perkhidmatan utama halaman: 1/8 siswazah no. · pdf fileprosedur ini merangkumi urusan...

PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH

PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/P013

Halaman: 1/8

No. Semakan: 06

No. Isu: 02

PROSEDUR PENGURUSAN PEPERIKSAAN AKHIR KURSUS PENGAJIAN SISWAZAH

Tarikh: 18/08/2016

Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

1.0 TUJUAN Prosedur ini menerangkan tatacara pengurusan peperiksaan akhir kursus siswazah.

2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi urusan memasukkan tarikh peperiksaan akhir dalam i-GIMS,

penyediaan kertas soalan peperiksaan, menjalankan peperiksaan, membuat penilaian, dan memasukkan dan mengesahkan markah/gred.

3.0 DOKUMEN RUJUKAN

Kod Dokumen Tajuk Dokumen

Terkini Universities and University College Act 1971, Constitution of Universiti Putra Malaysia, Universiti Putra Malaysia (Graduate Studies), Rules 2003

4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN

FBMK : Fakulti Bahasa Moden dan Komunikasi FPP : Fakulti Pengajian Pendidikan i-GIMS : Internet Graduate Information Management System JKPSU : Jawatankuasa Pengajian Siswazah Universiti JKSS : Jawatankuasa Semakan Siswazah KJ : Ketua Jabatan Penyelaras : Dekan/Timbalan Dekan Fakulti;

Pengarah/Timbalan Pengarah Institut; Pegawai yang dilantik sebagai Penyelaras Pengajian Siswazah Fakulti/Institut

PS : Pengajian Siswazah PT : Pegawai Tadbir PTO : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) PhD : Doktor Falsafah



Halaman: 2/8

No. Semakan: 06

No. Isu: 02


Tarikh: 18/08/2016


SPS : Sekolah Pengajian Siswazah TM : Tidak Memuaskan TNCAA : Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) TP : Timbalan Pengarah TPKD PP : Timbalan Pegawai Kawalan Dokumen Peneraju Proses TWP PP : Timbalan Wakil Pengurusan Peneraju Proses WP : Wakil Pengurusan

5.0 TANGGUNGJAWAB

5.1 Penyelaras dan PT Unit Akademik dan Bantuan Kewangan bertanggungjawab memastikan prosedur pengurusan peperiksaan akhir kursus dilaksanakan.

5.2 Sesiapa yang terlibat dalam pengendalian prosedur pengurusan peperiksaan akhir

kursus juga perlu mematuhi prosedur ini.



Halaman: 3/8

No. Semakan: 06

No. Isu: 02


Tarikh: 18/08/2016


6.0 PROSES TERPERINCI

Tanggungjawab

Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen

Rujukan

6.1 Mula

6.2 Tetap dan Masukkan Tarikh Peperiksaan Akhir

Kursus dalam i-GIMS

Penyelaras/ PT Fakulti

6.2.1 Tetapkan tarikh peperiksaan akhir untuk setiap kursus (wujudkan jadual waktu peperiksaan akhir) dan masukkan tarikh tersebut ke dalam i-GIMS selewat-lewatnya pada minggu Ke- 14.

Penyelaras 6.2.2 Pastikan peperiksaan dijalankan dalam

tempoh minggu peperiksaan akhir dan termasuk juga penilaian untuk kursus Seminar dan kursus lain yang tidak mempunyai peperiksaan akhir.

6.3 Sediakan Kertas Soalan Peperiksaan

Penyelaras Kursus/

6.3.1 Sediakan kertas soalan peperiksaan.

Pensyarah 6.4 Semak Kesesuaian Kertas Soalan Peperiksaan

Penyelaras Kursus/

Pensyarah

6.4.1 Lengkapkan Senarai Semak Kertas Soalan Peperiksaan (PU/S/SS-02) dan majukan kepada Penyelaras sebelum penilaian dibuat.

Senarai Semak Kertas Soalan Peperiksaan (PU/S/SS-02)

Penyelaras 6.4.2 Semak kesesuaian kertas soalan

peperiksaan dengan menggunakan Senarai Semak Kertas Soalan Peperiksaan (PU/S/SS-02).

Senarai Semak Kertas Soalan Peperiksaan (PU/S/SS-02)

6.5 Wajar? 6.5.1 Jika Ya, ikut Langkah 6.6.

6.5.2 Jika Tidak, ikut Langkah 6.3.

6.6 Cetak dan Simpan Kertas Soalan Peperiksaan PT/PTO Fakulti 6.6.1 Cetak dan simpan kertas soalan

peperiksaan di tempat yang selamat sehingga peperiksaan dijalankan.

Ya

6.1 Mula

6.5 Wajar?

A

6.4 Semak Kesesuaian Kertas Soalan Peperiksaan

6.3 Sediakan Kertas Soalan Peperiksaan

6.2 Tetap dan Masukkan Tarikh Peperiksaan Akhir

Kursus dalam i-GIMS

6.6 Cetak dan Simpan Kertas Soalan Peperiksaan

Tidak



Halaman: 4/8

No. Semakan: 06

No. Isu: 02


Tarikh: 18/08/2016


6.7 Jalankan Peperiksaan

Penyelaras 6.7.1 Jalankan peperiksaan dalam tempoh yang telah ditetapkan.

6.8 Periksa Kertas Jawapan

Pensyarah

6.8.1 Periksa kertas jawapan dalam tempoh yang ditetapkan.

6.9 Masukkan Markah/Gred

Penyelaras Kursus/

Pensyarah

6.9.1 Masukkan markah bagi kursus yang mempunyai peperiksaan akhir ke dalam i-GIMS dalam tempoh empat belas (14) hari selepas peperiksaan akhir dijalankan. Gred akan diberi secara automatik oleh i-GIMS.

Penyelaras

Kursus/ Pensyarah

6.9.2 Masukkan markah keseluruhan atau gred bagi kursus yang tiada peperiksaan akhir dalam tempoh empat belas (14) hari selepas hari terakhir minggu peperiksaan akhir. Gred akan diberi secara automatik oleh i-GIMS.

6.10 Gred Lengkap? 6.10.1 Jika Ya, ikut Langkah 6.11.

PT/PTO SPS 6.10.2 Jika Tidak, beri peringatan umum

kepada pihak Fakulti/Institut sama ada secara bertulis (surat/emel) atau melalui panggilan telefon ke pejabat Penyelaras/Pensyarah untuk ikut Langkah 6.9. Rekodkan panggilan telefon.

Nota:

Peringatan diberi secara automatik oleh i-GIMS dua (2) hari sebelum tamat tempoh untuk memasukkan gred bagi sesuatu kursus.

Pensyarah/ Penyelaras

Kursus/ Penyelaras

6.10.3 Majukan permohonan secara bertulis melalui Penyelaras PTJ untuk mendapatkan kebenaran memasukkan gred lewat kepada Dekan SPS dengan menyatakan sebab kelewatan.

PT/PTO SPS 6.10.4 Aktifkan i-GIMS dan maklumkan

pensyarah secara bertulis (surat/e-mel) atau melalui panggilan telefon selepas

Ya

Tidak

6.10 Gred Lengkap?

B

A

6.7 Jalankan Peperiksaan

6.8 Periksa Kertas Jawapan

6.9 Masukkan Markah/Gred



Halaman: 5/8

No. Semakan: 06

No. Isu: 02


Tarikh: 18/08/2016


kelulusan diperolehi. 6.11 Sahkan Gred dan Majukan ke SPS

Penyelaras Kursus/

Pensyarah

6.11.1 Cetak senarai gred pelajar yang telah dimasukkan ke dalam i-GIMS (cetak dari i-GIMS dan bukan Microsoft Word/Excel).

Penyelaras

Kursus/ Pensyarah

6.11.2 Semak dan sahkan senarai gred yang telah dicetak dengan menurunkan tandatangan di atas kertas cetakan tersebut. Jika terdapat sebarang kesilapan, buat pembetulan dalam i-GIMS dan cetak semula sebelum membuat pengesahan. Majukan senarai yang telah disahkan kepada Dekan/TD/Penyelaras Fakulti.

Penyelaras 6.11.3 Sahkan (tandatangani) senarai gred

pelajar yang telah disahkan oleh penyelaras kursus/pensyarah dan majukan ke SPS selewat-lewatnya pada minggu kelima selepas hari terakhir minggu peperiksaan akhir.

6.12 Terima Senarai Gred yang telah Disahkan?

6.12.1 Jika Ya, ikut Langkah 6.13.

PT/PTO SPS 6.12.2 Jika Tidak, beri peringatan secara bertulis (surat/emel) atau melalui panggilan telefon ke pejabat Penyelaras/Pensyarah untuk ikut Langkah 6.11.

6.13 Sedia Semua Senarai Gred Kursus dan Statistik

Status Pelajar

6.13.1 Pastikan semua gred kursus diterima dan

disahkan oleh Fakulti.

6.13.2 Sediakan statistik gred kursus dan status

pelajar untuk disahkan kepada Jawatankuasa Pengajian Siswazah Universiti (JKPSU).

6.14 Kemaskini Rekod

Pengajar/ Penyelaras/PT/

PTO

6.14.1 Kemaskini rekod ke dalam fail kursus selewat-lewatnya sebelum/pada minggu ke-18.

6.15

Tamat

Ya

Ya

Tidak

6.12 Terima Senarai Gred

yang telah Disahkan?

6.11 Sahkan Gred dan Majukan ke SPS

6.13 Sedia Semua Senarai Gred Kursus dan Statistik

Status Pelajar

6.15 Tamat

6.14 Kemaskini Rekod

B



Halaman: 6/8

No. Semakan: 06

No. Isu: 02


Tarikh: 18/08/2016


7.0 REKOD

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod

Tanggungjawab Mengumpul dan

Memfail

Tanggungjawab Menyelenggara

Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus

1. UPM/600-4/2/2 Pengurusan Peperiksaan Akhir Kursus Salinan surat peringatan kepada

pihak fakulti/pensyarah untuk memasukkan tarikh peperiksaan akhir dalam i-GIMS [jika berkaitan].

Salinan surat/notis peringatan kepada pihak Fakulti/Institut berkenaan tarikh penting urusan kemasukan gred.

Petikan minit JKPSU berkaitan pengesahan gred kursus dan status pengajian pelajar.

Dokumen lain yang berkenaan.

PT/PTO SPS PT/PTO SPS Unit Akademik

dan Bantuan Kewangan

3 Tahun

Dekan SPS

2. UPM/(Kod PTJ)/600-4/2/2 Pengurusan Peperiksaan Akhir Kursus Salinan surat peringatan kepada

pihak fakulti untuk memasukkan tarikh peperiksaan akhir dalam i-GIMS [jika berkaitan].

Surat/ notis peringatan berkenaan tarikh penting urusan kemasukan gred.

Petikan minit JKPSU berkaitan pengesahan gred kursus dan status pengajian pelajar.


PT/PTO Fakulti/Institut


Bilik Fail Fakulti/ Institut

3 Tahun

Dekan Fakulti/

Pengarah Institut

B



Halaman: 7/8

No. Semakan: 06

No. Isu: 02


Tarikh: 18/08/2016


3.

UPM/600-4/2/7 Gred yang telah Disahkan Gred bagi sesuatu kursus yang

dicetak dari i-GIMS yang telah disahkan oleh pensyarah dan Penyelaras.


PT/PTO SPS PT/PTO SPS Unit Akademik

dan Bantuan Kewangan

3 Tahun

Dekan SPS

4. UPM/(Kod PTJ)/600-4/2/7 Gred yang telah Disahkan Salinan dokumen gred kursus

yang telah disahkan. Dokumen lain yang berkenaan.



Bilik Fail Fakulti/ Institut

3 Tahun

Dekan Fakulti/

Pengarah Institut

5.

UPM/(Kod PTJ)/600-3/2/3/(Kod Kursus) Fail Kursus (nama kursus)

Kertas soalan peperiksaan.

Senarai Semak Kertas Soalan Peperiksaan (PU/S/SS-02) yang telah dilengkapkan.

Penilaian Kursus (rujuk dalam i-GIMS).

Pensyarah

Ketua Jabatan

Bilik Fail PTJ

3 Tahun

6. UPM/(Kod PTJ)/600-4/2/8 Peperiksaan Komprehensif – Master

Kertas soalan Peperiksaan Komprehensif – Master.

Senarai Semak Kertas Soalan Peperiksaan (PU/S/SS-02) yang telah dilengkapkan.

PTO FPP/FBMK

PTO FPP/FBMK

Pejabat Am TD (Siswazah)

FPP/FBMK

3 Tahun

Dekan FPP/FBMK



Halaman: 8/8

No. Semakan: 06

No. Isu: 02


Tarikh: 18/08/2016


8.0 SEJARAH SEMAKAN

No. Isu No.

Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat

Disedia dan

Disemak

Dilulus/ Diluluskan

Semula

Tarikh Kuatkuasa

02 00 - Keluaran Pertama untuk

satu persijilan TNC (A&A) WP 03/01/2011

02 01 PU:S-

29/2011

Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah

Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-178

TNC (A&A) WP 08/08/2011

02 02 PU:S-

24/2012



TNC (A&A) WP 09/05/2012

02 03 PU:S-

12/2013



TNC (A&A) WP 30/04/2013

02 04 PU:S-

29/2014



TNC (A&A) WP 12/12/2014

02 05 PU:S-

13/2015



TNC (A&A) WP 14/07/2015

02 06 PU:S-

16/2016



TPKD PP TWP PP 18/08/2016

perkhidmatan utama halaman: 1/8 siswazah no. · pdf fileprosedur ini merangkumi urusan...

Documents