AGENSI-AGENSI SUKAN DI MALAYSIA

PENTADBIRAN AGENSI-AGENSI SUKAN KEBANGSAAN DAN ANTARABANGSA

PERLEMBAGAAN ORGANISASI BADAN-BADAN SUKAN KEBANGSAANDi dalam Akta Pembangunan Sukan 1997, (Akta 576) JADUAL KEDUA (Seksyen 19), iaitu Perlembagaan Dan Kaedah-Kaedah Badan Sukan Yang Bertindak Sebagai Badan Pengelola Atau Perwakilan Bagi Sukannya Di Peringkat Kebangsaan.

Perkara-perkara yang berikut hendaklah diperuntukkan dalam perlembagaan atau kaedah-kaedah: 1. Badan sukan hendaklah mempunyai tujuan dan matlamat yang berikut: (a) untuk menggalakkan dan membangunkan sukannya;(b) untuk mengekalkan hubungan baik dan kedudukan baik dengan badan pengelola dan pengawal seliaan antarabangsa.

(c) untuk memastikan bahawa perlembagaan dan kaedah- kaedahnya dipatuhi dan diikuti oleh semua anggotanya. (d) untuk mengawal dan menjalankan bidang kuasa ke atas semua aktiviti berhubungan dengan sukannya di Malaysia dan oleh wakil Malaysia di luar negara. 2. Aktivitinya dijalankan tanpa ada diskriminasi tentang jantina, ras, warna kulit, agama, asal usul, bahasa, kecenderungan politik atau apa-apa pandangan lain yang dipegang oleh anggotanya.

3. Prosedur pemilihan adalah terbuka dan adil. 4. Akaun teraudit sepenuhnya ,laporan segala aktiviti, penggunaan dan perbelanjaan wang yang sebelumnya dikemukakan kepada Pesuruhjaya berserta dengan apa-apa yang dikehendaki oleh Pesuruhjaya.

PROSESE PENTADBIRAN ORGANISASI SUKANPENGENALAN seseorang pentadbir perlu menjalankan tugas mengikut proses-proses asas.PERANCANGAN perancangan adalah penentuan terdahulu. Perancangan melibatkan tiga perkara; 1) Menentkan apa yang patut 2) Menentukan bagaimana ia patut dilakukan 3) Menentukan siapa yang akan melakukannya.

proses perencangan berkesan melibatkan lima perkara yang berterusan; 1) Menentukan objektif-objektif keseluruhan. 2) Menentukan objektif khusus. 3) Mengenalpastikan strategi atau tindakan khusus untuk mencapai objektif. 4) Menentukan piawai prestasi khusus untuk pencapaian objektif. 5) Menilai kemampuan.

3. PENGELOLAAN satu proses yang melibatkan dua atau lebih manusia mengembleng tenaga dan sumber untuk mencapai tujuan yang tertentu.empat prinsip pengelolaan yang dinyatakan oleh Leith (1990); 1) pembahagian tugas dan delegasi tanggungjawab. 2) mengekalkan hierarki autoriti. 3) menetapkan panduan tingkah laku. 4) membuat keputusan berdasarkan keupayaan dan bukan personaliti.

4. PENGARAHAN-mengikut Frost & Marshall (1997), pengarahan merupakan suatu proses yang menyebabkan sesuatu tindakan itu berlaku. - Proses itu melibatkan pemberian tunjuk ajar atau bimbingan, mempengaruhi orang lain atau membuat keputusan dan memberi arahan.

5. HAL KAKITANGAN -Tugas ini biasanya meliputi pemilihan kakitangan untuk tugas yang sesuai bagi menjayakan sesuatu aktiviti organisasi. -Tugas pentadbir adalah meliputi; 1) menentukan bilangan staf yang diperlukan. 2) mengetahui keupayaan dan kebolehan staf. 3)memastikan cara interaksi di antara staf.- Pentadbiran kakitangan melibatkan dua aspek utama iaitu kemanusiaan dan teknikal ( Voltmeter, Esslimger, McCue & Tillman, 1979).

6. MENYELARAS ATAU KOORDINASI -Tugas pentadbir ialah utk menyelaraskan program atau unit pentadbiran serta memastikan operasi berjalan mengikut perancangan yang telah ditetapkan. -menggalakkan komunikasi yang baik antara individu dalam setiap jabatan. - Untuk memastikan koordinasi yang baik, pentadbir perli mengikut prosedur yang betul;

Menggalakkan komunikasi secara formal.Mewejudkan peraturan-peraturan yang diterima umum.Mengadakan siten komunikasi formal.Menanam matlamat dominan dalam sanubari kakitangan.Buat pemerhatian rapat.Mengumumkan garis autiriti, tanggungjaeab, tugas dan pertalian unit.Aktiviti yang sama ditugaskan kepada unit pentadbiran yang sama.Mempiawaikan perlakuan.Mengharmonikan program dan polisi.Arahan patut lengkap dan jelas.Memupuk semangat berpasukan.Berkomunikasi terus dengan kakitangan.Pentadbir mesti merupakan seorang yang sudi mendengar pandangan kakitangan.Pertemuan sosial tidak formal patut digalakkan.

7. LAPORAN - Adalah kaedah yang sestematik untuk menilai kemampuan kakitangan. - Boleh dilakukan setiap minggu atau setiap bulan mengikut projek tertentu.8. BELANJAWAN - Belanjawan adalah aspek penting dalam pentadbiran yang tidak boleh diabaikan. - Mengikut Frost (1977), pentadbiran kewangan melibatkan empat langkah ; 1) mengumpul data atau maklumat. 2) menyediakan belanjawan. 3) mempersembahkan belanjawan. 4) membelanjakan peruntukan.

9. PENILAIAN ATAU KAWALAN - Dijalankan untuk mengetahui sama ada organisasi itu berjaya atau sebaliknya. - Tugas pentadbir menilai perancangan secara keseluruhan utk menentukan pencapaian objektif. - menilai sejauh manakah sumber-sumber digunakan secara maksimum

PENGENDALIAN MESYUARAT

MESYUARAT:Mesyuarat ialah satu aktiviti yang berdasarkan komunikasi dua hala antara individu dalam situasi formal.Tujuan mesyuarat:untuk bertukar-tukar fikiran dan pendapat.menyelesaikan masalah berbangkit.membuat keputusan.memberikan maklumat dan mendapatkan maklumat daripada pelbagai pihak.

Agenda MesyuaratPerutusan pengerusiPengesahan minit mesyuarat yang lepasPerkara-perkara berbangkitLaporan bendahariLaporan setiausahaAgenda mesyuaratHal-hal lainMenetapkan tarikh mesyuarat yang akan datangPenangguhan mesyuarat

PERMULAAN:Agenda dan minit mesyuarat lepas diedarkan kepada ahli yang tidak bawa. Selepas dipastikan korum mencukupi, pengerusi mengisytiharkan mesyuarat dibuka dengan rasmi.

PERKARA BERBANGKIT:Mesyuarat meneliti perkara-perkara yg tercetak dalam minit mesyuarat satu persatu. Ahli boleh membangkitkan soalan dan dijawab setiausaha/orang berkenaan. Hanya dibenarkan meminta maklumat.Seterusnya, barulah presiden beralih kepada perkara lain yang disusun untuk dibincangkan.

PENGESAHAN:Bagi setiap pembetulan, presiden mesti menurunkan tangdatangan ringkasnya. Presiden mempelawa cadangan dan seterusnya sokongan minit itu disahkan sebagai betul. Setelah disahkan, presiden menandatangani minit mesyuarat dengan menulis tarikh di tempat yang disediakan.

MENAMATKAN MESYUARAT:Masa yang sesuai mesyuarat ditutup terpulang kepada presiden. Sebelum menutup mesyuarat, presiden mengucapkan terima kasih kepada ahli. Apabila segala telah selesai, presiden menjemput seorang pencadang dan penyokong untuk mesyuarat ditamatkan. Tarikh mesyuarat yang akan datang ditetapkan terlebih dahulu sebelum mesyuarat ditangguhkan.

AGENSI-AGENSI SUKAN DI MALAYSIA

MAJLIS OLIMPIK MALAYSIA (MOM)Ditubuhkan pada tahun 1953.Tanggungjawab MOM:Menghantar atlit ke luar negara.Menentukan kriteria-kriteria kelayakan bagi sukan individu dan sukan berpasukan untuk menyertai pertandingan antarabangsa.Objektif MOM:Menggalakkan dan memajukan sukan amatur di Malaysia.Mengelola Sukan Olimpik, Sukan Daerah atau Sukan antara Daerah di samping menaja pasukan-pasukan yang mewakili Malaysia untuk mengambil bahagian dalam sukan.

Struktur Pentadbiran MOM:Presiden seorangTimbalan Presiden seorngNaib Presiden 4 orangSetiausaha Kehormat seorang Penolong Setiausaha Kehormat seorang Bendahari seorang Penolong Bendahari Kehormat seorang

Tugas Pegawai Bertugas:Presidenbertanggungjawab menghadiri semua mesyuarat MOM termasuk Mesyuarat Jawatankuasa Kerja dan mengawal disiplin, mengesah pengundian, minit mesyuarat dan menandatangani.Timbalan dan Naib Presidenambil alih tugas Presiden semasa ketiadaannya.3) Setiausaha Kehormat pengurusan perniagaan MOM ikut undang- undang dan mengemukakan arahan dalam Mesyuarat Jawatankuasa. membuat surat-menyurat dan kertas kerja.

4) Penolong Setiusaha Kehormatmembantu menjalankan tugas Setiausaha Kehormat.Bendahari kehormatpengurusan kewangan dan kemasukan akaun dan pembetulannya.menyediakan Penyata Terima Bayaran dan Kunci Kira-kira untuk diauditkan pd setiap akhir tahun.Penolong BendahariKehormatmenjalankan tugas sperti di atas dan ambil alih tugas Bendahari Kehormat jika beliau tidak hadir.

KEMENTERIAN BELIA DAN SUKAN (KBS)

Wujud pada tahun 1964 sebagai Kementerian Kebudayaan, Belia dan Sukan (KKBS).Peranan KBS: Menguruskan kegiatan sukan berprestij tinggi dengan sukan rekreasi.

Bidang tugas:Cawangan Penggalakanmengadakan program latihan kepimpinan penggerak sukan, rekreasi dan kecergasan.memperkenalkan konsep idea Malaysia Cergas sebagai amalan hidup yang aktif dan sihat.mengorientasikan nilai dan sikap kesukanan bagi membantu menyelesaikan masalah sosial. Cawangan Perkhidmatanmerancang pembangunan kemudahan dan membekal peralatan sukan untuk penyertaan yang lebih luas.mewujudkan perhubungan berkesan dengan pertubuhan sukan, rekreasi dan kecergasan di dalam dan di luar negara.

Cawangan Penyelidikan menguruskan latihan dan kerjaya pegawai atau kakitangan.membuat kajian dan dokumentasi dalam aspek kemajuan sukan, rekreasi dan kecergasan.4) Pusat Sukan menyediakan khidmat kepakaran dalam pembelajaran dan latihan sukan, rekreasi dan kecergasan.menggalakkan penyertaan ramai daripada berbilang kaum melalui penyediaan kemudahan sukan, rekreasi dan kecergasan.

MAJLIS SUKAN NEGARA MALAYSIA (MSN)Ditubuhkan pada 27 Februari 1972 di bawah Akta Majlis Sukan Negara Malaysia 1971.Tugas MSN:Memberi nasihat kepada menteri tentang perkara-perkara berhubung dengan sukan.Menyelaras kegiatan sukan yang diselaraskan oleh pihak kerajaan dan bukan kerajaan.Membuat syor kepada kerajaan mengenai cara dan dasar untuk memajukan sukan dan melaksanakannya jika diluluskan.Menggalakkan penyertaan dalam sukan di dalam dan luar negara.

Carta Organisasi MSNPENGERUSIKETUA PENGARAHPENTADBIRAN DAN KEWANGANPERSEDIAAN ANTARABANGSA (LATIHAN)PEMBANGUNANINSTITUT SUKAN NEGARAUNIT PERSEDIAAN ATLIT KOMANWEL (UPAK)

MAJLIS SUKAN SEKOLAH MALAYSIA (MSSM)Ditubuhkan pada bulan Februari 1958 .Diberi nama Majlis Sukan Sekolah-sekolah Perseketuan Malaya.Tahun 1968 telah diambil alih oleh Kementerian Pelajaran dan bertukar kepada MSSM.

Tujuan MSSM:Menggalakkan, memajukan, memelihara dan mengatur aktiviti sukan dalam semua Majlis Sukan Sekolah-sekolah Negeri di Malaysia.Mengelola dan menjalankan semua aktiviti permainan dan sukan Majlis Sukan Sekolah-sekolah antara negeri dan diperingkat antarabangsa.Mengelola dan menjalankan kursus-kursus bagi jurulatih sekolah dan latihan pusat bagi para atlit sekolah di peringkat kebangsaan.Menyelaraskan segala peraturan dan undang-undang pertandingan permainan dan sukan di peringkat sekolah, negeri dan kebangsaan.

PENGURUSAN KEWANGAN

PENGURUSAN BELANJAWANMelibatkan 3 langkah :

Pelan strategik belanjawan : pihak pengurusan atas menentukan tujuan dan objektif organisasi dan memperuntukkan wang yang dirancang.Tanggungjawab belanjawan :mengesahkan peruntukan digunakan dengan sah dan cekap.Rancangan teknikal dan mekanikal: mengadakan sistem perakaunan dan keselamatan, struktur kewangan dan proses belanjawan.

PERAKAUNANTerbahagi kepada 2 :Perakaunan statik : meliputi rekod angka kedatangan kakitangan, inventori alat dan barang-barang.Perakaunan kewangan : melibatkan rekod penggunaan peruntukan dalam organisasi.

Objektif:-Memberi maklumat bagi membuat keputusan berkenaan pengurusan sumber yang terhad.Mengarah dan mengawal secara berkesan sumber kemanusiaan dan barangan.Mengurus dan melapor tentang penjagaan sumber.

PERAKAUNAN KOSDikenali sebagai keberkesanan kos/ analisa keuntungan kos.Tujuan :menilai keuntungan perkhidmatan yang diterima dalam unit yang boleh ukur.Menolong pentadbir organisasi menumpu perhatian ke atas penggunaan peruntukkan dengan cara yang paling cekap.Dilakukan dengan membandingkan kos-kos program

BELANJAWANIalah pelan kewangan yang digunakan sebagai alat kawalan untuk operasi. Ia menganggarkan kos masa depan dan merupakan pelan sistematik untuk penggunaan sumber manusia, bahan mentah ataupun sumber lain. (Kohler, 1961 ; Steddry, 1960).

Ia dibentuk untuk memberi maklumat kepada pembuat keputusan dan menunjukkan keputusan-keputusan yang telah dibuat (Freeman, Shoulder & Lynn, 1988).

PROSES BELANJAWANmeliputi perancangan untuk memenuhi keperluan programpendidikan jasmani dan sukan, mengemaskinikan rekod dan mengawal sistem kira-kira Mengikut Frost(1977):Mengumpul data ataupun maklumatMenyediakan belanjawanMempersembahkan belanjawanMembelanjakan peruntukan

KELEBIHAN MENYEDIAKAN BELANJAWANMerupakan cara objektif untuk menganalisis program pendidikan jasmani dan sukan.Diguna untuk mempersembahkan keperluan kewangan dan untuk meminta sokongan dari pihak atasan.

Pentadbir dapat menghapuskan aktiviti yang tidak boleh dibiayai lagi dan mengembang pelan jangka panjangMembenarkan pengukuran dan pengesahan kemajuan program dan membuat analisa.Membenarkan pemindahan sumber-sumber mengikut keutamaan

PRINSIP BELANJAWANBersikap konservatif kerana menggunakan wang orang ramai.Berdasarkan perbelanjaan dan pendapatan dari belanjawan sekurang-kurang tiga tahun yang lepas.Tumpukan perhatian kepada faktor-faktor yang mungkin mempengaruhi perbelanjaan dan pendapatan.

Rancangan seharusnya mengambil kira 10% peristiwa yang berlaku di luar jangkaan.Melibatkan semua individu secara langsung dalam proses perancangan.Dipersetujui pihak atasan.Mengumumkan belanjawan kepada pihak pengguna yang terlibat

JENIS BELANJAWAN

BELANJAWAN BARISMenyenaraikan barang-barang untuk dibeli, perkhidmatan dan gaji yang perlu dibayar.Kelemahan:Menerima keputusan lepas tanpa memeriksa dengan teliti dan menggunakan kriteria politik untuk mendapat sokongan kewangan bagi program baru.Tidak menjalankan analisa kos-faedah.

Ringkasan belanjawan item-barisNo. akaunTajuk akaun1992Sebenar1993Sebenar1994Unjuran13-100Jabatan Pendidikan Jasmani01Gaji 145 000148 000155 00002Telefon 70075080003Pos 10001100120004Percetakan 9001000110005Alat tulis80085090006Pengangkutan 58006000620007Tuntutan elaun (makan/harian/penginapan)20002200240008Latihan kemajuan staf200023 00026 000

BELANJAWAN PROGRAM/PRESTASISistem yang baru dan lebih diperlukan untuk organisasi yang besar.Dua contoh ialah:Sistem PPBES(Planning, Programming, Budgeting and Evaluation System)Sistem BZB(Zero-base)

SISTEM PPBESSistem ini tiga proses iaitu proses perancangan, memprogram dan membuat belanjawan.Boleh dirancang lebih dari satu tahun dan belanjawan boleh dibanding dengan yang lama untuk menentukan cara yang paling cekap menggunakan peruntukan.

5 langkah Sistem PPBES:Membentuk pelan jangka panjang. Menentukan objektif dan kriteria pengukuran.Untuk menjelaskan kepada pihak atasan dan mengingatkan diri sendiri tentang apa yang perlu dicapai.Menggaris kaedah pengukuran tahap perkhidmatan dan kaedah untuk penentuan penyelesaian program.Mengenal pasti program-program yang sama atau yang mempunyai objektif yang berkaitan.

2. Menentukan program spesifik. Menentukan bentuk program dan mempertimbangkan alternatif.Program yang ditentu mesti berdasarkan kos dan keberkesanannya.Objektif program adalah untuk merancang satu strategi yang boleh bergerak baik di samping membuat pilihan alternatif.

Anggaran belanjawan untuk program dan peruntukan sumber.Masa, tempoh dan kos merupakan perkara yang ditimbulkan.Sumber yang diperlukan dan punca sumber dipersoalkan.Program jenis ini selalu mengambil masa lebih dari setahun dan belanjawan yang dirancang adalah dianggarkan selama 3 hingga 5 tahun.

4.Pelaksanaan program.Pemberatan peruntukan diberi mengikut kepentingan perkara yang terlibat.Prioriti pelaksanaan program ialah mencapai objektif organisasi.tindakan susulan diambil untuk mengatasi masalah yang timbul atau memberhentikan program tersebut jika terpaksa.

5. Penilaian pencapaian. Mengkaji keberkesanan organisasi menggunakan sumber yang disediakan untuk memenuhi pelan ataupun objektif yang ditetapkan

SISTEM PPBESKelebihan:Menggabungkan perancangan dan anggaran belanjawan.Proses perancangan adalah berterusanMaklumat berkenaan jumlah kos sistem adalah berorientasikan output atau program.Analisa kos-faedah secara formal dijalankan.Memberi penekanan terhadap menganalisa program alternatif dan kaedah alternatif bagi pencapaian objektif organisasi.Ia tidak menggunakan kriteria politik untuk mendapat peruntukan belanjawan.

Kelemahan:Sukar dalam keadaan tertentu untuk mengasingkan matlamat eksplisit yang boleh diukur dan kemudian menilai alternatif yang mungkin untuk matlamat tersebutAhli politik tidak memisahkan program dengan matlamat Masalah bayaran kemudahan untuk penggunaan dalaman sukar ditetapkan.Fungsi lama yang telah lama wujud di dalam jabatan sukar untuk diubah.

BELANJAWAN ZERO-BASE (BZB)Belanjawan ini diasaskan pada tahun 1969 dan dicetak pada tahun 1973.BZB ialah program jangka panjang.Ia memerlukan kakitangan yang bersedia untuk menukar tabiat dan pemikiranMerupakan satu pendekatan revolusi untuk menentukan prioriti program dan untuk mengurang ketidakcekapan.BZB mula tanpa sebarang peruntukan. Ia memenuhi permintaan anggaran belanjawan, mengenal pasti dan menilai semua aktiviti dan menempatkannya mengikut kepentingan.

KELEBIHAN BZBMemaksa penentuan objektif, matlamat dan prioriti program.Tidak membenarkan ketidakberkesanan dikekalkan.Perkara yang tidak menghasilkan keputusan yang diingini akan dibatalkan dan perkara baru dipilih untuk menggantikannya.Proses in berulang.

KELEMAHAN BZBPembentukan anggaran belanjawan ini memakan masa yang lebih panjang terutamanya dalam organisasi besar.

PROSES PEMBENTUKAN BZBMengenal pasti unit pembuat keputusan.Unit pembuat keputusan merupakan kumpulan dalam organisasi yang mempunyai autoroti dan tanggungjawab untuk merancang dan mengawal sumber kewangan.Contoh: ketua unit dan penyelaras.

2. Menyediakan permintaan anggaran belanjawan unit.Ia meliputi kos setiap peserta, bilangan peserta,kutipan masuk, keputusan pertandingan dan lain-lain.Penjelasan yang lebih perinci diberi mengikut format tertentu:Apakah yang diperluMengapa item berkenaan dicadangkanObjektif yang boleh dipenuhiCadangan kos dan kebaikan permintaan ituAlternatif lain jika permintaan tidak dipersetujui

3. Menilai dan menyusun semua alternatif dalam pakej membuat keputusan.Pentadbir menyenaraikan permintaan mengikut kategori dan seterusnya menyenaraikan butiran-butiran di dalam setiap kategori itu.

4. Menyediakan anggaran belanjawan tahunan.Selepas anggaran disusun mengikut kepentingan, langkah seterusnya ialah untuk menyediakan satu anggaran belanjawan tahunan yang terperinci.

Sumber rujukan:Wee Eng Hoe, Organisasi dan Pentadbiran Sukan dan Pendidikan Jasmani, Siri Pengajaran Sukan, Penerbit Fajar Bakti Sdn. Bhd. 1994 http://kokurikulum.wikispaces.com/file/view/PANDUAN_PENGENDALIAN_MESYUARAT.pdf