microsoft word 2007 - · pdf filetatabahasa sekiranya teks yang ditaip di dalam bahasa...

Microsoft word 2007 NOTA Bahan Pembelajaran

2010 OKT

BAHAGIAN TEKNOLOGI MAKLUMAT INTAN KAMPUS WILAYAH TIMUR

MICROSOFT WORD 2007

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA, INTAN Mukasurat 2

1.1 Pengenalan Kepada Word 2007

Word 2007 merupakan salah satu perisian yang terdapat di dalam pakej MS

Office di mana berfungsi lebih kepada pemprosesan perkataan. Menggunakan

Word 2007, pengguna dapat mewujudkan dokumen secara lebih professional

menerusi perkongsian idea secara rangkaian samada dalaman (intranet) atau

luaran (internet).

Word 2007 , sepertimana perisian yang lain menyediakan aktiviti-aktiviti berikut

sebagai pelengkap untuk menghasilkan sesuatu dokumen.

i. Menaip;

Pengguna boleh menaip sebarang maklumat berbentuk teks, imej atau jadual

ke dalam fail tanpa perlu mengetahui penghujung sesuatu baris. Hanya perlu

tekan butang <Enter> untuk ke perenggan berikutnya. Pengguna juga boleh

mengubah bentuk output di dalam bentuk jadual tanpa perlu dilihat

garisannya apabila mencetak dokumen yang dihasilkan.

ii. Mengemaskini

Melalui Word 2007 , pengguna boleh mengemaskini sebarang maklumat yang

telah ditaip di dalam sesuatu dokumen samada menambah, menghapus,

atau membetulkan teks.

iii. Menformatkan dokumen

Pengguna bebas menformatkan dokumen mengikut keperluan sendiri . Word

2007 menyediakan pelbagai pilihan format yang mudah kepada pengguna

berdasarkan pilihan menu atau ikon.

iv. Mengesahkan dokumen

Word 2007 mempunyai pilihan kepada pengguna untuk memeriksa ejaan dan

tatabahasa sekiranya teks yang ditaip di dalam Bahasa Inggeris. Sekiranya

pengguna mengaktifkan pilihan ini maka ayat-ayat atau perkataan yang salah

akan diwarnakan dan dicadangkan dengan perkataan lain atau ayat lain.

v. Mencetak dokumen

Pengguna boleh mencetak dokumen yang telah siap ditaip dan disimpan ke

dalam komputer. Dokumen berkenaan dikenali sebagai ’hard copy’.

MICROSOFT WORD 2007


Apakah ciri baru dalam Ms Word 2007?

1) Kini word 2007 berupaya membantu anda membina dokumen lebih kemas

dan cantik dengan lebih pantas dan lebih mudah.

2) Terdapat juga alatan membina carta (charting tools) serta membina rajah

(SmartArt Diagram tools) yang baru.

4) Jika anda penulis blog, kini word 2007 mempunyai alatan blog (blogging

tools) yang dapat membantu anda membina serta menguruskan aktiviti blog

5) Word 2007 akan dapat membantu anda menghasilkan kandungan dokumen

yang kemas jauh lebih pantas dari versi sebelumnya.

6) Anda berkongsi dokumen dengan pengguna lain dengan menukar dokumen

ke fail format Portable Format (PDF) atau XML Paper Specification (XPS) atau

menggunakan ciri Review dan aliran kerja secara terus dari Word 2007

7) Anda juga dapat keluarkan maklumat sensitif atau tanda peribadi dari

dokumen termasuk penjelasan atau komen, mengesan perubahan, teks

tersorok, serta maklumat yang lain

8) Membantu anda melindungi dokumen dengan membenamkan tanda-tangan

digital (digital signature) atau dengan menanda dokumen anda sebagai terkini

(final) untuk mengelakkan dari diubah.

Apakah ciri dahulu yang tiada dalam Word 2007 ? 1) Arahan Autosummarize kerana ia jarang digunakan dalam versi sebelumnya.

ianya masih boleh digunakan dan diletakkan dalam command well.

2) Ciri latar belakang biru dengan teks putih juga dikeluarkan kerana ciri ini

meniru ciri yang ada dalam WordPerfect. Ini bertujuan pengguna WordPerfect

yang bertukar kepada word merasa selesa.

3) Ciri Diagram object model dikeluarkan kerana berlapis dengan alatan carta.

Ciri Eastern European Font add-in juga dikeluarkan tetapi boleh download di

Ms Download Center.

4) Ciri File Search juga dikeluarkan kerana bertindan dengan ciri carian yang

sedia ada dalam windows.

5) Ciri baiki teks pecah (Fix broken text) dikeluarkan kerana ia tidak lagi

diperlukan

6) Ciri kesan khas font (Font Text Effects) telah dikeluarkan kerana ia tidak

diperlukan.

7) Ciri Mail Merge Bar Codes dikeluarkan

8) Ciri Mergeable address lists

9) Ciri PAB (Personal Address Book) dikeluarkan, diganti dengan Contacts dalam

Outlook

10) Ciri Save As Web Page telah dikeluarkan kerana boleh gunakan Save As

dalam menu File

11) Ciri Send to Routing Recipient telah dikelurkan kerana jarang digunakan

12) Ciri Set the width of a space like Word Perfect juga dikeluarkan

13) Ciri Versioning telah diganti dengan Document Life Cycle (DLC)

14) Ciri Insert Web Component for Office XP dikeluarkan kerana jarang digunakan

15) Wizads yang dikeluarkan ialah Agenda wizard, Envelope wizard, Fax wizard,

Letter wizard, memo wizard, Pleading wizard dan resume wizard. ianya

diganti dengan wizard baru secara on-line

16) Pandu arah Word Perfect juga dieluarkan kerana tidak ramai yang

menggunakannya

MICROSOFT WORD 2007


MEMULAKAN WORD

Bagi menjanakan aplikasi Microsoft Word 2007, lakukan arahan berikut:-

Klik butang START > ALL PROGRAMS > MICROSOFT OFFICE >

MICROSOFT WORD 2007 seperti dibawah

PENERANGAN SKRIN WORD

MIN, RESTORE,CLOSE SAVE, UNDO, REDO

Bebutang

OFFICE

TAB

RIBBON

STATUS BAR ZOOM PREVIEW

MICROSOFT WORD 2007


MENUTUP MICROSOFT WORD

1. Klik

Bebutang

Office

2. Klik

bebutang

EXIT

WORD

Atau

Klik x pada butang dipenjuru kanan atas tetingkap

MENUTUP DOKUMEN

1) Klik bebutang

OFFICE

2) Klik CLOSE

untuk

menutup

dokumen

tanpa

menutup

WORD 2007

1

2

MICROSOFT WORD 2007


MENYIMPAN DOKUMEN

1. Klik bebutang

OFFICE

2. Klik SAVE

atau SAVE AS

3. Pilih Jenis fail

yang hendak

disimpan

1

3

2

MICROSOFT WORD 2007


ikon yang terdapat di dalam QUICK ACCESS TOOLBAR

NEW – fail baru

OPEN –Buka fail tersedia

SAVE – Simpan fail

E-mail – hantar melalui email

Print Preview – Pamerkan

dokumen sebelum cetak

Spelling & Grammar – semak

ejaan dan tatabahasa

Undo - undur

Redo – ulang semula

Draw Table – membentuk jadual

More Commands – Tambah arahan

Show below the ribbon –

Kedudukan office toolbar di bawah

ribbon

Minimize the Ribbon –

minimumkan ribbon

MEMBINA DOKUMEN BARU

1) Klik bebutang OFFICE

2) Klik NEW > NEW DOCUMENT

3) Klik bebutang CREATE dan satu dokumen kosong akan dipaparkan.

1

2

3

MICROSOFT WORD 2007


EDITING

1.0 Memasukkan teks dalam dokumen

Apabila anda memulakan Word,satu dokumen kosong tersedia untuk anda menaip.

Satu bar berkelip-kelip biasa dipanggil Cursor (insertion point) akan menandakan

dimana teks akan muncul apabila anda menaip.

Letakan cursor dimana anda hendak mula menaip

Taipkan teks

Word secara automatic akan beralih kebaris seterusnya apabila ia memenuhi

margin kanan. Tekan kekunci ENTER untuk dapatkan perenggan yang baru.

2.0 Menanda /blok teks menggunakan mouse

TEKS MOUSE

Satu item atau

sekumpulan teks

Drag mouse di atas teks tersebut

Satu perkataan Letak cursor pada perkataan tersebut dan klik 2x

Satu perenggan Letak cursor pada baris tersebut dan klik mouse (3x)

Satu ayat Letak cursor pada ayat tersebut dan tekan kekunci CTRL

dan klik mouse

Satu Baris Letak cursor pada sebelah kiri dokumen dan klik mouse

1x

Satu Perenggan Letak cursor pada sebelah kiri dokumen dan klik mouse

2x

Semua teks Letak cursor pada sebelah kiri dokumen dan klik mouse

3x

Bagi membatalkan

tempat yang ditandakan

bawa cursor ke tempat lain dan klik sekali.

3.0 Page Break

Apabila teks yang telah ditaip telah penuh dalam satu halaman, word akan

automatik akan berpindah ke halaman yang baru. Ini dinamakan soft page break.

Jika sekiranya ingin membuat page break sediri, letak kursor pada tempat yang

dikehendaki dan tekan CTRL+ENTER

MICROSOFT WORD 2007


MEMFORMAT DOKUMEN

Mengandungi tab HOME, tab INSERT dan tab PAGE LAYOUT untuk memformat ,

mengubahsuai dan mencantikkan dokumen

CHANGE CASE

Tandakan teks yang dikehendaki

Klik pada tab HOME | FONT ribbon > CHANGE CASE

Pilih perubahan yang dikehendaki

Sentence case. Huruf pertama huruf besar

Lowercase Huruf kecil keseluruhan

UPPERCASE Huruf Besar keseluruhan

Capatilize Each Word Huruf pertama bagi perkataan adalah huruf besar

tOGGLE cASE Menukarkan huruf kecil ke besar dan sebaliknya

MICROSOFT WORD 2007


DROP CAP

Drop Cap ialah huruf yang pertama di dalam perengan adalah huruf besar

Tandakan teks yang dikehendaki

Klik pada menu INSERT > TEXT > DROP CAP

Buat pemilihan Drop Caps yang dikehendaki

Klik OK

Untuk menutup mod drop cap, klik di luar kawasan Drop Cap

MEMASUKKAN SIMBOL

Anda boleh menyisipkan satu aksara atau simbol khas yang tidak dapat didapati pada papan kekunci.

Tandakan lokasi simbol yang dikehendaki

Klik pada menu INSERT > SYMBOL

Pilih simbol yang dikehendaki

** Klik MORE SYMBOLS untuk melihat lebih banyak

simbol

MENCARI & MENGGANTI DATA (FIND DAN REPLACE)

1. Klik Tab HOME > FIND ataupun REPLACE

2. Dalam kotak dialog Find, klik di dalam kotak Find what dan taipkan aksara

(nombor, teks, simbol) untuk dicarikan. Klik butang FIND NEXT untuk memulakan carian

MICROSOFT WORD 2007


HEADER AND FOOTER

Teks yang wujud dibahagian atas dipanggil header dan dan sebaliknya di panggil

footer.

Klik tab INSERT

Klik arahan HEADER atau FOOTER.

Pilih pilihan yang dikehendaki

MEMASUKKAN PEMISAH (BREAK)

Untuk memisahkan perenggan atau halaman dokumen

Klik tab PAGE LAYOUT

Klik bebutang BREAKS

Pilih Pilihan yang dikehendaki

MEMASUKKAN NOMBOR HALAMAN (PAGE NUMBER)

Memasukkan nombor mukasurat pada dokumen

Klik tab INSERT

Klik bebutang PAGE NUMBER


WATERMARK (TEKS DI BELAKANG DOKUMEN)

Watermark ialah teks yang boleh dletakkan di bahagian belakang dokumen seperti

perkataan DRAF, SULIT, TIDAK BOLEH DIBUAT SALINAN dan lain-lain

Klik tab PAGE LAYOUT

Klik bebutang WATERMARK


MICROSOFT WORD 2007


BORDER

Border ialah bingkai yang diletakkan pada teks atau perenggan yang dipilih. Bingkai

juga boleh dilakukan pada mukasurat (Page Border)

Hitamkan teks atau perenggan yang dipilih

Klik PAGE BORDERS pada tab PAGE LAYOUT


Borders

Page Border

Shading

Klik OK

COLUMNS

Tandakan teks

Klik pada tab PAGE LAYOUT

Klik COLUMNS dan pilih bilangan

column yang dikehendaki

MICROSOFT WORD 2007


MEMERIKSA KESALAHAN EJAAN DAN PERBENDAHARAAN

Klik tab REVIEW, klik SPELLING AND GRAMMER

Jika perkataan merah – bermakna salah ejaan (Klik kanan dan betulkan)

Jika peraktaan hijau – bermakna perbendaharaan salah ( Klik kanan dan

betulkan)

WRAP TEKS

Gambar yang dimasukkan tidak boleh diubah lokasinya dengan sesuka hati, langkah-

langkah berikut perlu dilakukan supaya lokasinya boleh diubah dengan lebih

senang.

Klik gambar

Klik FORMAT , klik TEXT

WRAPPING

Ubah lokasi yang dikehendaki

MICROSOFT WORD 2007


JADUAL

Jadual digunakan untuk menyampaikan maklumat dalam bentuk pembentangan

yang menarik beserta teks dan grafik. Pelbagai bentuk jadual yang telah disediakan

untuk dipilih.

Letak kursor di bahagian yang hendak

dimasukan jadual.

Klik tab INSERT > TABLE

* Jika bilangan lajur atau baris lebih dari 10x10,

boleh gunakan arahan INSERT TABLE

Satu baris/row

Satu lajur/column Satu sel

MICROSOFT WORD 2007


Tandakan baris/lajur

yang hendak ditambah

Klik Kanan tetikus > klik

INSERT

MENCANTUMKAN SEL DALAM JADUAL

Tandakan sel-sel yang dikehendaki

Klik MERGE CELL pada tab LAYOUT

MEMBAHAGI BARIS/LAJUR SAMA BESAR

Tandakan jadual

Klik tab LAYOUT > DISTRIBUTE ROWS

(untuk baris) atau DISTRIBUTE

COLUMNS (untuk lajur)

MICROSOFT WORD 2007


INDEN

Inden digunakan untuk menjarakkan teks dari margin kiri atau margin kanan

dokumen. Inden boleh dibuat untuk satu perengan atau baris pertama sahaja.

Letak kursor didalam perenggan

Klik tab HOME > INCREASE INDENT atau DECREASE INDEN

Tentukan jarak indent yang dikehendaki

Klik Ok

Menginden menggunakan ruler

Tandakan perenggan yang dikehendaki

Klik dan seret marker (menggunakan mouse ) pada ruler seperti dibawah :

TAB

Word telah menyediakan perhentian tab setiap 0.5 inci apabila icon tab ditekan.

Bagi membuat perhentian tab sendiri mengikut jarak yang dikehendaki :

tentukan/letakan tab marker di bahagian pembaris

klik pada ikon penjuru kiri pembaris untuk memilih jenis tab samada :

tab untuk kekanankan teks

tab untuk kekirikan teks

tab untuk ketengahkan teks

tab untuk samakan titik perpuluhan pada teks

Untuk membuang tab

Seret saja tab marker tersebut keluar dari pembaris.

Right indent

First line Inden

Hanging Inden

TAB

MICROSOFT WORD 2007


PEMISAH BARIS DAN RUANG (COLUMN BREAK AND SECTION BREAK)

Pemisah baris membolehkan anda memecahkan dokumen kepada beberapa

bahagian. Anda boleh format bahagian yang terbahagi ini secara berasingan

1) Klik tab PAGE LAYOUT> PAGE SETUP ribbon > Pilih BREAKS

2) Pilih breaks yang dikehendaki

MICROSOFT WORD 2007


MEMASUKKAN CLIP ART

Ms Word 2007 menyediakan pelbagai kemudahan yang membolehkan anda

memasukkan elemen grafik atau imej ke dalam sesuatu dokumen.

1) Tentukan lokasi hendak di masukkan clip art dengan mengklik tetikus.

2) Klik tab INSERT >

ILLUSTRATIONS ribbon > klik

CLIP ART

3) Tetingkap Clip Art akan

dipaparkan. Masukkan carian.

4) Klik anak panah > INSERT untuk

memasukkan imej

ATAU GUNA FAIL IMEJ

Klik tab INSERT > ILLUSTRATIONS ribbon > Klik PICTURE. Pilih lokasi gambar tersebut dan Klik bebutang INSERT

MICROSOFT WORD 2007


WORDART

WORDART merupakan salah satu aplikasi yang digunakan untuk mengubahsuai teks

dalam pelbagai jenis bentuk dan menambah kesan tertentu pada teks.

1. Klik tab INSERT > TEXT ribbon>klik

WORDART

2. WORDART GALLERY akan dipaparkan,

pilih satu bentuk

3. Taipkan teks dan klik OK

Apabila wordart diaktifkan, satu tab FORMAT akan dipaparkan untuk editing

TEXT – edit teks

WORDART STYLES – bentuk wordart

SHADOW EFFECTS – kesan berbayang

3-D EFFECTS - kesan 3 dimensi

ARRANGE – susunan wordart

SIZE - saiz

MICROSOFT WORD 2007


GRAFIK

Selain gambar dan clipart, anda boleh masukkan Shapes iaitu bentuk yang sedia

ada.

Klik tab INSERT > ILLUSTRATIONS ribbon > Klik SHAPES

Pilih SHAPES yang dikehendaki

MICROSOFT WORD 2007


SMARTART GRAPHIC

SmartArt Graphic ialah koleksi grafik yang digunakan untuk menyampaikan

maklumat terutamanya dalam persembahan

CARTA

Memasukkan carta dan graf ke dalam dokumen

MICROSOFT WORD 2007


MENCETAK DOKUMEN

Mengubah margin, saiz kertas dan orientasi kertas

Klik tab PAGE LAYOUT > PAGE SETUP ribbon > Klik MARGIN

Pilih margin yang dikehendaki

* Untuk ubah Orientasi kertas, klik ORIENTASI

Untuk ubah saiz kertas, klik SIZE

ARAHAN PRINT PREVIEW

Klik bebutang OFFICE pada penjuru sebelah kiri

Klik arahan PRINT > PRINT PREVIEW

Ribbon dan fungsi yang terdapat di dalam tab PRINT PREVIEW

PRINT - mencetak

PAGE SETUP – setting mukasurat

ZOOM – setting zoom

PREVIEW – setting tayangan

CLOSE – tutup preview untuk kembali ke

normal

MICROSOFT WORD 2007


MENCETAK DOKUMEN

Klik bebutang OFFICE > PRINT > Klik arahan PRINT

MICROSOFT WORD 2007


MEL CANTUM/MAIL MERGE

Jualan, anjuran keahlian kelab, dan usaha promosi yang lain selalunya melibatkan

penghantaran surat kepada bakal pelanggan . Surat-surat ini mempunyai kandungan

yang sama , cuma berlainan nama dan alamat si penerima .

Ciri MailMerge atau Mel Cantum membenarkan anda mencipta surat atau dokumen

lain yang mencantumkan satu dokumen utama (contohnya surat standard) dan satu

fail data yang mengandungi semua nama dan alamat penerima . Anda tidak perlu

menaip setiap surat secara berasingan. Word akan menghasilkan surat-surat itu

untuk anda.

Surat standard fail data Mel cantum

+

==>

Anda juga boleh mencetak label Mel, sampul surat dan catalog dengan

menggunakan mel cantum.

Sampul surat

Label mel catalog

Mr. Murray

100 Lookout Road

Mr. Li

77 Thomson Road

Mr. Masako

p.o.box 5205

Mr. Murray

100 Lookout

Mr ,Murray 100 Lookout Road

bpulder Colarado

USA

Mr, Li

77 Thomson Road 9157 SINGAPURA

Ms masako p.o.box 5205

………..

……………

…………….

Ms. Masako yamahata

p.o. box 5205

Mr. Raymond Li

77 Thomson Road

Mr. Robert Murray

100 Lookout Road

Ms Masako Yamahata

P.O.box 5205

Mr.Raymond Li

77 Thomson Road

Mr. Robert Murray

100 Lookout Road

Bourlder Colorado

80301

USA

Dear Robert,

We are pleased

to……..

………………………

…

……………………….

.

sincerely…….

........

……

dear…..

we are pleased

to……………

……………….

Sincerely,

.

MICROSOFT WORD 2007


ISTILAH-ISTILAH DALAM MAIL MERGE

Main Document = Dokumen Utama

Iaitu dokumen yang mengandungi maklumat umum yang tidak berubah untuk

dihantar kepada penerima yang berbeza.

Data Source = Sumber Data.

Iaitu fail yang mengandungi data penerima-penerima surat. Mengandungi maklumat

yang berbeza. i.e: nama dan alamat setiap penerima surat cantuman tersebut.

Mail Merge = Surat Cantuman

Iaitu cantuman antara Main Document dan Data Source.

Field = Medan

Digambarkan melalui maklumat yang terdapat dalam lajur (column).

Record = Rekod

Digambarkan melalui maklumat yang terdapat dalam baris (row).

Merge Field

Medan-medan yang telah dicantumkan

Placeholder

Tempat di mana data (dari Data Source) perlu dimasukkan (ke dalam Main

Document)

Rekod

Medan

MICROSOFT WORD 2007


Mencipta dokumen utama yang kosong

Menyediakan sebuah dokumen tercantum melibatkan dua fail :

Dokumen utama dan sumber data. Dokumen utama mengandungi surat standard ,

manakala sumber data mengandungi semua nama dan alamat penerima surat.

Cipta satu dokumen yang kosong :

1. Klik pada tab MAILINGS > pada

START MAIL MERGE ribbon klik

START MAIL MERGE > STEP BY

STEP MERGE WIZARD

2. Pilih LETTERS pada Select document type

Dokumen aktif akan menjadi dokumen utama

3. Klik NEXT: STARTING

DOCUMENT

MICROSOFT WORD 2007


4. Klik: NEXT: SELECT RECIPIENTS untuk langkah

seterusnya

4. Klik TYPE A NEW LIST untuk membuat data baru

5. Klik CREATE untuk mengubahsuai data, tetingkap New Address List akan

dipaparkan seperti di bawah

MICROSOFT WORD 2007


1. Klik pada CUSTOMIZE

COLUMNS dan tetingkap

Customize Address List akan

dipaparkan . Tetingkap ini adalah

untuk mengubah medan yang

hendak digunakan..

2. Ubah medan sebagaimana yang

dikehendaki dan klik OK.

3. Masukkan data dan tekan OK.

Berikan nama untuk data yang

telah dimasukkan tadi

4. Klik NEXT : WRITE YOUR

LETTER

Taip maklumat bagi rekod/data, seperti yang ditunjukkan.(tambahan digalakkan) –

boleh rujuk di bahagian latih amal

KETUA JABATAN

GELARAN NAMA JAWATAN JABATAN ALAMAT1 ALAMAT1 POSKOD BANDAR NEGERI

Ketua Pengarah

Encik Ali bin Ahmad

Pegawai Pentadbiran

Jabatan Alam Sekitar

Aras 6, Blok C5, Parcel C

Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan

62662 Putrajaya Selangor D.E

Ketua Pengarah

Tuan Haji Abdullah bin Abu

Pegawai Kewangan

Jabatan Kimia Malaysia

Jalan Sultan

46661 Petaling Jaya

Selangor D.E

Pengarah Puan Rokiah bt Omar

Pegawai Tadbir Daerah

INTAN Wilayah Utara

Jalan Kuala Ketil

Peti Surat 94

08007 Sungai Petani

Kedah D.A

Pengarah Cik Tan Ah Moi

Pembantu Tadbir

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia

Blok C1 dan C2, Parcel C

Pusat Pentadbiran Kerajaan

62510 Putrajaya Selangor D.E

MICROSOFT WORD 2007


1. Di bahagian ini , anda dikehendaki untuk

MENAIP SURAT yang hendak dihantar

mengikut senarai nama/data yang telah

dimasukkan tadi.

2. Setelah surat siap di taip, klik pada

untuk memasukkan medan

3. Klik NEXT : PREVIEW YOUR LETTERS

1. Klik pada << atau >> untuk melihat senarai

data yang telah dimasukkan

2. Untuk mengubah senarai data, klik pada

EDIT A RECIPIENT

3. Klik NEXT : COMPLETE THE MERGE

MICROSOFT WORD 2007


1. Di sini Mail merge telah sedia untuk

digunakan

2. Untuk mengubah surat individu, klik EDIT

INDIVIDUAL LETTERS. Jika mengubah

semua surat, ubah pada surat yang asal.

Surat ini boleh di cetak

Bar Alat Mel Cantum

Apabila anda kembali pada dokumen utama, satu bar alat baru akan ditambah

kedalam skrin dokumen. Butang- butang pada bar alat mengandungi perintah yang

anda perlu dalam menggunakan mail cantum.

Masukkan

penerima surat

Mulakan Mail Merge

Masukkan

medan

Masukkan

alamat penerima

Rekod pilihan

Masukan arahan

Edit penama

Cipta Sampul surat dan cetak

Cipta dan

Cetak Label

Masukkan

medan

sepadan

Edit, print

dan email

surat

Papar Data

MICROSOFT WORD 2007


Menyediakan Dokumen Utama

Sesudah fail data siap disediakan , langkah yang berikutnya ialah penyediaan surat

standard atau dokumen utama.

1. Pada skrin dokumen utama, buka menu INSERT. Klik DATE AND TIME ,

pilih tarikh/format

2. Klik kotak UPDATE AUTOMATICALLY, kemudian klik OK(tarikh akan

dikemaskini secara automatik)

3. Untuk memasukan medan gelaran, klik pada butang INSERT MERGE FIELD

pada bar alat mel cantum.

4. Tetingkap Insert Merge Field akan dipaparkan,

pilih medan yang dikehendaki dan klik INSERT

5. Pilih medan pertama. Anda akan nampak

<<Nama>> di dalam dokumen

6. Klik butang insert merge field sekali lagi. Kali ini

pilih medan <<Ketua Jabatan>>.

#(Gunakan cara yang sama untuk

memasukkan medan ke dalam dokumen

utama)

7. Setelah selesai, simpan dokumen dengan

menekan butang Save.

MICROSOFT WORD 2007


Mengedit Data sedia ada

1. Klik EDIT RECIPIENT LIST . Klik nama dan tekan bebutang EDIT

2. Untuk carian rekod data yang hendak di edit, klik Find dan cari rekod

yang hendak di edit

3. Edit rekod tersebut dan klik SAVE

Mencantum/Mencetak

Anda boleh mencantumkan dua fail itu untuk menghasilkan satu dokumen atau anda

boleh terus mencetak hasil cantuman itu tanpa menyimpan hasilnya.

1. Klik butang FINISH AND MERGE > PRINT DOCUMENTS

2. Pilih surat mana yang hendak di cetak

3. Tekan OK

MICROSOFT WORD 2007


Mencetak Label Mel Pada Sampul

Jika anda mempunyai senarai panjang pelanggan, anda boleh menjimatkan

masa dengan mencetak label bagi sampul surat.

1. Klik PREVIEW RESULT untuk papar alamat yang dikehendaki

2. Highlight/tandakan alamat yang hendak dicetak

3. Klik ENVELOPES . Klik PRINT untuk mencetak pada sampul

surat

Pilih Opsyen Lain

Untuk memilih saiz sampul surat selain daripada saiz lain, klik butang OPTIONS untuk membuka kotak ENVELOPE OPTIONS.

Pilih Cara Cetakan Sampul Surat

Anda boleh memilih cara cetakan pada sampul surat dari menu PRINTING

OPTIONS.

Mencetak Untuk mencetak sampul surat, klik butang Print.

microsoft word 2007 - · pdf filetatabahasa sekiranya teks yang ditaip di dalam bahasa...

Documents