penemuan jawatankuasa penyiasat

BILPERKARAPEGAWAI BERTANGGUNGJAWABDOKUMEN RUJUKANPENEMUAN JAWATANKUASA PENYIASAT

14. Penubuhan Bahagian/ Seksyen/ Unit Pengurusan Aset Kerajaan

Ketua JabatanCarta Organisasi / Perjawatan

Senarai Jawatankuasa

Surat Pelantikan

26. Pelantikan Pegawai AsetKetua JabatanSurat Pelantikan Pegawai AsetJawatankuasa Penyiasat mendapati tiada Pegawai Aset yang dilantik di Peringkat Jabatan.

37. Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) Di Peringkat Kementerian/ Jabatan/ NegeriKetua JabatanSenarai Jawatankuasa / Surat Pelantikan

Minit Mesyuarat

KP 1.1/2013 PENGURUSAN ASET KERAJAAN

Implikasi:Ketiadaan KEW.PA-7 menyukarkan Pegawai Aset untuk menentukan pegawai yang bertanggungjawab ke atas aset berkenaan. Semakan pada rekod dalam KEW.PA-2 menyatakan penempatan aset dan telah ditandatangani oleh pegawai terbabit. Walau bagaimanapun, rekod pada KEW.PA-2 didapati tidak tepat kerana pegawai pada ruangan penempatan hendaklah ditandatangani oleh Pegawai Aset. Perkara ini menyebabkan kesukaran bagi menentukan pegawai sebenar yang bertanggungjawab ke atas aset tersebut.

Rumusan Jawatankuasa:

KP 2.3/2013 PENDAFTARANBILPERKARAPEGAWAI BERTANGGUNGJAWABDOKUMEN RUJUKANPENEMUAN JAWATANKUASA PENYIASAT

13. Aet Yang Diterima Tanpa PenempatanPegawai AsetKEW.PA-2Semakan telah dilakukan ke atas 2 salinan KEW.PA-2 iaitu KEW.PA-2 secara manual dan melalui sistem SPA (Sistem Pengurusan Aset).

213. Senarai Aset Di Lokasi KEW.PA-7

Pegawai AsetKEW.PA-7Semakan mendapati tiada KEW.PA-7 dipamerkan di lokasi di mana aset disimpan iaitu di Bahagian Operasi, Ibu Pejabat Jabatan Tenaga Kerja Sabah. Salinan KEW.PA-7 tersebut juga gagal untuk dikemukakan oleh Pegawai Aset.

Implikasi:Ketiadaan KEW.PA-7 menyukarkan Pegawai Aset untuk menentukan pegawai yang bertanggungjawab ke atas aset berkenaan. Semakan pada rekod dalam KEW.PA-2 menyatakan penempatan aset dan telah ditandatangani oleh pegawai terbabit. Walau bagaimanapun, rekod pada KEW.PA-2 didapati tidak tepat kerana pegawai pada ruangan penempatan hendaklah ditandatangani oleh Pegawai Aset. Perkara ini menyebabkan kesukaran bagi menentukan pegawai sebenar yang bertanggungjawab ke atas aset tersebut.


KP 2.4/2013 PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAANBILPERKARAPEGAWAI BERTANGGUNGJAWABDOKUMEN RUJUKANPENEMUAN JAWATANKUASA PENYIASAT

12. PenggunaanUnit Pengurusan Aset

Pegawai Aset

KEW.PA-9

Borang Kerosakan Peralatan ICT

Jawatankuasa Penyiasat mendapati setiap aduan kerosakan aset terutama bagi peralatan ICT yang dikendali oleh Unit Teknologi Maklumat & Komunikasi, Bahagian Penyelidikan dan Teknologi Maklumat, Ibu Pejabat Jabatan Tenaga Kerja Sabah telah dipraktikkan melalui 2 saluran iaitu:i. Telefonii. Emel

Penggunaan Borang Aduan Kerosakan Harta Modal KEW.PA-9 adalah tidak menyeluruh.

Setiap aduan akan dicatatkan dalam Borang Kerosakan Peralatan ICT oleh pegawai yang bertanggungjawab mengendalikan aduan tersebut.

24. Pemeriksaan

Ketua Jabatan

Pegawai Aset

Pegawai PemeriksaSurat Pelantikan Pegawai Pemeriksa

KEW.PA-2

KEW.PA-10

Semakan mendapati pemeriksaan aset alih telah dijalankan sebanyak satu (1) kali iaitu pada 27 September 2013.

Bagi tahun 2014, pemeriksaan aset alih tidak dijalankan.

Implikasi:Penggunaan Borang Aduan Kerosakan Harta Modal KEW.PA-9 tidak menyeluruh dan Borang Kerosakan Peralatan ICT yang kurang praktikal menyebabkan beberapa implikasi seperti berikut:i. Tarikh sebenar kerosakan aset alih tidak diketahui. Tarikh laporan pada Borang Kerosakan Peralatan ICT diisi oleh pegawai yang bertanggungjawab ke atas pengendalian aduan adalah tarikh laporan diterima. Kekeliruan akan wujud memandangkan terdapat beberapa ruangan tarikh pada borang tersebut seperti tarikh laporan, tarikh diterima dan tarikh selesai.ii. Pegawai Aset atau Ketua Jabatan/ Bahagian/ Seksyen/ Unit tidak maklum mengenai aduan kerosakan disebabkan Borang Aduan Kerosakan Harta Modal KEW.PA-9 tidak digunakan. Perkara ini menyebabkan pemantauan dari segi pensyoran terhadap masalah aduan dan penyelesaian mengenai aduan tidak dapat dilaksanakan oleh pegawai yang sepatutnya bertanggungjawab terhadap aset berkenaan.


KP 2.5/2013 PENYELENGGARAANBILPERKARAPEGAWAI BERTANGGUNGJAWABDOKUMEN RUJUKANPENEMUAN JAWATANKUASA PENYIASAT

14. Panduan Penyelenggaraan Harta ModalPegawai Aset

KEW.PA-13

KEW.PA-14

Implikasi:


KP 2.7/2013 KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA BILPERKARAPEGAWAI BERTANGGUNGJAWABDOKUMEN RUJUKANPENEMUAN JAWATANKUASA PENYIASAT

13. Proses Hapus Kira3.1. Melaporkan Kehilangan

Ketua Jabatan / Pegawai Bertanggungjawab ke atas kehilangan / Pegawai bertanggungjawab menjaga aset / Pegawai yang mengetahui kehilangan

Borang Kerosakan Peralatan ICT

Laporan Polis

Jawatankuasa Penyiasat telah mendapati kehilangan aset diketahui oleh pegawai yang bertanggungjawab terhadap pengendalian aduan kerosakan di Unit Teknologi Maklumat & Komunikasi iaitu Encik Mohd Amin bin Makmur pada 8hb September 2014.

Pegawai bertanggungjawab yang menjaga aset tersebut iaitu Encik Mohammad Buhairi Bin Mat Noor telah membuat laporan polis pada 19hb September 2014.

23.2. Menyediakan Laporan Awal KEW.PA-28Ketua JabatanLaporan Awal Kehilangan Aset Alih Kerajaan KEW.PA-28Semakan mendapati Laporan Awal Kehilangan Aset Alih Kerajaan KEW.PA-28 telah disediakan oleh Timbalan Pengarah Tenaga Kerja Sabah, Ibu Pejabat Jabatan Tenaga Kerja Sabah iaitu Encik Safian Bin Hamzah.

Jawatankuasa Penyiasat mendapati tiada tarikh laporan tersebut disediakan. Terdapat juga ruangan-ruangan yang tidak diisi dengan lengkap.

Implikasi:Laporan polis hendaklah dibuat tidak lewat daripada 24 jam sekiranya ia ada alasan mempercayai kesalahan jenayah. Laporan Awal Kehilangan Aset Alih Kerajaan KEW.PA-28 yang tidak lengkap menyebabkan kesukaran bagi menentukan sama ada kehilangan aset mempunyai unsur-unsur kesalahan jenayah. Sekiranya Ketua Jabatan mendapati kehilangan mempunyai unsur jenayah, kelewatan melaporkan kehilangan aset kepada pihak polis iaitu melebihi daripada 24 jam (11 hari bermula 8 September hingga 19 September 2014) tidak mematuhi Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan KP 2.7/2013 Kehilangan Dan Hapus Kira bagi klausa 3.1 iaitu Melaporkan Kehilangan.


ARAHAN KESELAMATANANCAMAN TANGGUNGJAWABBILPERKARAPEGAWAI BERTANGGUNGJAWABDOKUMEN RUJUKANPENEMUAN JAWATANKUASA PENYIASAT

1III-Tanggungjawab Mengenai Dasar Dan Perlaksanaan Sistem Kawalan Keselamatan Perlindungan Perenggan 17

Ketua Jabatan

Surat Lantikan Pegawai Keselamatan Jabatan

Semakan mendapati tiada pelantikan Pegawai Keselamatan Jabatan bagi Ibu Pejabat Jabatan Tenaga Kerja Sabah.

Implikasi:Pegawai Keselamatan Jabatan yang dilantik bertanggungjawab melaksanakan arahan-arahan keselamatan dan menjalankan skop tugas yang telah digariskan sejajar dengan fungsi Pegawai Keselamatan Jabatan. Ketiadaan Pegawai Keselamatan Jabatan akan menyebabkan berlaku kepincangan dalam semua aspek keselamatan dokumen dan maklumat rasmi Jabatan, bangunan dan harta benda Kerajaan daripada ancaman, kecurian, kebakaran dan sebagainya dengan mengambil kira langkah-langkah melindungi selaras dengan peraturan-peraturan yang ditetapkan oleh Kerajaan.

KESELAMATAN FIZIKALBILPERKARAPEGAWAI BERTANGGUNGJAWABDOKUMEN RUJUKANPENEMUAN JAWATANKUASA PENYIASAT

1VI-Kawalan Kunci Keselamatan Perenggan 31

Ketua Jabatan

Pegawai Keselamatan Jabatan

Surat Lantikan Pegawai Pemegang Kunci

Buku Daftar Kunci Jabatan Tenaga Kerja Sabah

Jawatankuasa Penyiasat mendapati seramai empat (4) orang pegawai telah dipertanggungjawabkan untuk memegang kunci pintu utama.

Semakan dilakukan dan mendapati tiada Surat Lantikan Pemegang Kunci bagi kesemua pegawai yang memegang kunci.

Buku Daftar Kunci yang telah disemak adalah Buku Peminjaman Kunci yang merekodkan senarai pegawai yang meminjam kunci, tarikh peminjaman dan tujuan pinjaman.

Buku Daftar Kunci sebenar seperti yang digariskan dalam Arahan Keselamatan gagal dikemukakan.

Implikasi:Pegawai Keselamatan Jabatan gagal dalam diberi perhatian mengenai peranan dan tanggungjawabnya ke atas semua perkara berkaitan dengan kunci seperti yang termaktub dalam Arahan Keselamatan. Perkara ini menyebabkan beberapa implikasi seperti berikut:i. Pegawai Pemegang Kunci yang telah diamanahkan untuk memegang kunci tidak mengambil berat mengenai tanggungjawab ke atas keselamatan kunci disebabkan tiada surat lantikan rasmi daripada Ketua Jabatan yang boleh disertakan dengan skop tugas dan peranan sebagai Pegawai Pemegang Kunci.

ii. Buku Daftar Kunci yang mengandungi semua maklumat mengenai kunci dan anak kunci tidak wujud. Perkara ini menyebabkan pengemaskinian dan audit terhadap kunci-kunci di bawah tanggungjawab Pegawai Keselamatan Jabatan tidak dapat dilakukan.

iii. Tatacara Peminjaman Kunci yang diwujudkan dengan penggunaan Buku Daftar Kunci (telah disalah-ertikan maksudnya) merupakan sesuatu yang perlu dielakkan berdasarkan Arahan Keselamatan. Buku Pergerakan Kunci oleh Pegawai Pemegang Kunci dan Jadual Bertugas di kalangan Pegawai Pemegang Kunci yang sepatutnya diwujudkan.

iv. Setiap pegawai dan kakitangan mempunyai akses yang mudah untuk menggunakan kunci terutama kunci pintu utama tanpa perlu mengemukakan alasan yang kukuh atau kelulusan daripada Ketua Jabatan.

penemuan jawatankuasa penyiasat

Documents