PETIKAN MINIT MESYUARATPIHAK PENGURUSAN

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIAKE-330

PADA8HB APRIL 2009[Sebagaimana disahkan pada 15hb April 2009]

Kepada Semua Ketua PTJ

Daripada UrusSetia MesyuaratPejabat Naib canselor

Tarikh 16hbApril 2009

MINIT 330.09(d): Peraturan Dan Syarat Kelulusan PeganganEkuiti Dan Penjawatan Sebagai Pengarah AtauPenasihat Teknikal Syarikat Oleh Staf UPM DanPeljanjian Indemniti

Mesyuaratmenimbang Kertas ini dan -

(a) bersetuju meluluskan cadangan yangdikemukakan oleh Pengarah Perundang-Undangan tentang Peraturan Dan SyaratKelulusan Pegangan Ekuiti dan PenjawatanSebagai Pengarah Atau Penasihat TeknikalSyarikat Oleh Staf UPM sebagaimana yangterkandung di dalam Lampiran ll, danPerjanjian Indemniti sebagaimana di dalamLampiran l2 dengan pemerhatian danpenambahbaikkansebagaimanaberikut -

(i) universiti boleh memberikan pengecualiankepada pegawai yang terlibat dalamsyarikat perdagangan melalui pemeganganekuiti untuk menggunakan apa-apamaterial, kemudahan dan harta intelekuniversiti sepanjang tempoh pemeganganekuiti tersebut. Walau apapun,pengecualianyang diberikan itu tidak akanmenjadikan pegawai sebagai agen kepadaUPM;

(ij) pindaan kepada draf cadangan denganmenggantikan istilah 'Ketua Jabatan'sebagaimana yang terkandung di dalamPeraturan 4 Akta 605 dengan jawatan'Naib canselor' dalam konteks universiti;

(iii) meminta supaya Sahagian Perundang-Undangan memberikan penjelasansewajarnya kepada pegawai yang terlibatdalam isu pegangan ekuiti tentang Iiabilitidan aspek perundangan yang terlibatberhubung pegangan ekuiti tersebut.Dicadangkan supaya pegawai dimintauntuk menandatangani dokumenpengesahan yang menyatakan bahawapegawai telah memahami implikasiperundangan yang terlibat sebagaimanayang dijelaskan oleh Sahagian Perundang-undangan;

(iv) semua permohonan yang melibatkanpegangan ekuiti, penjawatan sebagaiPengarah atau PenasihatTeknikal syarikatoleh pegawai UPM hendaklah terlebihdahulu mendapatkan ulasan SahagianPerundang-Undangan sebelumpermohonan tersebut dikemukakan untukkelulusan Naib canselor;

Tindakan: Pendaftar, PengarahPerundang-Undangan& Semua Ketua PTJ

Makluman: Semua

MOHO NAZRI BIN MD. YASINSetiausahaMesyuarat Pihak PengurusanUniversiti

LampiranJ1Minit 330.09(d)(a}

PERATURAN DAN SVARAT KELULUSAN PEGANGAN EKUITI

DAN PENJAWATAN SEBAGAI PENGARAH ATAU

PENASIHAT TEKNIKAL SYARIKAT OLEH STAF UPM

(A) PEGANGAN EKUITI

Seseorang staf termasuk stafkontrak, sambllan atau sementara boleh

memegang ekuiti dalam sesuatu syarikat dengan teriebih dahulu

mendapatkan kebenaran bertulis Naib Canselor dan tertakluk kepada

peraturan-peraturan berikut-

1. PercanggahanKepentingan

Pegangan ekulti tersebut tidak melibatkan atau tidak boleh atau

mungkin boleh melibatkan percanggahan dengan kepentingan UPM

Percanggahan kepentingan termasuk:-

(i) staf tefsebut juga mewakili UPM di dalam tfansaksi yang

dimasuki antara UPM dan syankat tersebut;

(ii) stat tersebut telah menggunakan kedudukannya sebagai

seorang pegawaibadan berkanun bagifaedah dirinya sendiri di

dalam syarikat tersebut; dan

(iii) stat tersebut telah menjalani penyelidikan, telah menghasilkan

apa jua bentuk harta intelek ekoran penyelidikan itu alau sedang

menjalankan penyelidikan yang boleh menghasilkan apa jua

bentuk harta intelek dan pegangan ekuit! itu boleh menyebabkan

mana-mana daripada harte intelek itu digunakan bagi faedah

syafikat itu dan menggugat kepentingan UPM.

Perenggan (iii) diatas hanya terpakai bagi staf yang memohon

untuk memegang ekuiti dan bukan bagi staf yang diminta dan

dibenarkan memegang ekuiti bagj pihak UPM.

2. Hadpegangan

Pegangan ekuiti bagi seseorangstaf di dalam sebuah syarjkat

persendirian tersebut tidak boleh melebihi 51% daripada keseluruhan

ekuiH yang ditawarkan oleh syarikat tersebut kerene pemilikan maJoriti

akan meletakkan seseorang staf dalam keadaan peflu

bertanggungjawabsepenuhnya terhadap perjalanan syarikat dan

dengan itu masa akan lebih ditumpukan kepada syarikat berbanding

tugas hakil<i di UPM.

3. liabHiti

(i) Pegangan ekuiti mestilah tidak meletakkan pegawai dalam

keadaan berliabiliti sekiranya sesuatu yang tidak dijangkakan

berlaku kepada syarikat tersebut; dan

2

,

r .•..(ii) Staf dikehendaki untuk menandatangani Perjanjian Indemniti

menyatakan persetujuan untuk mengganti bayer dan

menggantirugi kepada UPM.

4. Perisytiharan - Peraturan 9 Akta 605

Staf mestilah membuat perlsytiharan pegangan ekuili tersebut secara

bertulis kepada UPM mengikut Peraturan 9 Jadual Kedua Akta

Badan•.BadanBerkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 [Akta 60S}

ketika pemllikan dan pelupusan ekuili yang dimllikistaf tersebut.

5. StafBukanAgen

(0 Staf bukanlah agen kepada UPM sepanjang berada di delam

syarikat dan sepanjang pemegangan ekuiti tersebut dan

perisytiharan ini hendaklah dibuat oleh staf secara bertulis

kepada syarikat berkenaan dan salinan kepada UPM; dan

(ii) Penglibatan staf tidal< akan melibatkan penggunaan apa-apa

matenal, kemudahan dan hartaintelek universiti sepanjang

memegang ekuit! di dalam syarikat Jika staf didapeti

menggunakan material, kemudahan dan harta intelek universiti

secara tidak sah, ianya tidal<akan menjadikan staf sebagai agen

kepada UPM

3

(B) PENGARAH SYAR1KAT

Seseorang staf termasuk staf kontrak, sambilanatau sementara boleh

menjadi pengarahdalamsesuatu syarikat dengan terlebih dahulu

mendapatkan kebenaran bertulis Naib Canselor dantertakluk kepada

peraturan-peraturan berikut:-

1. PercanggahanKepentingan

Pelantikan sebagai pengaran syarikatsendirianberhad atau berhad

hendaklah tidakmelibatkan atau tidak boleh atau mungkin boleh

melibatkan percanggahan dengan kepentingan UPM. Percanggahan

kepentingan bermaksud:-

...•

(i) stat tersebut juga mewakili UPM di dalam tfansaksi yang

dimastiki antara UPM dan syarikat tersebut;

(Ii) staf tersebut letah menggunakan .kedudukannya sebagai

seorang pegawaibadan berkanun bagi faedah dirinya sendiri dl

dalam syarikat tersebut; dan

,(iii) staf tersebut telah menjalsn! penyelidikan. telah menghasilkan

apa jua.bentuk harta intelek ekoran penyelidikan itu atau sedang

menjalankan penyelidikan yang boleh menghasilkan apa jua

bentuk harta intelek dan pegangan ekuiti boleh menyebabkan

4

.-mana-mana daripada harta intelex itu dlgunakan bagi faedah

syarikat itu dan menggugat kepentingan UPM.

Perenggan (iii) di atas hanya terpakai bagi staf yang memohon

untuk menjadi pengarah dan bukan bagi staf yang diminta dan

dibenarkan menjadi pengarah syarikat tersebut bag! pihak UPM.

2. Peraturan4 Akta605

Staf hendaklah memastikan Peraturan 4 Jadual Kedua Akta Badan*

Badan Berkanun (Tatatertib dan Bureaj) 2000 [Alcta 605] dipatuhi

iaitu:-

a) mendapat kebenaran bertulis daripada Ketua Jabatannya;

b) tidak dilakukan dalam waktu pejabat dan semasa stat tersebut

dikehendal<i melakukan tugas rasm!;

c) tidak menjejaskan tungsi/tugas/tanggungjawab staf tersebut

sebagai pekerja Universiti; dan

d) tidak bercanggah dengan kepentingan Universiti

3. Liabiliti

Stat dikehendaki untuk menandatangani Perjanjian Indemniti

menyatakan persetujuan untuk mengganti bayar dan menggantirugi

kepada UPM.

5

4. Staf Sukan Agen

(i) Staf bUKanlahagen kepada UPM sepanjang berada di dalam

syarikat dan sepanjang penjawatan sebagai pengarah dan

perisytiharan ini hendaklah dibuat oleh staf secara bertulis

kepada syarikat berkenaan dan salinan kepada UPM; dan

(it) PengHbatan staf tidak akan mefibatkan penggunaan apa-apa

material, kemudahan dan harta intelek universiti sepanjang

memegang ekuiti di dalam syarikat Jika staf didapati

menggunakan material, kemudahan dan harta intelek universiti

secara tidak sah, ianya tidak akan menjadikan staf sebagai agen

kepada UPM.

6

.•.•

,

, to-lit

c. PENASIHAT TEKNIKAL

Seseorang stat termasuk stafkontrak, sambilan atau sementara boleh

menjadi atau menerima lantikan sebagai penasihat teknikal dalam

sesuatu syarikat dengan terlebih dahulu mendapatkan kebenaran

bertulis Naib Canselor dan tertakluk kepada peraturan-peraturan

berikut:.

1. Percanggahan Kepentingan

Pemegangan jawatan terse but sebagai penasihat teknikal syarlkat

sendlrian berhad atau berhad hendaklah hendaklah tidak melibatkan

atau tidak boleh atao mungkin boleh melibatkan percanggahan dengan

kepentingan.UPM. Percanggahan kepentingan bermaksud:-

(I) stat tersebut juga mewakili UPM di dalam transaksi yang

dimasuki antara UPM dan syarikat tersebut;

(ii) staf tersebul telah menggunakan kedudukannya sebagai

seorang pegawai badan berkanun bagi faMah djrinya sendiri di

delam syarikat tersebut; dan

(iii) stat tersebut tatah menjalani penyelidikah, telah menghasilkan

apa jua bentuk harte intelekekoran penyelidikan ituatau sedang

menjalankan penyelidikan yang boleh menghasllkan apa jua

7

bentuk harta intelek dan pegangan ekuili boleh menyebabkan

mana;.manadaripada harta intelek ltu digunakan.

Perenggan (ill) dl atas hanya terpakai bagi staf yang memohon

untuk penasihat teknikal dan bukan bag! .staf. yang diminta dan

dibenarkanmenjadi penasihat teknikal syarikat tersebut bagi

pihak UPM.

2. Peraturan 4.Akta 605

Staf hendaklahmemastikan Peraturan 4 Jadual Kedua AktaBadan-

BadanBerkanun {Tatatertib dan $urcaj) 2000 [Akta 605) dipatuhi

iaitu:'-

a) mendapat kebenaran bertulis daripada Ketua Jabatannya;

b) tidak dilakukandalam waktu pejabat dansemasa staf tersebut

dikehendaki melakukan lugas rasm!;

c) tidakmenjejaskan fungsi/tugasttanggungjawab staf tersebut

sebagaipekerja Universiti; dan

d) tidak bercanggah dengan kepenfingan Unlversiti

3. Uabiliti

Stat dlkehendaki untuk menandatangani Perjanjian Indemniti

menyalakan petsetujuan untuk mengganti bayar dan menggantirugi

l(epada UPlVt

8

...

'" ..4. Staf Bukan Agen

(i) Staf bukanlah agen kepada UPM sepanjang berada di dalam

syarikat dan sepanjang penjawalan sebagal penasihat teknikal

dan perisytiharan Ini hendaklah dibuatoleh staf secara bertulis

kepada syarikat berkenaan dan salinan kepada UPM; dan

(ii) PengHbatan staf tidak akan melibatkan penggunaan apa-apa

material. kemudahan dan harta intelek universiti sepanjang

memegang ekulti di dalam syarikat. Jika staf didapati

menggunakan material, kemudahan dan harta intelek universitl

secara tidak sah, ianya tidak akan menjadikan staf sebagai agen

kepada UPM.

5. Pengemukaan (Disclosure)

(i) Staf yang memohon untuk menjadi atau memegang jawalan

sebagai penasihat teknikal hendaklah mengemukakan seeara

terpeinci jenis-jenis atav aspek-aspek penasihatan yang akan

diberi kepada Syarikat berkenaan.

(Ii) Staf juga dikehendaki membuat perisytiharan bahawa nasihat

yang diberikan atau yang akan diberikan tidak melibatkan

pengemukaan tanpa kebenaran atau secara tidak sah apa-apa

maklumat rahsia UPM sama ada diwartakan sebagai rahsia atau

tidaksama ada djkalegorlkan sebagai rahsia atau tidal<dan juga

tidak melibalkan pengggunaan apa-apa harta intelek kepunyaan

UPM atau syarikat-syarikat berkailan UPM.

9

(2) Wala.u apa punsubperaturan (1), seseQrang pegay;ai boleh, dengan terlehlhdahulu mendapat kebenaranbertulis daripadaKetuaJabatannya, menjaJankanmana-mana aktiviti ~tau melaksanak.atl:.lnana~manaperkbidmatan yang dinyatakandalam subperaturanitu, sarna ada bagi faedahnya atau bagi. faedah saudara.maranyayang dekat ataumana-manabadahtidak mencarl keuntungan yangbaginya diamenjadi seorang<pemegang jawatah.

Pekerjaan Inai'

4. (l)Melainkan jika dan setakat yaogdia dikehendaki atau dibenarkan untukberbuat demikiandalam perjalanan tugasnya sebagai seorang pegawai badanberkanUll, seseorarig pegawai tidak boleh-

(a) me.ngambiI bahagian, sarna ada secara langsungatau tidak langsung,dalampengurusan atau urusan apa-apa pengusahaankomersiaL pertanianatau perindustrian;

(b) mellgusahakan bagi mendapatkan upahapa-apaj{erja dengan mana-manainstitusi; syarikat,tlrma atau individu persendirian,

(c) sebagai scorang pakar, memberikan apa-apalaporanatau memberikanapa-apaketerangan, sama ada secara percuma atau dengan dibayarupah.

'~ :

Badem -Badan Be rkanuil(Tatatertib Dan Surcaj)

19

•..

..

(3) Dalam menimbangkan. sarna ada atautidak kpbcnaran patutdibcrikankepada man<l-mana pegav,'ai di bavNll subperaturan (2), Kctun Jabatan hendaklahmemberikaOperhatiankepada. tatakelakuari .yangditetapk..all daJam peraturan 3dan hendaklab memastikan bahawa aktivitiatau perkhidmallm Itu-

(a) tidakdilakukan daIam waktupejabat dan semasa pegawaiitu dikcher\dakimeJaksanakan rugas rasminya;

(b) tidak akandcngan apa-apa canlcenderung menjejaskan kebergunaanpegawai itusebagai s<~orang pegawaibadan bcrkanun; d.m

(c) t.idakakan denganapa-apa eara cenderung bercanggah dengankcpeotinganbadan berkanun, alau rnc:njadi. tidak selaras dengaokedudi!kan pegawai itu sebagaiseorang pegawai badan berkanun.

(4) KecuaB sebagaimana yang ditctapkan selainnya oleh badan berkanun,segala jumlab wang yangditerima olehseseorangpegawai sebagai saman keranarnenjalankan mMa"manaaktiviriatau melaksanakan mana-mana perkhidmatanyang disebut dahtm subperaruran (1) hendaklah ~idepositkan dengan bad anberkanun sementaramen~nggu keputus~n~e,~ua.Pellgaiahtentangamaun, jibada, yang boleh disimpanoleh pegawai jtn sendiei dan oleh mana.mana pegiwlailain yang membantu pegawaiitu dalam menjala:nkanaktiviti arBUJlle!aksanakanperkhidmatan Uti.

Etikel pakaian

5. (1) Seseoning pcgawai semasa berlugas hendaklahsentiasa berpakaian dc'ngansepatutllya mengiktttapa-apacara yangditentubn nlehbadanberkanun melalUIarahan yangdikeluarkandari semasa ke semasa oleh Lembaga.

...•

IBadan-Badan Berkanun(Tatatertib Dan Surcaj)

(4) Jika~(a) seseorang pegawai berasa ragu~ragu tentaog sarna ada bentuk, amaun

atau oUai hadiah yang diterima olehnya adalah sepadan dengan maksudhadiah itu diberikan; atau

(b) hal keadaao menyebabkan sukar bagi seseorang pegawai untuk menolaksesuatu hadiah atau cenderamata yang bernilai, yang penerimaannyadilarang oleh peraturan ini,

hadiah itu bolehlah diterima secara rasmi tetapi pegawai itu bendaklah, denganseberapa segera yang praktik, meugemukakan suatu laporan bertulis kepadaKetua Jabatannya yang me.ngandungi perihalan lengkap dan anggaran nihtihadiah itu dan hal keadaan hadiah itu diterima.

(5) Apabi1a diterima laporan yang dibuat di bawah subperaturan (4), KetuaJahatan hendaklah-

(a) membenarkanpeg;awai itu menyimpan hadiah itu; atau

(b) mengarahkan supaya hadiah ttu dikembalikan, melalui Ketua Jabatanitu, kepada pemberinya.

Keraian8. Seseorang pegawai boleh memberi atau menerima daripada ma~a-manaorang apa-apa jenis keraian jika-- ..

(a) keraian ilu tidak dalam apa-apa canl mempengaruhi pe1aksanaan tugas-tu.gasnya sebagai scorang pegawai badan berkanun Utltukkcpentinganorang itu; dan

(b) pemberian alau pellcrimaan keraian itu tidak dalam apa-apa earn mcnjaditidak selaras dengan peraturan 3.

<:- .••.

Pemunyaan harm9. (1) Seseorang pegawai hendaklah, apabila dBantik ke perkhidmatan sesuatubadan bcrkanun atau pada bila-hila masa sclepas itu sebagaimana yang dikehendakioleh Lembaga, mengisytiharkan secara bertuHs kepada Jawatankuasa Tatatertibyang berkenaan, melalui Ketua Jabatannya, segala harta yang dipunyai olehnyaatau oleh isteri atau suaminya atau anak:nya atau yang dipegang oleh mana-mana orang bagi pihaknya atau bagi pihak isteri atan suaminya atflu anaknya.

(2) Seseorang pegawai yang tidak mcmpunyai apa-apa haria hendaklahmemouat suatu perisytiharan secara bertulis yang menyatakan sedemikian.

(3) Jika, selepas membuat suatu perisytiharan di bawahsubpcraturan (1),sese.orang pegawai atan isteri atau suaminya atau anaknya memperoleh apa-apaharta, sarna ada secara langsung atau tidak langsung, atau apa-apa harta yangtelah diperoleh olehnya atau oleh isteri atau suaminya atau anaknya dilupuskan,pegawai Itu hendaklah dengan segera, melalui Ketua Jabatannya, mengisytiharkanpemerolehan atau pelupusan harta itu kepada Jawatankuasa Tatatertib yangberkenaan.

~.~.

(6) JawatankuasaTatatertib yang berkenaanbendaklah, jika JawatankuasaTatatertibberpuashatidengan perisytiharanharta yang dibuat oleh pegawaiitu,I11cI1garahkanKetua Jahatanwel1catatkandi dalam Rekod Perkhidmatan pegawaiitubahawa perisytibaran sedemikian telah dibuat.

(7) Tiap~tiapperisytibaran dt baw~~s~hperaturan (I) hendaldahdiklasifikasik~n sebagairahsiadan tia~-tiap()rang. yang memperoleh maklumatdi bawahperaturan ini tentang apa-apa perisytiharan sedemikian hendakJahrnenyimpan kerahsiaanoya. .. .

(8) .Bagimaksudpe;';:ttiranini, "harta"eftiI1Y~ apa-apaharta, sama ada hartail]jhatau harta tak:aJib, yangpeg:awai itudikehenqakidari sem.tSa ke semasaoleh Lembagasupayamengisyti~arkannya,jaitu hartay~ng telab diperoleh olehpegawai it\.lm~lalui pembel~an. pemberian, pewansanataucaralain, dan termasukharta yang diperoleh ataudipegang oleh ister! atau suarni atau anak pegawaii~. .

Menyenggara tarar kebidupan ;yang melebihiemolumen dan pendapatanpersendirian yang sah .

10. (1) Jika Ketua Jahatanberpendapat baha\va seseorang pegawai adalab aratltampaknya,--

(a) mCIlyellggara snalll tarafkehidupan yang melebihi emolumen danpendapatan persendiriannYftyang lain yang sah, jika ada; atau

(b) menga\valatau metl1Hiki sumbchsumbcr kl;jwangan alau harta,samaada bart.'! alib atau barta. tak alih. yang nilainya tidak seimbang dengan,atauyangt.idakbOleh semunasabahnyadijangka telah diperolen olehpega\.vai itu de-ngan emolumennya dan apa-apa pendapatul1persendiriannya yang lain yang sah,

•..

-..

•AKTA 605Undang-Undang Malaysia

(4) Jika se,seorangpegawai atau isteri. atausuaminya atau anaknya bercadanghendak mempersleb apa.apa harta.dan pemerole,han itn adalah tidak selarasdengan peratllranJ,.pemerolehan itu tidak boleh dibuat tanpa terlebih dahufumendapatkebenaraohertulis daripada JawatankuasaTatatertib yang berkenaan., . \il~; c L'" "• (5) Dalal11memutuskan sarna ada atau tidak hendak memberikan kebenarandi bawah subperaluran (4), Jawatankuasa Tatatertibyang berkenaan hendaklahmengambil kim pefkara-per~a.ra yangberikut:

((j) saiz, amaun atau nilaiharta itu berbanding dengan emoll1tnenpegawaiitn dan apa-apa pendapatanpersendirian yang .sah;

(b) sama ~Idapemerolehan atau pemegangan harta itu. akan atau mungkinakan bercanggahdengankepentingao,badanberkanlln, atau dengankedudukan pegawai ltU sebagai seorang. pegawai hadan berkanun,atau dengan apa-apa earn menjadi tidakselaras dengall peraturan3;

(c) ulasan Kettta Ja:batan tentallg pemerolehan atau pemunyaan harm ito;

(d) apa-apa faktor lain yang dianggap perlu oleh JawatankuasaTatatertibyang berkenaanba,gi menjaga keutuhandan kecekapan badan berkanundan pegawai-pegawai barlan berkanun_

22

LampiranJ2Mlnit330~09(d}(a)

...,

PERJANJIAN INDEMNlT1KEPAOA UNIVERSlTI PUTRAMALAYSIA

Kepada: UNIVERS1Tl.PUTRA MALAYSIA

Saya••••• ; •• , •••• ~ ~ •• , ~' ••• A •••• A -' • ~ ••••••••• ; .'. • • • •• ¥ ••••••••••• ; ••• ~. _••••• __ •••• ' ••••••• , ••••••••••••••• " •••• "" ••

(No. KiP: " "....... .,.." " I Staf No."",,, ' dari

Jabatan/FakultillnstitutlBahagian ' .. " " " .

dengan balasan yang sah terkandung di dalam kebenaran pihak Universiti

Putra Malaysia membenarkansaya* memegang ekuitl atau menjadi

pengarah atau penas/hat teknikal di dalam syarikat

...................... , , , dengan inimengaku

untuk mengganti bayar dan melepaskan Universiti Putra Malaysia daripada

apa-apa tuntutan,tlndakan. kerugian, perbelanjaan, l<os guaman, gantirugi

serta tanggungan yang diarnbil atau dituntut terhadapatau ditanggung oleh

Universiti Putrs Malaysiaberkaitanatau disebabkan oleh kecuaian,

ketinggalan, pengabaian dan tindakan saya sebagal * pemegangekuiti atau

peogarah atau penasihat teknikal di dalamsyarlkat tersebut.

Tarikh:

Nama Stat

Saksi

, Sila potollg yang manatidak bfJrkcnaan