politeknik melaka kementerian pendidikan malaysia · bahan7 fail dan alat tulis persekitaran7.1.4...

POLITEKNIK MELAKA KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

PROSES KERJA

PS-08

PENGURUSAN REKOD

SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015

Disediakan oleh: Diluluskan oleh:

NAMA : SITI RAMLAH BINTI AHMAD Jawatan : Penolong Pegawai Tadbir Kanan

Tarikh : 08-09-2017

NAMA : MOHD ARIFFIN BIN AMAN Jawatan : Timbalan Pengarah Sokongan

Akademik Tarikh

:

08-09-2017

MAKLUMAT TERKAWAL

PENGURUSAN REKOD PS-08

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 1 /11

Tarikh 08-09-17

MAKLUMAT TERKAWAL

KANDUNGAN HALAMAN

1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES ...................................................................... 2

1.1 Maklumat Umum Proses ..................................................................................... 2

1.2 Rujukan .............................................................................................................. 2

1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7 .................................................................... 2

1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4 ................................................................ 3

1.5 Definisi ................................................................................................................ 3

1.6 Singkatan ............................................................................................................ 3

2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1 .................................................................................................... 4

2.1 Senggara Surat & Fail ......................................................................................... 4

2.2 Proses Pelupusan Rekod ................................................................................... 4

2.3 Proses Pelupusan Rekod Kewangan .................................................................. 4

3. SWIMLANE 4.4.1 .............................................................................................................. 5

3.1 Senggara Surat Dan Fail .................................................................................... 5

3.2 Proses Pelupusan Rekod ................................................................................... 6

3.3 Proses pelupusan Rekod Kewangan .................................................................. 7

4. PROSES KERJA 4.4.1 ...................................................................................................... 8

4.1 Senggara Fail Dan Surat .................................................................................... 8

4.2 Pelupusan Rekod ............................................................................................... 8

4.3 Pelupusan Rekod Kewangan .............................................................................. 9

5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) ........................................................................................ 9

6. RISIKO DAN PELUANG 6.1 .......................................................................................... 10

7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4 .......................................................................... 10

8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5 ................................................... 10

9. LAMPIRAN 8.5 ............................................................................................................ 100

10. KAWALAN DAN PINDAAN 7.5 ...................................................................................... 11


POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 2 /11

Tarikh 08-09-17

MAKLUMAT TERKAWAL

1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES

1.1 Maklumat Umum Proses

MAKLUMAT PENERANGAN

1) Objektif Memastikan surat-surat yang diterima diambil tindakan segera dan proses selama 3 hari

2) Skop (key activities) Prosedur ini digunakan di dalam proses pengenalpastian, pengumpulan, pengindeksan, pemfailan, penyimpanan, penyenggaraan dan pelupusan rekod

3) Indikator kecemerlangan proses 4.4.1 Merujuk kepada Jabatan ARKIB Negara sebagai panduan untuk kelulusan bagi panduan pembukaan dan pelupusan fail

4) Pemilik proses PPT(K)N32 / Pegawai Rekod Jabatan

5) Pelanggan proses 5.2 a. Kakitangan/Pegawai PMK b. Pelanggan Luaran

6) Pihak berkepentingan 4.2 a. JPA b. KPT c. JPP d. JANM e. ARKIB f. Badan Persijilan

1.2 Rujukan

RUJUKAN MAKLUMAT

Rujukan 7.5 (external references) a. Pekeliling Perkhidmatan/Surat Pekeliling Perkhidmatan

b. Portal JPA c. Perintah-Perintah Am/Pengurusan Pejabat d. Arahan Perbendaharaan

e. ARKIB Negara

f. Standard ISO 9001: 2015

Rujukan dalaman 7.5 (internal references) Fail Meja / Proses Kerja

1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7

SUMBER-SUMBER PENERANGAN

Manusia 7.1.2 Pekeliling Perkhidmatan/Surat Pekeliling Perkhidmatan

Portal JPA

Perintah-Perintah Am/Pengurusan Pejabat

Arahan Perbendaharaan

ARKIB Negara

Infrastruktur 7.1.3

Bangunan dan utility 7.1.3(a)

Ruang Pejabat

Peralatan, perkakasan, perisian 7.1.3(b)

Komputer Dan Printer

Pengangkutan 7.1.3 (c)

Kereta


POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 3 /11

Tarikh 08-09-17

MAKLUMAT TERKAWAL

Teknologi maklumat dan komunikasi 7.1.3(d)

Kemudahan Internet

Peralatan perlu dikaliberasi 7.1.5 -

Bahan 7 Fail dan Alat tulis

Persekitaran7.1.4 Selamat & Kondusif

Pengetahuan 7.1.6 Memahami Prosedur Pengurusan Rekod

Kompetensi kakitangan 7.2 Kursus Dalaman Dan Kursus Luaran

Lain-lain -

1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4

Maklumat Tanggungjawab Masa Kaedah Penerima

Proses Pelupusan Fail

PPT(K) PT(P/O) A

Mengikut jadual pelupusan dari ARKIB

- Memo - Surat

-Semua staf yang terlibat dengan pelupusan fail -ARKIB Negara -JANM

Senggara Surat Dan Fail

PT(P/O) A P0

3 hari dari tarikh terima surat

- System E-Document

- Email - Pigeon Hall - Serahan Tangan

KJ/KU

1.5 Definisi

PERKATAAN PENERANGAN

Pengarah Pengawai Pengawal

Ketua Jabatan/Ketua Unit Pegawai yang melaksakan arahan Pengawai Pengawal

Penolong Pegawai Tadbir Kanan Pegawai Rekod Jabatan

Pembantu Akauntan Kanan Pegawai yang menguruskan kewangan jabatan

Pembantu Tadbir (P/O) N19 Pentadbiran

Pembantu Rekod Jabatan

Pembantu Tadbir (P/O) N19 Perkhidmatan

Pegawai yang menguruskan urusan perkhidmatan

Pembantu Tadbir Kewangan W19 Pembantu urusan kewangan jabatan

Pembantu Operasi Pegawai pembantu urusan pentadbiran jabatan

1.6 Singkatan

SINGKATAN PENERANGAN

Pengarah Pengarah Politeknik Melaka

KJ/KU Ketua Jabatan/Ketua Unit

PPT(K) Penolong Pegawai Tadbir Kanan

PA(K) Pembantu Akauntan Kanan

PT(P/O) A Pembantu Tadbir (P/O) N19 Pentadbiran

PT(P/O) P Pembantu Tadbir (P/O) N19 Perkhidmatan

PT(Kew) Pembantu Tadbir Kewangan W19

PO Pembantu Operasi

PMK Politeknik Melaka


POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 4 /11

Tarikh 08-09-17

MAKLUMAT TERKAWAL

2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1

2.1 Senggara Surat & Fail

SOURCE OF INPUT

INPUT

PROSES OUTPUT RECEIVERS OF OUTPUT

Agensi Luar PT(PO) PO

Surat Email Fax Buku / Majalah

SENGGARA SURAT

Surat telah dicop terima

Surat yang didaftar

Pengarah PA Pengarah KJ / KU Staf PMK

Stor Bilik Fail

Fail Peribadi Fail

Pentadbiran

SENGGARA FAIL

Fail yang telah didaftar

PT (Perkhidmatan) PT (P/O) A

2.2 Proses Pelupusan Rekod

SOURCE OF INPUT

INPUT


PPT(K) PT PO

FAIL

PROSES PELUPUSAN

REKOD

Borang Permohonan Pemusnahan Rekod Awam

Surat iringan dari Pengarah ke ARKIB

ARKIB Melaka

2.3 Proses Pelupusan Rekod Kewangan

SOURCE OF INPUT

INPUT


PPT(K) PT PO

FAIL

PROSES PELUPUSAN

REKOD KEWANGAN

Borang Permohonan Pemusnahan Rekod Awam

Surat iringan dari Pengarah ke ARKIB, JANM Dan Jabatan Audit Negara

ARKIB Melaka JANM Jabatan Audit

Negara


POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 5 /11

Tarikh 08-09-17

MAKLUMAT TERKAWAL

3. SWIMLANE 4.4.1

3.1 Senggara Surat Dan Fail

PENGARAH KJ / KU / STAF PPT(K) PT(P/O)A PT(P/O)P PO

MINIT SURAT

TERIMA SURAT

REKOD SURAT

TERIMA SURAT

CODING SURAT

EDAR SURAT

MINIT SURAT DALAM

FAIL

URUS DOKUMEN

PERKHIDMATAN

URUS DOKUMEN

PENTADBIRAN

TERIMA SURAT

SURAT

PERKHID

MATAN

BUKA FAIL

DOKUMEN

BAHARU


POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 6 /11

Tarikh 08-09-17

MAKLUMAT TERKAWAL

3.2 Proses Pelupusan Rekod

PENGARAH PPT(K) PT (P/O)& PO

ARKIB

NILAI STATUS KEROSAKAN

KENALPASTI FAIL UNTUK

DILUPUSKAN

KELULUSAN

SEMAKAN

KEPUTUSAN KELULUSAN PELUPUSAN

KUMPULKAN FAIL

SENARAIKAN FAIL UNTUK

LUPUS DALAM BORANG ARKIB

SURAT IRINGAN & BORANG

PELUPUSAN ARKIB

HANTAR SURAT KE

ARKIB

SEMAKAN

MINIT SURAT/ARAHAN

LUPUS FAIL


POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 7 /11

Tarikh 08-09-17

MAKLUMAT TERKAWAL

3.3 Proses pelupusan Rekod Kewangan

PENGARAH PPT(K)

PT(P/O)& PO ARKIB/JANM/AUDIT

KELULUSAN

SEMAKAN

SENARAIKAN FAIL UNTUK

LUPUS DALAM BORANG ARKIB

NILAI STATUS KEROSAKAN

HANTAR SURAT KE

ARKIB

KENALPASTI FAIL UNTUK

DILUPUSKAN

KEPUTUSAN KELULUSAN PELUPUSAN

KUMPULKAN FAIL

SURAT IRINGAN & BORANG

PELUPUSAN ARKIB

MINIT SURAT/ARAHAN

SEMAKAN LUPUS FAIL


POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 8 /11

Tarikh 08-09-17

MAKLUMAT TERKAWAL

4. PROSES KERJA 4.4.1

4.1 Senggara Fail Dan Surat

Bil Tanggung jawab Tindakan

1. PT(P/O) A

(PA Pengarah)

1. Menerima dan mengecop surat yang diterima dari luar (PA Pengarah) 2. Memasukkan surat ke bilik pengarah untuk diminit oleh pengarah

2. Pengarah Minit surat dan memberi arahan tindakan selanjutnya terhadap surat yang diterima

3. PT(P/O) A Merekod dan mengecop surat luar yang telah diminit oleh Pengarah

4. PO Mengedarkan surat-surat yang telah direkod kepada KJ/KU untuk tindakan

selanjutnya melalui saluran:

1. e_Document

2. Email

3. Pigeon Hall

4. Serahan Tangan

5. KJ/KU Melaksanakan arahan dari Pengarah

6. PPT(K) Minit surat dan memberi arahan kepada Pembantu Tadbir (P/O)

Pentadbian dan Perkhidmatan untuk tindakan selanjutnya

7. PT(P/O) A Melaksanakan arahan yang diberi oleh PPT(K) berkenaan tugas-tugas pentadbiran

8. PT(P/O) P Melaksanakan arahan yang diberi oleh PPT(K) berkenaan tugas-tugas perkhidmatan

4.2 Pelupusan Rekod


1. PT(P/O) A & PO 1. Kenalpasti fail-fail yang perlu dilupuskan

2. Kumpulkan dan senaraikan fail dalam borang khas dari ARKIB

3. Kumukakan borang kepada PPT(K) untuk semakan

4. Sediakan surat iringan dari Pengarah sebagai kelulusan untuk

memohon pelupusan kepada pihak ARKIB

2. PPT(K) Membuat semakan dan pemantauan

3. Pengarah Memberi kelulusan dan kebenaran untuk menjalankan proses pelupusan

fail

4. PT(P/O) A & PO Mengedar surat iringan dan borang khas ke ARKIB Negara untuk

kelulusan

5. ARKIB ARKIB Negara Malaysia memberi kelulusan berkenaan pelupusan

6. PT(P/O) A & PO Laksanakan pelupusan mengikut arahan ARKIB Negara


POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 9 /11

Tarikh 08-09-17

MAKLUMAT TERKAWAL

4.3 Pelupusan Rekod Kewangan


1. 1.

PT(P/O) A & PO 1. Kenalpasti fail-fail yang perlu dilupuskan

2. Kumpulkan dan senaraikan fail dalam borang khas dari ARKIB

3. Kemukakan borang kepada PPT(K) untuk semakan

4. Sediakan surat iringan dari Pengarah sebagai kelulusan untuk

memohon pelupusan kepada pihak ARKIB,JANM,AUDIT

2. PPT(K) Membuat semakan dan pemantauan

3. Pengarah Memberi kelulusan dan kebenaran untuk menjalankan proses

pelupusan fail

4. PT(P/O) A & PO Mengedar surat iringan dan borang khas ke ARKIB Negara untuk

kelulusan ARKIB,JANM, AUDIT

5. ARKIB/JANM/AUDIT ARKIB Negara Malaysia, Jabatan Akauntan Negara Malaysia, Jabatan

Audit Negara memberi kelulusan berkenaan pelupusan

6. PT(P/O) A & PO Laksanakan pelupusan mengikut arahan ARKIB Negara

5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act)

Perancangan 8.1 (P)

Output perancangan Surat

Kelulusan perancangan Pengarah

Perlaksanaan & Kawalan 8.5 (DO,CHECK & CONTROL)

Kaedah kawalan 8.5 Rujuk dan akur kepada proses kerja

Penggunaan borang-borang seperti di lampiran

Pemantauan ketua

Kawalan Proses yang

disumber luar 8.4

ARKIB Negara

Identifikasi dan

kemudahkesanan 8.5.2

Nombor surat

System Excel bagi merekod surat menggantikan buku

daftar surat menyurat

Harta hak milik pelanggan 8.5.3 Isi surat

Pemuliharaan 8.5.4 Failing surat

Isi surat disimpan di dalam server system e-document

Khidmat selepas

perkhidmatan 8.5.5

Kerja lebih masa

Kawalan Perubahan 8.5.6 Pemantauan ketua

Tindakan 10(ACTION)

Penilaian keberkesanan 9.1.3 Semua maklumat dan surat sampai kepada penerima

Tindakan pembetulan 10.2 Rujuk Proses Kerja Tindakan Pembetulan

Penambahbaikan 10.3 Staf menghadiri kursus pengurusan rekod


POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 10 /11

Tarikh 08-09-17

MAKLUMAT TERKAWAL

6. RISIKO DAN PELUANG 6.1

Sila rujuk perincian dan analisis dalam Pelan Pengurusan Risiko dan Peluang

7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4

BIL OUTPUT POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR

TINDAKAN PENCEGAHAN

(sebelum berlaku)

TINDAKAN PEMBETULAN (jika berlaku)

1. Surat Surat dan maklumat tidak sampai kepada penerima

Rekod penerimaan dan pengedaran surat

Buat serahan tangan dengan SEGERA

8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5

REKOD TEMPOH SIMPANAN

TEMPAT SIMPANAN

KATEGORI

1. Buku Rekod Surat Menyurat

(Am 10-Pin 3/80)

3 tahun Unit Pentadbiran AM

2. Buku Despatch Dalam Melaka 3 tahun Unit Pentadbiran AM

3. Buku Despatch Luaran Melaka 3 tahun Unit Pentadbiran AM

4. Buku Despatch Dalam PMK 3 tahun Unit Pentadbiran AM

5. Fail Baucer Bayaran 7 tahun Bilik Fail Unit

Kewangan Terhad

6. Buku Perkhidmatan 3 tahun Bilik Fail Unit

Pentadbiran Sulit

7. Fail Peribadi 20 tahun Bilik Fail Unit

Pentadbiran AM

8. Fail-Fail Pentadbiran Dan Kewangan

Mengikut jadual

pelupusan rekod ARKIB

Bilik Fail Unit Pentadbiran &

Kewangan

AM

9. LAMPIRAN 8.5

RUJUKAN NAMA LAMPIRAN

1) Lampiran A Rekod Pendaftaran Penghantaran Surat

2) Lampiran B Borang 2 Arkib 02/08 (Borang Permohonan bagi Pemusnahan Rekod Awam)

3) Lampiran C Borang 4 Kewangan-Arkib 4/08 (Borang Permohonan Bagi Pemusnahan Rekod Kewangan Dan Perakaunan)


POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 11 /11

Tarikh 08-09-17

MAKLUMAT TERKAWAL

10. KAWALAN DAN PINDAAN 7.5

KAWALAN MAKLUMAT

i. Semua maklumat yang didokumenan merupakan ‘organizational knowledge’ organisasi. ii. Maklumat ini adalah terkawal dan tidak dibenarkan disebarluas kepada pihak luar tanpa

kebenaran ketua organisasi. iii. Dokumen ini hendaklah sentiasa dikaji semula dan ditambahbaik dari semasa ke semasa. iv. Rujuk Prosedur Kawalan Rekod dan Prosedur Kawalan Dokumen untuk sebarang proses

kajian semula pindaan, kajian semula dan edaran. v. Semua maklumat diedar melalui samada:

a. E-Document b. Hardcopy

vi. Sekiranya maklumat dari laman web dimuat turun dan dicetak; maklumat dikira sebagai salinan tidak terkawal.

vii. Keluaran: Perubahan besar melebihi 50% viii. Pindaan: Perubahan kecil kurang dari 50 %

KRONOLOGI PENAMBAHBAIKAN PROSES:

KELUARAN TARIKH KUATKUASA

01 08-09-17

02

PINDAAN MAKLUMAT YANG DIPINDA M. SURAT TARIKH KELULUSAN

P01.

P02.

P03.

REKOD PENDAFTARAN PENGHANTARAN SURAT

LAMPIRAN A

Jab/Unit :

BIL

TARIKH

RUJUKAN SURAT

NAMA DAN ALAMAT PENERIMA

TARIKH SURAT

DIPOSKAN

CATATAN POS DAFTAR / POS

BIASA

PS-08(1) (08-09-17)

MAKLUMAT TERKAWAL

LAMPIRAN B [Subperaturan 6(2)]

Borang 2 Arkib 2/08

BORANG PERMOHONAN BAGI PEMUSNAHAN REKOD AWAM

BUTIR-BUTIR JABATAN

Untuk Kegunaan Arkib Negara Tarikh Terima:

(1) Kementerian/Jabatan/Agensi:

(2) Bahagian/Cawangan/Unit:

(3) Pewujud Rekod [Jika tidak sama dengan (1)]: -

MAKLUMAT MENGENAI REKOD

(4) Nama dan No. Jadual Pelupusan Rekod:

Bil. (5)

Tajuk Siri

(6)

Tahun Diliputi

(7)

Tempoh

Pengekalan Yang

Ditentukan Dalam Jadual

(8)

Unit Rekod

(9)

Meter

Panjang Rekod (10)

Daripada

Kepada

.

Jumlah Unit Rekod:

Ukuran Meter Panjang Rekod:

(11) Mengikut seksyen 25 dan 26, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629], saya mengemukakan

permohonan ini bagi pemusnahan rekod di atas: Nama Pegawai: Tandatangan dan Meterai/Cap Jabatan: Jawatan: Tarikh:

MAKLUMAT TERKAWAL

LAMPIRAN C [Subperaturan 6(2)]

Borang 4 Kewangan-Arkib 4/08

BORANG PERMOHONAN BAGI PEMUSNAHAN REKOD KEWANGAN DAN PERAKAUNAN

BUTIR-BUTIR JABATAN

(1) Kementerian/Jabatan/Agensi :

(2) Bahagian/Cawangan/Unit:

MAKLUMAT MENGENAI REKOD

BiL. (3)

Tajuk Siri

(4)

Tahun Diliputi

(5)

Tempoh

Pengekalan Yang Ditentukan Dalam

Jadual. (6)

Meter Panjang

Rekod (7)

Daripada

Kepada

Jumlah Meter Panjang Rekod:

(8) Mengikut Seksyen 25 dan 26 Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629) dan Arahan Perbendaharaan 150,saya

mengemukakan permohonan ini bagi pemusnahan rekod di atas. Nama Pegawai: Tandatangan dan Meterai/Cap Jabatan: Jawatan: Tarikh:

MAKLUMAT TERKAWAL

politeknik melaka kementerian pendidikan malaysia · bahan7 fail dan alat tulis persekitaran7.1.4...

Documents