DASAR HUKUM :

Undang-undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

Peraturan Pemerintah No. 28 Tahun 2012 tentangPelaksanaan Undang-undang No. 43 Tahun 2009

Keputusan Kepala ANRi No. 9 Tahun 2000 tentangPedoman Penyusutan Arsip pada Lembaga-lembagaNegara dan Badan-badan Pemerintahan

Peraturan Kepala ANRI No. 25 Tahun 2012 tentangPedoman Pemusnahan Arsip

Apakah Arsip ???menurut Undang-undang tentang kearsipan:

Merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalamberbagai bentuk dan media sesuai denganperkembangan teknologi informasi dan komunikasiyang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan danperseorangan dalam pelaksanaan kehidupanbermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

menurut Judith Ellis dalam bukunya keeping archives (1993) :

“Arsip memiliki nilai yang berkelanjutan(continuing value) meskipun itu tidak semuanya”.

Yang dimaksud “continuing value” adalah : Suatu sumber memori untuk waktu jangka panjang

Suatu cara untuk mendapatkan pengalaman daripihak lain

Suatu bukti akan adanya hak dan kewajiban yang berkelanjutan

Suatu instrumen kekuasaan, legitimasi danpertanggungjawaban

Suatu sumber pemahaman dan proses identifikasiterhadap diri kita sendiri, organisasi dan masyarakatserta, suatu sarana untuk mengkomunikasikan nilai-nilai politis, sosial dan budaya.

Siklus Daur Hidup Arsip

Pendistribusian

Penciptaanarsip

Penggunaan

Penyimpanan arsip aktifPemindaha

n arsip

PenyimpananArsip Inaktif

Pemusnahan arsip

Penyimpanan arsip statis(permanen)

http://duniaarsip.com/manajemen-kearsipan-dalam-pengelolaan-arsip.html/arsip-kacau-tumpukan-arsip

Penyusutan ArsipPenyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlaharsip dengan cara:

Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan

Pemusnahan arsip yang sudah tidak memiliki nilaiguna

Penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan

Tahapan Penyusutan Arsip :

PENDATAAN ARSIP

PENGELOMPOKKAN ARSIP

PENILAIAN ARSIP

JADWAL RETENSI ARSIP (JRA) Merupakan daftar yang berisi jangka waktu

penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keteranganyang berisi rekomendasi tentang penetapan suatujenis arsip apakah dimusnahkan, dinilai kembali, ataudipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedomanpenyusutan dan penyelamatan arsip

LANGKAH PENYUSUTAN ARSIP Pembuatan Daftar Arsip

Pemindahan arsip inaktif ke unit kearsipan

Penyerahan arsip ke Arsip Nasional RI

Penyerahan arsip ke Kantor/Badan Kearsipan Daerah

Pengendalian penyerahan arsip statis

PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF KE UNIT KEARSIPAN

Pemeriksaan

Pemindahan Arsip

Penataan Arsip

Pembuatan Berita Acara PemindahanArsip

Contoh : Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif

Unit Kerja : Pada hari ini……………….tanggal…………..bulan……………tahun…………., Dilaksanakan pemindahan arsipinaktif dari unit kerja ……………… ke Pusat Arsip, yang melibatkan :

Nama : ................................... Jabatan : ................................... NIP : ................................... Unit Kerja :

Dalam hal ini bertindak atas nama unit ……………. Sebagai pihak I. Nama : ................................... Jabatan : ................................... NIP : ................................... Unit Kerja : Pusat Arsip

Dalam hal ini bertindak atas nama unit kerja Pusat Arsip, sebagai pihak II. Pihak I menyerahkan tanggung jawab dan wewenang pengelolaan arsip yang dimaksud dalam daftarterlampir kepada pihak II. Pihak II akan memberikan layanan arsip kepada pihak I.

………….,……………………. Pihak II Pihak I

(……………………) (……………………) Saksi-saksi :

1. Kepala Unit Kerja(……………………)

2. Kepala Bidang Pengawasan(……………………)

Contoh :

BERITA ACARA PENYERAHAN ARSIP STATIS Pada hari ini……….tanggal……bulan……………tahun…………..kami yang bertanda tangan di bawah ini :

1. Nama : ………………………………. Jabatan : ……………………………….

Dalam hal ini bertindak atas nama …….. (instansi yang menyerahkan) untuk selanjutnya disebut pihakPertama.

2. Nama : ………………………………. Jabatan : ……………………………….

Dalam hal ini bertindak atas Arsip Nasional Republik Indonesia/Badan/ Kantor Kearsipan Daerah untukselanjutnya disebut pihak Kedua, menyatakan telah mengadakan serah terima arsip-arsip statis sepertitercantum dalam Daftar Penyerahan Arsip untuk disimpan di Arsip Nasional RI. © Bagian Hukum dan Perundang-undangan Arsip Nasional Republik Indonesia

Yang Menerima Yang MenyerahkanPihak Kedua, Pihak Pertama, (….....…………………) (….....…………………) Arsip Nasional RI Instansi yang menyerahkan

Saksi-saksi : 1. Kepala Bidang Hukum(….....…………………)

2. Kepala Bidang Pengawasan(….....…………………)

Pelaksanaan Penyerahan Penyerahan arsip statis dapat dilaksanakan sesuai dengan kesepakatan bersamaantara ANRI dengan instansi pencipta arsip.

PEMUSNAHAN ARSIPPemusnahan arsip adalah kegiatan menghancurkan ataumeniadakan fisik dan informasi arsip melalui cara-caratertentu, sehingga fisik dan informasinya tidak dapatdikenali lagi. Di dalam melakukan pemusnahan arsipterkandung resiko yang berkaitan dengan unsurhukum. Arsip yang sudah terlanjur dimusnahkan tidakdapat diciptakan atau diadakan lagi.

TAHAPAN PEMUSNAHAN ARSIPPemeriksaan

Pendaftaran

Pembentukan Panitia Pemusnahan

Penilaian, Persetujuan dan Pengesahan

Pembuatan Berita Acara

Pelaksanaan Pemusnahan

PROSEDUR PEMUSNAHAN1.Pada prinsipnya pemusnahan arsip hanya dilakukan olehUnit Kearsipan setelah memperoleh persetujuan pimpinaninstansi yang bersangkutan. 2. Secara fisik pemusnahan dapat dilakukan di lingkunganUnit Kearsipan atau ditempat lain dibawah koordinasi dantanggungjawab Unit Kearsipan instansi yang bersangkutan. 3. Pemusnahan non arsip seperti: formulir kosong, amplop, undangan dan duplikasi sebagai hasil penyiangan dapatdilaksanakan di masing- masing Unit Pengolah.4. Pemusnahan Arsip dilakukan terhadap arsip yang telahhabis nilaiguna dan jangka simpannya serta yang dinyatakanmusnah pada Jadwal Retensi Arsip (JRA).

5. Pemusnahan Arsip dengan jangka simpan 10 tahun atau lebih ditetapkan dengan persetujuanpimpinan Lembaga Negara/Badan Pemerintahanyang bersangkutan setelah mendapatkanpertimbangan dan persetujuan instansi terkait.

6. Pemusnahan dilakukan secara total sehinggatidak dikenal lagi baik fisik maupun informasinya. Pemusnahan dapat dilakukan dengan cara :

− Pembakaran;

− Pencacahan;

− Penggunaan Bahan Kimia, dan;

− Cara-cara lain yang memenuhi kriteria yang disebut dengan istilah musnah.