pengauditan sistem pengurusan kualiti iso...

PENGAUDITAN SISTEM

PENGURUSAN KUALITI

ISO 9001:2008

TATACARA PELAKSANAAN AUDIT

BAHAGIAN PENGURUSAN SEKOLAH HARIAN

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

GARIS PANDUAN PENGAUDITAN

ISO 19011:2011

Standard / Keperluan

Pengauditan Sistem

Pengurusan Kualiti

dan Alam Sekitar

yang telah disatukan

MEMAHAMI KEPERLUAN ISO 19011

BAHAGIAN 1 – AUDITAN

Menggariskan panduan dalam menjalankan auditan

Prinsip, kriteria dan amalan

audit

Perancangan dan

mendokumentasikan audit sistem kualiti

Pengesahansama ada

sistem kualititelah

dilaksanakan

Pengesahan sama ada sistem itu berupaya mencapai

objektif


BAHAGIAN 2 – KRITERIA KELAYAKAN BAGI JURUAUDIT

Kelayakan pendidikan

Latihan

Pengalaman

Sifat Peribadi

Kebolehan dalam pengurusan

Kepakaran


BAHAGIAN 3 – PENGURUSAN PROGRAM AUDIT

Menjelaskan kaedah pengurusan proses audit

Menjelaskan tentang aktiviti audit

Kriteria (piawaian) yang terpakai

Kelayakan personel

Kesesuaian ahli kumpulan juruaudit

Pemantauan ke atas prestasi juruaudit

Penambahan program audit

Kod etika


TUJUAN STANDARD (PIAWAIAN)

Piawaian direkabentuk untuk memastikan yang

ianya memenuhi keperluan berikut:

Kegunaan kepada semuakategori produk / perkhidmatan dan semuasaiz organisasi

Keupayaan untukberhubung antara SistemPengurusan Kualiti denganoperasi / proses-proses organisasi

Pendekatan yang lebih untuk penambahbaikan dan kepuasan pelanggan

Kesesuaian dengan sistempengurusan yang lain, seperti ISO 14001:1996 untuk SPK.

MENGAPA AUDIT DALAMAN PERLU DILAKSANAKAN?

Menilai sistem pengurusan organisasi dengan menggunakan ISO 9001:2008 sebagai penanda aras

Mengesahkan SPK organisasi memenuhi keperluan yang ditetapkan

Menilai keupayaan dan potensi pembekalmelalui keperluan berkontrak

Menilai kepuasan pelanggan dan memastikan supaya keupayaan memenuhi keperluan berterusan

OBJEKTIF AUDIT

Menentukan kepatuhan terhadap elemen-elemen di dalam SPK

Menentukan keberkesanan pelaksanaan danpenyenggaraan SPK dalam memenuhi Polisi Kualiti danObjektif Kualiti organisasi

Menyediakan peluang untuk penambahbaikan SPK

Mematuhi keperluan peraturan dan perundangan

TANGGUNGJAWAB JURUAUDIT

Membuat perbandingan dengan keperluan audit yang

dilaksanakan

Saling berhubung danmenjelaskan keperluan

audit

Membuat laporan kejumpaan audit

Memelihara dan melindungi dokumen

yang berkaitan denganaudit

AKTIVITI JURUAUDIT

Pemahaman yang menyeluruh mengenai kriteria audit

Memastikan aktiviti audit tidak tersasar dari objektif danskop audit

Mengumpul dan menganalisis keterangan yang diperolehi

Sentiasa peka dan sensitif kepada persekitaransepanjang masa

Bertindak secara etika dan cara gaya yang professional sepanjang audit

PROSEDUR AUDIT KUALITI

Merancang program audit berdasarkan status dan kepentingan proses yang hendak diaudit dan keputusan audit terdahulu.

Tanggungjawab dan keperluan melaksanakan audit didokumenkansebagai prosedur.

Perancangan dan pelaksanaan audit yang didokumenkan.

Pemilihan audit dibuat atas keupayaan dan kebebasan melaksanakanaudit. Juruaudit tidak boleh mengaudit kerja mereka sendiri.

Kriteria, skop, kekerapan dan kaedah audit hendaklah dikenalpasti dan dijelaskan.

Juruaudit perlu mengeluarkan dan mengurus laporan ketidakakurandengan penerimaan auditi.

Pengurusan auditi mengambil tindakan pembetulan dengan segera (rujukklausa 8.5.2, ISO 9001:2008).

FASA PELAKSANAAN AUDIT

• Teknik Perancangan Audit

Fasa 1

• Persediaan Audit

Fasa 2

• Mengendalikan Audit

Fasa 3

• Melaporkan Audit

Fasa 4

• Audit Susulan

Fasa 5

1. PERANCANGAN AWAL

Menentukan objektif dan skop audit

Dapatkan maklumat atau kendalikan lawatan pra-audit

Kenalpasti unit / bahagian / jabatan yang hendak diaudit

Kenalpasti dokumen yang berkaitan

Tentukan bahasa apa yang hendak digunakan semasa diaudit.


Bina jadual audit yang mengikuti pendekatan proses, perhatianperlu diberikan tentang pemahaman proses kerja atau proses utama sesuatu organisasi.

Analisis proses yang tepat menjadi landasan bagi kedua-duajuruaudit dan auditi untuk berkomunikasi dalam mencari peluanguntuk penambahbaikan.

Pemahaman proses kerja diperolehi dengan mengkaji aliranproses dari mula hingga ke akhir dengan mengambil kira semuaaktiviti-aktiviti penting seperti:

• Terima permohonan Semakan Proses KeputusanMaklum Keputusan Simpan Rekod


2. JADUAL AUDIT MENGIKUT PENDEKATAN PROSES

Strategi dalam penjadualan termasuklah pencaturandiantara keupayaan / kepakaran juruaudit, bidang di audit dan masa yang ada.

Disebabkan halangan-halangan kesesuaian masa, kepakaran juruaudit dan bidang diaudit, KetuaJuruaudit mestilah memikirkan satu perancanganstrategi audit yang memastikan hasil audit adalahsempurna dan bermakna untuk kesimpulan audit.


2. JADUAL AUDIT MENGIKUT PENDEKATAN PROSES

…. sambungan

TATACARA MEMBINA JADUAL AUDIT MENGIKUT PENDEKATAN PROSES

Kenalpasti tarikh, tempat, masa

audit

Kaji semula aliran proses utama untuk meningkatkan lagi

pemahaman

Kaji semula skop aplikasi, polisi dan

objektif kualiti

Kenalpasti masa dan tempoh bagi setiap aktiviti audit dengan

mengambilkira jumlah dokumen, kerumitan proses, halangan geologi,

keperluan kepakaran

Kenalpasti hal-hal sulit dan kerahsiaan (confidential) dan

keperluan keselamatan


ELEMEN JADUAL PENDEKATAN PROSES AUDIT


Menetapkan masa untukMesyuarat Pembukaan,

Mesyarat Penyelarasan danMesyuarat Penutup

Perjumpaan dengan Ketua Organisasi untuk sesi temubual berkenaan

“Komitmen Pengurusan”

Peruntukkan masa untuk makan

tengahari dan rehat

Persetujuan oleh ahli kumpulan audit

PERINGATAN JADUAL AUDIT

Menyerahkanjadual audit

kepada auditi 2 minggu sebelum

tarikh pelaksanaanaudit

Mengesahkantarikh audit

sebelumperancangan

dibuat

Memohon pada pihakpengurusan auditi untuk

mencalonkan salahseorang kakitangan

mereka sebagaipengiring kepada

juruaudit (jika perlu).


KEPUTUSAN KETIDAKCUKUPAN PERANCANGAN

(INADEQUATE PLANNING)

“False sense of time lacking”

Tidak meliputi bahagian asas / fundamental

Hilang kredibiliti


CONTOH JADUAL AUDIT

GERAK KERJA 1

Fasa Pelaksanaan audit sangat penting dan mesti diutamakan

oleh Ketua Juruaudit dan Juruaudit.

Sebagai Ketua Juruaudit anda dikehendaki membina STRATEGI

perancangan audit di organisasi anda dengan bantuan dari

juruaudit-juruaudit kumpulan anda.

ARAHAN: Bina STRATEGI KOMUNIKASI pada FASA 1(Perancangan

Audit) sebelum ke FASA 2 (Persediaan Audit).


Boleh bekerja dibawah arahan

Berpengetahuan dalam proses yang hendak diaudit

Berkepakaran dalam bidang yang diaudit

Hanya memilih dari kalangan juruaudit yang dilantik sahaja


PEMILIHAN JURUAUDIT

TANGGUNGJAWAB KETUA JURUAUDIT

• Mengendalikan audit

• Memiliki keupayaan dan pengalaman dalam pengurusan

• Memiliki kuasa dalam membuat keputusan bagi audit yang dikendalikan dan dapatan audit

• Menyediakan jadual dan perancangan audit

• Mengenalpasti keperluan tugasan audit

• Memperkenalkan ahli kumpulan audit kepada pengurusanauditi

• Menyediakan laporan dapatan audit

• Memberi taklimat ringkas kepada ahli kumpulan audit

• Melaporkan segera ketidakpatuhan kritikal

• Melaporkan sebarang halangan semasa audit dijalankan

• Melaporkan dapatan audit dengan jelas, yakin dan tepat


Memberi panduan mengaudit berdasarkan pendekatan proses

Membantu juruaudit mengingat semula perjalanan proses yang diaudit

Merekodkan kejumpaan dan penilaian semula untuk tujuan laporan

Memastikan tiada perkara yang penting tertinggal

Sebagai rujukan semasa mesyuarat penutupan dan laporan bertulis

Merekodkan kejumpaan dan penilaian semula untuk tujuan laporan

Memastikan tiada perkara yang penting tertinggal

Sebagai rujukan semasa mesyuarat penutupan dan laporan bertulis


SENARAI SEMAK

Dokumenkan pemahaman

anda dari dokumen yang

dirujuk

Utamakanbahagian asas/

fundamental yang hendak

diaudit

Masukkan keterangan dan rujukan nombor

dokumen


BUTIRAN SENARAI SEMAK

CONTOH SENARAI SEMAK

Bina SOALAN AUDIT (SENARAI SEMAK) dan tetapkan

KLAUSA berkaitan bagi setiap soalan.

Akan ada ‘Question War’ di antara semua

kumpulan.


GERAK KERJA 2

Mesyuarat pembukaanaudit ialah peluangpertama bagi Ketua

Juruaudit menyampaikanhasrat dan tujuan audit

yang akan dilaksanakan.

Sesi ini adalah penting bagimenyediakan auditi untukmenghadapi audit yang

dijalankan.


MESYUARAT PEMBUKAAN

• Memperkenalkan ahli kumpulan audit

• Menjelaskan skop dan objektif audit

• Mengenalpasti ketua unit/ bahagianyang akan diaudit

• Menerangkan perjalanan/ proseduraudit

• Membincangkan format LaporanKetidakpatuhan

• Menetapkan ahli, tarikh dan masamesyuarat penutup

• Menjelaskan sebarang kekeliruan atauketidakfahaman yang mungkin ada

• Memastikan hal-hal yang berkaitandengan keperluan keselamatan, pengangkutan, bilik perbincangan dansebagainya dengan pihak pengurusan

AGENDA MESYUARAT

Mesyuarat

penutup

dikendalikan oleh

Ketua Juruaudit

untuk

membentangkan

ketidakpatuhan

dan rumusan

audit disamping

auditi memahami

dan

mengesahkan

ketidakakuran.


MESYUARAT PENUTUP

• Mengesahkan semula objektif dan skop audit yang telah dilaksanakan

• Mengucapkan terima kasih atas kerjasama danhospitaliti yang telah diberikan oleh pihak auditi

• Membuat pernyataan ‘disclaimer’ dalam memastikan audit dilaksanakan secara persampelan

• Kesimpulan audit secara keseluruhan seperti yang dipersetujui oleh kumpulan audit

• Membentang Laporan Ketidakpatuhan, pemerhatian dan meminta semua soalan ditanyakan selepas pembentangan.

• Adakan sesi soal jawab jika masa mengizinkan. Sesi ini boleh digunakan sebagai forum untuk persetujuan cadangan tindakan pembetulan yang akan diambil.

• Tutup mesyuarat dan ucapkan terima kasih.

AGENDA MESYUARAT

Keberkesanan sesuatu pengauditan mungkin bergantung pada

bagaimana soalan dikemukakan dan bentuk jawapan yang diberi.

TERBUKA LEADING PELBAGAI SENYAP CERMIN


TEKNIK MENYOAL

SOALAN TERTUTUP

Menyekat auditi daribercakap

Auditi rasa tertekan

Juruaudit mengawalkeadaan

CONTOH

“ Inikah prosedur bagiperolehan?”

jawapannya.. Ya / tidak


• Menggalakkan auditibercakap

• Boleh dapat banyakmaklumat

SOALAN TERBUKA

• Bagaimana senarai inidisediakan?

CONTOH



SOALAN “LEADING”

• Soalan yang juruaudit sendiri sudah berijawapan

• Soalan ini membantu auditi yang gementar, pemalu dan gugup

CONTOH

• “ awak akan datang esok. Ya ?

• “ untuk berjaya awak hendaklah tabah, awak ni orang yang tabah, kan?

SOALAN PELBAGAI (MULTIPLE)

Juruaudit tanya lebih dari satu soalan dalam satu masaElak guna soalan ini keranaAuditi keliru, auditi tidak tahu mana hendak jawab & auditi akan pilih soalanmana hendak dijawab

CONTOH

“ Awak kata awak hantar laporan pada Pengarah, dan adakah awak hantar minit sekali, bila pula awak hantar minit untuk difailkan? Selepas beliau luluskan atau sebelum?


• cuba membuat sesuatuAir muka gelisah

• menyembunyikan sesuatuGaru hidung

• yakin Berpeluk tubuh

• sangat berminatBadan terarah

kehadapan

• minta simpatiMengecilkan mata

• cuba mengingatkanUpright eye

• membayangkan, fantasi ( mereka –reka )

Upleft eye


BAHASA BADAN

KAEDAH MENDENGAR YANG BERKESAN

Fokus kepada setiap jawapan auditi

Memerhatikan komunikasi verbal dan bukanverbal

Tidak perlu emosi semasa memberi respon

Menyemak dan melihat semula mesej yang diberi

Berfikiran terbuka

Sebaik-baiknya membuat persediaan dari aspek pengetahuan berkaitan dengan apa yang diaudit

Melihat auditi seperti apa yang anda jangkakan


• ulangkan semula soalan danbukannya memberitahu apa yang patut dibuat

Interpretatif

• menenangkan auditiSupportif

• soal semula dan galakkan penjelasanTeliti

• memparafasa semasa menilai dan memahami secara teliti

Pemahaman

ASAS MENDENGAR DAN CARA MERESPON YANG BETUL



• Seharusnya, audit dijalankan atas dasar persampelan jika data atau rekod yang perlu disemak terlalu banyak.

• Sampel diambil secara rawak atau random

• Saiz persampelan bergantung pada keupayaan juruaudit. Lebih banyak yang disampel, lebih tepat atau jitu kesimpulan yang dapat dibuat

• Selalu pertimbangkan kesan dan kekerapan kejumpaan audit. Jika kesan atau kekerapan tinggi, ini boleh menjadi bukti kelemahan pada SPK. Catat bukti objektif dan respon auditi. Buat pengesahan fakta dengan auditi

PERSAMPELAN SEMASA AUDIT

• Mengkaji semula keterangan objektif sebelum membuat keputusan

• Mencatat respon auditi dan keterangan objektif

• Mengambil sampel dan bukti objektif

• Merekod dengan siapa kita bercakap

PERINGATAN SEMASA AUDIT

SEKSYEN 5 : TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN

a. Seksyen dilupakan dalam audit.

b. Sebab: Tiada prosedur khusus.

c. Rasional: Seksyen penting dalam SPK (komitmen)

d. Laksana audit Seksyen 5 melalui: Bidang Umum

i. Carta Organisasi

ii. Senarai tugas

iii. Komunikasi Dalaman

iv. Layanan Pelanggan

v. Persekitaran


GERAK KERJA 3

SIMULASI AUDIT

4 kumpulan yang terdiri dari

kumpulan AUDITOR


Rumusan audit seharusnya menunjukkan kepada

auditi keperluan untuk mengambil tindakan

pembetulan.

Segala bentuk tindakanmestilah diambil olehpihak auditi sendirisebagaimana yang telah dipersetujui.

Auditi perlu memberimaklumat terkinimengenai status

tindakan


Penyelesaian dan keberkesanan tindakan pembetulan

mestilah dibuat verifikasi.

Verifikasi tindakan ini adalah AUDIT SUSULAN.

Menghantar laporankepada Wakil Pengurusan

melalui Ketua Juruauditmengenai status tindakan

pembetulan

Mengeluarkan laporanketidakpatuhan yang baru;

hanya apabila iadidokumenkan di dalam

prosedur Audit KualitiDalaman

Status tindakanpembetulan akan

dibentangkan dan dinilaimenerusi Mesyuarat Kajian

Semula Pengurusan.


Jika semasa audit susulan dilaksanakan, tindakanpembetulan masih belum diambil (bagi kes

ketidakakuran / ketidakpatuhan) juruaudit perlu:

PROSES PENGENDALIAN AUDIT

Mesyuarat pembukaan

Menggunakan senarai semak

Mengambil nota audit

Laporan ketidakakuran

Mengumpul bukti yang telah disahkan

Melaporkan hasil audit

Mesyuarat penutupan

SEKIAN

TERIMA KASIH

pengauditan sistem pengurusan kualiti iso...

Documents