pro-file unit penyelarasan pelaksanaan (icu)...
TRANSCRIPT
Pro-File
UNIT PENYELARASAN PELAKSANAAN (ICU) JABATAN PERDANA MENTERI
PENGENALAN
Sistem Pengurusan Fail (Pro-File) merupakan hasil inovasi ICU JPM bagi menggantikan proses
manual pendaftaran, penyimpanan dan pergerakan fail dan surat (surat/faks/memo/e-mel),
pengemaskinian status tindakan surat serta pelupusan fail kepada satu sistem on-line yang
sistematik dan efisyen mematuhi Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007, Panduan
Pengurusan Pejabat
LAPORAN INOVASI
TUJUAN
Untuk mewujudkan satu sistem bagi menguruskan fail dan surat secara on-line, mesra
pengguna, sistematik dan efisyen untuk kegunaan ICU JPM;
Untuk memudah dan mempercepatkan proses capaian, peminjaman dan pemulangan
serta pelupusan fail;
Untuk memudahkan pengesanan kedudukan semasa sesuatu fail beserta kandungan
fail tersebut;
Untuk memudahkan pegawai mengambil tindakan ke atas surat yang diterima;
Untuk mengelakkan kehilangan surat fizikal; dan
Untuk merekodkan semua maklumat fail dan surat bagi memudahkan penjanaan
laporan dan analisis.
PROSES – IN HOUSE
Sistem pro-File dibangunkan menggunakan kepakaran dalaman di peringkat NADI iaitu salah
satu bahagian dibawah ICU JPM. Sehingga kini sistem pro-File masih lagi diselenggara
menggukan kepakaran sendiri di peringkat ICU JPM
PROSES SEBELUM DAN SELEPAS
Sebelum Pro-File dibangunkan kaedah minit dan arahan pada surat dibuat secara manual untuk
mengetahui status serta tindakan terhadap minit dan arahan pada mesyuarat. Selepas Pro-File
dibangunkan segala proses manual telah diminimumkan untuk menjimatkan masa dan kos.
IMPAK INOVASI
INOVATIF/KREATIVITI
Pelaksanaan Pro-File yang menggunakan konsep “pop-up” membuatkan warga ICU lebih peka
terhadap surat dan memo yang masuk seterusnya mempercepat makluman dan tindakan yang
harus diambil.
KEBERKESANAN
Dengan pelaksanaan Pro-File, ia telah dapat menjimatkan masa sebanyak 86.4% bagi
pengurusan fail dan 70.8% bagi pengurusan surat. Kos dapat dijimatkan kerana tiada lagi
penggunaan buku daftar dan kad pergerakan fail. Penggunaan kertas dan toner juga dapat
dikurangkan kerana surat yang diminitkan tidak perlu dicetak. Produktiviti dapat ditingkatkan
kerana Anugerah Inovasi JPM 2015 MS 7/85 banyak surat dan fail dapat diproses dalam sehari.
Pro-File adalah mesra pengguna kerana menyediakan e-mel notifikasi, integrasi dengan SISMA
iaitu tidak perlu mendaftar sebagai pengguna dan integrasi dengan Sistem Barcode untuk
memudahkan pengurusan fail.
SIGNIFIKAN
Pro-File memberi impak kepada organisasi kerana :
Pengedaran surat dapat dibuat dengan segera
Semua surat masuk (kecuali surat terperingkat) perlu dimuat naik ke
dalam Pro-File. Ini membolehkan pegawai yang berkenaan memperolehi
surat tersebut dengan segera tanpa perlu menunggu surat fizikal.
Penyebaran maklumat serentak kepada semua pegawai
Surat yang sama boleh diedarkan serentak kepada beberapa orang pegawai
di bahagian yang sama atau berlainan bahagian. Ini mempercepatkan
proses mengambil tindakan ke atas sesuatu surat
Tindakan kepada surat yang diminitkan dapat dibuat dengan cepat
Ini dapat dilakukan dengan adanya fungsi e-mel notifikasi pengemaskinian
status tindakan surat kepada pegawai bagi setiap penerimaan surat masuk.
Mengelakkan kehilangan surat
Dengan adanya Pro-File, kehilangan surat fizikal dapat dielakkan kerana
setiap surat akan diimbas dan dimuat naik ke dalam Pro-File.
Menghindar daripada kerja-kerja berulang
Pentadbir surat tidak perlu lagi mendaftarkan surat yang sama kerana
proses pendaftaran surat adalah berpusat. Semua surat yang diterima akan
didaftarkan terlebih dahulu di Pejabat Ketua Pengarah sebelum diedarkan
kepada pegawai yang berkenaan untuk diambil tindakan.
Memberi perkhidmatan terbaik kepada pelanggan
Apabila pengurusan surat iaitu tindakan dan maklumbalas dapat dibuat
dengan efisyen, secara tidak langsung ia dapat memberi perkhidmatan
terbaik kepada kementerian dan agensi seterusnya kepada rakyat.
Menyokong kepada Green Connected Smart di bawah pelaksanaan Go
Green
ICU menyokong kepada Green Connected Smart di bawah pelaksanaan
Go Green di Bangunan Kompleks A, JPM iaitu dengan mengurangkan
penggunaan kertas
Meningkatkan kepakaran dalaman di kalangan pegawai ICU JPM
Pelaksanaan Pro-File juga telah meningkatkan kepakaran dalaman di
kalangan pegawai ICT ICU JPM dan menjimatkan kos pembangunan
sistem.
Keselamatan maklumat dan terkawal
Pro-File hanya boleh dicapai secara intranet oleh pegawai/kakitangan ICU
JPM sahaja. Oleh itu, maklumat adalah terkawal dan dijamin selamat.
Perakuan Dalam Laporan Penilaian Indeks Sistem Star Rating (SSR) 2015
Penggunaan Sistem Pro-File telah dinyatakan dalam penemuan Laporan
Penilaian Indeks Sistem Star Rating (SSR) 2015. Ini menunjukkan bahawa
ICU JPM telah menyediakan rekod daftar surat masuk/surat keluar yang
berkesan dengan pelaksanaan Pro-File di Ibu Pejabat dan cawangan
negeri.
RELEVEN
Pro-file adalah relevan bagi menggantikan prosedur lama secara manual untuk mengurangkan
kesilapan serta mengurangkan masa makluman dan tindakan terhadap surat dan memo
PENGIKTIRAFAN
Setakat ini system Pro-File masih belum menerima sebarang pengiktirafan. Namun sistem yang
dibangunkan ternyata berjaya mengurangkan kos dan menjimatkan proses berkaitan.
PENUTUP
Pro-File merekodkan maklumat surat masuk dan keluar serta membantu mengesan kedudukan
semasa fail. Pro-File diintegrasikan dengan Sistem Barcode yang merupakan hasil inovasi
dengan pengimbasan barcode pada fail untuk mempercepatkan proses peminjaman, pemulangan
dan pelupusan fail. Pro-File merupakan end to end solution dari aspek Pengurusan Fail dan Surat
sehingga pelupusan Fail. Pro-File berpotensi untuk diperluaskan kepada
Bahagian/Agensi/Jabatan lain kerana ia mudah di replicate mengikut keperluan. Pada Februari
2016, Pejabat Perdana Menteri (PMO) telah menggunapakai Pro-File kerana ia memenuhi
keperluan prosedur dalaman jabatan, mematuhi aspek keselamatan maklumat, mesra pengguna
dan tiada kos tambahan diperlukan..
Disediakan oleh:
Nama Pegawai/Unit Terlibat : Bahagian Ekonomi, ICU JPM
Tel. : 03-88723877
Emel : [email protected]