Meningkatkan Kecekapan Sistem Penyampaian Perkhidmatan Pihak Berkuasa Tempatan (PBT) Melalui Inisiatif Pemodenan Lesen Perniagaan Kecekapan sistem penyampaian perkhidmatan kerajaan adalah teras utama yang dapat menjana pertumbuhan ekonomi dan pembangunan yang berterusan. Pelbagai usaha dan tindakan susulan telah dan sedang dilaksanakan oleh Kerajaan meliputi penambahbaikan dalam beberapa bidang seperti mengurangkan kerenah birokrasi dengan mempermudahkan dan memperkemaskan sistem dan prosedur kerja sedia ada. Ini dapat dilaksanakan apabila Kerajaan telah mula mengkaji, mengenalpasti dan meminda undang-undang serta peraturan yang dapat meningkatkan kecekapan sistem penyampaian perkhidmatan. Usaha ini juga turut dibantu dengan pelaksanaan transformasi organisasi secara menyeluruh oleh agensi Kerajaan yang terlibat. Selain itu, Kerajaan juga turut berusaha untuk meningkatkan kecekapan perkhidmatan kaunter, pelesenan dan permit, pentadbiran tanah, perkhidmatan pihak berkuasa tempatan (PBT), pengurusan kualiti, pengiktirafan kecemerlangan, pengukuran prestasi, pengurusan aduan awam dan pembangunan ICT. Penambahbaikan yang berterusan ini bukan sahaja dapat menjimatkan kos, masa dan tenaga kerja kakitangan Kerajaan malah keberkesanannya juga akan turut dirasai oleh orang awam yang berurusan dengan Kerajaan. Usaha menambahbaik proses kerja juga turut dilaksanakan oleh agensi-agensi Kerajaan bertujuan untuk memudahkan komuniti perniagaan membuat pelaburan di Malaysia. Secara tidak langsung, inisiatif ini dapat menyediakan persekitaran perniagaan yang lebih kondusif dan kompetitif, seterusnya dapat menggalakkan lebih ramai penyertaan dari sektor swasta. Peningkatan ini akan merancakkan lagi pertumbuhan ekonomi Malaysia yang banyak bergantung kepada aktiviti perniagaan domestik selain dari peningkatan dalam jumlah eksport negara. Bagi memastikan Malaysia sentiasa menjadi destinasi pilihan perdagangan dan pelaburan oleh pelabur dalam dan luar negara, Kerajaan juga turut mengambil inisiatif untuk mengurangkan kos pematuhan pelesenan perniagaan menerusi Kumpulan Fokus Perekayasaan Proses Perniagaan (FGBPR) di bawah Pasukan Petugas Khas Pemudahcara Perniagaan (PEMUDAH).

Program Pemodenan Lesen Perniagaan (Modernising Business Licensing (MBL)) adalah merupakan salah satu usaha Kerajaan bertujuan untuk mengkaji semula peraturan sedia ada secara sistematik, efektif dan efisien dalam menjalankan perniagaan di Malaysia.

Program Pemodenan Lesen Perniagaan (Modernising Business Licensing (MBL)) adalah merupakan salah satu inisiatif Kerajaan dalam usaha untuk mengkaji semula peraturan sedia ada secara sistematik, efektif dan efisien dalam menjalankan perniagaan di Malaysia. Selain itu, MBL dilaksanakan untuk menghapuskan perundangan dan pematuhan lapuk dan lesen yang tidak relevan seiring dengan tuntutan persekitaran yang semakin dinamik. Program ini telah bermula di peringkat Persekutuan pada tahun 2011 dan telah diluaskan ke peringkat negeri pada tahun 2012.

Program MBL melalui tiga fasa utama termasuklah perbincangan awal bersama pihak Bahagian Kerajaan Tempatan dan Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri bagi mengenalpasti inventori lesen perniagaan yang terdapat di negeri masing-masing. Kajian awalan ini penting untuk mengumpul maklumat dan data lesen yang sedia ada di PBT. Beberapa sesi lab menggunakan pendekatan Business Process Re-engineering (BPR) diadakan bagi menambahbaik prosedur proses kelulusan permohonan lesen dan menyeragamkan keperluan dokumen sokongan mengikut jenis aktiviti perniagaan yang dimohon. Berdasarkan kepada manual ini, PBT akan memberi maklumbalas sebelum ia diadaptasi ke dalam aktiviti pelesenan yang sedia ada. Pelaksanaan manual pelesenan dan penilaian pelaksanaan ini dilakukan pada fasa kedua program MBL. Fasa ketiga pula melibatkan pemantauan pelaksanaan dan konsultasi dengan pihak berkepentingan. Ini bertujuan untuk me-mastikan objektif program MBL tercapai mengikut sasaran yang telah ditetapkan. Apabila prosedur kelulusan pelesanan yang baharu ini telah diadaptasi sepenuhnya diperingkat PBT, langkah seterusnya adalah untuk mengautomasikan keseluruhannya dengan Sistem Pendaftaran & Pelesenan seperti BLESS, e-lessen PBT dan e-PBT KPKT. Penglibatan Majlis Daerah Pekan dalam MBL Majlis Daerah Pekan (MDP) telah ditubuhkan pada 1 Julai 1988 dengan misi untuk meningkatkan kualiti hidup penduduk dalam kawasan MDP yang bercirikan Bandar Diraja melalui penyampaian perkhidmatan yang cekap, berkesan dan berintegriti. Bermula dari 2002 sehingga kini, MDP bertanggungjawab untuk mentadbir seluruh kawasan seluas 2,351.8km2 di dalam daerah Pekan. MDP menyediakan perkhidmatan yang terbaik dalam pengurusan sisa pepejal dan penyelenggaraan lanskap kepada 118,300 penduduk Pekan. Ini seiring dengan fungsinya bagi mempertingkatkan pengindahan kawasan dan kawalan kebersihan serta kesihatan bagi memenuhi kehendak, citarasa dan keselesaaan pelanggannya. MDP juga turut berurusan dengan komuniti peniagaan bagi meningkatkan pertumbuhan ekonomi daerah Pekan. Ini merupakan salah satu kegiatan utama ekonomi daerah Pekan yang dapat menawarkan peluang pekerjaan kepada penduduknya. Selain itu, pertambahan bilangan komuniti perniagaan ini juga dapat membantu penduduk memperolehi produk dan perkhidmatan dengan mudah tanpa perlu keluar dari daerah Pekan. Sehingga kini, hampir 2,000 perniaga telah memperolehi lesen perniagaan yang

telah dikeluarkan oleh MDP yang kebanyakannya adalah perniagaan makanan dan minuman. Bahagian Pelesenan MDP adalah merupakan jabatan yang bertanggungjawab untuk menilai dan meluluskan semua permohonan lesen perniagaan yang dimohon oleh komuniti perniaga. Selain itu, bahagian ini memainkan peranan penting dalam membangunkan ekonomi yang kukuh, dinamik dan kompetitif bagi meningkatkan peluang pekerjaan kepada semua lapisan masyarakat. Jabatan ini perlu mematuhi piagam pelanggan bagi mencapai prestasi Petunjuk Prestasi Utama (KPI) jabatan yang telah ditetapkan. Komitmen tinggi daripada warga kerja adalah faktor utama kejayaan jabatan ini memenuhi piagam pelanggan dalam pengeluaran lesen perniagaan. Warga kerja MDP berusaha untuk membuat penambahbaikan dalam pelbagai aspek sehingga MDP berjaya memperolehi persijilan MS ISO 2001:2008 pada 2009. Bagi memastikan MDP sentiasa meningkatkan kualiti perkhidmatannya, organisasi ini tidak melepaskan peluang untuk terlibat dengan program MBL di peringkat negeri Pahang yang bermula pada 2012 hingga 2014.

MDP menyediakan perkhidmatan yang terbaik dalam pengurusan sisa pepejal dan penyelenggaraan lanskap kepada 118,300 penduduk Pekan.

Penglibatan selama dua tahun ini membolehkan semua PBT Negeri Pahang menghasilkan cadangan penambahbaikan proses kerja yang baru (proses ‘to-be’) mengikut kesesuaian PBT dan agensi yang terlibat bagi tujuan mempercepatkan proses kelulusan lesen perniagaan. Pelaksanaan sepenuhnya MBL di MDP bermula pada 1 November 2014 setelah menerima surat pelaksanaan daripada YB Dato’ Sri Muhammad Safian bin Ismail, Setiausaha Kerajaan Negeri Pahang. Ini seiring dengan objektif Kerajaan Negeri Pahang untuk mengautomasikan prosedur atau sistem pelesenan perniagaan di semua PBT Negeri Pahang.

Pelaksanaaan MBL oleh Majlis Daerah Pekan Sokongan yang tinggi daripada pihak pengurusan tertinggi Kerajaan Negeri Pahang untuk melaksanakan proses ‘to be’ dalam program MBL adalah merupakan faktor utama yang menyumbang kepada kejayaan pelaksanaan MBL di MDP. Di samping itu, prestasi KPI yang dipantau oleh Kerajaan Negeri dan pihak pengurusan MDP turut mendorong warga kerja untuk memberikan kerjasama serta bekerja dalam pasukan bagi mengadaptasikan proses ‘to-be’ ke dalam proses kerja yang sedia ada. Jadual di bawah menerangkan penambahbaikan program MBL yang dilaksanakan di MDP.

Perkara Sebelum Penambahbaikan Selepas Penambahbaikan

Jenis lesen Pelbagai jenis lesen antaranya :

Lesen Premis Perniagaan

Lesen Hotel

Lesen Penjaja Statik

Lesen Penjaja Beredar

Lesen Iklan Papantanda

Lesen Pekan Sehari/Pasar Malam

Permit Iklan

Permit Berniaga Sementara

Permit Meja

Permit Ramadhan

Permit Ekspo

1. Mengklasifikasikan semula kategori lesen kepada tiga kategori utama iaitu :

Lesen premis perniagaan dan iklan

Lesen penjaja

Permit perniagaan

Borang permohonan lesen Pelbagai borang dan keperluan dokumen sokongan yang berbeza mengikut aktiviti lesen

2. Mengkompositkan tiga borang permohonan utama untuk digunapakai oleh semua PBT Negeri Pahang :

Borang lesen premis dan iklan perniagaan

Borang lesen penjaja

Borang permit perniagaan

(Menambahbaik senarai semak keperluan dokumen sokongan mengikut aktiviti perniagaan yang dijalankan)

Kuasa melulus Lesen berisiko – dibawa ke Mesyuarat JK Pelesenan

Lesen tidak berisiko – diluluskan oleh Ketua Jabatan

3. Penurusan kuasa dilaksanakan bagi mempercepatkan proses kelulusan

Lesen berisiko – diluluskan oleh Setiausaha/Yang Dipertua

Lesen tidak berisiko – kelulusan di kaunter pelesenan

(Tidak perlu menunggu mesyuarat JK Pelesenan untuk meluluskan lesen tidak berisiko. Surat penurunan kuasa dari Yang Dipertua MDP dikeluarkan kepada PPKP dan P.T)

Majlis Daerah Pekan

Pelaksanaaan Projek Pemodenan Lesen Perniagaan (MBL)

MBL peringkat negeri Pahang bermula pada 2011 atas sokongan dan dorongan daripada Kerajaan Negeri Pahang.

1

2

Beberapa siri bengkel dengan semua PBT Negeri Pahang untuk menghasilkan cadangan penambahbaikan (proses ‘to-be’).

3

4

5

7

Pelaksanaan cadangan penambahbaik bermula pada 1 November 2014 setelah menerima surat pelaksanaan dari Setiausaha Kerajaan Negeri Pahang.

Berlakunya transformasi menyeluruh di Bahagian Pelesenan MDP.

Mengklasifikasikan semula lesen kepada tiga kategori utama iaitu :

Lesen premis perniagaan dan iklan

Lesen penjaja Permit perniagaan

Mengkompositkan tiga borang permohonan utama untuk digunapakai oleh semua PBT Negeri Pahang.

6

Penurunan kuasa dilaksanakan bagi mempercepatkan proses kelulusan.

Perbandingan sebelum dan selepas projek MBL

Sebelum = 0 Selepas = 102

Sebelum = 30 hari Selepas = 14-30 hari

Jumlah hari yang diambil untuk

lulus lesen berisiko

Jumlah aktiviti

perniagaan lulus serta

merta

Peratus kepuasan pelanggan

Jumlah kutipan

hasil dari aktiviti

kelulusan lesen

Sebelum = 95% Selepas = 98%

Sebelum = RM570,458 Selepas = RM617,183

Analisa Program MBL di MDP Sokongan padu daripada pihak pengurusan MDP juga merupakan antara penyumbang utama kepada kejayaan program MBL di peringkat MDP. Selain dari kelulusan penurunan kuasa, pihak pengurusan MDP juga turut menaiktaraf kemudahan di kaunter jabatan untuk keselesaan pelanggan. Sistem e-PBT juga turut digunakan untuk urusan pembayaran dan pemantauan lesen yang tidak diperbaharui. Ini menunjukkan bahawa integrasi di antara program MBL dan automasi adalah perlu bagi merealisasikan usaha memudahkan komuniti perniagaan berurusan dengan Pihak Berkuasa Tempatan. Pelaksanaan MBL telah memberikan implikasi positif kepada MDP dan komuniti perniagaan khususnya. Umpamanya, bilangan aktiviti perniagaan (lesen tidak berisiko) yang boleh mendapat kelulusan serta merta adalah sebanyak 102. Sebelum MBL, semua permohonan perlu menunggu kelulusan daripada JK Pelesenan yang bermesyuarat sekali dalam sebulan. Ini menyebabkan pemohon perlu menunggu dan datang berulang-kali untuk mendapatkan lesen perniagaan di MDP. Selepas pelaksanaan MBL, tempoh kelulusan lesen berisiko juga telah dikurangkan kepada 14 hingga 30 hari berbanding dengan 30 hari sebelum program ini dilaksanakan. Secara tidak langsung, kepuasan pelanggan telah meningkat daripada 95 peratus kepada 98 peratus hasil daripada pelaksanaan program MBL. Kecekapan sistem penyampaian dalam memberi kelulusan permohonan lesen turut memberi manfaat kepada pihak MDP. Sebagai contoh, sebelum pelaksanaan program ini, jumlah pendapatan Bahagian Pelesenan MDP telah meningkat sebanyak 8.19 peratus daripada RM570,458 kepada RM617,183. Ini disebabkan oleh penambahbaikan prosedur permohonan ini telah menggalakkan komuniti perniagaan untuk melesenkan perniagaan mereka.

Perkara Sebelum (2014)

Selepas (2015)

Bilangan aktiviti perniagaan lulus serta merta

0 102

Tempoh kelulusan lesen perniagaan (hari)

30 14—30

Kepuasan pelanggan (%) 95 98

Hasil pengeluaran lesen premis perniagaan (RM)

202,896 261,244

Hasil pengeluaran lesen penjaja (RM)

28,331 30,223

Hasil pengeluaran lesen / permit iklan (RM)

108,430 121,413

Hasil pengeluaran permit berniaga sementara

169,619 157,090

Hasil pengeluaran permit Pekan sehari/pasar malam/pasar borong

19,985 23,855

Lain-lain (bayaran lesen/permit) untuk berniaga

41,197 23,358

Jumlah pendapatan Bahagian Pelesenan & Penguatkuasaan MDP

570,458 617,183

Matrik perbandingan sebelum dan selepas program MBL