powerpoint presentationppnk.kedah.gov.my/userfiles/files/download/myportfolio/tatacara... · web...

TATACARA PENYEDIAAN

DESKRIPSI TUGAS (JOB DESCRIPTION – JD)

76

PROSES PENYEDIAAN

SOALAN LAZIM

KONSEP

TATACARA PENYEDIAAN KUIZ MODUL

1 2PENGENALAN

3 4KESILAPAN AM

D

DOKUMEN RUJUKAN

5 8 2

J

P E N G E N A L A NCABARAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

Agihan Beban Tugas

Penempatan Mengikut Bidang Sempadan Dan

Dimensi Tugas

Perincian skop kerja

Kesesuaian Bidang Kursus/ Latihan

Tahap Kompetensi Pegawai

Kesesuaian PengalamanTerhadap Sesuatu Bidang

PERANCANGAN & PENGURUSAN SUMBER MANUSIAPEMBANGUNAN ORGANISASI

P E N G E N A L A N

RASIONAL

Pemilihan, Pengambilan &Pelantikan

Penempatan, Pengisian,Pembangunan Latihan

/Kompetensi & Pelan

Penggantian Saraan

dan Kemudahan

Penubuhan Agensi Baharu, Penstrukturan Semula, Pengukuhan Jawatan, Audit Pembangunan Organisasi

Penentuan Nisbah, Norma dan Model Perjawatan

Pengukuran Produktiviti dan Petunjuk Prestasi

4AUDIT PEMBANGUNAN ORGANISASI DAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

P E N G E N A L A N

JANGKAANKEBERHASILANRight Skill

Right

People

Right Number

Right Place

Right Job

Right Time

Right Cost

Hala Tuju Perkhidmatan

Penjajaran Strategik Sumber Manusia

KADARUPAHUNTUKPENCAPAIAN MATLAMAT PERKHIDMATAN AWAM

KERJA

5

2

ENPUNCA KUASA P

PELAKSANAAN DESKRIPSI TUGAS SEKTOR AWAM GE N A L A

1Melalui perenggan 7 dan 8 pekeliling ini, Deskripsi Tugas (Job Description – JD) diperkenalkan bagi menggantikan Senarai Tugas. JD merupakan satu (1) elemen baharu yang diperkenalkan dalam pekeliling ini manakala sembilan(9) elemen utama yang lain ditambah baik dan dimantapkanmengikut keperluan semasa. (berkuat kuasa mulai 12 Julai 2018)

perenggan 7.2.5. yang menyatakan penguatkuasaan peraturan bahawa setiap permohonan perjawatan baharu perlu disertakan dengan Job Description yang lengkap. (berkuat kuasa mulai 1 Januari 2019)

N

P E N G E N A L A N

CARTA ORGANISASI 1 6 CARTA ALIR

CARTA FUNGSI 2 7 SENARAI SEMAK

AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI3 8 SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN & PUNCA KUASA

DESKRIPSI TUGAS 4 9 SENARAI BORANG

10KOMPONENMYPORTFOLIO

PROSES KERJA 5 10 SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

KOMPONENMYPORTFOLIO

7

P E N G E N A L A N

DEFINISIDESKRIPSI TUGAS

8

JD dapat membantu untuk menterjemahkan hasil daripada tugas tertentu dengan lebih jelas bertepatan dengan objektif penubuhan sesebuah agensi

Akauntabiliti yang jelas dan spesifik dapat membantu penyandang menjalankan tugas dengan lebih efektif, setara dengan gred jawatan yang diperuntukkan.

Ini selarasdengan objektif sesuatu jawatan yang secaraprinsipnya diwujudkan berdasarkan kadar upah untuk kerja(rate for the job).

Deskripsi Tugas (Job Description – JD) merupakan dokumen yang menjelaskan tujuan pewujudan sesuatu jawatan dengan mengambil kira komponen akauntabiliti, dimensi dan kompetensi yang diperlukan bagi sesuatu jawatan dalam organisasi.

9

K O N S E P

PEWUJUDAN JAWATAN –capai matlamat organisasi01 FAKTA bukan andaian05 09

DOKUMEN‘HIDUP’–dikemas kini setiap kali perubahan fungsi

AKAUNTABILITI JAWATAN– selari dengan matlamat organisasi02 Merujuk kepada

ORGANISASI danberorientasikan HASIL

06 SEMPADAN TUGAS antara rakan sekerja / penyelia dapat dikenal pasti10

DESKRIPSI TUGAS –merujuk kepada jawatan bukan penyandang03 INPUT pengukuran prestasi07 denganKompetensi pegawai dikenal pasti

antarajawatan

JURANGkompetensi11

jawatan – UNIT ASASdalam organisasi04 JELAS dan MUDAH

difahami, UNIK danDINAMIK

08 SKOP FUNGSI jawatandiperjelaskan –tiada pertindihan tugas

12

KONSEP

01

05 Kemaskini Kumpul Maklumat

02Pengesahan Penyediaan Draf

04 Semakan Draf

0310

P R O S ES

P E L A K S A N A AN

PENYANDANG

PENYELARASPENYELIA

SIAPA

PROSESPENYEDIAANYANG BERTANGGUNGJAWAB MENYEDIAKAN JD?

K E S I L A P AN

AM

KESILAPAN AMPENYEDIAAN DESKRIPSI TUGAS

KESILAPAN AKIBATMengambil mudah dengan kelayakan yang diperlukan untuk melaksanakan tugas

Memperbesarkan atau meremehkan kepentingan sesuatu tugas

Deskripsi Tugas tidak dikemas kini dan tidak selari dengan matlamat/hala tuju organisasi

Tidak meletakkan kompetensi yang benar-benar diperlukan

Meletakkan akauntabiliti yang terlalu banyak di gred tinggi supaya kelihatan banyak tugas

Potensi menimbulkan masalah dalam pengambilan / pelantikan & pengekalan bakat

Tugas yang dilaksanakan tidak menepati kehendak dan keperluan organisasi

Deskripsi tugas luput / tidak lagi relevankerana perubahan tugas

Penyandang tidakmencapai

kompetensi yang diperlukan untuk melaksanakan tugas

Akauntabiliti di jawatan lain di bawah seliaan tidak dapat disediakan dengan baik

12345

4 PELAN STRATEGIK

3RANCANGAN MALAYSIA

6 PKPA BIL.4/201812

2 DASAR /ARAHAN KERAJAAN

5 WARAN PERJAWATAN

1 AKTA / ENAKMEN

D O K U M EN

R U J U K AN

DOKUMEN RUJUKAN

8

T A T A C A RA

P E N Y E D I A AN

4 5 AKAUNTABILITI

3 6 KELAYAKAN AKADEMIK

2 7 TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

KOMPONEN UTAMA KOMPETENSI

1 DESKRIPSI 8TUGAS

13

PENGALAMANMAKLUMAT UMUM

DIMENSITUGAS UTAMA

1

2

JD merujuk kepada sesuatu jawatan yang diwujudkan selari dengan objektif penubuhan agensi berlandaskan prinsip rate for the jobJAWATAN

43

5

6

7

8

T A T A C A RA

P E N Y E D I A AN

14jawatan

Urusan penempatan penyandang hendaklah bersesuaian dengan JD sesuatu

PENYANDANG

MAKLUMAT UMUM

GELARAN JAWATAN KETUA PERKHIDMATAN

RINGKASAN GELARAN JAWATAN

KEDUDUKAN DI WARAN PERJAWATAN

GRED JAWATAN BIDANG UTAMA

GRED JD SUB-BIDANG

STATUS JAWATAN DISEDIAKAN OLEH

HIRARKI 1(BAHAGIAN) DISEMAK OLEHHIRARKI 2 (CAWANGAN/SEKTOR/UNIT)

DILULUSKAN OLEH

SKIM PERKHIDMATAN TARIKH DOKUMEN

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA

DIMENSI

KELAYAKAN AKADEMIK/IKHTISAS

KOMPETENSI

PENGALAMAN

TATACARA PENYEDIAAN

DESKRIPSI TUGAS SEKTOR AWAM

MAKLUMAT UMUM

MAKLUMAT UMUMPanggilan atau nama

yang diberikan kepada jawatan yang digunakan

dalam sesebuahagensi

Singkatan kepada tatanama2 yang digunakan di

sesebuah agensi bagi membezakan

jawatan mengikut fungsi

Gred hakiki jawatan mengikut

3 kedudukan yang ditetapkan

berdasarkan sesuatu skim

perkhidmatan

Gred jawatan yang merujuk4 kepada penyediaan JD

sesuatujawatan

5 Taraf sesuatu jawatan

Kedudukan jawatan di

sesuatu6 agensi mengikut

struktur

organisasi di hirarki pertama

Kedudukan jawatan di sesuatu7 agensi mengikut struktur organisasi di hirarki

kedua

Skim perkhidmatan bagi bagi sesuatu jawatan yang disandang

MAKLUMAT UMUM

GELARAN JAWATAN

RINGKASAN GELARAN JAWATAN

KEDUDUKAN DI WARAN PERJAWATAN

STATUS JAWATAN

DISEDIAKAN OLEH

Sekiranya JD disediakan melalui HRMIS, beberapa Maklumat Umum telah sedia ada wujud di dalam HRMIS kecuali maklumat di kotak kuning perlu diisi secara manual. Sekiranya

GRED JD

HIRARKI 2 (CAWANGAN/SEKTOR/UNIT)

DILULUSKAN OLEHTARIKH DOKUMENSKIM PERKHIDMATAN

DISEMAK OLEHHIRARKI 1(BAHAGIAN)

SUB-BIDANG

BIDANG UTAMA

GRED JAWATAN

KETUA PERKHIDMATAN

1

8

JD disediakan secara manual, maklumat ini perlu disediakan oleh PSM

Jawatan pegawai yang mengetuai sesuatu perkhidmatan

Bekalan, Program/Aktiviti/Sub-aktiviti dan no. butiran jawatan10dalam Waran Perjawatan

Bidang tugas jawatan berkenaan yang selari dengan bidang yang ditetapkan oleh Ketua Perkhidmatan

Sub-Bidang tugas jawatan berkenaan yang selari dengan 12 bidang yang ditetapkan olehKetua Perkhidmatan

Nama dan gelaran jawatan 13pegawai yang menyediakan JD

Nama dan gelaran jawatan pegawai yang menyemak JD

Nama dan gelaran jawatan pegawai yang meluluskan JD 15

16

9

11

14

MAKLUMAT UMUM

17

Ketua Penolong Setiausaha SEKSYEN

SUMBER MANUSIA

CONTOH PENULISAN

MAKLUMAT UMUM

GELARAN JAWATAN Ketua Penolong Setiausaha KETUA PERKHIDMATAN Ketua Pengarah Perkhidmatan AwamRINGKASAN GELARAN JAWATAN

KPSU (SM) KEDUDUKAN DI WARAN PERJAWATAN

B07. 3.3.2 (25)

GRED JAWATAN M48/M52 BIDANG UTAMA Pengurusan Sumber ManusiaGRED JD M48 SUB-BIDANG UTAMA Pembangunan OrganisasiSTATUS JAWATAN Tetap DISEDIAKAN OLEH Khairy bin Jalaluddin,

KPSU (SM)HIRARKI 1 (BAHAGIAN) Bahagian Khidmat

PengurusanDISEMAK OLEH Burhanuddin bin

Abdullah SUB (KP)HIRARKI 2 (CAWANGAN/SEKTOR/UNIT)

Seksyen Sumber Manusia DILULUSKAN OLEH Norhaliza binti Junid SUBK

SKIM PERKHIDMATAN Pegawai Tadbir & Diplomatik TARIKH DOKUMEN 1 Julai 2018

TATACARA PENYEDIAAN



TUJUAN PEWUJUDAN JAWATANMenerangkan keperluan / justifikasi sesuatu jawatan secaraumum dalam satu kenyataan yang merangkumi keseluruhan Merangkumi

keseluruhan TAKRIFAN

akauntabiliti. Tujuan pewujudan jawatan juga boleh dikenalpasti dengan merujuk kepada carta organisasi dan carta fungsi sesebuah agensi.

Tujuan pewujudan jawatan terdiri daripada tiga (3) frasa iaitu:

AKAUNTABILITI

JangkaanPENGHASILA

N

mengikut tempoh yang

u

i u

KATA KERJAKata yang digunakan untuk menyatakan sesuatu perbuatan yang boleh menentukan kompleksiti tugas bagi sesuatu gred jawatan. Seorang penyelia tidak seharusnya mempunyai kata kerja yang sama dengan pegawai di bawah seliaannya kerana setiap gred mempunyai kompleksiti tugas yang berbeza

OBJEK

Rangkaian perkataan selepas kata kerja yang merujuk kepada siapa atau apa. Objek menerangkan fungsi jawatan/produk/perkhidmatan yang dilaksanakan oleh sesuatu jawatan

HASIL

Keluaran atau Hasil (Output atau Outcome) merujuk kepada jangkaan penghasilan yang perlu dicapai dalam melaksanakan sesuatu tugas

Membuat sesuat Kepada

sesuat Untuk mencapa

Contoh Menjalankan kerja pembinaan bangunan bagi memastikan pembinaan dapat

d19isiapkan

CADANGAN SENARAI KATA KERJA MENGIKUT PERINGKAT

PERINGKAT 1 PERINGKAT 2 PERINGKAT 3(KETUA JAB/ UNIT/ BAHAGIAN) (PENYELIA/ PENGURUSAN PERTENGAHAN) (OPERASI)

Merancang Menyelaras Membantu Membantu Merangka Menyemak Menganalisis Melaksanakan Menetapkan Memberi khidmat

nasihat Mengemas kini Menyediakan

Memacu Memantau Menambah nilai Mengumpul Mentadbir Menilai Mewakili Merekod Memberi khidmat nasihat Meluluskan Memformulasikan Menyunting Mengesahkan Melaksanakan Mencipta Menyusun Meluluskan Memudah cara Menghantar Memperakukan Menyediakan Meneliti Memperakukan Menganalisis Membimbing Mengesyorkan Membangunkan

CONTOH 1Tujuan Pewujudan Jawatan

Ketua Penolong Setiausaha SEKSYEN SUMBER MANUSIA

SETIAUSAHA BAHAGIANBahagian Khidmat

Pengurusan

Ketua Penolong SetiausahaSEKSYEN SUMBER MANUSIA

BAHAGIAN

KHIDMAT PENGURUSAN

Ketua Penolong SetiausahaSEKSYEN PENTADBIRAN & KEWANGAN

Penolong Setiausaha

Unit Pengesahan

Lantikan, Elaun

Penolong Setiausaha

Unit Penempatan,

Kenaikan

Penolong SetiausahaUnit Pembangunan

Organisasi

PenolongSetiausaha

Unit Pentadbiran (I)

PenolongSetiausaha

Unit Pentadbiran (II)

PenolongSetiausaha

Unit Kewangan (I)

PenolongSetiausaha

Unit Kewan2g1an (II)

Untuk mencapai

Unit-unit yang berada di bawah Seksyen Sumber Manusia dijadikan sebagai “Objek” dalam penulisan Akauntabiliti

22

bagi membolehkan agensi menjalankan fungsi ditetapkan dengan cekap dan berkesan

HASIL

hal ehwal pengurusan sumber manusia dan pembangunan organisasi

OBJEK

Kepada sesuatu

Ketua Penolong Setiausaha SEKSYEN SUMBER MANUSIACONTOH 1CONTOH PENULISAN


Membuat sesuatu

Melaksanakan

KATA KERJA

CONTOH 2Tujuan Pewujudan Jawatan

Penolong Setiausaha UNIT SUMBER MANUSIA I


Pengurusan


BAHAGIAN

KHIDMAT PENGURUSAN


Penolong Setiausaha

23

Unit Pengesahan

Lantikan, Elaun & Kemudahan

Penolong Setiausaha

Unit Penempatan,

Kenaikan


Organisasi

PenolongSetiausaha

Unit Pentadbiran

PenolongSetiausaha

UnitLogisti

k

PenolongSetiausaha

UnitKewanga

n

PenolongSetiausaha

UnitAset &

Perolehan

Untuk mencapai

Nama Unit Pengesahan Lantikan, Elaun dan Kemudahan dijadikan sebagai “Objek” dalam penulisan Akauntabiliti

24

bagi membolehkan agensi menjalankan fungsi ditetapkan dengan cekap dan berkesan

HASIL

Urusan pengesahan lantikan, elaun dan kemudahan

OBJEK

Kepada sesuatu

HAN LANTIKAN, ELAUNPenolong Setiausaha

UNIT PENGESA& KEMUDAHANCONTOH 2CONTOH PENULISAN


Membuat sesuatu

Membantu melaksanakan

KATA KERJA


JAWATAN KATA KERJA OBJEK HASIL

Ketua Penolong Setiausaha, Seksyen Sumber Manusia

Melaksanakan hal ehwal pengurusan sumber manusia dan organisasi

bagi membolehkan agensi menjalankan fungsi ditetapkan dengan cekap dan berkesan.

Penolong Setiausaha,Unit Pengesahan Lantikan, Elaun & Kemudahan

Membantu melaksanakan

urusan pengesahan lantikan, elaun dan kemudahan

bagi membolehkan agensi menjalankan fungsi ditetapkan dengan cekap dan berkesan.

25

CONTOH PENULISAN

CONTOH

1. Ketua Penolong Setiausaha, Seksyen Sumber Manusia

2. Penolong Setiausaha, Unit Pengesahan Lantikan,

CONTOH 3Tujuan Pewujudan JawatanKetua Penolong Pengarah SEKSYEN KEWANGAN & AKAUN

BAHAGIANKEWANGAN & AKAUN

PENGARAHBahagian Kewangan & Akaun

CONTOH Ketua Penolong

Pengarah SEKSYEN

Ketua Penolong PengarahSEKSYEN KEWANGAN & AKAUN

Membuat sesuatu Untuk mencapai

Nama Unit Kewangan dan Akaun dijadikan sebagai “Objek” dalam penulisan Akauntabiliti

26

CONTOH PENULISAN

KATA KERJA OBJEK HASIL

hal ehwal kewangan dan bajet Jabatan/Bahagian dan semua PTJ

Menguruskanbagi memastikan peruntukan diperoleh mencukupi dan dibelanjakan dengan berhemah mengikut tatacaran kewangan yang ditetapkan

Kepada sesuatu

Penolong Pengarah

Unit Kewangan dan

Akaun

IT KEWANGAN &

CONTOH 4Tujuan Pewujudan JawatanPenolong Pengarah SEKSYEN KEWANGAN & AKAUN



CONTOH Penolong Pengarah

UN


Membuat sesuatu Untuk mencapai

Nama Unit Kewangan dan Akaun dijadikan sebagai “Objek” dalam penulisan Akauntabiliti

27

CONTOH PENULISAN

KATA KERJA OBJEK HASIL

bagi memastikan peruntukan diperoleh mencukupi dan dibelanjakan dengan berhemah mengikut tatacaran kewangan yang ditetapkan


Membantu menguruskan

Kepada sesuatu

Penolong Pengarah

Unit Kewangan dan

Akaun




28

1. Ketua Penolong Pengarah, Seksyen Kewangan & Akaun

CONTOH

CONTOH PENULISAN

JAWATAN KATA KERJA OBJEK HASIL

Ketua Penolong Pengarah,Seksyen Kewangan & Akaun

Menguruskan hal ehwal kewangan dan bajet Jabatan/Bahagian dan semua PTJ

bagi memastikan peruntukan diperoleh mencukupi dan dibelanjakan dengan berhemah mengikut tatacaran kewangan yang ditetapkan

Penolong Pengarah, Unit Kewangan & Akaun

Membantu menguruskan


bagi memastikan peruntukan diperoleh mencukupi dan dibelanjakan dengan berhemah mengikut tatacaran kewangan yang

Penolong Pengarah

Unit Kewangan dan

Akaun

TATACARA PENYEDIAAN


AKAUNTABILITI

HASIL

Keluaran atau Hasil (Output atau Outcome) merujuk kepada jangkaan penghasilan yang perlu dicapai dalam melaksanakan sesuatu tugas

OBJEK

Rangkaian perkataan selepas kata kerja yang merujuk kepada siapa atau apa. Objek menerangkan fungsi jawatan/produk/perkhidmatan yang dilaksanakan oleh sesuatu jawatan

KATA KERJAKata yang digunakan untuk menyatakan sesuatu perbuatan yang boleh menentukan kompleksiti tugas bagi sesuatu gred jawatan. Seorang penyelia tidak seharusnya mempunyai kata kerja yang sama dengan pegawai di bawah seliaannya kerana setiap gred mempunyai kompleksiti tugas yang berbeza

Apakah tanggungjawab utama jawatan?

AKAUNTABILITI TAKRIFAN Akauntabilti merupakan tanggungjawab utama dalam

sesuatu tugas yang dilaksanakan dan dapat memberikan hasil bagi mencapai tujuan pewujudan sesuatu jawatan

Hasil akhir / Output

sesuatu tugas

Bukan senarai tugasdan aktiviti

Kepada sesuat Untuk mencapa

i u

Contoh organisasi pembinaan bagi memastikan perlaksanaan

proje3k0berjalan lancar mengikut syarat yang ditetapkan

Mentadbir

CIRI – CIRI 1

Mengenal pasti semua

output utama bagi sesuatu

jawatan (identifies all

key outputs);

A K A U N T A B I L I T I

2 3Tidak terikat

kepada sesuatu tempoh (timeless)

4Fokus kepada hasil(focused on results)

5Beberapa jawatan

berkongsi akauntabiliti

yang sama dan pada masa yang sama

Tugas yang spesifik

(job specific)

6Dikategorikan

mengikut keutamaan fungsi tugas

32

CONTOH 1Akauntabiliti



Pengurusan


BAHAGIAN

KHIDMAT PENGURUSAN


Penolong Setiausaha

Unit Pengesahan

Lantikan, Elaun

Penolong Setiausaha

Unit Penempatan,

Kenaikan


Organisasi

PenolongSetiausaha

Unit Pentadbiran

PenolongSetiausaha

Unit Logistik

PenolongSetiausaha

Unit Kewangan

PenolongSetiausaha

UnitAset &

Perolehan

HASILbagi memastikan agensimempunyai struktur organisasiyang efektif dan skimperkhidmatan yang sesuai.

OBJEK

urusan pembangunanorganisasi

KATA KERJA

3 Melaksanakan

HASILbagi membolehkan agensimenjalankan fungsi ditetapkan dengan cekap dan berkesan.

OBJEK

urusan penempatan, kenaikan pangkat dan tatatertib

KATA KERJA

2 Melaksanakan

KATA KERJA

1 Melaksanakan

OBJEK

urusan pengesahan lantikan, elaun dan kemudahan

HASIL

bagi membolehkan agensi menjalankan fungsi ditetapkan dengan cekap

Membuat sesuatu Kepada

sesuatu Untuk mencapai 33

TATACARA PENYEDIAAN


TUGAS UTAMA

3Tidak semua tugas bagi sesuatu

TAKRIFAN

TUGAS UTAMATugas utama merujuk kepada senarai tugas utama yang dikenal pasti dapat mencapai akauntabiliti yang ditetapkan. Perbezaaan Tugas Utama dan Akauntabiliti ditunjukkan seperti Jadual di bawah.


Menghuraikan “Apa”

Tepat

Fokus

Kawalan kepada penghasilan/Output

Susunan akauntabiliti perlu disenaraikanmengikut keutamaan fungsi tugas 5

Input

Mungkin berubah

Menyenaraikan

Menghuraikan “Bagaimana”

36

CONTOH 1Tugas Utama



Pengurusan


BAHAGIAN

KHIDMAT PENGURUSAN


Penolong Setiausaha

Unit Pengesahan

Lantikan, Elaun

Penolong Setiausaha

Unit Penempatan,

Kenaikan


Organisasi

PenolongSetiausaha

Unit Pentadbiran

PenolongSetiausaha

Unit Logistik

PenolongSetiausaha

Unit Kewangan

PenolongSetiausaha

UnitAset &

Perolehan


37

CONTOH PENULISAN


Melaksanakan hal ehwal sumber manusia dan pembangunan organisasi bagi membolehkan agensi menjalankan fungsi ditetapkan dengan cekap dan berkesan.

AKAUNTABILITI

TUGAS UTAMA

1. Melaksanakan urusan pengesahan lantikan, elaun dan kemudahan bagi membolehkan agensi menjalankan fungsi ditetapkan dengan cekap dan berkesan.

1. Menyemak dan menganalisis data.2. Mengadakan sesi rundingan/perbincangan.3. Menyediakan kertas

makluman/pertimbangan.4. Mengesyorkan cadangan untuk penelitian

pegawai penyelia.2. Melaksanakan urusan penempatan, kenaikan

pangkat dan tatatertib bagi membolehkan agensi menjalankan fungsi yang ditetapkan dengan cekap dan berkesan.

1. Menyemak dan menganalisis data.2. Mengadakan sesi rundingan/perbincangan.3. Menyediakan kertas

makluman/pertimbangan.4. Mengesyorkan cadangan untuk penelitian

pegawai penyelia.3. Melaksanakan urusan pembangunan 1. Menyediakan pelan perancangan.

TATACARA PENYEDIAAN


DIMENSI

DIMENSI

SKT

KPI

TAKRIFAN

DIMENSIDimensi merujuk kepada parameter/skala dan bilangan skop fungsi tugas bagi sesuatu jawatan. Parameter/ skala dan kuantiti spesifik kepada jawatan yang berkenaan sahaja dan berdasarkan skala penentuan di bawah seliaan jawatan berkaitan sahaja.

Penentuan dimensi adalah berbeza dengan Petunjuk PrestasiUtama (KPI) dan Sasaran Kerja Tahunan (SKT).

Sempadan Tugas

Bukan KPI atau SKT

Gambarajah Perbezaan Dimensi, KPI dan SKTDimensi KPI SKT

Penentuan Paramater/Skala

Ukuran impak pencapaian SKT utama

Sasaran kerja yang perlu dicapai

Cth: Kategori Usahawan- Usahawan di 3

negeri- Usahawan wanita

Cth:10 daripada

usahawan bebas daripada bantuan

dana kerajaan

Cth: membantu

100 usahawan


TUJUAN PEWUJUDAN JAWATANMelaksanakan hal ehwal sumber manusia dan pembangunan organisasi bagi membolehkan agensi menjalankan fungsi ditetapkan dengan cekap dan berkesan.



1. Menyemak dan menganalisis data.2. Mengadakan sesi rundingan/perbincangan.3. Menyediakan kertas makluman/pertimbangan.4. Mengesyorkan cadangan untuk penelitian pegawai

penyelia.2. Melaksanakan urusan penempatan, kenaikan pangkat

dan tatatertib bagi membolehkan agensi menjalankan fungsi yang ditetapkan dengan cekap dan berkesan.


penyelia.3. Melaksanakan urusan pembangunan organisasi bagi

memastikan agensi mempunyai struktur organisasi yang efektif dan skim perkhidmatan yang sesuai.

1. Menyediakan pelan perancangan.2. Menyediakan kertas permohonan.3. Mengadakan sesi rundingan dengan JPA.4. Menyediakan kertas pertimbangan.

DIMENSI1. Bilangan Perjawatan: 320 perjawatan2. Bilangan Pengisian: 300 pegawai3. Bilangan Skim Perkhidmatan: 10 skim perkhidmatan4. Bilangan Kes Tatatertib: 30 kes

CONTOH PENULISAN

TATACARA PENYEDIAAN


KELAYAKAN AKADEMIK

KELAYAKAN AKADEMIK / IKHTISAS TAKRIFAN Kelayakan akademik merujuk kepada kelayakan

minimum yang diperlukan oleh pegawai untuk menyandang sesuatu jawatan seperti yang diperuntukkan dalam syarat-syarat lantikan skim perkhidmatan.

Ikhtisas merujuk kepada kelayakan tambahan yang diperuntukkan kepada skim-skim perkhidmatan tertentu. (Cth: Akauntan – Malaysian Association of Certified Public Accountants)

Diperuntukkan dalam perbekalan

skim perkhidmatan

Bukan merujuk kepada

kelayakan akademik

penyandang

Kelayakan yang bersesuaian

dengan jawatan adalah satu kelebihan


KELAYAKAN AKADEMIK/ IKHTISAS

CONTOH PENULISAN

Ijazah sarjana muda kepujian yang diiktiraf oleh Kerajaan Malaysia daripada institusi pengajian tinggi tempatan ataukelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya.

(Ijazah sarjana muda dalam bidang pengurusan sumber manusia adalah satu kelebihan)

TATACARA PENYEDIAAN


KOMPETENSI

44

Kemahiran KepimpinanKemahiran Membuat KeputusanPemikiran StrategikPemikiran AnalitikalBerkemahiran dalam penggunaan Microsoft Word, Microsoft Excel dan Microsoft Power Point

KOMPETENSI

TAKRIFAN

KOMPETENSIKemahiran/ Kriteria individu merujuk kepada kemahiran/ kriteria yang diperlukanoleh pegawai untuk menyandang sesuatu jawatan.

Bagi jawatan-jawatan berbentuk perkhidmatan gunasama, kader, terbuka dan peminjaman/pertukaran sementara atau mana-mana jawatan yang difikirkan sesuai oleh Ketua Jabatan dan/atau Ketua Perkhidmatan, kriteria pengalaman dan kriteria individu yang dibangunkan dalam Deskripsi Tugas tidak menghalang mana-mana penyandang yang kurang memenuhi kriteria untuk ditempatkan di jawatan tersebut.

Walau bagaimanapun, Ketua Jabatan dan/ atau Ketua Perkhidmatan boleh menentukan sebarang bentuk pembangunan atau latihan kepada penyandang bagi memenuhi mana-mana kriteria tersebut.


SUMBER MANUSIA

CONTOH PENULISAN

TATACARA PENYEDIAAN


PENGALAMAN

TAKRIFAN

PENGALAMANPengalaman merupakan tempoh minimum yang diperlukan bagi melaksanakan fungsi di jawatan tersebut. Tempoh pengalaman hendaklah realistik dengan gred sesuatu jawatan, bukan merujuk kepada tempoh perkhidmatan penyandang sedia ada.

Realistik dengan gred

jawatan

Bukan merujuk kepada tempoh

perkhidmatan penyandang


SUMBER MANUSIA

Minimum berpengalaman 4 tahun dalam bidang pengurusan sumber manusiaPENGALAMA

N

CONTOH PENULISAN

C O N T O HDOKUMEN

DESKRIPSI TUGAS

47


SUMBER MANUSIAMAKLUMAT

UMUMGELARAN JAWATAN Ketua Penolong Setiausaha KETUA PERKHIDMATAN Ketua Pengarah Perkhidmatan AwamRINGKASAN GELARAN JAWATAN

KPSU (SM) KEDUDUKAN DI WARANPERJAWATAN

B07. 3.3.2 (25)

GRED JAWATAN M48/ M52 BIDANG UTAMA Pengurusan Sumber ManusiaGRED JD M48 SUB-BIDANG UTAMA Pembangunan OrganisasiSTATUS JAWATAN Tetap DISEDIAKAN OLEH Khairy bin Jalaluddin

KPSU (SM)HIRARKI 1 (BAHAGIAN) Bahagian Khidmat

PengurusanDISEMAK OLEH Burhan bin Abdullah

TSUB (KP)HIRARKI 2 (CAWANGAN/SEKTOR/UNIT)

Seksyen Sumber Manusia DILULUSKAN OLEH Mokhtar bin Dahari SUB (KP)

SKIM PERKHIDMATAN Pegawai Tadbir & Diplomatik TARIKH DOKUMEN 1 Julai 2018

48

Melaksanakan hal ehwal sumber manusia dan pembangunan organisasi bagi membolehkan agensi menjalankan fungsi ditetapkan dengan cekap dan berkesan.


CONTOH DOKUMEN DESKRIPSI TUGAS



2. Melaksanakan urusan penempatan, kenaikan pangkat dan tatatertib bagi membolehkan agensi menjalankan fungsi yang ditetapkan dengan cekap dan berkesan.

3. Melaksanakan urusan pembangunan organisasi bagi memastikan agensi mempunyai struktur organisasi yang efektif dan skim perkhidmatan yang sesuai.


penyelia.1. Menyemak dan menganalisis data.2. Mengadakan sesi rundingan/perbincangan.3. Menyediakan kertas makluman/pertimbangan.4. Mengesyorkan cadangan untuk penelitian pegawai

penyelia.1. Menyediakan pelan perancangan.2. Menyediakan kertas permohonan.3. Mengadakan sesi rundingan dengan JPA.4. Menyediakan kertas pertimbangan.

1. Bilangan Perjawatan : 320 perjawatan

2. Bilangan Pengisian : 300 pegawai

DIMENSI3. Bilangan Skim Perkhidmatan : 10 skim Perkhidmatan4. Bilangan Kes Tatatertib : 30 kes

KELAYAKAN AKADEMIK/ IKHTISASIjazah sarjana muda kepujian yang diiktiraf oleh Kerajaan Malaysia daripada institusi pengajian tinggi tempatan atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya.

(Ijazah sarjana muda dalam bidang pengurusan sumber manusia adalah satu kelebihan)

KOMPETENSI

1. Kemahiran Kepimpinan2. Kemahiran Membuat

Keputusan

1. Pemikiran Strategik2. Pemikiran Analitikal3. Berkemahiran dalam

penggunaan Microsoft Word, Microsoft Excel dan Microsoft Power Point

PENGALAMAN49

Sekurang-kurangnya berpengalaman 4 tahun dalam bidang pengurusan sumber manusia

ZI

M

S O A L A N

SOALANA

L A Z I M50

L

penyandang bertukar?merujuk kepada jawatan bukan penyandang.sekiranyaJDtidakperludipindakeranapenyediaanJDdipindaperluJDAdakah1.

SOALAN LAZIMBIL. SOALAN JAWAPAN

S O A L AN

2. Kumpulangreddanjawatanapakahyangsesuai mempunyai JD?

Semua jawatan dan gred yang diperuntukkan dalan Waran Perjawatan/Surat Kelulusan Perjawatan (WP/SKP) perlu menyediakan JD.

L A Z IM

3. Adakah agensi perlu menyediakan satu (1) JD sahaja bagi jawatan-jawatan yang menjalankan fungsi yang sama?

Prinsip penyediaan JD adalah 1 JD : 1 Jawatan. Akauntabiliti dan tugas utama boleh sama bagi jawatan yang menjalankan fungsi yang sama tetapi terdapat perbezaan pada komponen “dimensi”.

O

A

SOALAN LAZIM S

A

BIL. SOALAN JAWAPANL

4. Bolehkah tugas-tugasbaharu dimasukkan

dalam JD?

Bagi tugas-tugas baharu dalam skop jawatan yang diberikan

N

kepada jawatan boleh ditambah dalam JD manakala tugas- tugas lain yang tidak berkaitan dengan skop jawatan yang L diberikan kepada penyandang dimasukkan sebagai Sasaran A

Kerja Utama (SKU). ZI

Bagi tugas-tugas lain yang tidak menepatidengan tujuan M

pewujudan jawatan hanya dijadikan sebagai SKU

5. Bagaimanakah kaedah penulisan Tujuan

PewujudanJawatan sekiranya

terdapat lebih daripada satu (1) Tujuan Pewujudan Jawatan?

Tujuan Pewujudan Jawatan boleh digabungkan menjadi satu ayat umum. Perincian boleh dihuraikan melalui setiap akauntabiliti.

OSOALAN LAZIM S

ABIL. SOALAN JAWAPAN L

6. Pada komponen manakah SEMPADAN tugas dapat dikenal pasti?

7. Bagaimanapenyediaan JD bagipegawai

yang ditempatkan secara pentadbiran?

8. Siapa yang bertanggungjawab menyediakan JD?

Sempadan tugas dapat dikenal pasti pada A

komponen TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN, NAKAUNTABILITI & DIMENSI

LPenyediaan JD adalah berdasarkan jawatan yang A diperuntukkan dalam WP/SKP. Penempatan secara Z pentadbiran tidak wajar dilaksanakan oleh agensi I memandangkan bertentangan dengan prinsip Mperjawatan dan perbekalan di dalam WP/SKP(Punca Kuasa: Surat JPA bertarikh 31 Disember 2014)

Ketua Jabatan bertanggungjawab memastikan penyediaan JD bagi setiap jawatan baharu dan sedia ada.

9. Adakah boleh menambah komponen utama yang lain dalam JD? Boleh. Tertakluk kepada keperluan agensi.

10. Adakah JD boleh dijadikan input untuk menjajarkan sesuatu jawatan sekiranya beban tugas/kompleksiti tidak setara dengan jawatan sedia ada.

Boleh.Tertaklukjuga dengan lain-lainprinsipdan dasar perjawatan semasa.

53

K U IKUIZZ

M O D U L

M O D U L

K U IZ

M O D UL

JD didefinisikan sebagai satu dokumen rasmi yang mempunyai kenyataan bertulis bagi sesuatu tugas yang

1 selayaknya dilaksanakan oleh Pegawai yang menyandang sesuatu jawatan. Ia dapat membantumenterjemahkan hasil daripada tugas tertentu dengan lebih jelas bertepatan dengan:

(a) kehendak stakeholder(b) keperluan semasa agensi(c) objektif penubuhan sesebuah organisasi

2 Penyediaan JD dapat membantu ke atas perkara-perkara seperti berikut:

(i) Menghuraikan tanggungjawab sesuatu jawatan berdasarkan akauntabiliti yang ditetapkan;(ii) Mengenal pasti kompleksiti tugas mengikut jawatan dan gred yang ditetapkan;(iii) Mengenal pasti hubung kait tugas di antara penyelia dan pegawai di bawah seliaannya;(iv) Mengenal pasti jurang antara kompetensi jawatan dengan kompetensi pegawai;(v) Menjelaskan skop fungsi dan sempadan sesuatu jawatan untuk memastikan tiada pertindihan fungsi/tugas

diantara satu jawatan dengan jawatan yang lain; dan(vi) Merancang keperluan sumber manusia sektor awam yang komprehensif, holisitik dan bersifat strategik.

(a) i, ii, iii(b) I, ii, iii, iv(c) I, ii, iii, iv, v

(d) Semua di atas 55

K U IZ

M O D UL

JD mengandungi :3

(a)8 komponen utama(b)5 komponen utama(c)10 komponen utama

4 Gred Jawatan merujuk kepada:

(a)gred penyandang(b)gred hakiki jawatan yang diperuntukkan dalam Waran Perjawatan

Tujuan Pewujudan jawatan menerangkan keperluan sesuatu jawatan secara umum dan jelas dalam satu ayat yang ringkas yang merangkumi keseluruhan akauntabiliti. Ia terdiri daripada:

(a)Kata Kerja + Objek(b)Kata Kerja + Outcome/Output(c)Kata Kerja + Objek + Outcome/Output

56

5

K U IZ

M O D UL

Jawatan Pengarah KPDNKK Cawangan Negeri Sembilan merupakan gred N36. Apakah Kata Kerja yang sesuai

6 dicadangkan bagi penyediaan Tujuan Pewujudan Jawatan tersebut?

(a)Membantu melaksana(b) Melaksana(c)Merancang

Akauntabiliti merupakan tanggungjawab utama dalam sesuatu tugas yang dapat memberikan hasil. Pernyataan

7 yang manakah yang merujuk kepada ciri-ciri akauntabiliti?

(a)Mungkin berubah(b) Menghuraikan “bagaimana”(c)Fokus kepada hasil(d) Menyenaraikan

Dimensi merujuk kepada parameter/skala dan bilangan skop fungsi tugas bagi sesuatu jawatan. Melalui dimensi, dan bagi sesuatu jawatan dapat dikenalpasti.

(a)sempadan, kompleksiti tugas(b) Sasaran Kerja Tahunan, beban(c)Petunjuk Prestasi Utama, sempadan(d) sempadan, Sasaran Kerja Tahunan

8

K U IZ

M O D UL

Pengalaman merupakan tempoh minimum yang diperlukan bagi melaksanakan fungsi di sesuatu jawatan.9 Pernyataan yang manakah TIDAK merujuk kepada tempoh pengalaman?

(a)Tempoh pengalaman hendaklah realistik dengan gred sesuatu jawatan(b) Tempoh pengalaman merujuk kepada tempoh perkhidmatan penyandang sedia ada(c)Tempoh pengalaman bukan merujuk kepada tempoh perkhidmatan penyandang sedia ada(d) Tempoh pengalaman penyandang yang pernah bertugas di agensi lain boleh diambilkira dengan

syarat tugas yang dilaksanakan adalah bidang yang sama di agensi semasa

Syed Sidek merupakan pegawai berkelulusan Sarjana dalam bidang undang-undang. Beliau bertugas sebagai Ketua Penolong Pengarah, Gred M48 di Bahagian Pengurusan Sumber Manusia, Kementerian Dalam Negeri. Apakah kelayakan akademik yang sesuai ditulis di dalam JD bagi jawatan yang disandang oleh Syed Sidek?

(a)Sarjana Undang-Undang(b)Ijazah Sarjana Muda Undang-undang(c)Ijazah Sarjana Muda Pengurusan Sumber Manusia(d)Ijazah Sarjana Muda Kepujian yang diiktiraf oleh Kerajaan daripada institusi pengajian tinggi

tempatan ataukelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya.

10

SEMASA

AG

MULA

E NS PermohonanI

Tidak Setuju

J Pertimbangan

PSetuju

A

PRA

FASA PELAKSANAAN

Pindaan

FA

PASCA SA

P E L A K S A N A A N

Penambahbaikan

Pelaksanaan Bengkel

Pembangunan

Perancangan Tentatif Program

Rundingan /Pra-Bengkel

Analisis

Penilaian / Pemantauan

Sesi Semakan

Sesi Penyediaan

Tiada pindaan TAMAT

Objektif Program, Bil.Peserta, Bil. Fasilitator,

Carta Fungsi, Carta Organisasi, Pelan Strategik, Waran

Perjawatan

Sesi Taklimat Pengenalan Sesi Amali Penulisan Sesi Pembentangan

Sesi Penilaian

Penjanaan Dokumen JD melalui Modul JD

HRMIS 2.0

Keperluan Pembangunan Organisasi dan

Pengurusan Sumber M59anusia

O U T P U

O U T P U

O U T P U

O U T P U

Reka bentuk

Kelulusan

TERIMA KASIHJabatan Perkhidmatan Awam

Bahagian Pembangunan Organisasi

[email protected]

60

powerpoint presentationppnk.kedah.gov.my/userfiles/files/download/myportfolio/tatacara... · web...

Documents