panduan pelaksanaan sistem penjaminan mutu
TRANSCRIPT
PANDUAN PELAKSANAANSISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL
UNIVERSITAS NEGERI PADANG
PENYUSUN:
TIM BPMI UNP
UNIVERSITAS NEGERI PADANG
2015
49
DAFTAR PUSTAKA
Anonymous. 2003. Higher Education Long Term Strategy. DirektoratJenderal Pendidikan Tinggi.
Anonymous. 2003. Pedoman Penjaminan Mutu DIKTI. DirektoratJenderal Pendidikan Tinggi.
Anonymous. 2003. Sistem Pendidikan Nasional. UU Nomor 20 Tahun2003.
Anonymous. 2003. Pedoman Penjaminan Mutu DIKTI. DirektoratJenderal Pendidikan Tinggi.
Anonymous. 2004. Instrumentasi Laporan Evaluasi Kinerja Jurusan.Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. Yogyakarta.
Anonymous. 2005. Praktik Baik Dalam Penjaminan Mutu PT. Buku 1-10. Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. Direktorat PembinaanAkademik dan Kemahasiswaan. Jakarta.
Anonymous. 2005. Standar Nasional Pendidikan. Peraturan PemerintahNomor 19 Tahun 2005.
48
pengelola satuan pendidikan.6. Pembubaran tim peningkatan mutu.
Pengelola satuan pendidikan membubarkan tim peningkatan mutu.7. Peningkatan mutu dengan mempertimbangkan rekomendasi tim
peningkatan mutu.Pengelola satuan pendidikan melakukan peningkatan mutu denganmempertimbangkan rekomendasi tim peningkatan mutu
i
KATA SAMBUTAN
Segala puji bagi Allah SWT, dengan izin-Nya buku PanduanPelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Internal telah dapat diterbitkansebagai bahan acuan dalam merancang, menjalankan dan memonitorkegiatan akademik di Universitas Negeri Padang (UNP). Lembagaseperti UNP sangat membutuhkan keberadaan buku PanduanPelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Internal untuk dijadikan landasanberpijak dalam menentukan dan meningkatkan mutu pembelajaran yangsudah dilaksanakan.
Kami menyadari bahwa penyusunan buku PanduanPelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Internal ini bukanlah pekerjaanyang ringan dan tidak bisa sekaligus selesai dengan sempurna. Olehkarena itu, dibutuhkan kritik dan saran untuk melahirkan konsep-konsepyang akurat dalam penyempurnaan buku ini.
Dengan terbitnya buku ini, saya sampaikan ucapan terima kasihkepada semua pihak yang membantu mengonsep, mengumpulkanbahan, menyelenggarakan semiloka sampai kepada penerbitannya,khususnya kepada unit Badan Penjaminan Mutu Internal (BPMI) UNPatas kerja kerasnya menyusun buku pedoman ini. Semoga bermanfaatbagi lembaga yang kita cintai ini.
Padang, Maret 2015Rektor,
Prof. Dr. Phil. Yanuar Kiram
ii
KATA PENGANTAR
Upaya peningkatan mutu perguruan tinggi terus menerusdilakukan oleh Universitas Negeri Padang. Salah satu upaya untuk ituadalah mengembangkan Penjaminan Mutu Internal (Internal QualityAssurance). Dengan Penjaminan Mutu ini diharapkan tumbuh budayamutu mulai dari; menetapkan, melaksanakan, mengevaluasi dan upayapeningkatkan (Continuous Quality Improvement) Standar PenjaminanMutu Internal Perguruan Tinggi (SPM-PT).
Guna melaksanakan penjaminan mutu di UNP, maka perlu adasuatu panduan sistem penjaminan mutu internal yang dapat dipahamiditingkat universitas, Fakultas, Jurusan serta program studi. Bukupanduan pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal inimenginformasikan tentang model dasar sistem penjaminan mutu,penentuan standar, pelaksanaan monitoring, evaluasi dan audit internalserta peningkatan mutu dan benchmarking.
Buku panduan sistem penjaminan mutu ini diharapkan dapatbermanfaat dalam mengembangkan berbagai aktivitas penjaminan mutudi tingkat universitas, fakultas, Jurusan serta program studi.
.
Padang, Maret 2015Pembantu Rektor I,
Prof. Dr. Agus Irianto
47
seluruh stakeholders. Rekomendasi ini berupa usulan tindakanyang sebaiknya dilakukan oleh pengelola satuan pendidikanuntuk mencapai standar mutu yang telah ditetapkan atauusulan standar mutu baru (hasil bechmarking) yang lebihtinggi daripada standar yang telah dicapai. Tim peningkatanmutu ini juga melakukan proses benchmarking.
Proses Benchmarking yang Dilakukan oleh Tim Peningkatan Mutusebagai berikut:
1. Pembentukan/penugasan tim peningkatan mutu.Pimpinan satuan pendidikan membentuk tim peningkatan mutu (ad-Hoc) atau menugaskan salah satu komponen struktur organisasipenjaminan mutu yang ada dengan menerbitkan SK.
2. Pengumpulan laporan monev + evaluasi diri + audit mutu +masukan stakeholders. Tim peningkatan mutu mengumpulkan datalaporan monitoring dan evaluasi, evaluasi diri, audit mutu, danmasukan dari stakeholders.
3. Analisis data temuan dan benchmarking Tim peningkatan mutumenganalisis data laporan monitoring dan evaluasi, evaluasi diri,audit mutu, dan masukan dari stakeholders serta melakukanbenchmarking.
4. Perumusan rekomendasi peningkatan mutu.Tim peningkatan mutu merumuskan rekomendasi tindakanpeningkatan mutu.
5. Penyerahan rekomendasi peningkatan mutu.Tim Peningkatan Mutu menyerahkan rekomendasi kepada
46
C. Prosedur Peningkatan MutuSiklus penjamin mutu tahapnya didahului dengan kegiatan
monitoring dan evaluasi, evaluasi diri, dan audit mutu akademikinternal. Dalam hal standar mutu yang ditetapkan telah dicapai,peningkatan mutu dilakukan dengan penetapan standar barumelalui proses benchmarking.1. Penetapan Standar Baru melalui Benchmarking.
Penetapan standar baru perlu dilakukan dalam rangkapeningkatan mutu satuan pendidikan setelah dipenuhinyastandar mutu lama. Penetapan standar mutu baru ini salahsatunya dapat dilakukan melalui proses benchmarking.Benchmarking tidak hanya sekedar memindahkan sistem mutusatuan pendidikan benchmark ke satuan pendidikan yangmelakukan benchmarking, tetapi masih perlu dilakukanpenyesuaian, penyempurnaan, dan kiat untukmengimplementasikannya karena budaya dan potensi sumberdaya yang berbeda.
2. Prosedur Peningkatan MutuKegiatan Peningkatan mutu dalam suatu siklus dimulai denganpembentukan tim peningkatan mutu oleh satuan pendidikanatau dapat juga menugaskan salah satu komponen dalamstruktur organisasai penjaminan mutu yang ada. Tim inibertugas menyusun rekomendasi peningkatan mutu yangdiajukan kepada pengelola satuan pendidikan. Rekomendasipeningkatan mutu disusun berdasarkan hasil laporanmonitoring dan evaluasi, evaluasi diri, dan audit mutu baikinternal maupun eksternal serta memperhatikan masukan dari
iii
DAFTAR ISI
KATA SAMBUTAN …………………………………………….. i
KATA PENGANTAR ………………………………………..…. ii
DAFTAR ISI …………………………………………………….. Iii
BAB I PENDAHULUAN……………………………………….. 1
BAB II PERNYATAAN MUTU ……………………………… 3
BAB III MODEL DASAR SISTEM PENJAMINAN MUTUINTERNAL (SPMI-UNP)……………………………... 4
A. Keterkaitan SPMI-UNP dengan Sistem-sistem Lain yangTerkait................................................................................. 4
B. Rumusan Model Dasar SPMI-UNP ................................... 6C. Model Dasar SPMI-UNP ................................................... 8
BAB IV PENETAPAN STANDAR …………………………..... 10A. Gambaran Umum Standar ……………………………..... 10B. Lingkup Standar ………………………………………..... 11C. Mekanisme Penetapan Standar ………………………….. 11
BAB V PELAKSANAAN DAN MONITORING ……………. 14A. Kerangka Pelaksanaan SPMI-UNP ................................... 14B. Organisasi SPMI-UNP........................................................ 15C. Prosedur Pelaksanaan Monitoring……………………….. 18
BAB VI EVALUASI DIRI DAN EVALUASI MUTUAKADEMIK INTERNAL …………………………… 22
A. Evaluasi Diri …………………………………………….. 22B. Audit Mutu Akademik Internal (AMAI) ………………... 27
iv
BAB VII PENINGKATAN MUTU DAN BENCHMARKING… 37A. Peningkatan Mutu ……………………………………….. 37B. Benchmarking …………………………………………… 38C. Prosedur Peningkatan Mutu ……………………………... 46
DAFTAR PUSTAKA……………………………………………. 49
45
Gambar 5. Langkah-langkah dalam siklus Benchmarking
44
program studi tertentu ataupun satu unit atau fakultastertentu, baik di dalam maupun di luar negeri.
Hasil dari proses benchmarking dapat berupa:1) Proses atau prosedur yang baru untuk standar atau target
yang tetap/lama:2) Situasi ini dapat terjadi apabila target atau standar yang
telah ditetapkan ternyata sulit untuk dicapai atau proses/metodenya gagal terus mencapai standar tersebut.
3) Standar baru yang lebih baik:4) Keadaan ini dapat terjadi dalam upaya meningkatkan mutu
dengan memperbaiki atau meningkatkan standar yang telahtercapai.
5) Proses atau prosedur baru dan standar baru6) Hal ini dapat terjadi saat belum pernah dibuat standar atau
prosedur sebelumnya, jadi merupakan suatu kegiatan atautolok ukur yang baru.
1
BAB IPENDAHULUAN
Buku panduan pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu InternalUniversitas Negeri Padang (SPMI-UNP) ini digunakan sebagai dasarbagi fakultas dan jurusan/program studi di lingkungan UniversitasNegeri Padang dalam melaksanakan Sistem Penjaminan Mutu Internal,khususnya dalam bidang akademik. Dengan kata lain buku inimerupakan pedoman praktis bagi sivitas akademika Universitas NegeriPadang untuk memulai pelaksanaan SPMI. Buku panduan pelaksanaanSPMI-UNP ini disusun oleh BPMI UNP, yang dimulai denganpelaksanaan seminar dan lokakarya, dan juga dengan mempedomanibuku panduan SPM-PT yang diterbitkan oleh Direktorat JenderalPendidikan Tinggi.
SPMI-UNP dilaksanakan secara bertahap sesuai dengankesiapan universitas, fakultas, jurusan/program studi di lingkunganUNP. Pelaksanaan SPMI-UNP dimulai pada bidang pendidikan danpengajaran terlebih dahulu, baru kemudian dikembangkan di bidangpenelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Dengan demikian dapatmencakup keseluruhan kegiatan akademik.
Setelah mampu melaksanakan SPMI di bidang akademik,kemudian dapat dikembangkan ke bidang manajemen.Tujuan akhirSPMI-UNP untuk seluruh bidang yang terkait dengan pengelolaanperguruan tinggi secara keseluruhan sehingga sangat erat dengankesehatan organisasi.
2
Buku panduan pelaksanaan SPMI-UNP ini berisi tentangprinsip-prinsip praktis implementasi SPMI-UNP, yang memuat dua halpokok, yaitu:1. Model dasar SPMI-UNP, yang menjelaskan prinsip siklus dan
komponen kegiatan SPMI-UNP.2. Pokok-pokok pengetahuan tentang pelaksanaan SPMI-UNP.
Model dasar ataupun pokok-pokok pengetahuan yangdiuraikan dalam buku ini merupakan panduan bagi fakultas danjurusan/program studi di lingkungan UNP yang akan memulai ataupunmengembangkan SPMI di lingkungannya masing-masing.
43
secara bertahap, barangkali diperlukan penyesuaian-penyesuaian terhadap rencana untuk dapat mengatasihalangan dan persoalan yang muncul. Juga para pelaksanamemerlukan umpan balik dari mereka yangberkepentingan terhadap proses dan hasilnya(stakeholders).
Kesenjangan standar mungkin saja tidak dapat dihilangkankarena target organisasi terus saja berkembang danmemperbaiki diri. Yang lebih penting dari semata-matamengejar kesenjangan adalah menjadikan benchmarkingsebagai suatu kebiasaan, yang akan mendorong untuk terusmemperbaiki diri. Jika perlu bahkan dapat dibuat atau dibentuksuatu departemen atau divisi tersendiri yang bertanggung jawabmelaksanakan benchmarking secara terus menerus(berkelanjutan).
Benchmarking dapat dilakukan secara:1) Internal benchmarking, dilakukan di dalam lingkup
perguruan tinggi itu sendiri. Bisa dilakukan internalbenchmarking antar program studi dalam satu fakultas, atauantar unit atau fakultas dalam satu perguruan tinggi itusendiri. Dalam kenyataan pasti bisa diperbandingkanstandar antar mereka atau untuk memperbandingkanstandar kualitas yang dipakai.
2) External benchmarking, dilakukan dengan benchmarkingterhadap lembaga atau PT lain, baik yang menyangkut satu
42
atau proses yang dikunjungi sehingga informasi yang didapatakan lebih lengkap.
e. Analisis DataKegiatan analisis data adalah:
1) Membandingkan data yang diperoleh dari proses yang di-benchmark dengan data proses yang dimiliki (internal)untuk menentukan adanya kesenjangan (gap) di antaramereka, membanding-kan situasi kualitatif misalnyatentang sistem, prosedur, organisasi, dan sikap.
2) Mengindentifikasi mengapa terjadi kesenjangan(perbedaan) dan apa saja yang dapat dipelajari dari situasiini. Satu hal yang sangat penting adalah menghindari sikappenolakan; jika memang ada perbedaan yang nyata makakenyataan itu harus dapat diterima dan kemudian disadaribahwa harus ada hal-hal yang diperbaiki.
f. Merumuskan Tujuan dan Rencana TindakanKegiatan ini meliputi:1) Menentukan target perbaikan terhadap proses. Target-
target ini harus dapat dicapai dan realistis (waktu, sumberdaya, dan kemampuan yang ada saat ini; juga sebaiknyaterukur, spesifik)
2) Menyerahkan target perbaikan yang telah ditetapkankepada pelaksana penjaminan mutu (executive) yang akanmemantau kemajuan dan mengidentifikasi persoalan-persoalan yang timbul. Ukuran dan standar dievaluasi
3
BAB IIPERNYATAAN MUTU
“Dengan komitmen yang tinggi dan upaya perbaikan mutu secaraberkelanjutan untuk memenuhi kepuasan pelanggan serta berlandaskannilai-nilai luhur budaya nasional Universitas Negeri Padang:a. Penetapan dan pemenuhan standar pengelolaan pendidikan di UNP
secara konsisten dan berkelanjutan, sehingga stakeholdersmemperoleh kepuasan.
b. Kompetensi lulusan yang harus dimiliki lulusan disaatmenyelesaikan studi, mencakup 5 kompetensi minimal yaituMotivation, Attitude, Skill, Ability dan Knowledge. Setiapjurusan/bagian/program studi menetapkan kompetensi bagi setiaplulusannya, antara lain menghasilkan lulusan yang santun, sehatjasmani dan rohani, memiliki daya saing tinggi, dan mampumenyesuaikan diri terhadap perkembangan dan perubahan global.
c. Indikator Kinerja, yaitu standar kinerja yang diperuntukkan bagiFakultas/Pascasarjana/jurusan/bagian/program studi terdiri dari 10standar minimal mutu (Mutu Input Mahasiswa, Mutu Mahasiswa,Mutu Lulusan, Sumberdaya Manusia, Mutu Kurikulum, MutuProsesPembelajaran, Mutu Infra-struktur dan Fasilitas Fisik, MutuAtmosferAkademik, Mutu Keuangan, Mutu Kebijakan)
4
BAB IIIMODEL DASAR
SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL (SPMI-UNP)
A. Keterkaitan SPMI-UNP dengan Sistem-sistem Lain yangTerkait
Sistem penjaminan Mutu Internal UNP merupakan konsepmulti stakeholders sebagaimana terlihat pada gambar berikut.
Sumber: Pedoman Penjaminan Mutu (quality assurance)pendidikan tinggi (DIKTI, 2003)
Gambar 1. Keterkaitan SPMI UNP dengan Sistem Lain
Masyarakat Luas, Setempat,Sekitar, Nasional, Dunia
InstitusiPendidikan
TinggiDirektorat JenderalPendidikan Tinggi
41
yang bertugas dapat pula melakukan wawancara denganpihak yang berkepentingan terhadap proses tersebut (dapatpula dipandang sebagai pelanggan) tentang tuntutan dankebutuhan mereka dan menghubungkan atau mengkaitkantuntutan tersebut kepada ukuran dan standar kinerja proses.
4) Menentukan ukuran-ukuran atau standar yang paling kritisyang akan secara signifikan meningkatkan mutu proses danhasilnya. Juga dipilih informasi seperti apa yang diperlukandalam proses benchmarking ini dari organisasi lain yangmenjadi tujuan benchmarking.
c. Menentukan kepada Siapa akan Dilakukan BenchmarkTim Peningkatan Mutu kemudian menentukan organisasi yangakan menjadi tujuan benchmarking ini. Pertimbangan yangperlu adalah tentunya memilih organisasi lain tersebut yangmemang dipandang mempunyai reputasi baik bahkan terbaikdalam kategori ini.
d. Pengumpulan Data/KunjunganPengumpulkan data tentang ukuran dan dimulai dengan
mencari informasi tentang organisasi sasaran benchmarkingyang telah dipublikasikan.
Setelah itu baru dilanjutkan dengan kunjungan langsung(site visit). Kegiatan benchmarking adalah mengamati prosesyang menggunakan ukuran dan standar yang berkaitan dengandata internal yang telah diidentifikasi dan dikumpulkansebelumnya. Tentu akan lebih baik jika ada beberapa obyek
40
1. Proses Benchmarking
Proses benchmarking biasanya terdiri dari enam langkah yaitu:a. Menentukan Apa yang Akan Di-benchmark
Kegiatannya meliputi:1) Mendefenisikan proses yang menjadi target2) Menetapkan batas target3) Menetapkan kegiatan secara sistematis4) Penentuan masuk (input) dan keluaran (output)
b. Menentukan Apa yang Akan DiukurKegiatan ini dimulai dengan;1) Memilih standar yang akan di benchmarking, yang paling
kritis dan besar kontribusinya terhadap perbaikan danpeningkatan mutu.
2) Me-review elemen-elemen dalam proses dalam suatu baganalir.
3) Mendiskusikan tentang ukuran dan standar yang menjadifocus. Contoh-contoh ukuran misalnya durasi waktupenyelesaian, waktu penyelesaian untuk setiap elemenkerja, waktu untuk setiap titik pengambilan keputusan,variasi-variasi waktu, jumlah aliran balik atau pengulangan,dan kemungkinan-kemungkinan terjadinya kesalahan padasetiap elemennya. Jika memang ada pihak lain (internal daneksternal) yang berkepentingan terhadap proses ini makatuntutan atau kebutuhan (requirements) mereka harusdimasukkan atau diakomodasikan dalam tahap ini. Tim
5
Sistem penjaminan mutu internal UNP dilakukan atas dasarpenjaminan mutu internal, penjaminan mutu eksternal, danperijinan penyelenggaraan program. Penjelasan ketiga unsurtersebut sebagai berikut.1. Penjaminan Mutu Internal
Penjaminan mutu internal adalah penjaminan mutu yangdilakukan oleh institusi (universitas, fakulatas, jurusan/programstudi). Parameter dan metode pengukuran hasil ditetapkanmelalui kesesuaiannya dengan visi dan misi UNP. Penjaminanmutu internal, fakultas dan jurusan/program studi dilingkunganUNP harus melakukan evaluasi internal yang disebut evaluasidiri secara berkala. Evaluasi diri dimaksudkan untukmengupayakan peningkatan kualitas berkelanjutan.Selanjutnya, sistem penjaminan mutu internal UniversitasNegeri Padang dalam buku ini disebut SPMI-UNP.
2. Penjaminan Mutu EksternalPenjaminan mutu eksternal di UNP dilakukan oleh BAN-
PT dan lembaga lain dengan cara yang ditetapkan oleh lembagaakreditasi yang melakukan. Parameter dan metoda mengukurhasil ditetapkan oleh lembaga akreditasi yang melakukannya.Akreditasi oleh lembaga akreditasi dimaksudkan untukmelakukan evaluasi eksternal untuk menilai kelayakan programdan pemberian saran dalam mengupayakan peningkatankualitas perguruan tinggi secara berkelanjutan. Penjaminanmutu eksternal selanjutnya disebut akreditasi.
6
3. Perijinan Penyelenggaraan Program (fakultas, jurusan/prodi)Perijinan penyelenggaraan fakultas, jurusan/program
studi diberikan oleh Dirjen Dikti untuk satuan pendidikan yangmemenuhi syarat penyelenggaraan program studi. Tata caradan parameter yang digunakan mengacu pada ketentuan DitjenDikti.
B. Rumusan Model Dasar SPMI-UNP1. Kajian Berdasarkan Perundang-undangan
Model dasar SPMI- UNP mengacu pada Undang-undangNomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasionaldan PP 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan(terlampir).
2. Model SPMI – UNPModel SPMI yang digunakan di UNP mengacu pada modelSPM – PT Dikti, sebagai berikut
39
benchmarking sebagai uji standar mutu. Maksudnya adalahmenguji atau membandingkan standar mutu yang telah ditetapkanterhadap standar mutu pihak lain, sehingga juga muncul istilahrujuk mutu.
Benchmarking, ini adalah proses mempelajari, mengamatiorang lain atau organisasi lain dan mengadaptasi praktik-praktikbaik mereka untuk dapat diterapkan dalam organisasi sendiri. Lebihdaripada sekedar penetapan tujuan, benchmarking dipergunakanuntuk memahami proses yang dipakai untuk mencapai hasil-hasilyang terbaik tersebut.
Pada dasarnya, benchmarking adalah suatu cara belajar dariorang lain secara sistematis, dan mengubah apa kita kerjakan.Benchmarking melibatkan penelitian dan pemahaman tentangprosedur kerja internal sendiri, kemudian mencari ”praktik terbaik”pada organisasi atau lembaga lain, kemudian mencocokkannyadengan yang telah diidentifikasi dan akhirnya mengadaptasipraktik-praktik itu dalam organisasinya sendiri untuk meningkatkankinerjanya.
Tiga pertanyaan mendasar yang akan dijawab oleh prosesbenchmarking adalah:1. Seberapa baik kondisi kita sekarang? (Evaluasi Diri)2. Harus menjadi seberapa baik? (Target)3. Bagaimana cara untuk mencapai yang baik tersebut? (Rencana
Tindakan)
38
tercapai, maka harus segera dilakukan tindakan perbaikan untukmencapai standar tersebut. Sebaliknya apabila hasil evaluasi diridan audit menyatakan bahwa standar mutu yang ditetapkan telahtercapai, maka pada proses perencanaan berikutnya standar mututersebut ditingkatkan melalui benchmarking. Benchmarking adalahupaya pembandingan standar baik antar bagian internal organisasimaupun dengan standar eksternal secara berkelanjutan dengantujuan untuk peningkatan mutu.
Tujuan peningkatan mutu adalah untuk pencapaian standarmutu yang telah ditetapkan bagi satuan pendidikan yang belummemenuhi standar tersebut, sedangkan bagi satuan pendidikan yangtelah memenuhi standar mutu, peningkatan mutu bertujuan untukpeningkatan standar baru, dan yang tidak kalah pentingnya adalahdalam rangka pemuasan stakeholders.
B. BenchmarkingBenchmarking adalah pendekatan yang secara terus menerus
mengukur dan membandingkan produk barang dan jasa, dan proses-proses dan praktik-praktiknya terhadap standar ketat yangditetapkan oleh para pesaing atau mereka yang dianggap ungguldalam bidang tersebut. Dengan melakukan atau melaluibenchmarking, suatu organisasi dapat mengetahui telah seberapajauh mereka dibandingkan dengan yang terbaiknya.
Benchmarking adalah suatu kegiatan untuk menetapkanstandar dan target yang akan dicapai dalam suatu periode tertentu.Benchmarking dapat diaplikasikan untuk individu, kelompok,organisasi ataupun lembaga. Ada sebagian orang menjelaskan
7
Gambar 2. Model Dasar SPMI-UNP
Apabila dicermati lebih dalam, maka dapat dicatatbeberapa kata kunci di dalam praktik baik tersebut, yaitu:1. Standar2. Pelaksanaan3. Evaluasi
-Akreditasikesternal
-AuditBenchmarking
8
C. Model Dasar SPMI-UNPModel dasar SPMI-UNP dapat dinyatakan dalam suatu
model siklus dan komponen kegiatan sebagai berikut.
17
STANDARMUTU
EVALUASIDIRI
BENCHMARKING
EVALUASI KOLEGAEKSTERNAL(AUDIT MUTU
AKADEMIK INTERNAL)
2
1 3
4
5
6
Gambar 3. Model Dasar SPMI-UNP
11
66 44
3
22
55
11
66 44
33
22
55
11
66 44
33
22
55
11
CapaianPeningkatanMutu
KeteranganKeterangan ::1.1. Penetapan StandarPenetapan Standar2.2. PelaksanaanPelaksanaan3.3. Evaluasi DiriEvaluasi Diri4.4. EvaluasiEvaluasi KolegaKolega
EksternalEksternal (Audit(Audit MutuMutuAkademikAkademik InternalInternal))
5.5. Peningkatan MutuPeningkatan Mutu6.6. BBenchmarkingenchmarking
Gambar 4. Model Capaian Mutu Berkelanjutan
37
BAB VIIPENINGKATAN MUTU DAN BENCHMARKING
A. Peningkatan MutuProses penjaminan mutu adalah memastikan bahwa mutu
yang dijanjikan dapat terpenuhi dan usaha peningkatan mutuberkelanjutan melalui kegiatan, monitoring dan evaluasi (MONEV),evaluasi diri, audit, dan benchmarking.
Siklus penjaminan mutu dimulai dengan penetapan standarmutu yang ingin dicapai dalam kurun waktu tertentu danselanjutnya standar ini dilaksanakan dengan upaya semaksimalmungkin agar dapat terpenuhi. Untuk melihat kemajuanpelaksanaan standar tadi dan untuk memastikan bahwa arahpelaksanaan ini sesuai dengan rencana, perlu dilakukan monitoringdan evaluasi. Evaluasi diri dilakukan terutama untuk melihatkekuatan dan kelemahan satuan pendidikan kaitannya dengan upayapemenuhan standar. Tahapan selanjutnya adalah Audit MutuAkademik Internal untuk melihat kepatuhan terhadap standar mutuyang telah ditetapkan. Hasil-hasil yang diperoleh dari tahapanmonitoring dan evaluasi, evaluasi diri, dan audit mutu internal sertaditambah dengan masukan dari seluruh stakeholders, digunakansebagai pertimbangan di dalam melakukan peningkatan mutu.
Ada dua macam peningkatan mutu yaitu peningkatan mutuuntuk mencapai standar mutu yang ditetapkan dan peningkatanmutu dalam konteks peningkatan standar mutu yang telah dicapaimelalui benchmarking. Apabila hasil evaluasi diri dan auditmenunjukkan bahwa standar mutu yang telah ditetapkan belum
36
merekomendasikan kebijakan dan peraturan akademik yangbaru.
i) Pemantauan Pelaksanaan Audit Mutu Akademik Internal(AMAI)
BPMI melakukan a) audit pelaksanaan penjaminanMutu Akademik tingkat Fakultas, b) pemantauan pelaksanaanAudit Mutu Akademik Internal Tingkat Fakultas, c)pemantauan pelaksanaan tindakan koreksi, d) penyusunanrencana peningkatan sistem penjaminan mutu akademik,serta melaporkan hasil kerjanya kepada Rektor melaluiPembantu Rektor I Bidang Akademik.
j) Perencanaan yang Berorientasi pada out comesPembantu Rektor I Bidang Akademik mempelajari
laporan BPMI, menyusun RKAT dalam ruang lingkuptugasnya, serta menyampaikannya kepada Rektor. Rektormeminta masukan tentang RKAT kepada Senat Universitas.
k) Peningkatan Mutu AkademikPembantu Rektor I Bidang Akademik melakukan
tindak lanjut peningkatan akademik.l) Penyempurnaan Sistem Penjaminan Mutu Akademik
BPMI melakukan penyempurnaan sistem penjaminanmutu akademik.
9
Agar mudah melaksanakan model dasar SPMI-UNP tersebutdiperlukan pemahaman dan pengetahuan tentang siklus komponendan kegiatan sebagai berikut.1. Penetapan Standar2. Pelaksanaan (termasuk monitoring)3. Evaluasi Diri4. Evaluasi Kolega Eksternal (dalam bab-bab selanjutnya disebut
Audit Mutu Akademik Internal)5. Peningkatan Mutu (termasuk benchmarking)
Dasar-dasar pemahaman dan pengetahuan tentangkomponen kegiatan di atas dapat dilihat pada bab-bab berikut.
10
BAB IVPENETAPAN STANDAR
A. Gambaran Umum StandarPenjaminan mutu internal UNP adalah proses penetapan
dan pemenuhan standar pengelolaan pendidikan di UNP secarakonsisten dan berkelanjutan, sehingga stakeholders memperolehkepuasan.
Standar dibutuhkan oleh UNP sebagai (1) acuan dasardalam rangka mewujudkan visi dan menjalankan misinya, antaralain meliputi kriteria dan kriteria minimal dari berbagai aspekyang terkait dengan penyelenggaraan pendidikan tinggi. (2)Memacu UNP agar dapat meningkatkan kinerjanya dalammemberikan layanan yang bermutu dan sebagai perangkat untukmendorong terwujudnya transparansi dan akuntabilitas publikdalam penyelenggaraan tugas pokoknya. (3) Merupakankompetensi/ kualitas minimum yang dituntut dari lulusan, yangdapat diukur dan dapat diuraikan menjadi parameter dan indikator.
Standar perlu dievaluasi dan direvisi/ditingkatkan melaluibenchmarking secara berkelanjutan. Beberapa acuan yangdipedomani dalam penetapan Standar antara lain PeraturanPemerintah Nomor 19 tahun 2005 tentang Standar NasionalPendidikan (SNP), Undang-undang Nomor 20 tahun 2003 tentangSistem Pendidikan Nasional (SNP), BAN PT, SPM–PT, (AUN-QA).
35
b) Penyiapan Tim Audit Mutu Akademik InternalMP-AMAI membentuk Tim Audit Mutu Akademik
Internal tingkat fakultas dan mengkoordinasi pelatihan auditinternal. MP-AMAI dapat meminta bantuan teknis untukpelatihan tersebut kepada auditor mutu akademik tingkatuniversitas melalui BPMI.
c) Penunjukan Tim Audit Mutu Akademik Internal (AMAI)Dekan menetapkan SK pengangkatan Tim Audit Mutu
Akademik Internal (AMAI).d) Perencanaan Audit Mutu Akademik Internal
Tim AMAI merencanakan dan menyusun prosedur daninstrumen Audit Mutu Akademik Internal.
e) Pelaksanaan Audit Mutu Akademik InternalTim AMAI melaksanakan Audit Mutu Akademik
Internal sesuai siklus audit.f) Penyerahan Laporan Audit Mutu Akademik Internal
Tim AMAI menyerahkan Laporan Audit MutuAkademik Internal (AMAI) dan Permintaan TindakanKoreksi (PTK) kepada Dekan dan diteruskan kepada BPMIUNP.
g) Tindakan Koreksi oleh DekanDekan melakukan tindakan koreksi sesuai dengan PTK
dan melaporkan hasil tindakan koreksi kepada PembantuRektor I Bidang Akademik dan ditembuskan ke BPMI UNP.
h) Penyempurnaan Kebijakan dan Peraturan AkademikDekan melaporkan hasil evaluasi diri, hasil audit dan
tindak lanjut PTK kepada Senat Fakultas. Senat Fakultas
34
e) Penilaian tim auditor mengenai keluasan kesesuaianteraudit dengan standar sistem mutu yang berlaku dandokumen terkait,
f) Kemampuan sistem mutu untuk mencapai tujuan yangtelah ditentukan,
g) Daftar distribusi laporan audit.
Laporan audit dikirim secara berjenjang dariprodi/jurusan ke fakultas dan universitas. Laporan audit harusdiberi tanggal dan ditanda tangani oleh ketua tim auditor danpimpinan teraudit.
Audit dinyatakan selesai dan lengkap jika laporan audittelah diserahkan kepada BPMI, Rektor/Dekan memerintahkanteraudit untuk melakukan tindakan koreksi. Tindakan koreksiharus diselesaikan dalam periode waktu yang disepakati olehpimpinan teraudit setelah konsultasi
8. Prosedur Implementasi AMAI Fakultas/ Program Studi OlehAuditor Universitas/ Fakultas
Prosedur Implementasi AMAI Fakultas/Program Studi olehAuditor Universitas/Fakultas sebagai berikut:
a) Penunjukkan manejer program audit mutu akademik internal(MP-AMAI)Dekan menetapkan SK pengangkatan manejer program auditmutu akademik.
11
B. Lingkup StandarPemenuhan standar dilaksanakan berdasarkan peta mutu
pendidikan. UNP menetapkan 11 standar yang dikembangkan dariStandar Nasional Pendidikan (SNP) dan Sistem Penjaminan MutuPerguruan Tinggi (SPM-PT) mencakup:1. Standar isi2. Standar proses3. Standarkompetensi lulusan4. Standar pendidik dan tenaga kependidikan5. Standar sarana dan prasarana6. Standar pengelolaan7. Standar pembiayaan8. Standar penilaian9. Standar penelitian10. Standar pengabdian kepada masyarakat11. Standar kerjasama
C. Mekanisme Penetapan StandarPenetapan standar mutu UNP dirumuskan dan ditetapkan
dengan meramu visi perguruan tinggi, fakultas, jurusan/programstudi (secara deduktif) dan kebutuhan stakeholders (secarainduktif). Standar mutu, rumusannya harus spesifik dan terukuryaitu mengandung unsur ABCD (Audience, Behavior,Competence, Degree). Jumlah butir standar dalam setiap jenisstandar ditentukan oleh universitas, fakultas dan jurusan/programstudi, sesuai dengan visi, misi dan kebutuhan stakeholders serta
12
urgensi dan kemampuan universitas, fakultas dan jurusan/ programstudi yang bersangkutan.
Mekanisme penetapan standar pada dasarnya dapatmengikuti tahap-tahap berikut:
(1) Pembentukan TimTim dibentuk sesuai dengan jenis standar yangakan disusun. Universitas, fakultas, jurusan atauprodi membentuk tim yang beranggotakan antaralain unsur pimpinan, unsur dosen, staf penunjang,dan profesional, dunia usaha, yang disetujui olehsegenap anggota satuan pendidikan.
(2) Analisis kebutuhan standarAnalisis kebutuhan standar diperlukan bagiuniversitas, fakultas dan jurusan/program studiyang belum mempunyai standar. Analisis akansangat bermanfaat dalam menentukan ruanglingkup, jenis dan jumlah butir standar yangdibutuhkan. Untuk fakultas dan jurusan/programstudi yang telah memiliki standar, penilaiankebutuhan ini dilakukan sebagai bagian daritindak lanjut atas hasil evaluasi terhadappenerapan standar.
33
yang akan dilaporkan. Hasil pengamatan ditelaah oleh ketuatim auditor dengan pimpinan teraudit. Semua ketidaksesuaiandari hasil pengamatan harus disepakati oleh ketua tim auditordan pimpinan teraudit.
4) Pertemuan PenutupanSebelum menyiapkan laporan audit, tim auditor
mengadakan pertemuan penutupan dengan teraudit. Tujuanutama pertemuan ini adalah untuk menyampaikan hasil audit.Catatan-catatan dalam pertemuan penutupan didokumentasikan.
5) Pembuatan laporan auditLaporan audit disiapkan dengan pengarahan ketua tim
auditor yang bertanggung jawab atas keakuratan dankelengkapannya.
Laporan audit berisi hasil pelaksanaan audit secaralengkap. Laporan audit harus diberi tanggal dan ditandatanganioleh ketua tim auditor dan pimpinan teraudit. Laporan auditberisi hal-hal berikut:
a) Tujuan dan lingkup audit,b) Rincian rencana audit, identitas anggota tim auditor dan
perwakilan teraudit, tanggal audit, dan identitas unitorganisasi teraudit,
c) Identitas dokumen standar yang dipakai dalam audit,antara lain: standar mutu akademik, dan manual mutuakademik teraudit,
d) Temuan ketidaksesuaian,
32
c) Menyampaikan ringkasan metode dan prosedur yangdigunakan dalam melaksanakan audit,
d) Menegaskan hubungan formal antara tim auditor danteraudit,
e) Mengkonfirmasikan ketersediaan sumber daya yangdiperlukan,
f) Mengkonfirmasikan jadwal pertemuan-pertemuan danpenutupan audit,
g) Mengklarifikasi setiap rencana audit yang tidak jelas.2) Pemeriksaan lapangan/Pengumpulan bukti:
a) Bukti dikumpulkan melalui wawancara, pemeriksaandokumen, pengamatan aktivitas dan keadaan di lokasi.Jika ada indikasi yang mengarah kepada ketidaksesuaiandicatat, walaupun tidak tercakup dalam daftarpengecekan dan diselidiki lebih lanjut. Hasil wawancaraharus diuji dengan mencari informasi tentang hal yangsama dari sumber lain yang independen.
b) Selama kegiatan audit, ketua tim auditor dapat mengubahtugas kerja tim auditor dan rencana audit denganpersetujuan teraudit. Hal ini diperlukan untuk menjaminpencapaian tujuan audit yang optimal.
c) Jika tujuan audit tidak tercapai, ketua tim auditormemberitahukan alasannya kepada teraudit.
3) Hasil Pengamatan AuditSemua hasil pengamatan audit didokumentasikan. Setelah
semua aktivitas diaudit, tim auditor menelaah semua hasilpengamatannya untuk menentukan adanya ketidaksesuaian
13
(3) Pengumpulan informasiPengumpulan informasi dilakukan untukmengidentifikasi Alternatif standar dianalisisdengan mempertimbangkan kondisi dankemampuan prodi, membandingkan denganstandar yang telah ada, ataupun benchmarking keluar universitas.
(4) Perumusan StandarStandar dirumuskan berdasarkan peraturan terkaityang ada, hasil evaluasi diri tentang kinerja yangsedang berjalan, masukan dari stakeholders, danhasil studi pelacakan (kalau diperlukan).
(5) Pengujian dan review standarSebelum disahkan, konsep standardisosialisasikan kepada seluruh sivitasakademika, guna mendapatkan umpan balik danlebih lanjut perumusan ulang oleh Tim
(6) Pengesahan StandarLebih lanjut standar perlu disahkan oleh senatdan pimpinan jurusan/prodi bersama dewandosen.
14
BAB VPELAKSANAAN DAN MONITORING
A. Kerangka Pelaksanaan SPMI-UNP
SPMI-UNP dilaksanakan secara eksternal oleh BAN PTdan secara Internal dilakukan oleh BPMI, GPMI dan UPMI
Jenis dokumen akademik untuk tingkat universitas danfakultas, meliputi: kebijakan akademik, standar akademik,peraturan akademik. Sedangkan untuk dokumen mutu adalahmanual mutu, manual prosedur.
Jenis dokumen akademik untuk jurusan/prodi meliputispesifikasi prodi, kompetensi lulusan, perangkat pembelajaran(silabus, hand out, perangkat evaluasi) dan sebagainya. Sedangkandokumen mutu jurusan/prodi adalah standar operasionalprosedur(SOP)/instruksi kerja, borang, dokumen pendukung.
Tabel 1. Jenis DokumenTingkat Dokumen
PerguruanTinggi
. Kebijakan Akademik
. Standar Akademik
. Peraturan Akademik
. Manual Mutu
. Manual Prosedur
31
7. Prosedur AMAI
a. Perencanaan AMAIRencana AMAI disusun oleh tim AMAI, disetujui oleh klien, dandikomunikasikan kepada klien secara berjenjangdari universitas,fakultas, jurusan/prodi. Rencana AMAI dirancang secara fleksibelagar dapat diubah berdasarkan informasi yang dikumpulkanselama AMAI dan memungkinkan penggunaan sumberdaya yangefektif. Rencana AMAI meliputi:1) Tujuan dan lingkup AMAI,2) Identifikasi individu yang bertanggung jawab langsung
terhadap tujuan dan lingkup AMAI,3) Identifikasi dokumen acuan yang berlaku, antara lain standar
sistem mutu dan manual mutu teraudit,4) Identifikasi anggota tim auditor,5) Tanggal dan tempat audit dilakukan,6) Identifikasi unit organisasi teraudit,7) Waktu dan lama AMAI untuk tiap aktivitas AMAI,8) Jadwal pertemuan yang diadakan dengan pimpinan teraudit,9) Jadwal penyerahan laporan AMAI.
b. Pelaksanaan Audit, meliputi:1) Pertemuan pembukaan bertujuan untuk:
a) Memperkenalkan anggota tim auditor kepada pimpinanteraudit,
b) Menelaah lingkup dan tujuan audit,
30
Tabel 4. Penjelasan sasaran atau objek AMAI
No Pihak Teraudit Obyek Teraudit
1
Para ketua,pengurusjurusan/prodi, dantim Penjaminanmutu akademikdari masing-masing jurusan
Visi, Misi, Tujuan Pendidikan,Spesifikasi Prodi, StrategiPelaksanaan, PelaksanaanPembelajaran, Evaluasi, dan ProsesTindakan Perbaikan.
2Dosen danmahasiswa
GBPP/silabus, MP, IK, SOP, Sarana-prasarana, Dokumen Pendukung,Borang
6. Fokus AMAIAMAI dapat dilakukan pada berbagai ranah satuan
pendidikan tetapi dengan fokus yang berbeda, yaitu:
a. Audit institusi/proses akademik, difokuskan padamanajemen.
b. Audit program studi/mata kuliah/program pembelajaran,difokuskan pada kepatuhan/ketaatan.
15
Fakultas . Kebijakan Akademik. Standar Akademik. Peraturan Akademik. Manual Mutu. Manual Prosedur
Jurusan/Bagian/Program Studi
. Spesifikasi Prodi
. Kompetensi Lulusan
. Program Pembelajaran (GBPP-SAP)
Untuk menjamin bahwa standar yang telah ditetapkanterpenuhi, maka diperlukan monitoring dan evaluasi, evaluasi diri,dan Audit Mutu Akademik Internal (AMAI), Audit MutuAkademik Internal (AMAI) adalah audit penjaminan dankonsultasi yang independen dan objektif terhadap kegiatanoperasional akademik atau proses akademik.
B. Organisasi SPMI-UNP
Organisasi SPMI-UNP dibentuk dari tingkat universitasBadan Penjamin Mutu Internal (BPMI), di tingkat fakultas GugusPenjamin Mutu Internal (GPMI) dan di tingkat jurusan UnitPenjamin Mutu Internal (UPMI).1. Organisasi SPMI-UNP di Tingkat Universitas
BPMI memiliki tugas, antara lain sebagai berikut.a. Merencanakan, melaksanakan, dan mengembangkan
penjaminan mutu.
16
b. Menyusun perangkat pelaksanaan penjaminan mutu.c. Memonitor dan mengevaluasi pelaksanaan penjaminan
mutu.d. Melaksanakan dan mengembang-kan audit internal.e. Melaporkan pelaksanaan penja-minan mutu kepada rektor .f. Menyiapkan SDM penjaminan mutu (auditor).g. Konsultasi, pendampingan, dan kerja sama di bidang
penjaminan mutu.h. Pengembangan sistem informasi penjaminan mutu.
2. Organisasi SPMI-Fakultas (GPMI)GPMI memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:a. Mengembangkan penjaminan mutu fakultas.b. Melakukan sosialiasi penjaminan mutu di jurusan/program
studi.c. Memonitor dan mengevaluasi pelaksanaan penjaminan
mutu.d. Melakukan konsultasi dan pendamping pelaksanaan
penjaminan mutu.e. Membahas dan menindaklanjuti laporan BPMI.f. Membuat evaluasi diri jurusan/prodi.g. Memperbaiki proses belajar mengajar.h. Mengirimkan hasil evaluasi diri ke dekan dan senat.
29
dapat mengidenti-fikasi kekuatan dan kelemahan dalamkebijakan, praktik, dan prosedur, sehingga dapat merumuskanusaha peningkatan mutu secara berkelanjutan.
4. Lingkup AMAI
Ruang lingkup AMAI melalui butir-butir sebagai berikut.
a. Spesifikasi program studi, tujuan pendidikan, dankompetensi lulusan
b. Kurikulum dan silabusc. Perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi proses
pembelajarand. Sarana-prasarana, dan sumber daya pembelajarane. Indikator keberhasilan proses pembelajaranf. Upaya perbaikan mutu berkelanjutan.
5. Sasaran atau Obyek AMAI
Sasaran atau obyek dari AMAI dapat dibedakan menjadidua, meliputi: (1) pihak teraudit; dan (2) obyek audit.
28
AMAI bagi jurusan atau prodi, memiliki tujuan antara lain:a. Untuk memastikan konsistensi penjabaran kurikulum dan
silabus dengan spesifikasi program studi, tujuan pendidikan dankompetensi lulusan.
b. Untuk memastikan konsistensi perencanaan, pelaksanaan, danevaluasi proses pembelajaran terhadap pencapaian kurikulumdan silabus.
c. Untuk memastikan kepatuhan perencanaan, pelaksanaan, danevaluasi proses pembelajaran terhadap manual prosedur (MP)dan instruksi kerja (IK) program studi.
d. Untuk memastikan kecukupan penyediaan sarana-prasarana dansumberdaya pembelajaran.
3. Fungsi AMAI
AMAI memiliki dua fungsi yaitu: (1) fungsi akuntabilitasyang dilakukan dalam kegiatan penjaminan; dan (2) fungsipeningkatan yang dilakukan dalam kegiatan konsultasi. Di dalammenjalankan fungsi akuntabilitas, AMAI melaksanakan kegiatanklarifikasi dan verifikasi yang independen dan objektif sebagaiupaya mempertahankan dan meningkatkan mutu kegiatanakademik. Kegiatan akademik tersebut harus sesuai denganstandar mutu akademik secara tepat dan efektif sertadilaksanakan secara bertanggung jawab. Fungsi akuntabilitas,meliputi kegiatan klarifikasi dan verifikasi yang independenobjektif. Fungsi peningkatan dilakukan untuk membantu unitkerja yang bersangkutan agar lebih memahami kondisinya, serta
17
3. Organisasi SPMI Jurusan/Program Studi (UPMI)UPMI bertugas, antara lain, sebagai berikut.a. Membantu pengurus jurusan/bagian, pengelola program
studi dalam kelancaran kegiatan akademik semester.b. Memonitor dan membahas proses belajar mengajar yang
sedang berlangsung serta mengevaluasi pembelajaran padaakhir semester.
c. Mengadakan rapat minimal sekali dalam dua bulan.d. Membuat laporan pelaksanaan belajar mengajar kepada
jurusan dan GPMI.
Kerangka organisasi penjaminan mutu internal dapat dilihat pada Tabel2 berikut.
Tabel 2. Kerangka Organisasi Penjaminan Mutu Internal
Tingkat Nama PelaksanaPenanggung jawabSistem Audit MutuInternal (AMAI)
Universitas Badan PenjaminanMutu Internal
Ketua BPMI
Fakultas Gugus PenjaminanMutu InternalFakultas
Ketua GPMI
Jurusan UnitPenjaminan MutuInternal Jurusan
Ketua UPMI
18
C. Prosedur Pelaksanaan dan MonitoringProsedur pelaksanaan dan monitoring SPMI adalah:1. Menyusun rencana dan jadwal pelaksanaan SPMI
BPMI menyusun dan menetapkan jadwal pelaksanaan SPMI –UNP bersama PR I
2. Pengiriman rencana dan jadwal pelaksanaan SPMI –UNPMengirimkan rencana dan jadwal pelaksanaan fakultas SPMI-UNP ke semua fakultas-fakultas.
3. Penunjukan penanggung jawab pelaksanaan sistem penjaminmutu dan pembentukan lembaga penjamin mutu difakultas(GPMI)Dekan menunjuk dan mengeluarkan SK pengangkatan untuk;(a) penanggung jawab dan pelaksana penjaminan mutuditingkat fakultas (GPMI) yatu ketua, sekretaris, anggota,dan ketua jurusan menunjuk dan mengeluarkan surat tugaspenanggung jawab dan pelaksana unit penjamin mutujurusan/prodi (UPMI) .
4. Pengesahan dokumen akademik tingkat fakultasSenat Fakultas (SF) mengesahkan dokumen akademik dandokumen mutu yang digunakan untuk SPMI
5. Penyusunan kompetensi lulusan dan spesifikasiKetua Jurusan (dan ketua program studi) menyusunkompetensi lulusan dan spesifikasi program studi. UPMI
27
6. Laporan Evaluasi DiriPembuatan laporan evaluasi diri disusun secara jelas danlengkap sesuai atribut evaluasi diri yang baik dan adarekomendasi untuk pengembangan jurusan/program studi.
7. Rekomendasi Peningkatan Mutu ProdiRekomendasi didasarkan pada evaluasi diri dan diarahkanuntuk ekspansi dan konsolidasi.
B. Audit Mutu Akademik Internal (AMAI)
1. Pengertian AMAISuatu pemeriksaan yang sistematis dan independent untukmenentukan apakah kegiatan menjaga mutu serta hasilnya telahdilaksanakan secara efektif sesuai dengan rencana yang ditetapkan.
2. Tujuan AMAITujuan AMAI secara umum adalah sebagai berikut:a. Memeriksa kesesuaian atau ketidaksesuaian unsur-unsur sis-
tem mutu dengan standar yang telah ditentukan;b. Memeriksa keefektifan pencapai-an tujuan mutu yang telah
ditentukan;c. Menemukan akar penyebab dari suatu ketidaksesuaian yang
ada;d. Memfasilitasi teraudit dalam penetapan langkah-langkah pe-
ningkatan mutu;e. Memfasilitasi teraudit memperbaiki sistem mutu;f. Memenuhi syarat-syarat peraturan/perundangan.
26
Tujuan dan cakupan evaluasi diri seharusnya disetujuipimpinan fakultas
e. Penyusunan rencana kerja serta jadwal pelaksanaanJadwal dan rencana kerja disampaikan kepada segenapanggota program studi
f. Pengumpulan informasi/data primer dan sekunder yangsesuai cakupan evaluasi diriPengumpulan informasi/data evaluasi diri dilakukananggota tim dibantu staf yang lain serta staf administrasi
g. Analisis data sesuai dengan standar; dengan SWOT atauyang lainAnalisis data sesuai dengan standar: dengan SWOT atauyang lain.
h. Meta AnalisisMeta analisis merupakan analisis keseluruhan terhadapberbagai analisis yang telah dilakukan
i. Pemaparan hasil evaluasi diri kepada segenap anggotasatuan pendidikanPemaparan evaluasi diri dilakukan untuk klarifikasi padasegenap anggota satuan pendidikan guna penyiapanpenyempurnaan dokumen
j. Penyempurnaan dokumen evaluasi diriPenyempurnaan dokumen dilakukan oleh tim
k. Penyerahan dokumen evaluasi diriKegiatan evaluasi diri diakhiri dengan Penyerahandokumen evaluasi diri dan saran pada pimpinan fakultas.
19
dapat membantu proses penyusunan kompetensi lulusan danspesifikasi program studi.
6. Evaluasi proses pembelajaran semesterUPMI melakukan pemantauan dan evaluasi programpembelajaran semester.
7. Penyusunan laporan evaluasi diriUPMI menyusun laporan evaluasi diri dan rencana tidak lanjutuntuk peningkatan mutu program pembelajaran danmelaporkannya kepada GPMI.
8. Perencanaan peningkatan mutu akademikGPMI mempelajari laporan UPMI dan menyusun rencanatindak lanjut untuk peningkatan mutu program pembelajaran.
9. Peningkatan mutu pembelajaranGPMI dan UPMI melaksanakan peningkatan mutu programpembelajaran.
10. Penunjukkan menejer program audit mutu akademik internal(MP-AMAI)Dekan menetapkan SK pengangkatan menejer program auditmutu akademik.
11. Penyiapan Tim Audit Mutu Akademik InternalMP-AMAI membentuk Tim Audit Mutu Akademik Internaltingkat fakultas dan mengkoordinasi pelatihan audit internal.MP-AMAI dapat meminta bantuan teknis untuk pelatihan
20
tersebut kepada auditor mutu akademik tingkat universitasmelalui BPMI internal (MP-AMAI).
12. Penunjukan Tim Audit Mutu Akademik Internal (AMAI)Dekan menetapkan SK pengangkatan Tim Audit MutuAkademik Internal (AMAI)
13. Perencanaan Audit Mutu Akademik InternalTim AMAI merencanakan dan menyusun prosedur daninstrumen Audit Mutu Akademik Internal.
14. Pelaksanaan Audit Mutu Akademik InternalTim AMAI melaksanakan Audit Mutu Akademik Internalsesuai siklus audit.
15. Penyerahan Laporan Audit Mutu Akademik InternalTim AMAI menyerahkan Laporan Audit Mutu AkademikInternal (AMAI) dan Permintaan Tindkaan Koreksi (PTK)kepada Dekan dan diteruskan kepada BPMI UNP.
16. Tindakan Koreksi oleh DekanDekan melakukan tindakan koreksi sesuai dengan PTK danmelaporkan hasil tindakan koreksi kepada Pembantu Rektor IBidang Akademik dan ditembuskan ke BPMI UNP.
17. Penyempurnaan Kebijakan dan Peraturan AkademikDekan melaporkan hasil evaluasi diri, hasil audit dan tindaklanjut PTK kepada Senat Fakultas. Senat Fakultas
25
Dengan demikian apabila budaya melakukan evaluasidiri telah terjadi maka program studi akan selalu siap dengandata yang selalu diperbaharui. Hal tersebut pada akhirnyasangat berguna dalam pengembangan program studi tersebut.
4. Cakupan Lingkup Evaluasi DiriCakupan lingkup evaluasi diri dilakukan sesuai dengan
komponen-komponen standar (mutu) yang telah ditetapkan diatas (14 komponen). Evaluasi diri dapat dilakukan denganmembandingkan kondisi riil dengan standar yang seharusnyadicapai.
5. Prosedur Evaluasi DiriProsedur evaluasi diri dilakukakan dengan langkah-
langkah sebagai berikut.a. Kesepakatan untuk mengadakan evaluasi diri
Program studi menetapkan periode dan waktu evaluasi diri.Pelaksanaan evaluasi diri dilakukan sesuai dengan satusiklus SPMI-UNP.
b. Pembentukan tim evaluasi diri di satuan pendidikanPembentukan tim evaluasi diri (sebaiknya berjumlah gasal)yang dapat diterima segenap anggota satuan pendidikan.
c. Penerbitan surat tugas dari pimpinan satuan pendidikanPemberian wewenang kepada tim dengan SK pimpinanFakultas
d. Penyusunan tujuan dan penetapan cakupan evaluasi diri
24
c. Keakuratan dataData bahan evaluasi diri harus akurat dan konsisten sertadisebutkan sumbernya sesuai dengan aspek yang dibahas.Data yang berlebihan dan tidak terkait dengan isu yangdibahas dapat menurunkan mutu evaluasi diri.
d. Kedalaman analisisKedalaman analisis dapat ditengarai dengan adanya benangmerah atau keterkaitan yang jelas antara permasalahanstrategis yang berhasil diidentifikasi dengan datapendukung yang dicantumkan. Penggunaaan metode-metode analisis seperti SWOT, Root-Cause Analysis atauyang lain serta metaanalisis akan sangat membantukedalaman analisis.
3. Peranan Evaluasi Diri dalam Peningkatan mutuEvaluasi diri pada suatu program studi merupakan
bagian integral dari proses perkembangan program studitersebut. Dari evaluasi diri dapat diketahui beberapa hal antaralain:a. Kekuatan, kelemahan, dan peluang suatu program studib. Prioritas pengembangan dan investasi pada suatu program
studic. Tingkat kesiapan program studi untuk evaluasi eksternald. Akuntabilitas program studi
21
merekomendasikan kebijakan dan peraturan akademik yangbaru.
18. Pemantauan Pelaksanaan Audit Mutu Akademik Internal(AMAI)BPMI melakukan: a) audit pelaksanaan penjaminan MutuAkademik tingkat Fakultas, b) pemantauan pelaksanaan AuditMutu Akademik Internal Tingkat Fakultas, c) pemantauanpelaksanaan tindakan koreksi, d) penyusunan rencanapeningkatan sistem penjaminan mutu akademik, sertamelaporkan hasil kerjanya kepada Rektor melalui PembantuRektor I Bidang Akademik.
19. Perencanaan yang Berorientasi pada out comesPembantu Rektor I Bidang Akademik mempelajari laporanBPMI, menyusun RKAT dalam ruang lingkup tugasnya, sertamenyampaikannya kepada Rektor. Rektor meminta masukantentang RKAT kepada Senat Universitas.
20. Peningkatan Mutu AkademikPembantu Rektor I Bidang Akademik melakukan tindak lanjutpeningkatan akademik.
21. Penyempurnaan Sistem Penjaminan Mutu AkademikBPMI melakukan penyempurnaan sistem penjaminan mutuakademik.
22
BAB VIEVALUASI DIRI DAN EVALUASI MUTU AKADEMIK
INTERNAL (AMAI)
A. Evaluasi DiriEvaluasi diri dan audit mutu akademik internal maka dapat
dipahami oleh segenap sivitas akademika untuk mengetahuikelebihan dan kelemahan jurusan/prodinya sehingga langkah-langkah perbaikan dan titik tekan pengembangan dapat dilakukandengan tepat. Pada akhirnya akan menghemat waktu pencapaiantingkat mutu yang dikehendaki. Kegiatan evaluasi diri dan auditmutu akademik internal dapat dikaitkan atau diikuti oleh evaluasieksternal atau akreditasi. Dengan evaluasi diri capaian kegiatandapat diketahui dengan pasti dan tindakan lebih lanjut untukmemperbaiki kinerja suatu kegiatan dapat ditetapkan sesuai denganvisi serta misi jurusan/prodi.1. Tujuan/Alasan Penyelenggaraan Evaluasi Diri
Tujuan/alasan/utama dilakukannya evaluasi diri adalahsebagai berikut.a. Mengetahui efektivitas penyelenggaraan suatu program
studi/institusib. Mendokumentasikan bahwa tujuan suatu program
studi/institusi terpenuhic. Menyediakan informasi tentang pelayanan suatu program
studi/institusi yang telah dilakukan yang akan bermanfaatbagi seluruh staf maupun pihak lain
23
d. Mempermudah kemungkinan perubahan suatu programstudi/institusi untuk peningkatan mutu serta efisiensi
e. Mengetahui kelebihan, kelemahan, peluang dan ancamansuatu program studi/institusi.
2. Ciri-ciri Evaluasi Diri yang BaikCiri-ciri evaluasi diri yang baik adalah sebagai berikut:a. Keterlibatan semua pihak
Penyusunan laporan evaluasi diri membutuhkan dukungandari berbagai pihak yang berkepentingan baik secarainternal maupun eksternal. Secara internal melibatkanpimpinan, staf dosen dan mahasiswa. Secara eksternalmelibatkan antara lain alumni, orang tua mahasiswa,asosiasi profesi, pengguna lulusan dan sebagainya. Disamping rincian keterlibatan maka bukti pendukungmisalnya; perjanjian, kesepakatan, MOU dan sebagainyaperlu dilampirkan.
b. KomprehensifLaporan evaluasi diri dikatakan komprehensif apabila dapatdipercaya secara logis dan didukung data yang relevan sertaakurat. Laporan mempresentasikan masalah yang berhasildiidentifikasi dan solusi yang ditawarkan berdasarkan datainternal maupun eksternal.