PENGENALANKEPADA J CARE

NAMA KUMPULAN : J CARE

KEAHLIAN : SEPULUH ORANG

TARIKH LANTIKAN : 18 NOVEMBER 2015

ORGANISASI : BAHAGIAN PEKERJA ASING

Jabatanimigresenmalaysia

Negeri PULAU PINANG

VISI : CARE, ACTION, RESPONSIBILITY, EXCELLENT

OBJEKTIF : MENGURUSKAN PROSEs serahanyang cepat dan

Pantas

MISI : MENINGKATKAN SISTEM PENYERAHAN YANG BERKUALITI,

SELAMATDAN Pantas

FASILITATOR KETUA KUMPULAN TIMBALAN KETUA KUMPULAN

PUAN NORAZURA BINTI GHAZALI PUAN FARIDAH BINTI MOHAMED SIKANDAR MYDIN HAMADSHAH BIN IBRAHIM

SETIAU SAHA PENOLONG SETIAUSAHA BENDAHARI

TAN ZHU SEHN VADIVUKKARASI A/P KRISHNASAMY FAIROS BINTI ABDUL AZIZ

AHLI-AHLI

CHEE CHOO YON JEISOOBHA A/P VARUTHARAJU MALINI A/P VISUANATHAN NURIN BINTI AMINUDDIN

AHLI-AHLI

1. RINGKASAN INOVASI

Malaysia kini berada di persimpangan. Pada tahun 1991, kita melahirkan azam untuk

mencapai Wawasan 2020 tetapi sekarang negara sedang memacu ke arah Transformasi Nasional

untuk menjadi sebuah negara maju pada tahun 2050. Walaupun kita berjaya mencapai kemajuan,

pada kadar pertumbuhan waktu ini, negara kita berada dalam bahaya mengalami kehilangan daya

saing dan kekurangan dalam mencapai cita-cita kita dalam bidang ekonomi dan sosial.

Perubahan asas perlu dilakukan dalam pelbagai aspek, bukan sahaja dalam prestasi ekonomi dan

sosial, tetapi juga dalam memenuhi janji dan penyampaian perkhidmatan awam yang

memperkukuhkan keupayaan kita bagi membangunkan negara. Bagi menghadapi segala cabaran

yang menghalang kita daripada mencapai Transformasi Nasional 2050, kami memberikan

sepenuh komitmen kepada Program Transformasi Kerajaan (GTP) selaras dengan prinsip

1Malaysia, Rakyat Didahulukan, Pencapaian Diutamakan. Pelan hala tuju ini memperincikan

objektif, keberhasilan dan set tindakan permulaan inovasi.

Budaya inovasi menjadi elemen penting ke arah mencapai status organisasi bertaraf

dunia. Budaya inilah yang cuba dipraktikkan ke dalam setiap warga Jabatan Imigresen Malaysia

Cawangan Negeri Pulau Pinang. Inovasi ini adalah untuk memperbaiki sistem penyerahan di

kaunter yang sebelum ini kurang efisien lambat dan tidak teratur. Penggunaan kotak-kotak

plastik yang terlalu banyak digunakan untuk penyimpanan permohonan menyebabkan

penggunaan ruang pejabat yang maksimum. Maka dengan ini tercetuslah idea I-storage ini

merupakan salah satu inisiatif yang dijayakan oleh JIMPP ke arah meningkatkan lagi sistem

carian dokumen dan penyerahan dengan teratur dan menepati Piagam Pelanggan di Bahagian

Pekerja Asing.

Inovasi adalah kaedah mencari jalan untuk menghasilkan produk baru dan perkhidmatan

yang lebih baik. Daripada pengertian di atas dapat disimpulkan secara mudah bahawa inovasi

sebagai penghasilan baru, berdasarkan proses penyusunan semula, menggunakan unsur sedia ada

dan penghasilan sesuatu yang unik mudah dan bernilai. Sehubungan dengan itu, kumpulan

memilih untuk memulakan kerja-kerja pengubahsuaian rak sedia ada yang telah didaftarkan oleh

pegawai aset bernombor KDN/IMI/07-01/1/02/876 dan KDN/IMI/07-01/1/02/875 pada akhir

April 2016 setelah mendapat kelulusan daripada Timbalan Pengarah Imigresen Negeri Pulau

Pinang pada 18 April 2016. Kerja-kerja pengubahsuaian yang dilakukan adalah seperti

pertukangan, mengecat, membalut kotak-kotak terpakai dan menjahit kain woven. Semua ahli

mengambil bahagian untuk aktiviti ini. Setelah melakukan inovasi, kaedah penyimpanan

permohonan dan penyerahan dapat dilakukan dengan lebih sistematik dan efisien. Penjimatan

ruang pejabat dapat diminimakan, masa carian dan penyerahan dokumen dapat disingkatkan dan

meminimumkan kadar bayaran kerja lebih masa kepada pegawai di kaunter serahan. Selain itu,

penyimpanan permohonan dokumen lebih selamat kerana I-storage telah diinovasikan dengan

kunci mudah alih yang mengambil kira faktor-faktor keselamatan.

Sebagai kesimpulan ringkasan, model I-storage yang dihasilkan ini sangat praktikal untuk

digunakan di Bahagian Pekerja Asing kerana operasi carian dan serahan lebih cepat, mudah dan

selamat dengan bercirikan kunci keselamatan serta menjimatkan masa menunggu oleh pelanggan

yang berurusan.

2. LATAR BELAKANG I-STORAGE

Proses penghasilan I-storage dibuat melalui kaedah gabungan percambahan idea

(brainstorming) oleh ahli-ahli kumpulan J-Care yang dilantik pada 18 November 2015 mengikut

memo rujukan IM.101/P- J/637/1(22) yang secara keseluruhannya terdiri daripada pegawai-

pegawai di Bahagian Pekerja Asing, Jabatan Imigresen Malaysia Cawangan Negeri Pulau

Pinang. Pemilihan ahli kumpulan dilakukan oleh Ketua Bahagian Pekerja Asing sepenuhnya.

Setelah lantikan dibuat, mesyuarat pertama di antara ahli kumpulan diadakan untuk melantik ahli

jawatankuasa kumpulan serta pemilihan nama kumpulan dibuat berdasarkan undian ahli. Peta

minda adalah satu proses untuk membantu menyalurkan idea secara lebih terancang dan tersusun

bermula dengan idea utama serta idea-idea sampingan yang dikembangkan. Ia merupakan

kaedah yang berkesan untuk mendapatkan semua maklumat menggunakan proses pemikiran

yang kreatif dan kritis.

Permasalahan yang dihadapi sebelum inovasi dilakukan adalah penggunaan kotak-kotak

plastik yang terlalu banyak di antara 15 hingga 25 kotak untuk proses penyimpanan dokumen

dan pasport menjadi tidak sistematik dan melibatkan ruang pejabat yang maksimum. Dengan

ini,pegawai kaunter menghadapi kesukaran mencari dokumen dan pasport serta melambatkan

proses penyerahan. Penggunaan tenaga pegawai untuk mengangkat dan menyusun kotak tersebut

turut menjadi rutin kepada salah satu faktor inovasi ini dilakukan.

Produk ini dicipta dengan objektif untuk meminimakan sebaik mungkin penggunaan

masa, tenaga dan kos kerugian semasa operasi selaras dengan misi dan visi jabatan ini. Oleh itu,

I-storage dihasilkan adalah daripada unsur sedia ada yang tidak digunapakai lagi di bahagian ini.

Maka, ahli-ahli kumpulan membuat keputusan memohon kebenaran daripada pegawai aset untuk

menggunakan aset bernilai rendah bagi tujuan pengubahsuaian projek. Surat tersebut telah

dihantar pada 13 April 2016 dan telah mendapat maklumbalas positif berkenaan persetujuan

pihak pentadbiran iaitu daripada Timbalan Pengarah Imigresen Negeri pada 18 April 2016

mengenainya.

Sehubungan dengan itu, sepanjang perjalanan projek, kumpulan kami turut memilih dan

menghantar tiga orang ahli untuk berkursus di Institut Tadbiran Awam Wilayah Utara (INTURA)

bagi tujuan pemantapan ilmu kumpulan ini. Ilmu yang diperoleh diaplikasikan di dalam projek

yang sedang dijalankan. Di samping itu, ahli yang menghadiri kursus turut mengambil

kesempatan meminta pandangan dan khidmat nasihat daripada tenaga pengajar berkenaan projek

yang telah dipilih. Tenaga pengajar daripada INTURA memberi kerjasama dan maklumbalas

yang amat positif menjadikan kumpulan sangat yakin bahawa projek ini boleh pergi lebih jauh.

Nasihat yang diperoleh supaya penambahbaikan dilakukan terhadap projek ini telah dilakukan

oleh ahli kumpulan.

Ciri-ciri I-storage setelah diinovasikan daripada segi ketinggian adalah 4 ½ kaki.

Manakala lebarnya 4 kaki persegi. Keberatan dan kekuatan I-storage ini mampu menampung

sehingga 250kg. I-storage diinovasikan mengikut spesifikasi ketinggian dan kelebaran

berdasarkan faktor ruang penyimpanan bilik kebal dan kesesuaian pegawai untuk

mengendalikannya. I-storage turut dilengkapi sebanyak 8 biji roda mudah alih dibawahnya untuk

kemudahan pergerakan keluar masuk dari bilik kebal ke kaunter penyerahan. Seterusnya, I-

storage ini boleh dibuka sepenuhnya atau dalam bentuk ‘V. Jumlah ruang penyimpanan dapat

dihasilkan keseluruhan I-storage sebanyak 32 rak. Rak tersebut diklasifikan mengikut abjad

daripada huruf A sehingga Z berdasarkan turutan nama syarikat bagi memudahkan urusan carian

dan serahan dokumen. Penggunaan ruang penyimpanan pas khas bagi satu rak dapat memenuhi

sebanyak 100 sehingga 200 sehari. Selain daripada itu, penyimpanan untuk pasport yang telah

selesai di cetak pelekat Pas Lawatan Kerja Sementara (PLKS) mampu menampung sehingga 200

pasport sehari. Purata untuk penyimpanan memo periksa keluar pula sebanyak 50 pasport sehari.

Bahan-bahan lain yang digunakan untuk memenuhi ruang penyimpanan terdiri daripada

kotak terpakai ‘drum’ mesin pencetak OKI, kain baldu merah berharga RM12.80, kain woven

RM96.00, butang RM40.00, rubber mat RM50.00, gam pistol RM20.80, divider RM40.00, ring

RM4.00, getah fleksibel RM16.00, kertas pembalut RM20.00, benang RM2.80 dan kos

pengubahsuaian rak termasuk cat sebanyak RM200.00. Maka jumlah kos keseluruhan adalah

sebanyak RM502.40. Berdasarkan analisis kos perbandingan di antara harga I-storage dan

produk yang berada di pasaran kumpulan kami melakukan penjimatan sebanyak RM2,063.60

manakala daripada segi peratusan perbandingan pula adalah sebanyak 80.42%. Di samping itu

juga, kumpulan turut mengkaji penjimatan terhadap penjimatan kos untuk pembayaran kerja

lebih masa kepada pegawai. Sebelum inovasi dilakukan tuntutan kerja lebih masa oleh pegawai

adalah sebanyak RM209.00 sebulan mengikut nisbah seorang pegawai di kaunter serahan dan

RM2,508.00 bagi tuntutan setahun. Oleh itu, selepas I-storage diperkenalkan penjimatan

sebanyak 100% bagi kos tuntutan kerja lebih masa.

Hasil kajian perbandingan yang dijalankan di pejabat-pejabat Jabatan Imigresen Malaysia

dari negeri-negeri lain adalah Jabatan Imigresen Malaysia, Putrajaya yang menyimpan dokumen-

dokumen di dalam bakul besar sebelum penyerahan manakala di Jabatan Imigresen Malaysia,

Perak dokumen-dokumen disimpan di dalam kabinet dan didapati mereka menghadapi masalah

ruang penyimpanan yang tidak mencukupi. Selain itu, kumpulan kami juga menjalankan kajian

di Klinik Kesihatan Lunas, Kedah dan mendapati kakitangan juga menghadapi masalah untuk

menyimpan buku-buku rekod pesakit yang tidak disusun dengan rapi. Apabila dokumen tidak

disusun dengan kemas, pencarian dokumen akan mengambil masa, penggunaan ruang dan tenaga

akan menjadi salah satu faktor berlakunya bebanan kerja.

Bagi meningkatkan mutu inovasi dalam sistem penyerahan dokumen yang lebih efisien

bagi memenuhi ekspektasi dan kehendak pelanggan serta cara kerja yang lebih efektif idea ini

mampu diaplikasikan di setiap pejabat-pejabat Jabatan Imigresen Malaysia dan pejabat-pejabat

kerajaan yang lain kerana inovasi ini bersesuaian dan tidak hanya tertumpu kepada Jabatan

Imigresen sahaja. Oleh itu, hanya dengan menggunakan rak I-storage segala masalah

penyimpanan dan carian dapat diatasi kerana penyimpanan yang tersusun, selamat dan

bersistematik. Penjimatan sampingan yang dapat dikurangkan adalah seperti yang telah

dinyatakan iaitu penjimatan tenaga dan kos tuntutan bayaran lebih masa yang berkurangan

sebanyak 100% secara keseluruhannya.

3. KUMPULAN SASAR / SKOP LIPUTAN

Strategi untuk mendorong kreativiti dan inovasi dalam pelaksanaan KIK terbahagi

kepada empat strategi iaitu mengenal pasti potensi diri dengan mengetahui kebolehan individu

dalam kumpulan KIK supaya dapat mengatasi masalah atau mengambil peluang yang wujud

hasil daripada kreativi dan inovasi. Ubah persepsi diri dapat melihat masalah atau peluang

daripada pelbagai perspektif. Analisis masalah dan peluang melalui pemecahan/ peleraian

masalah kepada bahagian yang kecil dan kemudian cari penyelesaian yang sebenar atau terbaik.

Ubah budaya organisasi juga mendorong anggota organisasi menjadi kreatif dan inovatif.

Ganjaran hendaklah diberikan kepada anggota yang betul-betul cemerlang dalam mencipta

sesuatu yang baru atau unik. Seterusnya berani untuk gagal dalam setiap kegagalan atau

kesilapan perlu dijadikan sebagai motivasi dan panduan untuk bertindak lebih jauh dalam

mencari penyelesaian terbaik.

Faktor –faktor yang menyokong kejayaan Pelaksanaan KIK adalah sikap yang positf ,

kesungguhan dan komitmen daripada pihak pengurusan atasan. Sokongan dan kerjasama

daripada semua peringkat terutaman fasilitator, ketua kumpulan dan ahli –ahli kumpulan KIK.

Pemilihan fasilitator dan ketua kumpulan yang berfikiran kreatif , positif dan terbuka serta

mempunyai komitmen yang tinggi kepada KIK.

Proses pelaksanaan melibatkan ahli-ahli KIK berbincang dengan fasilitator mengenai

cara-cara pelaksanaan cadangan penyelesaian yang telah dipersetujui. Sekirannya perlu, uji cuba

boleh dijalankan ke atas cadangan yang dipilih. Proses uji cuba boleh dilaksanakan sehingga

hasil yang dilaksanakan sehingga hasil dikendaki dicapai. Komitmen ahli kumpulan di dalam

melaksanakan tugas masing –masing amat penting dan menjadi faktor kejayaan pelaksanaan

prokek.

Setiap pegawai kaunter yang bertugas harus melaporkan status kemajuan mengenai

peranan dan tugas yang dilaksanakan dari semasa ke semasa kepada ketua bahagian. Ketua

bahagain pula memainkan peranan melaporkan perkembangan atau kemajuan pelaksanaan.

Selain itu, penilaian ini akan menentukan sama ada objektif atau sasaran projek tercapai atau

tidak.

Kumpulan sasaran utama bagi produk ini adalah pelanggan terdiri daripada majikan,

wakil syarikat, vendor- vendor dan pegawai sumber manusia yang sentiasa hadir untuk

berurusan di jabatan ini. Pada masa yang sama juga, kita dapat meningkatkan mutu imej jabatan

melalui pelaksanaan dan penambahbaikan melalui aktiviti- aktiviti inovasi dan kreativiti.

Skop liputan yang dilaksanakan sebelum inovasi adalah mengadakan tinjauan ke Jabatan

Imigresen Malaysia, Putrajaya, Jabatan Imigresen Malaysia Negeri Perak dan Klinik Kesihatan

Malaysia bagi mengenal pasti cara penyimpanan dokumen agar dapat meniminumkan ruang

penyimpanan dokumen dan menjimatkan kos . Selain itu, tercetuslah idea I-storage ini yang

mampu diaplikasikan di setiap Pejabat-pejabat Kerajaan yang lain kerana penghasilan I-storage

tidak memerlukan kos yang tinggi dengan menggunakan rak dan bahan –bahan kitar semula.

Dengan ini, cara penyimpanan lebih mudah selamat dan tersusun rapi.

Kesimpulannya , program KIK ini dapat juga memupuk disiplin kerja secara berpasukan

dan sistematik yang boleh mencipta cara kerja baru yang dapat meningkatkan kualiti dan

produktiviti penyampaian perkhidmatan organisasi kepada pelanggan seterusnya membawa

kepada peningkatan imej Perkhidmatan Awam secara keseluruhannya.

4. OBJEKTIF / TUJUAN INISIATIF

Kerajaan sentiasa memberi perhatian terhadap usaha- usaha memperkenalkan inovasi dan

membuat penambahbaikan terhadap perkhidmatan yang diberikan kepada pelanggan.

Bersesuaian dengan keperluan semasa dan perubahan di dalam dan luar Negara. Kerajaan telah

mengkaji semula peranan dan kaedah yang digunakan oleh Kumpulan Meningkat Mutu Kerja

(KMK ) dalam penyesuaian masalah organisasi. Ia bertujuan untuk menggalakkan budaya

inovatif dan kreatif serta memberi peluang kepada anggota Perkhidmatan Awam untuk

menggilap kebolehan dan meningkatkan kompetensi diri. Ikutan daripada itu, KMK telah

ditukarkan nama kepada Kumpulan Inovatif dan Kreatif ( KIK ).

Berbeza dengan KMK, keahlian KIK tidak hanya terhad di kalangan anggota kumpulan

sokongan dalam satu bahagian sahaja tetapi ia meliputi semua peringkat anggota dan boleh

merentasi pelbagai bahagian organisasi berkenaan. Program KIK bukan sahaja menyediakan

teknik-teknik untuk menyelesaikan masalah yang wujud dalam organisasi, tetapi juga

merangkumi kaedah untuk membolehkan ahli-ahli KIK bertindak secara kreatif dan inovatif bagi

menghasilkan sesuatu yang baru atau dalam bentuk baru melalui kemahiran imaginasi yang

membawa kepada peningkatan sistem penyampaian perkhidmatan kepada pelanggan.

KIK merupakan mekanisme pengurusan yang berkesan untuk membina modal insan

dalam Perkhidmaratan Awam yang berketerampilan tinggi bagi merealisasikan aspirasi Kerajaan

untuk meningkatkan kecekapan dan keberkesanan agensi- agensi Kerajaan dalam menyampaikan

perkhidmatan kepada rakyat, Di samping itu, KIK juga mempunyai prinsip asas yang

menyediakan forum kepada mereka untuk melibatkan diri dalam proses membuat keputusan dan

seterusnya keputusan melaksanakan tindakan yang diputuskan secara berpasukan.

Inovasi ialah kaedah mencari jalan untuk menghasilkan produk atau perkhidmatan yang

lebih baik sama ada melalui pengubahsuaian atau penambahbaikan. Ia adalah hasil cetusan idea-

idea yang kreatif dan inovatif dalam mana-mana aspek kerja yang dapat meningkatkan kualiti

dan produktiviti organisasi. Idea-idea ini boleh merangkumi apa-apa perubahan dalam bentuk

sistem dan prosedur, kaedah dan cara bekerja mahupun pengenalan teknologi.

Tujuan Inovasi ialah untuk menghasilkan produk atau perkhidmatan bagi para pengguna

dengan teknologi sebagai terasnya. Namun ada sesetengah pihak berpendapat bahawa inovasi

tidak semestinya melibatkan teknologi. Menurut Prof, Hirotaka Takeuchi iaitu seorang professor

dalam bidang pemasaran dan perdagangan antarabangsa di Universiti Hitotsubashi dalam jurnal

(The Knowledge –Creating Company : How Japanese Companies Create the dynamics of

innovation), (Creative Management) dan (Task Partitioning : An innovation process variable)

mengatakan untuk menghasilkan inovasi tidak semenstinya ada individu-individu genius di

dalam sesebuah organisasi korporat seperti yang dilakukan di Barat.

Sebuah inovasi seharusnya tidak dianggap sebagai sesuatu yang statik ataupun

unsur yang tetap tetapi ianya merupakan sebuah idea yang mudah disesuaikan dan

dikembangkan seterusnya didefinasikan semula apabila berlakunya proses inovasi tersebut.

Untuk mencipta dan melaksanankan inovasi tersebut Peter F.Drucker dalam buku (Innovation

and Entrepreneurship) menyatakan beberapa perkara yang mesti dilakukan. Hal ini kerana

inovasi bersifat konseptual dan peseptual.

Oleh yang demikian, di dalam setiap inovasi terkandung beberapa konsep serta persepsi-

persepsi baru. Inovasi bukan sahaja terhasil daripada suatu analisis semata-mata, tetapi ianya

turut mengembelingkan ketiga-tiga elemen terpenting iaitu konsep, persepsi dan juga analisis

fakta.

5. PENERANGAN MENGIKUT KRITERIA

> Kreativiti

Kreativiti adalah merupakan aktiviti penjanaan buah fikiran yang menghasilkan peningkatankeberkesanan atau kecekapan kepada apa yang telah sedia ada.

Keberkesanan yang dihasilkan adalah melalui sumber secara optimum agar kos dapatdiminimumkan.

Terdapat 2 elemen penting dalam kreativiti iaitu

Proses Sumber manusia

Proses adalah berorientasikan matlamat ( goal –oriented ) iaitu dibangunkan sebagai jalanpenyelesaian bagi sesuatu masalah.Sumber manusia merupakan sumber yang menentukan jalanpenyelesaiannya.

Kumpulan J CARE telah cuba untuk menampilkan idea-idea yang menarik serta dayakreativiti yang tinggi dalam menghasilkan projek I STORAGE.Melalui sessi brainstorming yangdiadakan setiap ahli kumpulan telah mencetuskan pendapat dan idea dalam usaha untukmempelbagaikan penampilan produk.Hasilnya tercetuslah sebuah produk yang diberi nama ISTORAGE

Penggunaan bahan-bahan kitar semula adalah merupakan antara perkara yang dititikberatkan dalam menghasilkan I STORAGE.Pemilihan bahan-bahan turut melibatkan semua ahlikumpulan dengan khidmat nasihat dari fasilitator dan ketua kumpulan.

Penggunaan 2 rak kayu ( pigeon hole ) yang tidak digunakan di bahagian pekerja asingtelah diubahsuai dengan daya kreativiti yang menarik. Kedua-dua rak tersebut telah dicantumkanmenjadi satu dengan engsel kayu di bahagian belakang . Ini bagi membolehkan rak tersebutboleh dibuka secara bentuk V. Sekiranya tidak digunakan, rak tersebut boleh ditutup dan dikunci.Rak tersebut telah dicat bagi mendapatkan sentuhan baru.Bahagian bawahnya telah dipasang

dengan enam biji roda bersaiz sederhana bagi membolehkannya di pindah dengan mudah darisatu lokasi ke lokasi yang lain.

Penggunaan kotak kitar semula OKI merupkan satu lagi idea menarik yang dicetuskanoleh ahli kumpulan.Kotak –kotak yang kosong telah diperolehi dari setiap bahagian di JabatanImigresen Pulau Pinang.Penggunaan kotak-kotak ini sekali gus menjimatkan kos perbelanjaandisamping menyahut seruan kerajaan agar diperluaskan penggunaan bahan-bahan kitar semula.

Kotak-kotak ini juga telah diberi nafas baru agar nampak lebih menarik dan elegandengan pemasangan sarung di luarnya.Ahli kumpulan telah mengadakan lawatan ke kilang yangberdekatan bagi mendapatkan kain yang sesuai serta pemilihan warna yang menarik.Pemilihanwarna dibuat secara teliti bagi mendapatkan kombinasi yang menarik di samping memberi nilaitambah kepada projek

Satu lagi kreativiti yang ditonjolkan oleh kumpulan J CARE adalah ahli-ahli kumpulansendiri yang telah menjahit sarung kotak. Kain baldu berwarna merah telah dipilih bagimembentuk abjad bagi dilekatkan di atas sarung bagi membezakan dokumen yang disimpanuntuk memudahkan proses penyimpanan dan penyerahan.

Seterusnya satu lagi cetusan kreativiti yang dihasilkan adalah pemasangan fleksibelspring di belakang kotak bahagian dalam bagi memudahkan proses pencarian dokumen tanpaperlu mengalihkan kotak. Ia juga dapat mengelakkan daripada kotak terjatuh semasa prosespencarian dilakukan.

Secara keseluruhannya projek I STORAGE telah mencetuskan idea –idea dan dayakreativiti yang menarik walaupun kebanyakan bahan-bahan yang digunakan adalah merupakanbarang kitar semula. Pengolahan idea dengan daya kreativiti yang menarik telah berjayamelakukan transformasi ke atas sebuah produk yang lesu kepada projek yang mempunyai dayasaing.

Kriteria Keberkesanan

Keberkesanan bermaksud buat sesuatu yang betul dan mengutamakan pencapaian matlamat

sesuatu tindakan itu dapat dilihat daripada hasil yang diperolehi.

Keberkesanan I-Storage

I-Storage telah diciptakan menggunakan unsur Inovasi iaitu menggunakan unsur yang sedia ada

dan penggunaan bahan-bahan kitar semula adalah merupakan antara perkara yang dititik

beratkan dalam penghasilan I-Storage . Dengan penghasilan I-Storage wujudnya satu cara

penyimpanan permohonan yang membuatkan serahan dapat dilakukan secara sistematik serta

dapat menjimatkan ruang , masa dan tenaga.

Selepas penciptaan I-Storage , keberkesanan telah dapat dilihat melalui proses penyerahan yang

lebih sistematik berbanding sebelum ini dimana dokumen – dokumen di simpan dalam kotak –

kotak plastik dalam keadaan yang tidak teratur seperti dokumen – dokumen bercampur dengan

semua sektor seperti perkilangan , perkhidmatan , pembinaan , perladangan dan pertanian tetapi

selepas adanya penciptaan I-Storage , dokumen- dokumen dapat diletakkan mengikut sektor –

sektornya kerana kotak – kotak I-Storage telah diasingkan mengikut abjad dari huruf A hingga Z

serta kotak -kotak khas untuk sektor tomyam , sektor pembantu rumah , sektor persisiran pantai

serta untuk penyimpanan fail Visa Dengan Rujukan yang selesai untuk proses penyerahan

kepada pelanggan yang terdiri daripada wakil – wakil syarikat-syarikat , pegawai sumber

manusia kilang – kilang serta majikan yang membuat permohonan dengan Bahagian Pekerja

Asing . Keberkesanan juga boleh dilihat dari segi penjimatan tenaga kerja di mana sebelum

penciptaan I-Storage , dua orang pegawai Imigresen ditugaskan untuk kaunter serahan kerana

satu proses urusan penyerahan mengambil masa yang agak lama untuk mencari dokumen dalam

keadaan yang tidak teratur tetapi selepas adanya I-Storage hanya seorang pegawai Imigresen

sahaja di tugaskan untuk kaunter serahan kerana proses penyerahan lebih sistematik dan tidak

mengambil masa yang lama . Para pelanggan juga tidak merungut selepas I-Storage digunakan

untuk penyimpanan dokumen – dokumen untuk proses penyerahan kerana pelanggan tidak perlu

menunggu untuk masa yang lama berbanding sebelum adanya I-Storage untuk proses

pengambilan dokumen mereka.

Kriteria Keberkesanan I-Storage juga dapat dilihat dengan mudahnya penyimpanan I-Storage

yang hanya perlu tutup serta kunci dan ditolak masuk ke bilik kebal berbanding sebelum ini

kotak – kotak plastik yang berjumlah dua puluh enam kotak mengikut huruf abjad A hingga Z

yang harus ditutup dan dipunggah setiap satu ke dalam bilik kebal turut mengambil masa yang

lama serta penggunaan tenaga pegawai Imigresen yang ramai .

I-Storage juga menunjukkan kriteria keberkesanan dengan penjimatan ruang yang maksimum

kerana sebelum adanya I-Storage , kotak – kotak plastik mengambil ruang yang agak besar

kerana perlu meletak dua puluh enam kotak- kotak plastik yang mengandungi dokumen –

dokumen untuk proses penyerahan tetapi apabila adanya I-Storage , penggunaan ruang yang

agak minimum digunakan untuk meletak I-Storage.

Kriteria keberkesanan telah digunakan untuk melihat tahap pencapaian penggunaan I-Storage

sebagai kejayaan atau kegagalan dalam sistem penyerahan . Dalam kajian ini , penilaian terhadap

keberkesanan produk I-Storage yang digunakan dalam proses penyerahan untuk matlamat jangka

pendek mahu pun matlamat jangka panjang yang telah ditetapkan oleh Jabatan Imigresen

Malaysia . I-Storage digunakan untuk penyimpanan seperti pasport serta dokumen - dokumen

seperti pas khas , memo periksa keluar , fail VDR dan sebagainya.

Keberkesanan I-Storage dapat dinilai apabila wujudnya lima elemen dalam penggunaan I-

Storage iaitu kepuasan pelanggan , kemudahcapaian sumber , penggunaan sumber dengan

berkesan , pencapaian matlamat dan kebolehterimaan terhadap perubahan persekitaran untuk

mencapai target yang ditetapkan oleh Jabatan Imigresen Malaysia dalam memenuhi kepuasan

pelanggan yang selaras dengan slogan 1Malaysia iaitu Rakyat Didahulukan Pencapaian

Diutamakan .

Keberkesanan I- Storage juga dapat dilihat melalui penjimatan kos - kos sampingan seperti

tuntutan bayaran kerja lebih masa sebelum penggunaan I-Storage , Jabatan terpaksa

memperuntukkan sebanyak RM 209.00 sebulan bagi seorang pegawai manakala RM 2508.00

setahun bagi tuntutan lebih masa dengan kadar nisbah seorang pegawai secara keseluruhannya

yang membawa penjimatan peratusan sebanyak 100% selepas adanya I- Storage . Kos

penyediaan I-Storage menelan belanja yang minimum sebanyak RM 502.40 berbanding harga

pasaran iaitu RM 2566.00 secara keseluruhannya manakala perbezaan dalam bentuk peratusan

adalah sebanyak 80.42 % manakala kos penyediaan kotak – kotak abjad I-Storage ini hanya

menelan perbelanjaan sebanyak RM 7.56 per kotak dan sebanyak RM 502.40 untuk empat puluh

kotak kerana menggunakan bahan – bahan kitar semula seperti kotak terpakai oki untuk

penghasilannya .Hal ini membuktikan bahawa I-Storage sangat rasional untuk diguna pakai oleh

semua peringkat Jabatan – Jabatan Kerajaan bukan sekadar di Jabatan Imigresen Malaysia sahaja

untuk penyimpanan sebarang dokumen .

Keberkesanan I-Storage merujuk kepada lima kriteria iaitu kualiti produk atau perkhidmatan ,

kuantiti , kecekapan, keserasian dan fleksibiliti . Bagi mengukur keberkesanan I-Storage , lima

dimensi dalam pengukuran iaitu dimensi kuantiti , kualiti , kecekapan , keserasian dan juga

fleksibel . Setiap dimensi diwakili oleh lima item - item pengukuran misalnya dimensi kuantiti

diukur melalui item-item yang menunjukkan kualiti perkhidmatan yang diberikan kepada

pelanggan oleh pegawai kaunter serahan , manakala dimensi kuantiti pula diukur berdasarkan

item-item yang mengukur bilangan serahan dokumen yang dilakukan pada sesuatu masa . Bagi

dimensi kecekapan sumber pula , item pengukuran merujuk kepada kecekapan dan keupayaan

pegawai serahan dalam menguruskan proses penyerahan dokumen kepada pelanggan sementara

dimensi keserasian diukur berdasarkan keadaan perhubungan dan interaksi antara pelanggan

dengan pegawai Imigresen yang bertugas di kaunter serahan . Dimensi fleksibiliti dalam kajian

keberkesanan I-Storage pula diukur oleh item-item yang menggambarkan kebolehterimaan

pelanggan terhadap perubahan yang berlaku dalam proses penyerahan sama ada perubahan yang

dirancang atau perubahan secara mendadak yang ditetapkan oleh Jabatan Imigresen Malaysia.

RELEVAN

Definasi RELEVAN adalah bermaksud hal-hal yang sejenis yang saling berkaitan dengan subjekdalam konteks yang tepat atau terhubung dan terkait. Dengan situasi saat ini. Sesuatu yangdikatakan relevan jika ia memiliki hubungan, berkaitan atau berguna secara langsung.Seperticontoh projek I Storage ini yang dapat memberikan banyak manfaat kepada pegawai Imigresenjuga orang awam yang berurusan di Jabatan ini.

PENJIMATAN MASA

Setelah I-Storage diaplikasikan kegunaannya oleh pegawai yang bertugas di kaunter serahan,penjimatan masa dapat dilihat. Sebelum I-Storage digunakapakai, pegawai serahan mengambilmasa selama 20 minit untuk mencari passport, pas khas atau apa-apa dokumen yang berkaitan.Walau bagaimanapun, setelah I-Storage digunakan berlaku penjimatan masa sebanyak 10 minitdi mana pegawai hanya mencari dokumen tersebut berdasarkan huruf abjad syarikat tersebutpada setiap rak yang telah dilabelkan di dalam I Storage.

Sebelum I Storage diwujudkan dokumen-dokumen dibahagikan kepada abjad syarikat dandiletakan di dalam peti besi dan juga peti plastik. Sektor-sektor syarikat juga tidakdiklasifikasikan secara khusus. Di Pulau Pinang, terdapat banyak kilang dan syarikat yangberurusan dengan Bahagian Pekerja Asing. Terdapat nama syarikat yang sama tetapi dalamsektor yang berlainan. Kebiasaanya masa pegawai serahan rasa keliru dan perlu masa yang agakpanjang untuk mencari dokumen yang berada di dalam peti besi ataupun dalam peti plastik.Kesilapan serahan dokumen kepada majikan dapat dikurangkan. Masalah ini kerap terjadidisebabkan kekeliruan dengan nama syarikat dan majikan juga tidak memeriksa dokumentersebut setelah menerima dokumen daripada pegawai serahan. Aduan daripada majikan danwakil syarikat mengenai rungutan masa yang diambil sangat lama untuk mendapatkan dokumendapat diatasi kerana masa serahan menjadi singkat berbanding sebelum inovasi I-Storagediwujudkan. Pegawai serahan juga mempunyai masa yang mencukupi untuk menyusun dokumenyang patut disusun di dalam ‘pigeon hole’ dalam I Storage yang disediakan pada hari yang samasetelah diserahkan oleh pegawai kaunter apabila urusan selesai.

JAMINAN KESELAMATAN KE ATAS DOKUMEN YANG DISIMPAN

Dokumen-dokumen yang diterima daripada majikan adalah tanggungjawab bahagian ataujabatan untuk memastikan ia di simpan di tempat yang selamat. I Storage merupakan sebuahkabinet yang boleh ditutup dan dikunci dengan mangga serta disimpan di dalam bilikkeselamatan (kebal) supaya tidak berlaku kehilangan dokumen dan sebagainya. Selain I-Storageitu boleh dikunci ia juga mempunyai roda mudah alih yang direka khas untuk memudahkanpegawai serahan dokumen untuk menolak I Storage ke dalam bilik kebal yang sedia ada dibahagian tersebut. Bilik kebal juga hanya boleh diakses oleh penyelia dan pegawai kanan sahajayang telah dilantik dan diberi kuasa secara bertulis oleh Ketua Jabatan. Berbanding dengansebelum inovasi I-Storage dilakukan, kotak plastik yang digunakan untuk menyimpan dokumen-dokumen tersebut mudah pecah kerana diangkat berulang kali oleh pegawai serahan ketikaproses mencari dokumen. Setelah inovasi, dokumen-dokumen tersebut diletakkan di dalam kotakyang disarungkan dengan kain woven yang terpilih kualitinya dalam satu warna supaya iakelihatan lebih tersusun, kemas dan tidak berselerak. Dengan adanya I-Storage, pegawai serahantidak perlu menggunakan tenaga kerja yang banyak untuk mengangkat kotak-kotak plastik yangmengandungi dokumen.- dokumen yang diletakkan di dalam satu kotak plastik sekurang-kurangnya 10 kilogram ke atas. Pegawai serahan terpaksa mengangkat kotak-kotak tersebut kira-kira 10 kotak dengan keberatan 10 kilogram selama dua kali sehari. Setiap hari pegawai serahanterpaksa mengeluarkan 10 kotak kotak plastik tersebut dari bilik kebal dan perlu disusun di atasmeja bankuet dan selepas kaunter ditutup sebanyak 10 kotak plastik tersebut terpaksa diangkatdan disimpan semula di dalam bilik kebal. Tugasan ini tidak termasuk dengan menolak rak besiberkunci. Keadaan yang sedemikian boleh menjejaskan kesihatan pegawai yang mana risikountuk pegawai serahan mengalami sakit pinggang dan kepenatan setiap hari. Ini boleh

menyebabkan penurunan produktiviti dan kualiti kerja pegawai sekiranya penambahbaikan tidakdilakukan.

PENJIMATAN KOS

Semasa kumpulan J-Care dilantik oleh pihak pengurusan tertinggi mewakili Jabatan ImigresenMalaysia Negeri Pulau Pinang untuk bertanding di dalam Pertandingan Kumpulan Inovatif &Kreatif (KIK) bagi Kategori Inovasi, matlamat utama kumpulan kami adalah memastikan produkyang dihasilkan menjimatkan kos Jabatan selaras dengan keadaan ekonomi semasa dan sarananoleh pihak kementerian berkaitan langkah-langkah penjimatan di dalam Jabatan. Oleh yangdemikian, terciptalah I-Storage iaitu rak penyimpanan dokumen yang lebih efisien dan selamat.Inovasi yang kami lakukan adalah dengan menggunakan rak yang sedia ada dan tidakdigunapakai oleh Bahagian kami seterusnya diubahsuai menjadi sebuah rak penyimpanandokumen melalui penggunaan bahan-bahan kitar semula bagi memperkemaskan lagi raktersebut. I-Storage berjaya disiapkan dengan menggunakan kos sebanyak RM 502.40 sahaja.Pihak kami juga telah membuat tinjauan di pasaran atas alatan yang perlu dibeli untukmenggantikan I-Storage tetapi kosnya sebanyak RM 256.00. Perbandingan peratusan penjimatankos antara membeli di pasaran dan memyiapkan I-Storage dengan barang lama adalah sebanyak80.42%.

PENJIMATAN BILANGAN PEGAWAI DALAM KAUNTER SERAHAN

Dengan adanya I-Storage, pegawai yang diperlukan untuk bertugas di kaunter serahan dapatdikurangkan daripada dua orang pegawai kepada seorang sahaja. Selepas I-Storage dikeluarkanoleh Penyelia dari dalam bilik kebal, hanya seorang pegawai sahaja sudah memadai untukmenggunakan I-Storage bagi urusan mencari dokumen milik majikan. Pegawai yang sebelum iniditempatkan untuk bertugas di kaunter serahan, kini telah ditempatkan untuk bertugas di unit lainmemandangkan keperluan seorang pegawai sahaja di kaunter serahan. Pegawai serahan jugadapat bertugas di dalam keadaan yang lebih selesa berdasarkan faktor ruang pejabatdiminimumkan. Pegawai yang bertugas di kaunter serahan juga dapat melaksanakan tugasanmereka dalam masa yang singkat dan juga dapat mengelakkan sebarang aduan berkenaan masamenunggu terlalu lama atau mendapatkan dokumen yang bukan kepunyaan syarikat sendiri.Secara tidak langsung, produk ini dapat memuaskan kehendak dan masa pelanggan selarasdengan prinsip dan piagam pelanggan yang telah ditetapkan oleh jabatan. Selain itu,perlaksanaan program Ekad yang baru dilaksanakan juga tidak mendatangkan masalah kepadabahagian ini memandangkan bilangan pegawai yang bertugas tidak mencukup menjadi masalahkepada Ketua Bahagian kami kerana salah seorang pegawai bertugas daripada kaunter serahantelah ditarik dan diarahkan untuk bertugas di kaunter E-Kad yang memerlukan tempoh 6 bulan

untuk memberi perkhidmatan kepada pelanggan. Sehubungan dengan itu, kewujudan I-Storagedapat meringankan bebanan kerja pegawai bertugas, menjimatkan kos, masa dan jugamengurangkan tenaga kerja.

SIGNIFIKAN

1. Latar Belakang Masalah

J Care memiliki peranan penting dalam pelaksanaan I-Storage seperti kegiatan danfungsi sebagai upaya untuk mencapai tujuan di Bahagian Pekerja Asing (Bahagian J).Tujuan, merencanakan pengorganisasian dari berbagai sumber daya yang potensial,penyerahan dokumen setiap hal yang perlu untuk dikerjakan serta pengawasan danevaluasi dari setiap kegiatan yang terlaksana.. Sistem penyerahan di kaunter serahan tidaksistematik, lambat dan tidak teratur. Apabila dalam pelaksanaannya mengalamiketerlambatan maka akan mengakibatkan keadaan yang bermasalah dimana pegawaikaunter menerima teguran negatif dari pelanggan yang berurusan. Penggunaan kotak-kotak plastik yang terlalu banyak digunakan untuk penyimpanan permohonan. Keadaanini menyebabkan pegawai terpaksa mengunakan tenaga yang agak banyak untukmengangkat dan menyusun kotak-kotak plastik sebanyak 15 hingga 20. Selain itu ianyamenular kepada penggunaan ruang pejabat yang banyak. Tambah lagi, cara penyimpananyang tidak sistematik menyebabkan Kekangan masa pegawai penyerahan mencaripermohonan yang tidak teratur. Secara langsung keadaan ini memberi impak negatifsecara mental dan fizikal kepada pegawai di kaunter penyerahan turut serta kepadapelangga yang berurusan dan Jabatan. Oleh kerana itu, dalam pelaksanaan I-storagesistem penyerahan dokumen menjadi lebih efisien dalam waktu, tenaga mahupun ruangyang diperlukan. Hal ini juga dirasakan oleh pegawai penyerahan dimana kekanganyang dihadapi dapat diatasi melalui kewujudtan I-storage. Secara umum, “efisiensi adalahsuatu asas dasar tentang perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasilnya, ataudari berbagai alternatif usaha kerja yang dapat kita lakukan mendapatkan hasil yangmaksimum dengan pengorbanan yang minimal” Menurut pendapat tersebut efisiensidapat dilihat dari perbandingan antara usaha dan hasil yang diperoleh dalammelaksanakan suatu pembaharuan yang dilakukan oleh J Care. Inovasi ini memudahkanpegawai penyerahan mencari permohonan dokumen dengan teratur dan lebih efisien.

2. I-storage juga merupakan salah satu pengendalian usaha agar lebih efisien. Adapun tujuanpenyerahan di kaunter memberikan layanan sistematik yang diperlukan oleh semua pihak turutserta pegawai lain yang berurusan dalam pencapaian tujuan kerja masing-masing. Ianyamemudahkan dimana susunan dokumen serahan secara teratur dan mengikut sektor yangdilabelkan. Selain itu, abjad yang dilekatkan di atas sarung bagi membezakan dokumen yang

disimpan untuk memudahkan proses penyimpanan dan penyerahan. Ini membolehkan pegawaipenyerahan secara terus mencari dokumen mengikut abjad tanpa membazirkan masa. Masamenunggu untuk nombor giliran juga dapat dikurangkan dimana setiap nombor yang dipanggiloleh pegawai di kaunter penyerahaan dapat diselesaikan secara cepat dan tepat. Ini dapatdibuktikan dimana sebelum I-storage banyaknya waktu yang diperlukan dalam pencarianbeberapa dokumen yang segera ingin diketemukan, dan lain sebagainya menjadikan prosespekerjaan tidak lancar kerana memerlukan waktu dan tenaga yang lebih dalam untukmenyelesaikannya. Hal ini tidak sesuai dengan prinsip efisiensi yang mengutamakan kemudahandan penghematan dalam setiap pekerjaan yang dilakukan. Dengan demikian I-storage ini akanmencerminkan kualiti dan produktiviti kerja pegawai di kaunter penyerahan. Selain itu ,mengharumkan nama baik jabatan dimana masa dahulu pelanggan terpaksa tunggu agak lamauntuk dipanggil nombor giliranya.

3. Inovasi ini juga dapat menjimatkan ruang dan tenaga dimana I-storage yangmempunyai ketinggian 4 ½ kaki dan kelebaran 4 kaki (4 ½ X 4) dapat mempunyai jumlah ruangmenyimpan (pigeon Hole) sebanyak 32 dan mempunyai roda yang mudah alih yang amatmenyenangkan dibawa kemana sahaja. Selain itu, I-storage membolehkan dibuka sepenuhnyaatau dalam bentuk ‘V’. selain itu, Isu ruang merupakan salah satu keputusan yang menentukanefisiensi operasi dalam jangka panjang. Namun, akan berlainan jika dibandingkan denganpengaturan ruang letak kotak –kotak plastik yang saling berhimpitan dan mekanisma jalan kerjayang tidak teratur bahkan saling silang. Manfaat dari pengaturan ruang yang baik dapat membuatpenyelesaian pekerjaan lebih cepat dan mengurangi efisiensi prestasi akibat pengaturan ruangankotak –kotak plastik yang tidak efisien dan efektif. Selain itu, pegawai yang bertugas di kaunterpenyerahan dapat menjimatkan tenaga daripada mengangkat satu persatu kotak plastik danmenyusun di tempat yang luas khas digunakan untuk simpan kotak serahan. Setelahmenghasikan I-storage pegawai yang bertugas di kaunter penyerahan hanya menolak dari bilikkebal ke tempat penyerahan dan tidak perlu guna ruangan yang banyak. I-storage membolehkandibuka sepenuhnya atau dalam bentuk ‘V’ menyenangkan pegawai di kaunter serahan. J caremerupakan kumpulan yang menghasilkan I-storage untuk mengubah idealogi di BahagianPekerja Asing dimana penyerahan dokumen boleh dilakukan tanpa melibatkan kotak-kotakplastik. Ini dapat diteguhkan lagi dari pandangan pengumpulan informasi dibuat oleh kumpulan JCare dimana Bahagian Pekerja Asing di semua negeri mengamalkan pengunaan kotak sebagaitempat penyimpanan dokumen serahan.

4. Sebelum adanya I-storage, Kekangan masa pegawai penyerahan mencari permohonanyang tidak teratur. Penempatan dokumen yang tidak tepat pada tempatnya menjadikan ruangberkelihatan berselerakan dan tidak beraturan. Contohnya dokumen yang bermulanya dengan

huruf abjad “A” diletakan di dalam kotak yang berhuruf “D”. Pegawai di kaunter penyerahanterpaksa mencari di semua kotak dan tempat untuk menemui dokumen tersebut. Sekiranyaterdapat beberapa dokumen diletakan seperti diatas sudah tentunya mengakibatkan kekanganmasa, tekanan mental pegawai di kaunter penyerahan dan pelanggan yang menunggu untuknombor giliran. Walaubagaimanapun, dengan adanya I-storage penyusunan dokumen penyerahansecara teknik dan sistematik dapat dilaksanakan. Sebagai contoh , I-storage mempunyaisebanyak 32 ruang menyimpan (pigeon Hole). Setiap ruangan disedikan dengan kotak yangdilabelkan dengan huruf abjad yang berwarna terang dan kemas. Satu kotak ruang menyimpan(pigeon Hole) dibahagikan kepada empat dan dilabelkan kepada empat sektor. Semua sektortersebut dilabelkan mengikut warna yang khas ditetapkan pada setiap sektor. Oleh itu, prosespenyusunan dokumen boleh dilakukan secara sistematik dan tepat dan terus diletakan di dalamkotak yang bermulanya abjad dokumen tesebut dan didalam sektor yang ditetapkan. Sekiranya,pegawai di kaunter penyerahan memanggil nombor giliran, pegawai tersebut terus dapat mencaridokumen di dalam kotak di ruang menyimpan (pigeon Hole) mengikut bermulanya huruf namasyarikat dan sektor yang ditetapkan.

5. Selain itu, sebelum I-storage kotak-kotak plastik yang terkandung dokumen-dokumen serahanhanya di tolak masuk ke dalam bilik kebal. Tambah lagi, kotak –kotak plastik tersebut di letakdiatas satu persatu. Sekiranya,kotak –kotak plastik tersebut terjatuh dan dokumen –dokumenyang ada di dalam kotak tersebut akan berserakan. Selepas itu menjadi tugas pegawai untukmenyusun dokumen –dukumen tersebut. Namun dengan adanya I-storage masalah ini dapatditangani dengan cepat dan cekap. Ini kerana tidak perlu bimbang akan dokumen –dokumenkerana penyimpanan dokumen lebih selamat kerana I-storage mempunyai kunci. Pegawai hanyaperlu ditolak masuk dalam bilik kebal dan hanya dibuka sekiranya perlu sahaja. Selain itu, satulagi cetusan kreativiti yang dihasilkan adalah pemasangan fleksibel spring di belakang kotakbahagian dalam bagi memudahkan proses pencarian dokumen tanpa perlu mengalihkan kotak. Iajuga dapat mengelakkan daripada kotak terjatuh semasa proses pencarian dilakukan.

Signifikansi Teoritis

Penelitian ini mendukung pendapat para ahli J Care : “Manfaat serta tujuan diadakan penyusunanserta pengaturan ruang yang sistematik adalah meningkatkan efisiensi kerja dan mengurangikekangan masa dan tenaga.

Signifikansi Praktikal

1. Memberikan semangat kepada pegawai, usaha sebagai sumber daya manusia yangmengelolakan usaha untuk mengunakan bahan yang sedia ada dan menggunakan ruang secarasistematik.

2. Memberikan kepuasan sebagai koordinator di antara pelanggan untuk menentukan kebijakandalam pengurusan masa yang dapat mengekalkan efisiensi kerja.

3. Mencetuskan idea –idea dan daya kreativiti yang menarik walaupun kebanyakan bahan-bahanyang digunakan adalah merupakan barang kitar semula. Pengolahan idea dengan daya kreativitiyang menarik telah berjaya melakukan transformasi ke atas sebuah produk yang lesu kepadaprojek yang mempunyai daya saing.

6. PENCAPAIAN DAN PENGIKTIRAFAN

Kumpulan J CARE telah ditubuhkan pada 18.11.2015 sebagai satu wadah perjuangan bagimewakili Jabatan Imigresen Malaysia Negeri Pulau Pinang dalam Konvensyen KumpulanInnovatif & Kreatif (KIK).

Kumpulan yang terdiri dari sepuluh orang pegawai dari Bahagian Pekerja Asing telahdiamanahkan untuk membawa projek Inovasi yang diberi nama I Storage. Objektif projek iniadalah untuk menguruskan proses serahan dokumen yang cepat dan pantas.Manakala visinyapula adalah untuk meningkatkan system penyerahan yang berkualiti , selamat dan efisien

Sepanjang penubuhannya, kumpulan J CARE telah menyertai beberapa pertandingan dan telah memperolehi kejayaan yang memberangsangkan melalui projek I STORAGE . Kejayaan yang diperolehi samada di peringkat zon mahupun jabatan telah secara langsung mengiktiraf projek yang diketengahkan. Berikut adalah pencapaian dan pengiktirafan yang diperolehi oleh kumpulan J CARE.

1.Mewakili Jabatan Imigresen Negeri Pulau Pinang dalam Konvensyen Kumpulan Inovatif& Kreatif (KIK) Peringkat ZON UTARA.

Tarikh : 26hb Julai 2016

Tempat: Dewan Serbaguna Kompleks KDN,Meru Ipoh, PeraK.

Pencapaian : NAIB JOHAN

Sebanyak 5 kumpulan Inovasi telah memgambil bahagian dalam konvensyen tersebutyang terdiri dari wakil-wakil negeri Perlis, Kedah ( 2 wakil ), Pulau Pinang dan tuanrumahPerak. Pihak Juri yang membuat lawatan ke booth J CARE telah berpuashati dengan projek yangdiketengahkan oleh kumpulan dan percaya projek tersebut boleh dibuat penambahbaikan. IStorage disifatkan sebagai projek yang lain dari lain dan mempunyai potensi untukdikembangkan bagi tujuan penggunaaan agensi –agensi lain.

Kumpulan J CARE telah dinobatkan sebagai Naib Johan segmen Inovasi sekaligus membawapulang hadiah wangtunai sebanyak RM750.00, plak dan sijil penyertaan.

Kemenangan tersebut telah menyuntik semangat kumpulan bagi memperbaiki lagi projek Inovasiselaras dengan visi, objektif dan misi kumpulan.

2. Mewakili Jabatan Imigresen Negeri Pulau Pinang dalam Pertandingan Anugerah Inovasi ( AIJM ) sempena Konvensyen Kumpulan Inovatif & Kreatif(KIK) Peringkat Jabatan Imigresen Malaysia 2016.

Tarikh : 19hb – 20hb Oktober 2016

Tempat: Dewan Serbaguna Jabatan Imigresen Malaysia Putrajaya.

Pencapaian : NAIB JOHAN

Sebagai naib johan KIK Peringkat Zon Utara, kumpulan JCARE telah diberi penghargaan dandijemput untuk menyertai anugerah Inovasi ( AIIJM ) peringkat jabatan. Peluang ini telahdigunakan sebaik mungkin oleh JCARE dalam mempromosi I Storage diperingkat ibu pejabat. ISTORage telah bersedia untuk diperluaskan penggunannya selaras dengan

Sebanyak 5 kumpulan Inovasi telah mengambil bahagian dalam konvensyen tersebut denganmempersembahkan projek masing-masing. Kumpulan J CARE sekali lagi telah mempertaruhkanprojek I STORAGE yang telah dibuat penambahbaikan. Pengalaman bertanding di peringkatzon utara telah mematangkan kumpulan disamping komen-komen positif dari pihak juri yangtelah diterjemahkan dalam persembahan kumpulan di booth pameran.

Lawatan para juri ke booth pameran J CARE telah digunakan sepenuhnya oleh ahli-ahlikumpulan dalam menerangkan objektif kumpulan. Produk I STORAGE telah diketengahkansebagai satu projek dalam memudahkan penyampaian kepada rakyat atau kumpulan sasaranselaras dengan Strategi Lautan Biru Kebangsaan.

Di akhir pertandingan, kumpulan J CARE sekali lagi telah diumumkan sebagai Naib Johansekali gus membolot hadiah wang tunai RM2700.00,plak naib johan dan sijil penyertaan.

Sesungguhnya kejayaan ini telah membuktikan projek I Storage telah mendapat tempat di hatipara juri sekali gus merupakan projek yang berdaya saing.

3. PAMERAN SEMPENA SAMBUTAN HARI IMIGRESEN JIM PULAU PINANG

TARIKH : 14HB Disember 2016

TEMPAT : LOBI JIM NEGERI PULAU PINANG

Diatas kejayaan demi kejayaan yang diperolehi, pengurusan tertinggi Jabatan Imigesen NegeriPulau Pinang telah mengiktiraf pencapaian kumpulan JCARE dan telah menyampaikan sijil-sijilpenghargaaan sebagai menghargai sumbangan setiap ahli kumpulan.

Kumpulan J CARE turut telah diberi penghormatan membuka booth pameran projek ISTORGAE sempena sambutan hari Imigresen 2016. Projek yang dipamerkan bukan sajamendapat sambutan dan pujian dari jabatan malah turut mendapat pujian dari agensi-agensi lainseperti PDRM ,JPJ dan beberapa agensi lain.

JCARE begitu komited dalam terus memperjuangkan projek I STORAGE kerana projek inibukan sahaja boleh digunakan di Jabatan Imigresen malah turut boleh diguna pakai oleh mana-mana agensi yang melibatkan peyimpanan dokumen serta berurusan dengan orang ramai.

4. PENYAMPAIAN SIJIL PENGHARGAAN SEMPENA PERHIMPULAN BULAN JIMP.PINANG.

Di atas pencapaian yang cemerlang kumpulan JCARE dalam penglibatannya dalam konvenysenKIK Peringkat Zon Utara dan Anugerah Inovasi Jabatan, maka pengurusan tertinggi JabatanImigresen Malaysia Negeri Pulau Pinang turut mengiktiraf pencapaian JCARE denganmenganugerahkan ahli-ahli kumpulan dengan sijil-sijil kepujian.

Pengiktirafan ini sekali gus memberikan motivasi yang tinggi kepada kumpulan JCARE untukterus memperjuangkan projek I STORAGE agar ianya dapat diterima dan diguna pakai olehlain-lain jabatan mahupun agensi yang terlibat dengan pengurusan dan penyimpanan dokumen.Sistem penyampaian kepada golongan sasaran amat diutamakan selaras dengan hasrat kerajaanrakyat didahulukan pencapaian diutamakan.