mohdasribrahimf

7/29/2019 MOHDASRIBRAHIMF

1/71

1

BAB 1

PENGENALAN

1.1 Pendahuluan

Perancangan boleh ditakrifkan sebagai satu proses pemikiran untuk

melaksanakan sesuatu perkara pada masa hadapan. Dalam projek binaan,

perancangan ialah suatu proses pemikiran tentang pemilihan kaedah binaan yang

sesuai dan urutan kerja-kerja yang akan diikuti bagi pembinaan dan penyiapan projek

tersebut. Kesesuaian kaedah dan urutan kerja di pilih bertujuan untuk memastikan

supaya projek tersebut dapat disiapkan dengan kos yang paling ekonomik dalam

masa yang ditentukan dan memenuhi kehendak penstrukturan teknikal yang

dikehendaki. Berbagai kaedah dan alat perancangan digunakan seperti Carta Bar,

Kaedah Laluan Genting, Kaedah Garisan Imbas,Primavera, Microsoft Projectdansebagainya.

Ramai beranggapan perancangan projek memerlukan masa yang panjang

dalam merancang dan menguruskan sesuatu projek, lebih-lebih lagi yang melibatkan

pasukan perancangan pengurusan projek. Ini adalah kerana perancangan ini

digambarkan sebagai sesuatu projek itu terlalu besar, rumit dan memerlukan masa

yang lama. Realitinya, pengurusan projek hanyalah lebih kepada perancangan dan

pengurusan aktiviti (tasks), sumber(resources) dan kos (cost) yang effisen. Sistem


2/71

2

perancangan yang baik dan sempurna akan meningkatkan kecekapan komunikasi dan

kerjasama serta secara langsung mengurangkan jumlah masa yang akan digunakan

dalam pengurusan projek.

Perisian perancangan berkomputer telah menjadi alternatif yang terbaik bagi

mana-mana agensi dalam merangka perancangan mereka. Dalam industri pembinaan

penggunaan perisian perancangan telah diutamakan dan mendapat sokongan

daripada pelbagai agensi kerajaan seperti JKR, JPS dan sebagainya. Memandangkan

teknologi ini masih baru dikalangan kontraktor tempatan, kontraktor terpaksa

mendapatkan tenaga mahir yang berkaitan untuk merealisasikan perancangan kerja

mereka. Dengan menggunakan perisian perancangan, pihak pemilik, kontraktor dan

juga perunding dapat mengawal dan melaksanakan sesuatu projek (binaan) dengan

lebih efektif dan berkesan.

Hasil daripada kajian yang dijalankan, diharapkan penggunaan perisian

perancangan akan lebih giat digunakan oleh kontraktor-kontraktor untuk

menghasilkan satu konsep perancangan dan pembinaan yang cepat, ekonomi dan

berkualiti.

1.2 Kenyataan Masalah

Kenyataan masalah dalam kajian ini adalah seperti di bawah ;

Bagaimana untuk meningkatkan penggunaan perisian perancangan projek

dalam industri pembinaan bangunan konkrit bertetulang.


3/71

3

1.3 Matlamat Dan Objektif Kajian

Matlamat utama kajian ini adalah seperti di bawah;

a) Untuk mengenalpasti jumlah penggunaan perisian perancangan berkomputer

oleh kontraktor dari pelbagai kelas/gred pembinaan.

b) Untuk mengenalpasti faktor-faktor yang menyebabkan perisian perancangan

projek tidak digunakan oleh sebahagian kontraktor.

c) Untuk mencadangkan langkah-langkah yang perlu diambil untuk

mempertingkatkan penggunaan perisian perancangan projek oleh kontraktor.

1.4 Skop Kajian

Skop kajian ini bertumpu kepada keadaan berikut :-

a) Perisian perancangan projek ialah Microsoft Project

b) Tumpuan kepada kontraktor di Negeri Pantai Timur

c) Hanya diberi penekanan kepada perancangan projek dalam industri

pembinaan bangunan konkrit bertetulang seperti pembinaan sekolah dan

kuarters.

1.5 Kepentingan Kajian

Hasil daripada kajian ini diharap dapat mempertingkatkan penggunaan

perisian perancangan projek dalam sektor pembinaan bangunan konkrit bertetulang


4/71

4

di Pantai Timur khasnya dan secara tidak langsung ini dapat menambahkan

produktiviti, meningkatkan kemahiran perancangan dan perlaksanaan pentadbiran

ditapak bina serta pengawasan beterusan diperingkat pengarah projek dan Pengawai

Penguasa (P P).


5/71

5

BAB II

KAJIAN LITERATUR

2.1 Perancangan Pengurusan Projek

Perancangan memainkan peranan yang penting dalam sektor pembinaan.

Kesesuaian kaedah dan urutan kerja yang dipilih bertujuan untuk memastikan supaya

projek tersebut dapat disiapkan dengan kos yang paling ekonomi,tetapi pada masa

ditetapkan dan memenuhi kehendak-kehendak teknikal. (Abdul Hakim Mohammad,

1990)

Bagi melaksanakan sesuatu projek, masa yang diambil di antara keputusan

untuk membina sehingga siap projek biasanya memakan masa bertahun lamanya.

Dalam tempoh tersebut, hanya satu pertiga masa yang dihabiskan untuk pembinaan

fizikal. Selebihnya digunakan untuk merancang dan mendapatkan kelulusan

pembangunan. Oleh yang demikian, amatlah perlu untuk merancang jumlah tempoh

masa projek tersebut. (A.D Austern,1994)

Kejayaan atau kegagalan sesebuah organisasi banyak bergantung kepada

kualiti pengurusan. Kesilapan dalam membuat keputusan mahupun jangkaan

pastinya akan membawa padah dan kerugian yang bukan sedikit kepada sesebuah

organisasi. Industri pembinaan kini sedang mengharungi angin perubahan dan


6/71

6

persaingan yang semakin sengit. Maka adalah penting bagi seseorang pengurus

projek yang bertanggungjawab penuh di atas kejayaan atau kegagalan sesebuah

organisasi melengkapkan diri dengan ilmu pengetahuan semasa.

Industri binaan sudah banyak berubah baik dari segi tekologi binaan dan

pengurusannya berbanding sepuluh atau dua puluh tahun yang lalu. Pada masa

dahulu, tempoh persiapan projek agak panjang dan tidak begitu merumitkan. Kini

dengan kos pembinaan yang semakin tinggi, adalah amat perlu dipercepatkan tarikh

penyiapan projek bagi mendapat pulangan modal secepat mungkin.

Pihak pengurusan binaan pada masa-masa yang lalu banyak membuat

keputusan hanya berdasarkan kepada pengalaman dan anggaran sahaja iaitu Rule Of

Thumb. Pendekatan secara Trial And Erroruntuk membuat sebarang keputusan

adalah tidak wajar terutama yang melibatkan projek-projek besar,kompleks dan kos

pembiayaan yang tinggi.

Sebarang kesilapan dalam membuat keputusan akan memberikan kesan yang

amat buruk dan merugikan semua pihak yang terbabit dalam projek tersebut. Atas

dasar inilah, maka satu kaedah atau teknik perancangan dirasai amat perlu untuk

mengatasi masalah ini. Sesuatu perancangan itu dimulai daripada cetusan idea atau

konsep sebelum dibentangkan dalam bentuk pelan atau rajah bagi menjelaskan

perancangan tersebut dengan lebih teratur.

Keperincian sesuatu perancangan itu bergantung kepada saiz kompleksiti

projek dan kecekapan pengurusan itu sendiri. Dari sini jelaslah bahawa adalah amat

penting bagi seseorang pengurus projek melengkapkan diri dengan ilmu pengetahuan

yang berkaitan dengan teknik-teknik perancangan projek bagi menyahut cabaran

masa kini.

Perancangan pengurusan projek adalah keseimbangan dalam merancang

bidang kerja, penjadualan kerja dan sumber. Secara umumnya perancangan ini

bermaksud merancang, menjalankan dan mengawas sesuatu aktiviti dengan

mengenalpasti serta menjadualkan sumber untuk aktiviti tersebut dengan kaedah


7/71

7

perancangan perisian yang tertentu. Bidang tugas ini bertujuan mencapai matlamat

perancangan projek dengan berkesan.

Perancangan menunjukkan masa dan turutan aktiviti bagi setiap bidang kerja,

juga tempoh cadangan siap projek. Sumber adalah tenaga kerja dan peralatan yang

diperlukan bagi sesuatu bidang kerja yang berkenaan. Sumber pada asasnya

mempunyai kos, gaji, perbelanjaan operasi yang mana perlu ditumpukan. Apabila

bidang kerja penjadualan dan sumber berada dalam keseimbangan, kita hanya perlu

mengawal jumlah sumber yang berkaitan dengan aktiviti pada atau sebelum tempoh

siap sesuatu projek. Apabila seseorang pengurus menguruskan sesuatu projek, apa

yang ingin dipastikan ialah projek tersebut mencapai matlamat yang efisen sebaik

mungkin.

Perancangan pengurusan projek yang bagus membantu kejayaan seseorang

pengurus projek. Setiap orang didalam pasukan akan dapat meningkatkan mutu

kerjasama dan perhubungan. Ini boleh menghasilkan satu pasukan yang cekap dan

mantap, dan memberikan satu perasaan yang terjamin kerana segalanya dibawah

kawalan dan pengurusan yang sempurna.

2.2 Definisi Projek

Pada peringkat ini, pihak atasan akan menentukan bentuk projek yang akan

dijalankan dan sebagai perancang pengurusan, keputusan yang diambil

mengambarkan keseluruhan projek dan pada peringkat ini pihak perancang

pengurusan memerlukan beberapa perkara.

a) Mendefinisikan bidang/tujuan projek

- apakah matlamat (goals) yang hendak dicapai, yang mana tugas

utama dan berapa banyak tugas (task) yang diperlukan untuk mencapai

matlamatnya.


8/71

8

b) Menentukan sumber-sumber

- apakah sumber-sumbernya , perincian , tenaga kerja dan peralatan tidak

mencukupi untuk menolong mencapai matlamat sesuatu projek tersebut.

c) Menentukan had penjadualan perancangan (schedule limits)

- iaitu berapa lama masa diperlukan , apakah projekmiletonesdan

deadlines?

Sebaik sahaja matlamat dan rangka kasar projek ditentukan, perancang

mestilah mengumpas data-data dengan merancang projek tersebut.

2.3 Perancangan Projek

Perancangan projek adalah nadi kepada satu sistem pengurusan projek.

Perancangan ini menggabungkan bidang kerja (skop), sumber-sumber(resources)

dan penjadualan (schedules) ditempat yang satu. Ini membenarkan kita menyimpan

semua faktor-faktor tersebut dengan seimbang. Perancangan projek meluahkan

faktor-faktor dengan tepat seperti berapa banyak dan apa aktiviti yang hendak

dilakukan, siapa yang akan menjalankan setiap aktiviti, anggaran kos setiap tugas

dan serta kos keseluruhan projek serta tempoh keseluruhan jangkaan siap projek.

Pelbagai takrifan mengenai PERANCANGAN telah dikemukakan oleh ahli

ahli cendekiawan. Antaranya ialah :-

a) Perancangan adalah memutuskan terlebih dahulu apa yang akan dibuat,

bagaimana cara untuk membuatnya dan siapa yang membuatnya.

Perancangan adalah suatu proses penentuan arah dan tindakan-tindakan yang


9/71

9

akan diambil pada masa hadapan berdasarkan kepada tujuan, fakta dan

pertimbangan yang wajar. (Richter,Irv & Roy S.Mitchell,1982).

b) Perancangan adalah suatu aktiviti yang kreatif bagi menentukan apakah yang

dibuat, bila dan oleh siapa. (Andrew N.Baldwin,1993).

c) Perancangan adalah satu proses pemikiran untuk melaksanakan sesuatu

perkara pada masa hadapan. (Abdul Hakim Mohammad,1990).

d) Perancangan adalah satu proses mengenal pasti masalah-masalah yang

mungkin berlaku hasil terjadinya sesuatu peristiwa terhadap sesuatu aktiviti

kerja yang sedang dijalankan, disamping cuba mengawal sifat arah tuju

perubahan serta menentukan tindakan-tindakan yang difikirkan wajar bagi

memastikan objektif tercapai. (David Cormican,1985)

Berdasarkan kepada takrifan-takrifan yang telah dikemukakan itu, bolehlah

disimpulkan bahawa PERANCANGAN dalam konteks binaan adalah :-

Perancangan Projek adalah suatu proses pemikiran mengenai pemilihan kaedah

binaan yang paling sesuai dan urutan kerja-kerja yang akan diikuti bagi pembinaan

dan penyiapan projek tersebut dengan kos yang paling ekonomik, dalam masa yang

telah ditentukan serta memenuhi keperluan penentuan teknikal atau spesifikasi

kerja.

Untuk mendapat perancangan projek yang efektif, seseorang perancang mestilah

mempertimbangkan perkara-perkara di bawah ;

a) Mengenalpasti skop projek dan siapa atau apa yang perlu dilakukan

b) Mendapatkan anggaran masa dan kerja bagi setiap aktiviti terutama maklumat

yang diperlukan diperolehi daripada individu yang bertanggungjawab

terhadap aktiviti tertentu.


10/71

10

c) Megenalpasti kebebasan aktiviti sebagai contoh aktivitiA tidak boleh

dimulakan selagi aktiviti B tidak disiapkan atau sebahagian aktiviti perlu

disiapkan dalam tempoh yang sama dan sebagainya.

d) Menyenaraikan aktiviti dan permasalahan seperti menentukan sesuatu aktiviti

bermula pada tarikh yang ditetapkan.

Lebih tepat maklumat yang ada, lebih tepat perancangan yang dihasilkan.

Apabila sesuatu projek bermula , perancangan projek menjadi faktor yang sangat

bernilai dalam membantu sesuatu projek dengan menyenaraikan perincian

perancangan supaya seseorang pengurus projek dapat memahami perkara-perkara di

bawah:

a) Menentukan kemajuan projek, membandingkan data sebenar dengan

anggaran awalan

b) emakan kepada sumber, skop dan faktor penjadualan supaya memberi

keseimbangan kepada kepentingan projek.

c) Dapat mengenalpasti masalah yang akan mengakibatkan projek tidak

menepati jadual.

d) Menganalisa keperluan sumber sepanjang projek dijalankan

e) Dapat melakukan perubahan semasa pembinaan untuk membantu projek

dapat disiapkan lebih awal.

Dengan adanya sistem perancangan projek, seseorang pengurus projek akan

dapat menganalisa perjalanan sesuatu projek samada ianya menepati penjadualan

atau tidak semasa projek dijalankan.

Sebaik sahaja pengurus projek mencapai matlamat projek dan memenuhi

semua kriteria yang menunjukkan projek tamat, itulah masanya bagi penamatan

projek.


11/71

11

Penamatan projek sama pentingnya dengan permulaan projek, pada peringkat

ini, seseorang pengurus projek akan dapat melakukan perkara-perkara di bawah :

a) Membuat perbandingan masa sebenar siap dengan tempoh yang

dirancang

b) Analisa masalah-masalah dan mengenalpasti perancang untuk

pembaharuan kepada projek seterusnya.

c) Penyimpan fail projek.

2.4 Kepentingan Perancangan

Disiplin merupakan salah satu aspek perancangan yang sangat penting, tetapi

pada kebiasaannya sikap disiplin diabaikan oleh pihak-pihak yang terlibat. Tanpa

disiplin, mana-mana perancangan yang baik sekali pun tidak akan berjaya kerana

perancangan juga melibatkan hubungan kemanusiaan.

Oleh yang demikian,bagi memastikan perancangan itu berjaya pasti ianya

memerlukan komitmen, usaha dan tindakan yang bersungguh-sungguh dari semua

pihak yang terlibat. Perancangan binaan kini semakin penting. Ini disebabkan oleh

faktor-faktor seperti yang berikut :-

)a Saiz projek semakin besar dan kompleks

Pada kebiasaannya semakin besar dan kompleks sesuatu projek

binaan, semakin perlulah sesuatu perancangan itu dilakukan

memandangkan ini melibatkan banyak aktiviti dan pihak-pihak yang

perlu diselaraskan.


12/71

12

)b Jangkamasa penyiapan yang terhad

Majikan atau klien mahu mengurangkan beban pinjaman dan

seterusnya mahu mendapat pulangan dengan kadar segera.

)c Peruntukkan kos yang telah ditetapkan

Sebarang kelewatan atau pembaziran semasa projek sedang dijalankan

sebolehbolehnya dielakkan supaya kos keseluruhan projek tidak

melebihi jumlah yang ditetapkan dalam kontrak.

2.5 Objektif-objektif perancangan projek

Objektif-objektif perancangan projek adalah seperti :-

a) Menyatakan dengan jelas bagaimana sesuatu kerja atau aktiviti itu akan

dijalankan.

b) Mengenalpasti strategi dan tindakan susulan bagi mengatasi masalah-

masalah yang mungkin timbul pada atau semasa projek sedang

dijalankan.

c) Penjadualan dan penyusunan semula sumber-sumber sedia ada

(Contohnya bahan-bahan binaan seperti simen, pasir, besi dan buruh)

Scheduling Of Resources.

d) Koordinasi dan kawalan dari segi tarikh,tempoh dan penjadualan

aktiviti kerja termasuk kos.

e) Pengumpulan data dari segi tempoh pelaksanaan setiap aktiviti kerja,

bilangan buruh dan sebagainya. Tujuannya adalah untuk digunakan


13/71

13

sebagai asas rujukan atau garis panduan untuk projek-projek pada

masa-masa yang akan datang.

2.6 Masalah-masalah Perancangan Dan Pengawalan Projek Pembinaan

Masalah-masalah perancangan dan pengawalan projek pembinaan bukan

sahaja bermula semasa perlaksanaan projek, tetapi sebelum dari itu lagi. Masalah-

masalah yang biasanya dihadapi oleh seorang pengurus projek adalah seperti

berikut :

a) Merancang, merangka dan menyiapkan projek dalam masa yang ditentukan

seperti dalam kontrak.

b) Sentiasa mengawasi tindakan-tindakan yang diambil oleh pegawai teknikal

setiap kali terlibat dalam projek-projek yang baru.

c) Memastikan bilangan tenaga buruh, loji dan peralatan sentiasa ada dan

digunakan semaksimum yang mungkin untuk mengelakkan syarikat atau

organisasi tersebut mengalami kerugian baik dari segi masa mahupun

kewangan.

d) Selain daripada itu, pengurus projek juga sering menghadapi masalah dengan

perekabentuk dan klien yang sering berubah-ubah pelan dan objek projek

dari masa ke semasa.

e) Pengurus projek juga sering menghadapi masalah kesuntukkan masa untuk

membuat perancangan dengan lebih teliti selepas ditawarkan kontrak.


14/71

14

2.7 Masalah Semasa Perlaksanaan Projek

Masalah-masalah lain yang sering dialami oleh pengurus projek semasa

perlaksanaan projek adalah seperti berikut;

a. Faktor-faktor Dalaman

i. Kelewatan penghantaran bahan-bahan binaan seperti simen, pasir,

besi dan kayu-kayan oleh pembekal-pembekal ke tapak binaan

pada masa-masa yang telah ditetapkan.

ii. Bahan-bahan binaan yang dihantar tidak memenuhi syarat-syarat

kualiti yang sepatutnya.

iii. Kerosakan pada logi dan peralatan.

iv. Maklumat-maklumat terperinci yang diperlukan tidak dinyatakan

dengan jelas.

v. Kerjasama dari semua pihak yang terlibat dalam projek

pembinaan.

b. Faktor-faktor Luaran

i. Perubahan dan pindaan baik dari segi pelan atau keputusan dari

masa ke semasa oleh pihak klien dan penguasa.

ii. Kelewatan perjalanan projek mungkin disebabkan oleh cuaca dan

sebagainya.

iii. Kurang kerjasama daripada pihak Penguasa atau Kerajaan

Tempatan.

Teknik-teknik perancangan tidak dapat menyelesaikan masalah-masalah ini.

Apa yang diperlukan adalah untuk menggunakan program atau perancangan tersebut


15/71

15

sebagai panduan untuk membandingkan kerja yang dirancang dengan kerja yang

telah dilaksanakan. Dengan ini, tindakan-tindakan semakan boleh dilakukan secepat

mungkin.

2.8 Kriteria-kriteria yang perlu difikirkan dalam kajian perancangan

projek

Persoalan-persoalan yang perlu difikirkan dalam kajian perancangan projek adalah

seperti yang berikut :-

a) Siapakah yang memerlukan perancangan?

b) Kenapa merancang?

c) Apakah jenis-jenis perancangan yang diperlukan?

d) Siapakah yang membuat perancangan?

e) Apakah yang diperlukan dalam system perancangan?

f) Bagaimanakah sesuatu kitaran perancangan berfungsi?

g) Apakah teknik-teknik perancangan yang digunakan?

h) Apakah factor-faktor yang menentukan kejayaan perancangan?

Sesiapa pun yang terlibat secara langsung atau tidak langsung dengan projek

sedikit sebanyak memerlukan maklumat-maklumat tentang perancangan organisasi,

tidak kira pada peringkat mana sekali pun. Tahap keperluan maklumat seseorang

individu itu bergantung kepada kedudukan atau posisi seseorang itu dalam organisasi

dan juga peringkat pembinaan projek yang telah dicapai.


16/71

16

2.9 Siapa yang merancang?

Persoalan sama ada perlu atau tidak perlunya seorang perancang dalam

sesebuah organisasi binaan banyak bergantung kepada saiz dan kompleksiti struktur

organisasi tersebut. Pada kebiasaannya,bagi projek-projek yang besar dan kompleks

(Projek Mega), seorang pengurus projek akan dilantik untuk menjadi perancang

utama projek tersebut.

Begitulah sebaliknya untuk organisasi kecil dan sederhana,pemilik itu sendiri

serta dibantu oleh ahli-ahli yang lain yang akan mengendalikan projek tersebut. Perlu

juga ditegaskan di sini bahawa keberkesanan sesuatu perancangan projek binaan

bukan hanya bergantung kepada seseorang perancang sahaja,tetapi melibatkan usaha

dan kerjasama setiap pekerja yang terlibat dalam industri ini.

2.10 Ciri-ciri Perancangan Projek Yang Baik

Sesuatu perancangan projek dikatakan baik sekiranya ianya merangkumi ciri-

ciri seperti yang berikut :-

a) Objektif mudah, jelas dan mudah untuk dilaksanakan.

b) Anjal pada sebarang perubahan. Ini penting untuk tujuan-tujuan

mengemaskinikan maklumat.

c) Kayu pengukur sebagai asas piawaian kawalan projek.

d) Memaksimakan penggunaan bahan dan buruh sedia ada pada masa dan

tempat yang ditentukan.

e) Menunjukkan dengan jelas susunan, masa (phasing) dan interaksi antara

aktivit-aktiviti kerja yang berkaitan.

f) Dapat membandingkan kemajuan kerja yang dirancang (Planned) dengan

kemajuan yang sebenar(Actual progress).

g) Sebagai Sistem Kawalan Projek.


17/71

17

2.11 Kebaikan-kebaikan Perancangan

Perancangan yang berkesan memberikan kelebihan dan kebaikan kepada

semua pihak yang terlibat dengan industri pembinaan seperti berikut :

a) Kontraktor

i. Kontraktor dapat mengetahui dengan lebih jelas mengenai kerja-kerja yang

akan dijalankan. Ini dapat dilihat dari segi perubahan dan peningkatan hasil

kerja dengan bantuan system organisasi projek yang berkesan.

ii. Satu perancangan kerja yang telah disediakan dengan baik disamping

mengambil kira kawalan kos projek dapat mengurangkan kerugian kewangan

kepada kontraktor. Berpandukan kepada maklumat-maklumat yang diperolehi

daripada perancangan kerja tersebut,pihak kontraktor dapat mengetahui secara

lebih awal bila tambahan kewangan diperlukan.

iii. Jumlah bilangan tenaga buruh yang diperlukan dari minggu ke minggu bagi

setiap aktiviti kerja dapat ditentukan dengan lebih jitu sekiranya sesuatu

program kerja dapat disediakan.

iv. Pelbagai jenis penjadualan (bahan-bahan binaan,loji dan peralatan serta

tenaga buruh) dapat dihasilkan daripada program kerja tersebut. Ini adalah

untuk memudahkan bahan-bahan binaan, peralatan serta buruh dapat dihantar

ke tapak bina pada masa dan tempat dengan kadar yang telah ditetapkan

v. Rekod-rekod kemajuan kerja bagi kerja-kerja yang telah dijalankan itu perlu

dicatatkan. Maklumat-maklumat ini penting untuk mengendalikan projek-

projek yang akan datang.


18/71

18

vi. Sesuatu program kerja yang disedikan itu dapat memudahkan koordinasi kerja

diantara sub-kontraktor. Adalah penting bagi pihak-pihak kontraktor untuk

mengikutinya.

vii. Program kerja yang telah disediakan itu akan dapat dijadikan kayu pengukur

(Yardstick) atau piawaian di mana sebarang aktiviti kerja sebenar(Actual

Work) yang telah dijalankan itu dapat dibandingkan dengan yang dirancang

(Planned Work).

b) Klien

Klien dapat mengetahui secaralebih tepat tempoh masa pembinaan projek.

Pada masa yang sama juga, modal kewangan klien tidaklah sebegitu

produktif selagi terikat dengan kos pembiayaan projek.

c) Arkitek / Jurutera

i. Program pada kebiasaannya disediakan oleh pihak kontraktor dengan

bantuan dan bimbingan arkitek.

ii. Melalui program kerja ini,arkitek atau jurutera dapat menjangka kadar

kemajuan kerja binaan dan ini secara tidak langsung memudahkan Bayaran

Kemajuan (Progress Payment)berdasarkan kepada tahap kemajuan kerja

yang telah disiapkan.

d) Pihak-pihak Yang Lain

Program kerja membantu pihak-pihak yang lain terlibat seperti sub-

kontraktor, konsultan, pembekal dan pihak berkuasa untuk bertindak

mengikut tugas-tugas dan tanggungjawab masing-masing.


19/71

19

2.12 Proses Perancangan Projek

Proses perancangan projek dapat dilihat sepertimana dalam Rajah 3.1 di

bawah ini. Daripada Rajah 3.1 adalah jelas bahawa sesuatu perancangan itu harus

bermula secara Pintasan fikiran atau idea sebelum dipamirkan dalam bentuk pelan,

laporan dan sebagainya.

PERINGKAT PERANCANGAN

PERINGKAT

PERLAKSANAAN

PROJEK

Rajah 3.1 : Proses-Proses Perancangan Projek

Maklumat-maklumat yang diperolehi daripada kontrak dokumen dan lawatan

tapak dapat menentukan kaedah atau teknik perancangan yang sesuai (Carta

Gantt,Critical Path Method atau Line Of Balance)

Akhirnya segala hasil atau outputperancangan projek dalam bentuk

laporan, penjadualan sumber (bahan binaan, loji/peralatan dan tenaga buruh) dan

lain-lain lagi dihasilkan bagi tujuan perlaksanaan dan kawalan projek.

2.13 Proses Kitaran Perancangan

TEK

NIK-

TEK

NIK

PE

R

AN

C

A

NG

AN

(Gant

tCh

art,

Ne

twork

An

ala

lysis,

Line

OfBa

lance)

TEKNIK-TEKNIK PERANCANGAN

(Gantt Chart,Network Analysis,Line Of Balance

DATA DARI

KONTRAKDOKUMEN

-Syarat-syarat kontrak

-Spesifikasi kerja

-Lukisan

-Senarai bahan

PERANCANGAN

- (Merancang

melalui pemikiran)

OUTPUT

PERANCANGAN-Laporan

-Program

-Penjadualan Sumber

(Bahan binaan,buruh

dan peralatan)

-Rajah Aliran

Kewangan

-Histogram


20/71

20

Perlulah diingatkan di sini bahawa sesuatu proses perancangan (Perancangan

projek binaan,perancangan kewangan dan sebagainya) itu berbentuk kitaran

(Cyclical) seperti ditunjukkan dalam Rajah 3.2.

Ini bermaksud sesuatu kitaran perancangan bukanlah sesuatu berbentuk

Forward Movement(ke hadapan), kadangkala perlu juga reverse movement(ke

belakang) bergantung kepada keadaan.

Rajah 3.2 : Proses Kitaran Perancangan

Walaupun sekali pandang agak mudah untuk mengiktiraf kepetingan

perancangan, masih terdapat faktor-faktor luaran dan dalaman yang boleh

mempengaruhi kelicinan proses perancangan ini, antaranya termasuklah:-

a) Cuaca

b) Kehendak klien yang sentiasa berubah-ubah idea atau fikiran dari masa ke

semasa

c) Ekonomi

d) Batasan masa (Time constraint)

e) Faktor-faktor lain yang di luar jangkaan

1. MENGENALPASTI OBJEKTIF

2. PENYEDIAAN PROGRAM

& JADUAL

5. PEMILIHAN TINDAKAN-

TINDAKAN YANG SESUAI

3. PEMANTAUAN KEMAJUAN

KERJA

4. SEMAKAN OBJEKTIF-OBJEKTIF

PERANCANGAN PROJEK


21/71

21

2.14 Faktor-faktor penentuan kejayaan perancangan

Berdasarkan kepada pengalaman dan kajian-kajian yang telah dibuat, adalah

dikenalpasti bahawa faktor-faktor yang menentukan berjaya atau kegagalan

sesuatu perancangan projek banyak bergantung kepada :-

a) Perancangan yang dipersetujui secara consensus atau menyeluruhi oleh

semua pihak-pihak yang terlibat dalam projek tersebut.

b) Komitmen pengurusan pihak atasan.

c) Dapat mengenalpasti terlebih dahulu bahagian-bahagian aktiviti kerja

berisiko tinggi.

d) Komitmen tinggi semua pihak-pihak yang terlibat.

e) Kefahaman tentang objektif dan kepentingan secara menyeluruh.

2.15 Penjadualan

Dalam projek pembinaan, maksud penjadualan adalah berbeza dengan

maksud perancangan. Penjadualan di sini merupakan sebahagian daripada proses

dalam perancangan projek pembinaan. Penjadualan adalah salah satu cara atau teknik

untuk menentukan jangkamasa terhadap aktiviti-aktiviti perlaksanaan projek

pembinaan dan mengikut bentuk pergerakan urutan yang munasabah dalam proses

perancangan. Manakala maksud perancangan adalah seperti yang telah dibincangkan

sebelumnya iaitu bukan sahaja melibatkan penjadualan, malah juga memerlukan

pemikiran tentang kaedah pembinaan yang sesuai.


22/71

22

Sejak akhir-akhir ini, penggunaan perisian computer telah menjadi semakin

berleluasa dalam teknik penjadualan projek pembinaan.Tetapi,apa yang penting dan

perlu diketahui ialah kerja-kerja penjadualan yang sebenarnya adalah dilakukan oleh

tenaga manusia dan bukannya oleh perisian computer.Perisian komputer hanyalah

digunakan untuk membantu pihak perancang dalam langkah-langkah menyusun

aktiviti,menyimpan data, melaksanakan pengiraan temp masa, menganalisis

kemungkinan, menyeragamkan data dan aktiviti. Oleh itu, langkah-langkah untuk

mewujudkan aktiviti-aktiviti projek pembinaan, jangkamasa yang diperlukan untuk

menyiapkan sesuatu aktiviti, jenis urutan yang lojik dan tindakan-tindakan yang

perlu diambil sekiranya berlaku kelewatan terhadap aktiviti-aktiviti tersebut masih

merupakan bidang tugas yang perlu dlakukan oleh seorang perancang.

2.16 Proses perancangan dan penjadualan

Proses perancangan dan penjadualan boleh dibahgikan kepada tujuh (7)

peringkat iaitu :

a) Menetapkan objektif : Penjadualan bermula dengan menetapkan objektif

yang spesifik dan boleh di sukat. Objektif boleh berupa yangkecil seperti

memasang kunci atau yang lebih besar (memasang kemudahan bangunan).

b) Mengenal pasti aktiviti projek serta melibatkan pembahagian kerja atau

aktiviti

c) Menentukan urutan aktiviti : Aktiviti-aktiviti perlu disusun mengikut urutan

yang logic. Apakah aktiviti yang mendahului aktiviti A, atau apakah aktiviti

selepas aktiviti A. Lebih banyak kerja boleh dilakukan serentak, lebih

banyak masa dapat dikurangkan.


23/71

23

d) Menentukan tempoh bagi setiap aktiviti, setiap peringkat, tempoh bagi setiap

aktiviti perlu ditentukan.

e) Pengiraan aktiviti-aktiviti yang kritikal

f) Sekiranya terdapat masalah dalam 5, pengubahsuaian perlu dilakukan

kepada jadual. Sekiranya pemendekan perlu untuk mempercepatkan kerja-

kerja, ia perlu dibuat untuk mewujudkan penjadualan optima.

g) Pemantauan dan pengawalan, penjadualan yang optima akan menjadi asas

atau sasar projek sebaik sahaja ianya dimulakan sekiranya terdapat

perubahan sepanjang projek dijalankan perubahan perlu dibuat tetapi

amatlah perlu untuk memastikan sasar projek tidak akan terjejas.

2.17 Prinsip Penjadualan

Sesuatu Projek pembinaan adalah merupakan satu himpunan kerja atau

aktiviti yang perlu dilaksanakan untuk membentuk satu bentuk bangunan atau

struktur yang telah direka bentuk pada peringkat awal. Aktiviti ini boleh merangkumi

dari mulanya sesuatu ringkasan projek diterima sehinggalah ke peringkat penutupan

akaun projek tersebut atau aktiviti yang hanya tertumpu kepada peringkat pembinaan

sahaja. Walau bagaimanapun, setiap kativiti tersebut akan melibatkan pengawalan

ketiga-tiga komponen iaitu skop, kos dan masa, serta penggunaan formula 5M dan

formula 3W iaitu seperti berikut;

a) Formula 5M : Untuk merancang pelan rancangan

i. Method -Kaedah ataupun cara binaan

ii. Manpower -Tenaga manusia

iii. Machinery -Mesin, jentera dan loji

iv. Material -Bahan-bahan binaan


24/71

24

v. Money -Wang ataupun modal

b) Formula 3M : Untuk menolong dalam proses perancangan

i. Who -Siapa?

ii. What -Apa?

iii. When -Bila?

Oleh itu,sebarang teknik perancangan atau penjadualan adalah bertujuan untuk

menyusun semua aktiviti bagi dilaksanakan mengiku urutan samada :-

a) Sebelum yang lain

b) Selepas yang lain ; dan

c) Pada masa yang lain.

Apa yang penting adalah perlu memastikan bahawa susunan aktiviti tersebut

mencapai matlamat perancangan iaitu menyiapkan projek pada masa dan kos yang

telah ditetapkan. Penjadualan yang disediakan adalah perlu tepat, mudah difahami,

fleksibel, menjadi asas pengawasan dan menyeluruh. Sesuatu teknik penjadualan

yang baik tidak semestinya akan memberikan hasil yang tepat jikalau aspek-aspek

tersebut tidak dipatuhi. Oleh itu,aspek-aspek tersebut perlu diberikan perhatian yang

seimbang.

2.18 Teknik-teknik penjadualan

Teknik-teknik perancangan merupakan alat-alat atau kaedah yang digunakan

untuk melaksanakan perancangan. Terdapat beberapa kaedah yang digunakan.

Teknik-teknik penjadualan yang sering digunakan dalam pengurusan projek

pembinaan adalah seperti yang berikut:-

a) Teknik Penjadualan Utama

i. Carta Bar(Bar Chart/Gantt Chart)

ii. Carta Penanda Batu (milestone)


25/71

25

b) Teknik Analisa Rangkaian /Penjadualan Rangkaian

i. Kaedah Laluan Kritis/Genting,KLK(Critical Path Method : CPM)

ii. Gambarajah Duluan (Precedence Diagramming Method : PDM)

iii. Teknik Kaji Semula dan Penilaian Program (Program Evaluation &

Review Technique (PERT).

iv. Kaedah Garis Imbangan (Line Of Balance)

2.18.1 Pengenalan Carta Bar

Carta Bardireka oleh H.L Gantt, seorang warga Amerika.Carta Bar adalah

teknik yang biasa digunakan sebagai alat komunikasi mengenai program projek pada

semua peringkat di dalam organisasi. Walaupun dengan kaedah perancangan

komplek yang terdapat pada masa ini, Carta Bar selalunya digunakan sebagai format

terakhir kerja yang telah dirancang.

Carta mengandungi senarai aktiviti dengan permulaan, jangkamasa dan masa

tamat setiap aktiviti diplotkan pada skala masa.

Carta bar juga boleh digunakan untuk menunjukkan kuantiti kerja, kos, sub-

kontraktor yang akan digunakan serta tarikh pesanan akan dibuat. Tidak ada format

yang tetap untuk Carta Bar. Carta Bar berubah dari firma ke firma dan daripada

pengurus ke pengurus.

Carta Bar boleh digunakan untuk memonitorkan kemajuan dengan shading

bahagian kerja yang talah siap di dalam sesuatu aktiviti. Dengan membandingkan

jumlah kerja yang sepatutnya telah siap pada sesuatu tarikh, skrin memberi tajuk

samada kerja tersebut adalah ahead or behind shedule.


26/71

26

Carta Bar tidak menunjukkan aktiviti-aktiviti yang bergantung di antara satu

dengan yang lain walaupun ini boleh dicapai (secara had) dengan menggunakan

linked activitiesmelalui teknikMilestone.

Carta Bar adalah berguna untuk mengira sumber yang perlu untuk

menyiapkan sesuatu projek. Sumber boleh diagihkan pada setiap dan dijumlahkan

untuk menunjukkan keperluan bagi setiap jangka masa. Dengan cara yang sama nilai

kewangan boleh diagihkan untuk setiap aktiviti dan cost curvesdihasilkan. Dari

cost curves, cash flow (aliran tunai) keseluruhan untuk projek boleh dihasilkan.

Keburukan yang sering dikaitkan dengan Carta Bar adalah ia tidak

menunjukkan aktiviti-aktiviti yang bergantung di antara satu sama lain Tetapi di

dalam keadaan projek tidak terlalu kompleks, program untuk menghasilkan Carta

Bar akan disediakan secara sistematik. Site Agentakan terlibat secara serius dalam

penyediaan program tersebut dan Site agenttersebut mestilah mempunyai

pengalaman yang luas.

2.18.2 Apa Yang Perlu Ditunjukkan Di Atas Carta Bar

Adalah perlu bahawa maklumat terpenting ditunjukkan di atas Carta Bar.

Walau bagaimana pun, tidak ada format yang standard untuk membuat sesuatu Carta

Bar. Berikut adalah senarai panduan dalam penyediaan carta bar iaitu :-

a) Jangka masa kontrak

b) Tarikh permulaan setiap operasi

c) Jangka masa setiap operasi

d) Tujuan operasi

e) Bilangan pekerja yang diperlukan untuk kerja utama

f) Loji mekanikal yang diperlukan


27/71

27

g) Tarikh penghantaran bahan-bahan

h) Tarikh lukisan dan maklumat diperlukan untuk melaksanakan kerja

i) Sub-kontraktor yang terlibat

j) Waktu cuti

k) Kuantiti Item kerja utama

l) Kemajuan kerja

m) Tarikh penting dan kehendak klien

Aktivti Masa Hari/Minggu/Bulan

ABC

D

Rajah 4.1 : Konvensional Carta Bar

2.18.3 Kebaikan Carta Bar

Kebaikan Carta Bar adalah seperti di bawah;

a) Memberi gambaran yang jelas mengenai projek

b) Mudah untuk digunakan dan difahami

c) Boleh digunakan untuk menunjukkan kemajuan.

d) Boleh digunakan untuk merancang sumber manusia,pesanan dan

penjadualan.

e) Merupakan alat komunikasi yang baik

f) Boleh digunakan untuk menghasilkan belanjawan


28/71

28

2.18.4 Keburukan Carta Bar

Keburukan Carta Bar adalah seperti berikut

a) Tidak boleh menunjukkan jika ada aktiviti-aktiviti yang bergantung di antara

satu dengan lain.

b) Ada had fizikal mengenai saiz carta.

c) Data adalah sukar untuk diolah (manipulasi) dan dikemaskini.

d) Sukar untuk menunjukkan critical pathsdan floats.

2.19 PerisianMicrosoft Project

Penggunaan perisian Microsoft Projectdalam sistem perancangan

pengurusan projek akan menjadi efektif terutama dari segi kos, sumber dan masa

yang diperlukan. PerisianMicrosoft Projectmerupakan satu perisian pengurusan

projek yang popular di pasaran masa kini dan telah digunakan secara meluas dalam

apa jua bidang pengurusan di seluruh dunia. Pembaharuan demi pembaharuan telah

dilakukan dari masa ke semasa dalam usaha mempertingkatkan keupayaan fungsi

dari versi yang terdahulu, dengan ini dapat menyediakan kelebihan kepada mana-

mana pengurus projek meringankan beban diri dari mempelajari dan menggunakan

perisian yang lebih rumit.Microsoft Projectmembantu pengurus projek memfokus

serta merancang perancangan projek mereka dengan cepat dan mudah.


29/71

29

Microsoft Projectmemberikan kemudahan kepada pihak pengurusan dari

segi menguruskan penjadualan, sumber-sumber, memantau kemajuan projek dan

juga laporan maklumat projek.Microsoft Projectdapat membantu pengurusan projek

untuk memaklumkan samada projek masih lagi mengikut perancangan dan

peruntukan kewangan.

Microsoft Projectjuga mesra pengguna samada pada peringkat awal perisian

ini diperkenalkan atau sehingga yang terkini iaituMicrosoft Project Standard 2002.

Oleh kerana penggunaan peralatannya yang mudah dan fleksibel,Microsoft Project

menolong pengurus projek dapat mengawasi projek dengan tenaga dan masa yang

minima. Pengurus projek yang menggunakanMicrosoft Projectdalam perancangan

dapat memahaminya dengan mudah dan juga dapat membentangkan atau

menerangkan kepada pihak pengurusan serta pemilik tentang perancangan, boleh

dalam bentuk rangkaian rajah (Network Diagrams) yang mudah difahami.

2.19.1 Paparan SkrinMicrosoft Project 2003

Berikut menunjukkan beberapa paparan skrin operasi perisianMicrosoft

Project 2003 yang perlu diketahui.


30/71

30

Rajah 4.2 : Paparan Carta Bar (Gantt Chart)

Rajah 4.3 : Paparan Gambarajah Duluan (Network Diagram)

Rajah 4.4 : PaparanProject Information Dialog Box


31/71

31

Indicator entry first task default start and

Bar name duration finish date

default view;

Gantt Chart Rajah 4.4 : PaparanEntering Task Name

2.19.2 KeistimewaanMicrosoft Project

Microsoft Projectdapat menolong seseorang pengurus projek merancangkan

pelbagai saiz projek, laluan kemajuan, masalah-masalah yang timbul dan memahami

maklumat-maklumat yang penting bagi sesuatu projek dengan cepat dan mudah.

Microsoft Projectjuga bertanggungjawab berkoordinasi dengan pelbagai

tugas yang spesifik yang mesti disiapkan dalam tempoh yang ditetapkan dan nilai

projek yang telah ditetapkan.

Microsoft Projectakan menolong merancang secara bersama, semasa

kemasukan data, pelan tindakan dan pengurusan segala data-data secara terperincibagi mencapai matlamat perancangan.

Microsoft Projectmelakukan segalanya dalam pembangunan projek baru dari

segi pembentangan, memantau kemajuan dan analisa projekdenga berkesan.

Microsoft Project2003 adalah kejayaan kepadaMicrosoft Project 2000 dan

Microsoft Project98.Microsoft Project2003 telah membina semula features dari

versi terdahulu, mempertingkatkan keupayaan untuk lebih senang digunakan dan

memberikan integrasi dengan aplikasiMicrosoft Project yang terkini.


32/71

32

Microsoft Project 2003 menyediakan peralatan pengurusan projek yang

terbaik untuk menolong pengurus projek, ketua sesuatu kumpulan atau mana-mana

individu yang bertanggungjawab untuk perancangan yang efisien dan menguruskan

projek dari komputer peribadi mereka. Selain daripada peralatan yang mudah dan

fleksibel, perisian ini juga dapat dihubungkan dengan perisian atau laman web

tertentu untuk memberikan kemudahan berkomunikasi.

Projek juga dapat disimpan di dalam internet korporat dan juga dalam

kumpulan e-mail untuk tujuan berinteraksi secara terus.

2.19.3 Faedah-FaedahMicrosoft Project

Perisian Microsoft Projectdapat memberi faedah kepada pengurus projek

pada peringkat perancangan, pengawalan dan penyiapan sesuatu projek.

Diantara kemudahan-kemudahanMicrosoft Projectialah seperti di bawah:

a) Dapat mengira keseluruhan perincian penjadualan

b) Mengimbangi factor penjadualan yang kritikal dengan mudah

c) Mengenalpasti masalah-masalah: Sebelum ianya memberi kesan kepada

perancangan

d) Membina perancangan projek

e) Laluan perancangan projek

f) Penamatan projek

2.19.4 Mengira keseluruhan Perincian Penjadualan


33/71

33

Apabila dibina beberapa maklumat aktiviti,Microsoft Projectakan

menguruskan langkah yang seterusnya. Sebagai contoh, apabila seseorang pengurus

projek menentukan tugas dan tempohnya, secara automatikMicrosoft Projectakan

mengira masa bermula dan siap bagi tugas tersebut. Atau jika dikenalpasti waktu

kerja sesuatu sumber adalah 8 jam, makaMicrosoft Projectboleh memberi

cadangan (alert) jika terdapat mana-mana sumber memerrlukan waktu (jam)

tambahan.begitu juga apabila kita mengubah mana-mana faktor,Microsoft Project

akan membuat pengiraan semula ke atas jadual tersebut dengan kadar segera.

Tetapi perlu diingatkan bahawa penjadualanMicrosoft Projectberkesan jika

maklumat yang diberikan adalah tepat. Oleh itu, pastikan maklumat yang diberikan

sempurna dan tepat.

2.19.5 Mengimbangi Faktor Penjadualan Yang Kritikal Dengan Mudah

Pada peringkat Pengurusan Projek,Microsoft Projectboleh menolong

membaiki keseimbangan di antara tugas, sumber dan tempoh, seperti lebih banyak

tugas yang perlu ditambah ke atas sesuatu projek tetapi ketiadaan tambahan masa

diberikan. Pemerhatian segera dapat dilihat pada perisianMicrosoft Projectapabila

terdapat sumber-sumber sedia ada mempunyai masa yang cukup to accomplish

tugas baru tanpa melanjutkan tempoh siap projek.

Pada setiap tugas,Microsoft Projectdapat mengekalkan keseimbangan di

antara tempoh yang diperlukan untuk menyiapkan tugas, sumber-sumber yang telah

dikenalpasti dan tempoh keseluruhan tugas.


34/71

34

Sebagai contoh, jika sesuatu aktiviti menggunakan seorang pekerja, bekerja

empat hari untuk menyiapkan kerja dalam dua hari, makaMicrosoft Projectakan

memudahkannnya dengan melantik seorang lagi pekerja.

2.19.6 Mengenalpasti Masalah-masalah

Berkebolehan mengesan terlebih dahulu dan mengelakkan timbulnya masalah

penjadualan yang akan membawa kepada perbezaan di antara kejayaan atau

kegagalan sesuatu perancangan.

PerisianMicrosoft Project akan mengenalpasti dan membaiki masalah-

masalah seperti lebihan sumber, tugas yang boleh melepasi anggaran kos dan konflik

penjadualan yang boleh melepasi jangkaan waktu siap projek.

Dengan lain perkataan,Microsoft Projectmenolong kita mengurus projek

dalam pelbagai tahap keberkesanannya yang kompleks bagi memastikan kita

menggunakan masa yang sedikit ke atas perincian pengurusan projek tetapi lebih

kepada kerja-kerja yang penting.

Sebaik sahaja kita siap membina perancangan projek,Microsoft Projectakan

menjadikannya semua dalam satu sebagai pembantu pengurusan projek.

2.19.7 Membina Perancangan Projek

Semasa fasa kita memasuki tugas-tugas, anggarkan jumlah hari atau jam yang

diperlukan untuk menyiapkan setiap tugas, kenalpasti samada satu tugas yang mahu


35/71

35

bermula ada kaitan dengan tugas sebelum atau selepasnya, dan masukkan segala

sumber pada tugas tersebut, makaMicrosoft Project akan:

a) Menjadualkan setiap tugas dan melakukan pengiraan tarikh siap tugas

projek.

b) Mengira masa yang diperlukan bagi setiap tugas.

c) Mengimbangi skop, sumber-sumber dan masa atau menunjukkan kepada

kita yang mana terkeluar dari pertimbangan.

2.19.8 Laluan Perancangan Projek

Apabila mengadakan laluan ke atas setiap tugas yang dirancang, kita akan

mengawasi kemajuan setiap tugas dan secara langsung akan membuat perbandingan

dengan apa yang dirancang.

Dengan cara ini, kita akan tahu samada perlu atau tidak dibuat pelarasan ke

atas laluan tertentu untuk mempastikan projek yang dirancang kekal dalam tempoh

yang telah ditentukan.

Microsoft Project akan:

a) Mempamerkan semua anggaran asal seperti tempoh tugas dan data

sebenar.

b) Mengira dan mempamerkan perbezaan antara anggaran asal dan data

sebenar

c) Mengemaskini proses secara ringkas proses perancangan beserta data

sebenar

d) Mengira kesan ke atas jadual yang telah dikemaskini


36/71

36

2.19.9 Penamatan Projek

Pada peringkat penamatan projek, kita akan menyelesaikan semua isu yang

tertangguh, mengenalpasti tugas yang sempurna, masalah-masalah, bidang yang

membawa kemajuan di masa depan dan dokumen-dokumen. WalaupunMicrosoft

Projecttidak menyediakan bantuan khusus kepada aktiviti ini, tapi ianya boleh :

a) Menyimpan satu salinan asal untuk membantu kita mengenalpasti bidang

masalah.

b) Menyimpan nota-nota berkenaan tugas-tugas dan sumber-sumber sebagai

rujukan semasa menganalisa peningkatan kemajuan dan masalah-masalahnya.

c) Menyediakan maklumat projek dan dokumen yang diperlukan.

2.19.10 Komponen-Komponen Microsoft Proiect

Tiga Komponen Utama Dalam Perisian PerancanganMicrosoft Project adalah

seperti berikut;

a) Tugas ( Tasks )

b) Sumber( Resources )

c) Tugasan ( Assignments )

2.19.11 Tugas ( tasks)


37/71

37

Kerja sebenar yang diperlukan untuk mencapai matlamat projek dapat

dipecahkan kepada tugas-tugas terperinci ke dalam ruangan tugas ini.

2.19.12 Sumber (Resources)

Sumber-sumber adalah tenaga kerja (pekerja), peralatan, bahan-bahan,

perkhidmatan dan sebagainya yang diperlukan bagi menyiapkan sesuatu tugas.

Jumlah sumber yang digunakan akan memberi kesan terhadap skop projek dan masa

yang dirancang untuk menyiapkan sesuatu projek.

2.19.13 Tugasan (Assignments)

Tugasan adalah salah satu sumber yang spesifik yang dikenalpasti bagi tugas

tertentu.

Microsoft Projectboleh gunakan pelbagai sumber untuk tugas tertentu iaitu

satu tugas boleh mempunyai pelbagai tugasan. Tugasan secara langsung berkesan ke

atas jumlah masa projek. Apabila tarikh siap berubah dan projek perlu disiapkan

lebih cepat dari yang dirancang, sumber-sumber yang diperlukan boleh ditambah

untuk menyiapkan tugas tersebut.

Dengan memendekkan tempoh sesuatu tugas, secara keseluruhannnya kita

juga mempercepatkan tempoh penyiapan projek tersebut.


38/71

38

2.19.14 Helaian Rajah Perancangan DalamMicrosoft Project.

Berikut adalah helaian jadual yang boleh didapati dalamMicrosoft Project;

a) Gantt Chart

Helaian yang mempamerkan senarai tugas dan maklumat berkaitan

serta carta grafik bagi tugas dan tempoh cadangan setiap tugas.

Helaian ini juga digunakan oleh seseorang pengurus untuk

memasukkan dan menyenaraikan penjadualan kerja.

b) Network Diagram

Ini adalah satu persembahan grafik bagi aliran aktiviti dan

perhubungannya. Petak aktiviti akan bersambungan bersama dengan

diwakili oleh petunjuk panah satu hala. Aktiviti pertama diletakkan

pada sebelah kiri diagram dan aktiviti terakhir apda berada disebelah

kanan. Petak aktiviti biasanya dipamerkan pada aras atau baris yang

berbeza (tidak dalam baris yang sama) umtuk menunjukkan semua

aktiviti yang dirancang berkaitan antara satu sama lain.

c) Calender

Kalender bulanan menunjukkan tugas dan tempoh. Guna ruang ini

untuk mempamerkan tugas yang telah dirancang dalam minggu yang

tertentu. Kalender projek mempamerkan time intervals samada

aktiviti atau sumber boleh dijadualkan atau tidak.

d) Task Usage

Satu senarai tugas yang menunjukkan sekumpulan sumber yang telah

dikenalpasti di bawah sesuatu tugas. Paparan ini digunakan untuk

pindaan jumlah sumber-sumber kerja yang digunakan pada sesuatu

tugas.


39/71

39

e) Tracking Gantt

Satu senarai tugas dan meklumat berkaitan serta carta grafik

menunjukkan bar setiap kerja yang telah dirancang dan dijadualkan.

Paparan ini juga dapat mambanding jadual yang dikehendaki dengan

jadual sebenar.

f) Task Sheet

Satu senarai perkaitan antara tugas dan maklumat. Guna paparan ini

untuk memasukkan dan menjadualkan tugas-tugas dalam helaian

kerja.

g) Resource Graph

Graf yang menunjukkan penempatan sumber, kos atau kerja lebih

masa. Paparan ini juga mempamerkan tentang satu sumber atau

sekumpulan sumber lebih masa.

h) Resource Sheet

Satu senarai sumber-sumber dan maklumat berkaitan. Paparan ini juga

digunakan untuk memasukkan dan melakukan pindaan pada

maklumat.

i) Resource Usage

Satu senarai sumber menunjukkan sekumpulan tugas yang telah

dipilih dari setiap sumber. Guna paparan ini untuk menunjukkan

kedudukan maklumat kes atau kerja bagi setiap sumber. Paparan ini

juga digunakan untuk meminda jumlah sumber kerja digunakan pada

sesuatu tugas.


40/71

40

BAB III

METODOLOGI KAJIAN

3.1 Pengenalan


41/71

41

Bab ini akan mengkaji apakah faktor-faktor yang boleh meningkatkan

penggunaan perisian perancangan projek di kalangan kontraktor khasnya dan

perunding serta pegawai penguasa amnya. Kajian ini dibuat secara tinjauan dengan

menggunakan kaedah soal selidik terhadap responden-responden berkaitan di Pantai

Timur. Objektif kajian ini adalah untuk mengenal pasti jumlah penggunaan perisian

perancangan projek, faktor-faktor yang menyebabkan perisian perancangan tidak

digunakan oleh sebahagian kontraktor dan seterusnya untuk mendapat maklum balas

daripada kontraktor tentang langkah-langkah yang perlu diambil untuk

mempertingkatkan penggunaan perisian perancangan projek di kalangan kontraktor

di Pantai Timur. Kajian ini juga akan mengenalpasti peratusan tenaga mahir yang

mengendalikan perisian perancangan projek. Terdapat beberapa masalah yang timbul

semasa kajian ini dijalankan. Walaubagaimanapun masalah-masalah tersebut

terpaksalah dihadapi dan di atasi bagi memenuhi objektif kajian yang telah

dinyatakan pada awalnya.

3.2 Ringkasan Skop Kerja

Skop kerja di dalam kajian ini merangkumi beberapa fasa atau aktiviti :

i. Mengenalpasti responden

ii. Menyediakan borang kaji selidik

iii. Mencari atau meninjau terhadap responden

iv. Berjumpa atau menemubual responden

v. Mengumpul data atau menganalisis data

vi. Mengimpletasikan data ke dalam komputer

vii. Menganalisis keputusan yang diperolehi


42/71

42

3.3 Metodologi

Dalam mencapai matlamat kajian, penyelidikan dan kajian akan dibuat

berdasarkan langkah yang terperinci terhadap aktiviti-aktiviti berikut :

a) Mendapatkan maklumat serta bahan-bahan rujukan bagi memudahkan

penelitian terhadap pencapaianMicrosoft Projectdalam industri pembinaan

bangunan bertetulang.

b) Mendapatkan data-data dengan menggunakan borang soal-selidik yang akan

diajukan kepada pihak kontraktor, perunding dan pemilik (Pegawai

Penguasa).

c) Menggunakan khidmat pos untuk tujuan pengedaran borang soal-selidik.

d) Berjumpa sendiri untuk sessi berdialog serta menemubual pihak pengurusan

syarikat dan pegawai penguasa.

e) Menggunakan computer peribadi, perisianMicrosoft ExceldanMicrosoft

Projectuntuk merekod serta menganalisa data-data yang akan diperolehi.

f) Kesimpulan akan dibuat hasil daripada perbandingan antara soal-selidik yang

dibuat terhadap pihak pengurusan kontraktor dan pihak pegawai penguasa.

3.4 Mengenalpasti Responden

Responden kajian adalah terdiri daripada kontraktor-kontraktor, Pegawai

Penguasa, Juru Perunding dan juga pemilik yang berdaftar atau beroperasi di Pantai

Timur.

Pencarian atau pemilihan responden adalah tertumpu kepada kontraktor yang

sedang menjalankan kerja atau yang masih aktif yang diakui samada oleh Pusat

Khidmat Kontraktor (PKK), Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia


43/71

43

(CIDB), Jabatan Kerja Raya dan sebagainya. Ini adalah supaya data yang diperolehi

mempunyai fakta yang kukuh dan tepat.

3.5 Borang Soal Selidik

Soal selidik dijadikan sebagai alat kajian utama dalam kajian ini. Soalannya

telah dibahagikan kepada dua bahagian utama, iaitu bahagian kajian am dan

bahagian kajian terperinci.

Bahagian kajian am terbahagi kepada dua bahagian iaitu Bahagian 1 dan 2.

Bahagian 1 mempersoalkan tentang latar belakang syarikat/responden iaitu yang

meliputi nama syarikat, jawatan dan peranan responden, pendaftaran dengan Pusat

Khidmat Kontraktor (PKK) atau Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan

Malaysia (CIDB) dan juga bidang pembinaan yang diceburi.

Manakala Bahagian 2 dalam kajian am pula hanya menekankan tentang

pengetahuan responden tentang kewujudan PerisianMicrosoft Projectdan

penglibatan responden menggunakanMicrosoft Projectsemasa merancang,

menjalankan dan mengawasi sesuatu projek yang dijalankan.

Bahagian Kajian terperinci juga dibahagikan kepada dua bahagian iaitu

Bahagian A dan Bahagian B. Persoalan dalam Bahagian A menjurus kepada

responden yang mengetahui dan menggunakan PerisianMicrosoft Project, iaitu sama

ada secara serius atau sebaliknya.

Bahagian A ini juga mendapatkan maklumbalas daripada responden tentang

faktor-faktor yang menyebabkan sesebuah syarikat menggunakan PerisianMicrosoft

Project, kelebihan dan kekurangan dalam menggunakan perisian ini serta langkah-

langkah yang perlu diambil oleh pihak berkuasa untuk meningkatkan penggunaannya

di masa hadapan.


44/71

44

Bahagian B pula merupakan bahagian persoalan terhadap responden yang

tidak menggunakan PerisianMicrosoft Projectatau yang langsung tidak mengetahui

tentang kewujudan serta keperluan semasa. Faktor-faktor yang menjadi halangan

kepada responden daripada menggunakan PerisianMicrosoft Projectdan langkah-

langkah yang perlu diambil untuk meningkatkan kesedaran penggunaan Perisian

Microsoft Project.

Contoh borang soal selidik ada disertakan bersama disertasi di Lampiran A.

3.6 Berjumpa atau Menemubual Responden

Kaedah bagi menyoal pihak responden akan terdiri daripada :

a) Membuat temujanji dengan responden untuk berjumpa dan seterusnya

menemubual mereka.

b) Menghantar borang soal selidik melalui mesin fax dan seterusnya

menemubual mereka melalui telefon

c) Dengan hanya menghantar borang selidik melalui mesin fax.

3.7 Menemubual Pihak Klien

Bagi mengkukuhkan lagi kajian ini, maka temuduga kepada pihak klien telah

dijalankan. Ini bertujuan untuk memastikan adakah benar setiap projek yang

dijalankan memerlukan perancangan dan penjadualan projek serta adakah sesuatu


45/71

45

projek itu boleh berjaya tanpa perancangan yang betul. Pihak klien yang

dimaksudkan adalah seperti Jabatan Kerja Raya (JKR)

3.8 Mengumpul Data atau Menganalisa Data

Pengumpulan data dibuat setelah responden selesai ditemubual atau

menjawab borang soal selidik. Seterusnya data yang telah dikumpul menerusi soal

selidik dianalisis dan dihuraikan bagi mencapai objektif di dalam kajian ini.

3.9 Mengimpletasikan Data Ke Dalam Komputer

Setelah data dan maklumat dikumpul dan dianalisis maka ianya dimuatkan ke

dalam komputer supaya dapat dipersembahkan dengan lebih jelas dan dapat

dihuraikan dengan lebih teliti supaya hasil kajian dapat dicapai. Pengumpulan data

dan maklumat ke dalam komputer ini di buat dengan menggunakan Perisian

Microsoft Excel. Kaedah ini digunakan untuk mencari peratusan dan bilangan

jawapan daripada pihak responden melalui soalan-soalan yang diberikan.

3.10 Analisa Awal


46/71

46

Berdasarkan kekurangan masa bagi menganalisis data maka bilangan

responden yang dipilih hanyalah sebanyak 54 responden bagi keseluruhan

kontraktor-kontraktor, perunding dan pegawai penguasa yang berdaftar di sekitar

Pantai Timur. Jawapan daripada responden diharapkan akan dapat mengenalpasti

kaedah yang sesuai dan sering digunakan oleh responden dalam merancang dan

menjadual projek mereka. Responden yang dipilih adalah di kalangan kontraktor dan

syarikat yang berkaitan kerja-kerja pembinaan.

3.11 Masalah-masalah Yang Dihadapi Sepanjang Kajian

Kajian ini dibuat dengan kaedah utama iaitu menemubual secara langsung

dengan pihak responden dengan menebual temujanji dengan pegawai-pegawai

mereka. Kaedah ini menghadapi sedikit kesulitan kerana kebanyakan pegawai-

pegawai mereka samada sibuk dengan tugas harian mereka ataupun tiada masa

dengan tugas harian mereka ataupun tiada masa yang sesuai untuk mereka memenuhi

temujanji yang diaturkan. Ada juga berlaku apabila temujanji yang dibuat terpaksa

dibatalkan dengan alasan bahawa mereka terlalu sibuk dengan tugasan mereka.

Namun kebanyakan mereka dapat ditemubual setelah diulangi beberapa kali

atau terus ke pejabat-pejabat mereka tanpa dibuat temujanji. Maklumbalas dan

kerjasama yang diterima amatlah membanggakan dan dapat membantu kajian ini

dengan jayanya. Ini dapat disimpulkan bahawa temubual secara terus memberi kesan

yang baik dan terperinci dalam menjayakan kajian ini.

Kaedah kedua yang dilakukan untuk menjayakan kajian ini ialah dengan

menghantar borang kaji selidik melalui mesin fax dan khidmat penghantaran cepat.

Selepas pegawai atau kakitangan syarikat tersebut menerima borang kaji selidik ini

maka disusuli pula dengan panggilan telefon bagi menerangkan cara-cara untuk

menjawab soalan-soalan yang diberikan. Terdapat juga sebahagian daripada mereka


47/71

47

yang tidak mahu ditemu bual melalui telefon tetapi hanya menjawab soalan tersebut

dan menghantarnya kemudian. Alasan yang diberikan oleh mereka ialah tidak

mempunyai masa kerana terlalu sibuk atau memerlukan masa bagi menjawab soalan

kaji selidik tersebut. Secara keseluruhannya maka dapat disimpulkan bahawa kajian

yang dijalankan mempunyai masalah-masalah berikut :

a) Masa kajian yang terlalu singkat

b) Pegawai-pegawai syarikat yang terlalu sibuk dengan kerja harian mereka dan

ini membuatkan mereka tidak dapat ditemubual

c) Tiada tindakbalas daripada responden setelah kiriman soal selidik dilakukan.

d) Jawapan yang diberikan tidak lengkap dan tidak memuaskan

e) Alasan bahawa mereka tidak menerima borang kaji selidik yang telah dihantar

f) Temujanji yang dibuat terpaksa dibatalkan

Namun begitu, kebanyakan daripada mereka telah memberi kerjasama

terhadap kajian ini setelah penerangan diberikan bahawa pendapat-pendapat yang

diberikan oleh mereka membolehkan objektif kajian ini dicapai dan seterusnya dapat

menggambarkan bahawa perancangan dan penjadualan berperisian ini adalah sangat

penting dalam industri pembinaan serta penggunaan komputer merupakan suatu

kaedah yang sesuai dalam merancang dan menjadual sesuatu projek.

3.12 Ulasan Daripada Pihak Klien

Bagi mengukuhkan lagi kajian ini maka temuduga terhadap klien telah diadakan.

Pihak klien tersebut adalah wakil daripada Jabatan Kerja Raya Malaysia (JKR).

Persoalan telah ditimbulkan kepada beliau iaitu adakah perancangan dan penjadualan

projek itu penting dalam industri pembinaan serta adakah pihak klien iaitu JKR

sentiasa memerlukan perancangan dan penjadualan bagi setiap projek mereka. Hasil

daripada temuduga tersebut, maka di dapati bahawa perancangan dan penjadualan

projek adalah suatu kemestian dalam industri pembinaan kerana perancangan dan


48/71

48

penjadualan projek adalah suatu batu asas kepada system pengawalan projek bagi

mengenalpasti kuantiti, kos dan ukuran masa yang diperlukan untuk menjayakan

sesuatu projek. Beliau juga mengatakan bahawa perancangan dan penjadualan projek

ini adalah suatu kemestian dan pihak kontraktor perlulah menyediakan dan

menghantarnya kepada pihak JKR sebelum sesuatu projek itu dijalankan. Dan ini

adalah sangat penting kerana dengan perancangan dan penjadualan projek yang

dibuat dengan betul dan efektif maka masalah-masalah yang timbul semasa dan

selepas pembinaan seharusnya dapat dielakkan. Oleh yang demikian, itu tidak ada

pengecualian yang diberikan terhadap mana-mana kontraktor sekiranya ingin

menjalankan sesuatu projek di bawah kendalian JKR.

3.13 Rumusan

Daripada 150 responden yang dipilih untuk menjawab persoalan kajian

ini,didapati terdapat hanya 54 orang responden sahaja yang telah memberi

tindakbalas dalam menjayakan kajian ini.Ini dapatlah dirumuskan bahawa terdapat

pelbagai masalah yang dihadapi semasa kajian ini dijalankan iaitu seperti yang telah

dibincangkan sebelum ini.

Sungguh pun begitu, analisa awal telah mendapati bahawa kajian ini berjaya

menghuraikan beberapa soalan yang telah dikemukakan terhadap responden. Dengan

perancangan kerja yang teratur dalam membuat penyelidikan ini, maka keputusan

yang diharapkan telah berjaya dikupas dan dihuraikan.


49/71

49

BAB IV

ANALISIS DAN KEPUTUSAN KAJIAN

4.1 Pengenalan


50/71

6%7%

78%

9%0%

Pegawai Penguasa Perunding Kontraktor Pemaju etc.

50

Bahagian ini akan mempersembahkan, menjelaskan dan membincangkan huraian

data-data yang diperolehi dari kajian soal selidik. Analisis data telah menggunakan

perisian komputer iaitu Microsoft Excel. Kepentingan hasil kajian juga

dibincangkan. Perbincangan telah dibuat berdasarkan perkara-perkara berikut:-

a) Analisis tentang penglibatan syarikat atau agensi yang terlibat di dalam

industri pembinaan tentang penggunaan perancangan projek.

b) Analisa tentang bidang pembinaan yang diceburi oleh responden

c) Analisis tentang pengetahuan terhadap perisian perancangan

d) Analisis tentang responden yang menggunakanMicrosoft Project

4.1.1 Analisis penglibatan syarikat atau agensi tentang penggunaan Perisian

Perancangan Pembinaan

Bahagian ini memberi keputusan analisis terhadap penglibatan syarikat yang

terdapat dalam industri pembinaan yang memberikan maklumbalas berhubung

dengan kajian ini. Taburan analisis ini digambarkan dalam di dalam Rajah 4.6 di

bawah :-


51/71

Infrastruktu

Banguna

Jalanray

Bekalan Ai

etc.

0 10 20 30 40 50

Jumlah

1

Bidan

gPembinaan

51

Rajah 4.6 : Peranan Responden

Rajah di atas menunjukkan 78% syarikat yang memberi maklumbalas adalah

daripada bilangan kontraktor pembinaan di Pantai Timur, diikuti oleh pemaju

sebanyak 9%, perunding juga mempengaruhi bilangan respon yang diterima di mana

sebanyak 7% dan 6 % pula adalah Pegawai Penguasa.

Secara tidak langsung kajian penggunaan perisianMicrosoft Project

melibatkan sebahagian besar dari pihak kontraktor di Pantai Timur.

4.1.2 Bidang Pembinaan Yang Diceburi Oleh Responden

Rajah 4.7 di bawah menunjukkan maklumat tentang bidang utama yang

diceburi oleh responden dalam industri pembinaan.

Rajah 4.7 : Bidang Responden

Industri pembinaan bangunan merupakan bidang kerja utama responden dan

diikuti kerja-kerja dalam bidang infrastruktur yang melibatkan jambatan, empangan


52/71

52

dan sebagainya. Sebahagian responden juga menjalankan kerja-kerja pembinaan

jalan raya dan bekalan air. Hanya satu responden yang dapat ditemubual dalam

kajian ini yang hanya menjalankan kerja-kerja pengurusan iaituRedicare Sdn.Bhd.

Sebagai kesimpulannya, kajian ini telah berjaya mendapatkan majoriti

maklumbalas daripada kontraktor pembinaan bangunan seperti mana yang

dikehendaki.

4.1.3 Tahap Pengetahuan Responden Terhadap PerisianMicrosoft Project

Hasil daripada kajian yang dijalankan, sepertimana Rajah 4.8 di bawah,

didapati hampir keseluruhan responden iaitu sebanyak 91% mengetahui tentang

perisian perancangan di dalam industri pembinaan khasnya dan di dalam pasaran

amnya.

Jumlah respoden yang langsung tidak mengetahui tentang kewujudan serta

kepentingan PerisianMicrosoft Projectadalah amat sedikit iaitu hanya 9% sahaja.


53/71

53

Rajah 4.8 : Pengetahuan Dan Penggunaan Perisian

Microsoft Project

Ini menggambarkan bahawa kesedaran tentangPerisian Microsoft Project

telah wujud di dalam industri pembinaan di Negeri Pantai Timur. Hanya tahap

penggunaannya perlulah dipertingkatkan.

4.1.4 Analisis Terhadap Syarikat/Agensi Yang Menggunakan Perisian

Microsoft Project.

Daripada kajian yang telah dijalankan, didapati sebahagian besar responden

mengetahui kewujudan PerisianMicrosoft Projectdi pasaran, tetapi hanya

sebahagian daripada mereka menggunakannya sebagai pembantu dan juga pemandu

dalam menjalankan sesuatu projek yang mereka jalankan.

Keputusan yang diperolehi daripada kajian ini, dari Rajah 4.8 di atas didapatihanya 32 responden iaitu sebanyak 59% sahaja yang menggunakan Perisian

0

10

20

30

40

50

60

Tidak5 (9%) 22 (41%)

Ya49 (91%) 32 (59%)

Mengetahui MP Guna Mp


54/71

54

Microsoft Project. Manakala 41% lagi hanya mengetahui tetapi tidak berminat untuk

menggunakan faedah yang terdapat di dalam PerisianMicrosoft Projectdemi

meningkatkan tahap kecekapan syarikat dalam menguruskan sesuatu projek.

Pelbagai pihak perlu mencari penyelesaian terhadap kesedaran pihak

kontraktor khasnya dan pihak yang terllibat dalam industri pembinaan amnya agar

dapat mempertingkatkan lagi tahap kesedaran tentang kepentingan dan kemudahan

penggunaan perisian perancanganMicrosoft Projectdalam merancang, mengawasi

dan menyiapkan sesuatu projek yang dijalankan dengan jayanya.

4.2 Penggunaan Perisian Perancangan Microsoft Project

Setelah kajian dijalankan keatas responden-responden seperti mana yang

telah dinyatakan dalam perbincangan sebelumnya, di dapati sebahagian responden

mengunakan PerisianMicrosoft Projectdalam merancang dan mengawasi projek

masing-masing. Beberapa kepentingan kajian dibincangkan dan berdasarkan perkara-

perkara berikut;

a) Pelantikan pegawai yang bertanggungjawab terhadap perancangan projek

pembinaan menggunakanMicrosoft Project.

b) Faktor-Faktor yang menyebabkan responden menggunakan perisian

perancanganMicrosoft Project.

c) Penggunaan perisianMicrosoft Project; dalam perancangan projek.

d) Faktor-Faktor yang mendorong kepada penggunaan perisianMicrosoft

Project.

e) Langkah-Langkah yang patut di ambil untuk meningkatkan penggunaannya.


55/71

55

4.2.1 Pelantikan Pegawai Yang Bertanggungjawab Terhadap Perancangan

Projek Pembinaan Menggunakan Microsoft Project.

Kajian mendapati individu atau pegawai yang mahir dalam menggunakan

PerisianMicrosoft Projectdi Pantai Timur belum memuaskan seperti yang

ditunjukkan dalam Rajah 4.9 di bawah;

Rajah 4.9 : Perlantikan Pegawai Yang Bertanggungjawab

Merujuk kepada Rajah 4.9 di atas, analisis yang diperolehi hanya 56%

daripada syarikat yang menggunakan PerisianMicrosoft Projectmempunyai

pegawai yang diberi tanggungjawab penuh terhadap merancang dan mengawasi

PerisianMicrosoft Projectsemasa menguruskan sesuatu projek.

Manakala bagi syarikat yang tidak mempunyai pegawai khusus, mereka telah

menggunakan khidmat individu bebas dalam merancang perancangan projek mereka

tetapi tidak dalam menguruskan perlaksanaan projek. Syarikat-syarikat ini

menggunakan PerisianMicrosoft Projecthanyalah semata-mata memenuhi kehendak

kontrak.

Daripada analisis di atas, maka dapat dihuraikan bahawa kebanyakan syarikat

pembinaan yang disoal selidik tidak mempunyai pegawai khusus yang diberi

Pe g a w a i Pe r a n c a n g a n M ic r o s o ft

Tidak

Melan t i

Pegawa i

44%

A da M e la n

Pegawa i ,56%


56/71

56

tanggungjawab merancang dan mengawasi projek melalui PerisianMicrosoft

Project.

Sungguhpun tanpa mempunyai pegawai khusus, kontraktor masih lagi

mampu merancang pembinaan mereka tetapi tidak kepada pengurusan dan

pengawasan projek yang tepat. Oleh itu, pihak tertentu perlu menyelesaikan masalah

ini dengan lebih berkesan agar industri pembinaan di Pantai Timur dapat berjalan

dengan lebih efisien.

4.2.2 Faktor-Faktor Yang Menyebabkan Penggunaan Perisian Microsoft

Project

Bahagian ini membincang dan menghuraikan tentang faktor-faktor yang

menyebabkan responden menggunakan PerisianMicrosoft Projectdalam industri

pembinaan di Pantai Timur.

Rajah 4.10 : Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi PenggunaanMicrosoft Project

Lain-lain

0%

Menjimatkan

7%

Meancarkan

Projek

19%

Faedah

8%Pengawasan

23%

Mempercepat

kan

8%

Arahan

Pemilik7%

Arahan P.P

28%


57/71

57

Merujuk kepada Rajah 4.10, data-data yang diperolehi telah menunjukkan

bahawa faktor arahan Pegawai Penguasa telah memainkan peranan utama ke arah

penggunaan Perisian Perancangan iaitu sebanyak 28% daripada jumlah soal selidik

yang dijalankan. Ini disebabkan oleh penekanan atau syarat wajib yang dikenakan

kepada kontraktor sama ada semasa memasuki tender atau ketika menjalankan projek

yang dianugerahkan. Dengan syarat ini, kontraktor terpaksa mengadakan atau

mendapatkan peralatan dan tenaga mahir untuk memenuhi kehendak yang telah

ditetapkan.

Faktor kedua penting yang menyebabkan kontraktor menggunakan Perisian

Microsoft Projectadalah faktor pengawasan projek iaitu untuk mengawasi kemajuan

projek yang sedang dijalankan. Pengawasan yang berterusan ke atas kemajuan

sesuatu projek melalui Perisian Perancangan akan dapat membantu pihak pengurusan

sama ada di pejabat atau di tapak bina mengawasi dengan lebih berkesan.

Kontraktor industri pembinaan juga bersetuju bahawa dengan menggunakan

PerisianMicrosoft Projectdapat melancarkan kemajuan sesuatu projek yang akan

dijalankan. Faktor menjimatkan perbelanjaan, faedah dan kepentingan dapat

mempercepatkan tempoh penyiapan sesuatu projek dan arahan pemilik juga

memainkan peranan yang penting ke arah kesedaran dan komitmen kontrak

menggunakan PerisianMicrosoft Projectdi dalam pengurusan projek mereka di

masa hadapan.

Daripada kajian yang dijalankan, didapati bahawa peranan Pegawai Penguasa

amatlah penting untuk menyedarkan kontraktor terhadap kepentingan penggunaan

PerisianMicrosoft Projectsemasa merancang, mengawasi dan menyiapkan sesuatu

projek di dalam industri pembinaan di masa kini.

4.2.3 Penggunaan PerisianMicrosoft Project.


58/71

58

Bahagian ini membincang serta menghuraikan tentang penggunaan Perisian

Microsoft Projectdi Pantai Timur.

Daripada data-data yang diperolehi dan daripada analisis yang telah

dijalankan, didapati pendapat responden menyatakan PerisianMicrosoft Projecttidak

begitu mudah digunakan dan menghadapi kesukaran untuk mendapatkan perisian

Microsoft Projectyang tulen di pasaran di Pantai Timur.

44% 38%

97% 91%

47%

97%

56% 62%53%

3%9%3%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

Tidak 56% 62% 3% 9% 53% 3%

Setuju 44% 38% 97% 91% 47% 97%

Senang

DiPerolehiHarga Murah Kursus Khas

Pegawai

Mahir

Khidmat

Tenaga

Mahir

Berfaedah

Rajah 4.11 : Penggunaan Perisian PerancanganMicrosoft Project

Merujuk kepada Rajah 4.11, didapati majoriti maklumbalas daripada

kontraktor iaitu sebanyak 97% menyatakan bahawa pengguna PerisianMicrosoft

Projectmemerlukan kursus khas dan terperinci bagi menggunakannya dengan

berkesan dan lancar.

Mereka juga berpendapat bahawa keperluan tenaga mahir amatlah diperlukan

untuk membolehkan mereka menggunakannya perisian perancanganMicrosoft

Projectsecara berkesan. Mereka juga secara keseluruhannya bersetuju bahawa

PerisianMicrosoft Projectmemberi faedah kepada mereka ketika merancang dan

mengawasi sesuatu projek.


59/71

59

Hasil daripada kajian ini juga menyatakan bahawa kesukaran untuk

mendapatkan tenaga mahir yang berkebolehan untuk mengoperasi PerisianMicrosoft

Projectdi Pantai Timur turut mempengaruhi kadar penggunaannya.

4.2.4 Faktor-faktor Yang Mendorong Kepada Penggunaan Perisian Microsoft

Project.

MudahDiperolehi

7% Lain-lain

0%

Arahan P.P

40%

Kemahiran

17%

Kesedaran

36%

Rajah 4.12 : Faktor-Faktor Pendorong Kepada Penggunaan

PerisianMicrosoft Project

Menurut kajian yang telah dijalankan ke atas responden yang berkenaan terhadap

faktor-faktor dorongan yang membawa kepada penggunaan PerisianMicrosoft

Project, adalah seperti berikut:

a) Arahan Pegawai Penguasa (P.P.)

Di dapati daripada analisis yang diperolehi daripada kajian yang dijalankan,

faktor ini menjadi pendorong yang sangat penting untuk merealisasikan

penggunaan PerisianMicrosoft Projectdi kalangan kontraktor binaan di

Pantai Timur. Ini disebabkan adalah menjadi satu syarat utama semasa

memasuki tender, penyediaan jadual perancangan apabila ingin memulakan


60/71

60

sesuatu projek dan juga merupakan satu alat yang wajib digunakan semasa

membentangkan kemajuan kerja melalui S-Curve Microsoft Project.

b) Kesedaran Tentang Faedah Yang Penggunaannya

Setelah menggunakan PerisianMicrosoft Project, pihak kontraktor mula

menyedari akan faedah-faedah yang boleh menolong memajukan sistem

pengawalan dan pengawasan projek yang dapat menjimatkan masa dan kos,

melancarkan kemajuan projek, ketepatan dalam perancangan dan sebagainya.

Faktor dorongan ini telah menjadi antara faktor terpenting kepada kontraktor

yang pernah mengetahui dan menggunakan PerisianMicrosoft Project. Ini

secara tidak langsung akan memberikan galakan kepada kontraktor-

kontraktor lain menggunakan PerisianMicrosoft Project.

c) Mempunyai pengetahuan dan kemahiran tentang PerisianMicrosoft Project.

Daripada data-data yang diperolehi, faktor berpengetahuan dan berkemahiran

tentang faedah serta operasi PerisianMicrosoft Projecttelah menjadi faktor

ketiga terpenting ke arah menggalakkan kontraktor binaan menggunakan

perisian perancangan ini. Tahap pengetahuan dan kemahiran dalam bidang

ini masih lagi rendah di Pantai Timur di mana hanya syarikat-syarikat yang

besar sahaja yang mampu menggaji pegawai yang mahir dalam bidang

perancangan berperisian ini.

d) Faktor mudah diperolehi

PerisianMicrosoft Projecttidaklah begitu senang diperolehi di Pantai Timur

dan dengan harga yang agak tinggi menjadikannya faktor yang tidak utama

sebagai penggalak kepada kontraktor untuk menggunakan PerisianMicrosoft

Projectsemasa menguruskan sesuatu projek pembinaan.


61/71

61

4.2.5 Langkah-Langkah Peningkatan Penggunaan PerancanganMicrosoft

ProjectTerhadap Pengguna PerisianMicrosoft Project

Bahagian ini memberikan keputusan analisis terhadap langkah-langkah yang

perlu di ambil untuk mempertingkatkan penggunaan PerisianMicrosoft Projectdi

kalangan kontraktor-kontraktor yang pernah menggunakannya.

Penguatkuasaan

40%

Lain-lain

0%

P ublisiti

10%

Insentif/Galakan

17%

Kursus Kesedaran

33%

Rajah 4.13 : Langkah-Langkah Peningkatan Penggunaan


Daripada Rajah 4.13, didapati sebanyak 40% responden menyatakan langkah

peningkatan penguatkuasaan penggunaannya oleh pihak tertentu seperti Pegawai

Penguasa, pemilik dan sebagainya telah menjadi langkah terpenting terhadap

kontraktor agar perisian ini digunakan dalam perancangan projek.

Sejumlah 33% responden berpendapat bahawa kursus kesedaran dapat

mempertingkatkan penggunaan perisianMicrosoft Projectdalam industri pembinaan

di Pantai Timur. Penyediaan insentif atau galakan terhadap mana-mana kontraktor

yang menggunakan perisian ini juga mendapat persetujuan daripada responden di

mana sebanyak 17% daripada mereka menyatakan hasrat tersebut. Sebanyak 10%

daripada mereka memilih hebahan dan publisiti pendorong kearah peningkatan

penggunaan perisianMicrosoft Project.


62/71

62

4.3 Halangan Kepada Penggunaan PerisianMicrosoft Project

Merujuk kepada Rajah 4.8, didapati sebanyak 41% responden yang disoal

selidik tidak menggunakan PerisianMicrosoft Projectsemasa mengurus, merancang

dan mengawasi projek masing-masing. Beberapa kepentingan kajian dibincangkan

untuk mengenal pasti masalah-masalah yang menjadi halangan kepada penggunaan

PerisianMicrosoft Projectini. Perbincangan tertumpu kepada beberapa perkara

berikut:

a) Faktor-faktor yang menjadi halangan kepada kontraktor dalam menggunakan


b) Bantuan khusus, peralatan dan perisian berkaitan

c) Langkah-langkah yang patut diambil oleh pihak berkuasa untuk

meningkatkan penggunaan PerisianMicrosoft Project

4.3.1 Faktor-faktor yang menjadi halangan kepada kontraktor dalam

menggunakan PerisianMicrosoft Project

Berdasarkan kepada rajah 4.14 dan analisis yang dapat dihuraikan daripada

kajian yang dijalankan, didapati faktor tiada arahan atau penekanan yang berterusan

daripada pihak pengurusan syarikat iaitu sebanyak 33% sebagai faktor utama

sesebuah syarikat tidak mengamalkan perisianMicrosoft Projectsemasa

menguruskan sesuatu projek. Ini disebabkan pihak pengurusan tidak begitu

menekankan penggunaan perisianMicrosoft Projectsebagai alternatif utama sistem

perancangan projek bagi syarikat mereka.


63/71

63

Tidak Mahir

30%

Tiada Peralatan

9%

Susah & Mahal

11%

Lain-lain

2%Perisian Lain

4%Tiada Faedah

11%

Tiada Arahan

33%

Rajah 4.14 : Faktor-Faktor Halangan Penggunaan


Ketiadaan pegawai yang mahir dan tahu tentang penggunaan perisian

Microsoft Project menjadi faktor kedua terhadap sebab-sebab sesebuah syarikat tidak

menggunakan perisianMicrosoft Projectuntuk kegunaan merancang dan mengawasi

projek.

Komitmen untuk mendapatkan perisianMicrosoft Projectdan kepercayaan

bahawa perisian ini tidak memberikan faedah yang berkesan juga mempengaruhi

kontraktor di Pantai Timur tidak memilih perisianMicrosoft Projectdalam sistem

perancangan projek.

Perkembangan teknologi yang perlahan ke Pantai Timur yang mengakibatkan

kelengkapan peralatan berteknologi tinggi rumit di dapati di pasaran juga menjadi

faktor halangan kepada kontraktor dari memilih PerisianMicrosoft Project. Saingan

daripada perisian lain sepertiPrimavera juga memainkan peranan sebagai alternatif

kepada kontraktor tidak memilih PerisianMicrosoft Project. Sesetengah pemilik

sepertiPetronas yang lebih menekankan penggunaan perisianPrimavera ke atas

mana-mana kontraktor yang mendapat kontrak mereka juga telah mempengaruhi

kontraktor dari memilih perisianMicrosoft Projectdengan lebih meluas. Secara

keseluruhannya, pihak pengurusan syarikat dan tenaga mahir boleh mempengaruhi


64/71

64

mana-mana kontraktor menggunakan PerisianMicrosoft Projectmenjadi keutamaan

untuk merancang perancangan project.

4.3.2 Kursus, Peralatan dan Perisian Mempengaruhi Peningkatan

Penggunaan

Setuju, 22

Tidak Setuju, 0

0

5

10

15

20

25

Setuju Tidak Setuju

Rajah 4.15 : Cadangan Bantuan Kursus, Peralatan Dan Perisian

Majoriti kontraktor bersetuju akan menggunakan PerisianMicrosoft Project

sekiranya pihak berkenaan seperti Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) dan Lembaga

Pembangunan Industri Binaan Malaysia (CIDB) memberi kursus kemahiran dan

kesedaran kepada mana-mana kakitangan kontraktor untuk menjadikan lebih ramaipegawai yang tahu menggunakan Perisian PerancanganMicrosoft Project. Bantuan

peralatan dan perisian juga perlu dikaji oleh pihak kerajaan kerana harga perisian di

pasaran di Pantai Timur masih lagi di tahap tinggi.

Oleh itu, dapat dirumuskan bahawa penglibatan pegawai atau kakitangan

sesebuah syarikat di dalam mana-mana kursus tentang PerisianMicrosoft Project

amatlah penting dan perlu di pandang serius demi meningkatkan kualiti bidang

perancangan dan pengurusan projek di Pantai Timur.


65/71

65

4.3.3 Langkah-langkah Mempertingkatkan Penggunaan Perisian

PerancanganMicrosoft ProjectDi Kalangan Responden Yang Masih

Belum Menggunakannya.

Daripada data kajian yang dipaparkan di dalam Rajah 4.8, pada perbincangan

sebelumnya, didapati masih lagi ramai responden iaitu kira-kira 44% tidak

menggunakan PerisianMicrosoft Projectsebagai alternatif utama kepada sistem

perancangan projek mereka.

Dalam rajah 4.16 di atas, analisis data mendapati iaitu sebanyak 42%

daripada responden yang disoal selidik berpendapat bahawa kursus kesedaran

amatlah penting dan berkesan untuk mempengaruhi responden menggunakan

PerisianMicrosoft Project.

Rajah 4.16 : Langkah-Langkah Mempertingkatkan Penggunaan


Kursus Kesedaran

42%

Insentif/Galakan

20%

Lain-lain

0% Penguatkuasaan

29%

Publisiti

9%


66/71

66

Berdasarkan Rajah 4.16, penekanan dan penguatkuasaan oleh pihak pemilik

dan Pegawai Penguasa menjadi antara faktor yang terpenting ke arah

mempertingkatkan penggunaan PerisianMicrosoft Projectdi kalangan kontraktor di

Pantai Timur. Ini kerana sebanyak 29% kontraktor berpendapat arahan atau

penguatkuasaan perlu dipertingkatkan.

Galakan dan intensif daripada pihak kerajaan juga boleh mempengaruhi

kontraktor untuk memilih dan menggunakan PerisianMicrososft Projectsecara

berterusan. Di dapati 20% responden bersetuju dengan pendapat ini.

Kontraktor atau responden berpendapat bahawa publisiti dan hebahan tidak

begitu mempengaruhi kontraktor dalam proses mempertingkatkan penggunaan

PerisianMicrosoft Project. Ini kerana daripada pendapat awal dalam Bab 4.1.3,

sebanyak 96% responden mengetahui tentang kewujudan PerisianMicrosoft Project

boleh menjadikan sistem perancangan lebih teratur.

BAB V

KESIMPULAN DAN CADANGAN


67/71

67

5.1 Ulasan

Daripada 150 responden yang dipilih untuk menjawab persoalan kajian ini,

didapati hanya 54 orang responden sahaja yang telah memberi tindakbalas dalam

menjayakan kajian ini. Ini dapatlah dirumuskan bahawa terdapat pelbagai masalah

yang dihadapi semasa kajian ini dijalankan iaitu seperti yang telah dibincangkan

sebelum ini.

Sungguh pun begitu, analisa awal telah mendapati bahawa kajian ini berjaya

menghuraikan beberapa soalan yang telah dikemukakan terhadap responden. Dengan

perancangan kerja yang teratur dalam membuat penyelidikan ini, maka keputusan

yang diharapkan telah berjaya dikupas dan dihuraikan.

Setelah diteliti dari kajian projek yang telah dijalankan maka keputusan yang

diperolehi adalah seperti berikut :

a) Kajian soal selidik mendapati bilangan kontraktor yang mengetahui tentang

Perisian Perancangan berkomputer adalah amat membanggakan. Majoriti

pendapat menyatakan mereka

mohdasribrahimf

Documents