PENGURUSAN FAILPENGURUSAN FAILBahagian VII Bahagian VII

Pekeliling Ikhtisas Pekeliling Ikhtisas bil.5/2007bil.5/2007

(Pekeliling Ikhtisas bil.5/2007

OLEH:OLEH:Abdullah jusohAbdullah jusoh

Talian Telefon:03 – 3289 8600 / 03-3289 1711,

Talian Faksimili:03 – 3289 3707

Email:

ppdksel@tm.net.my

Laman Web:

http://www.ppdks.gov.myMESRA DAN BIJAKMESRA DAN BIJAK

DEFINISI:

PROSES MENGKLASIFIKASI, MENYUSUN, MENYIMPAN DAN MENYELENGGARA FAIL-FAIL YANG DIWUJUDKAN BAGI MEMUDAHKAN PENGURUSANNYA APABILA DIPERLUKAN.

SISTEM FAIL

Kepentingan Pengurusan Fail

Surat dan dokumen lampiran yang diterima dan diwujudkan oleh jabatan dan agensi Kerajaan/Sekolah dalam menjalankan urusan rasminya hendaklah dikandungkan dalam satu fail yang didaftar menggunakan kulit fail yang ditetapkan. Penggunaan fail ini membolehkan maklumat yang terkandung di dalamnya dikawal dan dicapai dengan cepat dan tepat apabila diperlukan. Fail mesti diuruskan dengan sistematik mengikut piawaian dan prosedur pengurusan rekod yang ditetapkan oleh Jabatan Arkib Negara.

Pengkelasan Fail

7.2. Fail boleh dikategorikan kepada 2 kumpulan;

i. fail urusan am (house keeping files) ; Fail urusan am mengandungi surat dan dokumen lampiran berkaitan dengan hal pentadbiran, bangunan dan harta, kelengkapan dan bekalan, kewangan dan personel.

ii. fail urusan fungsian (functional files); Fail urusan fungsian pula mengandungi surat dan dokumen lampiran berkaitan dengan fungsi dan aktiviti asas jabatan.

TERBUKA - PUTIH TERHAD - PUTIH DAN TERCATAT

PERKATAAN TERHAD (fail peribadi) SULIT - HIJAU DAN TERCATAT

PERKATAAN SULIT RAHSIA - MERAH JAMBU BERPALANG

DAN TERCATAT PERKATAAN RAHSIA

RAHSIA BESAR - KUNING & BERPALANG MERAH DAN TERCATAT PERKATAAN RAHSIA BESAR

KATEGORI FAIL

Fail terperingkat hendaklah dikelaskan mengikut peringkat keselamatan selaras dengan Arahan Keselamatan.

Kulit Fail Kulit Fail TerbukaTerbukaAm 435-Pin.1/80Am 435-Pin.1/80

Kulit Fail TerhadKulit Fail TerhadAm 435-Pin.1/80Am 435-Pin.1/80

Kulit Fail Sulit:Kulit Fail Sulit:Am 436Am 436

Kulit Fail Kulit Fail RahsiaRahsiaAm 437Am 437

Kulit Fail Rahsia Kulit Fail Rahsia BesarBesarAm 438Am 438

Sampul KecilSampul KecilAm 435A-Pin.1/82

Pengkelasan Perkara Dan Pengkodan (subject classification and coding)

7.4. Setiap fail hendaklah diberi tajuk fail yang membayangkan kandungan fail tersebut. Tajuk fail diberi berdasarkan pengkelasan perkara yang berasaskan fungsi dan aktiviti jabatan dan agensi berkenaan. Setiap perkara diberi pengkodan nombor yang mana akan menjadi nombor rujukan fail. Jabatan dan agensi boleh mendapat khidmat nasihat kepakaran daripada Jabatan Arkib Negara bagi penyediaan Pengkelasan Perkara dan Pengkodan.

FAIL BOLEH DIBERI TAJUK SEPERTI BERIKUT:

•01/ KURIKULUM•02/ KO-KURIKULUM•03/ HAL EHWAL PELAJAR•04/ PERJAWATAN DAN PERKHIDMATAN KAKITANGAN•05/ KEWANGAN DAN AKAUN•06/ PENTADBIRAN AM SEKOLAH•07/ PERHUBUNGAN MASYARAKAT•08/ KEMUDAHAN FIZIKAL•09/ ASRAMA•10/ AUDIT

PENGKELASAN FAIL

- MEMBERI TAJUK FAIL.

KISAS/01/01/001

Kod Sekolah Tajuk Besar Perkara Aktiviti

Contoh:

• Tajuk Besar - Kurikulum• Perkara - Peperiksaan• Aktiviti -SPM

KOD FAIL

- SEGERA- SERTA MERTA

PERINGKAT TINDAKAN FAIL

Fail Timbul (Float File)1. Fail timbul boleh digunakan bagi memaklumkan Ketua Jabatan, pegawai-pegawai penyelia atau pegawai-pegawai atasan mengenai sesuatu tindakan yang telah diambil. Sekiranya pengedaran maklumat di jabatan dan agensi menggunakan Teknologi Maklumat dan Komunikasi (ICT), fail timbul tidak perlu diwujudkan.

Fail sementara (Sampul Kecil Am 435A-Pin.1/82)

(i) surat atau dokumen yang diterima atau diwujudkan memerlukan tindakan segera sedangkan fail yang berkenaan tidak dapat dikesan;

Atau (ii) lebih dari seorang pegawai perlu mengambil tindakan dengan menggunakan fail yang sama.

1. Fail sementara hanya boleh dibuka apabila:

2.Nombor rujukan fail dan tajuk fail bagi fail sementara mestilah sama dengan nombor dan tajuk fail asal. Isi kandungan berserta kulit fail sementara hendaklah dimasukkan kembali ke dalam fail asal sebagai satu kandungan apabila fail asal telah diperolehi atau tindakan serentak telah selesai dilakukan.

3.Jika fail asal tidak dapat dikesan sehingga satu tempoh tertentu fail baru hendaklah dibuka bagi menggantikan fail sementara tersebut.

Pembukaan Fail

1. Apabila sesuatu dokumen diterima atau diwujudkan dan fail mengenainya belum ada, maka fail baru hendaklah dibuka. Tajuk dan nombor rujukan fail serta tarikh pembukaan fail perlu dicatatkan di atas kulit fail. Fail yang dibuka ini hendaklah didaftarkan dalam daftar fail jabatan.

Penyenggaraan Fail/Pelaksaan

2.Setiap fail mestilah mengandungi

2.1 kertas minit

2.2 kandungan surat dan dokumen lampiran yang disusun seturut mengikut tarikh transaksi.

Penyenggaraan Fail

2.3 Setiap kandungan diberi nombor lampiran dan direkodkan di atas kertas minit menggunakan:

- dakwat merah bagi surat dan dokumen lampiran yang diterima; dan

- dakwat biru atau hitam bagi surat keluar.

Penyenggaraan Fail

3.Kertas minit adalah penting bagi mencatat segala arahan dan keputusan berhubung dengan sesuatu perkara yang diuruskan.- Minit pendek seperti minit bebas yang tidak lebih daripada satu perenggan boleh dicatat di atas kertas minit.

- Manakala minit panjang yang memerlukan penerangan lanjut hendaklah ditaip dan dikandungkan sebagai satu kandungan.

MEREKOD KANDUNGAN SURAT KELUAR / SURAT MASUK

• KANDUNGAN MASUK - DAKWAT MERAH

• KANDUNGAN KELUAR - DAKWAT HITAM /BIRU

KERTAS MINIT KERTAS MINIT (BORANG AM 6)(BORANG AM 6)

CATATKAN BILANGAN KANDUNGAN FAIL DI SUDUT KANAN ATAS SURAT. NOMBOR KANDUNGAN ITU DILETAKKAN DALAM BULATAN

CONTOH:

MENGKANDUNGKAN SURAT DALAM FAILMENGKANDUNGKAN SURAT DALAM FAIL

1

CATAT TARIKH PENERIMAAN, NAMA AGENSI PENGIRIMNYA DAN TARIKH SURAT DIKANDUNGKAN KE ATAS

KERTAS MINIT DENGAN MENGGUNAKAN (DAKWAT MERAH)

CONTOH:

TARIKH SURAT DITERIMA………..DRP…………..

PERKARA................................................................ DIKANDUNGKAN PADA……………………… Tindakan:…………..

11

BAGI SURAT-SURAT YANG DIHANTAR KELUAR CATATKAN BILANGAN KANDUNGAN SURAT, TARIKH SURAT, NAMA AGENSI PENERIMA DAN TARIKH SURAT DIHANTAR KE ATAS KERTAS MINIT DENGAN MENGGUNAKAN DAKWAT BIRU / HITAM:

CONTOH:

SURAT BERTARIKH ………………………… DIHANTAR KEPADA ………………………… PADA………………..

1

KERTAS MINIT SEBAGAI PERHUBUNGAN BERTULIS ANTARA PEGAWAI DALAM SESEBUAH JABATAN :

CONTOH 1CONTOH 1PTR.Surat Bil. (5) untuk ditaip sebanyak 3 salinan

TK.

PT.10

CONTOH 2CONTOH 2KPT (P)Surat Bil. (5) untuk tandatangan tuan

TK.PT.10

CONTOH 3CONTOH 3PT(P)Sila sahkan sama ada penama pernah/tidak* dikenakan Tindakan tatatertib/jenayah

TKPK

Kepada:Unit Fail dan Rekod

Fail No. : KISAS/Telah saya serahkan

Kepada ............................ Nama Pagawai

Unit / Bahagian : .....................................Hari Ini (Tarikh : )Sekian.Tandatangan : ........................................Nama : ........................................Unit : ........................................

SLIP TRANSAKSI (pengeluaran)

Kepada:Unit Fail dan Rekod

Fail No. : KISAS/Telah saya terima

Daripada ............................ Nama Pagawai

Unit / Bahagian : .....................................Hari Ini ( Tarikh : )Sekian.Tandatangan : ........................................Nama : ........................................Unit : ........................................

SLIP TRANSAKSI (Pemulangan)

4.Surat rasmi yang didaftar atas kertas minit tidak boleh dikeluarkan daripada kandungan fail kecuali lampiran yang ketebalannya melebihi 4 sentimeter (contoh terbitan, laporan dan sebagainya) atau memerlukan pemeliharaan yang berbeza seperti peta, pelan dan lukisan.

5. Lampiran yang dikeluarkan ini hendaklah dicatatkan dengan nombor kod fail dan nombor lampiran fail berkenaan, serta disimpan di bilik fail. Slip pengganti dokumen ini hendaklah dikandungkan di dalam fail yang mana tercatat maklumat tempat simpanan dokumen tersebut. Ini untuk memudahkan pengesanan semula dokumen.

Penyimpanan Fail

Fail terbuka perlu disimpan di Bilik Rekod dengan menggunakan rak yang sesuai. Ia hendaklah disusun seturut mengikut nombor rujukan fail. Setiap rak hendaklah dilabelkan bagi memudahkan pengesanan fail. Fail terperingkat pula hendaklah disimpan dalam kabinet berkunci yang berpalang, rak bergerak yang berkunci atau bilik kebal sesuai dengan Arahan Keselamatan.

Fail yang didaftarkan hendaklah diselenggara dari segi kandungan dan pergerakan fail tersebut. Pengeluaran dan pengedaran fail kepada pihak yang memerlukan hendaklah dicatat dalam ruangan pergerakan fail di bahagian hadapan fail. Penggunaan pen dakwat merah untuk penerimaan semula dan pen dakwat biru / hitam untuk pengeluaran / pengedaran fail kepada pengguna. Ini adalah bagi memudahkan pengawalan dan pengesanan fail.

Pergerakan Fail

Simpan Dalam Perhatian

1. Kaedah Simpan Dalam Perhatian (SDP / KIV) hendaklah digunakan bagi memudahkan tindakan susulan (follow up) ke atas sesuatu surat dalam tempoh masa dan tarikh yang ditetapkan.

Sistem Pengurusan Dokumen Dan Rekod Elektronik

1. Selaras dengan perkembangan ICT, jabatan dan agensi digalakkan membangunkan aplikasi bagi menguruskan maklumat dan rekod di jabatan masing-masing. Sistem pengurusan maklumat dan rekod elektronik membolehkan penyimpanan dan capaian maklumat dan rekod secara maya (virtual).

Pembangunan Sistem Aplikasi Berkomputer

1. Jabatan dan agensi hendaklah mendapatkan nasihat Jabatan Arkib Negara semasa membangunkan sistem aplikasi berkomputer bagi memastikan rekod elektronik yang diwujudkan, disenggara dan dilupus mengikut piawaian kearkiban.

6. Fail yang mengandungi 100 kandungan atau ketebalannya 4 sentimeter hendaklah ditutup dan fail baru dibuka. Di atas kulit fail yang telah ditutup itu hendaklah dipalang dengan dakwat merah dan dicatatkan perkataan ‘DITUTUP PADA 2.3.2008 – JILID 2 DIBUKA’ dengan dakwat biru atau hitam menggunakan dakwat kekal. Di atas kulit fail yang baru pula hendaklah dicatatkan tajuk dan nombor rujukan yang sama beserta dengan catatan ‘Jilid 2’ (Jld. 2).

Penutupan Fail

Pelupusan Fail

1. Jabatan dan agensi hendaklah mendapatkan nasihat Jabatan Arkib Negara sebelum melaksanakan pelupusan fail.