ministry of health · web viewkementerian kesihatan malaysia fail meja (jawatan) (bahagian /...

KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA

FAIL MEJA

(JAWATAN)(BAHAGIAN/ JABATAN)

(UNIT)

DISEDIAKAN OLEH:NAMA:

JAWATAN:

TARIKH DISEDIAKAN:

DISEMAK OLEH:NAMA:

JAWATAN:

TARIKH DISEMAK:

DILULUSKAN OLEH:NAMA:

JAWATAN:

TARIKH DILULUSKAN:

TARIKH KEMASKINI:PERTAMA:KEDUA:KETIGA:

KANDUNGAN

PERKARA MUKA SURAT

1. Objektif, Visi & Misi Kementerian

2. Carta Organisasi Kementerian

3. Objektif, Visi & Misi Bahagian

4. Carta Organisasi Bahagian

5. Carta Organisasi Unit dan Kedudukan Pegawai

6. Senarai Tugas, Kuasa & Hubungan Pegawai Dengan Pegawai-Pegawai Lain

7. Peraturan-Peraturan Pentadbiran

8. Proses Kerja & Carta Aliran Kerja

9. Senarai Semak (Checklist)

10. Senarai Undang-undang dan Peraturan Yang Diperlukan

11. Senarai Jawatankuasa Yang Dianggotai

12. Senarai Borang-Borang Berkaitan Dengan Tugas Pegawai

13. Norma Kerja

14. Senarai Tugas Harian

OBJEKTIF, VISI DAN MISI


OBJEKTIF KEMENTERIANUntuk membantu seseorang individu untuk mencapai dan mengekalkan satu taraf

kesihatan bagi membolehkannya menjalankan kehidupan ekonomi sosial yang produktif.

Ini boleh dicapai dengan menyediakan perkhidmatan yang bercorak penggalakkan,

pencegahan, rawatan dan pemulihan yang cekap, sesuai dan berkesan dengan memberi

penekanan kepada golongan yang kurang bernasib baik.

VISI KEMENTERIAN

Negara menggembleng tenaga ke arah kesihatan yang lebih baik.

MISI KEMENTERIANMisi Kementerian Kesihatan adalah untuk menerajui dan berusaha bersama-sama: i. untuk memudahkan dan membolehkan rakyat:

mencapai sepenuhnya potensi mereka dalam kesihatan menghargai kesihatan sebagai aset paling berharga mengambil tanggungjawab dan tindakan positif demi kesihatan mereka

ii. untuk memastikan sistem kesihatan berkualiti tinggi iaitu: mengutamakan pelanggan saksama tidak membebankan cekap wajar mengikut teknologi boleh disesuaikan mengikut persekitaran inovatif

iii. dengan menekankan: sifat penyayang, profesionalisme dan kerja berpasukan sifat menghormati maruah insan penglibatan masyarakat

)

OBJEKTIF KKM

VISI KKM

CARTA ORGANISASI


CARTA ORGANISASI KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA

OBJEKTIF, VISI DAN MISI

(BAHAGIAN / UNIT)

OBJEKTIF BAHAGIAN/ UNIT

VISI BAHAGIAN/ UNIT

MISI BAHAGIAN/ UNIT

CARTA ORGANISASI(BAHAGIAN / UNIT)

CARTA ORGANISASI (BAHAGIAN / UNIT)

CARTA ORGANISASI UNIT DANKEDUDUKAN PEGAWAI

CARTA ORGANISASI UNIT DAN KEDUDUKAN PEGAWAI

(Sediakan Carta Organisasi Bahagian yang menunjukkan jawatan-jawatan & lorekkan jawatan pegawai/ staf berkenaan)

SENARAI TUGAS/ KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN


NAMA:

BAHAGIAN/ UNIT:

JAWATAN DAN GRED:

BERTANGGUNGJAWAB KEPADA:

SENARAI TUGAS:

1.

2.

3.

4.

5.

DISEDIAKAN OLEH:

Tandatangan:

Nama:

Jawatan:

Tarikh:

DISEMAK & DISAHKAN OLEH:

Tandatangan:

Nama:

Jawatan: (Ketua Jabatan)

Tarikh:


TUGAS PEGAWAI ATASAN YANG

ADA HUBUNGAN

TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB

KUASA YANG DIBERI

TUGAS PEGAWAI-PEGAWAI LAIN YANG

ADA HUBUNGAN


(CONTOH)

NAMA: KARTINI BINTI OSMAN

BAHAGIAN/ UNIT: BAHAGIAN PENTADBIRAN & KEWANGAN / UNIT KEWANGAN

JAWATAN & GRED: PENOLONG PEGAWAI TADBIR (K) 1 / N27

BERTANGGUNGJAWAB KEPADA: PENOLONG SETIAUSAHA (KEWANGAN)KETUA PENOLONG SETIAUSAHA (KEWANGAN)TIMBALAN SETIAUSAHA BAHAGIAN (KEWANGAN)

SENARAI TUGAS:

1. Mengurus jawapan kepada pertanyaan Audit.

2. Mengurus mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun

(JPKA).

3. Menyedia dan mengemukakan laporan JPKA ke Perbendaharaan.

4. ………………….

5. ………………….

DISEDIAKAN OLEH:

Tandatangan: t.t

Nama: Kartini Binti OsmanJawatan: Penolong Pegawai Tadbir (K) 1

Tarikh: 1 Oktober 2013

DISEMAK & DISAHKAN OLEH:

Tandatangan: t.t

Nama: Mohd Zamri Bin AhmadJawatan: Setiausaha Bahagian Kewangan

Tarikh: 1 Oktober 2013


TUGAS PEGAWAI

ATASAN YANG ADA HUBUNGAN

TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB

KUASA YANG DIBERI

TUGAS PEGAWAI-PEGAWAI LAIN YANG

ADA HUBUNGAN

1. Timbalan Setiausaha Bahagian (Kewangan)

Menandatangani surat penggilan mesyuarat , laporan audit dan surat-surat lain yang berkaitan.

2. Ketua Penolong Setiausaha (K) 1

Semua perkara berhubung dengan tugas-tugas yang berkaitan.

3. Penolong Setiausaha (K) 1

Kelulusan Perakuan ke-2 (baucer bayaran).

Perkara-perkara yang berhubung dengan tugas yang berkaitan.

1. Mengurus jawapan kepada pertanyaan Audit

2. Mengurus mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA)

3. Menyedia dan mengemukakan laporan JPKA ke Perbendaharaan

4. ..

5. ..

6. ..

7. ..

8. ..

9. ..

10. Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh pegawai atasan dari masa ke semasa.

Tiada 1. Penolong Pegawai Tadbir (K) 2

Mendapatkan maklumat berhubung dengan JPKA

Kelulusan Perakuan -1 (baucer bayaran)

2. Ketua Pembantu Tadbir (KPT) 1

Urusan tempahan bilik mesyurat, makan minum dan senarai kehadiran mesyuarat.

3. Pembantu Am Pejabat

Membantu membuat salinan surat dan mengedarkan surat.

PERATURAN-PERATURAN

PENTADBIRAN

PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

AKTIVITI: ____________________________________________________

1.

2.

3.

4.

AKTIVITI: ____________________________________________________

1.

2.

3.

4.

AKTIVITI: ________________________________________________

1.

2.

3.

4.

(Berdasarkan tugas-tugas yang disenaraikan dalam ruangan Tugas & Tanggungjawab)

PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

(CONTOH)

AKTIVITI 2: MENGURUS MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN (JPKA)

1. Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA) perlu diadakan

empat kali setahun iaitu pada setiap suku tahun (Januari – Mac, April – Jun, Julai –

September, Oktober – Disember).

2. Format laporan hendaklah mengikut Pekeliling Perbendaharaan Bil. 10 Tahun 2008 dan

surat Kementerian Kewangan KK/BKP 10(S)/379/10 Jld. 5 (11) bertarikh 29 Disember

2009.

3. Mesyuarat JPKA peringkat Kementerian hendaklah dipengerusikan oleh Pegawai

Pengawal atau Pengerusi Ganti yang telah diberi kuasa secara bertulis.

4. Laporan JPKA peringkat Kementerian perlu dikemukakan ke Kementerian Kewangan

pada atau sebelum 15 haribulan setiap suku tahun.

5. Pembentangan laporan kewangan hendaklah merangkumi Pengurusan Bajet,

Pengurusan Perkaunan dan Pengurusan Perolehan.

6. Maklum balas dan laporan perlu dikemukakan sekurangnya 14 hari sebelum mesyuarat

diadakan.

7. Notis mesyuarat hendaklah dikemukakan kepada ahli-ahli mesyuarat selewatnya 7 hari

sebelum mesyuarat bermula.

8. Minit meyuarat hendaklah disediakan selewatnya 3 hari selepas mesyuarat.

9. Minit mesyuarat hendaklah diedarkan kepada ahli mesyuarat selewatnya 7 hari selepas

mesyuarat

PROSES KERJA

&

CARTA ALIRAN KERJA

PROSES KERJA

AKTIVITI: __________________________________________________

BIL. PROSES KERJA PEGAWAI YANG MELULUSKAN

/DIRUJUK

SEKSYEN UNDANG-UNDANG /PERATURAN

PROSES KERJA

(CONTOH)

AKTIVITI 2: MENGURUS MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN & AKAUN (JPKA)

BIL.

PROSES KERJA PEGAWAI YANG MELULUSKAN

/DIRUJUK

SEKSYEN UNDANG-UNDANG

/PERATURAN

1

2

3

4

5

6

7

8

Sediakan perancangan tarikh-tarikh mesyuarat untuk setahun.

Sediakan surat untuk memaklumkan tarikh mesyuarat kepada Jabatan /Agensi / Bahagian / Cawangan / Unit.

Dapatkan tandatangan TSUB.

Edarkan surat kepada Jabatan /Agensi / Bahagian / Cawangan / Unit yang berkaitan.

Sebelum Mesyuarat

Tentukan agenda, tarikh, masa dan tempat mesyuarat.

Tempah bilik mesyuarat dan makan/minum.

Sedia dan edarkan surat jemputan mesyuarat kepada agensi berkaitan untuk mendapatkan maklum balas mesyuarat dan laporan JPKA mengikut suku tahun yang berkaitan.

Kemukakan maklum balas dan laporan JPKA ke Cawangan Kewangan sekurang-kurangnya 14 hari sebelum mesyuarat

Ketua Penolong Setiausaha /

Penolong Setiausaha

Pekeliling Perbendaharaan Bil. 10 Tahun 2008

Surat Kementerian Kewangan bertarikh 29 Disember 2009.

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 2 Tahun 1991.(Seksyen / Para ……)

BIL.


/DIRUJUK


/PERATURAN

9

10

11

12

13

14

15

16

17

diadakan.

Terima dan semak maklum balas serta laporan.

Sediakan maklum balas mengikut format yang ditetapkan :-

- Laporan Perbelanjaan Pembangunan

- Laporan Perbelajaan Mengurus

- Laporan Pengurusan Perolehan

- Laporan Pengurusan Aset Alih/ Asset Hidup

- Laporan Pengurusan Stor

Kemukakan maklum balas dan laporan untuk semakan KPSU (K) 1.

Susun dan serah kepada Pembantu Am untuk dibuat salinan.

Sediakan format kehadiran untuk ahli mesyuarat.

Pastikan Pengerusi Mesyuarat atau Pengerusi Ganti dapat hadir.

Tempah makan/minum.

Semasa Mesyuarat

Dapatkan tandatangan kehadiran ahli mesyuarat.

Catatkan minit mesyuarat.

BIL.


/DIRUJUK


/PERATURAN

18

19

20

Selepas Mesyuarat

Sediakan draf minit mesyuarat.

Kemukakan kepada KPSU untuk semakan.

Dapatkan pengesahan Pengerusi Mesyuarat.

CARTA ALIRAN KERJA

AKTIVITI: __________________________________________________

(Lorekkan/ tandakan proses kerja yang melibatkan tugas sendiri)

Mula

Tamat

CARTA ALIRAN KERJA

(CONTOH)


Mula

Sediakan perancangan tarikh-tarikh mesyuarat untuk setahun

Sediakan surat untuk memaklumkan tarikh mesyuarat kepada Jabatan/ Agensi/ Bahagian/ Cawangan/ Unit

Dapatkan tandatangan TSUB

Edarkan surat kepada Jabata/Agensi/Bahagian/Cawangan/Unit yang berkaitan

.........................

................................

................................

Tamat

SENARAI SEMAK (CHECKLIST)


AKTIVITI: ________________________________________________

BIL. TINDAKAN TANDA ( ) CATATAN

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.


(CONTOH)


BIL. TINDAKAN TANDA ( ) CATATAN

1. Sediakan perancangan tarikh-tarikh mesyuarat untuk setahun.

2. Sediakan surat untuk memaklumkan tarikh mesyuarat kepada Jabatan/ Agensi/ Bahagian/ Cawangan/ Unit

3. Dapatkan tandatangan TSUB

4. Edarkan surat kepada Jabatan/ Agensi/ Bahagian/ Cawangan/ Unit yang berkaitan:

a) Jabatan Pertanian

b) Jabatan Perikanan

c) Jabatan Veterinar

d) Cawangan Pentadbiran

5. ……………..

6. ……………..

1.2.

SENARAI UNDANG-UNDANG

DAN

PERATURAN

SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN

AKTIVITI 1:

1.

2.

3.

4.

AKTIVITI 2:

1.

2.

3.

4.

AKTIVITI 3:

1.

2.

3.

4.

(Nota: Senaraikan semula Undang-undang dan Peraturan yang dinyatakan di ruangan Seksyen Undang-undang dan Peraturan dalam Proses Kerja)

SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN(CONTOH)

AKTIVITI 1: MENGURUS JAWAPAN KEPADA PERTANYAAN AUDIT

1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 10 Tahun 2008

2. ………

3. ………

4. ………

AKTIVITI 2: MENGURUS MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN (JPKA)


2. KK/BKP 10(S)/379/10 Jld. 5 (11) bertarikh 29 Disember 2009.

3. ……..

4. ……..

AKTIVITI 3: MENYEDIA DAN MENGEMUKAKAN LAPORAN JPKA KE PERBENDAHARAAN


2. KK/BKP 10(S)/379/10 Jld. 5 (11) bertarikh 29 Disember 2009.

3. ……….

4. ……….

SENARAI

JAWATANKUASA YANG

DIANGGOTAI

SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

JAWATAN: _______________________________

BIL NAMA JAWATANKUASA JAWATAN KEKERAPAN MESYUARAT

1.

2.

3.

4.

5.

6.

SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

(CONTOH)

JAWATAN: PENOLONG PEGAWAI TADBIR (K) 1

BIL NAMA JAWATANKUASA JAWATAN KEKERAPAN MESYUARAT

1.

2.

3.

4.

5.

6.

Jawatankuasa Pembuka Tender

Jawatankuasa Kecil Audit Amalan 5S

Jawatankuasa Penyelaras & Pemeriksa Fail Meja/ MPK

Jawatankuasa Pertandingan KIK

……………………..

……………………..

Ahli

Ahli

Ahli

Ahli

4 kali setahun

3 kali setahun

3 kali setahun

2 kali setahun

SENARAI BORANG -

BORANG YANG DIGUNAKAN

SENARAI BORANG- BORANG YANG DIGUNAKAN

AKTIVITI 1: ________________________________________________________

Nama Borang

1.

2.

3.

Kod Borang

AKTIVITI 2: ________________________________________________________

Nama Borang

1.

2.

3.

Kod Borang

AKTIVITI 3: _________________________________________________________

Nama Borang

1.

2.

3.

Kod Borang

(Nota: Borang yang digunakan biasanya dinyatakan dalam Proses Kerja. Nyatakan ‘TIADA’ jika tidak berkenaan)

SENARAI BORANG- BORANG YANG DIGUNAKAN(CONTOH)

AKTIVITI 1: MELULUSKAN PERMOHONAN PENGELUARAN BARANGAN STOR

Nama Borang

1. Borang pengeluaran barang stor

2. …………

3. …………

4. …………

Kod Borang

KEW.PS-11

AKTIVITI 2: (Berdasarkan tugas-tugas yang disenaraikan dalam ruangan Tugas & Tanggungjawab)

Nama Borang

1. ………..

2. ………..

3. ………..

Kod Borang

AKTIVITI 3: ( Berdasarkan tugas-tugas yang disenaraikan dalam ruangan Tugas & Tanggungjawab)

Nama Borang

1. ………..

2. ………..

3. ………..

Kod Borang

NORMA KERJA

NORMA KERJA

JAWATAN: ____________________________________________

BIL. JENIS KERJA NORMA KERJA(MASA/KUANTITI)

1.

2.

3.

4.

5.

NORMA KERJA

(CONTOH)

JAWATAN: PENOLONG PEGAWAI TADBIR (K) 1

BIL. JENIS KERJA NORMA KERJA(MASA/KUANTITI)

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

Mengurus jawapan kepada pertanyaan Audit

Mengurus Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA)

Menyedia dan mengemukakan laporan JPKA ke Perbendaharaan

Menyediakan surat rasmi

Menyediakan minit mesyuarat

…………..

…………..

…………..

1 bulan / jawapan

1 - 2 minggu / mesyuarat

1 minggu / laporan

1 jam/ surat

4 jam/ minit

…………..

…………..

…………..

SENARAI TUGAS HARIAN


NAMA :

JAWATAN :

TARIKH :

BIL. TUGAS SAYA HARI INI CATITAN

1. (kemaskini setiap hari)

2.

3.

(Senarai ini perlu diletakkan di atas meja anda setiap hari)


(CONTOH)

NAMA : SHAKIRAH BT SAAD

JAWATAN : PENOLONG PEGAWAI TADBIR (K) 1

TARIKH : 2 JUN 2013

BIL. TUGAS SAYA HARI INI CATITAN

1. Menyediakan surat jemputan Mesyuarat JKPA Bil. 2/2013

2. Menyediakan format maklum balas Mesyuarat JKPA Bil. 1/2013

3. Menyediakan senarai jemputan mesyuarat

ministry of health · web viewkementerian kesihatan malaysia fail meja (jawatan) (bahagian /...

Documents