minit mesyuarat jawatan kuasa eksa bil 2-2016

Minit Mesyuarat Jawatan Kuasa Pelaksana EKSA

1 | P a g e

MINIT MESYUARAT

JAWATAN KUASA PELAKSANA EKSA

JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH PERAK

BIL. 1/2016

TARIKH: 8 APRIL 2016

TEMPAT: BILIK GERAKAN, ARAS 3 JKSPK

KEHADIRAN:

Tuan Haji Mohammad Taifor B. Ahmad Rusdi, AMP - Pengerusi

Pengerusi EKSA

Tuan Azman B. Saad

Fasilitator EKSA

Merangkap Penyelaras Zon Mahkamah Syariah Seri Manjung

Tuan Mohd Asri B. Mohamad Ghazali

Penyelaras Zon Mahkamah Syariah parit Buntar

Tuan Mohd Hairuddin Nizam B. Kamaruddin

Pengerusi Jawatan Kuasa Audit

Merangkap Penyelaras Zon Mahkamah Syariah Tapah

Tuan Burhanuddin Ismi B. Adam

Penyelaras Zon Mahkamah Rendah Syariah Ipoh

Tuan Hj. Ahmad Jazman B. Ulul Azmin

Penyelaras Zon Mahkamah Syariah Kuala Kangsar

Tuan Mohammad Syamil Bin Azizan

Penyelaras Zon Mahkamah Rendah Syariah Taiping

Tuan Muhamad Faizal B. Abdul Wahab

Penyelaras Zon Mahkamah Rendah Syariah Seri Iskandar

Tuan Helmi bin Abdul Kadir

Penyelaras Zon Mahkamah Tinggi Syariah Perak

Puan Kholijah Binti Hamid

Penyelaras Zon Bahagian Khidmat Pengurusan

Puan Hajjah Rusminah Binti Haji Hussin

Penolong Setiausaha EKSA


2 | P a g e

Encik Abdul Fitri B. Salleh

Pengerusi Jawatan Kuasa Latihan

Merangkap Setiausaha Zon Mahkamah Syariah Seri Manjung

Encik Abdul Halim B. Mohayuddin

Setiausaha Zon Mahkamah Rendah Syariah Seri Iskandar

Encik Mohamed Idilfitri Bin Redzuan

Setiausaha Zon Mahkamah rendah Syariah Ipoh

Puan Rohana Binti Shamsudin

Setiausaha Zon Mahkamah Syariah K.Kangsar

Puan Siti Hadzanariah

Setiausaha Zon Mahkamah Syariah Taiping

Encik Akmal Hijaz Bin Abd Azizis

Setiausaha Zon Mahkamah Syariah Parit Buntar

Encik Mohd Asri Bin Mohd Salleh

Setiausaha Zon Mahkamah Syariah Teluk Intan

Encik Adib Bin Zulkefli

Setiausaha Zon Bahagian Khidmat Pengurusan

Encik Ahmad Tamimi Bin Haji Mustafa

Setiausaha Zon Mahkamah Tinggi Syariah Perak

Tuan Amir Sabri Bin Zulkipli

Ahli Jawatan Kuasa Audit Zon Mahkamah Tinggi Syariah Perak

Encik Mohamad Haidir Bin Hassan Suhili

Ahli Jawatan Kuasa Audit Zon Mahkamah Rendah Syariah Ipoh

Encik Mohamad Syafiq Bin Mohammad Salleh

Ahli Jawatan Kuasa Audit Zon Mahkamah Syariah Taiping

Encik Mohd Hazizi Bin Ghazali

Ahli Jawatan Kuasa Audit Zon Mahkamah Syariah Seri Iskandar

Puan Fairuz Bin Hamzah

Ahli Jawatan Kuasa Audit Zon Mahkamah Syariah Parit Buntar

Puan Norazura Binti Khalid

Ahli Jawatan Kuasa Audit Zon Mahkamah Syariah Teluk Intan


3 | P a g e

Encik Raziz Hafizi Bin Khalid

Ahli Jawatan Kuasa Audit Zon Bahagian Khidmat Pengurusan

Cik Haizatul Binti Rijat @Hijaz

Ahli Jawatan Kuasa Audit Zon Mahkamah Syariah Tapah

Tuan Ahmad Azaruddin Bin Bin Yamin

Ahli Jawatan Kuasa Latihan Zon Mahkamah Rendah Syariah Ipoh

Tuan Mohd Najib Bin Ab Razak

Ahli jawatan kuasa Latihan Zon Mahkamah Syariah Seri Iskandar

Puan Hanim Binti Khairani

Ahli Jawatan Kuasa Latihan Zon Mahkamah Tinggi Syariah Perak

Encik Shuhaimi Bin Amran

Ahli Jawatan Kuasa Latihan Zon Mahkamah Syariah Teluk Intan

Encik Zakaria Bin Abdul Talib

Ahli Jawatan Kuasa Latihan Zon Bahagian Khidmat Pengurusan

Puan Nor Azawati Binti Anuar @ Anoa

Ahli Jawatan Kuasa Latihan Zon Mahkamah Syariah Kuala Kangsar

Encik Mohd Khairi Bin Md Daud

Ahli Jawatan Kuasa Latihan Zon Mahkamah Syariah Gerik

Tuan Haji Mohd Hanafiah Bin Idris

Ahli Jawatan Kuasa Latihan Zon Mahkamah Syariah Taiping

Encik Nor Hashim Bin Mustafa

Ahli Jawatan Kuasa Latihan Zon Mahkamah Syariah Seri Manjung

Puan Izwani Salfinaz Binti Azman

Ahli Jawatan Kuasa Latihan Zon Mahkamah Syariah Tapah

Puan Siti Norlaili Binti Syed Ali

Ahli Jawatan Kuasa Promosi Zon Mahkamah Tinggi Syariah Perak

Cik Azan Suhana Binti Kholidi

Ahli Jawatan Kuasa Promosi Zon Mahkamah Rendah Syariah Ipoh

Puan Azlinda Binti Mohamed Tahir

Ahli Jawatan Kuasa Promosi Zon Mahkamah Syariah Kuala Kangsar

Puan Nor Hafiza Binti Abdullah Lip

Ahli Jawatan Kuasa Promosi Zon Mahkamah Syariah Gerik


4 | P a g e

Encik Azwan Bin Abdul Raof

Ahli Jawatan Kuasa Promosi Zon Mahkamah Syariah Taiping

Encik Saiful Bahrin Bin Abdul Rahim

Ahli Jawatan Kuasa Promosi Zon Mahkamah Syariah Seri Iskandar

Encik Mohd Nasir Bin Othman

Ahli Jawatan Kuasa Promosi Zon Mahkamah Syariah Teluk Intan

Encik Abdul Mohsin Bin Mohamad Hasan

Ahli Jawatan Kuasa Promosi Zon Mahkamah Syariah Tapah

Puan Zuraidah Bt Idris - Pencatat/Urusetia

Setiausaha EKSA

TIDAK HADIR

Puan Malawati Binti Zailani

Ahli Jawatan Kuasa Audit Zon Mahkamah Syariah Seri Manjung

Puan Robitah Binti Abu Hanifah

Ahli Jawatan Kuasa Promosi Zon Mahkamah Syariah Seri Manjung

Encik Qamarul Akhyar Bin Shafie Afandi

Ahli Jawatan Kuasa Promosi Zon Bahagian Khidmat Pengurusan

Puan Zuhairiah Binti Abdul Latif

Ahli Jawatan kuasa Audit Zon Bahagian Khidmat Pengurusan

Encik Ismail Bin Shahdan

Ahli Jawatan Kuasa Promosi Parit Buntar

Encik Ishak bin Nooh

Ahli jawatan kuasa Latihan Zon Mahkamah Syariah Parit Buntar

Tuan Haji Jamil Bin Yahya

Setiausaha Zon Mahkamah Syariah Gerik

Puan Nor Aishah Binti Abas

Ahli Jawatan Kuasa Audit Zon Mahkamah Syariah Kuala Kangsar


5 | P a g e

1. UCAPAN PENGERUSI

1.1 Pengerusi memulakan mesyuarat dengan mengajak ahli mesyuarat bersama-sama

membaca Ummul Kitab al-Fatihah.

1.2 Pengerusi mengalu-alukan kehadiran semua ahli mesyuarat.

1.3 Pengerusi menyatakan Perlaksanaan EKSA di JKSPk telah dijenamakan semula pada

4 Mac 2016 yang lalu. Melalui Penjenamaan semula tersebut semua zon telah

dinamakan bersempena nama bahagian atau unit-unit tugas-tugas hakiki menggantikan

nama-nama permata dan batuan agar lebih berimej korporat.

1.4 Selaras dengan itu juga, Pengerusi mengharapkan tiada lagi amalan 5S yang tidak

selari dengan perlaksanaan EKSA seperti :

(a) Amalan parking / tagging pada peralatan yang tidak sepatutnya

(b) Pelabelan barang-barang telah diketahui umum

(c) Penggunaan perkataan 5S di dinding-dinding atau hiasan-hiasan pejabat

Tindakan : semua zon

1.5 Pengerusi juga memaklumkan pada 3 Februari 2016 telah diadakan Mesyuarat

Jawatan Kuasa Induk Bil.1/2016. Melalui mesyuarat tersebut beberapa perkara telah

diputuskan :

(a) Mesyaurat Jawatan Kuasa Induk bertarikh 3 Februari 2016 adalah mesyuarat

terakhir bagi Jawatan kuasa tersebut.

(b) Tiada lagi 2 Jawatan Kuasa EKSA. Jawatan Kuasa Induk EKSA dan Jawatan

Kuasa Pelaksana EKSA digabungkan menjadi 1 agar penyampaian lebih

menyeluruh dan berkesan. Disamping memudahkan penyusunan jadual

mesyuarat.

(c) Pemilihan Ahli-ahli Jawatan Kuasa yang baru menggantikan Ahli Jawatan

Kuasa sebelum ini. Carta organisasi Jawatan Kuasa Pelaksana EKSA peringkat

Jabatan yang baru adalah :

i. Penasihat – Y.A.A Tuan Asa’ari Bin Haji Mohd Yazid

ii. Pengerusi – Y.A Tuan Haji Mohammad Taifor B. Ahmad Rusdi

iii. Fasilitator – Tuan Azman Bin Saad

iv. Setiausaha – Puan Zuraidah Binti Idris

v. Penolong Setiausaha – Puan Hjjah Rusminah Binti Haji Hussin

vi. Pengerusi Jawatan Kuasa Audit – Tuan Mohd Hairuddin Nizam Bin

Kamaruddin

vii. Pengerusi Jawatan Kuasa Promosi – Tuan Mohd Shamshir Bin Mat

Lazim


6 | P a g e

viii. Pengerusi Jawatan Kuasa Latihan – Encik Abdul Fitri Bin

Salleh

Tindakan : makluman

1.6 Maklumat lanjut mengenai perlaksanaan EKSA yang baru akan diterangkan oleh

Fasilitator EKSA kemudian.

2. PENGESAHAN MINIT MESYUARAT

2.1 Pengerusi memaklumkan tiada minit mesyuarat yang akan disahkan

memandangkan Mesyuarat yang diadakan sebelum ini hanya melibatkan ahli-ahli

Jawatan Kuasa Induk EKSA dan menjadi Mesyuarat Jawatan Kuasa Induk EKSA

yang terakhir.

2.2 Mesyuarat kali ini direkodkan sebagai mesyuarat Jawatan Kuasa Pelaksana EKSA

Bil.1 2016 meskipun menjadi mesyuarat ke-2 dalam tahun ini.

3. TAKLIMAT PERLAKSANAAN EKSA OLEH FASILITATOR

3.1 Taklimat disampaikan oleh Tuan Azman Bin Saad selaku Fasilitator EKSA yang

baru.

3.2 Mesyuarat dimaklumkan berkenaan Carta organisasi yang disifat berpusat dan

menyeluruh menggabungkan jawatan kuasa pelaksana peringkat jabatan dan

peringkat zon. Oleh yang demikian hanya ada 1 carta organisasi yang diguna pakai

oleh semua zon pelaksana EKSA


3.3 Tiada lagi jawatan Pengerusi Zon. Ketua-ketua zon adalah Penyelaras-Penyelaras

yang terdiri daripada Hakim-hakim Daerah dan secara automatik menjadi Ahli-ahli

Jawatan Kuasa Pelaksana EKSA Peingkat Jabatan – rujuk lampiran


3.4 Setiausaha-setiausaha zon adalah Penolong-penolong Pendaftar Daerah.


3.5 Penyelaras Zon perlu melantik Ahli Jawatan Kuasa Latihan, Audit dan Promosi

bagi Daerah masing-masing dan secara automatik menjadi ahli-ahli di bawah

jawatan kuasa- jawatan kuasa berkenaan di peringkat Jabatan – Rujuk Lampiran



7 | P a g e

3.6 Carta Perbatuan juga akan disediakan oleh Jawatan Kuasa Pelaksana EKSA

peringkat Jabatan. Oleh yang demikian hanya wujud 1 carta perbatuan yang akan

digunapakai oleh semua zon EKSA . Zon- zon hanya perlu mengemaskini aktiviti-

aktivi yang dirancang dalam Carta Perbatuan mengikut tarikh perlaksanaan

sebenar aktiviti tersebut.

Tindakan : Jawatan Kuasa Promosi dan

semua zon

3.7 Moto 5S dikekalkan sebagai Moto Perlaksanaan EKSA. Manakala Logo EKSA

yang baru perlu menggantikan logo 5S sebelum ini. Logo EKSA akan dimuat naik

ke dalam Portal EKSA Jabatan.

Tindakan : Jawatan Kuasa Promosi dan

semua zon

3.8 Audit akan diadakan dua kali setahun dan dijadualkan pada 31 Mei hingga 4 Jun

2016 dan 31 Oktober hingga 4 November 2016.


3.9 Mesyuarat dimaklumkan berkenaan perancangan untuk mengadakan Bengkel

Semakan Semula Garis Panduan EKSA pada 27 hingga 29 April 2016 dan

Bengkel Semakan Semula Kriteria Audit EKSA JKSPk pada 5 hingga 6 Mei 2016

agar selari dengan transisi perubahan 5S kepada EKSA oleh MAMPU.

Tindakan : makluman

3.10 Semua maklumat berkenaan EKSA akan dimuat naik ke Portal EKSA Jabatan

untuk tujuan promosi dan pengemaskinian rekod.

Tindakan : Jawatan Kuasa Promosi, .

Setiausaha dan semua zon

4. HAL-HAL LAIN

4.1 Encik Adip B Zulkepli bertanyakan status Zon Andalusit dan diputuskan oleh

Mesyuarat bahawa Zon Andalusit dihapuskan dan diserap ke dalam Zon Khidmat

Pengurusan.

Tindakan : Zon Bahagian Khidmat Pengurusan


8 | P a g e

4.2 Encik Adip B Zulkepli bertanyakan status Encik Kamal Bin Rustam Affendi sama

ada ahli Zon Khidmat Pengurusan atau ahli Zon Mahkamah Rendah Syariah Ipoh.

Mesyuarat memutuskan bahawa Encik Kamal Bin Rustam Affendi selaku

Pembantu Perpustaan adalah ahli Zon Mahkamah Rendah Syariah Ipoh

berdasarkan lokasi perpustakaan tersebut berada di dalam Zon Mahkamah rendah

Syariah Ipoh.


dan Zon Mahkamah Rendah Syariah Ipoh

4.3 Mesyuarat membenarkan Encik Raziz Hafizi digugurkan selaku ahli Jawatan

Kuasa Audit Zon Khidmat Pengurusan dan digantikan oleh Juru Audit Dalam

EKSA Puan Zuhairiah Binti Abdul Latif yang juga secara automatik menjadi Ahli

Jawatan Kusa Audit Zon Khidmat Pengurusan.


dan Pengerusi Jawatan Kuasa Audit

4.4 Encik Adip B Zulkepli bertanyakan status Sijil Pengiktirafan Cemerlang Zon

Perak dan Zon Andalusit yang sebelum ini disalah tafsir oleh MAMPU sebagai 1

Zon sahaja dan persijilan dibuat ke atas nama Zon Jabatan Kehakiman Syariah

Perak. Sijil tersebut telah diambil semula oleh pihak MAMPU untuk tujuan

pembetulan namun sehingga kini tidak dipulangkan atau digantikan. Mesyuarat

mengambil maklum perkara tersebut dan bersetuju untuk membuat semakan

semula dengan pihak MAMPU.

Tindakan : Fasilitator

4.5 Encik Azhar Bin Md Amin mohon peruntukan Jabatan untuk mendapatkan stok

cat. Mesyuarat memaklumkan bahawa perlaksaaan EKSA tidak mendapat bajet

khusus daripada Pejabat Kewangan Negeri. Namun Jabatan boleh menbantu

sekiranya terdapat bekalan cat sedia ada di dalam stok Jabatan atau urusan

pembelian melalui peruntukan kewangan sedia ada (bergantung kelulusan

Jabatan).

Tindakan : makluman

4.6 Mesyuarat memutuskan di bangunan Ibu Pejabat Jabatan Kehakiman Syariah

Perak dan menempatkan 3 Zon Pelaksana EKSA hanya perlu diwujudkan 1 set

tong kitar semula sahaja dan ditempatkan di tempat kutipan sampah (berdekatan

parkir awam)

Tindakan : Jabatan


9 | P a g e

4.7 Mesyuarat mengekalkan Hari Khamis sebagai hari EKSA peringkat Jabatan.

Kakitangan-kakitangan Jabatan boleh memperuntukan 1 jam bermula pada pukul

4.00 hongga 5.00 petang untuk tujuan perlaksanaan EKSA. Oleh itu, Program atau

aktiviti EKSA seperti mesyuarat atau gotong-royong digalakkan untuk diadakan

pada Hari Khamis.


5. UCAPAN PENUTUP

5.1 Pengerusi mengharapkan dengan penjenamaan baru EKSA ini semua kakitangan

akan lebih bersemangat untuk kembali menjayakan amalan Persekitaran kondusif

Sektor Awam.

5.2 Maklumat-maklumat yang diperolehi melalui mesyuarat ini boleh disebarkan

kepada ahli-ahli zon dalam mesyuarat tindakan atau pengurusan daerah masing-

masing.

6. PENANGGUHAN

6.1 Mesyuarat ditangguhkan pada pukul 4.45 petang dengan bacaan tasbih kafarah dan

Surah Al-Asr

Disediakan:

Setiausaha

Jawatan Kuasa Pelaksana EKSA

Jabatan Kehakiman Syariah Perak


10 | P a g e

LAMPIRAN

minit mesyuarat jawatan kuasa eksa bil 2-2016

Documents