pelan operasi latihan - sabah.govsabah.gov.my/mlgh/pelan operasi latihan (pol).pdf · sebarang...

[PELAN OPERASI LATIHAN] KKPTS

P E L A N O P E R A S I L A T I H A N

1

PELAN OPERASI LATIHAN

KEMENTERIAN KERAJAAN TEMPATAN DAN PERUMAHAN

1. PENGENALAN KEMENTERIAN KERAJAAN TEMPATAN DAN PERUMAHAN

1.1 Latar Belakang

“Kerajaan Tempatan” merupakan satu pembahagian geografi dalam sebuah negara yang

berdaulat atau separa daulat, yang mana melaksanakan kuasa pemerintah dalam sebuah

kawasan yang tertentu dan ianya berada dibawah kuasa Kerajaan Negeri masing-masing.

Kerajaan Tempatan mempunyai kedudukan yang sah dari segi undang-undang, yang mana

ianya kerajaan yang boleh didakwa dan mendakwa dan boleh melibatkan diri dalam

sebarang perjanjian atau kontrak. Kerajaan Tempatan merupakan “Kerajaan Peringkat

Ketiga” dalam struktur Persekutuan di Malaysia.

Kerajaan Tempatan di Sabah ditubuhkan di bawah Ordinan Kerajaan Tempatan, 1961 (No.

11) berkuatkuasa pada 1hb. Januari 1962 di bawah GN No. 134 bertarikh 15 November

1961. Selepas pilihanraya Majlis Undangan Negeri 1963, pentadbiran Kerajaan Tempatan

diwujudkan berasingan daripada urusetia dengan pengwujudan Kementerian Kerajaan

Tempatan. Pada tahun 1967, Kementerian ini dinamakan sebagai Kementerian Kerajaan

Tempatan dan Perumahan.

ORDINAN KERAJAAN TEMPATAN (OKT)1961 :

OKT 1961 terbahagi kpd 15 bahagian yang memberi kuasa, tanggungjawab dan fungsi

kepada Pihak Berkuasa Tempatan Sabah.

Perkembangan Kerajaan Tempatan di Negeri Sabah :

1931 : „Sanitary Boards‟ (SB) diperkenalkan di Jesselton, Sandakan, Tawau dan Labuan

iaitu sebahagian daripada pejabat-pejabat daerah.

1954 : SB diasingkan daripada pejabat Majlis Daerah bagi penubuhan Majlis Daerah Luar

Bandar (MDLB) / Lembaga Bandaran (LB) dibawah „Municipalities and Urban

Authorities Ordinance 1954.

1961 : Kedudukan MDLB dan LB diperbaiki dibawah Ordinan Kerajaan Tempatan 1961

(OKT).



2

1.2 Visi

Menjadikan KKTP Pemacu Pembangunan Mampan Melalui Penyampian

Perkhidmatan yang kreatif dan berinovatif secara berterusan

1.3. Misi

Merancang, menyelaras, melaksana dan memantau Pihak Berkuasa

Tempatan, Pembangunan Perumahan, Pembangunan Bandar dan Wilayah,

serta Hal Ehwal Anak Negeri untuk mewujudkan Masyarakat sejahtera

1.4. Objektif

1.5. Fungsi dan Tanggungjawab

Pentadbiran Kerajaan Tempatan

Perancangan Bandar dan Desa

Pentadbiran Hal Ehwal Anak Negeri

Pengawalan Pembangunan Perumahan

1.6. Objektif Latihan

Meningkatkan pembangunan modal insan dengan memberi penekanan dalam

pembangunan sikap (attitude), kemahiran (skills) dan pengetahuan (Knowledge)

yang bersesuaian melalui program pembangunan sumber manusia yang

berteraskan pembangunan kompetensi dan pembelajaran berterusan.

2. DASAR LATIHAN

2.1. Skop Latihan

Skop Latihan dalam konteks ini bermaksud kursus jangka pendek yang

tempohnya tiga (3) bulan atau kurang. Ia merangkumi segala aktiviti yang

dirancang dan diuruskan oleh Bahagian Pentadbiran dan Latihan meliputi kursus

di dalam dan luar negara. Skop latihan juga meliputi kursus yang dianjurkan oleh

agensi luar (awam dan swasta yang dihadiri oleh kakitangan awam sama ada

dibiayai oleh Kementerian atau pihak penganjur).



3

2.2. Definisi Latihan

Merujuk kepada Pekeliling Perkhidmatan Bil.6 Tahun 2005, takrif latihan ialah :

“Proses pemindahan ilmu pengetahuan secara kemas dan berdisiplin,

bertujuan menambah pengetahuan dan kemahiran untuk memenuhi

keperluan dan tuntutan semasa dalam organisasi. Ini dicapai melalui

sebarang bentuk pembelajaran seperti kursus, latihan semasa bekerja dan

program mentoring / coaching atau yang seumpama dengannya yang

menyumbang kepada pembangunan individu dan kecemerlangan

organisasi.”

Berdasarkan kepada takrif latihan di atas, latihan di Kementerian Kerajaan

Tempatan dan Perumahan telah ditakrifkan seperti di JADUAL 1 di bawah.

JADUAL 1

Takrif Latihan Kementerian

BIL PROGRAM LATIHAN JENIS AKTIVITI

1 LATIHAN

Definisi :

Aktiviti Latihan yang dijalankan

selama 6 jam secara bersemuka dan

berterusan anjuran Jabatan, Bahagian

atau Agensi luar di dalam dan di luar

negara.

I. Kursus

II. Seminar

III. Konvensyen

IV. Bengkel / Workshop

V. Forum

VI. Simposium

VII. Retreat Kementerian, Jabatan dan

Bahagian .

VIII. Lawatan Rasmi / Korporat / Sambil

Belajar.

2 SESI PEMBELAJARAN

Definisi :

Sebarang aktiviti latihan atau

pembelajaran secara bersemuka yang

tempohnya kurang 6 jam anjuran

Kementerian atau Agensi luar.

I. Sesi Pembelajaran di peringkat Jabatan,

Bahagian, Cawangan dan Seksyen.

II. Sesi Perkongsian ilmu di peringkat

Jabatan, Bahagian, Cawangan dan

Seksyen.

III. Program Executive Talk anjuran

Kementerian, INTAN, INSAN, Agensi

luar dan program yang seumpamanya.

IV. Perhimpunan Bulanan Kementerian,

Bahagian dan Cawangan.

V. Program penerapan nilai-nilai murni dan

ceramah-ceramah khas pada bulan

Ramadhan.

VI. Program sambutan/program khas –

sambutan bulan-bulan Islam / perayaan

yang mengandungi ucapan / ceramah



4

/ forum.

VII. Pertemuan Mentor dan Mentee.

VIII. Menyampaikan ceramah di dalam

kursus / bengkel (Modul yang pertama

kali dibentangkan atas tajuk yang sama

sahaja diambil kira )

IX. Sesi pembelajaran ICT seperti SM2,

HRMIS, SISPAN, SISVOT, E-Pay-A3,

BIL PROGRAM LATIHAN JENIS AKTIVITI

1 PEMBELAJARAN KENDIRI

Definisi :

Kaedah pembelajaran yang

berkonsepkan belajar atas daya usaha

sendiri sama ada pembelajaran yang

melibatkan secara bersemuka dan tidak

bersemuka (Online).

I. Penggunaan portal e- Pembelajaran Sektor

awam (EPSA) – www.epsa.intan.my.

II. Penggunaan portal e-pembelajaran yang

diiktiraf oleh Kementerian.

III. Penggunaan Pangkalan Repositori Ilmu

Sumber Manusia (HRMIS) .

IV. Pembacaan buku-buku ilmiah dalam Bahasa

Malaysia dan Bahasa Inggeris (Buku biasa /

bentuk fizikal atau e-book)

2.3 Dasar Latihan

Pelan Operasi Latihan (POL) ini digubal sedemikian selari dengan matlamat dan

Pelan Strategik Kementerian untuk menghasilkan warga kerja Kementerian yang

cemerlang dan dinamik. Dasar Latihan ini meliputi perkara-perkara berikut :

2.3.1 Setiap pegawai dan kakitangan mestilah melalui pusingan latihan yang

lengkap bagi mempertingkatkan kualiti kerja individu tersebut.

2.3.2 Dalam setahun, setiap pegawai dan kakitangan kementerian mestilah

menghadiri sekurang-kurangnya satu latihan (sama ada dalam bentuk

kursus, seminar ataupun bengkel) dan tidak kurang dari 7 hari berkursus

setahun.

2.3.3 Latihan hendaklah diberikan kepada semua kategori / peringkat

perkhidmatan sama ada professional mahupun kumpulan sokongan.

2.3.4 Bagi pegawai atau kakitangan yang melaporkan diri untuk lantikan baru,

mereka mestilah menjalani Kursus Induksi.

2.3.5 Latihan yang diadakan hendaklah tertumpu kepada usaha untuk

meningkatkan epakaran dan kemahiran, memenuhi tahap keperluan



5

organisasi dan berkaitan dengan bidang tugas.

2.3.6 Pelan Operasi Latihan Tahunan mesti dirancang mengikut garis panduan

struktur latihan dan memberi keutamaan keperluan latihan semasa

Kementerian.

2.3.7 Dasar latihan jangka luar negara ditetapkan seperti dibawah :

i. Setiap pegawai dibenarkan menghadiri kursus sekali dalam masa

dua (2) tahun kecuali mendapat kelulusan khas Setiausaha Tetap

Kementerian.

ii. Setiap pegawai yang dicalonkan untuk menghadiri kursus jangka

pendek luar negara hendaklah terdiri daripada mereka yang

mendapat Laporan Penilaian Prestasi Tahunan sekurang-kurangnya

85% dan ke atas serta bebas daripada tindakan tatatertib.

iii. Program kursus jangka pendek luar negara mestilah dirancang dalam

Pelan Operasi Latihan dan disediakan peruntukan yang mencukupi.

iv. Pelaksanaan tugas utama (core business) Jabatan / Bahagian

mestilah didahulukan sebelum menghadiri kursus jangka pendek

luar negara.

v. Pencalonan untuk menghadiri kursus jangka pendek luar negara

anjuran JPA, JPAN atau lain-lain penganjur perlu mendapat

kelulusan Setiausaha Tetap terlebih dahulu sebelum dikemukakan

kepada pihak berkenaan.\

vi. Tempoh kursus jangka pendek luar negara yang dibiayai sepenuhnya

oleh Kementerian hendaklah dijalankan sekurang-kurang selama 2

minggu.

vii. Pengetahuan yang didapati dari menghadiri kursus jangka pendek

luar negara perlu dikongsi dengan rakan-rakan setugas termasuk

Ketua Jabatan.



6

2.4. Tempoh Lantikan

Tempoh latihan sekurangnya enam (6) jam yang berterusan di luar tempat

kerja (off the job) adalah diambilkira sebagai satu (1) hari berkursus.

Bagi kursus-kursus seperti ceramah, sesi pembelajaran, taklimat yang

dijalankan kurang daripada enam (6) jam dan dikendalikan di tempat kerja

(on the job) atau di luar tempat kerja boleh dikumpulkan sehingga

mencukupi enam (6) jam untuk diambil kira sebagai satu (1) hari berkursus.

Rekod kehadiran setiap latihan / sesi pembelajaran tersebut hendaklah

dicatatkan di dalam Buku Log Latihan setiap orang pegawai. Tempoh

genap enam (6) jam berkursus ini hendaklah disahkan oleh Pegawai

Pengesah Latihan (PPL).

Dalam hubungan ini, pegawai yang menganggotai urus setia kursus boleh

diiktiraf sebagai peserta kursus jika mereka terlibat di dalam salah satu

aktiviti seperti mempengerusikan sesi dialog, perbincangan, penyediaan

laporan-laporan atau kertas kerja dan menjadi ahli kepada Kumpulan

peserta di mana mereka dipertanggungjawabkan sebagai fasilitator atau

sebagai ahli perbincangan. Sekiranya urus setia hanya terlibat di dalam

urusan-urusan operasi, pentadbiran dan logistik seminar mereka tidak boleh

diiktiraf sebagai peserta program berkenaan.

2.5. Tempat Kursus

Tempat kursus adalah bergantung kepada kesesuaian mengikut jenis kursus

dan bilangan peserta yang terlibat dan peruntukan kewangan yang

diluluskan. Bagi tujuan pemilihan tempat berkursus, peraturan-peraturan

yang sedia ada adalah terpakai.

2.6 Kumpulan Sasaran

Kumpulan sasaran adalah untuk seluruh kakitangan awam Kementerian

Kerajaan Tempatan dan Perumahan yang melibatkan semua Jabatan /

Bahagian. Kursus yang dilaksanakan oleh Jabatan / Bahagian adalah

kepada kakitangan awam Bahagian / Jabatan sahaja, kecuali di dalam

keadaan di mana peserta tidak mencukupi, kursus tersebut bolehlah dibuka

kepada penyertaan daripada lain-lain Jabatan / Bahagian.

Terdapat dua kumpulan sasaran iaitu :

a. Kumpulan Pengurusan dan Profesional

b. Kumpulan Sokongan



7

2.7 Bidang Latihan

Bidang latihan yang dikendalikan di peringkat Kementerian adalah

berdasarkan kepada tuntutan Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor

Awam. Latihan yang dirancang adalah dibahagikan seperti berikut :-

I Kursus Mandatori (Wajib)

Kursus-kursus wajib adalah merupakan kursus induksi di bawah Sistem

Saraan Malaysia (SSM) yang dinyatakan dalam Surat Pekeliling

Perkhidmatan Negeri Sabah Bilangan 5 Tahun 2002. Kursus-kursus

ini adalah seperti berikut :-

a. Kursus Modul Induksi Khusus.

b. Kursus Modul Induksi Umum.

II Kursus Kompetensi Umum

Kursus ini merupakan latihan yang disediakan bagi melahirkan anggota

yang lebih cekap serta berpengetahuan di dalam menjalankan

tugas-tugas jawatan yang disandang. Ianya meliputi aspek

pengetahuan, kemahiran dan ciri-ciri peribadi seserorang kakitangan

awam.

III Kursus Kewangan

Kursus ini bertujuan mempertingkatkan profesionalisme pengurusan

kewangan dan akauntabiliti dan integriti pegawai yang terlibat dalam

pengurusan kewangan.

IV Kursus Bahasa Inggeris

Mempertingkatkan tahap penguasaan Bahasa Inggeris kakitangan awam

supaya lebih yakin dalam melaksanakan tugas serta meningkatkan imej

Kementerian dan negara khususnya dalam perkara-perkara yang

melibatkan kerjasama dengan negara asing.

V Kursus Kompetensi Khusus (Pengkhususan Kerja)

Kursus ini dilaksanakan berdasarkan kepada keperluan tugas dan

jawatan seseorang pegawai. Sasaran peserta adalah pegawai-pegawai

yang terlibat melaksanakan fungsi dan tugas jawatan yang disandang

seperti Pegawai Kesihatan, Pegawai Penilaian dan sebagainya.



8

VI Kursus Peralihan

Kursus ini diaturkan untuk membantu pegawai yang bakal bersara untuk

menempuh zaman persaraan dengan lebih yakin, tidak merasakan

kejutan dan terus memberi sumbangan kepada masyarakat dan negara

mengikut minat kerjaya masing-masing.

VII Keperluan Stakeholder (as hoc)

Kursus-kursus juga ditawarkan berdasarkan kepada keperluan semasa

yang disarankan oleh pihak stakeholder.

VIII Kursus Jangka Pendek Luar Negara

Kursus Jangka Pendek Luar Negara juga dirancang bagi memberi

peluang kepada Pegawai dalam Sokongan I dan Kumpulan Pengurusan

dan Profesional melihat kemampuan dan kemajuan negara asing di

samping mendapat manfaat daripada perkongsian ilmu yang diperolehi

ketika berkursus.

3. STRATEGI LATIHAN

Latihan di Kementerian Kerajaan Tempatan dan Perumahan dilaksanakan dengan

menggunakan strategi-strategi seperti berikut :

3.1 Mengenal pasti keperluan latihan dengan menjalankan Training Needs Analysis

(TNA). Analisis ini dilaksanakan oleh semua Jabatan / Bahagian dan diselaraskan

oleh Cawangan Latihan, Bahagian Pengurusan Sumber Manusia berdasarkan

kepada jumlah peruntukan latihan yang diterima.

3.2 TNA yang dihasilkan akan diterjemahkan kepada Pelan Operasi Latihan Tahunan.

Pelan Operasi Latihan Tahunan hendaklah disediakan berpandu kepada Pelan

Operasi Latihan (POL) Kementerian.

3.3 Menyediakan peruntukan latihan tahunan untuk melatih Sumber Manusia di

Kementerian Kerajaan Tempatan dan Perumahan kepada Bahagian dan Pihak

Berkuasa Tempatan (PBT) berdasarkan kepada TNA Bahagian dan Pihak Berkuasa

Tempatan.

3.4 Bahagian Pentadbiran dan Latihan diberi kuasa merancang, melaksanakan dan

mengenal pastikan keperluan latihan di peringkat Bahagian dan PBT.

3.5 Ketua Jabatan bertanggungjawab memastikan pegawai masing-masing di semua

peringkat mengikuti latihan sekurang-kurangnya 7 hari setahun.

3.6 Memantau pelaksanaan program latihan Bahagian dan PBT yang telah menerima

peruntukan melalui Mesyuarat Jawatankuasa Latihan Kementerian (MJLK) dan



9

Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM).

4. PERANCANGAN LATIHAN

Pelaksanaan Latihan di peringkat Kementerian dimulakan menerusi

mekanisme-mekanisme perancangan latihan seperti mana yang disarankan dalam

Pekeliling Perkhidmatan, Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) Malaysia dan Negeri bagi

tujuan mencapai output yang maksimum dengan peruntukan yang terhad.

4.1. Mesyuarat Jawatankuasa Latihan Kementerian (MJLK)

MJLK adalah bertanggungjawab menentukan keperluan latihan berdasarkan

analisis ke atas Training Needs Analysis (TNA) Kementerian , Bahagian dan PBT

serta menjalankan rancangan latihan untuk tahun berikutnya. Keahlian MJLK

adalah seperti ditunjukkan dalam Jadual 2 di bawah.

JADUAL 2

Mesyuarat Jawatankuasa Latihan Kementerian (MJLK)

KEAHLIAN

Timbalan Setiausaha Tetap

Pengerusi

Penolong Setiausaha Kanan

Wakil-wakil Ketua Bahagian

Ahli

Ahli

Penolong Setiausaha Pentadbiran (A) Setiausaha

MJLK dijadualkan bersidang dua (2) sekali setahun iaitu pada bulan Jun dan bulan

Disember setiap tahun. MJLK pada bulan Jun bertujuan mengkaji semula keperluan

latihan dan memantau prestasi perlaksanaan latihan dan perbelanjaan peruntukan

latihan Bahagian dan PBT. Manakala MJLK yang bersidang pada bulan Disember

pula bertujuan menganalisis TNA Bahagian dan PBT berdasarkan kepada

keutamaan keperluan agar sumber kewangan yang terhad dapat dimanfaatkan

dengan maksimum.

Keputusan analisis TNA dan pembahagian peruntukan dalam MJLK akan\

dikemukakan kepada Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM) untuk

kelulusan dan diterjemahkan sebagai Pelan Operasi Latihan Tahunan Kementerian



10

4.2 Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM)

PPSM merupakan jawatankuasa tertinggi dalam meluluskan Pelan Operasi Latihan

Tahunan Kementerian iaitu melibatkan perancangan program latihan

pembahagian peruntukan latihan kepada Bahagian dan Latihan. Keanggotaan

PPSM adalah seperti ditunjukkan dalam Jadual 3 di bawah.

JADUAL 3

Panel Pembangunan Sumber Manusia

KEAHLIAN

Setiausaha Tetap Pengerusi

Timbalan Setiausaha Tetap

Pengarah Pejabat Hal Ehwal Anak Negeri Sabah

Penolong Setiausaha Kanan

Ahli

Ahli

Ahli

Penolong Setiausaha Pentadbiran (A) Setiausaha

Tugas PPSM adalah seperti berikut :

I. Mengenal pasti dan merancang keperluan latihan pegawai

II. Memantau pelaksanaan Latihan

III. Meluluskan Pelan Operasi Latihan Tahunan dan agihan peruntukan latihan.

4.3. Struktur Latihan

Struktur Latihan adalah berdasarkan kepada empat peringkat seperti beriktu :

4.3.1. Peringkat Asas (1-3 Tahun)

Latihan Peringkat Asas dilaksanakan kepada semua kakitangan

awam yang berkhidmat dari awal pelantikan sehingga tempoh tiga(3)

tahun. Tahap latihan pada peringkat ini ialah Tahap Penerapan

Kompetensi yang bersifat umum dan penekanan adalah terhadap

perkhidmatan.

Ciri-ciri tahap ini ialah :-

i. Pemahaman matlamat dan fungsi organisasi.

ii. Orientasi kepada persekitaran kerja

iii. Penyesuaian diri dengan etika dan budaya kerja jabatan

iv. Perkara-perkara asas di dalam pekerjaan



11

4.3.2. Peringkat Pertengahan (3-10 Tahun)

Latihan Peringkat Pertengahan melibatkan Tahap Pembangunan

Kompetensi dan Tahap Peningkatan Kompetensi kepada pegawai yang

telah bekhidmat di antara tiga (3) hingga sepuluh (10) tahun.

4.3.2.1. Tahap Pembangunan Kompetensi bertujuan menyediakan

pegawai yang berkebolehan dan berkeupayaan melakukan

sesuatu tugas dengan cepat dan menepati standard umum

yang ditentukan. Ciri-ciri tahap ini ialah ;

i. Membangunkan keupayaan berkomunikasi.

ii. Membangunkan keupayaan memahami, merancang dan

menganalisis tugasan.

iii. Membangunkan kebolehan menyelia, mengurus dan

mentadbir.

iv. Membangunkan kemahiran-kemahiran teknikal.

4.3.2.2. Tahap Peningkatan Kompetensi pula bertujuan untuk

memantapkan kemahiran baru kepada anggota perkhidmatan

awam. Ciri-ciri tahap ini ialah :-

I. Memantapkan mutu kerja yang lebih tinggi

II. Memantapkan tahap kepakaran

III. Memantapkan tahap profesionalisme

IV. Memantapkan keupayaan dan kemahiran kepimpinan

V. Mengembangkan kebolehan dan keupayaan

VI. Mengukuhkan kepimpinan.

VII. Memantapkan integriti.

VIII. Memantapkan keupayaan membuat keputusan

IX.Menyediakan kebolehan mengadakan jaringan (networking)



12

4.3.3.3 Peringkat Lanjutan (melebihi 10 tahun)

Latihan Peringkat Lanjutan dilaksanakan kepada pegawai yang

telah berkhidmat lebih sepuluh (10) tahun. Tujuannya ialah

untuk meningkatkan kemahiran sedia ada dan mendedahkan

kemahiran baru bagi meningkatkan kompetensi pegawai.

Ciri-ciri tahap ini ialah :

I. Mengembangkan kebolehan dan keupayaan

II. Mengukuhkan kepimpinan

III. Memantapkan integriti

IV. Memantapkan keupayaan membuat keputusan

V. Menyediakan kebolehan mengadakan jaringan

(networking)

4.3.3.4 Peringkat Peralihan (2 tahun sebelum bersara)

Latihan Peringkat Peralihan dilaksanakan kepada anggota yang

akan meninggalkan perkhidmatan dalam tempoh dua tahun

sebelum bersara. Tujuan tahap ini ialah untuk menyediakan

anggota Perkhidmatan Awam yang akan meninggalkan

perkhidmatan kepada pengetahuan dan persekitaran baru.

Ciri-ciri tahap ini ialah :

i. Menyediakan kebolehan mengadakan jaringan

(networking)

ii. Menyediakan pengetahuan mengenai peluang dan

cabaran baru.

iii. Menyediakan ketahanan mental dan psikologi

iv. Menyediakan kebolehan menangani tekanan dan cabaran.



13

JADUAL 4

Struktur Latihan Dalam Perkhidmatan PERINGKAT

PERALIHAN

LANJUTAN

PERTENGAHAN

ASAS

PRA

PERKHIDMATAN

0 3 5 10 ke atas 2 tahun

sebelum

persaraan

TEMPOH PERKHIDMATAN (TAHUN)

5. PELAKSANAAN LATIHAN

Bagi tujuan mencapai objektif dan merealisasikan Dasar Latihan Kementerian, Program

Latihan, Penjadualan Latihan Tahunan, peranan dan tanggungjawab pihak-pihak berkaitan

hendaklah dikenal pasti.

5.1 Asas Training Needs Analysis (TNA)

Pelaksanaan program latihan bagi kakitangan awan Kementerian telah dikaji

supaya lebih responsif kepada beberapa keperluan / perubahan persekitaran di

peringkat tempatan dan global. Sehubungan dengan itu TNA yang disediakan

mengambil kira perkara-perkara seperti berikut :-

5.1.1. Pengenalpastian Kompetensi (Competency Identification)

Aktiviti Pengenalpastian Kompetensi (CI) akan membantu perancangan

keperluan kursus bagi memastikan pegawai memiliki kompetensi yang

diperlukan bagi sesuatu jawatan. Kursus-kursus dirancang dan disusun

berdasarkan kesesuaian kursus-kursus berkenaan dengan peranan dan tugas

dalam gred baru di bawah Sistem Saraan Baru Perkhidmatan Awam

(SBPA). Kursus-kursus yang dirancang perlu mengikut cluster

kompetensi yang telah ditetapkan. Ia bertujuan untuk meningkatkan

kompetensi jawatan yang disandang.

Pendedahan Kompentens

i

Penerapan

Kompentensi

Pembangunan

Kompentensi

Peningkatan

Kompentensi

Pengukuhan

Kompentensi

Peralihan

Kerjaya



14

5.1.2. Arahan Pekeliling Perkhidmatan

Kursus yang dirancang atas Surat Pekeliling PerkhidmatanNegeri Sabah

Bil.5 Tahun 2002 adalah kursus-kursus wajib yang perlu dihadiri oleh

pegawai bagi tujuan pengesahan di dalam jawatan. Kursus wajib adalah

Kursus Modul Induksi. Perancangan Latihan memberi keutamaan kepada

kursus-kursus wajib yang telah disyaratkan di dalam skim perkhidmatan

kerana ia melibatkan pengesahan jawatan yang disandang oleh pegawai.

5.1.3 Keperluan Bahagian dan Pihak Berkuasa Tempatan

Kursus yang dirancang khusus untuk meningkatkan kompetensi individu

untuk melaksanakan tugas yang dipertanggungjawabkan kepadanya atau

melaksanakan fungsi khusus Bahagian dan Pihak Berkuasa Tempatan. Ia

lebih tertumpu kepada kursus-kursus berbentuk keperluan function.

5.2 Kaedah Penyediaan TNA

Berdasarkan kepada asas pengenalpastian TNA seperti di para 5.1, kaedah

pengumpulan data-data TNA dilaksanakan menerusi :

5.2.1 Peringkat Kementerian

Kaedah pengumpulan TNA di peringkat Kementerian dilaksanakan oleh

Bahagian Pentadbiran dan Latihan melalui beberapa saluran seperti berikut

i. Arahan daripada stakeholder mengikut kesesuaian keperluan

semasa organisasi.

ii. Laporan Penilaian Prestasi Tahunan

iii. Maklum balas keperluan latihan yang diperoleh semasa perjumpaan

antara wakil pekerja dengan pihak pengurusan.

iv. TNA daripada Bahagian dan PBT

v. Lain-lain kaedah pengenalpastian yang bersesuaian.

5.2.2 Peringkat Pihak Berkuasa Tempatan (PBT)

Kaedah pengumpulan data-data TNA di peringkat PBT yang akan

dilaksanakan oleh Ketua Jabatan PBT masing-masing diperoleh melalui

beberapa saluran seperti beriktu :

i. Arahan daripada stakeholder mengikut kesesuaian keperluan

kompetensi khusus PBT

ii. Pemerhatian Ketua Jabatan PBT ke atas keperluan functional PBT.

iii. Maklum balas daripada kakitangan PBT menerusi kajian keperluan

kursus seperti kaedah soal selidik.

iv. Lain-lain kaedah pengenalpastian yang bersesuaian.



15

5.3 Metodologi Latihan

Metodologi latihan yang diamalkan dan dipraktikkan dalam pengendalian kursus

telah dipelbagaikan bagi memberi impak maksimum kepada peserta. Antara

kaedah-kaedah yang digunakan adalah seperti berikut :

i. Ceramah

ii. Bengkel

iii. Latihan Dalam Kumpulan

iv. Role Play

v. Latih Amal

vi. Simulasi

vii. Game

viii. Lain-lain yang bersesuaian

5.4 Program Latihan dan Penjadualan Kursus

I

Program Latihan menyenaraikan secara spesifik latihan-latihan yang dirancang

dalam sesuatu tahun. Antara lain, ia mengandungi senarai latihan yang akan

diadakan. Objektif, badan / Institusi yang menganjurkannya, tempoh dan tarikh

serta kumpulan sasaran yang terlibat.

5.5. Peranan dan Tanggungjawab Bahagian Pentadbiran dan Latihan dalam POL

Tahunan.

Bahagian Pentadbiran dan Latihan bertanggungjawab atas POL Tahunan dalam

perkara-perkara berikut :

i. Bertindak sebagai Urus Setia kepada MJLK dan PPSM

ii. Menyelaras pelaksanaan POL Tahunan Kementerian

iii. Merancang dan melaksanakan kursus wajib seperti Kursus Induksi Modul

Khusus bagi pegawai dan kakitangan Kementerian dan PBT yang baru

dilantik.

iv. Merancang dan melaksanakan program latihan dalaman (in-house training)

bagi pegawai dan kakitangan di peringkat Kementerian.

v. Menyelaras dan menguruskan permohonan / pencalonan pegawai dan

kakitangan Kementerian untuk mengikuti latihan anjuran institusi latihan

swasta yang dirancang dalam POL Tahunan.

vi. Menyelaras dan menguruskan permohonan / pencalonan pegawai dan

kakitangan Kementerian untuk mengikuti kursus jangka pendek luar negara

di bawah anjuran Kementerian yang dirancang dalam POL Tahunan.



16

vii. Menyediakan Laporan Pelaksanaan Dasar Latihan Kementerian dua (2) kali

setahun iaitu sebelum 31 Julai setiap tahun untuk pelaksanaan dari Januari

hingga Jun dan sebelum 31 Januari setiap tahun berikutnya untuk

pelaksanaan Julai hingga Disember.

5.6 Peranan Ketua-Ketua Jabatan / Bahagian

Ketua-Ketua Jabatan PBT / Bahagian adalah bertanggungjawab ke atas POL

dalam perkara-perkara berikut :

i. Merancang dan mengenal pasti keperluan latihan pegawai di Jabatan /

Bahagian masing-masing selaras dengan Dasar Latihan Sumber Manusia

Sektor Awam menerusi kaedah penyediaan TNA yang bersesuaian.

ii. Mengurus dan melaksanakan latihan Kompetensi Khusus dan Pengukuhan

untuk pegawai dan kakitangan masing-masing yang dirancang dalam POL

Tahunan.

iii. Memastikan segala peruntukan yang diberikan diguna pakai bagi maksud

latihan dan dibelanjakan sepenuhnya mengikut peraturan kewangan yang

berkuatkuasa dari semasa ke semasa.

iv. Membuat penilaian Keberkesanan Kursus bagi menentukan kursus yang

diikuti oleh pegawai boleh membantu mencapai matlamat Bahagian dan

PBT..

v. Menyediakan Laporan Pelaksanaan Kursus oleh Bahagian Pentadbiran dan

Latihan setiap bulan bagi tujuan rekod dan penyediaan Laporan Prestasi

Latihan Tahunan.

vi. Memastikan kakitangan awam di bawah seliaan masing-masing mengikuti

sekurang-kurangnya 7 hari berkursus setahun berdasarkan takrif lathan

seperi Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 6 Tahun 2005.

5.7. Tanggungjawab Individu

Setiap kakitangan awam adalah bertanggungjawab ke atas POL Tahunan dalam

perkara-perkara berikut :

i. Menghadiri dan mengikuti kursus yang diluluskan atau ditetapkan dengan

penuh komitmen dan jaya.

ii. Memastikan menghadiri kursus sekurang-kurangnya 7 hari dalam setahun

iii. Mengemaskinikan Log Latihan yang telah disediakan dan mengemukakan

kepada Urus Setia Latihan PBT masing-masing bagi tujuan menyediakan

Laporan Kursus kepada Bahagian Pentabiran dan Latihan Kementerian.



17

iv. Mengambil inisiatif sendiri untuk meningkatkan ilmu pengetahuan dan

kemahiran dengan mencari peluang-peluang latihan yang disediakan oleh

Institusi Latihan Awam seperti INTAN, INSAN dan sebagainya.

v. Mengaplikasikan ilmu pengetahuan dan kemahiran yang diperoleh melalui

kursus ke dalam tugas harian dan berkongsi ilmu pengetahuan yang

diperoleh bersama rakan sekerja.

5.7 Pencalonan bagi Kursus yang dikendalikan oleh Bahagian Pentadbiran dan

Latihan

Permohonan penyertaan kursus dalam POL Tahunan adalah seperti berikut :

i. Pencalonan dibuat dan melalui Ketua Bahagian/ Ketua Jabatan PBT

masing-masing.

ii. Pencalonan dibuat berdasarkan kepada maklumat kursus / jadual kursus

yang dinyatakan dalam POL tahunan.

iii. Pemilihan terus calon adalah berdasarkan kepada kesesuaian kursus dengan

bidang tugas

5.8 Pengendalian Kursus

Kursus-kursus yang dirancang di bawah POL Tahunan akan dikendalikan oleh

Bahagian Pentadbiran dan Latihan Kementerian. Pengendalian kursus mesti

mematuhi semua Pekeliling Perbendaharaan dan Pekeliling Perkhidmatan yang

berkuat kuasa dari semasa ke semasa.

6. PENILAIAN LATIHAN

Setiap kursus yang dilaksanakan sama ada anjuran Bahagian Pentadbiran dan

Latihan Kementerian ataupun Urus Setia Latihan PBT masing-masing hendaklah

menyediakan Laporan Penilaian Kursus mengikut format yang telah ditetapkan.

Bahagian Pentadbiran dan Latihan Kementerian atau Urus Setia Latihan PBT yang

menganjurkan kursus hendaklah juga membuat Penilaian Keberkesanan Kursus ke

atas Pegawai dan kakitangan yang telah menghadiri kursus sama ada anjuran

Bahagian Pentadbiran dan Latihan Kementerian atau Urus Setia Latihan PBT dan

agensi luar pada 3 bulan selepas menghadiri kursus.

Laporan tersebut hendaklah direkodkan dan disimpan oleh Urus Setia Latihan

masing-masing untuk tujuan pengauditan khususnya untuk penarafan bintang

dalam System Star Rating (SSR).



18

7. MEKANISME PEMANTAUAN PELAN LATIHAN

Pemantauan pelaksanaan program latihan dilaksanakan menerusi kaedah

seperti berikut :

7.1 Mesyuarat Jawatankuasa Latihan Kementerian (MJLK)

MJLK diadakan dua (2) kali setiap tahun bertujuan mengkaji semula POL

Tahunan, merancang POL tahun berikutnya dan memantau prestasi

pelaksanaan POL Tahunan.

7.2 Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM)

PPSM merupakan jawatankuasa tertinggi peringkat Kementerian dalam

pemantuan dan pelaksanaan program latihan Kementerian. Panel ini akan

bersidang pada bulan Disember setiap tahun bagi meluluskan perancangan

program latihan tahun berikutnya dan memantau keberkesanan program

latihan Kementerian.

7.3 Laporan Prestasi Perbelanjaan dan Pelaksanaan Kursus

Bahagian Pentadbiran dan Latihan juga turut menjalankan pemantauan ke

atas prestasi perbelajanaan dan pelaksanaan kursus Jabatan / Bahagian.

Laporan tersebut perlu dikemukakan kepada Cawangan Latihan setiap

bulan bagi tujuan pemantauan perbelanjaan dan prestasi latihan mengikut

jadual yang telah diluluskan dalam PPSM.

8. PERUNTUKAN

Bagi melaksanakan Program Latihan Tahunan, jumlah peruntukan adalah

sekurang-kurangnya 1% daripada emolumen Kementerian. Pembahagian

peruntukan dibuat berdasarkan kepada objektif dan konsep latihan yang memberi

fokus kepada latihan kompetensi umum dan khusus. Manakala kursus jangka

pendek luar negara diperuntukan sebanyak RM 100 ribu daripada peruntukan

on-off Bahagian Pentadbiran dan Latihan.

9. PENUTUP

Adalah diharapkan POL ini dapat dijadikan sebagai panduan penghasilan POL

Tahunan dan memberi manfaat kepada semua warga Kementerian Kerajaan

Tempatan dan Perumahan Sabah bagi mencapai matlamat melahirkan pekerja yang

mahir dan terlatih dalam berbagai bidang di samping meningkatkan kecekapan

prrestasi dan produktiviti organisasi.

Dengan adanya POL ini juga diharap proses latihan di Kementerian dapat berjalan

lancar, teratur dan sistematik.

pelan operasi latihan - sabah.govsabah.gov.my/mlgh/pelan operasi latihan (pol).pdf · sebarang...

Documents