11

ZULKIFLI YAHYA

PENULISAN KERTAS CADANGAN

22

DEFINASI

Makalah bertulis yang mengandungi Makalah bertulis yang mengandungi perbincangan mengenai sesuatu persoalan perbincangan mengenai sesuatu persoalan dan cadangan-cadangan tertentu.dan cadangan-cadangan tertentu.

Dikemukakan untuk pertimbangan, keputusan Dikemukakan untuk pertimbangan, keputusan lanjut, kelulusan pihak tertentu.lanjut, kelulusan pihak tertentu.

Kertas Kerja: dibentangkan untuk perbahasan.Kertas Kerja: dibentangkan untuk perbahasan.

33

KERTAS CADANGAN

Bersifat: Formal Objektif Berdasarkan sesuatu kajian, pemerhatian, renungan dll Disokong oleh fakta, perangkaan, grafik dll ikut keperluan Ditulis dalam gaya yang jelas dan padat

Memberikan maklumat, hujah, gambaran jawapan, syor, cadangan/perakuan.

44

KUALITI KERTAS

PRINSIP 5C+IP: Betul/Tepat (Corect/Accurate) Padat (Concise) Lengkap (Complete/Comprehensive) Jelas (Clear) Meyakinkan (Convincing) Bersopan (Polite)

55

KERTAS CADANGAN PENDEK

Sahingga enam (6) muka surat (halaman)Sahingga enam (6) muka surat (halaman) Mengandungi:Mengandungi:

Halaman judul/tajukHalaman judul/tajuk PengenalanPengenalan BadanBadan Rumusan/ kesimpulan/syor/cadangan/perakuanRumusan/ kesimpulan/syor/cadangan/perakuan

66

KERTAS CADANGAN PANJANG

Melebihi enam(6) muka surat (halaman), terbahagi Melebihi enam(6) muka surat (halaman), terbahagi kepada beberapa bahagian, antaranya:kepada beberapa bahagian, antaranya: Bahagian awalBahagian awal

Halaman judulHalaman judul Halaman kandunganHalaman kandungan Ringkasan eksekutif/ sinopsisRingkasan eksekutif/ sinopsis

PengenalanPengenalan BadanBadan Rumusan/ kesimpulan/syor/cadangan/perakuanRumusan/ kesimpulan/syor/cadangan/perakuan Lampiran – mengikut keperluanLampiran – mengikut keperluan

77

PERSEDIAAN MENULIS

Kenalpasti Tujuan: Apa yang menjadi fokus Mengapa kertas ini diperlukan. “Mengapa”

menentukan bentuk kertas: mengemukakan maklumat - pembaca mengambil

keputusan atau tindakan tertentu mengkaji sesuatu keadaan dan membuat cadangan –

pembaca menimbang cadangan

88

KUMPUL MAKLUMAT

Perbincangan, percambahan fikiran Teknik panduan umum (rough guide) (peta

minda), saranan (proposal) Sumber: renungan - akal sendiri, fail, buku,

dokumen digital, kajian, atau daripada perbincangan atau temu bual dengan pihak tertentu

Susun perkara pokok ikut urutan kepentingan

99

REKABENTUK, STRUKTUR, SUSUN ATUR

Halaman judulHalaman judul MenarikMenarik Mengandungi:Mengandungi:

Judul lengkapJudul lengkap Nama pihak yang memohon kertas (jika berkenaan)Nama pihak yang memohon kertas (jika berkenaan) Nama penulis dan organisasiNama penulis dan organisasi Tarikh dikemukakanTarikh dikemukakan

1010

Halaman kandunganHalaman kandungan Mengandungi:Mengandungi:

Setiap tajukSetiap tajuk SubtajukSubtajuk Muka suratMuka surat

Senarai grafik/rajah (mengikut keperluan), pada Senarai grafik/rajah (mengikut keperluan), pada halaman berlainanhalaman berlainan

…sambung…

1111

Ringkasan eksekutif/sinopsisRingkasan eksekutif/sinopsis SingkatSingkat Mengandungi inti pati pengenalan, badan dan Mengandungi inti pati pengenalan, badan dan

kesimpulan, cadangan/syor/perakuankesimpulan, cadangan/syor/perakuan

…sambung…

1212

Pengenalan: Menjelaskan,

Apa topiknya Mengapa dibincangkan Sumber maklumat

Tajuk lazim: Tujuan kertas Latar belakang/Objektif/Dasar

…sambung…

1313

Badan: Menjelaskan fakta - menjurus kepada kesimpulan atau

cadangan Bahagian paling panjang, boleh dibahagikan mengikut

beberapa cara Tajuk lazim: urutan dan tajuk – ikut keperluan

kertas/kesesuaian Asas-asa pertimbangan Masalah Implikasi kewangan Kelebihan Kelemahan/ kekurangan Maklumat lain

…sambung…

1414

Penutup: Rumusan/Kesimpulan Syor Cadangan Perakuan

…sambung…

1515

LAMPIRAN

Mengandungi (tidak sesuai diletakkan dalam badan Mengandungi (tidak sesuai diletakkan dalam badan kertas cadangan):kertas cadangan): BibliografiBibliografi Senarai/ glosari istilah/ ungkapan khususSenarai/ glosari istilah/ ungkapan khusus Laporan lainLaporan lain PetaPeta Formula matematik yang kompleksFormula matematik yang kompleks Instrumen ukurInstrumen ukur Borang kaji selidikBorang kaji selidik Indeks (jika perlu)Indeks (jika perlu)

1616

KERTAS CADANGAN KEGIATAN (seminar, persidangan, bengkel, dll)

Tajuk Pengenalan Tujuan kegiatan Tarikh, tempat, masa Penyelenggara kegiatan Jadual kegiatan Kertas kerja Peserta Anggaran perbelanjaan; tajaan Anggaran pendapatan Penutup

1717

KERTAS CADANGAN PROJEK TajukTajuk Tujuan kertasTujuan kertas PengenalanPengenalan Tujuan projekTujuan projek Sasaran projekSasaran projek Hasil/ Output/ ProdukHasil/ Output/ Produk Strategi pelaksanaan/ Kaedah pelaksanaanStrategi pelaksanaan/ Kaedah pelaksanaan Tempoh projekTempoh projek Anggaran perbelanjaan dan aliran tunaiAnggaran perbelanjaan dan aliran tunai Kewajaran/ JustifikasiKewajaran/ Justifikasi Penutup Penutup

1818

TIPS

Pilihan kataPilihan kata Pendek dan mudahPendek dan mudah Jargon/ istilah ada tempatnyaJargon/ istilah ada tempatnya Setiap kata harus ada tujuannyaSetiap kata harus ada tujuannya Kata hubung/ rangkai kata hubung melancarkan Kata hubung/ rangkai kata hubung melancarkan

pembacaanpembacaan Frasa tanpa subjek menggambarkan ciri tentatifFrasa tanpa subjek menggambarkan ciri tentatif

1919

TIPS

Ayat Ayat Perkataan pertama dan terakhir menonjol.Perkataan pertama dan terakhir menonjol. Ayat tidak terlalu panjangAyat tidak terlalu panjang Ayat dengan 4 tanda baca sukar dibacaAyat dengan 4 tanda baca sukar dibaca Berita baik - ayat pendek, perenggan pendekBerita baik - ayat pendek, perenggan pendek Berita buruk - ayat panjangBerita buruk - ayat panjang

2020

CARA MENULIS

TUJUAN Hendaklah tepat dan jelas, tumpukan kepada menerangkan

tujuan kertas sahaja. Boleh dibahagikan kepada sub perenggan, ikut kesesuaian Contoh

Kertas ini bertujuan memohon Ketua Setiausaha/Ketua Jabatan menimbang dan bersetuju:

i) supaya/dengan ……;danii)supaya/dengan…….;

2121

LATAR BELAKANG Hendaklah mengandungi maklumat penting untuk

menjelaskan secara ringkas tetapi padat perkara-perkara yang dikemukakan. Fakta mengenai sesuatu perkara hendaklah dimasukkan tetapi tidak perlu diberi penilaian.

Rujukan kepada keputusan mesyuarat tertentu Rujukan kepada dasar tertentu Sejarah ringkas asal usul sesuatu perkara Objektif, jika perlu boleh dijadikan tajuk berasingan

…sambung…

2222

ASAS-ASAS PERTIMBANGAN (guna tajuk kecil) Hendaklah dinyatakan selengkapnya dan disokong hujah-

hujah kukuh Boleh mengandungi maklumat dari latar belakang yang diolah,

mengandungi juga perkara yang tidak termasuk dalam latar belakang, dinyatakan selengkap dan disokong hujah kukuh

Hujah hendaklah matang, profesyenal serta analisis yang komprehensif

Sebab-sebab sesuatu syor wajar diluluskan Faedah/kebaikan diperoleh, segi ekonomi, pentadbiran, sosial

dll Masalah yang yang dapat diatasi dengan lulusnya syor

…sambung…

2323

IMPLIKASIIMPLIKASI Nyatakan implikasi, dari segi pentadbiran, ekonomi, Nyatakan implikasi, dari segi pentadbiran, ekonomi,

kewangan, keselamatan dll yang bersesuaian kewangan, keselamatan dll yang bersesuaian dengan kertas, dijelaskan dengan lengkapdengan kertas, dijelaskan dengan lengkap

Jika tiada implikasi, nyatakan dibawah tajuk kecil Jika tiada implikasi, nyatakan dibawah tajuk kecil berkenaan, terutamanya implikasi penting seperti berkenaan, terutamanya implikasi penting seperti kewangan dan pentadbirankewangan dan pentadbiran

…sambung…

2424

KESIMPULAN (RUMUSAN)KESIMPULAN (RUMUSAN) Menggulung asas pertimbangan dan implikasiMenggulung asas pertimbangan dan implikasi Ringkasan faedah-faedah pentingRingkasan faedah-faedah penting Biasanya 1-3 perenggan atau satu muka surat, Biasanya 1-3 perenggan atau satu muka surat,

ditulis ringkas dan padatditulis ringkas dan padat

…sambung…

2525

ULASAN KEMENTERIAN/AGENSIULASAN KEMENTERIAN/AGENSI Mengikut keperluan dan implikasiMengikut keperluan dan implikasi Diperlukan jika:Diperlukan jika:

Implikasi cadangan ada kaitan dengan Implikasi cadangan ada kaitan dengan Kementerian/Agensi Kementerian/Agensi Perlu sokongan/penglibatanPerlu sokongan/penglibatan Peluang bagi Kementerian/Agensi membuat kajian Peluang bagi Kementerian/Agensi membuat kajian

mengenai implikasi berkenaanmengenai implikasi berkenaan

Diedarkan untuk ulasan Kementerian/Agensi setelahDiedarkan untuk ulasan Kementerian/Agensi setelahkertas dipersetujui oleh pihak tertentu.kertas dipersetujui oleh pihak tertentu.

…sambung…

2626

SYOR Cadangan yang perlu diluluskan oleh pihak yang

meluluskan Mengandungi perkara-perkara makluman,

pertimbangan dan persetujuan Sama dengan TUJUAN, tetapi lebih terperinci

…sambung…

2727

RINGKASAN/SINOPSIS/ABSTRAK

Membantu pembaca memahami sepintas lalu perkara penting Membantu pembaca memahami sepintas lalu perkara penting dalam kertasdalam kertas

Tidak melebihi empat (4) muka suratTidak melebihi empat (4) muka surat Hanya isi penting secara ringkas dan tepatHanya isi penting secara ringkas dan tepat Ulasan Kementerian/Agensi dinyatakan secara ringkas dan Ulasan Kementerian/Agensi dinyatakan secara ringkas dan

tepattepat Gambaran ringkas (Gambaran ringkas (overviewoverview) isi penting yang perlu ditonjol) isi penting yang perlu ditonjol

Kertas cadangan sebaik-baiknya ringkas dan padat. Kertas cadangan sebaik-baiknya ringkas dan padat. Kertas yang panjang mengurangkan minat pihak tertentu Kertas yang panjang mengurangkan minat pihak tertentu membacamembaca

2828

SEKIAN, TERIMA KASIH, WASSALAM.