HHHR 1203 PERHUBUNGAN AWAM II

TAJUK PROJEK:

PENULISAN DAN PENERBITAN DALAM PERHUBUNGAN AWAMKUMPULAN 2DISEDIAKAN OLEH:

1.CHAN KIEN HO( A125070 )

2.NADIA BINTI RAJAT( A124788 )

3.NORAZEERA HUMRAWALI( A125711 )

4.FAZLIN ILYANI BINTI ZAINAL ABIDIN( A123292 )

5.SATINA BINTI ZAINOL( A122104 )

6.LAU SU YUE( A124010 )

7.NORHIDAYAH MD. YUSOF( A126417 )

8.TANG MUN YEE( A125725 )

9.LEE SEOW LIH( A126188 )

10.INTAN SYAFEINAZ BT ABBAS( A123064 )

11.SYUKRIYAH BINTI SAIDIN( A126194 )

12.NIXON WONG LINGAM( A125694 )

13.NOR FATIHA BINTI MOHAMAD( A126127 )

PENSYARAH:

ENCIK SHAMSUL ANUAR MOHAMED YUNUS

KANDUNGANiKandungan

iiPenghargaan 1

iiiPengenalan 2

1.0Penulisan Dalam Perhubungan Awam 3

2.0Jenis- Jenis Penulisan 6

3.0Penerbitan Dalam Perhubungan Awam 8

4.0Jenis Jenis Penerbitan 9

4.1KENYATAAN AKHBAR 9

4.1.1Bentuk Siaran Akhbar

4.1.2Perbezaan Siaran Akhbar Dan Nota Kepada Pengarang

4.1.3Perkara-Perkara Yang Mesti Ada Dalam Siaran Akhbar

4.1.4Topik Yang Boleh Dijadikan Siaran Akhbar

4.1.5Contoh Kenyataan Akhbar

4.2SURAT BERITA 14

4.2.1Bentuk Penulisan Berita

4.2.2Bahagian Judul Berita

4.2.3Bahagian Teras Berita

4.2.4Bahagian Tubuh Berita

4.2.5Contoh Surat Berita

4.3KAD JEMPUTAN 18

4.3.1Contoh Kad Jemputan

4.3.2Senarai Tetamu

4.3.3Contoh Senarai Tetamu

4.4MEMO 2222

4.4.1Memo Bentuk Borang

4.4.2Memo Bentuk Terbuka

4.4.3Bahasa Memo

4.4.4Contoh Bahasa Memo

4.4.5Kaedah Penulisan

4.4.6Langkah Menulis Memo

4.4.7Contoh Memo

4.5LAPORAN TAHUNAN 27

4.5.1Format Laporan Tahunan

4.5.2Gaya Bahasa

4.5.3Kemahiran Membuat Laporan

4.5.4Tujuan Laporan

4.5.5Kesimpulan

4.5.6Contoh Penulisan Laporan Tahunan

5.0Peranan Pengamal Perhubungan Awam Dalam Penerbitan 30

5.1Peranan Sebelum Aktiviti Berlangsung

5.2Peranan Semasa Aktiviti Berlangsung

5.3Peranan Selepas Aktiviti Berlangsung

6.0Etika dan Undang-Undang Penerbitan 32

6.1Akta Mesin Cetak Dan Penerbitan 1984

6.2Akta Hak Cipta 1987

7.0Kesimpulan 35

8.0Senarai Rujukan 36

PENGHARGAAN

Terlebih dahulu, kumpulan kami ingin merakamkan penghargaan kepada pensyarah subjek Amalan Perhubungan Awam II, Encik Shamsul yang telah banyak memberi tunjuk ajar dalam menyediakan tajuk tugasan dan pembentangan.

Ribuan terima kasih dilafazkan untuk semua ahli kumpulan 2 atas kerjasama serta saling memberi pendapat dan bantuan ketika mengumpul bahan maklumat yang diperlukan untuk membuat tajuk tugasan. Terima kasih juga dirakam kepada para sahabat yang telah memberi komen dan pandangan yang bernas dan jitu.

Melalui kerja kursus disediakan amatlah diharap berguna sebagai rujukan di masa akan datang. Diharapkan juga segala yang kami sertakan melalui tajuk tugasan ini dapat memperkenalkan jenis-jenis penerbitan dalam perhubungan awam. Semoga tajuk tugasan ini dapat memberi dorongan kepada sesiapa yang menjalankan penyeledikan dalam tajuk ini. Renungilah dan hayatilah tajuk tugasan yang telah disediakan ini.

PENGENALAN

Pengamal Perhubungan Awam mempunyai pelbagai tugas dalam membantu meningkatkan imej organisasi meliputi perhubungan, protokol, publisiti dan penerbitan. Dari segi perhubungan, Pengamal Perhubungan Awam bertanggungjawab untuk menjaga hubungan baik antara organisasinya dengan publik, kerajaan dan organisasi lain. Tugas dari segi protokol termasuk membantu mengurus acara rasmi, menguruskan majlis menandatangani memorandum dan perjanjian serta membantu mejalankan aktiviti tahunan sesebuah organisasi. Publisiti merupakan satu usaha untuk meningkatkan imej sesebuah organisasi ataupun mempromosikan idea dan produk yang baru. Aspek penerbitan dalam perhubungan awam agak penting kerana memerlukan penyediaan bahan bercetak untuk pelbagai tujuan seperti promosi, edaran, makluman, pameran dan sebagainya.

Dalam kertas projek ini, tajuk Penulisan Dan Penerbitan Dalam Perhubungan Awam akan dibincangkan secara terperinci. Walaupun tugas penerbitan nampak mudah, tetapi merupakan satu cabaran bagi setiap pengamal perhubungan awam yang terlibat secara langsung terutamanya berhadapan dengan media massa.

Jenis penerbitan yang dibincangkan dalam kertas projek ini meliput beberapa bahan seperti Kenyataan Akhbar, Surat Berita, Kad Jemputan, Memo dan Laporan Tahunan. Di samping itu, etika dan undang-undang penerbitan berdasarkan akta 301 di Malaysia juga akan dihuraikan secara ringkas.

1.0 PENULISAN DALAM PERHUBUNGAN AWAM

Perhubungan awam professional sentiasa cuba menemui dan berinteraksi dengan kumpulan manusia yang besar. Dalam aktiviti tersebut, bahan bercetak merupakan perkakasan yang penting. Contohnya, bahan bercetak yang meliputi laporan, kenyataan akhbar, brochures, ucapan, video, skrip, artikel majalah perdagangan, maklumat produk dan material teknikal, penerbitan pekerja, newsletter, laporan pemegang saham dan lain-lain bahan bercetak berkaitan dengan komunikasi pengurusan. Bahan-bahan ini berfungsi sebagai medium komunikasi bagi kedua-dua publik iaitu publik dalaman dan juga publik luaran. Maklumat yang jelas dan gaya penulisan yang baik adalah penting bagi kerja-kerja perhubungan awam.

Proses penulisan melibatkan pemahaman proses-proses penting dalam penulisan sesebuah berita/ artikel :

a) Pra- penulisan

b) Penulisan

c) Penyemakan

d) Penyuntingan

e) Penerbitan

Terdapat dua teknik dalam Pra-penulisan iaitu induksi dan deduksi. Induksi merupakan teknik penulisan dimana ia bermula dengan focus/ cadangan tajuk. Kemudian diberi pendulu berita dan seterusnya dilengkapkan dengan fakta yang relevan. Manakala Deduksi menulis kesemua fakta yang penting dahulu, kemudian dicari fokus, diberi pendulu berita dan kemudian baru disusun fakta yang relevan. Format penulisan sebetulnya bergantung kepada agensi persuratkhabaran, lazimnya panjang berita ditentukan oleh perenggan, setiap perenggan lumrahnya mewakili hanya satu ayat( sederhana panjang ) sahaja dan setiap perenggan ditaip selang sebaris.

Panjang perenggan (dipanggil para sahaja) : short(3-10) , medium (10-15) , long (15 20) , no limit (more than 20) . Sebaik sahaja artikel siap ditulis, wartawan wajar mengaplikasi kaedah TSUGR (( T- Tambah apa yang perlu ), (Susun-ikut keutamaan / susunan ), (Ubah- atau panda sebarang maklumat ), (Ganti -perkataan/terma/istilah tertentu) , (Rujuk -kpd ketua / sumber yang relevan). Selepas itu, penyemakan dilakukan dengan membaca artikel berita berkali-kali, memeriksa aspek logikal dalam pemberitaan, menyemak istilah / terma / lain-lain yang penting, memastikan 60 peratus ayat aktif digunakan, memastikan keseimbangan quotations, memastikan susunan keutamaan dari segi Prominence, Protokol dan etiket serta Kronologi peristiwa dan lain-lain lagi. Penyuntingan dilakukan oleh ketua meja / editor bertugas. Akhir sekali ialah penerbitan sama ada dalam bentuk akhbar, media cetak, media elektronik dan sebagainya.

Teori Akhbar termasuklah Teori Autoritarian, Teori Libertarian, Teori Tanggungjawab Sosial, Teori Kominis Soviet.

Teori Akhbar Autoritarian berfungsi dari atas ke bawah. Pemerintah bertanggungjawab menapis berita dan pastikannya sokongan rakyat berterusan kepada pihak pemeritah. Akhbar ini menjadi alat pemerintah dalam menerajui negara atau kerajaan. Akhbar tidak boleh mengeluarkan berita yang bertentangan dengan pemerintah. Akhbar perlu menangkis segala perkara negatif yang memburukkan kerajaan. Akhbar perlu memastikan berita tidak mengganggu ketenteraman awam. Akhbar perlu mengambil hati rakyat supaya ketidakpuasan hati orang ramai dielakkan. Berita-berita yang ditapis perlu bertujuan memberi sokongan kpd kerajaan. Wartawan atau media tiada kebebasan mengumpul, menapis dan menerbitkan maklumat/berita.

Teori Akhbar Libertarian menganggap setiap manusia sebagai makhluk yang rasional (berakal). Oleh itu, pertimbangan baik dan buruk bukan milik pemerintah sahaja. Teori ini mendesak akhbar agar bebas daripada pengaruh dan penguasaan pihak pemerintah dan akhbar memiliki kebebasan mutlak sehingga mustahil untuk dilaksanakan secara efektif.

Teori Akhbar Komunis Soviet berlandaskan teori Autoritarian. Akhbar milik pemerintah sepenuhnya kepentingan pihak pemerintah. Akhbar tidak bermotifkan (tiada lesen individu / kumpulan) tiada keuntungan dari segi wang atau material.

Teori Akhbar Tanggungjawab Sosial lahir kerana masyarakat mula sedar bahawa pihak akhbar tidak lagi mempunyai pendirian utama iaitu kebebasan melaksanakan tanggungjawab awam. Asasnya sama dengan teori Libertarian seiring dengan tanggungjawab. Berita-berita yang media perlu bertanggungjawab dalam menyebarkan maklumat yang disebarkan perlu profesional, tepat, berobjektif, dan berfokus. Akhbar perlu berkecuali dalam hal-hal keganasan, jenayah dan provokasi. Masyarakat punyai hak dan ruang untuk kemukakan pendapat. Wartawan dan media mempunyai tanggungjawab kepada masyarakat, majikan, kerajaan dan pasaran. Jenis media cetak termasuklah Surat khabar, Majalah,Komik, News letter, Majalah In-House, Brosur, Buku manakala Media Elektronik termasuklah Radio, Internet, dan sebagainya. Peranan Media adalah untuk membangunkan masyarakat, menyebarkan ilmu dan maklumat, menjadi dokumentasi dan membangunkan Negara.

2.0 JENIS- JENIS PENULISAN

Jenis-jenis penulisan merangkumi penulisan kreatif dan penulisan deskriptif. Contoh penulisan kreaktif adalah seperti puisi, cerpen, drama, novel manakala penulisan deskriptif termasuklah berita, rencana, esei dan penulisan ilmiah.

Berita merupakan maklumat, kisah atau laporan sesuatu kejadian yang sudah, sedang dan akan berlaku. Ciri-ciri berita adalah seperti penting, benar( dilihat sendiri, ada sumber, ada rujukan pihak yang bertanggungjawab ), cepat, lengkap 5W dan 1H(Who, What, When, Where, Why, How). Dalam perhubungan awam berita terbahagi kepada berita umum dan berita khusus. Berita umum merupakan berita menarik perhatian umum tanpa mengira keturunan, kepakaran atau kedudukan. Berita khusus merupakan berita jenis maklumat dan penerangan yang menarik kepada golongan sasaran tertentu. Umpamanya, alat solek- wanita. Berita sebagai promosi menerangkan tentang organisasi. Berita ialah sebarang perkara yang membantu meningkatkan nama organisasi. Berita semula jadi berlaku sendiri seperti peristiwa yang tidak dirancang misalnya, bencana alam, kemalangan, kematian dan lain-lain lagi. Berita terusaha ialah berita yang dirancang, dipandu atau dipengaruhi serta menghasilkan berita dengan pelbagai acara.

Jenis-jenis berita termasuklah Berita Harian, Berita Mingguan, Berita Rencana, Berita Ucapan, Berita Wawancara. Bentuk berita terbahagi kepada dua jenis iaitu Piramid Terbalik dan Piramid Tegak. Piramid Terbalik ialah bentuk berita yang menekankan fakta manakala Piramid Tegak pula fakta yang tidak penting didahulukan dan yang penting diletakkan di akhir perenggan.

Rencana merupakan salah satu jenis penulisan deskriptif. Ia merupakan satu karangan menarik yang ditulis secara kreatif atau subjektif dengan tujuan memberi maklumat, penerangan atau hiburan kepada pembaca. Ia boleh ditulis berdasarkan stail berita. Sifat-sifat sebuah rencana termasuklah kreatif dari gaya penulisan, subjektif, memberi maklumat, menghibur, dan tidak basi. Jenis-jenis rencana termasuklah rencana umum, rencana foto, rencana berita, Human Interest, dan profil peribadi yang menceritakan ketokohan seseorang.

Secara umumnya, untuk mencapai penulisan rencana yang baik penulis itu haruslah mengambil kira untuk perkara yang penting dan perkara yang tidak penting. Seterusnya, menyusun mengikut urutan kepentingan serta memasukan peristiwa, peribahasa, anakdot, statistik yang sesuai. Yang paling penting adalah tentang pemahaman berkenaan topik. Akhir sekali, adalah dengan memastikan pendahuluan adalah menarik untuk menarik minat pembaca, tubuh rencana perlulah disusun dengan baik maksudnya jalinan cerita perlulah menarik dan seterusnya dengan penutup yang ringkas.

3.0 PENERBITAN DALAM PERHUBUNGAN AWAM

Perhubungan awam profesional sentiasa cuba menemui dan berinteraksi dengan kumpulan manusia yang besar. Dalam aktiviti tersebut, bahan penerbitan merupakan perkakasan yang penting. Contohnya, bahan penerbitan yang meliputi laporan tahunan, kenyataan akhbar, brochures, ucapan, video, skrip, artikel majalah perdagangan, maklumat produk dan material teknikal, penerbitan pekerja, newsletter, laporan pemegang saham dan lain-lain bahan penerbitan berkaitan dengan komunikasi pengurusan. Bahan-bahan ini boleh dalam Bahasa Melayu dan Inggeris dan berfungsi sebagai medium komunikasi bagi kedua-dua publik iaitu publik dalaman dan juga publik luaran. Maklumat yang jelas dan gaya penulisan yang baik adalah penting bagi kerja-kerja perhubungan awam.

Penerbitan ini digunakan untuk menyebarkan maklumat terkini tentang perkhidmatan atau produk baru yang ditawarkan oleh organisasi, di samping menonjolkan dan mengekalkan imej dan nama organisasi. Selain itu, sesuatu penerbitan juga bertujuan memupuk semangat kerjasama, prestij dan kesefahaman pembaca terhadap organisasi. Melalui penerbitan, hubungan antara organisasi dengan publik juga dapat dirapatkan. Tambahan pula, penerbitan majalah atau surat berita yang berperanan penting menjelaskan dasar dan tindakan yang diambil oleh organisasi terhadap kebajikan pekerjanya dapat membina kesetiaan pekerja kepada organisasi.

Bahan penerbitan seperti risalah adalah untuk tujuan pemasaran. Bahan ini bertujuan memberikan informasi tentang sesebuah organisasi, produk, atau perkhidmatan. Contohnya, risalah yang diterbitkan secara bulanan oleh pengamal perhubungan awam UKM ialah Senada. Bahan ini menjadikan sebagai buletin rasmi Universiti. Selain ini, Majalah Resonance turut diterbitkan dalam bahasa Inggeris dengan sasaran publik di peringkat antarabangsa.

Sebagai kesimpulan, penerbitan adalah penting dalam perhubungan awam. Hal ini kerana melalui penerbitan maklumat yang terkini dan tepat dapat disampaikan kepada publik dalam organisasi atau publik luaran dan imej dan nama sesebuah organisasi dapat dikekalkan.

4.0 JENIS - JENIS PENERBITAN

4.1 KENYATAAN AKHBAR

Kenyataan Akhbar dikenali dengan banyak nama seperti siaran akhbar, kenyataan akhbar, keluaran akhbar, news release, press release dan sebagainya. Akhbar mempunyai maklumat yang ingin disampaikan oleh individu, kumpulan orang, organisasi, syarikat, badan bukan kerajaan, penganjur acara, dan sebagainya, untuk disiarkan di dalam akhbar.

4.1.1 BENTUK SIARAN AKHBAR

Pada amnya, siaran akhbar yang sudah siap ditulis dalam bentuk berita.

Lihat Contoh A.

CONTOH A:Syarikat XXX Sdn Bhd,Blok 1 Asia City,Peti Surat XXXX, XXXXX Kota Kinabalu.Tel: XXXXXFax: XXXXXE-Mel: XXXXX

Kepada Semua Ketua Editor

KENYATAAN AKHBAR UNTUK SIARAN SEGERA

PEMBENTANGAN LAPORAN PRESTASI KEWANGAN SYARIKAT XXX

KOTA KINABALU, 16 Mac Ketua Pegawai Eksekutif Syarikat XXX akan membentangkan laporan prestasi kewangan syarikat bagi sepanjang tahun kewangan berakhir 31 Mac, 2003.

Menurut kenyataan yang dikeluarkan di sini. (dan seterusnya)

4.1.2 PERBEZAAN SIARAN AKHBAR DAN NOTA KEPADA PENGARANG Editor juga sering menerima nota kepada pengarang atau nota kepada editor. Biasanya siaran akhbar seperti ini mempunyai dua kemungkinan. Pertama, maklumat yang dinyatakan dalam nota itu boleh disiarkan dan kedua, nota itu hanya untuk makluman kepada editor dan bukan untuk siaran. Bagaimanapun, ada kalanya maklumat yang terkandung dalam nota itu mempunyai unsur berita dan editor berpendapat ia perlu disiarkan tindakan yang mungkin tidak disetujui oleh mereka yang mengeluarkan kenyataan akhbar itu.

4.1.3 PERKARA-PERKARA YANG MESTI ADA DALAM SIARAN AKHBARSesuatu siaran akhbar perlulah mempunyai butir-butir berikut untuk membolehkan ia mendapat perhatian sewajarnya daripada editor: Maklumat itu adalah seperti berikut:

1. Nama dan alamat pihak yang mengeluarkan kenyataan akhbar itu. Ini penting kerana kenyataan akhbar tanpa nama pihak yang mengeluarkannya hanyalah ibarat surat layang yang mungkin menimbulkan risiko besar sekiranya disiarkan.

2. Nombor telefon, faks dan e-mail yang boleh dihubungi. Ada masanya sesuatu siaran akhbar itu memerlukan penjelasan lanjut barulah ia dapat disiarkan. Oleh itu adalah penting untuk wartawan dapat menghubungi semula orang yang menulis kenyataan akhbar berkenaan bagi mendapatkan penjelasan lanjut.

3. Tandatangan mereka yang mengeluarkan siaran akhbar sebagai pengesahan.

4. Siaran akhbar hendaklah mempunyai nilai berita dan lengkap. Sesuatu siaran akhbar hendaklah dapat menjawab persoalan mengenai 5W 1H (what, when, where, who, why dan how) (apa, bila, di mana, siapa, kenapa dan bagaimana)5. Nyatakan bila siaran akhbar itu boleh digunakan. Jika ia boleh disiarkan pada hari itu juga, nyatakan Untuk Siaran Segera atau For Immediate Release. Jika untuk siaran pada hari lain, letakkan embargo atau batasan masa. Misalnya Embargo: Untuk Siaran Selepas Jam 8 Malam Ini, 16 Mac 2003 atau Embargo: Untuk Siaran Isnin, 17 Mac dan nyatakan masa siaran jika perlu.

6. Taipkan siaran akhbar atau jika dengan tulisan tangan mestilah jelas. Akhbar tidak akan dapat menyiarkan siaran akhbar yang tidak dapat dibaca.

7. Pastikan ejaan nama dan jawatan adalah betul.

8. Pastikan fakta adalah betul dan sahih. Jika tidak, risikonya akan ditanggung oleh pihak yang mengeluarkan kenyataan, akhbar yang menyiarkannya dan orang yang disebut dalam kenyataan akhar.

9. Tidak terlalu panjang. Memadailah 400-500 perkataan.

10. Kenyataan akhbar hendaklah sampai awal di meja pengarang, seelok-eloknya sebelum 4 petang. Ini bagi memberi masa untuk menulisnya atau untuk mendapatkan maklumat tambahan atau bagi televisyen untuk membolehkan visual perlu diperolehi. Bagaimanapun berita terkini yang berlaku pada saat akhir boleh dihantar pada lewat petang atau malam.

11. Nyatakan dateline iaitu dari mana berita itu ditulis.

4.1.4 TOPIK YANG BOLEH DIJADIKAN SIARAN AKHBARBerikut adalah beberapa cadangan topik yang boleh dijadikan siaran akhbar dari semasa ke semasa:

1. Hasil kajian mengenai sesuatu isu di tempat atau kawasan tertentu.2. Keluarkan laporan tahunan, laporan kegiatan dan sebagainya.3. Aturkan temubual dengan pemimpin dan proses sebagai siaran akhbar.4. Ambil bahagian dalam isu kontroversi.5. Buat analisis mengenai sesuatu isu.6. Pembentukan dan pengumuman sesebuah jawatankuasa.7. Perayaan ulangtahun.8. Pembentangan usul di sesuatu persidangan.9. Mulakan debat mengenai sesuatu isu.10. Pemeriksaan terhadap sesuatu projek.11. Keluarkan kenyataan protes.12. Keluarkan kenyataan sokongan.13. Reaksi isu semasa.14. Keluarkan siaran akhbar mengenai ucapan pemimpin yang bernilai berita tetapi tiada wartawan yang datang membuat liputan (Bagaimanapun, perlu berhati-hati dengan kenyataan off the record kerana ada bahagian dalam ucapan itu yang mungkin hanya untuk makluman ahli dan bukan untuk siaran).

15. Peristiwa menarik di sesuatu tempat.16. Hasil mesyuarat di bahagian-bahagian tertentu.17. Masalah yang dikemukakan oleh penduduk dan apa yang sepatutnya dilakukan untuk mengatasinya iaitu tindakan dan kesan.18. Potensi sesuatu kawasan daripada segi pelancongan, ekonomi, dsb.19. Jawab persoalan yang ditimbulkan oleh pihak lain mengenai parti.4.1.5 CONTOH KENYATAAN AKHBAR

Transaksi e-Perolehan RM1 bilion tahun ini

Utusan, Ekonomi - 09 Februari 2005KUALA LUMPUR 8 Feb. - Pengendali transaksi perniagaan secara elektronik, Commerce Dot Com Sdn. Bhd. (CDC) menjangka nilai urusniaga melalui perolehan elektronik kerajaan (e-Perolehan) yang dikendalikannya akan mencecah paras RM1 bilion pada tahun ini.

Pengarah Operasi Perniagaan CDC, Mohamed Nor Reza Mohd Ali berkata, pihaknya juga menyasarkan pendapatan sebanyak RM8 juta dalam bentuk komisen hasil daripada transaksi yang dikendalikannya itu.

"Kami perlukan tempoh tiga tahun pertama untuk membina sistem e-Perolehan dengan perbelanjaan sebanyak RM100 juta dan tahun ini merupakan tahun pelaksanaan perancangan kita..................4.2 SURAT BERITA

Pengamal Perhubungan Awam adalah orang yang bertanggungjawab menguruskan penerbitan surat berita yang diterbitkan dari semasa ke semasa. Surat berita merupakan lidah rasmi sesebuah organisasi yang mengandungi banyak informasi termasuk petikan ucapan ketua organisasi, rencana pengarang, laporan peristiwa dan aktiviti, perkembangan organisasi serta informasi penting tentang sesebuah organisasi. Penulisannya berbentuk pemberitaan dan rencana-rencana oleh pengamal perhubungan awam, dan penulis jemputan serta memuatkan gambar peristiwa yang berlaku. Surat berita ini diedarkan kepada publik dalaman(pekerja) serta publik luar organisasi.

Penerbitan ini juga boleh dijadikan alat komunikasi perhubungan awam untuk menyampaikan informasi berkaitan organisasi kepada media massa. Sekiranya informasi di dalam surat berita ini mempunyai nilai berita, wartawan akan memetik sumber yang digunakan dalam surat berita tersebut dan disiarkan di dalam akhbar mereka. University Kebangsaan Malaysia (UKM) sebagai contohnya mempunyai surat berita rasmi yang diterbitkan pada setiap bulan. Ianya dinamakan Senada yang melaporkan setiap aktiviti atau peristiwa yang berlaku di UKM serta diluar UKM yang melibatkan warga universiti. Selain itu rencana separa ilmiah yang dimuatkan oleh pengarang kehormat ataupun penulis bebas. Senada juga memuatkan gambar peristiwa yang berlaku serta ulasan buku yang diterbitkan oleh UKM dan diedarkan ke seluruh UKM, rakan universiti, organisasi serta individu.

Pengamal Perhubungan Awam juga harus mahir daripada segi penulisan dan berbentuk berita yang lebih panjang dan serius. Penulisan berita harus ringkas, padat, tepat, objektif, dan bersumber. Terdapat lima kriteria dalam menulis berita iaitu:

Jujur : Apa yang dimuatkan dalam berita harus merupakan fakta yang benar-benar terjadi.

Cermat : Berita harus benar-benar seperti kenyataannya dan ditulis dengan tepat. Seluruh pernyataan tentang fakta mahupun pendapat harus disebutkan sumbernya.

Seimbang: Berita seimbang harus diperhatikan dari segi kandungan berikut:I. Tampilkan fakta dari masalah pokok.

II. Jangan memuat informasi yang tidak relevan.III. Jangan memasukkan emosi atau pendapat ke dalam berita tetapi ditulis seakan-akan sebagai fakta.IV. Tampilkan semua sudut pandang yang relevan dari masalah yang diberitakan.V. Jangan gunakan pendapat editor. Lengkap dan jelas : Berita yang lengkap adalah berita yang memuatkan jawapan atas pertanyaan who, what, why, when, where, dan how.

Ringkas: Tulisan harus ringkas namun tetap jelas iaitu memuatkan semua informasi penting.

4.2.1 BENTUK PENULISAN BERITA

4.2.2 BAHAGIAN JUDUL BERITA

Judul berita sangat penting untuk membolehkan pembaca masuk ke dalam berita. Ia digunakan untuk merangkumkan isi berita kepada pembaca mengenai isi berita. Penulisan judul berita hendaklah dibuat dengan mengikuti kaedah penulisan judul berita.

Judul berita memiliki beberapa fungsi iaitu untuk menarik minat pembaca, merangkumi isi berita iaitu melukiskan suasana berita.

4.2.3 BAHAGIAN TERAS BERITA

Teras berita adalah modal utama seorang penulis untuk menarik minat pembaca sehingga pembaca akan terus tertarik untuk membaca sampai selesai berita yang ditulisnya. Teras berita yang baik menyampaikan secara ringkas intisari persoalan yang diberitakan. Intisari persoalan adalah fakta yang paling penting dari seluruh fakta dari persoalan itu. Menentukan fakta yang penting adalah sama halnya dengan menentukan nilai berita itu (news value). Pada umumnya sesuatu yang penting itu sekaligus sesuatu yang menarik. Dengan demikian jika penulis telah menemukan fakta terpenting untuk ditampilkan dalam lead, ia tinggal menulis lead itu dengan menarik. Cara untuk menulis teras berita adalah singkat, spesifik, jelas, hindari bentuk pertanyaan, beri keterangan waktu dengan tepat dan keterangan dengan tepat.

4.2.4 BAHAGIAN TUBUH BERITA

Tubuh berita (news body) merupakan tempat di mana berita terletak. Dalam tubuh beritalah pembaca dapat mengetahui berita yang sebenar. Tubuh berita menyimpan informasi yang penting, tubuh berita hendaknya ditulis semenarik mungkin, sehingga mampu membuat pembaca terus membaca berita tersebut, namun dengan tetap menjaga keringkasan berita.

4.2.5 CONTOH SURAT BERITA

4.3 KAD JEMPUTAN

Kad jemputan adalan sangat penting kerana sering digunakan dalam kehidupan kita untuk menjemput saudara mara, kawan-kawan dan jiran-jiran datang bagi memeriahkan majlis kita terutamanya majlis perkahwinan, majlis pertunangan, parti harijadi, majlis makan malam, krismas dan tahun baru parti dan sebagainya.

Perkataan dalam kad jemputan harus singkat, jelas dan terus kepada itipati. Sebelum merekakan sekeping kad jemputan, kita harus membuat pertimbangan berikut:

I. Tema : gaya formal / tak formal, gaya moden / tradisional.II. Warna dan grafik pada kad.III. Jenis / format kad: kad pos / dilipat notelet format, lipat / tak lipat.IV. Informasi yang diperlu:

Siapa - Siapa yang menjadi penganjur acara dan siapa yang diundang. Dimana - mana acara ini diadakan. Mengapa - sebab untuk majlis dan perayaan.

Bila - Tarikh dan waktu acara. Apa - pesanan khas contoh: membawa wine, pakaian kostum dan

lain-lain. Bagaimana memaklum balas:

Alamat rumah, nombor telefon, nombor fax, alamat email. RSVP memerlu satu maklumbalas yang formal. Tarih tutup untuk membalas jawapan .4.3.1 CONTOH KAD JEMPUTAN

A) Kad jemputan parti harijadi

( Kad jemputan menjadi lebih menarik jika disertai dengan sajak, pantun, atau perkataan yang indah )

"I am thankful for the mess to clean after a party because it means I have been surrounded by friends!" Quote by Nancie J. Carmody

Datanglah dan sertai kita dalam parti

Harijadi untuk Siti!

Jom makan bersama-sama!

Parti akan diadakan di 16, jalan delima 7, Taman Mutiara

Pada hari Sabtu, Mac 29

Pada pukul 8 malam

Kedatangan anda amat dialukan.

Tel no. : Sarah 01X-1234567

Email : sarah1234@hotmail.com

B) Kad jemputan majlis makan malam

( Kad jemputan menjadi lebih menarik jika disertai dengan sajak, pantun, atau perkataan yang indah )

"I am thankful for the mess to clean after a party because it means I have been surrounded by friends!"Quote by Nancie J. Carmody

Datanglah dan sertai kita dalam majlis makan malam di rumah terbuka di 200, Main Street, KnightsbridgePada hari Ahad, May 17pada pukul 7.30 malam

Kedatangan anda amat dialukan!

R.S.V.P. Tel: Susan 223.768.2603 Email susan@swiftmail.com

4.3.2 SENARAI TETAMU

Senarai tetamu memudahkan kerja pengawai perhubungan awam untuk memastikan bilangan tetamu dan informasi kad jemputan. Senarai tetamu terbahagi kepada 2 jenis iaitu word document dan spreadsheets. Word document adalah lebih sesuai untuk majlis kecil dan kepada sesiapa yang suka menulis senarai tetamu dengan tulisan sendiri akan meninggal beberapa baris kosong untuk mengisi maklumat tambahan manakala spreadsheet adalah format jadual yang lebih mudah dibaca, teratur dan senang diubah jika ada sebarang pengubahan atau maklumat baru hendak ditambah.

4.3.3 CONTOH SENARAI TETAMU

I) Word documentMr. and Mrs. Ronald Moore

( ( nama tetamu )

1803 Cinco Lane

( ( alamat rumah )

Pasadena, Texas 77584

Mr. and Mrs. Moore

( ( panggilan )

Janie and Joey

( ( nama anak jika ada)

II) Spreadsheets

NamaNama AnakAlamatBandar, NegeriPoskodBil. JemputanBil yang HadirPilihan MenuNo. MejaHadiah atau Kad Diterima

John dan Sylvian/a15, Taman TenagaBangi, Selangor43600222 daging24n/a

Ahmad dan SitiFikri dan Sarah121, Taman JayaKampar, Perak5320040n/an/aTuala

4.4 MEMO

Memo merupakan singkatan perkataan 'memorandum' yang bermaksud catatan atau peringatan. Memo juga merupakan sejenis surat dan berperanan untuk menyampaikan maklumat dalam sesuatu jabatan.

4.4.1 MEMO BENTUK BORANG

Memo jenis ini semua tajuk dan maklumat yang diperlukan telah dicatat dalam borang. Penulis hanya perlu mengisi atau menandakan sahaja pada ruang yang telah disediakan.

MEMO

Kepada

Daripada

Untuk Kelulusan ( )Sila Uruskan ( )

Untuk Makluman ( )Sila Bercakap ( )

Untuk Pandangan ( )Sila Taip ( )

Untuk difailkan ( )Sila Cetak ( )

Catatan:

Tandatangan: Tarikh:

4.4.2 MEMO BENTUK TERBUKA

Memo bentuk ini samalah seperti surat tetapi ada antara jabatan yang telah

membuat reka bentuknya yang tersendiri bagi tujuan memudahkan urusan.

Logo Institut Tadbiran Awam Negara(INTAN)

Ruj. Tuan:

Ruj. Kami:Tarikh:

Perkara:

Kepada:Salinan:

Daripada:

Catatan:

Tandatangan: Tarikh:

4.4.3 BAHASA MEMO

Gaya bahasa yang digunakan untuk menulis memo berbeza dengan gaya penulisan surat rasmi. Memo lebih memberi tumpuan kepada isi yang hendak disampaikan. Oleh sebab itu, bahasa yang digunakan seharusnya: Ringkas, padat dan jelas.

Lembut dan berdiplomasi.

Tidak menimbulkan sikap negatif kepada pembaca.

Tidak menimbulkan prasangka.

Elakkan daripada membuat teguran berbentuk negatif.

4.4.4 CONTOH BAHASA MEMO

Bersama-sama ini dikembalikan drat memo berkenaan. Drat ini kurang memuaskan dari segi t;jaan dan tatabahasa. Tuan diminta menu/is semu/a dengan membetu/kan ejaan dan tatabahasa yang te/ah ditanda sebe/um memo ini diedarkan.

Berdasarkan memo di atas, bahasa yang digunakan agak keras dan kurang berdiplomasi. Dengan menggunakan bahasa yang sedemikian, ia akan menyentuh perasaan pembaca atau penerimanya. Memo tersebut boleh ditulis seperti yang berikut:

Bersama-sama ini dkembalikan drat memo berkenaan. Drat ini telahpun disemak dan dikesan terdapat sedikit kesllapan ejaan dan latabahasa seperti yang telah ditandai. Saya berharap tuan dapat membaikinya sebelum mengedarkannya.

Penggunaan Ayat Pasif

Semua keputusan yang telah dibuat dalam mesyuarat hari ini hendaklah diambil tindakan seberapa segera.

4.4.5 KAEDAH PENULISAN Memo hendaklah ditulis secara ringkas iaitu dengan memulakan isi penting dan diikuti dengan data sokongan. Bahagian akhir ialah pernyataan tetang apa yang diharapkan oleh penulis. Kaedah ini dinamakan 'Kun Terbalik'.

1) Isi Penting

2)Data Sokongan

3) Harapan

4.4.6 LANGKAH MENULIS MEMO

I) Merancang:

Tujuan penulisan memo tersebut.

Mengenal pasti siapakah sasaran.

Apa yang diharapkan . Apakah reaksi pembaca apabila membaca memo tersebut.

II) Menulis

Menepati tujuannya. Gunakan bahasa yang ringkas, jelas dan lembut.

Satu isi satu perenggan.III) Menyemak

Maklumatnya adakah tepat dan betul. Tidak menuimbulkan sikap negatif pembaca.

Konstruktif.4.4.7 CONTOH MEMOMEMO

Kepada: Cik Hafizah Amsan

Daripada: Pengarah

Jabatan Perhubungan Awam

Berjaya Capital, Kuala Lumpur

Ucapan Tahniah

Saya mengucapkan tahniah atas kejayaan puan kerana menerima Anugerah Khidmat Cemerlang pada 2 Januari 2009.

Anugerah tersebut merupakan satu penghargaan dan pengiktirafan Jabatan terhadap segala usaha yang telah puan laksanakan sepanjang tahun 2008.Kejayaan puan merupakan dan kebanggaan semua kakitangan jabatan ini. Saya yakin anugerah yang puan perolehi ini akan menjadi pendorong kepada kakitangan lain di jabatan ini.

Saya yang ikhlas,

(Azureen Aziz)

Tarikh: 6 Januari 2009

4.5 LAPORAN TAHUNAN

Laporan Tahunan merangkumi semua aktiviti dan kewangan bagi sesebuah organisasi bagi jangka masa setahun. Ia disiapkan dan dicetak pada tahun berikutnya. Ia mengutamakan konsep waktu dan perkembangan positif atau negatif melalui peredaran masa. Laporan Tahunan mempunyai format dan gaya bahasanya yang tertentu.

4.5.1 FORMAT LAPORAN TAHUNAN

Laporan sesuatu syarikat/jabatan/badan bagi satu tahun seperti: Takwim.

Tahun kewangan.

Dirakamkan perjalanan badan berkenaan dari segi kemajuan dan kemundurannya, keahliannya, kewangannya, kegiatan dan lain-lain. 4.5.2 GAYA BAHASA Bersifat huraian dan penjelasan.

Lazimnya dilakukan mengikut kronologi.

Rujukan dilakukan berdasarkan detik,tempoh atau jangka masa tertentu.

Ungkapan waktu adalah penanda khusus laporan tahunan.

4.5.3 KEMAHIRAN MEMBUAT LAPORAN Setelah maklumat diperoleh dan diproses, kesimpulan tentang aspek yang penting hendaklah dibuat.

Kesimpulan atau rumusan adalah untuk memberi penekanan kepada dapatan penting isu utama atau pandangan penulis tentang tajuk berkenaan.

4.5.4 TUJUAN LAPORAN

Mengenal pasti masalah.

Memberi maklumat dan fakta.

Mencadangkan penyelesaian. Mencadangkan tindakan yang perlu dilakukan.

Membuat kesimpulan. Menilai sesuatu penyelidikan atau aktiviti.

Membuat rekod sesuatu peristiwa. Menganalisis aktiviti perniagaan. Mensintesis sesuatu pelan tindakan.

Menghuraikan sesuatu peristiwa, prosedur, tindakan dan lain-lain.

4.5.5 KESIMPULANLaporan Tahunan merupakan penerbitan wajib bagi kebanyakan organisasi di Malaysia seperti organisasi awam dan swasta. Penerbitan ini dilakukan bagi memenuhi keperluan undang-undang organisasi dan syarikat. Publik terpenting laporan tahunan ialah agensi kerajaan yang mengawal urusan organisasi tersebut.4.5.6 CONTOH PENULISAN LAPORAN TAHUNAN Laporan Tahunan 2008Syarikat XXX1Kandungan

2

Perutusan Ketua Pengarah

3Carta Organisasi

4

Pengurusan Tertinggi

5Pernyataan Visi dan Misi

6

Objektif dan Fungsi

7Profil dan Organisasi

8

BIdang Kuasa9Ringkasan Kemajuan

10

Pengurusan dan Pembangunan11Penyebaran dan Pengurusan Maklumat

12

Aktiviti yang telah dijalankan

13Pengeluaran Pemetaan

14

5.0 PERANAN PENGAMAL PERHUBUNGAN AWAM DALAM PENERBITANPeranan sebelum aktiviti berlangsung merupakan peringkat pertama Pengamal Perhubungan Awam dalam melakukan publisiti sesuatu aktiviti, program atau majlis yang akan diadakan oleh organisasinya. Hebahan atau publisiti yang ingin dilakukan boleh dibuat melalui penyiaran berita atau kenyataan akhbar.

5.1 PERANAN SEBELUM AKTIVITI BERLANGSUNGi) Menyediakan satu kenyataan media yang memuatkan informasi penting tentang aktiviti atau majlis yang bakal diadakan.ii) Mengurus sesi sidang media bagi menghebahkan aktiviti atau majlis dengan menjemput semua wakil media massa.iii) Mengambil inisiatif dengan mencuba mendapatkan slot dalam media elektronik seperti televisyen dan radio.iv) Menjemput semua wakil media massa untuk membuat liputan pada hari berlangsungnya aktiviti atau majlis itu.

5.2 PERANAN SEMASA AKTIVITI BERLANGSUNGi) Menyediakan semua bahan dan informasi yang berkaitan dengan aktiviti atau majlis itu.ii) Pengamal perhubungan awam juga perlu mengetahui banyak perkara tentang aktiviti atau majlis itu.iii) Memastikan bahan yang disediakan itu diterima oleh semua wakil media massa.iv) Memastikan tempat untuk mengadakan sidang akhbar itu disediakan.

v) Pengamal perhubungan awam perlu mendampingi ketua organisasi agar dapat membantunya semasa menjawab pertanyaan atau menyampaikan informasi kepada media massa.vi) Memastikan bahawa segala informasi yang diperlukan wakil media itu diperolehi.vii) Sebelum wakil media pulang, ucapkan terima kasih, memberi senyuman, atau memberikan cenderamata kepada wartawan dan jurugambar sebagai tanda terima kasih dan penghargaan.5.3 PERANAN SELEPAS AKTIVITI BERLANGSUNG Peranan dan tugas pengamal perhubungan awam tidak akan berakhir setelah berakhirnya majlis atau aktiviti itu. Pengamal perlu:i) Memastikan aktiviti atau majlis itu disiarkan di media massa.ii) Jika tidak disiarkan, pengamal perlu membuat tindakan susulan seperti membuat berita atau rencana berhubung dengan aktiviti atau majlis dari perspektif yang lebih menarik yang ada nilai berita, dan menghantarnya ke media massa yang tidak membuat liputan atau menyiarkannya.iii) Pengamal tidak seharusnya mendesak atau memaksa pihak media massa menyiarkan berita berkaitan dengan aktiviti atau majlis itu.

6.0 Etika dan undang-undang penerbitan.

Undang undang pertama yang memberi hak cipta pengarang ialah Statue of Anne yang diluluskan oleh Parlimen British pada 1710. Pada peringkat awal perundangan, pihak Inggeris memperakukan bahawa pengarang memiliki hak terhadap karyanya berdasarkan prinsip natural justice.

Hak cipta ialah hak eksklusif yang diberikan oleh undang undang kepada pencipta atau penerima haknya untuk mengawal pengeluaran semula atau berbagai bagai bentuk penggunaan semula karya berkenaan bagi sesuatu tempoh tertentu. Hak cipta menjadi harta intelek mereka dan mereka berhak melindunginya daripada sikap tidak bertanggungjawab sesetengah pihak yang cuba menyedut, memplagiat, mencetak rompak, meniru, dan mencedok karya tersebut serta mengubahsuainya.6.1 AKTA MESIN CETAK DAN PENERBITAN 1984

Suatu Akta yang digubal adalah bertujuan untuk mengawal selia penggunaan mesin cetak dan pencetakan, pengimportan, penghasilan, penghasilan semula, penerbitan dan pengedaran basil penerbitan dan mengenai perkaraperkara yang berkaitan dengannya. Undangundang ini diperkenan oleh Duli Yang Maha Mulia Seri Paduka Baginda Yang diPertuan Agong dengan nasihat dan persetujuan Dewan Negara dan Dewan Rakyat yang bersidang dalam Parlimen, dan dengan kuasa daripadanya. Akta ini bolehlah dinamakan Akta Mesin Cetak dan Penerbitan 1984 dan hendaklah mula berkuatkuasa pada tarikh yang telah ditetapkan oleh Menteri melalui pemberitahuan dalam Warta.

Tiada seorangpun boleh menyimpan mesin cetak untuk digunakan atau menggunanya melainkan jika dia telah diberi lesen di bawah subseksyen ( 3 ). Sesiapa yang menyimpan mesin cetak bertujuan untuk digunakan atau menggunanya tanpa lesen sah yang diberi di bawah subseksyen ( 3 ), atau berlanggar dengan mana mana syarat yang dikenakan di dalamnya, dianggap melakukan suatu kesalahan dan apabila disabitkan boleh dikenakan penjara selama tempoh tidak melebihi 3 tahun atau denda tidak melebihi dua puluh ribu ringgit atau kedua duanya dan deposit yang disimpan di bawah seksyen 10 boleh dilucutkan haknya oleh Mahkamah dan jika tiada pendakwaan maka mesin cetak itu bolehlah dilupuskan mengikut seksyen 19.

Selain itu, sesiapa yang mencetak, menghasilkan, menyebabkan atau membenarkan sesuatu hasil penerbitan atau dokumen dicetak dan dihasilkan menggunakan mesin cetak bagi maksud yang menyalahi undang undang seperti berbaur lucah atau bertentangan dengan kesopanan awam merupakan suatu kesalahan dan apabila disabitkan dengan kesalahan tersebut seseorang itu boleh dikenakan penjara selama tempoh tidak melebihi 3 tahun atau denda tidak melabihi dua puluh ribu ringgit atau kedua duanya. Seseorang itu juga tidak boleh mencetak, mengimport, menerbit, menjual, mengelilingi atau mengedar sebarang akhbar yang dicetak di Malaysia atau di Singapura melainkan jika permit di bawah perenggan ( a ) atau ( h ) subseksyen ( 1 ) seksyen 6 telah diberi telah diberi oleh Menteri berkenaan dengan akhbar itu. Seseorang yang melakukan kesalahan ini dan jika disabitkan boleh dikenakan penjara selama tempoh tidak melebihi 3 tahun atau denda tidak melebihi dua puluh ribu ringgit atau kedua duanya.

Menteri boleh menurut budi bicaranya yang mutlak memberi kepada sesiapa suatu permit untuk mencetak dan menerbitkan akhbar di Malaysia atau kepada sesiapa tuan punya mana mana akhbar di Singapura suatu permit membenarkan akhbar itu diimport, dijual, dikelilingi, atau diedar di Malaysia. Menteri juga boleh pada bila bila masa membatalkan atau menggantung sesuatu permit selama sesuatu tempoh yang difikirkannya mustahak. Setiap hasil penerbitan yang dicetak atau diterbitkan dalam Malaysia hendaklah dicetakkan nama dan alamat pencetak dan penerbitnya dengan cara yang mudah dibaca dalam Bahasa Malaysia atau Bahasa Inggeris pada lembaran yang pertama atau akhir. Sekiranya gagal berbuat demikian, seseorang itu boleh dikenakan penjara selama tempoh tidak melebihi setahun atau denda tidak melebihi lima ribu ringgit atau kedua duanya.

Seseorang Majistret boleh mengeluarkan waran geledah yang memberi kuasa kepada pegawai kanan barkuasa untuk memasuki dan menggeledah mana mana premis di mana disyaki dengan munasabahnya terdapat mesin cetak yang disimpan atau digunakan dengan melanggari seksyen 3, sebarang akhbar yang dicetak atau yang diimport atau diterbitkan dengan melanggari seksyen 5 atau sebarang hasil penerbitan larangan. Mereka juga boleh menahan, membuka dan memeriksa mana mana bungkusan atau artikel yang disyakinya mengandungi apa apa hasil penerbitan larangan atau apa apa hasil penerbitan yang boleh dikenakan larangan di bawah subseksyen ( 1 ) seksyen 7. Disamping itu, mereka juga diberi kuasa untuk menyita mana mana mesin cetak dan hasil penerbitan.

6.2 AKTA HAK CIPTA 1987Mengikut Akta ini, karya yang layak mendapat perlindungan hak cipta ialah karya sastera, muzik, seni, filem, rakaman bunyi, dan siaran. Karya sastera, muzik dan seni tidak layak mendapatkan hak cipta, melainkan usaha yang mencukupi telah dilakukan untuk menjadikan karya itu bersifat asli, telah ditulis, direkodkan atau dijadikan dalam bentuk bahan. Maksudnya, undang undang ini tidak melindungi idea tetapi pernyataan atau penzahiran idea itu dilindungi. Secara khusus, undang undang ini melindungi sesuatu karya daripada diterbitkan, dicetak dan diedarkan oleh pihak lain tanpa mendapat kebenaran terlebih dahulu daripada pencipta asalnya.7.0 KESIMPULAN

Seorang pengamal perhubungan awam harus menguasai pengetahuan dan kemahiran penulisan dan penerbitan kerana perlu menyampaikan maklumat yang terkini dan tepat kepada sama ada publik dalam organisasi ataupun publik luaran. Mereka merupakan penentu sama ada maklumat tentang sesebuah organisasi dapat disiarkan atau sebaiknya. Tanggungjawab dalam membuat penerbitan bukan hanya dipikul seorang diri. Jika terdapat kesilapan, maka akibatnya akan ditanggung oleh seluruh organisasi. Ini diibaratkan nila setitik rosak susu sebelanga.

Tugas penting seseorang pengamal perhubungan awam adalah memastikan liputan yang dibuat dapat disiarkan tanpa sebarang masalah. Hubungan yang baik dengan pihak media perlu diwujudkan dengan membantu penyediaan bahan informasi yang diperlukan supaya memudahkan kerja dan proses untuk mendapat berita yang sebenar.

Setiap penerbitan yang dikeluarkan adalah tertakluk kepada Akta Mesin Cetak Dan Penerbitan 1984. Seseorang akan disabitkan kesalahan dan dihadap ke mahkamah sekiranya tidak mematuhi undang-undang tersebut. Etika penerbitan perlu dijaga supaya kita tidak mengeluarkan kenyataan yang palsu ataupun yang mengelirukan publik.

Secara keseluruhan, pengamal perhubungan awam perlu sentiasa bersikap profesional dan bersedia untuk menangani apa-apa cabaran di samping berusaha mencari jalan tengah dengan memberi kepuasan kepada kedua-dua belah pihak.8.0 RUJUKAN1. Mohd Yahya Mohamed Ariffin, Amalan Perhubungan Awam Dan Protokol ,hlm 54 -742. Ina Ratna Mariani June Koncoro , Imn , Teknik Mencari Dan Menulis Berita , http://www.perpustakaan-online.blogspot.com/2008/04/teknik-penulisan-berita.html3. Zainal Bin Mohd Jais, Asas_Kewartawanan_Dan_Penulisan http://eprints.uum.edu.my/653/1/ASAS_KEWARTAWANAN_DAN_PENULISAN.pdf4. Memo Berkualiti, http://infolib.bernama.com/equip-bernama/images/nota_memo.pdf5. Undang-undang Malaysia, Akta 301, Akta Mesin Cetak Dan Penerbitan 1984 http://www.parlimen.gov.my/actindex/pdf/a301m.pdf6. Akta Mesin Cetak Dan Penerbitan 1984 http://mediamalaysia.com.my/site/?page_id=1667. Jackson Sawatan, Kaedah Penyediaan Kenyataan Akhbar ,12 Nov 2007 , http://www.jsawatan.com/2007/11/12/kaedah-penyediaan-kenyataan-akhbar/8. http://www.samples-help.org.uk/sample-invitations/9. http://weddings.lovetoknow.com/wiki/Wedding_Guest_List_Worksheet10. http://www.24karatdesigns.com/e-preparing-guest-list.htm