pengurusansistemfailpanitiadisekolah-130520003455-phpapp01
DESCRIPTION
berguna sebagai panduanTRANSCRIPT
SISTEM PENGURUSAN FAIL
DI SEKOLAHABD RAHIM BIN ABDUL RAHMAN
KETUA UNIT PIAWAIAN SEKTOR JAMINAN KUALITI
JABATAN PELAJARAN [email protected]
019 - 7143511
OBJEKTIF CERAMAHDi akhir ceramah ini peserta
diharap akan dapat:• Memahami apa yang
dimaksudkan dengan sistem fail; dan
• Menggunakan pengetahuan ini untuk mengurus ,menyediakan fail bersistem yang betul dan piawai bagi penyimpanan rekod dan dokumen.
DEFINISI SISTEM FAILProses menyimpan segala rekod
dan dokumen untuk rujukan dengan selamat, mudah diperolehi dengan cepat bila dikehendaki dan proses ini meliputi Klasifikasi, Penyusunan, Penyimpanan Dan Pelupusan.
Arahan / Punca Kuasa /Sumber Rujukan
• Arahan Perkhidmatan Bab 4: Fail Memail;
• Sistem Fail Arkib Negara Malaysia* AKTA ARKIB NEGARA MALAYSIA 2003
• Sistem Fail Jabatan Pelajaran Johor* SURAT PELAKSANAAN 2010
Prinsip-prinsip Sistem Fail Memail1. Fail tidak banyak menggunakan ruang;2. Mudah disedia dan mudah disimpan;3. Murah dan mudah diperolehi;4. Cara mudah diperluas dan dipakai
berterusan;5. Rekod mudah dicari bila diperlukan;6. Cross reference –maklumat berkaitan
dimasukkan dalam fail berkenaan.
Pengkelasan Fail : ARKIB NEGARA
KOD PERKARA
100 PENGURUSAN
200 BANGUNAN DAN HARTA ( ASET TETAP )
300 KELENGKAPAN & BEKALAN ( ASET ALIH )
400 KEWANGAN
500 SUMBER MANUSIA
600 PENGURUSAN KURIKULUM
700 PENGURUSAN KOKURIKULUMSurat ARKIB kepada JPN – 2010 : patuhi /denda RM3K-5K* Rujukan sistem fail – ARKIB sahaja.
BERDASARKAN SURAT ARAHAN DARI SEKTOR PENGURUSAN AKADEMIK , JPN JOHOR ( 2010 )
: PENGURUSAN FAIL PANITIA
10 FAIL SEDIA ADA DITUKAR KE 7 FAIL SAHAJA DENGAN 6 FAIL KERAS & 1 FAIL PUTIH
* laksanakan SPSK – sistem failSJQ boleh bantu kerana sistem fail di bawah Unit Fail & Rekod
Mula 2011 – SJQ bantu sistem fail sekolah..
Tahukah anda…..
Tahap Fail : Mengikut Warna Fail
Putih : Terbuka dan terhad
Hijau: SULIT untuk fail individu
Merah Jambu: Rahsia
Kuning: Rahsia Besar . Berpalang merah di sebelah luar kulit. Keselamatan negara bagi kes-kes ISA
Sampul Kecil: sebagai langkah sementara jika fail sebenar tidak dapat dikesan. Selepas fail dijumpai masukkan sebagai satu kandungan dan direkod pada kertas minit
Perkara 53 © :FAIL TERBUKA- PUTIH
• Maklumat yang terkandung dalam dokumen ini tidak boleh diberitahu secara lansung atau tidak lansung kepada akhbar atau sesiapa yang tidak dibenarkan
• Digunakan untuk fail induk di pejabat /sekolah
Perkara 53 (b): Rahsia atau Sulit• Dokumen ini ialah hak milik Kerajaaqn
Malaysia/Negeri….dan dimaksudkan bagi makluman orang-orang yang perlu mengetahui kandungannya dalam masa menjalankan tugas-tugas rasmi mereka. Maklumat yang terkandung dalam dokumen ini tidak boleh diberitahu secara lansung atau tidak kepada akhbar atau sesiapa yang tidak dibenarkan
• Ada di JPN/PPD/Sekolah• Di sekolah ( Cth : Guru bermasalah )
53(a): RAHSIA BESAR• Dokumen ini ialah hak milik kerajaan
Malaysia/negeri…dan dimaksudkan bagi makluman…….sendiri dan lain-lain pegawai yang perlu mengetahui kandunganya dalam masa menjalankan tugas-tugas rasmi mereka. Maklumat yang terkandung dalam dokumen ini tidak boleh diberitahu secara lansung atau tidak lansung kepada akhbar atau sesiapa yang tidak dibenarkan.
• Tiada di sekolah.
Kenyataan lain selain dari 53 (a) (b) dan (c)
• Sesiapa yang menjumpai dokumen ini adalah dikehendaki oleh undang-undang menyerahkannya kepada Pejabat daerah, Balai Polis atau Pejabat Angkatan tentera untuk dihantar ke Pejabat Pegawai keselamatan Kerajaan beserta dengan keterangan-keterangan termasuk tarikh, masa, tempat dan bagaimana dijumpai. Menyimpan atau membinasakan dokumen ini dengan tiada kebenaran adalah satu kesalahan di bawah Akta Rahsia Rasmi, 1972
PERALATAN YANG PERLU:1. PEN MARKER WARNA HITAM / BIRU SIZE 7002. PEN DAKWAT KERING WARNA MERAH3. PEN DAKWAT KERING WARNA HITAM/BIRU4. PEMBARIS PLASTIK/KAYU/LOGAM5. PENSIL 2B/HB6. HURUF BLOK ( STENCIL) : JIKA MAHU7. PENEBUK LUBANG : 1 LUBANG ( TIKET BAS )8. KERTAS MINIT9. GETAH PEMADAM10. TALI PENGIKAT KERTAS
Peralatan Yang digunakan untuk Membuka Fail
LIQUID PAPER : HARAM DIGUNAKAN…..
Cara Membuka Fail Terbuka: Muka Depan : tulis tangan !!
1. Daftarkan di dalam buku daftar fail sekolah ( pejabat )
Cara Membuka Fail Terbuka: Muka Depan : tulis tangan !!
1. Daftarkan di dalam buku daftar fail sekolah ( pejabat )
2. Tuliskan Perkara: PANITIA BAHASA MELAYU ( tulis tangan )- mesti sama dgn apa yg didaftarkan – tak boleh singkatan. Kalau nak pakai huruf blok boleh…tapi ada syarat…..
RAHIM - SJQ - JPNJ
6. TEBUK LUBANG , 1 INCI DARI TEPI & 1.5 INCI DARI ATAS KE BAWAHUNTUK MASUKKAN TALI HIJAU
RAHIM - SJQ - JPNJ
7. GUNAKAN 1 TALI SAHAJA ,MASUKKAN TALI DARI LUAR FAIL DENGAN BATANG SENGKANG KELUAR DARI LUBANG SURAT & KERTAS MINIT
KIRI FAIL – KERTAS MINIT
KANAN FAIL - SURAT
BAHAGIAN DALAM FAIL
RAHIM - SJQ - JPNJ
KERTAS MINIT : MESTI ASAL TIDAK BOLEH PHOTOCOPY / BERTAIP DAN TIDAK BOLEH DITAMPAL DI ATAS KULIT FAIL…HARAM…YE
PENEBUK LUBANG
PRINSIP : PROSES SURAT KELUAR DAN SURAT MASUK
SURAT MASUK : PEN WARNA MERAH
MASUK : MERAHM:M
SURAT KELUAR : PEN WARNA HITAM/BIRU
KELUAR : HITAM/BIRUK:H/B
1
2
PRINSIP : PROSES SURAT KELUAR DAN SURAT MASUK
BERIKUT ADALAH ATURAN SEBENAR UNTUK PROSES KELUAR
MASUK SURAT DAN KEADAAN SEBENAR MUNGKIN BERBEZA DI
SEKOLAH ANDA……BERGANTUNG KEPADA BUDI
BICARA PIHAK PENTADBIR…JIKA BUAT BETUL..IA AKAN BETUL
SAMPAI BILA-BILA…
CAP UNTUK TINDAKAN
JIKA MAHU TINDAKAN DITULIS DI ATAS SURAT BOLEH JUGA…TAPI HAD SAMPAI 3 PERINGKAT SAHAJA…CTH..GB -> GPK -> KP. P -> GPK -> GKMP
2 Rekod surat masuk dalam buku daftar surat
1. BIL2. NO. RUJ& TARIKH SURAT3. TAJUK4. TARIKH TERIMA5. DARIPADA6. U.PERHATIAN7. T/TGN PEREKOD
BOLEH DETECT JIKA SURAT HILANG/ TIDAK DAPAT
1 Atas sebelah kanan surat : buat bulatan dan dalamnya tulis nombor ) : surat masuk : pen merah , surat keluar : pen hitam/biru
3 SAIZ BULATAN TAK KISAH…TIDAK TERLALUKECIL / BESAR…..PENTING BOLEH BACA
Nombor ini sama dgn nombor di atas surat
NO MINIT INI AKAN BERTERUSAN SAMA ADA SURAT KELUAR ATAU MASUK.
CARA TULIS MINIT : Surat Masuk :
Surat Ruj:____ bertarikh:_____ daripada:_____Dikandungkan pada :_____Perkara : __________ oleh :______ t/tgn_______
CONTOH : Surat Masuk :
Surat Ruj:JPA1001/600-2/3/1 bertarikh: 1/11/2012 daripada: PPDJB dikandungkan pada 3/11/2012 Perkara : Mesy. Panitia B.M Zon Utara oleh Farah t/tgn : ff
Kaedah : tulis semula dengan tangan atau fill in the blanks dgn rubber stampIkut ANM : tulis tanganIkut JPN : rubber stamp ( jimat masa/tenaga)Sekolah : terpulang ( boleh pilih )
PEN MERAH !!
CARA MINIT : Surat Keluar :
Surat Ruj :________________ bertarikh:_____kepada:_____
dikandungkan pada :_____
Perkara : __________ oleh :____ t/tgn__
CARA MINIT : Surat Keluar :
Surat Ruj : JBA 1024-600/3/3/1 bertarikh: 2 /11/2012 kepada: PPD JB dikandungkan pada : 2/11/2012
Perkara : DATA HRMIS SEK oleh : AYU t/tgn : are-you
Kaedah : tulis semula dengan tangan atau fill in the blanks dgn rubber stampIkut ANM : tulis tanganIkut JPN : rubber stamp ( jimat masa/tenaga)Sekolah : terpulang ( boleh pilih )
PEN HITAM !!
KAEDAH MINIT SURAT ADA 2 CARA YANG DIBENARKAN:
1. TULISKAN TINDAKAN DI ATAS KERTAS MINIT DI BAWAH PERKARA…. ( ARAHAN ANM ) ATAU,
2. TULISKAN TINDAKAN DI ATAS SURAT( DENGAN SYARAT MAKSIMUM 3 PERINGKAT SAHAJA). Cth GB minit ke GPK, GPK minit ke KP 1 -> 2 -> 3 JIKA TINDAKAN GUNAKAN CAP, TULISKAN TINDAKAN DI RUANGAN YANG TELAH DIKHASKAN…….
( KAEDAH INI DIGUNAPAKAI DI BPSH,JPN,PPD )
5 Serahkan surat bersama dengan fail kepada Guru Besar / GPK untuk minitkan surat.
Cth GB minit ke GPK, GPK minit ke KP
1. Surat asal masuk dalam fail panitia ( pejabat )2. GPK simpan satu salinan untuk rujukan ( Fail Keras )3. KP dapat surat salinan sahaja.( Fail Keras) * Setiap guru/pentadbir perlu ada satu fail keras
peribadi utk simpan salinan surat yang berkaitan( CADANGAN )
6 Surat asal dimasukkan dalam fail induk ( putih ) yang berada di pejabat manakala untuk orang yang perlu ambil tindakan akan dapat surat salinan sahaja.
RAHIM - SJQ - JPNJ
SURAT ASAL MASUK DALAM FAIL PUTIH
SURAT SALINANMASUK DALAM FAIL PERIBADI
FAIL PUTIH TERIKAT DGN ARKIB DAN UNTUK SURAT
MENYURAT/SIMPAN MINIT MESYUARAT SAHAJA – PANITIA
FAIL KERAS TIDAK TERIKAT DGN ARKIB, IA UNTUK SIMPAN REKOD & BUKAN SURAT. BOLEH PRINT, TAMPAL, LABUCI,GAMBAR
KAHWIN….CONTOH : CADANGAN
RAHIM - SJQ - JPNJ
CONTOH FAIL PANITIA : BAHASA MELAYU
FAIL KERAS ADA 2 JENIS:1. FAIL PUTIH SAMPUL
PLASTIK – MAHAL2. FAIL HITAM – MURAH
• MANA-MANA BOLEH GUNA.
• NAK ASINGKAN PANITIA BOLEH BEZAKAN IKUT WARNA JIKA MAHU TAPI FAIL KERAS AJE TAU….
BOLEH SIMPAN DI BILIK FAIL/ MANA YG SESUAI
FAIL INDUK – MESTI BERADA DI PEJABAT
TUTUP FAIL.Fail hanya akan ditutup jika :
1. Nombor minit surat mencapai :100 ATAU2. Tebal kandungan fail melebihi 4cm , mana-
mana yang mendahului…..• Cth : fail JPNJ.SJQ(43)/100-3/3/1 hendak
ditutup :• Nombor fail baru sama JPNJ.SJQ(43)/100-3/3/1
JILID 2• Fail lama ikat dengan tali putih;• Letak belakang fail baru ( 2 bulan sahaja )
selepas itu simpan di dalam stor atau tempat yang selamat dan boleh dicari
RAHIM - SJQ - JPNJ
TEMPAT PENYIMPANAN FAIL DI PEJABAT
ADA LABEL NAMA FAIL & KOD SUPAYA SENANG NAK CARI.
LABEL NAMA FAIL & KOD BOLEH GUNA KERTAS WARNA -
SENANG NAK CARI.
RAHIM - SJQ - JPNJ
ADA LABEL KOD FAIL & NAMA FAIL DILUAR RAK BESI UNTUK SENANG MENCARI
ADA LABEL NAMA FAIL & KOD SUPAYA SENANG NAK CARI.
RAHIM - SJQ - JPNJ
JIKA FAIL DISIMPAN SECARA BARING, PERLU TULISKAN KOD FAIL SELARI DENGAN TULANG FAIL DI RUANGAN ATAS SEBELAH KIRI
RAHIM - SJQ - JPNJ
UNTUK ELAKKAN FAIL HILANG, PERLU ADA REKODPERGERAKKAN FAIL…SIAPA YANG AMBIL PERLU ISI BORANG INI
ADA 2 KAEDAH1. GUNA KERTAS /KAD
KERAS…atau,
2. GUNA BUKU LOG* DUA-DUA DITERIMA
PAKAI.
RAHIM - SJQ - JPNJ
REKOD PERGERAKKAN FAIL DISIMPAN BERSAMA-SAMADENGAN FAIL DI DALAM RAK FAIL.
1. KAD PERGERAKKAN FAIL DISIMPAN DI DALAM KANTUNG DRAWER BERSAMA DENGAN FAIL SEBENAR.
2. JIKA GUNA BUKU LOG, SIMPAN BERHAMPIRAN TEMPAT SIMPAN FAIL.
Jangka Hayat Fail Lama• Lima tahun – standard.tetapi ada juga yang ikut
keperluan . Rekod-rekod kewangan perlu simpan 7 tahun.
• Selepas 5 tahun tulis surat mohon lupus kepada :
Ketua SektorSektor Khidmat Pengurusan dan Pembangunan( u.p Unit Fail & Rekod )JABATAN PELAJARAN JOHORJLN TUN ABDUL RAZAK80604 JOHOR BAHRU
Isu-isu Semasa1. Tiada buku/kad pergerakan fail;2. Wujud 2 fail induk yang sama ( pejabat &
panitia )3. Surat tidak diminitkan di kertas minit. (kerja
bertangguh - PTP, AUDIT DOKUMEN.!@#)4. Fail berpindah bersama guru. Guru bawa ke
sekolah baharu.5. Bawa balik ke rumah/boot kereta/beg6. Tiada pemantauan dokumen secara
berterusan ( pihak pentadbir/PT tidak memantau); RAHIM - SJQ - JPNJ
Isu-isu Semasa8. PENGURUSAN MESYUARAT: 3 WAJIB + 2 SUNAT ( tidak dipatuhi )WAJIB ( buat , lengkap )1. SURAT PANGGIL MESYUARAT2. REKOD KEHADIRAN3. MINIT MESYUARATSUNAT ( jika ada, perlu lengkapkan )4. MAKLUMBALAS MINIT MESYUARAT5. REKOD EDARAN
RAHIM - SJQ - JPNJ
Kebaikan Sistem Fail di Sekolah
1. Sistem pentadbiran menjadi lebih cekap2. Dapat menjimatkan masa, tenaga & kos3. Dapat memudahkan urusan pemantauan
kerana semua dokumen berkaitan ada, dapat ditunjukkan dengan cepat
4. Imej pengurusan sekolah meningkat dengan lawatan benchmark dari sekolah-sekolah lain…
“ DO IT RIGHT AT THE FIRST TIME “BUAT SEKALI BETUL, BETUL SAMPAI BILA-BILA”
Rumusan
Setiap organisasi memerlukan sistem penyimpanan rekod yang baik. Sekolah yang berkualiti adalah sekolah yang dapat menampilkan imej pengurusan yang bermutu tinggi melalui pendokumentasian maklumat dan rekod. Sistem Fail adalah salah satu kriteria kualiti yang mesti bersistem, mudah dirujuk, mudah diperolehi dan selamat.
RAHIM - SJQ - JPNJ
“ DO IT RIGHT AT THE FIRST TIME “
BUAT SEKALI BETUL, IA AKAN BETUL SAMPAI BILA-BILA”
• CONTOH KOD FAIL SEKOLAH REN DAN MEN
• CONTOH BUKU DAFTAR FAIL SEK REN
• CONTOH BUKU DAFTAR FAIL SEK MEN