meja fail kaunselor pentadbir ipg 2007
TRANSCRIPT
Bahagian Sumber ManusiaKementerian Pelajaran Malaysia
ORGANISASI : INSTITUT PENDIDIKAN GURU
BAHAGIAN / UNIT : UNIT KAUNSELING
JAWATAN : PEGAWAI KAUNSELING (PELAJAR)
Nama Agensi : INSTITUT PENDIDIKAN GURU KAMPUS TUN HUSSIEN ONN
Alamat : KM 7.75 JALAN KLUANG 83000 BATU PAHAT, JOHOR
No. Telefon : 07-4323271
No. Fax : 07-4343687
E.mail :
FAIL MEJA
MAKLUMAT PEGAWAI
NAMA PEGAWAI MOHD MOHTARI BIN MESRON
NO KAD PENGENALAN 640116-01-5075
TARIKH LAHIR 16 JANUARI 1964
JAWATAN HAKIKI KETUA UNIT KAUNSELING
GRED JAWATAN DG 44 (KUPP)
BAHAGIAN / UNIT UNIT KAUNSELING
KELAYAKAN IKHTISAS M.ED (BIMBINGAN & KAUNSELING)
TARIKH MEMEGANG JAWATAN
1 SEPTEMBER 1994
TARIKH PENEMPATAN 16 MEI 2009
ALAMAT RUMAH 13 JLN BERLIAN 25 RENGGAM JAYA 81760 SIMPANG RENGGAM
MAKLUMAT PENDIDIKAN 1.M.ED (B&K)2.BAC.SC.AGRIC3.DIPLOMA PENDIDIKAN
MAKLUMAT PERKHIDMATAN
1994-2006 (SMK KELAPA SAWIT, KULAI)2006-2009 (SMK TUNKU ABD RAHMAN PUTRA)2009-2010 (IPG-KTI)
1. SENARAI TUGAS KAUNSELOR PENTADBIR
1.1 Merancang, memberi dan merekod khidmat kaunseling individu, kelompok, keluarga dan kaunseling krisis.
1.2 Merancang, memberi dan merekod khidmat konsultasi
2
atau rundingcara.
1.3 Merancang, mengurus dan meningkatkan kemahiran kesejahteraan hidup kepada warga institut perguruan.
1.4 Menyelaras dan menyelia kes pegawai mengikut Pekeliling Bil. 4/1998.
1.5 Merancang, mengurus dan memberikan khidmat bakti dan khidmat psikososial kepada komuniti (kerjasama dengan NGO dan badan-badan kerajaan).
1.6 Merancang,mengurus dan membina Modul Program Bimbingan dan Kaunseling.
1.7 Merancang, menyampai, mengurus, melaksana, menilai dan menyediakan laporan penyelidikan (R&D ) mengikut isu semasa di mana dapatan sebagai panduan bertindak.
1.8 Memberikan perkhidmatan Mediator kepada anggota institut perguruan .
1.9 Memartabatkan Profesionalisme diri kaunselor.
1.10 Melaksanakan program psikologi dan kaunseling.
1.11 Merancang, mengurus, mengendali serta memantau program kaunseling pengembangan, pemulihan dan pencegahan ( 3P ) kepada warga institut yang berkaitan dengan kerjaya seperti kenaikan pangkat, prestasi, persaraan dan warga yang bermasalah emosi, prestasi dan tingkahlaku.
1.12 Menjalankan tugas-tugas yang diarahkan oleh pengarah dari semasa ke semasa yang berkaitan dengan bimbingan dan kaunseling.
2. PERANCANGAN TAHUNAN / SASARAN KERJA TAHUNAN (SKT) PERKHIDMATAN KAUNSELING PENTADBIR INSTITUT PERGURUAN
3
BIL. AKTIVITI / PROJEK(Senarai aktiviti / projek)
KUANTITI
1. Merancang, memberi dan merekod khidmat kaunseling individu, kaunseling kelompok, kaunseling keluarga dan kaunseling krisis.
- Kes rujukan- Kes sukarela- Kes dipanggil
150 jam
2. Merancang dan merekod khidmat konsultasi atau perundingan : - Rundingcara - Ujian Psikologi
100 jam
3. Merancang, mengurus dan memberi khidmat Latihan kepada warga institut
- Program Pengembangan staf- Pembimbing Rakan Sekerja ( PERASA )
100 jam
4. Menyelaras dan menyelia kes Pegawai dan staf institut yang bermasalah:
- Mengadakan sesi intervensi- Menyelaras data maklumat- Memantau kes dan program pemulihan dan
pengembangan- Membuat penilaian dan laporan
100 jam
5. Merancang , mengurus dan memberi khidmat bakti dan khidmat psikososial kepada komuniti ( kerjasama dengan NGO dan badan-badan kerajaan)
60 jam
6. Merancang, mengurus dan melaksanakan modul program Bimbingan dan Kaunseling untuk pegawai dan staf institut
- Modul kemahiran asas kaunseling - Modul Pengurusan stres
60 jam
4
- Modul memperkasakan profesionalisme dan integriti.
7. Merancang, mengurus dan melaporkan
penyelidikan mengikut isu semasa di mana dapatan sebagai panduan bertindak terhadap warga .
- Penyelidikan secara saintifik dan empirical- Data (EKK)
80 jam
8. Memberi perkhidmatan mediator kepada pegawai dan staf institut.
60 jam
9. Memperkasakan Profesionalisme diri kaunselor:- Menghadiri seminar peringkat institut dan
negeri.- Menghadiri seminar, kursus dan bengkel
anjuran BSM.- Menghadiri seminar, konvensyen dan
persidangan peringkat kebangsaan dan luar negeri.
100 jam
11. Merancang, mengurus, mengendali serta memantau program kaunseling pengembangan, pemulihan dan pencegahan ( 3P ) kepada warga institut yang berkaitan dengan kerjaya seperti kenaikan pangkat, prestasi, persaraan dan warga yang bermasalah emosi, prestasi dan tingkahlaku.
60 jam
12. Menjalankan tugas-tugas yang diarahkan oleh pengarah dan timbalan pengarah dari semasa ke semasa : - Tugas-tugas yang berkaitan dengan Kaunseling dan Keutuhan.
60 jam.
3.0 CARTA ORGANISASI
Rujuk Lampiran A
5
4. LATAR BELAKANG KAUNSELING ORGANISASI
Jawatankuasa Keutuhan di Peringkat Kabinet telah memutuskan
supaya semua Kementerian menubuhkan Jawatankuasa
Keutuhan dan Pemulihan untuk membantu menangani masalah
salahlaku di kalangan kakitangan. Sehubungan itu, Kementerian
Pendidikan telah bertindak dengan menubuhkan Unit
Kaunseling dan Keutuhan pada tahun 2002 di bawah Sektor
Pengurusan Perkhidmatan Pendidikan selaras dengan SPP
Bilangan 1/1999.
5. OBJEKTIF
a) Membangunkan potensi warga institut serta membimbing mereka
menjadi insan yang cemerlang dari segi sahsiah dan personaliti.
b) Memastikan urusan perkhidmatan nasihat, bimbingan dan kebajikan
dapat dimanfaatkan oleh warga institut.
c) Memastikan kemudahan khidmat kaunseling diperlengkapkan mengikut
keperluan.
d) Menyediakan data dan mengemaskinikan maklumat pegawai-pegawai .
e) Menyedia dan melaksanakan program latihan kepada guru dan
kakitangan sokongan dengan berkesan.
f) Memastikan semua program pendidikan dan perkhidmatan sokongan
dapat dilaksanakan dengan berkesan.
6
g) Mengadakan pemuafakatan dengan agensi-agensi kerajaan,
swasta dan NGO untuk kemajuan institut selaras dengan visi,
misi dan matlamat
6. SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI LAIN
Bahagian : Unit Kaunseling OrganisasiJawatan : Kaunselor Pentadbir
Tugas PegawaiAtasan Yang Ada
Hubungan
Tugas danTanggungjawab
Kuasa YangDi beri
Tugas PegawaiLain Yang Ada
Hubungan
Pengarah
Timbalan Pengarah
1.Memberi khidmat kaunseling / perundingan kepada warga institut yang memerlukan perkhidmatan ini dalam bentuk kaunseling individu, kaunseling kelompok atau kaunseling keluarga (80 sesi sepanjang tahun).
2.Memberi khidmat konsultasi / perundingan kepada warga institut termasuk memberi dan mengintepretasi ujian psikologi kepada mereka yang memerlukan; menjadi pakar rujuk mengenai dasar / polisi institut.
Menerima klien tanpa syarat.
Merekod kedatangan klien.
Mengambil fail-fail sulit untuk tindakan kaunselor
Ketua Unit
Khidmat Pengurusan
Ketua-ketua jabatan / unit
Pegawai Eksekutif Kanan
Ketua Pembantu Tadbir
Tugas Pegawai Tugas dan Kuasa Yang Tugas Pegawai
7
Atasan Yang AdaHubungan
Tanggungjawab Di beri Lain Yang AdaHubungan
Pengarah
Timbalan Pengarah
3. Memberi khidmat latihan kepada warga institut.
4. Program Pembangunan Staff & program / aktiviti Pencegahan.
5. Program Memberi Latihan Penyelidikan
6. Menjalankan program / aktiviti untuk menerap nilai-nilai murni kepada warga institut.
7. Membentuk Ahli Jawatankuasa Pembimbing Rakan Sekerja di institut.
8. Menyelaras dan melaksanakan program / aktiviti PERASA di institut.
9. Menjalankan mesyuarat sekurang-kurangnya 2 kali setahun untuk pengurusan pensyarah dan staf yang bermasalah.
Menerima klien tanpa syarat.
Merekod kedatangan klien.
Mengambil fail-fail sulit untuk tindakan kaunselor
Mendokumen Dan
pemakluman
Menyelaras aktiviti
.Menyediakan
* Maklumat* Minit Mesyuarat.
* Dokumen sokongan.
Ketua Jabatan / Unit
Ketua Pembantu
Tadbir Pembantu
Tadbir
Menaip surat dan menyediakan dokumen.
Tugas PegawaiAtasan Yang Ada
Tugas danTanggungjawab
Kuasa YangDi beri
Tugas / PegawaiLain Yang Ada
8
Hubungan Hubungan
Pengarah
Timbalan Pengarah
10.Memaklumkan kepada Ketua Jabatan tentang kewujudan perkhidmatan kaunseling untuk staf di institut dan disertakan dengan borang rujukan klien/kes.
11.Mengadakan penilaian/ujian psikologi/pemerhatian kepada klien yang diselia (bermasalah dan berprestasi rendah).
12.Berikan konsultasi tentang situasi klien yang diselia kepada Pengarah / Timbalan Pengarah.
13.Menjalankan sesi kaunseling
14.Menulis pelaporan sesi kaunseling
15.Memberi surat perakuan kehadiran ke bilik kaunseling sebagai makluman ketua Jabatan Klien.
Edaran Pamplet ke Unit/Sektor dan Sekolah.
Mengendali Ujian psikologi
Memberikan rujukan
Etika Kaunseling
SULIT
Ketua Pembantu Tadbir .
Ketua Jabatan / Unit
Pembantu Tadbir
-Merekod kedatangan klien
-Menyediakan dokumen kehadiran dan selesai sesi.
7. PERATURAN PENTADBIRAN
9
7.1 Aktiviti : Proses Penerimaan dan Pemfailan Sesi Kaunseling.
Peraturan Pentadbiran:
a). Klien atau perujuk menghubungi kaunselor untuk membuat temujanji. Penggunaan borang K001. Fail klien dibuka dan direkodkan nombor bilangannya. Bagi klien yang terus datang tanpa temu janji dan sesi kaunseling boleh dilaksanakan, borang K002 (Biodata Klien) perlu di isi, sebelum memulakan sesi (SULIT).
b). Klien datang sendiri atau dirujuk oleh Ketua Jabatan atau oleh ahli keluarga (Mengisi borang K002 – Biodata Klien)
c). Apabila tiba pada tarikh temujanji, klien dialu-alukan kedatangannya. Kaunselor dan klien memperkenalkan diri.
d). Sesi bermula, kaunselor memberikan borang pernyataan masalah kepada klien untuk diisi mengikut apa yang dirasakan olehnya. Ini bertujuan membantu kaunselor memfokus dan mengenalpasti situasi klien.
e). Sesi dijalankan.
f). Kaunselor akan menentukan keadaan kes bagi penamatan sesi; masa yang bersesuaian, sambungan tarikh lain.
g). Kes perlu dirujuk ke hospital. Perlu menyediakan Surat Pengesahan diri dan pengakuan pegawai.
h). Kes selesai, Laporan disediakan kepada ketua jabatan bagi kes-kes rujukan, manakala bagi kes `walk in’ laporan tidak disediakan sekiranya tidak diperlukan.
i). Fail klien disimpan dan sesi ditamatkan.
7.2 Aktiviti : Urusan Penempatan Ke Jawatan POOL bagi Pegawai yang bermasalah mental dan sakit berpanjangan.
10
Peraturan-peraturan pentadbiran:
a). Semua urusan mengesahkan seseorang pegawai yang bermasalah mental dan sakit berpanjangan hendaklah diperakukan Pegawai Perubatan.
b). Penempatan pegawai ke dalam jawatan pool hendaklah disokong oleh laporan perubatan,laporan kaunseling,laporan ketua jabatan, kenyataan perkhidmatan dan disahkan oleh Pengarah Pendidikan.
c). Adalah menjadi tanggungjawab ketua jabatan untuk melaporkan kes-kes guru dan staf yang mengalami masalah mental dan sakit berpanjangan kepada Urusetia Jawatankuasa Menangani Guru Bermasalah Mental dan Sakit Berpanjangan di Jabatan Pendidikan masing-masing.
d). Surat pengesahan pegawai ditempatkan ke Jawatan Pool dikeluarkan oleh Bahagian Sumber Manusia, KPM.
e). Pihak sekolah dikehendaki menyediakan tugas-tugas khas yang tidak berhubung dengan pelajar. Prestasi ditentukan oleh pihak sekolah dan gaji dibayar oleh Bahagian Sumber Manusia.
f). Penyeliaan hendaklah dibuat, laporan bulanan hendaklah dihantar ke Unit Kaunseling dan Keutuhan, JPN.
g). Selepas 2 tahun ditempatkan di jawatan pool, pegawai ini hendaklah dicadangan ke Lembaga Perubatan, disarakan atas sebab kesihatan atau bersara pilihan.
h). Sekiranya pegawai itu disahkan sihat, pegawai itu perlu ditempatkan ke Jawatannya semula.
8. PROSES KERJA
8.1.1 PROSEDUR MENGENDALI SESI KAUNSELING 11
BIL PROSES KERJA PEGAWAI YANG MELULUSKAN/
DIRUJUK
UNDANG-UNDANG
PERATURAN
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Perbincangan Klien /Jabatan yang akan dilawati bersama Pengarah/Timbalan Pengarah.
Dapatkan kebenaran Lawatan dari pengarah/Tim.Pengarah/Ketua Jabatan.
Temui Ketua Jabatan/ Ketua Unit sebelum Lawatan dibuat.
Temui KJ/KU dan perbincangan tujuan lawatan penyeliaan dibuat.
Mengadakan penilaian/ujian/pemerhatian kepada klien.
Berikan konsultasi tentang situasi klien yang diselia.
Tandatangan buku lawatan.
Tindak susulan
Buat laporan dan failkan
Pengarah
Tim.Pengarah
Ketua Jabatan
Pekeliling Perkhidmatan Bil. 1 Tahun
1999
8.1.2 PROSES KERJA PROSEDUR MENGENDALI KES SUKARELA
BIL PROSES KERJAPEGAWAI YANG MELULUSKAN/
UNDANG-UNDANG/
12
DIRUJUK PERATURAN
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Menghantar brosur dan borang temujanji kepada jabatan .
Klien akan membuat temujanji kaunselor dengan mengisi borang temu janji atau terus mengisi buku kehadiran daftar kemasukan klien.
Klien diberikan borang persetujuan mengadakan sesi (inform consent) dan kontrak antara klien dan kaunselor.
Menjalankan sesi kaunseling individu.
Membuat laporan sesi di buku laporan sesi kaunseling individu atau kelompok.
Memberikan satu surat perakuan kepada klien tentang kehadirannya di bilik kaunseling.
Pengarah
Timbalan Pengarah
Ketua Jabatan
Pekeliling Perkhidmatan Bil. 1 Tahun 1999
8.1.3 PROSES KERJA BAGI PROSEDUR MENGENDALI KES- KES DIRUJUK
PEGAWAI YANG UNDANG-13
BIL PROSES KERJA MELULUSKAN/ DIRUJUK
UNDANG/ PERATURAN
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Memaklumkan kepada Ketua Jabatan tentang kewujudan perkhidmatan kaunseling untuk staf di KPM/JPN/PPD/Bahagian dan disertakan dengan borang rujukan klien/kes
Menerima rujukan daripada Ketua Jabatan/wakil dan meneliti maklumat tersebut. Sekiranya tidak lengkap maka kaunselor pentadbir perlu merujuk kepada sumber rujukan lain seperti EMIS
Menetapkan tarikh, masa dan tempat dan membuat temu janji untuk mengadakan sesi kaunseling. Klien dimaklumkan melalui surat daripada JPN/PPD/Sekolah
Sesi kaunseling dijalankan secara beretika.
Mengisi borang laporan sesi (BLS1) untuk rujukan kaunselor pentadbir.
Mengisi borang laporan sesi (BLS2) untuk memberikan maklum balas kepada Ketua Jabatan klien untuk tindakan seterusnya. (Laporan ini adalah sulit)
Kaunselor Pentadbir
Kaunselor Pentadbir
KaunselorPentadbir
KaunselorPentadbir
KaunselorPentadbir
KaunselorPentadbir
Sulit
Sulit
8.1.4 PROSES KERJA SESI KAUNSELING INDIVIDU ATAU KELOMPOK KEPADA KLIEN DIKENAL PASTI
14
BIL PROSES KERJAPEGAWAI YANG MELULUSKAN/
DIRUJUK
UNDANG-UNDANG/
PERATURAN
1
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Kaunselor Pentadbir mendapatkan maklumat Staff /JPN/PPD/Sekolah
Menjalankan ujian psikologi sebagai inputwajib dalam program
Mengenal pasti staf yang memerlukan perkhidmatan kaunseling berdasarkan interpretasi ujian psikologi di atas
Maklumat staf yang dikenalpasti memerlukan perkhidmatan kaunseling kepada Kaunselor Pentadbir
Kaunselor Pentadbir boleh merujuk staf yang memerlukan perkhidmatan kaunseling di JPN/PPD/Sekolah
Membuat tawaran (menjemput) untuk mendapatkan perkhidmatan kaunseling.
Mengisi borang kemasukan klien.
Mengisi borang `inform consent’ antara klien dan kaunselor.
Menjalankan sesi kaunseling
Menulis pelaporan sesi kaunseling
Memberi surat perakuan kehadiran ke bilik kaunseling sebagai makluman ketua Jabatan Klien.
Ketua Sektor Pengurusan
Perkhidmatan Pendidikan
Ketua Unit
Pekeliling Perkhidmatan Bil. 1 Tahun
1999
8.2 PROSES KERJA MEMBERI KHIDMAT KONSULTASI RUNDINGCARA TERMASUK MENGINTERPRESTASI
UJIAN PSIKOLOGI.
15
BIL PROSES KERJA PEGAWAI YANG MELULUSKAN/
DIRUJUK
UNDANG-UNDANG/
PERATURAN
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Menerima permohonan atau permintaan perkhidmatan dari pelbagai media (surat,telefon,email atau dating bersemuka)
Mendaftarkan permohonan atau permintaan menggunakan borang yang disediakan.
Mengambil maklumat yang diperlukan.
Maklumat yang tidak lengkap, akan dirujuk kepada pemohon.
Maklumat yang lengkap, akan diproses bagi menentukan jenis perkhidmatan yang akan diberi.
Jika perkhidmatan yang ditawarkan tidak dipersetujui oleh pemohon, permohonan ditangguhkan.
Jika perkhidmatan yang ditawarkan, dipersetujui, proses perkhidmatan diteruskan.
Jenis perkhidmatan ditawarkan ialah Perkhidmatan Psikologi dan Kepakaran Umum.
Pengarah
Timbalan Pengarah
Ketua Sektor
Pekeliling Perkhidmatan Bil. 1 Tahun 1999
BIL PROSES KERJAPEGAWAI YANG MELULUSKAN/
DIRUJUK
UNDANG-UNDANG/
PERATURAN
16
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
PERKHIDMATAN PSIKOLOGI
Mengenalpasti isu utama yang diperlukan sama ada pengambilan staf baru atau penempatan, masalah organisasi dan masalah individu.
Menetapkan;- Jenis perkhidmatan diperlukan,- Tarikh/tempat/masa/sasaran/instrumen
Menentukan instrument yang akan digunakan.
Jika tidak instrument yang relevan, maka instrument perlu dibina atau diadaptasi.
Jika ada instrument yang relevan, perkhidmatan diteruskan.
Pada tarikh temujanji yang ditetapkan, ujian dijalankan mengikut prosedur manual instrument yang digunakan.
Selepas ujian ditadbir, proses-proses berikut dilakukan;- membuat “scoring”- membuat “profiling”- membuat analisis- membuat interpretasi data.
Dapatan ujian dibentangkan kepada pemohon perkhidmatan konsultasi. Laporan itu merangkumi;- perincian individu,- ramalan individu,- cadangan tindakan selanjutnya.
Perbincangan dan nasihat tindakan seterusnya dibuat bagi menentukan program yang sesuai dengan dapatan dan keperluan.
Pengarah/TimbalaPengarah/Ketua Sektor
Kaunselor Pentadbir
Kaunselor Pentadbir
Pengarah/Ketua Sektor
Pekeliling Perkhidmatan Bil. 1 Tahun 1999
BIL PROSES KERJAPEGAWAI YANG MELULUSKAN/
DIRUJUK
UNDANG-UNDANG/
PERATURAN
17
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
KEPAKARAN UMUM
Membuat diagnosis menggunakan indikator yang relevan dengan dapatan dan keperluan.
Membuat keputusan bagi menentukan program yang khusus.
Melaksanakan program yang dirancang.
Mendapatkan maklumbalas tentang keberkesanan program.
Jika program yang dijalankan tidak mencapai objektif yang ditetapkan, penambahbaikan program dilakukan.
Menyediakan laporan terperinci tentang program yang telah dijalankan.
Perkhidmatan konsultasi ditamatkan.
Pengarah
Timbalan Pengarah
Ketua Sektor
Kaunselor Pentadbir
Pekeliling Perkhidmatan Bil. 1 Tahun 1999
8.3 PROSES KERJA MEMBERI KHIDMAT BAKTI PSIKOSOSIAL KEPADA KOMUNITI (NGO DAN BADAN-BADAN KERJAAN)
BIL PROSES KERJAPEGAWAI YANG MELULUSKAN/
DIRUJUK
UNDANG-UNDANG/
PERATURAN
18
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Menyediakan kertas konsep program yang lengkap.
Menghubungi NGO terbabit untuk membuat pertemuan
Membentang dan menerangkan kertas konsep yang dikemukakan
Mendapatkan persetujuan dengan pihak NGO dan membuat perbincangan lanjut tentang program yang akan dijalankan.
Jika tidak dipersetujui kertas konsep disemak kembali dan dibuat penambahbaikkan program yang akan dijalankan
Jika dipersetujui kedua-dua pihak akan bersepakat untuk melaksanakan program yang dirancang
Mengadakan pra pelaksanaan dengan mengadakan beberapa siri mesyuarat untuk melaksanakan kelancaran program
Pelaksanaan program
Membuat pemantauan ketika program dijalankan
Membuat penilaian dan laporan
Mendapatkan maklum balas daripada NGO
KaunselorPentadbir
Pembantu Tadbir
Kaunselor Pentadbir
Kaunselor Pentadbir
Kaunselor pentadbir
Ketua Jabatan NGO
Pengarah/Ketua Sektor
Kaunselor Pentadbir
Mengikut Format
8.4 PROSES KERJA MENYUSULI ADUAN-ADUAN TERHADAP PEGAWAI / KAKITANGAN
BILPROSES KERJA
PEGAWAI YANGMELULUSKAN/
DIRUJUK
UNDANG-UNDANG/
PERATURAN19
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Terima surat aduan daripada pelbagai sumber seperti berikut:- aduan bertulis- berita-berita akhbar; dan- lain-lain sumber
Keluarkan surat akuan penerimaan kepada pengadu (jika perlu)
Kemukakan surat aduan kepada Ketua Jabatan yang berkenaan untuk siasatan dan tindakan selanjutnya.
Mendapatkan maklumbalas daripada Ketua Jabatan berkenan mengenai hasil penyiasatan dan ulasan Ketua Jabatan.
Kaji laporan siasatan sama ada terdapat kes atau tidak. Jika ada kes, kemukakan kepada Lembaga Tataterib berkenaan dan jika tiada, kes ditutup.
Maklumkan hasil siasatan dan tindakan yang diambil kepada pengadu/JPA/BPR/ BPA/lain-lain agensi berkenaan (jika difikirkan perlu dan berkaitan.
Kemaskinikan rekod dan fail.
Menyediakan laporan suku tahun kepada Bahagian Dasar dan Pengurusan Korporat dan Sumber Manusia Cawangan Kaunseling dan Keutuhan.
Semak laporan
Mengesahkan laporan & tandatangan surat edaran.
Mengedarkan surat.
Urusetia Jawatankuasa Aduan
Urusetia Aduan
Pengarah/Timbalan Pengarah
Urusetia Aduan
Urusetia Aduan
Ketua SektorKaunselor Pentadbir
Pembantu TadbirKaunselor Pentadbir
8.5 PROSES KERJA MEMBERI SESI PEMAHAMAN KEUTUHAN KEPADA PEGAWAI-PEGAWAI PERKHIDMATAN PENDIDIKAN
BIL PROSES KERJAPEGAWAI YANG MELULUSKAN/
DIRUJUK
UNDANG-UNDANG/
PERATURAN
20
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Surat edaran kepada Jabatan/Bahagian bagi mencalonkan kakitangan ke Sesi Pemahaman Keutuhan.
Surat edaran kepada penceramah.
Penerimaan pencalonan peserta dan direkod. Penerimaan surat persetujuan penceramah.
Mendapatkan sebutharga tempat kursus.
Pemilihan tempat kursus yang berpatutan daripada senarai sebutharga yang diterima.
Pengesahan persetujuan tempat kursus..
Penyediaan pakej dan maklumat kelulusan Bahagian Kewangan)
Surat pengesahan kepada penceramah, surat panggilan peserta dan surat pengesahan tempat kursus.
Persediaan segala peralatan yang diperlukan untuk tujuan sesi pemahaman tersebut..
URUSETIA Memastikan sesi pemahaman berjalan lancar.
KaunselorPentadbir
Pembantu Tadbir
Kaunselor Pentadbir
Kaunselor Pentadbir
Kaunselor pentadbir
Kaunselor Pentadbir
Mengikut Format
21
9. CARTA ALIRAN KERJA
Rajah 9.1.1.1 : Carta AliranPROSEDUR MENGENDALIKAN SESI KAUNSELING
22
Proses mengendalikan sesi kaunseling mula.
Pra Sesi Klien diminta membaca, memahami dan
menandatangani Borang Kontrak Sesi/UKK/JPN.
Fasa Pertama Fasa penerokaan
Fasa Kedua Fasa Kenalpasti Masalah Fasa Membuat Keputusan
Fasa Ketiga Fasa Mencari Alternatif
Fasa Keempat Fasa Melaksanakan Alternatif
Sesi berkemungkinan dilaksanakan dengan lancar atau berlaku masalah kepada klien untuk melaksanakan alternatif dan menamatkan sesi.
Proses sesi kaunseling perlu dinilai semula dan bertindak mencari penyelesaian dengan bergerak ke petak 3/4/5/6.
Fasa Kelima Fasa penutup sesi
Membuat laporan dan mengisi rekod data sesi kaunseling.
(Laporan Sesi/UKK/JPN Dan Borang RDSK/UKK/JPN Serta Buku Log Kaunseling)
Membuat tindak susul selepas 3 bulan sesi tamat untuk melihat perkembangan
4
3
5
2
6
7A
7B
9
8
7
1
23
Rajah 9.1.1.2 : Carta AliranPROSEDUR MENGENDALIKAN KES-KES SUKARELA
PERLAKSANAAN SESI KAUNSELING BAGI KES SUKARELA
Proses kaunseling Kes Sukarela bermula
Klien menghubungi UKK secara ‘walk in’, borang atau telefon untuk mengadakan temu janji.
BORANG SKRL/UKK/JPNS diisi dan diserah kepada UKK
Mengadakan sesi kaunseling dengan klien. Membuat laporan sesi di dalam fail klien. Meminta Klien membuat maklumbalas setelah sesi
selesai dilaksanakan dalam jangka masa yang dipersetujui melalui telefon.
Kes tidak selesai apabila mendapat maklumbalas negatif daripada klien.
Menetapkan tarikh dan masa perjumpaan seterusnya.
Kes selesai apabila mendapat maklumbalas positif daripada Klien.
Tindak susul akan dilaksanakan selepas 3 bulan sesi ditamatkan.
Proses Kes Sukarela Tamat
Rajah 9.1.1.3 : Carta AliranPROSEDUR MENGENDALIKAN KES-KES YANG DIRUJUK
PERLAKSANAAN SESI KAUNSELING BAGI KES RUJUKAN
2
3
4
5
3A
1
6
24
Proses Kes Rujukan bermula
Menerima maklumat atau laporan daripada Pengetua/Guru Besar/Ketua Unit/Ketua Sektor.
BORANG DRJK/UKK/JPNS diisi dan diserah kepada UKK
Mengadakan perbincangan dengan pihak pelapor atau Ketua Jabatan Klien untuk mendapatkan ‘overview case’.
BORANG LPM/UKK/JPN diisi dan di bawa oleh klien semasa sesi.
Mengadakan sesi kaunseling dengan klien. Membuat laporan sesi di dalam fail klien. Membuat dan menghantar laporan setiap sesi kepada
Ketua Jabatan. (Surat Laporan Sesi) Meminta Ketua Jabatan membuat maklumbalas
setelah 1 bulan sesi selesai dilaksanakan. (Borang Maklumbalas Sesi)
Kes tidak selesai apabila mendapat maklumbalas negatif daripada Ketua Jabatan dan klien.
Jika tidak selesai maka dicadangkan agar Ketua Jabatan meneruskan tindakan hukuman mengikut peruntukan dalam Perintah Am.
Membuat laporan ke Cawangan Kaunseling Dan Keutuhan, BSM dengan mengisi borang KK 501.
Kes selesai apabila mendapat maklumbalas positif daripada Ketua Jabatan dan klien.
Tindak susul akan dilaksanakan selepas 3 bulan sesi ditamatkan.
Proses Kes Rujukan Tamat
Rajah 9.1.2 : Carta AliranPROSEDUR KERJA MENJALANKAN UJIAN PSIKOLOGI
Mula Cara mohon perkhidmatan
2
3
4
1
5B
5A(
6
5
5A(ii)
25
- Surat/Telefon/e-mail/jumpa
Daftar
Tidak lengkap Maklumat yang diperolehi
Dapatkan Maklumat Lengkap
Tidak setuju Persetujuan
Tamat Setuju
Proses
PERKHIDMATAN PSIKOLOGI KEPAKARAN UMUM
PERKHIDMATAN PSIKOLOGI
- Isu: Pengambilan/Penempatan
26
Masalah Organisasi/Individu
Penetapan - Jenis PerkhidmatanTarikh/Tempat/MasaSasaranInstrumen
Tiada Instrumen - Bina alat - Adaptasi
Ada
-Mentadbir ujian (Ikut manual yang ditetapkan)-“Scoring”-“Profiling”-Analisis / Interpretasi
Laporan (dihantar kepada klien)- Perincian individu- Ramalan individu- Cadangan
Perbincangan dan nasihat tindakan seterusnya
Kepakaran umum
KEPAKARAN UMUM
27
Diagnos (Guna indikator)
Keputusan- Buat program yang selari dengan dapatan
Dapatkan maklumbalas keberkesanan program
Laporan
Rajah 9.1.3 : Carta AliranPENGURUSAN MELAKSANAKAN KURSUS PERASA
Tamat
28
Proses Pengurusan Melaksanakan Kursus Perasa
Menyiapkan kertas kerja berkenaan Kursus Pembimbing Rakan Sekerja (PERASA)
Memohon persetujuan melaksanakan kursus dalam Mesyuarat Sektor Pengurusan Perkhidmatan Pendidikan.
Keputusan Mesyuarat Sektor Pengurusan Perkhidmatan Pendidikan berkenaan permohonan melaksanakan kursus PERASA.
Mesyuarat tidak meluluskan permohonan melaksanakan Kursus PERASA.
Mesyuarat meluluskan permohonan perlaksanaan Kursus PERASA.
Perbincangan dengan Ketua Unit Rendah, Menengah, Perkhidmatan dan Latihan untuk memperoleh sumber kewangan.
Keputusan berkaitan sumber kewangan.
Tiada sumber kewangan untuk melaksanakan kursus.
Ada sumber kewangan untuk melaksanakan kursus.
Memohon ‘sebut harga’ daripada pihak hotel bagi tujuan pakej penginapan.
2
3
4A
4B
4A(i)
4A(i)b(a)
4A(i) b(b)
4A(i)b(a)(i)
4A(i)b(a)
1
4
4A(i) b
29
Rajah 9.1.4.1 : Carta AliranPROSEDUR MENGENDALIKAN KES-KES DAN MESYUARAT PESAKIT MENTAL,
BERMASALAH DAN KRONIK
30
Proses Kes Sakit Mental bermula
Penyediaan Salinan Bahan Pembentangan
Borang UKK 1 & Borang UKK 2 Borang JIGM/BS/99 Laporan Cuti Laporan Prestasi Surat Pengesahan Perubatan
Membuat surat panggilan mesyuarat JKMGKB
Menempah tempat dan jamuan untuk mesyuarat
Penyediaan fail-fail jawatan kuasa Mesyuarat JKMGKB Bersidang Mesyuarat Membuat Keputusan
4A : Cadangan untuk ditempatkan ke dalam jawatan Kumpulan (POOL KPM)
Menghantar keputusan mesyuarat dan dokumen berkaitan ke Cawangan Kaunseling Dan Keutuhan serta satu salinan ke Bahagian Sekolah untuk permohonan jawatan kumpulan.
Keputusan diperolehi dari BSM dan dimaklumkan ke Unit Pendidikan Menengah atau Unit Pendidikan Rendah untuk tambahan guru di sekolah berkenaan.
UKK meneruskan pemantauan dan mengadakan program pemulihan terhadap klien dalam tempoh 2 tahun.
Selepas 2 tahun dicadangkan untuk di bawa ke Lembaga Perubatan dalam Mesyuarat JKMGKB untuk menilai tahap kesihatan klien.
Proses Jawatan POOL tamat
4B : Cadangan untuk di bawa ke Lembaga Perubatan
Menghantar keputusan mesyuarat dan
2
3
4
1
5
4B(i)
4A 4B
4B
4A(i)
4A(ii
4C
4B(ii)
4A(iii)
4A(iv)
4B(ii
31
Rajah 9.1.4.2 : Carta AliranCARTA ALIRAN PROSES DAN PROSEDUR KE LEMBAGA PERUBATAN
Laporan dari pihak pengurusan (Borang MPPPB).
Perbincangan dengan pihak pengurusans
Perbincangan dengan pegawai bermasalah
Mendapatkan dokumen Laporan cuti Pengesahan Perubatan Laporan prestasi Laporan pihak sekolah
Menilai dokumen dan maklumat
Memenuhi syarat ke Lembaga Perubatan Perintah Am Bab F
Di bawa ke Mesyuarat JKMGKB
Keputusan di bawa ke Lembaga Perubatan
Dimajukan ke Unit Perkhidmatan Tadbiran untuk penubuhan Lembaga
Proses disambung
4B(ii
32
Rajah 9.1.4.3 : Carta AliranCARTA ALIRAN PROSES DAN PROSEDUR KE JAWATAN POOL
Laporan dari pihak pengurusan (Borang MPPPB).
Perbincangan dengan pihak pengurusan
Perbincangan dengan pegawai bermasalah
Mendapatkan dokumen Laporan cuti Pengesahan Perubatan Laporan prestasi Laporan pihak sekolah
Menilai dokumen dan maklumat
Tidak memenuhi syarat ke Lembaga Perubatan
Di bawa ke Mesyuarat JKMGKB
Keputusan di mohon jawatan POOL
Menghantar keputusan mesyuarat dan dokumen berkaitan ke Cawangan Kaunseling Dan Keutuhan serta satu salinan ke Bahagian Sekolah untuk permohonan jawatan kumpulan.
Keputusan diperolehi dari BSM dan dimaklumkan ke Jawatan Kumpulan – POOL .
UKK meneruskan pemantauan dan mengadakan program pemulihan terhadap klien dalam tempoh 2 tahun.
Selepas 2 tahun dicadangkan untuk di bawa ke Lembaga Perubatan dalam Mesyuarat JKMGKB untuk menilai tahap kesihatan klien.
Proses Jawatan POOL tamat
Rajah 9.1.5.1 : Carta Aliran33
PROSES KERJA KHIDMAT BAKTI DAN PSIKOSOSIALKERJASAMA NGO DAN BADAN-BADAN KERAJAAN
Tidak Setuju
Ya
Tamat
Mula
Menyediakan kertas konsep program
keibubapaan
Membentangkan dan menyemak kertas
Konsep bersama dengan NGO
Persetujuan
Melaksanakan Program
Membentuk Ahli Jawatankuasa
Panggilan Mesyuarat
Tindakan Keputusan Mesyuarat
Pelaksanaan Pemantauan Program
Membuat penilaian dan laporan
Tamat
Rajah 9.1.6.1 : Carta AliranPROSES MENYEDIAKAN MODUL-MODUL KAUNSELING DAN BIMBINGAN
34
35
Mula
Tubuhkan Jawatankuasa Pembina Modul- pilih ahli jawatankuasa- buat surat perlantikan- surat panggilan mesyuarat
Kajian Keperluan Modul- kenalpasti dimensi/skop- sediakan item ikut skop- cetak- edar
Kenalpasti Keperluan- analisis ujian- dapatan ujian
Menyediakan Format Modul- memasukkan item-item dalam
format- mencetak format
Mengadakan Mesyuarat Pembinaan Modul- buat surat panggilan kepada
jawatankuasa- mesyuarat tentukan tarikh, masa
dan tempat, modul dan peruntukan
Membina Modul- surat panggil ahli- pembahagian tugas bina modul- bina- cetak
Pembentangan Modul- surat panggil mesyuarat- semak modul- bentang untuk diterima
Mencuba Modul- kenalpasti sasaran- laksanakan modul- penilaian
Post Mortem- surat panggilan mesyuarat post
mortem- mesyuarat
- pemurnian program36
9.1.7.1 CARTA ALIR PENYELIDIKAN
37
1mula
2
4
7
3
6
5
8
9
1.Mengenalpasti isu-isu penyelidikan yang menjadi keutamaan berkaitan Psikologi dan Kaunseling.
2. Membuat cadangan penyelidikan:-i. Latarbelakang kajian masalahii. Pernyataan masalahiii. Rasional kajianiv. Tujuan kajianv. Tinjauan literaturevi. Teori kerangka konsepvii. Hipotesis persoalan kajianviii. Metodologiix. Rangka kajian ( tinjauan /
eksperimental / kualitatif).x. Sample kajian ( random /
random strafikasi / random bertujuan / snowboling dan lain-lain.
xi. Kaedah analisis ( statistik dekriptif / statistk infrensi / kualitatif).
3. Mendapatmaklumaprelimenari daripada sumber utama untuk
membentuk alat kajian ( Temu bual/ pemerhatian dan analisa dokumen) atau mengenal pasti alat-alat kajian yang terpiawai untuk digunakan atau di adaptasi secara professional- surat, back to back translation/pakar.
4. Membuat kesahan dan kebolehpercayaan alat melalui pra ujian( Kesahan semuka/Kesahan gagasan/Kesahan binaan dan lain-lain yang sesuai).
5. Memperbaiki alat ujian bila perlu
6. Melakukan pra ujian semula dan menyemak kesahan dan
7. kebolehpercayaan setiap item atau sub skala.
10
38
11
9.1.8 CARTA ALIR PERKHIDMATAN MEDIATOR
39
.Mengenalpasti krisis di jabatan di bawah tanggungan
Meminta izin organisasi
. meminta persetujuan klien
temubual individu/ pihak pertama
temubual / pihak individu kedua
menemukan kedua-dua klien @ pihak
penstrukturan membuat keputusan/persetujuan
bersama
.membuat laporan kepada organisasi yang berkaitan.
Rajah 9.1.11.1 : Carta AliranMENGENDALI SISTEM SALURAN ADUAN DALAMAN
(SSAD)
Amula
B
D
F
C
FTamat
E
ii i
i ii
40
PT(KP) Menerima dan mendaftar segala aduan penyelewengan, penyalahgunaan kuasa dan rasuah daripada kakitangan dalaman.
PT (KP) Menyemak aduan lama/baru.
Lama PT(KP) Semak No. Fail/ No. Akuan Terima
PT(KP) Dapatkan fail dan direkod.
KPSU(KP) Membuat semakan ke atas aduan bagi memastikan terdapat kes atau tidak.
Tiada kes PT(KP) Kes ditutup kerana tidak kontrit atau diselesaikan secara pentadbiran.
Ada Selesai.kes.
KPSU(KP)/KPT(KK) Kes dirujuk kepada BPR/Polis
KPSU(KP)/KPT(KK) Susul hasil siasatan BPR/Polis
Tidak bersalahSelesai
KPSU(KP) Merujuk kepada Lembaga Tatatertib (Tindakan 14)
KPT(KP) Menyalur dan menyelaras segala aduan penyelewengan melalui SSAD kepada pegawai/jabatan yang bertanggungjawab.
PSU(KP) Memastikan aduan penyelewengan melalui SSAD ini disiasat dan diambil tindakan serta-merta oleh Ketua Jabatan.
1
11
10
2
3
4
5
6
7
8
9
41
KPSU(KP) Mengkaji/menimbang segala jawapan dari pihak yang bertanggungjawab mengenai aduan melalui SSAD sebelum dirujuk kepada pengurusan atasan (jika perlu) dengan memberi cadangan/syor tindakan yang perlu.
Tiada asas Selesai
Ada
KPSU(KP) Merujuk aduan kepada Jawatankuasa Pemantauan Aduan peringkat jabatan untuk diteliti dan ditentukan tindakan-tindakan susulan yang sewajarnya.
KPSU(KP) Memastikan keputusan Jawatankuasa Pemantauan Aduan dirujuk ke Lembaga Tatatertib atau dilaporkan ke BPR atau Polis untuk diambil tindakan mengikut Akta Pencegah Rasuah 1997 atau apa-apa tindakan lain yang bersesuaian..
KPT(KK) Merekod segala keputusan.
PT(KP) Menyediakan surat untuk edaran.
TSUB(KK) Mengesahkan dan tandatangan surat edaran.
PAR(KK) Mengedarkan surat berkenaan.
PSU(KP) Membuat penilaian mengenai keberkesanan Sistem Saluran Aduan Dalaman (SSAD) melalui soal selidik atau melalui peti cadangan balas sebagai instrument mengukur keberkesanan sistem.
KPSU(KP) Memberi maklumbalas kepada Mesyuarat JIKP KPM (jika perlu) mengenai maklumat aduan rasuah yang telah disampaikan melalui SSAD, tindakan yang perlu diambil bertujuan membantu JIKP membuat strategi perancangan pencegahan supaya bentuk masalah yang serupa tidak berulang lagi.
Rajah 9.1.11.2 : Carta AliranMENGENDALI SESI PEMAHAMAN KEUTUHAN
12
13
14
15
17
18
19
16
20
42
PT(KP) Surat edaran kepada Jabatan/Bahagian bagi mencalonkan kakitangan ke Sesi Pemahaman Keutuhan.
PT(KP) Surat edaran kepada penceramah.
PT(KP) Penerimaan pencalonan peserta dan direkod. Penerimaan surat persetujuan penceramah.
PE(KP) Mendapatkan sebut harga tempat kursus.
KPSU(KP) Pemilihan tempat kursus yang berpatutan daripada senarai sebutharga yang diterima.
TSUB(KK) Pengesahan persetujuan tempat kursus..
PE(KP) Penyediaan pakej dan maklumat kelulusan Bahagian Kewangan)
PT(KP) Surat pengesahan kepada penceramah, surat panggilan peserta dan surat pengesahan tempat kursus.
KPT(KK) Persediaan segala peralatan yang diperlukan untuk tujuan sesi pemahaman tersebut..
URUSETIA Memastikan sesi pemahaman berjalan lancar.
PE(KP) Menyediakan laporan kursus.
1
3
4
5
7
8
10
11
12
2
9
43
KPSU(KP) Membuat semakan laporan, pindaan.pembetulan.
TSUB(KK) Pengesahan laporan.
PT(KP) Rekod disimpan.
10. SENARAI SEMAK / CHECK LIST
Rajah 10.1.1.1 : Check List
13
14
44
PROSEDUR MENGENDALI SESI KAUNSELING
BIL TINDAKANTANDA
( /) CATATAN
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Persediaan mengendalikan sesi
Pra sesi – klien perlu membaca, memahami dan menandatangani kontrak sesi.-Borang Kontrak Sesi
Melaksanakan sesi.3.1 Fasa Pertama : Membina rapport : Penstrukturan : Penerokaan
3.2 Fasa Kedua : Kenalpasti masalah Matlamat Sesi 3.3 Fasa Ketiga : Mencari alternatif Memilih alternatif 3.4 Fasa Keempat : Melaksanakan alternatif
Menamatkan sesi kaunseling
Menetapkan tarikh sesi susulan
Membuat laporan dan rekod sesi.- Laporan sesi- Buku Log-
Proses kaunseling ditamatkan
Rajah 10.1.1.2 : Check ListPROSEDUR MENGENDALI SESI KAUNSELING SUKARELA
45
BIL TINDAKANTANDA
( /) CATATAN
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7
Menerima / membuat temujanji - Borang BK1
Pra sesi – klien perlu membaca, memahami dan menandatangani kontrak sesi.-Borang Kontrak Sesi
Melaksanakan sesi.3.1 Fasa Pertama : Membina rapport : Penstrukturan : Penerokaan
3.2 Fasa Kedua : Kenalpasti masalah Matlamat Sesi 3.3 Fasa Ketiga : Mencari alternatif Memilih alternatif 3.4 Fasa Keempat : Melaksanakan alternatif
Menamatkan sesi kaunseling
Menetapkan tarikh sesi susulan
Membuat laporan dan rekod sesi.- Laporan sesi- Buku Log
Proses kes sukarela ditamatkan jika matlamat tercapai
Rajah 10.1.1.3 : Check ListPROSEDUR MENGENDALI SESI KAUNSELING DIRUJUK
46
BIL TINDAKANTANDA
( /) CATATAN
1.
2.
3
4
5
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Menerima maklumat rujukan daripada pegawai melapor Perbincangan dengan pelapor tentang kes yang dirujuk.
- Meminta pelapor mengisi borang Laporan Pemantauan Kes (BK9) untuk rujukan kaunselor.
Proses janjitemu – Borang Kebenaran meninggalkan tugas ( BK2 )
Pra sesi – klien perlu membaca, memahami dan menandatangani kontrak sesi.-Borang Kontrak Sesi
Melaksanakan sesi.5.1 Fasa Pertama : Membina rapport : Penstrukturan : Penerokaan
5.2 Fasa Kedua : Kenalpasti masalah Matlamat Sesi 5.3 Fasa Ketiga : Mencari alternatif Memilih alternatif 5.4 Fasa Keempat : Melaksanakan alternatif
Menamatkan sesi kaunseling
Menetapkan tarikh sesi susulan.
Membuat laporan dan rekod sesi.- Laporan sesi- Buku Log
Meminta maklumbalas daripada pelapor (selepas 1 Bulan)
Menghantar laporan ke BPG Bahagian Tatatertib (BK6)
Proses kaunseling ditamatkan jika kes selesai
Rajah 10.1.3.1 : Check ListPENGURUSAN MELAKSANAKAN KURSUS PERASA
47
BIL TINDAKANTANDA
( /) CATATAN1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
Penyediaan kertas kerja Kursus PERASA
Mendapatkan kelulusan mengadakan kursus PERASADaripada Ketua Sektor Pengurusan Perkhidmatan Pendidikan.
Perbincangan dengan Unit berkaitan bagi tujuan peruntukan kewangan.
Penyediaan pakej kursus PERASA- Senarai nama peserta- Sebut harga hotel- Dokumen kelulusan
Menghantar pakej ke Unit Pakej KPM
Membuat tempahan kenderaan pengangkutan
Membuat dan menghantar surat pengesahan untuk mengadakan kursus kepada pihak hotel dan pengangkutan.
Tempah bilik mesyuarat untuk mesyuarat Fasilitator dan perlaksanaan Kursus PERASA.- Tarikh dan Masa
Tempah bilik mesyuarat untuk taklimat peserta Kursus PERASA.- Tarikh dan Masa
Menyedia dan menghantar surat - Panggilan mesyuarat kursus- Perlantikan pegawai yang terlibat dalam kursus- Panggilan untuk menghadiri taklimat dan
kursus kepada peserta.- Jemputan penceramah - Jemputan majlis perasmian
Mendapatkan pengesahan kehadiran peserta kursus
Penyediaan bahan-bahan mesyuarat
Membuat pesanan alatan daripada pembekal
Penerimaan alatan daripada pihak pembekal
Mengadakan mesyuarat kursus PERASA bagi
48
15.
16.
17.
18.
19.
20.
fasilitator.
Mengadakan taklimat kursus kepada peserta (jika peserta dari JPN)
Menyediakan Pink Form- Pakej hotel- Kenderaan Pengangkutan- Alatan Kursus
Meminta Unit Stor untuk menyediakan Local Order- Invoice hotel- Invoice kenderaan- Invoice alatan kursus
Penyediaan bahan kursus- Borang pendaftaran kursus- Borang penilaian kursus- Hand Out kursus- Sijil penyertaan - Sijil penghargaan
Mendapatkan tandatangan Pengarah Pendidikan- Sijil penyertaan- Sijil penghargaan
Local Order- Membuat pengesahan penerimaan perkhidmatan. -Menghantar Local Order kepada Unit Kewangan selepas menerima perkhidmatan.
Rajah 10.1.4.1 : Check List
49
PENGURUSAN MEMBANTU PEGAWAI BERMASALAH KE LEMBAGA PERUBATAN
BIL TINDAKAN TANDA ( /)
CATATAN
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Laporan dari pihak pengurusan (Borang MPPPB).
Perbincangan dengan pihak pengurusan.
Perbincangan dengan pegawai bermasalah
Mendapatkan dokumen- Laporan cuti- Pengesahan Perubatan- Laporan prestasi- Laporan pihak sekolah
Menilai dokumen dan maklumat
Memenuhi syarat ke Lembaga PerubatanPerintah Am Bab F
Di bawa ke Mesyuarat JKMGKB
Keputusan di bawa ke Lembaga Perubatan
Dimajukan ke Unit Perkhidmatan Tadbiran untuk penubuhan Lembaga
Proses disambung
Rajah 10.1.4.2 : Check List
50
PENGURUSAN CARTA ALIRAN PROSES DAN PROSEDUR KE JAWATAN POOL
BIL TINDAKAN TANDA ( /)
CATATAN
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
Laporan dari pihak pengurusan (Borang MPPPB).
Perbincangan dengan pihak pengurusan
Perbincangan dengan pegawai bermasalah
Mendapatkan dokumen- Laporan cuti- Pengesahan Perubatan- Laporan prestasi- Laporan pihak institut
Menilai dokumen dan maklumat
Tidak memenuhi syarat ke Lembaga Perubatan
Di bawa ke Mesyuarat JK Tatatertib
Keputusan di mohon jawatan POOL
Menghantar keputusan mesyuarat dan dokumen berkaitan ke Cawangan Kaunseling Dan Keutuhan serta satu salinan ke Bahagian Sekolah untuk permohonan jawatan kumpulan.
Keputusan diperolehi dari BSM dan dimaklumkan ke Jawatan Kumpulan – POOL .
UKK meneruskan pemantauan dan mengadakan program pemulihan terhadap klien dalam tempoh 2 tahun. Selepas 2 tahun dicadangkan untuk di bawa ke Lembaga Perubatan dalam Mesyuarat JK Keutuhan untuk menilai tahap kesihatan klien.
Proses Jawatan POOL tamat
Rajah 10.1.9.1 : Check List
51
PENGURUSAN MELAKSANAKAN KURSUS / CERAMAH ( 3P )
BIL TINDAKAN TANDA ( /)
CATATAN
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Penyediaan kertas kerja Kursus Stress Managment
Mendapatkan kelulusan mengadakan kursus Daripada Ketua Sektor Pengurusan Perkhidmatan Pendidikan.
Perbincangan dengan Unit berkaitan bagi tujuan peruntukan kewangan.
Penyediaan pakej Kursus Stress Management- Senarai nama peserta- Sebut harga hotel- Dokumen kelulusan
Menghantar pakej ke Unit Pakej KPM
Membuat tempahan kenderaan pengangkutan
Membuat dan menghantar surat pengesahan untuk mengadakan kursus kepada pihak hotel dan pengangkutan.
Tempah bilik mesyuarat untuk mesyuarat Fasilitator dan perlaksanaan Kursus Stress Management- Tarikh- Masa
Menyedia dan menghantar surat - Panggilan mesyuarat kursus- Perlantikan pegawai yang terlibat - Panggilan untuk menghadiri taklimat dan kursus
kepada peserta.- Jemputan penceramah dan perasmian
Mendapatkan pengesahan kehadiran peserta kursus
52
BIL TINDAKAN TANDA ( /)
CATATAN
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
Penyediaan bahan-bahan mesyuarat dan
- Ringk - kertas kerja - Jadual
Membuat pesanan alatan daripada pembekal
Penerimaan alatan daripada pihak pembekal
Mengadakan mesyuarat Kursus Stress Management bagi fasilitator.
Mengadakan taklimat kursus kepada peserta (jika peserta dar JPN
Menyediakan Pink Form- Pakej hotel- Kenderaan Pengangkutan- Alatan Kursus
Meminta Unit Stor untuk menyediakan Local Order- Invoice hotel- Invoice kenderaan- Invoice alatan kursus
Penyediaan bahan kursus- Borang pendaftaran kursus- Borang penilaian kursus- Hand Out kursus- Sijil penyertaan - Sijil penghargaan
Mendapatkan tandatangan Pengarah Pendidikan- Sijil penyertaan- Sijil penghargaan
Local Order-Membuat pengesahan penerimaan perkhidmatan. -Menghantar Local Order kepada Unit Kewangan selepas menerima perkhidmatan.
53
11. SENARAI UNDANG-UNDANG DAN
PERATURAN YANG DIPERLUKAN
A. Perintah Am Bab A, C, D
B. Arahan Perbendaharan
C. Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 6 Tahun 1991
Mengendalikan kes-kes Pegawai Perkhidmatan Pendidikan yang
dikenal pasti Sakit Jiwa.
D. Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 2 Tahun 1993
Prosedur Membesarakan Pegawai Atas Sebab Kesihatan.
E. Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 10 Tahun 1998
Penempatan dan Pengurusan PPP yang mengalami masalah Sakit
yang berpanjangan melebihi 6 bulan, ke dalam jawatan kumpulan.
F. Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 1998
Garis panduan Menguruskan Pegawai Berprestasi Rendah dan
Pegawai yang bermasalah.
G. Arahan Y.A.B Perdana Menteri No. 1 Tahun 1998
Gerakan Pemantapan Keutuhan Sistem Pengurusan Pentadbiran
Kerajaan Malaysia.
H. Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 1 Tahun 1999
Panduan Mewujudkan Perkhidmatan Kaunseling di Agensi Awam.
I. Surat Pekeliling Iktihsas Bil. 13 Tahun 1969
Pakaian Guru-guru Sekolah.
J. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil. 5 Tahun 1999
Larangan Terhadap Penglibatan Pegawai. Perkhidmatan Pendidikan
Staf Sokongan dan Murid Sekolah Dalam Kegiatan Politik Anti
Kerajaan.
54
12. SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNAKAN
1 BK 1 Borang Temu Janji2 BK 2 Borang Kebenaran Meninggalkan
Tugas3 BK 3 Biodata Klien4 BK 4 Pernyatan Masalah5 BK 5 Laporan Sesi Kaunseling6 BK 6 Laporan Pegawai / Kakitangan
Sokongan Yang Bermasalah7 BK 7 Borang Maklumat Pegawai /
Kakitangan Sokongan Yang
Bermasalah (Kesihatan Mental / Sakit Kronik)
8 BK 8 Borang Maklumat Pegawai / Kakitangan Sokongan Yang
Bermasalah (Berprestasi Rendah)9 BK 9 Laporan Pemantauan Kes
55
CONTOH FORMAT
A. KERTAS KERJA PROGRAM BERSAMA NGO DAN BADAN KERAJAAN
1.0 PENDAHULUAN
2.0 RASIONAL
3.0 OBJEKTIF
4.0 SASARAN
5.0 TARIKH DAN TEMPAT
6.0 KOS DAN SUMBER KEWANGAN
7.0 PELAKSANAAN
7.1 PERLANTIKAN JAWATANKUASA7.2 MESYUARAT7.3 AGENDA7.4 SURAT MENYURAT7.5 BUKU PROGRAM7.6 MULTIMEDIA DAN DOKUMENTASI
8.0 PENILAIAN & LAPORAN PROGRAM
9.0 LAPORAN DARI PIHAK NGO / BADAN KERAJAAN
10.0 BEDAH SIASAT & DOKUMENTASIAN
56
13. SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI
A. Ahli Majlis Mesyuarat Pentadbiran Pengurusan dan Profesional ( M3P )
B. Ahli Majlis Mesyuarat Keutuhan Pengurusan
C. Setiausaha Jawatankuasa Mengendali Pensyarah Dan Kakitangan
Bermasalah
D. Ahli Majlis Mesyuarat Pengurusan Institut
E. Ahli Majlis Mesyuarat Sektor Pengurusan Perkhidmatan Pendidikan
F. Ahli Jawatankuasa Anugerah Perkhidmatan Cemerlang Institut
G. Ahli Jawatankuasa Anugerah Hari Kualiti Institut
H. Editor Jawatankuasa Buletin Institut
57
14 SENARAI TUGAS HARIAN
NAMA: MOHD MOHTARI BIN MESRON
JAWATAN: KETUA UNIT KAUNSELINGTARIKH: 16 OGOS 2010
BIL BUTIR-BUTIR TUGAS CATATAN1. Menyampai, melaksana dan menilai
dasar-dasar perkhidmatan psikologi dan kaunseling di institute.
2. Menyemak rekod-rekod klien.3. Memberikan sesi kaunseling staf4. Menganalisa laporan kes-kes rujukan
pensyarah dan staf.5. Menyediakan surat-surat makluman
kepada jabatan / unit.
6. Mengenalpasti situasi semasa pensyarah dan staf yang telah di tempat di Jawatan Pool.
7. Perbincangan antara kakitangan (panel) dengan pihak pengurusan Jabatan.
8. Menyediakan bahan-bahan taklimat,mesyuarat, bengkel dan ceramah.
9. Menyediakan bahan-bahan laporan jabatan dan Kementerian Pelajaran Malaysia.
10. Melaksanakan R&D dan menulis serta menyediakan penyelidikan dan laporan sesi kaunseling.
11. Menyediakan data EKK.12. Menyediakan laporan tahunan
berpandukan DATA ( EKK )
Catatan: Sila letakkan senarai ini diatas meja anda
58