Muka surat 1/12

Pembangunan Sistem Maklumat Guru Ganti Sekolah ( RELIKOM )

Megat Aman Zahiri B Megat Zakaria

Ng Han Guan Mohd Isa b Mohamad

Kedah bin Ali Amri Bin Abd Rani

Tema : Inovasi baru dalam pembangunan sistem

ABSTRAK Penggunaan secara manual dalam memproses Jadual Guru Ganti di sekolah amat membebankan dan mengambil masa yang agak panjang untuk disiapkan jika peratusan ketidakhadiran guru tinggi. Kegagalan atau kelewatan menyiapkan Jadual Guru Ganti ini akan menyebabkan pelajar kerugian dari segi masa dan ilmu kerana ketiadaan guru yang mengganti kelas tersebut. Sehubungan dengan itu, satu sistem yang diberi nama Sistem Maklumat Guru Ganti Sekolah (RELIKOM) dibangunkan untuk menyelesaikan masalah yang timbul di samping mempercepatkan proses mencetak Jadual Guru Ganti untuk diedarkan kepada guru-guru yang hadir. Ia juga mempertimbangkan prinsip keadilan atau pengagihan secara adil gantian kepada semua guru-guru. Pembangunan sistem ini menggunakan bahasa pengaturcaraan Clipper 5.2 dan Dbase IV akan dapat membantu dan memudahkan pentadbiran sekolah dalam menyediakan Jadual Guru Ganti di sekolah.

Katakunci : Jadual waktu, kelas gantian, pengurusan maklumat sekolah Pengenalan

Dalam era dunia serba maju dan canggih, banyak perkara yang boleh dibuat tanpa menggunakan banyak masa, lebih-lebih lagi apabila peranan komputer digunakan secara meluas dalam membantu manusia menyelesaikan berbagai masalah. Di segenap pelusuk dunia, peranan yang dimainkan oleh komputer dalam kehidupan seharian manusia tidak boleh dinafikan lagi. Di pejabat-pejabat kerajaan, sekolah-sekolah dan agensi-agensi kerajaan yang lain, peralatan dan perkakasan komputer menjadi sesuatu yang mesti dalam memudahkan tugasan atau kerja masing-masing. Dalam usaha untuk meningkatkan pentadbiran dan pengurusan di sekolah, peruntukan dalam perbekalan komputer ke sekolah makin bertambah bersesuaian dengan keperluannya. Peruntukan dan kemudahan komputer yang disediakan oleh pihak kerajaan di kebanyakan sekolah sebenarnya mempengaruhi masyarat sekolah untuk mempelbagaikan kegunaannya. Pelajar berbangga apabila dapat menaip atau melukis menggunakan komputer dan mencetaknya sebagai suatu iklan. Di pihak guru pula, banyak soalan dapat ditaip dan disimpan dalam bentuk “softcopy” yang akhirnya memudahkan guru tersebut menggunakan semula soalan itu bagi menyediakan kertas-kertas ujian atau peperiksaan. Di pejabat, bentuk surat yang standard akan disimpan

Muka surat 2/12

dalam sesebuah komputer yang kemudiannya boleh diguna semula dan digunakan oleh guru atau kakitangan sekolah yang lain dengan hanya menukar nama dan

bahagian-bahagian tertentu yang difikirkan perlu dan sesuai. Komputer yang dilengkapi dengan pelbagai perisian banyak membantu manusia mengurus dan melaksanakan kerja mereka. Walaupun begitu, perisian yang hendak digunakan mestilah bersesuaian dengan masalah yang hendak diselesaikan.

Rasional

Di sekolah, jarang berlaku kehadiran guru-gurunya setiap hari mencapai jumlah seratus peratus (100%) . Ketidakhadiran guru-guru disebabkan kemungkinan guru tersebut sakit, berkursus, anak sakit, pembantu rumah tiada dan pelbagai masalah lagi yang tidak dapat dielakkan. Apabila ada guru yang tidak dapat hadir bertugas, seseorang guru lain akan mengambil alih tugas untuk menggantikan kelas tersebut.

Kebiasaanya kerja mencari ganti atau pengurusan jadual Jadual Guru Ganti ini

dibuat oleh Penolong Kanan I atau individu tertentu yang telah ditugaskan khusus untuk melaksanakan kerja tersebut. Ketidakhadiran guru dan pengantian guru ganti ini semakin kompleks untuk diselesaikan jika ramai guru yang tidak hadir. Proses mencari ganti ini kadangkala menimbulkan perbagai masalah seperti kelewatan mencari guru ganti dan ketidakadilan dalam memilih guru untuk mengantikan kelas tersebut.

Penyataan Masalah

Perisian yang ingin dibina ini adalah untuk menyelesaikan masalah ketidakadilan dan kelewatan dalam proses membina Jadual Guru Ganti. Pembangunan perisian ini akan menekankan pada proses pemilihan guru. Kriteria-kriteria seperti jumlah waktu mengajar guru yang hadir pada hari Jadual Guru Ganti dibina akan diambil kira, jumlah gantian keseluruhan yang disimpan dalam sistem komputer, beban guru yang hadir kerana waktu mengajar berterusan juga diutamakan, seminar atau forum-forum yang dikendalikan oleh guru-guru yang hadir pada hari dan waktu waktu tertentu perlu dijadikan panduan.

Objektif Pembangunan Perisian Objektif projek ini adalah untuk mereka bentuk dan membangunkan satu Sistem Maklumat Guru Ganti Sekolah bagi

i) menyelesaikan masalah ketidakadilan pembahagian waktu ganti ii) menyelesaikan kelewatan penyediaan jadul guru ganti.

Muka surat 3/12

Perkakasan & Perisian Komputer Pembagunan dan Main Balik.

Bagi membangunkan suatu sistem perisian yang baik, perkakasan komputer diperlukan supaya perisian yang dibina itu dapat berfungsi dengan baik dan memproses data dengan cepat.nBagi menjayakan pembinaan sistem ini, pereka menggunakan satu set komputer Pentium IV, 128 MB RAM, 10 GB Cakera Keras serta menggunakan resolusi 800 x 600. Sistem juga dijangkakan dapat diguna pada sistem komputer 486 , 8 MB RAM dan memerlukan ruang storan hanya 1.3 MB sahaja.

Projek ini dibangunkan menggunakan bahasa pengaturcaraan Clipper dan Dbase IV. Perisian ini berasaskan DOS dan ia tidak memerlukan Windows untuk proses mainbalik. Ia dipilih kerana, kebanyakan sekolah masih ada komputer-komputer lama yang boleh digunakan. Sistem ini tidak memerlukan komputer berkeupayaan tinggi untuk mainbalik dan amat sesuai kerana kebanyakan sekolah masih mempunyai komputer yang berprestasi rendah tetapi masih boleh digunakan. Sistem ini menggunakan Bahasa Melayu digunakan sebagai bahasa pengantar untuk memudahkan pengguna menggunakanya.

Rekabentuk Sistem

Untuk membangunkan sesuatu perisian yang berkaitan dengan pemprosesan data, pereka perlu merancang perisian yang bakal dibina. Sesuatu organisasi rekabentuk itu perlu mengikut urutan yang jelas dan teratur. Ini bertujuan untuk menjaga mutu perisian itu sendiri dengan mengenalpasti kesilapan, kekurangan dan masalah yang dihadapi ketika membina perisian tersebut. Perisian yang dibina ini dinamakan RELIKOM, iaitu gabungan antara perkataan relief (ganti) dan komputer. Perisian yang dibina mestilah memudah dan mempercepatkan proses mencari dan memproses data-data (jadual persendirian guru). Carta organisasi rekabentuk keseluruhan ditunjukkan dalam rajah di bawah menunjukkan hubungan dalam perisian yang bakal dibina.

Muka surat 4/12

Muka surat 5/12

Rajah 1 : Carta keseluruhan sistem Pembangunan Sistem Pembangunan perisian ini telah dibangunkan secara dua sesi mengikut sesi persekolahan iaitu sesi pagi dan petang. Sistem kod digunakan untuk mengasingkan

Muka surat 6/12

kedua-dua sesi ini, iaitu kod 1 bagi sesi pagi dan kod 2 bagi sesi petang.

a) Skrin Login.

Paparan di skrin mengalukan-alukan kedatangan pengguna ke perisian Relikom ini. Oleh kerana perisian ini hanya boleh digunakan oleh guru-guru yang tertentu sahaja, maka pengguna perlulah memasukkan password sebanyak 4 digit. b) Skrin Pendahuluan.

Skrin ini akan memaparkan nama perisian iaitu RELIKOM dan seterusnya ke Skrin Menu Utama.

Rajah 2 : Skrin Pendahuluan c) Skrin Menu Utama.

Skrin ini memaparkan beberapa pilihan utama. Oleh kerana perisian Relikom ini dibangunkan berasaskan Dos Version, jadi tetikus (mouse) tidak boleh digunakan. Namun begitu, untuk memudahkan pengguna menggunakan perisian ini, kekunci F1, F2, F3, F4, F5 dan F6 yang berada pada papan kekunci boleh digunakan. Paparan pada Skrin Menu Utama juga menunjukkan waktu, tarikh serta hari. Pengguna boleh menggunakan kekunci pantas untuk membolehkan perisian melakukan perkara-perkara yang telah diprogramkan. Sistem mempunyai 6 pilihan menu utama iaitu Data, Kesan Guru Ganti, Sulit, Cetak dan Tamat. Setiap menu mempunyai submenu masing-masing.

Muka surat 7/12

Rajah 3 : Skrin Menu Utama d) Submenu Data : Masuk, Ubah dan Padam

Sistem boleh digunakan untuk memasukkan jadual peribadi seorang guru,

mengubah jadual persendirian guru dan memadamkan jadual persendirian seorang guru. Semasa memasukkan jadual persendirian seorang guru, pengguna boleh tutup (block) waktu-waktu tertentu untuk seseorang guru dari ‘terkena ganti’. Contohnya jika seorang guru mempunyai waktu mengajar pada waktu pertama, kedua dan keempat, untuk berlaku adil dan memberi waktu rehat pada guru tersebut sistem (pengguna) boleh menutup (block) waktu ketiga guru tersebut, iaitu waktu tiada kelas (free) bagi guru tersebut. Ini boleh dilakukan dengan memasukkan kod ‘XXX’ di ruangan subjek pada jadual persendirian guru tersebut. Namun begitu, sistem masih boleh mengambilkira jika tiada guru lain yang kosong (free) masa masa itu. Sistem juga berupaya menutup (block) waktu tersebut dari terkena ganti selamanya dengan menggunakan kod ‘ZZZ’ pada waktu free guru tersebut.

Rajah 4 : Submenu pada menu Data yang digunakan untuk memasukan, mengubah dan membuang data guru.

Sistem juga boleh mengambilkra jika guru tersebut ialah seorang Pengetua/Guru Besar, Penolong Kanan 1, Penolong Kanan Ko-Kurikulum dan Penyelia Petang yang pastinya tidak terlibat dengan gantian kelas. Tandaan “X” diguna bagi memberitahu sistem bahawa orang orang tertentu tidak harus diambilkira dalam mendapatkan guru ganti.

e) Submenu Kesan : Semua, Pagi, Petang dan Paparan

Muka surat 8/12

Rajah 4 : Submenu pada menu kesan yang digunakan untuk melihat jadual guru setiap sesi atau memaparkan jumlah gantian yang telah dilakukan.

Pilihan pada menu ini akan memaparkan pilihan Semua, Pagi, Petang dan Paparan. Semua bermaksud sistem akan memaparkan semua jadual persendirian guru yang ada dalam sistem. Pilihan Pagi dan Petang pula diguna untuk melihat jadual persendirian guru pada sesi pagi atau sesi petang. Pilihan Paparan memaparkan senarai nama guru, jumlah ganti, jumlah waktu semingu dan sesi mana guru tersebut bertugas (pagi atau petang).

f) Submenu G_Ganti : Pagi dan Petang

Skrin ini akan memaparkan dua pilihan iaitu Pagi dan Petang. Pilihan Pagi bermaksud pengguna ingin membuat jadual guru ganti untuk guru-guru yang tidak hadir pada sesi pagi. Keadaan yang sama terjadi jika pilihan dibuat pada sub menu petang. Selepas salah satu pilihan tersebut dibuat (enter), Menu Hari akan dipaparkan, pengguna perlu memilih hari yang bersesuaian dan seterusnya memasukkan jumlah guru yang tidak hadir. Sistem seterusnya membenarkan pengguna memilih nama-nama guru yang tidak hadir pada sebelah kanan skrin dengan menggunakan up arrow dan down arrow, pilihan nama guru boleh dibuat dengan menekan enter.

Rajah 5 : Submenu pada menu G_Ganti yang digunakan memilih sesi.

Rajah 6 : Submenu pada menu G_Ganti yang digunakan untuk menandakan guru-guru yang tidak hadir.

Selepas pilihan nama guru dibuat dan bersesuaian dengan jumlah yang dipilih, perisian akan memproses guru-guru yang hadir untuk menggantikan kelas bagi guru –

Muka surat 9/12

guru yang tidak hadir secara automatik.Paparan cetakan akan dipaparkan selepas proses menjadual guru ganti tersebut selesai. Pilihan boleh dibuat samada untuk

memilih cetakan bagi setiap guru yang terkena ganti atau cetakan bagi semua guru yang terkena ganti pada sehelai kertas. Kertas yang sesuai bagi cetakan ini ialah jenis Form Feed. Terdapat menu istimewa pada skrin ini iaitu KESIBUKAN, pilihan ini ialah untuk menutup waktu-waktu tertentu bagi guru-guru yang hadir dari terkena ganti. Kemungkinan beberapa orang guru yang hadir terpaksa mengendalikan seminar atau ceramah. Jadi untuk mengelakkan guru-guru ini terkena ganti pada waktu free mereka, waktu-waktu free mereka hendak ditutup. f) Submenu Sulit : Password, Nama Sekolah, Sulit 1, Sulit 2, Sulit 3, Backup 1 dan Backup 2.

Pada skrin ini pula , terdapat beberapa pilihan utama iaitu, Password, Nama Sekolah, Sulit 1, Sulit 2, Sulit 3, Backup 1 dan Backup 2. Pilihan Password ialah untuk menukar password dan pilihan Nama Sekolah ialah untuk menukar nama sekolah.

Rajah 6 : Submenu pada menu Sulit yang digunakan untuk menyelaraskan (setup) maklumat tertentu. Bahagian Sulit 1 adalah pilihan bagi pengguna untuk menyelaraskan jumlah gantian bagi sesetengah kes seperti kehadiran guru-guru baru, keistimewaan guru-guru tertentu dan lain-lain mengikut keperluan. Pilihan Sulit 2 pula ialah untuk mengosongkan semua jumlah ganti bagi semua guru yang terdapat di sekolah tersebut. Sulit 3 pula ialah pilihan untuk memadam semua jadual persendirian guru dalam perisian Relikom ini. Backup 1 adalah untuk menyalin data (Fail Jadual.Dbf) dari Cakera Keras (Hard Disc) ke Disket (Drive A), sementara Backup 2 ialah untuk menyalin ke Cakera Keras dari Disket. g) Submenu Cetak : Individu, Semua, Pagi & Petang Bahagian ini adalah untuk memudahkan pengguna mencetak semua jadual atau maklumat yang telah dimasukan ke dalam sistem. Pilihan cetakan pada skrin menu ini , iaitu Individu, Semua Guru, Pagi dan Petang adalah untuk memudahkan sistem memilih data yang yang ingin dicetak.

Muka surat 10/12

h) Submenu Tamat : Keluar, Simpan, Kalender, Bantu dan Ubah Tarikh.

Submenu Tamat yang dipaparkan ini mempunyai 5 pilihan iaitu Keluar

(Alt-Q), Simpan (Alt-T), Kalendar (F9), Bantu (F10), dan Ubah Tarikh. Pilihan Keluar adalah untuk membolehkan pengguna keluar dari sistem, manakala pilihan Simpan juga adalah untuk keluar (exit) dari perisian dengan sistem terlebih dahulu mengira dan menyimpan jumlah ganti bagi guru guru yang dipilih untuk ganti di dalam fail data. Pilihan Kalendar pula ialah untuk membolehkan pengguna melihat kalendar bagi tahun-tahun yang lepas dan akan datang (tahun 1901-2099). Sistem juga menyediakan bantuan dengan pilihan Bantu untuk mendapatkan bantuan bagi maklumat asas penggunaan sistem.

Perbincangan Dan Kesimpulan

Pembangunan Sistem Maklumat Jadual Guru Ganti Sekolah yang meliputi Proses Kemasukan jadual peribadi guru dan Proses Maklumat Jadual Guru Ganti merupakan suatu langkah percubaan dalam menghasilkan suatu sistem pengurusan maklumat yang menggunakan komputer. Percubaan ini dihasilkan untuk memberi lebih keadilan kepada guru-guru di sekolah dan lebih untuk membantu pihak pengurusan sekolah mengendalikan sesuatu kerja dengan berbantukan komputer. Pengurusan Sistem Maklumat Jadual Guru Ganti Sekolah ini kemungkinan akan digunakan sebagai satu standard dalam memproses jadual guru ganti dengan lebih cekap, adil dan berkesan. Malah, ia juga boleh diperkembangkan dengan lebih cekap dan sempurna dalam versi yang akan datang kelak. Perisian yang dihasilkan ini mampu berdiri dengan sendiri (stand alone), iaitu ia tidak memerlukan perisian asal untuk membolehkannya beroperasi. a) Kebaikan sistem

Sistem berkomputer ini dibangunkan untuk memudah dan menyenangkan sistem pengurusan memproses jadual guru ganti yang sebelum ini dijalankan secara manual. Justeru itu, cara pengendalian melalui Sistem Maklumat Jadual Guru Ganti Sekolah ini akan menjadi lebih cepat, mudah dan adil untuk digunakan dengan meluas berbanding dengan cara pengendalian asal. Ini bermakna memproses Jadual Guru Ganti Sekolah dalam Sistem Maklumat Jadual Guru Ganti Sekolah ini akan menjadi lebih cepat, adil dan berkesan. b) Kelemahan

Walaupun Sistem Maklumat Jadual Guru Ganti Sekolah ini sudah berjaya dibangunkan, terdapat beberapa kelemahan yang tidak dapat dielakkan ketika membangunkan sistem ini. Antara kelemahan-kelemahan yang dihadapi termasuklah kekurangan grafik yang menarik dan agak terkebelakang kerana kebanyakan sistem perisian yang dibangunkan kini lebih berasaskan Windows.

Muka surat 11/12

Cadangan

Berlandaskan beberapa kelemahan yang wujud bersama Sistem Maklumat Jadual Guru Ganti Sekolah ini, beberapa cadangan boleh dikemukakan untuk meningkatkan mutu dan kualiti sistem ini. Antara cadangan yang boleh dilaksanakan adalah;

a) Mempertingkatkan kepakaran dalam membangunkan sistem dengan pengetahuan dan kemahiran menggunakan pengaturcaraan berasaskan window, penggunaan server dan sistem online dan lain-lain.

b) Melakukan pengujian kepada sistem untuk menjamin kualiti sistem yang

dibangunkan. Kajian harus dijalankan mengenai sistem yang dihasilkan untuk mengkaji keberkesanan dan kekuatan serta kelemahan yang wujud pada sistem tersebut dalam suatu tempoh tertentu.

Kesimpulan

Penerapan dan pendedahan yang berterusan dalam teknologi maklumat dari sudut bahasa pengaturcaraan akan dapat melahirkan pereka-pereka tempatan yang berminat dalam bahasa pengaturcaraan. Jika perkara ini diutamakan serta mendapat perhatian dan minat yang tinggi dari seluruh warga pendidikan, penghasilan dan pengeluaran sistem atau perisian yang canggih dan mempunyai nilai yang tinggi dari aspek kualiti akan dapat dihasilkan. Ia seterusnya dapat memenuhi kehendak dan keperluan sesuatu institusi atau jabatan-jabatan tertentu dalam menyelesaikan sesuatu pemasalahan setempat yang selama ini diselesaikan secara manual. Walaupun sistem yang dihasilkan ini tidak setanding dan secanggih dengan sistem yang terdapat dipasaran, namun ia merupakan suatu sistem yang khusus untuk Memproses Jadual Guru Ganti di sekolah dan ia sebenarnya memberi suatu dorongan dan keyakinan kepada pereka tempatan yang lain dalam menghasilkan sistem-sistem yang lebih berkualiti. Justeru itu, diharapkan Sistem Maklumat Jadual Guru Ganti Sekolah ini dapat dipertingkatkan dari segi kualiti dan kepelbagaian penggunaannya dan seterusnya sedikit sebanyak dapat membantu pihak pengurusan sekolah dan Memproses Jadual Guru Ganti di sekolah.

Rujukan Chuah Li Li (2001). “Pembangunan Sistem Maklumat Latihan Mengajar Di

Fakulti Pendidikan.” Universiti Teknologi Malaysia:Tesis Sarjana Muda. Borland International, Inc. (1993). “Language Reference : dBase IV for DOS.”

California, USA. Bowers, D.S.(1988). “From Data To Database.” England:Van Nostrand

Reinhold(UK) Co. Ltd.

Muka surat 12/12

Breuer, Hans (1996). “Dictionary For Computer Languages.” London:Published

for the automatic Programming Information Centre by Academic Press. Goh Ong Siang dan Farid Ahmad (!995).”Kamus Komputer dan Teknologi

Maklumat.” Kuala Lumpur:Tinggi Press Sdn. Bhd. Hoffer, Jeffrey A., George, Joey F., and Valacich, Joseph S. (1996). “Modern Systems

Analysis And Design.” Canada:The Benjamin/Cummings Publishing Company, Inc.

Jose Antonio Alves Ramalho (1992). “111 Clipper Functions.” Singapore : Tech

Publications Pte. Ltd. Kroenke, David M. (1998). “Database Processing Fundamentals, Design, and

Implementation.” 6th ed. New Jersey:Prentice-Hall International Editions. Mayne, Alan (1981). “Database Management Systems : A Technical Review.”

England:NCC Publications. Norfabialhaiyu Ali (2000). “Pembinaan Perisian Pembelajaran Berbantukan

Komputer (PBK) Matapelajaran Matematik KBSR Bertajuk Pecahan (Tahap 1 dan Tahap 2).” Universiti Teknologi Malaysia:Tesis Sarjana Muda.

Zulkifli Mohamed (1977). “Teknologi Maklumat Dalam Pendidikan: Cabaran

Kepada Profesion Perguruan.” Jurnal Pendidikan.3.6-13.