1

Pembayaran Tuntutan Dalam Masa 7 Hari Melalui eTuntutan

2

KANDUNGAN MUKA

SURAT

BAB 1 : RINGKASAN EKSEKUTIF

>> Ringkasan Eksekutif 3

BAB 2 : LATAR BELAKANG AGENSI

>> Latar Belakang Kementerian Wilayah Persekutuan 4-10

BAB 3 : PEMBUDAYAAN INOVASI (INOVATION CULTURE)

>> Dasar Penerapan Budaya Inovasi dan Pelaksanaan Inovasi 11-17

>> Komitmen Pengurusan Atasan Untuk Membudayakan Inovasi

Dalam Agensi 18-23

>> Penyediaan peruntukan untuk menggalakkan pemikiran dan

penghasilan produk/perkhidmatan yang berinovatif 23

BAB 4 : HURAIAN DAN BUTIR-BUTIR INOVASI PRODUK

>> Penerangan Mengenai Inovasi 24-29

BAB 5 : PENAMBAHBAIKAN (VALUE ADD)

>> Penjimatan Kos

30-32 >> Penjimatan Dalam Masa

>> Keberkesanan Kos

BAB 6 : CIRI-CIRI KELEBIHAN INOVASI

>> Tahap Penglibatan Agensi 33

>> Pengiktirafan Oleh Pihak Luar

34-36 >> Kesesuaian Untuk Pelaksanaan Di Agensi Lain (Replicability)

>> Keaslian Idea (Kreativiti)

BAB 7 : IMPAK INOVASI KEPADA AGENSI, STAKEHOLDER DAN

NASIONAL

37 >> Peningkatan Tahap Kepuasan Pelanggan

>> Peningkatan Faedah Kepada Stakeholder

>> Memenuhi Ekspektasi Stakeholder Dengan Lebih Efektif

>> Peningkatan Faedah Kepada Agensi

BAB 8 : RUMUSAN

38 >> Rumusan

3

BAB 1 : RINGKASAN EKSEKUTIF

1.1 RINGKASAN EKSEKUTIF BAGI PRODUK INOVASI AIPK

Sistem eTuntutan merupakan sistem yang telah dibangunkan bagi

memudahkan pengguna KWP merekod, menyedia, menghantar dan

menerima kembali maklumat tuntutan dalam negeri, tuntutan luar negeri,

elaun kerja lebih masa, tuntutan pakaian rasmi, pembayaran bil dan

pelbagai tuntutan.

Sistem ini telah banyak memberi nilai tambah kepada pengurusan

kewangan Kementerian terutama dari sudut pengurusan tuntutan.

Sistem ini dapat meningkatkan keberkesanan sistem penyampaian,

mengurangkan kos, meningkatkan ketelusan, mempercepat dan

memperkemaskan proses penyediaan dan penghantaran tuntutan,

komunikasi dua hala antara pegawai dan Bahagian Kewangan,

mengoptimumkan penggunaan kertas dan memaksimumkan kepuasan

pelanggan. Menerusi sistem ini, Kementerian Wilayah Persekutuan telah

berjaya melaksanakan pembayaran tuntutan dalam masa 7 hari.

Pada masa akan datang, sistem ini boleh diperluaskan/ diperkenalkan

kepada agensi-agensi di bawah Kementerian Wilayah Persekutuan

seperti Dewan Bandaraya Kuala Lumpur, Perbadanan Putrajaya,

Perbadanan Labuan, Majlis Sukan Wilayah Persekutuan dan

Perbadanan Pembangunan Kampong Bharu serta ia juga boleh

diubahsuai mengikut keperluan semasa.

4

BAB 2 : LATAR BELAKANG AGENSI

2.1. LATAR BELAKANG

2.1.1 Kementerian Wilayah Persekutuan

(i) KEMENTERIAN WILAYAH PERSEKUTUAN (KWP) diwujudkan

pada tahun 1979 yang mana antara fungsi Kementerian Wilayah

Persekutuan pada ketika itu adalah sebagai penyelaras

perancangan dan pembangunan Kuala Lumpur dan kawasan

Lembah Klang. Penubuhan Kementerian ini adalah sejajar dengan

penubuhan Majlis Perancangan Wilayah Lembah Klang dan

Jawatankuasa Kerja Perancangan Wilayah Lembah Klang.

(ii) Pada tahun 1981, KWP telah berfungsi sebagai sebuah bahagian di

bawah pentadbiran Jabatan Perdana Menteri (JPM) yang

beroperasi sebagai Unit Perancangan Lembah Klang.

(iii) Penyusunan semula Jemaah Menteri pada 27 Mac 2004 telah

menyaksikan Kementerian ini ditubuhkan semula untuk memberi

tumpuan khusus terhadap kemajuan Wilayah Persekutuan Kuala

Lumpur, Labuan dan Putrajaya.

(iv) Pada 23 Oktober 2009, fungsi dan tanggungjawab KWP diperkukuh

dan diperluaskan untuk membasmi kemiskinan bandar seluruh

negara dan melaksanakan program kesejahteraan bandar.

(v) Namun pada 15 Mei 2013, fungsi kesejahteraan bandar bagi bandar

seluruh negara telah dipindahkan ke Kementerian Perumahan dan

Kerajaan Tempatan. Dengan pemindahan fungsi ini, fokus KWP

terus menjurus kepada perancangan pembangunan dan

kesejahteraan di Wilayah Persekutuan.

5

(vi) Berasaskan Perintah Menteri-Menteri Kerajaan Persekutuan (No. 2)

2013 di bawah Akta Fungsi-Fungsi Menteri 1969 (Akta 2), fungsi

KWP adalah seperti berikut:

Kementerian Wilayah Persekutuan berfungsi untuk merancang, mengurus,melaksana, memantau dan menilai kemajuan dan pembangunan dengan fokuskepada:

Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur sebagai ibu negaraMalaysia dan bandar raya bertaraf dunia

Wilayah Persekutuan Putrajaya sebagai Pusat PentadbiranKerajaan Persekutuan yang terurus, bersemangat, bertenagaserta makmur

Wilayah Persekutuan Labuan sebagai pusat perniagaan, habminyak dan gas, pusat kewangan antarabangsa serta destinasipelancongan yang maju, indah dan sejahtera

Kemajuan dan pembangunan sukan Wilayah Persekutuanyang cemerlang

Penyelarasan perancangan bagi Wilayah Persekutuan yangseimbang

Penyediaan dasar-dasar mengenai hal-ehwal WilayahPersekutuan Kuala Lumpur, Putrajaya dan Labuan

Pelaksanaan program kesejahteraan bandar di WilayahPersekutuan

6

(vii) Punca kuasa bagi melaksanakan fungsi-fungsi Kementerian

adalah seperti berikut:

a) Akta Fungsi-Fungsi Menteri 1969 (Perintah Menteri-Menteri

Kerajaan Persekutuan (No.2) 2013);

b) Akta Ibu Kota Persekutuan 1960 (Akta 190);

c) Akta (Perancangan) Wilayah Persekutuan 1982 (Akta 267);

d) Akta Bandaraya Kuala Lumpur 1971 (Akta 59);

e) Akta Perbadanan Putrajaya 1995 (Akta 536);

f) Akta Perbadanan Labuan 2001 (Akta 609);

g) Akta Perbadanan Pembangunan Kampong Bharu 2011

(Akta 733)

2.1.2 Objektif

(i) Objektif KWP termasuklah:

a) Melaksanakan tanggungjawab kepada 'stakeholders' menerusi

pelaksanaan program pembangunan yang bersepadu;

b) Mempertingkatkan keberkesanan dan kecekapan sistem

penyampaian perkhidmatan;

c) Memastikan keseragaman pengurusan serta pentadbiran Pihak

Berkuasa Tempatan (PBT) dan Badan-Badan Berkanun (BBB)

adalah berasaskan kepada dasar dan peraturan yang

ditetapkan oleh kementerian ke arah mewujudkan PBT dan BBB

yang berdikari terutamanya dari segi kewangan;

7

d) Menjana pertumbuhan ekonomi melalui Pelan Pembangunan

Wilayah Persekutuan;

e) Memastikan pembangunan di Wilayah Persekutuan adalah

terkawal tanpa menjejaskan alam sekitar;

f) Memastikan pengurusan bandar pada tahap yang terbaik;

g) Mempertingkatkan sistem pengairan dan saliran terutama di

Kuala Lumpur dan Lembah Klang;

h) Memastikan program dan kemudahan pelancongan

dilaksanakan dengan sistematik;

i) Merealisasikan hasrat untuk menjadikan Kuala Lumpur,

Putrajaya dan Labuan sebagai bandar dalam taman;

j) Meminimumkan masalah kemiskinan tegar;

k) Mewujudkan lebih banyak pusat petempatan yang kondusif;

l) Menggalakkan penggunaan pengangkutan awam dan

mengurangkan penggunaan kenderaan sendiri;

m) Memperbanyakkan kemudahan untuk masyarakat seperti Pusat

Kegiatan Masyarakat, Wanita dan Belia; dan

n) Mempelbagaikan Program Pembangunan Insan, Komuniti dan

Keselamatan bagi mengatasi masalah sosial.

8

2.1.3 Visi dan Misi

9

2.1.4 CARTA ORGANISASI

10

2.1.5 Piagam Pelanggan

11

BAB 3: PEMBUDAYAAN INOVASI (INNOVATION CULTURE)

3.1 DASAR PENERAPAN BUDAYA INOVASI DAN

PELAKSANAAN INOVASI

3.1.1 PENUBUHAN JAWATANKUASA INDUK INOVASI

(i) Menurut Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam (PKPA)

Bil.1/1992 dengan wujudnya Jawatankuasa Inovasi dan

Kecemerlangan, maka Jawatankuasa Penyelaras Inovasi dan

Kecemerlangan dibentuk bagi membantu Jawatankuasa Induk.

JKPIK secara rasminya berkuatkuasa 1 April 2011 dan setiap ahli

jawatankuasa dilantik oleh Ketua Setiausaha.

(ii) Fungsi penubuhan Jawatankuasa tersebut seperti berikut:-

a) Menentukan dasar dan strategi bagi menggalakan penjanaan

idea;

b) Menetapkan amalan dan proses yang menyokong peningkatan

inovasi;

c) Memantau usaha-usaha pembudayaan inovasi yang turut

merangkumi program latihan dan pemikiran kreatif;

d) Menyediakan insentif dan pengiktirafan yang bersesuaian

kepada pengamalan budaya inovasi yang cemerlang;

e) Mempromosi inovasi yang dihasilkan oleh warga kementerian;

f) Menilai dan memantau keberkesanan projek inovasi;

g) Memperaku projek inovasi ke pertandingan KIK kebangsaan;

h) Memperaku projek inovasi ke pertandingan inovasi tempatan

dan antarabangsa;

i) Mengenal pasti projek inovasi berpotensi untuk pendaftaran hak

cipta dan pengkomersialan;

12

j) Memutus pelantikan ejen untuk pengkomersialan;

k) Memutuskan penetapan kadar agihan pendapatan hasil

pengkomersialan kepada pemilik projek inovasi dan agensi.

3.1.2 MERAIKAN INOVASI – SAMBUTAN HARI / MINGGU / BULAN

INOVASI

(i) Sambutan Hari Inovasi Kementerian Wilayah Persekutuan

bersama Agensi diadakan berdasarkan Pekeliling Panduan

Peningkatan Budaya Inovasi Dalam Perkhidmatan Awam yang

bertarikh 29 Januari 2010 yang menyatakan Sambutan Hari

Inovasi diadakan pada 31 Oktober setiap tahun. Objektif

pelaksanaan Sambutan Hari Inovasi KWP bersama Agensi adalah

seperti berikut:-

a) mengiktiraf kepentingan budaya kreativiti dan inovasi di

peringkat Kementerian dan Agensi;

b) memperkukuhkan nilai-nilai budaya inovasi dan kreatif di

samping memberi pengiktirafan kepada usaha-usaha

peningkatan inovasi dan kualiti di kalangan warga

Kementerian dan Agensi;

c) menggalak dan meningkatkan kesedaran di kalangan warga

Kementerian dan Agensi tentang kepentingan inovasi dan

kreativiti dalam menjalankan tugas harian; dan

d) merealisasikan pengamalan proses, pendekatan dan budaya

berteraskan ciri-ciri inovatif dan kreatif dalam Perkhidmatan

Awam.

13

(ii) Antara aktiviti yang dijalankan sepanjang Sambutan Hari Inovasi

Kementerian Wilayah Persekutuan (KWP) bersama Agensi Tahun

2016 pada 29 November 2016 adalah seperti berikut :-

a) Anugerah Pingat Perkhidmatan Cemerlang (PPC) KWP dan

Agensi

b) Anugerah Pembaca Cemerlang : Unit Pusat Sumber;

c) Anugerah Ikon Inovasi;

d) Anugerah Agensi Berinovasi;

e) Anugerah Pameran Terbaik;

14

f) Pertandingan Lensa Inovasi;

g) Penyampaian Sijil Penghargaan kepada Kumpulan SOLVE 2

dari Perbadanan Putrajaya – di atas pengiktirafan

kecemerlangan merangkul Gold Award di International

Convention on Quality Circles (ICQCC) pada 23-25 Ogos

2016 di Bangkok, Thailand;

h) Sesi Perkongsian Ilmu; dan

i) Pameran yang berunsurkan nilai-nilai inovasi dan kreativiti.

3.1.3 Pelaksanaan Kumpulan Inovatif dan Kreatif

(i) Objektif utama KIK adalah untuk menambahbaik dan

meningkatkan kualiti serta produktiviti kerja khususnya dalam

sistem penyampaian perkhidmatan awam. Terdapat dua (2)

kategori pertandingan iaitu Kategori Pengurusan dan Kategori

Teknikal.

(ii) KWP telah menghantar penyertaan empat (4) kumpulan di Majlis

Persada Inovasi Perkhidmatan Awam (MPIPA) Peringkat

Kebangsaan ke-33 Tahun 2016 bertempat di Melaka International

Convention Centre (MITC), Ayer Keroh, Melaka pada 14 hingga 15

November 2016 iaitu:

15

a) Mewakili Wilayah Persekutuan (Negeri)

Kategori Pengurusan: Kumpulan BEST 3 dari Dewan

Bandaraya Kuala Lumpur (DBKL)

Gambar 1: Kumpulan BEST 3

Kategori Teknikal: Kumpulan BOLT 3 dari Dewan

Bandaraya Kuala Lumpur (DBKL)

Gambar 2: Kumpulan BOLT 3

16

b) Mewakili KWP (Kementerian)

Kategori Pengurusan: Kumpulan SPARTA III dari

Kementerian Wilayah Persekutuan (KWP)

Gambar 3: Kumpulan SPARTA III

Kategori Teknikal: Kumpulan GERMINATION 2 dari

Dewan Bandaraya Kuala Lumpur (DBKL)

Gambar 4: Kumpulan GERMINATION 2

17

c) Kejayaan

Kejayaan Pasukan KIK BOLT 3 dari DBKL yang merangkul dua

(2) Anugerah semasa MPIPA di Melaka iaitu :-

Anugerah Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam (KPPA)

Negeri bagi Kategori Teknikal membawa pulang wang tunai

RM7,500.00, piala dan sijil penghargaan; dan

Anugerah Setiausaha Kerajaan Negeri (SUK) – Pameran

Terbaik membawa pulang wang tunai RM3,000.00, piala dan

sijil penghargaan.

Gambar 5: Kemenangan Kumpulan BOLT 3

18

3.2 KOMITMEN PENGURUSAN ATASAN UNTUK

MEMBUDAYAKAN INOVASI DALAM KWP DAN AGENSI

3.2.1 PERANCANGAN MEMBUDAYAKAN INOVASI DALAM

PENGURUSAN KEWANGAN

(i) Perancangan bagi membudayakan inovasi dalam perancangan

kewangan termasuklah menerusi:-

a) Penggunaan Teknologi Maklumat dan Komunikasi (ICT)

terkini iaitu Sistem eTuntutan dan dummy vot.

b) Perubahan dalam kaedah dan cara bekerja (Task Force

Tunggakan Cukai Taksiran dan Sewaan Projek Perumahan

Rakyat / Perumahan Awam (PPR/PA) Wilayah

Persekutuan); dan

c) Pewujudan key performance indicator / key results area

berkaitan inovasi.

(ii) Contoh penggunaan aplikasi ICT adalah Rekod Kewangan

Dummy Vot Belanjawan:

a) Rekod Kewangan Dummy Vot merupakan satu rekod

kewangan tidak rasmi (bayang) bertujuan memperincikan

rekod peruntukan, tanggungan, perbelanjaan dan

tindakan pelarasan urusniaga/belanjawan hingga ke

peringkat Bahagian/Unit/Seksyen. Rekod kewangan

Dummy Vot membantu Pengurus Kewangan membuat

kawalan bagi memenuhi maksud AP95 (a) dan memantau

perbelanjaan setiap Bahagian/Unit/Seksyen di KWP serta

dan membuat keputusan /perakuan kewangan.

19

b) Rekod Kewangan Dummy Vot KWP telah disediakan dalam

format excel dan data tersebut boleh diakses oleh Pengurus

Kewangan yang lain di dalam Seksyen Belanjawan dan

Pentadbiran Kewangan, Bahagian Kewangan di desktop

masing-masing melalui capaian berpusat dengan PC

Penyedia/Penyelenggara Rekod Kewangan Dummy Vot

(Penyedia/Penyelenggara adalah bergred W29/W19).

c) Penyedia/Penyelenggara bertanggungjawab untuk membuat

pengemaskinian kedudukan peruntukan, perbelanjaan dan

baki peruntukan mengikut Bahagian/Unit/Seksyen

berasaskan maklumat daripada setiap transaksi yang telah

direkodkan atau dijana di dalam eSPKB (tanggungan atau

baucar bayaran). Contoh format data di dalam Rekod

Kewangan Dummy Vot adalah seperti berikut:

Icon bagi capaian data Rekod

Kewangan Dummy Vot pada

desktop Pengurus Kewangan di

Seksyen Belanjawan dan

Pentadbiran Kewangan

20

21

3.2.2 PEWUJUDAN SUASANA KERJA YANG MENGGALAKKAN IDEA

INOVATIF DALAM PENGURUSAN KEWANGAN, CHANGE

MANAGEMENT SERTA __PELAKSANAAN PROGRAM VALUE FOR

MONEY

(i) Kementerian Wilayah Persekutuan (KWP) telah mewujudkan

suasana kerja yang menggalakkan idea inovatif dalam kalangan

pegawai-pegawai kewangan KWP, Dewan Bandaraya Kuala

Lumpur (DBKL), Perbadanan Putrajaya (PPj) dan Perbadanan

Labuan (PL), antara lain menerusi pewujudan Task Force

Tunggakan Cukai Taksiran dan Sewaan PPR/PA Wilayah

Persekutuan.

(ii) Task Force Cukai Taksiran dan Sewaan PPR/PA merupakan task

force yang telah diwujudkan bagi menangani isu tunggakan cukai

taksiran dan sewaan PPR/PA di Kuala Lumpur, Putrajaya dan

Labuan. Task force ini inovasi yang tertumpu kepada perubahan

kaedah dan cara bekerja dan telah melibatkan change

management serta program value for money.

22

(iii) Objektif task force adalah bagi memastikan tunggakan hasil

berkurangan dan seterusnya berbaki sifar.

(iv) Inisiatif pertama Task Force ini adalah untuk menurunkan jumlah

baki dalam Akaun Belum Terima (ABT) di Agensi KWP. Pada

tahun 2016 Task Force tersebut telah memberikan fokus utama

kepada 2 sasaran yang telah ditetapkan dalam Petunjuk Prestasi

Utama (KPI) YB Menteri Wilayah Persekutuan iaitu:

a) Mengurangkan tunggakan cukai taksiran pada 31 Disember

2015 berjumlah RM332,112,697.70 sebanyak 10%; dan

b) Mengurangkan tunggakan sewa rumah PPR/PA 31

Disember 2015 berjumlah RM46,936,753.00 sebanyak

10%.

(v) Task Force ini telah berjaya mencapai 100% bagi Petunjuk

Prestasi Utama (KPI) bagi Ministerial Key Results Area 2016.

3.3 PENYEDIAAN PERUNTUKAN UNTUK MENGGALAKKAN

PEMIKIRAN DAN PENGHASILAN PRODUK /

PERKHIDMATAN YANG BERINOVATIF

(i) Sumber-sumber yang disediakan oleh agensi untuk menggalakkan

penghasilan inovasi dalam bidang pengurusan kewangan:

a) ICT (nilai perolehan tahun 2016: RM1.4 juta)

b) Latihan / Kursus (peruntukan 2016 : RM269,000)

23

eTUNTUTAN

BAB 4 : HURAIAN DAN BUTIR-BUTIR INOVASI PRODUK/PERKHIDMATAN YANG TELAH DIHASILKAN

4.1 PENERANGAN MENGENAI INOVASI

4.1.1 TAJUK INOVASI

Pembayaran Tuntutan Dalam Masa 7 Hari Melalui

eTuntutan.

4.1.2 TUJUAN DILAKSANAKAN

eTuntutan dibangunkan bagi memudahkan pengguna KWP merekod,

menyedia, menghantar dan menerima kembali maklumat tuntutan

dalam negeri, tuntutan luar negeri, elaun kerja lebih masa, tuntutan

pakaian rasmi, pembayaran bil dan pelbagai tuntutan.

4.1.3 TARIKH PELAKSANAAN INOVASI

Sistem eTuntutan telah mula dibangunkan pada Jun 2014 dan mula

dilaksanakan sepenuhnya pada Januari 2015.

4.1.4 PENERAJU INOVASI

Bahagian Kewangan, Kementerian Wilayah Persekutuan adalah

peneraju inovasi dan pengguna akhir adalah pegawai KWP.

4.1.5 HURAIAN SECARA TERPERINCI MENGENAI CIRI-CIRI INOVASI

Fungsi eTuntutan adalah memudahkan pegawai / kakitangan

membuat tuntutan dan bagi memudahkan pegawai kewangan

memproses tuntutan. Antara elemen sistem ini ialah:

24

a) Pengiraan kelayakan tuntutan secara automatik.

b) Memperkemaskan proses tuntutan.

c) Penyimpanan rekod tuntutan dengan sistematik.

d) Komunikasi dua hala antara Pegawai yang Menuntut dan

Pegawai di Bahagian Kewangan.

e) Pengemaskinian peraturan dan arahan secara berpusat.

4.1.6 PENERANGAN-PENERANGAN LAIN

Butir-butir mengenai perubahan yang telah dicapai

Masalah sebelum inovasi dilaksanakan ialah :

a) Tuntutan lewat dikemukakan;

b) Tuntutan tidak teratur dan tidak sistematik;

c) Kesilapan pengiraan dalam borang tuntutan;

d) Pegawai tidak mahir berkenaan kadar dan kelayakan

yang ditetapkan oleh pekeliling;

e) Pegawai yang membuat tuntutan sukar mendapat

maklumat status tuntutan apabila telah dikemukakan

kepada Bahagian Kewangan;

f) Berlaku pembaziran kertas secara berleluasa;

g) Pegawai yang membuat tuntutan mengambil masa yang

lama untuk menyediakan tuntutan;

h) Pertanyaan kewangan tidak sampai ke tangan pegawai

yang membuat tuntutan menyebabkan maklumbalas

diterima lewat; dan

i) Kelewatan memproses tuntutan.

25

Kaedah penyelesaian masalah-masalah tersebut menerusi

teknologi telah dikenalpasti dalam fasa pembangunan

sistem. Hasilnya sistem eTuntutan telah dilaksanakan

dengan menetapkan strategi seperti berikut :-

a) Memastikan semua kategori tuntutan dirangkumi

(9 kategori);

b) Aplikasi berasaskan web;

c) Integrasi dengan e-mel, proses pemberitahuan

menggunakan e-mel pengguna;

d) Borang permohonan tuntutan boleh dicapai secara atas

talian pada bila-bila masa;

e) Tuntutan dapat dibuat mengikut standard yang ditetapkan;

dan

f) Setiap maklumat tuntutan direkod di dalam sistem secara

berpusat.

4.1.7 BAGAIMANA INOVASI DILAKSANAKAN (Workflow)

Kategori tuntutan yang dilaksanakan dalam sistem ini adalah

seperti berikut:-

a) TUNTUTAN ELAUN PERJALANAN DALAM NEGERI

Tuntutan yang dibuat bagi seseorang pegawai yang

dikehendaki menjalankan tugas rasmi di luar Ibu

Pejabatnya di dalam negeri adalah layak menuntut

elaun, kemudahan dan bayaran seperti Elaun

Perjalanan Kenderaan, Elaun Makan, Elaun Harian,

Bayaran Sewa Hotel, Elaun Gantian Tetap serta

semua elaun-elaun yang dinyatakan di dalam 1PP

WP1.4.

26

b) TUNTUTAN ELAUN PERJALANAN LUAR NEGARA

Tuntutan yang dibuat bagi seseorang pegawai yang

dikehendaki menjalankan tugas rasmi di luar negeri

seperti menghadiri Persidangan Seminar,

Kursus/lawatan rasmi ke Luar Negara yang telah

diperakui oleh Ketua Jabatan.

c) TUNTUTAN LERJA LEBIH MASA

Tuntutan yang dibuat bagi seseorang yang

menjalankan tugas rasmi di luar waktu pejabat biasa,

pada hari minggu dan cuti umum.

d) PERTUKARAN LUAR STESEN/ PINDAH RUMAH

Tuntutan pegawai bagi tujuan pertukaran/penempatan

yang telah diperakui oleh Ketua Jabatan dan

pertukaran hendaklah dibuat dalam tempoh satu

tahun daripada tarikh melaksanakan arahan

pertukaran.

Manakala tuntutan perpindahan rumah hendaklah

dikemukakan dalam tempoh tidak lewat 3 bulan

selepas tarikh perpindahan rumah dilakukan. (Hanya

sekali sahaja dalam tempoh perkhidmatan).

e) PAKAIAN PANAS

Tuntutan yang dibuat seseorang pegawai, tetapi tidak

termasuk pegawai yang berkhidmat di luar negeri

yang tertakluk kepada arahan yang berasingan,

adalah layak menuntut Elaun Pakaian Panas

sebanyak RM1,500 sekali dalam tempoh tiga (3) tahun

apabila dikehendaki bertugas di luar negeri di

Negara/kawasan beriklim sederhana/sejuk.

27

f) TUNTUTAN PAKAIAN ISTIADAT/ MENGHADIRI

UPACARA RASMI DAN BLACK TIE.

Tuntutan pegawai bagi pakaian istiadat bagi majlis

rasmi / parlimen / istana dan pegawai hanya LAYAK

memohon bayaran pakaian istiadat atau pakaian

menghadiri upacara rasmi dan black tie SEKALI

SAHAJA dalam tempoh TIGA (3) TAHUN walaupun

menghadiri majlis rasmi lebih dari sekali

g) TUNTUTAN PENCERAMAH DALAM DAN LUAR

Tuntutan yang dibuat oleh pegawai yang menjadi

penceramah/ syarahan/ fasilitator jemputan daripada

kementerian/agensi luar bagi tujuan rasmi.

h) TUNTUTAN DOKUMEN PERMOHONAN

PERBELANJAAN RAWATAN PERUBATAN

Tuntutan yang dibuat oleh pegawai bagi rawatan

Kecemasan Di Hospital/Klinik Swasta dan Rawatan Di

Luar Negeri

User Requirement System seperti berikut :

Rajah 1: Carta Alir

28

Rajah 2: Maklumat eTuntutan

Rajah 3: Maklumat Tuntuan Perjalanan Luar Negeri

29

Rajah 4: Peti Masuk Kategori Tuntutan

30

BAB 5 : PENAMBAHBAIKAN (VALUE-ADDED)

Nota : 7 hari, 14 hari

1) Kewujudan sistem ini telah memudahkan pegawai KWP untuk

membuat tuntutan secara atas talian (online) agar dilaksanakan

secara bersistematik dan tersusun;

2) Mempercepatkan proses kewangan dan meningkatkan tahap

perkhidmatan;

3) Menyediakan kemudahan perakaunan pengurusan kewangan

dengan lebih baik;

4) Mengurangkan bebanan tugas dan meningkatkan kepuasan hati

pelanggan;

5) Menggalakkan automasi dalam proses kerja kewangan;

6) Membudayakan penggunaan ICT di kalangan staf;

7) Meningkatkan keselamatan data kerana adanya audit trail yang

mantap;

8) Akauntabiliti meningkat dan integriti staf;

9) Atasi kesilapan pengiraan tuntutan;

10) Proses tuntutan lebih cepat dan tidak berlaku kerja dua kali; dan

11) Semakan status boleh dibuat pada bila-bila masa dan di mana

sahaja.

31

5.1 PENJIMATAN KOS

5.1.1 PENJIMATAN PENGGUNAAN KERTAS

Sistem ini dapat mengelakkan berlakunya pembaziran kertas

secara berleluasa di mana pegawai yang membuat tuntutan

tidak perlu mencetak berulang kali borang tuntutan

Jadual 1: Perbandingan Helaian Kertas yang digunakan secara

manual dan sistem eTuntutan

Bil.

Kategori Tuntutan

(Berdasarkan Data

Tahun 2016)

Penggunaan Kertas

Manual eTuntutan

1.

Tuntutan Elaun Kerja

Lebih Masa (OT) –

687 tuntutan

687 x 2 salinan x

3 helai = 4,122

helai

*4,122 helai x

RM0.05 =

RM206.10

687 x 3 helai =

2,061 helai

*2,061 helai x

RM0.05 =

RM103.05

Penjimatan 50% RM206.10 – RM103.05

= RM103.05

2.

Tuntutan Perjalanan

Dalam Negeri(TNT) –

591 tuntutan

591 x 2 salinan x

4 helai = 4,728

helai

*4,728 helai x

RM0.05 =

RM236.40

591 x 4 helai =

2,364 helai

*2,364 helai x

RM0.05 =

RM118.20

Penjimatan 50% RM236.40 – RM118.20

= RM118.20

Adalah dianggarkan penjimatan 50% juga berlaku bagi 7 Kategori

tuntutan lain.

32

5.1.2 PENJIMATAN SUMBER MANUSIA

Pegawai di Bahagian Kewangan KWP yang memproses

tuntutan tidak lagi perlu membuat kerja lebih masa

disebabkan oleh perancangan yang rapi boleh dibuat ke atas

semua tuntutan yang akan dan telah diterima. Oleh itu, terdapat

penjimatan dari segi kos elaun lebih masa.

5.1.3 PENJIMATAN KOS PERALATAN

Oleh kerana inovasi sistem eTuntutan dibangunkan secara ‘in

house’ dan menggunakan kelengkapan/peralatan sedia ada,

terdapat penjimatan dari segi kos peralatan dan kos outsourcing.

5.2 PENJIMATAN DALAM MASA/ PENINGKATAN KECEKAPAN

i. Semua tuntutan dibayar dalam tempoh 7 hari berbanding dengan

sebelum pelaksanaan inovasi iaitu 14 hari.

ii. Tiada pembayaran di bawah AP58 (a) bermula dari tempoh

pelaksanaan hingga kini.

5.3 KEBERKESANAN KOS

5.4.1 Produktiviti:

a) Borang Manual : seorang pegawai Bahagian Kewangan dapat

memproses 10 tuntutan sehari

b) Sistem eTuntuan : seorang pegawai Bahagian Kewangan

dapat memproses 15 tuntutan sehari

33

BAB 6 : CIRI-CIRI KELEBIHAN INOVASI

6.1 TAHAP PENGLIBATAN KEMENTERIAN DAN AGENSI

Sistem eTuntutan ini digunakan secara menyeluruh oleh warga

Kementerian Wilayah Persekutuan tanpa penglibatan agensi.

Penggunaan menyeluruh ini adalah kerana semua kategori tuntutan

diwajibkan diproses melalui sistem eTuntutan sahaja.

6.2 PENGIKTIRAFAN OLEH PIHAK LUAR

Kementerian Wilayah Persekutuan juga telah menerima

pengiktirafan daripada Jabatan Akauntan Negara Malaysia atas

pencapaian berikut :-

a) Anugerah Pusat Tanggungjawab (PTJ) Terbaik

Pengurusan Kewangan Dan Akaun Bagi Pembayaran

100% Dalam Tempoh 7 Hari Oleh Jabatan Perdana Menteri

Tahun 2015;

34

b) Pengiktirafan Bintang Agensi Sektor Awam Tahun 2015-

2016 : 5 Bintang bagi Indeks Penilaian Star Rating oleh

MAMPU;

c) Anugerah Kecemerlangan Pengurusan Kewangan

berdasarkan Indeks Akauntabiliti Tahun 2014 : Penarafan

4 Bintang oleh Jabatan Audit Negara 2014;

35

d) Penarafan 5 Bintang bagi Indeks Akauntabilti oleh

Jabatan Audit Negara 2016;

e) Zero percent (0%) bagi AP58(a) oleh Jabatan Akauntan

Negara;

f) Pencapaian 100% bagi Petunjuk Prestasi Utama (KPI) bagi

Ministerial Key Results Area 2016;

36

6.3 KESESUAIAN UNTUK PELAKSANAAN DI AGENSI LAIN

(REPLICABILITY)

6.3.1 Boleh diperluaskan/ diperkenalkan kepada agensi-agensi di bawah

Kementerian Wilayah Persekutuan seperti Dewan Bandaraya

Kuala Lumpur, Perbadanan Putrajaya, Perbadanan Labuan, Majlis

Sukan Wilayah Persekutuan dan Perbadanan Pembangunan

Kampong Bharu serta ia juga boleh diubahsuai mengikut keperluan

semasa.

6.3.2 Sistem eTuntutan ini telah beroperasi dengan lancar tanpa

sebarang gangguan seperti insiden sistem hang.

6.4 KEASLIAN IDEA (KREATIVITI)

6.4.1 Sistem eTuntutan yang telah dinaiktaraf sekarang dan

dibangunkan secara ‘in house’ menggunakan khidmat para

pegawai dari Bahagian Pengurusan Maklumat dan Bahagian

Kewangan, KWP.

37

BAB 7 : IMPAK INOVASI KEPADA AGENSI, STAKEHOLDER DAN NASIONAL

7.1 PENINGKATAN TAHAP KEPUASAN STAKEHOLDER

Semua stakeholder dari kalangan Pegawai Pelaksana, Pengurusan

& Professional dan Pengurusan Tertinggi KWP amat berpuas hati

dengan pelaksanaan inovasi sistem eTuntutan ini.

7.2 PENINGKATAN FAEDAH KEPADA STAKEHOLDER

Sistem eTuntutan ini berjaya meningkatkan tahap penyampaian

perkhidmatan dengan lebih cekap, cepat, mudah dan mesra

pengguna.

7.3 MEMENUHI EKSPEKTASI STAKEHOLDER DENGAN LEBIH

EFEKTIF

Pelaksanaan sistem eTuntutan ini telah melangkaui ekspektasi

pengguna dari 14 hari tempoh pembayaran kepada 7 hari.

7.4 PENINGKATAN FAEDAH KEPADA AGENSI

Peningkatan ketelusan dan integriti ;

Peningkatan penggunaan sumber dengan lebih optimum; dan

Peningkatan outcome dengan menggunakan sumber yang sama.

38

BAB 8 : RUMUSAN

RINGKASAN MENGENAI KELEBIHAN INOVASI, PENERAPAN DASAR

PENJIMATAN DARI ASPEK KEWANGAN SECARA KESELURUHAN

Kementerian Wilayah Persekutuan kini telah mencapai tahap piawaian

pengurusan kewangan yang tertinggi di kalangan 25 Kementerian. Perkara ini

dibuktikan dengan pencapaian yang sangat cemerlang di dalam Pengauditan

Pengurusan Kewangan Berdasarkan Indeks Akauntabiliti Tahun 2015 yang

telah mencapai penarafan 5 bintang dan dianugerahkan tempat pertama

dengan markah tertinggi.

Sistem eTuntutan telah banyak memberi nilai tambah kepada pengurusan

kewangan di Kementerian ini terutama dari aspek pengurusan tuntutan. Antara

kekuatan dan kelebihan Sistem eTuntutan ini adalah seperti berikut :-

1) Meningkatkan keberkesanan sistem penyampaian perkhidmatan awam,

2) Menjimatkan kos;

3) Meningkatkan ketelusan (transparency),

4) Mempercepatkan dan memperkemaskan proses penyediaan dan

penghantaran tuntutan;

5) Mewujudkan komunikasi dua hala antara warga Kementerian dengan

Bahagian Kewangan;

6) Mengoptimumkan penggunaan kertas dan sumber-sumber yang ada;

dan

7) Memaksimumkan kepuasan pelanggan dan stakeholder.

Menerusi sistem ini, Kementerian Wilayah Persekutuan telah berjaya

melaksanakan pembayaran tuntutan dalam tempoh 7 hari (di mana ia telah

berjaya melepasi sasaran Piagam Pelanggan Kementerian iaitu pembayaran

dalam tempoh 14 hari).