BAB 1SIAPAKAH SETIAUSAHA?

01.01 SEJARAH SETIAUSAHA

Setiausaha bermaksud orang yang diambil kerja di dalam pejabat bagi membantu urusan surat-

menyurat, menyimpan rekod dan menguruskan temujanji. Predation in berasal daripada istana iaitu

‘Secret Keeper’ yang merujuk penyimpan rahsia peribadi atau rahsia negara kepada raja ataupun

permaisuri yang memerintah.

Sebelum perang dunia pertama, ramai setiausaha

adalah lelaki. Peniaga juga mempunyai setiausaha

yang selalunya dikenali sebagai kerani. Pada masa

sekarang, peranan dan tangggungjawab setiausaha

sudah berubah dibandingkan 70 tahun dahulu.

Teknologi baru bermakna kerja dapat dilakukan

hingga mencapai ‘standard’ lebih tinggi dalam

masa singkat.

Dengan itu, setiausaha wanita mula mengurus

surat, akaun, jemputan dan sebagainya dan juga

melakukan tugas-tugas baru yang lebih mencabar serta ‘demanding’.

Setiausaha bermaksud:

Objektif topik:

Di akhir topik ini, pelajar seharusnya dapat mengetahui:

Sejarah setiausaha Senario kedudukan dan jawatan setiausaha Tugas seorang setiausaha Personaliti seorang setiausaha

+SETIA USAHA

- Setia : Kesetiaan seseorang setiausaha boleh dijelaskan sebagai individu yang sentiasa mematuhi

arahan-arahan yang telah ditetapkan oleh organisasi dan menyokong cadangan-cadangan organisasi

tersebut tanpa menyokong kepada pihak-pihak yang lain termasuk pihak ketiga. Sebagai contoh,

setiausaha haruslah seorang individu yang sentiasa mengikut arahan ketua tanpa bantahan, malah

sentiasa mencuba untuk memberikan yang terbaik dalam segala tugasan harian kesetiausahaan.

- Usaha : Manakala perkataan usaha pula menjelaskan bahawa setiausaha merupakan seorang

individu yang sentiasa membawa perubahan-perubahan yang baru dalam mengurangkan tekanan

kerja pihak atasan yang dialami.

Mereka bukan sahaja melakukan perubahan seperti yang diarahkan oleh ketua, tetapi mampu untuk

memberikan idea-idea yang bernas kepada ketua mereka untuk mengurangkan tekanan kerja yang

dialami.

01.02 SENARIO KEDUDUKAN DAN JAWATAN SETIAUSAHA

a. Pengurus dan setiausaha ibarat isi dengan kuku, masing-masing saling

bersandar antara satu sama lain. Dalam organisasi yang menyahut cabaran globalisasi, peranan

pengurus dan setiausaha wajar dimantapkan dari semasa ke semasa. Pemantapan ini dapat

menyediakan organisasi yang kuat demi memperjuangkan matlamat yang ditetapkan oleh pihak

atasan. Sifat berfikiran terbuka di kalangan pengurus serta sikap kerjasama dan ‘supportive’ yang

diberikan oleh setiausaha, menjadikan pengurusan organisasi lebih berjaya serta dihormati oleh

jabatan-jabatan lain.

b. Pengurus yang berpengalaman dapat berkongsi pengalamannya dengan setiausaha,

terutamanya dalam perkara yang memerlukan keputusan dibuat segera ketika pengurus tidak ada.

Dalam masa yang sama, pengurus yang sibuk dengan bebanan tugas luar dan dokumen yang perlu

disiapkan, dapat menyelesaikan tugasnya dengan cemerlang apabila mendapat setiausaha yang

cekap dan bermatlamat.

c. Setiausaha merupakan satu jawatan yang amat penting dalam sesebuah organisasi - yang

besar. Setiap organisasi yang maju tidak kira badan kerajaan mahupun badan swasta amat

menitikberatkan seorang setiausaha yang mahir dan mengurangkan tekanan kerja seharian

mereka.

d. Seorang setiausaha perlu mengetahui maklumat mengenai keseluruhan operasi sesebuah

organisasi apabila beliau sudah mula menjawat jawatan sebagai seorang setiausaha. Ramai daripada

kita menganggap bahawa tanggungjawab seorang setiausaha hanyalah perlu menaip surat,

menyediakan minit mesyuarat, membuat sistem ‘filing’ dan sebagainya, sama sekali tafsiran

tersebut adalah salah bagi urusan perniagaan moden yang telah diamalkan oleh Malaysia, kerana

seorang setiausaha patut memahami keseluruhan operasi organisasi tersebut.

e. Ramai antara kita yang terlepas pandang berkenaan jawatan setiusaha dalam organisasi

tidak kira sama ada organisasi kecil ataupun besar. Tidak banyak syarikat kecil yang mewujudkan

jawatan ini dalam organisasi mereka. Hal ini mungkin disebabkan mereka tidak faham mengapa

jawatan ini penting dan perlu dalam organisasi mereka. Dalam syarikat biasanya, jawatan ini

‘Any fact facing us is not as important as our attitude toward it,

for that determines our success or failure.’

Fakta yang kita hadapi tidak sepenting

sikap kita terhadapnya,

kerana sikap kitalah yang akan menentukan

kejayaan atau kegagalan kita.

disamakan dengan jawatan pembantu pejabat, pegawai ataupun jawatan lain yang menjalankan

semua urusan pejabat yang diketahuinya. Perkara begini mungkin berlaku kerana banyak pengurus

tidak faham dengan jelas bidang setiausaha ataupun mereka tidak tahu langsung mengapa jawatan

ini penting dalam syarikat mereka.

01.03 TANGGUNGJAWAB SEORANG SETIAUSAHA

Bagi menghasilkan laporan, pengurus menulis, kemudian ditaip oleh setiausaha. Hal ini

menggambarkan, satu tugas disiapkan oleh dua individu berlainan. Masing-masing memainkan

peranan menyiapkan tugas yang sama, dalam masa yang berlainan. Dengan itu, dapat kita katakan,

pengurus dan setiausaha mempunyai peranan simbiotik. Satu pihak tidak boleh menafikan satu

pihak yang lain.

Dengan demikian, peranan setiausaha sama penting dengan peranan pengurusnya. Sebelum kita

memegang peranan sebagai seorang setiausaha kita perlu akui ataupun arif mengenai

tanggungjawab-tanggungjawab yang perlu diamalkan oleh seorang setiausaha.

Kebanyakan daripada kita hanya mempercayai bahawa seorang setiausaha harus mengetahui

kemahiran menaip, menyediakan minit mesyuarat dan membuat Rintas, tetapi tidak sama sekali

bagi peredaran dunia yang lebih moden dan global, menunjukkan bahawa seorang setiausaha harus

berperanan dalam mengetahui tugasan-tugasan yang berlebihan, di antaranya :

a. Kemahiran menaip

b. Kemahiran bahasa ringkas -Rintas

c. Kemahiran pentadbiran pejabat

d. Kemahiran dalam menyediakan set kewangan

e. Kemahiran komunikasi

f. Teknik memfail dokumen

a. Kemahiran menaip

Kepantasan menaip seorang setiausaha perlulah mencapai sebanyak 35psm, ini adalah bagi

memudahkan seorang setiausaha dalam menyediakan kerja-kerja yang berkaitan dengan cetakan

supaya disediakan dengan lebih cepat dan tepat.

b. Kemahiran bahasa ringkas -Rintas

Kemahiran bahasa ini adalah penting, supaya

seseorang setiausaha boleh menggunakan kemahiran

ini dalam menyalin sebarang pesanan ataupun catatan

yang perlu diambil oleh setiausaha dan boleh disediakan dengan begitu mudah dan tepat.

c. Kemahiran pentadbiran pejabat

Seorang setiausaha harus memahami fungsi- fungsi jabatan dalam sesebuah organisasi supaya beliau

boleh mengambil alih tanggungjawabnya apabila majikannya tidak dapat menghadirkan diri ke

pejabat. Ini adalah kerana seorang setiausaha dikenali sebagai orang paling utama bagi seorang

ketua.

d. Kemahiran dalam menyediakan set akaun

Kemahiran dalam menyediakan set kewangan yang teratur dan tepat adalah amat penting bagi

seorang setiausaha. Ini adalah kerana seorang setiausaha dikehendaki mengendalikan akaun yang

berkaitanfdengantperibaditketuanyatdalamtbentuk:

e. Kemahiran komunikasi

Seorang setiausaha harus mempunyai satu personaliti atau komunikasi baik apabila berinteraksi

dengan pelanggan ataupun tetamu tuannya, kefahaman dan kefasihan dalam Bahasa Melayu dan

Bahasa Inggeris juga diberi sebagai keutamaan dalam membentuk seorang setiausaha yang

bertanggungjawab.

d. Teknik memfail dokumen

Pejabat organisasi dilengkapi dengan sistem kabinet khas bagi menyimpan semua fail berkenaan

pelbagai maklumat. Rekod maklumat yang disimpan dalam sistem kabinet khas ini memerlukan

semakan semula. Terdapat pelbagai fail yang disimpan di dalam pejabat dan tugas menyimpan fail

itu dipermudahkan lagi dengan sesetengah sistem aplikasi komputer yang diuruskan oleh kakitangan

yang mahir dalam bidang komputer.

PERSONALITI SEORANG SETIAUSAHA

- Belanja Tunai

- Pengeluaran Cek Peribadi

- Penggunaan Kad Kredit

TAKRIF: Personaliti ialah keperibadian atau perwatakan seorang setiausaha atau seseorang di

pejabat, personaliti anda adalah diri anda, kemajuan dan pembangunan hidup anda dan jatuh

bangun kerjaya anda.

CIRI – CIRI PERSONALITI

1. Penampilan Diri (Imej)

Untuk membina keterampilan dan imej diri yang tinggi perkara-perkara berikut perlu diambil

perhatian :

a. Perwatakan (rupa diri) yang ceria.

b. Perawakan (rupa keseluruhan jasad) yang mantap

c. Pakaian yang kemas dan bergaya

d. Aksesori yang tidak terlalu sarat dan membebankan

e. Kebersihan diri dan persekitaran

f. Pertuturan yang jelas dan mudah difahami

g. Kekemasan mengikut kesesuaian majlis

h. Fesyen rambut yang sesuai dan kemas

i. Dandanan dan solekan yang tidak keterlaluan dan kemas

j. Budi bahasa yang harmoni

Personaliti seorang setiausaha dinilai paling kurang daripada

tiga aspek utama.

Penampilan(imej) diri

Perhubungan dengan rakan sejawat dan pelanggan

Kecekapan dan kemahiran dalam

tugas

12

3

2. Perhubungan dengan rakan sejawat dan pelanggan

Ketinggian personaliti seseorang juga dinilai daripada etika perhubungan mereka dengan rakan

sejawat dan juga pelanggan. Antara perkara yang perlu diambil perhatian ialah:

1. Kemesraan 10. Ketegasan dalam tindakan

2. Tabiat sentiasa tersenyum 11. Keyakinan diri

3. Budi bahasa yang tinggi 12. Sedia membantu tanpa mengira waktu

dan situasi

4. Amanah 13. Kerjasama

5. Pengorbanan sesama sahabat 14. Tidak berkira

6. Timbang rasa 15. Adat sopan

7. Sosial yang harmoni 16. Berdaya tahan di bawah tekanan

8. Bersemangat 17. Pandai menyesuaikan diri

9. Kesetiaan 18. Boleh berjenaka

3. Kecekapan dan kemahiran dalam tugas

Personaliti seseorang juga berkait rapat dengan kecekapan dan kemahiran mereka di dalam kerjaya

dan tugas yang dipikul. Antara aspek yang perlu diambil perhatian ialah :

1. Bertanggungjawab

2. Bijak menepati dan menguruskan masa

3. Bijak / pintar akal

4. Berilmu

5. Kuat daya ingatan

6. Selalu menyelesai masalah

7. Proaktif / produktif

8. Tinggi kesanggupan

Kecekapan amat dituntut dalam pengurusan.