penyelenggaraan, pemeliharaaan dan pelupusan rekod awam

7/30/2019 PENYELENGGARAAN, PEMELIHARAAAN DAN PELUPUSAN REKOD AWAM

1/52

BAHAGIAN VIII PANDUANPENGURUSAN PEJABAT

PENYELENGGARAAN, PEMELIHARAAN

DAN PELUPUSAN REKOD AWAM


2/52

AKTA ARKIB NEGARA 2003REKOD AWAM/KERAJAAN

Rekod yang diterima secara rasmi atauyang dikeluarkan oleh mana-mana pejabatawam bagi perjalanan hal-ehwalnya atauoleh mana-mana perkhidmat awam atau

pekerja pejabat awam dalam perjalanantugas rasminya dan termasuk rekod mana-mana perusahaan Kerajaan dan jugatermasuk segala rekod yang, pada

permulaan kuat kuasa Akta ini, adalahdalam jagaan atau di bawah kawalan ArkibNegara Malaysia yang ditubuhkan di bawahAkta Arkib Negara 1966


3/52

Rekod Awam/Kerajaan

Rekod yang diterima atau diterima secararasmi oleh mana-mana pejabat awam,perusahaan kerajaan dan pekhidmat ataupekerja awam dalam menjalankan tugas

rasminya. Ia merangkumi segala jenis surat, kertas,

dokumen, daftar, bahan bercetak, buku,peta, plan, lukisan, gambar foto,

mikrofilem, filem sinematograf, rakamanbunyi, tanpa mengira bentuk atau mediatermasuk rekod elektronik


4/52


5/52

Melaksanakan pelupusan rekod awam

mengikut Peraturan Pelupusan RekodAwam, Akta Arkib Negara Malaysia 2003(Akta 629)

DAN

Melantik seorang Pegawai Rekod Jabatansekurang-kurangnya gred 27 atau setaraf

dengannya dan memaklumkanperlantikannya ke Arkib Negara Malaysia


6/52

PENYELENGGARAN DAN PEMELIHARAANREKOD AWAM

Ketua Jabatan perlu mengambiltindakkan yang sesuai untukmenyelenggara dan memelihara rekod

awam dari sebarang kerosakan,kemusnahan dan kehilangan semasadibawah jagaan mereka

Pembaikan Kecil Rekod Basah/Rosak


7/52

Sebagai bilik menyimpan rekod jabatansahaja

Dilarang digunakan sebagai setorpenyimpanan barang lain

Sentiasa bersih dan mempunyai

peredaran udara

Dilarang makan minum serta merokok

Hanya pegawai dan kakitangan yangmengendalikan rekod dibenar keluar

masuk bilik rekod

Bilik Rekod/Fail
http://localhost/var/www/apps/conversion/GAMBAR/BILIK%20FAIL.ppthttp://localhost/var/www/apps/conversion/GAMBAR/BILIK%20FAIL.ppt


8/52

BILEK REKOD

A. LOKASI

TINGGI DARI PUNCA AIR/BANJIR

TINGKAT ATAS BANGUNAN

JAUH DARI PUNCA KEBAKARAN

B. BAHAN BINAAN

TIDAK MUDAH TERBAKAR


9/52

C. KESELAMATAN

SISTEM KAWALAN KEBAKARAN ALAT PEMADAM API PENGESAN ASAP

KAWAL KELEMBAPAN DAN SUHU

GUNA PERALATAN PENYIMPANAN YG SESUAI KABINET BESI MOBILE FILING CABINET

JADIKAN SEBAGAI KAWASAN LARANGAN


10/52

SUHU UNTUK MENYIMPAN REKOD

Kertas - 18 22 Celsius

Gambar (hitam putih) - 18 - 20 Celsius

Gambar (berwarna) - 18 Celsius

Mikrofilm - 15 18 Celsius

Filem Nitrate - 10 Celsius

Pita Video - 15 18 Celsius

Rekod Elektronik (optikal/ - 10 Celsius

magnetic)


11/52

PENJAGAAN REKOD AGEN-AGEN PEROSAK REKOD

FAKTOR FIZIKAL CAHAYA, SUHU, KELEMBAPAN, BENCANA ALAM

FAKTOR BIOLOGIKAL SERANGGA, TIKUS, KULAT/ CENDAWAN

FAKTOR KIMIAWI KERTAS DAN DAKWAT MENGANDUNGI ASID PENCEMARAN UDARA - MENGANDUNGI ASID, MINYAK, DEBU

FAKTOR MANUSIA PENGEDALIAN KASAR/TIDAK IKUT PERATURAN/LALAI


12/52

Ketua Jabatan perlu sediakan JadualPelupusan Rekod Fungsian (FunctionalRecord) dan mendapat kelulusan Ketua

Pengarah Arkib Negara Malaysia Bagi Rekod Urusan Am (Housekeeping

Records)tindakan pelupusan perlu ikutJPR Am yg disediakan oleh Arkib Negara

Malaysia

Penyediaan Jadual Pelupusan Rekod


13/52

JADUAL PELUPUSAN REKOD

Jadual Pelupusan Rekod AM

Jadual Pelupusan Rekod FungsianJabatan Penjara Malaysia

Jadual Pelupusan ROS
http://localhost/var/www/apps/conversion/PANDUAN%20PENGURUSAN%20REKOD/PANDUAN%20PENGURUSAN%20REKOD%20KONVENSIONAL/Jadual%20Pelupusan%20Rekod%20AM.pdfhttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_1/JPR%20PENJARAhttp://localhost/var/www/apps/conversion/JPR/JPR%20PENJARAhttp://localhost/var/www/apps/conversion/JPR/JPR%20ROShttp://localhost/var/www/apps/conversion/JPR/JPR%20ROShttp://localhost/var/www/apps/conversion/JPR/JPR%20PENJARAhttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_1/JPR%20PENJARAhttp://localhost/var/www/apps/conversion/PANDUAN%20PENGURUSAN%20REKOD/PANDUAN%20PENGURUSAN%20REKOD%20KONVENSIONAL/Jadual%20Pelupusan%20Rekod%20AM.pdfhttp://localhost/var/www/apps/conversion/PANDUAN%20PENGURUSAN%20REKOD/PANDUAN%20PENGURUSAN%20REKOD%20KONVENSIONAL/Jadual%20Pelupusan%20Rekod%20AM.pdf


14/52

JADUAL PELUPUSAN REKOD KEWANGANDAN PERAKAUNAN

JPR KEWANGAN DAN AKAUN www.arkib.gov.my
http://localhost/var/www/apps/conversion/JPR%20KEWANGAN.pdfhttp://localhost/var/www/apps/conversion/JPR%20KEWANGAN.pdf


15/52

Program Rekod Penting

Ketua Jabatan perlu kenal pastirekod-rekod penting jabatan

Buat perancangan pemeliharaanBuat salinan keselamatan(back up)dan disimpan di lokasi berasingan


16/52

Pelan Tindakkan Bencana

Ketua Jabatan perlu sediakan PelanTindakkan Bencana meliputi aspekpersediaan menghadapi bencana

dan tindakan pemulihan rekod akibatbencana

Dapatkan nasihat kepakaran dari

Arkib Negara Malaysia


17/52

PELUPUSAN

REKOD


18/52

PELUPUSAN REKOD

Perundangan, peraturan dan arahanyang berkaitan dengan pelupusanrekod: Akta ANM 2003(629)

Surat Pekeliling Am Bil 1/1997 Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil 4/2007 Arahan Perbendaharaan 299 Arahan Keselamatan mengenai rekod

terperingkat Surat Kem Kewangan bertarikh 3 Nov. 1993 Akta dan Undang-undang Arahan dan Peraturan Jabatan


19/52

Larangan Terhadap

PemusnahanRekod Awam

Seksyen 25(1) Akta Arkib Negara 2003 melarangmana-mana penjawat awam daripadamemusnahkan atau membenarkan pemusnahanmana-mana rekod awam kecuali dengan

kebenaran bertulis Ketua Pengarah Arkib.

Seksyen 25(2) (a) dan (b) Jabatan yang hendakmemusnahkan mana-mana rekod awamhendaklah memberitahu Ketua Pengarah Arkib

dalam borang yang ditetapkan dan menyatakansifat rekod awam yang berkenaan.

Samb.
http://localhost/var/www/apps/conversion/Akta_Arkib_Negara_2003.pdfhttp://localhost/var/www/apps/conversion/Akta_Arkib_Negara_2003.pdfhttp://localhost/var/www/apps/conversion/Akta_Arkib_Negara_2003.pdf


20/52

Larangan TerhadapPemusnahan Rekod

Seksyen 25(3) Ketua Pengarah Arkibmeminta Jabatan menyediakan rekodawam berkenaan untuk pemeriksaan.

Seksyen 25(5) mana-mana orang yangmelanggar peraturan ini dandisabitkan kesalahannya bolehdidenda tidak melebihi RM 5000 atau

dipenjara selama 1 tahun atau kedua-duanya sekali.


21/52

BUKAN FAIL

KAD BORANG

BUKU PETA/PLAN

GAMBAR PANDANG DENGAR

KEWANGAN PENERBITAN

DAFTAR

FAIL

REKOD


22/52

PELUPUSAN REKOD

Peringkat pelupusan rekodmelibatkan perkara dan aktivitiberikut:

Penutupan Fail Pengasingan rekod tak aktif Menyusun mengikut siri dan nombor seturut Penilaian rekod (musnah atau simpan) Mendapatkan kebenaran Arkib Negara

Malaysia melalui:

i) Senarai Pemindahan Rekodii) Jadual Pelupusan Rekod ( am, functionaldan kewangan)


23/52

PELUPUSAN REKOD

REKOD AKTIF

PENUTUPAN FAIL100 HELAI SURAT

4 cm ketebalan fail

5 TAHUN TIDAK DIRUJUK


24/52


25/52

PENUTUPAN FAIL DAN PENYEDIAANSENARAI PELUPUSAN REKOD

1.. Penutupan fail 2 Asingkan fail yang aktif dengan separa/tidakaktif

3.Pindahkan fail dari registri ke bilk rekod/fail 4.Susunkan fail yang tidak aktif mengikut

kumpulan 5.Susunkan fail yang tidak aktif mengikut siri 6 Susunkan fail yang tidak aktif mengikut

nombor seturut 7 Ikat/kotakkan fail tidak aktif yang telah disusun 8 Menyenaraikan fail tidak aktif yang telah

disusun dalam borang SPR (Borang Arkib 5) 9 Sediakan 3 salinan SPR(Majukan 2 salinan ke

Arkib Negara dan 1 salinan untuk simpananJabatan)

10 Uruskan pemusnahan/pemindahan fail setelahmendapat kebenaran daripada ANM


26/52

Cara-cara Pelupusan Rekod

Menghubungi ANM - khidmat nasihat

Kenalpasti dan asingkan rekod aktif dan tidakaktif

Menyusun rekod kumpulan, siri, tahun, nomborturutan

Menyediakan Senarai Pelupusan Rekod dalam 3salinan - 2 dimajukan ke ANM

Dapatkan keputusan pindah/musnah ANM Pemindahan - wakil jabatan untuk semak dan

pengesahan rekod dan senarai


27/52

Pelupusan Rekod

Penyediaan Senarai Pelupusan

Rekod


28/52

SENARAI PELUPUSAN REKOD

SENARAI TERPERINCI YANG

MENGANDUNGI MAKLUMAT MENGENAI

FAIL YANG HENDAK DILUPUSKAN OLEH

SESEBUAH JABATAN/ AGENSI KERAJAAN


29/52

TUJUAN SENARAI PELUPUSAN REKOD

BUKTI PEMINDAHAN

PERKHIDMATAN RUJUKAN

MENGENALPASTI SETIAP UNIT/ITEM FAIL

PENILAIAN SENARAI DANULANGKAJI FIZIKAL


30/52

PENYEDIAAN SENARAI PELUPUSANREKOD

SILA LIHAT LAMPIRAN

BORANG-BORANG PELUPUSAN

www.arkib.gov.my
http://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_1/BORANG%20PELUPUSANhttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_1/BORANG%20PELUPUSANhttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_1/BORANG%20PELUPUSANhttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_1/BORANG%20PELUPUSAN


31/52

BORANG PELUPUSAN REKOD

Borang Arkib 1/08

Borang Arkib 2/08

Borang Arkib 3/08

Borang Kewangan-Arkib 4/08

Borang Arkib 5/08

Borang Arkib 6/08 Borang Arkib 7/08

Borang Arkib 8/08

Borang Arkib 9/08

Borang Arkib 10/08 Borang Arkib 11/08

Borang Arkib 12/08

Borang Kewangan-Arkib 13/08
http://localhost/var/www/apps/conversion/BORANG%20PELUPUSAN/Arkib_1_08.dochttp://localhost/var/www/apps/conversion/BORANG%20PELUPUSAN/Arkib_2_08.dochttp://localhost/var/www/apps/conversion/BORANG%20PELUPUSAN/Arkib_3_08.dochttp://localhost/var/www/apps/conversion/BORANG%20PELUPUSAN/Kewangan_Arkib4_08.dochttp://localhost/var/www/apps/conversion/BORANG%20PELUPUSAN/Arkib%205.08.dochttp://localhost/var/www/apps/conversion/BORANG%20PELUPUSAN/Arkib_6_08.dochttp://localhost/var/www/apps/conversion/BORANG%20PELUPUSAN/Arkib_7_08.dochttp://localhost/var/www/apps/conversion/BORANG%20PELUPUSAN/Arkib_8_08.dochttp://localhost/var/www/apps/conversion/BORANG%20PELUPUSAN/Arkib_9_08.dochttp://localhost/var/www/apps/conversion/BORANG%20PELUPUSAN/Arkib_10_08.dochttp://localhost/var/www/apps/conversion/BORANG%20PELUPUSAN/Arkib_11_08.dochttp://localhost/var/www/apps/conversion/BORANG%20PELUPUSAN/Arkib_12_08.dochttp://localhost/var/www/apps/conversion/BORANG%20PELUPUSAN/Kewangan_Arkib13_08.dochttp://localhost/var/www/apps/conversion/BORANG%20PELUPUSAN/Kewangan_Arkib13_08.dochttp://localhost/var/www/apps/conversion/BORANG%20PELUPUSAN/Kewangan_Arkib13_08.dochttp://localhost/var/www/apps/conversion/BORANG%20PELUPUSAN/Kewangan_Arkib13_08.dochttp://localhost/var/www/apps/conversion/BORANG%20PELUPUSAN/Arkib_12_08.dochttp://localhost/var/www/apps/conversion/BORANG%20PELUPUSAN/Arkib_11_08.dochttp://localhost/var/www/apps/conversion/BORANG%20PELUPUSAN/Arkib_10_08.dochttp://localhost/var/www/apps/conversion/BORANG%20PELUPUSAN/Arkib_9_08.dochttp://localhost/var/www/apps/conversion/BORANG%20PELUPUSAN/Arkib_8_08.dochttp://localhost/var/www/apps/conversion/BORANG%20PELUPUSAN/Arkib_7_08.dochttp://localhost/var/www/apps/conversion/BORANG%20PELUPUSAN/Arkib_6_08.dochttp://localhost/var/www/apps/conversion/BORANG%20PELUPUSAN/Arkib%205.08.dochttp://localhost/var/www/apps/conversion/BORANG%20PELUPUSAN/Kewangan_Arkib4_08.dochttp://localhost/var/www/apps/conversion/BORANG%20PELUPUSAN/Kewangan_Arkib4_08.dochttp://localhost/var/www/apps/conversion/BORANG%20PELUPUSAN/Kewangan_Arkib4_08.dochttp://localhost/var/www/apps/conversion/BORANG%20PELUPUSAN/Arkib_3_08.dochttp://localhost/var/www/apps/conversion/BORANG%20PELUPUSAN/Arkib_2_08.dochttp://localhost/var/www/apps/conversion/BORANG%20PELUPUSAN/Arkib_1_08.doc


32/52

Borang 5

Arkib 5/08

BORANG PERMOHONAN PELUPUSAN FAIL( YANG TIDAK DINYATAKAN DALAM JADUAL PELUPUSAN REKOD )

BUTIR-BUTIR JABATAN Untuk Kegunaan Arkib Negara

Tarikh Terima:Jumlah Fail:No. Penerimaan:

(1) Kementerian/Jabatan/Agensi: (2)Bahagian/Cawangan/Unit:

(3) Pewujud Rekod [Jika tidak sama dengan (1)]:

MAKLUMAT MENGENAI REKOD

(4) Kategori Rekod:

Fungsian

Am

(5) Peringkat Keselamatan:

(6) Tarikh Diliputi: (7) Ukuran Rekod:


33/52

Bil(8)

No. Rujukan Fail(9)

Tajuk Fail(10)

Tarikh(11)

Bil.

Lampiran

CadanganPelupusan

(13)

Catatan(14)

Drpd. Kpd.

(15) Mengikut seksyen 25 dan 26, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629], saya mengemukakan

permohonan ini bagi pelupusan rekod di atas:

Nama Pegawai: Tandatangan dan Meterai/Cap Rasmi Jabatan:

Jawatan: Tarikh:


34/52

CONTOHBorang 5

Arkib 5/08

BORANG PERMOHONAN PELUPUSAN FAIL

( YANG TIDAK DINYATAKAN DALAM JADUAL PELUPUSAN REKOD )

BUTIR-BUTIR JABATAN Untuk Kegunaan ArkibNegara

Tarikh Terima:Jumlah Fail:

No. Penerimaan:

(1) Kementerian/Jabatan/Agensi:

Jabatan Pelajaran Ng. Kedah

(2) Bahagian/Cawangan/Unit:

Sumber Manusia

(3) Pewujud Rekod [Jika tidak sama dengan (1)]:Sama seperti diatas


(4) Kategori Rekod:

Fungsian

Am

(5) Peringkat Keselamatan:

Terbuka

(6) Tarikh Diliputi: 1980 - 2001 (7) Ukuran Rekod:12 meter panjang


35/52

Bil.

(8)No. Rujukan Fail

(9)Tajuk Fail

(10)Tarikh(11)

Bil.

Lampiran

(12)

Cadang

anPelupus

an

(13)

Catata

n(14)

Drpd. Kpd.1 JPNKD 500.10/1/1 Ahmad Suhaimi Sulaiman 2.1.1981 13.7.1999 75 Simpan

2 JPNKD 500.10/1/5 Shauki Ramli 4.10.1980 15.11.1998 98 Simpan3 JPNKD 500.10/1/12 Tan Kok Heng 12.5.1985 27.8.2001 69 Simpan

4 JPNKD 500.10/1/25 Doraisamy a/l Samy 22.3.1983 1.6.2000 81 Simpan5 JPNKD 500.10/1/26 Zaiton Ariffin 7.7.1987 10.6.2001 56 Simpan

6 JPNKD 500.10/1/26 Mohd Annuar Ismail 13.6.1980 21.12.1989 92 Simpan

(15) Mengikut seksyen 25 dan 26, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629], saya mengemukakanpermohonan ini bagi pelupusan rekod di atas:

Nama Pegawai: Norizan Nordin Tandatangan dan Meterai/Cap Rasmi Jabatan:

Jawatan: Pegawai Tadbir Tarikh: 20 Jan. 2009


36/52

Borang 2Arkib 2/08

BORANG PERMOHONAN PEMUSNAHAN REKOD AWAM( MEMPUNYAI JADUAL PELUPUSAN REKOD )


Tarikh Terima:Jumlah Rekod:(1) Kementerian/Jabatan/Agensi: (2) Bahagian/Cawangan/Unit:

(3) Pewujud Rekod[Jika tidak sama dengan (1)]: -


(4) Nama dan No. Jadual Pelupusan Rekod:


37/52

Bil(5)

Tajuk Siri(6)

Tahun Diliputi(7)

TempohSimpanan

YangDitentukan

Dalam Jadual(8)

UnitRekod

(9)

UkuranMeter Pjg.

Rekod(10)

Drpd. Kpd.

JumlahUnitRekod:

UkuranMeterPanjangRekod:

(11) Mengikut seksyen 25 dan 26, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629], saya mengemukakan permohonan inibagi pemusnahan rekod di atas:

Nama Pegawai: Tandatangan dan Meterai/Cap Rasmi Jabatan:

Jawatan: Tarikh:


38/52

CONTOH

Borang 2

Arkib 2/08

BORANG PERMOHONAN PEMUSNAHAN REKOD AWAM( MEMPUNYAI JADUAL PELUPUSAN REKOD )


Tarikh Terima:

Jumlah Rekod:

(1) Kementerian/Jabatan/Agensi:

HOSPITAL SULTANAHBAHIYAH, ALOR SETAR,KEDAH

(2) Bahagian/Cawangan/Unit:

REKOD

(3) Pewujud Rekod[Jika tidak sama dengan (1)]: - SAMA SEPERTI DIATAS


(4) Nama dan No. Jadual Pelupusan Rekod:

JADUAL PELUPUSAN REKOD PERUBATANNO 10 TAHUN 2005


39/52

Bil(5)

Tajuk Siri(6)

Tahun Diliputi(7)

TempohSimpanan Yang

DitentukanDalam Jadual

(8)

Unit Rekod(9)

UkuranMeter Pjg.

Rekod(10)

Drpd. Kpd.

1 KAD RAWATANPESAKIT LUAR 1990 2000 7 Tahun 1,000 50

2 BUKU SIJIL CUTI SAKIT 2000 2005 3 Tahun 130 6.53 BUKU DAFTAR MASUK

WAD1995 2001 7 Tahun 50 4

JumlahUnit Rekod:

1,180 unit

UkuranMeterPanjangRekod:

60.5 mp

(11) Mengikut seksyen 25 dan 26, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629], saya mengemukakan permohonan inibagi pemusnahan rekod di atas:

Nama Pegawai: NORIAH MOHD NOOR Tandatangan dan Meterai/Cap Rasmi Jabatan:

Jawatan: PEGAWAI REKOD Tarikh: 20 Januari 2009


40/52

PROSES MENGHANTAR REKOD KE

ANM SENARAI DALAM 3 SALINAN MENGIKUT

FORMAT YANG DITETAPKAN

TUNGGU JAWAPAN DARI ANM SAMA ADAREKOD PERLU DI PINDAHKAN ATAUDIMUSNAHKAN SENDIRI OLIH JABATAN


41/52

PEMUSNAHAN REKOD

REKOD HOMOGENOUS/SERBA SAMACONTOH

PUNCH CARD

BORANG CUTI

BUKU DAFTAR

BORANG PENILAIAN PRESTASI

BORANG-BORANG


42/52

PELUPUSAN REKOD YANG ROSAK

Rekod awam yang telah rosak akibatbencana alam, kebakaran, dimakananai-anai dan sebagainya hendaklah

dilaporkan kepada ANM kerana kaedahpelupusannya adalah berbeza.

Maklumat kerosakan hendaklahdibuktikan dengan mengemukakan

laporan bertulis dan bergambar.
http://localhost/var/www/apps/conversion/GAMBAR/REKOD%20ROSAKhttp://localhost/var/www/apps/conversion/GAMBAR/REKOD%20ROSAK


43/52

Bagi kes-kes kerosakan rekod awamyang dipercayai akibat perbuatankhianat, sabotaj dan sebagainya yang

melibatkan aduan polis hendaklahdisertakan satu salinan laporan polis.


44/52

PELUPUSAN REKOD KEWANGAN

SILA RUJUK SURAT PEKELILING PERBENDAHARAANBIL 4/2007

Pindaan Arahan Perbendaharaan 150

JADUAL PELUPUSAN REKOD KEWANGANDAN PERAKAUNAN

(www.arkib.gov.my)

ARAHAN PERBENDAHARAAN 299

Pelupusan Borang Borang Kawalan yangusang
http://localhost/var/www/apps/conversion/Surat%20Pekeliling%20Perbendaharaan%204%202007%20Pindaan%20AP%20150.pdfhttp://localhost/var/www/apps/conversion/Surat%20Pekeliling%20Perbendaharaan%204%202007%20Pindaan%20AP%20150.pdfhttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_1/Surat%20Pekeliling%20Perbendaharaan%204%202007%20Pindaan%20AP%20150.pdfhttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_1/Surat%20Pekeliling%20Perbendaharaan%204%202007%20Pindaan%20AP%20150.pdfhttp://localhost/var/www/apps/conversion/JPR%20KEWANGAN.pdfhttp://localhost/var/www/apps/conversion/JPR%20KEWANGAN.pdfhttp://localhost/var/www/apps/conversion/JPR%20KEWANGAN.pdfhttp://localhost/var/www/apps/conversion/JPR%20KEWANGAN.pdfhttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_1/Surat%20Pekeliling%20Perbendaharaan%204%202007%20Pindaan%20AP%20150.pdfhttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_1/Surat%20Pekeliling%20Perbendaharaan%204%202007%20Pindaan%20AP%20150.pdfhttp://localhost/var/www/apps/conversion/Surat%20Pekeliling%20Perbendaharaan%204%202007%20Pindaan%20AP%20150.pdfhttp://localhost/var/www/apps/conversion/Surat%20Pekeliling%20Perbendaharaan%204%202007%20Pindaan%20AP%20150.pdf


45/52

PEMUSNAHAN REKOD KEWANGAN

Pohon kelulusan

ARKIB NEGARA MALAYSIA DAN

JABATAN AUDIT

JABATAN AKAUNTAN NEGARA/BENDAHARINEGERI

Akauntan Negara MalaysiaBahagian Pengurusan Audit Dalam

Aras 5 & 6 Perbendaharaan 2Presint 2

Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan

62594 Putra Jaya

Borang 4


46/52

BUTIR-BUTIR JABATAN

(1) Kementerian/ Jabatan/ Agensi : (2) Bahagian/ Cawangan/ Unit :


Bil.

(3)

Tajuk Siri

(4)

Tahun Diliputi

(5)

Tempoh Pengekalan

Yang ditentukan dalam

Jadual

(6)

Meter Panjang

Rekod

(7)

Daripada Kepada

Jumlah Meter

Panjang Rekod:

(8) Mengikut seksyen 25 dan 26 Akta Negara 2003 [Akta 629] dan Arahan Perbendaharaan 150,

mengemukakan permohonan ini bagi pemusnahan rekod di atas.

Nama Pegawai : Tandatangan dan Meterai/ Cop Jabatan :

Jawatan : Tarikh :

Kewangan Arkib 4/08

BORANG PERMOHONAN BAGI PEMUSNAHANREKOD KEWANGAN DAN PERAKAUNAN

CONTOH Borang 4


47/52

BUTIR-BUTIR JABATAN

(1) Kementerian/ Jabatan/ Agensi : (2) Bahagian/ Cawangan/ Unit :


Bil.

(3)

Tajuk Siri

(4)

Tahun Diliputi

(5)

Tempoh Pengekalan

Yang ditentukan

dalam Jadual (6)

Meter Panjang

Rekod

(7)

Daripada Kepada

1 Baucer 1995 2001 7 Tahun 5

2 Pesanan Kerajaan 1995 2001 7 Tahun 10

3 Resit 2000 2005 3 Tahun 10

4 Buku Vot 1997 2001 7 Tahun 10

5 Buku Log 1995 2004 5 Tahun 5

Jumlah Meter

Panjang Rekod: 35

(8) Mengikut seksyen 25 dan 26 Akta Negara 2003 [Akta 629] dan Arahan Perbendaharaan 150, mengemukakan

permohonan ini bagi pemusnahan rekod di atas.

Nama Pegawai : ADNAN OTHMAN Tandatangan dan Meterai/ Cop Jabatan :

Jawatan : AKAUNTAN Tarikh : 12.12.2008

Kewangan Arkib 4/08

BORANG PERMOHONAN BAGI PEMUSNAHANREKOD KEWANGAN DAN PERAKAUNAN


48/52

ARAHAN PERBENDAHARAAN 299

Pemusnahan keatas borang-borangkawalan seperti lesen, permit, sijil,borang-borang kawalan dll.

Kebenaran pemusnahan dari JabatanAudit Negara


49/52

PEMUSNAHAN REKOD

SETELAH KELULUSAN DI PEROLEHIDARI

- Arkib Negara Malaysia

- Jab. Audit Negara

- Jab. Akauntan Negara/BendahariNegeri

- Pejabat Ketua Pegawai KeselamatanKerajaan

URUSKAN PEMUSNAHAN REKOD SPT. YANGDIGARISKAN DIDALAM SURAT KEM. KEWANGANBERTARIKH 3 hb NOV. 1993(Ruj. KB 557/97/54Jd.4(47)


50/52

SURAT KEM. KEWANGAN bertarikh

3hb November 1993

Rekod boleh dimusnahkan dgn cara

Dibakar - patuhi peraturan JAS Ditanam - pastikan rekod betul

ditanam

Dirincih - bagi rekod terperigkat/

borang kawalan Dijual kepada Sykt Kitar semula - hasil

kerajaan
http://localhost/var/www/apps/conversion/GAMBAR/Pembakaran%20Failhttp://localhost/var/www/apps/conversion/GAMBAR/GAMBAR%20PELUPUSAN%20REKOD.pptxhttp://localhost/var/www/apps/conversion/GAMBAR/GAMBAR%20PELUPUSAN%20REKOD.pptxhttp://localhost/var/www/apps/conversion/GAMBAR/Rincih%20Fail.jpghttp://localhost/var/www/apps/conversion/GAMBAR/Rincih%20Fail.jpghttp://localhost/var/www/apps/conversion/GAMBAR/Rincih%20Fail.jpghttp://localhost/var/www/apps/conversion/GAMBAR/Rincih%20Fail.jpghttp://localhost/var/www/apps/conversion/GAMBAR/Rincih%20Fail.jpghttp://localhost/var/www/apps/conversion/GAMBAR/Rincih%20Fail.jpghttp://localhost/var/www/apps/conversion/GAMBAR/Rincih%20Fail.jpghttp://localhost/var/www/apps/conversion/GAMBAR/Rincih%20Fail.jpghttp://localhost/var/www/apps/conversion/GAMBAR/GAMBAR%20PELUPUSAN%20REKOD.pptxhttp://localhost/var/www/apps/conversion/GAMBAR/GAMBAR%20PELUPUSAN%20REKOD.pptxhttp://localhost/var/www/apps/conversion/GAMBAR/GAMBAR%20PELUPUSAN%20REKOD.pptxhttp://localhost/var/www/apps/conversion/GAMBAR/GAMBAR%20PELUPUSAN%20REKOD.pptxhttp://localhost/var/www/apps/conversion/GAMBAR/GAMBAR%20PELUPUSAN%20REKOD.pptxhttp://localhost/var/www/apps/conversion/GAMBAR/GAMBAR%20PELUPUSAN%20REKOD.pptxhttp://localhost/var/www/apps/conversion/GAMBAR/GAMBAR%20PELUPUSAN%20REKOD.pptxhttp://localhost/var/www/apps/conversion/GAMBAR/GAMBAR%20PELUPUSAN%20REKOD.pptxhttp://localhost/var/www/apps/conversion/GAMBAR/GAMBAR%20PELUPUSAN%20REKOD.pptxhttp://localhost/var/www/apps/conversion/GAMBAR/GAMBAR%20PELUPUSAN%20REKOD.pptxhttp://localhost/var/www/apps/conversion/GAMBAR/GAMBAR%20PELUPUSAN%20REKOD.pptxhttp://localhost/var/www/apps/conversion/GAMBAR/Pembakaran%20Fail


51/52

BORANG ARKIB 12/08

BORANG KEWANGAN-ARKIB 13/08

BORANG PENENTUSAHAN
http://localhost/var/www/apps/conversion/BORANG%20PELUPUSAN/Arkib_12_08.dochttp://localhost/var/www/apps/conversion/BORANG%20PELUPUSAN/Kewangan_Arkib13_08.dochttp://localhost/var/www/apps/conversion/BORANG%20PELUPUSAN/Kewangan_Arkib13_08.dochttp://localhost/var/www/apps/conversion/BORANG%20PELUPUSAN/Kewangan_Arkib13_08.dochttp://localhost/var/www/apps/conversion/BORANG%20PELUPUSAN/Kewangan_Arkib13_08.dochttp://localhost/var/www/apps/conversion/BORANG%20PELUPUSAN/Arkib_12_08.doc


52/52

SESI SOAL-JAWAB

ARKIB NEGARA MALAYSIACAWANGAN KEDAH DAN PERLIS

ALOR MERAHO5250 ALOR STARKEDAH DARUL AMAN

Telefon (Talian Terus) - 04-7204201Fax - 04-7340235

Website www.arkib.gov.myEmail [email protected]
http://www.arkib.gov.my/http://www.arkib.gov.my/

penyelenggaraan, pemeliharaaan dan pelupusan rekod awam

Documents