PEKELILING BENDAHARI BIL : 1/1995 (AM)

PEJABAT BENDAHARI

No Rujukan Fail : 100 - BBI (PTA 6/6) Tarikh Kuatkuasa : 01 Jan. 1996

Kepada semua, Ketua Unit Kewangan Penolong Pendaftar Bahagian/Kajian/Pusat/Unit ITM, Shah Alam Tuan/Puan, PEKELILING BENDAHARI (AM) BIL. 1 TAHUN 1995

PERATURAN/GARISPANDUAN MENGENAI PENGGUNAAN,PENGURUSAN DAN PENYENGGARAAN MOTOSIKAL HAKMILIK ITM Bersama-sama ini di sertakan Pekeliling di atas yang telah dipersetujui bersama pada mesyuarat 15 Disember,1995 untuk digunapakai mulai 1 Januari, 1996. Sila beri satu salinan kepada pemandu-pemandu motosikal Kajian/Bahagian/Pusat/Unit. Sekian, terima kasih. Yang Benar,

HAJAH SIHA SAAT Bendahari ITM

PERATURAN/GARISPANDUAN MENGENAI PENGGUNAAN,PENGURUSAN DAN PENYENGGARAAN MOTOSIKAL

HAKMILIK ITM

A. TUJUAN: Tujuan peraturan/garispanduan ini adalah untuk menyelaraskan dan menetapkan peraturan penggunaan,pengurusan dan penyenggaraan motosikal hakmilik ITM yang dibekalkan kepada Bahagian/Kajian/Pusat/Unit di ITM,Shah Alam. B. PERATURAN:

1. Penerimaan Motosikal Baru 1.1 Apabila Bahagian/Kajian/Pusat/Unit menerima motosikal baru dan

sebelum menggunakannya pastikan motosikal berkenaan telah diperiksa oleh Unit Bengkel,Bahagian Penyelenggaraan.

1.2 Bahagian/Kajian/Pusat/Unit hendaklah memastikan perkara-perkara

berikut ada semasa penyerahan motosikal dibuat:

a) Buku Log b) Buku Inden Minyak c) Daftar Harta d) Borang Contoh tandatangan untuk inden minyak e) Dua set kunci motosikal

1.3 Bahagian/Kajian/Pusat/Unit juga hendaklah memastikan tanda hakmilik ada

diletakkan pada motosikal.

2. Penempatan Motosikal

2.1 Semua motosikal hakmilik ITM hendaklah disimpan didalam kawasan ITM dibawah perlindungan dengan baik dan selamt pada masa tidak digunakn.

2.2 Bahagian/Kajian/Pusat/Unit perlu menyediakan tempat untuk menyimpan motosikal selepas digunakan.

3. Kawalan Keselamatan Motosikal

3.1 Bahagian/Kajian/Pusat/Unit hendaklah melantik seorang pegawai yang diberikuasa mengawal penggunaan dan keselamatan motosikal hakmilik ITM.

3.2 Satu set kunci motosikal hendaklah diberi pada pemandu dan satu set lagi disimpan disimpan di Bahagian/Kajian/Pusat/Unit dan dikawal oleh Pegawai yang telah diberikuasa.

3.3 Pegawai yang diberikuasa adalah bertanggungjawab sepenuhnya keatas motosikal berkenaan.

4. Pemandu dan Tugasnya

4.1 Pemandu yang dipilih mestilah mempunyai lessen memandu yang sah. 4.2 Pemandu hendaklah mempastikan motosikal di bawah jagaannya sentiasa disimpan dengan baik dan bersih.

4.3 Pemandu adalah juga dikehendaki mempastikan kenderaan sering di servis dan disenggarakan dengan betul.

4.4 Pemandu hendaklah melaporkan apa-apa kerosakan motosikal kepada

pegawai yang diberikuasa. 4.5 Jika berlaku kemalangan,pemandu hendaklah membuat laporan segera

di Balai Polis yang terdekat dalam tempoh 24 jam dan melaporkan perkara ini kepada pegawai yang diberikuasa.

4.6 Pemandu hendaklah memastikan yang ianya diberitahu akan tanggungjawab dan senarai tugasnya.

4.7 Pemandu boleh dikenakan surcaj dalam keadaan di mana berlaku kehilangan peralatan serta motosikal disebabkan kecuaiannya.

5. Penggunaan dan Penjagaan Motosikal

5.1 Motosikal ITM hendaklah digunakan khusus bagi tujuan rasmi sahaja. 5.2 Selepas tugas rasmi, motosikal hendaklah disimpan di

Bahagian/Kajian/Pusat/Unit. 5.3 Jika motosikal disalahgunakan untuk tujuan persendirian dan sekiranya

berlaku apa-apa kemalangan, pemandu adalah dipertanggungjawabkan ke atas segala tuntutan.

5.4 Pastikan tanda hakmilik ITM tidak dibuang untuk tujuan tertentu. Pegawai

yang diberikuasa adalah bertanggungjawab sepenuhnya ke atas perkara ini.

6. Penyelenggaraan Motosikal

6.1 Pegawai yang diberikuasa hendaklah mempastikan motosikal dihantar untuk diservis mengikut tempoh dan jumlah perbatuan yang disyorkan oleh pembuat.

6.2 Pegawai yang diberikuasa hendaklah mengambil tindakan segera ke atas laporan kerosakan yang dibuat oleh pemandu.

6.3 Pegawai yang diberikuasa setiap enam bulan sekali hendaklah mempastikan motosikal diperiksa oleh Unit Bengkel, Bahagian Penyelenggaraan.

6.4 Jika berlaku kerosakan, pegawai yang diberikuasa hendaklah menguruskan supaya motosikal berkenaan dihantar ke bengkel terdekat dan tuntutan bayaran balik kos servis boleh dibuat dengan mengemukakan resit kepada Unit Kewangan Bahagian/Kajian/Pusat/Unit masing-masing.

7. Penyelenggaraan Motosikal

7.1 Adalah menjadi tanggungjawab Pegawai yang telah diberikuasa untuk mempastikan buku log disediakan bagi setiap motosikal.

7.2 Semua butir-butir maksud perjalanan hendaklah dicalit dengan terperinci dan diselenggara dengan betul tiap-tiap hari seperti contoh dilampiran A.

7.3 Buku log hendaklah sentiasa dikemaskini dan ditandatangani oleh Pegawai yang telah diberikuasa.

8. Penyelenggaraan Buku Inden

8.1 Pegawai yang diberikuasa hendaklah mempastikan butir-butir berikut ada pada inden yang dikeluarkan:-

a) Nombor pendaftaran motosikal. b) Nombor akaun institut dengan syarikat yang membekal petrol. c) Nama dan nombor kad pengenalan pemandu.

8.2 Inden hendaklah ditandatangani olehpegawai yang telah diberikuasa yang mana contoh tandatangan telah didaftarkan.

8.3 Butiran didalam buku inden hendaklah dikemaskini didalam buku log.

9. Pelupusan/Penggantian Motosikal

9.1 Jika berlaku kerosakan dan tidak ekonomi dibaiki, prosidur-prosidur berikut perlu dipatuhi:-

9.1.1 Pegawai yang diberikuasa hendaklah menguruskan supaya motosikal diperiksa oleh Jurutera Kenderaan, Bahagian Penyelenggaraan.

9.1.2 Pastikan surat pengesahan tidak ekonomi dibaiki dikeluarkan oleh pihak Bahagian Penyelenggaraan.

9.1.3 Barang pelupusan KEW.300V seperti dilampiran B hendaklah disediakan.

9.1.4 Sijil Tidak Ekonomi Di Baiki hendaklah diperolehi daripada Jabatan

Kerja Raya terdekat yang ditandatangani oleh Jurutera Jentera yang berkelayakan seperti contoh dilampiran C.

9.1.5 Pegawai diberikuasa hendaklah menguruskan supaya laporan tidak

ekonomik dibaiki diserahkan kepada urusetia Jawatankuasa Pelupusan bagi tujuan pemeriksaan oleh Lembaga Pemeriksa.

10. Bayaran Petrol

10.1 Bayaran petrol menggunakan inden minyak. 10.2 Jika pemandu membeli petrol secara tunai menggunakan wang sendiri,

boleh menuntut bayaran balik dengan mengemukakan resit asal yang disahkan oleh pegawai yang diberikuasa.

10.3 Tuntutan bayaran balik hendaklah dibuat kepada Unit Kewangan

Pendaftar.

C. TARIKH KUATKUASA Tarikh kuatkuasa peraturan/garispanduan ini ialah mulai 1 Januari 1996.