pjm.undiksha.ac.idpjm.undiksha.ac.id/.../laporan-ami-non-akademik-2015.docx · web viewtahapan dari...

LAPORAN AUDIT MUTU INTERNAL (AMI) NON AKADEMIKTAHUN 2015

TIM UJM

UNIVERSITAS PENDIDIKAN GANESHA2015

i

HALAMAN PENGESAHAN

LAPORAN PELAKSANAANAMI NON AKADEMIK UNDIKSHA 2015

Judul : Audit Mutu Internal Non-Akademik Universitas Pendidikan Ganesha

1. Identitas ketua pelaksana : a. Nama : Dr. I Ketut Sudiana,S.Pd.,M.Kes.b. NIP : 196705272001121001c. Gol/pangkat : IVa/Pembina d. Jabatan fungsional : Lektor Kepalae. Jabatan : Anggota Divisi Monev

2. Identitas sekretaris : a. Nama : Putu Nanci Riastini,S.Pd.,M.Pd.b. Nip : 198604272009122003c. Gol/pangkat : IIIb/ Penatad. Jabatan fungsional : Lektore. Jabatan : Anggota Divisi Monev

3. Jangka waktu : 4 Bulan (Agustus s.d Nopember 2015)4. Tempat : UNDIKSHA

Mengetahui,Ketua UJM

Prof. Dr. Anak Agung Gede Agung, M.Pd.NIP. 195605201983031002

Singaraja, Nopember 2015 Ketua panitia,

Dr. I Ketut Sudiana,S.Pd.,M.Kes. NIP.196705272001121001

ii

KATA PENGANTAR

Puja dan puji syukur penulis panjatkan kehadapan Tuhan Yang Maha Esa karena atas berkat rahmat-Nya panitia dapat melaksanakan dan melaporan kegiatan Audit Mutu Internal (AMI) Non Akademik Universitas Pendidikan Ganesha (UNDIKSHA) tahun 2015 sesuai dengan rencana. Unit Jaminan Mutu (UJM) UNDIKSHA, selalu, berusaha mengembangkan konsep perbaikan kualitas secara terus-menerus (continous quality improvement) dengan melaksanakan AMI Non Akademik tahun 2015. Kegiatan ini bertujuan untuk memotret profil unit-unit kerja di lingkungan UNDIKSHA sehingga unit-unit kerja dapat mengetahui kekurangan dan kelebihannya. Hasil kegiatan AMI ini dapat dijadikan bahan oleh unit-unit kerja untuk melakukan perbaikan terhadap kinerja yang masih kurang. Sementara itu, bagi UNDIKSHA, hasil AMI ini dapat digunakan sebagai bahan untuk melakukan pembinaan atau memberikan penghargaan kepada para pegawai sesuai dengan kinerjanya.

Semua Unit/Lembaga yang ada di UNDIKSHA telah berpartisipasi dalam kegiatan AMI tahun ini. Dengan demikian, secara keseluruhan Unit/Lembaga yang ada di UNDIKSHA dapat dinyatakan telah mengindikasikan adanya kesadaran untuk melihat potret dirinya. Mudah-mudahan kesadaran ini terus dapat dipertahankan dan ditingkatkan sehingga Unit/Lembaga selalu berupaya meningkatkan kinerjanya dalam memberikan pelayanan yang berbasis pada sistem penjaminan mutu. Melalui kesempatan ini penulis menyampaikan banyak terimakasih kepada semua pihak yang telah membantu pelaksanaan AMI Non Akademik 2015 ini.

Demikian yang dapat kami laporkan sebagai tindak lanjut kegiatan yang telah dilaksanakan, semoga dapat bermanfaat.

Singaraja, …. Nopember 2015

Tim UJM UNDIKSHA

iii

DAFTAR ISI

Lembar Pengesahan ……………………………………………………………… iKata Pengantar …………………………………………………………………... iiDaftar Isi …………………………………………………………………………. iiiBAB I PENDAHULUAN …………………………………………………… 1

1.1 Latar Belakang …………………………………………………... 11.2 Dasar Pelaksanaan AMI ………………………………………… 21.3 Tujuan …………………………………………………………… 31.4 Manfaat ………………………………………………………….. 3

BAB II PLAKSANAAN ……………………………………………………... 42.1 Rancangan Kegiatan …………………………………………….. 42.2 Auditor yang Terlibat …………………………………………… 42.3 Auditi ……………………………………………………………. 52.4 Instrumen Audit ………………………………………………… 52.5 Metode Pemeriksaan/Pengumpulan Data ……………………… 82.6 Jadwal …………………………………………………………… 92.7 Analisis Data ……………………………………………………. 9

BAB III HASIL AMI NON AKADEMIK …………………………………… 103.1 Temuan Audit……………………………………………………. 103.2 Masalah yang Dihadapi dalam Pelaksanaan AMI …………….. 253.3 Usulan Pemecahan Masalah ……………………………………. 25

BAB IV PENUTUP …………………………………………………………… 264.1 Simpulan ………………………………………………………… 264.2 Saran …………………………………………………………….. 26

Lampiran

iv

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Salah satu sasaran dari aktivitas pengimplementasian sistem penjaminan mutu

internal (SPMI) adalah untuk mendorong terwujudnya pelayanan yang prima kepada

masyarakat sehingga mampu menciptakan peningkatan kinerja yang efektif dan efisien di

lingkungan UNDIKSHA. Oleh karena itu, untuk mendukung implementasi sistem

penjaminan mutu yang sesuai dengan harapan tersebut maka perlu dilakukan penilaian

kinerja khususnya ditingkat unit-unit kerja melalui Audit Mutu Internal (AMI) Non

Akademik selain AMI Akademik untuk tingkat jurusan/program studi.

Di UNDIKSHA, AMI Non Akademik dilaksanakan oleh Unit Jaminan Mutu (UJM)

UNDIKSHA dan untuk kedua kalinya dilakasanakan di tahun 2015 ini. Sebagaimana

halnya AMI Akademik, UJM melaksanakan AMI Non Akademik ini secara bertahap dan

sistematis. AMI dilakukan dengan maksud untuk mengevaluasi kinerja unit/lembaga yang

ada di lingkungan UNDIKSHA. Dalam pelaksanaan AMI Non Akademik tahun 2015 ini

melibatkan 32 auditor dan 31 Unit kerja/Lembaga. Unit-unit kerja tersebut adalah tata

usaha fakultas, pascasarjana, perpustakaan, lembaga/unit, dan unit/bagian yang ada di

rektorat.

Sebagaimana halnya pelaksanaan AMI Akademik, pelaksanaan AMI Non-akademik

juga dilaksanakan melalui beberapa tahapan. Adapun tahapan dalam pelaksanaan AMI ini

diawali dengan perekrutan calon auditor, pelatihan bagi calon auditor, pelaksanaan audit,

dan pelaporan. Dalam perekrutan calon auditor UJM lebih memprioritaskan pada auditor

yang menunjukkan kinerja baik pada pelaksanaan AMI Akademik. Namun demikian,

penyegaran melalui pelatihan tetap diberikan terutama untuk penyeragaman persepsi

terhadap instrumen sehingga kegiatan audit dapat dilaksanakan sesuai dengan tujuan yang

diharapkan.

Dalam setiap pelaksanaan AMI Non Akademik, instrument audit atau borang dibuat

berdasarkan pada standar layanan publik yang telah dibuat oleh masing-masing unit kerja.

Dengan demikian unit kerja diharapkan dapat mengetahui potret dirinya, baik kekurangan

dan kelebihan yang dimiliki, kemudian memperbaiki kinerjanya sehingga konsep

perbaikan kualitas secara terus-menerus (continous quality improvement) dapat dijadikan

pegangan dalam memberikan layanan penunjang kegiatan akademik.

1

1.2 Dasar Pelaksanaan AMI

AMI Non Akademik merupakan suatu kegiatan untuk menjamin mutu yang dilakukan

secara internal perguruan tinggi yang bersangkutan. Hal ini dilakukan untuk mencegah

terjadinya penyimpangan terhadap pencapaian standar yang ditetapkan. Beberapa dasar

pertimbangan dilaksanakannya AMI ini adalah :

1. UU Republik Indonesia No. 20 Tahun 2003 Tentang Sistem pendidikan Nasional

2. UU Republik Indonesia No. 12 Tahun 2012 tantang Pendidikan Tinggi

3. UU Republik Indonesia No. 25 Thun 2009 Tentang Pelayanan Publik

4. PP Republik Indonesia No. 32 Tahun 2013 Tentang Standar Nasional Pendidikan

5. PP Republik Indonesia No. 66 Tahun 2010 Tentang perubahan peraturan

pemerintah No. 17 Tahun 2010 Tentang Penyelenggaraan Pengelolaan Pendidikan

6. PP Republik Indonesia No. 96 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang-undang

No. 25 Tahun 2009

7. PP Nomor 46 Tahun 2011 tentang Penilaian Prestasi Kerja PNS

8. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 29 Tahun 2007

tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Pendidikan Ganesha,

9. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2008

tentang Statuta Universitas Pendidikan Ganesha,

10. Permendiknas No. 63 Tahun 2009 Tentang Sistem Penjaminan Mutu

11. Permendikbud No. 49 Tahun 2014 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi

12. Perka. BKN Nomor 1 Tahun 2013 Tentang Petunjuk Pelaksanaan PP 46 Thn 2011

1.3 Tujuan

Adapun tujuan dilaksanakan AMI Non Akademik adalah:

1. terwujudnya perbaikan manajemen kinerja, sikap mental, prilaku serta komitmen

segenap jajaran aparatur UNDIKSHA yang pada gilirannya dapat menumbuhkan

kepercayan masyarakat; dan

2. tewujudnya pelayanan yang memuaskan serta dapat memberikan pelayanan yang

prima kepada publik atau masyarakat secara efisiensi dan efektif.

2

1.4 Manfaat

Hasil yang diharapkan dari kegiatan AMI Non-Akademik ini dapat menjadi bagian

dari pertanggungjawaban unit kerja kepada pemangku kepentingan tentang kinerjanya.

Selain itu, hasil AMI ini akan dapat memberikan masukan kepada unit kerja tentang

kinerjanya sehingga unit kerja dapat merumuskan program-program untuk memperbaiki

kekuranganya. Jika hal ini dapat dilaksanakan secara kontinu melalui siklus PDCA (plan,

do, check, action), yaitu penetapan, pelaksanaan, penilaian standar, dan tindakan

perbaikan, maka konsep perbaikan mutu layanan perguruan tinggi untuk memenuhi

kebutuhan masyarakat secara terus-menerus (continous improvement) akan dapat

direalisasikan.

3

BAB II

PELAKSANAAN

2.1 Rancangan Kegiatan

Tahapan dari kegiatan ini meliputi: 1) penyusunan borang audit, 2) penyampaian

borang ke masing-masing Unit/Lembaga, 3) perekrutan dan pelatihan calon auditor, 4)

penugasan auditor untuk melaksanakan audit, dan 5) pelaporan hasil audit. Untuk

menunjang kelancaran pelaksanaan kegiatan tersebut UJM membentuk tim panitia

pelaksana AMI Non Akademik 2015.

2.2 Auditor yang Terlibat

Auditor yang terlibat dalam AMI Akademik tahun 2015 ini sebanyak 31 orang.

Sebelum melaksanakan tugasnya auditor harus mengikuti pelatihan. Materi pelatihan

meliputi prinsip dan etika audit, penjelasan buti-butir borang, dan teknik pembuatan

laporan.

Audit dilakukan oleh auditor secara ber tim (dua orang) satu sebagai ketua dan

satunya lagi sebagai anggota. Sebelum melaksanakan tugasnya, auditor diberikan surat

tugas yang mencakup unit kerja/Lembaga yang menjadi tugasnya untuk melaksanakan

audit. Pada pelaksanaan AMI Non Akademik tahun 2015 ini terdapat 17 tim auditor yang

melaksanakan audit pada dua unit kerja/Lembaga

2.3 Auditi

Auditi atau teraudit adalah seluruh unit kerja/lembaga yang ada di lingkungan

UNDIKSHA. Untuk AMI Non Akademik tahun 2015 ini jumlah auditi yang ditetapkan

oleh UJM untuk diaudit 31 unit kerja/lembaga yang ada di lingkungan UNDIKSHA.

Meliputi: 1) Lembaga Pengembangan Pengalaman Lapangan (LPPL), 2) Bagian

Perencanaan dan Sistem Informasi, 3) Lembaga Penelitian (LEMLIT), dan Bagian Tata

Usaha Lemlit, 4) Lembaga Pengabdian Kepada Masyarakat (LPM), dan Bagian Tata

Usaha LPM, 5) Tata Usaha FMIPA, 6) Tata Usaha FBS, 7) Bagian Kepegawaian, 8)

Bagian Kemahasiswaan, 9) UPT Penjaminan Mutu (UJM), 10) UPT Layanan Bahasa,

11)Tata Usaha FIP, 12) Tata Usaha Pasca Sarjana, 13) UPT Pusat Komputer, 14) UPT

Perpustakaan, 15) JPP, 16) Kearsipan, 17) UPT Penerbitan, dan UPT Percetakan, 18) Tata

Usaha FOK, 19) Tata Usaha FEB, 20) UPT Praktek Kerja Lapangan (PKL), 21) UHTLP,

22) Tata Usaha FTK, 23) UPT Pengadaan, 24) Satuan Pengawas Internal, 25) Tata Usaha

4

FIS, 26) Lembaga Pengembangan dan Pembelajaran (LP3), 27) Lembaga Perencanaan dan

Pengembangan (LPP), 28) Bagian Keuangan, 29) UPT Bimbingan Konseling, 30) UPT

Mata Kuliah Pengembangan Kepribadian, dan 31) Bagian Pendidikan dan Kerjasama.

2.4 Instrumen Audit

Instrumen audit yang digunakan tahun 2015 ini yaitu borang AMI Non Akademik

Unit Kerja/Lembaga (terlampir).

2.5 Metode Pemeriksaan/Pengumpulan Data

Kegiatan pemeriksaan diawali melakukan audiensi sebagai awal kunjungan dengan

ketua Unit/Lembaga maupun staf pegawai lainnya yang hadir saat kunjungan. Selanjutnya,

dilakukan pemeriksaan dokumen dan peninjauan lapangan bila diperlukan. Tujuannya

adalah untuk melakukan verifikasi data dan informasi yang diperoleh untuk selanjutnya

dianalisis. Pembahasan dilakukan pada akhir kunjungan untuk mendapatkan tanggapan

dan komitmen tindak lanjut dari teraudit/auditi.

2.4 Jadwal Pelaksanaan Audit

Audit direncanakan dengan jadwal sebagai ditunjukkan pada Tabel 2.1. Namun

demikian, beberapa tahapan pelaksanaan dilakukan penyesuaian dengan

mempertimbangkan beberapa kendala yang dihadapi.

Tabel 2.1 Jadwal KegiatanNO. KEGIATAN TANGGAL

1Penyampaian Borang Audit ke masing-

masing Unit/Lembaga oleh UJM29 September 2015

2 Pengisian Borang oleh Unit/Lembaga 3 s/d 17 Oktober 2015

3 Penilaian dan visitasi oleh auditor 10 s/d 31 Oktober 2015

4Penyampain laporan hasil audit oleh auditor

kepada UJM

22 Oktober s/d 7 Nopember

2015

5 Pembuatan Laporan Audit oleh tim UJM 7 s/d 14 Nopember 2015

6Publikasi/penyampaian hasil ke unit

kerja/lembaga dan pimpinan28 Nopember 2015

5

2.7 Analisis Data

Berdasarkan hasil visitasi ke unit kerja/lembaga, diuraikan ketidaksesuaian yang

ditemukan, penyebab ketidak sesuaian, dan rencana tindakan yang dilakukan oleh masing-

masing unit kerja.

6

BAB III

HASIL AMI NON AKADEMIK

Hasil pengukuran kinerja 34 Unit Kerja/Lembaga disajikan dalam bentuk uraian

kepatuhan dan ketaatan dalam penerapan SPMI terhadap standar disajikan secara

deskriptif.

3.1 Kesesuaian Kinerja Unit dan Lembaga

Pada bagian ini akan disajikan hasil audit berupa deskripsi ketidaksesuaian

terhadap data-data yang dimiliki unit kerja/lembaga. Dalam hal ini, setiap butir audit yang

tidak tersedia saat visitasi dilakukan, dipertimbangkan sebagai adanya ketidaksesuaian.

Tabel 3.1 berikut menunjukkan uraian ketidaksesuaian kinerja unit kerja/lembaga terhadap

butir audit.

Tabel 3.1 Data Ketidaksesuaian Unit Kerja/Lembaga UNDIKSHA Periode 2015

No. Unit Kerja Indikator/Butir Audit

Uraian Ketidak Sesuaian

Penyebab Ketidak Sesuaian

Rencana Tindakan

1. Lembaga Pengembangan Pengalaman Lapangan (LPPL)

Dokumen penilaian sasaran kerja personil pada semua level di unit kerja.

Ada kesalahan teknis penulisan, yang seharusnya visi misi LPPL ditulis menjadi visi misi UJM

Dokumen visi misi LPPL mengacu pada format penyususnan dokumen yang diberikan oleh UJM. Sehingga masih ada beberapa hal yang belum diganti dan disesuaikan menjadi unit kerja LPPL

Segera memperbaiki tampiran dan kesalahan pengetikan pada dokumen yang ada.

Dokumen Standar Pelayanan Minimal (SPM) atau Standar Pelayanan Publik (SPP) unit kerja

Perlu ditinjau kembali bahasa standar yang ada pada dokumen SPM atau SPP

Belum dipahami tata cara atau mekanisme penyusunan konten SPM atau SPP

Segera berkoordinasi dengan UJM untuk mendapatkan pelatihan penyusunan dokumen SPM atau SPP

Dokumen uraian

Belum ada program

Dokumen program kerja

Segera melakukan

7

pekerjaan (job description) dan sasaran kinerja personil pada semua unsur / level

kerja di LPPL

unit kerja LPPL ditangani langsung

koordinasi dengan pendokumentasian program kerja yang telah dilakukan.

Dokumen pemantauan kerja unit kerja

Belum ada dokumen pemantauan kerja unit kerja

Belum tersusunnya format dokumen pemantauan kerja dan pelaksanaan pemantauan kerja karena selama ini tidak dianggarkan

Menyususn rencana anggaran yang didalamnya mencantumkan anggaran untuk pelaksanaan pemantauan kerja unit kerja.

Melakukan koordinasi dengan UJM untuk menyususn format pemantauan kerja unit kerja.

2. Bagian Perencanaan dan Sistem Informasi

Visis dan Misi Unit kerja

Ada kesalahan teknis penulisan, yang seharusnya visi misi bagian perencanaan dan Sistem Informasi ditulis menjadi visi misi UJM

Dokumen visi misi Bagian Perencanaan dan Sistem Informasi mengacu pada format penyusunan dokumen yang diberikan oleh UJM. Sehingga masih ada beberapa hal yang belum diganti dan disesuaikan menjadi unit kerja Bagian Perencanaan dan Sistem Informasi

Segera memperbaiki tampilan dan kesalahan pengetikan pada dokumen yang ada

Dokumen Standar Pelayanan

Perlu ditinjau kembali bahasa

Belum dipahaminya tata cara atau

Segera berkoordinasi dengan UJM

8

Minimal (SPM) ata Standar Pelayanan Publik (SPP)

standar yang ada pada dokumen SPM atau SPP

mekanisme penyusunan konten SPM atau SPP

untuk mendapatkan pelatihan penyusunan dokumen SPM atau SPP

Dokumen program kerja unit kerja

Belum ada dokumen program kerja di Bagian Perencanaan dan Sistem Informasi

Dokumen program kerja unit kerja di Bagian Perencanaan dan Sistem Informasi ditangani langsung

Segera melakukan koordinasi dengan pendokumentasian program kerja yang telah dilakukan



Belum tersusunnya format dokumen pemantauan kerja dan pelaksanaan pemantauan kerja karena selama ini tidak dianggarkan

Menyususn rencana anggaran yang didalamnya mencantumkan anggaran untuk pelaksanaan pemantauan kerja unit kerja.elakukan koordinasi dengan UJM untuk menyusun format pemantauan kerja unit kerja.

3. Lembaga Penelitian

Ketersediaan antara visi dan misi

visi dan misi ada, tapi belum dipasang di ruangan kantor

Terlupakan kalau visi dan misi harus dipasang

Segera akan dipasang

Ketersediaan SK penugasan personil unit

SK tersedia, namun SK pimpinan lembaga sudah kadaluarsa (berakhir Agustus 2015) dan belum ada SK pelaksana tugas tetap (PLT)

Ketidaktahuan staf dan SK yang ada tidak mencantumkan batas waktu kepemimpinan

Segera akan dikoordinasikan dengan pimpinan.

9

- -Ketersediaan dokumen standar pelayanan minima (SPM) atau standar pelayanan publik

Tersedia dokumen tahun 2013, namun dokumen belum diperbaharui.

Tidak jelas Segera akan diperbaharui

Ketesediaan dokumen POS unit kerja

Tersedia 18 POS namun, belum semuanya diterapkan karena ada yang belum disesuaikan dengan keadaan saat ini.

Belum diprogramkan

Segera akan diperbaiki.

Ketersediaan struktur organisasi unit kerja

Tersedia, namun belum diperbaharui

Lupa Segera akan diperbaharui

Ketersediaan dokumen penilaian sasaran kerja personil unit kerja

Sesui format, hanya tersedia per januari-mei 2015. Bulan berikutnya belum terbayar

Belum dilakukan penilaian berikutnya

Segera akan dilakukan

Ketersediaan dokumen pemantauan terhadap pelaksanaan program kerja unit kerja

Belum semua dilakukan, misalnya dokumen pemantauan jurnal dan penerbitan abstrak penelitian

Belum dibuat Segera akan dibuat

4. Lembaga Pengabdian Kepada Masyarakat (LPM)

- - - -

5. Bagian Tata Usaha LPM

- - - -

6. Tata Usaha - - - -

10

FMIPA7. Tata Usaha

FBS- - - -

8. Bagian Kepegawaian

- - - -

9. Bagian Kemahasiswaan

Tersedianya visi dan misi unit kerja

Tidak ada visi dan misi unit kerja

Masih dalam tahap penyusunan

Perlu disusunnya visi dan misi unit kerja sebagai pedoman pelaksanaan setiap tugas dan tanggung jawab di unit kemahasiswaan.

Tersedianya dokumen standar pelayanan minimal (SPM) atau standar pelayanan public (SPP) unit kerja

Tidak ada dokumen

Belum memiliki dokumen SPM dan SPP

Segera untuk dapat disusun dokumen standar pelayanan minimal (SPM) atau standar pelayanan public (SPP) unit kerja

10. UPT Penjaminan Mutu (UJM)

Dokumen pemantauan terhadap pelaksanaan program unit kerja

Dokumen pemantauan terhadap pelaksanaan program unit kerja belum ada

Belum disiapkan Segera menyiapkan dokumen yang dimaksud

11. UPT Layanan Bahasa

- - - -

12. Tata Usaha FIP

13 Tata Usaha Pasca Sarjana

14. UPT Pusat Komputer

- - - -

15. UPT Perpustakaan

- - - -

16. JPP - - - -17. Kearsipan Tersedia

dokumen standar pelayanan

Tidak ada dokumen

Kantor yang diberikan terus berubah (pindah-pindah)

Akan dibuatkan (masih dalam proses)

11

minimal (SPM) atau standar pelayanan public (SPP) unit kerja

dan masih kurang tenaga

Tersedia dokumen prosedur oprasional standar (POS) unit kerja

Tidak ada dokumen

Masih gabung direktorat


Tersedia dokumen penilaian sasaran kerja personil pada semua unsur/level di unit kerja

Tidak ada dokumen

Kantor yang diberikan terus berubah (pindah-pindah) dan masih kurang tenaga


Tersedia dokumen pemantauan terhadap pelaksanaan program kerja unit kerja

Tidak ada dokumen

Kantor yang diberikan terus berubah (pindah-pindah) dan masih kurang tenaga


18. UPT Penerbitan/Percetakan

Dokumen penilaian sasaran kerja

Belum ada Rangkap jabatan dalam pengelola unit penerbitan sehingga sudah dipikirkan tetapi belum tertuang dalam bentuk tulisan

Mengusulkan untuk membuat sasaran kerja, sehingga akan terlihat kepastian pekerjaan yang akan dilakukan.Sebaiknya ketua unit adalah tidak rangkap jabatan dan merupakan tenaga profesional

Dokumen rekap daftar hadir

Tidak ada Dokumen rekap daftar hadir

Daftar hadir langsung dilaksanakan di lembaga

Meminta untuk membuatkan daftar hadir secara jelas

Dokumen Tupoksi

Tidak ada dokumen yang jelas

Belum diatur dengan baik

Sebaiknya disarankan untuk membuat tupoksi yang jelas

Dokumen SPM dan SPP

Tidak ada Belum disiapkan Semestinya ada, karena sangat penting sebagai

12

salah satu indikator pelayaan public yang baik.


Ada dokumen program kerja, tetapi auditi mengisinya tidak

Program kerja berupa daftar rencana kegiatan, belum ada waktu pelaksanaan, target/sasaran, realisasi. Dan capaian

Meminta ketua unit membuat program kerja yang terdiri atas unsur nomor, nama kegiatan, waktu pelaksanaan,target/sasaran, realisasi, dan capaian

Dokumen pemantauan terhadap pelaksanaan program kerja

Belum ada dokumen pemantauan terhadap pelaksanaan program kerja

Sudah terpikirkan tetapi belum tertuang dalam bentuk tulisan

Menyarankan ketua unit untuk membuat lembar pemantauan program kerja yang riil yang mengandung unsur nomor, nama kegiatan, kesesuaian waktu pelaksanaan, kesesuaian target/sasaran, kendala-kendala yang dihadapi dalam melaksanakan program kerja

19. Tata Usaha FOK

Tersedia dokumen penilaian sasaran kerja personil

Hanya dimiliki pegawai dengan status pegawai negeri sedangkan pada semua unsur/level di unit kerja

Baru bulan oktober memperoreh pegawai kontrak, untuk pegawai kontrak belum

Mewajibkam semua staff membuatnya

Tersedianya dokumen pemantauan terhadap pelaksanaan program kerja unit kerja

Belum ada tertulis , hanya lisan

Belum dibuatkan

Dibuatkan dokumen pemantauan untuk semua pegawai baik tetap maupun kontrak secara tertulis

20. Tata Usaha FEB

Tersedia dokumen

Hanya dimiliki

Pegawai tidak tetap belum

Mewajibkan semua staff

13

penilaian sasaran kerja personil pada semua unsur level diunit kerja

pegawai dengan status pegawai tetap

diwajibkan membuatnya


Hanya untuk pegawai tetap

Belum dibuatkan

Dibuatkan dokumen pemantauan untuk semua pegawai baik tetap maupun kontrak

21. UPT Praktek Kerja Lapangan (PKL)

Visi dan Misi unit kerja

Masih ada kesalahan teknis penulisan, yang seharusnya visi misi UPT PKL ditulis menjadi visi misi UJM

Dokumen visi misi UPT PKL mengacu pada format penyusunan dokumen yang diberikan oleh UJM. Sehingga masih ada beberapa hal yang belum diganti dan disesuaikan menjadi unit kerja UPT PKL


Dokumen tupoksi unit kerja

Masih ada kesalahan teknis penulisan, yang seharusnya tupoksi unit kerja UPT PKL ditulis menjadi tupoksi unit kerja UJM

Dokumen tupoksi unit kerja UPT PKL mengacu pada format penyusunan dokumen yang diberikan oleh UJM. Sehingga masih ada beberapa hal yang belum diganti dan disesuaikan menjadi uniy kerja UPT PKL


Dokumen Standar Pelayanan Minimal (SPM) atau Standar

Perlu ditinjau kembali bahasa standar yang ada pada dokumen

Belum dipahaminya data cara atau mekanisme penyusunan konten SPM

Segera berkoordinasi dengan UJM untuk mendapatkan pelatihan

14

Pelayanan Publik (SPP) unit kerja

SPM atau SPP

atau SPP penyusunan dokumen SPM atau SPP

Dokumen Prosedur Operasional Standar (POS) unit kerja

POS belum mencerminkan turunan dari seluruh isi standar, dan belum dilengkapi dengan bagan alir serta rentang waktu yang jelas

Belum dipahaminya tata cara atau mekanisme penyusunan POS sebagai turunan dari isi standar

Segera berkoordinasi dengan UJM untuk mendapatkan pelatihan penyusunan dokumen POS

Dokumen penilaian sasaran kerja personil pada semua unsure/level

UPT PKL belum memiliki dokumen penilaian sasaran kerja personil

Sasaran kerja personil dikelola langsung di masing-masing jurusan

Segera melakukan koordinasi dan inventarisasi dengan jurusan-jurusan

Dokumen rekap daftar hadir personil di unit kerja

UPT PKL tidak memiliki rekap daftar hadir personil

Personil/tim yang bertugas di UPT PKL terdiri atas ketua-ketua jurusan diploma di undiksha dan tidak memiliki pegawai

Mengusulkan pengadaan pegawai di UPT PKL

Menyiapkan daftar hadir setiap ada kegiatan rapat atau koordinasi rutin

Dokumen program kerja unit kerja

Belum ada dokumen program kerja unit kerja yang terpusat di UPT PKL

Dokumen program kerja unit kerja UPT PKL ditangani langsung di masing-masing jurusan

Segera melakukan koordinasi dengan masing-masing jurusan guna pendokumentasian program kerja yang telah dilakukan



Belum tersusunnya format dokumen pemantauan kerja dan pelaksanaan pemantauan

Menyusun rencana anggaran yang didalamnya mencantumkan anggaran

15

kerja karena selama ini tidak dianggarkan

untuk pelaksanaan pemantauan kerja unit kerja

Melakukan koordinasi dengan UJM utk menyusun format pemantauan kerja unit kerja

22.

Tata Usaha FTK

Tersedia dokumen tupoksi unit kerja

Belum tersedianya dokumen tupoksi unit kerja untuk honorer yang ditugaskan di Jurusan

Penempatan bagi pegawai Jurusan baru dilaksanakan pada bulan September

Akan segera dibuatkan dokumen tupoksi untuk pegawai yang ditempatkan di Jurusan

Tersedia Dokumen Program Kerja Unit Kerja

Belum tersedianya dokumen program kerja unit kerja

Dokumen Program Kerja masih mengacu pada tahun sebelumnya

Akan rencakan program kerja untuk setiap tahunnya


Belum tersedia dokumen pemantauan terhadap pelaksanaan program kerja

Belum mengetahui bagian yang bertugas melakukan pemantauan terhadap pelaksanaan Program Kerja

Menelusuri pihak yang berwenang melakukan pemantauan dan dokumen yang digunakan

23. UPT Pengadaan

Ketersediaan dokumen SPM atau SPP unit kerja,

Tidak Ketersediaan dokumen SPM atau SPP unit kerja,


Dokumen uraian pekerjaan (job description) dan sasaran kinerja personil pada semua

Tidak Dokumen uraian pekerjaan (job description) dan sasaran kinerja


16

unsure/level diunit kerja

personil pada semua unsure/level diunit kerja

Dokumen penilaian sasaran kerja personil pada semua level di unit kerja

Tidak Dokumen penilaian sasaran kerja personil pada semua level di unit kerja


Dokumen rekap daftar hadir personil di unit kerja

Tidak Dokumen rekap daftar hadir personil di unit kerja


Dokumen program kerja di unit kerja,

Tidak Dokumen program kerja di unit kerja,



Tidak Dokumen pemantauan terhadap pelaksanaan program unit kerja belum ada


24. Satuan Pengawas Internal

- - - -

25

Tata Usaha FIS

Ketersediaan dokumen tupoksi unit kerja

Belum tersedianya dokumen tupoksi unit kerja untuk honorer yang ditugaskan di Jurusan

Penempatan bagi pegawai Jurusan baru dilaksanakan pada bulan September

Akan segera dibuatkan dokumen tupoksi untuk pegawai yang ditempatkan di Jurusan

Tersedianya dokumen pemantauan terhadap pelaksanaan program kerja unit kerja

Belum tersedianya dokumen pemantauan terhadap pelaksanaan program kerja

Belum mengetahui bagian yang bertugas melakukan pemantauan terhadap pelaksanaan Program kerja

Menelusuri pihak yang berwenang melakukan pemantauan dan dokumen yang digunakan

26. LP3 Dokumen Dokumen Belum selesai Mengkoordinasi

17

penilaian sasaran kerja personil pada semua unsure/level

penilaian sasaran belum selesai dibuat

dibuatnya dokumen penilaian sasaran sehingga penilaian pada semua level belum bisa dilakukan. Saat ini masih pada proses pengerjaan dokumen tersebut

kan kepada semua level yang berkepentingan untuk melakukan pemantauan kerja sehingga dapat segera menyelesaikan dokumen penilaian sasaran kerja dan ketika dokumen tersebut selesai maka dapat dilakukan penilaian sasaran kerja tiap tahun kerja

27.

LPP

Dokumen penilaian sasaran kerja personil di unit kerja

Tidak Dokumen penilaian sasaran kerja personil di unit kerja



Tidak Dokumen pemantauan terhadap pelaksanaan program unit kerja belum ada


28.Bagian Keuangan

Visi dan Misi Unit Kerja

Tidak spesifik

Belum tertempel dan masih mengacu pada visi dan misi Universitas

Akan dibuatkan visi dan misi yang spesifik untuk unit kerja di bagian keuangan

Dokumen standar pelayanan minimal (SPM) atau standar pelayanan publik (SPP)

Tidak tersedia secara khusus

Masih menggunakan dokumen standar pelayanan mutu internal (SPMI) bagian keuangan

Akan dibuatkan dokumen SPM atau SPP untuk uit kerja di bagian keuangan

Dokumen program kerja Unit Kerja

Tidak tersedia

Belum ada secara khusus karena semua pelaksanaan

Akan dibuatkan secara khusus dokumen program kerja

18

kegiatan di bagian keuangan merupakan bagian dari program kerja Undiksha

untuk unit kerja di bagian keuangan


Tidak tersedia

Pemantauan tidak dilakukan karena kegiatan yang dilakukan bagian dari program kerja Undiksha sehingga pemantauan program kerja Undiksha umumnya dilakukan oleh SPI

Akan dibuatkan dokumen pemantauan terhadap pelaksanaan program kerja untuk unit kerja di bagian keuangan

29.UPT Bimbingan Konseling

SK Penugasan personil unit kerja

Hanya tersedia satu SK penugasan a.n. I Wayan Hendrawan, S.Pd

SK tidak diketemukan

Meminta arsip SK Kepegawaian

Dokumen uraian pekerjaan dan sasaran kerja personil

Dokumen uraian kerja ada, namun dokumen sasaran kerja tidak ada

Ketua UBK bukan pegawai, melainkan dosen. Dosen membuat SKP berkaitan dengan tugas tridharma dan penunjang

Mengarsip sasaran kerja kepada ketua UBK

Dokumen penilaian sasaran kerja

Tidak ada dokumen penilaian sasaran kerja personil

Sasaran kerja personil dinilai oleh atasan pegawai, bukan oleh ketua UBK

Mengarsip lembar penilaian sasaran kerja

Dokumen rekap daftar hadir

Tidak ada dokumen rekap daftar hadir personil

Pegawai sudah mengisi daftar hadir melalui sidik jari

Meminta UBK membuatkan daftar hadir personil dan jurnal kerja


Tidak ada dokumen program kerja

Program kerja hanya berupa daftar rencana kegiatan, belum

Meminta ketua UBK membuat program kerja yang terdiri atas

19

ada waktu pelaksanaan, target/sasaran, realisasi, dan capaian

unsure nomor, nama kegiatan, waktu pelaksanaan, target/sasaran, realisasi, dan capaian


Belum ada dokumen pemantauan terhadap pelaksanaan program kerja

Belum terpikirkan oleh ketua UBK

Menyarankan ketua UBK membuat lembar pemantauan program kerja yang mengandung unsur nomor, nama kegiatan, nama kegiatan, kesesuaian waktu pelaksanaan, kesesuaian target/sasaran, kendala-kendala yang dihadapi dalam melaksanakan program kerja

30. MPK - - - -31. Bagian

Pendidikan dan Kerjasama

Tersedia dokumen pemantauan terhadap pelaksnaan program kerja unit kerja

Tidak tersedia

Belum ada pemantauan terhadap program kerja

Akan segera dibuatkan untuk melengkapi dokumen program kerja

Dari keseluruhan tabel tersebut di atas, hasil audit ini menunjukkan bahwa ada tiga

belas (13) unit kerja/lembaga yang telah menunjukkan kesesuaian terhadap seluruh buti

audit. Ketiga belas (13) unit kerja/lembaga tersebut adalah sebagai berikut: LPM, Bagian

Tata Usaha LPM, Tata Usaha FMIPA, Tata Usaha FBS, Bagian Kepegawaian, UPT

Layanan Bahasa, Tata Usaha FIP, Tata Usaha Pascasarjana, UPT Pusat Komputer, UPT

Perpustakaan, JPP, Satuan Pengawas Internal, dan MPK. Adapun 18(delapan belas) unit

kerja lainnya masih terdapat ketidaksesuaian. Ketidak sesuaian terhadap butir-butir audit

yang ditunjukkan oleh unit kerja/lembaga tersebut memang pada butir yang berbeda

demikian pula jumlah ketidaksesuaian terhadap butir audit. Namun, terindikasi bahwa

20

butir audit yang dominan belum dapat dipenuhi oleh auditi yakni dokumen program kerja

dan dokumen pemantauan pelaksanaan program kerja. Selain itu, terdapat beberapa unit

kerja/lembaga yang belum memiliki SK penugasan, uraian pekerjaan, penilaian kinerja

bagi personilnya, dan rekap daftar hadir. Hal ini perlu segera mendapatkan perhatian

khususnya bagi pimpinan. Dalam hal ini, ketidaksesuaian tersebut dapat dijadikan

pertimbangan dalam mengembangkan program untuk meningkatkan kinerja Unit

Kerja/Lembaga di Lingkungan UNDIKSHA.

3.2 Masalah-Masalah dalam Pelaksanaan AMI Non Akademik

Masalah-masalah yang dihadapi dalam kegiatan AMI Non Akademik secara umum

dapat diuraikan sebagai berikut;

1. Beberapa auditor mengalami kesulitan menetapkan jadwal visitasi. Hal ini

terutama disebabkan oleh keberadaan unit kerja tertentu serta pengelolanya belum

diketahui secara baik oleh auditor sehingga menyulitkan dalam berkoordinasi.

2. Tidak semua auditi hadir pada saat pembekalan audit sehingga mempengaruhi

kesiapannya untuk diaudit.

3. Tingginya aktivitas pelaksanaan program di lingkungan UNDIKSHA sehingga

memerlukan penyesuaian dalam pelaksanaan audit.

4. Terdapat Unit/Lembaga yang belum memahami pernyataan butir-butir audit.

5. Kesibukan beberapa auditor dan auditi juga mempengaruhi kelancaran pelaksanaan

AMI Non Akademik.

3.3 Usulan Solusi Pemecahan Masalah

Solusi yang ditempuh untuk mengatasi beberapa permasalahan yang ditemui dalam

kegiatan AMI non akademik dapat diuraikan sebagai berikut;

1. Meningkatkan sosialisasi keberadaan unit kerja.

2. Meningkatkan koordinasi antar pelaksana kegiatan terutama yang melibatkan

peserta yang sama.

3. Meningkatkan kesiapan pelaksanaan audit termasuk instrument audit.

21

BAB IV

PENUTUP

4.1 Simpulan

Kepatuhan/ketaatan penerapan SPMI untuk menunjang kualitas layanan oleh

sebagian besar Unit/lembaga terhadap standar layanan belum maksimal. Namun

demikian, secara keseluruhan Unit kerja/lembaga yang ada di UNDIKSHA dapat

dinyatakan telah mengindikasikan adanya kesadaran untuk meningkatkan kinerja

layanannya.

4.2 Saran

Berdasarkan hasil yang dicapai pada kegiatan AMI Non Akademik ini dapat

disarankan beberapa hal sebagai berikut:

1. Pimpinan perlu mendorong program-program peningkatan kualitas layanan bagi

unit penunjang akademik melalui unit-unit kerja terkait

2. Unit kerja yang telah memenuhi keseluruhan butir audit untuk terus meningkatkan

kinerjanya.

3. Meningkatkan kesiapan pelaksanaan dan butir audit.

22

pjm.undiksha.ac.idpjm.undiksha.ac.id/.../laporan-ami-non-akademik-2015.docx · web viewtahapan dari...

Documents