politeknik melaka kementerian pendidikan malaysia · agihan tugas semua juruaudit semua juruaudit...

POLITEKNIK MELAKA KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

PROSES KERJA

PS-06

AUDIT DALAMAN

SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015

Disediakan oleh: Diluluskan oleh:

NAMA : LEE MOI FONG

Jawatan : Ketua Juru Audit

Tarikh : 24 Jun 2019

NAMA : CHARIM BIN IBRAHIM @BERAHIM

Jawatan : Pengarah PMK

Tarikh : 24 Jun 2019

MAKLUMAT TERKAWAL

AUDIT DALAMAN

PS-06

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 03

Mukasurat 1 /14

Tarikh 24-06-2019

MAKLUMAT TERKAWAL

KANDUNGAN HALAMAN

1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES ...................................................................... 2

1.1 Maklumat Umum Proses ..................................................................................... 2

1.2 Rujukan .............................................................................................................. 2

1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7 .................................................................... 2

1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4 ................................................................ 3

1.5 Definisi ................................................................................................................ 3

1.6 Singkatan ............................................................................................................ 5

2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1 .................................................................................................... 5

2.1 Proses Audit Dalaman ........................................................................................ 5

3. SWIMLANE 4.4.1 .............................................................................................................. 7

3.1 Audit Dalaman .................................................................................................... 7

4. PROSES KERJA 4.4.1 ...................................................................................................... 8

4.1 Perancangan Audit ............................................................................................. 8

4.2 Perlaksanaan Audit ............................................................................................. 8

4.3 Tindakan Pembetulan ....................................................................................... 10

4.4 Audit Susulan.................................................................................................... 10

4.5 Analisis dan Laporan ........................................................................................ 10

5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) ...................................................................................... 10

6. RISIKO DAN PELUANG 6.1 .......................................................................................... 11

7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4 .......................................................................... 11

8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5 ................................................... 12

9. LAMPIRAN 8.5 .............................................................................................................. 13

10. KAWALAN DAN PINDAAN 7.5 ...................................................................................... 14

AUDIT DALAMAN

PS-06

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 03

Mukasurat 2 /14

Tarikh 24-06-2019

MAKLUMAT TERKAWAL

1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES

1.1 Maklumat Umum Proses

MAKLUMAT PENERANGAN

1) Objektif Memastikan Penambahbaikan Sistem Pengurusan Kualiti melalui proses audit dalaman yang dijalankan secara terancang dan sistematik

2) Skop (key activities) a. Perancangan audit b. Perlaksanaan audit c. Tindakan Pembetulan d. Audit Susulan e. Analisis dan laporan audit

3) Indikator kecemerlangan proses 4.4.1 a. Audit dijalankan sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh setahun

b. Semua auditor adalah kompeten c. Auditor tidak mengaudit kerja mereka sendiri d. Tidak ada laporan ketidakakuran berkaitan audit

dalaman daripada Badan Persijilan

4) Pemilik proses a. JK Kerja Kualiti b. Ketua juruaudit c. Pasukan juruaudit

5) Pelanggan proses 5.2 a. Kakitangan

6) Pihak berkepentingan 4.2 a. Badan Persijilan b. Kementerian Pendidikan Tinggi c. Jabatan Pengurusan Politeknik dan Kolej Komuniti

1.2 Rujukan

RUJUKAN MAKLUMAT

Rujukan 7.5 (external references) a. ISO 9001:2015

b. ISO 19011:2011

c. Pekeliling, peraturan & perundangan

Rujukan dalaman 7.5 (internal references) a. Semua Proses Kerja

b. Semua Garispanduan (terbitan dalaman)

1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7

SUMBER-SUMBER PENERANGAN

Manusia 7.1.2 Ketua juruaudit

Ketua Kumpulan Juruaudit

Juruaudit

Pemilik proses

JK Kerja Kualiti

Infrastruktur 7.1.3

Bangunan dan utility 7.1.3(a) Kemudahan mesyuarat dan penyediaan laporan

Peralatan, perkakasan, perisian 7.1.3(b) Komputer dan pencetak

Pengangkutan 7.1.3 (c) -

Teknologi maklumat dan komunikasi 7.1.3(d) Email dan laman sesawang

AUDIT DALAMAN

PS-06

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 03

Mukasurat 3 /14

Tarikh 24-06-2019

MAKLUMAT TERKAWAL

Peralatan perlu dikaliberasi 7.1.5 -

Bahan 7 Alat tulis

Persekitaran7.1.4 Selamat & kondusif

Pengetahuan 7.1.6 Teknik audit Keperluan standard Keperluan organisasi dan pihak berkepentingan

Kompetensi kakitangan 7.2 Pernah mengikuti kursus juruaudit dalaman

Lain-lain

1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4

Maklumat Tanggungjawab Masa Kaedah Penerima

1. Jadual Audit Ketua Juruaudit 2 minggu sebelum audit

Memo Semua kakitangan

2. Laporan Audit (verbal)

Ketua Juruaudit Semasa mesyuarat Penutup

Laporan Verbal Ahli yang hadir Mesyuarat

3. Laporan bertulis serta analisis

Ketua Juruaudit 1 minggu sebelum MKSP

Laporan bertulis & slide

Ahli MKSP

1.5 Definisi

PERKATAAN PENERANGAN

Audit Dalaman Proses pemeriksaan yang sistematik, bebas dan didokumenkan bagi mendapatkan bukti audit serta menilai bukti tersebut secara objektif bagi menentukan sejauh mana kriteria audit dipenuhi

Ketua Juruaudit Dilantik dari kalangan juruaudit untuk mengetuai pasukan juruaudit. Bertanggungjawab untuk memastikan keseluruhan program audit berjalan dengan lancar, memastikan juruaudit diberikan latihan, membuat perancangan audit, menyelesaikan konflik(jika ada) dan melaporkan penemuan audit kepada wakil pengurusan dan pihak pengurusan atasan melalui Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan(MKSP) dan lain-lain

Ketua Kumpulan Juruaudit Ketua kumpulan yang dilantik untuk mengetuai kumpulan audit semasa audit dilaksanakan. Ketua kumpulan bertanggungjawab memastikan aktiviti audit kumpulan berjalan dengan lancar berdasarkan jadual yang telah ditetapkan. Ketua kumpulan juga bertanggungjawab terhadap penyelarasan dan laporan kumpulan audit. Ketua Kumpulan Juruaudit dilantik setiap kali program audit dan boleh berubah

Juruaudit Dalaman Juruaudit yang dilantik dan diberikan latihan untuk mengendalikan audit dalaman. Juruaudit tidak boleh mengaudit kerja mereka sendiri

Pihak yang diaudit (auditee): Pemilik proses yang diaudit semasa program audit berlangsung. Pihak yang diaudit bertanggungjawab untuk mengambil tindakan pembetulan terhadap ketakakuran audit

Senarai semak Instrumen yang disediakan oleh juruaudit sebelum melaksanakan audit. Senarai semak disediakan berdasarkan proses kerja yang disesuaikan dengan keperluan standard MS

AUDIT DALAMAN

PS-06

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 03

Mukasurat 4 /14

Tarikh 24-06-2019

MAKLUMAT TERKAWAL

ISO 9001:2015

Catatan Juruaudit Catatan yang disediakan oleh juruaudit sepanjang menjalankan audit yang mengandungi maklumat berkaitan penemuan audit samada positif atau negative

Ketakakuran (Nonconforming) Percanggahan atau pelanggaran terhadap keperluan MS ISO 9001 : 2015, peraturan, pekeliling dan perundangan serta proses kerja yang didokumenkan

Ketakakuran Major

Ketakakuran total / ketiadaan bukti kewujudan dokumen dan pelaksanaan yang boleh memberi impak serta kesan buruk yang besar terhadap pelanggan dan organisasi secara keseluruhan. Ketakakuran major juga boleh berlaku sekiranya ketidakpatuhan minor yang berulang-ulang

Ketakakuran Minor

Ketidakpatuhan yang telah berlaku kerana tidak mematuhi sepenuhnya prosedur/keperluan standard/pekeliling atau perundangan. Ketakakuran ini tidak menjejaskan produk akhir secara langsung atau Sistem pengurusan Kualiti secara keseluruhan

Pemerhatian / OFI (Opportunity For Improvement)

Ketidakpatuhan yang berlaku disebabkan pelaksanaan proses kerja yang tidak sempurna dan belum menjejaskan sistem samada secara langsung atau tidak langsung

Laporan Ketakakuran (Nonconforming Report (NCR))

Laporan yang disediakan oleh juruaudit untuk melaporkan penemuan audit yang tidak akur

Laporan Kumpulan Juruaudit Dalaman SPK (Log Audit)

Laporan yang disediakan oleh Ketua Kumpulan Juruaudit Dalaman untuk diserahkan kepada Ketua Juruaudit Dalaman setelah audit dalaman selesai dijalankan oleh kumpulan. Log audit perlu disediakan sebelum mesyuarat penutup audit dijalankan

Tindakan Pembetulan Tindakan yang diambil untuk menangani ketakakuran dengan mengenalpasti punca ketakakuran dan mengelakkan ketakakuran daripada berulang

Audit Susulan (Follow up) Audit yang dijalankan selepas menerima jawapan ketakakuran daripada pihak yang diaudit. Tujuannya adalah untuk memeriksa dan mengesahkan kesahihan serta keberkesanan tindakan pembetulan yang diambil. Audit boleh ditutup atau tidak ditutup semasa audit susulan dijalankan. Penemuan audit yang tidak ditutup perlu disusul semula semasa audit yang berikutnya

Laporan Audit Laporan keseluruhan yang disediakan oleh Ketua Juruaudit Dalaman yang mengandungi analisis audit dan laporan keseluruhan

AUDIT DALAMAN

PS-06

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 03

Mukasurat 5 /14

Tarikh 24-06-2019

MAKLUMAT TERKAWAL

1.6 Singkatan

SINGKATAN PENERANGAN

PPQ Pegawai Pengurusan Kualiti

KPJD Ketua Pasukan Juruaudit Dalaman

KKJD Ketua Kumpulan Juruaudit Dalaman

JD Juruaudit Dalaman

PP Pemegang Proses

MKSP Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1

2.1 Proses Audit Dalaman

SOURCE OF INPUTS

INPUTS SUB-PROCESS OUTPUTS RECEIVERS OF OUTPUTS

PPQ Takwim

PERANCANGAN SPK DAN AUDIT

Kertas Cadangan Program Kualiti & Audit Dalaman

Ketua juruaudit

Pengarah

PPQ

Ketua juruaudit

Kertas Cadangan Kursus Audit

Senarai calon juruaudit

LATIHAN DAN LANTIKAN

Rekod latihan

Surat lantikan juruaudit

Juruaudit

Ketua Juruaudit

PPQ

Takwim Organisasi

Senarai juruaudit dan ketua kumpulan

Senarai proses dan Jabatan

SEDIA DAN EDAR JADUAL

AUDIT

Surat makluman audit

Jadual audit

Warga PMK

Juruaudit

Ketua kumpulan juruaudit


Jadual audit RANCANG & KENDALI DESKTOP

AUDIT

Senarai semak

Agihan tugas

Semua juruaudit

Semua juruaudit

Senarai semak

Agihan tugas LAKSANA AUDIT

Catatan audit

Pemilik proses

Juruaudit


Catatan Audit

Laporan Kumpulan juruaudit(Log Audit)

SEDIA LAPORAN

KETAKAKURAN DAN LOG AUDIT

Laporan ketakakuran (NCR)

Log Audit

Ketua Juruaudit

Ketua juruaudit Laporan Ketakakuran

LAPORAN PENUTUP

AUDIT

Laporan ketidakakuran

Pemilik proses

AUDIT DALAMAN

PS-06

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 03

Mukasurat 6 /14

Tarikh 24-06-2019

MAKLUMAT TERKAWAL

Laporan Audit Dalaman

Rekod kehadiran

Pemegang proses

Laporan ketakakuran

TINDAKAN PEMBETULAN

Laporan tindakan pembetulan

Ketua juruaudit

Ketua juruaudit

Juruaudit

Laporan tindakan pembetulan

AUDIT SUSULAN

Verifikasi audit susulan

Status audit

Urusetia Unit Kualiti

Ketua Juruaudit Verifikasi audit susulan LAPORAN DAN

ANALISIS AUDIT


Urusetia

Warga PMK

Ahli MKSP

Pegawai Pengurusan Kualiti


BENTANG DALAM MKSP

Rekod pembentangan dalam MKSP

Ahli MKSP

AUDIT DALAMAN

PS-06

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 03

Mukasurat 7 /14

Tarikh 24-06-2019

MAKLUMAT TERKAWAL

3. SWIMLANE 4.4.1

3.1 Audit Dalaman

PENGARAH PPQ KETUA JURUAUDIT

KETUA KUMP JURUAUDIT

JURUAUDIT PEMEGANG PROSES

LULUS TAKWIM

TAHUNAN

URUS KURSUS

JURUAUDIT

LANTIK PASUKAN

JURUAUDIT

SEDIA JADUAL AUDIT

KENDALI DESKTOP AUDIT DAN SEDIA SENARAI SEMAK dSEMAKSSeMAKSEMAK

EDAR JADUAL &

MEMO MAKLUMAN

AUDIT

BUAT PERSEDIAAN

SEDIA LAPORAN AUDIT

BENTANG PENEMUAN

AUDIT TINDAKAN

PEMBETULANNNN

URUS AUDIT SUSULAN

SEDIA LAPORAN

UNTUK MKSP

BENTANG DALAM MKSP

KENDALI AUDIT

SEDIA LAPORAN KETIDAKAKURAN (NCR)/PEMERHATIAN

SELENGGARA REKOD

SEDIA KERTAS CADANGAN PROGRAM KUALITI DAN AUDIT

AUDIT DALAMAN

PS-06

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 03

Mukasurat 8 /14

Tarikh 24-06-2019

MAKLUMAT TERKAWAL

4. PROSES KERJA 4.4.1

4.1 Perancangan Audit

Bil Tanggung jawab Tindakan

1. Pengarah Sedia Takwim dan perancangan strategik organisasi (jadual dan bajet)

2. PPQ/KPJD Rujuk takwim untuk perancangan audit dalaman

3. PPQ Urus latihan untuk juruaudit. Selenggara rekod latihan

4. Pengarah/ PPQ Melantik KJD

5. KPJD Rancang dan sedia jadual audit

PS-06(1)(24-06-19): Jadual Audit Dalaman

6. PPQ Sedia memo dan edar jadual audit kepada:

a. Semua juruaudit b. Pihak yang akan diaudit

7. KPJD/KKJD/JD Kendali Desktop Audit & baca dan fahami:

a. Manual Kualiti

b. Standard MS ISO 9001:2015

c. Proses Kerja Audit Dalaman

d. Proses Kerja Operasi Dan Sokongan yang berkaitan

8. KPJD/KKJD/JD Sedia:

a. Senarai semak

b. Kertas Catatan Audit

c. Borang Laporan Ketakakuran

d. Borang Laporan Kumpulan

e. Alat tulis

f. Agihan tugas pasukan

4.2 Perlaksanaan Audit


9. Pengarah/wakil Pengerusikan Mesyuarat Pembukaan

10. KPJD Beri penerangan dalam mesyuarat pembukaan:-

a. Nyatakan objektif dan skop audit

b. Perkenalkan ahli kumpulan audit

c. Kenalpasti unit/ bahagian/ jabatan serta auditee yang akan diaudit

d. Terangkan perjalanan dan prosedur audit

e. Pastikan hal berkaitan keperluan seperti pengiring audit, ruang berbincang , pengangkutan dan sebagainya

f. Tentukan masa, tarikh dan tempat untuk mesyuarat penutup

g. Dapatkan persetujuan berkaitan jadual audit dan sebagainya

11. Setiausaha Ambil kehadiran Mesyuarat Pembukaan

PS-06(2)(24-06-19) : Rekod Kehadiran Mesyuarat

12. KPJD/KKJD/JD Laksana dan catat perjalanan audit dalaman berdasarkan borang senarai

semak dan catatan juruaudit yang disediakan dengan menggunakan teknik

seperti:

a. Temubual (interview)

AUDIT DALAMAN

PS-06

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 03

Mukasurat 9 /14

Tarikh 24-06-2019

MAKLUMAT TERKAWAL


b. Pemerhatian (observe)

c. Pemeriksaan rekod/ dokumen/bahan/peralatan (examine)

Senarai semak & catatan juruaudit PS-06(3)(24-06-19)

13. KPJD/KKJD/JD Kenalpasti ketakakuran atau peluang penambahbaikan dan sediakan

laporan. Serah kepada KKJD:

PS-06(4)(24-06-19) : Borang Laporan Ketakakuran

PS-06(5)(24-06-19) : Borang Laporan Pemerhatian

PS-06(6)(24-06-19) : Peluang-peluang Penambahbaikan (OFI)

14. KKJD Semak dan selaras penemuan audit. Sedia laporan kumpulan juruaudit:

Laporan Kumpulan Juruaudit (log audit)

PS-06(7)(24-06-19): Laporan Kumpulan Juruaudit (log audit)

15. KPJD Buat persediaan untuk pembentangan dalam mesyuarat penutup

16. Pengarah/wakil Pengerusikan Mesyuarat Penutup Audit

17. KPJD Bentang penemuan audit:

a. Penghargaan terima kasih kerana bekerjasama menjayakan program audit

b. Sahkan semula objektif dan skop audit yang telah dijalankan

c. Disclaimer iaitu penyataan bahawa audit yang dijalankan adalah berdasarkan sampel dan semua penemuan adalah pada masa audit dijalankan

d. Bentang penemuan audit

e. Dapatkan maklumbalas/ pengesahan dari auditee

f. Nyatakan tindakan yang perlu diambil

g. Beri makluman tarikh jawapan laporan ketakakuran dan tarikh audit susulan

18. Ahli Mesyuarat Beri maklumbalas verbal (jika perlu)

19. KPJD Serah kepada urusetia:




PS-06(7)(24-06-19) : Laporan Kumpulan Juruaudit (log audit)

20. PPQ Sedia salinan pendua dan serah laporan kepada pemilik proses yang

dikenalpasti:




AUDIT DALAMAN

PS-06

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 03

Mukasurat 10 /14

Tarikh 24-06-2019

MAKLUMAT TERKAWAL

4.3 Tindakan Pembetulan


21. Pemilik Proses Ambil tindakan pembetulan

Rujuk :

PS-05 : Proses Kerja Tindakan Pembetulan

22. Pemilik Proses Lengkapkan ruang Tindakan Pembetulan


23. Pemilik Proses Kembalikan borang kepada KPJD seperti tarikh yang telah ditetapkan

24. Pemilik Proses Selenggara semua rekod dan maklumat berkaitan Tindakan Pembetulan

4.4 Audit Susulan


25. KPJD Uruskan audit susulan

26. JD Laksanakan audit susulan dan verifikasi audit.

Tentukan status tindakan pembetulan samaada audit:

a. Ditutup

b. Tidak ditutup

PS-06(9)(24-06-19) : Analisis Ketakakuran

4.5 Analisis dan Laporan


27. KPJD Rujuk semua maklumat berkaitan penemuan audit. Sedia analisis

penemuan audit dan laporan audit.

PS-06(8)(24-06-19) : Laporan Audit Dalaman

28. Pengarah/WP Semak dan sahkan Laporan Audit Dalaman

29. KPJD Bentang dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MKSP)

30. Urussetia Kualiti Selenggara rekod

5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act)

Perancangan 8.1 (P)

Output perancangan Kertas cadangan (jika perlu)

Jadual Audit

Senarai semak

Kelulusan perancangan Pengarah, PPK, Ketua juruaudit

Perlaksanaan & Kawalan 8.5 (DO,CHECK & CONTROL)

Kaedah kawalan 8.5 Rujuk dan akur kepada penetapan stakeholders

Rujuk dan akur kepada proses kerja

Penggunaan borang-borang seperti di lampiran

Pemantauan ketua

AUDIT DALAMAN

PS-06

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 03

Mukasurat 11 /14

Tarikh 24-06-2019

MAKLUMAT TERKAWAL

Kawalan Proses yang

disumber luar 8.4

Juruaudit luar (2nd Party)

Semakan dan pengesahan kompetensi

Identifikasi dan

kemudahkesanan 8.5.2

No rujukan bilangan audit

Harta hak milik pelanggan 8.5.3 FRP

Prosedur Kualiti (PPP & PS)

Rekod Kualiti

Pemuliharaan 8.5.4 Rekod rekod kualiti

Fail Audit Dalaman

Khidmat selepas

perkhidmatan 8.5.5

Kursus/latihan (jika perlu)

Kawalan Perubahan 8.5.6 Kawalan Dokumen

Tindakan 10(ACTION)

Penilaian keberkesanan 9.1.3 Penilaian pencapaian objektif kualiti

Penilaian pencapaian piagam pelanggan

Tindakan pembetulan 10.2 Rujuk proses kerja Tindakan Pembetulan

Penambahbaikan 10.3 Audit susulan untuk Tindakan Pembetulan

6. RISIKO DAN PELUANG 6.1

Sila rujuk perincian dan analisis dalam Pelan Pengurusan Risiko dan Peluang

7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4

Sila rujuk proses kerja Kawalan Output Tidak Akur

BIL OUTPUT POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR

TINDAKAN PENCEGAHAN

(sebelum berlaku)

TINDAKAN PEMBETULAN (jika berlaku)

1. Kertas Cadangan Program Kualiti & Audit Dalaman

Kertas cadangan tidak selari dengan tarikh dan bajet yang ditetapkan

Semakan oleh ketua

Pinda dan buat pembetulan hingga selari dengan takwim dan bajet organisasi

2. Rekod latihan

Surat lantikan juruaudit

Juruaudit tidak hadir kursus dan tidak kompeten

Kawalan kehadiran semasa kursus

Sijil tidak dikeluarkan kepada peserta yang tidak hadir

Latihan semula

Tambah bilangan hari/jam audit

3. Surat makluman audit

Jadual audit

Susunan jadual yang bertindih dan juruaudit mengaudit kerja mereka sendiri

Semakan oleh rakan dan ketua

Pastikan juruaudit tidak audit kerja mereka sendiri

Tidak mengambil kira hasil audit

4. Senarai semak

Agihan tugas

Senarai semak yang tidak lengkap dan tidak menyeluruh

Sentiasa membuat kajian semula senarai semak

Pembetulan

AUDIT DALAMAN

PS-06

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 03

Mukasurat 12 /14

Tarikh 24-06-2019

MAKLUMAT TERKAWAL

5. Catatan audit

Catatan audit tidak menyeluruh

Sediakan template contoh: turtle diagram

Pinda maklumat

Pembetulan

6. Laporan ketakakuran (NCR)

Log Audit

Kesilapan klausa , tiada bukti objektif

Laporan kumpulan tidak menyeluruh

Latihan lanjutan untuk juruaudit

Pinda maklumat

Membuat tindakan Pembetulan

7. Rekod kehadiran Rekod tidak dikemaskini

Semak oleh Ketua Auditor dan Setiausaha

Pinda dan membuat pembetulan

8. Laporan tindakan pembetulan

Tatacara tindakan pembetulan tidak mematuhi Proses kerja tindakan pembetulan dan keperluan standard

Memberi taklimat kepada pemilik proses berkaitan tatacara tindakan pembetlan

Pinda dan membuat Pembetulan

9. Verifikasi audit susulan

Status audit

Auditor tidak membuat verifikasi audit dan hanya lihat sampel yang ditemui sahaja

Latihan juruaudit

Semakan Ketua juruaudit

Semakan dan pembetulan

10. Analisis dan Laporan Audit Dalaman

Laporan dan analisis yang tidak lengkap dan tidak menyeluruh

Sediakan template

Tindakan pembetulan

8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5

REKOD TEMPOH SIMPANAN

TEMPAT SIMPANAN KATEGORI

1. Rekod latihan juruaudit Kekal Fail Audit Dalaman

Unit Kualiti

Terhad

2. Surat lantikan juruaudit 3 tahun Fail Audit Dalaman

Unit Kualiti

Terhad

3. Surat/memo makluman audit 3 tahun Fail Audit Dalaman

Unit Kualiti

Terhad

4. Jadual audit 3 tahun Fail Audit Dalaman

Unit Kualiti

Terhad

5. Senarai semak dan catatan audit Berubah & dikemaskini

Fail Audit Dalaman

Unit Kualiti

Terhad

6. Laporan ketakakuran 3 tahun Fail Audit Dalaman

Unit Kualiti

Terhad

7. Laporan audit dan analisis audit Kekal Fail Audit Dalaman

Unit Kualiti

Terhad

AUDIT DALAMAN

PS-06

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 03

Mukasurat 13 /14

Tarikh 24-06-2019

MAKLUMAT TERKAWAL

9. LAMPIRAN 8.5

RUJUKAN NAMA LAMPIRAN

1) PS-06(1)(24-06-19) Jadual Audit Dalaman

2) PS-06(2)(24-06-19) Rekod Kehadiran Mesyuarat

3) PS-06(3)(24-06-19) Senarai Semak dan Catatan Juruaudit

4) PS-06(4)(24-06-19) Borang Laporan Ketakakuran

5) PS-06(5)(24-06-19) Borang Laporan Pemerhatian

6) PS-06(6)(24-06-19) Peluang-Peluang Penambahbaikan (OFI)

7) PS-06(7)(24-06-19) Laporan Kumpulan Juruaudit (Log Audit)

8) PS-06(8)(24-06-19) Laporan Audit Dalaman

9) PS-06(9)(24-06-19) Analisis Ketakakuran

AUDIT DALAMAN

PS-06

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 03

Mukasurat 14 /14

Tarikh 24-06-2019

MAKLUMAT TERKAWAL

10. KAWALAN DAN PINDAAN 7.5

KAWALAN MAKLUMAT

i. Semua maklumat yang didokumenan merupakan ‘organizational knowledge’ organisasi ii. Maklumat ini adalah terkawal dan tidak dibenarkan disebarluas kepada pihak luar tanpa

kebenaran ketua organisasi iii. Dokumen ini hendaklah sentiasa dikaji semula dan ditambahbaik dari semasa kesemasa iv. Rujuk Prosedur Kawalan Rekod dan Prosedur Kawalan Dokumen untuk sebarang proses

kajian semula pindaan, kajian semula dan edaran v. Semua maklumat diedar melalui samaada:

a. Hardcopy b. Laman web

vi. Sekiranya maklumat dari laman web dimuat turun dan dicetak; Maklumat dikira sebagai salinan tidak terkawal

vii. Keluaran: Perubahan besar melebihi 50% viii. Pindaan: Perubahan kecil kurang darin50 %

KRONOLOGI PENAMBAHBAIKAN PROSES:

KELUARAN TARIKH KUATKUASA

01 08-09-17

02 25-06-18

03 24-06-19

PINDAAN MAKLUMAT YANG DIPINDA M. SURAT TARIKH KELULUSAN

P01. Menggugurkan Lampiran 1 – Senarai Tugas Juruaudit

14 5.6.2018 KSP BIL 1/2018

P02. Kriteria Kecemerlangan Proses, SIPOC, Swimlane, Proses Kerja, P-D-C-A,Kawalan Output Tidak Akur dan Maklumat Perlu Diselenggara (Rekod)

2,3,5-8,10-12

14.6.2019 TP

P03.

P04.

LAMPIRAN 1

JADUAL AUDIT DALAMAN

SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2015

RUJUKAN AUDIT TARIKH AUDIT TINDAKAN PEMBETULAN AUDIT SUSULAN

SKOP SPK

PASUKAN AUDIT

MESYUARAT

PEMBUKAAN TARIKH: MASA:

MESYUARAT PENUTUP TARIKH: MASA

JADUAL KERJA PENGAUDITAN TERPERINCI

TARIKH MASA PROSES KERJA JAB/UNIT AUDITEE

KUMPULAN

JURUAUDIT

LOKASI AUDIT

Disediakan oleh,

-----------------------------------------------

(NAMA)

Ketua Juruaudit Dalaman

Tarikh

Disahkah oleh,

------------------------------------------------

(NAMA)

Wakil Pengurusan

Tarikh PS-06(1)(24-06-19)

MAKLUMAT TERKAWAL

LAMPIRAN 2

REKOD KEHADIRAN MESYUARAT PEMBUKAAN DAN PENUTUPAN AUDIT


RUJUKAN AUDIT TARIKH AUDIT TARIKH MESY. PEMBUKAAN TARIKH MESY. PENUTUP

PENGERUSI MESY.

KETUA JURUAUDIT

BIL NAMA BHG/UNIT TANDATANGAN

PEMBUKAAN PENUTUP

PS-06(2)(24-06-19)

MAKLUMAT TERKAWAL

LAMPIRAN 3

SENARAI SEMAK DAN CATATAN AUDIT


PROSES

LOKASI

TARIKH

JURUAUDIT

Bil Jejak Audit Catatan / Klausa

Pinda borang mengikut kesesuaian

Bebas mengikut kreativiti juruaudit

Contoh: Boleh gunakan Turtle Diagram

PS-06(3)(24-06-19)

MAKLUMAT TERKAWAL

LAMPIRAN 4

BORANG LAPORAN KETAKAKURAN


A-MAKLUMAT AUDIT

Nama Auditor Tarikh

Nama Auditi Rujukan Audit

Lokasi Audit Rujukan NCR

Proses Kerja

B-KATEGORI KETAKAKURAN (/) : Diisi Oleh Auditor

MAJOR MINOR OFI Guna borang OFI

C-MAKLUMAT KETAKAKURAN : Diisi Oleh Auditor

Butir ketakakuran bukti penemuan dan klausa :

Juruaudit: ----------------------------------------------- Nama : Tarikh:

Pemilik proses: ------------------------------------------------ Nama: Tarikh:

D-TINDAKAN PEMBETULAN Diisi Oleh Pemilik Proses

Nota Rujuk proses kerja Tindakan Pembetulan

Guna kaedah 5 Why atau Ishikawa dll untuk mengenalpasti punca

Juruaudit perlu membuat verifikasi semasa audit susulan

Punca ketidakakuran

Tindakan Pembetulan

Risiko baharu

Pengesahan

Pemegang proses

Tandatangan:....................................................................

Nama:

Tarikh:

E-AUDIT SUSULAN (FOLLOW UP) Diisi Oleh Juruaudit

Catatan verifikasi DITUTUP TIDAK DITUTUP

Pengesahan

Juruaudit

Tandatangan: ………………………….

Nama:

Tarikh

Pengesahan

Pemegang proses

Tandatangan…………………………

Nama:

Tarikh

Nota:

Audit yang tidak ditutup akan disusul semula dalam audit yang berikutnya

Pemegang proses perlu berusaha sedaya upaya untuk mengambil tindakan PS-06(4)(24-06-19)

MAKLUMAT TERKAWAL

LAMPIRAN 5

BORANG LAPORAN PEMERHATIAN


A-MAKLUMAT AUDIT

Nama Auditor Tarikh


PS-06(5)(24-06-19)

Bil. Butir Pemerhatian

1.

2.

Proses:

Pengesahan juruaudit:

-----------------------------------------------

Nama :

Tarikh:

MAKLUMAT TERKAWAL

LAMPIRAN 6

PELUANG-PELUANG PENAMBAHBAIKAN (OFI)


A-MAKLUMAT AUDIT

Nama Auditor Tarikh


B-SENARAI PELUANG PENAMBAHBAIKAN NOTA

Peluang penambahbaikan samada:

Ketidakakuran yang berlaku tetapi tidak menjejaskan proses kerja (tahap sangat kecil)

Memerluan Penambahbaikan

Memerlukan Peningkatan keberkesanan

Perlu membuat pembetulan mengikut keperluan

Pengesahan juruaudit:

-----------------------------------------------

Nama :

Tarikh:

PS-06(6)(24-06-19)

MAKLUMAT TERKAWAL

LAMPIRAN 7

LAPORAN KUMPULAN JURUAUDIT (LOG AUDIT)


A-MAKLUMAT AUDIT

Ketua Pasukan Audit Tarikh

Ketua Kumpulan Audit Rujukan Audit

Ahli Kumpulan Juruaudit

B-LAPORAN RINGKAS

1. Proses yang diaudit

2. Kekuatan dan inovasi

3. Penemuan audit Major: Minor: Pemerhatian: OFI:

4. Proses yang tidak sempat diaudit

5. Kekangan/permasalahan yang dihadapi

6. Penemuan serius yang perlu diambil tindakan segera

7. Peluang-peluang penambahbaikan

Rujuk lampiran

8. Laporan Ketakakuran Rujuk lampiran


-----------------------------------------------

Nama :

Tarikh:

PS-06(7)(24-06-19)

MAKLUMAT TERKAWAL

LAMPIRAN 8

LAPORAN AUDIT DALAMAN


Rujukan Audit: Tarikh Audit:

1. Tujuan laporan a. Memaklumkan kepada pihak pengurusan dan warga organisasi berkaitan audit

dalam yang telah dijalankan

b. Maklumat yang akan dibentangkan di dalam Measyuarat Kajian Semula

Pengurusan

2. Latarbelakang audit Rujukan audit

Tarikh juruaudit

Bilangan juruaudit

3. Skop audit Standard dirujuk MS ISO 9001:2015

MS ISO 19011

MS 1900:2014

MS 2300:2009

Skop persijilan

Skop lokasi

Pengecualian

4. Objektif audit a. Menyemak status pematuhan kepada standard

b. Menyemak status pematuhan kepada SPK, peraturan dan perundangan dan

keperluan pelanggan

5. Pendekatan audit a. Audit dijalankan berdasarkan sampel dan pendekatan yang digunakan adalah:

Temubual

Pemeriksaan dokumen dan peralatan

Pemerhatian.

b. Penemuan audit adalah berdasarkan bukti objektif yang ditemui semasa audit

dikendalikan

6. Proses yang diaudit Rujuk lampiran

7. Kekuatan dan inovasi

8. Penemuan

9. Proses tidak sempat

diaudit

10. Kekangan & masalah

11. Penemuan kritikal

12. Peluang

penambahbaikan

Rujuk lampiran

13. Butir ketakakuran Rujuk lampiran

14. Analisis data Rujuk lampiran

15. Kesimpulan

16. Pengesahan Tandatangan

Nama Ketua Juruaudit

Tarikh

PS-06(8)(24-06-19)

MAKLUMAT TERKAWAL

LAMPIRAN 9

ANALISIS KETAKAKURAN


Rujukan Audit: Tarikh Audit:

Bil Butir Ketakakuran Klausa Pemegang Proses Ditutup Tidak

ditutup

PS-06(9)(24-06-19)

politeknik melaka kementerian pendidikan malaysia · agihan tugas semua juruaudit semua juruaudit...

Documents