KERAJAAN MALAYSIA

SURAT PEKELILING AM BILANGAN 2 TAHUN 2009

SISTEM PENTADBIRAN KERAJAAN MALAYSIA (SPKM) DI LUAR NEGERI

JABATAN PERDANA MENTERI MALAYSIA

24 Ogos 2009

Diedarkan kepada:

Semua Ketua Setiausaha Kementerian Semua Ketua Jabatan Persekutuan Semua Setiausaha Kerajaan Negeri Semua Pihak Berkuasa Berkanun Semua Pihak Syarikat Berkaitan Kerajaan

2. LATAR BELAKANG 2.1 Konsep Organisasi Bersepadu yang berkuat kuasa mulai 3

November 1987 melalui Surat Pekeliling Am Bil. 7 Tahun 1987 telah

dilaksanakan dengan tujuan untuk mewujudkan satu sistem pengurusan

pusat yang kemas, teratur dan lebih berkesan serta mengoptimumkan

penggunaan sumber termasuk kemudahan pejabat dan tenaga manusia

bagi semua Perwakilan dan agensi-agensi Kerajaan Malaysia di luar

negeri.

2.2 Dengan mengambil kira perkembangan semasa, pertambahan

bilangan agensi-agensi Kerajaan Malaysia di luar negeri serta untuk

menangani isu dan cabaran berbangkit, Kerajaan telah memutuskan

untuk memperkenalkan sistem pengurusan pentadbiran baru iaitu

Sistem Pentadbiran Kerajaan Malaysia (SPKM) di Luar Negeri bagi

menggantikan Konsep Organisasi Bersepadu.

3. TAFSIRAN SISTEM PENTADBIRAN KERAJAAN MALAYSIA DI LUAR NEGERI

3.1 Sistem Pentadbiran Kerajaan Malaysia di Luar Negeri bermaksud

peraturan-peraturan dan garis panduan yang terkandung di dalam Surat

Pekeliling Am Bil. 2 Tahun 2009.

3.2 Sistem Pentadbiran Kerajaan Malaysia di Luar Negeri

menggariskan semua aspek pengurusan Perwakilan dan agensi-agensi

Kerajaan Malaysia di luar negeri yang dipusatkan di bawah pengurusan

seorang Ketua Perwakilan yang bertanggungjawab terhadap program

yang telah ditetapkan di dalam Surat Pekeliling Am Bil. 2 Tahun 2009

3

ini. Program-program yang dimaksudkan ialah program-program politik,

ekonomi, sosial, pentadbiran dan keselamatan. Butiran lanjut program-

program tersebut adalah seperti di Lampiran (I). Hal-hal yang

berkaitan dengan pengendalian program pula adalah di bawah

tanggungjawab pegawai agensi yang berkenaan.

3.3 Ketua Perwakilan dalam konteks Sistem Pentadbiran Kerajaan

Malaysia di Luar Negeri adalah merujuk kepada:

i. Duta Besar Malaysia atau Pesuruhjaya Tinggi Malaysia

yang di tauliah oleh Seri Paduka Baginda Yang di-Pertuan

Agong ke negara berkenaan;

ii. Wakil Tetap Malaysia ke Pertubuhan Antarabangsa dan

Serantau yang mendapat surat lantikan daripada YB

Menteri Luar Negeri dan diperkenan oleh Seri Paduka

Baginda Yang di-Pertuan Agong;

a. Wakil Tetap Malaysia ke PBB bagi New York; b. Wakil Tetap Malaysia ke PBB bagi Geneva; dan c. Wakil Tetap Malaysia ke ASEAN.

iii. Presiden Pusat Persahabatan dan Perdagangan Malaysia

di Taipei yang memperolehi surat lantikan daripada YB

Menteri Luar Negeri;

iv. Konsul Jeneral yang memperolehi surat lantikan dari YB

Menteri Luar Negeri; dan

4

v. Konsul yang memperolehi surat lantikan dari YB Menteri

Luar Negeri.

3.4 Perwakilan Malaysia dan Agensi Kerajaan Malaysia di luar negeri adalah seperti yang berikut:

i. Kedutaan Besar Malaysia / Suruhanjaya Tinggi Malaysia;

ii. Perutusan Tetap Malaysia ke Pertubuhan Antarabangsa

dan Serantau-

a. PBB di New York;

b. PBB di Geneva; dan

c. ASEAN di Jakarta.

iii. Pusat Persahabatan dan Perdagangan Malaysia di Taipei;

iv. Konsulat Jeneral / Konsulat; dan

v. Mana-mana pejabat yang penubuhannya diluluskan oleh

Kerajaan Malaysia.

5

4. PELAKSANAAN SISTEM PENTADBIRAN KERAJAAN MALAYSIA DI LUAR NEGERI

Bagi tujuan pelaksanaan Sistem Pentadbiran Kerajaan Malaysia di Luar

Negeri, semua agensi hendaklah mematuhi perkara dan peraturan

berikut:

4.1 Kemudahan Perkhidmatan Luar Negeri

Bagi tujuan keseragaman pelaksanaan dan penyelarasan

kemudahan-kemudahan perkhidmatan luar negeri, semua

pegawai yang berkhidmat di luar negeri seperti yang ditafsirkan di

bawah perkara liputan di dalam Pekeliling Perkhidmatan Bil. 2

Tahun 1994 (Peraturan Khidmat Luar Negeri) adalah tertakluk

kepada Pekeliling berkenaan kecuali jika dinyatakan sebaliknya.

4.2 Perancangan Arahan Penempatan

4.2.1 Agensi-agensi Kerajaan Malaysia bertanggungjawab

memaklumkan Kementerian Luar Negeri mengenai perancangan

penempatan pegawai sebelum arahan penempatan dikeluarkan.

Ini adalah untuk memastikan urusan persetujuan dan penerimaan

oleh negara tuan rumah sekiranya diperlukan diperolehi terlebih

dahulu sebelum pegawai melaporkan diri untuk bertugas.

4.2.2 Kementerian Luar Negeri juga akan menyelaraskan jawatan

serta penentuan gelaran jawatan diplomatik pegawai mengikut

Pekeliling Perkhidmatan Bil. 2 Tahun 1994 dan peraturan Vienna

Convention on Diplomatic Relations 1961.

6

4.2.3 Agensi-agensi Kerajaan Malaysia hendaklah memastikan

bahawa segala keperluan pentadbiran dan kewangan dipatuhi

sebelum penempatan pegawai dilakukan.

4.3 Kursus Pra-Penempatan / Penempatan Sementara

4.3.1 Agensi-agensi Kerajaan Malaysia adalah diwajibkan untuk

menghantar pegawai yang pertama kali ditempatkan di luar negeri

menghadiri kursus Pra-Penempatan (pre-posting) yang dianjurkan

oleh Kementerian Luar Negeri melalui Institut Diplomasi dan

Hubungan Luar (IDHL) dari semasa ke semasa.

4.3.2 Agensi-agensi Kerajaan Malaysia adalah juga digalakkan

untuk menghantar pegawai ke Kementerian Luar Negeri atau

mana-mana Kementerian / Agensi yang berkaitan secara

penempatan sementara (temporary attachment) yang bertujuan

untuk mendedahkan serta memahirkan pegawai dengan isu-isu

yang spesifik sebelum ditempatkan di luar negeri.

4.4 Penubuhan pejabat baru, penutupan pejabat atau pindah lokasi pejabat, pengembangan program, penaiktarafan atau penambahan jawatan

4.4.1 Penubuhan pejabat baru, penutupan atau pindah lokasi

pejabat, pengembangan program, penaiktarafan atau

penambahan perjawatan sedia ada mestilah dirujuk terlebih

dahulu kepada Jawatankuasa Penyelarasan Sistem Pentadbiran

Kerajaan Malaysia di Luar Negeri seperti yang dinyatakan di

dalam perenggan 5 Arahan Pentadbiran ini.

7

4.5 Jawatankuasa Pengurusan di Perwakilan

4.5.1 Ketua Perwakilan adalah bertanggungjawab untuk

mempengerusikan semua Jawatankuasa Pengurusan di

Perwakilan seperti yang ditetapkan oleh peraturan-peraturan yang

berkuat kuasa. Senarai Jawatankuasa Pengurusan terbabit

adalah seperti di Lampiran (II).

4.6 Bangunan yang sama atau berhampiran

4.6.1 Pejabat agensi Kerajaan Malaysia hendaklah, seboleh-

bolehnya ditempatkan di dalam satu bangunan ataupun di

bangunan-bangunan yang berhampiran dengan Perwakilan. Ini

adalah bagi tujuan memastikan pengurusan pejabat yang lebih

berkesan termasuk pengiktirafan status diplomatik yang

ditetapkan daripada negara tuan rumah. Ianya juga memudahkan

pemusatan perkhidmatan supaya penggunaan kemudahan-

kemudahan pejabat dapat dioptimumkan.

4.6.2 Walau bagaimanapun, sekiranya terdapat kekangan dari

segi ruang pejabat atau pertindihan tugas mengikut keperluan,

agensi Kerajaan Malaysia adalah dibenarkan beroperasi di

premis berasingan dalam lingkungan tidak melebihi 25 kilometer

setelah mendapat persetujuan Ketua Perwakilan dan

penerimaan negara tuan rumah. Pejabat berkenaan hendaklah

menggunakan nama Perwakilan dahulu dan diikuti dengan nama

agensi yang berkenaan.

8

4.6.3 Sebarang cadangan untuk menempatkan atau

menubuhkan pejabat yang di luar lingkungan 25 kilometer

hendaklah dirujuk terlebih dahulu kepada Kementerian Luar

Negeri bagi tujuan mendapatkan persetujuan negara tuan rumah.

4.7 Pengurusan Kewangan

4.7.1 Ketua Perwakilan adalah bertanggungjawab untuk

memastikan pengurusan kewangan dikendalikan mengikut

peraturan dan tatacara kewangan yang ditetapkan. Semua

laporan perbelanjaan bulanan dan suku tahun hendaklah

dimaklumkan kepada Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan

Akaun (JPKA) yang dipengerusikan oleh Ketua Perwakilan.

4.8 Perjawatan/ Perkhidmatan

4.8.1 Ketua Perwakilan adalah bertanggungjawab untuk

memastikan semua keperluan perjawatan dan perkhidmatan

Kakitangan Ambilan Tempatan (KAT) mematuhi semua

peraturan yang telah ditetapkan di bawah Syarat-syarat dan

Peraturan-peraturan Perkhidmatan KAT di bawah Surat Pekeliling

Am No. 2 Tahun 1978 (Sulit 202/4) atau pindaan yang dilakukan

dari semasa ke semasa.

4.8.2 Perjawatan bagi Kakitangan dari Malaysia pula adalah di

bawah tanggungjawab agensi-agensi yang berkenaan.

4.8.3 Ketua Perkhidmatan / Ketua Jabatan boleh mewakilkan

tanggungjawab kepada Ketua Perwakilan sebagai Pegawai

9

Penilai Pertama dalam menyelia dan menyediakan Laporan

Nilaian Prestasi Tahunan dan Laporan Sulit Khas pegawai

yang mengetuai mana-mana agensi Kerajaan Malaysia di luar

negeri. Laporan-laporan tersebut kemudiannya, hendaklah

disampaikan kepada Ketua Perkhidmatan/Ketua Jabatan

berkaitan selaku Pegawai Penilai Kedua.

4.8.4 Bagi mana-mana pegawai yang mengetuai agensi-agensi

Kerajaan Malaysia di luar negeri yang Laporan Nilaian Prestasi

Tahunan dan Laporan Sulit Khasnya tidak disediakan oleh Ketua

Perwakilan, Ketua Perkhidmatan / Ketua Jabatan masing-masing

boleh mendapatkan perakuan dan sokongan daripada Ketua

Perwakilan.

4.9 Keselamatan Pejabat

4.9.1 Ketua Perwakilan adalah bertanggungjawab bagi

menentukan segala urusan keselamatan Perwakilan dan agensi-

agensi Kerajaan Malaysia berjalan dengan lancar dan berkesan.

Jika sekiranya Jawatankuasa Keselamatan berpendapat bahawa

perlunya pemeriksaan keselamatan dijalankan kerana ancaman

penyuluhan ke atas Perwakilan maka Jawatankuasa Keselamatan

hendaklah mendapatkan Khidmat Pasukan Teknikal Cawangan

Khas.

4.10 Surat-menyurat dan Komunikasi

4.10.1 Segala urusan surat-menyurat berhubung dengan perkara-

perkara rasmi dengan kerajaan tuan rumah hendaklah dibuat

10

menggunakan saluran diplomatik ataupun tatacara berdasarkan

kepada budi bicara Ketua Perwakilan.

4.10.2 Agensi-agensi Kerajaan Malaysia boleh berkomunikasi

dengan mana-mana pihak dalam negara tuan rumah dengan

menggunakan kepala surat agensi masing-masing setelah

berunding dengan Ketua Perwakilan.

4.11 Laporan

4.11.1 Pegawai agensi bertanggungjawab untuk mengemukakan

laporan ke ibu pejabat masing-masing mengikut arahan Agensi-

masing-masing. Walau bagaimanapun, sekiranya ada keperluan

dan ianya mempunyai hubungan dengan kepentingan negara,

salinan laporan tersebut hendaklah dikemukakan kepada Ketua

Perwakilan untuk makluman.

4.12 Penugasan oleh Ketua Perwakilan

4.12.1 Ketua Perwakilan boleh menggunakan budi bicaranya

untuk memberi penugasan kepada agensi-agensi Kerajaan

Malaysia di bawah tanggungjawabnya selain daripada tugasan

yang ditetapkan oleh Ketua Perkhidmatan Jabatan masing-

masing. Senarai Am penugasan adalah seperti di Lampiran (III) dan ianya tertakluk kepada semakan semula dari semasa ke

semasa.

4.12.2 Pegawai-pegawai daripada semua agensi Kerajaan

Malaysia yang diletakkan di bawah tanggungjawab Ketua

11

Perwakilan juga perlu memberikan kerjasama penuh kepada

setiap tugasan yang diarahkan oleh Ketua Perwakilan dari

semasa ke semasa termasuk perkongsian sumber dan aset.

5. JAWATANKUASA PENYELARASAN SISTEM PENTADBIRAN KERAJAAN MALAYSIA DI LUAR NEGERI

5.1 Sebuah Jawatankuasa Penyelarasan dan Pemantauan Sistem

Pentadbiran Kerajaan Malaysia di Luar Negeri akan ditubuhkan di

peringkat pusat. Ia akan dipengerusikan oleh Ketua Setiausaha,

Kementerian Luar Negeri dan dianggotai oleh wakil daripada semua

agensi Kerajaan Malaysia yang mempunyai pejabat di luar negeri.

Jawatankuasa ini akan mengadakan mesyuarat setiap enam (6) bulan.

Sungguhpun demikian, Pengerusi boleh memanggil mesyuarat pada

bila-bila masa sekiranya perlu atau jika diminta oleh mana-mana agensi.

Kementerian Luar Negeri akan bertindak selaku Urus setia Pusat bagi

Jawatankuasa ini.

5.2 Di peringkat Perwakilan, Jawatankuasa Sistem Pentadbiran

Kerajaan Malaysia di Luar Negeri perlu ditubuhkan dengan kekerapan

mesyuaratnya diadakan sekurang-kurangnya sekali setiap enam (6)

bulan. Jawatankuasa ini dipengerusikan oleh Ketua Perwakilan dan

dianggotai oleh pegawai daripada agensi Kerajaan Malaysia yang lain.

Laporan keberkesanan pelaksanaan Sistem Pentadbiran Kerajaan

Malaysia di Luar Negeri di Perwakilan perlu dihantar ke Urus setia Pusat

dari semasa ke semasa. Walau bagaimanapun, mesyuarat koordinasi

bersama agensi di Perwakilan hendaklah diteruskan mengikut amalan

semasa.

12

6. PEMAKAIAN

6.1 Peraturan ini adalah terpakai kepada:-

6.1.1 Semua Kementerian dan Jabatan Persekutuan; dan

6.1.2 Semua Kerajaan-kerajaan Negeri, Badan-badan

Berkanun dan Syarikat-syarikat Berkaitan Kerajaan

Malaysia, tertakluk kepada penerimaan oleh pihak

masing-masing.

7. KUAT KUASA DAN PEMBATALAN

7.1 Peraturan-peraturan dalam Surat Pekeliling ini berkuat kuasa

mulai dari tarikh ianya dikeluarkan.

7.2 Dengan berkuat kuasanya Surat Pekeliling Am Bil. 2 Tahun 2009,

Surat Pekeliling Am Bil. 7 Tahun 1987 bertarikh 3 November 1987

adalah dibatalkan. Surat Pekeliling Am Bil. 2 Tahun 2009 ini hendaklah

diguna pakai bersama Pekeliling Perkhidmatan Bil. 2 Tahun 1994

(Peraturan Khidmat Luar Negeri) dan Surat Pekeliling Perkhidmatan No.

2 Tahun 1978 (Sulit 202/4) serta apa-apa pindaan yang dibuat dari

semasa ke semasa.

13

LAMPIRAN (I)

KETUA PERWAKILAN

SOSIAL

Memupuk hubungan erat dengan semua

pihak termasuklah ‘people-to-people’

contact serta meningkatkan

hubungan serantau dan

diplomasi awam.

Memantau serta menyelaraskan

khidmat bantuan dari segi perjawatan,

perkhidmatan, kewangan bagi

semua program di samping

menjalankan tugas-tugas Konsular &

Protokol

PENTADBIRAN

Mempertahan dan melaksanakan

dasar luar negeri melalui diplomasi

pro-aktif serta memupuk hubungan-

hubungan dua hala dan pelbagai

hala dengan semua negara

POLITIK EKONOMI

Meningkatkan

hubungan kerjasama di dalam bidang ekonomi dan perdagangan

dengan semua pihak.

Meningkatkan jalinan hubungan kerjasama dengan agensi-agensi keselamatan negara tuan rumah dalam

mengumpul, mengkaji dan menganalisa data-

data keselamatan untuk melindungi

negara dari ancaman luar.

KESELAMATAN

PROGRAM

AKTIVITI

(a) Perdagangan i) Eksport ii) Galakan

Perdagangan dan pelaburan,

pelancongan, pendidikan dan sebagainya

(b) Laporan ekonomi (c) Mempromosi

kepentingan negara dalam

i) Pelancongan ii) Pendidikan iii) Kesihatan iv) dsb.

(a) Politik (a) Keselamatan (a) Hubungan dengan warga asing

(b) Hal Ehwal

Rakyat Malaysia

i) Penuntut ii) Lain-lain Warganegara Malaysia (c) Bidang Kebudayaan

dan Sains (d) Penerangan

(a) Pentadbiran (b) Kewangan (c) Perkhidmatan Dan Perjawatan (d) Konsular (e) Protokol (f) ICT (g) Pembangunan

15

LAMPIRAN (II)

JAWATANKUASA PENGURUSAN

1. JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN

2. JAWATANKUASA KESELAMATAN

3. JAWATANKUASA SEBUT HARGA / PEROLEHAN

4. JAWATANKUASA PEMBUKAAN SEBUT HARGA

5. JAWATANKUASA PEMUTUS SEBUT HARGA

6. JAWATANKUASA PENGURUSAN AKAUN AMANAH

7. JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN

8. JAWATANKUASA INTEGRITI / KEUTUHAN

9. JAWATANKUASA ADUAN PELANGGAN

10. KUMPULAN MENINGKATKAN MUTU KERJA

16

17

LAMPIRAN (III)

SENARAI AM PENUGASAN OLEH KETUA PERWAKILAN

1. Tugas-tugas yang melibatkan pengendalian lawatan rasmi / orang-orang

kenamaan / pegawai Kerajaan dari Malaysia;

2. Membantu Perwakilan di dalam pengelolaan resepsi dan majlis-majlis

rasmi yang melibatkan negara dan Perwakilan;

3. Tugas-tugas yang melibatkan pengendalian mesyuarat-mesyuarat rasmi

dua hala dan pelbagai hala di peringkat Perwakilan;

4. Membantu Perwakilan dalam penganjuran aktiviti-aktiviti mempromosi

kepentingan negara;

5. Membantu Perwakilan di dalam urusan di lapangan terbang dan di mana-

mana pintu masuk negara seperti pengambilan Beg Diplomatik dan

menyambut tetamu;

6. Menghadiri dalam apa jua majlis rasmi yang dianjurkan di negara tuan

rumah yang diarah oleh Ketua Perwakilan;

7. Penglibatan dalam aktiviti sosial yang dianjurkan oleh masyarakat

setempat; dan

8. Lain-lain tugas yang diarahkan dari semasa ke semasa.