsip merupakan suatu kegiatan

sistematis yang didalamnya terdapat pembuatan, pemeliharaaan,

penggunaan, perencanaan, pengendalian, pengarahan,

pengorganisasian, pelatihan, promosi, dan kegiatan manajerial

24Meirinawati dan Indah Prabawati, “Manajemen Kearsipan untuk Mewujudkan Tata KelolaAdministrasi Perkantoran yang Efektif dan Efisien,” Universitas Negeri Surabaya, JurnalInformasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran, 2015, 179.25Malabay, “Kajian Analisis dan Perancangan Model Manajemen Arsip dalam Rangka TertibAdministrasi Kearsipan (Studi Kasus : Fakultas Ilmu Komputer)” Vol. 10, No. 2 (2 September2014): 76.

18

lainnya untuk mencapai sebuah kebijakan dokumentasi yang baik.26

Ada pengertian lain juga yang menyebutkan manajemen arsip

merupakan bagian dari bidang manajemen yang bertanggung jawab

atas efisiensi dan keefektifan terhadap sistematis penciptaan,

pemeliharaan, penerimaan, penggunaan dan disposisi catatan.27


bahwa manajemen arsip merupakan suatu rangkaian kegiatan

aktivitas manajerial dengan menerapkan fungsi manajemen yang

ditujukan terhadap kegiatan pemeliharaan, penyimpanan,

perlindungan, penciptaan, penggunaan, dan juga penyusutan arsip

demi tercapainya sebuah dokumentasi yang baik, serta melakukan

penataan sumber daya manusia yang bekerja di bidang kearsipan.

5. Daur Hidup Arsip

Menurut Read & Ginn terdapat 5 fase siklus hidup arsip, fase

tersebut dimulai dari penciptaan, kemudian dilanjutkan dengan

pendistribusian, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip.

Adapun alur siklus hidup arsip sebagai berikut:28

26NARA (National Archives and Records Administration), “Federal Enterprise ArchitectureRecords Management Profile,” 7.27Elizabeth Shepherd dan Geoffrey Yeo, Managing Records : a Handbook of Prionciples andPractice (London: Facet Publishing, 2003), 1.28Judith Read dan Mary Lea Ginn, Record Management, 9th ed (Mason, Ohio: Thomson South-Western, 2011), 19.

19

Gambar 1 Siklus Hidup Arsip

Berdasarkan siklus hidup arsip tersebut terdapat beberapa

tahapan yang terjadi yaitu :29

a. Penciptaan arsip, yaitu terdiri dari aktivitas pembuatan arsip yang

dilakukan oleh lembaga atau penerimaan arsip dari pihak lain.

b. Pendistribusian, yaitu proses penyebaran arsip kepada pihak yang

membutuhkan baik itu merupakan pihak internal maupun pihak

eksternal.

c. Penggunaan, yaitu pemanfaatan arsip yang digunakan untuk

berbagai kepentingan seperti untuk bahan pengambilan keputusan

organisasi, sumber referensi ilmiah, bahan penelitian, maupun

untuk kepentingan yuridis.

d. Pemeliharaan, yaitu meliputi proses kegiatan penyimpanan dan

perlindungan arsip.

29Sutirman, “Urgensi Manajemen Arsip Elektronik,” Jurnal Efisiensi, Vol. XIII No. 1 (Februari2015): 103.

Creation

Distribution

UseMaintennance

Disposition

20

e. Penyusutan, yaitu berupa kegiatan pemindahan serta penyusutan

arsip.

C. Pemeliharaan Arsip

1. Definisi Pemeliharaan Arsip

Istilah pelestarian atau preservation mencakup semua aspek

usaha-usaha yang dilakukan untuk melestarikan bahan pustaka dan

arsip, termasuk di dalamnya terdapat kebijakan pengelolaan,

keuangan, sumber daya manusia metode dan teknik, serta

penyimpanan. Artinya adalah pelestarian bahan pustaka dan arsip

menyangkut pelestarian dalam bidang fisik tetapi juga pelestarian

dalam bidang informasi yang terkandung di dalamnya.30

Pemeliharaan arsip yaitu suatu kegiatan kuratif untuk

melindungi, memperbaiki, serta merawat fisik arsip yang sudah

mengalami degradasi dari kerusakan arsip yang disebabkan oleh

faktor perusak arsip agar informasinya tetap terpelihara.31 Dalam

definisi lain dijelaskan bahwa preservasi arsip sebagai kegiatan

penyimpanan arsip sesuai dengan standar penyimpanan arsip, baik

peralatan, kondisi ruang penyimpanan, serta suhu dan kelembapan

30Hijrana Bahar dan Taufiq Mathar, “Upaya Pelestarian Naskah Kuno di Badan Perpustakaandan Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Selatan,” Jurnal Ilmu Perpustakaan, Informasi, danKearsipan Khizanah Al-Hikmah Vol. 3, No. 1 (2015): 92.31Istu Putri Ardhini dan Sri Indrahti, “Hubungan Perawatan dan Pelestarian Arsip KaresidenanSemarang Tahun 1800-1880 Terhadap Kualitas Layanan Fisik di Badan Arsip dan PerpustakaanDaerah Provinsi Jawa Tengah,” Jurnal Ilmu Perpustakaan, Fakultas Ilmu Budaya, UniversitasDiponegoro Vol. 4, No. 3 (2015): 2.

21

ruang penyimpanan untuk memperpanjang akses arsip.32 Sedangkan

dalam Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun

2012 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009

Tentang Kearsipan pada pasal 1 ayat 30 dijelaskan bahwasanya

pemeliharaan arsip adalah kegiatan menjaga keutuhan, keamanan,

dan keselamatan arsip baik fisik maupun informasinya.33


bahwa pemeliharaan arsip merupakan sebuah kegiatan preventif arsip

agar terhindar dari kerusakan arsip, dan juga sebuah kegiatan kuratif

agar arsip dapat diperbaiki setelah mengalami kerusakan serta

melakukan kegiatan penyimpanan arsip yang sesuai dengan standar.

2. Tujuan dan Fungsi Pemeliharaan Arsip

Dalam melakukan kegiatan pemeliharaan arsip terdapat

tujuan dan fungsi. Adapun tujuan dari pelestarian yaitu untuk

mempertahankan kondisi dokumen agar tidak cepat rusak dan

mengalami kerusakan. Beberapa tujuan dari pelestarian yaitu:34

a. Menyelamatkan nilai informasi dokumen

b. Menyelamatkan fisik dokumen

c. Mengatasi kendala kekurangan ruang

32Verry Mardiyanto, “Strategi Kegiatan Preservasi Arsip Terdampak Bencana Lokasi Kasus diArsip Nasional Republik Indonesia,” Khazanah Jurnal Pengembangan Kearsipan Vol. 10, No.2 (2017): 96.33Presiden RI, “Peraturan Pemerintah RI Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 Tentang Kearsipan” (2012).34Ade Nufus, “Preservasi Arsip,” Jurnal LIBRIA Vol. 9, No. 2 (2017): 213.

22

d. Mempercepat perolehan informasi, seperti dokumen yang

tersimpan di dalam CD sangat mudah untuk diakses, baik dari

jarak dekat dan jauh sehingga penggunaannya menjadi optimal

Didalam melakukan pemeliharaan arsip terdapat beberapa

fungsi, yaitu :35

a. Fungsi perlindungan. Yaitu arsip harus dilindungi secara baik

dari berbagai unsur perusaknya.

b. Fungsi pengawetan. Yaitu dengan dirawat secara baik, maka arsip

pun akan bertahan lebih lama.

c. Fungsi kesehatan. Dengan perawatan yang baik, arsip menjadi

bersih, bebas dari debu, jamur, binatang perusak, sehingga

pengguna dan petugas arsip terlindungi dari berbagai penyakit.

d. Fungsi pendidikan. Pengguna dan petugas arsip harus belajar

bagaimana cara memakai dan merawat secara baik dan benar.

Mereka tidak boleh membawa makanan dan minuman ke ruang

penyimpanan dan layanan arsip.

e. Fungsi kesabaran. Merawat arsip dibutuhkan kesabaran.

f. Fungsi keindahan. Dengan melakukan pemeliharaan arsip secara

baik dan benar, maka ruang penyimpanan arsip akan menjadi

lebih indah, sehingga memberikan motivasi kerja bagi para

35Dewi Ladiawati, “Pelestarian Arsip : Menyelamatkan Warisan Budaya Bangsa,” jurnal ANRIVol, 2 (2007): 7.

23

petugas kearsipan dan meningkatkan minat baca bagi para

pengguna arsip.

3. Faktor-Faktor Perusak Arsip

kerusakan dan musnahnya arsip bisa disebabkan oleh

berbagai faktor yang berasal internal maupun eksternal, berikut

merupakan faktor-faktor yang menyebabkan kerusakan ada arsip

yaitu :36

a. Faktor Fisika

1) Cahaya. Sinar matahari akan membuat arsip kertas menjadi

kuning, kecoklatan rapah dan rusak. Sinar ultraviolet dan

sinar listrik/lampu dapat merusak fisik dan tulisan bahan

cetak. Arsip diusahakan terhindar dari sinar langsung.

2) Suhu dan kelembapan. Diperlukan suhu dan kelembapan

yang sesuai dengan kelayakan untuk menyimpan dan

memelihara arsip. Suhu tinggi mengakibatkan kelembapan

menurun yang dapat berakibat pada rapuhnya arsip.

Kelembapan udara yang tinggi akan mengakibatkan arsip

kertas menjadi lembab dan menyebabkan jamur (mikro

organisme).

3) Debu. Partikel debu dan logam lama kelamaan akan

mengakibatkan faktor kimia, yaitu tingkat keasaman kertas

36Krihanta, Pengelolaan Arsip Vital (Jakarta: Universitas Terbuka, 2013), 5.3.

24

tinggi, arsip akan mudah rapuh dan rusak. Debu dan logam

yang bercampur dengan kelembapan akan mengakibatkan

munculnya jamur. Oleh karena itu, arsip harus ditempatkan

pada lokasi yang bersih dan terhindar dari masuknya debu.

b. Faktor Biota. Yang dimaksud dengan biota adalah mikro

organisme yang melekat pada arsip.

1) Ikan Perak (Silver Fish), merupakan nama dari semua jenis

serangga yang melakukan aktifitasnya pada malam hari,

berbentuk ramping, tidak bersayap, abu-abu, makan dari serat

atau perekat buku, hidup di lingkungan gelap, di celah-celah

buku, rak dan almari.

2) Serangga : kecoa, kutu buku, rayap, kumbang, ngengat yang

memakan kertas.

3) Binatang Pengerat : misalnya tikus dan cicurut, sasaran

binatang ini adalah kertas, buku, dll.

4) Jamur (Fungi). Kertas atau buku yang berdebu adalah tempat

yang ideal bagi berkembangnya mikro organisme ini, apalagi

tingkat kelembapan udara 80% ke atas atau temperatur di atas

21°C.

c. Faktor Kimia. Merupakan faktor penyebab kerusakan kertas

akibat reaksi dari senyawa-senyawa kimia.

1) Kertas. Kandungan asam pada kertas akan mempercepat

kerusakan kertas, karena asam akan mempercepat reaksi

25

hidrolis (reaksi kimia karena adanya H2O/kandungan air yang

mengakibatkan putusnya atau mengurangi kekuatan rantai

polimer serat kertas) yang mengakibatkan susunan kertas

yang terdiri dari senyawa-senyawa kimia terurai.

2) Tinta. Merupakan sumber terbentuknya asam pada kertas

yang berujung pada kerusakan kertas. Tinta lama kelamaan

dapat memudar.

d. Faktor Bencana. Bencana bisa saja datang secara tiba-tiba tanpa

diketahui, bencana bisa disebabkan oleh peristiwa alam itu

sendiri maupun yang disebabkan oleh manusia.

1) Bencana alam akibat peristiwa alam, merupakan bencana

yang disebabkan oleh faktor-faktor alami yang terkandung di

dalam dan di sekitar bumi sehingga mengakibatkan kerusakan

pada permukaan bumi yaitu:

a) Gunung meletus

b) Angin topan

c) Badai gurun

d) Gempa bumi

e) Tsunami

2) Bencana alam akibat ulah manusia, dikarenakan sebagai

akibat ulah manusia itu sendiri yang menyebabkan alam

mengalami kerusakan, yaitu:

a) Banjir

26

b) Kebakaran

c) Perang

e. Faktor manusia. Manusia merupakan pihak-pihak yang

berhubungan langsung dengan arsip dan merupakan salah satu

faktor internal dari penyebab rusaknya arsip, maka hal-hal yang

dilakukan oleh manusia dan dapat merusak arsip yaitu :

1) Ketidaktahuan memperlakukan arsip secara baik dan benar.

2) Kesengajaan, merupakan tindakan sengaja merusak arsip,

seperti : menyobek, mencoret-coret dll.

3) Kelalaian atau kecerobohan di dalam mendayagunakan arsip,

baik dalam menyimpan, menata, mengambil, memindahkan

dengan ketidakhati-hatian.

D. Penyusutan Arsip

1. Pengertian Penyusutan Arsip

Penyusutan arsip merupakan upaya kegiatan yang dilakukan

untuk mengurangi jumlah arsip yang tercipta dalam suatu organisasi.

Artinya yaitu dengan menetapkan mana arsip yang harus

dipindahkan dan mana arsip yang harus dimusnahkan, proses

penyusutan arsip akan berjalan dengan lancar apabila dilakukan

dengan prosedur yang dan dengan fasilitas yang mendukung.37

37Iftah Annisa Fitri dan Marlini, “Penyusutan dan Nilai Guna Arsip di Unit Kearsipan DinasPrasaran Jalan, Tata Ruang dan Permukiman Provinsi Sumatera Barat,” Jurnal Ilmu InformasiPerpustakaan dan Kearsipan Vol, 2 . No. 1 (2013): 324.

27

Penyusutan merupakan salah satu hal kegiatan yang

dilakukan untuk menanggulangi masalah arsip-arsip yang bertumpuk

serta arsip-arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaannya lagi.

Arsip-arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan lebih baik

dimusnahkan agar tempat penyimpanan arsip masih dapat

menampung arsip-arsip yang masih memiliki nilai kegunaan.38

Sedangkan menurut Sedarmayanti penyusutan arsip

merupakan salah satu kegiatan yang sangat penting untuk mengatasi

masalah arsip yang bertumpuk atau bertimbunnya arsip yang sudah

tidak berguna lagi sehingga tempat penyimpanan arsip dapat

menampung arsip yang masih memiliki nilai guna.39


bahwa penyusutan arsip merupakan kegiatan untuk mengurangi arsip

yang sudah tidak memiliki nilai guna baik dengan cara arsip tersebut

dipindahkan ataupun dengan cara dimusnahkan.

2. Jadwal Retensi Arsip (JRA)

Untuk melakukan proses kegiatan penyusutan maka

diperlukan sebuah pedoman yang digunakan untuk mengetahui

bahwa arsip mana saja yang sudah tidak berguna dan layak untuk

dimusnahkan. Dalam Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang

38Supriansyah, “Pemeliharaan dan Penyusutan Arsip Dinamis Inaktif ANRI Jakarta,” JurnalUtilitas Vol, 1. No. 1 (20015): 49.39Sedarmayanti, Tata Kearsipan (Bandung: Mandar Maju, 2015), 127.

28

Kearsipan disebutkan bahwa jadwal retensi arsip adalah daftar yang

berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi,

jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang

penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau

dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan

penyelamatan arsip.40

Sedangkan dalam pengertian lain jadwal retensi arsip

merupakan suatu daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh

arsip dapat disimpan atau dimusnahkan. Oleh karena itu jadwal

retensi arsip adalah suatu daftar yang menunjukkan :41

a. Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file aktif sebelum

dipindahkan ke pusat penyimpanan arsip.

b. Jangka waktu lamanya penyimpanan masing-masing

sekelompok arsip sebelum dimusnahkan ataupun dipindahkan ke

ANRI.

Menurut Budi Martono penyusutan arsip mempunyai 4 tujuan yaitu

:42

a. Mendapatkan penghematan dan efisiensi.

b. Pendayagunaan arsip dinamis.

40ANRI, Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.41Oktarino Arizola dan Elva Rahmah, “Pembuatan Jadwal Retensi Arsip (JRA) di Kantor WaliNagari Kajai Kabupaten Pasaman Barat,” Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan KearsipanVol, 2. No. 2 (2014): 2.42Martono, Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital dalam Manajemen Kearsipan, 39.

29

c. Memudahkan pengawasan dan pemeliharaan arsip yang masih

diperlukan dan bernilai guna tinggi.

d. Penyelamatan bahan bukti kegiatan organisasi.

Menurut Sedarmayanti Jadwal Retensi Arsip (JRA)

merupakan suatu daftar yang berisi kebijakan seberapa jauh

sekelompok arsip dinilai kembali sehingga dapat dijadikan pedoman

arsip tersebut dapat disimpan atau dimusnahkan.43

3. Tahapan Penyusutan Arsip

Setelah Jadwal Retensi Arsip disusun dan penilaian

dilakukan, maka suatu arsip akan dilakukan tindakan penyusutan

yang sesuai dengan jadwal retensi arsip yang telah disusun.

Penyusutan arsip merupakan upaya yang dilakukan untuk

mengurangi jumlah arsip yang telah tercipta. Selama

organisasi/instansi menjalankan fungsinya, maka selama itulah arsip

akan senantiasa tercipta dan setiap saat akan meningkat jumlahnya.

Peningkatan jumlah arsip yang terhitung banyak akan menimbulkan

berbagai masalah diantaranya : ruang penyimpanan menjadi penuh,

pemborosan biaya untuk penggunaan peralatan, penyediaan tenaga

43Sedarmayanti, Tata Kearsipan, 128.

30

beserta perawatannya. Oleh karena itu penyusutan arsip wajib

dilaksanakan oleh setiap instansi maupun organisasi.44

Dalam undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 dijelaskan

bahwa proses penyusutan arsip terdiri dari 3 kegiatan utama yaitu

pemindahan arsip, pemusnahan arsip, dan penyerahan arsip statis ke

lembaga kearsipan.Serta dijelaskan juga bahwa penyusutan arsip

dilakukan dengan cara :45

a. Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan.

b. Pemusnahan arsip yang telah habis masa retensinya dan yang

tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan

perundang-undangan.

c. Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga

kearsipan.

Adapun proses penyusutan arsip menurut Wursanto yaitu :46

a. Menyiangi (weeding) bertujuan memisahkan arsip yang telah

habis masa retensinya dan arsip yang tidak digunakan lagi oleh

pencipta arsip.

44Rismawati, “Penyusutan Arsip Menciptakan Produktivitas Kerja Pegawai,” Jurnal Admisi danBisnis Vol, 15. No. 3 (2014): 203.45ANRI, Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.46Ig Wursanto, Kearsipan (Yogyakarta: Kanisius, 1991), 217.

31

b. Mempersiapkan alat-alat berupa :folder, filling cabinet, guide,

rak, boks, dan lain-lain yang berguna untuk menampung arsip

yang telah dipindahkan ke pusat arsip.

c. Menyiapkan arsip yang akan dipermanenkan atau dimusnahkan,

dengan disisihkan dari folder aktifnya.

d. Mensortir arsip yang telah disisihkan, kemudian di sortir untuk

memilih arsip yang akan dipermanenkan atau dimusnahkan.

e. Membuat dan menyiapkan daftar atau surat pemindahan arsip

dari unit ke pusat arsip.

f. Mendaftarkan arsip yang akan dipermanenkan atau dimusnahkan.

g. Mempersiapkan berita acara pemindahan arsip yang berisi

tanggal, bulan, dan tahun berita acara dibuat, nama serta jabatan

pihak yang menyerahkan dan pihak yang menerima.

h. Memusnahkan rekod yang diketahui oleh pejabat yang

berwenang.

4. Pemindahan Arsip

Kegiatan utama penyusutan arsip yang pertama adalah

pemindahan arsip. Pemindahan arsip yang dimaksud yaitu

memindahkan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan (record

center) berdasarkan jadwal retensi arsip secara teratur dan tetap, yang

32

pelaksanaannya diatur oleh masing-masing lembaga/instansi yang

bersangkutan.47

Kegiatan pemindahan arsip dari unit pengolah ke pusat

penyimpanan arsip dilakukan dengan cara sebagai berikut:48

a. Melakukan penyiangan (weeding) terhadap arsip yang telah

sampai pada jangka waktu penyimpanannya dan terhadap arsip

yang sudah tidak dipergunakan lagi bagi unit pengolah. Setelah

weeding dilakukan maka akan dihasilkan arsip yang dapat

dipindahkan ke pusat penyimpanannya dan arsip yang dapat

dimusnahkan oleh satuan kerja itu sendiri. Maka arsip-arsip yang

akan disimpan pada pusat penyimpanan arsip hanya arsip-arsip

yang terpilih saja.

b. Hal-hal yang perlu dipersiapkan dalam melaksanakan pemindahan

arsip yaitu:

1) Mempersiapkan peralatan seperti : folder, boks, dan lain-lain.

2) Membuat daftar arsip-arsip yang akan dipindahkan yang berisi

tentang : nama unit pengolah yang memindahkan, pokok

masalah, masalah, jangka waktu penyimpanan berkas, tahun

berkas yang bersangkutan, jenis fisik arsip (photo, peta, dan

lain-lain), dan jumlah berkas.

47Jonner Hasugian, “Pengantar kearsipan,” Pengantar Kearsipan, 2003, 5,http://library.usu.ac.id/download/fs/perpus-jonner.pdf.48Barthos, Manajemen Kearsipan : untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi ,123.

33

3) Mempersiapkan berita acara pemindahan arsip. Pemindahan

arsip dari unit pengolah ke pusat penyimpanan arsip

dilaksanakan per berkas, dan pemindahannya pun dengan

jangka waktu tertentu.

5. Pemusnahan Arsip

Tahapan kedua dari kegiatan utama penyusutan arsip yaitu

pemusnahan arsip. Pemusnahan arsip merupakan suatu proses

kegiatan penghancuran arsip yang sudah tidak memiliki nilai

kegunaan. Penghancuran berarti membuat arsip-arsip tidak dapat

dimanfaatkan lagi, baik dari segi informasi maupun fisiknya.49

Pemusnahan arsip dilakukan badan korporasi pemilik arsip tersebut

ataupun pihak lain, pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan

berbagai cara diantaranya yaitu : pencacahan, pembakaran,

pemusnahan kimiawi, dan pembuburan.50 Adapun prosedur

pemusnahan arsip yaitu :51

a. Pemeriksaan

Pemeriksaan dilakukan untuk mengetahui apakah arsip-arsip

tersebut benar-benar habis masa retensinya.

b. Pembentukan Panitia Pemusnahan Arsip

49Ig Wursanto, Kompetensi Sekretaris Profesional (Yogyakarta: Kanisius, 2006), 280.50Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003), 320.51Siti Nurhasanah, “Studi Pemusnahan Arsip pada Badan Kesatuan Bangsa dan Politik ProvinsiKalimantan Timur,” Jurnal Eksis Vol, 6. No. 2 (2010): 4.

34

Pembentukan panitia pemusnahan dilakukan bila arsip yang akan

dimusnakahkan memiliki retensi 10 tahun/lebih. Tetapi jika arsip

yang akan dimusnahkan memiliki retensi dibawah/kurang dari 10

tahun maka tidak perlu dibuat kepanitiaan, cukup dilaksanakan

oleh unit yang secara fungsional bertugas mengelola arsip.

c. Pendaftaran

Arsip yang telah diperiksa sebagai arsip yang disusulkan musnah,

harus dibuat daftar pemusnahan sehingga dari daftar ini diketahui

secara jelas informasi mengenai arsip yang akan dimusnahkan.

Didalam melakukan pendaftaran pemusnahan arsip sebelumnya

harus diketahui/disetujui oleh pejabat lembaga/badan terkait yang

berwenang.

d. Penilaian, Persetujuan, dan Pengesahan

Penilaian dan persetujuan telah disepakati maka arsip yang

dimusnahkan mendapat pengesahan yang selanjutnya dibuat berita

acara pemusnahan arsip.

e. Berita Acara Pemusnahan

Merupakan salah satu kegiatan yang sangat penting untuk

dilaksanakan apabila melakukan pemusnahan arsip, dokumen

berita acara pemusnahan arsip sangat berguna disamping dari

daftar isian arsip yang dimusnahkan, karena berita acara

pemusnahan ini dapat menjadi dasar hukum bahwa dalam

pelaksanaannya pemusnahannya dilakukan secara sah dan dapat

35

dipertanggungjawabkan permasalahannya dimasa yang akan

datang apabila ada hal-hal yang berkenan dengan arsip tersebut.

Berita acara pemusnahan sekurang-kurangnya dibuat dalam 3

(tiga) rangkap dengan ketentuan lembar pertama untuk pimpinan

lembaga/badan, lembar kedua untuk unit pengolahan dan lembar

ketiga untuk unit kearsipan yang masing-masing unit disimpan

sebagai bukti pertanggungjawaban pemusnahan arsip.

f. Pelaksanaan pemusnahan arsip

Pelaksanaan pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan 3 cara

yaitu : dihancurkan dengan menggunakan mesin penghancur

kertas, dibakar, dicacah dengan cara kimiawi.

6. Penyerahan Arsip

Penyerahan arsip merupakan tahapan ketiga dari kegiatan

utama penyusutan arsip. Penyerahan arsip merupakan tindakan

eksternal yang dilakukan oleh perusahaan/unit pusat arsip kepada

Arsip Nasional. Dokumen yang wajib diserahkan ke Arsip Nasional

yaitu dokumen yang memiliki nilai hostoris yang penggunaannya

berkaitan dengan kegiatan pemerintah, kegiatan pembangunan

nasional, dan kehidupan kebangsaan. Arsip yang memiliki nilai

kegunaan sebagai bahan pertanggungjawaban Nasional, tetapi sudah

tidak diperlukan untuk menyelenggarakan kegiatan administrasi

36

sehari-hari, setelah melampaui jangka waktu penyimpanannya yaitu

ditetapkan sebagai berikut :52

a. Bagi arsip yang disimpan oleh lembaga-lembaga Negara atau

badan-badan pemerintah di tingkat pusat harus diserahkan kepada

Arsip Nasional Pusat.

b. Bagi arsip yang disimpan oleh badan-badan pemerintah di tingkat

daerah, harus diserahkan kepada Arsip Nasional Daerah.

Adapun prosedur penyerahan arsip dapat dilakukan dengan langkah-

langkah sebagai berikut :53

a. Melalui pimpinan instansi disampaikan usulan penyerahan arsip

dengan melampirkan daftar arsip yang akan diserahkan.

b. Jika telah mendapat persetujuan Arsip Nasional, penyerahan dapat

dilakukan dengan membuat berita acara penyerahan arsip.

c. Arsip yang diserahkan dalam keadaan teratur disertai dengan

sarana pengendaliannya.

E. Penelitian Terdahulu

Penelitian terdahulu yang sesuai dengan tema pemeliharaan dan

penyusutan arsip dinamis inaktif yang penulis usung dalam penelitian ini

adalah sebagai berikut :

52Agus Sugiarto dan teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern Dari Konvensional keBasis Komputer (Yogyakarta: Gava Media, 2005), 95.53Budi Martono, Sistem Kearsipan Praktis (Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1990), 62.

37

1. Supriansyah (2015). Dosen FKIP (Fakultas Keguruan dan Ilmu

Pendidikan ) Uhamka Jurusan Pendidikan Ekonomi. Artikel jurnal

dengan judul penelitian “Pemeliharaan dan Penyusutan Arsip

Dinamis Inaktif ANRI Jakarta” (Jurnal Utilitas Vol. 1 No.1 April

2015 Uhamka). Artikel dalam jurnal ini penulis peroleh dari situs

internet

yaitu:http://utilitas.uhamka.ac.id/index.php/utilitas/article/view/5

Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui proses pemeliharaan

dan penyusutan arsip dinamis inaktif pada Arsip Nasional Republik

Indonesia (ANRI) Jakarta. Penelitian ini memiliki persamaan dan

juga perbedaan terhadap penelitian yang akan dilakukan.

Persamaannya terletak pada topik penelitian yaitu pemeliharaan dan

penyusutan arsip dinamis inaktif.Persamaan lainnya yaitu jenis dan

pendekatan penelitian yang digunakan yaitu menggunakan jenis

penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif.Perbedaan pada

penelitian ini yaitu pada objek penelitian.Penulis melakukan

penelitian pada Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber

Daya Mineral sedangkan Supriansyah melakukan penelitian di

ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia).

Hasil dari penelitian ini menunjukkan bahwa ANRI menjaga arsip

secara fisik dan informasinya agar tetap terjaga dan dapat digunakan

selama masa simpannya.Kegiatan pemeliharaan yang dilakukan

meliputi pengontrolan suhu ruangan, menjaga kelembapan udara,

38

menjaga kebersihan lingkungan, dan perbaikan arsip tekstual yang

mengalami kerusakan dengan menggunakan metode enkapsulasi

manual dan leafcasting. Kegiatan penyusutan dengan 3 kegiatan ini

yaitu pemindahan, pemusnahan,dan penyerahan.

2. Dimas Satrio (2018). Mahasiswa UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

Jurusan Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora. Skripsi

dengan judul penelitian “Pelaksanaan Kegiatan Penyusutan Arsip

Rekam Medis : Studi Kasus pada Rumah Sakit DR. Suyoto”.

Metode yang digunakan pada skripsi ini yaitu metode deskriptif

dengan pendekatan kualitatif. Yang membedakan skripsi ini dengan

skripsi penulis yaitu:tema penelitian, objek penelitian, cakupan, dan

pembahasan. Hasil dari penelitian ini yaitu penilaian terhadap arsip

rekam medis aktif belum menggunakan Jadwal Retensi Arsip (JRA)

secara spesifik hanya mengacu terhadap peraturan Kementerian

Kesehatan RI secara umum. Kendala-kendala yang muncul dalam

kegiatan penyusutan arsip rekam medis seperti terbatasnya ruang

penyimpanan arsip rekam medis, terbatasnya rak penyimpanan

arsip,serta sumber daya manusia yang masih terbatas dalam kegiatan

penyusutan arsip rekam medis.

40

BAB III

METODE PENELITIAN

Metode penelitian sendiri merupakan ilmu yang mempelajari cara-cara

melakukan pengamatan dengan pemikiran yang sangat tepat secara terpadu

melalui tahapan-tahapan yang disusun secara ilmiah dengan tujuan untuk

menemukan, mengembangkan, serta menguji kebenaran suatu pengetahuan.54

Didalam metode penelitian ini, penulis akan memberikan pemaparan berupa

metode yang digunakan didalam penelitian ini dengan meliputi : jenis dan

pendekatan penelitian, kriteria informan, teknik pengumpulan data, teknik

pengolahan dan analisis data, serta variabel dan indikator penelitian.

A. Jenis dan Pendekatan Penelitian

Dalam penelitian ini penulis menggunakan jenis penelitian

deskriptif, penelitian deskriptif yaitu penelitian yang bertujuan untuk

mendeskripsikan dan menjelaskan suatu keadaan sesuai dengan

kenyataan yang sebenarnya.55

Pendekatan yang digunakan pada penelitian ini adalah

pendekatan kualitatif.Pendekatan kualitatif mengandalkan pengamatan

atau wawancara dalam pengumpulan data di lapangan. Metode kualitatif

54Cholid Narbuko dan Abu Achmadi, Metodologi Penelitian (Jakarta: Bumi Aksara, 2009), 2.55Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian : Pengantar Teori dan Panduan PraktisPenelitian Sosial Bagi Mahasiswa dan Peneliti Pemula (Jakarta: STIA-LAN, 1999), 60.

41

dapat digunakan untuk mengungkap dan memahami apa yang terletak

dibalik fenomena apa saja yang belum diketahui.56

B. Kriteria Informan

Informan merupakan orang yang dimanfaatkan peneliti untuk

memberikan informasi tentang situasi dan kondisi mengenai latar

penelitian. Dalam penentuan informan ditentukan dengan cara mencari

pihak yang mengetahui objek penelitian.57Penentuan informan yang

diambil pada penelitian ini yaitu ditentukan dengan mencari tahu siapa

saja yang peling memahami tentang objek penelitian dan ditentukan

berdasarkan metode purposive sampling.Purposive sampling merupakan

metode dimana pemilihan informan diambil dengan cara sengaja

memilih informan tertentu dengan mengabaikan informan lainnya

dikarenakan informan tertentu ini memiliki ciri-ciri khusus yang tidak

dimiliki oleh informan lainnya.58

Kriteria informan yang akan menjadi narasumber pada penelitian

ini adalah orang yang memahami tentang pemeliharaan dan penyusutan

arsip dinamis inaktif. Maka kriteria yang peneliti ambil dalam penelitian

ini adalah sebagai berikut :

1. Selaku kepala Unit Pusat Arsip KESDM yang membuat kebijakan

tentang pengelolaan arsip.

56Rulam Ahmadi, Metodololgi Penelitian Kualitatif (Yogyakarta: Ar-Ruzz Media, 2014), 12.57Etta Mamang Sangaji dan Sopiah, Metodologi Penelitian - Pendekatan Praktis DalamPenelitian, Ed. 1 (Yogyakarta: Andi Publisher, 2010), 21.58Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian : Pengantar Teori dan Panduan Praktis PenelitianSosial Bagi Mahasiswa dan Peneliti Pemula, 183.

42

2. Arsiparis ahli yang membidangi langsung kegiatan pemeliharaan dan

penyusutan arsip.

Setelah kriteria informan dikemukakan diatas maka peneliti akan

mengambil informan sebanyak 3 orang, yaitu :

Tabel 1Daftar Nama Informan

No Nama Jabatan

1 Tukiran Herususanto, S.H., Kepala Unit Pusat Arsip

KESDM

2 Eny Nurwianty, S.Sos., Fungsional Arsiparis Madya

3 Eka Runie, M.Ap., Fungsional Arsiparis Madya

Peneliti memilih 1). Bapak Tukiran Herususanto selaku Kepala Unit

Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral yaitu karena

beliau merupakan Kepala Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber

Daya Mineral. Beliau juga yang memiliki wewenang membuat kebijakan

terkait pengelolaan arsip dinamis inaktif termasuk diantaranya pemeliharaan

dan juga penyusutan arsip. 2). Ibu Eny Nurwiyanty, selaku fungsional

arsiparis madya. Tugas dari Ibu Eny Nurwiyanty yaitu melaksanakan

konsultasi kearsipan dalam rangka publikasi dan juga menangani langsung

kegiatan pemeliharaan dan juga penyusutan. 3). Ibu Eka Runie, selaku

fungsional arsiparis madya. Tugas Ibu Ika yaitu membidangi langsung

kegiatan pemeliharaan dan juga penyusutan arsip.

43

Penulis berharap dapat mendapatkan informasi mengenai proses

pemeliharaan dan penyusutan arsip dinamis inaktif, kebijakan pemeliharaan

dan penyusutan arsip dinamis inaktif, serta hambatan dan kendala yang

dihadapi pada saat melakukan kegiatan pemeliharaan dan juga penyusutan

arsip.

C. Indikator Penelitian

Dalam penelitian ini dasar hukum yang digunakan untuk

penentuan indikator penelitian adalah Peraturan Menteri Energi dan

Sumber Daya Mineral Nomor 052 Tahun 2006 tentang Tata Persuratan

Dinas dan Kearsipan Departemen Energi dan Sumber Daya Mineral,

serta beberapa literatur yang diperoleh dari buku maupun jurnal.

Adapun variabel yang digunakan peneliti sebagai indikator dalam

penelitian ini yaitu :

1. Pemeliharaan arsip dinamis inaktif.

2. Penyusutan arsip dinamis inaktif.

3. Upaya mengatasi hambatan pemeliharaan arsip.

4. Upaya mengatasi hambatan penyusutan arsip.

D. Teknik Pengumpulan Data

Berdasarkan uraian jenis dan pendekatan penelitian diatas,

peneliti menggunakan teknik pengumpulan sumber data pada penelitian

ini diantaranya yaitu :

1. Data Primer

44

Data primer merupakan data yang langsung diperoleh dari

sumber pertama di lokasi penelitian.59Dalam penelitian ini data

diperoleh secara langsung dari hasil observasi lokasi penelitian dan

hasil wawancara dengan staff arsip di Unit Pusat Arsip Kementerian

Energi dan Sumber Daya Mineral. Sumber data primer ini dapat

diperoleh dari :

a. Observasi

Observasi adalah teknik pengumpulan data yang dilakukan

dengan cara mengadakan penelitian secara teliti, dan pencatatan

secara sistematis. Data hasil observasi berupa deskripsi faktual,

cermat dan terinci , mengenai keadaan di lapangan, kegiatan

manusia dan situasi sosial, serta konteks dimana kegiatan itu

terjadi.60 Objek pada observasi ini adalah Unit Pusat Arsip

Kementerian Energi dan Sumber Mineral, teknik observasi ini

dilakukan dengan cara melihat dan mengamati langsung kegiatan

pemeliharaan dan penyusutan arsip dinamis inaktif,

mengumpulkan fakta-fakta, serta pernyataan yang merupakan

hasil dari kenyataan untuk dibahas dalam penelitian. Observasi

ini dilakukan untuk mengetahui kegiatan pemeliharaan dan

penyusutan arsip dinamis inaktif di Unit Pusat Arsip Kementerian

Energi dan Sumber Daya Mineral.

59Burhan Bungin, Metode Penelitian Kuantitatif: Komunikasi, Ekonomi, dan Kebijakan PublikSerta Ilmu-Ilmu Sosial Lainnya (Jakarta: Kencana, 2009), 122.60Nasution, S, Metode Penelitian Naturalistik Kualitatif (Bandung: Tarsito, 2003), 59.

45

b. Wawancara

Wawancara merupakan teknik pengumpulan data yang digunakan

oleh peneliti untuk mendapatkan keterangan lisan melalui proses

tanya jawab dan berhadapan muka dengan orang yang dapat

memberikan keterangan kepada peneliti.61 Wawancara ini

dilakukan untuk memperdalam pembahasan mengenai

pemeliharaan dan penyusutan arsip dinamis inaktif serta untuk

mengetahui kendala-kendala apa saja yang dihadapi dan

bagaimana cara mengatasi kendala tersebut.

2. Data Sekunder

Data sekunder merupakan data yang diambil secara tidak

langsung dari sumbernya. Data sekunder biasanya diambil dari

dokumen-dokumen seperti : laporan, karya tulis orang lain, koran,

majalah, dan lain-lain.62 Adapun sumber data sekunder pada

penelitian ini antara lain :

a. Kajian Kepustakaan

Kajian kepustakaan merupakan penelitian yang datanya diambil

terutama atau seluruhnya dari kepustakaan (buku, dokumen,

artikel, jurnal, laporan, koran, dan lain-lain).63Peneliti melakukan

pencarian data menggunakan bahan-bahan pustaka yang terkait

61Lexy J. Moleong, Metode Penelitian Kualitatif, Ed, Rev (Bandung: Remaja Rosdakarya,2007), 64.62Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian : Pengantar Teori dan Panduan Praktis PenelitianSosial Bagi Mahasiswa dan Peneliti Pemula, 87.63Irawan, 65.

46

dengan permasalahan penelitian baik berupa fisik maupun

elektronik.

b. Dokumentasi

Dokumentasi merupakan sumber informasi yang berisi tentang

informasi. Peneliti akan mencari dokumen yang berkaitan dengan

permasalahan penelitian, seperti : buku atau catatan harian,

otobiografi, kliping, surat-surat pribadi, dll.

E. Teknik Pengolahan dan Analisis Data

Teknik analisis data kualitatif yaitu sebuah kegiatan untuk

mengatur mengurutkan, mengelompokkan, memberi kode/tanda, dan

mengategorikannya sehingga diperoleh suatu temuan berdasarkan fokus

masalah yang ingin dijawab.64 Adapun teknik analisis data yang

digunakan yaitu:65

1. Reduksi Data

Reduksi data merupakan kegiatan merangkum, memilih hal-hal

pokok, memfokuskan pada hal-hal penting serta mencari tema dan

polanya. Reduksi data ini akan memperoleh gambaran yang jelas

mengenai topik yang sedang diteliti.

2. Penyajian Data

64Imam Gumawan, Metode Penelitian Kualitatif : Teori dan Praktik (Jakarta: Bumi Aksara,2013), 209.65Gumawan, 211.

47

Penyajian data merupakan sekumpulan informasi tersusun,

digunakan untuk lebih meningkatkan pemahaman dan analisis sajian

data. Peneliti akan menyajikan data dalam bentuk teks yang bersifat

naratif.

3. Penarikan Kesimpulan

Penarikan kesimpulan merupakan hasil penelitian yang menjawab

fokus penelitian berdasarkan analisis data dan disajikan dalam

bentuk deskriptif objek penelitian dengan berpedoman pada kajian

penelitian.

F. Tempat dan Jadwal Penelitian

1. Tempat penelitian

Penelitian ini dilaksanakan di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi

dan Sumber Daya Mineral yang berlokasi di Jalan Milena II No. 6

Pondok Ranji, Ciputat Timur, Tangerang Selatan, Banten 15412.

2. Jadwal Penelitian

Adapun jadwal penelitian ini sebagai berikut :

Tabel 2Jadwal Penelitian

No KegiatanTahun 2018

Apr Mei Jun Jul Agus Sept Okt Nov

1 Pengajuan

48

Proposal

2 Konsultasi

pada

pembimbing

3 Membuat

daftar

pertanyaan

4 Penelitian

lapangan

5 Analisis

data dan

kesimpulan

6 Pengesahan

skripsi

7 Pengajuan

sidang

skripsi

49

BAB IV

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

A. Profil Objek Penelitian

1. Sejarah Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber DayaMineral

Gedung Pusat Arsip diresmikan oleh Menteri ESDM, yaitu

Bapak Purnomo Yusgiantoro pada tanggal 19 Oktober 2009.

Gedung Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral ini

dibangun di atas tanah seluas dua hektar yang diperoleh dari hibah

PT. Pertamina berdasarkan Surat Persetujuan Menteri Keuangan

Nomor S-105/MK.16/1996 tanggal 27 Februari 1996 bertempat di

Jl. Yaktapena Raya, Komplek Pertamina, Pondok Ranji, Ciputat

Timur, Tangerang Selatan. Tanah tersebut telah memiliki sertifikat

atas nama Departemen Pertambangan dan Energi dengan sertifikat

Hak Pakai Nomor 014 Tahun 1998.

Pada awalnya PT. Pertamina menawarkan hibah tanah untuk

pembangunan gedung Pusat Arsip di empat lokasi, yaitu Plumpang,

Kemayoran, Pancoran, Pondok Ranji. Setelah ditinjau ulang ke

lokasi di Plumpang adalah daerah rawan banjir sedangkan lokasi di

Pancoran dan Kemayoran surat kepemilikan tanahnya masih

tumpang tindih. Oleh karena itu, akhirnya diputuskan untuk memilih

lokasi di daerah Pondok Ranji yang dinilai aman dari banjir dan

surat kepemilikan sah tidak ditemukan masalah.

50

Pada tahun 2001, di lokasi tanah tersebut dilakukan

pengurukan, mengingat lahan yang dimaksud pada saat itu masih

berupa rawa yang tidak produktif.Kemudian, pada tahun 2005

dilaksanakan perencanaan desain gedung Pusat Arsip berikut sarana

dan prasarana penunjang oleh Konsultan Perencana. Selanjutnya,

pada tahun 2006 dimulai pelaksanaan pembangunan gedung Pusat

Arsip DESDM tahap I. Tahun 2007 dilanjutkan pelaksanaan

pembangunan tahap II yang meliputi pekerjaan penyempurnaan dan

lanjutan pembangunan gedung Pusat Arsip. Sejalan dengan

pelaksanaan tahap II, dimulai pembangunan Gedung Serbaguna

berikut sarana bangunan penunjang/mess yang terdiri dari 3 (tiga)

lantai yang mempunyai kapasitas 50 kamar tidur.66

2. Visi, Misi, dan Tujuan Unit Pusat Arsip Kementerian Energi danSumber Daya Mineral

Adapun visi, misi, dan tujuan Unit Pusat Arsip Kementerian

Energi dan Sumber Daya Mineral yaitu :67

a. Visi

Menjadikan arsip menjadi sumber informasi dan jembatan

investasi dalam pengelolaan energi dan sumber daya mineral.

b. Misi

1) Memberdayakan arsip di lingkungan Kementerian ESDM

66ASIK ESDM, “Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan - Kementerian Energi dan Sumber DayaMineral (Beranda),” ASIK ESDM, Oktober 2018,http://arsip.esdm.go.id/index.php?page=1&subpage=0&module=1&action=hotnews_details&itemid=23.67ASIK ESDM.

51

2) Memberdayakan arsip sebagai tulang punggung pelaksanaan

kegiatan dan bukti akuntabilitas kinerja Kementerian ESDM

3) Memberdayakan arsip sebagai alat bukti yang sah

4) Menjadikan arsip sebagai memori organisasi

c. Tujuan

Untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban

nasional tentang rencana, pelaksanaan dan penyelenggaraan

kehidupan kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan

pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.

3. Struktur Organisasi Biro Umum Unit Pusat Arsip KementerianEnergi dan Sumber Daya Mineral

Adapun struktur organisasi Unit Pusat Arsip Kementerian

Energi dan Sumber Daya Mineral, sebagai berikut :68

68“Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral RI,” diakses 10 Oktober 2018,https://www.esdm.go.id/id/profil/struktur-organisasi.

52

Gambar 2 Struktur Organisasi

Berdasarkan struktur organisasi di atas, berikut merupakan

uraian mengenai tugas pokok dan fungsi dari masing-masing bagian:

a. Biro Umum

Biro Umum mempunyai tugas melaksanakan pembinaan

dan koordinasi dan pengelolaan ketatausahaan, kearsipan,

perlengkapan, pengadaan barang/jasa, serta kerumahtanggaan.

53

Dalam melaksanakan tugas Biro Umum menyelenggarakan

fungsi :

1) Penyiapan koordinasi dan pembinaan ketatausahaan dan

kearsipan, keprotokolan, perlengkapan, pengadaan

barang/jasa dan kerumahtanggan.

2) Pengelolaan ketatausahaan dan kearsipan.

3) Pelaksanaan urusan keprotokolan.

4) Pengelolaan kearsipan.

5) Pelaksanaan layanan pengadaan barang/jasa di lingkungan

Kementerian.

6) Pengelolaan urusan kerumahtanggan.

7) Pelaksanaan tata usaha biro.

b. Bagian Tata Usaha dan Kearsipan

Bagian Tata Usaha dan Kearsipan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan pembinaan dan pengelolaan urusan

ketatausahaan kearsipan. Bagian Tata Usaha dan Kearsipan

menyelenggarakan fungsi :

1) Penyiapan bahan pembinaan dan pengelolaan urusan tata

usaha kementerian.

2) Pengelolaan urusan tata usaha Kementerian, Menteri,

Sekretaris Jenderal dan Staff Ahli.

3) Penyiapan pembinaan dan pengelolaan kearsipan

Kementerian.

54

4) Pelaksanaan urusan tata usaha biro.

c. Bagian Perlengkapan

Bagian Perlengkapan mempunyai tugas melaksanakan

pengelolaan perlengkapan Sekretariat Jenderal dan penyusunan

standar Prasarana Kementerian. Bagian perlengkapan

menyelenggarakan fungsi :

1) Penyusunan rencana kebutuhan barang milik negara,

penyusunan standar sarana dan prasarana, dan pembinaan

perlengkapan Kementerian.

2) Penatausahaan barang inventaris dan penghapusan barang

milik negara .

3) Pelaksanaan distribusi dan pelaporan barang inventaris.

d. Bagian Rumah Tangga

Bagian Rumah Tangga mempunyai tugas melaksanakan

penyiapan pembinaan urusan kerumahtanggaan Kementerian,

pelaksanaan urusan kerumahtanggaan Menteri dan Sekretariat

Jenderal, serta pembinaan pelaksanaan keprotokolan pemimpin.

Bagian Rumah Tangga menyelenggarakan fungsi :

1) Penyiapan bahan pembinaan rumah tangga Kementerian

serta pelaksanaan kerumahtanggaan Sekretariat Jenderal.

2) Pelaksanaan urusan rumah tangga Menteri.

3) Pelaksanaan urusan pemeliharaan sarana dan prasarana

gedung Kementerian dan Sekretariat Jenderal.

55

4. Pedoman Kearsipan Kementerian Energi dan Sumber DayaMineral

Unit Kearsipan Biro Umum juga telah memiliki pedoman

terkait pengelolaan arsip dinamis inaktif di lingkungan Kementerian

Energi dan Sumber Daya Mineral yaitu menggunakan Peraturan

Menteri ESDM Nomor 052 Tahun 2006 tentang Tata Persuratan

Dinas dan Kearsipan Kementerian Energi dan Sumber Daya

Mineral.

B. Hasil Penelitian

Berdasarkan tujuan penelitian, penulis akan memaparkan hasil

penelitian yang diperoleh melalui wawancara dan observasi. Adapun

hasil yang diperoleh yaitu :

1. Pemeliharaan dan Penyusutan Arsip Dinamis Inaktif di UnitPusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Minerala. Pemeliharaan Arsip

Dalam melakukan pemeliharaan arsip dinamis inaktif,

Unit Pusat Arsip Kementerian ESDM memiliki usaha-usaha agar

arsip-arsip yang tersimpan disana itu tetap terjaga seutuhnya

baik dari segi fisik maupun informasinya seperti melakukan

fumigasi dan sebagainya, hal ini sesuai dengan hasil wawancara

berikut ini:

“Kalau disini itu baru melakukan fumigasi 1 tahun sekali,menjaga suhu udara dengan mengunakan AC dengan tingkatsuhu udara 22°C-25°C, mengganti dus yang sudah tidak layak,kemudian juga ada jumat bersih untuk membersihkan rak-rakdllnya, meletakkan kamper di setiap dus untuk menghidari

56

serangga perusak arsip, disini juga ada alih media arsip dengancara discan.”69

Hal yang senada pun diungkapkan oleh informan lain,

sebagaimana hasil wawancara berikut ini:

“Kalau disini itu dilakukan dengan cara penggantian dus-dusyang sudah rusak, menjaga kelembapan suhu udara, melakukanfumigasi 1 tahun sekali, kemudian juga ada jum’at bersih yangdilakukan setiap 1 bulan 2 kali.”70

Berdasarkan hasil wawancara tersebut, usaha-usaha

untuk menjaga arsip dinamis inaktif agar tetap terjaga seutuhnya

baik dari segi fisik maupun informasinya, usaha-usaha yang

dilakukan oleh Unit Pusat Arsip Kementerian ESDM yaitu :

melakukan fumigasi secara rutin 1 tahun sekali, menggunakan

AC untuk menjaga tingkat suhu udara, melakukan penggantian

dus yang sudah tidak layak, terdapat kegiatan Jum’at bersih yang

dilakukan setiap 1 bulan 2 kali untuk membersihkan rak-rak dan

sebagainya, meletakkan kamper di setiap dus untuk menghindari

serangga perusak arsip, dan juga terdapat alih media arsip

dengan cara discan.

Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan oleh penulis,

pihak Unit Pusat Arsip Kementerian ESDM telah melakukan

usaha-usaha memelihara arsip seperti melakukan fumigasi

secara rutin 1 tahun sekali..

69Eny Nurwiyanty, Wawancara Pemeliharaan dan Penyusutan Arsip, 2018.70Eka Runie, Wawancara Pemeliharaan dan Penyusutan Arsip, 2018.

57

Dalam melakukan kegiatan pemeliharaan arsip terdapat

faktor-faktor yang dapat merusak arsip seperti faktor fisika,

faktor biota, faktor bencana dan juga faktor manusia. Faktor

yang dapat merusak arsip yang terdapat di Unit Pusat Arsip

Kementerian ESDM rata-rata terdapat dari faktor biota seperti:

rayap, jamur, kecoa, dll. Sebagaimana hasil wawancara berikut:

“Kalau disini si rata-rata dari faktor biologis ya seperti tikus,rayap, serangga, dan juga jamur.”71


seperti halnya hasil wawancara berikut:

“Kalau itu si disini rata-rata kebanyakan dari faktor biologisseperti tikur, rayap, jamur, kecoa, serangga dll.”72

Berdasarkan hasil wawancara tersebut faktor-faktor yang

dapat merusak arsip di Unit Pusat Arsip Kementerian ESDM

dapat berupa faktor biologis yaitu seperti : tikus, rayap, jamur,

kecoa, dll.

Dalam melakukan usaha-usaha pemeliharaan arsip pihak

Unit Pusat Arsip Kementerian ESDM tidak memiliki kriteria-

kriteria khusus arsip dinamis inaktif terkait pemeliharaan arsip,


“Kalau untuk jenis si semua arsip dinamis masuk ke dalampemeliharaan namun kalau untuk kriteria secara spesifiknya si

71Nurwiyanty, Wawancara Pemeliharaan dan Penyusutan Arsip. 201872Runie, Wawancara Pemeliharaan dan Penyusutan Arsip. 2018

58

tidak ada ya, tapi disini itu kegiatan pemeliharaannya masihdilakukan dengan cara manual jadi arsip-arsip yang mengalamikerusakan masih ditangani dengan cara sederhana seperti adaarsip yang basah ditanggulanginya dengan cara dibukaarsipnya kemudian di angin-anginkan sampai kering, kemudianjika ada arsip yang distreples itu harus diganti dengan klip.”73

Hal yang sama pun diungkapkan oleh informan lain,

sebagaimana hasil wawancara berikut:

“Untuk itu semua jenis arsip dinamis inaktif termasukkedalamnya namun kalau kriteria secara khusus si belum adaya, tapi jika kerusakannya tidak parah akan kami perbaikikarena disini perawatan arsipnya masih dilakukan manual dansederhana.”74

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam melakukan

usaha-usaha pemeliharaan arsip pihak Unit Pusat Arsip

Kementerian ESDM tidak memiliki kriteria khusus didalamnya

tetapi proses kegiatan pemeliharaan tersebut masih dilakukan

secara manual dan sederhana seperti : arsip yang basah

ditanggulanginya dengan cara dibuka arsipnya kemudian

diangin-anginkan sampai kering, jika ada arsip yang distreples

itu harus diganti dengan klip.

Dalam melakukan pemeliharaan arsip adapun hal-hal

yang dilarang kepada siapa saja yang memasuki ruangan

penyimpanan arsip seperti merokok, dll. Sebagaimana hasil

wawancara berikut:

73 Nurwiyanty, Wawancara Pemeliharaan dan Penyusutan Arsip. 2018.74Runie, Wawancara Pemeliharaan dan Penyusutan Arsip. 2018.

59

“Seperti merokok, membawa makanan dan minuman.”75



“Kalau itu si seperti membawa makanan dan minumankemudian merokok.”76

Berdasarkan hasil wawancara tersebut terdapat hal-hal

yang dilarang untuk memasuki ruangan penyimpanan arsip

terhadap siapa saja seperti membawa makanan dan minuman

serta merokok.

Dalam melakukan proses pemeliharaan arsip adapun

peralatan/perlengkapan yang dibutuhkan oleh Unit Pusat Arsip

Kementerian ESDM seperti : vacum cleaner, menggunakan AC

dll. Seperti halnya hasil wawancara berikut :

“Vacum cleaner, kanebo, kamper, ac untuk menjaga suhuruangan.”77



“Disini itu ada ac untuk menjaga suhu ruangan, vacum cleaner,kanebo, kemoceng, kamper.”78

Berdasarkan hasil wawancara tersebut pihak Unit Pusat

Arsip Kementerian ESDM membutuhkan

75Nurwiyanty, Wawancara Pemeliharaan dan Penyusutan Arsip. 2018.76Runie, Wawancara Pemeliharaan dan Penyusutan Arsip. 2018.77Nurwiyanty, Wawancara Pemeliharaan dan Penyusutan Arsip. 2018.78Runie, Wawancara Pemeliharaan dan Penyusutan Arsip. 2018.

60

peralatan/perlengkapan dalam melakukan proses pemeliharaan

arsip yaitu kemoceng, kamper, vacum cleaner, dan juga AC

untuk menjaga tingkat suhu udara.

b. Penyusutan Arsip Dinamis Inaktif di Unit Pusat ArsipKementerian Energi dan Sumber Daya Mineral1) Pemindahan Arsip

Dalam kegiatan pemindahan arsip dinamis inaktif yang

pertama dilakukan adalah pemilahan arsip. Pemilahan arsip

merupakan salah satu proses yang dilakukan dalam pemindahan

arsip dinamis inaktif Unit Pusat Arsip Kementerian ESDM,

adapun proses pemilahan arsip yang dilakukan sebagaimana

hasil wawancara berikut:

“Yang pertama itu pasti dibuat timnya ya, kemudian dilakukanproses pemilahannya dipilah-pilah dengan pedomanmenggunakan JRA apakah dokumen ini masuk kedalam arsipdan bernilai guna atau bukan jika iya maka akan dikumpulkanbaik berdasarkan tahunnya dan juga berdasarkan masalah, jikabukan termasuk kedalam arsip yang bernilai guna maka akandiusul musnahkan.”79



“Pertama si dibuatkan tim untuk melakukan pemilahan arsip,didalam proses pemilahan itu pasti arsip yang didapat ada duayaitu arsip usul musnah dan juga arsip usul simpan. Untuk arsipusul musnah akan masuk ke pemusnahan arsip namun arsipyang masuk usul simpan akan disimpan diruang penyimpananarsip disini.”80

79Nurwiyanty, Wawancara Pemeliharaan dan Penyusutan Arsip. 2018.80Runie, Wawancara Pemeliharaan dan Penyusutan Arsip. 2018.

61

Berdasarkan hasil wawancara tersebut proses kegiatan

pemilahan arsip yang dilakukan Unit Pusat Arsip Kementerian

ESDM yaitu pertama membuat tim pemilahan arsip, kemudian

melakukan proses pemilahan dengan menggunakan pedoman

JRA (jadwal Retensi Arsip) untuk menentukan masa retensi

arsip maka akan didapatkan berupa arsip usul simpan dan juga

arsip usul musnah. Untuk arsip usul simpan akan disimpan di

ruang penyimpanan arsip namun untuk arsip usul musnah maka

akan dilanjutkan ke proses pemusnahan arsip.

Setelah melakukan pemilahan arsip maka akan

dilanjutkan dengan proses kegiatan pemindahan arsip di Unit

Pusat Arsip Kementerian ESDM yang dibuatkan berita acaranya

yang ditandatangani oleh unit pengolah dan juga unit kearsipan,


“Pertama dibuat daftar arsip yang akan dipindahkan kemudiandibuat berita acara pemindahan arsip yang di tanda tanganioleh unit pengolah dan juga unit kearsipannya setelah itu arsiptersebut akan masuk ke ruang penyimpanan arsip.”81



“Pertama si akan dibuat daftar arsip yang akan dipindahkankemudian dibuatkan berita acara pemindahan arsip yang

81Nurwiyanty, Wawancara Pemeliharaan dan Penyusutan Arsip. 2018.

62

ditandatangani oleh unit pengolah dan juga unit kearsipansetelah itu arsip akan masuk ke ruang penyimpanan arsip.”82

Berdasarkan hasil wawancara tersebut proses

pemindahan arsip yang dilakukan oleh Unit Pusat Arsip

Kementerian ESDM yaitu pertama dengan membuat daftar arsip

yang akan dipindahkan setelah itu dibuatkan berita acara terkait

pemindahan arsip yang ditandatangani oleh unit pengolah dan

juga unit kearsipan kemudian arsip tersebut akan masuk ke

ruang penyimpanan arsip.

2) Pemusnahan Arsip

Kegiatan kedua di dalam penyusutan arsip yaitu

pemusnahan arsip, di Unit Pusat Arsip Kementerian ESDM

semua arsip dinamis inaktif akan mengalami proses pemusnahan

arsip sebagaimana hasil wawancara berikut :

“Ya, untuk arsip dinamis inaktif sendiri nantinya akanmengalami proses pemusnahan yang dilihat dari masaretensinya sudah habis atau belum, namun untuk jenis arsipyang mengandung nilai guna informasi terutama informasikebangsaan atau sering disebut juga arsip statis nantinya akandiserahkan ke ANRI.”83



82Runie, Wawancara Pemeliharaan dan Penyusutan Arsip. 2018.83Nurwiyanty, Wawancara Pemeliharaan dan Penyusutan Arsip. 2018.

63

“Ya untuk arsip dinamis inaktif akan mengalami prosespemusnahan namun yang termasuk kedalam arsip statisnantinya akan diserahkan ke ANRI.”84

Berdasarkan hasil wawancara tersebut diketahui bahwa

semua arsip dinamis inaktif di Unit Pusat Arsip Kementerian

ESDM akan mengalami proses pemusnahan arsip kecuali arsip

statis yang selanjutnya akan diserahkan ke ANRI (Arsip

Nasional Republik Indonesia).

Hal tersebut pun sesuai dengan bukti yang penulis

lampirkan di bagian lampiran.

Dalam melakukan proses pemusnahan arsip Unit Pusat

Arsip Kementerian ESDM menggunakan pihak ketiga yaitu

pabrik kertas untuk pelaksanaan pemusnahan arsip, seperti

halnya hasil wawancara berikut:

“Untuk disini pemusnahannya ada 3 yaitu dibakar, dicacah, dandilebur, namun sebelumnya dibuat tim terlebih dahulu untukmenilai arsip tersebut sudah habis masa retensinya atau belumjika iya kita lanjut ke pemusnahan arsipnya yang dimana kitamenggunakan pihak ketiga yaitu pabrik kertas untukdimusnahkan dengan cara dibakar maupun dilebur sedangkanuntuk dicacah kami punya alatnya, tapi sebelum itu akandibuatkan terlebih dahulu berita acara pemusnahan arsipnyadan dalam pelaksanaan pemusnahannya pun arsip dikumpulkanterlebih dahulu ketika sudah banyak baru dilakukanpemusnahan jadinya sekaligus.”85



84Runie, Wawancara Pemeliharaan dan Penyusutan Arsip. 2018.85Nurwiyanty, Wawancara Pemeliharaan dan Penyusutan Arsip. 2018.

64

“Pertama si akan dibuat timnya terlebih dahulu untuk menilaiapakah arsip ini sudah habis masa retensinya atau belum jikasudah akan lanjut ke pemusnahan arsip yang disini itu caradimusnahkannya dengan cara di bakar, dicacah, dan dilebur.Untuk dicacah dilakukan sendiri disini namun untuk dibakardan juga dilebur dilakukan oleh pihak ketiga tersebut. Namunpastinya akan dibuat berita acara pemusnahan arsip nya duluya.”86

Berdasarkan hasil wawancara tersebut proses

pemusnahan arsip yang dilakukan oleh Unit Pusat Arsip

Kementerian ESDM yaitu pertama akan membuat tim penilai

arsip, kemudian arsip yang masa retensinya sudah habis akan

masuk ke pelaksanaan pemusnahan arsip, pemusnahan arsip

akan dilakukan dengan cara dibakar, dicacah, dan juga dilebur.

Untuk dicacah akan dilakukan di Unit Pusat Arsip Kementerian

ESDM namun untuk di bakar dan juga dilebur akan dilakukan

oleh pabrik kertas sebagai pihak ketiga dan dalam proses

pelaksanaan pemusnahan arsip tersebut terdapat berita acara

pemusnahan arsip dan pelaksanaannya pun dikumpulkan terlebih

dahulu arsipnya baru dilakukan pemusnahan.

3) Penyerahan Arsip

Kegiatan ketiga di dalam penyusutan arsip yaitu

penyerahan arsip, pihak Unit Pusat Arsip Kementerian ESDM

pun telah melakukan penyerahan arsip ke ANRI dengan jenis

86Runie, Wawancara Pemeliharaan dan Penyusutan Arsip. 2018.

65

arsip yang diserahkan yaitu arsip statis, seperti halnya hasil

wawancara berikut:

“Ya telah dilakukan, untuk jenis nya yaitu arsip yang memilikinilai guna permanen/statis.”87



“Ya sudah dilakukan penyerahan, untuk arsipnya yaitu arsipstatis tapi disini kami baru melakukan penyerahan sebanyak 2kali untuk penyerahan arsip yang satunya tidak ada beritaacaranya karena waktu itu bersifat urgent, oleh karena itumasih banyak kendalanya diantaranya ego dari unit-unitpengolah masih banyak yang belum diserahkan ke kami jaditidak rutin melakukan penyerahan arsipnya tapi insya allahtahun depan nanti akan dilaksanakan secara rutin.”88

Berdasarkan hasil wawancara tersebut Unit Pusat Arsip

Kementerian ESDM telah melakukan penyerahan arsip ke ANRI

dan arsip yang diserahkan yaitu arsip statis tetapi itu pun masih

belum rutin dilaksanakan.

Hal tersebut pun sesuai bukti yang penulis lampirkan di

lampiran.

Dalam melakukan proses penyerahan arsip ke ANRI

pihak Unit Pusat Arsip Kementerian ESDM akan membuat tim

yang anggotanya terdiri dari ANRI dan juga dari arsiparis Unit

Pusat Arsip Kementerian ESDM, sebagaimana hasil wawancara

berikut:


66

“Sama seperti hal sebelumnya dibuat tim kecil terlebih dahulu,tim tersebut memberikan rekomendasi ke pimpinan bahwa arsiptersebut layak untuk di serahkan ke ANRI namanya tim verifikasiarsip permanen anggotanya dari ANRI dan dari kita setelah itukita duduk bareng untuk melihat daftar arsip tersebut apakaharsip itu memiliki nilai guna permanen/statis dan juga layakuntuk diserahkan ke ANRI jika iya maka lanjut ke penyerahanarsip itu, didalam penyerahan arsip tersebut dibuat juga beritaacara penyerahan arsip.”89



“Pertama si akan dibuat timnya dahulu yaitu tim verifikasi arsippermanen yang anggotanya dari ANRI dan juga dari kita, tim iniakan memberikan rekomendasi ke pimpinan bahwa arsip initermasuk arsip statis dan layak untuk diserahkan ke ANRIkemudian akan dilanjutkan ke penyerahan arsip tersebut keANRI dan juga dalam penyerahan arsip ini akan dibuatkanberita acaranya.”90

Berdasarkan hasil wawancara tersebut proses penyerahan

arsip dari Unit Pusat Arsip Kementerian ESDM ke ANRI yaitu

pertama membuatn tim verifikasi arsip yang anggotanya terdiri

dari ANRI dan juga pihak Unit Pusat Arsip Kementerian ESDM,

kemudian tim ini akan memberikan rekomendasi ke pimpinan

bahwa arsip tersebut termasuk ke dalam arsip statis dan layak

untuk diserahkan ke ANRI, setelah itu arsip tersebut akan

diserahkan ke ANRI serta akan dibuatkan berita acara

penyerahan arsip.


67

2. Upaya Unit Pusat Arsip dalam Mengatasi HambatanPemeliharaan dan Penyusutan Arsip

Dalam melakukan pemeliharaan dan penyusutan arsip

dinamis inaktif pihak Unit Pusat Arsip Kementerian ESDM

memiliki kendala diantaranya yaitu: kurangnya tenaga SDM,

kurangnya sarana dan prasarana. Penulis memperoleh hasil

wawancara mengenai kendala pemeliharaan dan penyusutan

arsip sebagai berikut:

1) Kurangnya Tenaga SDM

Kendala pertama penyusutan arsip yaitu kekurangan

tenaga SDM, seperti halnya hasil wawancara berikut:

“Disini itu sebenarnya staff kearsipan yang dibutuhkan yaitu40 puluh orang tetapi yang ada sekarang hanya 17 staffkearsipan jadi kami kekurangan tenaga SDM.”91



“Kalau dihitung dari jumlah staff kami kekurangan ya disinibaru ada 17 staff kearsipan namun yang dibutuhkan itusekitar 40 orang, jadi dalam pelaksanaannya pun kamimasih keteteran.”92

Berdasarkan hasil wawancara tersebut Unit Pusat

Arsip Kementerian ESDM dalam melakukan penyusutan

arsip memiliki kendala kekurangan tenaga SDM, seharusnya

staff kearsipan yang ada itu 40 puluh orang namun sekarang

baru ada 17 belas staff kearsipan.


68

Dalam hal ini penulis pun juga melakukan

wawancara bagaimana upaya mengatasi hambatan tersebut.

Adapun hasil wawancara nya sebagai berikut:

“Upaya yang kami lakukan ya? Kami disini hanyamelakukannya dengan cara melakukan pengusulanperekrutan tenaga-tenaga professional kearsipan sehinggakebutuhan akan SDM disini itu terpenuhi.”93

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dapat

diperoleh bahwa upaya yang dilakukan untuk mengatasi

hambatan tersebut yaitu dengan melakukan pengusulan

perekrutan tenaga-tenaga professional kearsipan.

2) Kurangnya Sarana dan Prasarana

Kendala kedua pemeliharaan dan penyusutan arsip

yaitu kurangnya sarana dan prasarana, sebagaimana hasil

wawancara berikut:

“Disini didalam melakukan proses pemeliharaan arsipseharusnya menggunakan peralatan dan perlengkapan yanglengkap seperti melakukan metode enkapsulasi itumembutuhkan banyak alat dan juga bahan, alat scan yangcanggih, dan juga yang lainnya seperti halnya yangdilakukan oleh ANRI dalam melakukan proses pemeliharaanarsip jadi disini dalam pemeliharaan arsipnya pun masihdilakukan dengan sederhana.”94



93Nurwiyanty, Wawancara Pemeliharaan dan Penyusutan Arsip. 2018.94 Runie, Wawancara Pemeliharaan dan Penyusutan Arsip. 2018.

69

“Dalam pemusnahan arsip kami hanya punya mesin cacahitu hanya 1, jadi sangat menghambat karena volume arsipyang akan disusutkan pun cukup banyak.”95

Berdasarkan hasil wawancara tersebut pihak Unit

Pusat Arsip Kementerian ESDM memiliki kendala dalam

melakukan pemeliharaan dan penyusutan arsip yaitu

kekurangan sarana dan prasarana yang ada diantaranya

ketika melakukan pemeliharaan arsip Unit Pusat Arsip

Kementerian ESDM masih melakukannya dengan cara yang

sederhana karena peralatan dan perlengkapan yang kurang

serta dalam melakukan penyusutan arsip juga Unit Pusat

Arsip Kementerian ESDM hanya memiliki 1 buah alat mesin

pencacah yang digunakan untuk proses pemusnahan arsip

Dalam hal ini pun penulis melakukan wawancara

upaya yang dilakukan untuk mengatasi hambatan tersebut.

Adapun hasil wawancaranya sebagai berikut:

“kalau seperti itu si upayanya ya kami melakukanpengusulan penambahan anggaran dana untuk membelimesin pencacah arsip serta untuk membeli peralatan danjuga perlengkapan yang dibutuhkan untuk melakukanpemeliharaan arsip”96


diperoleh bahwa upaya yang dilakukan untuk mengatasi

hambatan tersebut yaitu dengan melakukan pengusulan

penambahan anggaran dana untuk membeli mesin pencacah


70

arsip dan juga untuk membeli peralatan serta perlengkapan

yang dibutuhkan untuk pemeliharaan arsip.

3) Kurangnya kesadaran terhadap pentingnya arsip bagi

organisasi.

Kendala ketiga dalam pemeliharaan dan penyusutan

arsip yaitu kurangnya kesadaran terhadap pentingnya arsip

bagi organisasi. Sebagaimana hasil wawancara berikut:

“ya mau gimana ya mas, unit-unit yang ada pun masihbanyak yang belum menyerahkan arsip ke kami jadi ya kamijuga belum bisa melakukan penyerahan arsip secara rutin keANRI.”97

Penulis pun melakukan wawancara kepada informan

lain, sebagaimana hasil wawancara berikut:

“ya gitu deh mas, unit-unit yang lain pun egonya masihtinggi jadi banyak yang belum menyerahkan arsipnya kekami sehingga ya kami juga tidak bisa melakukanpenyerahan arsip secara rutin juga ke ANRI.”98


diperoleh bahwa Unit Pusat Arsip Kementerian ESDM

memiliki kendala karena masih banyak unit-unit yang belum

menyerahkan arsip.

Dalam hal ini penulis pun melakukan wawancara

bagaimana cara mengatasi kendala tersebut, seperti halnya

hasil wawancara berikut:

“upaya yang kami lakukan si tetap menghimbau kepadapara pegawai yang bekerja di unit-unit kementerian ESDM

97 Nurwiyanty, Wawancara Pemeliharaan dan Penyusutan Arsip. 2018.98 Runie, Wawancara Pemeliharaan dan Penyusutan Arsip. 2018.

71

agar dapat menyerahkan arsip nya ke kami dan tidak tahan-tahan dalam waktu yang lama.”99


diperoleh bahwa Unit Pusat Arsip Kementerian ESDM

dalam mengatasi hambatan tersebut yaitu dengan melakukan

himbauan kepada para pegawai yang bekerja di unit-unit

untuk menyerahkan arsipnya dan jangan ditunda-tunda.

C. Pembahasan

1. Pemeliharaan dan Penyusutan Arsip Dinamis Inaktif di UnitPusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Minerala. Pemeliharaan Arsip

Dalam melakukan pemeliharaan arsip dinamis inaktif

dapat mempertimbangkan ruang penyimpanan dan pengaturan

suhu ruangan. Ruang penyimpanan arsip seharusnya jangan

terlalu lembab, harus terang dan menggunakan penerangan alam

(sinar matahari), terdapat ventilasi secukupnya, bebas dari

kemungkinan terjadinya ; banjir, kebakaran, serangga perusak

arsip. Untuk menghindarkan arsip dari gangguan serangga, bisa

dilakukan fumigasi. Sedangkan untuk pengaturan suhu ruangan,

suhu udara berkisar antara 65°F sampai 75°F, dan kelembapan

udara sekitar 50° dan 65°, jika kelembapan melebihi 65° akan

mengakibatkan kelapukan pada arsip.100

99 Nurwiyanty, Wawancara Pemeliharaan dan Penyusutan Arsip. 2018100Barthos, Manajemen Kearsipan : untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi , 56.

72

Adapun usaha-usaha yang dilakukan oleh Unit Pusat

Arsip Kementerian ESDM dalam pemeliharaan arsip sudah

sesuai dengan teori menurut Basir Barthos, usaha yang

dilakukan seperti : melakukan fumigasi secara rutin 1 tahun

sekali, menjaga tingkat suhu udara dengan menggunakan AC

dengan tingkat suhu udara berkisar 22°C-25°C, melakukan

penggantian dus-dus yang sudah tidak layak, terdapat Jum’at

bersih yang dilakukan setiap 1 bulan 2 kali untuk membersihkan

rak-rak dllnya, meletakkan kamper di setiap dus untuk

menghindari serangga perusak arsip, serta melakukan alih media

arsip dengan cara di scan, menggunakan vacum cleaner untuk

membersihkan debu.

Dalam melakukan pemeliharaan arsip penanganan

terhadap arsip yang basah dapat dilakukan dengan cara

dikeringkan dengan menggunakan kipas angin atau dapat

membuka jendela-jendela dan pintu-pintu untuk meng angin-

anginkan arsip yang basah tersebut, arsip yang basah sebaiknya

jangan dikeringkan di bawah sinar matahari secara langsung.101

Usaha-usaha yang dilakukan oleh Unit Pusat Arsip

Kementerian ESDM ketika menangani arsip yang basah sudah

sesuai dengan prosedur, mereka menangani arsip yang basah

101Barthos, 59.

73

dengan cara dibuka arsipnya kemudian di angin-anginkan

sampai arsip tersebut kering.

Di dalam melakukan pemeliharaan arsip terdapat bentuk-

bentuk penjagaan ruangan arsip, bentuk-bentuk penjagaan

ruangan arsip tersebut meliputi tujuh kegiatan yaitu :

pemeriksaan ruangan dan sekitarnya, pembersihan ruangan,

penggunaan racun serangga, pelarangan makan dan merokok,

penyimpanan arsip di rak, pembersihan arsip dan penyimpanan

arsip yang tidak dipakai.102

Usaha-usaha Unit Pusat Arsip Kementerian ESDM

dalam bentuk penjagaan ruangan arsip sudah sesuai dengan

prosedur, usaha-usaha yang dilakukan yaitu : melarang siapapun

ketika memasuki ruangan penyimpanan arsip membawa

makanan, minuman, dan merokok, melakukan pembersihan

ruangan arsip dengan menggunakan vacum cleaner, meletakkan

kamper untuk menghindari serangga perusak arsip, melakukan

penyimpanan arsip di rak.

a. Penyusutan Arsip

1) Pemindahan Arsip

Untuk melakukan proses kegiatan penyusutan maka

diperlukan sebuah pedoman yang digunakan untuk mengetahui

bahwa arsip mana saja yang sudah tidak berguna dan layak

102Barthos, 58.

74

untuk dimusnahkan. Dalam Undang-Undang No. 43 Tahun 2009

tentang Kearsipan disebutkan bahwa jadwal retensi arsip adalah

daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu

penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi

rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan,

dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai

pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.103

Berdasarkan hasil wawancara, Unit Pusat Arsip

Kementerian ESDM di dalam melakukan penilaian arsip sudah

menggunakan JRA (Jadwal Retensi Arsip) untuk menentukan

masa simpan arsip, kemudian di dalam melakukan pemilahan

arsip yang telah dipilah akan dikumpulkan berdasarkan tahun

dan masalahnya.

Kemudian dalam melakukan pemindahan arsip terdapat

prosedur yang dilakukan dari unit pengolah ke pusat

penyimpanan arsip, prosedurnya yaitu :104

a. Melakukan penyiangan (weeding) terhadap arsip yang telah

sampai pada jangka waktu penyimpanannya dan terhadap

arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi bagi unit pengolah.

Setelah weeding dilakukan maka akan dihasilkan arsip yang

dapat dipindahkan ke pusat penyimpanannya dan arsip yang

103ANRI, Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.104Barthos, Manajemen Kearsipan : untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi,123.

75

dapat dimusnahkan oleh satuan kerja itu sendiri. Maka arsip-

arsip yang akan disimpan pada pusat penyimpanan arsip

hanya arsip-arsip yang terpilih saja.

b. Hal-hal yang perlu dipersiapkan dalam melaksanakan

pemindahan arsip yaitu:

1) Mempersiapkan peralatan seperti : folder, boks, dan lain-

lain.

2) Membuat daftar arsip-arsip yang akan dipindahkan yang

berisi tentang : nama unit pengolah yang memindahkan,

pokok masalah, masalah, jangka waktu penyimpanan

berkas, tahun berkas yang bersangkutan, jenis fisik arsip

(photo, peta, dan lain-lain), dan jumlah berkas.

3) Mempersiapkan berita acara pemindahan arsip.

Pemindahan arsip dari unit pengolah ke pusat

penyimpanan arsip dilaksanakan per berkas, dan

pemindahannya pun dengan jangka waktu tertentu.

Prosedur pemindahan arsip dinamis inaktif yang

dilakukan dari unit pengolah ke unit kearsipan Unit Pusat Arsip

Kementerian ESDM sudah sesuai dengan prosedur pemindahan

arsip. Sebelum dilakukan pemindahan terlebih dahulu dilakukan

pemilahan arsip dengan menggunakan JRA (Jadwal Retensi

Arsip) sebagai pedoman untuk menentukan masa simpan arsip,

kemudian membuat daftar arsip yang akan dipindahkan, setelah

76

itu akan dibuatkan berita acara yang ditandatangani oleh unit

pengolah dan unit kearsipan.

2) Pemusnahan Arsip

Tahapan kedua dalam penyusutan arsip yaitu pemusnahan

arsip, pemusnahan arsip dilakukan badan korporasi pemilik arsip

tersebut ataupun pihak lain, pemusnahan arsip dapat dilakukan

dengan berbagai cara, diantaranya yaitu ; pencacahan,

pembakaran, pemusnahan kimiawi, dan pembuburan.105 Adapun

prosedur yang dilakukan dalam pemusnahan arsip yaitu :106

1) Pemeriksaan

Pemeriksaan dilakukan untuk mengetahui apakah arsip-arsip

tersebut benar-benar habis masa retensinya.

2) Pembentukan Panitia Pemusnahan Arsip

Pembentukan panitia pemusnahan dilakukan bila arsip yang

akan dimusnakahkan memiliki retensi 10 tahun/lebih. Tetapi

jika arsip yang akan dimusnahkan memiliki retensi

dibawah/kurang dari 10 tahun maka tidak perlu dibuat

kepanitiaan, cukup dilaksanakan oleh unit yang secara

fungsional bertugas mengelola arsip.

3) Pendaftaran

105Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, 320.106Nurhasanah, “Studi Pemusnahan Arsip pada Badan Kesatuan Bangsa dan Politik ProvinsiKalimantan Timur,” 4.

77

Arsip yang telah diperiksa sebagai arsip yang disusulkan

musnah, harus dibuat daftar pemusnahan sehingga dari daftar

ini diketahui secara jelas informasi mengenai arsip yang akan

dimusnahkan. Didalam melakukan pendaftaran pemusnahan

arsip sebelumnya harus diketahui/disetujui oleh pejabat

lembaga/badan terkait yang berwenang.

4) Penilaian, Persetujuan, dan Pengesahan

Penilaian dan persetujuan telah disepakati maka arsip yang

dimusnahkan mendapat pengesahan yang selanjutnya dibuat

berita acara pemusnahan arsip.

5) Berita Acara Pemusnahan

Merupakan salah satu kegiatan yang sangat penting untuk

dilaksanakan apabila melakukan pemusnahan arsip, dokumen

berita acara pemusnahan arsip sangat berguna disamping dari

daftar isian arsip yang dimusnahkan, karena berita acara

pemusnahan ini dapat menjadi dasar hukum bahwa dalam

pelaksanaannya pemusnahannya dilakukan secara sah dan

dapat dipertanggungjawabkan permasalahannya dimasa yang

akan datang apabila ada hal-hal yang berkenan dengan arsip

tersebut. Berita acara pemusnahan sekurang-kurangnya dibuat

dalam 3 (tiga) rangkap dengan ketentuan lembar pertama untuk

pimpinan lembaga/badan, lembar kedua untuk unit pengolahan

dan lembar ketiga untuk unit kearsipan yang masing-masing

78

unit disimpan sebagai bukti pertanggungjawaban pemusnahan

arsip.

6) Pelaksanaan pemusnahan arsip

Pelaksanaan pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan 3 cara

yaitu : dihancurkan dengan menggunakan mesin penghancur

kertas, dibakar, dicacah dengan cara kimiawi.

Berdasarkan hasil wawancara dalam melakukan

pemusnahan arsip Unit Pusat Arsip Kementerian ESDM

melakukannya dengan cara dibakar, dilebur, dan juga dicacah.

Untuk yang dibakar dan juga dilebur itu dilakukan oleh pihak

ketiga sedangkan yang dicacah itu dilakukan oleh Unit Pusat

Arsip Kementerian ESDM sendiri. Dalam proses pemusnahan

arsip Unit Pusat Arsip Kementerian ESDM sudah melakukannya

sesuai dengan prosedur yang berlaku, yaitu : membuat tim

pemusnahan arsip, melakukan penilaian arsip apakah arsip

tersebut sudah habis masa retensinya, pembuatan berita acara

pemusnahan arsip, pelaksanaan pemusnahan arsip dengan cara

dilebur dan juga dibakar yang dilakukan oleh pihak ketiga dan

dicacah yang dilakukan oleh Unit Pusat Arsip Kementerian

ESDM sendiri.

3) Penyerahan Arsip

Penyerahan arsip merupakan tahapan ketiga dari kegiatan

utama penyusutan arsip. Penyerahan arsip merupakan tindakan

79

eksternal yang dilakukan oleh perusahaan/unit pusat arsip kepada

Arsip Nasional.Dokumen yang wajib diserahkan ke Arsip

Nasional yaitu dokumen yang memiliki nilai hostoris yang

penggunaannya berkaitan dengan kegiatan pemerintah, kegiatan

pembangunan nasional, dan kehidupan kebangsaan. Arsip yang

memiliki nilai kegunaan sebagai bahan pertanggungjawaban

Nasional, tetapi sudah tidak diperlukan untuk menyelenggarakan

kegiatan administrasi sehari-hari, setelah melampaui jangka

waktu penyimpanannya yaitu ditetapkan sebagai berikut :107

a. Bagi arsip yang disimpan oleh lembaga-lembaga Negara atau

badan-badan pemerintah di tingkat pusat harus diserahkan

kepada Arsip Nasional Pusat.

b. Bagi arsip yang disimpan oleh badan-badan pemerintah di

tingkat daerah, harus diserahkan kepada Arsip Nasional

Daerah.

Adapun prosedur penyerahan arsip dapat dilakukan dengan

langkah-langkah sebagai berikut :108

a. Melalui pimpinan instansi disampaikan usulan penyerahan

arsip dengan melampirkan daftar arsip yang akan diserahkan.

107Agus Sugiarto dan teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern Dari Konvensional keBasis Komputer (Yogyakarta: Gava Media, 2005), 95.108Martono, Sistem Kearsipan Praktis, 62.

80

b. Jika telah mendapat persetujuan Arsip Nasional, penyerahan

dapat dilakukan dengan membuat berita acara penyerahan

arsip.

c. Arsip yang diserahkan dalam keadaan teratur disertai dengan

sarana pengendaliannya.

Berdasarkan hasil wawancara Unit Pusat Arsip

Kementerian ESDM telah melakukan penyerahan arsip ke ANRI

(Arsip Nasional Republik Indonesia). Dalam melakukan

penyerahan arsip tersebut Unit Pusat Arsip Kementerian ESDM

telah melakukannya sesuai dengan prosedur yang berlaku yaitu :

pertama membuat tim verifikasi arsip yang anggotanya terdiri

dari ANRI dan juga dari Unit Pusat Arsip Kementerian ESDM,

tim tersebut akan memberikan rekomendasi ke pimpinan bahwa

arsip tersebut bahwa arsip itu layak untuk diserahkan ke ANRI,

membuat berita acara penyerahan arsip yang ditandatangani oleh

Kepala ANRI dan juga Pimpinan Kementerian ESDM,

pelaksanaan penyerahan arsip ke ANRI. Namun dalam

pelaksanaan penyerahan arsip ke ANRI berdasarkan wawancara

yang diperoleh pihak Unit Pusat Arsip Kementerian ESDM baru

melakukannya sebanyak 2 kali sehingga kegiatan ini belum rutin

dilaksanakan.

81

2. Upaya Unit Pusat Arsip Kementerian ESDM dalam MengatasiHambatan Pemeliharaan dan Penyusutan Arsip

Dalam melakukan pemeliharaan dan penyusutan arsip di Unit

Pusat Arsip Kementerian ESDM terdapat hambatan yang dihadapi

dan upaya yang dilakukan oleh Unit Pusat Arsip Kementerian ESDM

untuk mengatasi kendala tersebut diantaranya yaitu:

a. Kurangnya Tenaga SDM

Dalam kegiatan pemeliharaan dan penyusutan arsip di

Unit Pusat Arsip Kementerian ESDM masih terdapat beberapa

hambatan yang ditemui diantaranya yaitu kurangnya tenaga SDM

sehingga staff kearsipan disana pun merasa kewalahan dalam

melakukan pemeliharaan dan juga penyusutan arsip.

Dalam melakukan pengelolaan arsip dinamis inaktif,

terkadang terdapat kendala yang dihadapi oleh

organisasi/lembaga. Kendala dalam pengelolaan arsip dinamis

inaktif, diantaranya yaitu: kurangnya kesadaran terhadap

pentingnya arsip bagi organisasi, pegawai kearsipan yang kurang

cakap, dan peralatan yang tidak memadai karena kurangnya

dana.109

Adapun upaya yang dilakukan untuk mengatasi hambatan

tersebut yaitu dengan melakukan pengusulan perekrutan tenaga-

109Wursanto, Kearsipan, 29.

82

tenaga professional kearsipan sehingga jumlah yang dibutuhkan

pun dapat terpenuhi.

b. Kurangnya Sarana dan Prasarana

Hambatan kedua yang ditemui yaitu kurangnya sarana

dan prasana yang tersedia, diantaranya seperti Unit Pusat Arsip

Kementerian ESDM hanya memiliki 1 buah alat mesin pencacah

arsip yang digunakan untuk pemusnahan arsip, kemudian dalam

melakukan pemeliharaan arsip dibutuhkan peralatan dan

perlengkapan yang lengkap namun karena belum tersedia

pemeliharaan arsip pun dilakukan masih dengan cara sederhana.


tersebut yaitu dengan melakukan pengusulan penambahan dana

untuk membeli mesin pencacah arsip serta peralatan dan juga

perlengkapan yang dibutuhkan untuk melakukan pemeliharaan

arsip.

c. Kurangnya kesadaran terhadap pentingnya arsip bagi organisasi

Hambatan ketiga yang ditemui yaitu kurangnya kesadaran

terhadap pentingnya arsip bagi organisasi yaitu banyak unit-unit

di dalam lingkungan Kementerian ESDM masih banyak yang

belum menyerahkan arsipnya secara penuh dan juga ditunda-

tunda ke Unit Pusat Arsip Kementerian ESDM sehingga

83

menimbulkan pihak Unit Pusat Arsip Kementerian ESDM belum

bisa melakukan penyerahan arsip secara rutin ke ANRI.


tersebut yaitu dengan menghimbau kepada para pegawai yang

bekerja di tiap-tiap unit agar menahan egonya dan mau

menyerahkan arsipnya ke Unit Pusat Arsip Kementerian ESDM

dengan tepat waktu dan secara penuh.

84

BAB V

PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan mengenai

penelitian yang telah dilakukan yaitu pemeliharaan dan penyusutan

arsip dinamis inaktif di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan

Sumber Daya Mineral dapat disimpulkan beberapa hal sebagai berikut :

1. Dalam pelaksanaan kegiatan pemeliharaan dan penyusutan arsip

dinamis inaktif Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber

Daya Mineral telah melakukan usaha-usaha pemeliharaan arsip

secara rutin dan melakukan penjagaan ruangan arsip. Serta dalam

melakukan penyusutan arsip di Unit Pusat Arsip Kementerian

ESDM terdapat 3 kegiatan yaitu pemindahan, pemusnahan, dan

penyerahan.

2. Upaya yang dilakukan oleh Unit Pusat Arsip Kementerian ESDM

dalam mengatasi hambatan yaitu: mengusulkan perekrutan tenaga-

tenaga professional kearsipan sehingga terpenuhi dengan apa yang

dibutuhkan, mengusulkan penambahan anggaran dana untuk

membeli mesin pencacah arsip dan juga peralatan serta

perlengkapan pemeliharaan arsip, kemudian menghimbau kepada

para pegawai yang bekerja di tiap-tiap unit agar menyerahkan arsip

ke Unit Pusat Arsip Kementerian ESDM dengan tepat waktu dan

secara penuh.

85

B. Saran

Berdasarkan hasil kesimpulan yang telah disebutkan di atas,

penulis hendak mengemukakan beberapa saran yang kiranya dapat

dijadikan pertimbangan bagi Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan

Sumber Daya Mineral. Adapun saran dari penulis sebagai berikut :

1. Pelaksanaan kegiatan pemeliharaan dan penyusutan arsip dinamis

inaktif di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya

Mineral masih terdapat beberapa kendala diantaranya kurangnya

tenaga SDM. Oleh karena itu, sebaiknya Unit Pusat Arsip

Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral melakukan

perekrutan SDM agar sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan. Selain

itu terdapat kekurangan pada sarana dan prasarana yang menunjang

pemeliharaan dan penyusutan arsip sebaiknya melakukan

pengusulan penambahan sarana dan prasarana seperti mesin

pencacah arsip, peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan,

renovasi ketersediaan ruangan.

2. Pengusulan-pengusulan yang telah dilakukan belum sepenuhnya

ditindaklanjuti oleh pihak yang berwenang sebaiknya pimpinan dan

juga pegawai yang ada mampu mengawal pengusulan tersebut agar

usulan yang telah dilakukan dapat tercapai sehingga membantu

kinerja para staff kearsipan di Unit Pusat Arsip Kementerian ESDM.

86

DAFTAR PUSTAKA

Ahmadi, Rulam. Metodololgi Penelitian Kualitatif. Yogyakarta: Ar-RuzzMedia, 2014.

Amalia, Ririn. “Manajemen Kearsipan di Badan Perpustakaan dan KearsipanProvinsi Jawa Timur,” Jurnal Administrasi Perkantoran, V0l 1, No 3(2013): 1–19.

ANRI. Keputusan Kepala ANRI Nomor 07 Tahun 2001 Tentang PedomanPenliaian Arsip Bagi Instansi Pemerintah, Badan Usaha dan Swasta,Pub. L. No. Nomor 07 Tahun 2001 (t.t.).

———. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 TentangKearsipan (2009).

Ardhini, Istu Putri, dan Sri Indrahti. “Hubungan Perawatan dan PelestarianArsip Karesidenan Semarang Tahun 1800-1880 Terhadap KualitasLayanan Fisik di Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Provinsi JawaTengah.” Jurnal Ilmu Perpustakaan, Fakultas Ilmu Budaya, UniversitasDiponegoro Vol. 4, No. 3 (2015): 1–10.

Arizola, Oktarino, dan Elva Rahmah. “Pembuatan Jadwal Retensi Arsip (JRA)di Kantor Wali Nagari Kajai Kabupaten Pasaman Barat.” Jurnal IlmuInformasi Perpustakaan dan Kearsipan Vol, 2. No. 2 (2014): 1–8.

ASIK ESDM. “Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan - Kementerian Energi danSumber Daya Mineral (Beranda).” ASIK ESDM, Oktober 2018.

Bahar, Hijrana, dan Taufiq Mathar. “Upaya Pelestarian Naskah Kuno di BadanPerpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Selatan.” Jurnal IlmuPerpustakaan, Informasi, dan Kearsipan Khizanah Al-Hikmah Vol. 3,No. 1 (2015): 89–100.

Barthos, Basir. Manajemen Kearsipan : untuk Lembaga Negara, Swasta, danPerguruan Tinggi. Ed. 1. Jakarta: Bumi Aksara, 2007.

Bungin, Burhan. Metode Penelitian Kuantitatif: Komunikasi, Ekonomi, danKebijakan Publik Serta Ilmu-Ilmu Sosial Lainnya. Jakarta: Kencana,2009.

Fitri, Iftah Annisa, dan Marlini. “Penyusutan dan Nilai Guna Arsip di UnitKearsipan Dinas Prasaran Jalan, Tata Ruang dan Permukiman ProvinsiSumatera Barat.” Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan KearsipanVol, 2 . No. 1 (2013): 323–30.

Gie, The Liang. Kamus Administrasi Perkantoran. Jakarta: Gramedia, 2001.

Gumawan, Imam. Metode Penelitian Kualitatif : Teori dan Praktik. Jakarta:Bumi Aksara, 2013.

Gusda, Aldona, dan Elva Rahmah. “Pemeliharaan dan Perawatan Arsip Statis diKantor Arsip Kabupaten Pesisir Selatan,” Jurnal Ilmu Perpustakaan danKearsipan, Vol. 2, No. 1 (2013).

Hasugian, Jonner. “Pengantar kearsipan.” Pengantar Kearsipan, 2003.http://library.usu.ac.id/download/fs/perpus-jonner.pdf.

Irawan, Prasetya. Logika dan Prosedur Penelitian : Pengantar Teori danPanduan Praktis Penelitian Sosial Bagi Mahasiswa dan PenelitiPemula. Jakarta: STIA-LAN, 1999.

“Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral RI.” Diakses 10 Oktober 2018.https://www.esdm.go.id/id/profil/struktur-organisasi.

Kennedy, Jay, dan Cherryl Schauder. Records Management : A Guide toCorporates Records Keeping. 2nd ed. Australia: Longman Australia,1998.

Krihanta. Pengelolaan Arsip Vital. Jakarta: Universitas Terbuka, 2013.

Kurnia, Agnes Dwi. “Studi Pengelolaan Arsip Dinamis di Kantor KecamatanSooko Kabupaten Ponorogo,” Jurnal Administrasi Perkantoran, Vol 4,N0. 3 (2016): 1–5.

Ladiawati, Dewi. “Pelestarian Arsip : Menyelamatkan Warisan BudayaBangsa.” jurnal ANRI Vol, 2 (2007): 1–124.

Learn Quran. “Learn Quran Tafsir,” 9 April 2018. https://tafsir.learn-quran.co/id#.

Malabay. “Kajian Analisis dan Perancangan Model Manajemen Arsip dalamRangka Tertib Administrasi Kearsipan (Studi Kasus : Fakultas IlmuKomputer)” Vol. 10, No. 2 (2 September 2014): 72–79.

Mardiyanto, Verry. “Strategi Kegiatan Preservasi Arsip Terdampak BencanaLokasi Kasus di Arsip Nasional Republik Indonesia.” Khazanah JurnalPengembangan Kearsipan Vol. 10, No. 2 (2017): 92–105.

Martono, Budi. Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital dalam ManajemenKearsipan. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1994.

———. Sistem Kearsipan Praktis. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1990.

Meirinawati, dan Indah Prabawati. “Manajemen Kearsipan untuk MewujudkanTata Kelola Administrasi Perkantoran yang Efektif dan Efisien.”Universitas Negeri Surabaya, Jurnal Informasi dan KomunikasiAdministrasi Perkantoran, 2015, 177–87.

NARA (National Archives and Records Administration). “Federal EnterpriseArchitecture Records Management Profile,” Desember 2005, 1–72.

Narbuko, Cholid, dan Abu Achmadi. Metodologi Penelitian. Jakarta: BumiAksara, 2009.

Nasution, S. Metode Penelitian Naturalistik Kualitatif. Bandung: Tarsito, 2003.

Nufus, Ade. “Preservasi Arsip.” Jurnal LIBRIA Vol. 9, No. 2 (2017): 211–26.

Nurhasanah, Siti. “Studi Pemusnahan Arsip pada Badan Kesatuan Bangsa danPolitik Provinsi Kalimantan Timur.” Jurnal Eksis Vol, 6. No. 2 (2010):1–5.

Nurwiyanty, Eny. Wawancara Pemeliharaan dan Penyusutan Arsip, 2018.

Presiden RI. Peraturan Pemerintah RI Nomor 28 Tahun 2012 tentangPelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 Tentang Kearsipan(2012).

Rahayu, Sri Hastuti Pudji. “Pengelolaan Arsip Dinamis dalam MeningkatkanSistem Informasi Manajemen di Kantor Perpustakaan dan Arsip DaerahKabupaten Banjarnegara,” Economic Education Analysis Journal, Vol,3 No. 3 (Desember 2014): 587–93.

Rahmaji, Achmad Syarif. “Peran Akuisisi Arsip Statis BUMN TerhadapKhazanah Arsip Statis BUMN di Indonesia,” anri Jurnal Kearsipan,Vol. 11 (2016).

Rahmayati, Nita, dan Ismiyati. “Pengelolaan Arsip Inaktif dalam UpayaMendukung Layanan Informasi di Kantor Arsip dan PerpustakaanDaerah Kabupaten Purwerejo.” Semarang Vol. 5 (2016): 331–45.

Read, Judith, dan Mary Lea Ginn. Record Management. 9th ed. Mason, Ohio:Thomson South-Western, 2011.

Ricks, Betty R., Ann J. Swafford, dan Kay F. Gow. Information and ImageManagement: a Records System Approach. USA: South-Western, 1992.

Rismawati. “Penyusutan Arsip Menciptakan Produktivitas Kerja Pegawai.”Jurnal Admisi dan Bisnis Vol, 15. No. 3 (2014): 203–8.

Runie, Eka. Wawancara Pemeliharaan dan Penyusutan Arsip, 2018.

Sangaji, Etta Mamang, dan Sopiah. Metodologi Penelitian - Pendekatan PraktisDalam Penelitian. Ed. 1. Yogyakarta: Andi Publisher, 2010.

Sedarmayanti. Tata Kearsipan. Bandung: Mandar Maju, 2015.

Shepherd, Elizabeth, dan Geoffrey Yeo. Managing Records : a Handbook ofPrionciples and Practice. London: Facet Publishing, 2003.

Sudjono, Dkk. Penilaian dan Penyusutan Arsip. Jakarta: Universitas Terbuka,2007.

Sugiarto, Agus, dan teguh Wahyono. Manajemen Kearsipan Modern DariKonvensional ke Basis Komputer. Yogyakarta: Gava Media, 2005.

Sulistyo-Basuki. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama,2003.

Supriansyah. “Pemeliharaan dan Penyusutan Arsip Dinamis Inaktif ANRIJakarta.” Jurnal Utilitas Vol, 1. No. 1 (20015): 43–102.

Sutirman. “Urgensi Manajemen Arsip Elektronik,” Jurnal Efisiensi, Vol. XIIINo. 1 (Februari 2015): 96–109.

Wardah, Mutiawatul. “Pengelolaan Arsip Dinamis.” UIN Sunan KalijagaYogyakarta, LIBRIA, Vol, 8 No. 1 (2016): 51–67.

Wursanto, Ig. Kearsipan. Yogyakarta: Kanisius, 1991.

———. Kompetensi Sekretaris Profesional. Yogyakarta: Kanisius, 2006.

LAMPIRAN-LAMPIRAN

Lampiran 1

1.Jadwal Retensi Arsip Substantif Penelitian dan Pengembangan

2.Berita Acara Pemindahan Arsip

3.Berita Acara Pemusnahan Arsip

4.Berita Acara Penyerahan Arsip

5.Kondisi Arsip Sebelum dipindah

6.Mesin Pencacah Arsip

7.Ruang Penyimpanan Arsip Menggunakan Roll o’pack

8. Proses pelaksanaan fumigasi

9. Proses pelabelan arsip

Lampiran 21. Wawancara dengan Informan 1 (Bapak Tukiran Herususanto)

2. Wawancara dengan Informan 2 (Ibu Eny Nurwiyanti)

3. Wawancara dengan Informan 3 (Ibu Eka Runie)

Lampiran 3

Draft Wawancara Pemeliharaan dan Penyusutan Arsip Dinamis Inaktif di

Unit Pusat Arsip Kementerian ESDM

Nama Informan : Tukiran Herususanto, S.H.,

Jabatan : Kepala Pusat Arsip Kementerian ESDM

Waktu Wawancara : Senin, 27 Agustus 2018

1. Bagaimana sejarah berdirinya Unit Kearsipan kementerian Energi

dan Sumber Daya Mineral?

Jawab :

“Pada awalnya PT. Pertamina menawarkan hibah tanah untuk

pembangunan gedung pusat arsip di empat lokasi yaitu Plumpang,

Kemayoran, Pancoran, dan Pondok Ranji.Setelah dilihat dan

ditinjau ulang dipilihlah Pondok Ranji sebagai lokasi pembangunan

pusat arsip karena 3 lokasi lainnnya memiliki beberapa

masalah.Pada tahun 2005 dilaksanakan perancangan desain

gedung unit pusat arsip beserta sarana dan prasarananya.

Kemudian pada tahun 2006 dimulai pembangunan gadung unit

pusat arsip DESDM tahap I. Setelah itu tahun 2007 dilanjutkan

pembangunan tahap II untuk menyempurnakan pembangunan

gedung sebelumnya, lalu pada tanggal 19 Oktober 2009 gedung unit

pusat arsip diresmikan oleh Menteri ESDM, yaitu Bapak Purnomo

Yusgiantoro.”

2. Apa saja visi, misi, dan tujuan unit kearsipan Pusat Arsip

Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral?

Jawab :

“Visi nya yaitu menjadikan arsip menjadi sumber informasi dan

jembatan investasi dalam pengelolaan energi dan sumber daya

mineral.

Sedangkan misinya ada 4 yaitu memberdayakan arsip di lingkungan

KESDM, memberdayakan arsip sebagai tulang punggung

pelaksanaan kegiatan dan bukti akuntabilitas kinerja KESDM,

memberdayakan arsip sebagai alat bukti yang sah, menjadikan

arsip sebagai memori organisasi.

Tujuannya yaitu untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung

jawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, serta untuk menyediakan

bahan pertanggung jawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.”

3. Ada berapa jumlah staff unit kearsipan secara keseluruhan? Dan apa

rata-rata latar belakang pendidikannya?

Jawab :

“Untuk staff unit kearsipannya sendiri disini yaitu ada 15 orang,

yang terdiri dari arsiparis terampil itu didalamnya terdapat

arsiparis pelaksana ada 5 orang dan juga arsiparis pelaksana

lanjutannya ada 1 orang, untuk arsiparis ahlinya terdapat 3 orang

arsiparis ahli madyanya dan 1 orang arsiparis ahli mudanya,

kemudian untuk pengelolanya ada 5 orang. Kalau untuk latar

belakangnya sendiri disini itu rata-rata D3 dan juga S1.”

4. Apa saja program kerja unit kearsipan? Apakah progran-program

tersebut sudah berjalan dengan baik?

Jawab :

“Program kerjanya ada 5 seperti penyelamatan arsip terjaga,

pemeliharaan dan perawatan arsip, pembinaan ke unit-unit

pengolah di lingkungan KESDM, pengawasan ke unit-unit pengolah

di lingkungan KESDM, dan penyusunan NSPK terkait kearsipan.

Ya, program-program tersebut sudah berjalan dengan baik.”

5. Jenis arsip apa saja yang diterima di Unit Pusat Arsip Kementerian

Energi dan Sumber Daya Mineral? Dan berapa jumlah arsip yang

diterima dalam setahun?

Jawab :

“Arsip yang arahnya masuk nilai permanen dan juga arsip statis

yang nantinya akan diserahkan ke ANRI, kemudian ada arsip inaktif

yang nilai gunanya diatas 10 tahun lalu ada juga lembar portofolio

migas, Minerba, listrik, dll. Untuk jumlahnya sendiri sangat

banyak.”

6. Apakah terdapat pedoman yang digunakan dalam mengelola arsip

dinamis inaktif?

Jawab :

“Ya, Peraturan Menteri ESDM No 052 Tahun 2006 tentang

Pedoman Tata Persuratan Dinas dan Kearsipan KESDM

merupakan pedoman yang digunakan dalam pengelolaan arsip

dinamis aktif maupun inaktif.”

7. Apakah terdapat pelatihan terhadap pegawai/staff untuk mengelola

arsip dinamis inaktif?

Jawab :

“Ada beberapa pegawai/staff yang diikutsertakan diklat terkait

kearsipan di ANRI untuk meningkatkan kompetensi didalam

pengelolaan arsip, tetapi yang wajib mengikuti diklat yaitu pejabat

arsiparisnya baik di tingkat ahli maupun terampil.”

8. Apakah ruangan penyimpanan arsip disini sudah sesuai standar?

Jawab :

“Sebagian sudah tetapi untuk sarana dan prasarananya masih

kurang karena ketidakseimbangan antara arsip yang terlah tercipta

dan juga arsip yang disusutkan, disini juga belum ada ruang

penyimpanan arsip audio visual tetapi secara fisik ruang

penyimpanan arsip disini sudah sesuai dengan standar.”

Jakarta, 27 Agustus 2018

Tukiran Herususanto, S.H.,



Nama Informan : Eny Nurwiyanty, S.Sos.,

Jabatan : Arsiparis Ahli Kementerian ESDM


A. Pemeliharaan dan Penyusutan Arsip

1. Pemeliharaan Arsip

a. Apakah terdapat kebijakan dalam pemeliharaan arsip? Jika ada

siapa yang membuat dan seperti apa isinya?

Jawab :

“Ada itu semua tertuang dalam Permen ESDM 052 tahun 2006

tentang Pedoman Tata Persuratan Dinas dan Kearsipan

KESDM, pedoman itu dibuat oleh Biro Umum Sekretariat

Jenderal KESDM yang melibatkan unit-unit di lingkungan

KESDM.”

b. Apakah ada instruksi khusus dari pihak Kementerian Energi dan

Sumber Daya Mineral khususnya dari Menteri ESDM untuk

memelihara arsip?

Jawab :

“Untuk instruksi sendiri tidak ada tapi didalam UU dan juga PP

yang ada itu diamanatkan dalam rangka penyelamatan

informasi maka dilakukan pemeliharaan.”

c. Bagaimana cara pelaksanaan dalam melakukan pemeliharaan


Jawab :

“Kalau disini itu baru melakukan fumigasi 1 tahun sekali,

menjaga suhu udara dengan mengunakan AC dengan tingkat

suhu udara 22°C-25°C, mengganti dus yang sudah tidak layak,

kemudian juga ada jumat bersih untuk membersihkan rak-rak

dllnya, meletakkan kamper di setiap dus untuk menghidari

serangga perusak arsip, disini juga ada alih media arsip dengan

cara discan.”

d. Bagaimana cara perawatan arsip apabila terdapat arsip yang

sudah rusak tetapi arsip tersebut masih memiliki nilai guna?

Jawab :

“Kalau itu masuknya sudah ke restorasi arsip untuk disini belum

ada kegiatannya karena terkendala oleh SDMnya sendiri dan

juga anggarannya dikarenakan disini untuk hal perawatan arsip

sendiri masih dilakukan secara manual dan sederhana.”

e. Faktor-faktor apa saja yang dapat merusak arsip di Unit Pusat

Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral?

Jawab :

“Kalau disini si rata-rata dari faktor biologis ya seperti tikus,

rayap, serangga, dan juga jamur.”

f. Kriteria arsip dinamis inaktif seperti apa saja yang termasuk

kedalam kegiatan pemeliharaan arsip di Unit Pusat Arsip

Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral?

Jawab :

“Kalau untuk jenis si semua arsip dinamis masuk ke dalam

pemeliharaannamunkalau untuk kriteria secara spesifiknya si

tidak ada ya, tapi disini itu kegiatan pemeliharaannya masih

dilakukan dengan cara manual jadi arsip-arsip yang mengalami

kerusakan masih ditangani dengan cara sederhana seperti ada

arsip yang basah ditanggulanginya dengan cara dibuka

arsipnya kemudian di angin-anginkan sampai kering, kemudian

jika ada arsip yang distreples itu harus diganti dengan klip.”

g. Apakah perawatan arsip disini menggunakan metode

enkapsulasi? Jika iya bagaimana prosesnya?

Jawab :

“Untuk saat ini itu belum digunakan.”

h. Apakah gedung arsip ini pernah dirusak oleh faktor bencana

alam?

Jawab :

“Karena gedung ini sudah memenuhi standar mudah-mudahan

tidak pernah, kalau untuk sampai sekarang si belum pernah

terjadi.”

i. Hal-hal apa saja yang dilarang jika pegawai arsip memasuki

ruang penyimpanan arsip?

Jawab :

“Seperti merokok, membawa makanan dan minuman.”

j. Apakah kegiatan pemeliharaan arsip ini sudah rutin

dilaksanakan?

Jawab :

“Ya, sudah rutin dilaksanakan seperti fumigasi dilakukan 1

tahun sekali, kemudian ada juga jum’at bersih setiap 2 minggu

sekali.”

k. Menurut anda seberapa pentingkah kegiatan pemeliharaan arsip

ini dilakukan?

Jawab :

“Sangat penting karena disini itu arsip bernilai guna semua.”

l. Apa saja peralatan/perlengkapan yang dibutuhkan untuk

pemeliharaan arsip?

Jawab :

“Vacum cleaner, kanebo, kamper, ac untuk menjaga suhu

ruangan.”

m. Apa saja kendala yang dihadapi dalam melaksanakan proses

pemeliharaan arsip?

Jawab :

“Pertama SDM kurang, sarana dan prasarananya juga masih

kurang.”

2. Penyusutan Arsip

a. Apakah terdapat kebijakan dalam penyusutan arsip? Jika ada


Jawab :

“Ya semuanya itu sudah masuk didalam Peraturan Menteri

ESDM no 052 tentang Pedoman Tata Persuratan Dinas dan

Kearsipan KESDM pedoman itu dibuat oleh Biro Umum

Sekretariat Jenderal KESDM yang melibatkan unit-unit di

lingkungan KESDM.”

b. Apakah unit pusat arsip Kementerian ESDM telah melaksanakan

proses penyusutan arsip?

Jawab :

“Ya, sudah.”

c. Didalam menentukan masa retensi arsip apakah disini sudah

menggunakan JRA (Jadwal Retensi Arsip)? Jika iya apakah

sudah terlaksana dan seperti apa bentuknya?

Jawab :

“Ya, sudah terlaksana untuk penggunaan JRA dalam

menentukan masa retensi arsip untuk contohnya bisa dilihat di

permen 052 Tentang Pedoman Tata Persuratan Dinas dan

Kearsipan ESDM.”

d. Bagaimana alur kerja proses penyusutan arsip?

Jawab :

“Yang pertama itu dibuat tim penyusutan, penyusutan itu terdiri

dari 3 bagian yaitu pemindahan,pemusnahan, dan juga

penyerahan. Pertama itu dilakukan pemindahan dari unit

pengolah ke unit kearsipan yang didalamya itu terdapat berita

acara pemindahan, kemudian setelah pemindahan itu ada

pemusnahan sebelumnya dibentuk tim penilai apakah arsip

tersebut sudah habis masa retensinya atau belum jika sudah

maka lanjut ke proses pemusnahan arsip didalam pemusnahan

arsip juga terdapat berita acaranya, setelah pemusnahan yaitu

ada penyerahan arsip yang pertama dibuat tim kecil penyerahan

arsip ke ANRI namanya tim verifikasi arsip statis kemudian

dilihat daftar arsip statis yang akan diserahkan kemudian lanjut

ke penyerahan arsip ke ANRI yang sebelumnya dibuat berita

acara penyerahan arsip tersebut.”

e. Bagaimana proses pemindahan arsip dinamis inaktif di unit

pusat arsip Kementerian ESDM dilakukan?

Jawab :

“Pertama dibuat daftar arsip yang akan dipindahkan kemudian

dibuat berita acara pemindahan arsip yang di tanda tangani

oleh unit pengolah dan juga unit kearsipannya setelah itu arsip

tersebut akan masuk ke ruang penyimpanan arsip.”

f. Apakah dibuatkan berita acara dalam pelaksanaan kegiatan

pemindahan arsip?

Jawab :

“Ya, dibuat berita acaranya yang di tanda tangani oleh unit

pengolah arsip dan juga unit kearsipan.”

g. Bagaimana proses pemilahan arsip dilakukan?

Jawab :

“Yang pertama itu pasti dibuat timnya ya, kemudian dilakukan

proses pemilahannya dipilah-pilah dengan pedoman

menggunakan JRA apakah dokumen ini masuk kedalam arsip

dan bernilai guna atau bukan jika iya maka akan dikumpulkan

baik berdasarkan tahunnya dan juga berdasarkan masalah, jika

bukan termasuk kedalam arsip yang bernilai guna maka akan

diusul musnahkan.”

h. Apakah terdapat pagawai khusus yang membidangi kegiatan

penyusutan arsip?

Jawab :

“Untuk pegawai khusus si tidak ada, namun didalam melakukan

kegiatan penyusutan arsip akan dibuat tim.”

i. Apakah semua arsip dinamis inaktif disini akan mengalami

proses pemusnahan?

Jawab :

“Ya, untuk arsip dinamis inaktif sendiri nantinya akan

mengalami proses pemusnahan yang dilihat dari masa

retensinya sudah habis atau belum, namun untuk jenis arsip

yang mengandung nilai guna informasi terutama informasi

kebangsaan atau sering disebut juga arsip statis nantinya akan

diserahkan ke ANRI.”

j. Apakah unit pusat arsip Kementerian ESDM melaksanakan

kegiatan pemusnahan arsip sendiri/menggunakan pihak ketiga?

Jika menggunakan pihak ketiga siapa pihak ketiga tersebut?

Jawab :

“Ya menggunakan pihak ketiga yaitu pabrik kertas.”

k. Jika proses pemusnahan arsip dilaksanakan sendiri bagaimana

prosesnya? Namun jika proses pemusnahan arsip dilaksanakan

dengan menggunakan pihak ketiga bagaimana prosesnya?

Jawab :

“Untuk disini pemusnahannya ada 3 yaitu dibakar, dicacah, dan

dilebur, namun sebelumnya dibuat tim terlebih dahulu untuk

menilai arsip tersebut sudah habis masa retensinya atau belum

jika iya kita lanjut ke pemusnahan arsipnya yang dimana kita

menggunakan pihak ketiga yaitu pabrik kertas untuk

dimusnahkan dengan cara dibakar maupun dilebur sedangkan

untuk dicacah kami punya alatnya, tapi sebelum itu akan

dibuatkan terlebih dahulu berita acara pemusnahan arsipnya.”

l. Apakah terdapat berita acara dalam pelaksanaan proses

pemusnahan arsip?

Jawab :

“Ya dibuat.”

m. Apakah terdapat saksi dalam proses pemusnahan arsip dinamis

inaktif? Jika ada siapa saja saksinya?

Jawab :

“Ya ada saksi dari bidang hukum dan juga pengawas.”

n. Apakah unit pusat arsip Kementerian ESDM telah melakukan

penyerahan arsip ke ANRI? Jika iya arsip jenis apa yang

diserahkan?

Jawab :

“Ya telah dilakukan, untuk jenis nya yaitu arsip yang memiliki

nilai guna permanen/statis.”

o. Bagaimana proses penyerahan arsip tersebut?

Jawab :

“Sama seperti hal sebelumnya dibuat tim kecil terlebih dahulu,

tim tersebut memberikan rekomendasi ke pimpinan bahwa arsip

tersebut layak untuk di serahkan ke ANRI namanya tim verifikasi

arsip permanen anggotanya dari ANRI dan dari kita setelah itu

kita duduk bareng untuk melihat daftar arsip tersebut apakah

arsip itu memiliki nilai guna permanen/statis dan juga layak

untuk diserahkan ke ANRI jika iya maka lanjut ke penyerahan

arsip itu, didalam penyerahan arsip tersebut dibuat juga berita

acara penyerahan arsip.”

p. Apakah terdapat berita acara dalam proses penyerahan arsip

tersebut?

Jawab :

“Ya dibuat juga.”

q. Apa saja perlengkapan yang dibutuhkan untuk proses

penyusutan arsip?

Jawab :

“Perlengkapannya sendiri disini ada dus yang digunakan dalam

pemindahan arsip, kemudian alat yang digunakan untuk

pemusnahan arsip seperti alat pencacah kertas.”

r. Apa saja kendala yang dihadapi dalam melaksanakan proses

penyusutan arsip?

Jawab :

“Sarana dan prasaranya masih banyak yang kurang, SDM nya

yang sangat terbatas seharusnya disini ada sekitar 40 arsiparis

namun disini baru ada belasan arsiparis, kemudian masih ada

ego dari unit-unit yang belum mau menyerahkan arsipnya ke

kami .”


Eny Nurwiyanti, S.Sos.,



Nama Informan : Eka Runie, M.Ap.,

Jabatan : Arsiparis Ahli Kementerian ESDM


A. Pemeliharaan dan Penyusutan Arsip

1. Pemeliharan Arsip

a. Apakah terdapat kebijakan dalam pemeliharaan arsip? Jika ada


Jawab :

“Ya ada kebijakan pemeliharaan arsip sudah tertampung

didalam Peraturan Menteri ESDM No. 052 Tahun 2006 tentang

Tata Persuratan Dinas dan Kearsipan, pedoman itu dibuat oleh

Biro Umum Sekretariat Jenderal KESDM yang melibatkan unit-

unit dilingkungan Kementerian ESDM.”

b. Apakah ada instruksi khusus dari pihak Kementerian Energi dan

Sumber Daya Mineral khususnya dari Menteri ESDM untuk

memelihara arsip?

Jawab :

“Untuk instruksi khusus sendiri dari Menteri ESDM itu tidak

ada ya namun kegiatan pemeliharaan arsip sudah terdapat

didalam Permen ESDM No. 052 Tahun 2006.”

c. Bagaimana cara pelaksanaan dalam melakukan pemeliharaan


Jawab :

“Kalau disini itu dilakukan dengan cara penggantian dus-dus

yang sudah rusak, menjaga kelembapan suhu udara, melakukan

fumigasi 1 tahun sekali, kemudian juga ada jum’at bersih yang

dilakukan setiap 1 bulan 2 kali.”

d. Bagaimana cara perawatan arsip apabila terdapat arsip yang

sudah rusak tetapi arsip tersebut masih memiliki nilai guna?

Jawab :

“Kalau secara spesifiknya itu belum dilakukan ya karena

terkendala oleh anggaran dan juga SDM yang masih kurang,

jadi untuk perawatan arsip sendiri disini masih lakukan manual

dan dengan cara sederhana.”

e. Faktor-faktor apa saja yang dapat merusak arsip di Unit Pusat

Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral?

Jawab :

“Kalau itu si disini rata-rata kebanyakan dari faktor biologis

seperti tikur, rayap, jamur, kecoa, serangga dll.”

f. Kriteria arsip dinamis inaktif seperti apa saja yang termasuk

kedalam kegiatan pemeliharaan arsip?

Jawab :

“Untuk itu semua jenis arsip dinamis inaktif termasuk

kedalamnya namun kalau kriteria secara khusus si belum ada

ya, tapi jika kerusakannya tidak parah akan kami perbaiki

karena disini perawatan arsipnya masih dilakukan manual dan

sederhana.”

g. Apakah perawatan arsip disini menggunakan metode

enkapsulasi? Jika iya bagaimana prosesnya?

Jawab :

“Untuk itu si belum dilakukan karena terkendala oleh SDM yang

masih kurang.”

h. Apakah gedung arsip ini pernah dirusak oleh faktor bencana

alam?

Jawab :

“Sampai sekarang si belum ya, tapi semoga jangan sampai

kejadian.”

i. Hal-hal apa saja yang dilarang jika pegawai arsip memasuki

ruang penyimpanan arsip?

Jawab :

“Kalau itu si seperti membawa makanan dan minuman

kemudian merokok.”

j. Apakah kegiatan pemeliharaan arsip ini sudah rutin

dilaksanakan?

Jawab :

“Ya, sudah rutin dilaksanakan.”

k. Menurut anda seberapa pentingkah kegiatan pemeliharaan arsip

ini dilakukan?

Jawab :

“Sangat penting ya karena arsip merupakan dokumen yang

berharga dan harus dijaga agar ketika diperlukan masih dengan

kondisi yang baik dan informasinya tetap terjaga.”

l. Apa saja peralatan/perlengkapan yang dibutuhkan untuk

pemeliharaan arsip?

Jawab :

“Disini itu ada ac untuk menjaga suhu ruangan, vacum cleaner,

kanebo, kemoceng, kamper.”

m. Apa saja kendala yang dihadapi dalam melaksanakan proses

pemeliharaan arsip?

Jawab :

“Kalau kendala si banyak seperti SDM yang masih kurang, dan

juga sarana dan prasananya masih kurang.”

2. Penyusutan Arsip

a. Apakah terdapat kebijakan dalam penyusutan arsip? Jika ada


Jawab :

“Pedomannya itu sudah tertampung didalam Peraturan Menteri

ESDM No. 052 Tahun 2006 tentang Tata Persuratan Dinas dan

Kearsipan, pedoman itu dibuat oleh Biro Umum Sekjen KESDM

yang melibatkan unit-unit di lingkungan KESDM.”

b. Apakah Unit Pusat Arsip KESDM telah melaksanakan proses

penyusutan arsip?

Jawab :

“Ya, sudah rutin dilaksanakan.”

c. Didalam menentukan masa retensi arsip apakah disini sudah

menggunakan JRA (Jadwal Retensi Arsip)? Jika iya apakah

sudah terlaksana dan seperti apa isinya?

Jawab :

“Ya sudah menggunakan JRA contohnya bisa dilihat di Permen

ESDM No. 052 Tahun 2006 tentang Tata Persuratan Dinas dan

Kearsipan.”

d. Bagaimana alur kerja proses penyusutan arsip?

Jawab :

“Penyusutan arsip itu ada 3 bagian yaitu pemindahan,

pemusnahan, dan juga penyerahan dimana masing-masingnya

akan dibuatkan timnya. Pertama itu melakukan pemindahan

arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan yang didalamnya

akan dibuatkan berita acara pemindahan arsip, setelah itu ada

pemusnahan arsip yang sebelumnya dibuat tim penilai untuk

menilai apakah arsip ini sudah habis masa retensinya atau

belum jika sudah maka arsip itu akan dimusnahkan yang

disaksikan oleh bidang hukum dan juga bidang pengawas serta

akan dibuat berita acara pemusnahan arsip, kemudian yang

terakhir ada penyerahan arsip yang sebelumnya dibuat tim

verifikasi arsip statis tim ini akan merekomendasikan ke

pimpinan bahwa arsip ini termasuk arsip statis dan harus

diserahkan ke ANRI dalam penyerahan arsip itu akan dibuat

berita acara penyerahan arsip.”

e. Bagaimana proses pemindahan arsip dinamis inaktif di Unit

Pusat Arsip Kementerian ESDM dilakukan?

Jawab :

“Pertama si dibuat daftar arsip yang akan dipindahkan

kemudian dibuatkan berita acara pemindahan arsip yang

ditandatangani oleh unit pengolah dan juga unit kearsipan

setelah itu arsip akan masuk ke ruang penyimpanan arsip.”

f. Apakah dibuatkan berita acara dalam pelaksanaan kegiatan

pemindahan arsip?

Jawab :

“Ya dibuat.”

g. Bagaimana proses pemilahan arsip dilakukan?

Jawab :

“Pertama si dibuatkan tim untuk melakukan pemilahan arsip,

didalam proses pemilahan itu pasti arsip yang didapat ada dua

yaitu arsip usul musnah dan juga arsip usul simpan. Untuk arsip

usul musnah akan masuk ke pemusnahan arsip namun arsip

yang masuk usul simpan akan disimpan diruang penyimpanan

arsip disini.”

h. Apakah terdapat pegawai khusus yang membidangi kegiatan

penyusutan arsip?

Jawab :

“Kalau pegawai khusus si tidak ada ya namun akan dibuatkan

tim untuk kegiatan penyusutan arsip.”

i. Apakah semua arsip dinamis inaktif disini akan mengalami

proses pemusnahan?

Jawab :

“Ya untuk arsip dinamis inaktif akan mengalami proses

pemusnahan namun yang termasuk kedalam arsip statis

nantinya akan diserahkan ke ANRI.”

j. Apakah Unit Pusat Arsip Kementerian ESDM melaksanakan

kegiatan pemusnahan arsip sendiri/menggunakan pihak ketiga?

Jika menggunakan pihak ketiga siapa pihak ketiga tersebut?

Jawab :

“Ya pihak ketiganya pabrik kertas.”

k. Jika proses pemusnahan arsip dilaksanakan sendiri bagaimana

prosesnya? Namun jika proses pemusnahan arsip dilaksanakan

dengan pihak ketiga bagaimana prosesnya?

Jawab :

“Pertama si akan dibuat timnya terlebih dahulu untuk menilai

apakah arsip ini sudah habis masa retensinya atau belum jika

sudah akan lanjut ke pemusnahan arsip yang disini itu cara

dimusnahkannya dengan cara di bakar, dicacah, dan dilebur.

Untuk dicacah dilakukan sendiri disini namun untuk dibakar

dan juga dilebur dilakukan oleh pihak ketiga tersebut. Namun

pastinya akan dibuat berita acara pemusnahan arsip nya dulu

ya.”

l. Apakah terdapat berita acara dalam pelaksanaan proses

pemusnahan arsip?

Jawab :

“Ya dibuat.”

m. Apakah terdapat saksi dalam proses pemusnahan arsip dinamis

inaktif? Jika ada siapa saja saksinya?

Jawab :

“Ya saksinya dari bidang hukum dan juga pengawas.”

n. Apakah Unit Pusat Arsip Kementerian ESDM telah melakukan

penyerahan arsip ke ANRI? Jika iya arsip jenis apa yang

diserahkan?

Jawab :

“Ya sudah dilakukan penyerahan, untuk arsipnya yaitu arsip

statis tapi disini kami baru melakukan penyerahan sebanyak 2

kali untuk penyerahan arsip yang satunya tidak ada berita

acaranya karena waktu itu bersifat urgent, oleh karena itu

masih banyak kendalanya diantaranya ego dari unit-unit

pengolah masih banyak yang belum diserahkan ke kami jadi

tidak rutin melakukan penyerahan arsipnya tapi insya Allah

tahun depan nanti akan dilaksanakan secara rutin .”

o. Bagaimana proses penyerahan arsip tersebut?

Jawab :

“Pertama si akan dibuat timnya dahulu yaitu tim verifikasi arsip

permanen yang anggotanya dari ANRI dan juga dari kita, tim ini

akan memberikan rekomendasi ke pimpinan bahwa arsip ini

termasuk arsip statis dan layak untuk diserahkan ke ANRI

kemudian akan dilanjutkan ke penyerahan arsip tersebut ke

ANRI dan juga dalam penyerahan arsip ini akan dibuatkan

berita acaranya.”

p. Apakah terdapat berita acara dalam proses penyerahan arsip

tersebut?

Jawab :

“Ya dibuat.”

q. Apa saja perlengkapan yang dibutuhkan untuk proses

penyusutan arsip?

Jawab :

“Ada dus untuk proses pemindahan arsip, kemudian ada alat

pencacah kertas untuk pemusnahan arsip.”

r. Apa saja kendala yang dihadapi dalam melaksanakan proses

penyusutan arsip?

Jawab :

“Kalau kendala si banyak ya yang pertama dari SDM disini

masih kurang, banyak unit-unit yang belum menyerahkan

arsipnya ke kami, dan juga sarana dan prasarananya juga

masih kurang.”


Eka Runie, M.Ap

LEMBAR OBSERVASI

KEGIATAN PEMELIHARAAN DAN PENYUSUTAN ARSIP DINAMISINAKTIF DI UNIT PUSAT ARSIP KEMENTERIAN ENERGI DAN

SUMBER DAYA MINERAL

Tanggal Lokasi Pengamatan Hasil Pengamatan13 Agustus

2018Unit Pusat Arsip KementerianEnergi dan Sumber Data Mineral

Penulis melakukanpengamatan terhadap SDMpengelolaan arsip bahwaUnit Pusat ArsipKementerian ESDM masihkekurangan staff kearsipan.

Penulis melakukanpengamatan terhadappenyimpanan arsip bahwamasih banyak arsip-arsipyang menumpuk dan belumditempatkan sesuai dengantempatnya.

Dalam melakukanpemeliharaan arsip UnitPusat Arsip KementerianEnergi dan Sumber DayaMineral telah melakukanfumigasi secara rutin 1 tahunsekali.Penulis melakukanpengamatan bahwa UnitPusat Arsip kementerianESDM telah menggunakanJRA (Jadwal Retensi Arsip).Terdapat 3 kegiatanpenyusutan arsip di UnitPusat Arsip KementerianESDM yaitu Pemindahan,Pemusnahan, danPenyerahan arsip.

Jakarta, 03 September 2018

Eny Nurwiyanty, S. Sos.,

BIODATA PENULIS

ILHAM CAHYARIDA. Lahir di Jakarta, 29 Desember

1996, anak kedua dari tiga bersaudara pasangan Matsari

dan Ida Kurniyanti. Bertempat tinggal di Jalan Ampera

Raya Gang Opek Rt 001/04 No. 106, Kel. Cilandak

Timur, Kec. Pasar Minggu, Jakarta Selatan DKI Jakarta.

Pendidikan yang pernah ditempuh penulis antara lain: MI Darussa’adah Jakarta

Selatan (2002-2008). Kemudian melanjutkan di SMPI Al-Hidayah 1 Jakarta

Selatan (2008-2011) dan melanjutkan di SMA Kemala Bhayangkari 1 Jakarta

(2011-2018). Pada tahun yang sama penulis melanjutkan pendidikan Strata 1 di

Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta Fakultas Adab dan

Humaniora Program Studi Ilmu Perpustakaan. dan menyelesaikan kuliahnya

dengan menulis skripsi berjudul “Pemeliharaan dan Penyusutan Arsip Dinamis

Inaktif di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya

Mineral.”Penulis pernah menjalani Praktek Kerja Lapangan (PKL) di Unit

Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral pada tahun 2017

selama satu bulan, dan pada tahun yang sama penulis juga menjalani program

Kuliah Kerja Nyata (KKN) di Desa Pakualam, Kec. Pakuhaji, Kab. Tangerang

selama satu bulan.

program studi ilmu perpustakaan fakultas adab...

Documents