noryanti binti hussin

PEMBANGUNAN SISTEM PENILAIAN PRESTASI

BERDASARKAN TEKNIK SKALA PERKADARAN BERGRAFIK

NORYANTI BINTI HUSSIN

UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA

iii

Khas buat abah dan emak tersayang,,

Hj Hussin B Hj Kahar dan Hjh Saniam Bt Hj Paiman.

Mak Long & Pak Long, Mak Uda & Pak Uda, Mak Uteh & Pak Uteh,

Mak Tam & Pak Tam, Mak Andak & Pak Andak.

Pak Anjang & Mak Anjang, Cik La, Pak Usu dan semuanya.

Terima kasih atas segalanya.

Tidak dilupakan rakan-rakan seperjuangan,

semangat kalian pendorong kejayaan.

Teristimewa buat ‘misai kucing’,

terima kasih atas semangat dan inspirasi yang diberi.

Moga segala impian menjadi kenyataan.

iv

PENGHARGAAN

Bismillahirrahmanirrahim. Alhamdulillah, syukur ke hadrat Ilahi kerana

dengan izin serta limpah kurniaNya dapat saya menyiapkan Projek Sarjana ini

dengan sepenuhnya.

Di kesempatan ini, saya ingin merakamkan setinggi-tinggi penghargaan dan

jutaan terima kasih kepada penyelia iaitu Dr. Othman Bin Ibrahim di atas seliaan dan

tunjuk ajar yang telah diberikan oleh beliau disepanjang pembikinan projek ini.

Tidak lupa juga kepada semua pensyarah Fakulti Sains Komputer dan Sistem

Maklumat yang telah banyak memberi tunjuk ajar semasa kajian ini dilaksanakan.

Ucapan jutaan terima kasih juga kepada Encik Ahmad Izham selaku Pegawai

Sumber Manusia di Kumpulan Pendidikan YPJ di atas sumbangan dan kerjasama

yang telah diberikan.

Akhir sekali, saya ingin mengucapkan jutaan terima kasih kepada kedua-dua

ibu bapa dan keluarga di atas dorongan dan kasih sayang yang diberikan selama ini.

Tidak lupa juga buat teman-teman seperjuangan yang banyak membantu dan

memberi sokongan di atas penyiapan Projek Sarjana ini.

v

ABSTRAK

Penilaian prestasi merupakan satu mekanisme pengurusan yang penting dan

amat berkesan untuk mengawal serta memastikan prestasi pekerja selari dengan

objektif yang telah ditetapkan oleh organisasi. Terdapat beberapa teknik yang

digunakan untuk melakukan penilaian prestasi di dalam organisasi. Berdasarkan

kajian terhadap teknik penilaian prestasi, Teknik Skala Perkadaran Bergrafik telah

dipilih sebagai satu teknik penilaian yang akan digunakan semasa pembangunan

Sistem Penilaian Prestasi di Kumpulan Pendidikan YPJ. Metodologi pembangunan

sistem yang akan digunakan adalah Phase development based methodology daripada

kategori Rapid Application Development. Pendekatan berorientasikan objek

digunakan dalam fasa analisis dan rekabentuk bagi memodelkan sistem semasa dan

sistem cadangan. Bahasa pengaturcaraan yang akan digunakan bagi

pengimplementasian sistem adalah PHP dan pangkalan data yang digunakan ialah

MYSQL.

vi

ABSTRACT

Performance appraisal is an important and effective management mechanism

to control and ensure the employee’s performance in parallel with organizational

objective. There are several techniques can be used for performance appraisal in

organization. Based on research about performance appraisal techniques, Graphic

Rating Scales Techniques is chosen to be used in developing on Performance

Appraisal System of Kumpulan Pendidikan YPJ. Methodology used in developing

the system is Phase Development Based Methodology. The analysis and design

technique is based on the Object- Oriented modeling. For the implementation phase,

the programming language that has been used is PHP and MYSQL as a database.

vii

KANDUNGAN

BAB PERKARA MUKASURAT

PENGHARGAAN iv

ABSTRAK v

ABSTRACT vi

KANDUNGAN vii

SENARAI JADUAL xii

SENARAI RAJAH xiii

SENARAI ISTILAH xv

SENARAI LAMPIRAN

xvi

BAB 1 PENGENALAN KEPADA PROJEK 1

1.1 Pengenalan 1

1.2 Latar Belakang Masalah 2

1.3 Penyataan Masalah 3

1.4 Objektif Projek 4

1.5 Skop Projek 4

1.6 Kepentingan Projek 5

1.7 Ringkasan 5

viii

BAB 2 KAJIAN LITERATUR

2.1 Pengenalan 6

2.2 Pengurusan Sumber Manusia 7

2.3 Kepentingan Pengurusan Sumber Manusia 7

2.4 Fungsi Jabatan Sumber Manusia 9

2.5 Sistem Pengurusan Maklumat Sumber Manusia 11

2.5.1 Definasi 11

2.5.2 Komponen Sistem Pengurusan Maklumat

Sumber Manusia

12

2.5.3 Perlaksanaan SPMSM 13

2.5.4 Proses perlaksanan SPMSM 14

2.6 Penilaian Prestasi 17

2.6.1 Definasi penilaian prestasi 17

2.6.2 Kepentingan penilaian prestasi 17

2.6.3 Kegunaan penilaian prestasi 18

2.6.4 Piawaian prestasi 20

2.6.5 Proses penilaian prestasi 22

2.6.6 Elemen–elemen yang dinilai dalam penilaian

prestasi

24

2.6.7 Individu yang bertanggujawab menjalankan

penilaian prestasi

25

2.6.8 Kaedah penilaian prestasi 28

2.7 Pemilihan kaedah yang terbaik untuk kajian kes 41

2.8 Isu–isu yang berkaitan dengan penilaian prestasi 43

2.9 Cabaran penilaian prestasi 44

2.10 Ringkasan

45

BAB 3 METODOLOGI 46

3.1 Pengenalan 46

3.2 Struktur Kajian 47

3.3 Kaedah Kajian 50

ix

3.4 Metodologi Pembangunan Sistem 53

3.5 Pemilihan Metodologi 54

3.5.1 Rapid Application Development 54

3.5.2 Metodologi Berasaskan Prototaip 56

3.5.5.1 Justifikasi Pemilihan Metodologi

Pembangunan Berasaskan Prototaip

58

3.5.3 Fasa Pembangunan Projek 60

3.5.4 Analisis dan Rekabentuk Sistem Berorientasikan

Objek

63

3.5.5 Keperluan Sistem 63

3.5.5.1 Perkakasan 63

3.5.5.2 Perisian 64

3.6 Penjadualan Projek 65

3.7 Ringkasan

65

BAB 4 ANALISIS DAN REKABENTUK SISTEM 66

4.1 Pengenalan 66

4.2 Latar Belakang Organisasi 66

4.2.1 Fungsi dan Aktiviti Perniagaan Utama 68

4.2.2 Sistem Maklumat Sedia Ada 69

4.2.3 Penyataan Masalah dalam Konteks Organisasi 69

4.2.3.1 Kajian kes penilaian prestasi di KPYPJ 70

4.3 Proses dan Pemodelan Data Sistem Semasa 72

4.3.1 Gambarajah Aktiviti 72

4.3.2 Gambarajah Use Case 73

4.3.2.1 Spesifikasi Use Case 74

4.3.3 Gambarajah Jujukan 75

4.3.5 Gambarajah Kelas 76

4.4 Keperluan Pengguna 76

4.5 Proses dan Pemodelan Data Sistem Cadangan 77

4.5.1 Gambarajah Aktiviti 77

x

4.5.2 Gambarajah Use Case 78

4.5.2.1 Spesifikasi Use Case 79

4.5.3 Gambarajah Jujukan 82

4.5.4 Gambarajah Keadaan (State Chart Diagram) 83

4.5.5 Gambarajah Kelas 83

4.6 Rekabentuk Antaramuka Sistem Cadangan 83

4.7 Senibina Sistem Cadangan 84

4.8 Rekabentuk Pangkalan Data 85

4.9 Cadangan Pengujian 85

4.10 Ringkasan

86

BAB 5 IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN

5.1 Pengenalan 87

5.2 Pembangunan Program 88

5.3 Pengujian Unit 88

5.4 Pengujian Integrasi 90

5.5 Pengujian Sistem 90

5.6 Pengujian Penerimaan Pengguna 91

5.6.1 Prosedur Pengujian 91

5.6.2 Keputusan Pengujian 92

5.6.3 Kesimpulan Keputusan Pengujian Penerimaan

Pengguna

97

5.7 Manual Pengguna 98

5.8 Ringkasan

98

BAB 6 STRATEGI ORGANISASI

6.1 Pengenalan 99

6.2 Peralihan Sistem 99

6.3 Strategi Peralihan 100

6.3.1 Jenis Peralihan 100

xi

6.4 Perubahan dalam pengurusan 101

6.4.1 Polisi Pengurusan 101

6.5 Rancangan Kesinambungan Sistem 102

6.5.1 Impak Organisasi 103

6.6 Ringkasan

103

BAB 7 PERBINCANGAN DAN KESIMPULAN

7.1 Pengenalan 104

7.2 Hasil dan Sumbangan Kajian 104

7.3 Limitasi dan Kekangan 105

7.4 Hasil Jangkaan 106

7.5 Pengajaran dan Pengalaman 108

7.6 Cadangan dan Penambahbaikan 109

7.7 Ringkasan 109

RUJUKAN 110

LAMPIRAN 112

xii

SENARAI JADUAL

NO. JADUAL TAJUK MUKASURAT

2.1 Elemen penilaian prestasi berdasarkan

kajian penyelidik 42

3.1 Kriteria Pemilihan Metodologi(Dennis, A,

Wixom, H. B & Tegarden, D.2005). 59

3.2 Keperluan Perkakasan 64

3.3 Keperluan Perisian 64

5.1 Senarai markah pengujian penerimaan pengguna 92

5.2 Senarai purata keseluruhan pengujian penerimaan

pengguna sistem penilaian prestasi 97

xiii

SENARAI RAJAH

NO. RAJAH TAJUK MUKASURAT

2.1 Komponen SPMSM (Ab. Aziz Yusof, 2005) 2

2.2 Peringkat perlaksanaan SPMSM (Mohd Hizam

Hanafiah dan Zafir Mohd Makhbul, 2002) 14

2.3 Aliran aktiviti di dalam proses penilaian

prestasi (Mohd Hizam Hanafiah & Zafir

Mohd Makhbul, 2002) 22

2.4 Individu yang bertanggungjawab menjalankan

penilaian perestasi(Mohd Hizam Hanafiah &

Zafir Mohd Makhbul. 2002) 26

2.5 Borang Kaedah Skala Pengkadaran Grafik 30

2.6 Borang Kaedah Pemeringkatan Mudah 31

2.7 Borang Kaedah Agihan Terpaksa 33

2.8 Borang Kaedah Perbandingan Pasangan 35

2.9 Borang Kaedah Senarai Semakan Insiden Kritikal 37

2.10 Borang Skala Pengkadaran Gelagat 39

2.11 Elemen Kaedah Pengurusan Mengikut Objektif

(Ab. Aziz Yusof, 2005) 40

3.1 Struktur Kajian 49

3.2 Teknik–teknik pengumpulan fakta((Kamarulariffin

Abdul Jalil, 2001) 51

xiv

NO. RAJAH TAJUK MUKASURAT

3.3 Metodologi Berasaskan Prototaip (Dennis, A,

Wixom, H. B & Tegarden, D. 2005) 57

4.1 Gambarajah Use Case bagi Sistem Semasa 71

4.2 Gambarajah Use Case bagi Sistem Cadangan 76

4.3 Senibina Sistem Cadangan 83

5.1 Spesifikasi Pengujian bagi Kelas Pekerja 90

5.2 Penilaian pengguna dari aspek antaramuka

pengguna Sistem Penilaian Prestasi 93

5.3 Penilaian pengguna dari aspek kebolehgunaan

Sistem Penilaian Prestasi 93

5.4 Penilaian pengguna dari aspek kegunaan


5.5 Penilaian pengguna dari aspek tindak balas


5.6 Penilaian pengguna dari aspek kepuasan

keseluruhan dalam menggunakan Sistem

Penilaian Prestasi. 95

5.7 Penilaian pengguna dari aspek keselamatan

data-data di dalam Sistem Penilaian Prestasi 96

xv

SENARAI ISTILAH

CRC - Class-Responsibility-Collaboration

FSKSM - Fakulti Sains Komputer Sistem Maklumat

FTP - File Transfer Protocol

HTML - HyperText Markup Language

HTTP - HyperText Transport Protoco.

IP - Protokol Internet ( Internet Protocol )

IS - Information System

IT - Information Technology

KPYPJ - Kumpulan Pendidikan YPJ

LAN - Rangkaian Kawasan Setempat ( Local Area Network )

SPMSM - Sistem Pengurusan Maklumat Sumber Manusia

TCP - Protokol Kawalan Pemindahan ( Transmission Control

Protocol )

UTM - Universiti Teknologi Malaysia

WWW - World Wide Web

xvi

SENARAI LAMPIRAN

LAMPIRAN TAJUK MUKASURAT

A1 Carta Gantt Projek 1 112

A2 Carta Gantt Projek 2 113

A3 Carta Organisasi 114

B1 Gambarajah Aktiviti bagi Buat Pengagihan Borang

Penilaian (Sistem Semasa) 115

B2 Gambarajah Aktiviti bagi Buat Penilaian Prestasi

(Sistem Semasa) 116

C1 Gambarajah Jujukan bagi Use Case

Buat Pengagihan Borang (Sistem Semasa) 117

C2 Gambarajah Jujukan bagi Use Case

Buat Penilaian Prestasi (Sistem Semasa) 118

D Gambarajah Kelas (Sistem Semasa) 119

E1 Gambarajah Aktiviti bagi Cari Staf

(Sistem Cadangan) 120

E2 Gambarajah Aktiviti bagi Buat Penilaian Prestasi


F1 Gambarajah Jujukan bagi Cari Staf


F2 Gambarajah Jujukan bagi Buat Semakan


F3 Gambarajah Jujukan bagi Buat Perbincangan dan

Beri Markah (Sistem Cadangan) 124

xvii

LAMPIRAN TAJUK MUKASURAT

F4 Gambarajah Jujukan bagi Login


G Gambarajah Keadaan (Sistem Cadangan) 126

H Gambarajah Kelas (Sistem Cadangan) 127

I Rekabentuk Antaramuka Sistem Cadangan 128

J Rekabentuk Pangkalan Data 129

K Borang Kaji Selidik Penerimaan Pengguna 132

L Keratan Aturcara 135

M Manual Pengguna 156

BAB 1

PENGENALAN

1.1 Pengenalan

Pembangunan Sistem Penilaian Prestasi di Kumpulan Pendidikan YPJ

merupakan satu aplikasi yang direkabentuk berdasarkan kajian terhadap teknik penilaian

prestasi yang dilakukan untuk menilai prestasi pekerja di Kumpulan Pendidikan YPJ.

Beberapa teknik penilaian prestasi yang sedia ada akan dikaji untuk melihat sejauh mana

kesesuaiannya terhadap perlaksanaannya di Kumpulan Pendidikan YPJ. Teknik-teknik

tersebut akan dianalisis untuk melihat apakah elemen-elemen yang perlu wujud dalam

merekabentuk Sistem Penilaian Prestasi di Kumpulan Pendidikan YPJ.

Berdasarkan kajian yang telah dibuat, penilaian prestasi merupakan salah satu

aktiviti bagi Jabatan Pengurusan Sumber Manusia Kumpulan Pendidikan YPJ. Sistem

yang akan dibangunkan secara atas talian ini dijangka akan dapat membantu proses

penilaian prestasi dilakukan dengan cekap dan berkesan di Kumpulan Pendidikan YPJ.

2

1.2 Latar Belakang Masalah

Kumpulan Pendidikan YPJ merupakan anak syarikat Yayasan Pelajaran Johor, ia

ditubuhkan di bawah akta syarikat, ia beroperasi sebagai sebuah institusi pendidikan

swasta yang mempunyai 8 cawangan di Negeri Johor yang mempunyai seramai 400

orang pekerja.

Pengurusan sumber manusia di Kumpulan Pendidikan YPJ masih dilakukan

secara manual, ini menyebabkan proses capaian data, kemasikini data, kemasukan data,

penghapusan data dan penghasilan laporan menjadi sangat lambat dan kurang berkesan.

Secara tidak langsung ini akan menjejaskan keberkesanan pengurusan sumber manusia

di Kumpulan Pendidikan YPJ.

Bahagian yang paling kritikal di Jabatan Pengurusan Sumber Manusia di

Kumpulan Pendidikan YPJ ialah bahagian pengurusan data pekerja. Kakitangan

dibahagian Pengurusan Sumber Manusia terpaksa menggunakan sistem fail untuk

menguruskan data pekerja di Kumpulan Pendidikan YPJ.

Pelaksanaan Sistem Penilaian Prestasi di Kumpulan Pendidikan YPJ masih

diperingkat kajian. Oleh itu satu Sistem Penilaian Prestasi perlu dibangunkan di

Kumpulan Pendidikan YPJ untuk memastikan proses penilaian prestasi dilakukan

dengan telus dan berkesan di Kumpulan Pendidikan YPJ.

3

1.3 Penyataan Masalah

Jabatan Pengurusan Sumber Manusia di Kumpulan Pendidikan YPJ masih

menggunakan sistem tradisional iaitu sistem fail bagi menguruskan maklumat sumber

manusia. Penggunaan sistem semasa yang digunakan sekarang mempunyai banyak

kekurangan dan kelemahan dari segi capaian data. Oleh itu ia perlu ditingkatkan untuk

memudahkan proses pengurusan sumber manusia di Kumpulan Pendidikan YPJ.

Terdapat beberapa persoalan yang perlu diambil kira iaitu :

i. Apakah yang dimaksudkan dengan sistem penilaian prestasi dan bagaimanakah

ianya berkait dengan proses pengurusan sumber manusia?.

ii. Mengapa satu sistem penilaian prestasi sangat penting bagi Kumpulan

Pendidikan YPJ?.

iii. Bagaimanakah mengadaptasikan teknik-teknik penilaian prestasi yang selaras

dengan falsafah Kumpulan Pendidikan YPJ?.

iv. Adakah Sistem Penilaian Prestasi yang akan dibangunkan dapat membantu

mengatasi masalah semasa sistem penilaian prestasi di Kumpulan Pendidikan

YPJ?.

4

1.4 Objektif Projek

Sistem Penilaian Prestasi yang akan dibangunkan di Kumpulan Pendidikan YPJ

mempunyai beberapa objektif yang telah disenaraikan seperti berikut:

i. Mengkaji bagaimana Sistem Penilaian Prestasi dapat membantu meningkatkan

kecekapan dan keberkesanan proses pengurusan di Kumpulan Pendidikan YPJ.

ii. Mengenalpasti kesesuaian penggunaan teknik Skala Perkadaran Bergrafik di

dalam menilai penilaian prestasi staf di Kumpulan Pendidikan YPJ.

iii. Membangunkan satu Sistem Penilaian Prestasi yang boleh mengatasi masalah

semasa yang berkaitan dengan proses penilaian prestasi di Kumpulan Pendidikan

YPJ.

1.5 Skop Projek

Berikut adalah skop projek bagi Sistem Penilaian Prestasi yang akan

dibangunkan di Kumpulan Pendidikan YPJ:-

i. Skop kajian bagi aplikasi yang akan dibangunkan adalah tertumpu kepada

masalah pengurusan sumber manusia di Kumpulan Pendidikan YPJ.

ii. Berdasarkan analisa kajian, di Jabatan Pengurusan Sumber Manusia yang paling

kritikal di Kumpulan Pendidikan YPJ ialah bahagian pengurusan staf.

iii. Kajian kes tertumpu kepada pembangunan Sistem Penilaian Prestasi di

Kumpulan Pendidikan YPJ.

iv. Pengguna sasaran bagi Sistem Penilaian Prestasi yang akan dibangunkan ini

adalah staf Kumpulan Pendidikan YPJ.

5

1.6 Kepentingan Projek

Sistem Penilaian Prestasi yang akan dibangunkan diharapkan dapat memberi

kepentingan dan kebaikan terhadap pengurusan di Kumpulan Pendidikan YPJ. Dengan

adanya Sistem Penilaian Prestasi ini diharap proses penilaian prestasi yang dilakukan di

Kumpulan Pendidikan YPJ dapat dilakukan dengan lebih telus dan berkesan. Selain itu

penggunaan Teknik Skala Perkadaran Bergrafik yang digunakan di dalam proses

penilaian prestasi di Kumpulan Pendidikan YPJ akan menjadi satu ukuran yang paling

sesuai dan berkesan digunakan di Kumpulan Pendidikan YPJ.

1.7 Ringkasan

Secara keseluruhannya, bab ini memberikan gambaran awal tentang projek yang

akan dibangunkan. Objektif projek menerangkan tentang matlamat yang ingin dicapai

semasa pembangunan projek. Projek yang akan dibangunkan adalah berdasarkan

permasalahan yang timbul sebagaimana yang dihuraikan dalam latar belakang masalah.

Pernyataan masalah yang timbul perlu diselesaikan agar dapat membuktikan bahawa

objektif yang ditetapkan dapat dicapai berpandukan skop yang telah ditetapkan. Akhir

sekali, kepentingan projek dikenalpasti agar dapat memberi nilai terhadap pengguna dan

organisasi yang terlibat.

BAB 2

KAJIAN LITERATUR

2.1 Pengenalan

Organisasi yang hendak mencapai objektifnya hendaklah menguruskan

sumbernya dengan cekap dan berkesan. Sumber ini termasuklah sumber manusia,

modal, teknologi dan bahan mentah. Antara sumber tersebut, sumber manusia

merupakan sumber yang paling penting kerana tanpa sumber ini, sumber-sumber lain

tidak mungkin dapat digunakan dengan cekap dan berkesan.

Oleh kerana sumber manusia memainkan peranan yang sangat penting di dalam

menentukan kejayaan sesebuah organisasi, maka pihak pengurusan organisasi hendaklah

menumpukan masa dan tenaga yang lebih terhadap pengurusan sumber manusia bagi

memastikan organisasi dapat menyokong segala misi, matlamat dan strategi organisasi

(June M.L Poon, 1994).

7

2.2 Pengurusan Sumber Manusia

Pengurusan sumber manusia merupakan satu aktiviti di dalam sesebuah

organisasi sama ada berorientasikan perniagaan atau perkhidmatan. Syarikat yang besar

dengan pekerja seramai 10,000 orang atau pertubuhan bukan kerajaan (NGO) dengan 10

orang pekerja memerlukan satu sistem pengurusan sumber manusia yang cekap dan

berkesan bagi memastikan objektif syarikatnya tercapai.

Pengurusan sumber manusia ditakrifkan sebagai suatu sistem formal di dalam

organisasi untuk memastikan kecekapan dan keberkesanan penggunaan sumber manusia

untuk mencapai matlamat organisasi(Mathis , Robert L. , Jackson John H. , 2003).

2.3 Kepentingan Pengurusan Sumber Manusia

Memandangkan sistem pengurusan sumber manusia adalah punca kepada

kejayaan sesebuah organisasi, maka terdapat ramai majikan menubuhan Jabatan Sumber

Manusia yang berperanan untuk meringankan tugas pengurus untuk mengurus sumber

manusia dengan cekap.

Terdapat beberapa faktor yang mempengaruhi perkembangan kepentingan

pengurusan sumber manusia di dalam sesebuah organisasi(Bohlander, G, Snell, S. &

Sherman, A, 2001).

i. Memenuhi keperluan pekerja

Pekerja-pekerja pada masa sekarang adalah lebih berpendidikan dan

berpengetahuan berbanding dahulu. Sekarang mereka lebih berani untuk

mendesak majikan untuk memberikan mereka masa kerja yang lebih

fleksibel, kesihatan dan keselamatan diri, kesihatan anak, perkongsian kerja,

imbuhan kerja, kenaikan pangkat, perlindungan diri dan sebagainya. Jabatan

Pengurusan Sumber Manusia memainkan peranan yang sangat penting di

8

dalam mengurangkan perselisihan yang mungkin berlaku diantara pekerja

dan majikan.

ii. Meningkatkan beban kerja pengurus

Setiap organisasi memerlukan seorang pengurus sumber manusia untuk

menguruskan sumber manusia di dalam organisasinya bagi mencapai

matlamat organisasinya. Sebelum ini semua pengurus boleh melakukan

semua kerja pengurus sumber manusia. Mereka tidak terbeban dengan

banyak kerja, berbeza dengan pengurus sekarang pengurus sekarang yang

terpaksa menumpukan melakukan kerja mereka yang mana tidak berkaitan

langsung dengan aktiviti pengurusan sumber manusia. Oleh itu setiap

organisasi sekarang mempunyai seorang pengurus sumber manusia yang

hanya bertanggungjawab pada pengambilan pekerja, latihan, pembayaran

gaji, penilaian prestasi, waktu bekerja, faedah dan ganjaran, keselamatan,

kesihatan dan sebagainya.

iii. Sistem Pengurusan Sumber Manusia

Aktiviti sumber manusia memerlukan kepakaran–kepakaran yang tertentu

untuk dilaksanakan di dalam sesebuah organisasi. Kebanyakan organisasi

sekarang sedang berusaha untuk membangunkan satu sistem pengurusan

sumber manusia yang cekap bagi membuat keputusan yang tepat yang

berkaitan dengan sumber manusia.

iv. Kos sumber manusia

Aktiviti sumber manusia akan semakin bertambah penting disebabkan oleh

masalah pekerja contohnya pusing ganti pekerja, ketidakhadiran, kelewatan,

sabotaj dan sebagainya. Masalah pekerja secara tidak langsung akan

menyebabkan peningkatan kos sumber manusia yang tinggi terpaksa

9

ditanggung oleh syarikat. Oleh itu satu pengurusan sumber manusia yang

sistematik diperlukan.

2.4 Fungsi Jabatan Sumber Manusia

Apabila organisasi telah berkembang dan menjadi semakin kompleks, fungsi

pengurusan sumber manusia juga akan menjadi semakin kompleks dan sangat

dipentingkan. Walaupun pengurusan sumber manusia antara sesebuah organisasi adalah

tidak sama secara hierarkinya, namun tujuan asas pengurusan sumber manusia untuk

setiap organisasi adalah sama cuma yang berbeza adalah dari segi pendekatan yang

digunakan untuk mencapai objektifnya. Secara umumnya jabatan sumber manusia yang

terurus akan menjalankan fungsi–fungsi seperti berikut:-

i. Pekerjaan

• Perancangan sumber manusia.

• Pengambilan.

Pengambilan ialah proses mengisikan kekosongan kerja dengan

calon–calon yang sesuai.

• Membentuk polisi–polisi gerakan kerjaya.

- Pertukaran.

- Kenaikan pangkat.

• Menentukan polisi–polisi dan sistem–sistem tindakan pentadbiran

displin.

• Pemberhentian pekerja.

• Perhubungan dengan Jabatan–jabatan Imigresen dan Buruh.

• Menyimpan rekod.

ii. Latihan dan pembangunan

• Melaksanakan program–program induksi.

• Menyediakan latihan kemahiran.

10

• Menyusun program–program pembangunan penyeliaan dan

pengurusan.

• Membentuk dan mentadbir sistem–sistem penilaian prestasi.

Penilaian prestasi ialah penilaian yang sistematik mengenai prestasi

kerja para pekerja.

iii. Pembayaran dan ganjaran

• Membentuk satu struktur upah.

• Mewujudkan skim–skim insentif.

• Khidmat nasihat faedah–faedah sampingan.

iv. Kesihatan dan keselamatan

• Menyusun program–program keselamatan.

• Membentuk program–program kebajikan/kesihatan.

• Penyiasatan kemalangan.

• Mengawal perkhidmatan kesihatan.

v. Perkhidmatan pekerja (kebajikan)

• Menjaga kemudahan–kemudahan kantin.

• Menyediakan pengangkutan.

• Menyediakan kemudahan–kemudahan rekreasi.

• Kaunseling.

vi. Skim–skim kebajikan produktiviti

• Membentuk dan mengendalikan skim–skim cadangan.

• Membentuk dan mengendali kumpulan kawalan mutu.

vii. Perhubungan perusahaan

• Mengurus ketidakpuasan.

• Hubungan dengan wakil–wakil kesatuan pekerja.

• Perundingan bersama.

11

2.5 Sistem Pengurusan Maklumat Sumber Manusia

Di dalam usaha organisasi menguruskan sumber manusiannya, teknologi

maklumat sangat memainkan peranan penting. Salah satu bidang aplikasi teknologi

maklumat yang semakin popular di dalam pengurusan sumber manusia adalah Sistem

Pengurusan Maklumat Sumber Manusia.

2.5.1 Definisi

Sistem Pengurusan Maklumat Sumber Manusia adalah satu sistem yang direka

bentuk untuk menjadikan pengurusan sumber manusia lebih cekap dan berkesan.

Menurut (Broderick, R. & Boudreau, J.W. , 1992), Sistem Pengurusan Maklumat

Sumber Manusia akan dapat menyumbangkan ke arah pencapaian tiga objektif utama

iaitu pengurangan kos, peningkatan perkhidmatan dan inovasi. Menurutnya Sistem

Pengurusan Maklumat Sumber Manusia didefinisikan sebagai gabungan pangkalan data,

aplikasi komputer, perkakasan dan perisian yang digunakan untuk mengumpul atau

merekod, menyimpan, mempersembahkan dan memanipulasi data untuk sumber

manusia.

Berbeza dengan (Broderick, R. & Boudreau, J.W. , 1992), mereka

mendefinisikan Sistem Pengurusan Maklumat Sumber Manusia, sebagai satu sistem

yang menyokong perancangan jangka panjang yang mengandungi maklumat

perancangan sumber manusia, penstafan, program latihan dan pembangunan,

pentadbiran pampasan dan perhubungan perusahaan.

12

2.5.2 Komponen Sistem Pengurusan Maklumat Sumber Manusia

Perlaksanaan Sistem Pengurusan Maklumat Sumber Manusia (SPMSM)

memerlukan pelaburan modal yang banyak untuk mendapatkan pakej perisian yang

terbaik bagi mencapai matlamat organisasi. Oleh itu komponen-komponen utama di

dalam SPMSM perlu dikaji terlebih dahulu sebelum satu SPMSM dilaksanakan di dalam

organisasi. Secara asasnya Sistem Pengurusan Maklumat Sumber Manusia mengandungi

3 komponen yang utama seperti Rajah 2.1 di bawah.

PenyelenggaraanInput Output

Rajah 2.1 : Komponen SPMSM (Ab. Aziz Yusof, 2005)

Input bagi perisian SPMSM merujuk kepada maklumat peribadi pekerja. Proses

memasukan maklumat tersebut ke dalam perisian boleh dibuat secara manual atau

menggunakan alat pengimbas (scanner). Alat pengimbas digunakan untuk memasukan

maklumat atau imej sebenar termasuklah borang kontrak pekerjaan dan sebagainya.

Selepas data dimasukkan ke dalam sistem, fungsi penyelenggaraan diperlukan untuk

memperbaharui dan menambah data baru ke dalam sistem. Komponen terakhir adalah

mengeluarkan output. SPMSM perlu mengeluarkan output dan mempunyai format

pembentangan yang tertentu yang boleh difahami oleh pengguna.

Terdapat empat kriteria utama yang perlu ada pada setiap komponen–komponen

SPMSM iaitu :-

i. Ketepatan.

ii. Mengikut masa (timeliness).

iii. Keupayaan melapor.

iv. Boleh dikawal.

13

Ketepatan merupakan elemen penting dan apabila ia digabungkan dengan

kepentingan masa dapat meningkatkan keupayaan laporan yang dikeluarkan. Kawalan

adalah element penting untuk memastikan maklumat dikeluarkan tepat serta menjamin

integriti data dan kerahsiaan.

2.5.3 Perlaksanaan SPMSM

Sebelum sebuah organisasi membuat keputusan untuk memilih dan

melaksanakan SPMSM, pengurus perlu terlebih dahulu melihat kesesuaian dan

keselarasannya dengan teknologi yang digunakan oleh organisasi. Langkah–langkah

yang perlu diambil sebelum melaksanakan SPMSM ialah : -

i. Mendefinisikan dan menilai proses semasa dalam pengurusan sumber

manusia.

ii. Mendapatkan maklumat daripada pembekal tentang amalan pengurusan

sumber manusia yang terbaik.

iii. Membuat justifikasi pembelian perisian.

iv. Memulakan hanya apabila pihak atasan benar–benar berminat dan

menyokong perlaksanaannya.

v. Memastikan projek SPMSM diuruskan dengan baik.

vi. Memantau kegunaan dan kesan SPMSM.

14

2.5.4 Proses perlaksanan SPMSM

Terdapat lima peringkat utama yang terlibat di dalam perlaksanaan SPMSM di

dalam organisasi. Rajah 2.2 di bawah menunjukan peringkat–peringkat yang terlibat di

dalam perlaksanaan SPMSM.

Sokongan Berterusan

PenerimaanPengguna

PenyesuaianPengguna

Peningkatan Hasil

Latihan Pengguna

Rajah 2.2 : Peringkat perlaksanaan SPMSM (Mohd Hizam Hanafiah dan Zafir Mohd

Makhbul, 2002)

i. Penyesuaian Pengguna

Langkah pertama dalam peringkat pelaksanaan untuk menentukan kesesuaian

sistem dengan fungsian pengurusan sumber manusia. Langkah yang kedua

ialah dengan menentukan sistem yang sesuai.

ii. Penerimaan Pengguna

Pada peringkat awal, pengurus jabatan perlu menilai jurang diantara aktiviti

seharian yang dilakukan oleh pengguna dengan aktiviti terkini apabila

menggunakan SPMSM. Perubahan ini membolehkan pihak pengurusan

meramalkan penerimaan pengguna dan seterusnya merancang untuk

15

melibatkan mereka dalam setiap fasa perancangan dan perlaksanaan

SPMSM.

iii. Latihan Pengguna

Semasa berada pada fasa rekabentuk sistem, perubahan yang berlaku di

dalam proses organisasi akan dijadikan sebagai tumpuan utama dalam

merancang dan membentuk program latihan. Latihan yang diberikan dapat

mengurangkan kebimbangan pengguna yang akan menggunakan sistem

SPMSM nanti.

iv. Sokongan Berterusan

Satu bahagian khusus (help desk) perlu dibentuk untuk membantu pengguna

jika sebarang masalah timbul semasa perlaksanaan.

v. Peningkatan Hasil

Sekiranya keempat–empat langkah di atas dapat dilaksanakan dengan

jayanya, produktiviti dan moral pekerja akan terus dapat dipertingkatkan.

Keberkesanan ini akan memberikan pulangan ke atas pelaburan dalam

pelaksanaan SPMSM.

Kesimpulannya proses perlaksanaan SPMSM adalah komprehensif dan penggunaan

SPMSM sebenarnya sangat bergantung kepada saiz organisasi. Secara umumnya

terdapat 24 aplikasi yang sering digunakan dalam organisasi seperti berikut :-

i. Rekod pekerja.

ii. Pembayaran gaji.

iii. Pemprosesan perkataan.

iv. Kawalan ketidakhadiran.

16

v. Pencen.

vi. Pusing ganti pekerja.

vii. Pentadbiran kontrak pekerja.

viii. Latihan.

ix. Grafik.

x. Belanjawan sumber manusia.

xi. Menetapkan struktur organisasi.

xii. Pentadbiran kereta organisasi.

xiii. Pengambilan pekerja.

xiv. Kawalan keadilan.

xv. Latihan berasaskan komputer.

xvi. Pentadbiran kesihatan organisasi.

xvii. Pembangunan pengurusan.

xviii. Perancangan penggantian.

xix. Perancangan sumber manusia.

xx. Rekod kemalangan pekerja.

xxi. Model upah.

xxii. Ukuran produktiviti.

xxiii. Penempatan semula.

xxiv. Penilaian prestasi.

Penilaian prestasi merupakan salah satu aktiviti utama di dalam pengurusan sumber

manusia. Ia merupakan satu aktiviti yang perlu dilakukan di dalam sesebuah organisasi

untuk memudahkan proses pembangunan kerjaya, pemberian bonus dan imbuhan,

kenaikan pangkat dan sebagainya. Satu sistem penilaian prestasi yang telus sangat

diperlukan di dalam organisasi untuk memastikan semua kakitangan di dalam organisasi

tersebut puas hati terhadap penilaian prestasi yang dilakukan.

17

2.6 Penilaian Prestasi

Penilaian prestasi merupakan fungsi pengurusan sumber manusia yang penting

dan sinonim dengan pemberian pampasan dan faedah organisasi.

2.6.1 Definisi penilaian prestasi

Penilaian prestasi bermaksud sistem formal semakan dan penilaian berkala ke

atas prestasi kerja individu atau kumpulan (Mondy, R. W. , Noe , R.M & Premeaux ,

S.R , 2002).

Penilaian prestasi ditakrifkan sebagai apa jua prosedur yang melibatkan

penetapan piawaian kerja, penilaian prestasi sebenar pekerja berbanding piawaian dan

pemberian maklum balas kepada pekerja (Dessler, G., 2003). Prosedur ini bertujuan

untuk memotivasikan pekerja bagi mengurangkan jurang perbezaan prestasi atau terus

meningkatkan prestasi ke tahap yang lebih baik.

Berdasarkan definisi (Dessler, G., 2003), satu kesimpulan umum boleh dibuat

iaitu penilaian prestasi dilakukan bertujuan untuk menilai tahap prestasi seseorang

pekerja dengan cara melakukan perbandingan pencapaian sebenar dengan pencapaian

yang diharapkan dan yang telah ditetapkan oleh organisasi.

2.6.2 Kepentingan penilaian prestasi

Terdapat beberapa sebab kenapa penilaian prestasi sangat diperlukan oleh

sesebuah organisasi antaranya ialah :-

i. Membolehkan majikan dan pekerja berbincang dan membandingkan tahap

pencapaian pekerja dengan piawaian yang telah ditetapkan.

18

ii. Membolehkan majikan menggunakan maklumat yang didapati untuk

mengetahui kekuatan dan kelemahan prestasi seseorang pekerja.

iii. Membantu mengenal pasti keperluan latihan dan pembangunan yang

diperlukan oleh kakitangan dalam meningkatkan prestasi.

iv. Menjadi asas penentuan pakej pampasan yang akan diberi kepada para

pekerja.

2.6.3 Kegunaan penilaian prestasi

Maklumat yang terhasil daripada proses penilaian prestasi secara amnya sangat

berguna dari segi pentadbiran dan pembangunan organisasi dan ia sebenarnya sangat

mempengaruhi beberapa aspek pengurusan sumber manusia yang lain seperti berikut :-

i. Perancangan Sumber Manusia

Melalui maklumat penilaian prestasi, pengurus sumber manusia dapat

mengenal pasti individu yang berkelayakan dan berkebolehan untuk

dinaikkan pangkat atau mengisi jawatan–jawatan penting di dalam

organisasi. Selain itu perancangan penggantian (succession planning) juga

dapat dilakukan dengan tepat dan berkesan melalui proses penilaian prestasi.

ii. Pengambilan dan pemilihan

Penilaian prestasi dapat menyediakan satu ramalan awal tentang prestasi

yang perlu ditunjukan oleh pekerja baru. Ketepatan dan kesahan penilaian

prestasi sangat penting kerana secara tidak langsung ia akan mempengaruhi

proses pengambilan dan pemilihan seseorang pekerja.

19

iii. Latihan dan pembangunan

Penilaian prestasi boleh menunjukan jurang prestasi sebenar seseorang

pekerja dengan piawaian yang ditetapkan oleh organisasi. Jika prestasi

sebenar seseorang pekerja berada di bawah piawaian yang ditetapkan, ini

bermakna pekerja berkenaan memerlukan program latihan dan

pembangunan. Lazimnya penilaian prestasi dapat menyatakan bentuk dan

jenis latihan yang khusus yang perlu dihadiri oleh pekerja terbabit.

iv. Perancangan dan pembangunan kerjaya

Penilaian prestasi dapat memberikan gambaran tentang kekuatan, kelemahan

dan potensi seseorang individu kepada majikannya. Maklumat ini dapat

digunakan oleh individu itu sendiri atau organisasi tempat bekerja untuk

membuat perancangan dan pembangunan kerjaya. Organisasi juga mungkin

boleh menjalankan kaunseling kerjaya untuk menerangkan kepada pekerja

tersebut tentang kebolehannya dan seterusnya membantu beliau

membangunkan dan melaksanakan perancangan kerjayanya.

v. Pentadbiran pampasan

Penetapan pakej pampasan dan faedah yang bakal diterima oleh seseorang

pekerja amat bergantung kepada prestasi yang telah ditunjukan. Untuk

mendorong pekerja menunjukan prestasi yang menyamai atau melebihi

piawaian yang telah ditetapkan, organisasi selalunya menggunakan ganjaran

kewangan sebagai faktor pendorong. Untuk menggalakkan pekerja

menunjukan prestasi yang baik pentadbiran pampasan perlu dilaksanakan

dengan adil dan betul.

20

vi. Perhubungan pekerjaan

Pengurus sumber manusia dapat melihat sumbangan para pekerjanya

terhadap kemajuan dan kemakmuran organisasi melalui penilaian prestasi.

Keputusan mengenai perhubungan pekerjaan seperti kenaikan atau

penurunan pangkat, motivasi, pemberhentian dan pertukaran dibuat melalui

laporan penilaian prestasi setiap individu tersebut.

vii. Penilaian pekerja yang berpotensi

Secara umumnya, potensi masa depan sesorang kakitangan dilihat melalui

prestasi masa lalunya, organisasi sering menggunakan laporan prestasi untuk

melihat potensi dan kebolehan pekerjanya. Ini kerana prestasi yang

ditunjukkan oleh kakitangan terbabit adalah prestasi bagi kerja atau

kedudukan yang berbeza.

Jelas didapati di sini bahawa penilaian prestasi sangat penting bagi sesebuah

organisasi, ini kerana proses penilaian prestasi boleh menyediakan maklumat untuk

pelbagai kegunaan di dalam sesuatu organisasi. Secara tidak langsung ia juga akan

membantu mengenal pasti kekuatan dan kelemahan pekerja di dalam sesuatu organisasi.

2.6.4 Piawaian prestasi

Piawaian prestasi adalah satu piawaian hasil kerja yang ditetapkan oleh

organisasi dan ia akan digunakan dalam menilai pencapaian pekerja. Piawaian prestasi

perlu diterangkan dengan jelas kepada semua pekerja. Ia dihasilkan daripada penelitian

ke atas analisis kerja.

Piawaian prestasi yang baik mestilah boleh dinyatakan secara kuantitatif dan

kualitatif. Ia perlu dilakukan supaya piawaian mudah difahami, boleh diukur dan boleh

digunakan untuk menilai prestasi pekerja yang melaksanakannya.

21

Terdapat empat elemen yang perlu diambil kira oleh pihak pengurusan sumber

manusia dalam menetapkan piawaian prestasi (Ab. Aziz Yusof, 2005) iaitu :-

i. Hubungan strategik

Ia merujuk kepada tahap keberkaitan piawaian dengan objektif strategik

yang telah ditetapkan oleh organisasi.

ii. Kekurangan kriteria

Ia merujuk kepada tahap liputan piawaian yang ditetapkan terhadap

tanggungjawab keseluruhan pekerja. Jika piawaian yang ditetapkan hanya

bertumpu kepada satu kriteria sahaja, piawaian ini dikatakan mempunyai

kekurangan kriteria.

iii. Pencemaran kriteria

Ia merujuk kepada pengaruh luar kawal yang mampu mencemar piawaian

prestasi yang telah ditetapkan.

iv. Kebolehpercayaan

Ia merujuk kepada tahap dimana individu cenderung untuk mengekalkan

tahap prestasi tertentu pada masa yang berbeza.

22

2.6.5 Proses penilaian prestasi

Di dalam menjalankan proses penilaian prestasi, terdapat lima langkah yang

perlu dilalui oleh penilai. Rajah 2.3 di bawah menunjukkan langkah–langkah yang

terlibat di dalam proses penilaian prestasi.

Menilai Prestasi

Tetapkan Piawaian KerjaKenal Pasti Matlamat

Maklum Balas

Perlaksanaan Kerja

Rajah 2.3 : Aliran aktiviti di dalam proses penilaian prestasi (Mohd Hizam Hanafiah &

Zafir Mohd Makhbul, 2002)

i. Kenal pasti matlamat

Sebagai langkah pertama di dalam menjalankan proses penilaian prestasi,

organisasi terlebih dahulu perlu menetapkan matlamat khusus yang ingin

dicapai oleh proses penilaian prestasi. Matlamat perlu ditetapkan supaya

penilaian prestasi tidak membuat penilaian kepada aspek yang tidak penting.

Penilaian prestasi yang tidak mempunyai matlamat khusus cenderung untuk

menemui kegagalan. Setelah matlamat khusus dibentuk, pekerja dan penilai

perlulah memahami matlamat ini dan bagaimana ia boleh dicapai.

23

ii. Tetapkan piawaian kerja

Langkah yang kedua organisasi perlu menetapkan piawaian kerja. Piawaian

kerja yang ditetapkan mestilah dipersetujui oleh pekerja dan juga

penyelianya. Piawaian kerja bukan sahaja memberi garis panduan tentang

kerja yang perlu dilakukan oleh seseorang subordinat, malah ia juga

memberikan gambaran tentang tahap prestasi yang perlu dicapai semasa

menjalankan tugas tersebut.

iii. Perlaksanaan kerja

Langkah ketiga ialah menunjukan bagaimana pekerja akan melaksanakan

tugas seperti yang ditetapkan dan semakan akan dibuat terhadap kerja yang

dilaksanakan.

iv. Menilai prestasi

Langkah keempat ialah prestasi pekerja akan dinilai dengan membandingkan

piawaian dengan pencapaian sebenar pekerja. Pada peringkat ini pengurus

akan menilai prestasi sebenar pekerjanya sama ada pekerja yang dinilai

berjaya mencapai dan mengatasi piawaian yang telah ditetapkan.

v. Maklum balas

Langkah yang terakhir adalah memberi maklum balas hasil daripada

penilaian perstasi yang telah dilakukan. Penilaian prestasi yang berkesan

memerlukan pengurus untuk berbincang dengan pekerja tentang prestasinya.

Sistem penilaian prestasi harus teratur dan terancang agar keputusannya

dapat mencerminkan sejauh mana pekerja itu telah menyelesaikan tugas–

tugasnya dengan berkesan.

24

2.6.6 Elemen – elemen yang dinilai dalam penilaian prestasi

Terdapat empat elemen utama yang akan dinilai oleh pengurus semasa menjalankan

proses penilaian prestasi (Ab. Aziz Yusof, 2005) iaitu :-

i. Sifat

Sesetengah majikan menilai sifat semula jadi pekerjanya seperti kerajinan,

inisiatif dan perawakan. Sifat semulajadi ini adalah subjektif dan sukar untuk

dinilai. Ia juga kadang–kadang tidak berkaitan dengan tugas yang

dilaksankan oleh pekerja yang dinilai. Oleh itu sekiranya organisasi ingin

menggunakan elemen sifat sebagai satu aspek yang ingin dinilai, organisasi

perlu berhati–hati supaya sifat yang dinilai mempunyai kaitan dengan

pekerjaan yang dilaksanakan.

ii. Gelagat

Kadangkala pekerja dinilai dari aspek gelagat yang mereka tonjolkan

ditempat kerja. Organisasi biasanya memilih untuk menilai gelagat seperti

gaya kepemimpinan seseorang pekerja apabila hasil tugas pekerja itu sukar

untuk diukur. Melalui penilaian gelagat ini, pengurus boleh menyesuaikan

tugas dengan pekerja yang terbabit.

iii. Hasil tugas

Hasil tugas boleh diukur dan boleh dibandingkan dengan piawaian yang telah

ditetapkan secara jelas. Ia merupakan elemen yang sepatutnya diberi

penekanan oleh penilai. Perkara penting yang perlu diberi perhatian oleh

organisasi adalah hasil tugas bukan sahaja perlu dinilai dari segi kuantitatif

tetapi perlu juga diambil kira dari segi kualitatif.

25

iv. Potensi untuk peningkatan

Untuk melihat potensi seseorang pekerja, penilai akan menyemak sifat,

gelagat dan hasil tugas pekerja terbabit yang boleh membantu pencapaian

matlamat strategik organisasi. Hasil yang ditunjukan pada masa sekarang

diunjurkan oleh pengurus untuk meramal potensi pekerja terbabit. Biasanya

pekerja yang dinilai berdasarkan potensinya berpeluang untuk menikmati

kenaikan pangkat dan faedah–faedah yang ditetapkan.

Walau bagaimanapun, organisasi biasanya menggabungkan kesemua elemen–

elemen tersebut semasa membuat penilaian prestasi. Ini kerana gabungan elemen sifat,

gelagat, hasil kerja dan potensi menjadikan penilaian prestasi yang dibuat mempunyai

ketepatan yang lebih baik.

2.6.7 Individu yang bertanggujawab menjalankan penilaian prestasi

Proses penilaian prestasi boleh dilakukan oleh sesiapa sahaja yang berkelayakan

di dalam organisasi. Terdapat beberapa individu lain yang boleh menilai prestasi

seseorang kakitangan di dalam organisasi. Mereka termasuklah pengurus, pelanggan,

rakan sekerja, perkerja bawahan atau subordinat dan diri sendiri.

26

Rajah 2.4 di bawah menunjukan individu–individu yang terlibat di dalam proses

penilaian prestasi.

Diri Sendiri

Pengurus

Rakan Sekerja

Pekerja Bawahan

Pelanggan

Rajah 2.4 : Individu yang bertanggungjawab menjalankan penilaian perestasi

(Mohd Hizam Hanafiah & Zafir Mohd Makhbul. 2002)

i. Penyelia / Pengurus

Penyelia atau pengurus adalah individu yang paling biasa menjalankan

penilaian prestasi terhadap pekerjanya. Pengurus yang berada diperingkat

yang lebih tinggi lebih mudah melihat prestasi pekerja di bawah

pengurusannya. Ini membolehkan penilai membuat penilaian yang lebih tepat

kerana dia bekerja bersama–sama dengan orang yang dinilai. Pengurus juga

boleh menentukan secara tepat bentuk maklum balas yang bersesuaian

dengan pekerja yang dinilainya sama ada pekerja terbabit perlu menghadiri

program latihan dan pembangunan, mendapat kenaikan pangkat atau pakej

pampasan yang lebih menarik.

27

ii. Pekerja bawahan / Subordinat

Terdapat organisasi yang meminta orang bawahan atau subordinat untuk

menilai prestasi pengurusnya. Subordinat biasanya diminta untuk menilai

keberkesanan pengurusan yang dilaksanakan oleh pengurus mereka iaitu dari

sudut kepimpinan, komunikasi lisan, delegasi kuasa, penyelarasan usaha

pasukan dan sikap pengurus tersebut kepada pekerja bawahanya. Walau

bagaimanapun bidang–bidang lain seperti perancangan dan penyusunan,

penyediaan belanjawan, kreativiti dan kebolehan analitikal tidak boleh dinilai

oleh pekerja bawahan.

iii. Rakan sekerja

Rakan sekerja yang mempunyai jawatan sama dan berada digred yang sama

juga boleh diminta untuk membuat penilaian prestasi. Terdapat juga

pengurus yang enggan membenarkan rakan sekerja menilai rakannya yang

lain kerana pengurus berpendapat sebahagian daripada kuasanya telah

diambil oleh pekerja bawahan. Rakan sekerja juga dikatakan bersikap pilih

kasih dalam membuat penilaian, jika hubungan antara ahli pasukan terlalu

akrab, mereka sering menilai rakan yang lain dengan sikap perjudis dan berat

sebelah(bias).

iv. Diri sendiri

Pekerja boleh menilai diri mereka sendiri sekiranya mereka mengetahui

dengan jelas piawai yang telah ditetapkan dan memahami objektif yang perlu

dicapai. Pekerja akan bermotivasi sekiranya mereka diberi peluang untuk

menilai dan mengkritik diri mereka sendiri, mereka akan merasa diri mereka

lebih penting kerana pihak organisasi membenarkan mereka melibatkan diri

dalam proses penilaian prestasi. Selain itu pengurus juga boleh mengizinkan

pekerjanya menyenaraikan sumbangan dan pencapaian yang telah dibuatnya

28

dalam tempoh yang dinilai. Penilaian diri sendiri ini sangat sesuai digunakan

untuk tujuan pengurusan pembangunan.

v. Pelanggan

Sesetengah organisasi berpendapat bahawa input yang diberi oleh pelanggan

dalam proses penilaian prestasi amat kritikal. Pelanggan ini diketegorikan

kepada dua bahagian iaitu pelanggan dalaman iaitu warga organisasi itu

sendiri dan pelanggan luaran. Organisasi yang sering menggunakan cara ini

adalah organisasi yang berada dalam sektor perkhidmatan seperti hotel,

restoran dan seumpamanya.

vi. Penilaian 3600

Penilaian 3600 melibatkan ramai penilai daripada peringkat hierarki

pengurusan yang membenarkan input tentang prestasi pekerja. Kadangkala

input tersebut boleh diberikan oleh sumber luaran organisasi. Maklum balas

yang berikan oleh penilai yang ramai dapat mengurangkan ralat dan

meningkatkan kebolehpercayaan yang tinggi. Ia juga dapat memberikan

ukuran yang lebih objektif terhadap prestasi seseorang. Kaedah penilaian

3600 juga dikatakan sesuai untuk tujuan pembangunan pekerja.

2.6.8 Kaedah penilaian prestasi

Terdapat pelbagai kaedah penilaian yang boleh digunakan untuk menilai prestasi

antaranya ialah :-

i. Skala Pengkadaran Grafik

Skala Pengkadaran Grafik (graphic rating scales) melibatkan kaedah

penilaian menggunakan skala atau garisan yang menunjukan lingkungan

29

pelbagai kriteria prestasi. Kriteria ini boleh dibentuk daripada penghuraian

kerja. Kriteria-kriteria prestasi yang biasanya digunakan ialah :-

Pencapaian kerja dari segi kualitatif dan kuantitatif.

Kemahiran yang diperlukan untuk kerja seperti kemahiran

komunikasi.

Pengetahuan kerja.

Kelakuan kerja seperti kebolehpercayaan.

Bilangan ciri ini bergantung kepada jenis pekerjaan dan keterperincian

skala yang ingin dibentuk. Biasanya jumlah ciri ialah antara 9 dan 12. Rajah 2.5

di bawah menunjukan borang Kaedah Skala Pengkadaran Grafik.

Terdapat lima langkah penting yang terlibat di dalam penggunaan kaedah

Skala Pengkadaran Grafik iaitu :-

Berdasarkan maklumat penghuraian kerja, pilih beberapa kriteria

prestasi yang akan dinilaikan.

Bentukan skala yang mengandungi beberapa darjah prestasi untuk

setiap kriteria prestasi itu.

Pilih darjah untuk setiap kriteria dan agihkan markah untuk setiap

darjah.

Nilaikan prestasi pekerja.

Jumlahkan markah untuk setiap pekerja dan hitung peratusannya.

30

Nama Perkerja : _______________________________________

Jabatan : _______________________________________

Jawatan : _______________________________________

Darjah Prestasi

9 – 10 Cemerlang

7 – 8 Baik

5 – 6 Sederhana

3 – 4 Lemah

0 – 2 Amat Lemah

Kriteria untuk setiap kriteria yang berikut , pilih darjah yang sesuai dan berikan markah

Kuantiti kerja

Kualiti kerja

Pengetahuan kerja

Kebolehpercayaan

Disiplin

Kerjasama

Jumlah Markah

______________________________________________________________________

Rajah 2.5 : Borang Kaedah Skala Pengkadaran Grafik

31

ii. Kaedah Pemeringkatan

Kaedah Pemeringkatan (Ranking Method) merupakan kaedah penilaian

prestasi yang paling mudah. Mengikut kaedah ini, pekerja dalam organisasi

dipertingkatkan daripada prestasi yang terbaik kepada prestasi paling lemah.

Semua pekerja dibandingkan serentak pada masa yang sama. Prestasi

dianggap sebagai satu dimensi sahaja. Ia tidak dibahagikan kepada beberapa

faktor atau kriteria prestasi seperti yang didapati pada Skala Pengkadaran

Grafik. Rajah 2.6 menunjukan borang Kaedah Pemeringkatan Mudah.

Jabatan Pengeluaran Jabatan Pemasaran Jabatan Sumber Manusia

1. Naidu

1. Amran

1. Emily

2. Sally 2. Rosie 2. Fazim

3. Nina 3. Suzie 3. Tommy

4. Amy 4. Larry 4. Phoster

5. Julie 5. Suzan

6. Gary

Rajah 2.6 : Borang Kaedah Pemeringkatan Mudah

Kebaikan dan kelemahan Kaedah Pemeringkatan Mudah

Dengan menggunakan kaedah pemeringkatan, semua pekerja dapat disusun

dengan cepat. Ia juga dapat mengelakkan masalah kecenderungan memusat dan

penilaian yang terlalu longgar atau tegas kerana tidak melibatkan skala pengkadaran.

32

Walau bagaimanapun aktiviti menilai semua aspek prestasi sekali gus tidak begitu

mudah kerana prestasi tidak dibahagikan kepada kriteria yang spesifik, sebaliknya segala

aspek prestasi dipertimbangkan pada masa yang sama. Selain itu ketepatan terjejas

apabila pemeringkatan beberapa jabatan digabungkan ke dalam satu pemeringkatan

untuk seluruh organisasi. Ini bermakna perbandingan diantara jabatan adalah rumit.

Oleh kerana prestasi dianggap secara keseluruhannya dan tidak dibahagikan

kepada dimensi–dimensi terentu, ia tidak dapat memberi maklum balas tentang kekuatan

dan kelemahan pekerja secara jelas dan terperinci.

iii. Agihan Terpaksa

Di dalam kaedah Agihan Terpaksa (forced distribution) berbagai–bagai

peratusan daripada jumlah pekerja dalam organisasi akan diagihkan kepada

beberapa kategori tertentu. Kaedah ini berdasarkan taburan normal untuk

mengagihkan pekerja yang cemerlang, sederhana dan kurang baik. Keputusan

prestasi sederhana biasanya kategori yang paling besar, dengan agihan yang

paling rendah untuk prestasi cemerlang dan prestasi yang paling lemah. Rajah

2.7 menunjukan borang Kaedah Agihan Terpaksa.

33

Cemerlang 10%

Baik 15%

Sederhana 50%

Lemah 15%

Amat lemah 10%

Cemerlang

10%

Baik

15%

Sederhana

50%

Lemah

15%

Amat Lemah

10%

Julie Yus Tony Jim John

Larry Tan Rose Leslie Brian

Naidu Jen Nancy

Lucy

Mak

Wan

Tom

Ann

Kim

Rajah 2.7 : Borang Kaedah Agihan Terpaksa

iv. Perbandingan Pasangan

Di dalam kaedah Perbandingan Pasangan (paired comparison method) seorang

pekerja itu akan dipasangkan dengan seorang pekerja lain bagi tujuan penilaian

prestasi. Prestasi kedua–duanya akan dibandingkan untuk mengetahui prestasi

siapa lebih baik atau lemah. Prestasi ini dinilaikan secara keseluruhan atau

mengikut kriteria yang tertentu. Rajah 2.8 di bawah menunjukan borang Kaedah

Perbandingan Pasangan.

34

Langkah–langkah yang terlibat di dalam Kaedah Perbandingan Pasangan ialah :-

Bentuk senarai pekerja yang akan dinilaikan prestasinya.

Daripada senarai pekerja itu, pilih dua orang pekerja.

Bandingkan kedua–dua pekerja itu dan pilih yang mana lebih baik.

Ulang perbandingan pasangan ini sehingga setiap pekerja

dibandingkan.

Jumlahkan bilangan kali setiap orang pekerja telah dipertingkatkan

sebagai positif prestasinya.

35

Pekerja yang dinilaikan

A B C D E

A ---- B A A A

B ---- B B B

C ---- C C

D ---- D

E ----

Kedudukan Pekerja Bilangan kali dipertingkatan positif

1 B 4

2 A 3

3 C 2

4 D 1

5 E 0

Rajah 2.8 : Borang Kaedah Perbandingan Pasangan

Kebaikan dan keburukan Kaedah Perbandingan Pasangan

Kaedah Perbandingan Pasangan ini cepat dan mudah digunakan apabila

organisasi itu kecil dan hanya beberapa pekerja dinilai. Ia juga memudahkan tugas

penilai kerana hanya dua orang dibandingkan setiap kali, bukan semua pekerja serentak

seperti pemeringkatan dan Kaedah Agihan Terpaksa.

Kelemahan keadah ini ialah tempoh masa yang panjang diambil apabila

bilangan pekerja ramai

36

v. Kaedah Insiden Kritikal

Insiden–insiden kritikal (critical incidents) merujuk kepada pelbagai pertanyaan

yang menghuraian prestasi pekerja dari segi kelakuan yang positif dan negatif.

Penilai akan mencatatkan contoh–contoh kritikal kelakuan kerja ini semasa

pekerja sedang menjalankan tugasnya. Kelakuan yang sederhana tidak

dikumpulkan. Jumlah insiden kritikal mungkin antara 20 dan 30 untuk jenis

kerja. Maklumat tentang insiden itu dikumpulkan daripada individu yang biasa

dengan kerja itu, iaitu penyelia dan pekerja, penghuraian kerja atau pemerhatian.

Selepas insiden kritikal dibentuk, suatu kaedah untuk menggunakan insiden itu

boleh dipilih. Kaedah–kaedah berdasarkan insiden kritikal yang sering digunakan

adalah Senarai Semakan dan Skala Pengkadaran Berasaskan Gelagat.

Kebaikan dan kelemahan Kaedah Insident Kritikal

Kelebihan penggunaan Kaedah Insiden Kritikal adalah maklum balas yang lebih

tepat dan terperinci kerana contoh–contoh spesifik prestasi dikenalpasti. Ini memberikan

maklumat tentang tindakan yang boleh diambil untuk mengatasi kelemahan pekerja itu.

Akan tetapi ia memerlukan masa dan kos bagi membentuk senarai kejadian

kritikal untuk setiap jenis kerja dalam organisasi itu.

vi. Senarai Semakan

Insiden–insiden kritikal boleh digunakan untuk membentuk Kaedah Senarai

Semakan. Senarai semakan (checklist) itu mengandungi siri pernyataan yang

menghuraikan kelakuan yang berhubung dengan kerja. Contoh sesuatu insiden

positif ialah pekerja rela menghadiri sesi latihan apabila diminta oleh

penyelianya. Penilai akan menyemak setiap kelakuan dalam senarai ini dengan

kelakuan sebenar pekerja dan kemudian menandakan ya atau tidak untuk insiden

37

itu. Rajah 2.9 di bawah menujukan borang Kaedah Senarai Semakan Insiden

Kritikal.

Insiden kritikal Tandakan √ jika benar

Pekerja mempunyai pengetahuan kerja yang baik

Arahan yang diberi oleh penyelia sentiasa diikuti

Pekerja itu sentiasa rela bekerja lebih masa

Hasil kerja adalah sentiasa seperti dijadualkan

Sentiasa menyiapkan tugas dengan sempurna

Pekerja berminat dalam kerja

Sentiasa menyumbangkan idea yang baik

Rela menerima tugas yang rumit

Pekerja cuba memperbaiki prestasi

Rajah 2.9 : Borang Kaedah Senarai Semakan Insiden Kritikal

Kebaikan dan kelemahan Kaedah Senarai Semakan

Senarai semakan ini memang mudah digunakan oleh penilai. Akan tetapi (bias)

atau berat sebelah dalam penilaian mungkin wujud apabila insiden yang positif dan

insiden yang negatif dapat dikesan oleh penilai.

Disamping itu, perbandingan antara pekerja adalah sukar dilakukan kerana setiap

insiden itu ditandakan dan bukan dikadarkan.

38

vii. Skala Pengkadaran Berasaskan Gelagat

Skala Pengkadaran Berasaskan Gelagat (Behaviourally Anchored Rating Scales,

BARS) merupakan skala yang dibentuk berdasarkan kelakuan kerja dan

keperluan prestasi yang baik dan buruk. Kaedah ini menggabungkan insiden

kritikal dengan konsep pengkadaran. Untuk menggunakan teknik ini, insiden–

insiden kritikal untuk kerja itu perlu dikumpulkan untuk gelagat yang utama

bagi kerja itu. Setelah mengenal pasti aspek prestasi ini, insiden–insiden

mengenai kelakuan yang diingini dan kelakuan yang tidak diingini akan

dikumpulkan melalui pemerhatian pekerja, temu duga dengan penyelia atau

mengkaji dokumen penghuraian kerja. Rajah 2.10 di bawah menunjukan Borang

Skala Pengkadaran Gelagat.

Langkah–langkah dalam membentuk Skala Pengkadaran Berasaskan Gelagat

adalah seperti berikut:-

Membentukkan insiden kritikal.

Membahagikan insiden kritikal kepada beberapa ketegori yang

digunakan sebagai titik rujukan.

Mengagihkan kategori prestasi sebagai titik–titik disepanjang satu

skala. Jumlah titik itu biasanya 7 atau 9.

Mengkadarkan prestasi secara memilih kategori prestasi yang relevan.

Nilai point adalah titik rujukan yang berkenaan.

39

Rajah 2.10 : Borang Skala Pengkadaran Gelagat

Kebaikan dan kelemahan kaedah Skala Pengkadaran Berasaskan Gelagat

Skala Pengkadaran Berasaskan Gelagat merupakan teknik yang lebih tepat dan

jelas daripada senarai semakan kerana bukan sahaja insiden kritikal digunakan tetapi

juga skala pengkadaran juga digunakan. Skala ini mengandungi beberapa titik untuk

memudahkan pengkadaran gelagat itu. Sementara itu, insiden kritikal dapat memberi

maklum balas yang spesifik tentang kekuatan dan kekurangan prestasi dari segi gelagat

berkaitan kerja.

Walau bagaimanapun, kelemahannya adalah masa dan kos yang terlibat dalam

membentuk skala pengkadaran untuk setiap jenis kerja di dalam organisasi itu. Selain itu

ia agak rumit untuk dibentuk kerana insiden kritikal terpaksa dikumpulkan terlebih

dahulu.

40

viii. Pengurusan Mengikut Objektif

Di dalam Kaedah Pengurusan Mengikut Objektif (Management By Objective,

MBO) penyelia dan pekerja akan bersama–sama menetapkan pelbagai objektif

spesifik yang ingin dicapai untuk tempoh yang tertentu. Objektif itu adalah

mengenai prestasi yang akan dicapai oleh pekerja. Ia merupakan elemen yang

paling penting dalam program mengikut objektif. Objektif yang ditetapkan

haruslah spesifik yang boleh dihitung seperti wang atau masa, realistik dan tarikh

yang dijangka untuk pencapaian objektif perlu dinyatakan. Rajah 2.11 di bawah

menujukan elemen Kaedah Pengurusan Mengikut Objektif.

Elemen–elemen utama di dalam keadah Pengurusan Mengikut Objektif ialah

seperti berikut :-

Menetap Matlamat

Pengurusan MelaluiObjektifMenyemak Kemajuan

Maklum Balas

Membangun PelanTindakan

Rajah 2.11 : Elemen Kaedah Pengurusan Mengikut Objektif (Ab. Aziz Yusof, 2005)

41

Melalui kaedah penilaian ini, penilaian prestasi akan dibuat pada akhir tempoh

yang berkenaan secara membandingkan pencapaian sebenar dengan setiap objektif yang

telah ditetapkan pada awal program. Kekerapan penyemakan ini dibuat bergantung

kepada organisasi itu tetapi biasanya ia dilakukan setiap bulan atau setiap tiga bulan. Ini

diikuti oleh maklum balas penyelia membincangkan prestasi pekerja dalam konteks

setiap objektif, masalah yang dihadapi dalam pencapaian objektif dan cara

penyelesaiannya. Selepas perbincangan, pelan tindakan akan dibentuk. Ia akan

menyatakan bagaimana objektif akan dicapai. Pelan tindakan adalah penting kerana

merancangkan tindakan yang positif untuk pencapaian objektif.

Kebaikan dan kelemahan Kaedah Pengurusan Mengikut Objektif

Kebaikan Kaedah Pengurusan Mengikut Objektif dapat dilihat dari sudut, dengan

cara membenarkan penyertaan pekerja di dalam membuat keputusan maka secara tidak

langsung ia akan dapat meningkatkan motivasi dan komitmen pekerja untuk mencapai

matlamat prestasi mereka. Ia juga lebih mengutamakan kemajuan dalam mencapai

objektif spesifik dan bukan ciri–ciri keperibadian.

Kelemahan utama kaedah ini adalah banyak masa dan usaha yang terlibat oleh

kedua–dua pihak penyelia dan pekerja dalam menetapkan objektif, serta mengukur dan

membincangkan kemajuan yang mahu dicapai.

2.7 Pemilihan kaedah yang terbaik untuk kajian kes

Daripada kajian yang dilakukan, Skala Pengkadaran Grafik akan digunakan

untuk menilai prestasi staf di Kumpulan Pendidikan YPJ kerana didapati melalui teknik

ini elemen–elemen kuantitatif lebih banyak digunakan berbanding elemen–elemen

kualitatif yang lebih sukar diukur dan dinilaikan.

Skala Pengkadaran Grafik merupakan kaedah yang paling kerap digunakan oleh

organisasi kerana ia agak komprehensif. Keadah ini membolehkan prestasi diukur agak

42

sempurna kerana kerja boleh dibahagikan kepada pelbagai faktor. Selain itu setiap

kriteria prestasi boleh dibahagikan kepada beberapa subfaktor yang lebih terperinci.

Bukan itu sahaja setiap faktor boleh diukur dari segi darjah–darjah yang berkenaan.

Markah boleh diagihkan kepada darjah tersebut untuk menunjukkan kepentingannya. Ini

membolehkan nilai kuantitatif diperolehi untuk pekerja tersebut. Jadual 2.1 di bawah

menunjukan perbandingan elemen-elemen penilaian prestasi yang digunakan di dalam

setiap teknik penilaian prestasi, daripada jadual tersebut didapati Teknik Skala

Perkadaran Bergrafik lebih sesuai diguna semasa pembangunan Sistem Penilaian

Prestasi di Kumpulan Pendidikan YPJ kerana ia lebih menekankan kepada penilaian

secara kualitatif dan kuantitatif.

Jadual 2.1 : Elemen penilaian prestasi berdasarkan kajian penyelidik

TEKNIK KAJIAN

Elemen penilaian prestasi TSPB KP KAT KPP KIK KSS KSPBG KPMO

1. Penilaian mengikut kriteria √

2. Kecenderungan memusat √

3. Ketepatan √ √ √ √ √

4. Taburan normal √

5. Kecepatan √ √ √ √ √ √

6. Mudah digunakan √ √ √ √ √ √ √ √

7. Bias √ √ √ √ √

8. Skala perkadaran √ √

9. Rumit √ √ √ √

10. Berasakan objektif √

11. Organisasi besar √ √ √ √ √

12. Penilaian kualitatif √ √ √ √

13. Penilaian kuantitatif √

14. Penilaian terlalu longar √ √ √

15. Kos tinggi √ √

Petunjuk : TSPB = Teknik Skala Perkadaran Bergrafik. KP = Kaedah Pemeringkatan.

KAT = Kaedah Agihan Terpaksa. KPP = Kaedah Pembandingan Pasangan.

43

KIK = Kaedah Insiden Kitikal. KSS = Kaedah Senarai Semakan. KSPBG = Kaedah

Skala Pengkadaran Berasaskan Gelagat. KPMO = Kaedah Pengurusan Mengikut

Objektif.

2.8 Isu–isu yang berkaitan dengan penilaian prestasi

Penilaian prestasi yang tidak dirancang dengan teliti akan menemui kegagalan

dan kebiasaanya kegagalan ini sering diletakan ke atas bahu pengurus. Berikut

merupakan antara isu-isu yang mungkin akan timbul berkaitan dengan penilaian prestasi

di dalam sesebuah organisasi:-

i. Kesan kebelakangan

Pengurus–pengurus yang dipengaruhi oleh kesan kebelakangan hanya

memikirkan prestasi terkini subordinat–subordinat dan tidak mengendahkan

kerja terdahulu yang mungkin lebih baik atau lebih teruk daripada kerja yang

dibuat sebelum waktu pernilaian. Keadaan ini menyebabkan para pekerja hanya

menambahkan usaha mereka disekitar waktu pernilaian daripada membuat kerja

secara konsisten.

ii. Kesan ‘Halo’

Kesan ‘halo’ adalah satu masalah yang bukan sahaja berlaku di dalam proses

penilaian prestasi tetapi juga berlaku di dalam proses temu duga pengambilan

pekerja. Kebanyakan orang adalah lebih berkemungkinan memberikan kadar

markah yang tinggi kepada seseorang yang mereka suka. Personaliti pekerja dan

sifat–sifatnya yang lain mungkin akan mempengaruhi pertimbangan pengurus.

Oleh itu, seorang pengurus mungkin akan memberi kadaran yang positif kepada

pekerjanya yang mempunyai personaliti dan sifat–sifat yang disukainya

walaupun pekerja tersebut sebenarnya tidak berhak mendapat kadar yang tinggi

disebabkan prestasinya yang sebenarnya tidak atau kurang cekap.

44

iii. Kecenderungan memusat

Kecenderungan memusat berlaku setiap kali si penilai menilai kesemua

subordinatnya sebagai sederhana di dalam semua kriteria yang dinilai. Perkara

ini adalah paling tidak realistik kerana jarang sekali sekumpulan orang menjadi

serupa sehinggakan semua perkadaran mereka menjadi sama. Sifat berat sebelah

ini terjadi kerana si penilai takut akan tindak balas negatif daripada para pekerja

itu sendiri jika dia memberikan kadaran yang rendah. Sekiranya mereka

memberikan kadaran yang tinggi kepada semua pekerja, pekerja akan gembira

tetapi ketua–ketua penilai akan menyoal pertimbangannya. Untuk berada di

dalam keadaan yang selamat ia menilai semua pekerjanya sebagai biasa atau

sederhana.

iv. Prasangka

Ramai orang bersifat prasangka sama ada mereka menyedarinya atau tidak.

Mereka berpegang berpegang pada pandangan yang negatif tentang sesuatu

kumpulan manusia. Prasangka boleh wujud di dalam bentuk perkauman, agama,

jantina atau berdasarkan umur. Pengurus–pengurus yang tidak mempunyai

kelulusan universiti mungkin mempunyai prasangka terhadap mereka yang

mempunyai ijazah.

2.9 Cabaran penilaian prestasi

Penilaian terhadap pekerja sangat penting dilakukan kerana ia merupakan kunci

utama kepada kelangsungan sesebuah organisasi. Melalui penilaian prestasi yang dibuat,

organisasi dapat menentukan kekuatan dan kelemahan pekerja. Walau bagaimanapun

terdapat beberapa cabaran yang datang dari dalam dan luar organisasi yang perlu

dihadapi di dalam melaksanakan proses penilaian prestasi ini.

45

Cabaran dari dalam organisasi datang daripada pelbagai kumpulan yang

mempunyai pelbagai kepentingan ke atas sistem yang dilaksanakan. Kumpulan ini

mungkin menggunakan penilaian prestasi sebagai alat untuk mendominasikan bagi

memenuhi keperluan diri sendiri atau kumpulan yang disertai. Kesan dari keadaan ini

menimbulkan ketakutan, kebimbangan, tekanan, penarikan diri dari mengambil

tanggungjawab, ketidakpercayaan dan kurangnya komitmen terhadap nilai atau mutu

penilaian.

Cabaran dari luar organisasi pula datang daripada pelanggan, masyarakat, badan–

badan perundangan dan kerajaan. Kumpulan–kumpulan ini akan menunjukan

keperihatinan mereka kerana ia akan mendatangkan kesan terhadap mereka sama ada

secara langsung atau tidak langsung. Pengguna dan masyarakat mempunyai kepentingan

dalam sistem ini kerana mereka mahukan perkhidmatan yang terbaik semasa

berinteraksi dengan pekerja. Badan–badan perundangan pula mahu memastikan

pelaksanaan sistem tersebut selaras dengan peraturan atau keperluan undang–undang

seperti Akta Hak Sivil (Civil Act)1964 dan Akta Persamaan Peluang(Equal Opportunity

Act)1972. Manakala kerajaan pula meletakan perhatian terhadap sistem ini kerana

menjadi tanggungjawab mereka untuk memastikan setiap individu mendapat manfaat

daripada sistem yang dilaksanakan.

2.10 Ringkasan

Secara keseluruhannya, bab ini menerangkan bagaimana kajian awal yang

dilakukan oleh pembangun sistem sebelum membangunkan sistem yang sebenar. Kajian

ini amat penting bagi pengumpulan maklumat-maklumat yang akan digunakan dalam

pembangunan Projek. Kajian yang dijalankan memfokuskan kepada kajian pengurusan

sumber manusia dan penilaian prestasi. Terdapat lapan teknik yang dikaji dan dihuraikan

di dalam bab ini. Pemerhatian telah dibuat terhadap kesemua teknik tersebut dan

mendapati bahawa teknik Skala Perkadaran Grafik lebih sesuai digunakan di dalam

menentukan penilaian prestasi staf di Kumpulan Pendidikan YPJ.

BAB 3

METODOLOGI

3.1 Pengenalan

Proses pembangunan sistem maklumat meliputi pelbagai proses. Untuk

menjadikan sesuatu sistem lengkap dan komprehensif, semua elemen–elemen yang

berkaitan dengan pembangunan sistem tersebut perlu diambil kira. Ini termasuklah

proses memahami sistem sedia ada, proses menganalisa, proses merekabentuk, proses

melaksanakan dan seterusnya proses menyelenggarakan sistem tersebut.

Satu kaedah yang komprehensif diperlukan untuk mendapatkan maklumat dan

membangunkan sistem yang baik dan bermutu. Oleh itu sebelum membangunkan sistem

maklumat kaedah–kaedah pembangunan sistem dan fasa–fasa yang terlibat dalam

pembangunan sistem hendahlah dikaji terlebih dahulu.

Dengan mempraktikkan satu cara atau metodologi yang sama, piawaian perisian

dapat diwujudkan dan komunikasi antara para pembangun menjadi mudah, sistem dapat

dikawal dan kerja penyenggaraan dimasa hadapan menjadi mudah ditangani. Untuk

mencapai objektif tersebut maka penggunaan paradigma, kaedah, teknik serta alatan

yang sesuai diperlukan.

47

Pemilihan metodologi yang sesuai adalah amat penting untuk memastikan projek

dapat berjalan dengan lancar dan mengikut keperluan dan spesifikasi pengguna.

Terdapat pelbagai kategori metodologi yang boleh digunakan, antaranya adalah

rekabentuk berstruktur, kaedah berasaskan objek (Object Oriented), Rapid Application

Development (RAD), Agile Development dan sebagainya.

Bagi pembangunan projek Sistem Penilaian Prestasi di Kumpulan Pendidikan

YPJ, metodologi yang digunakan adalah daripada kategori RAD (Rapid Application

Development Methodology) berdasarkan pendekatan berasaskan objek iaitu Unified

Process.

3.2 Struktur Kajian

Projek pembangunan Sistem Penilaian Prestasi di Kumpulan Pendidikan YPJ

adalah dilakukan dalam beberapa peringkat. Rajah 3.1 di bawah menunjukan struktur

kajian bagi pembangunan Sistem Penilaian Prestasi di Kumpulan Pendidikan YPJ.

Diawal kajian, masalah tempat kajian dikaji selidik untuk mengetahui latar belakang

masalah di Kumpulan Pendidikan YPJ. Teknik atau kaedah yang digunakan untuk

pengumpulan data dan maklumat adalah berdasarkan sesi temubual dan juga

pemerhatian. Pemerhatian dibuat ke atas dokumen-dokumen berkaitan untuk

memudahkan pemahaman pihak pembangun sistem terhadap masalah-masalah yang

dikenalpasti. Penetapan skop dan objektif kajian dibuat untuk memberi garis panduan

kepada pembangun sistem supaya sistem yang akan dibangunkan nanti dapat

menyelesaikan masalah-masalah yang telah dikenalpasti.

Kajian diteruskan diperingkat kedua iaitu kajian literatur. Di dalam kajian ini,

bahan-bahan rujukan serta bacaan yang berkaitan dengan projek dicari dan

dikumpulkan. Bahan-bahan rujukan yang digunakan termasuklah jurnal penyelidik,

buku, serta artikel-artikel penulis daripada internet.

48

Input-input yang diperolehi daripada kajian literatur dianalisa dan digunakan

dalam peringkat rekabentuk sistem. Peringkat ini memerlukan pembangun

merekabentuk sistem sebelum diimplementasikan.

49

BAB 1Pengenalan

Latar belakang masalahPernyataan masalah

Objektif kajianSkop kajian

BAB 2Kajian LiteraturKajian HRMIS

BAB 3Metodologi

Metodologi berasaskanprototaip

Object Oriented

BAB 4Hasil Awalan

Analisis organisasiPermodelan sistem semasa

Permodelan sistemcadangan

BAB 5Kesimpulan dan

cadangan

Teknik - teknik penilaianprestasi

Analisis dan rekabentukberorientasikan objek

1. Gambarajah Aktiviti2. Gambarajah Use Case3. Gambarajah Kelas4. Gambarajah Jujukan5. Gambarajah Keadaan

Rajah 3.1 : Struktur kajian

50

3.3 Kaedah Kajian

Pada amnya, penyelidikan boleh dibahagikan kepada dua perspektif iaitu

kuantitatif dan kualitatif. Perspektif kuantitatif adalah perspektif yang lebih

mementingkan pengiraan, angka dan sebagainya. Oleh itu, apabila kita menjalankan

sesuatu penyelidikan yang menyentuh tentang pembolehubah, kawalan, kesahihan,

kepercayaan, penyelidikan, statistik adalah diambil kira dalam jenis perspektif

kuantitatif. Manakala perspektif kualitatif pula, jenis perspektif ini lebih mementingkan

makna, pemahaman dan realiti sebenar yang berlaku. Antaranya komponen yang

tergolong dalam jenis perspektif ini adalah kajian kes, kajian lapangan, situasi, makna

dan kenyataan.

Terdapat perbezaan antara penyelidikan kuantitatif dan penyelidikan kualitatif.

Pendekatan kuantitatif mengutamakan kuantiti. Penyelidikan kuantitatif melibatkan

angka-angka, data-data numerikal atau statistik. Statistik melibatkan pengiraan-

pengiraan seperti min, median, mod, peratusan, sisihan piawai, skor-Z, skor-T, varian,

dan sebagainya. Pendekatan kuantitatif dikatakan lebih berstruktur, mempunyai darjah

kekaburan yang minima, makna yang jelas, bercorak linear, mempunyai penjadualan

yang jelas, dan menumpukan kepada hasil. Dari segi skop kajian ia boleh melibatkan

responden yang besar. Pendekatan kualitatif pula berasaskan kualiti. Ianya bersifat

deskriptif yang lebih kepada penghuraian makna perkara-perkara yang dikaji. Ia tidak

mengutamakan data-data berbentuk numerikal. Ia kurang berstruktur, terbuka dan lebih

menumpukan kepada proses. Skop kajiannya pula meliputi bilangan responden yang

kecil.

Sungguhpun terdapat perbezaan-perbezaan kualitatif dan kuantitatif, kedua-

duanya merupakan kaedah penyelidikan yang empirikal. Semua penyelidikan empirikal

mempunyai persamaan-persamaan asas seperti mempunyai matlamat, sistematik dalam

prosedur, membuat perbandingan, membuat deskripsi, menguji hipotesis, membuat

penjelasan sebab dan akibat dan membuat analisa kritikal. Kita boleh memilih salah satu

daripada pendekatan terutamanya berdasarkan masalah dan keluasan skop kajian yang

akan kita laksanakan

51

Sekiranya kajian melibatkan jumlah responden yang besar misalnya melebihi

empat puluh orang, pendekatan kuantitatif lebih sesuai. Sekiranya bilangan responden

yang kecil, misalnya lima orang, maka pendekatan kualitatif dipilih.

Terdapat beberapa teknik pengumpulan fakta di dalam kaedah kualitatif. Rajah

3.2 di bawah menunjukan teknik–teknik pengumpulan fakta.

Teknik Pengumpulan Data

SorotanDokumen

Temubual Soal Selidik JRP Pemerhatian

Persampelan PembinaanPrototaip

Rajah 3.2 : Teknik–teknik pengumpulan fakta (Kamarulariffin Abdul Jalil, 2001)

Di dalam projek pembangunan Sistem Penilaian Prestasi di Kumpulan

Pendidikan YPJ, kaedah kajian yang digunakan adalah kualitatif kerana melibatkan

pemerhatian, temubual, soal selidik, sorotan dokumen serta perbincangan. Berikut

adalah jenis-jenis kaedah kualitatif yang digunakan sepanjang projek ini.

52

i. Sorotan dokumen

Melalui sorotan dokumen pembangun sistem akan meneliti dan menganalisa

dokumen–dokumen tertentu dalam organisasi. Terdapat 3 jenis yang dianalisis

iaitu dokumen yang memerihalkan tentang organisasi dan fungsinya, dokumen

yang memerihalkan sistem yang sedia ada dan dokumen yang memerihalkan

masalah sistem yang sedia ada.

ii. Temubual

Temubual merupakan salah satu proses untuk mendapatkan maklumat yang

diperlukan. Pertama sekali, untuk mengkaji latar belakang masalah bagi tempat

kajian, individu-individu yang terlibat akan ditemubual. Melalui kaedah ini,

pembangun sistem dapat mengetahui gambaran keseluruhan mengenai aspek

yang dikaji.

Berdasarkan temubual yang dibuat Kumpulan Pendidikan YPJ masih

menggunakan sistem secara manual bagi proses-proses penyimpanan maklumat

pekerja.

iii. Pemerhatian

Pemerhatian dilakukan ke atas aktiviti-aktiviti yang dilakukan di dalam

persekitaran sistem yang sedia ada. Melalui pemerhatian pembangun sistem akan

lebih memahami tentang operasi–operasi bagi sistem yang sedia ada. Selain itu

melalui pemerhatian juga pembangun sistem dapat mengesahkan akan kesahihan

dan kebenaran fakta–fakta yang diperolehi melalui temubual atau soal selidik.

53

iv. Perbincangan

Perbincangan antara pembangun sistem dengan pengguna adalah penting untuk

mendapatkan kualiti sistem yang terbaik. Mungkin pandangan dan pemahaman

daripada pembangun sistem berlainan dengan apa yang disampaikan atau

dimaksudkan oleh pengguna. Jadi, melalui perbincangan dapat memperjelaskan

lagi kekeliruan yang dihadapi oleh kedua-dua belah pihak.

3.4 Metodologi Pembangunan Sistem

Metodologi pembangunan sistem menyediakan satu set teknik yang boleh

digunakan untuk aktiviti-aktiviti perlaksanaan rekabentuk projek. Teknik-teknik ini

biasanya berbentuk grafik untuk memodelkan sistem bagi memudahkan pengaturcara

memahami perjalanan proses kerja keseluruhan sistem yang dibangunkan.

Metodologi pembangunan sistem terbahagi kepada dua iaitu secara rekabentuk

berstruktur dan secara pembangunan aplikasi pantas (RAD). Bagi metodologi

rekabentuk berstruktur, ia dilaksanakan mengikut langkah demi langkah, iaitu setelah

selesai satu fasa, maka fasa seterusnya dimulakan. Bagi metodologi Pembangunan

Aplikasi Pantas (RAD) pula adalah untuk memperbaiki dan meningkatkan lagi

kelemahan dan kekurangan pada metodologi rekabentuk berstruktur.

Setelah melihat kedua-dua metodologi ini, Pembangunan Aplikasi Pantas (RAD)

adalah lebih sesuai untuk digunakan bagi tujuan projek pembangunan Sistem Penilaian

Prestasi di Kumpulan Pendidikan YPJ.

54

3.5 Pemilihan Metodologi

Metodologi atau kaedah amat diperlukan dalam pembangunan sesebuah perisian.

Ianya bertujuan untuk memberi panduan kepada pihak pembangun sistem dalam

menyiapkan sesebuah projek mengikut spesifikasi pengguna dan masa yang ditetapkan.

Bagi pembangunan projek Sistem Penilaian Prestasi di Kumpulan Pendidikan

YPJ, metodologi yang digunakan adalah RAD (Rapid Application Development

Methodology) berdasarkan pendekatan berasaskan objek bagi analisis dan rekabentuk

sistem.

3.5.1 Rapid Application Development

RAD merupakan kaedah pembangunan perisian yang dipelopori oleh, James

Martin. RAD adalah model proses pembangunan yang pendek dan singkat yang

diadaptasikan daripada model air terjun (waterfall). Waktu yang singkat adalah batasan

yang penting untuk model ini.

RAD dicipta dan dihasilkan berdasarkan dua haluan, peningkatan kelajuan serta

pergolakan perniagaan disebabkan persaingan pasaran dan terdapatnya perisian

komputer berkuasa tinggi untuk menyokong pembangunan aplikasi (seperti 'CASE tools',

perisian 'prototype').

RAD merangkumi empat peringkat iatu Perancangan Keperluan, Rekaan,

Pembinaan dan Perlaksanaan. Peringkat ini dijalankan oleh sekumpulan pembangun

aplikasi yang mahir yang berkerja rapat dengan pengguna disepanjang proses

pembangunan. Kejayaan RAD bukan berakhir setakat ini tetapi teknik serta perisian

yang digunakan merupakan tulang belakang sebenar kejayaan RAD. Tiga teknik yang

digunakan oleh RAD ialah :-

55

i. Prototyping.

ii. Joint Application Development (JAD).

iii. Timeboxing.

Prototyping telah lama digunakan. Ia tidak dapat dipisahkan dalam pembangunan

aplikasi perisian. Dengan perisian yang ada, pembangun boleh membuat contoh aplikasi

supaya pengguna dapat melihat dan mencubanya sebelum rekaan selesai. Oleh itu, salah

faham mengenai rupa, ciri-ciri dan keupayaan aplikasi boleh dielakkan.

Teknik (Timeboxing) mencatatkan petanda (milestone) bahagian projek yang perlu

disiapkan pada jangkawaktu tertentu. Suatu jangka masa adalah di antara 15 hingga 60

hari. Ini bertujuan untuk mengelakkan rekaan menyimpang dari keperluan pengguna.

JAD pula merupakan sesi perjumpaan dan perbincangan intensif diantara

pembangun dan pengguna di bilik perbincangan atau suatu lokasi khas. Perbincangan ini

biasanya mengambil masa satu atau dua hari tetapi ada kalanya sehingga lima hari.

Lokasi perbincangan biasanya jauh daripada tempat pengguna dan jauh daripada

gangguan. Semasa perbincangan, tujuan serta agenda perbincangan merangkumi

peraturan kelakuan dan tertib yang harus dipatuhi.

Walau bagaimana mantap pun teknik ini, tanpa perisian yang bersesuaian untuk

tujuan pembangunan, RAD tidak akan berhasil. Perisian yang biasanya dikaitkan dengan

RAD adalah jenis (visual) atau (object-oriented). Perisian RAD yang popular adalah

seperti Microsoft Visual Basic, Borland Delphi dan Powersoft Powerbuilder.

Dengan adanya perisian RAD, pembangun dapat meningkatkan kelajuan

pembangunan daripada 10 hingga 100 kali lebih pantas. Perisian RAD memindahkan

proses pembangunan daripada pengkodan asas (basic coding). Baru-baru ini, dengan

kemunculan bahasa (modeling) yang baru iaitu (Unified Modeling Language – UML),

penggunaan teknik (modeling) telah makin digalakkan. Perubahan ini akan

56

mempercepatkan lagi pembangunan projek perisian kerana ia dapat menerima keperluan

pengguna dengan lebih mudah.

RAD boleh menghasilkan sistem dengan cepat kerana pengguna terlibat dalam

proses pembangunan dan ini memastikan bahawa sistem sentiasa memenuhi keperluan

pengguna. Pengujian dijalankan pada setiap peringkat pembangunan untuk

mengurangkan kesilapan. RAD dapat meningkatkan produktiviti dengan menghadkan

bilangan ahli pasukan.

RAD merupakan suatu kaedah yang sangat berguna. Pelaburan dalam kaedah ini

patut dipertimbangkan kerana ia bukan saja dapat menyenangkan kehidupan pengguna

dan pembangun, malah dapat mendatangkan hasil yang menguntungkan kedua-dua

pihak.

3.5.2 Metodologi Berasaskan Prototaip

Prototaip merupakan paradigma penyelesaian yang digunakan jika keperluan

pengguna yang diperolehi pada awal fasa pembangunan sistem tidak lengkap. Dengan

ini rangka sistem akan dibina dan satu versi perisian akan dirancang dan dibina. Versi ini

dipanggil prototaip. Prototaip ini mungkin dibina untuk mewakili apa-apa maklumat

yang sempat dikutip semasa awal fasa pembangunan sistem. Rajah 3.3 menunjukan

Metodologi Berasaskan Prototaip. Terdapat dua pendekatan dalam model prototaip iaitu

:

i. Prototaip penjelajahan.

Melalui teknik ini, prototaip yang pertama yang disahkan oleh pengguna

akan menjadi teras kepada perubahan-perubahan yang bakal ditambah,

dikurang atau dimodifikasi agar menepati kehendak klien. Sistem ini

kemudiannya akan diuji dan disahkan untuk modifikasi seterusnya.

57

ii. Prototaip pakai-buang.

Melalui pendekatan ini, jika prototaip yang terhasil tersasar jauh daripada

kehendak pelanggan maka sudah tentu akan membazirkan masa dan kos

untuk memperbaiki prototaip tersebut. Maka prototaip ini akan tidak akan

digunakan dan prototaip baru akan dibangunkan selaras dengan pembetulan

keperluan pengguna.

Rajah 3.3 : Metodologi Berasaskan Prototaip(Dennis, A, Wixom, H. B &

Tegarden, D. 2005)

Metodologi ini mempersembahkan fasa analisis, rekabentuk dan implementasi

secara serentak dan dilaksanakan berulang-ulang kali dalam satu kitaran sehinggalah

sistem siap dibangunkan. Dalam metodologi ini, fasa analisis dan rekabentuk

dilaksanakan dan prototaip sistem akan dibangunkan dengan aturcara yang menyediakan

ciri-ciri asas sistem.

Prototaip yang pertama selalunya merupakan bahagian pertama dalam sistem

yang akan digunakan oleh pengguna. Prototaip ini akan ditunjukkan kepada pengguna

dan pihak pengurusan yang akan menyediakan komen yang akan digunakan untuk

Perancangan

Analisis

Rekabentuk

Implementasi

SistemPrototaip Implementasi

Sistem

58

dianalisis, direkabentuk dan diimplementasikan semula bagi menghasilkan prototaip

yang kedua dengan pertambahan ciri-ciri lain.

Proses ini akan bersambung dalam satu kitaran sehinggalah juruanalisis,

pengguna dan pihak pengurusan bersetuju dengan prototaip yang menyediakan segala

ciri dan fungsi. Prototaip ini akan dipasang dan digunakan di organisasi berkenaan.

3.5.2.1 Justifikasi Pemilihan Metodologi Pembangunan Berasaskan Prototaip

Metodologi Pembangunan Berasaskan Prototaip amat sesuai dipilih sebagai

metodologi pembangunan Sistem Pengurusan Maklumat Sumber Manusia di Kumpulan

Pendidikan YPJ. Terdapat beberapa faktor yang mempengaruhi pemilihan metodologi

ini iaitu:

i. Membolehkan pembangun untuk mengeksperimen perisian dan

mendapatkan kefahaman sebenar bagaimana sistem maklumat

seharusnya berfungsi.

ii. Dapat membantu untuk menentukan sama ada sistem yang akan

dibangunkan benar–benar membawa manfaat dan keberkesanan kos.

iii. Dapat meminimumkan masa yang diperlukan bagi pengumpulan

maklumat dan membantu mentakrifkan keperluan–keperluan yang lebih

baik stabil dan berwibawa.

59

Jadual 3.1 di bawah menunjukkan perbandingan diantara kategori metodologi

berstruktur, metodologi RAD dan Agile Development.

Jadual 3.1: Kriteria pemilihan metodologi (Dennis, A, Wixom, H. B & Tegarden,

D.2005)

Metodologi Berstruktur Metodologi RAD Agile

Kemampuan untuk membangunkan system

Air Terjun Selari Berfasa Prototaip Pembuangan

Prototaip XP

Keperluan pengguna yang tidak jelas Lemah Lemah Baik Paling

Baik Paling Baik Paling Baik

Penggunaan teknologi baru Lemah Lemah Baik Lemah Paling Baik Baik

Yang agak kompleks Baik Baik Baik Baik Paling Baik Lemah Yang boleh dipercayai Baik Baik Baik Baik Paling Baik Baik Dengan jangkamasa yang pendek Lemah Baik Paling

Baik Paling Baik Baik Paling

Baik

Kejelasan jadual Lemah Lemah Paling Baik

Paling Baik Baik Baik

60

3.5.3 Fasa Pembangunan Projek

Pembangunan projek Sistem Penilaian Prestasi di Kumpulan Pendidikan YPJ

dibangunkan berdasarkan fasa-fasa dalam Metodologi Prototaip. Fasa-fasa yang terdapat

di dalam metodologi Prototaip ialah :

i. Fasa Perancangan

Fasa ini melibatkan aktiviti perancangan dan perbincangan sebelum memulakan

sesuatu projek. Dalam fasa ini, tumpuan diberikan kepada menganalisis situasi

organisasi, menakrifkan masalah dan kekangan, menakrifkan objektif,

menakrifkan skop dan sempadan dan membuat kajian kesauran bagi sistem yang

dicadangkan sebagaimana yang dinyatakan di dalam Bab Satu. Selain itu, fasa ini

juga melibatkan proses pengumpulan maklumat dan kajian terhadap sistem

semasa secara keseluruhan yang mana ia merupakan aktiviti yang penting bagi

memastikan sistem yang akan dibangunkan dapat memenuhi kehendak pengguna

dan mencapai objektif kajian. Perancangan yang rapi juga telah dilakukan

dengan menggunakan Carta Gantt bagi memastikan tempoh untuk melaksanakan

setiap fasa dan tugas tidak melebihi masa yang telah ditetapkan.

ii. Fasa Analisa

Aktiviti–aktiviti yang terlibat di dalam fasa analisis ini ialah menemu bual

pengguna, memerhati kendalian sistem dan mengkaji laporan atau dokumen

sistem yang telah sedia ada. Tujuan fasa analisa sistem ialah untuk memahami

keperluan kajian dan menentukan keperluan sistem yang akan dibangunkan.

Pada fasa ini, setiap keperluan sistem dikenal pasti dan dianalisis. Kajian

keperluan pengguna, keperluan sistem dan keperluan organisasi dilakukan bagi

mengenalpasti cara terbaik untuk menyelesaikan masalah sistem sedia ada.

61

iii. Fasa Rekabentuk

Rekabentuk sistem yang akan dibina adalah berdasarkan kepada beberapa

kriteria seperti di bawah :

a. Senibina sistem

Senibina sistem menerangkan tentang perkakasan, perisian dan

kemudahan rangkaian yang akan digunakan.

b. Rekabentuk antaramuka

Rekabentuk antaramuka menunjukkan bagaimana merekabentuk

antaramuka suatu sistem. Contohnya seperti kaedah navigasi

menggunakan menu atau butang. Rekabentuk antaramuka juga

melibatkan rekabentuk borang yang akan digunakan.

c. Spesifikasi pangkalan data dan fail

Spesifikasi ini akan menentukan apakah data yang akan disimpan dalam

pangkalan data dan fail. Rekabentuk pangkalan data juga akan

dilaksanakan. Analisis yang dilakukan akan menggunakan (tools)

rekabentuk berorientasikan objek seperti rajah aktiviti, rajah jujukan,

rajah kelas dan rajah objek untuk menunjukkan proses logikal dan

hubungan antara data.

62

iv. Fasa Implementasi

Bagi model prototaip sistem, terdapat dua proses implementasi, iaitu jika

terdapat sebarang perubahan atau masalah pada rekabentuk sistem setelah proses

implementasi dijalankan masih boleh diubah dan dibetulkan. Malah, sekiranya

tiada sebarang perubahan implementasi sistem akan terus menghasilkan sistem

sebenar.

v. Fasa Prototaip Sistem

Prototaip adalah membangunkan satu model pembangunan sistem aplikasi

pangkalan data. Ia adalah satu model kerja yang tidak mengandungi semua ciri–

ciri yang diperlukan atau menyediakan semua fungsi sistem yang siap. Prototaip

dibangunkan adalah bertujuan untuk membenarkan pengguna menggunakan

sistem dan mengenal pasti ciri–ciri sistem yang berjalan dengan baik ataupun

tidak baik. Selain daripada itu, dengan adanya prototaip sistem sebarang masalah

pada sistem akan dapat dikesan. Oleh yang demikian sebarang perubahan

rekabentuk akan dapat dilakukan sebelum sistem sebenar dibangunkan.

vi. Fasa Sistem

Fasa sistem merupakan fasa terakhir yang dilaksanakan di dalam model ini. Pada

fasa ini, sistem sebenar dihasilkan mengikut keperluan pengguna. Sistem yang

terhasil akan menjalani proses pengujian bagi memastikan sistem yang

dihasilkan memenuhi kriteria yang dikehendaki. Setelah pengujian berjaya

dijalankan, sistem akan dapat digunakan oleh pengguna.

63

3.5.4 Analisis dan Rekabentuk Sistem Berorientasikan Objek

Analisis dan rekabentuk sistem berorientasikan objek adalah pendekatan

pembangunan sistem yang baru yang mana ianya menggalakkan kegunaan semula

komponen-komponen perisian. Dengan pendekatan ini, sebuah sistem komputer boleh

dibangunkan dengan berasaskan komponen yang membolehkan guna semula komponen-

komponen sedia ada dan perkongsian komponen-komponen tersebut dengan lain.

Melalui pengimplementasian pendekatan berorientasikan objek ini, dapat

meningkatkan produktiviti, mengurangkan kos selenggara dan kualiti yang baik dapat

dicapai. Di dalam fasa analisis sistem, pendekatan berorientasikan objek digunakan bagi

memodelkan rajah aktiviti, rajah Use Case, rajah jujukan, rajah kelas dan rajah keadaan.

3.5.5 Keperluan Sistem

Keperluan sistem terbahagi kepada dua iaitu keperluan perkakasan dan keperluan

perisian.

3.5.5.1 Perkakasan

Pemilihan jenis perkakasan berkait rapat dengan keupayaan pembangunan dan

perlaksanaan sistem kelak. Bagi melaksanakan sistem ini, keperluan perkakasan

komputer adalah penting. Jadual 3.2 di bawah menunjukkan jenis-jenis perkakasan dan

spesifikasi perkakasan yang diperlukan ia merupakan keperluan minima bagi

memastikan pembangunan dan perlaksanaan mengikut masa yang telah ditetapkan dan

memenuhi keperluan pengguna.

64

Jadual 3.2 : Keperluan perkakasan

Bil. Jenis Perkakasan Spesifikasi

1. Pemprosesan Komputer Peribadi Intel(R) Pentium(R) M Processor 1.60 GHz

2. Cakera keras 40GB

3. Ruang Ingatan SDRAM DDR 256MB

4. Monitor 15 ” inci

5. Port USB

3.5.5.2 Perisian

Bagi melaksanakan sistem ini, perisian yang sesuai juga perlu dalam

membangunkan sistem. Pemilihan perisian adalah bergantung kepada kesesuaian dan

keperluan sistem. Jadual 3.3 di bawah menyenaraikan perisian yang diperlukan dalam

membangunkan sistem ini.

Jadual 3.3: Keperluan Perisian

Bil. Jenis Perisian Spesifikasi

1. Microsoft Window XP Profesional Edition Versi

2002

Pelayan Web

2. Rational Rose dan Microsoft Visio Diagram UML

3. Macromedia Dreamweaver Ultradev Antarmuka

4. SQL Pangkalan Data

5. Microsoft Word Dokumentasi

6. Microsoft Project Carta Gantt

7. NetServer Manager Web Server

8. PHP Bahasa Pengaturcaraan

9. Macromedia Flash MX Multimedia

65

3.6 Penjadualan Projek

Penjadualan projek merupakan satu kaedah bagi memastikan projek yang

dilaksanakan berjalan mengikut jadual yang telah ditetapkan. Ini adalah bertujuan

supaya projek yang dilaksanakan berjalan dengan lancar dan dapat siap pada tempoh

yang telah ditetapkan. Melalui kaedah ini, projek yang dilaksanakan akan lebih teratur

dan sistematik. Carta Gantt bagi Projek ditunjukkan pada Lampiran A1 dan A2.

3.7 Ringkasan

Secara kesimpulannya, keseluruhan bab ini menerangkan tentang bagaimana

pembangunan projek Sistem Pengurusan Maklumat Sumber Manusia di Kumpulan

Pendidikan YPJ dibangunkan. Teknik kajian seperti temuramah, pemerhatian dan

analisis dokumen digunakan dalam pengumpulan dan analisa maklumat. Metodologi

Prototaip dipilih sebagai metodologi pembangunan sistem manakala analisis dan

rekabentuk sistem berorientasikan objek digunakan bagi memodelkan rajah aktiviti,

rajah Use Case, rajah jujukan, rajah kelas dan rajah keadaan.

BAB 4

HASIL AWALAN

4.1 Pengenalan

Bab ini menghuraikan tentang hasil daripada analisis-analisis yang telah dibuat

berdasarkan kepada permasalahan yang telah dinyatakan di dalam Bab 1. Berdasarkan

kepada kajian literatur yang telah dijalankan terhadap penilaian prestasi, pembangunan

sistem yang dipilih untuk dijadikan sebagai satu garis panduan bagi projek ini adalah

Metodologi Prototaip. Kemudian, proses yang perlu dilakukan ialah memodelkan sistem

semasa dan sistem cadangan. Rajah-rajah seperti use case, rajah jujukan, kelas

dibangunkan bagi memodelkan rekabentuk sistem.

4.2 Latar Belakang Organisasi

Kerajaan negeri Johor telah menubuhkan Yayasan Pelajaran Johor (YPJ), sebuah

badan berkanun melalui Enakmen YPJ No. 8, Tahun 1982. Diantara matlamat

penubuhan YPJ ialah untuk menguruskan biasiswa, dermasiswa dan pinjaman pelajaran

kepada anak negeri Johor.

Di bawah kepimpinan Menteri Besar YAB Dato' Haji Abdul Ghani Bin Othman,

peranan YPJ diperluaskan dengan menyediakan kemudahan pendidikan tinggi, dimana

pada Mac 1996, Ilham Ikhlas Sdn. Bhd. syarikat milik penuh YPJ telah ditubuhkan.

Selaras dengan peranan dan perkembangan semasa, pada Jun 1997 nama Ilham Ikhlas

67

telah ditukar kepada Kumpulan Pendidikan YPJ Sdn. Bhd. Bidang perniagaan utama

KPYPJ ialah pendidikan tinggi dengan menyediakan program akademik dan kemahiran

di kolej-kolej yang ditubuhkan dan ditadbir selaras dengan Akta Institut Pendidikan

Tinggi Swasta 1996 (Akta 555).

Bagi mengendalikan empat buah kolej utama dan lapan buah Kolej Komuniti,

KPYPJ menubuhkan empat buah anak syarikat iaitu Akademik Teknologi Perindustrian

Sdn. Bhd., Kolej Islam YPJ Sdn. Bhd., Kolej Teknologi Binaan YPJ Sdn. Bhd., dan

Kemahiran YPJ Sdn. Bhd. Selain itu, KPYPJ Management Services Sdn Bhd telah

ditubuhkan bagi menjalankan aktiviti kursus jangka pendek, konsultansi dan penerbitan.

Kolej-kolej KPYPJ adalah :-

i. Institut Teknologi Perindustrian (ITP), di Bukit Senyum, Johor Bahru

ditubuhkan dalam tahun 1995, menjalankan program pengajian bidang

kejuruteraan dan teknologi maklumat.

ii. Kolej Islam YPJ (KIJ), di Larkin Johor Bahru (1996), menjalankan program

pengajian perniagaan dan pengajian Islam.

iii. Kolej Teknologi Binaan (KTB), di Ungku Mohsin, Johor Bahru (1997),

menjalankan program pengajian bidang pembinaan.

iv. Institut Hospitaliti (IH), di Tampoi Utama, Johor Bahru (1998),

menjalankan program pengajian bidang perhotelan.

v. Kolej Komuniti YPJ (KK) di beberapa daerah seluruh negeri Johor,

dahulunya dikenali dengan nama Pusat Latihan Kemahiran (PLK) sebelum

diambil alih oleh KPYPJ dalam tahun 1997 .

68

4.2.1 Fungsi dan Aktiviti Perniagaan Utama

Kolej-kolej KPYPJ menyediakan peluang pendidikan kedua kepada pelajar-

pelajar lepasan SPM yang tidak berpeluang melanjutkan pelajaran ke Institut Pengajian

Tinggi Awam (IPTA). Jabatan Pendidikan Swasta telah meluluskan lebih 50 program

akademik dan kemahiran termasuk bidang kejuruteraan, sains komputer, pentadbiran

perniagaan, perakauanan, automotif, pembinaan dan perhotelan sama ada diperingkat

sijil, pra-diploma, diploma atau ijazah. Peluang melanjutkan pelajaran di Kolej-kolej

Kumpulan Pendidikan YPJ ini merupakan laluan pendidikan ke peringkat yang lebih

tinggi di IPTA mahupun IPTS.

Kualiti pengajaran dan pembelajaran di Kolej-Kolej KPYPJ adalah terjamin di

mana kursus-kursus merupakan program francais universiti tempatan dan luar negara

iaitu Universiti Teknologi Malaysia (UTM), Universiti Teknologi Mara (UITM) dan

University of Wales, Newport, UK (UWN). Program-program dalaman pula terjamin

kualitinya dimana pencapaian tahap minima dan akreditasi penuh didapatkan daripada

Lembaga Akreditasi Negara (LAN). Kursus-kursus kemahiran pula adalah di bawah

seliaan Majlis Latihan Vokasional Kebangsaan (MLVK) yang diiktiraf kerajaan dan

juga program kerjasama dengan Akademi Binaan Malaysia (ABM).

Selaras dengan visinya untuk menjadi sebuah IPTS yang cemerlang dalam

melahirkan tenaga kerja mahir, Kolej-kolej KPYPJ menyediakan pelbagai kemudahan

dan perkhidmatan. Kemudahan ini termasuk dewan kuliah berhawa dingin, asrama yang

selesa, makmal komputer, bengkel-bengkel kemahiran, perpustakaan, dewan pelajar,

peralatan dan kemudahan sukan, bas dan surau. Bagi melahirkan generasi muda yang

bertanggungjawab terhadap bangsa, agama dan negara, para pelajar didedahkan dengan

aktiviti kokurikulum seperti program keagamaan, kepimpinan, pengurusan, kebudayaan,

sukan dan kemasyarakatan.

Bagi projek pembangunan Sistem Penilaian Prestasi di Kumpulan Pendidikan

YPJ, unit yang akan dijadikan sebagai kajian kes adalah bahagian pengurusan sumber

69

manusia. Aktiviti pernigaan utama yang dijalankan oleh unit ini adalah menguruskan

sumber manusia di Kumpulan Pendidikan YPJ. Struktur organisasi bagi Kumpulan

Pendidikan YPJ boleh dilihat di Lampiran A2.

4.2.2 Sistem Maklumat Sedia Ada

Buat masa sekarang, masih tiada sistem maklumat yang dibangunkan bagi unit

pengurusan sumber manusia Kumpulan Pendidikan YPJ. Semua maklumat pekerja

masih disimpan secara manual, proses penilaian prestasi juga dilakukan secara manual.

4.2.3 Penyataan Masalah dalam Konteks Organisasi

Unit pengurusan sumber manusia KPYPJ masih menjalankan operasi dan

aktiviti-aktivitinya secara manual. Pihak pengurusan mengalami masalah untuk

membuat semakan pekerja bagi tujuan kenaikan pangkat, latihan dan pembangunan,

pemberian imbuhan dan bonus. Pada setiap akhir tahun, kakitangan-kakitangan unit ini

terpaksa membuat semakan secara manual.

Proses penilaian prestasi dilakukan secara manual , dimana setiap kakitangan

dikehendaki mengisi borang penilaian prestasi dan akan dinilai oleh ketua jabatan

masing–masing. Masalah utama di dalam proses penilaian prestasi di KPYPJ adalah

sukar menentukan prestasi kakitangan di KPYPJ kerana proses penilaian dilakukan

secara umum. Selain itu keputusan akhir penilaian prestasi tidak diberitahu kepada

kakitangan KPYPJ, masalah ini timbul disebabkan hasil penilaian prestasi disetiap kolej

akan di hantar ke bahagian pengurusan sumber manusia di KPYPJ. Bahagian ini

menghadapi masalah semasa melakukan proses semakan penilaian prestasi setiap

kakitangan KPYPJ. Masalah yang dihadapi oleh bahagian pengurusan sumber manusia

ialah seperti jumlah data yang terlalu banyak, kakitangan tidak diasingkan mengikut

jawatan, tiada piawaian penilaian yang tetap dan tiada kaedah penilaian prestasi yang

tetap digunakan.

70

4.2.3.1 Kajian kes penilaian prestasi di Kumpulan Pendidikan YPJ

Penilaian prestasi merupakan satu bahagian yang penting dalam sebuah

organisasi. Di Kumpulan Pendidikan YPJ penilaian prestasi dibuat mengikut kaedah

laporan bertulis dan temubual bersama ketua jabatan. Kumpulan Pendidikan YPJ

sebenarnya masih belum menggunakan cara penilaian secara efektif yang biasanya

digunakan oleh kebanyakkan organisasi.

Proses penilaian prestasi di Kumpulan Pendidikan YPJ akan dilakukan sekali

pada setiap tahun bagi tujuan kenaikan pangkat, kenaikan gaji dan pemberian bonus

mengikut keperluan dan keuntungan syarikat. Pekerja yang berkelayakan dan

melaksanakan tugas dengan berkesan akan diberikan ganjaran yang sewajarnya oleh

pihak pengurusan Kumpulan Pendidikan YPJ.

Kolej-kolej di bawah Kumpulan Pendidikan YPJ yang terletak di lokasi yang

berbeza juga menyebabkan proses penilaian prestasi di Kumpulan Pendidikan YPJ sukar

dikawal dan diuruskan dengan baik. Beberapa kekangan telah dikenal pasti di dalam

menjalankan proses penilaian prestasi di Kumpulan Penddikan YPJ antaranya ialah

faktor masa, tempat, pilih kasih dan sebagainya. Faktor-faktor ini menyebabkan proses

penilaian prestasi menjadi kurang efektif di Kumpulan Pendidikan YPJ.

Pihak pengurusan mendapati satu sistem penilaian prestasi yang lebih efektif

perlu dibangunkan untuk mengatasi masalah penilaian prestasi yang sedia ada di

Kumpulan Pendidikan YPJ. Walau bagaimana pun beberapa isu yang berkaitan dengan

proses penilaian prestasi seperti kesan ‘halo’, prasangka dan banyak lagi tidak dapat

diatasi dengan menggunakan teknik-teknik penilaian prestasi yang sedia ada. Oleh itu

adalah menjadi tanggungjawab pihak pengurusan untuk menyediakan satu garis panduan

dan prosedur yang khas semasa menjalankan proses penilaian prestasi agar semua pihak

iaitu pekerja dan pengurusan berasa puas hati dengan proses penilaian prestasi yang

dijalankan.

71

Terdapat beberapa prosedur yang telah dibuat oleh Kumpulan Pendidikan YPJ

dalam menilai prestasi pekerjanya . Prosedur penilaian prestasi di Kumpulan Pendidikan

YPJ ialah :

i. Pengedaran borang penilaian prestasi ke setiap kolej Kumpulan

Pendidikan YPJ.

ii. Pengagihan borang penilaian prestasi kepada setiap pekerja.

iii. Proses pengisian borang penilaian prestasi.

iv. Temuduga dijalankan oleh ketua jabatan mengikut jabatan.

v. Ketua jabatan buat laporan kepada bahagian.

vi. Ketua bahagian akan buat penilaian dari segi kerja, moral diri dan

pelbagai lagi.

vii. Keputusan penilaian akan dibuat.

viii. Pengumpulan dan penghantaran borang penilaian prestasi yang telah

lengkap ke ibu pejabat di Taman Perling.

ix. Proses pengesahan dari lembaga pengarah Kumpulan Pendidikan YPJ.

x. Pemberitahuan keputusan penilaian prestasi secara bertulis.

Daripada kajian yang dijalankan semasa menjalankan proses penilaian prestasi di

Kumpulan Pendidikan YPJ, masalah yang timbul di dalam proses penilaian prestasi di

Kumpulan Pendidikan YPJ ialah pengurusan masa. Masalah ini timbul kerana kolej-

kolej Kumpulan Pendidikan YPJ menjalankan banyak program kerjasama dengan IPTA

seperti UiTM, UPM, UTM, UWN, MLVK dan program dalaman. Beban kerja bagi

setiap pekerja di Kumpulan Pendidikan YPJ tidak sama contohnya masa pensyarah yang

mengajar program UiTM mungkin tidak akan sama dengan masa pensyarah yang

mengajar program UPM. Adalah sukar untuk mencari masa yang sesuai untuk

menjalankan proses penilaian prestasi dikalangan pensyarah di Kumpulan Pendidikan

YPJ. Masalah lain yang dikenal pasti di dalam proses penilaian prestasi di Kumpulan

Pendidikan YPJ adalah penilaian yang berat sebelah. Proses penilaian yang berat sebelah

merupakan isu yang sangat kritikal dimana-mana syarikat.Oleh itu satu sistem penilaian

72

prestasi yang lebih efektif perlu dibangunkan untuk mengatasi masalah semasa proses

penilaian prestasi di Kumpulan Pendidikan YPJ.

4.3 Proses dan Pemodelan Data Sistem Semasa

Terdapat beberapa gambarajah yang digunakan bagi memodelkan sistem semasa

bagi Sistem Penilaian Preastasi di Kumpulan Pendidikan YPJ iaitu Gambarajah

Aktiviti, Gambarajah Use Case, Gambarajah Jujukan, dan Gambarajah Kelas.

4.3.1 Gambarajah Aktiviti

Gambarajah aktiviti memfokus kepada aktiviti yang perlu dilaksanakan di dalam

menyelesaikan masalah tertentu. Gambarajah aktiviti digunakan untuk menggambarkan

perjalanan jujukan proses atau aktiviti yang perlu dilaksanakan di dalam sistem semasa.

i. Gambarajah Aktiviti bagi Pengagihan

Gambarajah aktiviti ini menerangkan tentang aktiviti pengagihan borang

penilaian prestasi yang dijalankan dalam sistem semasa. Operasi pengagihan borang

penilaian prestasi masih dilakukan secara manual, dimana pihak pentadbiran kolej perlu

mendapat arahan daripada ibu perjabat Kumpulan Pendidikan YPJ terlebih dahulu.

Gambarajah aktiviti bagi pengagihan borang penilaian prestasi ditunjukkan seperti

dilampiran B1.

ii. Gambarajah Aktiviti bagi Penilaian Prestasi

Gambarajah aktiviti ini menerangkan tentang aliran bagi aktiviti proses penilaian

prestasi staf yang dijalankan dalam sistem semasa. Semua staf di Kumpulan

Pendidikan YPJ akan mengisi borang penilaian yang diedarkan oleh pihak pentadbiran

sebelum proses penilaian prestasi dilakukan diantara staf dan ketua jabatan. Gambarajah

aktiviti bagi proses penilaian prestasi ditunjukkan seperti dilampiran B2.

73

4.3.2 Gambarajah Use Case

kumpul maklumat staf

agihkan borang penilaian

kerani

isi maklumat borang penilaian

pensyarah

perbincangan

penyelia

Pembahagian markah

Rajah 4.1 : Gambarajah Use Case bagi Sistem Semasa

74

4.3.2.1 Spesifikasi Use Case

i. Use Case Pengagihan borang

Use Case Pengagihan borang

Aktor Staf pentadbiran

Deskripsi Staf pentadbiran mengagihkan borang penilaian pada staf

Peristiwa pencetus Penilaian prestasi dilakukan.

Hubungan Association : Staf Pentadbiran di Kolej

Include : Staf bahagian pengurusan sumber manusia

Laluan Asas 1. Penghantaran borang penilaian prestasi

2. Penerimaan borang penilaian prestasi dari ibu pejabat

3. Pengagihan borang penilaian prestasi

ii. Use Case Penilaian prestasi

Use Case Penilaian prestasi

Aktor Staf

Deskripsi Proses penilaian prestasi.

Peristiwa pencetus Melihat prestasi staf Kumpulan Pendidikan YPJ

Hubungan Association : Staf

Laluan Asas 1. Staf mengisi borang penilaian prestasi.

2. Perjumpaan antara staf dengan ketua jabatan.

3. Perbincangan tentang penilaian prestasi.

4. Persetujuan penilaian prestasi

5. Pemberitahuan markah

6. Hantar borang penilaian prestasi yang telah lengkap ke

ibu pejabat semula.

75

iii. Use Case Pengumpulan maklumat

Use case Pengumpulan maklumat

Aktor Staf pentadbiran

Deskripsi Staf pentadbiran mengumpulkan maklumat staf seperti

rekod kehadiran, mesyuarat, aktiviti dan lain-lain .

Peristiwa pencetus Arahan daripada bahagian sumber manusia KPYPJ

Hubungan Association : Staf pentadbiran

Laluan Asas 1. Arahan daripada bahagian sumber manusia KPYPJ

2. Pengumpulan maklumat staf .

4.3.3 Gambarajah Jujukan

Gambarajah jujukan adalah lebih kurang sama dengan gambarajah aktiviti.

Gambarajah ini menggambarkan objek-objek yang terlibat dalam Use Case dan aliran-

aliran proses yang dihantar diantara setiap objek.

i. Gambarajah Jujukan bagi Use Case Pengagihan borang penilaian prestasi


Gambarajah ini menerangkan tentang jujukan bagi proses pengagihan borang penilaian

prestasi yang dijalankan dalam sistem semasa. Gambarajah jujukan bagi Use Case

pengagihan borang penilaian prestasi ditunjukkan seperti dilampiran C1.

ii. Gambarajah Jujukan bagi Use Case Penilaian prestasi

Gambarajah jujukan bagi Use Case penilaian prestasi menerangkan tentang

aliran yang berlaku dalam Use Case penilaian prestasi. Objek yang terlibat dalam

gambarajah ini adalah staf pentadbiran, staf dan ketua jabatan. Gambarajah jujukan ini

ditunjukkan seperti dilampiran C2.

76

4.3.4 Gambarajah Kelas

Gambarajah kelas adalah satu model statik yang menunjukkan kelas-kelas dan

hubungan diantara kelas di dalam sistem. Setiap kelas mengandungi atribut dan

kelakuan masing-masing. Gambarajah kelas bagi sistem semasa ditunjukkan seperti di

dalam lampiran D.

4.4 Keperluan Pengguna

Keperluan sistem boleh dibahagikan kepada dua iaitu keperluan fungsian dan

keperluan bukan fungsian.

i. Keperluan Fungsian

• Pengguna boleh melakukan carian staf dengan memasukkan kata kunci di

dalam textbox yang disediakan.

• Pengguna boleh melakukan carian berdasarkan tiga kategori iaitu no kad

pengenalan, kolej dan jawatan.

• Pengguna boleh memaparkan maklumat staf.

• Pengguna boleh mengisi borang penilaian prestasi secara atas talian.

• Pengguna boleh mengemaskini borang penilaian prestasi dalam suatu

tempoh yang ditetapkan.

• Pengguna boleh mengetahui tarikh dan waktu pertemuan dengan ketua

jabatan secara atas talian.

• Pengguna boleh mengetahui analisis keputusan penilaian prestasi secara

atas talian.

ii. Keperluan Bukan Fungsian

• Sistem ini dapat beroperasi dengan baik dalam Internet Explorer dan

Netscape Navigator.

77

• Masa muat turun laman dan grafik mesti tidak melebihi 10 saat.

• Sistem hendaklah berupaya untuk melindungi maklumat staf bagi tujuan

keselamatan.

4.5 Proses dan Pemodelan Data Sistem Cadangan

Terdapat beberapa gambarajah yang digunakan bagi memodelkan sistem semasa

bagi Sistem Penilaian Prestasi di Kumpulan Pendidikan YPJ iaitu Gambarajah Aktiviti,

Gambarajah Use Case, Gambarajah Jujukan, dan Gambarajah Kelas.

4.5.1 Gambarajah Aktiviti

Gambarajah aktiviti memfokus kepada aktiviti yang perlu dilaksanakan di dalam

menyelesaikan masalah tertentu. Gambarajah aktiviti digunakan untuk menggambarkan

perjalanan jujukan proses atau aktiviti yang perlu dilaksanakan di dalam sistem

cadangan.

i. Gambarajah Aktiviti bagi Cari Staf

Gambarajah aktiviti bagi Cari Staf menunjukkan aliran proses yang berlaku

semasa carian staf. Aliran ini bermula dengan pelanggan memasukkan kata kunci untuk

carian staf berdasarkan tiga kategori iaitu No Kad Pengenalan, Kolej dan Jawatan.

Gambarajah aktiviti bagi cari item ini ditunjukkan pada lampiran E1.

ii. Gambarajah Aktiviti bagi Penilaian Prestasi

Gambarajah aktiviti bagi Penilaian Prestasi menunjukkan aliran proses yang

berlaku dalam proses penilaian prestasi. Untuk melaksanakan proses penilaian preatasi,

staf diminta terlebih dahulu memasukkan ID dan password untuk pengesahan.

Gambarajah aktiviti ini ditunjukkan pada lampiran E2.

78

4.5.2 Gambarajah Use Case

isi maklumat borang penilaian

perbincangan

Pembahagian markah

Staf

login

Ketua Jabatan

carian

Rajah 4.2 : Gambarajah Use Case bagi Sistem Cadangan

79

4.5.2.1 Spesifikasi Use Case

i. Use Case Cari staf

Use case Cari staf

Aktor Ketua Jabatan

Deskripsi Ketua jabatan mencari staf dengan memasukkan kata kunci.

Sistem akan memaparkan staf yang berkaitan dengan kata

kunci.

Peristiwa pencetus Ketua Jabatan memasukkan kata kunci.

Hubungan Association: ketua jabatan

Extend : Buat semakan

Buat perbincangan

Beri markah

Laluan Asas 1. Ketua jabatan memasukkan kata kunci untuk carian

staf.

2. Sistem memadankan staf dengan kata kunci yang

dimasukkan.

3. Sistem memaparkan senarai staf yang dicari.

4. Ketua Jabatan memilih staf jika ada.

5. Ketua Jabatan memapar maklumat staf yang dipilih.

Laluan Alternatif 3a : Pelanggan melaksanakan Use Case semakan

5a : Pelanggan melaksanakan Use Case perbincangan

5a : Pelanggan melaksanakan Use Case beri markah

80

ii. Use Case Buat semakan

Use case Buat semakan

Aktor Ketua Jabatan

Deskripsi Ketua Jabatan membuat semakan bagi staf yang dipilih.

Peristiwa pencetus Ketua Jabatan menjumpai staf yang dicari.

Hubungan

Laluan Asas 1. Ketua Jabatan memasukkan staf yang dipilih daripada

senarai carian ke dalam sistem

2. Sistem memaparkan maklumat staf yang dipilih.

3. Ketua Jabatan membuat semakan borang penilaian

prestasi sebelum menilai staf.

Laluan Alternatif

iii. Use Case Buat perbincangan

Use case Buat Perbincangan

Aktor Ketua Jabatan

Deskripsi Ketua Jabatan membuat perbincangan atau pertemuan

secara bersemuka dengan staf.

Peristiwa pencetus Ketua Jabatan mahu menilai staf

Hubungan

Laluan Asas 1. Ketua Jabatan membuat perbincangan dengan staf

secara bersemuka.

2. Ketua Jabatan mengesahkan persetujuan bersama

tentang penilaian prestasi

Laluan Alternatif

81

iv. Use Case Beri markah

Use case Beri Markah

Aktor Ketua Jabatan

Deskripsi Ketua Jabatan memberi markah penilaian prestasi.

Peristiwa pencetus Persetujuan markah

Hubungan

Laluan Asas 1. Ketua Jabatan memberi markah.

2. Sistem akan memaparkan analisis penilaian prestasi.

Laluan Alternatif

v. Use Case Login

Use case Login

Aktor Staf

Deskripsi Bagi membuat penilaian prestasi, staf diminta untuk

memasukkan ID dan password untuk tujuan pengesahan.

Peristiwa pencetus Staf ingin mengisi borang penilaian prestasi

Hubungan

Laluan Asas 1. Staf memasukkan id dan password

2. Sistem memadankan Id dan password di dalam

pangkalan data

3. Sistem mengesahkan id dan password

Laluan Alternatif 3a: Staf dikehendaki memasukkan id dan password

sekali lagi.

82

4.5.3 Gambarajah Jujukan


Gambarajah ini menggambarkan objek-objek yang terlibat dalam use case dan aliran-

aliran proses yang dihantar diantara setiap objek.

i. Gambarajah Jujukan bagi Use Case Cari Staf

Gambarajah jujukan bagi cari item menerangkan aliran-aliran proses yang

berlaku diantara objek-objek yang terlibat dalam Use Case cari staf. Gambarajah jujukan

bagi cari staf ditunjukkan pada lampiran F1.

ii. Gambarajah Jujukan bagi Use Case Buat Semakan

Gambarajah jujukan bagi buat semakan menerangkan aliran-aliran proses yang

berlaku diantara objek-objek yang terlibat dalam use case semakan borang penilaian

prestasi. Gambarajah jujukan ini ditunjukkan pada lampiran F2.

iii. Gambarajah Jujukan bagi Use Case Buat Perbincangan

Gambarajah jujukan bagi Use Case buat perbincangn menerangkan proses-

proses yang berlaku apabila ketua jabatan ingin menilai staf sebagaimana yang

ditunjukkan dalam spesifikasi untuk use case buat perbincangan. Gambarajah ini

ditunjukkan pada lampiran F3.

iv. Gambarajah Jujukan bagi Use Case Bagi Markah

Gambarajah jujukan bagi Use Case beri markah menerangkan proses-proses

yang berlaku apabila ketua jabatan ingin memberi markah. Gambarajah jujukan ini


83

v. Gambarajah Jujukan bagi Use Case Login

Gambarajah jujukan bagi Login menerangkan proses-proses yang berlaku

semasa aktiviti login. Sebelum membuat penilaian prestasi, staf diminta untuk

memasukkan ID dan katalaluan bagi tujuan keselamatan. Gambarajah jujukan ini


4.5.4 Gambarajah Keadaan (State Chart Diagram)

Gambarajah Keadaan merupakan satu rajah yang memodelkan perwakilan

keadaan dan interaksi bagi satu objek yang dinamik. Ia merangkumi semua

kemungkinan pusingan hayat objek tersebut dan juga semua kemungkinan tindakbalas

satu objek kepada semua use case yang terlibat dengannya. Gambarajah ini hanya dibina

bagi kelas yang mempunyai perubahan yang dinamik sahaja. Gambarajah keadaan bagi

kelas staf dan penilaian prestasi ditunjukkan pada lampiran G.

4.5.5 Gambarajah Kelas

Bagi pembangunan sistem cadangan, terdapat beberapa kelas yang dikenalpasti

iaitu kelas staf yang terdiri daripada staf sokongan dan staf akademik. Gambarajah

Kelas ditunjukkan dalam lampiran H.

4.6 Rekabentuk Antaramuka Sistem Cadangan

Secara umumnya, antaramuka adalah kaedah untuk membolehkan pengguna

berinteraksi dengan sistem. Terdapat beberapa kepentingan antaramuka iaitu untuk:

i. Membaca dan menterjemah maklumat yang memberi panduan kepada

pengguna tentang bagaimana untuk menggunakan sistem.

ii. Memberikan arahan kepada sistem untuk mewakili apa yang diperlukan oleh

pengguna.

84

iii. Membolehkan kemasukan data ke dalam sistem untuk membolehkan

pemprosesan data.

iv. Memberikan maklumbalas dan membantu pengguna membetulkan ralat.

Rekabentuk antaramuka Sistem Penilaian Prestasi di Kumpulan Pendidikan YPJ

boleh dilihat seperti dilampiran I.

4.7 Senibina Sistem Cadangan

Sistem yang dicadangkan mempunyai rekabentuk sistem berasaskan three-tiered

architecture. Dalam senibina ini, terdapat tiga komponen perkakasan yang terlibat iaitu:

i. Komputer Pelanggan (Client)

Bertanggungjawab terhadap (presentation logic). Pengguna boleh mencapai

sistem melalui perisian pelayar web (Web Browser).

ii. Server Web (Web Server)

Bertindak balas terhadap permintaan pengguna samada memuat turun

dokumen HTML serta grafik untuk paparan pada pelayar web di komputer

pelanggan (client). Aplikasi sistem yang dibangunkan akan diletakkan di

dalam server web yang mana akan dicapai oleh komputer-komputer

pelanggan menerusi rangkaian internet.

iii. Server Pangkalan Data (Database Server)

Bertanggungjawab untuk penyimpanan data.

Gambarajah 4.3 menunjukkan senibina sistem bagi pembangunan aplikasi Sistem

Penilaian Prestasi di Kumpulan Pendidikan YPJ. Oleh kerana sistem ini adalah

berasaskan web, maka three-tiered architecture ini amat sesuai digunakan.

85

ClientPresentation Logic

(Web Browser)

INTERNET

Firewall

ClientPresentaion Logic

(Web Browser)

ClientPresentation Logic

(Web Browser)

Web ServerApplication Logic

(HRMIS Application)

DatabaseServer

Rajah 4.3 : Senibina Sistem Cadangan (System Architecture)

4.8 Rekabentuk Pangkalan Data

Rekabentuk pangkalan data bagi Sistem Penilaian Prestasi ditunjukan pada

lampiran J.

4.9 Cadangan Pengujian

Pengujian dan penilaian sistem siap dibangunkan. Ini adalah untuk memastikan

bahawa sistem yang dibangunkan telah mencapai objektif dan matlamat pembangunan

serta dapat berfungsi dengan baik. Pengujian sistem mesti dijalankan selari dengan

pengaturcaraan di sepanjang proses pembangunan. Pada fasa ini juga sistem akan diuji

86

dan dinilai untuk mengenalpasti ralat, kebaikan dan kelemahan sistem serta integrasi

bagi setiap komponen fungsian yang terdapat dalam sistem.

Kaedah pengujian yang digunakan untuk menguji keberkesanan sistem ini adalah

pengujian unit, pengujian integrasi, pengujian sistem dan pengujian penerimaan

pengguna. Penerangan lanjut mengenai kaedah-kaedah pengujian ini dan juga hasil

pengujian diterangkan di dalam bab 5 iaitu Implementasi dan Pengujian.

4.10 Ringkasan

Secara keseluruhannya, bab ini menerangkan tentang analisa yang dibuat ke atas

organisasi kajian kes iaitu Jabatan Pengurusan Sumber Manusia Kumpulan Pendidikan

YPJ. Jabatan ini masih belum mengimplementasikan penggunaan IS/IT di dalam

pengurusannya. Semua aktiviti dijalankan secara manual. Bagi membangunkan aplikasi

Sistem Penilaian Prestasi di Kumpulan Pendidikan YPJ, Metodologi Prototaip telah

digunakan sebagai rangka kerja kajian. Pendekatan berorientasikan objek digunakan

dalam pemodelan Sistem Semasa dan Sistem Cadangan berdasarkan keperluan

pengguna.

BAB 5

IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN

5.1 Pengenalan

Bab ini merangkumi bagaimana Sistem Penilaian Prestasi diimplementasi dan

diuji setelah ianya siap dibina dan melepasi fasa rekabentuk. Pengujian merupakan fasa

yang amat penting untuk dijalankan setelah sistem siap dibangunkan dan

diimplementasikan. Tujuan pengujian dilaksanakan adalah untuk memastikan sistem

dapat berjalan dengan lancar tanpa sebarang kesalahan dan masalah dimasa akan datang

serta menepati keperluan dan spesifikasi yang telah ditetapkan oleh pengguna. Pada fasa

ini, sistem akan diuji dan dinilai untuk mengenalpasti ralat, kebaikan dan kelemahan

sistem, keupayaan perisian serta kebolehan setiap modul dalam sistem bekerjasama

diantara satu sama lain. Terdapat empat peringkat umum pengujian yang akan

dibincangkan dalam bab ini iaitu pengujian unit, pengujian integrasi, pengujian sistem

dan pengujian penerimaan oleh pengguna.

88

5.2 Pembangunan Program

Bahasa pengaturcaraan yang digunakan untuk membangunkan keseluruhan sistem

adalah PHP dan juga MYSQL. Manakala platform yang digunakan adalah Macromedia

Dreamweaver Ultradev. Piawaian yang ditetapkan bagi pengekodan program adalah

seperti berikut:

i. Setiap komen dalam aturcara dimulakan dengan tanda (').

ii. Setiap fail program diletakan header yang menyatakan nama fail, tarikh

dibina, nama pengaturcara, penerangan mengenai kod dan juga prosedur-

prosedur yang terlibat jika ada.

iii. Identasi bagi kod aturcara terutamanya gelung If-Then-Else, Select-Case,

For-Next perlu disusun dengan teratur agar mudah dirujuk oleh

pengaturcara.

5.3 Pengujian Unit

Pengujian unit memfokuskan kepada setiap satu unit kelas. Terdapat dua

pendekatan dalam pengujian unit iaitu kaedah pengujian kotak hitam dan kotak putih.

Pengujian kotak hitam adalah yang paling biasa digunakan yang mana ianya berdasarkan

kad CRC iaitu berkenaan dengan kelas. Pengujian unit ini akan lebih tertumpu kepada

keberkesanan proses pengekodan agar ia membenarkan sistem berfungsi dengan betul.

Proses pengujian ini sebenarnya berlaku secara berterusan dan berperingkat

semasa implementasi dijalankan. Ini bagi memudahkan pembangun sistem mengesan

ralat diawal pembangunan sistem. Rajah 5.1 di bawah menunjukkan spesifikasi

pengujian bagi kelas pekerja.

89

Spesifikasi Pengujian Kelas

Nama Kelas : Pekerja

Penguji : Noryanti

Versi : 1

Tarikh : 28/5/2007

CRC card ID : 2

Tarikh diuji : 28/5/2007

Objektif pengujian:

Untuk memastikan maklumat pekerja dimasukan dengan betul bagi memudahkan proses

penilaian prestasi yang dilakukan.

Kes Ujian

Deskripsi

pembolehubah

Nilai

awalan

Peristiwa Nilai baru Hasil

jangkaan

Hasil

Sah/Gagal

Nama Atribut:Nama

1) (1............1)

2) (String)

3) (String)

Nil

Nil

Nil

Checkout

Checkout

Checkout

Null

ABC

123

Gagal

Sah

gagal

Gagal

Sah

Sah

Nama Atribut:Address

1) (1............1)

2) (String)

3) (String)

Nil

Nil

Nil

Checkout

Checkout

Checkout

Null

ABC

123

Gagal

Sah

Gagal

Gagal

Sah

Sah

Nama Atribut:Poscode

1) (1............1)

2) (String)

3) (String)

Nil

Nil

Nil

Checkout

Checkout

Checkout

Null

ABC

123

Gagal

Sah

Gagal

Gagal

Sah

Sah

Nama Atribut:City

1) (1............1)

2) (String)

3) (String)

Nil

Nil

Nil

Checkout

Checkout

Checkout

Null

ABC

123

Gagal

Sah

gagal

Gagal

Sah

Sah

90

Nama Atribut:Phone

1) (1............1)

2) (Unsigned Long)

3) (Unsinged Long)

Nil

Nil

Nil

Checkout

Checkout

Checkout

Null

ABC

123

Gagal

Sah

gagal

Gagal

Sah

Sah

Rajah 5.1 : Spesifikasi pengujian bagi Kelas Pekerja

5.4 Pengujian Integrasi

Ujian intergrasi bermaksud menguji intergrasi diantara sub-modul dan modul

yang terdapat di dalam sistem. Tujuannya adalah untuk memastikan setiap sub-modul

dan modul sistem dapat bekerjasama diantara satu sama lain. Ujian intergrasi dipilih

untuk dilaksanakan kerana adalah lebih praktikal untuk menguji secara satu persatu

intergrasi di dalam sistem.

Intergrasi diantara setiap mekanisme yang terdapat di dalam sistem adalah

penting. Ini adalah untuk memastikan keputusan yang dijana dan diperolehi daripada

sistem adalah sentiasa konsisten. Selain itu, interaksi diantara setiap mekanisma sistem

juga dapat diketahui. Terdapat empat pendekatan dalam pengujian integrasi iaitu

pengujian antaramuka pengguna, pengujian use case, pengujian interaksi dan pengujian

antaramuka sistem. Bagi sistem penilaian prestasi, jenis pendekatan pengujian integrasi

yang dijalankan adalah pengujian antaramuka pengguna dan pengujian antaramuka

sistem.

5.5 Pengujian Sistem

Setelah pengujian pengujian intergrasi dijalankan, pengujian sistem, iaitu

pengujian terakhir akan dilaksanakan. Pengujian sistem biasanya dikendalikan oleh

pembangun sistem bagi memastikan kesemua kelas yang terlibat dapat bekerjasama

tanpa sebarang kesilapan. Tujuan pengujian ini dilakukan adalah untuk mengenalpasti

ralat-ralat yang mungkin masih wujud di dalam sistem. Pengujian sistem akan menyemak

91

sejauh mana sistem yang dibangunkan memenuhi keperluan perniagaan (pengujian

keperluan), sejauh mana keselesaan penggunaan sistem (pengujian kepenggunaan),

keselamatan dan prestasi sistem secara keseluruhan.

5.6 Pengujian Penerimaan Pengguna

Pengujian penerimaan pengguna merupakan pengujian untuk melihat interaksi

diantara pengguna dengan sistem. Ianya dilaksanakan dengan memberi borang kaji-

selidik sistem kepada pengguna. Pengguna juga diberi kesempatan menggunakan dan

menguji sistem bagi memberi komen dan pendapat mereka. Terdapat dua peringkat

dalam pengujian ini iaitu pengujian alfa dan pengujian beta. Pengujian alfa merupakan

pengujian dengan menggunakan data palsu manakala pengujian beta merupakan

pengujian menggunakan data sebenar dan di bawah pemerhatian pembangun sistem bagi

tujuan keselamatan data.

Hasil daripada pengujian ini, sistem dapat diperbaiki bagi memenuhi kehendak

pengguna. Diantara mekanisma yang dapat diperbaiki adalah seperti antaramuka

pengguna dan perjalanan sistem. Akan tetapi, pengujian sistem ini sepatutnya

dilaksanakan dengan lebih lama agar sistem dapat diperbaiki dengan lebih baik dan

sempurna. Lampiran K menunjukkan borang kaji selidik yang telah dilaksanakan.

5.6.1 Prosedur Pengujian

Data dikumpul daripada 20 pengguna sistem yang terdiri daripada kakitangan

Kumpulan Pendidikan YPJ. Mereka diberi serba sedikit penerangan ringkas tentang

kaedah pengujian ini. Pertama sekali mereka perlu memberi pandangan pertama mereka

terhadap laman tersebut. Kemudian mereka diberikan masa untuk menggelintar laman

tersebut bagi mendapatkan gambaran keseluruhan tentang bagaimana laman tersebut

beroperasi.Mereka juga diberi masa selama lebih kurang 20 minit untuk melakukan

proses penilaian prestasi. Selepas pengujian ke atas laman selesai, mereka diminta untuk

mengisi borang soal selidik bagi menjawab beberapa soalan berdasarkan pengalaman

mereka terhadap laman tersebut.

92

5.6.2 Keputusan Pengujian

Hasil daripada pengujian tersebut didapati purata kepuasan pengguna terhadap

Sistem Penilaian Prestasi adalah memuaskan. Jadual 5.1 menunjukan rating pengguna

terhadap Sistem Penilaian Prestasi.

Jadual 5.1: Senarai markah pengujian penerimaan pengguna.

Bil. Antaramuka

Pengguna Keboleh - Gunaan

Kegunaan Sistem

Tindak Balas Sistem

Kepuasan Keseluruhan Keselamatan

1. 5 4.25 3.8 4 4.3 3 2. 4 4 4.6 5 5 4 3. 3.5 4 4 3 4 3 4. 3 3.75 4 4 4.3 4 5. 4 4.25 4.4 3.5 4 4 6. 4.5 4.25 4.2 5 4 5 7. 5 3.75 4.2 4 4.6 4 8. 4 3 3.6 4 4 3 9. 4 3.25 3.4 3 3 2 10. 3.5 2.25 2.6 3 3 3 11. 4 4 3.6 5 4 4 12. 3 3.25 3.4 4 3.6 4 13. 4 4 4.2 4.5 3.6 4 14. 4 3.5 4.2 5 4.3 5 15. 3.5 3.25 2.8 3.5 2.6 3 16. 4 4 4 4 4 4 17. 3 2.25 2.6 3.5 3 3 18. 4 4 3 3.5 3.6 4 19. 5 3.25 4 3.5 4 4 20. 3 3.5 3.2 4 2.6 3

Purata 3.9 3.59 3.69 3.95 3.78 3.65

Daripada data tersebut, enam carta pai dilukis bagi menggambarkan penilaian

pengguna terhadap Sistem Penilaian Prestasi dari aspek-aspek yang telah ditentukan di

dalam borang kaji selidik.

93

Penilaian Pengguna Dari Aspek Antaramuka Pengguna

28%

54%

18%

SederhanaMemuaskanSangat Memuaskan

Rajah 5.2: Penilaian pengguna dari aspek antaramuka pengguna Sistem Penilaian Prestasi

Pengujian antaramuka pengguna bertujuan melihat pendapat pengguna terhadap

rekabentuk keseluruhan antaramuka Sistem Penilain Prestasi. Berdasarkan Rajah 5.2, 54

peratus pengguna yang menilai sistem mendapati Sistem Penilaian Prestasi ini

memuaskan dari aspek antaramuka pengguna. Ianya bermaksud, sistem ini

berkemampuan berinteraksi dengan pengguna dalam menjalankan proses penilaian

prestasi. Manakala hanya 18 peratus pengguna berpuas hati terhadap rekabentuk

keseluruhan antaramuka sistem penilaian prestasi ini.

Penilaian Pengguna Dari Aspek Kebolehgunaan

9%

29%

58%

4%Kurang MemuaskanSederhanaMemuaskanSangat Memuaskan

Rajah 5.3: Penilaian pengguna dari aspek kebolehgunaan Sistem Penilaian Prestasi

94

Pengujian kebolehgunaan melihat pendapat pengguna terhadap sistem secara

keseluruhan dari aspek ramah pengguna, adakah sistem mudah digunakan, kejelasan

penggunaan sistem dan bantuan pengguna yang disediakan di dalam sistem. Berdasarkan

Rajah 5.3, 58 peratus pengguna mendapati sistem ini memuaskan. Hanya 4 peratus

pengguna berpuas hati terhadap aspek kebolehgunaan keseluruhan sistem ini. Mereka

memberi komen bahawa sistem ini perlu diperbaiki terutamanya dari segi bantuan seperti

FAQ mengenai setiap kriteria yang akan dinilai dengan memberi keterangan lanjut

mengenai kriteria tersebut. Manakala hanya 9 peratus pengguna beranggapan sistem ini

kurang memuaskan dan beranggapan sistem ini perlu diperbaiki dan diperkemaskan lagi.

Penilaian Pengguna Dari Aspek Kegunaan Sistem

5%

32%

51%


Rajah 5.4: Penilaian pengguna dari aspek kegunaan Sistem Penilaian Prestasi Pengujian kegunaan sistem ini bertujuan melihat pendapat pengguna terhadap

kebolehan sistem menilai proses penilaian prestasi . Dapat dilihat daripada Rajah 5.4, 51

peratus pengguna memberi maklum balas bahawa sistem penilaian prestasi ini adalah

memuaskan bagi aspek ini. Hanya 12 peratus pengguna yang berpuas hati dari aspek

keseluruhan kegunaan Sistem Penilaian Prestasi.

95

Penilaian Pengguna Dari Aspek Tindak Balas Sistem

23%

49%

28%SederhanaMemuaskanSangat Memuaskan

Rajah 5.5: Penilaian pengguna dari aspek tindak balas Sistem Penilaian Prestasi

Pengujian tindak balas sistem bertujuan melihat pendapat pengguna terhadap

tempoh tindak balas sistem terhadap data yang dimasukkan dan dijanakan oleh sistem.

Rajah 5.5 menunjukkan, 49 peratus pengguna beranggapan sistem ini memuaskan dalam

memberi maklum balas terhadap data-data yang dimasukkan. Manakala, hanya 28

peratus pengguna yang berpuas hati terhadap tempoh tindak balas Sistem Penilaian

Prestasi.

Penilaian Pengguna Dari Aspek Kepuasan Keseluruhan

5%24%

57%


Rajah 5.6: Penilaian pengguna dari aspek kepuasan keseluruhan dalam menggunakan

Sistem Penilaian Prestasi

96

Pengujian kepuasan keseluruhan bertujuan melihat pendapat pengguna terhadap

keberkesanan sistem memberi maklumat dan menjana keputusan permohonan. Rajah 5.6

menunjukkan, 57 peratus pengguna memberi maklum balas bahawa Sistem Penilaian

Prestasi adalah memuaskan. Ianya bermaksud, sistem ini berkeupayaan memberi

maklumat dan keputusan permohonan kepada pengguna. Hanya 14 peratus pengguna

yang berpuas hati terhadap aspek keseluruhan Sistem Penilaian Prestasi ini.

Penilaian Pengguna Dari Aspek Keselamatan

10%

50%

5%

35%

Kurang MemuaskanSederhanaMemuaskanSangat Memuaskan

Rajah 5.7: Penilaian pengguna dari aspek keselamatan data di dalam Sistem Penilaian

Prestasi

Pengujian keselamatan bertujuan melihat pendapat pengguna terhadap

keselamatan data-data yang dimasukkan oleh pengguna untuk dinilai dan dijana oleh

sistem. Daripada Rajah 5.7, dapat dilihat bahawa, hanya 10 peratus pengguna yang

berpuas hati terhadap keselamatan Sistem Penilaian Prestasi ini. Manakala, 50 peratus

pengguna pula, beranggapan keselamatan sistem ini memuaskan. Maksudnya,

pengguna-pengguna ini tidak melihat data-data yang digunakan adalah kritikal untuk

dilindungi.

97

5.6.3 Kesimpulan Keputusan Pengujian Penerimaan Pengguna

Carta-carta pai yang diperolehi daripada pengujian penerimaan pengguna

menunjukkan bahawa, secara keseluruhannya, antaramuka pengguna, kebolehgunaan,

kegunaan sistem, tindak balas sistem, kepuasan keseluruhan pengguna dalam

menggunakan sistem penilaian prestasi dan aspek keselamatan sistem ini adalah

memuaskan.

Jadual 5.2: Senarai purata keseluruhan pengujian penerimaan pengguna Sistem Penilaian

Prestasi

Aspek Pengujian Purata (Min)

Antaramuka Pengguna 3.9 Kebolehgunaan 3.59 Kegunaan Sistem 3.69 Tindak Balas Sistem 3.95 Kepuasan Keseluruhan 3.78 Keselamatan 3.65

Jadual 5.2 di atas memberikan purata atau min keseluruhan pengujian penerimaan

pengguna Sistem Penilaian Prestasi. Min dari aspek kebolehgunaan adalah min yang

terendah iaitu sebanyak 3.59 sahaja. Ini menunjukkan Sistem Penilaian Prestasi ini

sederhana daripada aspek kebolehgunaanya. Berkemungkinan besar, proses permohonan

dan penilaian yang terdapat di dalam sistem ini adalah kompleks. Pengguna sukar untuk

memahami proses yang terlibat di dalam sistem.

Walaupun begitu, min aspek-aspek lain adalah dalam julat 3.65 hingga 3.9. Oleh

itu, pengujian Sistem Penilaian Prestasi dari aspek-aspek lain adalah dalam lingkungan

sederhana hingga memuaskan. Secara keseluruhannya, markah yang diberikan untuk

Sistem Penilaian Prestasi adalah 3.76. Oleh itu, secara keseluruhannya Sistem Penilaian

Prestasi adalah suatu sistem yang memuaskan.

98

5.7 Manual Pengguna

Manual pengguna dibangunkan bagi tujuan membantu pengguna tentang cara

penggunaan sistem. Manual pengguna bagi sistem ditunjukan pada lampiran M.

5.8 Ringkasan

Bab ini menerangkan secara ringkas mengenai fasa pengujian yang dijalankan.

Fasa pengujian dilihat sebagai komponen yang sangat penting bagi menilai sesebuah

sistem. Melalui pengujian, pembangun sistem dapat mengetahui samada sistem yang

telah siap dibangunkan itu berjaya atau tidak. Berjaya yang dimaksudkan disini adalah

sistem yang dapat memenuhi semua keperluan pengguna dan mencapai semua objektif

yang telah ditetapkan diawal perancangan projek. Disamping itu, pembangun sistem juga

dapat meningkatkan tahap keberkesanan sistem berdasarkan pandangan dan idea yang

diperolehi daripada pengguna yang telah menguji sistem ini.

BAB 6

STRATEGI ORGANISASI

6.1 Pengenalan

Bab ini akan menerangkan strategi yang perlu dilaksanakan oleh organisasi dalam

usaha menjayakan implementasi dan penggunaan sistem dalam organisasi tersebut.

Srategi dan langkah-langkah yang terbaik perlu dipilih bagi menjamin sistem yang akan

diimplementasikan dapat berjalan dengan baik dan lancar. Strategi organisasi adalah

sangat kritikal dan perlu diambil perhatian kerana ia merupakan titik tolak kepada

kejayaan perlaksanaan sistem. Disamping itu juga, dengan adanya cadangan strategi

sistem yang dibangunkan dapat membantu organisasi mengimplemenkan sistem tersebut

supaya mutu perkhidmatan yang diberikan dapat ditingkatan dan diperbaiki dari masa ke

semasa.

6.2 Peralihan Sistem

Untuk memastikan peralihan sistem mencapai objektifnya, langkah perubahan

terhadap sistem memerlukan perancangan yang terperinci. Umumnya, terdapat dua

elemen utama yang perlu diambil kira. Pertama, adalah aspek teknikal yang melibatkan

peralihan. Kedua, ialah pengurusan organisasi yang meliputi keadaan organisasi

tersebut. Selain daripada itu, langkah terakhir yang turut diberi perhatian adalah aktiviti

selepas implementasi. Ianya meliputi sistem sokongan, penyelenggaraan dan pengurusan

projek.

100

6.3 Strategi Peralihan

Strategi peralihan merupakan aspek-aspek yang meliputi proses teknikal yang

perlu dilakukan oleh organisasi dalam usaha migrasi sistem lama kepada sistem yang

baru. Aspek-aspek utama yang perlu dikaji dan diberi perhatian dalam strategi peralihan

meliputi persekitaran organisasi, risiko peralihan dari aspek proses kerja dalam

organisasi, kos yang terlibat, kecekapan pekerja dan tenaga mahir.

6.3.1 Jenis Peralihan

Jenis Peralihan yang dipilih adalah secara terus. Ianya bermaksud, sistem dapat

digunakan secara terus oleh pengguna, kerana, sistem lama adalah secara manual. Jadi,

tiada proses intergrasi sistem secara elektronik yang perlu dilaksanakan. Selain daripada

itu, sistem ini adalah prototaip kecil dan hanya melibatkan proses penilaian sahaja. Maka

pengguna yang terlibat hanyalah pekerja dan ketua jabatan. Oleh itu, setiap pengguna

sistem secara amnya dilihat dapat memahami dan menggunakan sistem dengan mudah

dan teratur. Dapat disimpulkan bahawa, impak jenis peralihan secara terus terhadap

sistem ini adalah:-

i. Berisiko Rendah: sistem ini adalah bersifat prototaip yang kecil dan

kebarangkalian untuk gagal, tidak akan memberi kesan kritikal terhadap

organisasi.

ii. Kos Rendah: sistem ini menggunakan perisian percuma berkonsepkan sumber

terbuka yang boleh digunakan dalam sistem pengoperasian tetingkap, maka

tiada sebarang kos yang terlibat.

iii. Cepat: penggguna adalah individu yang terdapat di dalam organisasi.

101

Secara ringkasnya, untuk memastikan strategi peralihan yang dipilih berjaya

dilaksanakan, perkara yang perlu diberi perhatian adalah penggunaan sistem secara

sistematik, konsisten dan berterusan oleh setiap pengguna sistem. Pengguna sistem

perlulah sentiasa bersifat positif dalam pembaharuan proses semasa. Mereka juga

merupakan batu tanda yang menentukan kejayaan sesebuah sistem baru. Ini adalah

kerana, sistem yang baik tidak akan membawa sebarang makna jika penggunanya tidak

menggunakannya dengan betul dan konsisten.

6.4 Perubahan Dalam Pengurusan

Objektif utama sesuatu perubahan dalam pengurusan organsasi adalah untuk

mencapai kecemerlangan dan mempertingkatkan produktiviti serta kualiti pengurusan

organisasi tersebut. Realitinya pula, adalah sukar untuk melakukan perubahan dalam

sesuatu pengurusan organisasi. Walaubagaimanapun, adalah tidak mustahil untuk

melakukannya. Ianya dapat dicapai jika terdapat kerjasama oleh setiap individu dan

pihak yang berkepentingan terhadapnya.

6.4.1 Polisi Pengurusan

Rentetan daripada isu-isu yang berkaitan dengan perubahan organisasi, dilihat

adalah perlu untuk melaksanakan satu polisi pengurusan yang dapat menjadi panduan

sebagai strategi organisasi mengimplemenkan sistem ini. Cadangan polisi kualiti

Kumpulan Pendidikan YPJ ialah menjadikan Kumpulan Pendidikan YPJ sebagai pusat

pendidikan dan pembangunan sumber manusia yang terbaik, menyeluruh dan bersepadu

kepada semua lapisan masyarakat bagi memenuhi aspirasi agama, bangsa dan negara.

Setiap anggota pekerja diamanahkan untuk sentiasa memperbaiki kualiti perkhidmatan

dalam mengoptimumkan sumbangan untuk memenuhi kehendak pelanggan berlandaskan

nilai teras organisasi.

102

6.5 Rancangan Kesinambungan Sistem

Sistem ini juga berkemungkinan menghadapi ancaman dan perlu diperbaikai dari

masa ke semasa. Tahap anacaman yang mungkin dihadapi adalah kritikal ataupun tidak.

Ancaman yang paling kritikal yang telah dikenalpasti adalah keraguan terhadap output

yang dijanakan dan kehilanagan data-data serta maklumat yang terdapat di dalam sistem.

Oleh itu, sebagai langkah berjaga-jaga, dilihat adalah perlu untuk menyediakan

rancangan kesinambungan sistem sebagai strategi organisasi. Berikut merupakan

rancangan kesinambungan sistem ini.

i. Kesahihan maklumat kriteria yang dimasukkan pengguna. Data-data yang

dimasukkan pengguna ke dalam sistem tidak dapat disahkan. Masalah ini

timbul kerana, pengguna memasukkan data-data secara atas talian, jadi

maklumat tersebut tidak dapat disahkan kerana tiada bahan bukti. Masalah ini

dapat diatasi dengan, pengguna diwajibkan membawa bahan bukti bagi setiap

data yang dimasukkan semasa proses penilaian dilaksanakan.

ii. Pelayan web tidak aktif: Semua proses akan tergendala sebentar. Sekiranya

proses masih ingin diteruskan, pelayan aplikasi dan pangkalan data backup

perlu diwujudkan. Kedua-dua elemen ini akan mengambil alih fungsi pelayan

web dan pangkalan data untuk membolehkan proses diteruskan.

iii. Serangan virus: Serangan virus boleh berlaku pada mana-mana sistem. Oleh

itu, adalah penting untuk mewujudkan pangkalan data backup.

103

6.5.1 Impak Organisasi

Secara amnya, sistem ini memberi faedah secara terus kepada proses pengurusan

di Kumpulan Pendidikan YPJ. Sistem ini berkemampuan mempercepatkan masa

pengurusan proses penilaian prestasi yang menjadikan proses semasa lebih mudah

diuruskan. Oleh itu, kredabiliti dan mutu pengurusan proses semasa di Kumpulan

Pendidikan YPJ dapat dipertingkatkan. Selain daripada itu, masalah yang wujud dalam

proses penilaian semasa juga dapat dikurangkan. Data-data dan maklumat yang

berkaitan pula dapat disimpan dengan lebih teratur.

6.6 Ringkasan

Bab ini telah membincangkan perkara yang perlu dilaksanakan oleh organisasi

untuk memastikan sistem yang diimplementasikan berjaya digunakan dan mencapai

objektif pembangunannya. Strategi organisasi ini penting terutamanya bagi membantu

mutu Sistem Penilaian Prestasi di Kumpulan Pendidikan YPJ. Strategi yang dicadangkan

ini adalah diharapkan sedikit sebanyak dapat membantu Kumpulan Pendidikan YPJ

dalam menentukan kaedah untuk menyelenggara sistem supaya ianya berjalan dengan

lancar dan memenuhi kehendak pengguna. Kesimpulan yang dapat dibuat adalah,

perlunya kesedaran oleh pengguna sistem untuk menjayakan sistem ini.

BAB 7

PERBINCANGAN DAN KESIMPULAN

7.1 Pengenalan

Bab ini menerangkan pencapaian yang diperolehi hasil dari kajian yang telah

dilakukan, sistem yang dibangunkan, cabaran dan kekangan yang dihadapi serta harapan

yang diletakkan pada projek ini. Memang tidak di nafikan bahawa setiap pembangunan

projek sistem maklumat akan menghadapi kekangan dan cabaran disepanjang

perlaksanan sistem. Kekangan utama yang dikenalpasti dalam penghasilan projek ini

adalah dari segi masa.

7.2 Hasil dan Sumbangan Kajian

Objektif kajian yang telah ditetapkan pada bab 1 adalah seperti berikut :

i. Mengkaji bagaimana Sistem Penilaian Prestasi dapat membantu

meningkatkan kecekapan dan keberkesanan proses pengurusan di


ii. Mengenalpasti kesesuaian penggunaan teknik Skala Perkadaran Bergrafik

di dalam menilai penilaian prestasi staf di Kumpulan Pendidikan YPJ.

iii. Membangunkan satu Sistem Penilaian Prestasi yang boleh mengatasi

masalah semasa yang berkaitan dengan proses penilaian prestasi di


105

Sejauh mana objektif-objektif di atas dicapai akan dinilai berdasarkan

pencapaian-pencapaian yang telah diperolehi disepanjang pembangunan projek

sebagaimana berikut:

i. Kajian ke atas beberapa teknik penilaian prestasi yang biasa diamalkan di

dalam organisasi telah dilakukan bagi memenuhi objektif kajian yang

pertama.

ii. Daripada hasil kajian yang dijalankan, didapati teknik Skala Perkadaran

Bergrafik bersesuaian dengan rangka kajian untuk memenuhi objektif

kajian yang kedua.

iii. Sistem Penilaian Prestasi secara atas talian bagi Kumpulan Pendidikan

YPJ telah dibangunkan semasa Projek 2 bagi memenuhi objektif kajian

yang ketiga.

7.3 Limitasi dan Kekangan

Terdapat beberapa kekangan dan cabaran yang dihadapi oleh pembangun sistem

untuk membangunkan projek ini iaitu:

i. Kekangan dari segi penumpuan kerja pihak pembangun sistem.

ii. Kekangan dari segi masa. Masa yang diperuntukan untuk melaksanakan

fasa analisis dan rekabentuk sistem agak singkat.

iii. Kekangan dari segi kemahiran pihak pembangun sistem dalam

pengaturcaraan.

106

Kekangan yang dikenalpasti ini sebenarnya tidak akan menjejaskan keberkesanan

sistem baru. Ini adalah kerana kekangan tersebut merupakan kekangan teknikal dan

boleh diperbaiki. Cabaran di dalam membangunkan sistem baru ini adalah menyediakan

sebuah sistem yang membenarkan:-

i. Pemohon dapat melakukan proses penilaian prestasi melalui internet

dengan mudah, cepat dan tidak membebankan pengguna

ii. Pemohon dapat melihat prestasi mereka melalui internet untuk

mengetahui sama ada mereka layak ataupun tidak untuk memohon

kenaikan pangkat.

iii. Data-data penilaian prestasi dapat disimpan di dalam pangkalan data

untuk memudahkan ianya diurus dan dicapai apabila diperlukan.

iv. Memaparkan maklumat dengan cepat secara grafik untuk mudah

difahami.

7.4 Hasil Jangkaan

Sistem yang dibangunkan dijangkakan akan dapat:

i. Membantu Kumpulan Pendidikan YPJ melakukan proses penilaian

prestasi dengan lebih cepat, cekap dan berkesan.

ii. Mempercepatkan proses pengurusan.

iii. Memastikan penilaian prestasi lebih telus.

107

Kekuatan yang dapat dilihat dalam Sistem Penilaian Prestasi ini adalah:-

i. Ketelusan dalam proses penilaian prestasi. Setiap penilaian yang

dilaksanakan, adalah sulit. Oleh itu, unsur berat sebelah dalam proses

penilaian dapat dikurangkan.

ii. Menjadikan proses permohonan dan penilaian lebih mudah diuruskan dan

dijalankan. Seterusnya menjadikan proses tersebut lebih sistematik.

Penggunaan web membolehkan data-data permohonan dan penilaian

disimpan dan dikemaskini dengan mudah.

iii. Aplikasi berasaskan web yang diterapkan dalam sistem ini membenarkan

maklumat disebarkan dengan lebih konsisten, pantas dan efektif.

Pentadbir sistem dapat mengemaskini maklumat ini dari masa ke semasa

bagi memastikan maklumat terkini sampai kepada pengguna sistem. Apa

yang diperlukan adalah, pengguna login ke dalam sistem untuk

mengetahui maklumat tersebut. Selain daripada itu, dengan bilangan

pekerja yang ramai, dilihat adalah perlu untuk membangunkan sistem ini

menggunakan web sebagai satu mekanisma penilaian prestasi.

Jadual 8.1: Perbezaan sistem semasa dan Sistem Penilaian Prestasi Perbezaan Sistem Penilaian Prestasi

Semasa Sistem Penilaian Prestasi secara atas talian

Proses permohonan

Secara manual: • Isi borang permohonan • Dapatkan pengesahan Ketua

Jabatan • Timbalan Pendaftar proses

permohonan.

Berasaskan web: • Isi permohonan • Semak permohonan • Hantar permohonan Penilaian kendiri: • Masukkan skor kuantiti kriteria • Perolehi status penilaian kendiri

Penyebaran maklumat

Secara manual: • Pertanyaan • Notis

Berasaskan web • Info • e-mail • Soalan Lazim (FAQ) • Bulletin board

108

Walaubagaimanapun, tidak dapat dinafikan bahawa masih terdapat kelemahan di

dalam sistem ini. Pengesahan terhadap data-data yang dimasukkan oleh pengguna ke

dalam sistem tidak dapat disahkan. Masalah ini timbul kerana, pengguna memasukkan

data-data secara atas talian, jadi maklumat tersebut tidak dapat disahkan kerana tiada

bahan bukti. Masalah ini dapat diatasi dengan, mewajibkan pengguna membawa bahan

bukti bagi setiap data yang dimasukkan semasa proses penilaian dilaksanakan.

7.5 Pengajaran dan pengalaman

Sepanjang pembangunan projek, terdapat beberapa pengalaman dan pengajaran

yang diperolehi, antaranya ialah:-

i. Mendapat pendedahan tentang bagaimana proses penilaian prestasi yang

dilakukan di organisasi.

ii. Dapat mempraktikan apa yang dipelajari secara teori sebelum ini

melalui penghasilan dokumen dan juga pembangunan sistem

iii. Mengalami pengalaman bagaimana berhadapan dengan masalah

pengurusan sesebuah organisasi.

iv. Pengurusan masa adalah penting untuk meguruskan masa bagi

memastikan projek ini siap tepat pada masa yang ditetapkan.

v. Komunikasi berkesan sangat kritikal dalam usaha memperolehi data-

data dan maklumat daripada pengguna. Jika tidak, keperluan dan

kepuasan pengguna di dalam sistem tidak akan diperolehi.

vi. Analisa data juga perlu dititik beratkan kerana, jika tidak, objektif sistem

tidak akan tercapai.

vii. Kemahiran bahasa pengaturcaraan adalah penting untuk dikuasai. Ini

adalah kerana, tanpanya, walaupun sesebuah sistem itu mempunyai

109

spesifikasi yang terbaik, pembangunan sistem tidak dapat dijalankan

dengan lancar, maka sistem tersebut tidak akan dapat memenuhi

spesifikasinya.

viii. Pemikiran yang kreatif dan kritis juga diperlukan dalam usaha

mengintegrasikan teknik-teknik serta teknologi yang ada untuk

menghasilkan sebuah sistem yang dapat memenuhi keperluan pengguna

berdasarkan maklumat dan sumber yang terhad.

7.6 Cadangan Penambahbaikan

Sistem baru yang dicadangakan ini masih boleh diperbaiki. Aspek yang paling

kritikal untuk dibaiki adalah dalam proses pengumpulan data penilaian prestasi. Sistem

cadangan hanya menumpukan kepada proses menganalisa data sedia ada. Proses

pengumpulan data pula merupakan satu skop kajian besar yang boleh dilaksanakan.

Konsep gudang data juga boleh diaplikasikan dalam proses pengumpulan data ini.

Data-data tersebut bukan sahaja dapat digunakan dalam sistem penilaian prestasi

malahan dapat juga digunakan oleh sistem-sistem lain. Sistem keselamatan juga perlu

dipertingkatkan agar data-data dan maklumat yang digunakan terpelihara daripada

sebarang gangguan.

7.7 Ringkasan

Sebagai kesimpulan, kajian ini telah menunjukan bahawa elemen-elemen

kuantitatif dan kualitatif adalah sangat penting di dalam pembangunan sebuah sistem

penilaian prestasi. Teknik skala perkadaran bergrafik didapati memiliki elemen-elemen

kuantitatif dan kualitatif yang diperlukan di dalam pembangunan sistem penilaian

prestasi di Kumpulan Pendidikan YPJ. Pada akhir projek ini telah terhasil sebuah

prototaip Sistem Penilaian Prestasi yang telah memenuhi objektif, spesifikasi dan

keperluan pengguna seperti yang dicadangkan dalam setiap bab projek ini.

110

Rujukan

Ab. Aziz Yusof, (2005). “Penilaian Prestasi Kepentingan dan Permasalahan”. Kuala

Lumpur : Utusan

Ang Seng Chai, (1999). “Performance & Powerment”. Petaling Jaya : Fajar Bakti.

Bohlander, G, Snell, S. & Sherman, A, (2001). ”Managing Human Resources”.USA :

South Western College Publishing.

Broderick, R. & Boudreau, J.W. (1992). ”HRM, IT and the Competitive Edge. Academy

of Management Executive 6(2):7-17.

Carnal, C.A. (1991) .” Managing Change In Organizations”.London : Routledge.

Dennis, A, Wixom, H. B & Tegarden, D. (2005). “System Analysis and Design with

UML Version 2.0”. USA : John Wiley & Sons, Inc.

Dessler, G. (2003). “Human Resource Management 7th ed ”.New Jersey : Prentice Hall.

June M.L. Poon, (1994).”Pengurusan Sumber Manusia”.Kuala Lumpur : Dewan Bahasa

dan Pustaka.

Kamarulariffin Abdul Jalil, (2001).”Analisis & Rekabentuk Sistem Maklumat”.Kuala

Lumpur:ACE.

Kovatch, K.A & Cathcart. C.E, (1999).”Human Resource Information System”.Public

Personal Management 28(2):275-282.

111

Lanford, P. & Hubsher, R. (2004). “Architecture and distributed systems and e-

commerce: Trustworthiness in e-commerce”. New York: ACM Press.

Lee Kum Chee, (2005). “Pengurusan Sumber Manusia”.Kuala Lumpur:UM

Maimunah Aminuddin, (1994).”Pengurusan Sumber Manusia”.Kuala Lumpur : Fajar

Bakti.

Mathis , Robert L. , Jackson John H. , (2003). “Human Resource Management”. Ohio :

Thomson , South Western.

Mohd Hizam Hanafiah & Zafir Mohd Makhbul. (2002).”Pengurusan Organisasi”.Kuala

Lumpur : McGraw Hill.

Mondy, R. W. , Noe , R.M & Premeaux , S.R , (2002).”Human Resource Management

8th ed”.New Jersey : Prentice Hall.

Zuraidah Omar , (2001). ”Managing Performance in Malaysian Organisation”.Kuala

Lumpur : McGraw Hill.

ID Task Name Duration

1 Mula 0 days

2 Fasa Perancangan 25 days3 Pemilihan Tajuk 15 days

4 Kelulusan Tajuk 0 days

5 Kenalpasti dan Takrifkan Masalah 7 days

6 Tentukan Skop dan Objektif 2 days

7 Sesi Temubual 1 day

8 Fasa Penyiasatan Awalan 9 days9 Kajian Sistem Semasa 7 days

10 Kajian Literatur 9 days

11 Kajian Perisian 3 days

12 Kajian Metodologi 7 days

13 Fasa Analisa Masalah 37 days14 Analisa Sistem Semasa 15 days

15 Pemilihan Metodologi 7 days

16 Analisa Keperluan Pengguna 9 days

17 Analisa Keperluan Sistem 8 days

18 Analisa keperluan Perisian dan Perkakasan 4 days

19 Fasa Rekabentuk Awalan 34 days20 Rekabentuk Sistem Cadangan1 9 days

21 Penilaian1 0 days

22 Rekabentuk Sistem Cadangan2 10 days


24 Rekabentuk Sistem Cadangan3 10 days


26 Rekabentuk Input / Output 5 days

27 Laporan 14 days28 Penyerahan draf laporan (Penyelia) 0 days

29 Pembetulan draf 8 days

30 Pembetulan terakhir 6 days

31 Penyerahan laporan lengkap (Penyelia dan Penilai) 0 days

32 Pembentangan Projek 0 days

04/01

24/01

18/04

02/05

16/05

29/05

15/06

15/06

Jul Aug Sep Oct Nov Dec Jan Feb Mar Apr May Jun JulQtr 3, 2005 Qtr 4, 2005 Qtr 1, 2006 Qtr 2, 2006 Qtr 3, 2006

Task

Split

Progress

Milestone

Summary

Project Summary

External Tasks

External Milestone

Deadline

Lampiran A1 - CARTA GANTT PROJEK SARJANA 1

Project: Lampiran DDate: Sun 01/07/07

ID Task Name

1 Mula2 Fasa Implementasi3 Rekabentuk laman (Sistem Versi 1)4 Perancangan struktur kandungan

5 Papan cerita awalan

6 Kaji semula model UML sistem

7 Rekabentuk antaramuka dan interaksi

8 Pengujian dan maklum balas pengguna

9 Rekabentuk laman (Sistem Versi 2)10 Kenalpasti keperluan tambahan

11 Kaji semula model UML

12 Pengubahsuaian struktur kandungan

13 Pengubahsuaian sistem


15 Rekabentuk laman (Sistem Versi 3)16 Keperluan tambahan

17 Pengubahsuaian laman


19 Pendokumentasian

20 Instalasi

21 Pembentangan Projek 2

27/12

27/01

22/02

16/03

27/03

M E B M E B M E B M E Br January February March April

Task

Split

Progress

Milestone

Summary

Rolled Up Task

Rolled Up Split

Rolled Up Milestone

Rolled Up Progress

External Tasks

Project Summary

External Milestone

Deadline

Lampiran A2-CARTA GANTT PROJEK SARJANA II

Page 1

Project: Lampiran A2 - Carta Gantt ProDate: Sun 01/07/07

114

Lampiran A3 - CARTA ORGANISASI KUMPULAN PENDIDIKAN YPJ

Kumpulan Pendidikan YPJSTRUKTUR ORGANISASI

LEMBAGA PENGARAH

PENGARAH EKSEKUTIF

KETUA PEGAWAI EKSEKUTIF

PENGURUS BESARPENASIHATAN KORPORAT

TIMBALAN PENGURUS BESARJabatan Pentadbiran & Hal Ehwal Korporat

TIMBALAN PENGURUS BESARJabatan Akademik & Hal Ehwal Pelajar

TIMBALAN PENGURUS BESARJabatan Pembangunan Bisnes

PENTADBIRAN & SUMBER MANUSIA

PERHUBUNGAN AWAM &

PEMBANGUNAN KORPORAT

PKPI TUGAS-TUGAS KHAS

KOLEJ-KOLEJ KPYPJ

AKADEMIK & KEMAHIRAN

HEP PEMASARAN & PROMOSI

KEWANGAN PEMBANGUNAN BISNES 1

• Institut Hospitaliti

• Institut TeknologiPerindustrian

• Kolej TeknologiBinaan

• Kolej Islam Johor

• Kolej KomunitiYPJ Segamat

• Kolej KomunitiYPJ Muar

• Kolej KomunitiYPJ Batu Pahat

• Kolej KomunitiYPJ Mersing

• Kolej KomunitiYPJ Kota Tinggi

• Kolej KomunitiYPJ Kluang

• Unit Pentadbiran& Perjawatan

• Unit Gaji & Pembelian

• Unit Penyelenggaraan & PembangunanKenderaan

• Unit Penerbitan & Percetakan

• PerhubunganAwam

• Unit Perancangan& Pembangunan

• Unit Komputer & Sistem Maklumat

• Unit Kualiti & PembangunanKakitangan

• Unit Penyelidikan, Penerbitan & Konsultansi

• PromosiKecemerlangan& PembangunanInsan YPJ

• PemasaranPKPI

• Tadika

• Unit Program PengajianKerjasama

• Unit Program Dalaman & Pengiktirafan

• Unit AktivitiKokurikulum & Kaunseling

• Unit Asrama & KemudahanPelajar

• Unit AlumniPelajar KPYPJ

• Unit Promosi & PemasaranSekolah

• Unit Kemasukan & Rekod

• Unit Kewangan Kolej

• Unit Tajaan & Pinjaman

• Unit Kredit(Pelajar Kanan)

• Unit Kredit(Pelajar Tamat)

• Unit PerkhidmatanProfesional & Konsultansi

(Diluluskan Mesy. BOD Ke-16)

115

Lampiran B1 - GAMBARAJAH AKTIVITI BAGI PENGAGIHAN BORANG

PENILAIAN PRESTASI (SISTEM SEMASA)

Terima borangpenilaian prestasi dari

ibu pejabat

Kumpul maklumat staf (rekodkehadiran , mesyuarat dll)

Agihkan borangpenilaian prestasi pada

semua staf di kolej

116

Lampiran B2 - GAMBARAJAH AKTIVITI BAGI PENILAIAN PRESTASI

(SISTEM SEMASA)

mengisi maklumatpenilaian prestasi

Perjumpaan dengan ketuajabatan

Perbincangan danpersetujuan bersama

markah penilaian

Keputusan markahpenilaian prestasi

Hantar Keputusan markahpenilaian prestasi pada

pentadbiran

117

Lampiran C1 - GAMBARAJAH JUJUKAN BAGI USE CASE PENGAGIHAN

BORANG (SISTEM SEMASA)

Staf : keraniStaf:

terima borang dari ibu pejabat

agihkan borang peni laian prestasi

kembalikan borang yang telah lengkap

118

Lampiran C2 - GAMBARAJAH JUJUKAN BAGI USE CASE BUAT PENILAIAN

PRESTASI (SISTEM SEMASA)

119

Lampiran D - GAMBARAJAH KELAS (SISTEM SEMASA)

stafnamajawatan

penilaian prestasi()

borang penilaiannamaalamatkolejjumlah

1

1..*

1

1..*

terima

120

Lampiran E1 - GAMBARAJAH AKTIVITI BAGI CARI STAF

(SISTEM CADANGAN)

Masukkan katakunci carian

paparkan senaraistaf

papar maklumatstaf

staf ada dalamsenarai? Cari staf lain

ingin buatpenilaian?

Semak maklumat

Perbincangandengan staf Beri markah

Tidak

Ya

Ya

Ya

121

Lampiran E2 - GAMBARAJAH AKTIVITI BAGI PENILAIAN PRESTASI

(SISTEM CADANGAN)

mengisi maklumatpenilaian prestasi

Perbincangan danpersetujuan bersama

markah penilaian

Keputusan markahpenilaian prestasi

Analsis keputusanpenilaian prestasi

Login kesistem

login sah?

Tidak

Ya

122

Lampiran F1 - GAMBARAJAH JUJUKAN BAGI USE CASE CARI STAF

(SISTEM CADANGAN)

ketua jabatan : staf

: Carian : staf

searchItem()

viewItem()

viewItemInfo()

matchItem()

X X

123

Lampiran F2 - GAMBARAJAH JUJUKAN BAGI USE CASE BUAT SEMAKAN

(SISTEM CADANGAN)

: ketua jabatan : semakan

semakan

124

Lampiran F3 - GAMBARAJAH JUJUKAN BAGI USE CASE BAGI BUAT

PERBINCANGAN DAN BERI MARKAH (SISTEM CADANGAN)

: ketua jabatan : staf

perbincangan

persetujuan markah

beri markah

125

Lampiran F4 - GAMBARAJAH JUJUKAN BAGI USE CASE BAGI

LOGIN(SISTEM CADANGAN)

: staf : Login

login()

verifyLogin()

Jika ID atau Password yang dimasukkan salah

Jika pengguna ingin keluar dari sistem

logOut()

reLogin()

126

Lampiran G – GAMBARAJAH KEADAAN (SISTEM CADANGAN)

Borangpenilaian di isi

Staf isi borang

diproses

submit

Di semakDi semak

Paparankeputusan

Ketua jabatan

Gambarajah Keadaan bagi Kelas Staf

stafdisenaraikan

carian staf Maklumat stafdipaparkan

Ketua jabatanpilih staf

staf dipilih

Gambarajah Keadaan bagi Kelas staf

127

Lampiran H – GAMBARAJAH KELAS (SISTEM CADANGAN)

Kad Pengenalan Kolej Jawatan

LoginIDPassword

Login()logOut()verifyLogin()reLogin()fillInfo()verifyNewAccount()

AnalisiKeputusan

NoStafJumlah

paparanalasis()

Perbincangannostaf

persetujuan markah()

Cariankatakunci

searchItem()

StafidstafNamakadPengenalanAlamatNoTel

penilaian prestasi()analisisprestasi()

1

1

1

1

1

1

1

1

dapat

1..*

1

1..*

1

buat

1..*1..*

1..*1..*

buat

Semakannostaf

1

0..*

1

0..*

buat

128

Lampiran I – REKABENTUK ANTARAMUKA SISTEM CADANGAN

129

Lampiran J – REKABENTUK PANGKALAN DATA

Jadual J1:Table Login

Nama Kolum Jenis Data Penerangan

ID Character Menyimpan ID pengguna

Email Character Menyimpan email pengguna

Password Character Kata lalauan yang dimasukan oleh pengguna

Jadual J2:Table Pegawai Yang Di Nilai


Userid Character Menyimpan ID pengguna

Name Character Menyimpan nama pekerja

Ic Character Menyimpan no kad pengenalan pekerja

Position Character Menyimpan jawatan pekerja

Gred Character Menyimpan gred pekerja

Kolej Character Menyimpan nama kolej pekerja

Jadual J2:Table Pegawai Penilai Pertama








K1 Integer Menyimpan skor penilaian





130
















Coment Character Menyimpan komen pekerja

Mark Integer Menyimpan markah penilaian

Jadual J2:Table Pegawai Penilai Kedua












131

















Coment Character Menyimpan komen pekerja

Mark Integer Menyimpan markah penilaian

132

Lampiran K – Borang Kaji Selidik Penerimaan Pengguna

Soal Selidik Pengujian Pengguna Sistem Penilaian Prestasi di KPYPJ

Soal selidik ini bertujuan untuk mendapatkan maklum balas pengguna terhadap Sistem Penilaian Prestasi di KPYP. Responden terdiri daripada pengguna sistem, iaitu kakitangan KPYPJ yang berkaitan. Respoden diharapkan dapat memberikan kerjasama di dalam memberikan maklum balas yang sebenar dan ikhlas agar maklumat yang diperolehi dapat digunakan untuk mengetahui pandangan pengguna terhadap Sistem Penilaian Prestasi. Kerjasama yang diberikan di dahului dengan ucapan jutaan terima kasih.

Panduan :

Soal selidik ini mengandungi enam bahagian iaitu Bahagian A, B, C, D, E dan F. Responden dikehendaki menandakan bagi setiap maklumat yang berkaitan di bahagian-bahagian tersebut.

Istilah :

Skala - Sejauh mana pandangan dan pendapat pengguna terhadap faktor-faktor

tersebut, yang terdapat di dalam Sistem Penilaian Prestasi. Sebagai seorang pengguna Sistem Penilaian Prestasi, apakah pendapat anda tentang sistem ini dari segi… A: Antaramuka Pengguna Skala Sangat Tidak

Memuaskan 1

Kurang Memuaskan

2

Sederhana

3

Memuaskan

4

Sangat Memuaskan

5 1. Rekabentuk keseluruhan rekabentuk

antaramuka. 2. Kekonsistenan rekabentuk antaramuka.

B: Kebolehgunaan Skala Sangat Tidak

Memuaskan 1

Kurang Memusakan

2

Sederhana

3

Memuaskan

4

Sangat Memuaskan

5 1. Ramah pengguna secara keseluruhan. 2. Kesenangan sistem digunakan. 3. Kejelasan penggunaan sistem. 4. Bantuan pengguna yang disediakan.

133

C: Kegunaan Sistem (Menilai Prestasi) Skala Sangat Tidak

Memuaskan 1

Kurang Memusakan

2

Sederhana

3

Memuaskan

4

Sangat Memuaskan

5 1. Pengiraan kriteria untuk memperolehi markah 2. Penerapan elemen web dalam proses

permohonan dan penilaian 3. Proses penilaian secara atas talian 5. Konsep keseluruhan sistem ini

membantu meningkatkan kecekapan dan keberkesanan proses penilaian prestasi

D: Tindak Balas Sistem Skala Sangat Tidak

Memuaskan 1

Kurang Memusakan

2

Sederhana

3

Memuaskan

4

Sangat Memuaskan

5 1. Tempoh tindak balas. (contoh: lambat, sederhana, cepat) 2. Bertindak mengikut kehendak

pengguna

134

E: Kepuasan Keseluruhan Skala Sangat Tidak

Memuaskan 1

Kurang Memusakan

2

Sederhana

3

Memuaskan

4

Sangat Memuaskan

5 1. Keberkesanan mendapatkan maklumat

atau keputusan seseorang pemohon 2. Panduan keseluruhan sistem 3. Kepuasan keseluruhan dalam

menggunakan sistem

F: Keselamatan Skala Sangat Tidak

Memuaskan 1

Kurang Memusakan

2

Sederhana

3

Memuaskan

4

Sangat Memuaskan

5 1. Keselamatan Sistem SPKPP

135

Lampiran L – KERATAN ATURCARA

Markah

Form1view.php

<?php //Include Common Files @1-11DE3CCC define("RelativePath", "."); define("PathToCurrentPage", "/"); define("FileName", "Form1view.php"); include(RelativePath . "/Common.php"); include(RelativePath . "/Template.php"); include(RelativePath . "/Sorter.php"); include(RelativePath . "/Navigator.php"); //End Include Common Files //Include Page implementation @2-3DD2EFDC include_once(RelativePath . "/Header.php"); //End Include Page implementation class clsGridform1 { //form1 class @28-341ECBC3 //Variables @28-C23F2C5F // Public variables var $ComponentType = "Grid"; var $ComponentName; var $Visible; var $Errors; var $ErrorBlock; var $ds; var $DataSource; var $PageSize; var $SorterName = ""; var $SorterDirection = ""; var $PageNumber; var $CCSEvents = ""; var $CCSEventResult; var $RelativePath = ""; // Grid Controls var $StaticControls; var $RowControls;

136

//End Variables //Class_Initialize Event @28-20751451 function clsGridform1($RelativePath, & $Parent) { global $FileName; global $CCSLocales; global $DefaultDateFormat; $this->ComponentName = "form1"; $this->Visible = True; $this->Parent = & $Parent; $this->RelativePath = $RelativePath; $this->Errors = new clsErrors(); $this->ErrorBlock = "Grid form1"; $this->DataSource = new clsform1DataSource($this); $this->ds = & $this->DataSource; $this->PageSize = CCGetParam($this->ComponentName . "PageSize", ""); if(!is_numeric($this->PageSize) || !strlen($this->PageSize)) $this->PageSize = 10; else $this->PageSize = intval($this->PageSize); if ($this->PageSize > 100) $this->PageSize = 100; if($this->PageSize == 0) $this->Errors->addError("<p>Form: Grid " . $this->ComponentName . "<br>Error: (CCS06) Invalid page size.</p>"); $this->PageNumber = intval(CCGetParam($this->ComponentName . "Page", 1)); if ($this->PageNumber <= 0) $this->PageNumber = 1; $this->kt_id = & new clsControl(ccsLabel, "kt_id", "kt_id", ccsInteger, "", CCGetRequestParam("kt_id", ccsGet), $this); $this->nama = & new clsControl(ccsLabel, "nama", "nama", ccsText, "", CCGetRequestParam("nama", ccsGet), $this); $this->kp = & new clsControl(ccsLabel, "kp", "kp", ccsText, "", CCGetRequestParam("kp", ccsGet), $this); $this->jawat = & new clsControl(ccsLabel, "jawat", "jawat", ccsText, "", CCGetRequestParam("jawat", ccsGet), $this); $this->gred = & new clsControl(ccsLabel, "gred", "gred", ccsText, "", CCGetRequestParam("gred", ccsGet), $this); $this->jab = & new clsControl(ccsLabel, "jab", "jab", ccsText, "", CCGetRequestParam("jab", ccsGet), $this); $this->k1a = & new clsControl(ccsLabel, "k1a", "k1a", ccsInteger, "", CCGetRequestParam("k1a", ccsGet), $this); $this->k1b = & new clsControl(ccsLabel, "k1b", "k1b", ccsInteger, "", CCGetRequestParam("k1b", ccsGet), $this); $this->k2a = & new clsControl(ccsLabel, "k2a", "k2a", ccsInteger, "", CCGetRequestParam("k2a", ccsGet), $this);

137

$this->k2b = & new clsControl(ccsLabel, "k2b", "k2b", ccsInteger, "", CCGetRequestParam("k2b", ccsGet), $this); $this->k3a = & new clsControl(ccsLabel, "k3a", "k3a", ccsInteger, "", CCGetRequestParam("k3a", ccsGet), $this); $this->k3b = & new clsControl(ccsLabel, "k3b", "k3b", ccsInteger, "", CCGetRequestParam("k3b", ccsGet), $this); $this->k4a = & new clsControl(ccsLabel, "k4a", "k4a", ccsInteger, "", CCGetRequestParam("k4a", ccsGet), $this); $this->k4b = & new clsControl(ccsLabel, "k4b", "k4b", ccsText, "", CCGetRequestParam("k4b", ccsGet), $this); $this->Label1 = & new clsControl(ccsLabel, "Label1", "Label1", ccsInteger, "", CCGetRequestParam("Label1", ccsGet), $this); $this->Label2 = & new clsControl(ccsLabel, "Label2", "Label2", ccsText, "", CCGetRequestParam("Label2", ccsGet), $this); $this->k5a = & new clsControl(ccsLabel, "k5a", "k5a", ccsInteger, "", CCGetRequestParam("k5a", ccsGet), $this); $this->k5b = & new clsControl(ccsLabel, "k5b", "k5b", ccsInteger, "", CCGetRequestParam("k5b", ccsGet), $this); $this->k6a = & new clsControl(ccsLabel, "k6a", "k6a", ccsInteger, "", CCGetRequestParam("k6a", ccsGet), $this); $this->k6b = & new clsControl(ccsLabel, "k6b", "k6b", ccsInteger, "", CCGetRequestParam("k6b", ccsGet), $this); $this->Label3 = & new clsControl(ccsLabel, "Label3", "Label3", ccsText, "", CCGetRequestParam("Label3", ccsGet), $this); $this->Label4 = & new clsControl(ccsLabel, "Label4", "Label4", ccsText, "", CCGetRequestParam("Label4", ccsGet), $this); $this->k7a = & new clsControl(ccsLabel, "k7a", "k7a", ccsInteger, "", CCGetRequestParam("k7a", ccsGet), $this); $this->k7b = & new clsControl(ccsLabel, "k7b", "k7b", ccsInteger, "", CCGetRequestParam("k7b", ccsGet), $this); $this->Label8 = & new clsControl(ccsLabel, "Label8", "Label8", ccsText, "", CCGetRequestParam("Label8", ccsGet), $this); $this->Label9 = & new clsControl(ccsLabel, "Label9", "Label9", ccsText, "", CCGetRequestParam("Label9", ccsGet), $this); $this->Label5 = & new clsControl(ccsLabel, "Label5", "Label5", ccsFloat, array(False, 2, Null, "", False, "", "", 1, True, ""), CCGetRequestParam("Label5", ccsGet), $this); $this->Label6 = & new clsControl(ccsLabel, "Label6", "Label6", ccsFloat, array(False, 2, Null, "", False, "", "", 1, True, ""), CCGetRequestParam("Label6", ccsGet), $this); $this->Label7 = & new clsControl(ccsLabel, "Label7", "Label7", ccsFloat, array(False, 2, Null, "", False, "", "", 1, True, ""), CCGetRequestParam("Label7", ccsGet), $this); $this->bulan = & new clsControl(ccsLabel, "bulan", "bulan", ccsInteger, "", CCGetRequestParam("bulan", ccsGet), $this); $this->tahun = & new clsControl(ccsLabel, "tahun", "tahun", ccsInteger, "", CCGetRequestParam("tahun", ccsGet), $this);

138

$this->komen = & new clsControl(ccsLabel, "komen", "komen", ccsMemo, "", CCGetRequestParam("komen", ccsGet), $this); } //End Class_Initialize Event //Initialize Method @28-90E704C5 function Initialize() { if(!$this->Visible) return; $this->DataSource->PageSize = & $this->PageSize; $this->DataSource->AbsolutePage = & $this->PageNumber; $this->DataSource->SetOrder($this->SorterName, $this->SorterDirection); } //End Initialize Method //Show Method @28-227D7931 function Show() { global $Tpl; global $CCSLocales; if(!$this->Visible) return; $ShownRecords = 0; $this->DataSource->Parameters["urlkt_id"] = CCGetFromGet("kt_id", ""); $this->CCSEventResult = CCGetEvent($this->CCSEvents, "BeforeSelect", $this); $this->DataSource->Prepare(); $this->DataSource->Open(); $this->CCSEventResult = CCGetEvent($this->CCSEvents, "BeforeShow", $this); if(!$this->Visible) return; $GridBlock = "Grid " . $this->ComponentName; $ParentPath = $Tpl->block_path; $Tpl->block_path = $ParentPath . "/" . $GridBlock; if(($ShownRecords < $this->PageSize) && $this->DataSource->next_record()) { do { $this->DataSource->SetValues(); $Tpl->block_path = $ParentPath . "/" . $GridBlock . "/Row"; $this->kt_id->SetValue($this->DataSource->kt_id->GetValue());

139

$this->nama->SetValue($this->DataSource->nama->GetValue()); $this->kp->SetValue($this->DataSource->kp->GetValue()); $this->jawat->SetValue($this->DataSource->jawat->GetValue()); $this->gred->SetValue($this->DataSource->gred->GetValue()); $this->jab->SetValue($this->DataSource->jab->GetValue()); $this->k1a->SetValue($this->DataSource->k1a->GetValue()); $this->k1b->SetValue($this->DataSource->k1b->GetValue()); $this->k2a->SetValue($this->DataSource->k2a->GetValue()); $this->k2b->SetValue($this->DataSource->k2b->GetValue()); $this->k3a->SetValue($this->DataSource->k3a->GetValue()); $this->k3b->SetValue($this->DataSource->k3b->GetValue()); $this->k4a->SetValue($this->DataSource->k4a->GetValue()); $this->k4b->SetValue($this->DataSource->k4b->GetValue()); $this->k5a->SetValue($this->DataSource->k5a->GetValue()); $this->k5b->SetValue($this->DataSource->k5b->GetValue()); $this->k6a->SetValue($this->DataSource->k6a->GetValue()); $this->k6b->SetValue($this->DataSource->k6b->GetValue()); $this->k7a->SetValue($this->DataSource->k7a->GetValue()); $this->k7b->SetValue($this->DataSource->k7b->GetValue()); $this->bulan->SetValue($this->DataSource->bulan->GetValue()); $this->tahun->SetValue($this->DataSource->tahun->GetValue()); $this->komen->SetValue($this->DataSource->komen->GetValue()); $this->CCSEventResult = CCGetEvent($this->CCSEvents, "BeforeShowRow", $this); $this->kt_id->Show(); $this->nama->Show(); $this->kp->Show(); $this->jawat->Show(); $this->gred->Show(); $this->jab->Show(); $this->k1a->Show(); $this->k1b->Show(); $this->k2a->Show(); $this->k2b->Show(); $this->k3a->Show(); $this->k3b->Show(); $this->k4a->Show(); $this->k4b->Show(); $this->Label1->Show(); $this->Label2->Show(); $this->k5a->Show(); $this->k5b->Show(); $this->k6a->Show(); $this->k6b->Show(); $this->Label3->Show(); $this->Label4->Show(); $this->k7a->Show();

140

$this->k7b->Show(); $this->Label8->Show(); $this->Label9->Show(); $this->Label5->Show(); $this->Label6->Show(); $this->Label7->Show(); $this->bulan->Show(); $this->tahun->Show(); $this->komen->Show(); $Tpl->block_path = $ParentPath . "/" . $GridBlock; $Tpl->parse("Row", true); $ShownRecords++; } while (($ShownRecords < $this->PageSize) && $this->DataSource->next_record()); } else // Show NoRecords block if no records are found { $Tpl->parse("NoRecords", false); } $errors = $this->GetErrors(); if(strlen($errors)) { $Tpl->replaceblock("", $errors); $Tpl->block_path = $ParentPath; return; } $Tpl->parse(); $Tpl->block_path = $ParentPath; $this->DataSource->close(); } //End Show Method //GetErrors Method @28-2F9A5029 function GetErrors() { $errors = ""; $errors = ComposeStrings($errors, $this->kt_id->Errors->ToString()); $errors = ComposeStrings($errors, $this->nama->Errors->ToString()); $errors = ComposeStrings($errors, $this->kp->Errors->ToString()); $errors = ComposeStrings($errors, $this->jawat->Errors->ToString()); $errors = ComposeStrings($errors, $this->gred->Errors->ToString()); $errors = ComposeStrings($errors, $this->jab->Errors->ToString()); $errors = ComposeStrings($errors, $this->k1a->Errors->ToString()); $errors = ComposeStrings($errors, $this->k1b->Errors->ToString()); $errors = ComposeStrings($errors, $this->k2a->Errors->ToString()); $errors = ComposeStrings($errors, $this->k2b->Errors->ToString());

141

$errors = ComposeStrings($errors, $this->k3a->Errors->ToString()); $errors = ComposeStrings($errors, $this->k3b->Errors->ToString()); $errors = ComposeStrings($errors, $this->k4a->Errors->ToString()); $errors = ComposeStrings($errors, $this->k4b->Errors->ToString()); $errors = ComposeStrings($errors, $this->Label1->Errors->ToString()); $errors = ComposeStrings($errors, $this->Label2->Errors->ToString()); $errors = ComposeStrings($errors, $this->k5a->Errors->ToString()); $errors = ComposeStrings($errors, $this->k5b->Errors->ToString()); $errors = ComposeStrings($errors, $this->k6a->Errors->ToString()); $errors = ComposeStrings($errors, $this->k6b->Errors->ToString()); $errors = ComposeStrings($errors, $this->Label3->Errors->ToString()); $errors = ComposeStrings($errors, $this->Label4->Errors->ToString()); $errors = ComposeStrings($errors, $this->k7a->Errors->ToString()); $errors = ComposeStrings($errors, $this->k7b->Errors->ToString()); $errors = ComposeStrings($errors, $this->Label8->Errors->ToString()); $errors = ComposeStrings($errors, $this->Label9->Errors->ToString()); $errors = ComposeStrings($errors, $this->Label5->Errors->ToString()); $errors = ComposeStrings($errors, $this->Label6->Errors->ToString()); $errors = ComposeStrings($errors, $this->Label7->Errors->ToString()); $errors = ComposeStrings($errors, $this->bulan->Errors->ToString()); $errors = ComposeStrings($errors, $this->tahun->Errors->ToString()); $errors = ComposeStrings($errors, $this->komen->Errors->ToString()); $errors = ComposeStrings($errors, $this->Errors->ToString()); $errors = ComposeStrings($errors, $this->DataSource->Errors->ToString()); return $errors; } //End GetErrors Method } //End form1 Class @28-FCB6E20C class clsform1DataSource extends clsDBCon1 { //form1DataSource Class @28-EF38CB23 //DataSource Variables @28-A28F2775 var $Parent = ""; var $CCSEvents = ""; var $CCSEventResult; var $ErrorBlock; var $CmdExecution; var $CountSQL; var $wp; // Datasource fields var $kt_id; var $nama;

142

var $kp; var $jawat; var $gred; var $jab; var $k1a; var $k1b; var $k2a; var $k2b; var $k3a; var $k3b; var $k4a; var $k4b; var $k5a; var $k5b; var $k6a; var $k6b; var $k7a; var $k7b; var $bulan; var $tahun; var $komen; //End DataSource Variables //DataSourceClass_Initialize Event @28-9C307A43 function clsform1DataSource(& $Parent) { $this->Parent = & $Parent; $this->ErrorBlock = "Grid form1"; $this->Initialize(); $this->kt_id = new clsField("kt_id", ccsInteger, ""); $this->nama = new clsField("nama", ccsText, ""); $this->kp = new clsField("kp", ccsText, ""); $this->jawat = new clsField("jawat", ccsText, ""); $this->gred = new clsField("gred", ccsText, ""); $this->jab = new clsField("jab", ccsText, ""); $this->k1a = new clsField("k1a", ccsInteger, ""); $this->k1b = new clsField("k1b", ccsInteger, ""); $this->k2a = new clsField("k2a", ccsInteger, ""); $this->k2b = new clsField("k2b", ccsInteger, ""); $this->k3a = new clsField("k3a", ccsInteger, ""); $this->k3b = new clsField("k3b", ccsInteger, ""); $this->k4a = new clsField("k4a", ccsInteger, ""); $this->k4b = new clsField("k4b", ccsText, ""); $this->k5a = new clsField("k5a", ccsInteger, ""); $this->k5b = new clsField("k5b", ccsInteger, ""); $this->k6a = new clsField("k6a", ccsInteger, ""); $this->k6b = new clsField("k6b", ccsInteger, "");

143

$this->k7a = new clsField("k7a", ccsInteger, ""); $this->k7b = new clsField("k7b", ccsInteger, ""); $this->bulan = new clsField("bulan", ccsInteger, ""); $this->tahun = new clsField("tahun", ccsInteger, ""); $this->komen = new clsField("komen", ccsMemo, ""); } //End DataSourceClass_Initialize Event //SetOrder Method @28-9E1383D1 function SetOrder($SorterName, $SorterDirection) { $this->Order = ""; $this->Order = CCGetOrder($this->Order, $SorterName, $SorterDirection, ""); } //End SetOrder Method //Prepare Method @28-8F6F2EF4 function Prepare() { global $CCSLocales; global $DefaultDateFormat; $this->wp = new clsSQLParameters($this->ErrorBlock); $this->wp->AddParameter("1", "urlkt_id", ccsInteger, "", "", $this->Parameters["urlkt_id"], "", false); $this->wp->Criterion[1] = $this->wp->Operation(opEqual, "kt_id", $this->wp->GetDBValue("1"), $this->ToSQL($this->wp->GetDBValue("1"), ccsInteger),false); $this->Where = $this->wp->Criterion[1]; } //End Prepare Method //Open Method @28-F0E1E402 function Open() { $this->CCSEventResult = CCGetEvent($this->CCSEvents, "BeforeBuildSelect", $this->Parent); $this->CountSQL = "SELECT COUNT(*) " . "FROM form1"; $this->SQL = "SELECT * " . "FROM form1 {SQL_Where} {SQL_OrderBy}"; $this->CCSEventResult = CCGetEvent($this->CCSEvents, "BeforeExecuteSelect", $this->Parent); if ($this->CountSQL) $this->RecordsCount = CCGetDBValue(CCBuildSQL($this->CountSQL, $this->Where, ""), $this);

144

else $this->RecordsCount = "CCS not counted"; $this->query($this->OptimizeSQL(CCBuildSQL($this->SQL, $this->Where, $this->Order))); $this->CCSEventResult = CCGetEvent($this->CCSEvents, "AfterExecuteSelect", $this->Parent); } //End Open Method //SetValues Method @28-ACFE515B function SetValues() { $this->kt_id->SetDBValue(trim($this->f("kt_id"))); $this->nama->SetDBValue($this->f("nama")); $this->kp->SetDBValue($this->f("kp")); $this->jawat->SetDBValue($this->f("jawat")); $this->gred->SetDBValue($this->f("gred")); $this->jab->SetDBValue($this->f("jab")); $this->k1a->SetDBValue(trim($this->f("k1a"))); $this->k1b->SetDBValue(trim($this->f("k1b"))); $this->k2a->SetDBValue(trim($this->f("k2a"))); $this->k2b->SetDBValue(trim($this->f("k2b"))); $this->k3a->SetDBValue(trim($this->f("k3a"))); $this->k3b->SetDBValue(trim($this->f("k3b"))); $this->k4a->SetDBValue(trim($this->f("k4a"))); $this->k4b->SetDBValue($this->f("k4b")); $this->k5a->SetDBValue(trim($this->f("k5a"))); $this->k5b->SetDBValue(trim($this->f("k5b"))); $this->k6a->SetDBValue(trim($this->f("k6a"))); $this->k6b->SetDBValue(trim($this->f("k6b"))); $this->k7a->SetDBValue(trim($this->f("k7a"))); $this->k7b->SetDBValue(trim($this->f("k7b"))); $this->bulan->SetDBValue(trim($this->f("bulan"))); $this->tahun->SetDBValue(trim($this->f("tahun"))); $this->komen->SetDBValue($this->f("komen")); } //End SetValues Method } //End form1DataSource Class @28-FCB6E20C //Include Page implementation @3-58DBA1E3 include_once(RelativePath . "/Footer.php"); //End Include Page implementation //Initialize Page @1-F2D68584 // Variables $FileName = "";

145

$Redirect = ""; $Tpl = ""; $TemplateFileName = ""; $BlockToParse = ""; $ComponentName = ""; // Events; $CCSEvents = ""; $CCSEventResult = ""; $FileName = FileName; $Redirect = ""; $TemplateFileName = "Form1view.html"; $BlockToParse = "main"; $TemplateEncoding = "CP1252"; $PathToRoot = "./"; //End Initialize Page //Include events file @1-9D181437 include("./Form1view_events.php"); //End Include events file //Initialize Objects @1-67BD0531 $DBCon1 = new clsDBCon1(); $MainPage->Connections["Con1"] = & $DBCon1; // Controls $Header = & new clsHeader("", "Header", $MainPage); $Header->Initialize(); $form1 = & new clsGridform1("", $MainPage); $Footer = & new clsFooter("", "Footer", $MainPage); $Footer->Initialize(); $MainPage->Header = & $Header; $MainPage->form1 = & $form1; $MainPage->Footer = & $Footer; $form1->Initialize(); BindEvents(); $CCSEventResult = CCGetEvent($CCSEvents, "AfterInitialize", $MainPage); $Charset = $Charset ? $Charset : "windows-1252"; if ($Charset) header("Content-Type: text/html; charset=" . $Charset); //End Initialize Objects //Initialize HTML Template @1-8F4531F3

146

$CCSEventResult = CCGetEvent($CCSEvents, "OnInitializeView", $MainPage); $Tpl = new clsTemplate($FileEncoding, $TemplateEncoding); $Tpl->LoadTemplate(PathToCurrentPage . $TemplateFileName, $BlockToParse, "CP1252"); $Tpl->block_path = "/$BlockToParse"; $CCSEventResult = CCGetEvent($CCSEvents, "BeforeShow", $MainPage); //End Initialize HTML Template //Execute Components @1-351F985C $Header->Operations(); $Footer->Operations(); //End Execute Components //Go to destination page @1-9E46EDDB if($Redirect) { $CCSEventResult = CCGetEvent($CCSEvents, "BeforeUnload", $MainPage); $DBCon1->close(); header("Location: " . $Redirect); $Header->Class_Terminate(); unset($Header); unset($form1); $Footer->Class_Terminate(); unset($Footer); unset($Tpl); exit; } //End Go to destination page //Show Page @1-1A9A6DF5 $Header->Show(); $form1->Show(); $Footer->Show(); $Tpl->block_path = ""; $Tpl->Parse($BlockToParse, false); $main_block = $Tpl->GetVar($BlockToParse); if(preg_match("/<\/body>/i", $main_block)) { } else if(preg_match("/<\/html>/i", $main_block) && !preg_match("/<\/frameset>/i", $main_block)) { } else if(!preg_match("/<\/frameset>/i", $main_block)) { } $CCSEventResult = CCGetEvent($CCSEvents, "BeforeOutput", $MainPage); if ($CCSEventResult) echo $main_block; //End Show Page

147

//Unload Page @1-A2416B1F $CCSEventResult = CCGetEvent($CCSEvents, "BeforeUnload", $MainPage); $DBCon1->close(); $Header->Class_Terminate(); unset($Header); unset($form1); $Footer->Class_Terminate(); unset($Footer); unset($Tpl); //End Unload Page ?> Form1view_events.php <?php //BindEvents Method @1-15E3E047 function BindEvents() { global $form1; $form1->Label1->CCSEvents["BeforeShow"] = "form1_Label1_BeforeShow"; $form1->Label2->CCSEvents["BeforeShow"] = "form1_Label2_BeforeShow"; $form1->Label3->CCSEvents["BeforeShow"] = "form1_Label3_BeforeShow"; $form1->Label4->CCSEvents["BeforeShow"] = "form1_Label4_BeforeShow"; $form1->Label8->CCSEvents["BeforeShow"] = "form1_Label8_BeforeShow"; $form1->Label9->CCSEvents["BeforeShow"] = "form1_Label9_BeforeShow"; $form1->Label5->CCSEvents["BeforeShow"] = "form1_Label5_BeforeShow"; $form1->Label6->CCSEvents["BeforeShow"] = "form1_Label6_BeforeShow"; $form1->Label7->CCSEvents["BeforeShow"] = "form1_Label7_BeforeShow"; } //End BindEvents Method //form1_Label1_BeforeShow @53-5EFF0EB8 function form1_Label1_BeforeShow(& $sender) { $form1_Label1_BeforeShow = true; $Component = & $sender; $Container = CCGetParentContainer($sender); global $form1; //Compatibility //End form1_Label1_BeforeShow //Custom Code @61-2A29BDB7 // ------------------------- $kt_id = CCGetFromGet("kt_id"); $ppp_50 = 0;

148

$db = new clsDBcon1(); $SQL = "SELECT k1a,k2a,k3a,k4a FROM form1 WHERE kt_id = $kt_id "; $db->query($SQL); $Result = $db->next_record(); if ($Result) { $k1a = $db->f("k1a"); $k2a = $db->f("k2a"); $k3a = $db->f("k3a"); $k4a = $db->f("k4a"); $ppp_bah2 = $k1a + $k2a + $k3a + $k4a; $ppp_50 = (($ppp_bah2/40) * 50); } $db->close(); $form1->Label1->SetValue($ppp_50); // ------------------------- //End Custom Code //Close form1_Label1_BeforeShow @53-80988C42 return $form1_Label1_BeforeShow; } //End Close form1_Label1_BeforeShow //form1_Label2_BeforeShow @54-6C6C684F function form1_Label2_BeforeShow(& $sender) { $form1_Label2_BeforeShow = true; $Component = & $sender; $Container = CCGetParentContainer($sender); global $form1; //Compatibility //End form1_Label2_BeforeShow //Custom Code @62-2A29BDB7 // ------------------------- $kt_id = CCGetFromGet("kt_id");

149

$ppp_50 = 0; $db = new clsDBcon1(); $SQL = "SELECT k1b,k2b,k3b,k4b FROM form1 WHERE kt_id = $kt_id "; $db->query($SQL); $Result = $db->next_record(); if ($Result) { $k1b= $db->f("k1b"); $k2b = $db->f("k2b"); $k3b = $db->f("k3b"); $k4b = $db->f("k4b"); $ppk_bah2 = $k1b + $k2b + $k3b + $k4b; $ppk_50 = (($ppk_bah2/40) * 50); } $db->close(); $form1->Label2->SetValue($ppk_50); // ------------------------- //End Custom Code //Close form1_Label2_BeforeShow @54-FCF9A999 return $form1_Label2_BeforeShow; } //End Close form1_Label2_BeforeShow //form1_Label3_BeforeShow @55-7DE2B5E2 function form1_Label3_BeforeShow(& $sender) { $form1_Label3_BeforeShow = true; $Component = & $sender; $Container = CCGetParentContainer($sender); global $form1; //Compatibility //End form1_Label3_BeforeShow //Custom Code @60-2A29BDB7 // -------------------------

150

$kt_id = CCGetFromGet("kt_id"); $ppp_30 = 0; $db = new clsDBcon1(); $SQL = "SELECT k5a,k6a FROM form1 WHERE kt_id = $kt_id "; $db->query($SQL); $Result = $db->next_record(); if ($Result) { $k5a = $db->f("k5a"); $k6a = $db->f("k6a"); $ppp_bah3 = $k5a + $k6a ; $ppp_30 = (($ppp_bah3/20) * 30); } $db->close(); $form1->Label3->SetValue($ppp_30); // ------------------------- //End Custom Code //Close form1_Label3_BeforeShow @55-61F648EF return $form1_Label3_BeforeShow; } //End Close form1_Label3_BeforeShow //form1_Label4_BeforeShow @56-094AA5A1 function form1_Label4_BeforeShow(& $sender) { $form1_Label4_BeforeShow = true; $Component = & $sender; $Container = CCGetParentContainer($sender); global $form1; //Compatibility //End form1_Label4_BeforeShow //Custom Code @63-2A29BDB7 // -------------------------

151

$kt_id = CCGetFromGet("kt_id"); $ppp_30 = 0; $db = new clsDBcon1(); $SQL = "SELECT k5b,k6b FROM form1 WHERE kt_id = $kt_id "; $db->query($SQL); $Result = $db->next_record(); if ($Result) { $k5b = $db->f("k5b"); $k6b = $db->f("k6b"); $ppk_bah3 = $k5b + $k6b ; $ppk_30 = (($ppk_bah3/20) * 30); } $db->close(); $form1->Label4->SetValue($ppk_30); // ------------------------- //End Custom Code //Close form1_Label4_BeforeShow @56-043BE22F return $form1_Label4_BeforeShow; } //End Close form1_Label4_BeforeShow //form1_Label8_BeforeShow @64-C3073E7D function form1_Label8_BeforeShow(& $sender) { $form1_Label8_BeforeShow = true; $Component = & $sender; $Container = CCGetParentContainer($sender); global $form1; //Compatibility //End form1_Label8_BeforeShow //Custom Code @66-2A29BDB7 // ------------------------- $kt_id = CCGetFromGet("kt_id"); $ppp_5 = 0;

152

$db = new clsDBcon1(); $SQL = "SELECT k7a FROM form1 WHERE kt_id = $kt_id "; $db->query($SQL); $Result = $db->next_record(); if ($Result) { $k7a = $db->f("k7a"); $ppp_bah4 = $k7a ; $ppp_5 = (($ppp_bah4/10) * 5); } $db->close(); $form1->Label8->SetValue($ppp_5); // ------------------------- //End Custom Code //Close form1_Label8_BeforeShow @64-2ECE7302 return $form1_Label8_BeforeShow; } //End Close form1_Label8_BeforeShow //form1_Label9_BeforeShow @65-D289E3D0 function form1_Label9_BeforeShow(& $sender) { $form1_Label9_BeforeShow = true; $Component = & $sender; $Container = CCGetParentContainer($sender); global $form1; //Compatibility //End form1_Label9_BeforeShow //Custom Code @67-2A29BDB7 // ------------------------- $kt_id = CCGetFromGet("kt_id"); $ppk_5 = 0;

153

$db = new clsDBcon1(); $SQL = "SELECT k7b FROM form1 WHERE kt_id = $kt_id "; $db->query($SQL); $Result = $db->next_record(); if ($Result) { $k7b = $db->f("k7b"); $ppk_bah4 = $k7b ; $ppk_5 = (($ppk_bah4/10) * 5); } $db->close(); $form1->Label9->SetValue($ppk_5); // ------------------------- //End Custom Code //Close form1_Label9_BeforeShow @65-B3C19274 return $form1_Label9_BeforeShow; } //End Close form1_Label9_BeforeShow //form1_Label5_BeforeShow @57-18C4780C function form1_Label5_BeforeShow(& $sender) { $form1_Label5_BeforeShow = true; $Component = & $sender; $Container = CCGetParentContainer($sender); global $form1; //Compatibility //End form1_Label5_BeforeShow //Custom Code @68-2A29BDB7 // ------------------------- $x = $form1->Label1->GetValue(); $y = $form1->Label3->GetValue(); $z = $form1->Label8->GetValue(); $ppp_percent = (($x + $y + $z)/85 )* 100; $form1->Label5->SetValue($ppp_percent);

154

// ------------------------- //End Custom Code //Close form1_Label5_BeforeShow @57-99340359 return $form1_Label5_BeforeShow; } //End Close form1_Label5_BeforeShow //form1_Label6_BeforeShow @58-2A571EFB function form1_Label6_BeforeShow(& $sender) { $form1_Label6_BeforeShow = true; $Component = & $sender; $Container = CCGetParentContainer($sender); global $form1; //Compatibility //End form1_Label6_BeforeShow //Custom Code @69-2A29BDB7 // ------------------------- $a = $form1->Label2->GetValue(); $b = $form1->Label4->GetValue(); $c = $form1->Label9->GetValue(); $ppk_percent = (($a + $b + $c)/85 )* 100; $form1->Label6->SetValue($ppk_percent); // ------------------------- //End Custom Code //Close form1_Label6_BeforeShow @58-E5552682 return $form1_Label6_BeforeShow; } //End Close form1_Label6_BeforeShow //form1_Label7_BeforeShow @59-3BD9C356 function form1_Label7_BeforeShow(& $sender) { $form1_Label7_BeforeShow = true; $Component = & $sender; $Container = CCGetParentContainer($sender); global $form1; //Compatibility //End form1_Label7_BeforeShow //Custom Code @70-2A29BDB7 // ------------------------- $k = $form1->Label5->GetValue(); $l = $form1->Label6->GetValue();

155

$purata = ($k + $l)/2; $form1->Label7->SetValue($purata); // ------------------------- //End Custom Code //Close form1_Label7_BeforeShow @59-785AC7F4 return $form1_Label7_BeforeShow; } //End Close form1_Label7_BeforeShow ?>

156

Lampiran M – PANDUAN PENGGUNA

Prose penilaian prestasi dimulakan mengikut langkah-langkah yang berikut:-

Antaramuka depan sistem

1. Pegawai yang dinilai akan memasukan id pengguna dan katalaluan dengan

menggunakan antaramuka di bawah.

157

2. Seterusnya pegawai yang dinilai dikehendaki mengisi maklumat seperti nama,

jawatan, gred serta jabatan atau fakulti di dalam antaramuka di bawah.

3. Seterusnya pegawai yang dinilai akan mendapat paparan maklumat seperti di

dalam antaramuka di bawah.

4. Seterusnya pegawai yang dinilai akan mendapat paparan maklumat yang

menandakan pengawai tersebut boleh melakukan proses yang seterusnya seperti

di dalam antaramuka di bawah.

158

5. Seterusnya pegawai yang dinilai dikehendaki mengisi borang penilaian prestasi

seperti di dalam antaramuka di bawah.

6. Seterusnya pegawai penilai kedua boleh memilih pegawai yang hendak dinilai

seperti di dalam antaramuka di bawah. Pegawai penilai kedua juga boleh

mengguna system carian yang disediakan seperti antaramuka di bawah.

159

7. Seterusnya pegawai penilai kedua dikehendaki mengisi borang penilaian prestasi

seperti di dalam antaramuka di bawah.

160

8. Seterusnya admin boleh melihat keputusan penilaian prestasi boleh dilihat seperti

di dalam antaramuka di bawah.

Selepas carian dilakukan admin boleh melihat markah penilaian prestasi untuk

setiap pekerja seperti di dalam antaramuka di bawah.

noryanti binti hussin

Documents