meja fail kaunselor pentadbir ipg 2007

73
Bahagian Sumber Manusia Kementerian Pelajaran Malaysia ORGANISASI : INSTITUT PENDIDIKAN GURU BAHAGIAN / UNIT : UNIT KAUNSELING JAWATAN : PEGAWAI KAUNSELING (PELAJAR) Nama Agensi : INSTITUT PENDIDIKAN GURU KAMPUS TUN HUSSIEN ONN Alamat : KM 7.75 JALAN KLUANG 83000 BATU PAHAT, JOHOR No. Telefon : 07-4323271 No. Fax : 07-4343687 FAIL MEJA

Upload: uchu-ayu

Post on 02-Dec-2015

446 views

Category:

Documents


3 download

TRANSCRIPT

Page 1: Meja Fail Kaunselor Pentadbir IPG 2007

Bahagian Sumber ManusiaKementerian Pelajaran Malaysia

ORGANISASI : INSTITUT PENDIDIKAN GURU

BAHAGIAN / UNIT : UNIT KAUNSELING

JAWATAN : PEGAWAI KAUNSELING (PELAJAR)

Nama Agensi : INSTITUT PENDIDIKAN GURU KAMPUS TUN HUSSIEN ONN

Alamat : KM 7.75 JALAN KLUANG 83000 BATU PAHAT, JOHOR

No. Telefon : 07-4323271

No. Fax : 07-4343687

E.mail :

FAIL MEJA

Page 2: Meja Fail Kaunselor Pentadbir IPG 2007

MAKLUMAT PEGAWAI

NAMA PEGAWAI MOHD MOHTARI BIN MESRON

NO KAD PENGENALAN 640116-01-5075

TARIKH LAHIR 16 JANUARI 1964

JAWATAN HAKIKI KETUA UNIT KAUNSELING

GRED JAWATAN DG 44 (KUPP)

BAHAGIAN / UNIT UNIT KAUNSELING

KELAYAKAN IKHTISAS M.ED (BIMBINGAN & KAUNSELING)

TARIKH MEMEGANG JAWATAN

1 SEPTEMBER 1994

TARIKH PENEMPATAN 16 MEI 2009

ALAMAT RUMAH 13 JLN BERLIAN 25 RENGGAM JAYA 81760 SIMPANG RENGGAM

MAKLUMAT PENDIDIKAN 1.M.ED (B&K)2.BAC.SC.AGRIC3.DIPLOMA PENDIDIKAN

MAKLUMAT PERKHIDMATAN

1994-2006 (SMK KELAPA SAWIT, KULAI)2006-2009 (SMK TUNKU ABD RAHMAN PUTRA)2009-2010 (IPG-KTI)

1. SENARAI TUGAS KAUNSELOR PENTADBIR

1.1 Merancang, memberi dan merekod khidmat kaunseling individu, kelompok, keluarga dan kaunseling krisis.

1.2 Merancang, memberi dan merekod khidmat konsultasi

2

Page 3: Meja Fail Kaunselor Pentadbir IPG 2007

atau rundingcara.

1.3 Merancang, mengurus dan meningkatkan kemahiran kesejahteraan hidup kepada warga institut perguruan.

1.4 Menyelaras dan menyelia kes pegawai mengikut Pekeliling Bil. 4/1998.

1.5 Merancang, mengurus dan memberikan khidmat bakti dan khidmat psikososial kepada komuniti (kerjasama dengan NGO dan badan-badan kerajaan).

1.6 Merancang,mengurus dan membina Modul Program Bimbingan dan Kaunseling.

1.7 Merancang, menyampai, mengurus, melaksana, menilai dan menyediakan laporan penyelidikan (R&D ) mengikut isu semasa di mana dapatan sebagai panduan bertindak.

1.8 Memberikan perkhidmatan Mediator kepada anggota institut perguruan .

1.9 Memartabatkan Profesionalisme diri kaunselor.

1.10 Melaksanakan program psikologi dan kaunseling.

1.11 Merancang, mengurus, mengendali serta memantau program kaunseling pengembangan, pemulihan dan pencegahan ( 3P ) kepada warga institut yang berkaitan dengan kerjaya seperti kenaikan pangkat, prestasi, persaraan dan warga yang bermasalah emosi, prestasi dan tingkahlaku.

1.12 Menjalankan tugas-tugas yang diarahkan oleh pengarah dari semasa ke semasa yang berkaitan dengan bimbingan dan kaunseling.

2. PERANCANGAN TAHUNAN / SASARAN KERJA TAHUNAN (SKT) PERKHIDMATAN KAUNSELING PENTADBIR INSTITUT PERGURUAN

3

Page 4: Meja Fail Kaunselor Pentadbir IPG 2007

BIL. AKTIVITI / PROJEK(Senarai aktiviti / projek)

KUANTITI

1. Merancang, memberi dan merekod khidmat kaunseling individu, kaunseling kelompok, kaunseling keluarga dan kaunseling krisis.

- Kes rujukan- Kes sukarela- Kes dipanggil

150 jam

2. Merancang dan merekod khidmat konsultasi atau perundingan : - Rundingcara - Ujian Psikologi

100 jam

3. Merancang, mengurus dan memberi khidmat Latihan kepada warga institut

- Program Pengembangan staf- Pembimbing Rakan Sekerja ( PERASA )

100 jam

4. Menyelaras dan menyelia kes Pegawai dan staf institut yang bermasalah:

- Mengadakan sesi intervensi- Menyelaras data maklumat- Memantau kes dan program pemulihan dan

pengembangan- Membuat penilaian dan laporan

100 jam

5. Merancang , mengurus dan memberi khidmat bakti dan khidmat psikososial kepada komuniti ( kerjasama dengan NGO dan badan-badan kerajaan)

60 jam

6. Merancang, mengurus dan melaksanakan modul program Bimbingan dan Kaunseling untuk pegawai dan staf institut

- Modul kemahiran asas kaunseling - Modul Pengurusan stres

60 jam

4

Page 5: Meja Fail Kaunselor Pentadbir IPG 2007

- Modul memperkasakan profesionalisme dan integriti.

7. Merancang, mengurus dan melaporkan

penyelidikan mengikut isu semasa di mana dapatan sebagai panduan bertindak terhadap warga .

- Penyelidikan secara saintifik dan empirical- Data (EKK)

80 jam

8. Memberi perkhidmatan mediator kepada pegawai dan staf institut.

60 jam

9. Memperkasakan Profesionalisme diri kaunselor:- Menghadiri seminar peringkat institut dan

negeri.- Menghadiri seminar, kursus dan bengkel

anjuran BSM.- Menghadiri seminar, konvensyen dan

persidangan peringkat kebangsaan dan luar negeri.

100 jam

11. Merancang, mengurus, mengendali serta memantau program kaunseling pengembangan, pemulihan dan pencegahan ( 3P ) kepada warga institut yang berkaitan dengan kerjaya seperti kenaikan pangkat, prestasi, persaraan dan warga yang bermasalah emosi, prestasi dan tingkahlaku.

60 jam

12. Menjalankan tugas-tugas yang diarahkan oleh pengarah dan timbalan pengarah dari semasa ke semasa : - Tugas-tugas yang berkaitan dengan Kaunseling dan Keutuhan.

60 jam.

3.0 CARTA ORGANISASI

Rujuk Lampiran A

5

Page 6: Meja Fail Kaunselor Pentadbir IPG 2007

4. LATAR BELAKANG KAUNSELING ORGANISASI

Jawatankuasa Keutuhan di Peringkat Kabinet telah memutuskan

supaya semua Kementerian menubuhkan Jawatankuasa

Keutuhan dan Pemulihan untuk membantu menangani masalah

salahlaku di kalangan kakitangan. Sehubungan itu, Kementerian

Pendidikan telah bertindak dengan menubuhkan Unit

Kaunseling dan Keutuhan pada tahun 2002 di bawah Sektor

Pengurusan Perkhidmatan Pendidikan selaras dengan SPP

Bilangan 1/1999.

5. OBJEKTIF

a) Membangunkan potensi warga institut serta membimbing mereka

menjadi insan yang cemerlang dari segi sahsiah dan personaliti.

b) Memastikan urusan perkhidmatan nasihat, bimbingan dan kebajikan

dapat dimanfaatkan oleh warga institut.

c) Memastikan kemudahan khidmat kaunseling diperlengkapkan mengikut

keperluan.

d) Menyediakan data dan mengemaskinikan maklumat pegawai-pegawai .

e) Menyedia dan melaksanakan program latihan kepada guru dan

kakitangan sokongan dengan berkesan.

f) Memastikan semua program pendidikan dan perkhidmatan sokongan

dapat dilaksanakan dengan berkesan.

6

Page 7: Meja Fail Kaunselor Pentadbir IPG 2007

g) Mengadakan pemuafakatan dengan agensi-agensi kerajaan,

swasta dan NGO untuk kemajuan institut selaras dengan visi,

misi dan matlamat

6. SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI LAIN

Bahagian : Unit Kaunseling OrganisasiJawatan : Kaunselor Pentadbir

Tugas PegawaiAtasan Yang Ada

Hubungan

Tugas danTanggungjawab

Kuasa YangDi beri

Tugas PegawaiLain Yang Ada

Hubungan

Pengarah

Timbalan Pengarah

1.Memberi khidmat kaunseling / perundingan kepada warga institut yang memerlukan perkhidmatan ini dalam bentuk kaunseling individu, kaunseling kelompok atau kaunseling keluarga (80 sesi sepanjang tahun).

2.Memberi khidmat konsultasi / perundingan kepada warga institut termasuk memberi dan mengintepretasi ujian psikologi kepada mereka yang memerlukan; menjadi pakar rujuk mengenai dasar / polisi institut.

Menerima klien tanpa syarat.

Merekod kedatangan klien.

Mengambil fail-fail sulit untuk tindakan kaunselor

Ketua Unit

Khidmat Pengurusan

Ketua-ketua jabatan / unit

Pegawai Eksekutif Kanan

Ketua Pembantu Tadbir

Tugas Pegawai Tugas dan Kuasa Yang Tugas Pegawai

7

Page 8: Meja Fail Kaunselor Pentadbir IPG 2007

Atasan Yang AdaHubungan

Tanggungjawab Di beri Lain Yang AdaHubungan

Pengarah

Timbalan Pengarah

3. Memberi khidmat latihan kepada warga institut.

4. Program Pembangunan Staff & program / aktiviti Pencegahan.

5. Program Memberi Latihan Penyelidikan

6. Menjalankan program / aktiviti untuk menerap nilai-nilai murni kepada warga institut.

7. Membentuk Ahli Jawatankuasa Pembimbing Rakan Sekerja di institut.

8. Menyelaras dan melaksanakan program / aktiviti PERASA di institut.

9. Menjalankan mesyuarat sekurang-kurangnya 2 kali setahun untuk pengurusan pensyarah dan staf yang bermasalah.

Menerima klien tanpa syarat.

Merekod kedatangan klien.

Mengambil fail-fail sulit untuk tindakan kaunselor

Mendokumen Dan

pemakluman

Menyelaras aktiviti

.Menyediakan

* Maklumat* Minit Mesyuarat.

* Dokumen sokongan.

Ketua Jabatan / Unit

Ketua Pembantu

Tadbir Pembantu

Tadbir

Menaip surat dan menyediakan dokumen.

Tugas PegawaiAtasan Yang Ada

Tugas danTanggungjawab

Kuasa YangDi beri

Tugas / PegawaiLain Yang Ada

8

Page 9: Meja Fail Kaunselor Pentadbir IPG 2007

Hubungan Hubungan

Pengarah

Timbalan Pengarah

10.Memaklumkan kepada Ketua Jabatan tentang kewujudan perkhidmatan kaunseling untuk staf di institut dan disertakan dengan borang rujukan klien/kes.

11.Mengadakan penilaian/ujian psikologi/pemerhatian kepada klien yang diselia (bermasalah dan berprestasi rendah).

12.Berikan konsultasi tentang situasi klien yang diselia kepada Pengarah / Timbalan Pengarah.

13.Menjalankan sesi kaunseling

14.Menulis pelaporan sesi kaunseling

15.Memberi surat perakuan kehadiran ke bilik kaunseling sebagai makluman ketua Jabatan Klien.

Edaran Pamplet ke Unit/Sektor dan Sekolah.

Mengendali Ujian psikologi

Memberikan rujukan

Etika Kaunseling

SULIT

Ketua Pembantu Tadbir .

Ketua Jabatan / Unit

Pembantu Tadbir

-Merekod kedatangan klien

-Menyediakan dokumen kehadiran dan selesai sesi.

7. PERATURAN PENTADBIRAN

9

Page 10: Meja Fail Kaunselor Pentadbir IPG 2007

7.1 Aktiviti : Proses Penerimaan dan Pemfailan Sesi Kaunseling.

Peraturan Pentadbiran:

a). Klien atau perujuk menghubungi kaunselor untuk membuat temujanji. Penggunaan borang K001. Fail klien dibuka dan direkodkan nombor bilangannya. Bagi klien yang terus datang tanpa temu janji dan sesi kaunseling boleh dilaksanakan, borang K002 (Biodata Klien) perlu di isi, sebelum memulakan sesi (SULIT).

b). Klien datang sendiri atau dirujuk oleh Ketua Jabatan atau oleh ahli keluarga (Mengisi borang K002 – Biodata Klien)

c). Apabila tiba pada tarikh temujanji, klien dialu-alukan kedatangannya. Kaunselor dan klien memperkenalkan diri.

d). Sesi bermula, kaunselor memberikan borang pernyataan masalah kepada klien untuk diisi mengikut apa yang dirasakan olehnya. Ini bertujuan membantu kaunselor memfokus dan mengenalpasti situasi klien.

e). Sesi dijalankan.

f). Kaunselor akan menentukan keadaan kes bagi penamatan sesi; masa yang bersesuaian, sambungan tarikh lain.

g). Kes perlu dirujuk ke hospital. Perlu menyediakan Surat Pengesahan diri dan pengakuan pegawai.

h). Kes selesai, Laporan disediakan kepada ketua jabatan bagi kes-kes rujukan, manakala bagi kes `walk in’ laporan tidak disediakan sekiranya tidak diperlukan.

i). Fail klien disimpan dan sesi ditamatkan.

7.2 Aktiviti : Urusan Penempatan Ke Jawatan POOL bagi Pegawai yang bermasalah mental dan sakit berpanjangan.

10

Page 11: Meja Fail Kaunselor Pentadbir IPG 2007

Peraturan-peraturan pentadbiran:

a). Semua urusan mengesahkan seseorang pegawai yang bermasalah mental dan sakit berpanjangan hendaklah diperakukan Pegawai Perubatan.

b). Penempatan pegawai ke dalam jawatan pool hendaklah disokong oleh laporan perubatan,laporan kaunseling,laporan ketua jabatan, kenyataan perkhidmatan dan disahkan oleh Pengarah Pendidikan.

c). Adalah menjadi tanggungjawab ketua jabatan untuk melaporkan kes-kes guru dan staf yang mengalami masalah mental dan sakit berpanjangan kepada Urusetia Jawatankuasa Menangani Guru Bermasalah Mental dan Sakit Berpanjangan di Jabatan Pendidikan masing-masing.

d). Surat pengesahan pegawai ditempatkan ke Jawatan Pool dikeluarkan oleh Bahagian Sumber Manusia, KPM.

e). Pihak sekolah dikehendaki menyediakan tugas-tugas khas yang tidak berhubung dengan pelajar. Prestasi ditentukan oleh pihak sekolah dan gaji dibayar oleh Bahagian Sumber Manusia.

f). Penyeliaan hendaklah dibuat, laporan bulanan hendaklah dihantar ke Unit Kaunseling dan Keutuhan, JPN.

g). Selepas 2 tahun ditempatkan di jawatan pool, pegawai ini hendaklah dicadangan ke Lembaga Perubatan, disarakan atas sebab kesihatan atau bersara pilihan.

h). Sekiranya pegawai itu disahkan sihat, pegawai itu perlu ditempatkan ke Jawatannya semula.

8. PROSES KERJA

8.1.1 PROSEDUR MENGENDALI SESI KAUNSELING 11

Page 12: Meja Fail Kaunselor Pentadbir IPG 2007

BIL PROSES KERJA PEGAWAI YANG MELULUSKAN/

DIRUJUK

UNDANG-UNDANG

PERATURAN

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

Perbincangan Klien /Jabatan yang akan dilawati bersama Pengarah/Timbalan Pengarah.

Dapatkan kebenaran Lawatan dari pengarah/Tim.Pengarah/Ketua Jabatan.

Temui Ketua Jabatan/ Ketua Unit sebelum Lawatan dibuat.

Temui KJ/KU dan perbincangan tujuan lawatan penyeliaan dibuat.

Mengadakan penilaian/ujian/pemerhatian kepada klien.

Berikan konsultasi tentang situasi klien yang diselia.

Tandatangan buku lawatan.

Tindak susulan

Buat laporan dan failkan

Pengarah

Tim.Pengarah

Ketua Jabatan

Pekeliling Perkhidmatan Bil. 1 Tahun

1999

8.1.2 PROSES KERJA PROSEDUR MENGENDALI KES SUKARELA

BIL PROSES KERJAPEGAWAI YANG MELULUSKAN/

UNDANG-UNDANG/

12

Page 13: Meja Fail Kaunselor Pentadbir IPG 2007

DIRUJUK PERATURAN

1.

2.

3.

4.

5.

6.

Menghantar brosur dan borang temujanji kepada jabatan .

Klien akan membuat temujanji kaunselor dengan mengisi borang temu janji atau terus mengisi buku kehadiran daftar kemasukan klien.

Klien diberikan borang persetujuan mengadakan sesi (inform consent) dan kontrak antara klien dan kaunselor.

Menjalankan sesi kaunseling individu.

Membuat laporan sesi di buku laporan sesi kaunseling individu atau kelompok.

Memberikan satu surat perakuan kepada klien tentang kehadirannya di bilik kaunseling.

Pengarah

Timbalan Pengarah

Ketua Jabatan

Pekeliling Perkhidmatan Bil. 1 Tahun 1999

8.1.3 PROSES KERJA BAGI PROSEDUR MENGENDALI KES- KES DIRUJUK

PEGAWAI YANG UNDANG-13

Page 14: Meja Fail Kaunselor Pentadbir IPG 2007

BIL PROSES KERJA MELULUSKAN/ DIRUJUK

UNDANG/ PERATURAN

1.

2.

3.

4.

5.

6.

Memaklumkan kepada Ketua Jabatan tentang kewujudan perkhidmatan kaunseling untuk staf di KPM/JPN/PPD/Bahagian dan disertakan dengan borang rujukan klien/kes

Menerima rujukan daripada Ketua Jabatan/wakil dan meneliti maklumat tersebut. Sekiranya tidak lengkap maka kaunselor pentadbir perlu merujuk kepada sumber rujukan lain seperti EMIS

Menetapkan tarikh, masa dan tempat dan membuat temu janji untuk mengadakan sesi kaunseling. Klien dimaklumkan melalui surat daripada JPN/PPD/Sekolah

Sesi kaunseling dijalankan secara beretika.

Mengisi borang laporan sesi (BLS1) untuk rujukan kaunselor pentadbir.

Mengisi borang laporan sesi (BLS2) untuk memberikan maklum balas kepada Ketua Jabatan klien untuk tindakan seterusnya. (Laporan ini adalah sulit)

Kaunselor Pentadbir

Kaunselor Pentadbir

KaunselorPentadbir

KaunselorPentadbir

KaunselorPentadbir

KaunselorPentadbir

Sulit

Sulit

8.1.4 PROSES KERJA SESI KAUNSELING INDIVIDU ATAU KELOMPOK KEPADA KLIEN DIKENAL PASTI

14

Page 15: Meja Fail Kaunselor Pentadbir IPG 2007

BIL PROSES KERJAPEGAWAI YANG MELULUSKAN/

DIRUJUK

UNDANG-UNDANG/

PERATURAN

1

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

Kaunselor Pentadbir mendapatkan maklumat Staff /JPN/PPD/Sekolah

Menjalankan ujian psikologi sebagai inputwajib dalam program

Mengenal pasti staf yang memerlukan perkhidmatan kaunseling berdasarkan interpretasi ujian psikologi di atas

Maklumat staf yang dikenalpasti memerlukan perkhidmatan kaunseling kepada Kaunselor Pentadbir

Kaunselor Pentadbir boleh merujuk staf yang memerlukan perkhidmatan kaunseling di JPN/PPD/Sekolah

Membuat tawaran (menjemput) untuk mendapatkan perkhidmatan kaunseling.

Mengisi borang kemasukan klien.

Mengisi borang `inform consent’ antara klien dan kaunselor.

Menjalankan sesi kaunseling

Menulis pelaporan sesi kaunseling

Memberi surat perakuan kehadiran ke bilik kaunseling sebagai makluman ketua Jabatan Klien.

Ketua Sektor Pengurusan

Perkhidmatan Pendidikan

Ketua Unit

Pekeliling Perkhidmatan Bil. 1 Tahun

1999

8.2 PROSES KERJA MEMBERI KHIDMAT KONSULTASI RUNDINGCARA TERMASUK MENGINTERPRESTASI

UJIAN PSIKOLOGI.

15

Page 16: Meja Fail Kaunselor Pentadbir IPG 2007

BIL PROSES KERJA PEGAWAI YANG MELULUSKAN/

DIRUJUK

UNDANG-UNDANG/

PERATURAN

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

Menerima permohonan atau permintaan perkhidmatan dari pelbagai media (surat,telefon,email atau dating bersemuka)

Mendaftarkan permohonan atau permintaan menggunakan borang yang disediakan.

Mengambil maklumat yang diperlukan.

Maklumat yang tidak lengkap, akan dirujuk kepada pemohon.

Maklumat yang lengkap, akan diproses bagi menentukan jenis perkhidmatan yang akan diberi.

Jika perkhidmatan yang ditawarkan tidak dipersetujui oleh pemohon, permohonan ditangguhkan.

Jika perkhidmatan yang ditawarkan, dipersetujui, proses perkhidmatan diteruskan.

Jenis perkhidmatan ditawarkan ialah Perkhidmatan Psikologi dan Kepakaran Umum.

Pengarah

Timbalan Pengarah

Ketua Sektor

Pekeliling Perkhidmatan Bil. 1 Tahun 1999

BIL PROSES KERJAPEGAWAI YANG MELULUSKAN/

DIRUJUK

UNDANG-UNDANG/

PERATURAN

16

Page 17: Meja Fail Kaunselor Pentadbir IPG 2007

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

PERKHIDMATAN PSIKOLOGI

Mengenalpasti isu utama yang diperlukan sama ada pengambilan staf baru atau penempatan, masalah organisasi dan masalah individu.

Menetapkan;- Jenis perkhidmatan diperlukan,- Tarikh/tempat/masa/sasaran/instrumen

Menentukan instrument yang akan digunakan.

Jika tidak instrument yang relevan, maka instrument perlu dibina atau diadaptasi.

Jika ada instrument yang relevan, perkhidmatan diteruskan.

Pada tarikh temujanji yang ditetapkan, ujian dijalankan mengikut prosedur manual instrument yang digunakan.

Selepas ujian ditadbir, proses-proses berikut dilakukan;- membuat “scoring”- membuat “profiling”- membuat analisis- membuat interpretasi data.

Dapatan ujian dibentangkan kepada pemohon perkhidmatan konsultasi. Laporan itu merangkumi;- perincian individu,- ramalan individu,- cadangan tindakan selanjutnya.

Perbincangan dan nasihat tindakan seterusnya dibuat bagi menentukan program yang sesuai dengan dapatan dan keperluan.

Pengarah/TimbalaPengarah/Ketua Sektor

Kaunselor Pentadbir

Kaunselor Pentadbir

Pengarah/Ketua Sektor

Pekeliling Perkhidmatan Bil. 1 Tahun 1999

BIL PROSES KERJAPEGAWAI YANG MELULUSKAN/

DIRUJUK

UNDANG-UNDANG/

PERATURAN

17

Page 18: Meja Fail Kaunselor Pentadbir IPG 2007

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

KEPAKARAN UMUM

Membuat diagnosis menggunakan indikator yang relevan dengan dapatan dan keperluan.

Membuat keputusan bagi menentukan program yang khusus.

Melaksanakan program yang dirancang.

Mendapatkan maklumbalas tentang keberkesanan program.

Jika program yang dijalankan tidak mencapai objektif yang ditetapkan, penambahbaikan program dilakukan.

Menyediakan laporan terperinci tentang program yang telah dijalankan.

Perkhidmatan konsultasi ditamatkan.

Pengarah

Timbalan Pengarah

Ketua Sektor

Kaunselor Pentadbir

Pekeliling Perkhidmatan Bil. 1 Tahun 1999

8.3 PROSES KERJA MEMBERI KHIDMAT BAKTI PSIKOSOSIAL KEPADA KOMUNITI (NGO DAN BADAN-BADAN KERJAAN)

BIL PROSES KERJAPEGAWAI YANG MELULUSKAN/

DIRUJUK

UNDANG-UNDANG/

PERATURAN

18

Page 19: Meja Fail Kaunselor Pentadbir IPG 2007

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

Menyediakan kertas konsep program yang lengkap.

Menghubungi NGO terbabit untuk membuat pertemuan

Membentang dan menerangkan kertas konsep yang dikemukakan

Mendapatkan persetujuan dengan pihak NGO dan membuat perbincangan lanjut tentang program yang akan dijalankan.

Jika tidak dipersetujui kertas konsep disemak kembali dan dibuat penambahbaikkan program yang akan dijalankan

Jika dipersetujui kedua-dua pihak akan bersepakat untuk melaksanakan program yang dirancang

Mengadakan pra pelaksanaan dengan mengadakan beberapa siri mesyuarat untuk melaksanakan kelancaran program

Pelaksanaan program

Membuat pemantauan ketika program dijalankan

Membuat penilaian dan laporan

Mendapatkan maklum balas daripada NGO

KaunselorPentadbir

Pembantu Tadbir

Kaunselor Pentadbir

Kaunselor Pentadbir

Kaunselor pentadbir

Ketua Jabatan NGO

Pengarah/Ketua Sektor

Kaunselor Pentadbir

Mengikut Format

8.4 PROSES KERJA MENYUSULI ADUAN-ADUAN TERHADAP PEGAWAI / KAKITANGAN

BILPROSES KERJA

PEGAWAI YANGMELULUSKAN/

DIRUJUK

UNDANG-UNDANG/

PERATURAN19

Page 20: Meja Fail Kaunselor Pentadbir IPG 2007

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

Terima surat aduan daripada pelbagai sumber seperti berikut:- aduan bertulis- berita-berita akhbar; dan- lain-lain sumber

Keluarkan surat akuan penerimaan kepada pengadu (jika perlu)

Kemukakan surat aduan kepada Ketua Jabatan yang berkenaan untuk siasatan dan tindakan selanjutnya.

Mendapatkan maklumbalas daripada Ketua Jabatan berkenan mengenai hasil penyiasatan dan ulasan Ketua Jabatan.

Kaji laporan siasatan sama ada terdapat kes atau tidak. Jika ada kes, kemukakan kepada Lembaga Tataterib berkenaan dan jika tiada, kes ditutup.

Maklumkan hasil siasatan dan tindakan yang diambil kepada pengadu/JPA/BPR/ BPA/lain-lain agensi berkenaan (jika difikirkan perlu dan berkaitan.

Kemaskinikan rekod dan fail.

Menyediakan laporan suku tahun kepada Bahagian Dasar dan Pengurusan Korporat dan Sumber Manusia Cawangan Kaunseling dan Keutuhan.

Semak laporan

Mengesahkan laporan & tandatangan surat edaran.

Mengedarkan surat.

Urusetia Jawatankuasa Aduan

Urusetia Aduan

Pengarah/Timbalan Pengarah

Urusetia Aduan

Urusetia Aduan

Ketua SektorKaunselor Pentadbir

Pembantu TadbirKaunselor Pentadbir

8.5 PROSES KERJA MEMBERI SESI PEMAHAMAN KEUTUHAN KEPADA PEGAWAI-PEGAWAI PERKHIDMATAN PENDIDIKAN

BIL PROSES KERJAPEGAWAI YANG MELULUSKAN/

DIRUJUK

UNDANG-UNDANG/

PERATURAN

20

Page 21: Meja Fail Kaunselor Pentadbir IPG 2007

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

Surat edaran kepada Jabatan/Bahagian bagi mencalonkan kakitangan ke Sesi Pemahaman Keutuhan.

Surat edaran kepada penceramah.

Penerimaan pencalonan peserta dan direkod. Penerimaan surat persetujuan penceramah.

Mendapatkan sebutharga tempat kursus.

Pemilihan tempat kursus yang berpatutan daripada senarai sebutharga yang diterima.

Pengesahan persetujuan tempat kursus..

Penyediaan pakej dan maklumat kelulusan Bahagian Kewangan)

Surat pengesahan kepada penceramah, surat panggilan peserta dan surat pengesahan tempat kursus.

Persediaan segala peralatan yang diperlukan untuk tujuan sesi pemahaman tersebut..

URUSETIA Memastikan sesi pemahaman berjalan lancar.

KaunselorPentadbir

Pembantu Tadbir

Kaunselor Pentadbir

Kaunselor Pentadbir

Kaunselor pentadbir

Kaunselor Pentadbir

Mengikut Format

21

Page 22: Meja Fail Kaunselor Pentadbir IPG 2007

9. CARTA ALIRAN KERJA

Rajah 9.1.1.1 : Carta AliranPROSEDUR MENGENDALIKAN SESI KAUNSELING

22

Page 23: Meja Fail Kaunselor Pentadbir IPG 2007

Proses mengendalikan sesi kaunseling mula.

Pra Sesi Klien diminta membaca, memahami dan

menandatangani Borang Kontrak Sesi/UKK/JPN.

Fasa Pertama Fasa penerokaan

Fasa Kedua Fasa Kenalpasti Masalah Fasa Membuat Keputusan

Fasa Ketiga Fasa Mencari Alternatif

Fasa Keempat Fasa Melaksanakan Alternatif

Sesi berkemungkinan dilaksanakan dengan lancar atau berlaku masalah kepada klien untuk melaksanakan alternatif dan menamatkan sesi.

Proses sesi kaunseling perlu dinilai semula dan bertindak mencari penyelesaian dengan bergerak ke petak 3/4/5/6.

Fasa Kelima Fasa penutup sesi

Membuat laporan dan mengisi rekod data sesi kaunseling.

(Laporan Sesi/UKK/JPN Dan Borang RDSK/UKK/JPN Serta Buku Log Kaunseling)

Membuat tindak susul selepas 3 bulan sesi tamat untuk melihat perkembangan

4

3

5

2

6

7A

7B

9

8

7

1

23

Page 24: Meja Fail Kaunselor Pentadbir IPG 2007

Rajah 9.1.1.2 : Carta AliranPROSEDUR MENGENDALIKAN KES-KES SUKARELA

PERLAKSANAAN SESI KAUNSELING BAGI KES SUKARELA

Proses kaunseling Kes Sukarela bermula

Klien menghubungi UKK secara ‘walk in’, borang atau telefon untuk mengadakan temu janji.

BORANG SKRL/UKK/JPNS diisi dan diserah kepada UKK

Mengadakan sesi kaunseling dengan klien. Membuat laporan sesi di dalam fail klien. Meminta Klien membuat maklumbalas setelah sesi

selesai dilaksanakan dalam jangka masa yang dipersetujui melalui telefon.

Kes tidak selesai apabila mendapat maklumbalas negatif daripada klien.

Menetapkan tarikh dan masa perjumpaan seterusnya.

Kes selesai apabila mendapat maklumbalas positif daripada Klien.

Tindak susul akan dilaksanakan selepas 3 bulan sesi ditamatkan.

Proses Kes Sukarela Tamat

Rajah 9.1.1.3 : Carta AliranPROSEDUR MENGENDALIKAN KES-KES YANG DIRUJUK

PERLAKSANAAN SESI KAUNSELING BAGI KES RUJUKAN

2

3

4

5

3A

1

6

24

Page 25: Meja Fail Kaunselor Pentadbir IPG 2007

Proses Kes Rujukan bermula

Menerima maklumat atau laporan daripada Pengetua/Guru Besar/Ketua Unit/Ketua Sektor.

BORANG DRJK/UKK/JPNS diisi dan diserah kepada UKK

Mengadakan perbincangan dengan pihak pelapor atau Ketua Jabatan Klien untuk mendapatkan ‘overview case’.

BORANG LPM/UKK/JPN diisi dan di bawa oleh klien semasa sesi.

Mengadakan sesi kaunseling dengan klien. Membuat laporan sesi di dalam fail klien. Membuat dan menghantar laporan setiap sesi kepada

Ketua Jabatan. (Surat Laporan Sesi) Meminta Ketua Jabatan membuat maklumbalas

setelah 1 bulan sesi selesai dilaksanakan. (Borang Maklumbalas Sesi)

Kes tidak selesai apabila mendapat maklumbalas negatif daripada Ketua Jabatan dan klien.

Jika tidak selesai maka dicadangkan agar Ketua Jabatan meneruskan tindakan hukuman mengikut peruntukan dalam Perintah Am.

Membuat laporan ke Cawangan Kaunseling Dan Keutuhan, BSM dengan mengisi borang KK 501.

Kes selesai apabila mendapat maklumbalas positif daripada Ketua Jabatan dan klien.

Tindak susul akan dilaksanakan selepas 3 bulan sesi ditamatkan.

Proses Kes Rujukan Tamat

Rajah 9.1.2 : Carta AliranPROSEDUR KERJA MENJALANKAN UJIAN PSIKOLOGI

Mula Cara mohon perkhidmatan

2

3

4

1

5B

5A(

6

5

5A(ii)

25

Page 26: Meja Fail Kaunselor Pentadbir IPG 2007

- Surat/Telefon/e-mail/jumpa

Daftar

Tidak lengkap Maklumat yang diperolehi

Dapatkan Maklumat Lengkap

Tidak setuju Persetujuan

Tamat Setuju

Proses

PERKHIDMATAN PSIKOLOGI KEPAKARAN UMUM

PERKHIDMATAN PSIKOLOGI

- Isu: Pengambilan/Penempatan

26

Page 27: Meja Fail Kaunselor Pentadbir IPG 2007

Masalah Organisasi/Individu

Penetapan - Jenis PerkhidmatanTarikh/Tempat/MasaSasaranInstrumen

Tiada Instrumen - Bina alat - Adaptasi

Ada

-Mentadbir ujian (Ikut manual yang ditetapkan)-“Scoring”-“Profiling”-Analisis / Interpretasi

Laporan (dihantar kepada klien)- Perincian individu- Ramalan individu- Cadangan

Perbincangan dan nasihat tindakan seterusnya

Kepakaran umum

KEPAKARAN UMUM

27

Page 28: Meja Fail Kaunselor Pentadbir IPG 2007

Diagnos (Guna indikator)

Keputusan- Buat program yang selari dengan dapatan

Dapatkan maklumbalas keberkesanan program

Laporan

Rajah 9.1.3 : Carta AliranPENGURUSAN MELAKSANAKAN KURSUS PERASA

Tamat

28

Page 29: Meja Fail Kaunselor Pentadbir IPG 2007

Proses Pengurusan Melaksanakan Kursus Perasa

Menyiapkan kertas kerja berkenaan Kursus Pembimbing Rakan Sekerja (PERASA)

Memohon persetujuan melaksanakan kursus dalam Mesyuarat Sektor Pengurusan Perkhidmatan Pendidikan.

Keputusan Mesyuarat Sektor Pengurusan Perkhidmatan Pendidikan berkenaan permohonan melaksanakan kursus PERASA.

Mesyuarat tidak meluluskan permohonan melaksanakan Kursus PERASA.

Mesyuarat meluluskan permohonan perlaksanaan Kursus PERASA.

Perbincangan dengan Ketua Unit Rendah, Menengah, Perkhidmatan dan Latihan untuk memperoleh sumber kewangan.

Keputusan berkaitan sumber kewangan.

Tiada sumber kewangan untuk melaksanakan kursus.

Ada sumber kewangan untuk melaksanakan kursus.

Memohon ‘sebut harga’ daripada pihak hotel bagi tujuan pakej penginapan.

2

3

4A

4B

4A(i)

4A(i)b(a)

4A(i) b(b)

4A(i)b(a)(i)

4A(i)b(a)

1

4

4A(i) b

29

Page 30: Meja Fail Kaunselor Pentadbir IPG 2007

Rajah 9.1.4.1 : Carta AliranPROSEDUR MENGENDALIKAN KES-KES DAN MESYUARAT PESAKIT MENTAL,

BERMASALAH DAN KRONIK

30

Page 31: Meja Fail Kaunselor Pentadbir IPG 2007

Proses Kes Sakit Mental bermula

Penyediaan Salinan Bahan Pembentangan

Borang UKK 1 & Borang UKK 2 Borang JIGM/BS/99 Laporan Cuti Laporan Prestasi Surat Pengesahan Perubatan

Membuat surat panggilan mesyuarat JKMGKB

Menempah tempat dan jamuan untuk mesyuarat

Penyediaan fail-fail jawatan kuasa Mesyuarat JKMGKB Bersidang Mesyuarat Membuat Keputusan

4A : Cadangan untuk ditempatkan ke dalam jawatan Kumpulan (POOL KPM)

Menghantar keputusan mesyuarat dan dokumen berkaitan ke Cawangan Kaunseling Dan Keutuhan serta satu salinan ke Bahagian Sekolah untuk permohonan jawatan kumpulan.

Keputusan diperolehi dari BSM dan dimaklumkan ke Unit Pendidikan Menengah atau Unit Pendidikan Rendah untuk tambahan guru di sekolah berkenaan.

UKK meneruskan pemantauan dan mengadakan program pemulihan terhadap klien dalam tempoh 2 tahun.

Selepas 2 tahun dicadangkan untuk di bawa ke Lembaga Perubatan dalam Mesyuarat JKMGKB untuk menilai tahap kesihatan klien.

Proses Jawatan POOL tamat

4B : Cadangan untuk di bawa ke Lembaga Perubatan

Menghantar keputusan mesyuarat dan

2

3

4

1

5

4B(i)

4A 4B

4B

4A(i)

4A(ii

4C

4B(ii)

4A(iii)

4A(iv)

4B(ii

31

Page 32: Meja Fail Kaunselor Pentadbir IPG 2007

Rajah 9.1.4.2 : Carta AliranCARTA ALIRAN PROSES DAN PROSEDUR KE LEMBAGA PERUBATAN

Laporan dari pihak pengurusan (Borang MPPPB).

Perbincangan dengan pihak pengurusans

Perbincangan dengan pegawai bermasalah

Mendapatkan dokumen Laporan cuti Pengesahan Perubatan Laporan prestasi Laporan pihak sekolah

Menilai dokumen dan maklumat

Memenuhi syarat ke Lembaga Perubatan Perintah Am Bab F

Di bawa ke Mesyuarat JKMGKB

Keputusan di bawa ke Lembaga Perubatan

Dimajukan ke Unit Perkhidmatan Tadbiran untuk penubuhan Lembaga

Proses disambung

4B(ii

32

Page 33: Meja Fail Kaunselor Pentadbir IPG 2007

Rajah 9.1.4.3 : Carta AliranCARTA ALIRAN PROSES DAN PROSEDUR KE JAWATAN POOL

Laporan dari pihak pengurusan (Borang MPPPB).

Perbincangan dengan pihak pengurusan

Perbincangan dengan pegawai bermasalah

Mendapatkan dokumen Laporan cuti Pengesahan Perubatan Laporan prestasi Laporan pihak sekolah

Menilai dokumen dan maklumat

Tidak memenuhi syarat ke Lembaga Perubatan

Di bawa ke Mesyuarat JKMGKB

Keputusan di mohon jawatan POOL

Menghantar keputusan mesyuarat dan dokumen berkaitan ke Cawangan Kaunseling Dan Keutuhan serta satu salinan ke Bahagian Sekolah untuk permohonan jawatan kumpulan.

Keputusan diperolehi dari BSM dan dimaklumkan ke Jawatan Kumpulan – POOL .

UKK meneruskan pemantauan dan mengadakan program pemulihan terhadap klien dalam tempoh 2 tahun.

Selepas 2 tahun dicadangkan untuk di bawa ke Lembaga Perubatan dalam Mesyuarat JKMGKB untuk menilai tahap kesihatan klien.

Proses Jawatan POOL tamat

Rajah 9.1.5.1 : Carta Aliran33

Page 34: Meja Fail Kaunselor Pentadbir IPG 2007

PROSES KERJA KHIDMAT BAKTI DAN PSIKOSOSIALKERJASAMA NGO DAN BADAN-BADAN KERAJAAN

Tidak Setuju

Ya

Tamat

Mula

Menyediakan kertas konsep program

keibubapaan

Membentangkan dan menyemak kertas

Konsep bersama dengan NGO

Persetujuan

Melaksanakan Program

Membentuk Ahli Jawatankuasa

Panggilan Mesyuarat

Tindakan Keputusan Mesyuarat

Pelaksanaan Pemantauan Program

Membuat penilaian dan laporan

Tamat

Rajah 9.1.6.1 : Carta AliranPROSES MENYEDIAKAN MODUL-MODUL KAUNSELING DAN BIMBINGAN

34

Page 35: Meja Fail Kaunselor Pentadbir IPG 2007

35

Page 36: Meja Fail Kaunselor Pentadbir IPG 2007

Mula

Tubuhkan Jawatankuasa Pembina Modul- pilih ahli jawatankuasa- buat surat perlantikan- surat panggilan mesyuarat

Kajian Keperluan Modul- kenalpasti dimensi/skop- sediakan item ikut skop- cetak- edar

Kenalpasti Keperluan- analisis ujian- dapatan ujian

Menyediakan Format Modul- memasukkan item-item dalam

format- mencetak format

Mengadakan Mesyuarat Pembinaan Modul- buat surat panggilan kepada

jawatankuasa- mesyuarat tentukan tarikh, masa

dan tempat, modul dan peruntukan

Membina Modul- surat panggil ahli- pembahagian tugas bina modul- bina- cetak

Pembentangan Modul- surat panggil mesyuarat- semak modul- bentang untuk diterima

Mencuba Modul- kenalpasti sasaran- laksanakan modul- penilaian

Post Mortem- surat panggilan mesyuarat post

mortem- mesyuarat

- pemurnian program36

Page 37: Meja Fail Kaunselor Pentadbir IPG 2007

9.1.7.1 CARTA ALIR PENYELIDIKAN

37

Page 38: Meja Fail Kaunselor Pentadbir IPG 2007

1mula

2

4

7

3

6

5

8

9

1.Mengenalpasti isu-isu penyelidikan yang menjadi keutamaan berkaitan Psikologi dan Kaunseling.

2. Membuat cadangan penyelidikan:-i. Latarbelakang kajian masalahii. Pernyataan masalahiii. Rasional kajianiv. Tujuan kajianv. Tinjauan literaturevi. Teori kerangka konsepvii. Hipotesis persoalan kajianviii. Metodologiix. Rangka kajian ( tinjauan /

eksperimental / kualitatif).x. Sample kajian ( random /

random strafikasi / random bertujuan / snowboling dan lain-lain.

xi. Kaedah analisis ( statistik dekriptif / statistk infrensi / kualitatif).

3. Mendapatmaklumaprelimenari daripada sumber utama untuk

membentuk alat kajian ( Temu bual/ pemerhatian dan analisa dokumen) atau mengenal pasti alat-alat kajian yang terpiawai untuk digunakan atau di adaptasi secara professional- surat, back to back translation/pakar.

4. Membuat kesahan dan kebolehpercayaan alat melalui pra ujian( Kesahan semuka/Kesahan gagasan/Kesahan binaan dan lain-lain yang sesuai).

5. Memperbaiki alat ujian bila perlu

6. Melakukan pra ujian semula dan menyemak kesahan dan

7. kebolehpercayaan setiap item atau sub skala.

10

38

11

Page 39: Meja Fail Kaunselor Pentadbir IPG 2007

9.1.8 CARTA ALIR PERKHIDMATAN MEDIATOR

39

Page 40: Meja Fail Kaunselor Pentadbir IPG 2007

.Mengenalpasti krisis di jabatan di bawah tanggungan

Meminta izin organisasi

. meminta persetujuan klien

temubual individu/ pihak pertama

temubual / pihak individu kedua

menemukan kedua-dua klien @ pihak

penstrukturan membuat keputusan/persetujuan

bersama

.membuat laporan kepada organisasi yang berkaitan.

Rajah 9.1.11.1 : Carta AliranMENGENDALI SISTEM SALURAN ADUAN DALAMAN

(SSAD)

Amula

B

D

F

C

FTamat

E

ii i

i ii

40

Page 41: Meja Fail Kaunselor Pentadbir IPG 2007

PT(KP) Menerima dan mendaftar segala aduan penyelewengan, penyalahgunaan kuasa dan rasuah daripada kakitangan dalaman.

PT (KP) Menyemak aduan lama/baru.

Lama PT(KP) Semak No. Fail/ No. Akuan Terima

PT(KP) Dapatkan fail dan direkod.

KPSU(KP) Membuat semakan ke atas aduan bagi memastikan terdapat kes atau tidak.

Tiada kes PT(KP) Kes ditutup kerana tidak kontrit atau diselesaikan secara pentadbiran.

Ada Selesai.kes.

KPSU(KP)/KPT(KK) Kes dirujuk kepada BPR/Polis

KPSU(KP)/KPT(KK) Susul hasil siasatan BPR/Polis

Tidak bersalahSelesai

KPSU(KP) Merujuk kepada Lembaga Tatatertib (Tindakan 14)

KPT(KP) Menyalur dan menyelaras segala aduan penyelewengan melalui SSAD kepada pegawai/jabatan yang bertanggungjawab.

PSU(KP) Memastikan aduan penyelewengan melalui SSAD ini disiasat dan diambil tindakan serta-merta oleh Ketua Jabatan.

1

11

10

2

3

4

5

6

7

8

9

41

Page 42: Meja Fail Kaunselor Pentadbir IPG 2007

KPSU(KP) Mengkaji/menimbang segala jawapan dari pihak yang bertanggungjawab mengenai aduan melalui SSAD sebelum dirujuk kepada pengurusan atasan (jika perlu) dengan memberi cadangan/syor tindakan yang perlu.

Tiada asas Selesai

Ada

KPSU(KP) Merujuk aduan kepada Jawatankuasa Pemantauan Aduan peringkat jabatan untuk diteliti dan ditentukan tindakan-tindakan susulan yang sewajarnya.

KPSU(KP) Memastikan keputusan Jawatankuasa Pemantauan Aduan dirujuk ke Lembaga Tatatertib atau dilaporkan ke BPR atau Polis untuk diambil tindakan mengikut Akta Pencegah Rasuah 1997 atau apa-apa tindakan lain yang bersesuaian..

KPT(KK) Merekod segala keputusan.

PT(KP) Menyediakan surat untuk edaran.

TSUB(KK) Mengesahkan dan tandatangan surat edaran.

PAR(KK) Mengedarkan surat berkenaan.

PSU(KP) Membuat penilaian mengenai keberkesanan Sistem Saluran Aduan Dalaman (SSAD) melalui soal selidik atau melalui peti cadangan balas sebagai instrument mengukur keberkesanan sistem.

KPSU(KP) Memberi maklumbalas kepada Mesyuarat JIKP KPM (jika perlu) mengenai maklumat aduan rasuah yang telah disampaikan melalui SSAD, tindakan yang perlu diambil bertujuan membantu JIKP membuat strategi perancangan pencegahan supaya bentuk masalah yang serupa tidak berulang lagi.

Rajah 9.1.11.2 : Carta AliranMENGENDALI SESI PEMAHAMAN KEUTUHAN

12

13

14

15

17

18

19

16

20

42

Page 43: Meja Fail Kaunselor Pentadbir IPG 2007

PT(KP) Surat edaran kepada Jabatan/Bahagian bagi mencalonkan kakitangan ke Sesi Pemahaman Keutuhan.

PT(KP) Surat edaran kepada penceramah.

PT(KP) Penerimaan pencalonan peserta dan direkod. Penerimaan surat persetujuan penceramah.

PE(KP) Mendapatkan sebut harga tempat kursus.

KPSU(KP) Pemilihan tempat kursus yang berpatutan daripada senarai sebutharga yang diterima.

TSUB(KK) Pengesahan persetujuan tempat kursus..

PE(KP) Penyediaan pakej dan maklumat kelulusan Bahagian Kewangan)

PT(KP) Surat pengesahan kepada penceramah, surat panggilan peserta dan surat pengesahan tempat kursus.

KPT(KK) Persediaan segala peralatan yang diperlukan untuk tujuan sesi pemahaman tersebut..

URUSETIA Memastikan sesi pemahaman berjalan lancar.

PE(KP) Menyediakan laporan kursus.

1

3

4

5

7

8

10

11

12

2

9

43

Page 44: Meja Fail Kaunselor Pentadbir IPG 2007

KPSU(KP) Membuat semakan laporan, pindaan.pembetulan.

TSUB(KK) Pengesahan laporan.

PT(KP) Rekod disimpan.

10. SENARAI SEMAK / CHECK LIST

Rajah 10.1.1.1 : Check List

13

14

44

Page 45: Meja Fail Kaunselor Pentadbir IPG 2007

PROSEDUR MENGENDALI SESI KAUNSELING

BIL TINDAKANTANDA

( /) CATATAN

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Persediaan mengendalikan sesi

Pra sesi – klien perlu membaca, memahami dan menandatangani kontrak sesi.-Borang Kontrak Sesi

Melaksanakan sesi.3.1 Fasa Pertama : Membina rapport : Penstrukturan : Penerokaan

3.2 Fasa Kedua : Kenalpasti masalah Matlamat Sesi 3.3 Fasa Ketiga : Mencari alternatif Memilih alternatif 3.4 Fasa Keempat : Melaksanakan alternatif

Menamatkan sesi kaunseling

Menetapkan tarikh sesi susulan

Membuat laporan dan rekod sesi.- Laporan sesi- Buku Log-

Proses kaunseling ditamatkan

Rajah 10.1.1.2 : Check ListPROSEDUR MENGENDALI SESI KAUNSELING SUKARELA

45

Page 46: Meja Fail Kaunselor Pentadbir IPG 2007

BIL TINDAKANTANDA

( /) CATATAN

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7

Menerima / membuat temujanji - Borang BK1

Pra sesi – klien perlu membaca, memahami dan menandatangani kontrak sesi.-Borang Kontrak Sesi

Melaksanakan sesi.3.1 Fasa Pertama : Membina rapport : Penstrukturan : Penerokaan

3.2 Fasa Kedua : Kenalpasti masalah Matlamat Sesi 3.3 Fasa Ketiga : Mencari alternatif Memilih alternatif 3.4 Fasa Keempat : Melaksanakan alternatif

Menamatkan sesi kaunseling

Menetapkan tarikh sesi susulan

Membuat laporan dan rekod sesi.- Laporan sesi- Buku Log

Proses kes sukarela ditamatkan jika matlamat tercapai

Rajah 10.1.1.3 : Check ListPROSEDUR MENGENDALI SESI KAUNSELING DIRUJUK

46

Page 47: Meja Fail Kaunselor Pentadbir IPG 2007

BIL TINDAKANTANDA

( /) CATATAN

1.

2.

3

4

5

6.

7.

8.

9.

10.

11.

Menerima maklumat rujukan daripada pegawai melapor Perbincangan dengan pelapor tentang kes yang dirujuk.

- Meminta pelapor mengisi borang Laporan Pemantauan Kes (BK9) untuk rujukan kaunselor.

Proses janjitemu – Borang Kebenaran meninggalkan tugas ( BK2 )

Pra sesi – klien perlu membaca, memahami dan menandatangani kontrak sesi.-Borang Kontrak Sesi

Melaksanakan sesi.5.1 Fasa Pertama : Membina rapport : Penstrukturan : Penerokaan

5.2 Fasa Kedua : Kenalpasti masalah Matlamat Sesi 5.3 Fasa Ketiga : Mencari alternatif Memilih alternatif 5.4 Fasa Keempat : Melaksanakan alternatif

Menamatkan sesi kaunseling

Menetapkan tarikh sesi susulan.

Membuat laporan dan rekod sesi.- Laporan sesi- Buku Log

Meminta maklumbalas daripada pelapor (selepas 1 Bulan)

Menghantar laporan ke BPG Bahagian Tatatertib (BK6)

Proses kaunseling ditamatkan jika kes selesai

Rajah 10.1.3.1 : Check ListPENGURUSAN MELAKSANAKAN KURSUS PERASA

47

Page 48: Meja Fail Kaunselor Pentadbir IPG 2007

BIL TINDAKANTANDA

( /) CATATAN1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

14.

Penyediaan kertas kerja Kursus PERASA

Mendapatkan kelulusan mengadakan kursus PERASADaripada Ketua Sektor Pengurusan Perkhidmatan Pendidikan.

Perbincangan dengan Unit berkaitan bagi tujuan peruntukan kewangan.

Penyediaan pakej kursus PERASA- Senarai nama peserta- Sebut harga hotel- Dokumen kelulusan

Menghantar pakej ke Unit Pakej KPM

Membuat tempahan kenderaan pengangkutan

Membuat dan menghantar surat pengesahan untuk mengadakan kursus kepada pihak hotel dan pengangkutan.

Tempah bilik mesyuarat untuk mesyuarat Fasilitator dan perlaksanaan Kursus PERASA.- Tarikh dan Masa

Tempah bilik mesyuarat untuk taklimat peserta Kursus PERASA.- Tarikh dan Masa

Menyedia dan menghantar surat - Panggilan mesyuarat kursus- Perlantikan pegawai yang terlibat dalam kursus- Panggilan untuk menghadiri taklimat dan

kursus kepada peserta.- Jemputan penceramah - Jemputan majlis perasmian

Mendapatkan pengesahan kehadiran peserta kursus

Penyediaan bahan-bahan mesyuarat

Membuat pesanan alatan daripada pembekal

Penerimaan alatan daripada pihak pembekal

Mengadakan mesyuarat kursus PERASA bagi

48

Page 49: Meja Fail Kaunselor Pentadbir IPG 2007

15.

16.

17.

18.

19.

20.

fasilitator.

Mengadakan taklimat kursus kepada peserta (jika peserta dari JPN)

Menyediakan Pink Form- Pakej hotel- Kenderaan Pengangkutan- Alatan Kursus

Meminta Unit Stor untuk menyediakan Local Order- Invoice hotel- Invoice kenderaan- Invoice alatan kursus

Penyediaan bahan kursus- Borang pendaftaran kursus- Borang penilaian kursus- Hand Out kursus- Sijil penyertaan - Sijil penghargaan

Mendapatkan tandatangan Pengarah Pendidikan- Sijil penyertaan- Sijil penghargaan

Local Order- Membuat pengesahan penerimaan perkhidmatan. -Menghantar Local Order kepada Unit Kewangan selepas menerima perkhidmatan.

Rajah 10.1.4.1 : Check List

49

Page 50: Meja Fail Kaunselor Pentadbir IPG 2007

PENGURUSAN MEMBANTU PEGAWAI BERMASALAH KE LEMBAGA PERUBATAN

BIL TINDAKAN TANDA ( /)

CATATAN

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

Laporan dari pihak pengurusan (Borang MPPPB).

Perbincangan dengan pihak pengurusan.

Perbincangan dengan pegawai bermasalah

Mendapatkan dokumen- Laporan cuti- Pengesahan Perubatan- Laporan prestasi- Laporan pihak sekolah

Menilai dokumen dan maklumat

Memenuhi syarat ke Lembaga PerubatanPerintah Am Bab F

Di bawa ke Mesyuarat JKMGKB

Keputusan di bawa ke Lembaga Perubatan

Dimajukan ke Unit Perkhidmatan Tadbiran untuk penubuhan Lembaga

Proses disambung

Rajah 10.1.4.2 : Check List

50

Page 51: Meja Fail Kaunselor Pentadbir IPG 2007

PENGURUSAN CARTA ALIRAN PROSES DAN PROSEDUR KE JAWATAN POOL

BIL TINDAKAN TANDA ( /)

CATATAN

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

Laporan dari pihak pengurusan (Borang MPPPB).

Perbincangan dengan pihak pengurusan

Perbincangan dengan pegawai bermasalah

Mendapatkan dokumen- Laporan cuti- Pengesahan Perubatan- Laporan prestasi- Laporan pihak institut

Menilai dokumen dan maklumat

Tidak memenuhi syarat ke Lembaga Perubatan

Di bawa ke Mesyuarat JK Tatatertib

Keputusan di mohon jawatan POOL

Menghantar keputusan mesyuarat dan dokumen berkaitan ke Cawangan Kaunseling Dan Keutuhan serta satu salinan ke Bahagian Sekolah untuk permohonan jawatan kumpulan.

Keputusan diperolehi dari BSM dan dimaklumkan ke Jawatan Kumpulan – POOL .

UKK meneruskan pemantauan dan mengadakan program pemulihan terhadap klien dalam tempoh 2 tahun. Selepas 2 tahun dicadangkan untuk di bawa ke Lembaga Perubatan dalam Mesyuarat JK Keutuhan untuk menilai tahap kesihatan klien.

Proses Jawatan POOL tamat

Rajah 10.1.9.1 : Check List

51

Page 52: Meja Fail Kaunselor Pentadbir IPG 2007

PENGURUSAN MELAKSANAKAN KURSUS / CERAMAH ( 3P )

BIL TINDAKAN TANDA ( /)

CATATAN

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

Penyediaan kertas kerja Kursus Stress Managment

Mendapatkan kelulusan mengadakan kursus Daripada Ketua Sektor Pengurusan Perkhidmatan Pendidikan.

Perbincangan dengan Unit berkaitan bagi tujuan peruntukan kewangan.

Penyediaan pakej Kursus Stress Management- Senarai nama peserta- Sebut harga hotel- Dokumen kelulusan

Menghantar pakej ke Unit Pakej KPM

Membuat tempahan kenderaan pengangkutan

Membuat dan menghantar surat pengesahan untuk mengadakan kursus kepada pihak hotel dan pengangkutan.

Tempah bilik mesyuarat untuk mesyuarat Fasilitator dan perlaksanaan Kursus Stress Management- Tarikh- Masa

Menyedia dan menghantar surat - Panggilan mesyuarat kursus- Perlantikan pegawai yang terlibat - Panggilan untuk menghadiri taklimat dan kursus

kepada peserta.- Jemputan penceramah dan perasmian

Mendapatkan pengesahan kehadiran peserta kursus

52

Page 53: Meja Fail Kaunselor Pentadbir IPG 2007

BIL TINDAKAN TANDA ( /)

CATATAN

12.

13.

14.

15.

16.

17.

18.

19.

20.

Penyediaan bahan-bahan mesyuarat dan

- Ringk - kertas kerja - Jadual

Membuat pesanan alatan daripada pembekal

Penerimaan alatan daripada pihak pembekal

Mengadakan mesyuarat Kursus Stress Management bagi fasilitator.

Mengadakan taklimat kursus kepada peserta (jika peserta dar JPN

Menyediakan Pink Form- Pakej hotel- Kenderaan Pengangkutan- Alatan Kursus

Meminta Unit Stor untuk menyediakan Local Order- Invoice hotel- Invoice kenderaan- Invoice alatan kursus

Penyediaan bahan kursus- Borang pendaftaran kursus- Borang penilaian kursus- Hand Out kursus- Sijil penyertaan - Sijil penghargaan

Mendapatkan tandatangan Pengarah Pendidikan- Sijil penyertaan- Sijil penghargaan

Local Order-Membuat pengesahan penerimaan perkhidmatan. -Menghantar Local Order kepada Unit Kewangan selepas menerima perkhidmatan.

53

Page 54: Meja Fail Kaunselor Pentadbir IPG 2007

11. SENARAI UNDANG-UNDANG DAN

PERATURAN YANG DIPERLUKAN

A. Perintah Am Bab A, C, D

B. Arahan Perbendaharan

C. Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 6 Tahun 1991

Mengendalikan kes-kes Pegawai Perkhidmatan Pendidikan yang

dikenal pasti Sakit Jiwa.

D. Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 2 Tahun 1993

Prosedur Membesarakan Pegawai Atas Sebab Kesihatan.

E. Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 10 Tahun 1998

Penempatan dan Pengurusan PPP yang mengalami masalah Sakit

yang berpanjangan melebihi 6 bulan, ke dalam jawatan kumpulan.

F. Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 1998

Garis panduan Menguruskan Pegawai Berprestasi Rendah dan

Pegawai yang bermasalah.

G. Arahan Y.A.B Perdana Menteri No. 1 Tahun 1998

Gerakan Pemantapan Keutuhan Sistem Pengurusan Pentadbiran

Kerajaan Malaysia.

H. Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 1 Tahun 1999

Panduan Mewujudkan Perkhidmatan Kaunseling di Agensi Awam.

I. Surat Pekeliling Iktihsas Bil. 13 Tahun 1969

Pakaian Guru-guru Sekolah.

J. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil. 5 Tahun 1999

Larangan Terhadap Penglibatan Pegawai. Perkhidmatan Pendidikan

Staf Sokongan dan Murid Sekolah Dalam Kegiatan Politik Anti

Kerajaan.

54

Page 55: Meja Fail Kaunselor Pentadbir IPG 2007

12. SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNAKAN

1 BK 1 Borang Temu Janji2 BK 2 Borang Kebenaran Meninggalkan

Tugas3 BK 3 Biodata Klien4 BK 4 Pernyatan Masalah5 BK 5 Laporan Sesi Kaunseling6 BK 6 Laporan Pegawai / Kakitangan

Sokongan Yang Bermasalah7 BK 7 Borang Maklumat Pegawai /

Kakitangan Sokongan Yang

Bermasalah (Kesihatan Mental / Sakit Kronik)

8 BK 8 Borang Maklumat Pegawai / Kakitangan Sokongan Yang

Bermasalah (Berprestasi Rendah)9 BK 9 Laporan Pemantauan Kes

55

Page 56: Meja Fail Kaunselor Pentadbir IPG 2007

CONTOH FORMAT

A. KERTAS KERJA PROGRAM BERSAMA NGO DAN BADAN KERAJAAN

1.0 PENDAHULUAN

2.0 RASIONAL

3.0 OBJEKTIF

4.0 SASARAN

5.0 TARIKH DAN TEMPAT

6.0 KOS DAN SUMBER KEWANGAN

7.0 PELAKSANAAN

7.1 PERLANTIKAN JAWATANKUASA7.2 MESYUARAT7.3 AGENDA7.4 SURAT MENYURAT7.5 BUKU PROGRAM7.6 MULTIMEDIA DAN DOKUMENTASI

8.0 PENILAIAN & LAPORAN PROGRAM

9.0 LAPORAN DARI PIHAK NGO / BADAN KERAJAAN

10.0 BEDAH SIASAT & DOKUMENTASIAN

56

Page 57: Meja Fail Kaunselor Pentadbir IPG 2007

13. SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

A. Ahli Majlis Mesyuarat Pentadbiran Pengurusan dan Profesional ( M3P )

B. Ahli Majlis Mesyuarat Keutuhan Pengurusan

C. Setiausaha Jawatankuasa Mengendali Pensyarah Dan Kakitangan

Bermasalah

D. Ahli Majlis Mesyuarat Pengurusan Institut

E. Ahli Majlis Mesyuarat Sektor Pengurusan Perkhidmatan Pendidikan

F. Ahli Jawatankuasa Anugerah Perkhidmatan Cemerlang Institut

G. Ahli Jawatankuasa Anugerah Hari Kualiti Institut

H. Editor Jawatankuasa Buletin Institut

57

Page 58: Meja Fail Kaunselor Pentadbir IPG 2007

14 SENARAI TUGAS HARIAN

NAMA: MOHD MOHTARI BIN MESRON

JAWATAN: KETUA UNIT KAUNSELINGTARIKH: 16 OGOS 2010

BIL BUTIR-BUTIR TUGAS CATATAN1. Menyampai, melaksana dan menilai

dasar-dasar perkhidmatan psikologi dan kaunseling di institute.

2. Menyemak rekod-rekod klien.3. Memberikan sesi kaunseling staf4. Menganalisa laporan kes-kes rujukan

pensyarah dan staf.5. Menyediakan surat-surat makluman

kepada jabatan / unit.

6. Mengenalpasti situasi semasa pensyarah dan staf yang telah di tempat di Jawatan Pool.

7. Perbincangan antara kakitangan (panel) dengan pihak pengurusan Jabatan.

8. Menyediakan bahan-bahan taklimat,mesyuarat, bengkel dan ceramah.

9. Menyediakan bahan-bahan laporan jabatan dan Kementerian Pelajaran Malaysia.

10. Melaksanakan R&D dan menulis serta menyediakan penyelidikan dan laporan sesi kaunseling.

11. Menyediakan data EKK.12. Menyediakan laporan tahunan

berpandukan DATA ( EKK )

Catatan: Sila letakkan senarai ini diatas meja anda

58