perkhidmatan utama halaman: 1/12 siswazah no...

PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH

PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/P007

Halaman: 1/12

No. Semakan: 04

No. Isu: 02

PROSEDUR PENDAFTARAN PELAJAR SISWAZAH

Tarikh: 30/05/2014

1.0 TUJUAN

Prosedur ini menerangkan urusan pendaftaran pelajar yang mengikuti program dengan tesis (Master dan PhD) dan program tanpa tesis.

2.0 SKOP

Prosedur ini merangkumi proses pendaftaran pelajar sambungan, penawaran kursus semester, jadual waktu semester, pendaftaran kursus, menambah dan menggugurkan kursus, pertukaran status kursus, pengecualian kursus/kredit, pertukaran program/bidang pengajian, pertukaran taraf pengajian, penangguhan semester, permohonan tarik diri dari pengajian, dan pelanjutan tempoh pengajian.

3.0 DOKUMEN RUJUKAN

Kod Dokumen Tajuk Dokumen

- Universities and University College Act 1971, Constitution of Universiti Putra Malaysia, Universiti Putra Malaysia (Graduate Studies), Rules 2003 (Revision 2012-2013)

UPM/PU/S/AK02/01 Arahan Kerja Pendaftaran Pelajar Baharu

UPM/PU/S/AK02/03 Arahan Kerja Pertukaran Program/Bidang Pengajian

UPM/PU/S/AK02/04 Arahan Kerja Pertukaran Taraf Pengajian

UPM/PU/S/AK02/05 Arahan Kerja Penangguhan Semester

UPM/PU/S/AK02/08 Arahan Kerja Pelajar Menarik Diri

UPM/PU/S/AK02/09 Arahan Kerja Pelanjutan Tempoh Pengajian

UPM/PU/S/AK02/10 Arahan Kerja Urusan Menambah Kursus, Menggugurkan Kursus dan Pengecualian Kredit

UPM/PU/S/AK04/05 Arahan Kerja Pemantauan Keputusan Peperiksaan



Halaman: 2/12

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 30/05/2014

Komprehensif – PhD

PU/S/SS-01 Senarai Semak untuk Pengerusi JK Penyeliaan atau Penasihat atau Penyelaras Program bagi Urusan Pendaftaran Semester untuk Pelajar Pasca Siswazah

PU/S/M01 i-GIMS Manual

4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN

i-GIMS : Internet Graduate Information Management System Pelajar Sambungan : Pelajar semester kedua dan seterusnya Penyelaras : Dekan/Timbalan Dekan Fakulti;

Pengarah/Timbalan Pengarah Institut; Pegawai yang dilantik sebagai Penyelaras Pengajian Siswazah Fakulti/Institut

Penasihat : Pensyarah yang akan membimbing pelajar sebelum penyelia dilantik

Penyelia : Pengerusi Jawatankuasa Penyeliaan pelajar PhD : Doktor Falsafah PT : Pegawai Tadbir PTJ : Pusat Tanggungjawab PTM : Pegawai Teknologi Maklumat PTO : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) SPS : Sekolah Pengajian Siswazah Semester : Semester Pertama dan Kedua TNCAA : Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) TWP : Timbalan Wakil Pengurusan WP : Wakil Pengurusan



Halaman: 3/12

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 30/05/2014

5.0 TANGGUNGJAWAB

5.1 Dekan SPS, Penyelaras dan PT Unit Rekod dan Program Akademik bertanggungjawab memastikan prosedur pendaftaran pelajar dan pendaftaran kursus ini dilaksanakan.

5.2 Sesiapa yang terlibat dalam pengendalian prosedur pendaftaran pelajar dan

pendaftaran kursus juga perlu mematuhi prosedur ini.



Halaman: 4/12

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 30/05/2014

6.0 CARTA ALIR

Mula

Muat Naik Kalendar

Akademik, Maklumat Kursus

dan Jadual Waktu Semester

Pelajar

Baharu?

Daftar Kursus dan Lain-lain

Simpan Senarai Pelajar

Mengikut Kursus

Tamat

YaTidak

7.1

7.2

7.4

7.5

7.6

7.8

7.7

7.3

Sahkan Pendaftaran Kursus

Nota: Bagi Langkah 7.5, "Lain-lain” merujuk kepada proses pertukaran program/bidang pengajian, pertukaran taraf

pengajian, penangguhan semester dan pelanjutan tempoh pengajian yang memerlukan kelulusan Dekan/JKPSU/

Senat.

Jalankan Urusan

Pendaftaran Pelajar Baharu



Halaman: 5/12

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 30/05/2014

7.0 PROSES TERPERINCI

Tindakan Tanggungjawab

7.1 Mula

7.2 Muat Naik Kalendar Akademik, Maklumat Kursus dan Jadual Waktu Semester

7.2.1 Muat naik Kalendar Akademik Pengajian Siswazah dan maklumat semester akan datang, yang disediakan oleh Unit Pengambilan dalam i-GIMS mengikut kelulusan Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah Pengajian Siswazah selewat-lewatnya lima (5) minggu sebelum semester bermula. Muat naik Kalendar Akademik yang telah dikemas kini pada laman web SPS.

7.2.2 Buat paparan Kalendar Akademik Pengajian Siswazah pada papan kenyataan SPS/Fakulti/Institut.

7.2.3 Kemas kini maklumat kursus yang akan ditawarkan dalam modul tawaran kursus dan modul jadual waktu dalam i-GIMS selewat-lewatnya empat (4) minggu sebelum semester bermula.

7.2.4 Maklumkan tarikh dan proses penting urusan pendaftaran melalui portal pelajar sambungan selewat-lewatnya empat (4) minggu sebelum semester bermula.

PT/PTM SPS

PT/PTO SPS/Fakulti/Institut

PT/PTO Fakulti/Institut

PT/PTM SPS

7.3

Pelajar Baharu?

7.3.1 Jika Ya, ikut Langkah 7.4.

7.3.2 Jika Tidak, ikut Langkah 7.5.



Halaman: 6/12

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 30/05/2014

7.4 Jalankan Urusan Pendaftaran Pelajar Baharu

7.4.1 Urusan pendaftaran pelajar baharu dijalankan mengikut Arahan Kerja Pendaftaran Pelajar Baharu (UPM/PU/S/AK02/01).

PT/PTO SPS

7.5 Daftar Kursus dan Lain-lain

7.5.1 Adakan perbincangan dengan pelajar berkaitan kursus yang perlu didaftar.

7.5.2 Pastikan pelajar sambungan mendaftar kursus secara on-line dalam i-GIMS dalam tempoh tiga (3) minggu sebelum semester bermula.

7.5.3 Pastikan pelajar yang ingin menambah kursus melakukan proses tersebut secara online dalam tempoh dua (2) minggu selepas semester bermula.

7.5.4 Pastikan pelajar yang ingin menggugurkan kursus melakukan proses tersebut secara online dalam tempoh tujuh (7) minggu selepas semester bermula.

7.5.5 Ambil tindakan mengikut arahan kerja yang berkenaan (jika berkaitan).

Rujuk :

Arahan Kerja Pertukaran Program/Bidang Pengajian (UPM/PU/S/AK02/03)

Arahan Kerja Pertukaran Taraf Pengajian (UPM/PU/S/AK02/04)

Arahan Kerja Penangguhan Semester (UPM/PU/S/AK02/05)

Arahan Kerja Pengurusan Program Tanpa Ijazah (UPM/PU/S/AK02/07)

Arahan Kerja Pelajar Menarik Diri

Penasihat/Penyelia/

Penyelaras

Penasihat/Penyelia/ Penyelaras



PT/PTO SPS/ Penyelaras/Penyelia/

Penasihat/PT/PTO Fakulti/Institut



Halaman: 7/12

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 30/05/2014

(UPM/PU/S/AK02/08)

Arahan Kerja Pelanjutan Tempoh Pengajian (UPM/PU/S/AK02/09)

Arahan Kerja Urusan Menambah Kursus, Menggugurkan Kursus dan Pengecualian Kredit (UPM/PU/S/AK02/10)

Arahan Kerja Pemantauan Keputusan Peperiksaan Komprehensif – PhD (UPM/PU/S/AK04/05)

Senarai Semak untuk Pengerusi JK Penyeliaan atau Penasihat atau Penyelaras Program bagi Urusan Pendaftaran Semester untuk Pelajar Pasca Siswazah (PU/S/SS-01)

7.6 Sahkan Pendaftaran Kursus

7.6.1 Semak dan sahkan pendaftaran kursus pelajar.

Rujuk :

Senarai Semak untuk Pengerusi JK Penyeliaan atau Penasihat atau Penyelaras Program bagi Urusan Pendaftaran Semester untuk Pelajar Pasca Siswazah (PU/S/SS-01)

Penasihat/Penyelia/ Penyelaras Program

7.7 Simpan Senarai Pelajar Mengikut Kursus

7.7.1 E-mel senarai pelajar mengikut kursus kepada pihak fakulti/institut selepas minggu ke-7 semester.

7.7.2 Simpan salinan lembut senarai pelajar mengikut kursus yang dihantar oleh SPS.

PT SPS

PT/PTO Fakulti/Institut

7.8 Tamat



Halaman: 8/12

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 30/05/2014

8.0 REKOD KUALITI

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod

Tanggungjawab Mengumpul dan

Memfail

Tanggungjawab Menyelenggara

Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus

1.

UPM/SPS/(No. Matrik) Fail Pelajar

Salinan Surat Makluman Keputusan Permohonan Pengecualian Kredit [jika berkaitan] (rujuk Network Attached Storage).

Salinan Surat Makluman Keputusan Permohonan Penangguhan Semester [jika berkaitan] (rujuk Network Attached Storage).

Salinan Surat Makluman Keputusan Permohonan Pertukaran Program/Bidang Pengajian [jika berkaitan] (rujuk Network Attached Storage).

Salinan Surat Makluman Keputusan Permohonan Menukartaraf Program Master ke PhD [jika berkaitan].

Borang Keputusan Peperiksaan Komprehensif – PhD [jika berkaitan].

Salinan surat makluman keputusan Peperiksaan Komprehensif – PhD [jika berkaitan].

Salinan Surat Makluman Keputusan Permohonan Menambah Tempoh Pengajian [jika berkaitan] (rujuk Network Attached Storage).

Salinan Surat Permohonan Menarik Diri [jika berkaitan].

Salinan Surat Makluman Keputusan Permohonan Menarik

PTO SPS PTO SPS Bilik Fail Pelajar, SPS

Sekurang-

kurangnya 3 tahun selepas

pelajar bergraduat

TNCAA/ Dekan SPS



Halaman: 9/12

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 30/05/2014

Diri [jika berkaitan] (rujuk Network Attached Storage).

2. UPM/(Kod PTJ)/(No. Matrik) Fail Pelajar

Salinan Surat Makluman Keputusan Permohonan Pengecualian Kursus [jika berkaitan] (rujuk i-GIMS)

Salinan Surat Makluman Keputusan Permohonan Penangguhan Semester [jika berkaitan] (rujuk i-GIMS)

Salinan Surat Makluman Keputusan Permohonan Pertukaran Program/Bidang Pengajian [jika berkaitan]

Salinan Surat Makluman Keputusan Permohonan Menukartaraf Program Master ke PhD [jika berkaitan]

Salinan Borang Keputusan Peperiksaan Komprehensif – PhD [jika berkaitan].

Salinan surat makluman keputusan Peperiksaan Komprehensif – PhD [jika berkaitan].

Salinan Surat Makluman Keputusan Permohonan Menambah Tempoh Pengajian [jika berkaitan]

Salinan Surat Pelantikan Jawatankuasa Bebas Pertukaran Taraf Pengajian [jika berkaitan]

Laporan Jawatankuasa Bebas Pertukaran Taraf Pengajian [jika berkaitan]

PTO PTJ PTO PTJ Bilik Fail Pelajar PTJ

Sekurang-kurangnya 2

tahun selepas bergraduat

Dekan Fakulti/

Pengarah Institut

3. UPM/600-5/2/1 Urusan Am Pendaftaran

PTO SPS

PTO SPS Pejabat Am Unit Program Akademik dan

Rekod

Dekan SPS



Halaman: 10/12

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 30/05/2014

Notis atau peringatan berkenaan

pendaftaran pelajar sambungan (rujuk Kalendar Akademik Siswazah laman web SPS).

Surat menyurat penawaran dan pendaftaran kursus [jika berkaitan]

Petikan Minit Mesyuarat JKPSU dan Senat berkenaan perkara terkini urusan pendaftaran.

Dokumen lain yang berkaitan.

3 tahun

4. UPM/(Kod PTJ)/600-5/2/1 Urusan Am Pendaftaran

Notis atau peringatan berkenaan pendaftaran pelajar sambungan (rujuk Kalendar Akademik Siswazah laman web SPS).

Surat menyurat penawaran dan pendaftaran kursus [jika berkaitan].

Dokumen lain yang berkaitan.

PTO PTJ PTO PTJ Bilik Fail di PTJ

3 tahun

Dekan Fakulti/

Pengarah Institut

5. UPM/600-5/2/13 Peperiksaan Komprehensif – PhD

Senarai pelajar PhD semester ke-4 dan ke-5 yang belum menduduki Peperiksaan Komprehensif – PhD.

Salinan surat pembawa serta surat makluman keputusan Peperiksaan Komprehensif – PhD kepada pihak Fakulti/Institut.

Dokumen lain yang berkenaan.

PT/PTO SPS PT/PTO SPS Pejabat Am Unit Program Akademik dan

Rekod

3 Tahun

Dekan SPS

6. UPM/(Kod PTJ)/600-5/2/13 Peperiksaan Komprehensif – PhD

Senarai pelajar PhD semester ke-4 dan ke-5 yang belum menduduki Peperiksaan

PT/PTO Fakulti/ Institut

PT/PTO Fakulti/ Institut

Bilik Fail Fakulti/ Institut

3 Tahun

Dekan Fakulti/

Pengarah Institut



Halaman: 11/12

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 30/05/2014

Komprehensif – PhD.

Surat pembawa edaran salinan surat makluman keputusan Peperiksaan Komprehensif – PhD.

Kertas soalan/Bahan penilaian/Keputusan Peperiksaan Komprehensif – PhD.

Dokumen lain yang berkenaan.

7. UPM/600-5/2/14 Salinan E-mel berkaitan Urusan Program Akademik Pelajar Siswazah Emel berkaitan :

Penghantaran senarai pelajar yang mendaftar mengikut kursus

Peringatan CE

Peringatan pelanjutan tempoh pengajian

Lain-lain dokumen yang dihantar melalui emel

PT/PTO SPS PTM SPS Pejabat Am Unit Program Akademik dan

Rekod

3 tahun

Dekan SPS

9.0 SEJARAH SEMAKAN

No. Isu No.

Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat

Disedia dan

Disemak

Dilulus/ Diluluskan

Semula

Tarikh Kuatkuasa

02 00 - Keluaran Pertama untuk satu persijilan

TNC (A&A) WP 03/01/2011

02 01 PU/S-23/2011

Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah

Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-173

TNC (A&A) WP 08/08/2011

02 02 PU/S-12/2012



TNC (A&A) WP 09/05/2012

02 03 PU/S-06/2012


Pengajian Siswazah (JKPSPS)

TNC (A&A) WP 30/04/2013



Halaman: 12/12

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 30/05/2014

No. Isu No.

Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat

Disedia dan

Disemak

Dilulus/ Diluluskan

Semula

Tarikh Kuatkuasa

kali ke-198

02 04 PU/S-08/2014



TNC (A&A) WP 30/05/2014

perkhidmatan utama halaman: 1/12 siswazah no...

Documents