PANDUAN PENGGUNA SISTEM PERSURATAN KEMAHASISWAAN

VERSI OKTOBER 2018

A. Untuk Mahasiswa

1. Ini adalah halaman depan sistem informasi kemahasiswaan yang beralamat di

fmipa.ulm.ac.id/kemahasiswaan. Di halaman depan ini Anda akan dihadapkan

dengan prompt login dengan captcha dan tombol register.

2. Anda dapat langsung login jika sudah mendaftar atau melakukan registrasi terlebih

dahulu. Berikut ini adalah antar muka yang tampil setelah tombol registrasi di klik.C

3. Berikut ini adalah halaman registrasi yang sudah di isi. Pastikan Anda mengisi data

dengan benar dan e-mail yang valid. Jika sudah lengkap klik tombol tambah.

4. Berikut ini contoh data registrasi yang sudah di klik tombol tambahnya. Anda dapat

memastikan lagi apakah sudah benar. Jika ada yang ingin diganti klik ubah dan jika

sudah benar klik tombol kembali. Anda akan kembali ke halaman awal dan dapat

melakukan login dengan data username dan password yang sudah dibuat.

5. Berikut ini adalah halaman login, jangan lupa mengetik captcha dengan benar lalu

tekan enter atau klik Login.

6. Berikut ini adalah daftar surat yang sudah dikirim. Tampilan ini adalah tampilan

awal yang muncul setelah Anda login.

7. Untuk mengajukan pembuatan surat baru, klik pada menu jenis surat pada menu

sisi kiri layar. Setelah di klik maka akan tampil jenis-jenis surat dan Anda dapat

memilih jenis surat yang akan diajukan sesuai keperluan.

8. Surat yang sudah diajukan baik yang berstatus dikirim, diterima, ditolak, ditolak

dengan revisi, selesai dan diambil akan dapat dilihat dengan klik pada menu data

surat di menu kiri layar. Setelah diklik, pilihlah submenu jenis surat yang ingin anda

lihat. Selain melihat, Anda juga dapat melakukan edit.

9. Menu utama berikutnya yaitu menu akun. Pada menu tersebut Anda dapat

melakukan ganti password dan logout dari sistem.

10. Untuk mengajukan salah satu surat, Anda dapat memilih salah satu submenu jenis

surat yang diinginkan. Berikut ini tampilan input jenis surat peminjaman ruangan.

Anda harus mengisi seluruh isian atau edit box yang ditandai *.

11. Isikan hingga selesai lalu klik tambah. Surat akan masuk ke pengajuan dengan

status awal dikirim.

12. Berikut ini adalah tampilan pengajuan surat izin.

13. Pada pengajuan surat izin ini, boleh diajukan surat izin kolektif. Surat izin kolektif

adalah surat izin yang diisi lebih dari 1 mahasiswa dalam satu surat. Klik tombol

add new pada data mahasiswa untuk menambahnya. Setelah selesai, klik tambah.

14. Berikut ini adalah contoh halaman pengajuan izin praktikum ulang / inhal.

15. Sama seperti surat izin perkuliahan, Anda juga dapat mengajukan surat izin secara

kolektif.

16. Berikut ini adalah antar muka pengajuan surat rekomendasi. Surat ini diperlukan

untuk mengajukan permohonan beasiswa atau mengikuti kegiatan kemahasiswaan

di luar kampus.

17. Halaman ke-2 dari antar muka pengajuan surat rekomendasi.

18. Berikut ini adalah tampilan pengajuan surat keterangan. Surat ini dibuat untuk

keperluan KTM hilang, pemutakhiran data BPJS dan sejenisnya.

19. Halaman ke-2 dari antar muka pengajuan surat keterangan.

20. Berikut ini adalah antar muka pengajuan surat keterangan masih kuliah.

21. Halaman ke-2 surat keterangan masih kuliah. Surat ini biasanya digunakan untuk

orang tua mahasiswa dalam pemberkasan gaji, perpanjangan masa beasiswa dan

lainnya.

22. Setelah menginputkan surat, mahasiswa perlu memantau status surat-surat

tersebut. Status surat awal adalah dikirim, kemudian bisa ditolak, diterima atau

ditolah dengan revisi. Status selanjutnya adalah selesai lalu diambil. Jika status

surat masih dikirim atau ditolak dengan revisi, maka mahasiswa boleh mengedit

surat tersebut dengan klik tanda pensil di kanan nama surat.

23. Berikut ini adalah contoh tampilan data surat rekomendasi.

24. Berikut ini adalah contoh tampilan edit surat rekomendasi. Cara ubah isi sama

dengan proses tambah pengajuan surat.

25. Jika perubahan yang diinginkan sudah selesai dilakukan, klik tombol simpan.

26. Fasilitas pengguna mahasiswa yang lain selain mengirim, melihat status dan edit

surat adalah edit data dan password. Fasilitas ini ada di group menu kiri Akun, lalu

pilih edit user/ganti password. Lakukan perubahan yang Anda perlukan lalu klik

simpan.

B. Operator

Menu-menu selanjutnya dalam panduan penggunaan ini hanya tersedia di fasilitas

operator. Menu pertama yang akan kita bahas adalah manajemen user.

1. Pengguna yang dapat melakukan registrasi sendiri hanya pada level mahasiswa.

Sedangkan pengguna operator, harus diregistrasikan oleh operator yang lain. Cara

menambah datanya sama persis dengan cara menambah data mahasiswa pada

tahap registrasi. Operator dapat memilih menu data user -> user, sehingga tampil

daftar pengguna. Klik tombol Tambah, lalu lakukan pengisian data dan klik simpan.

Selain menambah data pengguna, operator juga dapat melakukan edit data

maupun menghapus data yang sudah ada melalui tombol aksi bertanda pensil dan x di

setiap kanan record daftar pengguna.

Tombol tambah data

pengguna

27. Operator memiliki menu tabel data surat yang sama dengan tampilan pada

pengguna mahasiswa. Perbedaan pada operator adalah operator dapat mengganti

status setiap surat dan dapat melakukan print surat yang statusnya diterima.

28. Operator dapat melakukan edit data surat dengan klik pada tanda pensil di kanan

record tabel surat. Di sini operator dapat mengubah status surat menjadi status

lainnya selain dikirim.

Ubah status surat

29. Surat berstatus diterima dapat dicetak. Untuk melakukan pencetakan/print surat,

klik pada tanda kaca pembesar di tabel daftar surat untuk melihat data surat.

Sehingga muncul tampilan di bawah ini.

30. Gulung layar ke bawah sehingga tampil tombol print atau pada antar muka yang

tersedia tertulis cetak surat. Pilih tombol sesuai dengan keadaan surat dan sesuai

dengan pejabat yang akan menanda tangani surat tersebut.

31. Berikut ini adalah tampilan cetak surat setelah memilih tombol cetak surat. Operator

selanjutnya memilih menu cetak/print dari browser yang dipakai atau dengan

menekan ctrl+P.

Demikian panduan penggunaan aplikasi persuratan kemahasiswaan di fakultas MIPA

ULM. Panduan ini akan selalu diperbarui sesuai dengan perubahan atau update dari

aplikasi kemahasiswaan yang terjadi.