pertubuhan keselamatan sosial - s3p.mampu.gov.mys3p.mampu.gov.my/laporan_inovasi/361-websys.pdf ·...

PERTUBUHAN KESELAMATAN SOSIAL

http://www.pdfcomplete.com/cms/hppl/tabid/108/Default.aspx?r=q8b3uige22

“Sikap Terbuka Layanan Mesra” 1

Kandungan Muka Surat

PENGENALAN .......................................................................................................................................... 2

TUJUAN PROJEK INOVASI ........................................................................................................................ 2

PROSES PELAKSANAAN INOVASI .............................................................................................................. 3

PROSES SEBELUM DAN SELEPAS .............................................................................................................. 4

ELEMEN PENURUNAN KUASA .................................................................................................................. 5

IMPAK INOVASI TERHADAP KUMPULAN SASAR / PERKHIDMATAN / JABATAN / AGENSI / NEGARA: ........ 6

Elemen Inovatif / Kreativiti .................................................................................................................. 6

Elemen Keberkesanan ....................................................................................................................... 11

Elemen Signifikan .............................................................................................................................. 12

Elemen Relevan ................................................................................................................................. 15

PENUTUP............................................................................................................................................... 20



PENGENALAN

Sistem portal ini mula diperkenalkan pada 12 Januari 2009 bagi melancarkan sistem

pengurusan hilangupaya di bawah program Return To Work PERKESO agar lebih

sistematik. Sistem portal ini diwujudkan bagi melakukan transformasi dari proses kerja

secara manual kepada sistem pengkomputeran.

TUJUAN PROJEK INOVASI

PERKESO menerusi Cawangan Return To Work (RTW), Bahagian Operasi telah

melaksanakan satu projek inovasi yang melibatkan proses dan prosedur kerja bagi

meningkatkan kecekapan dan keberkesanan penyampaian perkhidmatan dengan

mewujudkan satu sistem portal pengurusan pelanggan iaitu orang berinsurans (OB)

yang mengikuti Program Return To Work PERKESO. Sistem portal tersebut dikenali

sebagai RTW Client Management System. Alamat portal tersebut adalah:

www.PERKESO.gov.my/rtwdev/.

Rajah 1: Muka depan Sistem portal RTW Client Management System



Secara umumnya, pengguna sistem portal in boleh dikategorikan kepada tiga iaitu;

KATEGORI PENGGUNA

Pengguna Terus Terdiri daripada pengurus kes, penolong pengurus kes,

pegawai pemulihan dan anggota sokongan Cawangan RTW.

Pemerhati Terdiri daripada Pengarah Negeri PERKESO, Pengurus Pejabat PERKESO, Pegawai Audit dan Naziran.

Pelanggan Terdiri daripada Orang Berinsurans

PROSES PELAKSANAAN INOVASI

Projek sistem portal ini telah dicetuskan oleh Dr. Mohammed Azman Bin Aziz

Mohammed, Timbalan Ketua Eksekutif Operasi, PERKESO dan dibangunkan secara

in-house oleh anggota PERKESO sendiri iaitu Encik Edmund Cheong Peck Huang,

Ketua Unit Operasi, Cawangan RTW, PERKESO, dengan turut dibantu oleh Pengurus-

pengurus Kes kumpulan pertama.

Melalui sistem ini, ia memudahkan Cawangan RTW mengurus dan memantau setiap

proses dan prosedur kerja yang dilaksanakan dibawah Program RTW iaitu:

• Setiap OB yang menyertai program, akan didaftarkan ke dalam sistem portal ini

dan dimasukkan ke dalam Work Center Pengurus Kes yang mengendalikan kes

tersebut.



• Kes-kes yang didaftar di dalam sistem ini akan tersusun secara automatik

berdasarkan tarikh kes dikemaskini. Kesannya, ia akan memastikan bahawa

setiap kes dipantau dan diberi perhatian oleh Pengurus Kes.

• Memudahkan proses pengumpulan maklumat bagi tujuan penyelidikan

berterusan untuk usaha penambahbaikan proses kerja di Cawangan Return To

Work, Bahagian Operasi PERKESO.

• Sumber rujukan setempat berkaitan pengurusan kerja seperti Akta Keselamatan

Sosial Pekerja 1969 (AKSP), International Code of Diseases (ICD10), RTW

Disability Guidelines, Standard Operating Procedure (SOP) Cawangan RTW

dan Arahan Kerja boleh dicapai terus menerusi portal ini dengan cepat dan

mudah.

PROSES SEBELUM DAN SELEPAS

Sebelum RTW Client Management System ini diwujudkan, proses kerja

dilakukan secara manual. Urusan pendaftaran kes, surat –menyurat, arahan pentadbiran, proses kerja, data dan statistik dilaksanakan secara manual.

Selepas RTW Client Management System diperkenal dan dilaksanakan, semua

proses kerja Pengurus-pengurus Kes adalah lebih sistematik dan efisien.

Pengurus-pengurus Kes boleh mengakses dan melakukan kerja mereka dari

mana-mana lokasi memandangkan program ini adalah berasaskan ‘web-base’.



Suatu ruangan ‘web-chat’ juga turut disediakan di dalam program ini sebagai

ruang untuk semua pengurus kes di seluruh Malaysia bertukar-tukar pendapat dan pandangan dalam menguruskan kes-kes RTW yang dikendalikan oleh mereka.

ELEMEN PENURUNAN KUASA

1. Pendaftaran Kes

Pengurus Kes di semua Pejabat PERKESO diberi kuasa oleh Ibu Pejabat untuk

mendaftar terus kes-kes yang bersesuaian untuk rujukan ke Program Return To

Work menerusi sistem WebSys.

2. Pengeluaran Guarantee Letter (GL) Pertama

Membolehkan Pengurus Kes di Pejabat PERKESO mengeluarkan GL pertama

tanpa perlu merujuk kes ke Ibu Pejabat untuk kelulusan. Menerusi kaedah ini,

tempoh masa pengeluaran sesuatu GL dapat dilaksanakan dalam tempoh tidak

melebihi 2 minit dan boleh dicetak terus daripada Pejabat PERKESO seluruh

Malaysia. Justeru itu, memudahkan proses rujukan pelanggan / (OB) bagi

memperolehi rawatan pemulihan segera.

3. Penyediaan Perancangan Pemulihan

Perancangan pemulihan adalah satu pelan rehabilitasi yang diatur dan

dipersetujui antara Pengurus Kes dan Pelanggan. Menerusi websys, setiap

Pengurus Kes di Pejabat PERKESO dapat menyediakan Rancangan Pemulihan

pelanggan / Rehabilitation Plan dengan cepat tanpa perlu merujuk perancangan



tersebut terlebih dahulu ke Ibu Pejabat bagi mendapatkan kelulusan. Justeru itu,

tempoh dan perancangan pemulihan pelanggan dapat dilaksanakan terus.

4. Penutupan/Penyelesaian Kes.

Pengurus kes diberi kuasa untuk menilai dan membuat penutupan kes atau

penyelesaian kes bagi pelanggan yang telah berjaya mengikuti Program RTW.

Pemantauan secara sistem dapat dilakukan ke atas data-data yang di key-in di

dalam sistem bagi tujuan penutupan kes tersebut. Sehubungan itu, pemantauan

ke atas kes-kes yang ditutup / selesai dapat dilakukan segera dan dipantau

dengan berkesan.

IMPAK INOVASI TERHADAP KUMPULAN SASAR / PERKHIDMATAN / JABATAN / AGENSI / NEGARA:

Elemen Inovatif / Kreativiti

1.1 RTW Client Management System merupakan suatu elemen baru yang diperkenalkan dalam proses penyampaian perkhidmatan pelanggan khususnya di Cawangan Return To Work dalam

memproses keperluan pemulihan pelanggan.

1.2 WebSys mempermudahkan : § Pengurusan dan pemantauan prestasi ke semua pengurus

Kes di seluruh Malaysia (46 cawangan);



§ Membolehkan Pengurus-pengurus Kes bekerja dari rumah

atau mana-mana lokasi memandangkan ianya adalah ’web-

base’;

§ Membolehkan pelanggan mendapat maklumat status kes

terkini dengan cepat dan tepat;

§ Mempercepatkan proses pembekalan pemulihan fizikal dan

vokasional pelanggan.

1.3 WebSys sebagai satu medium yang digunakan bagi menyelesaikan

permasalahan yang terdapat dalam proses pengurusan hilang upaya :

• Masalah dan persoalan dapat dikongsi dan diberi ulasan

oleh Pengurus Kes yang mempunyai kepakaran dalam

sesuatu bidang (psikologi, jurupulih cara kerja, kaunseling,

sumber manusia, keselamatan dan kesihatan pekerjaan)

atau pengalaman dalam mengendalikan kes tertentu bagi

mencari pendekatan terbaik kepada pelanggan menerusi ruangan forum yang diwujudkan dalam sistem portal.

Rajah 2: Contoh ruangan forum



1.4 Lain-lain

• Penghasi lan sistem portal ini menekankan konsep

Knowledge Management ; dimana sistem ini berupaya untuk

mengenalpasti kaedah rawatan pemulihan yang telah

digunakan dan dikenalpasti berkesan untuk kegunaan

pelanggan lain yang mengalami masalah penyakit atau

kecederaan yang sama. Selain itu sistem ini juga

mempunyai kemudahan untuk mengenalpasti jenis

pekerjaan dan apa-apa modifikasi kerja yang bersesuaian

dengan fungsi kapasiti pelanggan selepas kecederaan/

penyakit. Menerusi Knowledge Management ini, akan

memastikan pelanggan mendapat perkhidmatan yang telah terbukti keberkesanannya.

Rajah 3: Contoh enjin pencarian kod ICD 10 untuk mengenalpasti jenis

kecederaan dan rawatan pemulihan bersesuaian.



Rajah 4: Contoh laman Keperluan Dan Modifikasi Di Tempat Kerja.

• Sistem ini juga membolehkan Penolong Pengurus Kes

berkongsi maklumat kekosongan pekerjaan terkini yang

boleh digunakan oleh semua Pengurus Kes dan Penolong

Pengurus Kes dalam mempercepatkan proses pencarian pekerjaan kepada pelanggan.

Rajah 5: Contoh laman perkongsian maklumat jawatan kosong



• Menerusi sistem ini juga, setiap perkembangan kes dan

tindakan yang telah diambil oleh pengurus kes dan pihak-

pihak yang terlibat (multidiciplinary team) akan direkodkan

menerusi ruangan ’case note’. Kesannya, setiap

perkembangan kes dapat dirujuk hasil daripada kemaskini

yang dilakukan. Seterusnya membolehkan Pengurus Kes

merancang atau melaksanakan tindakan proaktif kepada pelanggan.

Rajah 6: Contoh ruangan case note



Elemen Keberkesanan

2.1 Pengurusan RTW menerusi WebSys merupakan salah satu agenda negara yang diletakkan di bawah KRA Kementerian

Sumber Manusia bagi Tahun 2010 dan 2011, dengan matlamat

memulihkan pekerja yang tercedera untuk kembali semula bekerja

agar terus produktif dan dapat terus menyumbang kepada

produktiviti negara. Pencapaian program ini boleh dirujuk seperti di Lampiran A.

2.2 Kajian Keberkesanan Kepuasan Pelanggan berkaitan Program

RTW dari aspek kualitatif boleh dilaksanakan menerusi sistem WebSys iaitu diukur berdasarkan kaedah Visual Analog Scale

(VAS 100mm) yang menekankan kepada aspek kemahiran,

halatuju kerjaya, kebergantungan, harga diri, kepercayaan diri,

keadaan kesihatan dan toleransi pada kesakitan. Satu kajian telah dilaksanakan ke atas sample 1004 kes yang telah kembali

bekerja bagi tahun 2010 dengan menggunakan kaedah VAS

100mm yang terdapat dalam sistem. Hasil dari kajian tersebut,

menunjukkan bahawa pelanggan yang mengikuti program ini telah

menunjukkan perubahan yang positif kepada diri mereka. Hasil

kajian ini telah dibentang dan diterima didalam International Forum

on Disability Management 2010, di Los Angeles, USA. Butiran

hasil kajian dapat di lihat seperti rajah di bawah.



Rajah 7: Keputusan Kajian Kualitatif Peserta RTW yang menunjukkan

peningkatan sebelum dan selepas mengikuti Program RTW.

Elemen Signifikan

3.1 Mempercepatkan Proses Kerja Dalam Pengurusan Hilangupaya

Program RTW merupakan satu proses yang berpanjangan dan

mengambil masa yang lama serta melibatkan kerjasama pelbagai pihak.

Berdasarkan sistem konvensional, satu fail OB akan berpindah tangan

mengikut jenis kelulusan yang diperlukan. Melalui sistem portal ini setiap

aktiviti dilakukan secara dalam talian termasuk menguruskan permohonan

surat jaminan rawatan pemulihan fizikal dan vokasional, menguruskan

permohonan alat pemulihan dan permohonan penempatan pekerjaan.



Analisa Penggunaan Masa: Perbezaan Konvensional dan Websys

JENIS ANALISIS TEMPOH MASA

Masa yang diperlukan untuk faks 37.5 saat

Masa yang diperlukan untuk memuatnaik dokumen melalui sistem portal 9.5 saat

Masa yang dikurangkan melalui sistem portal untuk menghantar satu dokumen 28 saat

Kadar masa yang dikurangkan 74.67%

Di dalam kajian ini, transmisi faks telah digunakan. Ini adalah kerana

transmisi faks merupakan satu kaedah yang paling kerap digunakan oleh

PERKESO untuk menghantar satu dokumen dan ia juga merupakan cara

yang lebih cepat berbanding dengan perkhidmatan pos. Transmisi faks

mengambil masa lebih kurang 37.5 saat. Pengguna yang menggunakan

sistem tersebut untuk memuatnaik sesuatu dokumen untuk pandangan

Pengurus Cawangan RTW atau Pegawai Pemulihan di Ibu Pejabat

PERKESO hanya mengambil masa 9.5 saat. Ini menunjukkan bahawa

penggunaan masa untuk menghantar sesuatu dokumen telah dikurangkan

sebanyak 74.67%.

3.2 Penggunaan Secara ’On-line’

Program RTW sebelum ini dilaksanakan keseluruhannya secara manual

yang mengambil masa yang panjang dan mengalami kesukaran untuk

memantau status sesuatu kes. Melalui sistem portal ini setiap aktiviti

dilakukan sepenuhnya secara dalam talian yang mana telah memudahkan

pemantauan dilakukan dan dapat meningkatkan kepuasan pelanggan.



3.3 Pengurangan Penggunaan Borang

Sebelum ini, setiap pemohon perlu melengkapkan Borang RTW 01, untuk

memohon bagi menyertai aktiviti ’Return To Work’. Dengan penggunaan

sistem portal ini, Borang RTW 01 tidak perlu lagi dikemukakan oleh

pelanggan seterusnya mengurangkan karenah birokrasi.

3.4 Saluran Komunikasi Yang Berkesan

Sistem portal ini juga menjadi satu saluran komunikasi di kalangan semua

anggota di Cawangan Return To Work, Bahagian Operasi. Contohnya

seperti semua arahan atau memo terkini daripada Pengurus Cawangan

atau Ketua-ketua Unit akan dipaparkan tanpa perlu mengeluarkan arahan

atau memo secara bertulis yang mana memo perlu diedarkan kepada

semua anggota di Cawangan Return To Work, Bahagian Operasi. Pada

masa yang sama cara ini menyokong penjimatan penggunaan kertas

secara berlebihan.

Selain itu, terdapat satu lagi medium perbincangan bagi semua anggota

Cawangan Return To Work, Bahagian Operasi iaitu ruangan forum.

Ruangan forum ini boleh digunakan untuk membincangkan sesuatu isu atau

masalah yang berkaitan dengan proses pengurusan hilangupaya OB.

Semua Pengurus Kes dan Penolong Pengurus Kes dapat berkomunikasi

dengan lebih efektif dalam menyelesaikan sesuatu isu dan masalah

berkaitan dengan OB.



3.5 Capaian Maklumat Yang Meluas

Sistem portal ini bersifat web-based dan ini bermakna sistem portal ini boleh

dicapai dari mana-mana lokasi pada bila-bila masa. Semua maklumat dan

dokumen yang berkaitan dengan OB juga boleh diisi dan dimuatnaik ke

dalam sistem. Kes OB yang ingin ditukar kepada kendalian Pengurus Kes

lain juga boleh dilakukan secara online.

3.6 Pemusatan Maklumat

Penyampaian data dan maklumat juga dapat dipusatkan melalui sistem

portal ini. Statistik boleh dijana mengikut kriteria yang diperlukan dengan

lebih tepat dan dapat dijana dalam masa yang singkat berdasarkan

maklumat yang telah dikemaskini di dalam sistem oleh Pengurus Kes dan

Penolong Pengurus Kes.

Elemen Relevan

4.1 Pengurangan kos

Sistem portal ini menyokong kepada penjimatan penggunaan kertas

secara berlebihan dan mesra alam (eco-friendly). Setiap dokumen untuk

kelulusan atau pun surat jaminan boleh dimuatnaik ke dalam fail maya OB

yang mengikuti Program RTW di dalam bentuk PDF. Selain itu, fail

tersebut boleh dipindahkan kepada pegawai lain dengan serta merta

tanpa menggunakan perkhidmatan pos atau faks. Keadaan ini seterusnya

mengurangkan kos pengurusan Cawangan Return To Work, Bahagian



Operasi. Kajian pengurangan kos boleh dilihat dalam simulasi kos di

bawah:

Kos Perbelanjaan Sistem Pengurusan Fail Konvensional

Kos satu rim kertas A4 RM 10.00

Helaian Kertas dalam Satu Rim 500

Purata helaian kertas dalam satu fail OB RTW 50

Bil penggunaan faks (bagi dokumen RTW) untuk satu kes 20

Kadar transmisi faks RM 0.20

Bil penggunaan telefon bagi satu kes 25

Kadar pengunaan telefon RM 0.30

Bilangan surat (melalui POS) 10

Kos satu surat melalui POS RM 0.30

Kos kertas bagi satu kes

RM 1.00

Kos transmisi faks bagi satu kes RM 4.00

Kos pengunaan telefon RM 7.50

Kos pengunaan POS RM 3.00

Jumlah kos untuk mengurus satu fail OB RM 15.50

Tinggi satu fail 2 cm

Had tinggi simpanan 182.88 cm

Jumlah fail dalam satu stack 91.44 fail

Luas permukaan satu fail (33x25cm) 1 ft²



Kadar sewa stor (3300ft²) - RM5500.00 RM 1.67 /ft²

Jumlah stack dalam stor 3,300 petak

Jumlah fail yang dapat disimpan di dalam stor 301,752 fail

Kos untuk menyimpan satu fail sebulan RM 0.01823

Kos untuk menyimpan satu fail (bagi tempoh 7 tahun) RM 1.53106

Jumlah kos perbelanjaan untuk satu fail (secara manual) RM 17.03

Kos Perbelanjaan Sistem Pengurusan Fail Sistem portal

Kos domain RM 50.00 setahun

Kos server RM 350.00 setahun

Kos perisian RM 0.00 (open source)

Kapasiti server 150,000 MB

Jumlah kes (terkini 26 Ogos 2009) 492 kes

Kadar penggunaan kapasiti server 0.17%

Jumlah penggunaan server 255 MB

Penggunaan server bagi satu kes 0.5182927 MB

Jumlah kes yang ditampung server 289,411.76 Fail OB

Kos satu fail dalam sistem portal RM

0.00138

Jumlah kos perbelanjaan untuk satu fail (sistem portal) RM 0.01



Berdasarkan kajian kos pengurusan fail di atas, didapati bahawa sistem

portal ini boleh mengurangkan kos sebanyak RM17.02 bagi setiap fail yang

didaftarkan di Cawangan Return To Work, Bahagian Operasi PERKESO.

4.2 Sumbangan Program RTW yang telah memberi manfaat kepada pelanggan (OB).



PENUTUP

Disediakan oleh:

Nama Pegawai : (a) Roshaimi Mat Rosely

Pengurus Cawangan Return To Work

(b) Edmund Cheong Peck Huang

Ketua Unit Operasi, Cawangan Return To Work

Unit Terlibat : Cawangan Return To Work

Bahagian Operasi

Pertubuhan Keselamatan Sosial (PERKESO)

Tel. : 03 – 42645053 / 0126061024

(Roshaimi Mat Rosely)

03 – 42645357 / 012 - 6053815

Edmund Cheong Peck Huang

E-mel : [email protected]

edmund.cheong@per keso.gov.my


mailto:[email protected]

mailto:[email protected]


PERTUBUHAN KESELAMATAN SOSIAL

Menara PERKESO 281, Jalan Ampang 50538 Kuala Lumpur

Talian Am : 03-42645000 Hotline : 03-42575755


pertubuhan keselamatan sosial - s3p.mampu.gov.mys3p.mampu.gov.my/laporan_inovasi/361-websys.pdf ·...

Documents