operasi perkhidmatan sokongan -...

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN

PEJABAT BENDAHARI

Kod Dokumen: UPM/OPR/BEN/AK020/AKN

Halaman: 1/12

No. Semakan: 00

No. Isu: 02

ARAHAN KERJA PENYEDIAAN LAPORAN DARIPADA GENERAL LEDGER

Tarikh: 03/01/2011

Tujuan: Arahan Kerja ini bertujuan untuk menunjukkan tatacara untuk mengeluarkan laporan-laporan

kewangan daripada modul General Ledger seperti berikut:

I. Summary T/Balance (Timbang Duga) II. Run User Defined yang merangkumi Laporan Bsheet (Kunci Kira-Kira), Laporan P&L (Pendapatan

dan Perbelanjaan) III. Penyata Ad-Hoc

I. SUMMARY T/BALANCE (TIMBANG DUGA)

1. Laporan Summary T/Balance (Timbang Duga) dikeluarkan mengikut kumpulanwang seperti berikut:-

(a) 01 - Kumpulanwang Mengurus (b) 02 - Kumpulanwang Kolej Kediaman (c) 03 - Kumpulanwang Tabung Penyelidikan (d) 04 - Kumpulanwang Pembangunan (e) 05 - Kumpulanwang Amanah (f) 06 - Kumpulanwang Penginapan dan Rekreasi (g) 07 - Kumpulanwang Pelaburan (h) 08 - Kumpulanwang Seminar, Kursus dan Lawatan sambil belajar (i) 09 - Kumpulanwang Pinjaman (j) 10 - Kumpulanwang Pelajar

2. Masuk ke menu utama Century Financials 6.4 seperti di skrin 1. Pilih Financial.

Skrin 1

DOKUMEN TIDAK TERKAW

AL


PEJABAT BENDAHARI


Halaman: 2/12

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


Tarikh: 03/01/2011

3. Pilih General Ledger. Rujuk skrin 2.

Skrin 2

4. Pilih Report seperti di skrin 3.

Skrin 3

5. Skrin seperti di skrin 4 akan terpapar. Pilih Summary T/Balance.


AL


PEJABAT BENDAHARI


Halaman: 3/12

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


Tarikh: 03/01/2011

Skrin 4

6. Skrin seperti di skrin 5 akan terpapar. Masukkan butiran seperti di langkah 6.a) hingga 6.f).

Skrin 5

a) Di ruangan Consolidated Account ID, taip kod kumpulanwang yang dikehendaki. Kod kumpulanwang

boleh didapati di langkah 1. Tekan butang Tab. b) Di ruangan Report Heading, edit nombor selepas perkataan PERIOD dengan tempoh setakat yang

dikehendaki. Tekan Tab.


AL


PEJABAT BENDAHARI


Halaman: 4/12

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


Tarikh: 03/01/2011

c) Di ruangan YEAR, masukkan tahun yang dikehendaki. Tekan butang Tab.

d) Di ruangan Period, masukkan bulan sepertimana yang dimasukkan di dalam langkah 6.b). Tekan

butang Tab.

e) Di ruangan Background, taip Y sekiranya ingin mencetak background, taip N sekiranya tidak ingin mencetak background.

f) Di ruangan Show Accounts With Zero Movement & Balance?, taip Y sekiranya bersetuju, N sekiranya

tidak bersetuju. Tekan F1. Skrin seperti di skrin 6 akan terpapar.

Skrin 6

7. Pengguna boleh mengeluarkan laporan yang disusun mengikut PTJ, Dasar atau Kod Akaun dengan

mengubah dipetak Ignore dan Sub-Total dan menaip Y atau N mengikut keperluan. Tekan F1.Rujuk skrin 7.

Skrin 7


AL


PEJABAT BENDAHARI


Halaman: 5/12

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


Tarikh: 03/01/2011

8. Sekiranya ingin mencetak laporan, pilih Printer. Tekan F1 dan pilih pencetak yang berkenaan. 9. Sekiranya ingin melihat di skrin web, pilih Brwsr. Rujuk skrin 8.

Skrin 8

II. RUN USER DEFINED – LAPORAN KUNCI KIRA-KIRA (BALANCE SHEET) A. LAPORAN B/SHEET (KUNCI KIRA-KIRA)

10. Rujuk langkah 2-4 sepertimana di bahagian I. 11. Pilih Run User Defined. Rujuk skrin 9.


AL


PEJABAT BENDAHARI


Halaman: 6/12

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


Tarikh: 03/01/2011

Skrin 9

12. Tekan F8 di ruangan Report untuk memilih laporan BSHEET Kunci Kira-Kira. Rujuk skrin 10.

Skrin 10


AL


PEJABAT BENDAHARI


Halaman: 7/12

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


Tarikh: 03/01/2011

13. Tekan F1. Rujuk skrin 11. Masukkan butiran di ruangan putih mengikut keperluan seperti di langkah 13.a)

hingga 13.g) dibawah:-

Skrin 11

a) di ruangan Year - taip tahun yang dikehendaki, tekan butang Tab b) di ruangan Period - taip bulan yang dikehendaki, tekan butang Tab c) di ruangan Day - taip haribulan yang dikehendaki, tekan Tab d) di ruangan Row Set - tidak perlu diubah kerana auto-sistem, tekanTab e) di ruangan Titles - boleh dipinda tajuk laporan mengikut kesesuaian atau keperluan, tekan Tab f) di ruangan Page Length - tidak perlu diubah g) di ruangan Background - tidak perlu diubah

14. Tekan F1. Skrin seperti di skrin 12 akan terpapar.

Skrin 12


AL


PEJABAT BENDAHARI


Halaman: 8/12

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


Tarikh: 03/01/2011

15. Tekan F1. Skrin 13 akan terpapar.

Skrin 13

16. Masukkan kod kumpulanwang (rujuk langkah 1 di bahagian I) di ruangan Summary Account ID. Tekan F1. 17. Tekan F1. Sekiranya ingin terus mencetak laporan, pilih Printer. Sekiranya ingin melihat laporan di skrin

web, pilih Brwsr. Rujuk skrin 14.

Skrin 14


AL


PEJABAT BENDAHARI


Halaman: 9/12

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


Tarikh: 03/01/2011

B. LAPORAN P&L (PENDAPATAN & PERBELANJAAN) 18. Rujuk langkah 2-4 di sepertimana di bahagian I. 19. Pilih Run User Defined. Rujuk skrin 15.

Skrin 15

20. Tekan F8 di ruangan Report, dan pilih P&L Penyata Pendapatan dan Perbelanj. Rujuk skrin 16.

Skrin 16

21. Langkah seterusnya rujuk langkah 13 hingga 17 bahagian II.


AL


PEJABAT BENDAHARI


Halaman: 10/12

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


Tarikh: 03/01/2011

III. PENYATA AD-HOC (CONTOH:- DETAIL TRANSACTION REPORT) 22. Rujuk langkah 2-4 di sepertimana di bahagian I. 23. Pilih Gl Transaction Detail – Transaction Format (Format 2). Rujuk skrin 17.

Skrin 17

24. Skrin seperti di skrin 18 akan terpapar. Klik pada butang View dan Search.

Skrin 18


AL


PEJABAT BENDAHARI


Halaman: 11/12

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


Tarikh: 03/01/2011

25. Taipkan kod yang berkaitan seperti yang diperlukan di ruangan Account Criteria. Contoh: sekiranya

memerlukan penyata untuk kod akaun L79990, taip *L79990*. Tekan Enter. Rujuk skrin 19.

Skrin 19

26. Masukkan tarikh transaksi yang dikehendaki di dalam ruangan Date Range From dan ruangan To. Tekan

OK.. Skrin seperti di skrin 20 akan terpapar.

Skrin 20


AL


PEJABAT BENDAHARI


Halaman: 12/12

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


Tarikh: 03/01/2011

27. Tekan pada gambar pencetak untuk memilih fungsi cetakan. Rujuk skrin 21. Sekiranya ingin melihat

penyata secara browser, pilih browser. Sekiranya ingin mencetak, klik pada butang Printer dan pilih pencetak yang berkenaan.

Skrin 21


AL

operasi perkhidmatan sokongan -...

Documents