PEMBANGUNAN SISTEM MAKLUMAT GURU GANTI SEKOLAH

( RELIKOM )

AMRI BIN ABD RANI

Tesis ini dikemukakan sebagai

Memenuhi sebahagian daripada syarat penganugerahan

Ijazah Sarjana Muda Teknologi serta Pendidikan ( Kemahiran Hidup)

Fakulti Pendidikan

Universiti Teknologi Malaysia

FEB 2004

ii

iii

Untuk semua yang tersayang…dunia…akhirat ;

Bonda,

Ayahanda,

Adinda,

Kekanda,

Anakanda.

“ Ya Allah…. Terlalu banyak yang Engkau anugerahkan,

dan terlalu sedikit yang dapat aku balas.”

iv

PENGHARGAAN

Penulis ingin merakamkan penghargaan tulus ikhlas yang setinggi-tingginya

kepada penyelia projek sarjana muda, Encik Megat Aman Zahiri Bin Megat Zakaria atas

bimbingan dan dorongan yang telah diberikan sepanjang tempoh pembangunan Sistem

Maklumat Guru Ganti Sekolah (RELIKOM) ini.

Ribuan terima kasih juga diucapkan kepada rakan-rakan seperjuangan di atas

segala bantuan dan motivasi yang berterusan. Tanpa mereka mungkin Sistem Maklumat

Guru Ganti Sekolah ini tidak akan sebaik dan sesempurna ini. Segala kerjasama mereka

semua amatlah dihargai.

Dan kepada semua, samada mereka terlibat secara langsung atau tidak,

didahulukan ucapan ribuan terima kasih.

v

ABSTRAK

Pembangunan Sistem Maklumat Guru Ganti Sekolah (RELIKOM) ini

sebenarnya dapat membantu dan amat mudah untuk digunakan oleh pihak pentadbiran

sekolah dalam menyediakan Jadual Guru Ganti di sekolah. Selain dari itu, ianya lebih

mementingkan keadilan kepada guru-guru yang terlibat dengan proses membuat Jadual

Guru Ganti. Secara umumnya, sistem ini mengandungi jadual peribadi bagi semua guru

samada pada sesi pagi atau petang, dan satu sistem untuk memproses Jadual Guru Ganti

di sekolah. Penggunaan secara manual dalam memproses Jadual Guru Ganti di sekolah

amatlah membebankan dan mengambil masa yang agak panjang untuk disiapkan jika

peratusan ketidakhadiran guru agak tinggi. Kegagalan atau kelewatan menyiapkan

Jadual Guru Ganti ini akan menyebabkan pelajar kerugian dari segi masa dan ilmu

kerana ketiadaan guru yang mengganti kelas tersebut. Sehubungan dengan itu, Sistem

Maklumat Guru Ganti Sekolah yang dibangunkan ini mampu menyelesaikan masalah

yang timbul di samping mempercepatkan proses mencetak Jadual Guru Ganti untuk

diedarkan kepada guru-guru yang hadir. Pembangunan sistem ini menggunakan perisian

Clipper 5.2 dan Dbase IV yang lebih mengutamakan penggunaan keyboard dari

penggunaan tetikus.

vi

ABSTRACT

The School Relief Information System Development (RELIKOM) is actually can help

and very easy to use by the school management in the preparation of the Teacher Relief

Time Table. Other than that, it’s more emphasize fairness to the teachers that involved in

preparation of Relief Time Table. In general, the system consist of the personal time

table of every teachers either for morning and afternoon session, and one system to

process Teacher Relief Time Table in school. The using of the manual procedure to

prepare the Teacher Relief Time Table in the school is very burdening and time

consuming, if the percentage of absentees among teachers is high. Failure or delay in

preparation of Teacher Relief Time Table can cause the students to loose in term of time

and knowledge because no teacher to replace that class. In relation to this the School

Relief Information System Development that is developed manage to solve the problems

that arise beside accelerate the printing of Teacher Relief Time Table to be distributed

teachers that are present. The Development of this system used Clipper 5.2 and dBase

IV which emphasis more on the usage keyboard rather than mouse.

vii

KANDUNGAN

BAB PERKARA MUKA SURAT

PENGESAHAN STATUS -

PENGESAHAN PENYELIA -

JUDUL i

PENGAKUAN PELAJAR ii

DEDIKASI iii

PENGHARGAAN iv

ABSTRAK v

ABSTRACT vi

KANDUNGAN vii

SENARAI RAJAH xi

SENARAI LAMPIRAN xii

BAHAGIAN PERTAMA

BAB I

BAB I PENDAHULUAN 1

1.1 Pengenalan 1

1.2 Rasional 1

1.3 Penyataan Masalah 4

viii

1.4 Rasional Pemilihan Projek 5

1.5 Objektif Perisian Pangkalan Data 5

1.6 Kepentingan Projek 6

1.7 Definisi Istilah 7

1.7.1 Jadual Guru Ganti 7

BAHAGIAN KEDUA

BAB II

BAB I SOROTAN PENULIS 8

2.1 Pengenalan. 8

2.2 Penggunaan Komputer Dalam Pengurusan. 8

2.3 Temubual Dengan Penolong Kanan Pentadbiran. 9

BAHAGIAN KETIGA

BAB III

BAB I METODOLOGI 11

3.1 Pengenalan. 11

3.2 Kerangka Dan Prosedur. 11

3.3 Pemilihan Perkakasan Komputer. 12

3.4 Pemilihan Perisian Komputer. 12

3.5 Pemilihan Bahasa Pengantar dan Arahan. 13

3.6 Rekabentuk Perisian. 13

ix

BAHAGIAN KEEMPAT

BAB IV

BAB I PEMBANGUNAN PERISIAN 20

4.1 Pengenalan 20

4.2 Skrin Login 20

4.3 Skrin Pendahuluan 21

4.4 Skrin Menu Utama 22

4.5 Skrin Pilihan 1 – Data 23

4.6 Skrin Pilihan 2 – Kesan 25

4.7 Skrin Pilihan 3 - G_Ganti 25

4.8 Skrin Pilihan 4 – Sulit 27

4.9 Skrin Pilihan 5 – Cetak 28

4.10 Skrin Pilihan 6 – Tamat 29

BAHAGIAN KELIMA

BAB V

BAB I PERBINCANGAN, RUMUSAN DAN CADANGAN 31

5.1 Pengenalan 31

5.2 Perbincangan dan Rumusan 31

5.2.1 Kekuatan 32

5.2.1.1 Menu Yang Ringkas 33

5.2.1.2 Proses Menjadual Guru Ganti Menjadi 33

Lebih mudah.

5.2.1.3 Proses Menjadual Guru Ganti Menjadi 34

Lebih Adil.

x

5.2.1.4 Menjimatkan Masa. 34

5.2.1.5 Menjimatkan Ruangan Storan Dalam 35

Hard Disk.

5.2.2 Kelemahan 35

5.2.2.1 Kekurangan Grafik Yang Menarik. 35

5.2.2.2 Kekurangan Kepakaran Dalam Sistem. 36

5.3 Cadangan 36

5.3.1 Kepakaran. 36

5.3.2 Pengujian Sistem. 37

5.4 Kesimpulan 37

RUJUKAN 39

LAMPIRAN

Lampiran A 41

Lampiran B 42

Lampiran C 43

Lampiran D 44

xi

SENARAI RAJAH

NO. RAJAH TAJUK MUKA SURAT

3.1 Carta Organisasi Perisian Jadual Guru 14

Ganti (RELIKOM).

3.2 Carta Alir Menu Utama. 15

3.3 Carta Alir Data 16

3.4 Carta Alir Kesan 16

3.5 Carta Alir G_Ganti 17

3.6 Carta Alir Sulit 17

3.7 Carta Alir Cetak 18

3.8 Carta Alir Tamat 19

4.1 Skrin Login 21

4.2 Skrin Pendahuluan 21

4.3 Skrin Menu Utama 22

4.4 Skrin Pilihan 1 :-Data (Kekunci F1) 23

4.5 Skrin Pilihan 1 :-Kesan (Kekunci F2) 25

4.6 Skrin Pilihan 1 :-G_Ganti (Kekunci F3) 26

4.7 Skrin Menu Hari 26

4.8 Skrin Nama Guru 26

4.9 Skrin Pilihan 1 :-Sulit (Kekunci F4) 28

4.10 Skrin Pilihan 1 :-Cetak (Kekunci F5) 29

4.11 Skrin Pilihan 1 :-Tamat (Kekunci F6) 30

xii

SENARAI LAMPIRAN

LAMPIRAN TAJUK MUKA SURAT

A Struktur , medan, Jenis Fail (Lulus.Dbf) 41

B Struktur , medan, Jenis Fail (Jadual.Dbf) 42

C Slip Cetakan Jadual Peribadi Guru 43

D Slip Cetakan Jadual Ganti Guru. 44

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Pengenalan

Dalam era dunia serba maju dan canggih, banyak perkara yang boleh dibuat

tanpa memerlukan banyak masa. Lebih-lebih lagi apabila peranan komputer digunakan

secara meluas dalam membantu manusia menyelesaikan berbagai masalah. Di serata

pelusuk dunia, peranan yang dimainkan oleh komputer dalam kehidupan seharian

manusia tidak boleh dinafikan lagi. Di pejabat-pejabat kerajaan, sekolah-sekolah dan

agensi-agensi kerajaan yang lain, peralatan dan perkakasan komputer menjadi sesuatu

yang mesti dalam menyudah dan memudahkan tugasan masing-masing. Dalam usaha

untuk meningkatkan pentadbiran dan pengurusan di sekolah, peruntukan dalam

perbekalan komputer ke sekolah makin bertambah bersesuaian dengan keperluannya.

1.2 Rasional

Peruntukan dan kemudahan komputer yang disediakan oleh pihak kerajaan di

kebanyakan sekolah sebenarnya mempengaruhi masyarat sekolah untuk mempelbagai

kegunaannya. Pelajar semakin berbangga apabila dapat menaip atau melukis

menggunakan komputer dan mencetaknya sebagai suatu iklan, mungkin untuk

2

mempromosikan aktiviti kelabnya. Di pihak guru pula, banyak soalan dapat ditaip dan

disimpan dalam cakera keras yang akhirnya memudahkan guru tersebut 'mengambil'

soalan itu semula bagi menyediakan kertas-kertas ujian atau peperiksaan. Di pejabat,

bentuk surat yang standard akan disimpan dalam sesebuah komputer yang kemudiannya

boleh 'diambil' emula dan digunakan oleh guru atau kakitangan sekolah yang lain

dengan hanya menukar nama dan bahagian-bahagian tertentu yang difikirkan perlu dan

sesuai.

Namun begitu, walaupun komputer sebenarnya memang membantu manusia

dalam pengurusan kerja, perisian yang bersesuaian perlu ada dalam sistem sesebuah

komputer. Perisian yang hendak digunakan mestilah bersesuaian dengan masalah yang

hendak diselesaikan. Apakah jawapan anda, jika pisau untuk memotong sayur digunakan

pula untuk mengerat kayu ? Mungkin akhirnya kayu itu dapat dikerat, tapi cuba anda

hitung berapa banyak masa yang telah dibazirkan untuk membuat suatu kerja dengan

peralatan yang tidak sesuai langsung untuk digunakan.

Di sekolah, jarang berlaku kehadiran guru-gurunya mencapai jumlah seratus

peratus (100%). Ketidakhadiran guru-guru disebabkan guru tersebut sakit, berkursus,

anak sakit, pembantu rumah cabut lari dan pelbagai masalah lagi yang tidak dapat

dielakkan. Sememangnyalah apabila ketidakhadiran guru berlaku, seseorang guru lain

yang hadir akan mengambil tugas untuk menggantikan kelas kosong yang ditinggalkan.

Seorang guru yang tidak hadir akan menyebabkan beberapa orang guru yang hadir

menggantikan kelas beliau. Jika pada hari tersebut, waktu mengajar bagi guru yang tidak

hadir adalah lima waktu, kemungkinan lima orang guru yang hadir menggantikan kelas

tidak dapat dielakkan. Membebankan seorang guru untuk mengganti semua kelas

tersebut adalah sesuatu tindakan yang tidak adil, ini kerana guru itu juga mempunyai

waktu mengajar sendiri yang perlu diselesaikan. Kerja atau pengurusan jadual Jadual

Guru Ganti ini dibuat oleh Penolong Kanan I.

Kekerapan berlakunya ketidakhadiran guru disebabkan sesuatu masalah

mengakibatkan kerja-kerja menjadual Jadual Guru Ganti menjadi semakin rumit dan

3

kompleks. Bayangkan jika 10 orang guru tidak hadir, katakan purata waktu mengajar

bagi guru yang tidak hadir itu ialah 5 waktu, didarabkan dengan sepuluh orang guru.

Lima puluh waktu yang tidak dapat diisi oleh kerana ketidakhadiran guru itu tadi perlu

diselesaikan oleh guru-guru yang hadir. Ditambah lagi, guru-guru yang hadir hanya 30

orang. Ini tentulah situasi yang membebankan bagi Penolong Kanan I dalam

menyediakan Jadual Guru Ganti. Apa akan jadi pada sesebuah sekolah jika Penolong

Kanan I pun tidak hadir pada hari tersebut ? Siapakah yang akan mengambil tugas beliau

untuk menyediakan Jadual Guru Ganti ? Bayangkanlah suasana dan suara-suara

kenakalan pelajar apabila guru tiada dalam kelas.

Ketidakadilan dan kelewatan dalam menyediakan Jadual Guru Ganti adalah

suatu perkara yang lazim. Untuk menjadikan ianya lebih adil dan cepat, suatu perisian

perlu direka dan dicipta bersesuaian dengan masalah yang dihadapi. Faktor jumlah

waktu bagi guru yang hadir perlu diambil kira dalam proses membina Jadual Guru

Ganti. Faktor 'kepenatan' bertugas selepas empat waktu berterusan misalnya, juga perlu

dipandang serius dan dianggap penting dalam proses mengarahkan guru yang hadir

untuk menggantikan kelas guru yang tidak hadir.

Jumlah seseorang guru mengganti ketidakhadiran guru perlu disimpan dalam

sistem komputer supaya pembahagian dalam membina Jadual Guru Ganti tidak hanya

'terkena' pada pada guru-guru tertentu sahaja. Perisian perlu memilih seseorang guru

yang jumlah gantiannya sedikit berbanding jumlah gantiannya yang banyak untuk

mengganti guru yang tidak hadir. Kecualilah guru yang mempunyai jumlah gantian yang

sedikit itu ada banyak waktu mengajar pada hari tersebut.

4

1.3 Penyataan Masalah

Secara khususnya, perisian yang ingin dibina ini adalah untuk menyelesaikan

ketidakadilan dan kelewatan dalam proses membina Jadual Guru Ganti. Pembangunan

perisian ini akan menekankan pada proses pemilihan guru. Kriteria-kriteria seperti

jumlah waktu mengajar guru yang hadir pada hari Jadual Guru Ganti dibina akan

diambil kira, jumlah gantian keseluruhan yang disimpan dalam sistem komputer,

'kepenatan' guru yang hadir kerana waktu mengajar berterusan juga diutamakan, seminar

atau forum-forum yang dikendalikan oleh guru-guru yang hadir pada hari dan waktu-

waktu tertentu perlu dijadikan panduan. Pengetua, Penolong Kanan Pentadbiran,

Penolong Kanan Hal Ehwal Murid (PK HEM) dan Penyelia Petang perlu disetkan

supaya tidak terlibat dalam menggantikan guru-guru yang tidak hadir. Proses membina

Jadual Guru Ganti adalah secara automatik, format atau syarat-syarat yang disebutkan di

atas tadi dimasukkan terus ke dalam sistem perisian. Penolong Kanan Pentadbiran atau

Penyelia Petang hanya memilih nama-nama guru yang tidak hadir dan sistem akan

memilih guru-guru yang hadir untuk menggantikan kelas mereka secara automatik

mengikut syarat-syarat yang telah ditetapkan.

Selepas Jadual Guru Ganti ini siap diproses oleh komputer, cetakan berupa

memo, iaitu sehelai kertas (form feed) untuk seorang guru yang ditugaskan

menggantikan guru yang tidak hadir tersebut akan dicetak dan seterusnya diberikan pada

guru-guru yang berkenaan. Cetakan induk yang menyenaraikan semua guru yang terlibat

dengan Jadual Guru Ganti itu juga akan dicetak. Ruangan tanda tangan pada cetakan

induk ini adalah sebagai tanda pengesahan bahawa guru tersebut telah menerima memo

atau dengan maksud lain, guru itu telah menerima arahan supaya mengganti waktu-

waktu tertentu bagi seseorang guru yang tidak hadir.

5

1.4 Rasional Pemilihan Projek

Memproses atau membuat Jadual Guru Ganti merupakan suatu kerja yang rumit

dan kekadang memakan masa jika peratus ketidakhadiran guru mencapai jumlah yang

tinggi. Kelewatan membuat Jadual Guru Ganti akan menyebabkan bilik darjah menjadi

tidak terkawal kerana tiada guru yang sepatutnya mengganti kelas tersebut.

Ketiadaan Penolong Kanan Pentadbiran yang bertanggungjawab menyiap dan

membuat Jadual Guru Ganti juga kerap berlaku. Kemungkinan tiada Jadual Guru Ganti

pada hari tersebut. Ini bermakna tiada guru yang akan mengganti kelas-kelas yang

kosong akibat dari ketidakhadiran guru. Mungkin terdapat guru disiplin atau guru

bertugas mingguan yang akan memasuki kelas yang kosong tersebut. Tapi perlu diingat

di sini, bahawa guru tersebut juga mempunyai Jadual Waktu Persendirian sendiri yang

terpaksa mereka ikuti.

Oleh itu, projek atau perisian ini dibina untuk memudah dan membantu Penolong

Kanan Pentadbiran atau pihak pengurusan sekolah amnya dalam membuat tugasan dan

seterusnya meringankan bebanan kerja mereka. Jumlah gantian bagi guru yang

mengganti kelas yang kosong disimpan dalam komputer, pemilihan guru-guru yang

hadir untuk mengganti kelas yang kosong adalah berdasarkan pada waktu-waktu

senggang mereka dan juga pada jumlah gantian yang telah disimpan dalam komputer.

Ini adalah lebih adil berbanding Jadual Ganti Guru yang dibuat secara manual.