arahan kerja rayuan kemasukan pelajar ke...

PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH

PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA)

Kod Dokumen: UPM/PU/PS/AK011

Halaman: 1/14

No. Semakan: 02

No. Isu: 02

ARAHAN KERJA RAYUAN KEMASUKAN PELAJAR KE PROGRAM PENGAJIAN

PRASISWAZAH

Tarikh: 09/05/2012

ARAHAN KERJA RAYUAN

KEMASUKAN PELAJAR KE PROGRAM

PENGAJIAN PRASISWAZAH




Halaman: 2/14

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


PRASISWAZAH

Tarikh: 09/05/2012

1.0 TUJUAN

Menerangkan tatacara pengurusan rayuan pelajar ke program prasiswazah. 2.0 SKOP

Merangkumi aktiviti pemohonan rayuan, pelaksanan rayuan, pemilihan calon dan penyediaan tawaran kemasukan.

3.0 DOKUMEN RUJUKAN

Kod Dokumen Tajuk Dokumen

UPM/PGR/MK/001 Manual Kualiti Universiti Putra Malaysia

- Quality Management Systems - Requirements MS ISO 9001:2008

-

Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971 Perlembagaan Universiti Putra Malaysia, Kaedah Universiti Putra Malaysia (Perkara Akademik) 2003 (Pindaan 2005)

- Minit Mesyuarat Senat UPM (berkaitan)

- Buku Syarat Kemasukan/Syarat Khas Program Lepasan STPM/Matrikulasi/Asasi

- Manual Pengguna SMP- Modul KMSKN

- Buku Panduan Pelajar Baharu UPM

UPM/PU/PS/P003 Prosedur Pengambilan Pelajar Baharu Program Pengajian Prasiswazah

http://www.mohe.gov.my Laman Web Kementerian Pengajian Tinggi

http://www.upm.edu.my Laman Web UPM

http://www.akademik. upm.edu.my

Laman Web Bahagian Akademik

http://www.esmp.upm. edu.my/tawaran

Laman Web Semakan Permohonan Kemasukan Ke UPM

http://www.akademik/

http://www.esmp.upm/




Halaman: 3/14

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


PRASISWAZAH

Tarikh: 09/05/2012

4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN

AKD : Bahagian Akademik Asasi : Asasi dari Universiti Malaya (UM) dan Universiti Teknologi

Mara (UiTM) BHEP : Bahagian Hal Ehwal Pelajar BPKP : Bahagian Pengurusan Kemasukan Pelajar IPTA iDEC : Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi IPTA : Institut Pengajian Tinggi Awam KBA : Ketua Bahagian Akademik Ketua PTJ : Dekan Fakulti dan Pengarah Pusat Asasi sains Pertanian KPPP : Ketua Pentadbiran Pengajian Prasiswazah KPT(P/O) : Ketua Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) Matrikulasi : Matrikulasi KPM PPTM : Penolong Pegawai Teknologi Maklumat Prasiswazah : Program Asasi Sains Pertanian, Diploma dan Bacelor PTM : Pegawai Teknologi Maklumat PT : Pegawai Tadbir Bahagian Akademik PT(P/O) : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) PTJ : Pusat Tanggungjawab PT PTJ : Pegawai Tadbir PTJ SMP-KMSKN : Sistem Maklumat Pelajar – Modul Kemasukan SPM : Sijil Pelajaran Malaysia STPM : Sijil Tinggi Persekolahan Malaysia STPM/Setaraf : Matrikulasi, Asasi dan Diploma TNC (A&A) : Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) UPM : Universiti Putra Malaysia

5.0 TANGGUNGJAWAB

TNC (A&A), Ketua PTJ dan KPPP bertanggungjawab memastikan Arahan Kerja Arahan Kerja Rayuan Kemasukan Pelajar Ke Program Prasiswazah ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat mesti mematuhi Arahan Kerja ini.




Halaman: 4/14

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


PRASISWAZAH

Tarikh: 09/05/2012




Halaman: 5/14

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


PRASISWAZAH

Tarikh: 09/05/2012

6.0 CARTA ALIR

Mula

Terima Borang dan Data Rayuan

Muat Naik Data Rayuan STPM/Setaraf dan SPM/Setaraf

Pilih Calon dalam Mesyuarat Pemilihan Bersama Rayuan

Tamat

Muat Naik Data Calon Jaya Rayuan ke dalam Pangkalan Data SMP

Betul ?

Keluar Surat Tawaran Kemasukan

Sedia Laporan

Tidak

Sedia Maklumat Tawaran dalam SMP

Tentukan Bilangan Kekosongan Tempat Rayuan

Ya

Terima Data Jaya Rayuan

Lengkap ?

Muat Naik Data Calon Jaya Rayuan Web e-tawaran

Betul ? Buat Pembetulan

Ya

Tidak

Ya

Sah ?

Ya

Tidak

Ya

Aktifkan Web e-Tawaran

Muat Naik Data Rayuan Diploma/Setaraf

Mesyuarat Pemilihan Bersama Fakulti

Persiapan Mesyuarat Pemilihan Bersama Fakulti

STPM/Setaraf dan SPM/setaraf?

Tidak

Memenuhi Syarat

Buat Semakan

Lengkap ?

Semak Kelayakan

Cetak dan Semak Nama Calon

Buat Semakan

Semak Calon Jaya

Ya TidakTidak

7.1

7.2

7.3

7.4

7.5

7.6

7.7

7.13

7.14

7.15

7.16

7.10

7.9

7.8

7.11

7.12

7.18

7.19

7.20

7.21

7.22

7.28

7.29

7.23

7.24

7.26

7.27

7.25




Halaman: 6/14

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


PRASISWAZAH

Tarikh: 09/05/2012

7.0 PROSES TERPERINCI

Tindakan Tanggungjawab

7.1 Mula

7.2 Tentukan Bilangan Kekosongan Tempat Rayuan 7.2.1 Tentukan bilangan kekosongan berdasarkan jumlah

unjuran pengambilan dengan jumlah pelajar mendaftar.

7.2.2 Maklumkan kekosongan kepada BPKP dengan mengisi borang melalui Sistem e-MAS. (Rujuk : Borang Unjuran Bilangan Kekosongan Tempat Bagi Program Pengajian Lepasan STPM/Setaraf (BPKP 37(C)) dan Borang Unjuran Bilangan Kekosongan Tempat Bagi Program Pengajian Lepasan SPM/Setaraf (BPKP 37(D)).

KPPP

PT

7.3 Terima Borang dan Data Rayuan Terima borang dari calon dan data rayuan STPM/Setaraf, Diploma/Setaraf dan SPM/Setaraf dalam bentuk soft copy atau e-mel dari BPKP

PT

7.4 Buat Semakan 7.4.1 Pastikan salinan lembut (soft copy) yang dibekalkan

lengkap dan mengandungi perkara yang terdapat pada Senarai Semak Data Rayuan yang dibekalkan oleh BPKP.

7.4.2 Isi Borang Pengesahan Penerimaan Data Rayuan untuk pembetulan

PT

7.5 Lengkap ? 7.5.1 Jika ya, ikut langkah 7.6 7.5.2 Jika tidak, ikut langkah 7.4




Halaman: 7/14

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


PRASISWAZAH

Tarikh: 09/05/2012


7.6 STPM/Setaraf dan SPM/Setaraf ? 7.6.1 Jika ya, ikut langkah 7.7 7.6.2 Jika tidak, ikut langkah 7.8

PT, PTM

7.7 Muat Naik Data Rayuan STPM/Setaraf dan SPM/Setaraf 7.7.1 Muat naik data pemohon prajaya rayuan dalam

pangkalan data SMP KMSKN - Modul Permohonan dalam tempoh 1 hari selepas serahan kepada iDEC. (Jika perlu).

7.7.2 Cetak senarai nama, rumusan prajaya dan bandingkan dengan unjuran bilangan kekosongan. (Rujuk : Borang Unjuran Bilangan Kekosongan Tempat Bagi Program Pengajian Lepasan STPM/Setaraf (BPKP 37(C)) dan Borang Unjuran Bilangan Kekosongan Tempat Bagi Program Pengajian Lepasan SPM/Setaraf (BPKP 37(D)).

7.7.3 Jika ada kekosongan tempat sediakan senarai nama calon tambahan mengikut merit untuk dibawa ke Mesyuarat Pemilihan Bersama Rayuan di BPKP.

7.7.4 Ikut langkah 7.13

PTM,PPTM

PT, PT(P/O)

PT

7.8 Muat Naik Data Rayuan Diploma/Setaraf Muat naik data pemohon rayuan dalam pangkalan data SMP KMSKN - Modul Permohonan dalam tempoh 1 hari selepas serahan kepada iDEC. (Rujuk : Borang Pengesahan Penerimaan Data (PU/PS/BR03/AMB)).

PTM

7.9 Persiapan Mesyuarat Pemilihan Bersama Fakulti 7.9.1 Hantar surat panggilan Mesyuarat Pemilihan Bersama

Fakulti kepada Dekan Fakulti.

PT




Halaman: 8/14

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


PRASISWAZAH

Tarikh: 09/05/2012


7.9.2 Cetak senarai pemohon melalui SMP KMSKN Modul

Permohonan mengikut kategori, program dalam urutan PNGK.

7.9.3 Semak dengan borang permohonan dalam fail supaya susunannya mengikut kategori dan program pilihan calon dalam urutan PNGK.

7.9.4 Sediakan Borang Cadangan Pemilihan Ke Program Bacelor Kes Rayuan (PU/PS/BR08/AMB).

7.9.5 Sediakan Buku Syarat Kemasukan, Unjuran Pengambilan Pelajar dan peralatan mesyuarat.

7.9.6 Sebelum mesyuarat, pastikan folder yang mengandungi borang permohonan diletakkan dalam bilik mesyuarat mengikut fakulti.

PT(P/O)

7.10 Mesyuarat Pemilihan Bersama Fakulti

7.10.1 Buat pemilihan calon dengan menyemak Borang Pemohonan, Senarai Pemohon Mengikut Merit dan syarat kemasukan.

7.10.2 Isikan Borang Cadangan Pemilihan ke Program Bacelor

Kes Rayuan (PU/PS/BR08/AMB) bagi calon yang dicadangkan.

7.10.3 Terima Borang Cadangan Pemilihan ke Program

Bacelor Kes Rayuan (PU/PS/BR08/AMB).

Ketua PTJ

Ketua PTJ

KPPP

7.11 Semak Kelayakan

7.11.1 Semak maklumat dan kelayakan pada borang permohonan calon yang dicadangkan oleh Dekan atau Wakil Fakulti berdasarkan syarat kemasukan dan

KB, PT, PT(P/O)




Halaman: 9/14

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


PRASISWAZAH

Tarikh: 09/05/2012


dapatkan maklumat lanjut daripada calon jika ada laporkan.

7.12 Memenuhi Syarat ? 7.12.1 Jika ya, ikut langkah 7.13

7.12.2 Jika tidak ikut langkah 7.28

7.13 Pilih Calon dalam Mesyuarat Pemilihan Bersama Rayuan 7.13.1 Buat pengesahan pemilihan calon yang dicadangkan

seperti di perenggan 7.10 (bagi lepasan Diploma/Setaraf) melalui Sistem Mesyuarat Pemilihan Bersama Rayuan dalam Mesyuarat Pemilihan Bersama Rayuan di BPKP.

7.13.2 Cetak dan semak senarai nama calon prajaya bagi setiap program, kategori dan aliran adalah sama seperti data yang dibekalkan seperti di perenggan 7.7.2 (bagi lepasan STPM/Setaraf dan SPM/Setaraf) dan (bagi lepasan Diploma/Setaraf). (Rujuk : Panduan Pengguna Sistem Mesyuarat Pemilihan Bersama (IPTA)).

7.13.3 Dapatkan calon tambahan kes rayuan bagi memenuhi kekosongan tempat mengikut program, kategori dan aliran yang ditawarkan melalui Sistem Mesyuarat Pemilihan Bersama (IPTA).

7.13.4 Cetak dan semak senarai calon prajaya mengikut program dan kategori.

7.13.5 Buat pembetulan jika terdapat sebarang pindaan/

pembetulan pada senarai calon prajaya dengan mengisi borang yang berkaitan:

PT

PT(P/O)

PT

PT(P/O)

KPPP, PT




Halaman: 10/14

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


PRASISWAZAH

Tarikh: 09/05/2012


i. Borang Tambahan Calon Jaya (BPKP-39)

ii. Borang Pertukaran Antara IPTA (BPKP- 40A) iii. Borang Pertukaran Dalaman IPTA (BPKP-40B) iv. Borang Penolakan/Gugur (BPKP-41) v. Borang Senarai dan Pengesahan (BPKP-42)

vi. Borang Pindaan Unjuran (BPKP-44)

7.14 Semak Calon Jaya Cetak, semak dan sahkan senarai calon jaya rayuan mengikut program, kategori dan aliran berdasarkan data calon jaya rayuan.

KPPP, PT

7.15 Sah ? 7.15.1 Jika ya, ikut langkah 7.16

7.15.2 Jika tidak, ikut langkah 7.13.5

7.16 Terima Data Jaya Rayuan Terima data calon jaya rayuan UPM dari BPKP.

KPPP, PT

7.17 Lengkap ? 7.17.1 Jika ya, isi Borang Pengesahan Penerimaan Data Jaya

Rayuan dan ikut langkah 7.18. 7.17.2 Jika tidak isi Borang Pengesahan Penerimaan Data

Jaya Rayuan untuk pembetulan sehingga lengkap dan ikut langkah 7.16.

PT, PTM

7.18 Muat Naik Data Calon Jaya Rayuan ke dalam Pangkalan Data SMP




Halaman: 11/14

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


PRASISWAZAH

Tarikh: 09/05/2012


7.18.1 Serahkan data calon jaya rayuan ke iDEC untuk dimuat naik ke dalam SMP dalam tempoh 1 hari selepas tarikh penyerahan. (Rujuk : Borang Pengesahan Penerimaan Data (PU/PS/BR03/AMB)).

7.18.2 Maklumkan kepada iDEC bagi membetulkan data.

(Borang Pembetulan Maklumat Calon (PU/PS/BR04/AMB) dalam SMP KMSKN – Modul Tawaran Jika ada).

7.18.3 Buat pembetulan dan kemaskini senarai data calon

jaya rayuan dalam SMP KMSKN - Modul Tawaran.

PTM

PT, PTM

PT(P/O)

7.19 Cetak dan Semak Nama Calon Cetak senarai nama calon jaya rayuan mengikut program dari SMP KMSKN – Modul Tawaran dan semak berdasarkan senarai nama mengikut program, kategori dan aliran yang disahkan semasa Mesyuarat Pemilihan Bersama Rayuan. (Rujuk : Manual Pengguna SMP – Modul KMSKN)

PT(P/O)

7.20 Betul ? 7.20.1 Jika ya, ikut langkah 7.21

7.20.2 Jika tidak, ikut langkah 7.18

7.21 Sedia Maklumat Tawaran dalam SMP

7.21.1 Jana nombor matrik pelajar baharu.

7.21.2 Maklumkan kepada BHEP untuk memasukkan data penempatan kolej kediaman dalam SMP.

7.21.3 Cetak dan hantar senarai calon jaya rayuan ke Dekan Fakulti selewat-lewatnya 2 hari bekerja sebelum pendaftaran pelajar baharu bermula.

PT

PT

PT(P/O)




Halaman: 12/14

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


PRASISWAZAH

Tarikh: 09/05/2012


7.22 Keluar Surat Tawaran Kemasukan 7.22.1 Cetak senarai nama, Surat Tawaran Kemasukan dan

Borang Pembetulan Nama/Kad Pengenalan (PU/PS/BR11/AMB) mengikut program pengajian.

7.22.2 Tandatangan Surat Tawaran Kemasukan dan buat salinan untuk simpanan Bahagian Akademik dan fakulti.

7.22.3 Serah Surat Tawaran Kemasukan, Borang Pembetulan

Nama/Kad Pengenalan (PU/PS/BR11/AMB) dan Buku Panduan Pelajar Baharu kepada calon pada hari pendaftaran pelajar baharu.

PT(P/O)

KPPP

PT(P/O)

7.23 Muat Naik Data Calon Jaya Rayuan Web e-tawaran Muat naik data calon jaya rayuan ke dalam web e-tawaran selewat-lewatnya 2 hari selepas pengumuman calon jaya rayuan BPKP.

PTM

7.24 Buat Semakan Semak secara rawak data calon jaya rayuan dalam web e Tawaran dengan senarai nama calon jaya rayuan yang ditawarkan mengikut program pengajian yang dicetak dari Modul Tawaran dan sahkan. (Rujuk : Borang Semakan Maklumat Calon Jaya e-temuduga/e-tawaran (PU/PS/BR05/AMB)).

PT

7.25 Betul ? 7.25.1 Jika ya, ikut langkah 7.27

7.25.2 Jika tidak, ikut langkah 7.23

PTM

PT




Halaman: 13/14

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


PRASISWAZAH

Tarikh: 09/05/2012


7.26 Buat Pembetulan 7.26.1 Buat pembetulan maklumat calon jaya tidak lengkap

dalam e-Tawaran.

7.26.2 Sahkan pembetulan yang telah dibuat oleh iDEC dengan menggunakan borang yang sama dan ikut langkah 7.23

7.27 Aktifkan Web e-Tawaran Aktifkan web e-Tawaran untuk diakses oleh calon.

PSM

7.28 Sedia Laporan Sediakan laporan pengambilan pelajar baharu untuk pengesahan Senat selewat-lewatnya 14 (empat belas) hari bekerja selepas pendaftaran pelajar baharu berakhir.

PT

7.29 Tamat




Halaman: 14/14

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


PRASISWAZAH

Tarikh: 09/05/2012

8.0 REKOD KUALITI

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod

Tanggungjawab Mengumpul dan

Memfail

Tanggungjawab Menyelenggara

Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus

1. UPM/600-2/1/9

RAYUAN

Unjuran Kekosongan Tempat Bagi Program Pengajian Prasiswazah.

Terima Data Rayuan Bagi Program Pengajian Prasiswazah.

Borang Semakan Data Calon Jaya dari BPKP (jika ada)

Borang Pengesahan Penerimaan Data (PU/PS/BR03/AMB) – Serah data pemohon kepada IDEC.

Borang Pembetulan Maklumat Calon (PU/PS/BR04/AMB) – Jika ada

Surat Jemputan Mesyuarat Pemilihan Bersama Fakulti.

Borang Cadangan Pemilihan Ke Program Bacelor Kes Rayuan (PU/PS/BR08/AMB)

Senarai Nama Calon Jaya.

Surat dan Senarai calon jaya kepada Dekan.

Borang Semakan Maklumat Calon Jaya e-temuduga/e-tawaran (PU/PS/BR05/AMB)

Surat lain yang berkaitan

PT(P/O) PT Pusat Dokumen dan Rekod

AKD

5 tahun

KPPP

UPM/(Kod PTJ)/600-2/1/9

RAYUAN

Surat Jemputan Mesyuarat Pemilihan Bersama Fakulti.

Surat dan Senarai calon jaya kepada Dekan.

Surat lain yang berkaitan

PT(P/O) PTJ PT PTJ Pusat Dokumen dan Rekod

PTJ

5 tahun

Ketua PTJ

arahan kerja rayuan kemasukan pelajar ke...

Documents